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¿Cómo elegir el mejor LMS?

¿Cómo elegir el mejor LMS?Para una industria orientada por la tecnología e-learning y educación en general, la reacción al cambio sucede lentamente. Mientras otras empresas de software navegan en las olas del progreso cada día, la industria del e-learning se ha visto limitada por viejas y cansadas actitudes de enseñanza y formación, a pesar de la creciente evidencia de que los viejos métodos no son tan efectivos.

La buena noticia es que las corporaciones no tienen los mismos obstáculos que tiene el sector de la educación, como resultado se ha visto un rápido crecimiento y grandes cambios en el sector empresarial y en la adopción de sistemas de gestión de la educación (LMS en inglés). Este último se ha distanciado de ser un simple medio de dar entrenamiento y hacerle seguimiento - esencialmente solo sistemas de gestión de contenido - hacia algo más cercano a un portal social mediante el cual al entrenamiento formal, informal, online y offline se le puede hacer seguimiento. Mientras que algunos de los métodos tradicionales que todavía existen (a veces no hay forma de sustituir a un profesor en un aula de clases) ahora están complementados por aprendizaje mixto, gamificación, poderosas herramientas sociales, aprendizaje offline y muchas otras características de vanguardia que tiene el LMS.

Entender cómo se diferencia cada LMS es la clave para seleccionar el que mejor funcione para su organización. En primer lugar debe conocer exactamente cuáles son las necesidades del entrenamiento que va a otorgar, incluso antes de ponerse en contacto con un proveedor de LMS. Para garantizar una adopción exitosa de este sistema hay un número de pasos a lo largo de esta guía electrónica que lo ayudarán a decidir lo que quiere y cómo llegar a conseguirlo.

Introducción








Empiece por el principioLo mejor para empezar es saber exactamente qué quiere conseguir con su LMS. Una empresa por lo general opta por invertir en LMS - a menudo gastando grandes cantidades de dinero - para elevar los niveles de competencia de sus empleados y así conseguir que la compañía sea más productiva y rentable.

Alinear la capacitación con los objetivos empresarialesEs vital que los objetivos del aprendizaje estén alineados con las metas de la empresa. Definir los objetivos de la capacitación y la estrategia al principio de la implementación de un proyecto de LMS le ayudará a guiar sus decisiones en todo lo que tenga que ver con respecto al LMS.

Una LMS ya no es una simple forma de llevar entrenamiento a los empleados o a los socios, también cuenta con muchas herramientas divertidas, emocionantes e interactivas que hacen del ambiente virtual de aprendizaje un lugar perfecto para que los estudiantes interactúen, compartan y colaboren entre ellos.

Algunas preguntas preliminaresAntes de decidir por características individuales o técnicas, hay un par de cosas que debemos estimar.

Primero debemos preguntarnos quién va a utilizar el LMS.● ¿Será principalmente para sus empleados?● ¿Lo utilizará para entrenar a sus clientes?● ¿Sus socios se pueden beneficiar con esto?

Capítulo 1 - Necesidades de la empresa.







Conozca las capacidades técnicas de su audiencia● Si sus empleados están distribuidos en diferentes países o continentes, ¿con

qué equipo van a acceder al contenido de entrenamiento?● ¿Son profesionales ocupados que pasan mucho de su tiempo en un

Smartphone o en una Tablet?● ¿Tienen acceso a internet confiable y de alta velocidad en sus casas?

Lo siguiente que debe pensar es en la capacidad de su equipo de tecnología

● ¿El LMS estará alojado por el proveedor del servicio?● ¿Su departamento de tecnología será responsable de la administración?● ¿Tiene su departamento de tecnología la capacidad para manejar lo que hace

falta?

Para sacar el provecho máximo a su LMS los alumnos deben tomar ventaja de todas las características que la plataforma brinda, de este modo tendrá el mayor impacto sobre la mayor cantidad de personas.

Tiene que conocer bien su estrategia de contenido antes de contactar a un proveedor de LMS, es importante recordar que algunos LMS vienen con diferentes herramientas de autoría y otros vienen sin ninguna en lo absoluto.

● ¿Quién va a diseñar el contenido del e-learning?● ¿Hay alguna necesidad para las herramientas de autoría?● ¿El contenido va a ser proveído por alguien más?● ¿El contenido se va a crear en la empresa?

Capítulo 1 - Necesidades de la empresa








¿Qué contenido necesita que tenga su LMS?

● Contenido SCORM● HTML5● PowerPoint● PDF

Crecimiento de la empresa y escalabilidadClaramente usted quiere que su empresa crezca y para apoyar ese crecimiento necesita asegurarse de que el LMS que eligió sea completamente escalable.

Un LMS escalable puede ser la diferencia entre un sistema exitoso y uno fracasado. Es mejor empezar por probar el nuevo software con pocos usuarios y luego ir ampliando la cantidad dependiendo de si el resultado es positivo o no, de este modo se pueden ir mejorando los detalles que se presenten y también medir cómo están reaccionando los usuarios.

Algunas preguntas para hacerse en cuanto a la escalabilidad

● ¿El LMS será capaz de manejar grandes cantidades de usuarios a medida que la compañía crezca?

● ¿El LMS es capaz de manejar mayores cantidades de datos a medida que el número de usuarios crezca? Esto es especialmente importante si tus cursos son ricos en contenido multimedia o si usted planea integrar varias herramientas sociales.

● Si sus trabajadores están distribuidos, ¿su equipo de tecnología es capaz de asegurar que las comunicaciones entre distintos países o continentes llegue sin retrasos?

Capítulo 1 - Necesidades de la empresa








Si usted no tiene todos los stakeholders o grupos de interés para un proyecto de LMS, entonces su LMS no alcanzará su máximo potencial.

Aunque usted no haya compartido toda la información con ellos necesita armar su estrategia de aprendizaje. Involucrar a los grupos de interés en el proceso no solo le ayudará a dar una imagen general de los requerimientos y de la situación actual, sino también los hará más receptivos al cambio si se sienten parte del proceso.

Focus Group y WorkshopAl involucrar a un número de departamentos o grupos de interés, una buena manera de integrarlos es con una serie de talleres y grupos de discusión, en estos usted podrá:

● Presentarles el nuevo plan de capacitación o aprendizaje y mostrarles las bondades del LMS a sus grupos de interés.

● Socializar y compartir su visión sobre el nuevo sistema de gestión de aprendizaje.

● Recibir opiniones sobre la estrategia.● Responder cualquier duda que tengan sobre la nueva plataforma o la

estrategia.

La gestión puede ayudar a proveer información para la estrategia sobre las necesidades de la empresa:

● Explicar cómo alinear los objetivos de la capacitación con los de la empresa.● Dar información crucial sobre el crecimiento proyectado.


Capítulo 2 - Servir de enlace con las partes interesadas







La idea es hacer que todos estén involucrados para que tengan sentido de pertenencia con el proyecto.

Si usted se encuentra reemplazando su plataforma actual de LMS - probablemente un Moodle in-house ya no sea suficiente y necesite una solución profesional - es importante hacer un Focus Group para investigar:

● Cuáles características les gustan del LMS actual.● Cuáles no les gustan.● Cuáles áreas hace falta mejorar.

Una vez que la lista de necesidades esté completa deberá hacer una lista de requerimientos que formará las bases de la elección de su nuevo LMS.

Intente hacer esto de la manera más clara posible y organice los requerimientos en tres grupos:

Funcional: esto describe qué características y capacidades son necesarias para el LMS desde una perspectiva de gestión de aprendizaje.

Técnicas: el LMS se llevará a cabo dentro de la infraestructura de su equipo de tecnología por lo que necesita saber cómo podrán lograrlo o si será posible hacerlo.

Costo: esto determinará cómo el LMS va a encajar dentro del presupuesto de su empresa.

Capítulo 2 - Servir de enlace con las partes interesadas








Como hemos mencionado anteriormente, hay diferentes tipos de plataformas de LMS con cientas de características. Seguramente la mayoría de los sistemas LMS dicen que son fáciles de utilizar, que son intuitivos y es por esto que usted debe saber todo lo que sea posible sobre el mercado.

Las características que seleccione dependerá del tipo de empresa que sea. De nada sirve tener múltiples holdings si usted tiene una empresa pequeña con pocos empleados para entrenar.

Gestión de desempeño y reporte Desde una perspectiva de aprendizaje esta es la característica más importante. La habilidad de rastrear el desempeño no solo ayuda a construir una imagen acertada del proceso de aprendizaje y conocimiento, también permite a los entrenadores medir la efectividad de su trabajo.

Algunas plataformas de LMS, como Moodle u otras opciones de código abierto, vienen con reportes básicos que pueden ser suficientes para colegios o universidades, pero no para el sector empresarial.

Un sistema de reporte avanzado generalmente se adapta a los que la empresa necesita y usted debe ser capaz de responder algunas preguntas sobre lo que requieren sus reportes:

● ¿Cuáles miembros de la organización podrán ver los reportes?● ¿Los reportes serán distribuidos semanal o mensualmente? ¿O algunas

personas podrán generar reportes por requerimiento?● ¿Necesita que sus reportes tengan algunas características personalizadas que

añadirán más costo al proyecto?

Capítulo 3 - ¿Qué características está buscando?








Aprendizaje socialLas características sociales son relativamente nuevas en el e-learning y transforman un LMS, que pasa de ser un simple sistema de gestión de contenido a un portal para personas realmente interesadas en aprender, donde no solo tienen acceso al contenido de entrenamiento sino también a herramientas que refuerzan el compartir y colaborar. Algunas cosas que debes preguntarte de las características sociales son:

● ¿Cómo es la demografía de tu fuerza de trabajo? ¿Quién va a utilizar las herramientas sociales y cuál es su nivel de capacidad técnica?

● ¿Necesita su organización fomentar la colaboración entre los aprendices de diferentes departamentos?

● ¿El contenido que va a utilizar se presta para utilizar el aprendizaje social?

Tin can ApiEl próximo paso en la evolución del e-learning, Tin can API permite a los instructores rastrear las actividades de aprendizaje (tanto formal como informal y online u offline).

Actividades como leer un artículo relevante, ver un video o asistir a una conferencia, ahora puede ser monitoreado e incluido en los reportes de progreso de aprendizaje.

Aprendizaje mixtoEste tipo de aprendizaje combina las técnicas y elementos del aprendizaje tradicional con las nuevas formas ricas en contenido multimedia y con el ritmo de aprendizaje de cada quien.









La idea no es reemplazar los métodos tradicionales (en algunos casos de verdad no hay nada que pueda sustituirlos) pero sí complementarlos con contenido que haya sido diseñado para mejorar la efectividad de la retención del conocimiento y el compromiso.

Gamificación La gamificación es la nueva afición del e-learning, como lo dicen los expertos en incontables artículos online. No es más que la inclusión de la mecánica de juego y el diseño aplicado al e-learning.

El interés académico en la gamificación va en aumento y hay un gran número de estudios que muestran evidencia conclusiva que la gamificación ayuda al compromiso con el aprendizaje y a la retención del conocimiento, todo gracias a características como la tabla de líderes, sistemas de puntuación, medallas y recompensas que hacen que el aprendizaje sea divertido.

Multi AlquilerEsto permite a los administradores crear una casi ilimitada cantidad de “inquilinos” con una sola licencia de LMS y basada en una misma base de datos. De este modo cada vendedor, proveedor, departamento o aliado puede tener su propio LMS completamente personalizado y con su propio acceso.

El administrador principal del LMS puede designar varios administradores para cada “inquilino” sin perder el control total de la plataforma, pero también puede dar derechos de acceso exclusivos para cada uno de ellos.









Aprendizaje móvil y offlineEs muy importante tener esta característica en mente cuando considere el acceso que tendrá el personal a la capacitación cuando esté fuera del trabajo.

El aprendizaje móvil le permitirá a cada persona acceder a la plataforma desde sus smartphones o desde sus tablets. Por otro lado, el aprendizaje offline va mucho más allá permitiendo tener acceso a la plataforma sin tener la necesidad de estar conectado a Internet, incluso cuando hayan fallas de conectividad todo el trabajo de capacitación puede ser sincronizado cuando se establezca la conexión nuevamente.

Integración con E-commerceEsta integración permite generar otra fuente de ingresos creando la posibilidad de vender algún contenido extra que se cree online.

SoporteLas plataformas de LMS de código abierto o libre tienden a venir sin algún tipo de soporte más allá del material disponible en línea. Si usted se inclina por opciones de alojamiento, entonces muchos de los problemas que afecten al LMS serán cargo de la compañía que le provee el servicio.

Las plataformas LMS son SaaS (Software as a service) por eso se actualiza automáticamente por el proveedor por eso puede beneficiarse de una asistencia permanente. También hacen que sea extremadamente rápido poner a trabajar un LMS y ponerlo a correr debido a que no hay necesidad de hacer una instalación.









Por lo general se pueden elegir paquetes para el soporte y todos tienden a venir con un técnico especializado, formación previa y asistencia telefónica.

Si su LMS se cae el entrenamiento se detiene, entonces debe pensar en las consecuencias que eso tendría en su organización. La ayuda de un experto es la mejor forma de asegurar el funcionamiento apropiado de su LMS y así el entrenamiento nunca se detendrá.









¿Cómo se impartirá el entrenamiento?Como ya se ha dicho, antes de entrar en contacto con un proveedor debe saber varias cosas previamente, una de ellas es cómo se impartirá el entrenamiento a sus empleados.

Esto solía ser bastante directo porque todas las plataformas de LMS se manejan en una computadora y entregar el contenido era básico. Sin embargo, en la actualidad hay varias opciones disponibles para usted y lo que elija dependerá directamente de la capacitación que quiere impartir, las necesidades de su empresa y las capacidades de sus empleados.

Formación dirigida por el instructor (Instructor-Led Training o ILT) Este es el tipo de aprendizaje al que estamos acostumbrados desde que vamos al colegio. La ILT corporativa puede ser basada en un salón de clases o en vivo por Internet.

Para algunas cosas no existe sustituto, especialmente cuando vamos al campo de las preguntas en tiempo real y las charlas estimulantes.

Para muchas organizaciones esta es la base de su estrategia de capacitación y está siendo apoyada cada vez más por los nuevos métodos de enseñanza como el aprendizaje mixto y la gamificación.

La capacitación se asienta mucho mejor en algunas personas cuando tienen la posibilidad de hacer preguntas e interactuar mejor con otros sobre algún tema.

Por esta razón el ILT llegó para quedarse.

Capítulo 4 - ¿Cómo se impartirá el entrenamiento?








Formación a su propio ritmoLa tendencia general en casi todos los tipos de aprendizaje y capacitación ha sido ir cambiando gradualmente a un método que contemple áreas fuera del salón de clases y los métodos online.

Los empleados suelen estar ocupados y alejarlos de sus labores (aunque sea beneficioso a largo plazo) puede ser muy costoso. Por eso darles el poder de completar su capacitación cuándo y cómo lo crean conveniente puede traer ciertos beneficios.

● Costo del instructor: sin depender de un salón de clases o de un instructor los aprendices podrán aprender a su propio ritmo y le permitirá ahorrar dinero.

● Ahorro de tiempo: la logística de coordinar una lección, darla o probablemente reprogramarla puede ser costoso, tanto monetariamente como en términos de tiempo. Con el aprendizaje adaptado al ritmo de cada quien no hay problemas de dinero o programación de horarios.

● Contenido de enganche: usted no está restringido por el entrenamiento convencional de la típica aula de clases, por eso es libre de diseñar los cursos ricos en contenido multimedia, que sean interactivos y sobre todo divertidos. Este es un nuevo enfoque de la educación que ayuda al que aprende a retener de mejor manera la información.

Cómo, cuándo y dónde las personas van a acceder a la plataforma serán un factor importante a la hora de tomar la decisión sobre su LMS.









Un equipo de trabajo que esté distribuido en distintos lugares del mundo trae varias dificultades con respecto al idioma y al acceso a internet.

Algunas preguntas que debe hacerse:¿Qué dispositivo va a utilizar más su personal para entrar a la plataforma?

● Computador.● Smartphone.● Tablet.

¿Sus empleados tienen acceso a internet fuera de la oficina? ¿En qué idioma quiere que sea la capacitación? ¿La plataforma de LMS soporta varios idiomas?

Una vez que las capacidades y necesidades de sus empleados han sido evaluadas, puede empezar a pensar en el software actual que está empleando su compañía y en cómo se puede integrar el LMS con él para ofrecer una experiencia de usuario sin fisuras o fallas.



Entendemos que las empresas modernas se basan en algo más que en un LMS para funcionar eficazmente. Un LMS es solo una pieza en una suite de software que utilizan varios departamentos y socios a lo largo del día de trabajo.

Un LMS es algo que siempre debe estar disponible, siempre ahí en el fondo. El entrenamiento y el desarrollo están siempre en marcha, es por eso que es importante que la plataforma de LMS funcione con los programas indispensables para el funcionamiento de su empresa.

El éxito a largo plazo de su LMS puede depender de la habilidad de trabajar con otros softwares, esos que hacen su empresa funcionar.

La primera cosa que debe entender es que, al igual que la elección y la implementación, la integración de un LMS también toma tiempo.

Los programas que utiliza su empresa ya está fuertemente configurado para cubrir sus necesidades, por eso no es tan fácil como hacer una misma configuración para cada organización.

Capítulo 5 - Integraciones








Esta es una lista de los programas que pueden integrarse con un LMS.

CRM - Este sistema es probablemente el más común para integrar porque muchas empresas lo utilizan. El LMS se puede integrar con Salesforce, Microsoft Dynamics y Sugar CRM, entre otros.

HRIS - Varios sistemas como Bamboo HR o Peoplesoft ayudan a la organización a planear, controlar y manejar el costo de los recursos humanos, también realizar informes detallados y contratar nuevo personal. La integración de un LMS garantiza que los datos importantes de los empleados se mantenga al día en ambas plataformas.

ERP - Sistemas como SAP y Oracle son la columna vertebral de la productividad para muchas organizaciones, especialmente para las más grandes. La integración del LMS mantendrá los datos importantes estandarizados a través de la plataforma.

CMS - Estos sistemas son parte integral del día de trabajo. Por esta razón el LMS se integra bien con plataformas bien conocidas como Joomla y WordPress.



Capítulo 5 - Integraciones






Una vez que tu plan y tu estrategia de aprendizaje estén definidos de acuerdo a los objetivos de la capacitación y los de tu empresa, será el momento para contactar al proveedor del LMS.

Si ya ha visto el mercado del LMS sabrá que hay varias opciones bastante serias, por eso mismo puede resultar complicado, algo tedioso y puede consumir mucho tiempo.

No hay ningún tipo de atajo acá, simplemente debe poner el tiempo necesario para investigar si realmente quiere estar seguro de tener el LMS adecuado para su empresa.

Como en cualquier decisión, mientras más conozca sobre el tema, mejor será la elección que tome. Debe reducir su lista de proveedores a un máximo de 6, siempre y cuando se ajusten a su presupuesto, sus necesidades y el apoyo que requiera.

Aprende en qué se diferencia cada vendedor● ¿En qué se enfoca?● USP (upskill people)

Contrate expertos● La opinión de un experto imparcial es una vía segura para comprender mejor

las capacidades de una plataforma de LMS, de este modo trate de contactar a amigos en la industria del E-learning.

RFI (Request for information)● Adapte cada RFI para cada proveedor y no envíe uno standar.

Capítulo 6 - Conoce a tus vendedores








DemosMuchos proveedores de LMS ofrecen demos guiados y muchos de ellos son gratuitos, así que tome ventaja e intente conseguir tanta experiencia como sea posible con la plataforma. De ser posible intente tener a alguien de su departamento de sistemas o tecnología en estos demos para que pueda visualizar algún problema que pueda tener y usted no lo note a simple vista, además podrá tener una visión más técnica al momento de tener alguna duda.

ReseñasLas reseñas sobre plataformas LMS están disponibles por todo Internet.

Casos de estudioPídale a su proveedor de LMS que le muestre casos de estudio de previas implementaciones exitosas.

Conversaciones con clientes existentesLa mejor forma de ver cómo está funcionando una plataforma de LMS es preguntándole a alguien que ya esté trabajando con ella. Los proveedores por lo general tienen una lista de clientes en su página y si tiene la posibilidad de contactarlos para conocer la experiencia de otros con la plataforma, hágalo.

Las conversaciones que tenga con el proveedor durante los demos puede ser el intercambio de ideas más constructivo a la hora de planear la implementación de su LMS.

Más allá de hablar abstractamente de integraciones y capacidades, estas conversaciones son basadas en la experiencia en tiempo real con su potencial LMS, así que saque el mejor provecho a su tiempo.



Capítulo 6 - Conoce a tus vendedores






Después de haber conversado con posibles proveedores de LMS y evaluado todas sus opciones, es tiempo de pensar en la implementación.

Ahora debe estar pensando que se encuentra en la recta final, pero en realidad el trabajo duro solo está empezando y usted está entrando en la etapa más crítica de todo el proyecto.

Para que la implementación del LMS sea exitosa su empresa y el proveedor deben estar comprometidos, ambos deben seguir algunos pasos para asegurarse que ambos están listos.

Si da por hecho que el LMS elegido es el adecuado para su empresa y que está blindado para el futuro, tenga cuidado porque quedan todavía un par de trampas de las que debe estar atento.

Este período mientras dura la implementación es crítico ya que hay un gran riesgo de fracasar. Acá abajo encontrará algunas de las cosas más importantes sobre las que tiene que poner cuidado:

Más costos ocultosDependiendo del LMS que haya elegido probablemente haya aún un par de costos extra que luego sean cobrados. Esto se aplica más a organizaciones que han desarrollado internamente la plataforma desde un código abierto y con variables desconocidas que viene con la opción elegida, pero también se puede aplicar a proveedores de LMS que no permitan que usted pueda leer la letra pequeña, así que observe detenidamente el contrato por si existen cargos que deba pagar más adelante.

Capítulo 7 - Implementación








Algunos de los costos ocultos que le pueden añadir son:● Otras personalizaciones - cualquier cosa desde reportes, integraciones y hasta el

branding pueden ser cargos extras.● Informes - si las características estándar de los informes no son suficiente para sus

necesidades, probablemente tenga que hacer ciertas modificaciones a la plataforma, lo que es igual a cualquier personalización en la que habrá que invertir más tiempo y dinero.

Asegúrese de que el contenido esté listo para montarseEl contenido, como cualquier persona de marketing le dirá, es el rey. Usted puede tener el LMS más social y mejor conectado del mundo, pero si su contenido no es increíble y de calidad entonces no tendrá una plataforma exitosa.

No importa si usted utiliza una empresa externa para que le haga el contenido o si lo trabaja internamente, lo importante es que debe estar listo para la implementación.

Prepare a los interesadosNo solo usted y el proveedor deben ayudar con el proceso de implementación, todos los involucrados deben hacer su parte. Las personas y las organizaciones suelen resistirse a los cambios y este puede ser uno bastante grande.

Vale la pena venderle a sus empleados la idea de una nueva plataforma de LMS con todas sus comodidades y lujos, así les ayudará a comprender la importancia y los beneficios que tendrá para ellos (de este modo también ellos le hará un poco de marketing a la plataforma).









Dele tiempoEl desarrollo de un LMS exitoso no sucede de un día para otro, de hecho, un proceso de implementación dura en promedio de 3 a 6 meses.

Un nuevo LMS es una inversión considerable, y si se hace de forma correcta, involucra a muchas personas, mucho tiempo y dinero. Asegúrese de que cada etapa del proceso esté bien planeada y que cada persona esté preparada para hacer la transición lo más sutilmente posible.

Eduque a los interesados antes de desplegar la plataforma, asegúrese de que tengan el apoyo necesario durante la adopción del nuevo sistema y anime a los primeros usuarios de la plataforma para que ayuden a promoverla.









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