CMO ELABORAR EL PLAN DEL PROYECTO?

Una vez que el Enunciado del Proyecto o Charter haya sido aprobado y dado luz verde, se proceder a elaborar el Plan del Proyecto. Existen siete elementos esnciales para elaborar el plan del proyecto. Este Plan ser la hoja de ruta del proyecto y se convertir en el documento ms importante para el equipo de lderes del proyecto y par el equipo de trabajo. Tip: En el presupuesto global del Charter y en el calendario tentativo, deberan incluirse los costos y tiempo de elaboracin de la documentacin.

El plan del proyecto debe ser revisado y actualizado constantemente durante el ciclo de vida del proyecto, y debe existir un sistema de comunicacin entre los actores del proyecto. Los siete elementos para elaborar el plan del proyecto son:

Definicin de Necesidades, Metas y Objetivos

Esto es tpicamente provisto por el cliente o usuario final del producto. Usualmente se establecen inicialmente a travs de una idea. La definicin de necesidades, metas y objetivos pueden convertirse en un verdadero reto y puede ser una de las partes ms complejas del proyecto, pues los grupos de interesados del proyecto (stakeholders) pueden tener diferentes puntos de vista para definirlos. Lo mejor es encontrar una forma de traducir los diferentes puntos de vista de cada stakeholder y obtener una descripcin comn que pueda ser comprendida por todos los participantes. Una vez llegado al consenso, es importante registrar y documentar los acuerdos. Necesidades:

Algo que se necesita, no algo que se deseara o quisiera tener.

Una idea, mejora o problema identificado para resolver

Son provistas por el cliente o usuario

Pueden ser difciles de articular

Metas:

Es la direccin a donde ir para suplir las necesidades

Deben ser amplias y, a la vez, enunciadas de forma simple

Deben estar abiertas a alternativas

Objetivos:

Es la forma de como alcanzar las metas

Determinar los pasos necesarios para caminar en la direccin que se desea.

Deben ser articulados y documentados en lenguaje comn, no muy tcnico.

Ejemplo:

Necesidad: Hacer que el hombre pise la Luna y devolverlo a la tierra sano y seguro.

Meta: Expandir las capacidades del mdulo de lanzamiento

Objetivo: Desarrollar estructuras de materiales livianos que sean capaces de soportar el lanzamiento y la re-entrada.

Definicin de Requerimientos

Un requerimiento es la interpretacin de una necesidad o algo que se desea obtener que identifica y define que es la necesidad o lo que se desea obtener, sin especificar como se va a conseguir. El enunciamiento de requerimientos debe cumplir las siguientes caractersticas: Los requerimientos deben ser medibles y cuantificables.

Usualmente se escriben con Debe al inicio (El producto debe ser capaz de soportar 100 lb. de peso).

Debe ser muy especfico y medible..

No confundir un requerimiento con una cualidad del producto final. Un requerimiento es algo que el sistema debe hacer, mientras que una cualidad es la capacidad que tenga el producto final de realizar alguna funcin especfica.

Para evitar confusiones, se debe tomar en cuenta que un requerimiento debe ser bastante especfico, mientras que un cualidad es algo que el producto final pueda hacer sin dar mayor detalle.

Ejemplos de requerimientos:

3.2 Cdigos y estndares: El tostador deber estar en cumplimiento con los requerimientos del estndar No. 197 de los Laboratorios Metalrgicos.

3.4 El tostador deber tener la capacidad de tostar rodajas de pan de tamaos mnimo de 12 cm. x 9.5 cm. y mximo de 13 cm. x 10 cm.

3.5 Todas las partes del tostador debern ser resistentes a la corrosin de acuerdo a las pruebas descritas en 4.5.5.

Ejemplos de Cualidades:

El vehculo tendr la cualidad de poder detectar, rastrear y disparar un arma que pueda destruir un vehculo en movimiento o un blanco fijo.

El vehculo tendr la cualidad de poder detectar minas de tierra.

El vehculo deber tener la capacidad de conducir operaciones por control remoto utilizando lneas de comunicacin visuales

De acuerdo a los ejemplos podemos ver que un proyecto basado e requerimientos puede tener complicaciones posteriores y quedarse estancado, pues los requerimientos son completamente rgidos y no permiten sustitutos en el caso que el requerimiento no pueda ser cumplido por cualquier motivo.

Por otro lado, los proyectos basados en cualidades, permiten a los diseadores, ingenieros y desarrolladores construir algo mejor basado en el buen criterio, experiencia y tendencias ms actualizadas.

Enunciado Inicial de las Tareas, del Trabajo y EDT (Estructura de Divisin del Trabajo)

Enunciado Inicial de las Tareas. Antes de iniciar el proyecto, debemos identificar las tareas que comprendern todo el proyecto. En esta fase se identifican las tareas solamente con una corta descripcin de las tareas que van a ser realizadas dentro de cada rea del proyecto. El enunciado inicial de las tareas es, usualmente, parte del enunciado inicial del trabajo. Enunciado inicial del Trabajo. El enunciado inicial del trabajo es el documento principal y es usualmente provisto por el cliente. Este documento indica al equipo del proyecto y el equipo de lderes del proyecto en mayor detalle que solo el enunciado de metas, objetivos y requerimientos. Aqu se escriben en mayor detalle las tareas que se enunciaron en el punto anterior. EDT (Estructura de Divisin del Trabajo). La EDT es una exposicin ms formal del trabajo que va a ser realizado. Usualmente se ilustra de forma grfica jerrquica (como un organigrama funcional). Muchas veces se confunde la EDT con las tareas calendarizadas del proyecto. La verdad es que la EDT es la estructura funcional y organizacional de las tareas, no el calendario en si. Aplicacin Tcnica

La aplicacin tcnica es una descripcin tarea por tarea de cmo el equipo de trabajo del proyecto pretende ejecutar las tareas y subtareas del enunciado inicial de tareas, pero desde una perspectiva tcnica. Aqu se describe el cmo las tareas van a ser ejecutadas, as como la factibilidad tcnica y tecnolgica para esa ejecucin. A continuacin se exhiben algunas preguntas tcnicas que los miembros del equipo se pueden hacer para determinar la aplicacin tcnica de las tareas:

Cmo se piensa ejecutar la tarea / subtarea?

Que es nico y especial acerca de nuestra aplicacin tcnica sobre la tarea / subtarea?

Qu tecnologa se piensa utilizar?

Es esta tecnologa de punta?

Que herramientas de computacin se utilizarn?

Existen requerimientos que sean incorrectos, mal formulados o inconsistentes?

Son necesarias instalaciones especiales?

Cmo se puede demostrar que al menos se van a satisfacer las necesidades del cliente?

Calendario

El calendario del proyecto es la expresin de la tareas y actividades que se van a realizar a lo largo del tiempo estimado para el proyecto. Muchas veces tiende a confundirse el Calendario con la EDT. La EDT es la organizacin jerrquica y estructural de las tareas. El calendario es la asignacin de tareas y recursos a lo largo del tiempo.

Existen dos mtodos para describir un calendario, el primero y ms utilizado es el Diagrama de Gantt (nombrado as por su creador), y el segundo es el diagrama de PERT (pos sus siglas en ingls Program Evaluation and Review Technique) .

En realidad los dos mtodos van de la mano, y no compiten el uno con el otro, pues el diagrama de Gantt es una manera ms rectilnea y fcil de interpretar las tareas que forman parte del proyecto. El diagrama de PERT es, de alguna manera, ms complejo. El diagrama de PERT es una herramienta muy til para determinar la Ruta Crtica del proyecto.

El enunciamiento de las tareas en el calendario se toma usualmente del enunciado inicial de las tareas enfatizando, de esta manera, las tareas e hitos. Organizacin del Proyecto, Asignacin de Miembros y Matriz de Responsabilidades

La organizacin del proyecto puede ser algo tan simple como un organigrama de personal, y se puede complementar de mejor manera la asignacin de personal con una descripcin corta de roles claves y responsabilidades.

La asignacin de miembros del equipo de trabajo es el paso siguiente a la organizacin del proyecto y se refiere a la asignacin de categoras de los miembros del equipo de trabajo a las diferentes tareas del proyecto.

El resultado de la asignacin de miembros a las tareas del proyecto es la Matriz de Responsables de Tareas, donde se detalla la asignacin de tareas, responsabilidades a las diferentes tareas y subtareas dentro de la organizacin del proyecto. La Figura 4-1 muestra un ejemplo de una Matriz de Asignacin de Responsabilidades.Categoras del Personal (Miembros del equipo)

ABC

Ingeniero de SoftwareEspecialista en documentacinAnalista de Sistemas

Numero de PersonasNo. De Semanas / PersonaNumero de PersonasNo. De Semanas / PersonaNumero de PersonasNo. De Semanas / Persona

Tarea 11312

Tarea 21223

Tarea 3121123

Tarea 41211

Tarea 51122

Totales778

Figura 4-1 Ejemplo de una Matriz de Responsables de Tareas

Presupuesto Y Costos

Con la informacin y documentacin elaborada en los elementos anteriores, se puede estimar el presupuesto del proyecto. El nivel de detalle que los anteriores elementos posean permitir elaborar un presupuesto ms exacto o menos exacto. Una elaboracin de presupuesto puede ser, de igual manera, tan detallada como se requiera.

El presupuesto debe ser elaborado tomando en cuenta los costos directos de mano de obra, materiales, etc., y agregar, dependiendo del tipo de proyecto, las ganancias, costos directos, costos generales y administrativos, etc. La Figura 4-2 muestra un ejemplo de un anlisis de costos de acuerdo al ejemplo de la Figura 4-1. Costos de Labor DirectaSemanas TotalCosto por SemanaValor total

Ingeniero de Software7 1@$ 700,00 $4.900,00

Especialista en documentacin71@ $ 550,00 $3.850,00

Analista de Sistemas82@ $ 500,00 $8.000,00

SUBTOTAL 122$16.750,00

Costos adicionales de labor@ 30%$ 5.025,00

SUBTOTAL 2$ 21.775,00

Costos de Operacin@ 70%$ 15.242,50

SUBTOTAL 3$ 37.017,50

Otros Costos Directos

1. Herramientas de Desarrollo$ 2.000,00

2. Entrenamiento$ 1.500,00

SUBTOTAL 4 $ 40,517.50

Gastos Generales y Administrativos@ 15%$ 6.078,00

SUBTOTAL 5 $ 46,595.50

Ganancia@ 5%$ 2.330,00

GRAN TOTAL $ 48.925,50

Figura 4-2. Ejemplo de anlisis de costos para un Plan de Proyectos

Anlisis de RiesgosSe incuir el anlisis de riesgos que acompaa al Project Charter, ms una matriz de probabilidad vs. Impacto que establecer cuales son los riesgos a los cuales hay que prestar mayor atencin, con el fin de elaborar planes de mitigacin ms en detalle.

La siguiente es un ejemplo de una matriz de probabilidad vs. Impacto en riesgos

Pasos Siguientes

Una vez que el Plan del Proyecto ha sido elaborado, Ser necesario documentarlo adecuadamente, y deber ser sometido a revisin por parte de los stakeholders y todo el equipo. Se recomienda que durante la elaboracin del Plan del Proyecto participen activamente todos los miembros del equipo, los lderes y los stakeholders. De esta manera el plan ser el ms adecuado y tendr varias revisiones antes que sea ejecutado. Posteriormente, se realizar el informe de la Definicin del Proyecto, el mismo que combina los siete elementos del plan de proyecto en un informe ejecutivo para revisin y posterior aprobacin y/o cambio.

A continuacin un listado de los motivos ms comunes para que un Plan de Proyectos fracase:

Articulacin ineficiente o insuficiente de los requerimientos, misin, necesidades, etc.

Formulacin del Plan y revisiones ineficientes

Formulacin inadecuada del equipo

Falta de soporte interno

Falta de soporte tecnolgico

Trabajo en equipo ineficiente

Coordinacin y comunicaciones pobres

Con el cliente / interesado

Con el equipo de lderes

Interna

Falta de monitoreo del progreso y rendimiento

Soporte pobre o ninguno por parte de las gerencias