Como afrontar los IMPREVISTOS y las INTERRUPCIONES
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Consultoría y Formación especializada en incrementar el rendimiento, eficacia, proactividad, compromiso y formas óptimas de trabajar de las personas, con el fin de que contribuyan al máximo en los resultados de negocio de la organización.
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AFRONTAR LOS IMPREVISTOS Y LAS INTERRUPCIONES
Fragmento …
Convertimos el talento en acción
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IMPREVISTOS e INTERRUPCIONES
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IMPREVISTOS
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Imprevistos
De repente:
Una llamada de un cliente furioso exige solucionar un problema de forma inmediata.
Mi jefe me solicita en su despacho para encargarme un trabajo que “debe hacerse para ayer”.
¿Cómo rendir al máximo si durante el día nos encontramos con un bombardeo de imprevistos?
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Actuamos con calma y serenidad. Aceptamos los imprevistos como algo normal que ocurre y ocurrirá.
Cómo un reto, no cómo un obstáculo que nos va a estresar y paralizar.
Analizamos durante 2 minutos la dimensión real y los requisitos de la tarea inesperada.
Imprevistos
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- Tipos de imprevistos que recibimos en el día a día -
Ejercicio práctico no 8
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INTERRUPCIONES
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¿El teléfono que suena?
¿Un aviso de nuevo e-mail?
¿La visita de un compañero que desea hablar conmigo?
¿Tienes un minuto?
Interrupciones
Todo esto, según estudios, nos ocupa el 30% del tiempo de trabajo.
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Nos reduce el nivel de concentración, clave para nuestro rendimiento.Después de una interrupción, nos cuesta 5-10 minutos volver a nuestro nivel de concentración.Consecuencias:
Alargamiento de la jornada de trabajo.Estrés, agobio y cansancio acumulado.
Interrupciones
Es la detención o alteración momentánea de una acción que estamos realizando, para hacer otra.
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- Nuestros buenos hábitos para minimizar las interrupciones -
Ejercicio práctico no 34
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Cada vez que toleramos interrupciones en nuestra atención y concentración mientras estamos realizando una tarea clave e importante, perdemos momentáneamente el foco en ella, disminuyendo nuestro rendimiento ya que necesitamos un esfuerzo extra para volver a nuestra tarea.
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Móvil en silencio sin vibración y Outlook apagado.Pedimos a los compañeros de trabajo que tomen mensajes por nosotros. (Hacemos lo mismo cuando lo precisen ellos también). No es egoísmo! Limitamos el tiempo a las llamada entrantes.Evitamos las charlas interminables.
Como evitar las interrupciones
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Decimos a la persona que se para en nuestra mesa para charlar que nos veremos después en la máquina de café.
Pactamos con los compañeros “momentos de no estar para nadie”.
Cerramos la puerta del despacho y ponemos un “no molestar”.
Acabamos las conversaciones de forma educada pero firme.
Como evitar las interrupciones
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¿El jefe siempre pidiendo tareas “para ayer”?
Interrupciones - Jefe
No asumamos que algo es urgente cuando quizás no lo es.
Intentemos negociar con él en base a prioridades.
Le explicamos lo que estamos realizando y que decida él.
Nos aseguramos tener un colchón para situaciones similares (30% tiempo).
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- Nuestras respuestas adecuadas para las interrupciones -
Ejercicio práctico no 21
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1. Aprendemos a dejar el móvil en silencio y escondido.
2. Usamos el buzón de voz.
3. Si llamamos y sale un buzón de voz, decimos el motivo de la llamada y cuando llamaremos.
A lo largo del día, nos hacen perder eficacia y concentración en nuestras Tareas Clave.
Consejos:
Llamadas telefónicas
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Llamadas telefónicas
4. Agrupamos las llamadas pendientes en un bloque de tiempo. (Perdemos menos tiempo y somos más eficaces).
5. Devolvemos las llamadas al final de la mañana o al final de día.
6. Los interlocutores irán al grano ya que quieren ir a comer o a casa.
Consejos:
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.es URGENCIAS
PERMANENTESFOCALIZARSE EN LO IMPORTANTE
OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO: SER MÁS EFICAZ
