COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS

Código: MAAGD Fecha: 22 de septiembre de 2017 Revisión: Páginas: 1 de 50

COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS

MANUAL ESPECÍFICO

PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL.

22 de septiembre de 2017


Presentación: Las instituciones públicas tienen la obligación de controlar la distribución, recuperación, archivo, almacenamiento y disposición de los documentos que son creados o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones, observando los principios y prácticas de la administración de documentos y la archivística, como disciplinas prioritarias para transparentar las acciones de gobierno, propiciar la rendición de cuentas y favorecer el acceso a la información pública.

En este sentido, uno de los mayores problemas que se presenta en el manejo de archivos, es el desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control; aunado a que, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se incorpora a un expediente se considera como parte del archivo de trámite aunque no sea así. Por otra parte, los documentos que se integran no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual podría traer como consecuencia problemas para identificar con oportunidad la información.

Por lo que resulta indispensable que los servidores públicos, de la Oficialía Mayor de Gobierno, cuenten con un instrumento normativo interno para facilitar la integración con los demás instrumentos archivísticos; como es el cuadro general de clasificación archivística, de cuyo contenido se desprenden las series documentales de las unidades administrativas que la integran, en ejercicio de las atribuciones que le son propias; el catálogo de disposición documental, cuyo propósito es el definir plazos de conservación, valor documental, clasificación de la información (reservada y/o confidencial) y destino final de los archivos que obran en los archivos de trámite y concentración, un inventario general por expediente, así como la guía simple de archivos, misma que constituye un instrumento esencial para facilitar el acceso y consulta de la información que se encuentra resguardada en los archivos de esta institución.

El presente Manual Específico para la Administración de Archivos y Gestión Documental se ha elaborado tomando como base la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala y las disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación con el propósito de contribuir a la organización de archivos en la Oficialía Mayor de Gobierno.

Este manual deberá actualizarse cuando existan cambios jurídicos, administrativos u orgánico funcional; su actualización es responsabilidad del Comité Técnico de Archivos y del Responsable Institucional de Archivos, quienes podrán contar con la asesoría y apoyo del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de datos Personales del Estado Tlaxcala.


MANUAL ESPECÍFICO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL.

OBJETIVO GENERAL. Regular la documentación recibida y emitida por la Oficialía Mayor de Gobierno, mediante bases de organización, administración y gestión documental de los archivos de cada área que integra su estructura organizacional, que permita la localización y utilización pronta y exacta de la información que existe en esta dependencia del Ejecutivo Estatal.

OBJETIVO ESPECÍFICO. Eficientar las actividades de los servidores públicos a través de la organización y administración archivística, que garantice la integridad y conservación de los documentos, facilitando y controlando su uso y destino final para salvaguardar el acervo documental de la Oficialía Mayor de Gobierno.

POLÍTICAS. 1. El sistema institucional de archivo está regido por los procesos y

procedimientos vigentes en la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala, las disposiciones que emita el Archivo General de la Nación, así como las determinaciones y resoluciones del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala, en materia de acceso a la información y de protección de datos, y demás normatividad aplicable.

2. Cada unidad administrativa será responsable de la administración de su Archivo de Trámite y deberá vigilar, en el ámbito de su competencia, el cumplimiento de las disposiciones normativas y administrativas para su correcta aplicación.

3. Todo servidor público de la Oficialía Mayor de Gobierno, está obligado a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos que, en razón de sus atribuciones y funciones le corresponde resguardar; así como facilitar la consulta y uso conforme las disposiciones legales y administrativas aplicables.

4. La integración de expedientes deberá hacerse en fólderes, carpetas o legajos plenamente identificados con las carátulas estandarizadas establecidas por el Comité Técnico de Archivos, con objeto de homologar su clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para preservar la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar elementos que dañen o lastimen a los documentos que los constituyen, como clips o grapas.


Fig. 1. Ciclo de vida del documento

5. Los expedientes que contengan datos personales deberán mantenerse actualizados y ser utilizados exclusivamente para los fines legales para los que fueron creados, conforme a los principios, derechos, obligaciones y procedimientos que regula la protección y tratamiento de los datos personales en posesión de los entes públicos establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales para el Estado de Tlaxcala.

6. La línea fundamental para la administración de documentos lo constituye el ciclo vital de los documentos de archivo, el cual está integrado por las siguientes edades:

1ª. Edad.- Fase activa, De gestión.- Archivo de trámite o de Gestión. Está conformada por los documentos que se encuentran en trámite.

2ª. Edad.- Semiactiva o de conservación precautoria.- Archivo de Concentración, está conformada por los documentos que habiendo concluido su trámite, sean transferidos por el responsable del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración para su conservación precautoria.

3ª. Edad.- Inactiva o histórica.- Archivo Histórico. Conformada por los documentos que habiendo completado su vigencia en el archivo de concentración, sean transferidos para completar su ciclo vital al archivo histórico.

7. El área central de correspondencia conocida como Oficialía de Partes, es la responsable de dar los servicios de recepción y remisión de la correspondencia oficial dentro de la Oficialía, enviando la documentación a cada una de las unidades administrativas.

Ilustración 1: Ciclo vital de los documentos de archivo.


8. En la recepción física de la correspondencia, mensajería o paquetería, la Oficialía de Partes o la encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial deberá abstenerse de recibir:

a) Documentos de carácter judicial o administrativo que prevean un plazo legal o un mandato de autoridad que implique una obligación a cargo de las áreas de la dependencia o entidad, los cuales deberán ser entregados directamente en las áreas o unidades administrativas encargadas de su tramitación;

b) Documentos de carácter eminentemente personal, tales como estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, así como notificaciones judiciales, boletaje de transportación terrestre o aéreo, publicidad y análogos a los señalados, y

c) Dinero, valores, documentos contables o negociables, objetos frágiles o valiosos, sustancias o residuos peligrosos, armas de cualquier tipo, artículos perecederos o de fácil descomposición, entre otros.

9. Por regla general, los expedientes deben contener los documentos originales o copias certificadas de los mismos. Excepcionalmente, pueden contener copias simples para los casos en que jurídicamente se permita o requiera su manejo, evitando la duplicidad de la información, en los archivos, de tal manera que la responsabilidad de mantener el expediente original estará a cargo del área que lo generó o bien de la que corresponda su integración final y conclusión.

10. Los documentos que no son materia de archivo, que no se incorporan a un expediente definitivo tales como: borradores, fotocopias, control de correspondencia y documentos no determinantes, se podrán destinar desde la propia unidad administrativa para un segundo uso o al centro de recolección de papel para su reciclado; las notas y tarjetas informativas, las síntesis informativas, revistas diarios y otros materiales similares no se considerarán como parte de archivo. Estos, una vez concluida su vida útil, podrán canalizarse a otros acervos como bibliotecas o centros de documentación o, en su caso, podrá darse de baja para su reciclaje.

11. Los acervos documentales que permanezcan en archivo de trámite estarán bajo guarda y custodia de las áreas administrativas que los produjeron o posean por cualquier causa, siendo su responsabilidad clasificar, organizar, ordenar e integrar los expedientes conforme a los instrumentos de control y consulta archivística, los cuales deberán permanecer actualizados. Los encargados de cada una de las etapas archivísticas vigilarán el cumplimiento de las vigencias y plazos de conservación establecidas en el catálogo de disposición documental.

12. Los servidores públicos a quienes se le turne, mediante el formato institucional que genera el Sistema de Gestión de Correspondencia (Anexo 1), con las


instrucciones del Oficial Mayor para atención, respuesta o hacerse cargo de los asuntos que provienen de las dependencias, entidades, Poderes del Estado, municipios o ciudadanía en general deberán registrar en el Sistema de Gestión la conclusión o avance de los asuntos a su cargo, en un plazo no mayor a 48 horas de haberse concluido o cerrado el asunto.

13. Las unidades administrativas serán responsables de la guarda y custodia de los documentos administrativos que se transfieren al archivo de concentración y de la preservación de aquellos que se transfieren al archivo histórico.

14. Los documentos de archivo que se clasifiquen como de acceso restringido, bajo las figuras de información reservada o confidencial por las unidades administrativas que conforman la Oficialía, deberán identificarse y organizarse de conformidad con lo establecido en el presente manual y para su correcta administración y control, se aplicarán las disposiciones técnicas siguientes:

I. Si dentro de una Serie Documental se ha restringido el acceso a un solo

expediente o a un grupo de expedientes, éstos deberán registrarse en un inventario especial dentro de cada área administrativa en el que se señalen los datos de identificación siguientes:

a) Nombre de la unidad generadora o usuaria de los expedientes de acceso

restringido; b) Titulo del expediente; c) Serie Documental a la que pertenece; d) Año del expediente y en su caso fecha aproximada de cierre del mismo; e) Plazo de reserva del expediente; f) Justificación jurídica de la reserva; g) Fecha de apertura pública del expediente; y h) Unidad responsable de la custodia de los expedientes de acceso

restringido;

15. Los expedientes abiertos con anterioridad al 1º de enero de 2017 deben mantener la clasificación con la que originalmente se abrieron.

16. La capacitación en materia archivística es un factor importante para

incrementar las competencias de los servidores públicos, por lo tanto, en las unidades administrativas, los responsables del archivo de trámite deberán participar en los cursos en la materia que se impartan o promuevan por el Consejo Técnico de Archivos, y el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala.

1. CRITERIOS GENERALES.

1.1. En el presente manual se establecen los criterios de organización, conservación, administración y gestión documental de los archivos de las


unidades administrativas de la Oficialía Mayor de Gobierno, para que éstos se conserven íntegros y disponibles de tal manera que permitan y faciliten un acceso expedito a la información contenida en los mismos.

1.2. Este manual es de observancia obligatoria para los servidores públicos que laboran en las diferentes unidades administrativas de la Oficialía Mayor de Gobierno, su interpretación técnica corresponde al Comité Técnico de Archivos.

1.3. Para los efectos del presente manual, además de las definiciones contenidas en el artículo 4 de la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala, se entenderá por:

I. Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas

destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

II. Archivo: conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier unidad administrativa de la Oficialía, en el ejercicio de sus funciones o actividades.

III. Archivo de concentración o archivo semiactivo: conjunto orgánico de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de la Oficialía, y que permanecen en él hasta su destino final.

IV. Archivo histórico o archivo de la memoria institucional: aquel que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia, por lo que debe conservarse permanentemente.

V. Archivo de Gestión, trámite o archivo activo: conjunto orgánico de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las funciones o actividades de las unidades administrativas de la Oficialía y que permanece en su lugar de despacho.

VI. Asunto: 1. Contenido específico de cada una de las unidades documentales (ya sea

documento de archivo o expediente) que conforman una serie y que permite su individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados.

2. Tema, argumento, materia, cuestión, negocio o persona a que se refiere un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa.

VII. Área Institucional de Archivos: es el área administrativa de la Oficialía que encargada de regular el Sistema Institucional de Archivos.

VIII. Baja documental: eliminación física de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

IX. Catálogo de Disposición Documental: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.


X. Clasificación archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia.

XI. Conservación de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.

XII. Comité: el Comité Técnico de Archivos, de la Oficialía. XIII. Cuadro General de Clasificación Archivística: instrumento técnico que

refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de la Oficialía Mayor de Gobierno.

XIV. Destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

XV. Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la Oficialía, que le aporta un valor documental.

XVI. Documento electrónico: información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

XVII. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de las unidades administrativas de la Oficialía.

XVIII. Fondo Documental: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

XIX. Guía Simple de Archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de la Oficialía Mayor de Gobierno, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

XX. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia o baja documental.

XXI. Oficial Mayor: el Titular de la Oficialía Mayor de Gobierno. XXII. Oficialía: Oficialía Mayor de Gobierno.

XXIII. Plazo de conservación: período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

XXIV. Principio de procedencia: 1. Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos

producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.


2. Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por un organismo, sin mezclarlos con otros.

XXV. Principio de respeto al orden original. Principio básico de archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

XXVI. Responsable Institucional de Archivos: Titular del área administrativa de la Oficialía que funge como encargado de regular el Sistema Institucional de Archivos.

XXVII. Sección: subdivisión del fondo documental consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con las agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente.

XXVIII. Serie documental: Conjunto de expedientes con características comunes entre sí, porque tengan la misma ordenación, sean del mismo tipo de documento o traten del mismo tema o actividad, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones; que tienen una forma particular o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.

XXIX. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

XXX. Unidades administrativas: son todas las áreas reconocidas orgánicamente por el Reglamento Interior y en la estructura autorizada para la Oficialía.

XXXI. Unidades archivísticas: son las conformadas en cada unidad administrativa, que serán responsables de la administración de los archivos de trámite, de concentración o de la memoria institucional.

XXXII. Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

XXXIII. Valoración documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

XXXIV. Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

2. DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2.1. La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las unidades administrativas de la Oficialía, para lo cual éstas deberán recurrir a normas técnicas universalmente válidas.


2.2. El Sistema Institucional de Archivos se integrará por dos componentes, el normativo y el operativo.

Normativo: Se integra por: a) Responsable Institucional de Archivos. b) El Comité Técnico de Archivos.

Operativo: Constituido por los responsables del archivo de trámite en las unidades administrativas y la Oficialía de Partes.

2.3. Las unidades administrativas podrán contar con un área de archivo de trámite, a través de la cual supervisarán los criterios de organización, administración y gestión documental de archivos de conformidad con lo previsto en la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala, en coordinación con el Comité Técnico de Archivos y el Responsable Institucional de Archivos, observando lo dispuesto en el presente manual. 2.4. Los titulares de las unidades administrativas asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias conforme a lo dispuesto por la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala y lo dispuesto en el presente manual. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las unidades administrativas podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente, informando al Área Institucional de Archivos sobre los nombramientos a que se hace referencia. El Comité Técnico de Archivos de la Oficialía vigilará la observancia de lo dispuesto en el presente instrumento.

2.5. Con el propósito de lograr la estandarización en el manejo de los documentos de archivo, en este instrumento se indica las técnicas y prácticas útiles. 2.5.1 Características básicas de un documento de archivo:

a) Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno por uno, y constituyen con el paso del tiempo en series.

b) Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad, y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor.

c) La información de un documento de archivo es única, por ende no existen documentos de archivo iguales. Puede haber trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de que se trate, el asunto, tema o época del mismo.

d) Un documento de archivo es estático, quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o corregido.


e) El documento de archivo tiene autoridad, proporciona la evidencia “oficial” de la actividad que registran, por eso deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. También las firmas, encabezamiento y sello son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.

2.5.2 Legitimación de un documento de archivo: Para garantizar que el documento sea válido se debe observar lo siguiente:

a) Hoja membretada (papel imprenta o encabezamiento) b) Sellos (de recibido y/o de la Institución) c) Firmas autógrafas d) Claves numéricas

3. DEL CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El ingreso formal de cualquier documento debe motivar acciones y respuestas institucionales; por ello, los documentos que la Oficialía recibe son materia de su infraestructura documental y de un conjunto de acciones institucionales. Para tal efecto se deberá: 3.1. Realizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida, y turnarla a la unidad administrativa que se encargará de su atención y trámite. 3.2. Verificar que la documentación recibida sea captada, organizada y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones. 3.3. Controlar y dar seguimiento institucional de la documentación recibida. 3.4. Los documentos ingresarán a la Oficialía por la Oficialía de Partes, la que deberá cerciorarse que la documentación sea efectivamente para la Oficialía y que se encuentre integra y completa. 3.5. Registrar el documento que se recibe en el Sistema de Gestión de Correspondencia bajo el rubro de Documentación Recibida y asentar cuando menos los siguientes datos:

Número de folio consecutivo de ingreso, renovable anualmente. Origen: Nombre de la persona y/o dependencia o Unidad Administrativa que remite el documento. Fecha y hora de recibido. Fecha del documento. Tipo de documento. Prioridad del documento. Asunto. Breve descripción del contenido del documento que se recibe. Turnar a: Área responsable del trámite.


Instrucciones para atender el trámite. Asentar en el formato de control la firma del funcionario que recibe, así como la del responsable del trámite.

3.6. Correspondencia Enviada: Registrar el documento que se envía en el Sistema de Seguimiento de Atención a Documentos del Sistema de Gestión bajo el rubro Documentación Enviada y asentar los siguientes datos:

Número consecutivo de envío que se asignó al documento, (oficio, carta, tarjeta) renovable anualmente. Fecha de envío. Nombre de la persona y/o dependencia o Unidad Administrativa a la que se dirige el documento. Asunto. Breve descripción del contenido del documento. Rúbrica del responsable de la generación del documento y/o del responsable del asunto en trámite. Nombre y firma del funcionario que envía el documento. Verificar que el acuse de recibo contenga rúbrica de quien recibe, fecha, hora y el sello oficial de la unidad administrativa que recibe. Deberá integrar el acuse al expediente de archivo asignado.

En los casos en que la correspondencia deba ser notificada conforme a algún procedimiento especial previsto en las disposiciones legales aplicables, deberán integrarse copia de las constancias que se generen. 3.7. El titular de cada unidad administrativa determinará al personal responsable de la recepción, registro, seguimiento y despacho de los documentos de archivo.

3.8. El servidor público que se designe como responsable del archivo de trámite en las unidades administrativas de la Oficialía, realizará las siguientes funciones en su área: I. Recibir y turnar la correspondencia de entrada, II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y III. Recibir y despachar la correspondencia de salida de su área. 3.9. Al recibir un documento, el responsable del archivo de trámite elaborará una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción los siguientes:

Origen: Nombre de la persona y / o dependencia o Unidad Administrativa que remite. Folio consecutivo de ingreso, renovable anualmente. Turnar a: Nombre del funcionario responsable del trámite. El Asunto: (Breve descripción del contenido del documento que se recibe).


Lista de Anexos. Tiempo de conservación. Tiempo de respuesta (Si lo amerita). Turnar al funcionario responsable del trámite, firmando el acuse de recibo de la plantilla.

3.10 El seguimiento y control de la documentación recibida es un aspecto fundamental para la oportuna gestión administrativa, la adecuada integración y preservación de los acervos documentales. Las unidades administrativas que recibieron por la Oficialía de Partes los documentos ingresados a la Oficialía, darán seguimiento a estos, a su proceso de atención y registrar su avance o conclusión en el Sistema de Gestión de Correspondencia. 4. DEL ARCHIVO DE TRÁMITE. 4.1. Cada unidad administrativa deberá realizar el análisis previo a los documentos de los expedientes que integran sus series documentales, será responsable del archivo de trámite que genere y destinará un espacio físico para su debida conservación, administración y gestión documental hasta su transferencia primaria, sobre el cual deberá observar lo siguiente:

Integrar, catalogar y describir los expedientes de su archivo; Conservar y custodiar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; Coadyuvar con el Área Institucional de Archivos, y en su caso, con el responsable del archivo de concentración, en la elaboración de cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; Elaborar los inventarios de los archivos que posee y remitirlos al Área Institucional de Archivos, para integrar el inventario general; Elaborar los inventarios de transferencia primaria; y Llevar a cabo la valoración documental y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental.

4.2. Cada unidad administrativa efectuará, al menos una vez al año, la transferencia primaria de archivos semiactivos al archivo de concentración, para lograr la correcta integración de los expedientes, es necesario efectuar un proceso de depuración, el cual consiste en separar o retirar aquellos documentos de trabajo que no cumplen con los requisitos de un documento de archivo (no contiene valores documentales), y que por ende, no registra un hecho, acto administrativo,


legal, fiscal o contable respecto a las funciones y atribuciones de las unidades administrativas. Antes de retirar expedientes que se consideran repetidos, es conveniente cerciorarse que el original se encuentre completo y en buen estado. 4.3. Antes de llevarse a cabo la transferencia física, el inventario de archivos a transferir será revisado y autorizado por el Comité Técnico de Archivos, por lo que no se recibirán archivos, si los inventarios no han sido revisados y previamente autorizados. 5. DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 5.1. La Oficialía contará con un solo archivo de concentración. El responsable de éste será nombrado por el Oficial Mayor quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones:

Custodiar y preservar el área destinada para repositorio documental bajo las condiciones de seguridad y protección civil necesarias, de conformidad con la normatividad aplicable. Recibir la documentación semi activa para su resguardo y conservación. Conservar precautoriamente la documentación semi activa hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva. Solicitar al responsable del archivo de trámite de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final. Coadyuvar con el Área Institucional de Archivos en la elaboración del Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental. Elaborar el inventario de la documentación semi activa que se encuentre en el área destinada para repositorio documental, y remitirla al Responsable Institucional de Archivos, para integrar el inventario general. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria, y remitirlos al Responsable Institucional de Archivos, para integrar el inventario general; y Llevar a cabo la valoración documental en coordinación con el Departamento del Archivo General del Estado, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental.

6. DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICOS. 6.1. El Área Institucional de Archivos, coordinará con el Comité Técnico de Archivos, el Sistema Institucional de Archivos, debiendo asegurarse de que se elaboren los instrumentos archivísticos que propicien la organización,


conservación y localización expedita de los archivos administrativos de la Oficialía, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

El cuadro general de clasificación archivística. El catálogo de disposición documental. Los inventarios documentales: a) General. b) De transferencia. c) De baja; y La guía simple.

6.2. El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico y de consulta que enuncia los grupos documentales de archivo señalando fondo, sección y series documentales que, de acuerdo a la estructura orgánica de la Oficialía, a sus atribuciones y a los asuntos que competen a sus unidades administrativas, norma la organización de los expedientes. 6.2.1 Los titulares de las unidades administrativas, así como los responsables de archivo de trámite deberán identificar las series documentales aplicables a sus archivos tomando en consideración las funciones sustantivas y comunes a cargo de cada unidad administrativa. La información correspondiente y sus subsecuentes modificaciones o actualizaciones deberán ser remitidas al Responsable Institucional de Archivos acompañada de la justificación técnica o legal que corresponda. 6.2.2 El Responsable Institucional de Archivos compilará la información remitida, con objeto de someterlo al Comité Técnico de Archivos y de ser procedente se actualizará el Cuadro General de Clasificación Archivística. 6.3. El Catálogo de Disposición Documental es el registro general y sistemático que establece los tipos o valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los archivos. 6.3.1 Los titulares de las unidades administrativas, a través de su responsable de archivo de trámite, con base en la información contenida en el Cuadro General de Clasificación Archivística, establecerán los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los expedientes ubicados en las series documentales a su cargo, en estricta observancia a las normas jurídicas y administrativas aplicables, así como los lineamientos del presente manual. 6.3.2 Esta información deberá ser revisada y actualizada permanentemente por las unidades administrativas. Las actualizaciones deberán ser notificadas al Comité Técnico de Archivo, a más tardar el último día del mes de enero de cada año.


6.4. Inventarios documentales. Los inventarios documentales son los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización y control de documentos (Inventarios Generales, por serie y por expediente); las especificaciones en relación con los plazos y condiciones que norman su transferencia de un archivo a otro (inventario de Transferencia Primaria y Secundaria); o programan su baja documental (Inventario de Baja Documental). 6.4.1 Es responsabilidad de los titulares y responsables del archivo de trámite elaborar los instrumentos que correspondan de acuerdo a lo previsto en el presente manual. 6.4.2 La información que se genere, deberá hacerse del conocimiento del Responsable Institucional de Archivos y del Comité Técnico de Archivos, para el desarrollo de estos instrumentos se utilizarán los formatos que se describen en la sección de formatos. 6.5 La Guía Simple. La guía simple constituye el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de la Oficialía, indicando las características fundamentales, conforme a lo establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como los datos generales (nombre, cargo, dirección, teléfono y correo electrónico), correspondientes a los responsables de las unidades administrativas, con el fin de facilitar la consulta de usuarios internos y externos. 6.5.1 Los titulares de las unidades administrativas así como los responsables de los archivos de trámite, deberán requisitar la información correspondiente, tomando como base el Cuadro General de Clasificación Archivística. La información correspondiente, así como sus subsecuentes modificaciones o actualizaciones deberá ser remitida al Responsable Institucional de Archivos y al Comité Técnico de Archivos. 6.5.2 El Responsable Institucional de Archivos compilará la información remitida por conducto de los responsables del archivo de trámite, con el objeto de proceder a su publicación en la plataforma de transparencia.

7. INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO.

En virtud de que cada unidad administrativa de la Oficialía, en el ejercicio de sus funciones sustantivas acumula y resguarda documentos con carácter testimonial y probatorio de sus actividades y que la Ley establece que se deberán garantizar los principios de procedencia y orden original, dichos documentos deberán organizarse en expedientes.


7.1. El expediente constituye la unidad básica de organización documental debido a que se considera la historia de un mismo asunto. Un grupo de expedientes homogéneos que se refieren a un mismo procedimiento administrativo, forman una Serie Documental y su debida integración permite la ordenación real de los archivos institucionales. Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con una caratula estandarizada,(Anexo 3) la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística. 7.2. La caratula de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

I.Fondo. II. Sección. III.Serie. IV.Unidad administrativa generadora. V.Título del expediente. VI.Asunto o materia (resumen o descripción del expediente).

VII.Clasificación archivística. VIII.Número consecutivo del expediente que dentro de la Serie Documental

identifica a cada uno de sus expedientes. IX.Cronología: Año de apertura y, en su caso, de cierre del expediente. X.Valores documentales. XI.Vigencia documental.

XII.Disposición documental. XIII.Tipo de información.

7.3. Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener, además la leyenda “Información Reservada”. 7.4. Un expediente de archivo se abrirá cuando:

a) Se trate de un nuevo asunto, esto es, que no existan antecedentes del asunto en los archivos de Trámite; y b) Cuando el asunto demande un trámite o una acción conforme a las atribuciones del área que lo genera; ejemplos: juicios, responsabilidades, licitaciones, cuentas por pagar, anteproyectos y proyectos de presupuesto, auditorías, solicitudes de recursos, etc.

7.5. Los expedientes de archivo se integrarán por asunto o materia (seguros, becas, etc.); por persona física o moral (concesionario, proveedor, contratista, etc.), por tipo de documento (acuerdos, actas, informes, reportes, siempre y cuando correspondan a un mismo asunto, materia o tema); por actividad sustantiva (licitaciones, control vehicular, nóminas etc.); por actividad administrativa interna (Comités, subcomité, grupos, etc.) éstos a su vez formarán series documentales;


7.6. En la integración de un expediente deberá observarse: a) Que los documentos estén relacionados entre sí por el asunto, materia, tipo documental o que el carácter de información que contienen, sea técnico, sustantivo o administrativo interno. b) Los documentos se refieran a una acción, trámite o gestión derivada de las atribuciones y funciones establecidas en la unidad administrativa. c) Que los documentos se integren secuencialmente conforme se generen o se reciban, debiendo guardar el siguiente orden: solicitud, seguimiento y conclusión; d) Que las copias de oficios contengan, en su caso, el número de oficio, fecha, acuse de recibido y firma del funcionario responsable del trámite; e) En caso de que se integren al expediente correos electrónicos impresos, éstos deben contener la información completa acerca del remitente, destinatario, fecha de elaboración y de envío, asunto, nombre y firma autógrafa de quien lo recibe e indica que se archive en formato papel. De considerarse necesario, el correo electrónico impreso se sellará de recibido; f) Que los borradores que se integren a un expediente contengan la fecha de su elaboración; g) Que se archive sólo un ejemplar de copias o borradores de un mismo documento; h) Que los documentos a que haga mención un oficio, sin importar su soporte (fotografías, discos compactos, etc.), en todo caso, se integren al expediente; i) Que todo documento técnico o anexo de otro tipo, contenga la identificación del área que lo genera, así como su fecha de elaboración; j) Los responsables de los archivos de Trámite, deberán homologar el orden de los documentos dentro de un expediente; éste deberá corresponder al desarrollo del trámite que soporta, para lo cual deberá observarse la normativa de los manuales de procedimientos del área que corresponda; k) En caso de que por razones técnicas, legales y/o administrativas, un trámite (expediente) no se concluya en la misma unidad administrativa que lo genera, deberá elaborarse una ficha testigo donde se citará la norma legal y/o administrativa, o el sustento técnico que justifique la razón por la cual un expediente no está concluido y/o completo. El Archivo de Concentración proporcionará el formato de la ficha testigo y el instructivo para su llenado. Su uso será excepcional y autorizado por el Responsable Institucional de Archivos; l) Si al integrar un expediente se presentaran dudas acerca de la pertenencia de un documento al expediente mismo, no se dará de baja sin el previo seguimiento administrativo y archivístico correspondiente; y m) La foliatura, la Carátula, y el glosado deberán realizarse al final del procedimiento de integración de los expedientes.

7.7. Secuencia conductora. Un expediente refleja el ciclo administrativo de un asunto que inicia con un documento de apertura y finaliza con otro de conclusión como constancia del finiquito al trámite, asunto o proceso del cual trata el expediente.


Conforme el trámite o asunto se desarrolle, se van integrando documentos al expediente; la ordenación de los documentos del expediente será cronológica, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. Debido a que un expediente solo debe abordar un tema específico, no se acepta integrar documentos que traten de varios asuntos. Para la integración debe tomarse en cuenta la fecha de recepción ya que es la que indica el momento que fue integrado el documento. 7.8. Cada expediente estará rotulado para su identificación física, dicho rotulo se colocará en la ceja del folder o lomo de carpeta considerando lo siguiente: a cada expediente se asignará un Código de Clasificación Archivística, con objeto de proporcionar una clave única de registro individualizada a cada uno de los expedientes que se generan en las unidades administrativas de la Oficialía. El Código de Clasificación Archivística se formará de acuerdo al siguiente esquema, solo se usarán números arábigos:

a) Cuadro General de Clasificación Archivística; b) Las Siglas de identificación de las unidades administrativas, basado en la estructura orgánica institucional vigente; (Anexo2) y c) El código resultante de lo anterior, deberá complementarse con el año en que se inició el trámite que soporta el expediente.

Ejemplo: CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

1 2 3 4 5 6 7

2C 2C.1 17 DRH SS NOMBRE DEL EXPEDIENTE

NÚMERO DEL EXPEDIENTE

Del Cuadro General de Clasificación Archivística 1.- Número de sección. 2.- Número de serie. 3.- Dos últimos dígitos del año que se inicia el trámite. 4.- Siglas de la Dirección. 5.- Siglas del Departamento. (En su caso) 6.- Nombre/Titulo del expediente. 7.- Número del expediente Ej. 4C Recursos Humanos/4C.20/17/Dirección de Recursos Humanos/Departamento de Relaciones Laborales/Relaciones laborales sindicatos. Queda: 4C.20/17/DRH/RL/Convenio Sindicato “7 de Mayo” 2017.


Ej. Expediente por asunto:

Ej. Expediente por tema: Ej. Manejo consecutivo de expedientes:


7.9 La instalación de los documentos en folder será de la siguiente forma: El folder a utilizar como guarda de los expedientes serán de color manila; La elección del tamaño del folder se hará de acuerdo al formato de la documentación que guarde (oficio y/o carta). Bastará que exista un solo documento tamaño oficio para usar un folder del mismo formato;

Generalmente, el orden de los documentos integrantes de un expediente estará definido por la secuencia de la recepción y/o envío de los mismos: inicio, trámite y conclusión;

Todos los documentos que integran un expediente, independientemente de su formato carta u oficio, se deberán alinear hacia la parte superior del folder;

El grosor máximo de un expediente será de 3 cm; y A la derecha de la pestaña del folder deberá anotarse con tinta color rojo, el número de expediente de forma consecutiva y, en su caso, el número de legajo que corresponda.

7.10 De los legajos. Legajo es cada una de las divisiones físicas en que se distribuye un expediente debido a su grosor. Si un asunto o trámite con el que se relaciona produce más documentos que deben glosarse al expediente, es recomendable abrir un segundo volumen o legajo del mismo, registrando en él la misma clasificación que se asignó al expediente inicial. Con la señalización de que se trata de un segundo, tercero o la cantidad de volúmenes resultantes del proceso de gestión. La formación de legajos será de la siguiente forma:

El grosor máximo de cada legajo será de 3 cm; La foliatura de los legajos que formen un mismo expediente será continua; La Carátula de cada legajo deberá ser homogénea; las únicas variables serán el número de legajo que le corresponda, así como el número de fojas que contenga cada legajo; El número de legajo se representa con número arábigo, deberá anotarse en la portada del folder.


7.11 De la foliatura. La foliación de los documentos se deberá llevar a cabo observando que el expediente este clasificado en función del Cuadro General de Clasificación Archivística. Cada documento que integra un expediente deberá foliarse bajo el siguiente procedimiento:

La documentación esté previamente ordenada, respetando el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción o bien en el orden cronológico establecido. Deberá asignarse a cada documento un número consecutivo e irrepetible de acuerdo al orden que guarda en un expediente, con el objetivo de asegurar su integridad y localización; La foliatura deberá ser independiente para cada expediente; aun cuando un expediente sea voluminoso y se divida físicamente en legajos se foliará secuencialmente; La foliatura debe iniciar con el folio 001 que corresponderá a la fecha inicial, y continuar progresivamente hasta el documento de conclusión del trámite. La foliatura debe abarcar las fechas extremas inicial y final de cada expediente. Ejemplo: 001,002, 003… etc., esto es, en forma de libro; El número de folio debe anotarse con lápiz de color rojo o con foliadora en el ángulo superior derecho de cada documento; En caso de que en un expediente se incluya una Ficha Testigo, ésta en ningún caso deberá foliarse; su existencia deberá anotarse en el campo de notas; Si el Archivo de Trámite que transfiere considera necesaria la integración de índices o separadores, se aceptará su inclusión dentro de un expediente, en ningún caso deberán foliarse ya que no se trata de documentos oficiales ni de unidades documentales integrantes del expediente mismo; Se permitirá el uso de “bises” cuando se haya omitido foliar un documento o bien para indicar folios duplicados. Únicamente se utilizarán seis “bises” en una misma progresión numérica pudiendo ser distribuidos de forma continua (001A, 001B…F). En caso contrario, esto es, de manera discontinua, sólo se podrán utilizar seis “bises” en todo el expediente; y podrá aplicarse en los siguientes casos:

a) Cuando un documento se integra a un expediente de manera extemporánea a la foliación del mismo; b) Foliatura irregular: Cuando por razones de auditoría, digitalización y/o certificación de documentos, en éstos aparezca una foliatura que no corresponda a la propia del expediente, las citadas foliaturas deberán testarse (tacharse) mediante una raya diagonal para que prevalezca la foliatura definitiva del expediente; c) Cuando los expedientes contengan foliatura de origen cuya progresión numérica sea correcta, ésta será válida. En caso contrario, se foliará nuevamente el expediente de acuerdo a lo establecido. Ejemplo: documentos oficiales empastados, engargolados, etc.; d) La foliatura deberá guardar el orden progresivo que indica la siguiente ilustración:


Ejemplo: 7.12 Los documentos tales como tickets, recibos, etc. deberán guardarse en un sobre de protección describiendo su contenido, tipo y cantidad de documentos. El sobre de protección deberá glosarse y foliarse de acuerdo al procedimiento estipulado, cuidando no perforar los documentos que guarda; y En caso de que los documentos contengan información en el anverso y reverso (ambas caras), deberá foliarse únicamente el anverso, esto es, el frente del documento. 7.13 Del glosado de los expedientes: Una vez integrados los expedientes, se haya concluido su expurgo, revisado su orden, foliatura y clasificación se procederá a glosarlos, esto es, a coserlos. El objetivo del glosado es facilitar el manejo de los expedientes, asegurar su integridad y evitar su deterioro;

I. Material para glosar: Hilo de algodón número 24. Aguja de arria.

II. Deberán realizarse únicamente tres perforaciones para el glosado de un expediente. Si los documentos presentan dos perforaciones anteriores, solamente deberá realizarse una última perforación para así completar las tres perforaciones necesarias (opcional).

Ejemplo:


7.14 De la Carátula del expediente: La Carátula es la portada que contiene los datos precisos y completos para identificar un expediente. El formato estandarizado que deberá utilizarse será proporcionado por el Archivo de Concentración, y será el aprobado por Comité Técnico de Archivos para el uso general y homogéneo de los Archivos de Trámite de las unidades administrativas. (Anexo 3) En ningún caso se admitirá alteración alguna al formato de la carátula estandarizada del expediente que deberá imprimirse en tamaño carta de hojas de papel bond; y 7.13.1 Cuando existan documentos oficiales engargolados o encuadernados debidamente organizados de acuerdo a lineamientos, se les deberá colocar la misma carátula autorizada para los expedientes, debidamente requisitada. La integración de expedientes permite identificar y formar el agrupamiento documental llamado Serie, que es el conjunto de expedientes que versan sobre un mismo asunto y sustentan las atribuciones y funciones que distinguen a una Unidad Administrativa de las demás que integran la Oficialía Mayor de Gobierno. 7.14 De los documentos electrónicos: Se entenderá por documentos electrónicos aquellos que están conformados por información cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Las unidades administrativas de acuerdo a sus atribuciones y funciones tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información. 7.14.1 Las unidades administrativas aplicarán las medidas técnicas de

administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad,

confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de

acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de

conformidad con las normas nacionales e internacionales.

7.14.2 Definirán las políticas de respaldo, depuración y conservación de los

documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura

permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e

integridad de la información.

7.14.3 Los expedientes electrónicos, conformados por documentos electrónicos

con las características de documento de archivo, serán organizados al igual que

los documentos de archivo en soporte de papel y deben clasificarse de

conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística., por tanto, deben

ser incorporados al Sistema Institucional de Archivos.


7.14.4 Deberán contar con un programa de respaldo y migración de los

documentos electrónicos y deberán incorporar los rubros temáticos que se

encuentren en archivos electrónicos, en el Catálogo de Disposición Documental,

con el fin de tener los periodos de conservación y valores documentales de dichos

documentos, considerando además: los archivos ópticos (cd´s y dvd´s), archivos

magnéticos, (cintas de cualquier formato de audio y video, disquetes), archivos

fotográficos (fotografías y negativos).

Ejemplo de Documentos electrónicos:

Se genera una

carpeta con el

nombre de la unidad

administrativa.

Se crean carpetas con el

código (sección, serie y

número).

Se generan

archivos que tienen

relación con el

código antes

mencionado.


8. DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.

La transferencia documental consiste en llevar a cabo las actividades necesarias

para que los documentos semiactivos, en las unidades administrativas, puedan

enviarse al Archivo de Concentración para su conservación precautoria hasta

cumplir su vigencia documental y, posteriormente, llevar a cabo la valoración

documental y realizar los trámites de autorización de baja o transferencia

secundaria. Las transferencias son obligatorias y afectan toda la documentación

testimonio de la actividad gubernamental.

8.1 La transferencia primaria es el traslado sistemático y controlado de expedientes

cuya vigencia en el archivo de trámite ha concluido de acuerdo al Catálogo de

Disposición Documental.

Las actividades destinadas a realizar la transferencia serán por medio de

inventarios en formato impreso y electrónico (Anexo 3), este procedimiento deberá

aplicarse en los archivos de trámite de cada una de las unidades administrativas,

que valorarán y seleccionarán los documentos y expedientes de las series

documentales que les son aplicables.

8.2 Cada unidad administrativa elaborará el o los inventarios para transferir al

archivo de concentración. Una vez elaborado el o los inventarios de transferencia

primaria, el responsable de archivo de trámite remitirá vía correo electrónico, al

Responsable Institucional de Archivos quien revisará los inventarios y notificará

por el mismo medio al usuario, la autorización o la devolución para ajustes.

Una vez aprobado el inventario de expedientes, la unidad administrativa preparará,

en cajas de archivo, los expedientes del inventario.

8.3 La instalación de la documentación deberá ser en cajas de archivo las cuales no deben saturarse, se recomienda las tamaño oficio de 50 cm, por 32 cm, por 26 cm, (aprox.) en buen estado, estas deberán ser de cartón corrugado y reforzado además deberán de poseer propiedades de permanencia, durabilidad, estabilidad física y química. Para ordenar los expedientes dentro de las cajas de archivo deberá seguirse, en primer lugar, el criterio de agrupar las series documentales de acuerdo a su Código de Clasificación, respetando el orden cronológico del mismo; 8.4 Cada Serie Documental deberá instalarse secuencialmente independientemente de las demás; al concluir una Serie Documental, inmediatamente se instalará la siguiente Serie, y así sucesivamente. Los documentos comprobatorios de las transferencias primarias, se mantendrán en el archivo de concentración por un mínimo de cinco años; las unidades


administrativas conservarán el expediente de transferencia de archivo por un mínimo de un año de vencido el periodo de conservación precautoria en el archivo de concentración. Ejemplo:

Donde: 1. Expediente de la compra de equipo de cómputo 2. Expediente de la contratación de servicio de limpieza 3. Expediente de la adquisición de materiales de oficina 4. Expediente de la compra de proyectores.

= 6C.4 ADQUISICIONES

8.5 El número de expedientes que se instale en cada caja dependerá de su grosor; las cajas deberán llenarse únicamente hasta tres cuartas partes de su capacidad para evitar el deterioro de los expedientes y facilitar su manejo; La numeración asignada a cada expediente instalado dentro de cada caja deberá ser independiente. Cada caja debe iniciar con el expediente número 1, hasta concluir con el número progresivo que corresponda al último expediente instalado en una misma caja. La única excepción aplicable será cuando se trate de la continuación de un expediente dividido en legajos instalados en diferentes cajas; Ejemplo:


El número total de expedientes contenido en cada caja deberá anotarse en la parte frontal y en la tapa de la misma, de la siguiente manera: 15 Exp.; 30 Exp.; 72 Exp.; Ejemplo:

La identificación de cada caja, deberá escribirse en forma manual en la parte frontal de la misma, con marcador color negro y letra legible de tamaño aproximado a 3 cm; El uso de abreviaturas sólo se permitirá de manera homogénea cuando éstas sean de uso generalizado. En ningún caso se admitirán cajas deterioradas, con tachaduras y/o enmendaduras que afecten su legibilidad. No deberán utilizarse etiquetas adhesivas en la marcación de la caja; En caso de que una caja contenga únicamente un expediente formado por legajos, el número de éstos, deberá anotarse en la parte frontal de la tapa de la siguiente forma: exp. 5 L1-L4 Caja 2/12; exp. 5 L5- L8, Caja 3/12; Ejemplo:


La tapa de cada caja deberá abrir hacia la izquierda; Ejemplo:

En la pared exterior frontal de cada caja de documentos a transferir, se requisitará el

formato de carátula para caja de archivo de concentración (Anexo 4), con los datos de

la unidad administrativa generadora (Fondo, Serie, Sección, Clasificación, etc.);

Ejemplo:

.32 cms

.50 cms.

cm.

.26 cms.

cms..cm

.


A cada caja de documentos se le asignará un número consecutivo seguido de una plica diagonal y, posteriormente, se anotará el número total del bloque de cajas a transferir. Ejemplo: 1 /12, 2 /12...12/12

Cuando se transfiera sólo una caja se anotará 1/1; Ejemplo:


Una vez concluida la revisión y aprobado la organización documental, el Responsable Institucional de archivos procederá a cerrar cada caja con el sello oficial del Comité Técnico de Archivos, el cual tendrá carácter de inviolable.

8.6 No se aceptarán expedientes o documentos que se encuentren deteriorados por factores como: contaminación atmosférica, inadecuadas condiciones climáticas, de iluminación o de almacenamiento y por ataques de agentes biológicos. Los responsables de archivo de trámite deben evitar que los expedientes y/o documentos se reguarden en sótanos, rampas, estacionamientos, o áreas con condiciones ambientales de humedad o poco ventiladas, que puedan ocasionar la pérdida o daño de la información, por la proliferación de hongos, microorganismos y otras plagas. 9. DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.

El responsable del archivo de concentración de cada unidad administrativa, actualizará periódicamente las series documentales que les son aplicables en el Catálogo de Disposición Documental, e informará la última semana de febrero de cada año, al Comité Técnico de Archivos las modificaciones que realicen. En el catálogo de disposición documental se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reservada o confidencial. Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al índice de expedientes en reserva y/o confidencialidad total o parcial de la información que establece el artículo 94 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tlaxcala. 9.1 En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el Catálogo de Disposición Documental, si éste fuera mayor al primero. 9.2 Al concluir los plazos establecidos en el punto anterior, las unidades administrativas, a través del responsable de archivo de trámite, realizarán un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos. 10. DE LA BAJA DOCUMENTAL.

La baja documental es la eliminación de aquella documentación cuyos valores administrativos, legales, contables o fiscales hayan prescrito y que no contengan


valores secundarios o históricos; evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. 10.1 Los documentos y expedientes cuyo valor primario concluyó y que de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental deban darse de baja, será necesario que el Comité Técnico de Archivos autorice dicha baja mediante un dictamen, los que conservarse, pasarán a formar parte del archivo histórico y su conservación será permanente. Los inventarios de baja documental autorizados por el Comité Técnico de Archivos, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. 10.2 En los casos de documentos o expedientes siniestrados por causas ajenas e imprevisibles, como son desastres naturales, así como aquellos que por sus condiciones implique riesgo sanitario, por contaminación, es necesario informar sobre los hechos dentro de los 30 días posteriores al evento, anexando:

- Copia del acta levantada de hechos emitida por el Ministerio Público. - Acta Administrativa que debe contar con la firma del titular de la unidad

administrativa. - Evidencia fotográfica, con sello institucional y rúbricas originales de los

servidores públicos responsables, que manifiesten el estado físico de la documentación.

10.3 Antes de proceder a la baja de los documentos y expedientes que han terminado su guarda precautoria, el Responsable Institucional de Archivos dará a conocer, mediante oficio, a los responsables de archivo de trámite de las unidades administrativas el programa de transferencia y solicitará la confirmación aprobatoria por parte de las áreas generadoras de la documentación respectiva, en relación con la validez de las vigencias, por lo cual deberá obtenerse el visto bueno del titular de la unidad administrativa. La confirmación aprobatoria, deberá ser enviada al Responsable Institucional de Archivos, en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud respectiva. 10.4 Cuando se trate de documentación de comprobación administrativa inmediata, el Comité Técnico de Archivos no emitirá dictamen, únicamente será necesario informar de esta situación, anexando copia del acta administrativa que debe contar con el nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa; dicho comunicado no eximen de la responsabilidad de los servidores públicos que custodian, conservan y resguardan dicha documentación y/o de los efectos que pudieran derivarse de esa acción conforme al marco jurídico aplicable. Asimismo, se recomienda la intervención del Comité de Transparencia, al que hace referencia los artículos 39 y 40 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tlaxcala, para que emita las acciones procedentes.


10.5 Una vez obtenida la confirmación respectiva por parte de las áreas generadoras respecto a la procedencia de la baja y concluido el proceso de pre valoración e integrado el informe de la misma, el Responsable Institucional del Archivo, con el visto bueno del Comité Técnico de Archivos, deberá proceder a su trámite ante el Consejo General de Archivos, solicitando la valoración relativa a los archivos previstos para baja, adjuntando los expedientes preparados por cada baja calificada, los cuales contendrán los oficios de autorización emitidos por las áreas generadoras de la información, los inventarios de baja y declaratoria de Pre valoración respectivas, formulados conforme a las disposiciones contenidas en el presente manual. 11. RESPONSABILIDADES.

Serán causas de responsabilidad administrativa de los servidores públicos, de acuerdo a lo señalado en el artículo 159 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tlaxcala los siguientes:

- Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión. - Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características señaladas en esta Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tlaxcala. La sanción sólo procederá cuando exista una resolución previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité de Transparencia, el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala o las instancias equivalentes. - Entregar información considerada como reservada o confidencial.

11.1 Delitos. Existen varios supuestos que se tipifican como conductas delictivas constitutivas de uno o más delitos, relacionados con el uso de información y de los documentos públicos, entre los que se encuentran: • El ejercicio indebido del servicio público. • Robo de documentos públicos. • Daño a propiedad ajena. Por lo que es importante que aquellos servidores públicos que hacen uso o administran archivos, conozcan estos delitos tipificados en el Código Penal para el Estado Libre y Soberano de Tlaxcala, ya que éstos pueden cometerse aún sin tener conocimiento de ellos o no exista intención de hacerlo.


ANEXOS


Imagen: Árbol descriptivo usado en la clasificación archivística:

Fondo

SecciónSección Sección

Serie

documental

Serie

documental

Expedientes

Documentos

Expedientes


ANEXO 1


ANEXO 2

Siglas

1 Despacho del Oficial Mayor OMG

1.1 Secretaría Particular SP

1.2Centro de Planeación, Evaluación, Capacitación y Desarrollo de

PersonalCPECDP

1.3 Área Jurídica ÁJ

1.4 Departamento de Publicaciones Oficiales PO

1.5 Departamento Administrativo DA

2 Dirección de Recursos Humanos DRH

2.1 Departamento de Sueldos SS

2.2 Departamento de Relaciones Laborales; RL

2.3 Departamento de Prestaciones Sociales y Culturales PSC

2.4 Departamento de Módulo Médico MM

2.5 Departamento del Centro de Desarrollo Infantil CDI

3 Dirección de Recursos Materiales, Servicios y Adquisiciones DRMSA

3.1Departamento de Registro, Control de Bienes Muebles y

ServiciosRCBMS

3.2Departamento de Mantenimiento de Bienes Muebles e

InmueblesMBMI

3.3 Departamento de Adquisiciones AC

3.4 Departamento de Inmuebles y Arrendamientos IA

4 Dirección de la Coordinación del Registro Civil DCRC

4.1 Departamento Jurídico del Registro del Estado Civil JRC

4.2 Departamento de Sistemas DSS

5 Dirección del Archivo Histórico DAH

5.1Departamento de Investigación y Conservación del Patrimonio

DocumentalICPD

5.2 Departamento de Difusión del Patrimonio Documental DPD

Catálogo de siglas de identificación de unidades administrativas

GOBIERNO DEL ESTADO DE TLAXCALA

OFICIALIA MAYOR DE GOBIERNO



ANEXO 3

FONDO:

SECCIÓN:

SERIE:

UNIDAD ADMINISTRATIVA

GENERADORA:

TITULO DEL EXPEDIENTE:

CRONOLOGÍA: AÑO DE APERTURA

VALORES DOCUMENTALES: ADMINISTRATIVO: LEGAL:

CONTABLE Y/O

FISCAL:

VIGENCIA DOCUMENTAL:

ARCHIVO DE

TRÁMITE:

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: BAJA:

PERTENECE AL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

SI NO:

PARCIAL:

TOTAL:

AÑO DE APERTURA PÚBLICA:




TIPO DE INFORMACIÓN:

OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN:

AÑO DE CIERRE:

ASUNTO O MATERIA:

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

(CÓDIGO):

INFORMACIÓN PÚBLICA:

CONSERVACIÓN:

ENCASODEQUEESTEEXPEDIENTESEA PARCIAL O

TOTALMENTE DE ACCESO RESTRINGIDO, DEBERÁ

DE ESTAR CONFORMADO EN UN INVENTARIO

ESPECIAL DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD

VIGENTE.

ACCESO RESTRINGIDO:

No. DE FOJAS:

AÑOS DE RESTRICCIÓN:

NO. DE FOLIOS:

JUSTIFICACIÓN DE LA RESERVA:

CARÁTULA ESTANDARIZADA DE EXPEDIENTE

NÚMERO CONSECUTIVO DEL

EXPEDIENTE:



NO. CONCEPTO

1 FONDO

2 SECCIÓN

3 SERIE

4UNIDAD ADMINISTRATIVA

GENERADORA

5 TITULO DEL EXPEDIENTE

6 ASUNTO O MATERIA

7CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

(CLAVE)

8 NÚMERO DEL EXPEDIENTE

9 NUMERO DE FOJAS

10 CRONOLOGÍA:

AÑO DE APERTURA

AÑO DE CIERRE

11 VALORES PRIMARIOS:

VALOR ADMINISTRATIVO

VALOR LEGAL

VALOR CONTABLE (Y/O FISCAL)

12 AÑOS DE CONSERVACIÓN:

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

13 DISPOSICIÓN DOCUMENTAL:

BAJA

CONSERVACIÓN

14 TIPO DE INFORMACIÓN:

INFORMACIÓN PÚBLICA

ACCESO RESTRINGIDO

PERTENECE AL SISTEMA DE

DATOS PERSONALES: SI, NO

PARCIAL

NO. DE FOLIOS

TOTAL

AÑOS DE RESTRICCIÓN

JUSTIFICACIÓN DE LA RESERVA

AÑO DE APERTURA PÚBLICA:

DENOMINACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL CON LA QUE SE ASOCIA EL EXPEDIENTE

DE ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LA OMG.

SE PONDRÁ EL TITULO DE EXPEDIENTE DADO POR EL ÁREA GENERADORA.

SE ANOTARA EL NÚMERO DE AÑOS DE CONSERVACIÓN DEL EXPEDIENTE EN EL

ARCHIVO DE TRAMITE DE CADA ÁREA GENERADORA CONFORME AL CATALOGO DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LA OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO.

SE COLOCARA UNA "X", SI EL EXPEDIENTE EN SU TOTALIDAD O EN ALGUNAS DE SUS

PARTES, SE HA CONSIDERADO COMO INFORMACIÓN DE ACCESO RESTRINGIDO, DE

ACUERDO CON LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA

DEL ESTADO DE TLAXCALA.

SE ANOTARÁ EL CODIGO Y NOMBRE DE LA SECCIÓN QUE CORRESPONDE EL

EXPEDIENTE, CONFORME EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

SE PONDRÁ EL NOMBRE DE LA UNIDAD GENERADORA DE LA DOCUMENTACIÓN.

CONFORME LA ESTRUCUTURA ORGANICA AUTORIZADA (DIRECCIÓN,

DEPARTAMENTO)

SE COLOCARA EL AÑO EN QUE SU ACCESO SERA PÚBLICO, EL CUÁL SERA EL

INMEDIATO POSTERIOR, AL DE LA SUMA DE LOS AÑOS EN QUE ESTARA EN RESERVA

Y A SU VIGENCIA PRECAUCIONAL.

SE ANOTARA EL CÓDIGO (CLAVE) ASIGNADO AL EXPEDIENTE DE CONFORMIDAD

CON EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA Y/O CATALOGO DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LA OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO, EL CUAL

CORRESPONDA A CADA ÁREA GENERADORA.

SE COLOCARA EL NUMERO CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE DE ACUERDO A LA SERIE

A LA QUE PERTENECE. (SE COLOCARA EL NUMERO CONSECUTIVO POR CADA SERIE

CREADA)

SE COLOCARA LA FECHA EXTREMA DE APERTURA DEL EXPEDIENTE.

SE COLOCARA LA FECHA EXTREMA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE.

EN CASO DE SER AFIRMATIVO EL ACCESO RESTRINGIDO, SE COLOCARA UNA "X", SI

SE HA CONSIDERADO SOLO UNA PARTE DEL EXPEDIENTE.

SE COLOCARA EL NUMERO DE LOS FOLIOS DE LOS DOCUMENTOS QUE HAN SIDO

RESTRINGIDOS PARCIALMENTE.

SE ANOTARA EL NÚMERO DE AÑOS DE CONSERVACIÓN DEL EXPEDIENTE EN EL

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA ENTIDAD CONFORME AL CATALOGO DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LA OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO.

SE COLOCARA UNA "X", EN LOS RECUADROS RESPECTIVOS; SI EL EXPEDIENTE EN SU

TOTALIDAD O EN ALGUNAS DE SUS PARTES, SE HA CONSIDERADO COMO

INFORMACIÓN DE ACCESO RESTRINGIDO, DE ACUERDO CON LA LEY DE PROTECCION

DE DATOS PERSONALES DEL ESTADO DE TLAXCALA.

SE COLOCARA UNA "X" SI EL VALOR DADO POR EL ÁREA GENERADORA ES

ADMINISTRATIVO (DE ACUERDO A LA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DEL EXPEDIENTE)

SE COLOCARA UNA "X" SI EL VALOR DADO POR EL ÁREA GENERADORA ES LEGAL

(DE ACUERDO A LA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DEL EXPEDIENTE)

SE COLOCARA UNA "X" SI EL VALOR DADO POR EL ÁREA GENERADORA ES

CONTABLE (DE ACUERDO A LA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DEL EXPEDIENTE)



SE PONDRÁ LA JUSTIFICACIÓN JURIDICA DEL POR QUE SE ESTA RESERVANDO SU

SE COLOCARA UNA "X" SI SE HA CONSIDERADO DE APERTURA PÚBLICA EL

EXPEDIENTE DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO POR LA LEY DE TRANSPARENCIA

Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA DEL ESTADO DE TLAXCALA

SE COLOCARA UNA "X" SI EL EXPEDIENTE ESTA CONSIDERADO PARA SU BAJA AL

TERMINO DE SU VIGENCIA, DE ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL DE LA OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO.

SE COLOCARA UNA "X" SI EL EXPEDIENTE ESTA CONSIDERADO PARA SU

CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO AL TERMINO DE SU VIGENCIA, DE

ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LA OFICIALÍA MAYOR

DE GOBIERNO.

SE COLOCARA UNA "X" SI SE HA CONSIDERADO QUE TODO EL EXPEDIENTE ES DE

ACCESO RESTRINGIDO.

SE COLOCARAN LOS AÑOS QUE HAN SIDO RESTRINGIDOS O PUESTOS EN RESERVA

EN EL ARCHIVO DEL ÁREA GENERADORA; CONFORME A LA CONCLUSIÓN DEL

ASUNTO O CIERRE DEL EXPEDIENTE; POSTERIOR A ESTA RESERVA SE SEGUIRÁ SU

CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL DE ACUERDO AL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL DE LA OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO.

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO

CARÁTULA ESTANDARIZADA DE EXPEDIENTE

BREVE EXTRACTO O DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DEL EXPEDIENTE.

NUMERO DE FOJAS ÚTILES AL CIERRE DEL EXPEDIENTE.

DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO

SE ANOTARÁ OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO


ANEXO 4.

FONDO: OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO

SECCIÓN:

SERIE:

CLASIFICACIÓN:

DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DE LA CAJA:

TIPO DE DCOCUMENTO

VIGENCIA DOCUMENTAL

DOCUMENTOS AP/AR

DESTRUCCION GUARDA DEFINITIVA

NO. DE

CAJA

NO. EXPEDS.

L

FC AD

TIEMPO DE RESERVA DE DOCUMENTOS DE ACCESO RESTRINGIDO

FECHAS AÑO DE APERTURA PÚBLICA

FORMATO DE CARÁTULA PARA CAJA DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


(1) FONDO:

(2) SECCIÓN/

(3)SERIE DOCUMENTAL

(4) AÑO DE APERTURA

(5) UNIDAD ADMINISTRATIVA

GENERADORA DE LA DOCUMENTACION

(DIRECCIÓN O DEPARTAMENTO)

(6) NOMBRE DEL EXPEDIENTE

(7) NUMERO DE CARPETA

Lomo carpeta lefort:

FONDO: OFICIALÍA

MAYOR DE GOBIERNO

2C ASUNTOS JURÍDICOS/

2C.1 DISPOSICIONES EN

MATERIA DE ASUNTOS

JURÍDICOS

2017

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

MATERIALES, SERVICIOS

Y ADQUISICIONES

DISPOSICIONES EN

MATERIA DE TRÁMITES

ANTE EL SAT

VOLUMEN 1


Anexo 5

Nº DE TRANSFERENCIA:

HOJA:

DE:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: FECHA (d/m/a):

ÁREA REMITENTE: Nº DE REMESA:

AUTORIZA: Nº DE CAJAS:

Nombre y Firma

CLAVE Y NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTALPERÍODO DE

TRÁMITE

PLAZO DE

CONSER-

VACIÓN

NO.

CONSECUTIVO

NO. DE

CAJA

TIPO DE

DOCTO.

(O/C)

ORIGEN

(I/E/C)

CARÁCTER DEL

DOCUMENTO

(P/R/C/M)

OFICIALÍA MAYOR DE GOBIERNO


ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

ASUNTO DEL EXPEDIENTE


Instructivo anexo 5.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la unidad administrativa a la que pertenece el área que realiza la transferencia.

ÁREA REMITENTE: Nombre del área que realiza la transferencia.

AUTORIZA: Nombre y firma del titular del área que autoriza la transferencia.

HOJA: DE: : Número de foja en relación al número total de fojas que integran la relación de transferencia.

FECHA: Día, mes y año en que se realiza la operación entrega-recepción de la documentación referida.

No. DE REMESA: Número consecutivo anual que asigna el área que realiza la transferencia para su control interno

No. DE CAJAS: Número total de cajas que integran la remesa.

ASUNTO DEL EXPEDIENTE: Descripción breve del asunto que trata el expediente.

PERIODO DE TRÁMITE: Año(s) en que finiquitó el trámite de los expedientes que se transfieren.

No. DE CAJA: Número progresivo conforme al orden de los legajos o expedientes que contiene la remesa.

TIPO DE DOCUMENTO: (O/C) Anotar la primera letra de la opción requerida. O = Original C = Copia

ORIGEN: (I/E/C) La letra inicial del origen del documento.

I = Interno (elaborado en la OMG)

E = Externo (elaborado en un despacho o en otra dependencia)

C = Combinado (documento con información de origen interno y externo)

CARÁCTER DEL EXPEDIENTE: (P/R/C/M) La letra inicial del carácter del documento P = Público

R = Reservado

C = Confidencial

M = Mixto

a) Requisitar el formato de transferencia primaria en formato Excel y enviarlo al Responsable institucional de Archivos para su revisión.

b) El Responsable Institucional de Archivos acudirá en la fecha programada a su área para la revisión y recepción.

c) A cada documento o legajo que se envía se le anotará un número progresivo y un título que identifique su contenido.

d) Si requiere agregar una nueva serie documental deberá hacerlo del conocimiento del Responsable Institucional de Archivos.

f) No envíe minutarios, hojas sueltas, ni documentación duplicada

g) Si desea enviar publicaciones o diarios oficiales hágalo en calidad de donación a la biblioteca. (NO REQUIERE RELACIONARSE)

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA RECEPCION: Dejar en blanco.- Nombre y firma del responsable de la recepción en el Archivo de

Concentración.

O B S E R V A C I O N E S

e) La documentación que se envía, deberá ir preferentemente cocida, sin grapas, sin clip, de manera excepcional con broche Baco o engargolada. Procurar

no enviar carpetas Lefort, por ser muy voluminosas.

NOTA IMPORTANTE: Si se requier utilizar más hojas, se agradecerá copiar y pegar el encabezado de las columnas que se manejan en las dos primeras

hojas para facilitar el llenado y que es lo único que no está en el formato a partir de la hoja 3 y que corresponde a la celda 14

I N S T R U C T I V O D E L L E N A D O

No. DE TRANSFERENCIA: Dejar en blanco.- Número general de transferencia que asigna el Responsable institucional de Archivos, en el momento de la

recepción.

CLAVE DE SERIE DOCUMENTAL: Número con el cual se identifica un conjunto de documentos, (Consultar Cuadro de Clasificación Archivística y

Catálogo de Disposición Documental)

PLAZO DE CONSERVACIÓN: Número de años estipulado en el Catálogo de Disposición Documental de cada área.

No. DE CONSECUTIVO: Número consecutivo para cada legajo o expediente indistintamente, de acuerdo al orden progresivo en que aparecen en la

relación de transferencia.

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA: Nombre y firma del servidor público autorizado por el titular del área para realizar la

transferencia.


Criterios para la identificación de los documentos que deben excluirse del

expediente de archivo:

- Las copias y los duplicados de documentos que estén perfectamente localizados en otro expediente.

- Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén bajo la custodia del área determinada.

- Las notas informativas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.

- Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún trámite y por su tratamiento sean equivalentes a una comunicación telefónica.

- Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo.

- La propaganda u otros documentos impresos de instituciones o empresas externas.

- Los catálogos y publicaciones comerciales. - Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento. - La documentación de apoyo informativo (fotocopias del Diario Oficial de la

Federación, del Periódico Oficial del Gobierno del Estado, periódicos, revistas, gacetas u otras publicaciones oficiales, etcétera).

- Los papeles de trabajo cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyo de las tareas administrativas, de uso temporal y no contiene valores. (Agendas, faxes, control de asistencias, control de correspondencia, minutarios).

- Los controles de correspondencia de entrada y salida, diferentes a los acuses. - Los turnos internos de los documentos. - Los documentos sin interrelación alguna, que carezcan de firmas originales,

sellos o rúbricas. - Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.


GUÍA PRÁCTICA PARA ARCHIVAR. Para entender ampliamente el concepto de archivo es necesario conocer su origen, la palabra archivo proviene del griego apxe (arche), que significa origen, fundación, mandato poder autoridad, (archeion) lo que pertenece a una oficina, es decir, un documento de archivo viene de un creador oficina o persona y tiene un propósito específico. Por tal motivo, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera una dirección y también al derecho de acceso a la información por parte de los particulares ya que conlleva a un compromiso para los sujetos obligados de la información de organizar, clasificar y manejar con eficiencia los archivos y documentos de las dependencias que generan para cumplir con las solicitudes de acceso a la información. Para que un archivo tenga un buen funcionamiento deberá contar con las siguientes aplicaciones:

a. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en la dirección.

b. Guardar de manera ordenada el material reunido. c. Poder extraer los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Es importante mencionar la forma que vamos a utilizar para archivar, ya que esta, nos va a definir hasta qué punto somos capaces de ser ordenados, no nada más en cuestiones laborales, sino también en nuestra vida personal por lo tanto un archivo va a definir quiénes somos. La presente guía proporciona dos bases para organizar correctamente los documentos: La primera base consiste en que la información se guarda en un conjunto, es decir, por temas específicos y al mismo tiempo en general, y La segunda, si requerimos mantener su orden original, es necesario crear un grupo para mantenerlo de la misma forma. Ejemplo: Los cuadros Generales de Clasificación Archivística, se archivan por Dirección en una sola carpeta (específico) porque es un tema en concreto (es general para las direcciones). Orden Original que respetan los archivistas para llevar a cabo su labor consiste en: Trabajo de ordenación:


Orden Mental: Paso 1 Agrupar Paso 2 Ordenar Orden Físico: Paso 3 Almacenar Orden Cronológico: Informes, correspondencia, actas, etc. Orden Original: No se organiza porque ya se organizó por su creador. Para archivar es necesario contar con conceptos básicos que servirán para ampliar un poco más el tema de archivos, a continuación vamos a definir tres conceptos fundamentales para el desarrollo del mismo. ¿Qué es la Gerencia de Uso? Es contar con una lista de cuándo y quién usó el archivo. ¿Qué es un documento esencial? Documento esencial es aquel el cual se debe estudiar por qué se va a conservar y la importancia que se le va a dar a su contenido, si esto no sucede, el documento se desecha pero a futuro se puede llegar a necesitar y resultará que era un documento esencial y no se conservó. Valoración de documentos. La valoración de documentos se divide en dos vidas: Primera Vida: se la dará el creador, valor evidencia y valor de información. Segunda Vida: se la dará el creador y el usuario de archivos, por el trato bueno que le dará este último. Gestión de Documentos. La Gestión de Documentos se utiliza cuando el documento se encuentra en el archivo de trámite y existen 3 razones fundamentales que hay que tomar en cuenta. Razón 1. Reducir cantidad de documentos, su finalidad es decidir qué documentos son importantes para guardar. Razón 2. Tener información en lugar correcto y al momento oportuno. Razón 3. Proteger la organización. Pasos en el Procedimiento de Archivo:


1. Inspeccionar todo documento o carta antes de archivarla, para asegurarse que ya se tramitó.

2. Clasificar cuál será el nombre, asunto o título bajo el cual se va a archivar siguiendo cualquiera de estos criterios:

Bajo el nombre del membrete del documento. Bajo el nombre de la persona o área a quien está dirigida la carta. Bajo el nombre de quien firma la carta. Bajo el nombre o asunto mencionado en el contenido de la carta o documento. Bajo el nombre de la localidad.

3. Codificar o marcar: El nombre seleccionado con un lápiz de color o marca texto, si

el nombre bajo el cual debe ser archivado un papel no puede ser subrayado porque no aparece escrito, éste se anota con lápiz de color en la esquina superior derecha.

4. Distribuir: es el arreglo preliminar de los papeles de acuerdo con la primera letra del nombre que ha sido subrayado o escrito durante el procedimiento de "marcar". Esta separación o distribución hace posible abrir cada cajón sólo una vez, y trabajar sistemáticamente de adelante hacia atrás.

5. Archivar: es colocar los papeles o documentos en sus respectivos expedientes. Sistemas para Archivar. Alfabético: Consiste en hacer una carpeta por área, dependencia, unidad responsable, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas. Numérico: Consiste en asignar números consecutivos a las áreas, unidades responsables, dependencias que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines. Geográfico: Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos


y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades. Asunto o Temas: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos. Decimal: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno con un número de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la segunda varía del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por números de tres cifras, y así sucesivamente. Alfanumérico: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le asigna un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4, etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia. Archivadores: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: el tipo funciones o de negocio de la compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computarizado. La finalidad de elegir algún método va a ser su consulta ya que esta será fácil y rápida. Cada Unidad Responsable debe optar por el sistema de archivo que sea más conveniente y que se adapte a sus necesidades, de acuerdo a las características de documentación que se maneje. Mantener un archivo actualizado y de rápido acceso facilita el trabajo, y lo agiliza. Para estructurarlo se requiere tener claro: ¿qué se va a guardar?, ¿durante cuánto tiempo?, ¿quiénes podrán conocer su contenido?, y ¿quiénes serán responsables de su contenido? Por lo tanto es de concluirse que la documentación será importante de acuerdo al grado de trascendencia que tenga en nuestra área, unidad responsable o dependencia.


Por lo anteriormente expuesto, se sugiere el siguiente cuadro para que las Unidades Responsables al momento de archivar lo tomen en consideración para un mejor funcionamiento de la misma.

INCORRECTAMENTE CORRECTAMENTE

Organizar por correspondencia RECIBIDA y DESPACHADA en A-Z independientes

Organizarla formando asuntos y se agrupan todos los documentos que lo integran.

Organizar los documentos en el expediente o A-Z de forma aleatoria.

Organizar los documentos de cada expediente (asunto) cronológicamente, de acuerdo con el orden natural en que fueron generados, de la fecha más antigua a la más reciente. (Nos permite evidenciar el desarrollo de los trámites).

Archivar los documentos facilitativos o de apoyo en los archivos de gestión.

Los documentos facilitativos se organizan en carpetas independientes de fácil acceso y consulta diaria, luego de finalizar su uso se deben eliminar.

Archivar copias y documentos repetitivos en varias dependencias.

Conocer cuál es la oficina a la que le corresponde iniciar y terminar el asunto, para determinar donde quedarán los originales.

Ordenar los expedientes (asuntos) o A-Z aleatoriamente en los muebles de archivo.

La ordenación de los expedientes (asuntos), debe hacerse en forma alfabética en los muebles de archivo, comenzando desde la gaveta o estante superior hasta la última en la parte inferior.

Archivar borradores de trabajo sin firmas (No tiene validez).

Sólo archivar el original debidamente firmado.

Archivar tarjetas sociales (invitaciones), memorandos informativos, circulares, periódicos, revistas, volantes, folletos entre otros.

Sólo se archiva este tipo de documentos, cuando contienen información relevante para un expediente. Ejemplo: de un proyecto, pero NO se archiva el documento como tal (periódico, revista...) sino se sacará una fotocopia de la parte importante y anexarlo al expediente.

Dejar sin paginar cuando son varios folios. Se debe paginar cuando se trata de varios folios de un mismo documento. Ejemplo: Si son 3, sería el primer folio 1 de 3, el segundo folio 2 de 3 y el tercer y último folio 3 de 3, esto nos facilita la ordenación y nos evita pérdida de documentos.

COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS

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