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1 INFORME DE DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Comité de Control Interno MAYOR GENERAL FAP ARTURO A. GILES FERRER PRESIDENTE
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1
INFORME DE DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Comité de Control Interno
MAYOR GENERAL FAP
ARTURO A. GILES FERRER
PRESIDENTE
2
ÍNDICE
1. ANTECEDENTES……………………………………………………………..6
2. OBJETIVO……………………………………………………………………...6
3. ALCANCE…………………………………………………………………..….7
4. BASE LEGAL……………………………………………………………….....7
5. DIAGNÓSTICO DEL SITEMA DE CONTROL INTERNO……………..…..7
5.1 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE MADUREZ…………………..…...7
5.2 CONCORDANCIA NORMATIVA………………………………………..9
5.3 RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE PERCEPCIÓN AL
PERSONAL SOBRE EL SCI…………………………………….……..20
5.4 RESULTADOS POR PORCENTAJES EN BASE AL PESO
ASIGNADO A CADA COMPONENTE……………………………..…29
5.5 RESULTADOS POR SUBCOMPONENTE EN PORCENTAJES, EN
BASE AL PESO ASIGNADO A CADA COMPONENTE……….……29
5.6 FORTALEZAS, DEBILIDADES Y RECOMENDACIONES………….31
5.7 ANÁLISIS DE RESULTADOS Y CONCLUSIONES POR
COMPONENTES………………………………………………………..43
6. CONCLUSIONES…………………………………………………………….45
7. CONSOLIDACION DE RECOMENDACIONES POR
COMPONENTES…………………………………………………………..…46
7.1 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- FILOSOFÍA DE LA
DIRECCIÓN……………………………………………..……….……..46
7.2 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- INTEGRIDAD Y VALORES
ÉTICOS………………………………………………….………………46
7.3 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA - ADMINISTRACIÓN
ESTRATÉGICA…………………………………………………..…….47
3
7.4 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA - ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL………………………………………….………..48
7.5 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS………………………………………...…….48
7.6 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA - COMPETENCIA
PROFESIONAL………………………………………………………...48
7.7 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA - ASIGNACIÓN DE
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD……………………………….49
7.8 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA - ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS………………………………………………………….……49
7.9 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA- IDENTIFICACIÓN DE
RIESGOS………………………………………………………….……50
7.10 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA- VALORACIÓN DE
RIESGOS…………………………………………………………….…50
7.11 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA- RESPUESTA AL
RIESGO…………………………………………………………………51
7.12 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- AUTORIZACIÓN Y
APROBACIÓN ………………………………………………….…51
7.13 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- SEGREGACIÓN DE
FUNCIONES……………………………………………………………51
7.14 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - COSTO
BENEFICIO………………………………………………………..……52
7.15 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - CONTROLES SOBRE
ACCESO A RECURSOS O ARCHIVOS…………….……..………..52
7.16 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - VERIFICACIONES Y
CONCILIACIONES………………………………………………….…52
7.17 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - EVALUACIÓN Y
DESEMPEÑO……………………………………………………….….52
7.18 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - RENDICIÓN DE
CUENTAS…………………………………………………………….…53
7.19 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS……………………………53
4
7.20 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - REVISIÓN DE
PROCESOS ACTIVIDADES Y TAREAS………………………….…53
7.21 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - CONTROLES PARA LAS
TICS…………………………………………………………….……….53
7.22 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA INFORMACIÓN Y
RESPONSABILIDAD……………………………….…………..…..…54
7.23 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - CALIDAD Y
SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN………………………….…...54
7.24 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - SISTEMAS DE
INFORMACIÓN…………………………………………..…………….54
7.25 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - FLEXIBILIDAD AL
CAMBIO………………………………………….……………………..54
7.26 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - ARCHIVO
INSTITUCIONAL…………………………………………………….…54
7.27 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - COMUNICACIÓN
INTERNA……………………………………………………….….……54
7.28 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - COMUNICACIÓN
EXTERNA……………………………………………………………….54
7.29 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA - CANALES DE
COMUNICACIÓN………………………………………………..….....55
7.30 SUPERVISION, NORMA - ACTIVIDAD DE PREVENCIÓN Y
MONITOREO…………………………..……………………….……...55
7.31 SUPERVISION, NORMA - ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE
RESULTADOS…………………………………………………………55
7.32 SUPERVISION, NORMA - COMPROMISO DE
MEJORAMIENTO………………………………………………..…….55
8. PLAN DE TRABAJO GENERAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCI
- GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS………………………………..……55
8.1 OBJETIVOS……………….……………………………………………..56
8.1.1 OBJETIVO GENERAL…………………...……………………56
5
8.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS………………………………….56
9. FASE DE EJECUCIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO AÑO 2016…………………………………………...57
6
1. ANTECEDENTES
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las
entidades del Estado, aprobada por el Congreso de la República y publicada el
18 de Abril del presente, se establece la obligatoriedad para que las entidades
del Estado implanten o implementen el Sistema de Control Interno, en adelante
(SCI), como parte de su organización gestión actual; con el propósito de
cautelar y fortalecer sus sistemas administrativos y operativos con actividades
de control previo, simultáneo y posterior, este último también de competencia
del Sistema Nacional de Control, bajo la supervisión de los titulares de las
entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental.
De la misma manera se emitió la Guía para la implementación del Sistema de
Control Interno de la entidades del Estado, la cual fue aprobada con RC Nº 458-
2008-CG y reúne los lineamientos, herramientas y métodos que permiten
realizar a las entidades una adecuada implementación del SCI en la gestión de
las operaciones de la entidad, con la finalidad de fortalecer la organización y
contribuir al logro de sus objetivos.
Para ello la Contraloría emitió documentos técnicos normativos que permiten
orientar la efectiva implementación, funcionamiento y evaluación del SCI en las
entidades del Estado, tales como la Resolución de Contraloría Nº 320-2006-
CG, que aprueba las Normas de Control Interno con el objetivo principal de
propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la
gestión pública, en relación con la protección del patrimonio público y el logro
de los objetivos y metas de las entidades comprendidas en el ámbito público
En tal sentido, el Fuero Militar Policial (FMP), consciente de la importancia de
contar con herramientas de gestión que le permitan hacer un mejor uso de sus
recursos y asegurar el logro de los objetivos institucionales, resultando en el
fortalecimiento y la mejora de la gestión institucional, tomó la decisión de iniciar
la implementación de su SCI sobre la base de la ejecución del Presente Informe
de Diagnóstico.
2. OBJETIVO
Elaborar el Informe de Diagnóstico de la implementación del SCI del FMP, como
parte de la etapa de planificación, que permita determinar el nivel de
implementación y adecuaciones necesarias de la estructura de Control Interno
de la entidad de acuerdo con lo establecido en la normativa de control vigente.
Dicho diagnóstico sirve como base para desarrollar un plan de acción que
permita al FMP iniciar el proceso de implementación de sus SCI con el fin de
adecuarlo y mejorarlo, obteniendo como beneficios el fortalecimiento y la
mejora de la gestión institucional.
7
3. ALCANCE Para la elaboración de Informe de Diagnóstico de la implementación del SCI
del FMP se efectuaron las siguientes actividades:
a) Determinación del estado situacional actual del SCI del FMP (encuestas).
b) Evaluación de los elementos de control que conforman el sistema existente.
c) Evaluación de las diferencias, vacíos y oportunidades de mejora que
presenta el SCI.
d) Evaluación del nivel de desarrollo y organización del SCI.
e) Sensibilización al personal sobre el SCI, para lo cual se desarrollan charlas
y talleres.
4. BASE LEGAL
Ley Nº 30372 – Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 2016.
Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado (Ley Nº 27658 de 29
de enero de 2002).
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
de la República (Ley Nº 27785).
Ley de Control Interno de las Entidades del Estado (Ley Nº 28716).
“Normas de Control Interno” aprobadas por la Contraloría General de la
República mediante Resolución de Contraloría Nº 320-2006-cg de 30 de
Octubre de 2006.
Guía para la implementación del Sistema de Control Interno RC Nº 458-
2006-CG.
Texto Único Ordenado de la Ley de Organización y Funciones del Fuero
Militar Policial Ley Nº 29182 de 11 de enero de 2008 y su modificatoria
Decreto Legislativo Nº 1096 del 01 de Setiembre de 2010.
5. DIAGNÓSTICO DEL SITEMA DE CONTROL INTERNO 5.1 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE MADUREZ
Para efectos de determinar el nivel de desarrollo, organización y grado de
madurez del Sistema de Control Interno actual, se utilizó el modelo de
maduración que a continuación se presenta.
8
Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno
Peso asignado por componentes para la evaluación de las encuestas:
El presente modelo permitió identificar el desarrollo y grado de implementación del Sistema de Control Interno en el FMP.
El peso asignado a cada uno de los componentes se sustenta en la importancia de cada uno de ellos, en ese sentido, el Componente Ambiente de Control es el más importante porque está enfocado a la concientización del personal sobre la importancia del Sistema de Control Interno y su implementación en la Entidad, ergo mientras más conocimiento se tenga de su importancia la contribución del personal coadyuvará positivamente en la aplicación de los demás componentes, por lo cual se le asignó el peso de 30 sobre el 100.
El peso asignado al Componente Evaluación de Riesgos es 20 sobre 100, considerando que el conocimiento del personal incidirá en la identificación de los riesgos tanto de la Entidad como de los procesos.
El peso asignado al Componente Actividades de Control es 20, considerando que la misma es la consecuencia de las dos anteriores e implicará la adecuada implementación de filtros de control y su idoneidad en la gestión de riesgos.
El peso asignado al Componente de Información y Comunicación es 15, ya que siendo también importante, es la consecuencia de los anteriores componentes.
El peso asignado al Componente Supervisión es 15, considerando que se relaciona con la evaluación de lo ya implementado, cuyos resultados influirán
Componentes de
Control Interno
Inicial (1) En proceso de
implementación
(2)
Establecido/
Implementad
o (3)
Avanzad
o (4)
Optimizado (5)
Ambiente de Control Los
elementos de
Control
interno de
este
componente
casi no
existen, ni
están
definidos y
no es posible
comprobar
su operación.
Algunos elementos de
Control Interno de este
componente existen y
están definidos de
manera general, pero
la aplicación en las
áreas y procesos
críticos de la Entidad
son inconsistentes.
Los elementos de
Control Interno de
este componente
están definidos de
manera general, pero
se aplica en un
número reproducido
de áreas y procesos
críticos de la Entidad.
Los elementos de
Control Interno de
este componente
están definitivos de
manera detallada y
formal, y se aplica
en la mayoría de
áreas y procesos
críticos de la
Entidad.
Los elementos de
Control Interno de
este componente
están definidos de
manera detallada
y formal, y se
aplica en todas las
áreas y procesos
críticos de la
Entidad.
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y
Comunicación
Supervisión
COMPONENTES PESO POR
COMPONENTES
TOTAL 100%
AMBIENTE DE CONTROL 30
EVALUACIÓN DE RIESGOS 20
ACTIVIDADES DE CONTROL 20
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
15
SUPERVISION 15
9
en conocer el estado de implementación y mejorar, no deja de ser consecuencia de los componentes anteriores.
5.2 CONCORDANCIA NORMATIVA
Como parte del diagnóstico, se realizó un análisis de la normativa interna que
existe con respecto de las NCI. En este sentido, se elaboró la concordancia
del marco normativo interno del FMP, incluyendo para ello (resoluciones,
directivas, reglamentos, entre otros) en relación con las NCI. La normativa
interna viene dada por aquellos procedimientos, actividades, tareas y controles
que regulan las operaciones de la entidad para el logro de los objetivos
institucionales. El análisis de la normativa interna se ha realizado considerando
los objetivos de cada uno de los componentes de las NCI. A continuación, se
presenta la concordancia normativa del Sistema de Control Interno del FMP,
en los componentes y subcomponentes, de acuerdo al siguiente detalle.
1ER COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
NCI DOCUMENTOS INTERNOS CONTENIDO RELEVANTE NORMA BASE
1.1 Filosofía de
la Dirección
Constitución del Comité de Control
Interno RA N° 073-2014-
FMP/CE/SG
Texto Único Ordenado de la Ley de Organización y Funciones D EL Fuero Militar Policial Ley N° 29182 del 11-01-2008 y su modificatoria por Decreto Legislativo Nª 1096 del 01-09-2010.
Se firmó un Acta de Compromiso para la implementación el 14 de octubre de 2014
Reglamento del Comité de Control Interno del FMP aprobado por Resolución Administrativa Nª 028-2015-FMP/CE/SG del 11-03-2015.
Programa de trabajo para elaborar el diagnóstico del Control Interno
Cronograma de actividades para elaborar el diagnóstico de Control Interno
Acta de Compromiso
El Comité encargado de la implementación del Sistema de Control Interno en el FMP lo integran:
MAG. Vocal Supremo de La Sala de Guerra del FMP Arturo Antonio GILES FERRER (Presidente)
Secretario General del FMP CRL EP Luis RAMIREZ ARCAYA (Miembro)
Inspector General del FMP Cap. de Navío CJ. ® Carlos Atilio HUBY CISNEROS (Miembro)
Director Ejecutivo del Fuero Militar CRL EP ® Juan Manuel CENTENARO REYES (Miembro)
Director de Logística CRL EP ® Ezequiel Daniel ALFARO VERA (Miembro)
Director de Recursos Humanos
CRL EP ® Sergio VASQUEZ NAMUCHE
Director de Admiración y Finanzas CPC Luis Alberto GRADOS DELGADO (miembro)
El Reglamento del Comité de Control Interno
Consta de VI Capítulos, que establecen las funciones, organización, sesiones y reuniones, vigencia
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
10
Programa de trabajo
Establece los objetivos del diagnóstico, descripción de actividades a desarrollar para la elaboración del informe final.
Cronograma de actividades
Establece las actividades a desarrollarse por el Comité de Control Interno
1.2 Integridad y
valores éticos
Código de ética del magistrado militar policial, aprobado por Acuerdo de Sala Plena del TSMP del 23-10-2009 por Resolución Administrativa N° 129-2009-TSMP/SG del 02-11-2015
Cuenta con normas generales externas de conocimiento erga omnes, sin embargo falta aprobar una norma interna de nivel de Directiva que regule los aspectos importantes de la Ley del Código de Ética vinculando esos aspectos a la función que realizan los empleados públicos en el FMP, la misma que se encuentra estrechamente relacionada con su Misión
Acta de sesión de Consejo Ejecutivo Nª 22-15 del 30-10-2015 aprueba 4 valores institucionales Responsabilidad, Justicia, Honor, Honestidad
Manual de reglas básicas de comportamiento y conducta para los integrantes del Fuero Militar Policial
Reglamento interno de organización y funciones del Órgano de Control de la Magistratura Militar Policial, aprobado con Resolución Administrativa N° 053-2013-FMP/CE/SG del 08-06-2012
Reglamento interno de Organización y Funciones de la Inspectoría General del Fuero Militar Policial, aprobado por Resolución Admirativa N° 002-2012-FMP/CE/SG del 08-06-2012
El Presupuesto Operativo Institucional establece valores y principios
Código de ética del Magistrado Militar Policial. Establece normas y principios morales que orienta el desempeño funcional y personal de los operadores jurisdiccionales y fiscales
.El Manual de Reglas Básicas, establece reglas básicas de comportamiento que debe observar el magistrado del FMP
Reglamento interno de organización y funciones del Órgano de Control de la Magistratura Militar Policial Regula la organización, estructura y funciones del OCMA con el objeto de fiscalizar la idoneidad conducta y desempeño funcional de los vocales, fiscales y auxiliar de apoyo del FMP.
El Reglamento Interno de la Inspectoría, establece principios y criterios de control y reglas para una adecuada fiscalización y control de la gestión de los distintos órganos administrativos del FMP
El POI establece valores y principios tales como la ética, transparencia, simplicidad, predictibilidad, rendición de cuentas y responsabilidad. El POI Es un instrumento de gestión que contiene la programación de actividades a ser ejecutadas en un periodo anual, orientadas a alcanzar los objetivos, lineamientos y metas institucionales
Ley del Código de
Ética de la Función
Pública
LEY Nº 27815 y su
Reglamento D.S. N°
033-2005-PCM
Ley 28496 Modifica
los Artículos 4 y 11
de la ley 27815
Ley Nª 30057 Ley del
Servicio Civil de fecha
04-07-2013
Ley del Régimen Disciplinario de las Fuerzas Armadas Nª 29131, y su modificatoria mediante Decreto Legislativo 1145 y su Reglamento
11
1.3 Administración
Estratégica
1.3
El FMP cuenta con:
POI
Misión
Visión
ROF. Desactualizado
CAP. Desactualizado
MOF. Desactualizado.
Manuales y Directivas de Políticas
Cuenta con PIA
No tiene PEI aprobado
No cuenta con MAPRO
No cuenta con Directivas que regulen planes de contingencia así como la seguridad de las instalaciones, armamento e ingreso y egreso del personal extra FMP.
POI 2015.- establece la Misión y la
Visión del FMP, los objetivos
estratégicos institucionales,
indicadores y metas anuales. Sin
embargo los objetivos institucionales
son muy genéricos y subjetivos,
requieren nuevo planteamiento con
criterios más objetivos y medibles
El ROF. Establece la guía para
efectuar el proceso de
programación, dirección y control de
la gestión de los órganos que
conforman el FMP, estableciendo la
naturaleza, finalidad y objetivos,
atribuciones, ámbito, jurisdicción,
competencia y procedencia y
estructura orgánica de los órganos
que lo conforman
CAP. Regula, la asignación de
personal
MOF.
DECRETO
SUPREMO Nº 043-
2004-PCM Aprueban
lineamientos para la
elaboración y
aprobación del
Cuadro para
Asignación de
Personal - CAP de las
Entidades de la
Administración
Pública
DECRETO
SUPREMO Nº 043‐
2006‐PCM Aprueban
Lineamientos para la
elaboración y
aprobación del
Reglamento de
Organización y
Funciones ‐ ROF por
parte de las entidades
de la Administración
Pública
1.4Estructura
organizacional Ley de Organización y Funciones
Ley N° 29182, modificatorias por Ley N° 1096 y Ley N° 29955
ROF
MOF
Organigrama FMP. Estructural, Jurisdiccional Fiscal y Técnico Administrativo aprobado con Resoluciones Administrativas N° 001 y 003-2011-PCEFMP/SG de fecha 07 diciembre 2011, publicado el 24-12-2011
Cuenta con ROF y Organigrama debidamente aprobados que dan cuenta de la actual estructura de la organización
MOF .Determina las funciones de los cargos comprendidos en la estructura orgánica considerados en el Cuadro para Asignación de Personal -CAP- del Fuero Militar Policial. se encuentra desactualizado.
El ROF, no establece las atribuciones y funciones específicas del encargado de la Oficina de Archivos, ni el perfil para el cargo
Ley DE Organización y Funciones Ley N° 29182, modificatorias Ley N° 1096 y Ley N° 29955
1.5 Administración
de los RRHH
Directiva de aplicación del Régimen Especial CAS
Directiva N° 019-2013-FMP/DE/DIR.RRHH del 30-05-13
-Directiva N° 028-2013-FMP/DE/DIR.RRHH del 31-10-13. Para normar el control de asistencia, permanencia, vacaciones, permisos y licencias, descansos médicos y tardanzas del personal Militar Policial y Civil que labora en el FMP
El personal del FMP, pertenece a regímenes laborales diferentes. En ese sentido, el personal militar se rige por la Ley de Situación Militar para Oficiales y la Ley de Situación Militar para Técnicos y Suboficiales
No se cuenta con;
MAPRO
Plan de Desarrollo de Personas Anualizado
1.4
Directiva de aplicación del Régimen Especial CAS, establece procedimientos para seleccionar y contratar, personal bajo el régimen CAS
Para los demás regímenes laborales se utiliza la normativa externa, sin embargo no cuenta con normas internas que regulen el tratamiento laboral dentro del Fuero Militar Policial de todos los regímenes laborales y aspectos disciplinarios relacionados con estos
1.5
1.6
Ley del Servicio Civil
Nª 30057 y su
reglamento
1.7
Decreto Legislativo Nª
276 Ley de Bases de
la Carrera
Administrativa y su
Reglamento Decreto
Supremo Nº005-90-
PCM de 17 de enero
de 1990
Ley Nª 28359, Ley de
Situación Militar de
Oficiales de las
Fuerzas Armadas y
sus modificatorias por
Ley Nª 29219 y Nª
29598
Decreto Legislativo N°
1144 del 10 de
12
Normas para la progresión del personal del FMP
Plan quinquenal de desarrollo de las personas de acuerdo a la Directiva SERVIR
Aplicación del Modelo de gestión de Recursos Humanos en el marco de SERVIR
No se encuentra implementado el modelo de gestión de Recursos Humanos en el marco de SERVIR
No se encuentra formulado el Manual de perfiles de puestos de acuerdo a la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH, considerando que existe personal que realiza labores no acorde a su perfil (Psicóloga- confecciona planillas, el vocal de cuentas no está normado)
El FMP cuenta con personal de Tropa y no ha implementado la Oficina de asistencia al personal que cumple servicio militar, que cumpla con la finalidad para la que fue creada.
No se cuenta con Escala Remunerativa motivo por el cual no se ha aplicado el Régimen Laboral 728.
diciembre de 2012
regula la Situación
Militar de los
Supervisores,
Técnicos y
Suboficiales u
Oficiales de Mar de las
Fuerzas Armadas
DECRETO
LEGISLATIVO
Nº1057 Decreto
Legislativo que regula
el régimen especial de
contratación 2 administrativa de
servicios 3
DIRECTIVA Nº 002-
2014-
SERVIR/GDSRH
Normas para la
gestión del sistema
administrativo de
gestión de recursos
humanos en las
entidades públicas
Decreto Legislativo
29248- Ley del
Servicio Militar
Obligatorio
1.6 Competencia Profesional
Cuadro de Asignación de Personal 3.3 Si bien los documentos señalados
establecen la denominación, clasificación, tipo, nivel, no precisan los requisitos mínimos, ni perfi les, entre otros, no se ha incluido otros aspectos que permitan definir con mayor precisión las competencias profesionales requeridas, tales como habilidades o rasgos de personalidad necesarios
No cuenta con Clasificador de Cargos del FMP
Manual de Organización y Funciones. MOF
No se cuenta con el perfil del requerido para el personal de confianza
3.4 . 4
DIRECTIVA Nº 002-2014-SERVIR/GDSRH Normas para la
gestión del sistema
administrativo de
gestión de recursos
humanos en las
entidades públicas
1.7 Asignación de autoridad y
responsabilidad
Clasificador de Cargos DOCUMENTO DE APROBACION
Manual de Organización y Funciones
No cuenta con Manual de Procedimientos Institucionales (MAPRO).
4.3
En el MOF se encuentra la descripción de funciones
específicas a nivel de cargo o puesto
de trabajo contenidos en el CAP,
pero no establece perfiles para los
puestos de acuerdo a la normativa de
SERVIR
La oficina de archivos no se
encuentra en el MOF ni ROF como
una Oficina autónoma con funciones
específicas ni el perfil del encargado
Dentro de las funciones del
Secretario General se consideran
varias oficinas de manera genérica,
mesa de partes, biblioteca, boletines
judiciales, archivo general, registro
central de condenas, asuntos
generales y la oficina de
transparencia y acceso a la
información pública. Se requiere
4.4
13
especificar las funciones de cada una
de estas oficinas y la responsabilidad
directa del encargado 1.8 Órgano de
Control
Institucional
Ley de Organización y Funciones Ley N° 29182, modificatorias Ley N° 1096 y Ley N° 29955, Titulo VI- Capitulo II, establece como uno de los órganos de control al Órgano de Control Institucional que se rigen por las siguientes normas
Ley 27785 – Ley Orgánica del Sistema de Control
Ley 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
El OCI, realiza el control gubernamental en el FMP relacionado con el control posterior
Carece de personal suficiente 4.5
Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
4.6
2DO COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
2.1 Planeamiento de la administración de riesgos
El Fuero Militar Policial no cuenta con normas internas que regulen este aspecto del control interno de manera integral
Ley N° 27785. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
2.2 Identificación de los riesgos
No hay normas internas que regulen este aspecto del control interno de manera integral
Ley N° 27785. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
2.3 Valoración de los riesgos
No hay normas internas que regulen este aspecto del control interno de manera integral
Ley N° 27785. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
2.4 Respuesta al riesgo No hay normas internas que regulen este aspecto del control interno de manera integral
Ley N° 27785. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
3ER COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
NCI DOCUMENTOS INTERNOS
CONTENIDO RELEVANTE NORMA BASE
3.1 Procedimiento de autorización y aprobación
El FMP no cuenta con MAPRO
Cuenta con el Texto Único Ordenado de Procedimientos Administrativos. Desactualizado, en razón que debe ser actualizado cada 2 años
Directivas que regulan procedimientos de aprobación y control de algunas actividades de contenido económico, las mismas que se han citado en el desarrollo del presente documento; Caja chica Tribunales Supremos, Viáticos, Adquisiciones y Austeridad
El TUPA, regula requisitos y pagos de expedición de documentos judiciales, tasas por impugnaciones etc. y documentos administrativos. Al no estar actualizado no hay autorización legal para realizar cobros en los diferentes procedimientos
Ley N° 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión
del Estado
Decreto Supremo N° 004-2013-PCM se aprobó la Política Nacional de Simplificación Administrativa la cual fija como uno de sus objetivos el implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrativa en todas las entidades públicas a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas;
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento administrativo General. Establece que Cada dos (2) años, las entidades están obligadas a publicar el íntegro del TUPA, bajo responsabilidad de su titular
3.2 Segregación de funciones
Reglamento de Organización y Funciones del FMP- Resolución
La Resolución, norma la supervisión y control de utilización recursos públicos
Resolución de la Contraloría General de la República Nº 180-2002-CG
14
Administrativa N° 001-2011-PCEFMP/SG del 24-12-2011 y sus modificatorias por Resolución Administrativa N° 038-2013-FMP/CE/SG del 05-05-2013
Manual de Organización y funciones del FMP (MOF).
Directiva N° 007-2013-FMP/DE, de marzo 2013 que norma las contrataciones y Adquisiciones para bienes y servicios en el FMP
Directiva N° 005-2014-FMP/DE, de febrero 2013 que norma el uso y control de la flota vehicular del FMP
Directiva N° 08-A-2011-FMP/OA de 19-01- 2011, para normar el uso y control de la combustible de la flota vehicular del FMP
Directiva N°012-2012-FMP/DAF del 04-2012, que regula los procedimientos para el otorgamiento de pasajes y viáticos y rendición de cuentas de gastos en comisión de servicio al interior y exterior del país para el FMP
Directiva N° 007-2013-FMP/DE del 03-2013, que norma las contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios para el FMP.
Directiva N° 012-2014-FMP/DE del 30-06-2014, que regula el uso y control de la flota vehicular del Fuero Militar Policial
Dentro de las funciones del
Secretario General se
consideran varias oficinas de
manera genérica, mesa de
partes, biblioteca, boletines
judiciales, archivo general,
registro central de condenas,
asuntos generales y la
oficina de transparencia y
acceso a la información
pública. Se requiere
especificar las funciones de
cada una de estas oficinas y
la responsabilidad directa del
encargado considerando la
segregación de funciones
y conducta de funcionarios y Servidores del Estado, en el desarrollo de sus funciones
El ROF, establece las atribuciones y funciones de los Órganos del FMP
Las Directivas sobre contrataciones y adquisiciones regulan actividades relacionadas con
la adquisición de bienes y
servicios, sin embargo no se ha establecido una norma interna que regule las actividades susceptibles de fraude, no se ha implementado acciones para reducirlo
No se ha identificado los procesos estratégicos
No se cuenta con una norma interna que posibilite la
práctica de segregación de
funciones en las áreas
administrativas y financieras
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República
Ley de Contrataciones del Estado- Decreto Legislativo Nª 1017,
modificatorias y su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (publicado el 11 de setiembre del 2014) y su modificatoria
por Decreto Supremo Nª 261-2014-EF.
3.3 Evaluación Costo- Beneficio
No existen disposiciones internas que establezcan lineamientos relacionados con la implementación de actividades de control en aplicación del análisis costo beneficio, para determinar la comparación de recursos invertidos
Falta implementar R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
3.4 Controles sobre el acceso
Dispositivo normativo “Gestión Fuero Militar
El dispositivo “Gestión Fuero
Militar Policial” regula
Reglamento de la Ley Nª 28612 Ley
que norma el uso, adquisición y
15
a recursos o archivos
Policial” redactada en base a la Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI” aprobada por Resolución Ministerial N° 246-2007- 2008 PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MIINISTROS DE FECHA 22-08-2007
Se encuentra implementada la política para el uso de internet y correo electrónico
Se encuentra implementada la Política General de Seguridad de la Información
Existe Inventarios de bienes asignados e Inventario de software instalado en las computadoras.
información general más no
específica, procedimientos
concretos de acuerdo a la realidad y necesidad del FMP.
Las Políticas de uso de
internet establece normas para asegurar el buen
desempeño del ancho de la
banda del servicio de internet y el control de acceso de usuarios
adecuación del Software en la
Administración Pública
Norma Técnica Peruana NTP-
ISO/IEC 27001:2008 EDI”.
3.5 Verificaciones y conciliaciones
El OCI de la Entidad dentro de sus facultades establecidas en Ley realiza acciones de verificación y control en los procesos del FMP
La Inspectoría General del FMP realiza acciones de verificación y control en el ejercicio de sus funciones
TUPA desactualizado
Directivas sobre contrataciones y adquisiciones
Ley de Organización y Funciones Ley N° 29182, modificatorias Ley N° 1096 y Ley N° 29955, Titulo VI- Capitulo II, establece como uno de los órganos de control al Órgano de Control Institucional que se rige por las siguientes normas
Al estar desactualizado el TUPA por haberse incrementado procedimientos que no se encuentran el TUPA actual, no se podrá cobrar por dichos procedimientos
Reglamento interno de Organización y Funciones de la Inspectoría General del Fuero Militar Policial, aprobado por Resolución Administrativa N° 002-2012-FMP/CE/SG del 08-06-2012
RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 279-2000-CG Directiva "Verificación y Seguimiento de Implementación de Recomendaciones Derivadas de Informe de Acciones de Control
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
3.6 Evaluación de desempeño
No existen disposiciones normativas que regulen la evaluación permanente de la
gestión y de la ejecución de los
procesos, actividades y tareas que permitan corregir deficiencias e irregularidades
No existen Decreto Supremo N° 004-2013-PCM se
aprobó la Política Nacional de
Simplificación Administrativa
3.7 Rendición de cuentas
Directiva N° 012-2012-
FMP/DAP de abril 2012. Norma los procedimientos para el otorgamiento de pasajes y
viáticos y la rendición de
cuentas de gastos en comisión
de servicio al interior y exterior
del país para el Fuero Militar
Policial.
Directiva Nª 002-2014-
FMP/DAF para normar el uso manejo y control de la caja
chica correspondiente al año
fiscal 2014. Desactualizada porque establece disposiciones
para el año 2014
Directiva Nª 006-2015-
FMP/DAP para normar las medidas de austeridad,
Directiva N° 012-2012.
Establece el procedimiento para el otorgamiento de pasajes viáticos y la rendición
de cuentas por los viajes que realizan en el ejercicio de sus funciones
Directiva Nª 002-2014-
FMP/DAF, Asegura la
adecuada y correcta ejecución
presupuestaria financiera y contable de la caja chica y la normatividad vigente, así como
velar por un eficiente y racional uso de dinero efectivo
Directiva Nª 006-2015-
FMP/DAP establece disposiciones administrativas que permitan la mejora
Ley Nª 30281 “Ley de Presupuesto del
sector Publico para el año 2015
Decreto Supremo Nª 304-2012EF Texto
Único Ordenado de la Ley Nº 28411 Ley
General del Sistema Nacional de Presupuesto
Ley Nº 28112 ley marco de la
Administración Financiera del Sector
Público
Ley Nº 28708 Ley General del Sistema
Nacional de Contabilidad
Decreto ley Nª 25632- Ley Marco de
comprobantes de pago
Ley Nª 29215 Ley que fortalece los
mecanismos de control y fiscalización de la
Administración Tributaria
16
disciplina y calidad en el gasto
publico Año 2015
continuas del servicio público
que conllevan a racionalizar el gasto y asegurar el cumplimiento de objetivos y metas institucionales.
3.8
Documentación
de procesos, actividades y tareas
TUPA
No existen disposiciones que registren los controles de procesos donde se establezca
la descripción de los hechos, el
efecto o impacto, las medidas
adoptadas para su corrección y
el responsable
NO EXISTE EL MAPRO que permita realizar el mapeo de macro procesos, procesos y sub procesos
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
3.9 Revisión de procesos, actividades y tareas
No hay normas internas que regulen este aspecto del control interno de manera integral
3.10 Controles para las TIC
Políticas para el uso de internet y correo electrónico
Norma interna que adecua las disposiciones de la Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 17799:2007/2008 EDI” (medidas de índole técnica y de organización necesarias para garantizar la STI (equipos de cómputo, sistemas de información, redes (voz y datos) y personas que interactúan haciendo uso de los servicios asociados a ellos y se aplican a todos los usuarios de computo de las Instituciones
El Plan de contingencia institucional de los sistemas de funcionamiento permanente se encuentra en proyecto
No cuenta con Plan estratégico de tecnología de la información (PETI)
No cuenta con Plan operativo informático
No se encuentra documentada la responsabilidad del encargado de realizar el Tratamiento de publicaciones en el diario oficial y medios de comunicación
Las políticas regulan la asignación de derechos de acceso y uso de internet y correos electrónicos
La Norma interna, regula normas de uso de bases de datos, políticas de seguridad física, responsabilidades, coberturas de manera genérica , falta implementar aspectos relevantes de manera especifica
1. Ley 28612 “Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del Software en la administración pública.
2. Reglamento de la Ley Nª 28612 aprobado por Decreto Supremo Nª 024-24-2005-PCM.
3. Resolución Ministerial Nª 129-2012-PCM del 23 de Mayo 2012
4TO COMPONENTE: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
NCI
DOCUMENTOS INTERNOS
CONTENIDO RELEVANTE
4.1 Funciones y Características de la información
La Entidad cuenta con un sistema de información de trámite denominado SIJUMP,
Ley Nº 27806. Ley de transparencia y acceso a la información publica
17
especialmente para trámites judiciales
Cuenta con un correo institucional (Outlook) que canaliza la información de manera descendente y transversal
La entidad se encuentra integrada con el Ministerio de Economía y Finanzas a través del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF – SP para la administración de las operaciones de ingresos y gastos de las entidades del Estado peruano además de permitir la integración de los procesos presupuestarios, contables y de tesorería de cada entidad.
No se cuenta con el libro de reclamaciones con el que debe contar toda Entidad Pública
Decreto Supremo Nº 042-2011-PCM por el cual se ha establecido la obligación de las entidades públicas de contar con el libro de reclamaciones
4.2 Information y responsabilidad
Directiva que norma los procedimientos archivísticos para las oficinas de archivo de gestión. En proyecto para su aprobación
No se ha implementado Directivas de acuerdo a la Ley de Acceso y Transparencia a la Información Pública, Ley Nª 27806, sus modificatorias y su Reglamento.
El personal que cuenta con un correo institucional (Outlook) es responsable del acceso al mismo, considerando que la Oficina de Sistemas del FMP, realizó la asignación personal de claves a los usuarios
La Directiva de procedimientos archivísticos regula normas y procedimientos en concordancia con la Ley del sistema nacional de archivos, regula la depuración de documentos, clasificación, medidas de seguridad, conservación
Ley Nª 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos
Ley Nª 27806 Ley de acceso y transparencia a la información pública, sus modificatorias y su Reglamento DECRETO SUPREMO Nº 072-2003-PCM
4.3 Calidad y suficiencia de la información
Norma interna que adecua las
disposiciones de la Norma Técnica
Peruana NTP-ISO/IEC
17799:2007
EDI”.
No se cuenta con un Plan Operativo Informático. En Proyecto
Regula normas de uso de bases de datos, políticas de seguridad física, responsabilidades, coberturas de manera genérica, relacionadas con la seguridad y uso de redes
Norma Técnica
Peruana NTP-ISO/IEC
27001:2008
EDI”.
4.4 Sistemas de Información
Tiene una página web.
No se ha implementado políticas de control de la gestión de sistemas de información que estén en la posibilidad de brindar, niveles alcanzados en el logro de los objetivos, estados de situación económica contable y financiera, por periodos y expuestos comparativamente
Cuenta con un correo institucional (Outlook)
Disposición que regula la gestión de la información interna externa y pública.
En la Página Web se encuentra la misión, visión, presupuesto, adquisiciones, organización etc. Sin embargo, dicha información se encuentra desactualizada
4.5 Flexibilidad al cambio
Norma interna que adecua las
disposiciones de la Norma Técnica
Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2007
EDI”.
18
Página web institucional
4.6 Archivo institucional
Se encuentra en proyecto la Directiva que regula los
procedimientos archivísticos en
concordancia con los lineamientos
del Archivo General de la Nación,
norma los procedimientos
archivísticos del Acervo
Documental administrativo y
Judicial de las Oficinas de Gestión.
Carecen de un Sistema integrado, solo cuentan con un registro de ingreso de documentos elaborado en Excel.
El ROF de la Entidad no establece
las funciones del Archivo sólo
menciona que el Secretario General es el encargado de conducir las actividades del Archivo General.
La Directiva de
procedimientos archivísticos,
dicta normas y procedimientos que regulan el Sistema de Archivos y uniformiza criterios para la
organización de los archivos
en todos los órganos
jurisdiccionales fiscales, de
línea, control, apoyo,
instrucción y defensa jurídica
del TSMP.
Ley Nª 25323 Ley del Sistema
Nacional de Archivos y su Reglamento Decreto Supremo
Nª 008-92-JUS.
4.7 Comunicación interna
Cuenta con correo institucional (Outlook), y documentos formales como medios de comunicación interna.
La comunicación interna también se realiza mediante documentos internos, memorándum, oficios etc. Sin embargo no se encuentran documentadas las reglas de redacción de los documentos internos.
Las políticas de uso de internet y correo electrónico, regulan el acceso de los usuarios.
19
4.8 Comunicación externa
Cuenta con página web, Portal de Transparencia que debe ser actualizada permanentemente.
Proyecto de Manual de Procedimientos para las Unidades Descentralizadas de Imagen Institucional.
Directiva de Tramitación de Publicaciones en el diario oficial y medios de comunicación Secretaria.
Directiva Nª 018-2015-FMP/CE/SG del 10-11-2015 sobre foliación de escritos y anexos que ingresan a la Mesa de Partes del Fuero Militar Policial.
Directiva Nª 017-2015-FMP/CE/SG DEL 10-11-2015, que desarrolla los lineamientos para el uso de la videoconferencia en los procesos penales militares policiales.
Directiva Nª 019-2015-FMP/CE/SG del 10-11-2015, para la remisión de originales y copias de expedientes judiciales o fiscales en giro solicitadas por autoridades o fiscales del Fuero Común.
Directiva de Transparencia y Acceso a Información Pública. No implementada.
Página Web institucional en donde se publica a través del portal de transparencia la información de la gestión institucional.
El Proyecto de Manual orienta el funcionamiento de las unidades descentralizadas de imagen institucional en la especialidad de trabajo informativo dirigido a los medios de comunicación social, locales y regionales
La Directiva sobre foliación, regula la forma de recibir los escritos y anexos por la Mesa de Partes del FMP
La Directiva sobre el Uso de videoconferencia regula el uso debido del medio tecnológico de videoconferencia para la realización de audiencias en los procesos penales militares
La Directiva para la remisión de originales, establece la remisión de originales o copias de certificados de expedientes a diferentes autoridades para asegurar su atención efectiva
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
Ley 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, Manual de Organización y Funciones del FMP, MOF.
Decreto Legislativo Nª 1094ª Código Penal Militar Policial
4.9 Canales de comunicación
Medios de comunicación a través de memorandos, oficios, periódico mural.
Verbal: Reuniones y charlas informativas. La Convocatoria se comunica al personal a través del correo institucional y la realiza el Presidente del Fuero a través del Director Ejecutivo
Informáticos: Correo Institucional
Directivas. No existe en el FMP una Oficina que planeamiento encargada de confeccionar la normativa interna del Fuero Militar Policial
La comunicación es fluida a través de los medios mencionados
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
5TO COMPONENTE: SUPERVISIÓN
NCI DOCUMENTOS INTERNOS CONTENIDO RELEVANTE
5.1 Actividades de Prevención y monitoreo
Carece de una metodología para llevar a cabo actividades de prevención y monitoreo
Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del
20
Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
5.2 Seguimiento de resultados
No cuentan con una Directiva de Monitoreo y Evaluación de los Planes Institucionales y Presupuestales
No cuentan con registro de implantación y seguimiento de medidas correctivas
Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
5.3 Compromiso de mejoramiento
El FMP no cuenta con una metodología para la
autoevaluación sobre la gestión y
el control interno de la Entidad
Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
R.C. N° 458-2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado
5.3 RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE PERCEPCIÓN AL PERSONAL
SOBRE EL SCI
Se realizó la encuesta de percepción aplicada al personal de la entidad, en el
Fuero Militar Policial y sus diferentes Tribunales Superiores entre los meses
de Febrero y Abril del 2015, a través de encuestas comprendiendo el
universo de 753 personas, y una muestra representativa de 308 personas, que
comprende el Tribunal Supremo de Justicia Militar Policial, así como en los
Tribunales que derivan de su estructura jurisdiccional, tales como; Tribunal
Superior del Norte, Tribunal Superior del Centro, Tribunal Superior del Sur,
Tribunal Superior Sur Oriente y Tribunal Superior del Oriente.
En ese sentido, la encuesta fue respondida por 308 personas, las mismas que
previamente recibieron la capacitación respecto a los componentes del Sistema
de Control Interno por los miembros del Comité.
Asimismo, las encuestas se realizaron considerando las políticas del Fuero
Militar Policial de aplicación general considerando el modelo de la R .C. N° 458-
2008-CG Aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control
Interno en las entidades del Estado.
UNIVERSO 756/fuente RRH. FMP
MUESTRA REPRESENTATIVA
308
Fechas
Tribunales Tribunal Supremo de Justicia Militar 47 20 de abril 2015
Tribunal Superior del Norte 40 17 y 18 febrero Tribunal Superior del Centro 113 23,30 marzo y 01 abril Tribunal Superior del Sur 31 05 y 06 marzo Tribunal Superior Sur Oriente 45 26 y 27 febrero Tribunal Superior del Oriente 32 12 y 13 febrero
Sobre la base de las encuestas se pudieron obtener los siguientes resultados
relevantes que proporciona información respecto a la madurez del SCI, tal como
se muestra en los acápites siguientes.
21
Para efectos de resaltar la relevancia de las respuestas se han resaltado las
celdas con las frecuencias observadas más altas dado que ello estaría dando
indicios acerca del estado percibido del factor evaluado.
1ER COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y valores éticos SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia cuenta con un código de Ética debidamente aprobado, y difundido mediante talleres o reuniones
130 141 37 308 ,34 ,37 ,1 ,81
La dependencia ha difundido la Ley del Régimen Disciplinario y "Ley de Código de Ética de la Función Pública"
146 133 29 308 ,38 ,35 ,08 ,81
Se comunican debidamente dentro de la dependencia las acciones disciplinarias que se toman sobre infracciones al régimen disciplinario y violaciones éticas
166 117 25 308 ,44 ,31 ,07 ,81
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura demuestra un comportamiento ético, poniendo en práctica los lineamientos de conducta de la dependencia
243 37 28 308 ,64 ,1 ,07 ,81
FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
AMBIENTE DE CONTROL 16.21 9.392 4.391 308
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/ Jefatura, muestra interés de apoyar al establecimiento y mantenimiento del control interno en la dependencia a través de políticas, documentos, reuniones y otros medios.
257 37 14 308 ,68 ,1 ,04 ,81
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura reconoce y promueve los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales.
230 57 21 308 ,61 ,15 ,06 ,81
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura incentiva el desarrollo transparente de las actividades de la dependencia.
242 47 19 308 ,64 ,12 ,05 ,81
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura proporciona el apoyo logístico y de personal para un adecuado desarrollo de las labores de control. adecuado desarrollo de las labores de control actas
211 72 25 308 ,56 ,19 ,07 ,81
Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores, variaciones frente a los resultados, dejándose evidencia mediante actas.
146 101 61 308 ,38 ,27 ,16 ,81
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura demuestra una actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI
237 37 34 308 ,62 ,1 ,09 ,81
22
Se sanciona a los responsables de actos ilegales de acuerdo con las políticas definidas por El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura
195 62 51 308 ,51 ,16 ,13 ,81
Estructura organizacional
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
La estructura organizacional se ha desarrollado sobre la base de la misión, objetivos y actividades de la dependencia y se ajusta a la realidad
190 70 48 308 ,5 ,18 ,13 ,81
El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la dependencia y están debidamente delimitadas
188 82 38 308 ,49 ,22 ,1 ,81
La dependencia cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado
163 96 49 308 ,43 ,25 ,13 ,81
Todas las personas que laboran en la dependencia ocupan una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el Cuadro de Asignación de Personal (CAP)
148 109 51 308 ,39 ,29 ,13 ,81
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura se asegura de que los trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y demás manuales) que regulan las actividades de la dependencia
155 107 46 308 ,41 ,28 ,12 ,81
Se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos flujos de información
107 132 69 308 ,28 ,35 ,18 ,81
Administración Estratégica SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura ha difundido y es de conocimiento general la visión, misión, metas y objetivos estratégicos de la dependencia
243 48 17 308 ,64 ,13 ,04 ,81
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura asegura que todas las Áreas, Departamentos formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con el plan institucional
201 66 41 308 ,53 ,17 ,11 ,81
Los planes estratégicos, operativo y de contingencia se elaboran, conservan y actualizan según procedimiento documentado
169 77 62 308 ,44 ,2 ,16 ,81
Todas las unidades orgánicas evalúan periódicamente su plan operativo con el fin de conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desvíos
142 103 63 308 ,37 ,27 ,17 ,81
La dependencia ha formulado el análisis de la situación con participación de todas las áreas para definir su direccionamiento y desarrollo de los servicios
135 108 65 308 ,36 ,28 ,17 ,81
Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes operativos en los últimos dos
semestres están dentro de los niveles esperados
108 99 101 308 ,28 ,26 ,27 ,81
23
Competencia profesional
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo previsto en el CAP y han sido plasmadas en un documento normativo (perfil del cargo)
128 123 57 308 ,34 ,32 ,15 ,81
El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta con las competencias establecidas en el perfil del cargo
139 127 42 308 ,37 ,33 ,11 ,81
El titular, funcionarios y demás servidores son conocedores de la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento del control interno
182 84 42 308 ,48 ,22 ,11 ,81
Asignación de autoridad y responsabilidad
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
La autoridad y responsabilidad del personal están claramente definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos normativos
209 64 35 308 ,55 ,17 ,09 ,81
Estos documentos normativos son revisados periódicamente con el fin de ser actualizados o mejorados
119 136 53 308 ,31 ,36 ,14 ,81
Todo el personal conoce sus responsabilidades y actúa de acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden
190 81 37 308 ,5 ,21 ,1 ,81
Órgano de Control Institucional SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
El Órgano de Control evalúan los controles de los procesos vigentes e identifican oportunidades de mejora acorde a su plan de trabajo
158 93 57 308 ,42 ,24 ,15 ,81
Son de comprobada competencia e idoneidad profesional los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI
165 69 74 308 ,43 ,18 ,19 ,81
El OCI evalúa periódicamente el sistema de control interno de la dependencia
133 103 72 308 ,35 ,27 ,19 ,81
Administración de los Recursos Humanos SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos adecuados para la selección, inducción, formación, capacitación, compensación, bienestar social, y evaluación de personal
128 138 42 308 ,34 ,36 ,11 ,81
Se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos
129 136 43 308 ,34 ,36 ,11 ,81
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades
123 146 39 308 ,32 ,38 ,1 ,81
La dependencia elabora anualmente un plan de formación y capacitación del personal, con la participación de todas las áreas y se da… cumplimiento al mismo
110 158 40 308 ,29 ,42 ,11 ,81
La escala remunerativa está en relación con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas.
95 172 41 308 ,25 ,45 ,11 ,81
24
2DO COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS
Planeamiento de la Administración de riesgos
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Se ha actualizado un Plan de actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos
107 134 67 308 ,53 ,67 ,33 1,54
El Presidente del FMP/TSM/Dirección/Jefatura , ha establecido y difundido lineamientos y políticas para la administración de riesgos
130 118 60 308 ,65 ,59 ,3 1,54
El planeamiento de la administración de riesgos es especifico en algunas áreas, como en la asignación
112 115 81 308 ,56 ,57 ,4 1,54
La dependencia cuenta y ha puesto en práctica el Plan de Administración de Riesgos
99 131 78 308 ,49 ,65 ,39 1,54
Identificación de Riesgos SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo
106 132 70 308 ,53 ,66 ,35 1,54
Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las actividades
112 125 71 308 ,56 ,62 ,35 1,54
Se ha participado en la identificación de los riesgos de las actividades de las diferentes unidades orgánicas o procesos
98 129 81 308 ,49 ,64 ,4 1,54
En la identificación de riesgos se ha tomado en consideración aspectos internos (de la dependencia) y externos (fuera de la dependencia)
101 121 86 308 ,5 ,6 ,43 1,54
Valoración de riesgos
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad de ocurrencia)
122 111 75 308 ,61 ,55 ,37 1,54
En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)
123 111 74 308 ,61 ,55 ,37 1,54
Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación han sido registrados por escrito
86 138 84 308 ,43 ,69 ,42 1,54
Respuesta al riesgo SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados.
103 133 72 308 ,51 ,66 ,36 1,54
Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento periódico a los controles desarrollados con respecto a los riesgos.
90 136 82 308 ,45 ,68 ,41 1,54
3ER COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
Procedimientos de autorización y aprobación
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos y actividades
162 82 64 308 ,31 ,16 ,12 ,59
25
Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsables
148 92 68 308 ,28 ,18 ,13 ,59
Segregación de funciones
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo
109 107 92 308 ,21 ,2 ,18 ,59
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude
79 151 78 308 ,15 ,29 ,15 ,59
Costo Beneficio SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
El costo de los controles establecidos para sus actividades está de acuerdo a los resultados esperados (beneficios)
114 107 87 308 ,22 ,2 ,17 ,59
Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener
115 98 95 308 ,22 ,19 ,18 ,59
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Se han establecido políticas y procedimientos documentados que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos
159 85 64 308 ,3 ,16 ,12 ,59
El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros
165 68 75 308 ,32 ,13 ,14 ,59
Periódicamente se comparan los recursos asignados con los registros de la dependencia (por ejemplo arqueos, inventarios u otros)
132 82 94 308 ,25 ,16 ,18 ,59
Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismos
138 86 84 308 ,26 ,16 ,16 ,59
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
177 59 72 308 ,34 ,11 ,14 ,59
Verificaciones y conciliaciones SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
Las unidades orgánicas periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas
150 80 78 308 ,29 ,15 ,15 ,59
Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes
126 90 92 308 ,24 ,17 ,18 ,59
Evaluación de desempeño
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia cuenta con indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas
117 123 68 308 ,22 ,23 ,13 ,59
La evaluación de desempeño se hace con base en los planes organizacionales, disposiciones normativas vigentes
131 101 76 308 ,25 ,19 ,15 ,59
26
Rendición de cuentas SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia cuenta con procedimientos y lineamientos internos que se siguen para la rendición de cuentas
182 49 77 308 ,35 ,09 ,15 ,59
La administración exige periódicamente la presentación de declaraciones juradas a su personal
161 77 70 308 ,31 ,15 ,13 ,59
Conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de cuenta
161 71 76 308 ,31 ,14 ,15 ,59
Documentación de procesos, actividades y tareas
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
El personal conoce qué procesos involucran a su unidad orgánica y qué rol le corresponde en los mismos
170 73 65 308 ,32 ,14 ,12 ,59
Los procesos , actividades y tareas de la dependencia se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones
168 66 74 308 ,32 ,13 ,14 ,59
Revisión de procesos, actividades y tareas
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente
166 67 75 308 ,32 ,13 ,14 ,59
Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias
156 75 77 308 ,3 ,14 ,15 ,59
Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración de los sistemas de información
137 96 75 308 ,26 ,18 ,14 ,59
Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos, a las redes instaladas, así como al respaldo de la información (backup)
153 86 69 308 ,29 ,16 ,13 ,59
Los sistemas de información cuentan con controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a la información
150 88 70 308 ,29 ,17 ,13 ,59
La dependencia cuenta con un Plan Operativo Informático
89 121 98 308 ,17 ,23 ,19 ,59
El Área de informática cuenta con un Plan de Contingencias
95 113 100 308 ,18 ,22 ,19 ,59
Se han definido los controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los equipos centrales)
109 94 105 308 ,21 ,18 ,2 ,59
Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creación de usuarios con accesos propios (contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente
149 87 72 308 ,28 ,17 ,14 ,59
Los programas informáticos (software) de la dependencia cuentan con licencias y autorizaciones de uso
117 98 93 308 ,22 ,19 ,18 ,59
La dependencia cuenta con un adecuado servicio de soporte técnico para las Tecnologías de la Información
y Comunicación (TIC)
124 108 76 308 ,24 ,21 ,15 ,59
27
Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así como de las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas
124 89 95 308 ,24 ,17 ,18 ,59
La dependencia ha definido políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las funciones
128 103 77 308 ,24 ,2 ,15 ,59
La dependencia ha establecido controles para la adquisición paquetes software.
91 111 106 308 ,17 ,21 ,2 ,59
4TO COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Funciones y características de la información
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
La información Gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones.
133 69 106 308 ,32 ,17 ,26 ,75
Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información.
122 82 104 308 ,3 ,2 ,25 ,75
Información y responsabilidad
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios en las áreas respectivas.
130 84 94 308 ,32 ,2 ,23 ,75
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
148 78 82 308 ,36 ,19 ,2 ,75
Calidad y suficiencia de la información
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
La información interna y externa que maneja la dependencia es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
174 57 77 308 ,42 ,14 ,19 ,75
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
135 85 88 308 ,33 ,21 ,21 ,75
Sistemas de información SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las necesidades de sus actividades
132 89 87 308 ,32 ,22 ,21 ,75
Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras
88 138 82 308 ,21 ,34 ,2 ,75
Flexibilidad al cambio SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario e rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento
98 125 85 308 ,24 ,3 ,21 ,75
28
Archivo institucional
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia cuenta con una unidad orgánica que se encarga de administrar la documentación e información generada por la dependencia
158 75 75 308 ,38 ,18 ,18 ,75
La administración de los documentos e información se realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos)
164 75 69 308 ,4 ,18 ,17 ,75
Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una ubicación y acondicionamiento apropiado.
133 103 72 308 ,32 ,25 ,18 ,75
Comunicación interna SI NO N/A Nª DE
ENCUESTAS SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia ha elaborado y difundido documentos que orienten la comunicación interna.
148 89 71 308 36 ,22 ,17 ,75
La administración mantiene actualizado a la Dirección respecto al desempeño, desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otro evento resultante.
132 90 86 308 ,32 ,22 ,21 ,75
La dependencia cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal.
162 70 76 308 ,39 ,17 ,19 ,75
Canales de comunicación
Comunicación externa
SI NO N/A Nª DE ENCUES
TASS
SI % NO% N/A TOTAL
La dependencia cuenta con mecanismos y procedimientos
adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional
153 77 78 308 ,37 ,19 ,19 ,75
El portal de transparencia de la dependencia se encuentra adecuadamente
actualizado
125 92 91 308 ,3 ,22 ,22 ,75
La dependencia cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de
información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública)
139 86 83 308 ,34 ,21 ,2 ,75
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI % NO% N/A TOTAL
Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa, considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas.
135 94 79 308 ,33 ,23 ,19 ,75
Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y oportuna.
127 91 90 308 ,31 ,22 ,22 ,75
5TO COMPONENTE: SUPERVISIÓN
Actividades de prevención y monitoreo
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI %
NO% N/A TOTAL
En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisión para conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de ello.
166 74 68 308 1,01 ,45 ,41 1,88
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
146 76 86 308 ,89 ,46 ,52 1,88
Seguimiento de resultados
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI %
NO% N/A TOTAL
Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección
143 81 84 308 ,87 ,49 ,51 1,88
29
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas
153 76 79 308 ,93 ,46 ,48 1,88
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI
126 81 101 308 ,77 ,49 ,61 1,88
Compromiso de mejoramiento
SI NO N/A Nª DE ENCUESTAS
SI %
NO% N/A TOTAL
La dependencia efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente
124 104 80 308 ,75 ,63 ,49 1,88
Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas
125 100 83 308 ,76 ,61 ,51 1,88
Se implementan las recomendaciones que formula el Órgano de control Interno, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento
134 88 86 308 ,82 ,54 ,52 1,88
5.4 RESULTADOS POR PORCENTAJES EN BASE AL PESO ASIGNADO A
CADA COMPONENTE
5.5 RESULTADOS POR SUBCOMPONENTE EN PORCENTAJES, EN BASE AL
PESO ASIGNADO A CADA COMPONENTE.
La metodología aplicada para las preguntas se realizó según el modelo de la
Guía para la implementación del Sistema de Control Interno RC Nº 458-2006-
CG;
Si
No
N/A
LISTA DE VERIFICACION SI
NO
N/A
Peso
AMBIENTE DE CONTROL 16,19 % 9,33 % 4,34 % 30 54.03 31.30 14.63
FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN
3,48 11.59 0,92 3.06 0,45 1.53 4,86
LISTA DE VERIFICACION SI NO N/A Peso
AMBIENTE DE CONTROL 16,21 9,392 4,391 30
EVALUACION DE RIESGOS 6,938 8,161 4,900 20
ACTIVIDADES DE CONTROL 8,884 5,888 5,227 20
INFORMACION Y COMUNICACION
6,662 4,258 4,078 15
SUPERVISION 6,799 4,139 4,060 15
30
INTEGRIDAD Y VALORES ÈTICOS
2,31 7.69 1,28 4.29 0,44 1.49 4,05
ADMINISTRACIÒN ESTRATPEGICA
2,62 8.73 1,31 4.39 0,91 3.06 4,86
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2,50 8.33 1,56 5.23 0,79 2.63 4,86
ADMINISTRACIÒN DE LOS RECURSOS
1,54 5.13 1,97 6.56 0,53 1.79 4,05
COMPETENCIA PROFESIONAL 1,18 3.93 0,87 2.93 0,37 1.23 2,43
ASIGNACIÒN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
1,36 4.53 0,73 2.46 0,32 1.09 2,43
ÒRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
1,20 3.99 0.69 2.33 0,53 1.76 2,43
EVALUACIÓN DE RIESGOS 6,92 % 8,14 % 4,87 % 20 34.69 40.80 24.50
PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
2,23 11.20 2,48 12.44 1,42 7.15 6,15
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 2,08 10.40 2,53 12.64 1,53 7.7 6,15
VALORACIÓN DE RIESGOS 1,65 10.40 1,79 12.64 1,16 7.7 6,15
RESPUESTA AL RIESGO 0,96 4.8 1,34 6.69 0,76 3.85 3,08
ACTIVIDADES DE CONTROL 8,83 % 5,85 % 5,18 % 20 44.42 29.44 26.13
PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN
0,59 2.95 0,33 1.65 0,25 1.24 1,18
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
0,35 1.8 0,49 2.45 0,32 1.59 1,18
COSTO BENEFICIO 0,43 2.2. 0,39 1.95 0,34 1.74 1,18
CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS
1,47 7.35 0,72 3.65 0,74 3.69 2,94
VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES
0,52 2.65 0,32 1.6 0,32 1.59 1,18
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 0,47 2.35 0,42 2.15 0,27 1.39 1,18
RENDICIÓN DE CUENTAS 0,96 4.8 0,37 1.9 0,42 2.14 1,76
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
0,64 3.25 0,26 1.35 0,26 1.34 1,18
REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
0,61 3.05 0,27 1.35 0,29 1.44 1,18
31
CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
2,79 14 2,28 11.4 1,97 9.89 7,06
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
6,61 % 4,22 % 4,04 % 15 44.41 28.38 27.18
FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
0,62 4.13 0,36 2.46 0,51 3.39 1,5
INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD
0,67 4.53 0,39 2.59 0,42 2.86 1,5
CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN
0,75 4.99 0,34 2.33 0.40 2.66 1,5
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
0,53 3.59 0,55 3.66 0,41 2.73 1,5
FLEXIBILIDAD AL CAMBIO 0,23 1.59 0,30 1.99 0,20 1.39 ,75
ARCHIVO INSTITUCIONAL
1,10 7.39 0,61 4.13 0,52 3.53 2,25
COMUNICACIÓN INTERNA 1,07 7.19 0,60 4.06 0,56 3.79 2,25
COMUNICACIÓN EXTERNA 1,01 6.79 0,62 4.13 0,61 4.06 2,25
CANALES DE COMUNICACIÓN 0,63 4.26 0,45 2.99 0,41 2.73 1,5
SUPERVISION 6,78 % 4,12 % 4,04 % 15 45.32 27.59 27.06
ACTIVIDADES Y PREVENCION DE MONITOREO
1,89 12.66 0,91 6.06 0,93 6.26 3,75
SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
2,56 17.13 1,44 9.66 1,60 10.73 5,63
COMPROMISO DE MEJORAMIENTO
2,33 15.53 1,77 11.86 1,51
10.13 5,63
5.6 FORTALEZAS, DEBILIDADES Y RECOMENDACIONES
De la revisión y análisis efectuado a la información recopilada sobre el SCI del
Fuero Militar Policial, se obtuvo un conjunto de FORTALEZAS Y DEBILIDADES
DEL SCI en operación, siendo especialmente éstas últimas las que podrían
conllevar a que se concreten riesgos u eventos negativos que no permitan a la
Institución cumplir con sus objetivos y por ende con su misión.
32
5.6.1 Ambiente de control
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Filosofía de la dirección
Se oficializó el Acta de compromiso con sus respectivos miembros, se aprobó el Reglamento del Comité de Control y el cronograma de actividades del Comité del Control Interno presidido por el MAG FAP Giles Ferrer Arturo, dando cumplimiento a las disposiciones y lineamientos de la Contraloría General de la Republica
Se envió al Presidente del Fuero Militar Policial el Informe Nª 01-TSMP/CCI, de fecha 13 de abril de 2015 informando las actividades de sensibilización del SCI realizadas en los Tribunales del interior.
Con Oficio Nª 09-2015/TSMP –S.V del 04-02-2015 se remitió al Presidente del Fuero Militar Policial, el contenido de las exposiciones, encuestas y plan de capacitación a realizarse por el Comité de Control Interno del Fuero Militar Policial bajo la Dirección de su Presidente el MAG FAP, Arturo, Giles Ferrer.
Se realizó la capacitación al personal directivo sobre las Normas de Control Interno y la Guía para la implementación del SCI de Febrero a marzo del 2015.
En el Tribunal Superior Militar Policial del Oriente, se realizó: Exposición de sensibilización sobre la implantación e implementación del Sistema de Control Interno en el Fuero Militar Policial, realizada entre los días 12 y 13 de febrero del 2015, en la sala de audiencias del Tribunal, con la asistencia de 32 personas, entre Oficiales, Supervisores, Superiores, Técnicos y Sub Oficiales de las FFAA y PNP que laboran en esta sede, trabajo grupal aplicativo para identificar los tipos de control a emplearse (previo, Simultaneo y Posterior), encuestas sobre los 5 componentes para la implementación del SCI en el Fuero Militar Policial, firma del Acta de constatación de la charla de Sensibilización del SCI.
En el Tribunal Superior Militar Policial del Norte: Exposición de sensibilización sobre la implantación e implementación del Sistema de Control Interno en el Fuero Militar Policial, realizada entre los días 17 y 18 de febrero del 2015, en la Sala de Audiencias de la Escuela de Post-Grado de la Universidad Pedro Ruiz Gallo de Lambayeque, con la asistencia de 40 personas, entre Oficiales, Supervisores, Superiores, Técnicos y Sub Oficiales de las FFAA y PNP que laboran en esta sede, trabajo grupal aplicativo para identificar los tipos de control a emplearse (previo, Simultaneo y Posterior), encuestas sobre los 5 componentes para la implementación del SCI en el Fuero Militar Policial y firma del Acta de constatación de la charla de Sensibilización del SCI.
En el Tribunal Superior Militar del Sur Oriente (CUSCO): Exposición de sensibilización sobre la implementación, importancia de cada uno de los componentes del Sistema de
Poca predisposición del personal para colaborar con la sensibilización, en el sentido que no lo consideran siquiera un tema medianamente importante. Concretamente, lo consideran como de última prioridad.
Resistencia en conocer el contenido y la importancia del Sistema de Control Interno, debido a los parámetros de control ya establecidos y al esquema mental resistente al cambio.
Falta de personal capacitado para realizar la difusión del sistema de control Interno de una manera agresiva hasta SCI como una verdadera herramienta de gestión para el FMP.
Se requiere un presupuesto, que se encuentre destinado exclusivamente a la ejecución e actividades de sensibilización.
1. Realizar periódicamente charlas al personal sobre Control Interno, así como fortalecer el compromiso que debe existir con la institución para la mejora continua y el logro de los objetivos.
2. Difusión permanente del SCI por diferentes vías de comunicación y en las formas más simples para que pueda ser aprehendido por el personal.
3. Desarrollar procedimientos
documentados por medio de los cuales la Dirección reconozca los aportes y sugerencias que el personal pueda realizar para mejorar el desarrollo de las actividades; estos procedimientos deberán estimular que todos los trabajadores se sientan en confianza y tengan una actitud proactiva respecto del control interno; asimismo, dichos procedimientos deberán incluir canales formales que permitan recoger los aportes del personal.
4. Realizar el seguimiento sobre la
implementación de las recomendaciones que realice cualquier órgano de control que supervisa al FMP, asimismo, se deberá clasificar las recomendaciones que correspondan a la mejora del SCI.
5. Organizar y ejecutar actividades de
integración entre el personal de las áreas y unidades organizacionales del FMP, con el fin de articularlos en un equipo.
33
Control Interno en el Fuero Militar Policial, realizada entre los días 26 y 27 de febrero del 2015, en las instalaciones del Tribunal con la asistencia de 45 personas, entre Oficiales, Supervisores, Superiores, Técnicos y Sub Oficiales del Ejército y la PNP, trabajo grupal aplicativo para identificar los tipos de control a emplearse (previo, Simultaneo y Posterior), encuestas sobre los 5 componentes para la implementación del SCI en el Fuero Militar Policial y firma del Acta de constatación de la charla de Sensibilización del SCI.
En la Sede del Tribunal Superior Militar del Sur (AREQUIPA): Exposición de sensibilización sobre la implementación, importancia de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno en el Fuero Militar Policial, realizada entre los días 05 y 06 de marzo del 2015, en las instalaciones del Tribunal con la asistencia de 65 personas, entre Oficiales, Supervisores, Superiores, Técnicos y Sub Oficiales del Ejército y la PNP que laboran en esta sede. trabajo grupal aplicativo para identificar los tipos de control a emplearse (previo, Simultaneo y Posterior), encuestas sobre los 5 componentes para la implementación del SCI en el Fuero Militar Policial del Acta de constatación de la charla de Sensibilización del SCI.
En la Sede de la Vocalía Institucional de la Fuerza Aérea, Exposición sensibilización sobre la implementación, importancia de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno en el Fuero Militar Policial, realizada el día lunes 23 de marzo del 2015, en las instalaciones de dicha Vocalía, con la asistencia de 31 personas, entre Oficiales Técnicos y Sub Oficiales que laboran en esa sede, trabajo grupal aplicativo para identificar los tipos de control a emplearse (previo, Simultaneo y Posterior), encuestas sobre los 5 componentes para la implementación del SCI en el Fuero Militar Policial, firma del Acta de Constatación de la charla de Sensibilización del SCI.
En la Sede de la Vocalía Institucional de la Marina de Guerra: Exposición de sensibilización sobre la implementación, importancia de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno en el Fuero Militar Policial, realizada el día lunes 30 de marzo del 2015, en las instalaciones de dicha Vocalía, con la asistencia de 26 personas, entre Oficiales, Técnicos y Oficiales de mar que laboran en esa sede, trabajo grupal aplicativo para identificar los tipos de control a emplearse (previo, Simultaneo y Posterior), encuestas sobre los 5 componentes para la implementación del SCI en el Fuero Militar Policial.
En la Sede del Tribunal Supremo dirigido a las Vocalías Institucionales del Ejército y PNP: Exposición de sensibilización sobre la implementación, importancia de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno en el Fuero Militar Policial, realizada el día miércoles 01 de abril del 2015, en el auditorio de este Supremo Tribunal, con la asistencia de 25 personas de la Vocalía del Ejercito y 31 personas de la Vocalía de la PNP, entre Oficiales, Supervisores, Técnicos y sub-oficiales que laboran en sus sedes correspondientes, trabajo grupal aplicativo
34
para identificar los tipos de control a emplearse (previo, Simultaneo y Posterior), encuestas sobre los 5 componentes para la implementación del SCI en el Fuero Militar Policial y firma del personal asistente a la charla de Sensibilización del SCI
Se solicitó al Presidente del FMP con Oficio Nª 08-2015/TSMP-S.V del 29-01-2015 un Curso de capacitación para los integrantes del Comité de Control Interno en la Contraloría de la Republica los meses febrero, y marzo sobre Marco Normativo- Implementación, con la asistencia y aprobación de los participantes
En el Tribunal Supremo Militar. Se realizó charlas de sensibilización sobre la implementación, importancia de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, realizada al personal militar y civil 20-04-2015 a un numero de 47 encuestados
Con Oficio Nª 19-2015/TSMP-S.V del 14-04-2015 se solicita al Director Ejecutivo la difusión a través del Portal Web las actividades realizadas por el Comité del Control Interno
Con Memorándum Nª 38-2015-TSMP-SV del 16-09-2015, se remitió a Relaciones Públicas información relacionada con la sensibilización a efectos que sea difundida vía Outlook
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Integridad y valores Las decisiones sobre sanciones
disciplinarias están reguladas s o b r e la
base de dispositivos legales externos. Sin
embargo se encuentran normas internas
que regulan el comportamiento del
magistrado militar en el desarrollo de sus
funciones, así como un manual de ética de
los integrantes del FMP
Exposición en el Tribunal Superior Militar Policial del Oriente (Iquitos), Tribunal Superior Militar Policial del Norte (Chiclayo), Tribunal Superior Militar del Sur Oriente (CUSCO) Sede del Tribunal Superior Militar del Sur (AREQUIPA), Vocalía Institucional de la Fuerza Aérea, Sede de la Vocalía Institucional de la Marina de Guerra Sede del Tribunal Supremo dirigida a las Vocalías Institucionales del Ejército y PNP Exposición sobre “ética y valores” que deben prevalecer en cada uno de los trabajadores del Fuero Militar Policial. (Aspectos éticos, disciplinarios de la Ley de Ética del Funcionario Público).
Difusión de mensajes de ética a través del
Outlook.
No se han reglamentado las
normas externas con
procedimientos acorde a las
necesidades de la Entidad
No se evidencia normativa
interna que regule el
conocimiento, difusión y
sensibilización del personal
del FMP en relación con los
valores contenidos en el
Reglamento de la Ley de
Bases de la Carrera
Administrativa y de
Remuneraciones (DS N° 005-
90- PCM), Decreto de
Legislativo N° 276, Ley del
Código de Ética de la Función
Pública (Ley N° 27815) y
Reglamento de la Ley del
Código de Ética de la
Función Pública
Si bien cuenta con dispositivos legales externos, existe una debilidad normativa de la institución al carecer de un reglamento de medidas disciplinarias internas en lo que corresponde a faltas éticas y en los valores
El Fuero Militar Policial no tiene aprobados sus valores institucionales en Resolución
6. Implementar la Directiva que adecua la Ley de ética del Funcionario Público donde se especifique los valores, principios, deberes y prohibiciones que rijan la conducta institucional, de todo el personal del FM, los cuales deben estar alineados a los valores contenidos en la Ley de Ética del funcionario público y normas institucionales, el Reglamento de la ley de carrera administrativa (DS N° 005- 90-PCM), Decreto de Legislativo N° 276, Ley del Código de Ética de la Función Pública (Ley N° 27815) y Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública (Decreto Supremo N° 033-2005-PCM), Ley del Régimen Disciplinario de las Fuerzas Armadas y de la PNP, así como con los documentos de gestión.
7. Se debe establecer un cronograma de charlas y conferencias sobre la difusión de la ética y valores, mediante charlas y talleres (campañas disciplinarias), la Ley del Código de Ética de la Función Pública (Ley N° 27815) y Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública (Decreto Supremo N° 033-2005- PCM), Ley del Régimen Disciplinario de las FFAA y de la PNP.
8. Publicar en la página. Web y mediante afiches, trípticos, dípticos, u otros, los valores institucionales del FMP,
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alguna, no obstante ha sido aprobado por el Consejo Ejecutivo.
previamente establecidos y aprobados por Resolución correspondiente.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES Administración Estratégica
Cuenta los a l g u n o s planes que hacen viable la gestión administrativa y judicial. Sin embargo falta implementar algunos planes necesarios, como herramientas de gestión.
De la revisión de los documentos se ha
podido evidenciar que los objetivos operativos
institucionales y acciones estratégicas que
establece el POI deben ser más concretos y
objetivos, pasibles de ser medidos.
La seguridad de las instalaciones se encuentra
a cargo del personal de Técnicos y Sub
Oficiales así como del personal de tropa, sin
embargo no se cuenta con Directivas que
regulen planes de contingencia así como la
seguridad de las instalaciones, armamento e
ingreso y egreso del personal extra FMP.
La falta de implementación del PEI, no permite conocer nuestra visión a corto mediano y largo plazo y dar respuesta apropiada los desafíos. El planeamiento estratégico es el motor de la sinergia, pues sin planeamiento y sin estrategias se corre el riesgo de realizar esfuerzos improductivos y quizás, hasta innecesarios, dilapidando recursos y tiempo, y demorando en forma consecuente el logro de los objetivos que nos planteemos.
La Falta del MAPRO, no permite realizar el mapeo de los procesos y sus criticidad a efectos de implementar los controles necesarios
El ROF, MOF, se encuentran desactualizados.
No Cuentan con indicadores que permiten medir el grado de cumplimiento de los objetivos.
El no contar con planes de contingencia ni Directivas que regulen la seguridad de las instalaciones y el armamento de manera adecuada y de acuerdo a nuestra realidad puede generar una consecuencia muy negativa para el Fuero Militar Policial.
9. Implementar del PEI el mismo
que debe encontrarse alineado en sus objetivos institucionales y diseñar una metodología que permita evaluar el cumplimento de los objetivos dentro de los plazos establecidos
10. Implementar el Manual de Procesos, en adelante MAPRO de la Entidad que nos permita establecer los procesos e identificar su importancia y clasificación en función de los riesgos que se presenten. Asimismo el MAPRO, deberá diseñarse en base a flujogramas, con la finalidad de no omitir detalles importantes de un proceso.
11. Replantear los Objetivos establecidos en el POI con criterios más objetivos e Implementar indicadores que permitan medir el grado de cumplimiento de objetivos a efectos de poner en conocimiento de cada integrante del FMP/TSM/Dirección/Jefatura l a relación existente entre el cumplimiento de sus funciones y el nivel de contribución al logro de cada indicador, tanto general como del área. Ello contribuirá a que los indicadores sean alcanzados con mayor eficacia y eficiencia en razón al conocimiento de cada integrante del FMP/TSM/Dirección/Jefatura sobre el logro de los mismos.
12. Replantear el ROF, las funciones y atribuciones específicas del Secretario General del FMP, así como las funciones específicas de cada una de las oficinas, considerando los perfiles requeridos para cada una de ellas considerando la segregación de funciones
13. Establecer en el MOF y el
perfil del encargado de archivos y demás oficinas.
14. El Presidente del FMP deberá disponer que el Departamento de Seguridad realice los planes de contingencia: contra incendio, plan de defensa del FMP, Plan
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de Sabotaje, así como la Directiva que regule adecuadamente el ingreso y egreso del personal extra FMP especialmente los fines de semana y estos planes deberán ser acorde a la realidad del Fuero, asimismo se deberá asignar un responsable para ello.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Administración de los recursos humanos
Se cuenta con Directivas que establecen lineamientos sobre el régimen y el control de asistencia.
Coexisten en el FMP diferentes regímenes especiales cuyo tratamiento se realiza con la normativa externa
El FMP. Es un Órgano Autónomo suigeneris en el tratamiento laboral del personal, considerando que en su composición y estructura hay personal militar que corresponde a cada una de sus instituciones de origen, siendo esta la que asume su remuneración.
El no adecuar normas internas relacionadas con Recursos Humanos a la realidad del FMP se hará dificultoso el tratamiento laboral y disciplinario del personal militar y civil, generando pérdida de tiempo y personal
El no tener actualizadas la normativa interna de acuerdo a los lineamientos de SERVIR, genera conflictos normativos y por ende puede acarrear la vulneración de derechos laborales, asimismo genera que el personal no calificado para una determinada labor realice labores no acordes a su perfil.
Es una debilidad que el FMP no cuenta con personal propio sino en su gran porcentaje con personal de diferentes Institutos Armados y la Policía Nacional lo cual genera que el manejo directo de ese personal corresponde a esos Institutos Armados y a la PNP mas no al FMP, lo que puede acarrear la ausencia repentina del mencionado personal
Es una debilidad que el FMP realice contratación de personal por Locación de Servicios, estando prohibida esa modalidad de contratación por disposición expresa del ARTICULO SEXTA.- Precisiones
19. Se debe realizar las acciones necesarias, ya sea presupuestarias, logísticas etc. a fin de convocar a personal dentro de un régimen laboral idóneo que coadyuve con la estabilidad laboral del trabajador así como con el crecimiento del personal en el FMP lo que permitirá que el FMP tenga personal propio que sirva de contingencia ante los cambios repentinos del personal militar a sus unidades de origen
20. Realizar la implementación de la normativa interna en función de los lineamientos de SERVIR a efectos de considerar el perfil idóneo para el personal que labora en el FMP incluido el personal de confianza
21. Designar a un personal idóneo para la
confección de planillas así como normas las funciones del vocal de cuentas
22. Aplicar un estudio de clima laboral que
permita, de ser necesario, realizar los ajustes para mejorar el clima laboral del FMP.
23. Hacer una evaluación de las
modalidades de contratación de personal a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley Servir y su Reglamento, sobre la contratación por Locación de Servicios
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Estructura Organizacional
Las normas relacionadas con este componente se encuentran implementadas pero muchas de ellas desactualizadas.
La falta de actualización del MOF, ROF y otras normas internas, no permite la coherencia entre lo establecido y la realidad
El MOF al no determinar las funciones de todas las Unidades Orgánicas, no se conoce con precisión las funciones específicas, las mismas que son muy necesarias para la delimitación de tareas y
responsabilidades (Ejm Archivo
Institucional). El hecho de no establecer las
funciones y atribuciones especificas generan acciones de discrecionalidad y de libre albedrio que podrían vulnerar derechos del personal
15. Realizar una permanente actualización normativa, de acuerdo a los parámetros normativos generales y lineamientos vigentes.
16. Revisar si lo establecido en el
MOF, concuerda con el número de Unidades Orgánicas que existen en el FMP a efectos de incluirlos
17. Difundir adecuadamente los
cambios realizados en la estructura organizacional de manera que sean entendidos por los trabajadores.
18. Considerar en el ROF, las
funciones y atribuciones especificas así como el perfil del cargo, del encargado de la Oficina de Archivos
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de la locación de servicios, de las DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES del D.S. Nº 040 - 2014 - PCM : "..Las entidades sólo pueden contratar a personas naturales bajo la figura de Locación de servicios prevista en el artículo 1764 del código civil y sus normas complementarias, para realizar labores no subordinadas, bajo responsabilidad del titular...”.
24. Implementar Oficina de asistencia al
personal que cumple servicio militar, de acuerdo a la Ley 29248 y su Reglamento
5.6.2 Evaluación de Riesgos
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Competencia profesional
Los d o c u m e n t o s señalados en la concordancia normativa establecen la denominación, clasificación, tipo, nivel, no establecen los requisitos mínimos, ni perfiles entre otros (Cuadro de Asignación de Personal, Clasificador de Cargos del FMP, Manual de Organización y Funciones) no se ha incluido otros aspectos que permitan definir con mayor precisión las competencias profesionales requeridas, tales como habilidades o rasgos de personalidad necesarios, incluyendo al Personal Directivo.
No se ha podido evidenciar que se aplique una gestión por competencias, es decir no se obtuvo evidencia que permita afirmar que se administra las habilidades, valores y actitudes del personal a través de capacitación y evaluaciones.
25. Formular una política de competencias (requisitos de conocimiento, experiencia, destrezas, habilidades, valores y actitudes); dichos lineamientos deberán ser el insumo para establecer las políticas de selección, inducción, capacitación y evaluación del desempeño del personal incluido el personal de confianza
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Asignación de autoridad y responsabilidad
La asignación de autoridad para los directivos se encuentra en el MOF y de dicho documento deriva sus responsabilidades.
No se ha establecido la norma interna que regule la asignación de responsabilidades a cada uno de los trabajadores, independientemente del régimen laboral al que pertenezcan
26. Implementar la Directiva de asignación de funciones y responsabilidades de manera específica a nivel cargo y puesto de trabajo, a efectos de delimitar responsabilidades en las áreas del FMP
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Órgano de Control Institucional
El OCI de la Entidad, tiene facultades establecidas por Ley
Carece de personal suficiente, para cumplir adecuadamente su labor.
27. Que, previos las acciones correspondientes, se contrate personal idóneo
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
ad
Administración de riesgos
La presencia del OCI en la Institución hace posible la
El no contar con un instrumento y/ método que nos permita evaluar los riesgos hace posible la obstaculización
Se deberá desarrollar un Plan integral de actividades que comprenda: la identificación,
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5.6.3 Actividades de Control
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Autorización y aprobación
La entidad cuenta con documentos normativos que regulan los procedimientos de autorización y aprobación de
acuerdo a lo mencionado en la concordancia normativa
No se ha implementado Manual de Procesos
El TUPA se encuentra desactualizado por lo que no se pueden hacer cobros de
28. Implementar el Manual de Procesos
con la metodología de flujogramas
29. Determinar a partir del Mapeo de Procesos, que tipo de procesos requieren por su importancia
autorización y aprobación, a afectos de
implementar y mejorar controles
evaluación de riesgos en el Control Posterior, ex post facto
La Entidad ha establecido Directivas internas para regular algunas normas de carácter general de acuerdo, estableciendo procedimientos que permitan un control de riesgos genérico, sin embargo es conveniente implantar un método para evaluación de riesgos de todos los procesos en la Entidad
del cumplimiento de las metas y objetivos de manera integral
La Entidad no ha establecido y difundido lineamientos y políticas para la administración de riesgos
La Entidad no ha establecido los niveles de tolerancia al riesgo
análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo o documentación de los riesgos. Dicho plan deberá dar respuesta, entre otros, a lo siguiente:
¿Cuándo se va a empezar a administrar los riesgos de manera integral y formal en la Entidad?,
¿Quiénes van a participar directamente en el proceso de administración de riesgos?, Pero como cuestión previa debe haber un manual de procesos aprobado.
¿Cuándo van a realizarse las capacitaciones necesarias para una adecuada administración integral de riesgos?
Estos deberán considerar la definición de:
Metodología: que incluye los métodos, herramientas y fuentes de información a utilizarse para realizar la gestión de riesgos.
Roles y responsabilidades: definición del líder y miembros de equipo para cada tipo de actividad del plan de gestión de riesgos, asignación de personas a cada rol y determinación de sus responsabilidades.
Presupuesto: Asignación de recursos y estimación de costos.
Periodicidad: Definición de en qué momento y con qué frecuencia se realizará el proceso de gestión de riesgos durante la implementación; así como el establecimiento de las actividades a incluirse en el cronograma de trabajo.
Matriz de ponderación (probabilidad e impacto): Priorización de los riesgos en función a la probabilidad de ocurrencia e impacto en caso de ocurrencia.
Criterios de evaluación del riesgo: Decidir los criterios operativos, técnicos, regulatorios, legales, financieros, sociales, etc., con los cuales se evaluará el riesgo.
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El TUPA establece los mecanismos de autorización y
aprobación tanto en los
procedimientos internos como en los administrativos
Las distintas directivas con las que cuenta el FMP, de igual manera, regulan la
autorización y aprobación en
otros procesos y actividades
procedimientos no aprobados por dicha norma.
30. Instaurar una oficina de Planeamiento
dentro del cual la de Racionalización; la
misma que se encargue de implementar, modificar, actualizar toda la documentación relacionada con la
gestión del FMP
31. Actualizar el TUPA de acuerdo a la
Ley 27444 Articulo 38.2 “Cada 2 (dos)
años, las entidades están obligadas a
publicar el íntegro del TUPA”
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Segregación de funciones
Las distintas directivas con las que cuenta el FMP, regulan procedimientos diversos donde implícitamente se
determina la segregación de
funciones, sin embargo ésta
no se encuentra
explícitamente regulada.
No se ha efectuado una evaluación que permita identificar si dentro de los procesos, actividades y tareas que se desarrollan en el FMP se cumple con una adecuada segregación de funciones o por el contrario existen incompatibilidad de funciones, es decir funciones que permiten a una sola persona tener el control completo de un proceso o transacción, supervisiones ejercidas por el mismo que efectúa la transacción o proceso, autorización de otro empleado calificado e independiente, en los procesos y transacciones realizadas en la Institución, Procedimientos ineficientes que impiden un adecuado control dual
Es una debilidad que una misma persona realice funciones de varias oficinas, mesa de partes, biblioteca, boletines judiciales, archivo general, registro central de condenas, asuntos generales y la oficina de transparencia y acceso a la información pública. Se requiere especificar las funciones de cada una de estas oficinas y la responsabilidad directa de la Jefatura.
32. Realizar un análisis de los riesgos en los procesos de las áreas que permita identificar aquellos que están especialmente expuestos a riesgos de error o fraude por parte de quienes participan y por ende no existe una adecuada segregación de funciones en los procesos considerados expuestos a riesgos de error o fraude.
33. Identificar las actividades y tareas que se realizan en las áreas de la institución y evaluar si existen funciones incompatibles que no permitan realizar una adecuada segregación de funciones. Las actividades, transacciones y tareas que serán evaluadas son productos de funciones de:
Autorización
Procesamiento
Revisión
Control
Custodia
Registro de operaciones
Archivo de la documentación
FORTALEZAS
DEBILIDADES
RECOMENDACIONES
Evaluación Costo Beneficio
No registra No se ha podido evidenciar que el FMP cuente con lineamientos documentados que definan de manera integral cómo realizar el análisis costo/beneficio antes de tomar la decisión de implementar controles para los procesos críticos
34. Establecer y difundir los lineamientos para realizar el análisis costo-beneficio de forma estandarizada, previo a la decisión sobre la implementación de controles en los procesos críticos, con la finalidad de garantizar que dicha decisión no afecte la eficiencia de la organización. Dichos procedimientos deberán contemplar, entre otros, lo siguiente:
35. Identificar y cuantificar los costos y beneficios de implementar los controles.
36. Cuantificar los beneficios de cada control clave.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Controles sobre acceso a recursos o archivos
Este Sub componente se encuentra implementado en normas internas
El dispositivo “Gestión Fuero
Militar Policial” regula
información general más no
37. Realizar la actualización periódica de
la normatividad interna, con el ánimo de
mejorar los controles considerando la
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El FMP cuenta con controles sobre el acceso a recursos o archivos, quedando evidenciado en registros.
específica, que especifique
procedimientos concretos de acuerdo a la realidad y necesidad del FMP.
clasificación de la información siendo
que a mayor importancia se debe implementar controles consistentes y
eficaces, además de haberse constatado
de acuerdo a la concordancia normativa
que la mayoría de las Directivas se
encuentran desactualizadas desde el 2012 y 2013 hasta la fecha.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Verificaciones y conciliaciones
El FMP cuenta con órganos de control a través de la Inspectoría y del OCI, Asimismo las áreas ejecutoras cuentan con Directivas y procedimientos para algunos de sus procesos mencionados en el presente informe
El FMP cuenta con el TUPA desactualizado.
No se encuentra implementado el MAPRO
No se identificó cada uno de los procesos existentes a fin de determinar los controles de verificación y conciliación que especifiquen el correcto procedimiento a seguir en las actividades, responsabilidades y flujos de los procesos de verificaciones y conciliaciones.
38. Implementar el MAPRO, el mismo que servirá para establecer los criterios que guíen las verificaciones y conciliaciones que se vienen realizando en el FMP.
FORTALEZAS DEBILIDADES ASPECTOS A SER MEJORADOS
Evaluación de desempeño
El PEI establece los objetivos estratégicos institucionales,
indicadores y metas anuales
Si bien es cierto que el PEI, regula las acciones estratégicas
indicadores y metas, no ha establecido cual es la metodología de medición de
esos indicadores a efectos de determinar resultados del desempeño en base a plazos.
39. Implementar el método o técnica de
medición de resultados de desempeño a
efectos de conocer el rendimiento y en base a ello mejorar
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Rendición de cuentas El FMP, cuenta con Directivas
que regulan procedimientos específicos de disposición económica en la que se establecen rendición de cuentas, de acuerdo a lo mencionado en la concordancia normativa.
La rendición de cuentas se limita al pago de viáticos caja chica y algunos aspectos económicos pero no regula la rendición de cuentas por el uso de bienes del Estado.
40. Implementar el Manual de Procesos,
documento que permitirá realizar el
mapeo de procesos para Identificar los demás procesos que requieran se realice la rendición de cuentas a efectos que los mencionados procesos estén implementados de controles adecuados.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Documentación de procesos actividades y tareas
Hay Procesos que se encuentran implementados, con procedimientos establecidos. Sin embargo no están implementados los controles de procesos donde
se establezca la descripción de
los hechos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su
corrección y el responsable.
Asimismo
Hay procesos realizados por personas que no tienen la competencia ni la legitimidad para ello por ejemplo la Psicóloga de Recursos Humanos realiza las planillas, así como el Director Ejecutivo es parte de todos los procesos
Los Procesos no están diagramados con sus respectivos flujos, lo que genera un nivel de desorden en los procedimientos que no permite identificarlos
No se cuenta con un mapa de procesos que identifique aquellos de carácter estratégico, operativo, misional o de apoyo
No se ha identificado los procesos críticos del FMP
41. Realizar el Manual de Procesos considerando lo siguiente:
Lineamientos para la elaboración de diagramas de flujos o narrativas de procesos y subprocesos. Estos documentos deberán indicar los riesgos y controles de las actividades o tareas, así como especificar la responsabilidad de la ejecución y autorización de transacciones.
Elaboración de plantillas de evaluación de la segregación de funciones en cada proceso crítico.
Lineamientos para la identificación de procesos críticos.
Elaborar el correspondiente Mapa de Procesos que permita clasificar los procesos en estratégicos, misionales y de apoyo.
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de contratación, las bonificaciones se vienen pagando al contado directamente al personal beneficiado.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Revisión de procesos actividades y tareas
No registra No se pudo identificar una práctica formal y documentada sobre la revisión de los procesos para mejorar y hacer más eficientes las actividades.
42. Establecer una política documentada que establezca la revisión periódica y correspondiente actualización de los documentos técnicos normativos con el apoyo de todas las unidades orgánicas y con la finalidad de implementar mejoras que se considere necesarias, buscando la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES Controles para las tics
Este aspecto de control se encuentra regulado en el FMP a través de la documentación interna mencionada en la parte pertinente de concordancia normativa
Fortalecimiento de los controles ya implementados y de los códigos de seguridad informática y de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información.
43. El área que se encarga de gestionar los sistemas y las tecnologías de la información y las telecomunicaciones debe consultar regularmente a los usuarios sobre las necesidades e insatisfacciones con el fin de proponer mejoras o nuevas soluciones en el corto, mediano y largo plazo.
5.6.4 Información y Comunicación
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES Funciones y características de la información
Este subcomponente se encuentra implementado, considerando que tanto el SIJUMP y el Outlook cumplen la función de canalizar la comunicación externa e interna respectivamente
Sin embargo no se cuenta con el libro de reclamaciones de acuerdo al Decreto Supremo Nº 042-2011-PCM
No se registra
El no contar con el libro de reclamaciones hace posible que el Fuero Militar Policial no conozca las debilidades internas que podrían tener una solución directa por la Institución evitando denuncias por incumplimiento de normas
44. Implementar el libro de reclamaciones, mediante aprobación de Consejo Ejecutivo por la norma correspondiente así como el procedimiento a seguir en caso de reclamos y el responsable de monitorizarlo
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Información y responsabilidad
Se encuentra implementado el sistema de información y responsabilidad de los diferentes accesos a la información de acuerdo a las políticas establecidas para el uso de información y correo electrónico.
Es una debilidad que la Directiva para normar los procedimientos archivísticos del Acervo Documental administrativo y Judicial de las Oficinas de Gestión se encuentre en Proyecto.
45. Aprobar la Directiva que regula los procedimientos archivísticos del Acervo Documental administrativo y Judicial de las Oficinas de, asimismo realizar una permanente actualización de los controles existentes a efectos de minimizar riesgos.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Calidad y suficiencia de la
información
Norma interna que adecua las
Disposiciones de la Norma
Técnica Peruana NTP-ISO/IEC
17799:2007 EDI”.
No Se ha implementado un Plan Operativo Informático
46. Debe implementarse un Plan Operativo Informático, considerando que el manejo de la información es de suma importancia en la Institución.
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FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Sistemas de información
Este aspecto se encuentra implementado adecuadamente. Sin embargo faltaría brindar a través de estos sistemas estados de situación económica contable y financiera, por periodos y expuestos comparativamente
La información difundida vía página web, se encuentra desactualizada
47. Se debe implementar el Plan Operativo Informático, documentar el plan de contingencia de los sistemas de funcionamiento permanente.
48. Actualizar la página web, con la información que corresponda a una adecuada gestión de recursos
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES Flexibilidad al cambio
Esta norma se encuentra implementada
La norma interna que adecua las disposiciones de la Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2007 se encuentra desactualizada
La información de la página web se encuentra desactualizada
49. Los sistemas de información deben estar alienados con los procesos más importantes de la Entidad, con el fin de que se responda con rapidez al cambio normativo y tecnológico, demandas de ciudadanos, reclamos opiniones, necesidades, para lo cual los sistemas de información deben revisarse periódicamente con el fin de detectar deficiencias
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Archivo
Institucional
El Proyecto de Directiva para normar los procedimientos archivísticos del Acervo Documental administrativo y Judicial de las Oficinas de Gestión
Se cuenta con una unidad de administración de archivos
El ROF de la Entidad no establece las funciones del Archivo sólo menciona que el Secretario General es el encargado de conducir las actividades del Archivo General. El personal que trabaja en el Archivo no se encuentra capacitado
50. La Directiva mencionada debe establecer procedimientos y políticas para la conservación y mantenimiento de los archivos electrónicos, magnéticos y físicos, ya que estas sirven de evidencia de la gestión y permiten la rendición de cuentas
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Comunicación interna
Esta norma se encuentra implementada. Existe una correcta interacción entre el personal de la Entidad.
El flujo de mensajes que fluye hacia abajo y arriba a través del (Outlook)
No registra 51. Se debe ir mejorando gradualmente el plan de comunicación interna de acuerdo a los cambios que se presenten
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Comunicación externa
Esta norma se encuentra implementada regularmente de acuerdo a lo mencionado en la concordancia normativa. Asimismo, algunos lineamientos se encuentran en proyecto para su aprobación
Los voceros de la comunicación externa se encuentran plenamente identificados
Algunas Directivas se encuentran en nivel de proyecto para su aprobación, de acuerdo a lo mencionado en la concordancia normativa
No se han establecido lineamientos para la redacción de los documentos administrativos (formas)
52. Contar con un mecanismo de control de redacción para él envió de documentos institucionales
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Canales de comunicación
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Esta norma se encuentra implementada, porque se cuenta con canales de comunicación a través de las vías mencionadas en la concordancia normativa
No registra 53. Si bien es cierto que el diseño de canales de comunicación contribuye con el control de cumplimiento del POI, al control de personal y la ejecución de procesos actividades y tareas, se debe mejorar su calidad y su eficacia
5.6.5 Supervisión
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Actividad de prevención y
monitoreo
El FMP, cuenta con el Órgano de Control Institucional, cuyas facultades derivan de la Ley de Organización y Funciones Ley N° 29182, modificatorias Ley N° 1096 y Ley N° 29955, Titulo VI- Capitulo II, establece como uno de los órganos de control al Órgano de Control Institucional, de acuerdo a lo establecido en la concordancia normativa. Sin embargo este Órgano de Control interviene ex -post facto.
Carece de una metodología para llevar a cabo actividades de prevención y monitoreo.
54. Establecer mecanismos de supervisión, con el formato del informe que se debería realizar para el monitoreo del proceso, la frecuencia que se monitorea y las personas responsables de realizarlo
55. Desarrollar matrices de procesos, riesgos, causas, efectos y control para todos los procesos, especialmente para los procesos críticos de la Institución Para ello se deberá realizar Diagramas de flujos de los procesos, reportes de indicadores
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Actividades de seguimiento de resultados
De acuerdo a lo mencionado en la concordancia normativa, la labor de seguimiento lo realizan la OCI y la Inspectoría de la Entidad, cada uno en el ámbito de su competencia
La Entidad No cuenta con una Directiva de Monitoreo y Evaluación de los Planes Institucionales y Presupuestales
56. Generar un formato computarizado de reporte de deficiencias de cada procesos actividad o tarea
57. El reporte de deficiencias provee
información para la mejora continua de los procesos, ya que permite identificar deficiencias causas y efectos con el fin de establecer medidas correctivas apropiadas.
FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES
Compromiso de mejoramiento
El FMP, ha implementado controles de diversos procesos que se evidencian en las Directivas internas
Es importante un entorno de control interno adecuado para lo cual la sensibilización debe ser permanente y a través de distintos medios que generen conciencia de auto control, auto regulación y auto evaluación
58. Establecer procedimientos de autoevaluación aplicables a todos los tribunales, con la finalidad que se midan efectivamente.
59. Definir el procedimiento a seguir para buscar y reportar las causas de las desviaciones. Permite una visión clara e integral del cumplimiento de metas y resultados
5.7 ANÁLISIS DE RESULTADOS Y CONCLUSIONES POR COMPONENTES.
1ER COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
Encuesta de percepción
del personal del FMP
Concordancia normativa Conclusión
Ambiente de Control
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A partir de los resultados de la encuesta de percepción aplicada sobre este componente se tiene que el personal considera que se encuentra implementado en un 54.03% la madurez del SCI (Sistema de Control Interno) el 31.30 % de los encuestados menciona que no se encontraría implementado y el 14.63% desconoce si se encuentra implementado o no en el FMP el SCI.
Los controles normativos en este componente se encuentran en un nivel considerable de madurez de acuerdo a lo establecido en la concordancia normativa
1. De la encuesta de percepción y la concordancia normativa se colige que la implementación estaría en un nivel (3), considerando el criterio siguiente “Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera general, pero se aplica en un número reducido de áreas y procesos críticos de la Entidad”
2DO COMPONENTE: EVALUACION DE RIESGOS
Encuesta de percepción
del personal del FMP
Concordancia normativa Conclusión
Evaluación de riesgos
A partir de los resultados de la encuesta de percepción aplicada sobre este componente se tiene que el personal considera que se encuentra implementado en un 34.69% la madurez SCI (Sistema de Control Interno) el 40.80 % de los encuestados menciona que no se encontraría implementado y el 24.50% desconoce si se encuentra implementado o no el SCI en el FMP
Los controles normativos en este componente son escasos ya que no existen normas específicas que establezcan el tratamiento de Planeamiento de la administración de riesgos, Identificación de los riesgos, Valoración de los riesgos y Respuesta al riesgo
2. De la encuesta de percepción y la concordancia normativa se colige que la implementación estaría en un nivel (2) considerando el criterio siguiente “Algunos elementos de control interno de este componente existen y están definidos de manera general, pero la aplicación en las áreas y procesos críticos de la Entidad son inconsistentes”
3. En consecuencia se han considerado que el OCI, Inspectoría General identifican riesgos en el desarrollo de sus atribuciones generando a través de sus recomendaciones un tratamiento de riesgos específicos
3ER COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
Encuesta de percepción
del personal del FMP
Concordancia normativa Conclusión
Actividades de Control
A partir de los resultados de la encuesta de percepción aplicada sobre este componente se tiene que el personal considera que se encuentra implementado en un 44.42% la madurez SCI (Sistema de Control Interno) el 29.44 % de los encuestados menciona que no se encontraría implementado y el 26.13% desconoce si se encuentra implementado o no el SCI en el FMP
Se han desarrollado controles normativos en este componente para diversos procesos sin tener en cuenta la criticidad de los procesos, asimismo hace falta una serie de normas por implementar y herramientas de gestión administrativa
4. De la encuesta de percepción y la concordancia normativa se colige que la implementación estaría en un nivel (3) considerando el criterio siguiente “Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera general, pero se aplica en un número reducido de áreas y procesos críticos de la Entidad”
5. Asimismo, se concluye que se adolece
de falta de implementación de herramientas de gestión mencionadas en el análisis de fortalezas y debilidades, por mencionar algunos como el MAPRO, PEI y actualización de la normativa interna que regula controles de procesos diversos
45
4TO COMPONENTE: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Encuesta de percepción
del personal del FMP
Concordancia normativa Conclusión
Información y Comunicación
A partir de los resultados de la encuesta de percepción aplicada sobre este componente se tiene que el personal considera que se encuentra implementado en un 44.41% la madurez SCI (Sistema de Control Interno) el 28.38 % de los encuestados menciona que no se encontraría implementado y el 27.18% desconoce si se encuentra implementado o no el SCI en el FMP
En la concordancia normativa, este componente se encuentra regularmente implementado, con la salvedad que se debe tomar en cuenta las recomendaciones en cuando a su actualización, continuar con la implementación y fortalecimiento de controles
6. De la encuesta de percepción y la concordancia normativa se colige que la implementación estaría en un nivel (4) considerando el criterio siguiente “Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera detallada y formalmente, y se aplica en la mayoría de áreas y procesos críticos de la Entidad”
5TO COMPONENTE: SUPERVISION
Encuesta de percepción
del personal del FMP
Concordancia normativa Conclusión
Supervisión
A partir de los resultados de la encuesta de percepción aplicada sobre este componente se tiene que el personal considera que se encuentra implementado en un 45.42% la madurez SCI (Sistema de Control Interno) el 27.59% de los encuestados menciona que no se encontraría implementado y el 27.106% desconoce si se encuentra implementado o no el SCI en el FMP.
En la concordancia normativa, este componente se encuentra implementado regularmente sin embargo no tiene en cuenta una metodología de supervisión y seguimiento, limitándose a lo desarrollado por la OCI y la Inspectoría por lo que se hace necesario implementar las recomendaciones
7. De la encuesta de percepción y la concordancia normativa se colige que la implementación estaría en un nivel (3) considerando el criterio siguiente “Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera general, pero se aplica en un número reducido de áreas y procesos críticos de la Entidad”
”
6. CONCLUSIONES
Con base en el resultado del Diagnóstico realizado al SCI, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno del FMP es el siguiente:
CUADRO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL FMP
Componentes
del Control
Interno
Inicial
(1)
En Proceso de
implementación
(2)
Establecido/Im-
plementado (3)
Avanzado
(4)
Optimizado
(5)
Ambiente de
Control
x
Evaluación de
Riesgos
x
Actividades de
Control
x
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(1) Los elementos de control interno de este componente casi no existen, ni están definidos y no es posible comprobar su operación.
(2) Algunos elementos de control interno de este componente existen y están definidos de manera general, pero la aplicación en las áreas y procesos críticos de la entidad son inconsistentes.
(3) Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera general, pero se aplica en un número reducido de áreas y procesos críticos de la entidad.
(4) Los elementos de control interno de este componente están definidos de
manera detallada y formalmente, y se aplica en la mayoría de áreas y procesos críticos de la entidad.
(5) Los elementos de control interno de este componente están definidos de
manera detallada y formalmente, y se aplica en todas las áreas y procesos críticos de la entidad.
7. CONSOLIDACION DE RECOMENDACIONES POR COMPONENTES
7.1 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- Filosofía de la dirección
1. Realizar periódicamente charlas al personal sobre Control Interno, así como
fortalecer el compromiso que debe existir con la institución para la mejora
continua y el logro de los objetivos.
2. Difusión permanente del SCI por diferentes vías de comunicación y en las
formas más simples para que pueda ser aprehendido por el personal.
3. Desarrollar procedimientos documentados por medio de los cuales la
Dirección reconozca los aportes y sugerencias que el personal pueda realizar
para mejorar el desarrollo de las actividades; estos procedimientos deberán
estimular que todos los trabajadores se sientan en confianza y tengan una
actitud proactiva respecto del control interno; asimismo, dichos
procedimientos deberán incluir canales formales que permitan recoger los
aportes del personal.
4. Realizar el seguimiento sobre la implementación de las recomendaciones
que realice cualquier órgano de control que supervisa al FMP, asimismo, se
deberá clasificar las recomendaciones que correspondan a la mejora del SCI.
5. Organizar y ejecutar actividades de integración entre el personal de las áreas
y unidades organizacionales del FMP, con el fin de articularlos en un equipo.
7.2 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- Integridad y valores éticos
Información y
Comunicación
x
Supervisión x
47
1. Implementar la Directiva que adecua la Ley de Ética del Funcionario Público
donde se especifique los valores, principios, deberes y prohibiciones que rijan
la conducta institucional, de todo el personal del FM, los cuales deben estar
alineados a los valores contenidos en la Ley de Ética del funcionario público
y normas institucionales, el Reglamento de la ley de carrera administrativa
(DS N° 005- 90-PCM), Decreto de Legislativo N° 276, Ley del Código de
Ética de la Función Pública (Ley N° 27815) y Reglamento de la Ley del
Código de Ética de la Función Pública (Decreto Supremo N° 033-2005-PCM),
Ley del Régimen Disciplinario de las Fuerzas Armadas y de la PNP, así como
con los documentos de gestión.
2. Se debe establecer un cronograma de charlas y conferencias sobre la
difusión de la ética y valores, mediante charlas y talleres (campañas
disciplinarias), la Ley del Código de Ética de la Función Pública (Ley N°
27815) y Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública
(Decreto Supremo N° 033-2005- PCM), Ley del Régimen Disciplinario de las
FFAA y de la PNP.
3. Publicar en la página. Web y mediante afiches, trípticos, dípticos, u otros, los
valores institucionales del FMP, previamente establecidos.
7.3 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- Administración estratégica
1. Implementar del PEI el mismo que debe encontrarse alineado en sus objetivos
institucionales y diseñar una metodología que permita evaluar el cumplimento de los
objetivos dentro de los plazos establecidos.
2. Implementar el MAPRO de la Entidad que nos permita establecer los procesos e
identificar su importancia y clasificación en función de los riesgos que se presenten.
3. Replantear los Objetivos establecidos en el POI con criterios más objetivos e
Implementar indicadores que permitan medir el grado de cumplimiento de objetivos
a efectos de poner en conocimiento de cada integrante del
FMP/TSM/Dirección/Jefatura la relación existente entre el cumplimiento de sus
funciones y el nivel de contribución al logro de cada indicador, tanto general como
del área. Ello contribuirá a que los indicadores sean alcanzados con mayor eficacia
y eficiencia en razón al conocimiento de cada integrante del
FMP/TSM/Dirección/Jefatura sobre el logro de los mismos.
4. Replantear el ROF, las funciones y atribuciones específicas del Secretario General
del FMP, así como las funciones específicas de cada una de las oficinas,
considerando los perfiles requeridos para cada una de ellas considerando la
segregación de funciones.
5. Establecer en el MOF y el perfil del encargado de archivos y demás oficinas.
48
6. El Presidente del FMP deberá disponer que el Departamento de Seguridad realice
los planes de contingencia: contra incendio, plan de defensa del FMP, Plan de
Sabotaje, así como la Directiva que regule adecuadamente el ingreso y egreso del
personal extra FMP especialmente los fines de semana y estos planes deberán ser
acorde a la realidad del Fuero, asimismo se deberá asignar un responsable para ello
7.4 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- Estructura Organizacional
1. Realizar una permanente actualización normativa, de acuerdo a los parámetros
normativos generales y lineamientos vigentes.
2. Revisar si lo establecido en el MOF, concuerda con el número de Unidades
Orgánicas que existen en el FMP a efectos de incluirlos.
3. Difundir adecuadamente los cambios realizados en la estructura organizacional de
manera que sean entendidos por los trabajadores.
4. Considerar en el ROF, las funciones y atribuciones específicas así como el perfil del
cargo, del encargado de la Oficina de Archivos.
7.5 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- Administración de los Recursos Humanos:
1. Se debe realizar las acciones necesarias, ya sea presupuestarias, logísticas etc., a
fin de convocar a personal dentro de un régimen laboral idóneo que coadyuve con la
estabilidad laboral del trabajador así como con el crecimiento del personal en el FMP
lo que permitirá que el FMP tenga personal propio que sirva de contingencia ante los
cambios repentinos del personal militar a sus unidades de origen.
2. Realizar la implementación de la normativa interna en función de los lineamientos de
SERVIR. a efectos de considerar el perfil idóneo para el personal que labora en el
FMP incluido el personal de confianza.
3. Designar a un personal idóneo para la confección de planillas así como normas las
funciones del vocal de cuentas.
4. Aplicar un estudio de clima laboral que permita, de ser necesario, realizar los ajustes
para mejorar el clima laboral del FMP.
5. Hacer una evaluación de las modalidades de contratación de personal a efectos de
dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley Servir y su Reglamento, sobre la
contratación por Locación de Servicios.
6. Implementar Oficina de asistencia al personal que cumple servicio militar, de acuerdo
a la Ley 29248 y su Reglamento.
7.6 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- Competencia Profesional
49
1. Formular una política de competencias (requisitos de conocimiento, experiencia,
destrezas, habilidades, valores y actitudes); dichos lineamientos deberá ser el
insumo para establecer las políticas de selección, inducción, capacitación y
evaluación del desempeño del personal, incluido el personal de confianza.
7.7 AMBIENTE DE CONTROL, NORMA- Asignación de autoridad y responsabilidad
1. Implementar la Directiva de asignación de funciones y responsabilidades de manera
específica a nivel cargo y puesto de trabajo, inclusive del personal de confianza a
efectos de delimitar responsabilidades en todas las áreas del FMP.
2. Que, previas las acciones correspondientes, se contrate personal idóneo
7.8 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA- Administración de riesgos.
1. Se deberá desarrollar un Plan integral de actividades que comprenda: la
identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo o
documentación de los riesgos. Dicho plan deberá dar respuesta, entre otros, a lo
siguiente:
a. ¿Cuándo se va a empezar a administrar los riesgos de manera integral y formal en la Entidad?,
b. ¿Quiénes van a participar directamente en el proceso de administración de riesgos?,
c. ¿Cuándo van a realizarse las capacitaciones necesarias para una adecuada administración integral de riesgos?
2. Estos deberán considerar la definición de:
a. Metodología: que incluye los métodos, herramientas y fuentes de información a utilizarse para realizar la gestión de riesgos.
b. Roles y responsabilidades: definición del líder y miembros de equipo para cada tipo de actividad del plan de gestión de riesgos, asignación de personas a cada rol y determinación de sus responsabilidades.
c. Presupuesto: Asignación de recursos y estimación de costos.
d. Periodicidad: Definición de en qué momento y con qué frecuencia se realizará el proceso de gestión de riesgos durante la implementación; así como el establecimiento de las actividades a incluirse en el cronograma de trabajo.
e. Matriz de ponderación (probabilidad e impacto): Priorización de los riesgos en función a la probabilidad de ocurrencia e impacto en caso de ocurrencia.
f. Criterios de evaluación del riesgo: Decidir los criterios operativos, técnicos, regulatorios, legales, financieros, sociales, etc., con los cuales se evaluará el riesgo.
50
7.9 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA- identificación de riesgos.
1. Establecer un proceso integral de identificación de riesgos, el cual deberá ser
permanente, interactivo e integrado con el proceso de planeamiento. Este proceso
deberá tomar como punto de partida los objetivos estratégicos de la Entidad.
2. El proceso deberá incluir actividades y procedimientos para identificar los riesgos
generales a nivel de entidad y los riesgos de cada proceso, asimismo, se deberá
considerar entre otros, las siguientes técnicas para la identificación de riesgos.
a. Tormenta de ideas
b. Técnica Delphi (metodología para buscar consensos entre los responsables de gestionar el riesgo)
c. Cuestionarios o encuestas
d. Entrevistas
e. Análisis de fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas tomando en consideración los aspectos externos e internos con influencia sobre la consecución de los objetivos estratégicos de la entidad, tales como factores económicos, factores políticos, factores regulatorios, factores sociales, capacidad de dirección, capacidad técnica, infraestructura, entre otros.
f. Diagramación Ishikawa para la identificación de las causas de los riesgos;
g. Preparación de matrices de inventario de riesgos.
3. Realización de reuniones o talleres para desarrollar el plan de gestión de riesgos, con
participación de los jefes de cada unidad orgánica, con el objeto de obtener
información para la identificación de los riesgos en cada proceso de la entidad. Se
deberá definir los planes básicos y procedimientos a realizarse teniendo en
consideración:
a. Los costos del riesgo (presupuesto) y el cronograma de las actividades del trabajo de implementación.
b. La asignación de responsabilidades respecto al riesgo.
c. Las plantillas generales de la organización para las categorías de riesgo, y Las definiciones de términos como los niveles de riesgo, la probabilidad por tipo de riesgo, el impacto por tipo de objetivo, y la matriz de probabilidad e impacto.
7.10 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA - Valoración de Riesgos.
1. Establecer un proceso de valoración de los riesgos identificados, mediante la
cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto o efecto de cada riesgo
51
en las operaciones de la entidad. El proceso de valoración de los riesgos deberá
contemplar, entre otros, lo siguiente:
a. El establecimiento de una escala cualitativa para la probabilidad de ocurrencia y para el efecto de cada riesgo.
b. El establecimiento de una escala cuantitativa para la probabilidad de ocurrencia y para el efecto de cada riesgo.
c. Matriz de determinación de niveles de riesgos en función de la valoración tanto de la probabilidad de ocurrencia como del efecto de cada riesgo.
d. Establecer y documentar los criterios utilizados para el establecimiento de las escalas cualitativas y cuantitativas, así como el análisis de las combinaciones de probabilidad e impacto que determinan la ponderación del riesgo.
7.11 EVALUACION DE RIESGOS, NORMA- Respuesta al Riesgo.
1. Establecer las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos
evaluados, el cual deberá comprender el análisis costo / beneficio de las mismas.
Las estrategias de respuesta al riesgo podrán ser:
a. Evitar el riesgo
b. Reducir el riesgo
c. Compartir o transferir el riesgo
d. Asumir el riesgo
2. Asimismo, se deberá incluir una evaluación del riesgo residual, luego de la
determinación de las acciones a seguir para administrar el riesgo.
3. Se deberá documentar el proceso de respuesta al riesgo identificando la
valoración de los riesgos identificados, las acciones a seguir determinadas, las
actividades de control establecidas, el riesgo residual y los responsables de la
implantación de las acciones a seguir. Esta documentación se puede realizar
mediante matrices de riesgos y controles.
7.12 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Autorización y aprobación
1. Implementar el Manual de Procesos con la metodología de flujogramas.
2. Determinar a partir del Mapeo de Procesos, que tipo de procesos requieren por
su importancia autorización y aprobación, a afectos de implementar y mejorar
controles.
3. Instaurar una oficina de Planeamiento dentro del cual la de Racionalización; la
misma que se encargue de implementar, modificar, actualizar toda la
documentación relacionada con la gestión del FMP.
4. Actualizar el TUPA de acuerdo a la Ley 27444, que en su Artículo 38.2, establece
lo siguiente; “Cada 2 (dos) años, las entidades están obligadas a publicar el
íntegro del TUPA”.
7.13 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Segregación de Funciones.
52
1. Realizar un análisis de los riesgos en los procesos de las áreas que permita
identificar aquellos que están especialmente expuestos a riesgos de error o
fraude por parte de quienes participan y por ende no existe una adecuada
segregación de funciones en los procesos considerados expuestos a riesgos de
error o fraude.
2. Identificar las actividades y tareas que se realizan en las áreas de la institución y
evaluar si existen funciones incompatibles que no permitan realizar una
adecuada segregación de funciones. Las actividades, transacciones y tareas que
serán evaluadas son productos de funciones de:
a. Autorización
b. Procesamiento
c. Revisión
d. Control
e. Custodia
f. Registro de operaciones
g. Archivo de la documentación
7.14 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Costo Beneficio
1. Establecer y difundir los lineamientos para realizar el análisis costo-beneficio de
forma estandarizada, previo a la decisión sobre la implementación de controles
en los procesos críticos, con la finalidad de garantizar que dicha decisión no
afecte la eficiencia de la organización. Dichos procedimientos deberán
contemplar, entre otros, lo siguiente.
2. Identificar y cuantificar los costos y beneficios de implementar los controles.
3. Cuantificar los beneficios de cada control clave.
7.15 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Controles sobre acceso a recursos
o archivos.
Realizar la actualización periódica de la normatividad interna, con el ánimo de
mejorar los controles considerando la clasificación de la información siendo que a
mayor importancia se debe implementar controles eficaces, además de haberse
constatado de acuerdo a la concordancia normativa que la mayoría de las Directivas
se encuentran desactualizadas desde el 2012 y 2013 hasta la fecha.
7.16 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Verificaciones y Conciliaciones
Implementar el MAPRO, el mismo que servirá para establecer los criterios que guíen
las verificaciones y conciliaciones que se vienen realizando en el FMP.
7.17 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Evaluación y Desempeño
53
Implementar el método o técnica de medición de resultados de desempeño a
efectos de conocer el rendimiento y en base a ello mejorar.
7.18 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Rendición de Cuentas
Implementar el Manual de Procesos, documento que permitirá realizar el mapeo
de procesos para Identificar los demás procesos que requieran se realice la
rendición de cuentas a efectos que los mencionados procesos estén
implementados de controles adecuados.
7.19 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Documentación de Procesos,
Actividades y Tareas.
Realizar el Manual de Procesos considerando lo siguiente:
a. Lineamientos para la elaboración de diagramas de flujos o narrativas de procesos
y subprocesos. Estos documentos deberán indicar los riesgos y controles de las
actividades o tareas, así como especificar la responsabilidad de la ejecución y
autorización de transacciones.
b. Elaboración de plantillas de evaluación de la segregación de funciones en cada proceso crítico.
c. Lineamientos para la identificación de procesos críticos.
d. Mapa de Procesos que permita clasificar los procesos en estratégicos, misionales y de apoyo.
7.20 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Revisión de Procesos Actividades
y Tareas.
Establecer una política documentada que establezca la revisión periódica y
correspondiente actualización de los documentos técnicos normativos con el apoyo
de todas las unidades orgánicas y con la finalidad de implementar mejoras que se
considere necesarias, buscando la eficiencia, eficacia y economía de las
operaciones.
7.21 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA- Controles para las TICS
1. El área que se encarga de gestionar los sistemas y las tecnologías de la
información y las telecomunicaciones debe consultar regularmente a los usuarios
sobre las necesidades e insatisfacciones con el fin de proponer mejoras o nuevas
soluciones en el corto, mediano y largo plazo.
2. Implementar el libro de reclamaciones, mediante aprobación de Consejo
Ejecutivo por la norma correspondiente así como el procedimiento a seguir en
caso de reclamos y el responsable de monitorizarlo.
54
7.22 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA Información y responsabilidad
Aprobar la Directiva que regula los procedimientos archivísticos del Acervo
Documental administrativo y Judicial de las Oficinas de Gestión se encuentre en
Proyecto, asimismo realizar una permanente actualización de los controles
existentes a efectos de minimizar riesgos.
7.23 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA – Calidad y Suficiencia de la
Información.
Asimismo, debe implementarse un Plan Operativo Informático, considerando que el
manejo de la información es de suma importancia en la Institución.
7.24 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA – Sistemas de Información
1. Se debe implementar el Plan Operativo Informático, documentar el plan de
contingencia de los sistemas de funcionamiento permanente.
2. Actualizar la página web, con la información que corresponda a una adecuada
gestión de recursos.
7.25 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA – Flexibilidad al Cambio
Los sistemas de información deben estar alienados con los procesos más
importantes de la Entidad, con el fin de que se responda con rapidez al cambio
normativo y tecnológico, demandas de ciudadanos, reclamos opiniones,
necesidades, para lo cual los sistemas de información deben revisarse
periódicamente con el fin de detectar deficiencias.
7.26 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA – Archivo Institucional
La Directiva de procedimientos archivísticos debe establecer procedimientos y
políticas para la conservación y mantenimiento de los archivos electrónicos,
magnéticos y físicos, ya que estas sirven de evidencia de la gestión y permiten la
rendición de cuentas.
7.27 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA – Comunicación Interna.
Se debe ir mejorando gradualmente el plan de comunicación interna de acuerdo a
los cambios que se presenten.
7.28 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA – Comunicación Externa.
Contar con un mecanismo de control de redacción para él envió de documentos
institucionales.
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7.29 ACTIVIDADES DE CONTROL, NORMA – Canales de Comunicación
Si bien es cierto que el diseño de canales de comunicación contribuye con el
control de cumplimiento del POI, al control de personal y la ejecución de procesos
actividades y tareas, se debe mejorar su calidad y su eficacia.
7.30 SUPERVISION, NORMA – Actividad de Prevención y Monitoreo
Establecer mecanismos de supervisión, con el formato del informe que se debería
realizar para el monitoreo del proceso, la frecuencia que se monitorea y las
personas responsables de realizarlo.
Desarrollar matrices de procesos, riesgos, causas, efectos y control para todos los
procesos, especialmente para los procesos críticos de la Institución. Para ello se
deberá realizar Diagramas de flujos de los procesos, reportes de indicadores.
7.31 SUPERVISION, NORMA – Actividades de Seguimiento de Resultados.
Generar un formato de reporte de deficiencias de cada proceso de actividad o tarea.
El reporte de deficiencias provee información para la mejora continua de los
procesos, ya que permite identificar deficiencias causas y efectos con el fin de
establecer medidas correctivas apropiadas.
7.32 SUPERVISION, NORMA – Compromiso de Mejoramiento
Establecer procedimientos de autoevaluación aplicables a todos los tribunales, con
la finalidad que se midan efectivamente.
Definir el procedimiento a seguir para buscar y reportar las causas de las
desviaciones. Permite una visión clara e integral del cumplimiento de metas y
resultados.
8. PLAN DE TRABAJO GENERAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCI – GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS
Dado que la implementación del SCI pasa por la implementación de todos los
sistemas administrativos del FMP, se ha considerado pertinente desarrollar un plan de trabajo que se enfoque en la parte medular del SCI, es decir en la implementación de la gestión de riesgos.
La implementación se realizará en el lapso de 36 meses de acuerdo a las fases de ejecución de la implementación del sistema de control interno, mencionadas en la parte in fine del presente Plan de Trabajo.
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Cabe señalar que, a través de la implementación de la gestión integral de riesgos en el FMP, se puede y debe ir dirigiendo la implementación del SCI, dado que en el desarrollo de implementación de SCI a nivel Entidad se irán identificando los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad obligando a adoptar las medidas necesarias que permitan gestionar dichos riesgos que a la vez que fortalecerán el SCI.
8.1 OBJETIVOS
8.1.1 Objetivo general:
Orientar la efectiva implementación del SCI en el FMP sobre la base de una gestión de procesos y riesgos durante los próximos 36 meses, realizando permanentemente la difusión disuasiva del Sistema de Control Interno en todo el Fuero Militar Policial y sus Tribunales respectivos.
8.1.2 Objetivos específicos:
Formular una metodología estándar para la gestión de riesgos a nivel entidad sobre la base de las normas emitidas por el SNC para el planeamiento de la gestión de riesgos, identificación, valoración, respuesta y monitoreo de los riesgos en la entidad.
Desarrollar y formular la documentación, para realizar el mapeo de los procesos de la Entidad, para lo cual previamente se deberá implementar el Manual de Procesos. Clasificar los procesos de acuerdo a su criticidad para determinar su prioridad en la gestión de riesgos (para ello se debe considerar una valoración. Alta=1 Media=2 Baja=3 Simultáneamente, hacer un seguimiento documentado de la implementación de las recomendaciones en cuanto a controles-regulación normativa de todas las áreas del FMP.
Explicar la metodología de gestión de riesgos, su aplicación y el uso de los formatos estandarizados para el planeamiento de la gestión de riesgos, identificación, valoración, respuesta y monitoreo de los riesgos en la entidad y sus procesos.
Desarrollar y formular la documentación, los indicadores y las métricas y realizar flujogramas, para los procesos críticos de prioridad 1.
Desarrollar y formular la documentación, los indicadores y las métricas y realizar flujogramas, para los procesos críticos de prioridad 2 y 3.
Operar la gestión de riesgos en los procesos críticos con prioridad 1.
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Operar la gestión de riesgos en los procesos críticos con prioridad 2 y 3
Proporcionar retroalimentación sobre el proceso de implementación que permita llevar a cabo los ajustes necesarios.
9. FASE DE EJECUCIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
AÑO 2016
Implementación a nivel de Entidad en concordancia con los componentes del Control Interno.
Riesgos estratégicos o Factores Externos o Factores internos
Riesgos de Operaciones o Riesgos de procesos o Riesgos de cumplimiento o Riesgos de personas
Riesgos Financieros o Riesgos de tesorería o Riesgos de crédito
Riesgos de Información o Riesgos financieros o Riesgos operativos o Riesgos tecnológicos
AÑO 2017-2018
Implementación a nivel de procesos, diagramas de flujo, priorización de los procesos y mejoras a los procesos.
AÑO 2018
Evaluación: Objetivos, alcance, cumplimiento del plan, cronograma, recursos, desempeño de participantes, conclusiones y recomendaciones.
