combined presentation.pptx

23
WORKLOAD ANALYSIS METODE PERHITUNGAN MPP FUNCTION SUPPORT

Transcript of combined presentation.pptx

Page 1: combined presentation.pptx

WORKLOAD ANALYSIS

METODE PERHITUNGAN MPP FUNCTION SUPPORT

Page 2: combined presentation.pptx

Back Ground• Belum adanya panduan dalam metode perhitungan MPP untuk Function Support

• Perhitungan jumlah kebutuhan pekerja berdasarkan justifikasi dari user

What is WLA• Analisa beban kerja adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu jabatan dan juga kebutuhan

jumlah orang untuk mengisi jabatan tersebut

• Berbicara tentang Workload Analysis (WLA), maka berbicara tentang Full Time Equivalent (FTE)

• Banyak definisi tentang FTE’s tapi intinya adalah

The total number of person needed to do all transactions of one process in certain period.Benefit

Mengetahui beban kerja suatu jabatan Untuk mendapatkan jumlah kebutuhan tenaga kerja untuk suatu posisi Dasar untuk penentuan jumlah MPP di Function Support

Benefit

Page 3: combined presentation.pptx

Bagaimana Menghitung FTE ?

1. A Full-time Equivalent Employee (FTE) is a ratio that represents the number of

hours that an employee works to 40 hours. dengan kata lain jumlah jam kerja

karyawan per 40 jam asumsi dalam 1 minggu number of hours that an

employee works / 40 hours

2. FTE = Total Time Required / 1864 hours asumsi dalam 1 tahun.

3. FTE = Total Process time / Effective Working time per employee

4. FTE = Total working hours / Effective Time

Page 4: combined presentation.pptx

Manfaat

1. Untuk peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu

Fokusnya adalah proses keseluruhan aktivitas pekerjaan pada suatu posisi tertentu

2. Untuk melakukan analisa terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang untuk

memenuhi kebutuhan yang akan datang

Perbedaan diatas memungkinkan perusahaan untuk melakukan

pengurangan karyawan atau penyesuaian lewat transfer

intern atau ekspansi atau Man Power Planning

• Untuk analisa kompetensi Development

• Untuk Performance Management

• Untuk Business Process Improvement Effective & Efficient

Page 5: combined presentation.pptx

Effectiveness

• Kemampuan untuk memilih tujuan dan sasaran yang tepat dan mencapainya, termasuk

didalamnya adalah metodanya

• Efektivitas menunjuk pada keberhasilan pencapaian sasaran, sehingga efektivitas bisa

digambarkan sebagai ukuran apakah seseorang mengerjakan pekerjaan yang benar

Doing right things “Mengerjakan pekerjaan yang benar”

Page 6: combined presentation.pptx

Kemampuan untuk membuat penggunaan resources yang ada secara baik dalam proses

pencapaian sasaran dan tujuan.

Mencapai sesuatu secara tepat berhubungan dengan rasio dari output terhadap input,

artinya harus menggunakan jumlah resources yang minimum yang dibutuhkan untuk

menghasilkan barang atau jasa

Gambarannya adalah “mengerjakan pekerjaan dengan benar “ (Doing things right). Konsep

ini berhubungan dengan konsep Input – Output

Efficiency

Page 7: combined presentation.pptx

High

Low

Poor Good

Goal Attaintment

Resources Utilisation

Effective and efficient, goals achieved and resources well utilized, area of high productivity

Effective but not efficient. Some resource wasted

Neither effective nor efficient, Goal not achieved, resources wasted in the process

Efficient but not effective, no wasted resourced, but goals not achieved

Page 8: combined presentation.pptx

Effective vs Efficient

• External Measurement• Doing the Right Things• Necessarily Efficient

• Internal Measurement• Doing Things Right• Not Necessarily Effective

• Producing the goods wanted by the market place at acceptable cost• Increasing revenue and managing cost/expense to improve profit• Focus on customer satisfaction and long-term profit• Market-Driven Organization

•Producing goods at the lowest cost•Reducing cost/ expense to•improve profit•Focus on internal control and short - term profit•Product-Driven Organization

EFFECTIVE EFFICIENT

Example

Page 9: combined presentation.pptx

ApproachActivity Base

Perhitungannya adalah setiap aktivitas individu dikumpulkan sedemikian rupa selama periode

tertentu beserta waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut yang kemudian

di bagi dengan total jam kerja dalam periode tertentu

Fokusnya adalah proses keseluruhan aktivitas pekerjaan pada suatu posisi tertentu

Proses Improvement yang dilakukan adalah Teknologi baru Competency Development

Activity Base Job Description Administration )

Page 10: combined presentation.pptx

Process Base

Perhitungannya adalah setiap proses aktivitas terhadap suatu hal tertentu (misal lembur)

dihitung sedemikian rupa selama periode tertentu beserta waktu yang dibutuhkannya

kemudian dibagi dengan periode waktu tertentu.

Fokusnya adalah Proses keseluruhan aktivitas pekerjaan

Proses Improvement yang dilakukan adalah Perbaikan system Competency Development Teknologi baru

Ruang Lingkup

Approach

Perhitungan WLA dilakukan untuk posisi level 1 - 3

Process Activity The Process Proses Lembur)

Keduanya saling berhubungan karena proses adalah kumpulan dari aktivitas yang saling kait mengait

Page 11: combined presentation.pptx

Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan Perhitungan berdasarkan kegiatan selama setahun

Semua aktivitas riil dan tercatat beserta waktunya

Tenaga kerja yang melaksanakan pekerjaan diasumsikan kemampuan sesuai dengan standar

yang dibutuhkan

Pekerjaan yang sifatnya menunggu tidak dihitung jam menunggunya

Page 12: combined presentation.pptx

Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan Jumlah hari kerja

No Subject Formula HariOff

1 Total Days a Year (TD) 1 Year 365 3652 Total National Days Off a Year Day 14 143 Total Active Days a Year (TAD) Item 1 - Item 2 3514 Annual Leave (Cuti Tahunan) 12 Day in one year 12 125 Week End 2 Day in one week 2 52 1046 Training *item 6 3 37 Effective Working Days a Year

(w/o other) Item 3 - (Item 4+5+6) 2328 Others (Sick/Permit/Alpha) 1 Year = 1 % X Item 7 1% 2,39 Effective Working Days a

Year (EWD) Item 1 - Item 17 230

Days

JUMLAH HARI KERJA HONo Subject Formula Hari

KerjaHariOff

1 Total Days a Year (TD) 1 Year 365 3652 Total National Days Off a Year Day 6 63 Total Active Days a Year (TAD) Item 1 - Item 2 3594 Annual Leave (Cuti Tahunan) 12 Day in one year 12 125 Hari Kerja Tersedia 1 Tahun Item 3 - Item 4 3476 Durasi satu periode tugas Hari 80 807 Site Leave + Travelling Hari 14 148 Satu Periode Tugas & satu

periode Cuti Item 6 + Item 7 94

9 Jumlah Periode Tugas & Cuti dalam 1 Tahun Item 5 / Item 8 4

10 Jumlah Hari Tugas Item 6 X Item 9 29511 Jumlah Hari Cuti Item 7 X Item 9 5212 Day work : day off

(Day off/day work+day off) *Item 10 14 1 0,07 2013 Training & other 1 year *item 10 3 314 Total Loss Days (w/o other) Item (2+4+11+12+13) 9215 Effective Working Days a Year

(w/o other) Item 3 - Item 14 26716 Others (Sick/Permit/Alpha) 1 Year = 3 % X Item 15 3% 817 Total Loss Days (with other) Item 14 + Item 16 10018 Effective Working Days a

Year (EWD) Item 1 - Item 17 265

JUMLAH HARI KERJA SITE LEVEL 2

Days

Page 13: combined presentation.pptx

Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan

Jumlah hari kerja

No Subject Formula Hari Kerja

HariOff

1 Total Days a Year (TD) 1 Year 365 3652 Total National Days Off a Year Day 6 63 Total Active Days a Year (TAD) Item 1 - Item 2 3594 Annual Leave (Cuti Tahunan) 12 Day in one year 12 125 Hari Kerja Tersedia 1 Tahun Item 3 - Item 4 3476 Durasi satu periode tugas Hari 52 527 Site Leave + Travelling Hari 12 128 Satu Periode Tugas & satu

periode Cuti Item 6 + Item 7 64

9 Jumlah Periode Tugas & Cuti dalam 1 Tahun Item 5 / Item 8 5

10 Jumlah Hari Tugas Item 6 X Item 9 28211 Jumlah Hari Cuti Item 7 X Item 9 6512 Day work : day off

(Day off/day work+day off) *Item 10 14 1 0,07 1913 Training & other 1 year *item 10 3 314 Total Loss Days (w/o other) Item (2+4+11+12+13) 10515 Effective Working Days a Year

(w/o other) Item 3 - Item 14 25416 Others (Sick/Permit/Alpha) 1 Year = 3 % X Item 15 3% 817 Total Loss Days (with other) Item 14 + Item 16 11218 Effective Working Days a

Year (EWD) Item 1 - Item 17 253

JUMLAH HARI KERJA SITE LEVEL 3

Days

Page 14: combined presentation.pptx

Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan Jam kerja efektif pekerja per tahun:

• Jumlah jam kerja formal: HO (Level 1-3) : 8 jam x 230 hari = 1840 jam/tahun Site (Level 1-2): 9 jam x 265 hari = 2385 jam/tahun Site (Level 3) : 9 jam x 253 hari = 2277 jam/tahun

Page 15: combined presentation.pptx

Formula Perhitungan

Beban kerja:

Jumlah kebutuhan pekerja (FTE) :

Waktu Aktivitas x Frekuensi x Quantity x 230/265/253

Jumlah Beban Kerja / Jumlah Jam Kerja Efektif Setahun

Page 16: combined presentation.pptx

Flow Process WLA01

Page 17: combined presentation.pptx

WLA Flow Process

- Mengecek kelengkapan data - Analisa data yang didapat dengan job description yang tersedia

- Aktivitas pada posisi- Waktu yang dibutuhkan pada aktivitas- Struktur organisasi- Job description- Formulir Analisa Beban Kerja

- Memasukkan data ke dalam formula perhitungan FTE

- Analisa data perhitungan FTE

-Pengecekan data perhitungan oleh atasan

InterviewAtasan

AnalysisInformation

FormulateCalculation

Confirm theDocumentation to user

Page 18: combined presentation.pptx

Panduan Melakukan WLA

Langkah-langkah dalam melakukan perhitungan analisa beban kerja : Tulislah job description pada suatu posisi

Tulislah rincian aktivitas pekerjaan

Tulislah waktu yang dibutuhkan pada setiap aktivitas pekerjaan

Konversi setiap aktivitas pekerjaan dan waktu yang dibutuhkanke dalam satuan waktu jam/tahun

Bandingkanlah dengan standar jam kerja efektif yang ada

Page 19: combined presentation.pptx

Formulir Analisa Beban Kerja

PeriodeD/W/M/A

12345678910

0FTE 0

Total

Job Description Uraian Aktivitas Process Time Frequency Quantity Total

FORMULIR ANALISA BEBAN KERJA

Department :Position :

No

Daily 230Weekly 52Monthly 12Annualy 1

Periode

Isi kolom job description

Isi kolom uraianaktivitas: tugas utama & tugastambahan

Isi kolom process time: -waktu yang dibutuhkan@aktivitas -@waktu aktivitas dikonversi menjadi jam/tahun menggunakan tabel periode (terlampir)

Isi kolom freq & qty: -Freq: jumlah pengulangan aktivitas -Qty: jumlah volume transaksi pada @aktivitas

Isi kolom periode:-Daily: pekerjaan harian -Weekly: pekerjaan mingguan -Monthly: pekerjaan bulanan -Annual: pekerjaan tahunan

Isi kolom totaldengan mengalikan data proc. time, freq , qty

Isi bagian FTE dengan membagi jumlah total jam dgn standar jam kerja efektif

Page 20: combined presentation.pptx

Perhitungan FTE

PeriodeD/W/M/A

1 Verifikasi deklarasi & ST Verifikasi deklarasi D 0,17 38,33 1 20 766,67

Verifikasi ST D 0,05 11,50 1 10 115,002 Posting di SAP Posting di SAP deklarasi D 0,02 3,83 1 20 76,67

Posting di SAP ST D 0,02 3,83 1 10 38,333 Pengurusan voucher taksi Persiapan voucher taksi ke karyawan D 0,08 19,17 1 10 191,67

Pembayaran invoice voucher taksi M 10,00 120,00 2 1 240,004 Aging travelling Administrasi data aging travelling M 0,20 2,40 1 70 168,005 Distribusi SK Distribusi SK M 0,05 0,60 1 50 30,00

6 Administrasi lembur Input data lembur M 0,08 1,00 1 30 30,007 Administrasi invoice Administrasi invoice (MCU, magang, dll) M 7,00 84,00 1 1 84,008 Input data (site closing) Input data deklarasi di SAP W 0,17 8,67 1 10 86,67

Input data ST di SAP M 0,17 2,00 1 30 60,009 Verifikasi dokumen (site closing) Verifikasi deklarasi W 0,17 8,67 1 10 86,67

Verifikasi ST W 0,17 8,67 1 30 260,002233,67

FTE 1,21

FORMULIR ANALISA BEBAN KERJA

Department : Human Resource ServicePosition : J r. Analyst HRS

No

Total

Job Description Uraian Aktivitas Process Time Frq Qty

Tugas Utama

Tugas Tambahan

Total

Page 21: combined presentation.pptx

Perhitungan FTE

PeriodeD/W/M/A

1 Administrasi medical Cek kelengkapan dokumen medical Allianz W 0,01 0,43 2 30 26,00Rekap input data medical Allianz W 0,01 0,43 2 30 26,00Membuat tanda terima medical Allianz W 0,08 4,33 2 1 8,67

Proses (cek, analisa, koordinasi dengan Allianz, rumah sakit, dan karyawan) invoice excess claim medical Allianz

M 9,00 108,00 1 3 324,00

komunikasi ke karyawan M 0,05 0,60 1 30 18,00Verifikasi ke karyawan M 0,05 0,60 1 30 18,00Input data invoice excess claim medical Allianz di SAP M 2,00 24,00 1 3 72,00Input data invoice excess claim medical ASO di SAP M 2,00 24,00 1 3 72,00Input data invoice excess claim medical Premium di SAP M 1,00 12,00 1 3 36,00Cek kelengkapan dokumen medical HO W 0,01 0,43 2 10 8,67Administrasi data medical HO di SAP W 0,03 1,73 2 10 34,67Cek kelengkapan dokumen tagihan rumah sakit M 0,01 0,10 1 3 0,30Input data tagihan rumah sakit di SAP M 0,50 6,00 1 3 18,00

2 Update cuti tahunan & izin Verifikasi & approved cuti tahunan M 0,08 1,00 2 10 20,00Verifikasi & approved izin M 0,08 1,00 1 30 30,00Cek & input data SAP M 0,08 1,00 1 50 50,00

3 Update personal file Pengecekan dan update personal file M 4,00 48,00 1 1 48,004 Surat keterangan kerja Membuat surat keterangan kerja D 0,08 19,17 1 5 95,835 Membuat report Membuat report data karyawan daily D 0,50 115,00 1 1 115,00

Membuat report data karyawan weekly W 1,00 52,00 1 1 52,00Membuat report data karyawan bulanan M 1,00 12,00 1 1 12,00

6 Penanganan HR Service Center Penanganan Human Resource Service Center D 0,08 19,17 1 10 191,677 Update data karyawan Update data karyawan di SAP dan Allianz W 0,50 26,00 3 1 78,00

Pembuatan SK W 0,03 1,73 2 30 104Update rekap data movement plan yang sudah action di Excel

W 0,02 0,872 30

52

1510,80FTE 0,82

Tugas Utama

Tugas Tambahan

Total

FORMULIR ANALISA BEBAN KERJA

Department : Human Resource ServicePosition : J r. Analyst HRS

No Job Description Uraian Aktivitas Process Time Frequency Quantity Total

Proses administrasi SK internal mobility

8

Page 22: combined presentation.pptx

Standar FTE

FTE : > 1.35 OverloadFTE : 1.01 – 1.35 StretchedFTE : 0.85 – 1.00 NormalFTE : < 0.85 Underload

Page 23: combined presentation.pptx

Thank you so muchFor your time and attention