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Combinar Correspondencia conLibreOffice

versión: 1.0.0

Autor: Ing. en Comp. Gustavo Martín Arriaga – [email protected] Departamento de informática de Tepatitlán de Morelos, Jalisco

Fecha: 2016-01-22

Este manual fue realizado con LibreOffice 5.0.2.2 sobre Ubuntu 15.10

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mailto:[email protected]

Paso 1Tener GUARDADO un documento de tipo Calc con el listado de contactos:


Paso 2Hacer la plantilla del Oficio en Writer:


Paso 3Seleccionar del menú Herramientas > Asistente para Combinar Correspondencia


Paso 4De la ventana abierta, dejar seleccionado “Utilizar el documento actual” y dar clic en Siguiente


Paso 5Dejar seleccionado el tipo “Carta”. Dar clic en siguiente


Paso 6Dar click en el botón “Seleccionar lista de direcciones...”


Paso 7De la nueva ventana abierta, dar clic en el botón “Añadir...”


Paso 8Seleccionar tu documento Calc donde tienes los datos de los contactos y dar Clic en Abrir

En el ejemplo, el sistema operativo usado es linux. En windows debe ser muy parecido.


Paso 9Dar clic en Aceptar


Paso 10Dar clic en el botón “Correspondencia de campos...”


Paso 11En la nueva ventana aparecen nombres de campos que Write trae por default. No necesariamente nuestros campos de Calc deben coincidir con estos.

En nuestro ejemplo, en el campo nombre vienen incluidos el nombre y los Apellidos.

Automáticamente nos detectó el campo “Nombre”.

Nuestro campo “Departamento”, hago corresponder con el campo “Compañía”. Y el campo “ExtensiónTelefónica” lo hice corresponder con el campo “Dirección, línea 1”.

Clic en Aceptar para continuar


Paso 12Dar clic en Siguiente para continuar


Paso 13Para que no nos agregue ningún saludo, des-seleccionar las casillas:

• “Este documento debe contener un saludo”

• “Insertar saludo personalzado”

Dar clic en Siguiente para continuar. Si no está activo el botón “Siguiente”, es porque alguna casilla de las anteriores está seleccionada. Para des-seleccionar la casilla “Insertar saludo personalizado” primero marcamos la casilla “Este documento debe contener un saludo” y nos permitirá desmarcar las 2 casillas.


Paso 14Clic en Siguiente


Paso 15Clic en Editar Documento


Paso 16Nos mostrará el documento como estaba más un cuadro con los campos del primer registro de nuestros contactos. Estos campos nos servirán de guía para acomodarlos y, así, se acomodarán automáticamente los demás registros.

También aparecerá una pequeña ventana con un botón que nos permitirá volver al “Asistente para crearcorrespondencia”.


Paso 17Seleccionamos uno de los campos que están en gris, lo cortamos con Ctrl+X, posicionamos el cursor donde queremos que esté ese campo y lo pegamos con Ctrl+V.

Hacemos lo mismo para los demás campos.

Nos tiene que quedar un documento como el siguiente:


Paso 18Seleccionamos el cuadro sobrante y oprimimos la tecla Surp

Quedando de la siguiente forma:


Paso 19De la ventanita abierta, Clic en “Volver al Asistente para combinar correspondencia”.


Paso 20Clic en Siguiente. Al hacer clic en este botón, creará un documento para cada fila de contactos que tengamos en nuestro documento de Calc.


Paso 21Si se desea editar individualmente cada documento se puede hacer haciendo clic en “Editar documento individual...”

Para este ejemplo vamos a dejar los documentos como están y daremos clic en “Siguiente”.


Paso 22Nos aparecerán 4 diferentes opciones:

1. Guardar documento inicial: guarda el documento resultante en el archivo del oficio con el quecomenzamos el ejercicio.

2. Guardar documento combinado: guarda el documento resultante en un nuevo archivo o en undocumento individual por cada contacto.

3. Imprimir documento combinado

4. Enviar documento combinado por correo electrónico.

Seleccionar la opción que más se adapte a tu necesidad.


Paso 23Para este ejemplo usé la segunda opción guardando en un nuevo documento todos los oficios resultantes.

Me pidió la ubicación del nuevo documento, así como su nombre.

Clic en Finalizar para terminar el proceso.


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