Combinación de Correspondencia en Word 2007

Colegio de Ciencias y Humanidades Plantel Vallejo

Taller de CómputoProfesora: Paulina Hernández Contreras

¿Para qué sirve la Combinación de Correspondencia? Mediante la opción Combinar

correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro documento.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con datos distintos.

Conceptos previosCuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo

Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Word, un archivo de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, etc.

Elementos necesarios para la combinación de correspondencia:

Docu

men

to

Ori

gen

Docu

men

to

Pri

nci

pal

Docu

men

to C

om

bin

ado

Ejemplo de documento principal:

Sr.(a)Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a)que se llevará a cabo el día 22 de Agosto a las 21:00 hrs. en el Hotel Malsone.

Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia

Queda de Ud.La Promoción

Ejemplo de Documento Origen:

Padre Alumno

Mario González Luisa González

Margarita Luna Alfredo Romero

Antonio Rosales Mariana Rosales

Diana Núñez Rodrigo Morales

Gloria Castillo Erick Lugo

Rommel Mondragón Jaqueline Mondragón

Eduardo Robles Leonardo Robles

Leticia Mora Daniela Ruíz

Manuel Vargas Pablo Vargas

Silvia Palma Alejandro López

Campos

Regis

tros

Documento Combinado:Sr.(a) Mario GonzálezSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Luisa Gonzálezque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.

Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia

Queda de Ud.La Promoción

Sr.(a) Antonio RosalesSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Mariana Rosalesque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.

Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia

Queda de Ud.La Promoción

Sr.(a) Margarita LunaSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Alfredo Romeroque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.

Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia

Queda de Ud.La Promoción

Sr.(a) Diana NúñezSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Rodrigo Moralesque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.

Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia

Queda de Ud.La Promoción

Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007

1. La combinación se realiza en el archivo Principal

2. Una vez que ya se tenga el texto fijo, damos clic a la pestaña Correspondencia del menú principal

3. Luego ubicamos el botón Iniciar combinación de correspondencia

4. Elegimos la opción Paso a paso por el Asistente…

5. Aparecerá un panel del lado derecho

6. En el panel de la derecha elegimos la opción Cartas y damos clic en siguiente (la opción está en la parte inferior del panel de opciones)

7. Marcamos la opción Utiliza el documento actual y siguiente

8. Dejamos seleccionada la opción Utilizar una lista existente y damos clic a Examinar

9. Ubicamos el archivo Origen y damos clic en Abrir10. En la nueva ventana verificamos que todos los

campos y registros sean correctos y estén seleccionados, para dar clic en Aceptar

Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007

11. Damos clic en Siguiente12. En este paso 4 del asistente, es donde

empezaremos a introducir las etiquetas de los registros en nuestro documento:

13. Damos clic en la parte del documento donde queremos colocar la etiqueta y luego vamos al panel de la derecha para dar clic en Mas elementos…

14. Seleccionamos el campo que queremos insertar y presionamos Insertar, cerramos la ventana

15. Si tenemos mas etiquetas que colocar realizaremos los mismos pasos hasta terminar

Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007

16. Damos clic en Siguiente17. Con los controles del menú principal de

adelante y atrás, verificamos que se hayan insertado todos los registros deseados

18. Si todo es correcto damos clic en Siguiente19. Este es el último paso en el Asistente, damos clic

en la opción Editar cartas individuales…20. En esta ventana podemos decidir si queremos

todos los documentos generados o solo algunos, como queremos todos, dejamos la opción Todos y damos clic en Aceptar

Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007

21. Observa que se ha creado un nuevo documento con la combinación de correspondencia entre tu documento de origen de datos y el principal.

22. Guarda el nuevo archivo y habrás finalizado.

Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007