Combinacion de correspondencia
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MICROSOFT WORDPreparado por: Ing.
Lourdes Soria Brocel
INFORMATICA APLICADA A LA EDUCACION
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
Combinar correspondencia
• Permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio.
• Se puede obtener copias de un mismo documento pero con datos de personas distintas.
• Cuando se combina correspondencia se utiliza 2 elementos fundamentales: documento principal y el origen de datos.
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
Documento principal
• Contiene el texto fijo y los campos variables que forman su valor de origen de datos.
Origen de datos• Lugar donde se almacena
los datos a utilizar.• Puede ser una lista de
registros de direcciones en excel, una tabla en word o access entre otros.
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
Pasos para combinar
• Con el texto fijo en word se realiza los siguientes pasos.• Ir a CORRESPONDENCIA, se elige la opción
SELECCIONAR DESTINATARIOS y clic en USAR LISTA EXISTENTE
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
• Elegir el archivo de origen
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
En la ventana siguiente se marca el nombre y ACEPTAR
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
• Una vez combinado se inserta los campos necesarios.
• Primero se ubica el cursor en el espacio donde se ubicará el campo requerido.
• Luego Insertar campos combinados.
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• Para mostrar los valores de los campos elegir VISTA PREVIA DE RESULTADOS.
• Para ir cambiando los registros es necesario utilizar los botones de desplazamiento.
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
• Si se necesita conocer o resaltar los campos insertados en el documento hacer clic en Resaltar campos de combinación
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Destinatarios de combinar correspondencia
• Primer paso clic en Editar lista de destinatarios
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
• En esta ventana se configura según la necesidad como filtrar, ordenar entre otros.
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
Combinar al imprimir• La opción imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la combinación.
• Finalizar y combinar elija imprimir documentos
Preparado por: Ing. LOURDES SORIA BROCEL
• Al hacer clic en él aparece el cuadro de dialogo, puedes ser todos o seleccionar desde y hasta cual registra se necesita.
• Importante: no se puede abrir la base de datos para realizar algún cambio si aun esta abierto en archivo combinado.
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