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TAREAS

ASPECTOS JURÍDICOS

Presentar a las Juntas Directivas de ambas agencias el proyecto de fusión y suscribir un acta Redactar la reforma de estatutos

Hacer cartas de aceptación de los miembros de la nueva Junta DirectivaTener una copia del Balance General de ambas agencias

Eliminar la vida jurídica de la FANJ ante el ICBF

Nombrar Hermelinda nueva representante legal de FANJ

Eliminar la vida tributaria de la FANJ ante la DIAN Cancelar autorización de FANJ para el uso de nombre y logoActualizar firma del MOU entre CI-COL y CIKCRECURSOS HUMANOSDeterminar proceso de transferir contratos de FANJ a COL

Definir los documentos y tramites legales para la sucesión patronal (Prestaciones legales y contratos laborales)Proceso de OutplacementRevisar Practicas Organizacionales: bienestar, entrenamiento, clima laboral entre otros Revision DocumentalRevisar SG_SST(linea Basal) - Vigilancia EpidemiologicaRevisar Lista de Empleados Activos Revisar Periodos de pruebaListado de cargos vacantesRevisar beneficios extralegales Foliar contratos laborales de CARDefinir los documentos y tramites legales para la incorporacion del personal de cartagena y la liquidación de los contratosRevisar y Actualizar bases de datos de personalDefinir nueva estructura (organigrama) y planta de personal Unificar nomina, estructura salarial, prestacional y seguridad socialUnificar las cantidades de pruebas de PsigmaUnificar documentos legalesUnificar Reglamentos y Políticas de las agenciasOtros: Pendientes por definirse despues de la revisionFINANZAS Y CONTABILIDAD Hacer un listado de Bancos, dirección, # de cuentas, cambios de claves y firmantes de FANJTransferir saldos de las cuentas de bancos de FANJ a CI-COLEntregar a CI-COL información sobre pagos pendientes a proveedores y otros pagos

Presentar a la Directora de Cartagena y Barranquilla, como representantes legales, el proyecto de fusión y suscribir un compromiso de fusión

Enviar a la Junta Directiva de Children International Colombia la reforma de estatutos, hacer reunión y firmar acta aprobando la reforma

Investigar como integrar ex-empleados de FANJ al modulo de SOAHR de COL; determinar que hacer con los registros de los empleados que no continuaran

Preparar los cálculos de las indemnizaciones al personal de FANJ Definir si los pagos pendientes a proveedores y otros de FANJ se los puede hacer desde CI-COL.

Entrega de cheques en blanco de todas las cuentas, Órdenes de Compra en blanco / otros documentos numerados.Preparar un listado de todos los informes financieros, declaraciones o pagos pendientes.COMUNICACIÓN Preparar el plan de cambiar el imagen e logotipo (impementar no antes de Marzo)Actualizar informacion sobre la agencia en CIWorldConsultar con Servicios Creativos en el plan para CC en ColombiaOPERACIONES Y COMPRAS Preparar un inventario de contratos vigentes, valores, fechas de vencimiento Preparar un inventario de polizas con fechas de vencimiento Recibir el inventario de bodegaIdentificar las facturas pendientes y pagar lo que puede antes de transferir fondos a CI-COLFusión de inventario de activos fijos - determinar cual debe retener y cual debe bajarVender propiedades de Área 4Transferir datos de proveedores de FANJ a CI-COLTransferir registros de activos fijos de FANJ a CI-COLDocumentar las Licitaciones y otros procesos de compra en proceso - entrega de informaciónEvaluar vehículos para vender o retener (evaluar actividades y estructura para determinar vehiculos para mantener)Como hacen las entregas de los beneficios de cumpleaños y navidad?Los servicios de salud los tienen por outsourcing o están en nómina?Tienen el software de compras? Y como es el proceso de requisiciones?Tienen planes de mantenimiento para las UPS? Plantas eléctricas en los CC?Indicadores de logro de departamento Cuantas veces a la semana o al mes recogen los requerimientos.Plan de Compras 2016Hay una persona encargada de manejar las donaciones especiales?Inventario de TOMS? Donde lo tienen?INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA Fusión de base de datos de beneficiarios Fusión de SUN SystemFusión de base de datos de proveedoresDefinición de servidores y servicio de internet Indentificar nombres de usuarios y sistemas que necesitan tener acesco - CDB, Aptify, CIWorld, etc.Analizar y implementar mejor solucion para interconectar OC y SACSINGO DE CI - CICOTransferencia de propiedades a CICOINGO - designar como apoderada a Marta VasalloINGO - CI Colombia recibe la administración de la INGO

Trasferir servidor de SUN a CI-COL, crear nuevos usuarios para hacer consultas, pagos, etc. para el 2016. Establecer fecha y proceso de cerrar y archivar Sun- FANJEntrega de documentación contable, carpetas de egresos, ingresos, declaraciones de impuestos, pagos de seguridad social, otros documentos legales y financieros de la Agencia FANJ e INGO Colombia.

CONSTRUCCION

Revisar estado de construccion de Centro de JovenesRevisar estado de construccion de Reforma Area #3Transferir los grant planners y documentacion a CI-COLEstablecer fechas para abrir y inaugurar las construccionesPlanificar el evento de reconocimiento para el donante en Junio

RESPONSABLE FECHA

Paul Hooper

Paul HooperHermelinda Guarin R

Hermelinda Guarin R

Hermelinda Guarin RDarwin Villavicencio y Ricardo Manjarres

Hermelinda Guarin R

Hermelinda Guarin RCI/Abogado/Rep Legal

Hermelinda Guarin / Paul Hooper

Ricardo Manjarres / Agencia Cartagena FebruaryRicardo Manjarres / Agencia Cartagena FebruaryRicardo Manjarres / Agencia Cartagena February

Ricardo Manjarres / Agencia Cartagena January 25thRicardo Manjarres / Agencia Cartagena January 20th

Juliana/ Paola/ Darwin/ Ricardo/ Cartagena / COLFebruary

Ricardo Manjarres / Darwin / Agencia Cartagena February

Ricardo Manjarres / Agencia Cartagena FebruaryRicardo Manjarres / Darwin /Agencia Cartagena February

Children International, CI-COL Marzo-JunioCC CI-COL

Children International Febrero

Marta Paez y Agencia Cartagena FebruaryMarta Paez y Agencia Cartagena FebruaryMarta Paez y Agencia Cartagena February

Darwin Villavicencio y Ricardo Manjarres MarzoMarta Paez y Hermelinda

Marta Paez y Agencia Cartagena FebreroPaola / Darwin / Ricardo / Agencia Cartagena Marzo

Marta Paez / Agencia Cartagena FebreroMarta Paez y Hermelinda Marzo

Julia Maldonado Equipo de Programas CI-COL

Julia Maldonado Julia Maldonado

CI y Julia Maldonado

HG/NMHG/NM

Children International Children International

IT BarranquillaIT BarranquillaIT Barranquilla

IT, Roberto, Rony

Marta Paez, abogado y Oficina Regional 2016Children International Febrero

Ricardo Manjarres y Darwin Villavicencio Febrero

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