ADMINISTRACIN FINANCIERAPROYECTO FINAL:

PRESENTAN: BARRERA VALLARTA JANETH. FIGUEROA MARTNEZ CAROLINA A. VILLALOBOS MIGUEL GRACIELA. DOCENTE: LIC. ZAMORA AGUILAR IVN.

LICENCIATURA EN INFORMTICA GRADO: SPTIMO SEMESTRE GRUPO: 06-LI-271 Los Reyes, La Paz, a viernes 13 de enero del 2012.

INTRODUCCINEl sistema de contabilidad integral COI fue creado especialmente para facilitar la captura, proceso y mantenimiento de la informacin contable de la empresa.

Tambin

permite

la

generacin

de

diversos

reportes

financieros,

indispensables para la toma de decisiones. El objetivo principal de COI es proporcionar una herramienta que te facilite la prctica contable, sin embargo los conocimientos bsicos y primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por la misma persona.

El sistema se compone de los siguientes mdulos: Catlogo de cuentas. Plizas Balanza de comprobacin Diario general Auxiliares mensuales y anuales Reportes financieros Balanza anual y consolidacin Hoja de clculo Utileras

Aspel-COI 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Asimismo le permite controlar los activos de la empresa mediante el clculo, control y proyeccin de la depreciacin; la revaluacin de activos y el seguimiento en la depreciacin de los mismos. Adems puede obtener reportes y grficas de alto nivel e interactuar con los dems sistemas de la lnea ASPEL para lograr una administracin automatizada.

Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y grficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organizacin, as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR .

Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfaces con los sistemas de la lnea Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa.

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL COI PARA REGISTROS CONTABLES Y ANLISIS FINANCIERO 6.1 IDENTIFICACIN DE LAS HERRAMIENTASCARACTERSTICAS GENERALES Totalmente compatible con redes Microsoft WINDOWS. Con un slo clic en la barra de herramientas de su ventana principal, puede tener acceso a todos los mdulos, o bien va men. Inicio de meses sin cerrar los anteriores. Reportes financieros y de depreciacin. Vnculo dinmico con Excel de todas las consultas e informacin de las cuentas, para obtener en hojas de clculo las declaraciones fiscales de la empresa, as como toda la informacin contable. Pliza de cierre, de depreciacin y de ajuste cambiario. Consolidacin de la contabilidad de varias empresas. Generacin de reportes personalizados mediante el Editor de formatos. Consultas personalizadas a travs de filtros o bsquedas especficas. Importacin/Exportacin de archivos. Posibilidad para incluir el logo de su empresa en cada uno de los reportes. Envo y recepcin de plizas va e-mail para su integracin a la contabilidad. CATALOGO DE CUENTAS Clculo automtico del saldo promedio diario en cualquier momento y para todas las cuentas. Manejo de hasta 999 Centros de Costos (Departamentos). Hasta 20 dgitos y 9 niveles en cuentas contables Definicin especfica para cada cuenta contable: moneda, presupuestos, saldos, descripcin, nmero de cuenta, etctera. Consultas de auxiliares desde el catlogo de cuentas. Especificacin si cada cuenta contable afecta o no a la pliza de ajuste cambiario Filtros personalizables para consultar slo la informacin de inters.

CATLOGOS DE ACTIVOS Clculo automtico de Impuesto al activo y depreciacin contable y fiscal Definicin especfica de activos fijos de la empresa: descripcin, clave, ubicacin, tipo, nmero de serie, etc. Consulta de depreciacin y revaluacin de activos (monto, fecha, mtodo, tasa, entre otros). Pliza de registro de activos. Captura de nmeros de serie y observaciones. Compra de activos en moneda extranjera. Seleccin o bsqueda especfica de informacin.

CATLOGO DE PLIZAS Facilidad en la captura de plizas Identificacin de plizas pendientes de "cuadre" y auditadas Nuevos filtros en la consulta de plizas (contabilizadas, pendientes y auditadas) 12 diferentes tipos de plizas Control de nmeros de pliza mediante folios no secuenciales

(alfanumricos) o secuenciales (numricos) Actualizacin en lnea de saldos en el momento del registro de las plizas Alta de cuentas contables desde la captura de plizas Modificacin de plizas aun despus de su captura Consulta de plizas del mes anterior o siguientes sin cambiar de periodo. Proteccin de plizas al marcarlas como auditadas Impresin detallada de listados de plizas, seleccionndolas ya sea por tipo o por folio. PLIZAS MODELO Agilidad en la captura de plizas de movimientos repetitivos mediante la creacin de machotes o plizas predefinidas y un mdulo dinmico para su lectura, contabilizacin, envo y recepcin de dichos documentos va e-mail. Logrando as una integracin total de la contabilidad.

CATLOGO DE ACTIVOS FIJOS Clculo automtico de Impuesto al activo y depreciacin contable y fiscal. Definicin especfica de activos fijos de la empresa: descripcin, clave, ubicacin, tipo, nmero de serie, etctera. Consulta de depreciacin y revaluacin de activos (monto, fecha, mtodo, tasa, entre otros). Generacin automtica de la pliza de registro de activos. RANGOS DE CUENTAS Definicin de hasta 99 rangos de cuentas necesarios para la emisin de Reportes Financieros y grficas. DEPARTAMENTOS Manejo de hasta 999 centros de costos para el control detallado de las operaciones en la empresa. CATLOGO DE MONEDAS Registro de hasta 99 monedas extranjeras al tipo de cambio actual. Histrico de tipos de cambio para facilitar el manejo de movimientos en otras monedas. Generacin de la pliza de ajuste para registrar la ganancia o prdida cambiaria. EDICIN COPIADO ESPECIAL Generador de Hojas de clculo, se establece un Intercambio Dinmico de Datos (DDE) con Excel, con la informacin principal del Catlogo de Cuentas y de todo el sistema, para el uso y explotacin de la informacin. CONSULTAS BALANZA DE COMPROBACIN Contiene folders configurables para la consulta de la Balanza a cualquier nivel (Mayor, Subcuenta, Auxiliar). Pestaas que proporcionan la balanza de los perodos existentes (Enero, Febrero, Marzo,...,Diciembre). Opcin de filtrado por nivel de cuenta, departamento y tipo de moneda. AUXILIARES Opcin a mostrar saldos en moneda extranjera y por departamento. DEPRECIACION Detalle de la depreciacin acumulada por cada Activo fijo, tanto del clculo contable como del fiscal. REVALUACIN Detalle de la revaluacin por cada Activo fijo, con opcin a elegir tipo de revaluacin.

Factor para valor de mercado. Con INPC desde tima revaluacin. Con INPC desde fecha de adquisicin. REPORTES Balanza de comprobacin. Diario general. Auxiliares. Depreciacin de Activos Fijos: Con valores histricos. Con valores actualizados (factor anual). Con valores actualizados (ajustes ISR). Con Deduccin Inmediata. Proyeccin de depreciacin. Conciliacin de activos. Activos fijos: Impuesto a los activos fijos. Activos que ya no se deprecian. Revaluacin de Activos fijos. Balance general. Estados de resultados. Libro Mayor. Reexpresin de saldos. Presupuesto. Reportes personalizados por el usuario. Hojas de clculo: Hojas Financieras: Balance general. Estado de resultados Aplicacin de recursos. Razones financieras. Posicin monetaria. Estados financ. Moneda Extranjera. Hojas Fiscales: Declaracin anual de ISR e IVA. Clculo del Impuesto al Activo (IA). Depreciacin actualizada. Declaracin mltiple. GRFICAS Liquidacin. Apalancamiento. Prueba de cido. Das de cartera.

Rotacin de inventario. Ventas. Utilidad. Gastos de operacin. Activo, Pasivo, Capital. Grfica del usuario. Modificacin de datos Grabar grfica. PROCESOS Creacin del siguiente perodo. Traspaso de saldos. Borrado de movimientos. Contabilizacin. Consolidacin de empresas. Balanza anual. Pliza de cierre. Pliza de depreciacin. Pliza de ajuste cambiario. Revaluacin de activos. Clculo del Ajuste anual por inflacin de acuerdo a las nuevas disposiciones de la Ley de ISR, incluye un asistente para su fcil definicin. CONFIGURACIN DEL SISTEMA Asistente para la fcil definicin de: Parmetros del sistema. Datos de la empresa. Perfiles del usuario. Preferencias.

6.2 EVALUACION DE LOS PROCESOS DE OPERACIN DE LAS HERRAMIENTAS DESDE LA PERSPECTIVA DE LA CONTABILIDAD Y LAS FINANZASREVALUACIN 1. Realiza los asientos contables a las cuentas de detalle afectadas y, posteriormente, realiza en forma automtica la acumulacin de los niveles superiores (cuentas de acumulacin). 2. Proporciona un campo para el concepto general de pliza y otro para el auxiliar de cargo y de abono. 3. Permite la consulta de plizas de forma gil e inmediata. 4. Permite modificaciones inmediatas a la pliza en caso de captura de datos incorrectos. 5. Emisin de formatos de pliza.

6. Puede dar de alta las cuentas de detalle en ese mdulo. 7. Permite dar de baja plizas VENTAJAS Para evitar errores de captura, el sistema est pensado de manera que se pueda verificar cada uno de los registros y de esta manera modificar o borrar segn sea el caso. Sin embargo, debido a la naturaleza de la informtica electrnica, se deber proteger la informacin respaldndola peridicamente, as como darle mantenimiento a los datos cuando advierta que los catlogos se encuentran daados. Con estos cuidados, el sistema ser un mejor aliado para aminorar la carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores. COI les permite a las empresas: Mantener la contabilidad al da mediante la automatizacin en el registro contable. Conocer en cualquier momento la situacin financiera de tu empresa, departamentos, centros de costos o proyectos, por medio de las diferentes consultas y reportes que el sistema ofrece automticamente como el Balance General, Estado de Resultados, entre otros. Controlar si as se requiere los gastos, ingresos y presupuestos de cada entidad, en diferentes monedas, permitiendo tambin un riguroso y eficaz control de los recursos. Una oportuna y confiable presentacin de las declaraciones fiscales e informativas de tu empresa, ya que identifica automticamente los montos de los impuestos IVA e ISR. Los ingresos gravables y deducciones autorizadas para efectos de IETU. La Declaracin mensual de IVA e ISR, entre otras. La Declaracin anual de personas fsicas y morales. Controlar y llevar un seguimiento del presupuesto asignado a cada cuenta o departamento.

Procesos Clculo del ajuste anual por inflacin de acuerdo a las nuevas disposiciones de la Ley de ISR. Mes de ajuste para la elaboracin de procesos extraordinarios.

Balanza anual Consolidacin de empresas. Generacin automtica de Plizas de: cierre, depreciacin y ajuste cambiario Creacin de un nuevo periodo sin cerrar el anterior. Traspaso de saldos. Integracin de plizas de diferentes empresas. Multimoneda Histrico de tipos de cambio para facilitar el manejo de movimientos en otras monedas. Registro por partida del tipo de cambio en la captura de plizas. Balanza de comprobacin expresada en la moneda de las cuentas. Control de cuentas contables y activos en moneda diferente a la nacional. Generacin de la pliza de ajuste para registrar la ganancia o prdida cambiaria Manejo de hasta 99 diferentes monedas. giles Consultas Saldo promedio diario mensual para las cuentas del catlogo. Auxiliares. Depreciacin y Revaluacin.

6.3 REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE EMPRESAS, CUENTAS TRANSACCIONES, MOVIMIENTOS DE ALMACEN ETC.

6.4 TIPOS DE REPORTE EMITIDOS (BALANCE, DIARIO MAYOR, ANALISIS FINANCIERO, MAYOR, ANALISIS FINANCIEROS, NOMINA.ETCETERA).Rapidez en la emisin de reportes y traspasos de saldos automticos La base de datos es anual, por lo que los saldos de las cuentas en todos los periodos se actualizan automticamente, por otro lado, al modificar algn atributo de las cuentas, el cambio se ver reflejado de forma automtica en todo el ao hacindose eficiente el mantenimiento de la base de datos y la emisin de reportes. REPORTES El sistema te permite emitir estados financieros estndar y estados financieros diseados por timismo. Estos ltimos se crean con un mdulo de emisin de formatos de reporte. Este modulomanda a impresin los siguientes reportes estndar: Estado de situacin financiera. Estado de resultados. Libro mayor.2.1.2 APLICACIONES El sistema te permite emitir estados financieros estndar y estados financieros diseados por timismo. Estos ltimos se crean con un mdulo de emisin de formatos de reporte. Este modulomanda a impresin los siguientes reportes estndar: Estado de situacin financiera. Estado de resultados. Libro mayor.

6.5 SEGURIDAD EN LA HERRAMIENTAPermite definir diferentes accesos a la informacin de la empresa de acuerdo a la clave asignada a cada uno de los usuarios. Para asegurar el correcto manejo, el sistema te proporciona diferentes elementos de seguridad: claves de usuario para asignar o negar el acceso a las diferentes opciones del sistema como el cambio de precios o cancelacin de notas; bloqueos temporales de la caja, corte de caja por cajero, entre otras ms, de manera que la informacin de tu empresa est segura en todo momento.

6.5.1 PROCESOS DE ACCESOMayor facilidad en la captura de Plizas La funcin "copiar y pegar" que permite crear plizas a partir de otras. El uso del nuevo Catlogo de Conceptos de plizas. La conveniencia de manejar cuentas que permiten el "cuadre" automtico de las plizas. La integracin a la contabilidad de plizas recibidas va correo electrnico. El "cuadre" automtico de plizas mediante el uso de cuentas de "cuadre". Los nuevos filtros en la consulta de plizas (contabilizadas, pendientes de "cuadre" y auditadas). La funcin Plizas Modelo que automatiza el registro de movimientos comunes o frecuentes.

6.5.2 PROCESOS DE RESPALDO EMPLEADORuta de Acceso: Utileras / Respaldo de archivos / Generacin de respaldo o con el icono. El asistente para la generacin y reinstalacin de respaldos adquiere la misma interface que los dems sistemas de la lnea Aspel, simplificando el proceso de respaldo de la informacin. La generacin de respaldos de todas las nminas se realizar en un solo paso, evitando los procesos largos y repetitivos al hacerlo nmina por nmina, adems con esta herramienta se puede respaldar: Base de Datos (incluye todas las nminas). Fotografas. Ruta de formatos. Archivos de configuracin. Perfiles de usuario. Documentos asociados. INFOWEB. DAC. Consultas personalizadas.

6.5.3 UTILIZACIN DE TCNICAS DE PROTECCIN DE DATOS (CRIPTOGRAFA, CANAL SEGURO)Base de datos cliente-servidor. Los manejadores de bases de datos con los que podr trabajar el sistema son: Firebird versin 2.0.x. SQL server versin 2005 en adelante. La seleccin del formato de base de datos se define desde el asistente de instalacin y desde control de archivos se podr cambiar en otro momento. FireBird Nomenclatura: C:\ruta\base.fdb User_Name: Usuario Firebird Password: Contrasea Firebird SQL Nomenclatura: Hostname: Servidor SQL User_Name: Usuario SQL Password: Contrasea SQL

6.6 CARACTEISITICAS A DICIONALES DE LA HERRAMIENTAFacilita el control de la informacin contable y de los activos fijos de tu negocio (este programa es ptimo para empresas mexicanas pequeas y medianas). Facilita la captura de informacin, procesamiento de la misma y la obtencin de los reportes financieros ms importantes: Balanza de comprobacin, Diario general, Libro mayor, Auxiliares mensuales y anuales; y Balanza anual. Cuentas con siete catlogos principales: Cuentas, Rangos de cuentas, Departamentos, Plizas, Activos y Tipos de activo por empresa. Se podr localizar rpidamente un registro en particular o seleccionar informacin de un mismo tipo, gracias a los procesos de bsqueda y filtrado. Ofrece cuatro catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes en Mxico, pudiendo disear un catlogo de cuentas. La afectacin a travs de las plizas es inmediata, de manera que se actualizan los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores. Tambin se puede elegir que la afectacin se haga de manera independiente. El manejo de cuentas se puede hacer por Departamentos (centros de costos) para que las afectaciones a travs de las plizas se asignen a los departamentos que las originaron. Se puede utilizar varias opciones para la numeracin de las plizas (secuencial por tipo, secuencial con folio nico o asignada por el usuario). Permite la generacin de plizas repetitivas con formatos diseados por uno mismo, manejando Plizas modelo. Con este proceso tambin se pueden guardar plizas pendientes de ser contabilizadas. Podr generar fcilmente el siguiente periodo de trabajo. Permite el ajuste en periodos anteriores al actual, sin que se descuadre la contabilidad.

Permite trabajar con periodos posteriores, aun cuando no se haya concluido el trabajo con periodos anteriores o actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como para efectuar correcciones sobre los ya registrados. Calcula los valores actualizados de los activos y genera Plizas de Depreciacin y Revaluacin. Permite hacer consultas especficas y seleccionar la informacin de cualquiera de los catlogos. En pocos minutos generas los informes o estados financieros ms importantes, como: Balance general, Estado de resultados, Re expresin de saldos y Reporte de presupuestos. Puede emitir el listado de Activos con o sin filtro. Puede imprimir etiquetas para llevar un control fsico del activo, las cuales puede emitir por rango de claves de activo, rango de fechas de compra, tipo de activo y por localizacin. Puede elaborar formatos de reportes especficos que se adapten a las necesidades de la empresa, con el editor de formatos. Puede generar grficas como las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de cido, Das de cartera, Rotacin de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital, Margen neto y muchas otras, las cuales se pueden personalizar y presentar con infinidad de opciones. Con la funcin perfiles del usuario, se puede limitar el acceso a los usuarios y a las funciones que desee mantener ocultas. Facilita la exportacin de datos a otras aplicaciones y, adems, puedes pedir que la informacin se actualice automticamente cada vez que ingreses a dichos programas (gracias al Intercambio dinmico de datos DDE).

6.7 EVALUACIN SOCIAL

6.7.1 CAPACIDAD PARA TRABAJAR EN RED

Mayor Conectividad: Envo y recepcin por Correo Electrnico de las plizas para su integracin a la contabilidad, as como de todas las consultas y reportes del sistema. Clculo del Ajuste anual por inflacin de acuerdo a las nuevas disposiciones de la Ley de ISR, incluye un asistente para su fcil definicin. Histrico de tipos de cambio para facilitar el manejo de movimientos en otras monedas. Clculo automtico del saldo promedio diario en cualquier momento y para todas las cuentas. Manejo de hasta 999 Centros de Costos (Departamentos). Nuevos filtros en la consulta de plizas: Plizas contabilizadas y no contabilizadas, auditadas y pendientes de "cuadre". Asistente para personalizacin e instalacin de Empresas para facilitar la configuracin e instalacin del sistema.

6.7.2 NMERO DE EMPRESAS OPERADAS SIMULTANEAMENTEAhora podrs crecer fcilmente tu Aspel-COI con la modalidad de usuarios adicionales.

Con la nueva modalidad de 1 usuario disea tu sistema de acuerdo a tus necesidades y a un costo menor.

Concepto de Red

SERVIDOR: Es una computadora central conectada a otras computadoras y cuya funcin es la de controlar y compartir informacin entre todas ellas. (COI Instala 1 Licencia en el Servidor)

ESTACION DE TRABAJO: Es una computadora completa e independiente conectada a un servidor y cuya funcin es la de extraer o depositar informacin en el medio de almacenamiento de dicho servidor. (COI Instala hasta 5 Usuarios)

6.7.3 PROBLEMAS MS COMUNES QUE PRESENTASoluciones a problemas ms frecuentes COINo. Conflicto Solucin Realizar la Asociacin de Cuentas por fondo y al final revisar EL BALANCE GENERALY LA BALANZA NO CUADRA, YA SEA POR FONDO O CONSOLIDADA. NO CONSOLIDA EL SISTEMA

1

nuevamente el balance general. Revisar que se estn usando los formatos correctos. Revisar la naturaleza de las cuentas.

2

Aplicar la correccin de las tablas a travs del proceso de Consolidacin. Debe realizar el Desbloqueo de Cuentas. Primero debe verificar que este usando los formatos de manera correcta. Tambin le ayudar mucho identificar el nivel donde est el error, recuerde que hay tres niveles de cuenta. Recuerde que cuando una pliza no permita ingresar para su modificacin o para su visualizacin, sta muy seguramente est daada, por lo tanto se recomienda usar el Reinstalable No. 8 para la versin 5.0 y para versiones posteriores usar el disco de instalacin original. Cuando se genere este error, en el caso de la versin 5.0 utilice el Reinstalable No. 5, en caso de versiones posteriores, use por favor el disco de instalacin original. Cuando los saldos iniciales de un periodo no coincidan con los saldos finales del inmediato anterior, revise primeramente que el sistema no le marque un traslado de saldos desde el administrador de archivos, si es as, realice el traslado desde el primer mes donde marca. Si no le indica el traslado y aun as no coinciden dichos saldos, por favor realice la contabilizacin manual y despus traslade los saldos. Este procedimiento es muy bsico: Quitamos la contabilizacin en lnea. Nos vamos a procesos / contabilizacin y contabilizamos por tipo de pliza. Activamos nuevamente la contabilizacin en lnea. En control de archivos, recuperamos y regeneramos plizas. Trasladamos saldos.

3

DIFERENCIAS EN LA CARGA DEL PRESUPUESTO

4 POLIZAS DAADAS

5

PROBLEMAS EN LA GENERACIN DE RESPALDOS

6

PROBLEMAS CON LOS SALDOS INICIALES O TRASLADO DE SALDOS.

1. 2. 3. 4. 5.

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE Los requerimientos para la instalacin COI, son los siguientes: Computadora personal compatible con IBM. Modelo XT, AT, PS2. 512 KB en RAM como mnimo. recomendada 128 MB Contar con disco duro de 1.2 MB de espacio libre. Drive de 5 o 3 Cualquier tipo de monitor. Sistema operativo Ver. 3.0 en adelante. El sistema puede ejecutar el proceso de impresin en la mayora de las impresoras de matriz de punto y lser. COI permite tambin definir tu impresora, si no esta definida dentro del sistema y la posibilidad de registrar su configuracin.

CONCLUSINASPEL COI procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y grficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organizacin, as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfaces con los sistemas de la lnea Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa.

BIBLIOGRAFA1. 2. 3. 4. 5. www.aspel.com.mx/mx/productos/coi1.html www.aspel.com.mx/mx/productos/coi3.html www.aspel.com/contabilidad www.legisver.gob.mx/pageFiscalizacion/servicios/soluciones_coi.html www.aspel.com.mx/downl/BaseConoc/w0802.do

6. Sistema de contabilidad integral: ASPEL-COI, para Windows, versin 10: manual del usuario 7. Elizondo Lpez, Arturo. Contabilidad Bsica I. (1 ed.), Mxico, Thomson, 2003. 8. Guajardo Cant, Gerardo. Contabilidad Financiera. (4 ed.), Mxico, Mc Graw Hill, 2004, 550pp. 9. Guajardo Cant, Gerardo. Fundamentos de Contabilidad. Mxico, Mc. Graw Hill, 2005, 672 pp. 10. Guajardo Cant, Gerardo. Contabilidad para no contadores. Mxico, Mc. Graw Hi