CODIGO NOMBRE TIPOS NOMBRE SUBSERIE SUBSERIE … · Página 1 SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE...

SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO

SUBSERIENOMBRE SUBSERIE

NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES

1000 GERENCIA 03 ACTAS 12 Actas Comité de Gerencia .. Invitación

.. Agenda del día

.. Documentos a estudiar

.. Informes

.. Acta

13Actas Comité de Gestión de la

Calidad .. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

27 Actas Junta Directiva .. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

04 ACTOS ADMINISTRATIVOS 01 Acuerdos Junta Directiva .. Control de numeración

02 Resoluciones .. Control de numeración

08 BIENES INMUEBLES 01 Bienes Inmuebles .. Escrituras

.. Certificados de tradición

.. Cedulas catastrales

.. Avalúos

.. Áreas Físicas Hospital

09 BOLETINES 01 Boletines de Prensa

03 Boletines Institucionales

11 CAMPAÑAS 01 Ayudas Audiovisuales

02 Campañas Impresas .. videotecas

.. impresos

.. pendones

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. afiches

.. volantes

03 Campañas Radiales

14 CIRCULARES 01 Circulares Reglamentarias

34 INDICADORES 01 Indicadores de Gestión

35 INFORMES 13 Informes de Gestión

19 Informes Evaluación Institucional

29 Informes Junta Directiva

31 Informes Mapa de Riesgos

32 Informes Organismos de Control

34 Informes Plan de Mejoramiento

35 Informes Plan Operativo Anual

36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y

CONTROL08 Tablas de Retención Documental

37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes

03 Inventarios de Documentos

41 MANUALES 11Manuales de Procesos y

Procedimientos.. Manual de Procesos y Procedimientos

.. Mapa de procesos

44 PLANES 06Planes de Comunicación

Organizacional

07 Planes de Desarrollo Institucional

11 Planes de Gestión Gerencial

16 Planes Operativos Anuales .. Plan Operativo Anual

.. Informes plan Operativo Anual

45 PLANOS 01 Planos

47 POLIZAS DE SEGUROS 01 Pólizas de Seguros .. Reclamo por evento

.. Estudios de riesgos



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Pólizas tramitadas

48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS 01 Portafolio General

52 PROYECTOS 01 Proyectos de inversión .. Estudios

.. Fichas EBI

.. Estudio Económico (cuadro de costos)

.. Estudio técnico

.. Concepto

.. Viabilidad Presupuestal

.. Estudio de conveniencia y oportunidad

.. Plan de acción del Proyecto

.. Elegibilidad

.. Planos

54 REGLAMENTOS 03 Reglamento Interno de Trabajo

55 RENDICION DE CUENTAS 01 Cuenta Anual

57SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA

CALIDAD EN SALUD01 Acreditación .. Autoevaluaciones

.. Planes de Mejoramiento

.. Informes Ciclo de Acreditación

.. Control requisitos acreditación

.. Informes mesas de trabajo

Acreditación..

02 Habilitación .. Autoevaluaciones

.. Planes de Mejoramiento

.. Informes

.. Control de cumplimiento de guías y

protocolos de atención

.. Formularios y registros

.. Requerimientos



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


03Programas Auditoria Mejoramiento

Continuo PAMEC.. Programa PAMEC

.. Cronograma de Auditorias

.. Informes de Auditorias

.. POA

04Sistema de Información para la

Calidad.. Informes

.. Fichas técnicas

.. Manual de calidad

.. Registros asignación de citas

1100 OFICINA ASESORA DE

CONTROL INTERNO03 ACTAS 09

Actas Comité de Control Interno y

Calidad.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

20Actas Comité Equipo Operativo

MECI.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

07 AUDITORIAS 01 Informes de Auditoria .. Planeación

.. Ejecución

.. Informes

.. Informe final

35 INFORMES 03 Informes a Gerencia

06Informes Austeridad del Gasto

Público



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


08 Informes Control Interno Contable

10Informes Cuatrimestrales Control

Interno

15 Informes Derechos de Autor

17Informes Encuesta del Modelo

Estándar de Control Interno



36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y




42 MECI 01 Evaluaciones del MECI

03 Planes de Autocontrol .. Seguimiento, consolidación

44 PLANES 02 Planes Anticorrupción.. Informes seguimientos estrategias

anticorrupción

13 Planes de Mejoramiento .. Informes Planes de Mejoramiento

15 Planes Operativos Anuales .. Informes plan Operativo Anual

50 PROGRAMAS 01 Programas Anuales de Auditoria

1200 OFICINA ASESORA JURIDICA 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 01 Acciónes de Grupo .. Solicitud

.. Poder

.. Notificaciones

.. Pruebas

..Sentencia

..Recursos

.. Impugnación

..Incidente de desacato

02 Acciónes Populares .. Solicitud



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Poder

.. Notificaciones

.. Pruebas

..Sentencia

..Recursos

.. Impugnación


03 Acciones de Tutelas .. Solicitud

.. Poder

.. Notificaciones

.. Pruebas

..Sentencia

..Recursos

.. Impugnación


04 Derechos de Petición .. Notificación respuesta al derecho de

petición..Recurso

.. Solicitud

.. Respuesta a derecho de petición

03 ACTAS 05 Actas Comité Conciliaciones .. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

15 COBROS 01 Cobros Jurídicos

18 CONCEPTOS 01 Conceptos jurídicos

21 CONTRATOS 01Contratos con Compañías

Aseguradoras.. Necesidad del servicio

.. Propuestas presentadas..



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Certificado de existencia y

representación legal o afín

.. Registro único Tributario

.. Documento de identidad

.. SARLAF (formulario lavado de activos)

.. Certificados de habilitación

.. Estados financieros

.. Minuta del Contrato

02 Contratos con Entes Territoriales .. Necesidad del servicio

.. Cartas de invitación a presentar

propuestas

.. Aviso de invitación a presentar

propuestas










.. Garantías

.. Aprobación de garantías

.. Acta de iniciación

.. Acta de recibo final

.. Acta liquidación final

.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)

03 Contratos con EPS .. Necesidad del servicio


propuestas



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES



propuestas










.. Garantías






04 Contratos Consultoría ..Certificado de antecedentes fiscales

..Certificados de antecedentes

disciplinarios

..Certificado de antesedentes judiciales

.. Boletín deudores morosos del Estado

..Fotocopia libreta militar

..Fotocopia cédula de ciudadanía

.. Fotocopia RUT

..Hoja de vida función pública

..Declaración de bienes y rentas

..Propuesta

..Certificado de cámara de comercio

.. Aportes seguridad social



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos

..Solicitud certificado de disponibilidad

presupuestal

Certificado de disponiblidad presupuestal

Invitación a ofertar

Recibo de propuestas

..Evaluación y aceptación de propuestas

..Publicación, evaluación y aceptación de

propuestas

..Garantía única en el caso que aplique

..Registro presupuestal

..Acta de aprobación de la garantia única

..Acta de Inicio


..Informes contratista

..Informes del interventor o supervisor

..Actas de recibo o cumplimiento

..Pagos

Acta final de ejecución o terminación

.. Acta liquidación del contrato


05 Contratos de Apoyo Tecnológico ..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios







NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal

..Certificado de disponiblidad presupuestal

..Invitación a ofertar

..Recibo de propuestas



propuestas




..Acta de Inicio





..Pagos

..Acta final de ejecución o terminación



06 Contratos de Arrendamiento ..Certificado de antecedentes fiscales



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES



disciplinarios





.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal






propuestas




..Acta de Inicio






NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES



..Pagos




07 Contratos de Comodato ..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios





.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal






propuestas




NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES




..Acta de Inicio





..Pagos




08 Contratos de Compraventa ..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios





.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES







propuestas




..Acta de Inicio





..Pagos




09 Contratos de Empréstito .. Autorización de la Junta Directiva

..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios





.. Fotocopia RUT





NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal






propuestas




..Acta de Inicio





..Pagos




10Contrato de Intermediación de

Seguros..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES






.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal






propuestas




..Acta de Inicio







NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Pagos




11Contratos de Interventoria o

Supervisión..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios





.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal






propuestas




NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES




..Acta de Inicio





..Pagos




12 Contratos de Obra ..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios





.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES







propuestas




..Acta de Inicio





..Pagos




13 Contratos Prestación de Servicios ..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios





.. Fotocopia RUT





NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal






propuestas




..Acta de Inicio





..Pagos




14 Contratos de Suministros ..Certificado de antecedentes fiscales


disciplinarios




NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES





.. Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos


presupuestal






propuestas




..Acta de Inicio





..Pagos




NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES




15 Contratos Régimen Contributivo .. Necesidad del servicio










.. Garantías





16 Contratos Régimen Subsidiado .. Necesidad del servicio










.. Garantías





NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES





17 Contratos Regímenes Especiales .. Necesidad del servicio


propuestas


propuestas









.. Garantías






26 DEMANDAS 01 Demandas Acciones de Repetición ..Poder

..Demanda

..Notificaciones

..Pruebas

..Excepciones

..Alegatos de conclusión

..Sentencia

..Recursos



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Decisiones de recurso

02 Demandas Contractuales ..Demanda

..Poder

..Contrato

..Notificaciones

..Excepciones

..Pruebas

..Sentencia

..Recursos


03 Demandas de Reparación Directa ..Conciliación prejudicial

..Demanda

..Poder

..Solicitud de notificacion

..Llamamiento en garantia

..Contestación de demanda


..Pruebas

..Sentencia

..Recursos


04 Demandas Laborales ..Demanda

..Poder


..Notificaciones


..Pruebas

..Sentencia

..Recursos



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES



05Demandas Procesos Ejecutivos

Singular..Demanda

..Poder

..Notificaciones


..Excepciones



..Pruebas

..Sentencia

..Recursos


06 Demandas Procesos Ordinarios ..Demanda

..Notificaciones

..Pruebas

..Poder

..Excepciones



..Sentencia

..Recursos


07Procesos Nulidad y

Restablecimiento del Derecho..Demanda


..Poder

..Notificaciones

..Excepciones

..Sentencia



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES



..Pruebas


..Actos de conciliacion

..Recursos


35 INFORMES 31 Informes Mapa de Riesgos

32 Informes Organismos de Control .. Informe 2193

.. SIGEP

.. SECUP







41 MANUALES 01Manual de Interventoria y

Supervisión

06 Manuales Contratación

13 Manuales Gestion de Cobro

1300 SUB-GERENCIA

CIENTÍFICA03 ACTAS 11 Actas Comité de Farmacovigilancia

.. Convocatoria

.. Asistencia

.. Anexos

.. Acta

14 Actas Comité de Historias Clinicas .. Convocatoria

.. Asistencia

.. Anexos

.. Acta



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


16Actas Comité de Infecciones

Intrahospitalarias .. Convocatoria

.. Asistencia

.. Anexos

.. Acta

18Actas Comité de Seguridad del

Paciente .. Convocatoria

.. Asistencia

.. Anexos

.. Acta

19 Actas comité Docencia-Servicios .. Convocatoria

.. Asistencia

.. Anexos

.. Acta

23Actas Comité Referencia y

Contrarreferencia .. Convocatoria

.. Asistencia

.. Anexos

.. Acta

25Actas Comité Vigilancia

Epidemiológica (Cove) .. Convocatoria

.. Asistencia

.. Anexos

.. Acta

26Actas Disposición Final

Componentes Biológicos .. Informes

.. Acta

22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 02 Procesos Asistenciales



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


28ESTADISTICAS

03Estadísticas Producción

Actividades.. Informe

30 GUIAS 06 Guias de Atención Médica

07 Guías de Enfermeria .. Guías de enfermería

10 Guías de Odontología .. Diseños

12Informes Cumplimiento y/o

Adherencia a Guías

35 INFORMES 02 Informes a Entidades Públicas

23Informes Grupos de Trabajo

Enfermería


Farmacia


Odontología





CONTROL06

Registro Diario de Vacunación

08 Tablas de Retención Documental



05Inventarios Material Médico

Quirúrgico

07Inventarios Productos

Farmacéuticos

08Kárdex de Reactivos para

Laboratorio



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


38 LIBROS 03 Libros de Egresos Hospitalarios

04 Libros de Entregas de Turno

05 Libros de Microbiologia Clinica

06 Libros de Remisiones

11Libros Patologías de Especímenes

Quirúrgicos

12Libros Procedimientos Quirúrgicos

por Especialidad

13 Libros Recepcion de Muestras

14 Libros Registro de Autoclaves

22Libros Reportes de Cirugía

Recuperación

41 MANUALES 03 Manuales Colaraciones Básica

15

Manuales Proceso

Inmunohematología y Servicio

Transfusional

46 POLÍTICAS 02Políticas de Seguridad del Paciente ..Indicios de Atención Insegura

..Capacitaciones

..Informes epidemiologicos

..Gestion de eventos adversos

..Rondas de Seguridad

49 PROGRAMACION DE TURNOS 01 Agendas

02 Cuadros de turnos

51 PROTOCOLOS 01Informes Cumplimiento y/o

Adherencia a Protocolos

02Protocolos Control Infecciones

Intrahospitalarias



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


03 Protocolos de Enfermeria

06 Protocolos de Manejo Médico .. Diseños

07 Protocolos de Odontología

58SISTEMA REFERENCIA Y

CONTRAREFERRENCIA01

Autorizaciones Programa de

Referencia y Contrarreferencia

02 Listados Red de Servicios

03 Requisitos Sistema de Referencia

62SISTEMAS DE VIGILANCIA

EPIDEMIOLOGICO01 Fichas Epidemiológicas

..Fichas de Notificación

..Informes

02Informes Sistema Vigilancia

Epidemiológica

03 Informes Sivigila por UPGD

04 Unidades de Análisis ..Mapa Epidemiológico

1310 SECCIÓN SERVICIO

DE URGENCIAS02

ACREDITACION01

Listas de chequeo

28 ESTADISTICAS 01 Cuadros estadísticos

30 GUIAS 05 Guias de Atención de Urgencias

06 Guias de atención médica

07 Guias de Enfermería


Adherencia a Guías

31 HABILITACION 01 Listas de chequeo

35 INFORMES 28Informes Grupos de Trabajo

Urgencias





NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES







49 PROGRAMACION DE TURNOS 02 Cuadros de Turnos



03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de

adherencias..Protocolos de enfermería

06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de

adherencias..Protocolos Médicos

1320 SECCIÓN SERVICIOS

AMBULATORIOS Y

EXTRAMURALES

02 ACREDITACION 01 Listas de chequeo

30 GUIAS 04Guias de Atención de Servicios

Ambulatorios

06 Guías de Atención Médica

07 Guías de Enfermería


Adherencia a Guías


35 INFORMES 27

Informes Grupos de trabajo

Servicios Ambulatorios y

Extramurales




NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES









50 PROGRAMAS 04Programas de Promoción y

Prevención ..Programa de promocion Y Prevención

..Listado de Asistencia a talleres,

conferencias y'o reuniones

..Ficha de Inscripción de Participantes

..Carnet de intervencion

..Afiches y Volantes

..Informes avances del Programa

..Guías de atencion

..Listado de inasistentes



03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia

..Instrumentos evaluación de

adherencias

..Protocolos de enfermería

06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia


adherencias

..Protocolos Médicos



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


1330 SECCIÓNSERVICIO DE

INTERNACIÓN

(HOSPITALIZACIÓN)

02

ACREDITACION01

Listas de chequeo

30 GUIAS 03Guias de Atención de

Hospitalización


07 Guías de enfermería


Adherencia a Guías


35 INFORMES25

Informes Grupos de trabajo

Hospitalización








38 LIBROS 16 Libros Registro de ingresos






06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de

adherencias



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES



1340 SECCIÓN SERVICIO DE

CIRUGIA Y PARTOS02 ACREDITACION 01

Listas de chequeo

30 GUIAS 02Guias de Atención de Cirugía y Sala

de Partos


07 Guías de enfermería


Adherencia a Guías


35 INFORMES 22Informes Grupos de trabajo Cirugía

y Sala de Partos








38 LIBROS 15Libros Registro de Control de

Esterilización Paquetes

17 Libros Registro de Procedimientos

18Libros Registro Usuarios Sala de

Recuperación

19Libros Relación Central de

Esterilización



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


20Libros Relación Consecutivos

Certificados Nacidos Vivos

21 Libros Relacion Consecutivos TSH








adherencias


1350 SECCIÓN AYUDAS

DIAGNÓSTICAS Y SOPORTE

TERAPÉUTICO

02 ACREDITACION 01 Listas de chequeo

28 ESTADISTICAS 02 Estadísticas Transfusiones .. Informe

30 GUIAS 01Guias de Atención de Ayudas

Diiagnósticas


08 Guias de Imagenología

09 Guias de Laboratorio Clínico


Adherencia a Guías




NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


35 INFORMES 21Informes Grupos de trabajo Apoyo

Diagnóstico y Terapéutico








38 LIBROS 02 Libros Control de Radiografías




03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia


adherencias


04 Protocolos Imagenología .. Protocolos radioprotección

.. Protocolos toma de imágenes

diagnósticas

05 Protocolos Laboratorio Clínico.. Protocolos de transporte y

conservación de muestras

.. Protocolos de toma de toma de

.. Protocolos de quimica clínica

.. Protocolos de hematología

.. Protocolos de bioseguridad

.. Protocolos de pruebas especiales

.. Protocolos de inmunología



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Protocolos de microscopía

.. Protocolos de control interno y

externo de calidad



adherencias


1360 SECCIÓN DE

INFORMACIÓN Y ATENCIÓN

AL USUARIO

03 ACTAS 01 Actas Asociación de Usuarios .. Invitación

.. Asistencia y anexos

.. Agenda del día


.. Acta

.. Informes








43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA 01 Derechos y Deberes

02Encuestas de Satisfacción de los

Usuarios

03Peticiones, Quejas Reclamos Y

Sugerencias .. Registro usuarios capacitados

.. Registro en Formato de las Quejas,

Reclamos, Sugerencias



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Análisis y Clasificación de las Quejas

Recibidas

.. Tratamiento Estadístico de las Quejas

.. Informe Mensual de Quejas por Área

Funcional

.. Informe Trimestral Consolidado de

Quejas

.. Remisión de Quejas

.. Trámite y Respuesta a las Quejas

Recibidas

.. Tramite y Respuesta Inmediata a

Quejas en Formato

1400 SUB-GERENCIA

ADMINISTRATIVA03 ACTAS 06 Actas Comité de Archivo

.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

08 Actas Comité de Compras .. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 01 Procesos Administrativos

32 HISTORIAS 01 Historias Clínicas .. Admisión

.. interconsultas

.. Epicrisis

.. Contraremisiòn

.. Atención del parto

.. Capurro

.. Hojas de evolución

.. Ordenes médicas



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Notas de enfermería

.. Signos vitales

.. Hoja de medicamentos

.. Hoja de anestesia

.. Ayudas diagnósticas

.. Consentimientos informados

.. Informe quirúrgico

.. Balance de líquidos

.. Hoja de gastos

.. Documentos de identificación

.. Verificadores

.. Hoja atención urgencias

.. Solicitud copia historia clínica

.. Remisión

35 INFORMES 05 Informes Administrativos






CONTROL03

Control de Salida y Entrada de las

Series y Subseries

08 Tablas de Retención Documental .. Encuestas documentales



41 MANUALES 02Manuales Archivo y

Correspondencia

04Manuales Comunicaciones

Oficiales



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


50PROGRAMAS

03 Programas de Gestión Documental

54 REGLAMENTOS 01 Reglamento General de Archivos

02 Reglamento Historias Clínicas

1410 SECCIÓN RECURSOS

FINANCIEROS03 ACTAS 24

Actas Comité Sostenibilidad

Financiera.. Invitación

.. Orden del día

.. Documentos y soportes a estudiar

.. Informes

.. Acta

06 ARQUEOS 01 Arqueos Caja Principal .. Soportes

..Actas de arqueo

..Libro auxiliar de caja

02 Arqueos Cajas Auxiliares .. Soportes

..Actas de arqueo


09 BOLETINES 02 Boletines de Tesorería

10 CAJA MENOR 01 Caja Menor ..Resolución de creación

.. Certificado disponibilidad

presupuestal

.. Certificado registro presupuestal

.. Formato Reembolso

13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 02 Certificados de Retención .. Listados ..Certificados otras retenciones y

deducciones..Impuesto sobre la renta

.. Certificado de retención de estampillas

.. Retención en la fuente de IVA

.. Retención en la Fuente



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


17 COMPROBANTES 01 Comprobantes de Egreso ..Comprobante de egreso

..Certificado disponibilidad presupuestal

..Certificado registro presupuestal

.. Orden de compra

.. Comprobante de entrada o Cuenta por

Pagar.. Factura o cuenta de cobro

..Certificaciones o Constancias

..Pago de Seguridad Social

..Cotización

19 CONCILIACIONES 01 Conciliaciones Bancarias ..Extractos

..Actas

..Notas

02 Conciliaciones Módulos ..Tesorería

.. Contabilidad

.. Presupuesto

.. Facturación

.. Cartera

.. Inventarios

.. Activos Fijos

20 CONSIGNACIONES 01 Consignaciones Bancarias .. Consignaciones

..Formato bancario

..Traslados

24 CUENTAS POR COBRAR 01 Cuentas por Cobrar ARP ..RIPS

.. Factura

..Cuenta de cobro

..Relación de actividades

..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Radicaciones

..Conciliaciones

..Acta de conciliación

02Cuentas por Cobrar Entes

Territoriales .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones


..RIPS

03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


..RIPS

04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


..RIPS

05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


..RIPS

06Cuentas por Cobrar Medicina

Prepaga .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


07Cuentas por Cobrar Otras

Entidades .. Factura



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


..RIPS

08 Cuentas por Cobrar Pólizas .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


..RIPS

09Cuentas por Cobrar Régimen

Contributivo .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Conciliaciones


..RIPS

10Cuentas por Cobrar Régimen

Subsidiado .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


..RIPS

11Cuentas por Cobrar Regímenes

Especiales .. Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


..RIPS

12 Cuentas por Cobrar SOAT ..RIPS

.. Factura

.. Formularios



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


25 DECLARACIONES 01Declaraciones Contribución para la

Seguridad ..Formatos

..Soportes

02 Declaraciónes de Estampillas ..Formatos

..Soportes

03Declaraciones de Ingresos y

Patrimonio ..Formatos

..Soportes

04Declaraciones de Retención en la

Fuente ..Formatos

..Soportes

05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte ..Formatos

..Soportes

29 ESTADOS FINANCIEROS 01 Estados Financieros ..Estados financieros

.. Notas

35 INFORMES 01 Información Exógena

07 Informes Contables

09 Informes Costos

12 Informes de Cartera



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


16Informes Ejecución Presupuestal

de Ingresos y Gastos

20 Informes Facturación





36 Informes Presupuesto


CONTROL04 Instrumentos de Costos

.. Mano de obra

.. Gastos generales

.. Suministros

.. Bases de distribución




38 LIBROS 01 Libros Auxiliares de Contabilidad

07 Libros Diarios

08Libros Ejecución Presupuestal

Gastos

09Libros Ejecución Presupuestal

Ingresos

10 Libros Mayor y Balance

41 MANUALES 10 Manuales de Políticas Contables

17 Manuales Tarifarios

53 RECIBOS 01 Recibos de Caja

1420 SECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS03 ACTAS 02 Actas Brigadas de Emergencias .. Invitación



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Agenda del día

.. Informes

.. Acta

03 Actas Comisión de Personal .. Invitación

.. Agenda del día

.. Informes

.. Acta

07 Actas Comité de Bienestar Social .. Invitación

.. Agenda del día

.. Informes

.. Acta

10 Actas Comité de Convivencia .. Convocatoria

..Elecciones

..Notificación

.. Actas

15 Actas Comité de Incentivos .. Invitación

.. Agenda del día

.. Informes

.. Acta

21Actas Comité Hospitalario de

Emergencias.. Invitación

.. Agenda del día

.. Informes

.. Acta

22Actas Comité Paritario de Salud y

Seguridad en el Trabajo.. Invitación

.. Agenda del día

.. Informes

.. Acta



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


29 Actas PAMEC .. Invitación

.. Agenda del día

.. Informes

.. Acta

12 CARRERA ADMINISTRATIVA 01 Carrera Administrativa .. Documentos Convocatoria 001 de 2005

..Documentos Acto legislativo 004 de

2011

..Solicitud autorización nombramiento

provisional

..Solicitud autorización encargo

..Autorización solicitud nombramiento

..Autorización Solicitud encargo

13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 01 Certificados .. Certificados

03 Constancias .. Constancias laborales

16 COMISION DE PERSONAL 01 Comisión de Personal.. Convocatoria conformación Comisión de

Personal

.. Inscripción para conformar comisión de

personal

.. Acta apertura de elecciones

.. Acta de cierre y escrutinio

.. Acto administrativo conformación

comisión de personal

.. Notificación integrantes Comisión de

Personal

02 Comité de Convivencia Laboral

30 GUIAS 11Guias para Movilización y Traslado

de Pacientes .. Listado de chequeo..Informes Cumplimiento y/o

Adherencia a Guías y Protocolos

32 HISTORIAS 02 Historias Laborales .. Nombramiento

.. Lista de elegibles Comisión Nacional

Servicio Civil



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Acto administrativo de nombramiento

.. Acto Administrativo incorporación

planta de cargos

.. Oficio de notificación del nombramiento

.. Aceptación del cargo

.. Documento de identificación

.. Libreta militar

.. Documentos de estudios

.. Certificados de experiencia

.. Formato único hoja de vida

.. Hoja de vida

.. Declaración de bienes y rentas

.. Certificado antecedentes judiciales

.. Certificado de antecedentes

disciplinarios

.. Certificado antecedentes fiscales

.. Certificado médico de ingreso

.. Afiliaciones a ARP

.. Afiliación EPS

.. Afiliación fondo cesantías

.. Afiliación pensión

.. Afiliación caja de compensación familiar

.. Acta de posesión

.. Evaluación período de prueba

.. Solicitud inscripción Carrera

Administrativa

.. Actos administrativos de

reconocimientos y distinciones

.. Resoluciones vacaciones

.. Inscripción y ascenso en el escalafón

de carrera administrativa



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


.. Resoluciones de cesantías parciales

.. Encargos

.. Comisiones

.. Licencias

.. Permisos

.. Evaluaciones de desempeño

.. Sanciones

.. Certificados bono pensional

.. Renuncias

.. Acto Administrativo destitución del

cargo

.. Acto administrativo declaración

vacancia del cargo

.. Acto administrativo abandono del cargo

.. Acto administrativo comisión

.. Acto Administrativo aceptación renuncia

.. Notificación aceptación renuncia

.. Paz y salvo entidades bancarias

.. Paz y salvo Inventario documental

.. Paz y salvo inventario de bienes

.. Examen médico de egreso

.. Resoluciones prestaciones sociales

definitivas

.. Acto Administrativo cesantías

definitivas







NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y

CONTROL02

Control de dosimetrias




41 MANUALES 07 Manuales de Bioseguridad

08 Manuales de Desempeño

09Manuales de Funciones y

Competencias

11Manuales de Procesos y

Procedimientos

12 Manuales de Selección .. Manual de Selección

.. Convocatorias

.. Informes Proceso de Selección

14 Manuales Inducción y Reinducción.. Manual de Inducción y Reinducción

.. Guías de Inducción o Reinducción

.. Planillas de Asistencia

.. Evaluaciones

.. Informes de Actividades

44 PLANES 04Planes de Bienestar Social e

Incentivos.. Encuestas

.. Resultados

.. Informes

.. Encuesta de Satisfacción

08 Planes de Emergencias .. Cronogramas

.. Avances

.. Evaluaciones

.. Informes



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


15Planes Institucionales de

Capacitación.. Ficha Proyecto de Aprendizaje

.. Cronograma anual de capacitaciones

.. Notificación capacitaciones

.. Necesidades de capacitación

.. Ofertas educativas

.. Planilla de Asistencia

.. Evidencias Desarrollo del Proyecto

.. Informes de Seguimiento

.. Informe Final

16 Planes Operativos Anuales .. Resultados

.. Cronogramas

.. Avances

.. Evaluaciones

46 POLÍTICAS 01Políticas de Salud y Seguridad en el

Trabajo .. Resultados

03 Políticas del Talento Humano .. Resultados Medición

.. Plan de intervención

.. Encuestas

.. Resultados

.. Informes

04Politicas Espacios Libres de Humo

.. Sensibilización

50 PROGRAMAS 02Programas de Elementos de

Protección Personal.. Entega de elementos de protección

personal

.. Formatos de inspeccion de elementos

de proteción personal

05 Programas de Riesgo Quimico .. Listas de chequeo

..Hojas de seguridad



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


06Programas de Seguridad Orden y

Limpieza.. Formatos de socialización

..Listas de chequeo

.. Planes de mejoramiento

.. Informes

56SISTEMA GENERAL DE

PARTICIPACIONES01

Fondos .. Cesantias

.. Salud

.. Pension

.. ARL

.. Planillas de liquidación ley 50

.. Planillas de liquidación régimen

retroactivo

.. Informes retiros

.. Instructivos

.. Informes

.. Actas

.. Conciliaciones

.. Certificaciones

60SISTEMAS DE GESTION DE LA

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO01 Accidentes de Trabajo .. Formato único

.. Reporte accidentes de trabajo

..Investigaciónn de accidentes de trabajo

02 Semana Salud Ocupacional ..Registros fotograficos

.. Afiches

.. Listas de chequeo

03 Simulacros de Evacuación..Programación y parámetros de los

simulacros

.. Informes



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


04Sistema de Vigilancia de los

Riesgos Priorizados

1430 SECCIÓN

RECURSOS FÍSICOS17 COMPROBANTES 02

Comprobantes de Entrada .. Cotización

.. CDP

.. Cuadros comparativos

.. Registro presupuestal

.. Orden de compra

.. Factura

.. Comprobante de entrada

03 Comprobantes de Salida ..Solicitud de insumos

..Orden de despacho







37 INVENTARIOS 01 Inventarios de Activos Fijos ..Acta de entrega de bienes

.. Inventario de activos

.. Inventarios por responsables

..Actas de Traslados

.. Solicitudes de Baja

.. Actas de baja

.. Entrega de los elementos

..Actas de entrega


04 Inventarios Elementos Almacén .. Kardex

..Conteo físico



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


..Ajustes

06 Inventarios Particulares .. Ingreso elementos de control

..Ingresos Activos

07 Inventario Productos farmacéuticos .. Kardex

..Conteo físico

..Ajustes

09 Venta Inservibles .. Acta de baja

.. Propuestas

44 PLANES 01 Plan Anual de Adquisiciones

05 Planes de Compras - Cuadros Comparativos

- Solicitud de Productos

.. Autorizaciones de Compras

- Productos Pendientes

14 Planes de Necesidades

1440 SECCIÓN DE

MANTENIMIENTO03 ACTAS 04

Actas Comité Administrativo

Gestión Ambiental .. Acta

.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

17 Actas Comité de Mantenimiento .. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

33 HOJAS DE VIDA 02Hojas de Vida Equipo Biomédico e

Industrial

06 Hojas de Vida Vehículos



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


35 INFORMES 04Informes Actividades

Mantenimiento y Activos Fijos

14 Informes de Gestion Ambiental

30 Informes Mantenimiento








40 MANTENIMIENTO 01 Mantenimiento Muebles y Enseres.. Hoja de vida del equipo

.. Ficha técnica de especificaciones

.. Controles mantenimiento

02 Mantenimiento Planta Física .. Hoja de vida del equipo



03 Mantenimiento Redes Eléctricas .. Hoja de vida del equipo



04 Mantenimiento Redes Hidráulicas.. Hoja de vida del equipo



44 PLANES 10Planes de Gestion de Residuos

Sólidos

12 Planes de Mantenimiento



NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES


59SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL

28Actas Disposicion Final de

Residuos

1450 SECCIÓN DE

ESTADÍSTICA E

INFORMACIÓN

05

ARCHIVOS PLANOS RIPS

01

Archivos Planos RIPS

23 COPIAS DE SEGURIDAD 01 Copias de Seguridad

27DESARROLLO DE SOLUCIONES

INFORMATICAS01 Desarrollo de Software

02 Helpdesk

33 HOJAS DE VIDA 01Hojas de Vida Cámaras de

Seguridad

03 Hojas de Vida Equipos

04 Hojas de Vida Redes

05Hojas de Vida Sistema de

Información

35 INFORMES 11 Informes de Actividades

18 Informes Estadísticos



33 Informes PAMEC




CONTROL01 Censos

05 Listados Diarios de Consulta

07Relaciones Certificados de

Defunción y Nacimiento - Instructivo




NOMBRE TIPOS

DOCUMENTALES




39 LICENCIAS 01 Licencias Antivirus

02 Licencias Office

03Licencias Sistema de Información

Dinámica

04 Licencias Sistema Operativo

41 MANUALES 05 Manuales Conectividad Red

11Manuales de Procesos y

Procedimientos

16Manuales Seguridad de la

Información

44PLANES

09Planes de Gestion de la Tecnologia

y la Comunicación

61 SISTEMAS DE INFORMACION 01 Dinámica Gerencial

63 USUARIOS 01 Usuarios Entidades

02 Usuarios Sistema de Información

01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

01.01 Acciónes de Grupo

01.02 Acciónes Populares

01.03 Acciones de Tutelas

01.04 Derechos de Petición

02 ACREDITACION

02.01 Listas de chequeo

03 ACTAS

03.01 Actas Asociación de Usuarios

03.02 Actas Brigadas de Emergencias

03.03 Actas Comisión de Personal

03.04 Actas Comité Administrativo Gestión Ambiental

03.05 Actas Comité Conciliaciones

03.06 Actas Comité de Archivo

03.07 Actas Comité de Bienestar Social

03.08 Actas Comité de Compras

03.09 Actas Comité de Control Interno y Calidad

03.10 Actas Comité de convivencia

03.11 Actas Comité de farmacovigilancia

03.12 Actas Comité de Gerencia

03.13 Actas Comité de Gestión de la Calidad

03.14 Actas comité de Historias Clinicas

03.15 Actas Comité de Incentivos

03.16 Actas Comité de Infecciones Intrahospitalarias

03.17 Actas Comité de Mantenimiento

03.18 Actas Comité de Seguridad del Paciente

03.19 Actas comité Docencia-Servicios

03.20 Actas Comité Equipo Operativo MECI

03.21 Actas Comité Hospitalario de Emergencias

03.22 Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo


SERIES Y SUB-SERIES



SERIES Y SUB-SERIES

03.23 Actas Comité Referencia y contrarreferencia

03.24 Actas Comité Sostenibilidad Financiera

03.25 Actas Comité Vigilancia Epidemiológica (Cove)

03.26 Actas Disposición Final Componentes Biológicos

03.27 Actas Junta Directiva

03.28 Actas PAMEC

04 ACTOS ADMINISTRATIVOS

04.01 Acuerdos Junta Directiva

04.02 Resoluciones

05 ARCHIVOS PLANOS RIPS

05.01 Archivos Planos RIPS

06 ARQUEOS

06.01 Arqueos Caja Principal

06.02 Arqueos Cajas Auxiliares

07 AUDITORIAS

07.01 Informes Auditorias

08 BIENES INMUEBLES

08.01 Bienes Inmuebles

09 BOLETINES

09.01 Boletines de Prensa

09.02 Boletines de Tesorería

09.03 Boletines Institucionales

10 CAJA MENOR

10.01 Caja Menor

11 CAMPAÑAS

11.01 Ayudas Audiovisuales

11.02 Campañas Impresas

11.03 Campañas Radiales

12 CARRERA ADMINISTRATIVA



SERIES Y SUB-SERIES

12.01 Carrera Administrativa

13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

13.01 Certificados

13.02 Certificados de Retención

13.03 Constancias

14 CIRCULARES

14.01 Circulares Reglamentarias

15 COBROS

15.01 Cobros Jurídicos

16 COMISION DE PERSONAL

16.01 Comisión de Personal

16.02 Comité de Convivencia Laboral

17 COMPROBANTES

17.01 Comprobantes de Egreso

17,02 Comprobantes de Entrada

17.03 Comprobantes de Salida

18 CONCEPTOS

18.01 Conceptos jurídicos

19 CONCILIACIONES

19.01 Conciliaciones Bancarias

19.02 Conciliaciones Módulos

20 CONSIGNACIONES

20.01 Consignaciones Bancarias

21 CONTRATOS

21.01 Contratos con Compañías Aseguradoras

21.02 Contratos con Entes Territoriales

21.03 Contratos con EPS

21.04 Contratos Consultoría

21.05 Contratos de Apoyo Tecnológico



SERIES Y SUB-SERIES

21.06 Contratos de Arrendamiento

21.07 Contratos de Comodato

21.08 Contratos de Compraventa

21.09 Contratos de Empréstito

21.10 Contratos de intermediación de seguros

21.11 Contratos de Interventoria o Supervisión

21.12 Contratos de Obra

21.13 Contratos de Prestación de Servicios

21.14 Contratos de Suministros

21.15 Contratos Régimen Contributivo

21.16 Contratos Régimen Subsidiado

21.17 Contratos Regímenes Especiales

22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

22.01 Procesos Administrativos

22.02 Procesos Asistenciales

23 COPIAS DE SEGURIDAD

23.01 Copias de Seguridad

24 CUENTAS POR COBRAR

24.01 Cuentas por Cobrar ARP

24.02 Cuentas por Cobrar Entes Territoriales

24.03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA

24.04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas

24.05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas

24.06 Cuentas por Cobrar Medicina Prepaga

24.07 Cuentas por Cobrar otras Entidades

24.08 Cuentas por Cobrar Pólizas

24.09 Cuentas por Cobrar Régimen Contributivo

24.10 Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado

24.11 Cuentas por Cobrar Regímenes Especiales



SERIES Y SUB-SERIES

24.12 Cuentas por Cobrar SOAT

25 DECLARACIONES

25.01 Declaraciones Contribución para la Seguridad

25.02 Declaraciónes de Estampillas

25.03 Declaraciones de Ingresos y Patrimonio

25.04 Declaraciones de Retención en la Fuente

25.05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte

26 DEMANDAS

26.01 Demandas Acciones de Repetición

26.02 Demandas Contractuales

26.03 Demandas de Reparación Directa

26.04 Demandas Laborales

26.05 Demandas Procesos Ejecutivos Singular

26.06 Demandas Procesos Ordinarios

26.07 Procesos Nulidad y Restablecimiento del Derecho

27 DESARROLLO DE SOLUCIONES INFORMATICAS

27.01 Desarrollo de Software

27.02 helpdesk

28 ESTADISTICAS

28.01 Cuadros Estadísticos

28.02 Estadísticas Producción Actividades

28.03 Estadísticas Transfusiones

29 ESTADOS FINANCIEROS

29.01 Estados Financieros

30 GUIAS

30.01 Guias de Atención de Ayudas Diiagnósticas

30.02 Guias de Atención de Cirugía y Sala de Partos

30.03 Guias de Atención de Hospitalización

30.04 Guias de Atención de Servicios Ambulatorios



SERIES Y SUB-SERIES

30.05 Guias de Atención de Urgencias

30.06 Guías de Atención Médica

30.07 Guías de Enfermería

30.08 Guias de Imagenología

30.09 Guias de Laboratorio Clínico

30.10 Guías de Odontología

30.11 Guias para Movilización y Traslado de Pacientes

30.12 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Guías

31 HABILITACION

31.01 Listas de Chequeo

32 HISTORIAS

32.01 Historias Clínicas

32.02 Historias Laborales

33 HOJAS DE VIDA

33.01 Hojas de Vida Cámaras de Seguridad

33.02 Hojas de Vida Equipo Biomédico e Industrial

33.03 Hojas de Vida Equipos

33.04 Hojas de Vida Redes

33.05 Hojas de Vida Sistema de Información

33.06 Hojas de Vida Vehículos

34 INDICADORES

34.01 Indicadores de Gestión

35 INFORMES

35.01 Información Exógena

35.02 Informes a Entidades Públicas

35.03 Informes a Gerencia

35.04 Informes Actividades Mantenimiento y Activos Fijos

35.05 Informes Administrativos

35.06 Informes Austeridad del Gasto Público



SERIES Y SUB-SERIES

35.07 Informes Contables

35.08 Informes Control Interno Contable

35.09 Informes Costos

35.10 Informes Cuatrimestrales Control Interno

35.11 Informes de Actividades

35.12 Informes de Cartera

35.13 Informes de Gestión

35.14 Informes de Gestion Ambiental

35.15 Informes Derechos de Autor

35.16 Informes Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos

35.17 Informes Encuesta del Modelo Estándar de Control Interno

35.18 Informes Estadísticos

35.19 Informes Evaluación Institucional

35.20 Informes Facturación

35.21 Informes Grupos de trabajo Apoyo Diagnóstico y Terapéutico

35.22 Informes Grupos de trabajo Cirugía y Sala de Partos

35.23 Informes Grupos de trabajo Enfermería

35.24 Informes Grupos de trabajo Farmacia

35.25 Informes Grupos de trabajo Hospitalización

35.26 Informes Grupos de trabajo Odontología

35.27 Informes Grupos de trabajo Servicios Ambulatorios y Extramurales

35.28 Informes Grupos de trabajo Urgencias

35.29 Informes Junta Directiva

35.30 Informes Mantenimiento

35.31 Informes Mapa de Riesgos

35.32 Informes Organismos de Control

35.33 Informes PAMEC

35.34 Informes Plan de Mejoramiento

35.35 Informes Plan Operativo Anual



SERIES Y SUB-SERIES

35.36 Informes Presupuesto

36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL

36.01 Censos

36.02 Control de dosimetrias

36.03 Control de Salida y Entrada de las Series y Subseries

36.04 Instrumentos de Costos

36.05 Listados Diarios de Consulta

36.06 Registro Diario de Vacunación

36.07 Relaciones Certificados de Defunción y Nacimiento

36.08 Tablas de Retención Documental

37 INVENTARIOS

37.01 Inventarios de Activos Fijos

37.02 Inventarios de Bienes

37.03 Inventarios de Documentos

37.04 Inventarios Elementos Almacén

37.05 Inventarios Material Médico Quirúrgico

37.06 Inventarios Particulares

37.07 Inventarios Productos Farmacéuticos

37.08 Kárdex de Reactivos para Laboratorio

37.09 Venta Inservibles

38 LIBROS

38.01 Libros Auxiliares de Contabilidad

38.02 Libros Control de Radiografías

38.03 Libros de Egresos Hospitalarios

38.04 Libros de Entregas de Turno

38.05 Libros de Microbiologia Clinica

38.06 Libros de Remisiones

38.07 Libros Diarios

38.08 Libros Ejecución Presupuestal Gastos



SERIES Y SUB-SERIES

38.09 Libros Ejecución Presupuestal Ingresos

38.10 Libros Mayor y Balance

38.11 Libros Patologías de Especímenes Quirúrgicos

38.12 Libros Procedimientos Quirúrgicos por Especialidad

38.13 Libros Recepcion de Muestras

38.14 Libros Registro de Autoclaves

38.15 Libros Registro de Control de Esterilización Paquetes

38.16 Libros Registro de ingresos

38.17 Libros Registro de Procedimientos

38.18 Libros Registro Usuarios Sala de Recuperación

38.19 Libros Relación Central de Esterilización

38.20 Libros Relación Consecutivos Certificados Nacidos Vivos

38.21 Libros Relacion Consecutivos TSH

38.22 Libros Reportes de Cirugía Recuperación

39 LICENCIAS

39.01 Licencias Antivirus

39.02 Licencias Office

39.03 Licencias Sistema de Información Dinámica

39.04 Licencias Sistema Operativo

40 MANTENIMIENTO

40.01 Mantenimiento Muebles y Enseres

40.02 Mantenimiento Planta Física

40.03 Mantenimiento Redes Eléctricas

40.04 Mantenimiento Redes Hidráulicas

41 MANUALES

41.01 Manual de Interventoria y Supervisión

41.02 Manuales Archivo y Correspondencia

41.03 Manuales Coloraciones Básica

41.04 Manuales Comunicaciones Oficiales



SERIES Y SUB-SERIES

41.05 Manuales Conectividad Red

41.06 Manuales Contratación

41.07 Manuales de Bioseguridad

41.08 Manuales de Desempeño

41.09 Manuales de Funciones y Competencias

41.10 Manuales de Políticas Contables

41.11 Manuales de Procesos y Procedimientos

41.12 Manuales de Selección

41.13 Manuales Gestion de Cobro

41.14 Manuales Inducción y Reinducción

41.15 Manuales Proceso Inmunohematología y Servicio Transfusional

41.16 Manuales Seguridad de la Información

41.17 Manuales Tarifarios

42 MECI

42.01 Evaluaciones del MECI

42.02 Planes de Autocontrol

43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA

43.01 Derechos y Deberes

43.02 Encuestas de Satisfacción de los Usuarios

43.03 Peticiones, Quejas Reclamos Y Sugerencias

44 PLANES

44.01 Plan Anual de Adquisiciones

44.02 Planes Anticorrupción

44.03 Planes de Bienestar Social e Incentivos

44.04 Planes de Compras

44.05 Planes de Comunicación Organizacional

44.06 Planes de Desarrollo Institucional

44.07 Planes de Emergencias

44.08 Planes de Gestion de la Tecnologia y la Comunicación



SERIES Y SUB-SERIES

44.09 Planes de Gestion de Residuos Sólidos

44.10 Planes de Gestión Gerencial

44.11 Planes de Mantenimiento

44.12 Planes de Mejoramiento

44.13 Planes de Necesidades

44.14 Planes Institucionales de Capacitación

44.15 Planes Operativos Anuales

45 PLANOS

45.01 Planos

46 POLÍTICAS

46.01 Políticas de Salud y Seguridad en el Trabajo

46.02 Políticas de Seguridad del Paciente

46.03 Políticas del Talento Humano

46.04 Politicas Espacios Libres de Humo

47 POLIZAS DE SEGUROS

47.01 Pólizas de Seguros

48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS

48.01 Portafolio General

49 PROGRAMACION DE TURNOS

49.01 Agendas

49.02 Cuadros de Turnos

50 PROGRAMAS

50.01 Programas Anuales de Auditoria

50.02 Programas de Elementos de Protección Personal

50.03 Programas de Gestión Documental

50.04 Programas de Promoción y Prevención

50.05 Programas de Riesgo Quimico

50.06 Programas de Seguridad Orden y Limpieza

51 PROTOCOLOS



SERIES Y SUB-SERIES

51.01 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Protocolos

51.02 Protocolos Control Infecciones Intrahospitalarias

51.03 Protocolos de Enfermeria

51.04 Protocolos de Imagenología

51.05 Protocolos de Laboratorio Clínico

51.06 Protocolos de Manejo Médico

51.07 Protocolos de Odontología

52 PROYECTOS

52.01 Proyectos de inversión

53 RECIBOS

53.01 Recibos de Caja

54 REGLAMENTOS

54.01 Reglamento General de Archivos

54.02 Reglamento Historias Clínicas

54.03 Reglamento Interno de Trabajo

55 RENDICION DE CUENTAS

55.01 Cuenta Anual

56 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

56.01 Fondos

57 SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA CALIDAD EN SALUD

57.01 Acreditación

57.02 Habilitación

57.03 Programas Auditoria Mejoramiento Continuo PAMEC

57.04 Sistema de Información para la Calidad

58 SISTEMA REFERENCIA Y CONTRAREFERRENCIA

58.01 Autorizaciones Programa de Referencia y Contrarreferencia

58.02 Listados Red de Servicios

58.03 Requisitos Sistema de Referencia

59 SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL



SERIES Y SUB-SERIES

03.27 Actas Disposicion Final de Residuos

60 SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

60.01 Accidentes de Trabajo

60.02 Semana Salud Ocupacional

60.03 Simulacros de Evacuación

60.04 Sistema de Vigilancia de los Riesgos Priorizados

61 SISTEMAS DE INFORMACION

61.01 Dinámica Gerencial

62 SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA

62.01 Fichas Epidemiológicas

62.02 Informes Sistema Vigilancia Epidemiológica

62.03 Informes Sivigila por UPGD

62.04 Unidades de Análisis

63 USUARIOS

63.01 Usuarios Entidades

63.02 Usuarios Sistema de Información


02 ACREDITACION

03 ACTAS

04 ACTOS ADMINISTRATIVOS

05 ARCHIVOS PLANOS RIPS

06 ARQUEOS

07 AUDITORIAS

08 BIENES INMUEBLES

09 BOLETINES

10 CAJA MENOR

11 CAMPAÑAS

12 CARRERA ADMINISTRATIVA

13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

14 CIRCULARES

15 COBROS

16 COMISION DE PERSONAL

17 COMPROBANTES

18 CONCEPTOS

19 CONCILIACIONES

20 CONSIGNACIONES

21 CONTRATOS

22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

23 COPIAS DE SEGURIDAD

24 CUENTAS POR COBRAR


SERIES



SERIES

25 DECLARACIONES

26 DEMANDAS

27 DESARROLLO DE SOLUCIONES INFORMATICAS

28 ESTADISTICAS

29 ESTADOS FINANCIEROS

30 GUIAS

31 HABILITACION

32 HISTORIAS

33 HOJAS DE VIDA

34 INDICADORES

35 INFORMES

36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL

37 INVENTARIOS

38 LIBROS

39 LICENCIAS

40 MANTENIMIENTO

41 MANUALES

42 MECI

43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA

44 PLANES

45 PLANOS

46 POLÍTICAS

47 POLIZAS DE SEGUROS



SERIES

48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS

49 PROGRAMACION DE TURNOS

50 PROGRAMAS

51 PROTOCOLOS

52 PROYECTOS

53 RECIBOS

54 REGLAMENTOS

55 RENDICION DE CUENTAS

56 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

57 SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA CALIDAD EN SALUD

58 SISTEMA REFERENCIA Y CONTRAREFERRENCIA

59 SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL

60 SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

61 SISTEMAS DE INFORMACION

62 SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICO

63 USUARIOS

01 Accidentes de Trabajo

01 Acciónes de Grupo

02 Acciónes Populares

03 Acciones de Tutelas

01 Acreditación

01 Actas Asociación de Usuarios

02 Actas Brigadas de Emergencias

03 Actas Comisión de Personal

04 Actas Comité Administrativo Gestión Ambiental

05 Actas Comité Conciliaciones

06 Actas Comité de Archivo

07 Actas Comité de Bienestar Social

08 Actas Comité de Compras

09 Actas Comité de Control Interno y Calidad

10 Actas Comité de convivencia

11 Actas Comité de farmacovigilancia

12 Actas Comité de Gerencia

13 Actas Comité de Gestión de la Calidad

14 Actas comité de Historias Clinicas

15 Actas Comité de Incentivos

16 Actas Comité de Infecciones Intrahospitalarias

17 Actas Comité de Mantenimiento

18 Actas Comité de Seguridad del Paciente

19 Actas comité Docencia-Servicios

20 Actas Comité Equipo Operativo MECI


SUBSERIES

21 Actas Comité Hospitalario de Emergencias

22 Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo

23 Actas Comité Referencia y contrarreferencia

24 Actas Comité Sostenibilidad Financiera

25 Actas Comité Vigilancia Epidemiológica (Cove)

26 Actas Disposición Final Componentes Biológicos

27 Actas Junta Directiva

28 Actas Disposicion Final de Residuos

29 Actas PAMEC

01 Acuerdos Junta Directiva

01 Agendas

01 Archivos Planos RIPS

01 Arqueos Caja Principal

02 Arqueos Cajas Auxiliares

01 Autorizaciones Programa de Referencia y Contrarreferencia

01 Ayudas Audiovisuales

01 Bienes Inmuebles

01 Boletines de Prensa

02 Boletines de Tesorería

03 Boletines Institucionales

01 Caja Menor

02 Campañas Impresas

03 Campañas Radiales

01 Carrera Administrativa

01 Censos

01 Certificados

02 Certificados de Retención

01 Circulares Reglamentarias

01 Cobros Jurídicos

02 Comité de Convivencia Laboral

01 Comisión de Personal

01 Comprobantes de Egreso

02 Comprobantes de Entrada

03 Comprobantes de Salida

01 Conceptos jurídicos

01 Conciliaciones Bancarias

02 Conciliaciones Módulos

01 Consignaciones Bancarias

03 Constancias

01 Contratos con Compañías Aseguradoras

02 Contratos con Entes Territoriales

03 Contratos con EPS

04 Contratos Consultoría

05 Contratos de Apoyo Tecnológico

06 Contratos de Arrendamiento

07 Contratos de Comodato

08 Contratos de Compraventa

09 Contratos de Empréstito

10 Contratos de intermediación de seguros

11 Contratos de Interventoria o Supervisión

12 Contratos de Obra

13 Contratos de Prestación de Servicios

14 Contratos de Suministros

15 Contratos Régimen Contributivo

16 Contratos Régimen Subsidiado

17 Contratos Regímenes Especiales

02 Control de dosimetrias

03 Control de Salida y Entrada de las Series y Subseries

01 Copias de Seguridad

02 Cuadros de Turnos

01 Cuadros Estadísticos

01 Cuenta Anual

01 Cuentas por Cobrar ARP

02 Cuentas por Cobrar Entes Territoriales

03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA

04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas

05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas

06 Cuentas por Cobrar Medicina Prepaga

07 Cuentas por Cobrar otras Entidades

08 Cuentas por Cobrar Pólizas

09 Cuentas por Cobrar Régimen Contributivo

10 Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado

11 Cuentas por Cobrar Regímenes Especiales

12 Cuentas por Cobrar SOAT

01 Declaraciones Contribución para la Seguridad

02 Declaraciónes de Estampillas

03 Declaraciones de Ingresos y Patrimonio

04 Declaraciones de Retención en la Fuente

05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte

01 Demandas Acciones de Repetición

02 Demandas Contractuales

03 Demandas de Reparación Directa

04 Demandas Laborales

05 Demandas Procesos Ejecutivos Singular

06 Demandas Procesos Ordinarios

04 Derechos de Petición

01 Derechos y Deberes

01 Desarrollo de Software

01 Dinámica Gerencial

02 Encuestas de Satisfacción de los Usuarios

03 Estadísticas Producción Actividades

02 Estadísticas Transfusiones

01 Estados Financieros

01 Evaluaciones del MECI

01 Fichas Epidemiológicas

01 Fondos

01 Guias de Atención de Ayudas Diiagnósticas

02 Guias de Atención de Cirugía y Sala de Partos

03 Guias de Atención de Hospitalización

04 Guias de Atención de Servicios Ambulatorios

05 Guias de Atención de Urgencias


07 Guías de Enfermería

08 Guias de Imagenología

09 Guias de Laboratorio Clínico

10 Guías de Odontología

11 Guias para Movilización y Traslado de Pacientes

12 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Guías

02 Habilitación

02 helpdesk

01 Historias Clínicas

02 Historias Laborales

01 Hojas de Vida Cámaras de Seguridad

02 Hojas de Vida Equipo Biomédico e Industrial

03 Hojas de Vida Equipos

04 Hojas de Vida Redes

05 Hojas de Vida Sistema de Información

06 Hojas de Vida Vehículos

01 Indicadores de Gestión

01 Información Exógena

02 Informes a Entidades Públicas

03 Informes a Gerencia

04 Informes Actividades Mantenimiento y Activos Fijos

05 Informes Administrativos

01 Informes Auditoria

06 Informes Austeridad del Gasto Público

07 Informes Contables

08 Informes Control Interno Contable

09 Informes Costos

10 Informes Cuatrimestrales Control Interno

11 Informes de Actividades

12 Informes de Cartera

13 Informes de Gestión

14 Informes de Gestion Ambiental

15 Informes Derechos de Autor

16 Informes Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos

17 Informes Encuesta del Modelo Estándar de Control Interno

18 Informes Estadísticos

19 Informes Evaluación Institucional

20 Informes Facturación

21 Informes Grupos de trabajo Apoyo Diagnóstico y Terapéutico

22 Informes Grupos de trabajo Cirugía y Sala de Partos

23 Informes Grupos de trabajo Enfermería

24 Informes Grupos de trabajo Farmacia

25 Informes Grupos de trabajo Hospitalización

26 Informes Grupos de trabajo Odontología

27 Informes Grupos de trabajo Servicios Ambulatorios y Extramurales

28 Informes Grupos de trabajo Urgencias

29 Informes Junta Directiva

30 Informes Mantenimiento



33 Informes PAMEC



36 Informes Presupuesto

02 Informes Sistema Vigilancia Epidemiológica

03 Informes Sivigila por UPGD

04 Instrumentos de Costos

01 Inventarios de Activos Fijos

02 Inventarios de Bienes


04 Inventarios Elementos Almacén

05 Inventarios Material Médico Quirúrgico

06 Inventarios Particulares

07 Inventarios Productos Farmacéuticos

08 Kárdex de Reactivos para Laboratorio

01 Libros Auxiliares de Contabilidad

02 Libros Control de Radiografías

03 Libros de Egresos Hospitalarios

04 Libros de Entregas de Turno

05 Libros de Microbiologia Clinica

06 Libros de Remisiones

07 Libros Diarios

08 Libros Ejecución Presupuestal Gastos

09 Libros Ejecución Presupuestal Ingresos

10 Libros Mayor y Balance

11 Libros Patologías de Especímenes Quirúrgicos

12 Libros Procedimientos Quirúrgicos por Especialidad

13 Libros Recepcion de Muestras

14 Libros Registro de Autoclaves

15 Libros Registro de Control de Esterilización Paquetes

16 Libros Registro de ingresos

17 Libros Registro de Procedimientos

18 Libros Registro Usuarios Sala de Recuperación

19 Libros Relación Central de Esterilización

20 Libros Relación Consecutivos Certificados Nacidos Vivos

21 Libros Relacion Consecutivos TSH

22 Libros Reportes de Cirugía Recuperación

01 Licencias Antivirus

02 Licencias Office

03 Licencias Sistema de Información Dinámica

04 Licencias Sistema Operativo

05 Listados Diarios de Consulta

02 Listados Red de Servicios

01 Listas de Chequeo

01 Mantenimiento Muebles y Enseres

02 Mantenimiento Planta Física

03 Mantenimiento Redes Eléctricas

04 Mantenimiento Redes Hidráulicas

01 Manual de Interventoria y Supervisión

02 Manuales Archivo y Correspondencia

03 Manuales Coloraciones Básica

04 Manuales Comunicaciones Oficiales

05 Manuales Conectividad Red

06 Manuales Contratación

07 Manuales de Bioseguridad

08 Manuales de Desempeño

09 Manuales de Funciones y Competencias

10 Manuales de Políticas Contables

11 Manuales de Procesos y Procedimientos

12 Manuales de Selección

13 Manuales Gestion de Cobro

14 Manuales Inducción y Reinducción

15 Manuales Proceso Inmunohematología y Servicio Transfusional

16 Manuales Seguridad de la Información

17 Manuales Tarifarios

03 Peticiones, Quejas Reclamos Y Sugerencias

01 Plan Anual de Adquisiciones

02 Planes Anticorrupción

03 Planes de Autocontrol

04 Planes de Bienestar Social e Incentivos

05 Planes de Compras

06 Planes de Comunicación Organizacional

07 Planes de Desarrollo Institucional

08 Planes de Emergencias

09 Planes de Gestion de la Tecnologia y la Comunicación

10 Planes de Gestion de Residuos Sólidos

11 Planes de Gestión Gerencial

12 Planes de Mantenimiento

13 Planes de Mejoramiento

14 Planes de Necesidades

15 Planes Institucionales de Capacitación

16 Planes Operativos Anuales

01 Planos

01 Políticas de Salud y Seguridad en el Trabajo

02 Políticas de Seguridad del Paciente

03 Políticas del Talento Humano

04 Politicas Espacios Libres de Humo

01 Pólizas de Seguros

01 Portafolio General

01 Procesos Administrativos

02 Procesos Asistenciales

07 Procesos Nulidad y Restablecimiento del Derecho

03 Programas Auditoria Mejoramiento Continuo PAMEC

01 Programas Anuales de Auditoria

02 Programas de Elementos de Protección Personal

03 Programas de Gestión Documental

04 Programas de Promoción y Prevención

05 Programas de Riesgo Quimico

06 Programas de Seguridad Orden y Limpieza

01 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Protocolos

02 Protocolos Control Infecciones Intrahospitalarias

03 Protocolos de Enfermeria

04 Protocolos de Imagenología

05 Protocolos de Laboratorio Clínico

06 Protocolos de Manejo Médico

07 Protocolos de Odontología

01 Proyectos de inversión

01 Recibos de Caja

06 Registro Diario de Vacunación

01 Reglamento General de Archivos

02 Reglamento Historias Clínicas

03 Reglamento Interno de Trabajo

07 Relaciones Certificados de Defunción y Nacimiento

03 Requisitos Sistema de Referencia

02 Resoluciones

02 Semana Salud Ocupacional

03 Simulacros de Evacuación

04 Sistema de Información para la Calidad

04 Sistema de Vigilancia de los Riesgos Priorizados


04 Unidades de Análisis

01 Usuarios Entidades

02 Usuarios Sistema de Información

09 Venta Inservibles

TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001

DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015

Pagina: 1 de 8

ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S

GESTIÓN CENTRAL

1000-03 ACTAS

1000-03.12 Actas Comité de Gerencia 2 5 x

Estos documentos son de carácter histórico porque plasman las

decisiones del grupo gerencial y pueden adquirir valor a través del

tiempo. Pueden generar valor para la cultura

.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

1000-03.13 Actas Comité de Gestión de la Calidad 2 5 x




.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

1000-03.27 Actas Junta Directiva 2 5 x




.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta



Pagina: 2 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1000-04 ACTOS ADMINISTRATIVOS

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DISPOSICIÓN FINALRETENCIÓN EN AÑOS

PROCEDIMIENTO



RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

1000-04.01 Acuerdos Junta Directiva 2 5 X

Expresan las decisiones y orientaciones de la ESE. Son documentos

originales que adquieren valores secundarios porque constituyen la

memoria de las decisiones tomadas; por estas razones, la serie se

transferirá completa para su conservación en el Archivo Histórico una

vez finalice su tiempo de retención en el Archivo Central.

.. Control de Numeración

1000-04.02 Resoluciones 2 8 X

Expresan las decisiones y orientaciones de la ESE. Son documentos

originales que adquieren valores secundarios porque constituyen la

memoria de las decisiones tomadas; por estas razones, la serie se

transferirá completa para su conservación en el Archivo Histórico una

vez finalice su tiempo de retención en el Archivo Central.Expresan

voluntad.

.. Control de Numeración

1000-08 BIENES INMUEBLES

1000-08.01 Bienes Inmuebles 2 10 x

Documentos que muestran prpiedad y derechas siempre tienen valor

legal historico, administrativo se conservan en su totalidad

.. Escrituras

.. Certificados de tradición

.. Cedulas catastrales

.. Avalúos

.. Áreas Físicas Hospital

1000-09 BOLETINES

1000-09.01 Boletines de Prensa 2 8 xLos Boletínes, periódicos y revistas son considerados patrimonio

histórico de la entidad. Son patrimonio cultural



Pagina: 3 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1000-09.03 Boletines Institucionales 2 8 xLos Boletínes, periódicos y revistas son considerados patrimonio

histórico de la entidad. Son patrimonio cultural

1000-11 CAMPAÑAS




PROCEDIMIENTO

1000-11.01 Ayudas Audiovisuales 2 8 x

Los Boletines, Discos sonoros, CD, DVD,periódicos y revistas son

considerados patrimonio histórico de la entidad. Son patrimonio

cultural

1000-11.02 Campañas Impresas 2 8 xLos Boletines,arteleras. Afiches. periódicos y revistas son

considerados patrimonio histórico y cultural de la entidad.

..Videotecas

..Impresos

..Pendones

..Afiches

..Volantes

1000-11.03 Campañas Radiales 2 8 x Los Programas de radio, discos, CD, Boletines, periódicos y revistas

son considerados patrimonio histórico y cultural de la Entidad.

1000-14 CIRCULARES

1000-14.01 Circulares Reglamentarias 2 2 xDespués de cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

deben conservar porque guian el funcionamiento de la Empresa y

muestran como ha evolucionado a través del tiempo

1000-34 INDICADORES

1000-34.01 Indicadores de Gestión 2 2 XDocumentos que se encuentran consignados en otras series y

unidades documentales no ameritan su conservación



Pagina: 4 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1000-35 INFORMES

1000-35.13 Informes de Gestión 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan

ser conservados porque adquieren valor histórico.

1000-35.19 Informes Evaluación Institucional 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan





PROCEDIMIENTO

1000-35.29 Informes Junta Directiva 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan


1000-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 6 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están

contemplados en otra unidad documental de control interno

1000-35.32 Informes Organismos de Control 2 6 XNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están


1000-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 6 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están


1000-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 6 xSon documentos que se encuentran en la serie del Plan Operativo no

adquieren valor y no ameritan ser vonservados.

1000-36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL

1000-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma

1000-37 INVENTARIOS

1000-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades

documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada



Pagina: 5 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1000-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como

herramienta de recuperación de la información de la Empresa

1000-41 MANUALES

1000-41.11 Manuales de Procesos y Procedimientos 2 2 XDocumentos de conservación total muestran el crecimiento y

desarrollo de la Empresa

..Manual de Procesos y Procedimientos

..Mapa de procesos

1000-44 PLANES

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


PROCEDIMIENTO


CÓDIGO

1000-44.06 Planes de Comunicación Organizacional 2 5 x

Se selecciona y se deja una muestra del 50% de lo producido para

conocer la evolución del componente organizacional de

comunicaciones de la empresa

1000-44.07 Planes de Desarrollo Institucional 2 5 xSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de

desarrollo, el manejo administrativo y planificador de la Empresa

1000-44.11 Planes de Gestión Gerencial 2 5 xSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de

desarrollo, el manejo administrativo y planificador de la Empresa

1000-44.16 Planes Operativos Anuales 2 5 x


conocer la evolución del componente organizacional de

comunicaciones de la empresa. Serie sometida a constante cambio y

evolución

..Plan Operativo Anual

..Informes plan Operativo Anual

1000-45 PLANOS

1000-45.01 Planos 2 10 XDocumentos que a través del tiempo adquieren valor historico ayudan

a conocer los cambios estructurales de la Empresa



Pagina: 6 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1000-47 POLIZAS DE SEGUROS

1000-47.01 Pólizas de Seguros 2 8 X

No ameritan su conservación porque pierden valores administrativos y

legales su importancia queda consignada en otras unidades

documentales en financiera. Con su vencimiento no adquieren ningún

valor para la Empresa

..Reclamo por evento

..Estudios de riesgos

..Pólizas tramitadas

1000-48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS

1000-48.01 Portafolio General 2 2 x

Es una Unidad documental sujeta a cambio constante de la que se

puede dejar una muestra del 20% para mostrar como ha evolucionado

la Empresa. No adquiere valor legal ni probatorio.



PROCEDIMIENTO


1000-52 PROYECTOS

1000-52.01 Proyectos de inversión 2 4 X

Son unidades documentales que pierden su valor cuando el proyecto

se aprueba y se ejecuta . Tienen valor miestras estan en el Banco de

Proyectos

..Estudios

..Fichas EBI

..Estudio Económico (cuadro de costos)

..Estudio técnico

..Concepto

..Viabilidad Presupuestal

..Estudio de conveniencia y oportunidad

..Plan de Acción del Proyecto

..Elegibilidad

..Planos



Pagina: 7 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1000-54 REGLAMENTOS

1000-54.03 Reglamento Interno de Trabajo 2 5 x

Pasan al archivo central para su conservación total porque perduran

su valor probatorio, administrativo y legal y conforman los

consecutivos obligatorios de control.

1000-55 RENDICION DE CUENTAS

1000-55.01 Cuenta Anual 2 5 X

Es una unidad documental que se puede seleccionar porque pierde

valor a través del tiempo cuando se fenece la cuenta. Se deja solo el

resultado de la auditoria y los hallazgos subsanados

1000-57 SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA CALIDAD EN SALUD

1000-57.01 Acreditación 2 5 xUnidad documental que tiene valor administrativo y muestra el

crecimiento de la Empresa : Amerita ser conservado

..Autoevaluaciones

..Planes de Mejoramiento

..Informes Ciclo de Acreditación

..Control requisitos acreditación

..Informes mesas de trabajo Acreditación.

1000-57.02 Habilitación 2 5 x

Unidad documental que muestran el cumplimiento de los requisitos

para el funcionamiento de la Empresa. Esta sometida a cambios

constantes por lo que se puede seleccionar dejando el documento

final que autoriza la apertura de servicios

..Autoevaluaciones




PROCEDIMIENTO

..Planes de Mejoramiento

..Informes

..Control de cumplimiento de guías y protocolos de atención

..Formularios y registros

..Requerimientos



Pagina: 8 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1000-57.03 Programas Auditoria Mejoramiento Continuo PAMEC 2 5 x





..Programa PAMEC

..Cronograma de Auditorias

..Informes de Auditorias

..POA

1000-57.04 Sistema de Información para la Calidad 2 5 x





..Informes

..Fichas técnicas

..Manual de Calidad

..Registros asignación de citas

Fecha: 11/08/2015

CT: Conservación Total D: Digitalización

E: Eliminación




PROCEDIMIENTO

S: Selección

CÉSAR TULIO RODRÍGUEZ DAYANA ALZATE DAVILA

Gerente Coordinadora Administrativa

CONVENCIONES

Auxiliar Administrativa Archivo

LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO



Pagina: 1 de 4

ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO

GESTIÓN CENTRAL

1100-03 ACTAS

1100-03.09Actas Comité de Control Interno y

Calidad2 5 x


decisiones de un grupo de personas pasan al archivo central para su

conservación total

.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

1100-03.20 Actas Comité Equipo Operativo MECI 2 5 xEstos documentos son de carácter histórico porque plasman las


conservación total

.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

1100-07 AUDITORIAS

1100-07.01 Informes de Auditoria 2 5 x

Después de concluido el tiempo de retención en el Archivo central estos

documentos tienen valor fiscal, administrativo y contable por eso deben

ser conservados

..Planeación

..Ejecución

..Informes

..Informe final

1100-35 INFORMES

1100-35.06 Informes a Gerencia 2 8 xDocumentos que muestran el manejo institucional y que ameritan ser

conservados

OFICINA PRODUCTORA:OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO DE IDENTIFICACION 1100RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCT E M S

CÓDIGO



Pagina: 2 de 4


GESTIÓN CENTRAL

1100-35.06Informes Austeridad del Gasto

Público2 8 x

Unidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere

valor a través de la historia y el manejo gerencial se muestra en los

documentos contables y evolución del Hospital

1100-35.08 Informes Control Interno Contable 2 8 xUnidad documental que no amerita ser conservada porque su

información esta contenida en otras unidades documentales

1100-35.10Informes Cuatrimestrales Control

Interno2 8 x


valor a través de la historia y su contenido se encuentr en otras

unidades documentales

1100-35.15 Informes Derechos de Autor 2 4 xDocumentos que muestran el manejo institucional y que ameritan ser

conservados. Pueden demostrar derechos

1100-35.17Informes Encuesta del Modelo

Estándar de Control Interno2 8 x


valor a través de la historia y su contenido se encuentra en otras


1100-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 xUnidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere

valor a través de la historia y su contenido se encuentra en otras


1100-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xUnidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere

valor a través de la historia . Se encuentra en unidad documental de

Planeación

1100-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y

CONTROL


1100-37 INVENTARIOS





1100-42 MECI



CT E M S

OFICINA PRODUCTORA:OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO DE IDENTIFICACION 1100



Pagina: 3 de 4


GESTIÓN CENTRAL

1100-42.01 Evaluaciones del MECI 2 5 X

Es una unidad documental que se puede seleccionar y dejar una

muestra del 50% para conocer como ha sido el control Institucional. Se

conservan los resultados de la evaluación. Se eliminan soportes

1100-42.03 Planes de Autocontrol 2 5 XEs una unidad documental que se puede seleccionar y dejar una

muestra del 50% para conocer como ha sido el control Institucional

.. Seguimiento, consolidación

1100-44 PLANES

1100-44.02 Planes Anticorrupción 2 5 x

Documentoas que pueden adquirir valor historico porque sirve para

conocer la las medidas tomadas para sostener la transparencia

administrativa a través de la historia Institucional

.. Informes seguimientos estrategias

anticorrupción

1100-44.13 Planes de Mejoramiento 2 5 xSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de desarrollo,

el manejo administrativo y planificador de la Empresa

..Informes Planes de Mejoramiento

1100-44.15 Planes Operativos Anuales 2 5 XSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de desarrollo,

el manejo administrativo y planificador de la Empresa. Muestra el

manejo de las areas

.. Informes plan Operativo Anual




CT E M S



Pagina: 4 de 4


GESTIÓN CENTRAL

1100-50 PROGRAMAS

1100-50.01 Programas Anuales de Auditoria 2 8 xSe deja una muestra del 50% de las auditorias conservando los

resultados de las auditorias y las evaluaciones realizadas

Fecha: 11/08/2015


E: Eliminación




CT E M S


Control Interno Coordinadora Administrativa

JULIETA RUIZ DAYANA ALZATE DAVILA

S: Selección


CONVENCIONES



Pagina: 1 de 22

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200


GESTIÓN CENTRAL

1200-01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

1200-01.01 Acciónes de Grupo 2 5 x

Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que

surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de

coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan

los documentos queconservan valor como el fallo y resultado final de

la investigación

..Solicitud

..Poder

..Notificaciones

..Pruebas

..Sentencia

..Recursos

.. Impugnación


1200-01.02 Acciónes Populares 2 5 x




los documentos que pueden conservar valor como el fallo y resultado

final de la investigación

..Solicitud

..Poder

..Notificaciones

..Pruebas

..Sentencia

..Recursos

.. Impugnación


1200-01.03 Acciones de Tutelas 2 5 x




los documentos que pueden conservar valor como el fallo y resultado

final de la investigación

..Solicitud

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CÓDIGOM S


CT E

..Poder



Pagina: 2 de 22



GESTIÓN CENTRAL

..Notificaciones

..Pruebas

..Sentencia

..Recursos

.. Impugnación


1200-01.04 Derechos de Petición 2 2 XEs un mecanismo constitucional para la protección de los derechos

fundamentales. Después de finalizado el tramite y dada la respuesta

requerida no amerita su conservación total.

..Notificación respuesta al derecho de petición

..Recursos

..Solicitud

..Respuesta a derecho de petición

1200-03 ACTAS

1200-03.05 Actas Comité Conciliaciones 2 5 x



conservación total

.. Invitación

.. Agenda del día


.. Informes

.. Acta

1200-15 COBROS

1200-15.01 Cobros Jurídicos 2 10 X

1200-18 CONCEPTOS

1200-18.01 Conceptos jurídicos 2 2 X

1200-21 CONTRATOS

Se pueden eliminar porque cumplen su tiempo de retención en el

archivo de gestión y terminan su tiempo de retención en el archivo

central. Los documentos se encuentran en otras unidades

documentales. (Cartera o tesoreria)



CT E M S

Se pueden eliminar porque cumplen su tiempo de retención en el

archivo de gestión y los conceptos tienen vigencia porque no son

vinculantes

1200-21.01 Contratos con Compañías Aseguradoras 2 19 X

Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años

después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con

microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo

central los documentos que no pierden su valor legal



Pagina: 3 de 22



GESTIÓN CENTRAL

..Necesidad del servicio

..Propuestas presentadas.

..Certificado de existencia y representación legal o afín

..Registro único Tributario

..SARLAF (formulario lavado de activos)

..Certificados de habilitación

..Minuta del Contrato

1200-21.02 Contratos con Entes Territoriales 2 19 X






..Cartas de invitación a presentar propuestas

..Aviso de invitación a presentar propuestas




..Documento de identidad



..Estados financieros


..Garantías

..Aprobación de garantías

..Acta de iniciación

..Acta de recibo final

..Acta liquidación final

..Otrosí (si hubiere lugar a ello)

SCÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


CT E M

1200-21.03 Contratos con EPS 2 19 X








Pagina: 4 de 22



GESTIÓN CENTRAL

..Cartas de invitación a presentar propuestas

..Aviso de invitación a presentar propuestas









..Garantías






1200-21.04 Contratos Consultoría 2 19 X






..Certificados de antecedentes disciplinarios

..Certificado de antecedentes judiciales

..Boletín deudores morosos del Estado



..Fotocopia RUT




CT E M S


..Propuesta


..Aportes seguridad social



Pagina: 5 de 22



GESTIÓN CENTRAL

..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos

..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal





..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas









..Pagos


..Acta liquidación del contrato


1200-21.05 Contratos de Apoyo Tecnológico 2 19 X











CT E M S



..Fotocopia RUT




Pagina: 6 de 22



GESTIÓN CENTRAL


..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos















..Pagos




1200-21.06 Contratos de Arrendamiento 2 19 X







CT E M S







Pagina: 7 de 22



GESTIÓN CENTRAL



..Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos















..Pagos





CT E M S


1200-21.07 Contratos de Comodato 2 19 X







Pagina: 8 de 22



GESTIÓN CENTRAL







..Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos
















CT E M S


..Pagos





Pagina: 9 de 22



GESTIÓN CENTRAL


1200-21.08 Contratos de Compraventa 2 19 X











..Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos












CT E M S







Pagina: 10 de 22



GESTIÓN CENTRAL


..Pagos




1200-21.09 Contratos de Empréstito 2 19 X





..Autorización de la Junta Directiva







..Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos







CT E M S







Pagina: 11 de 22



GESTIÓN CENTRAL


..Acta de Inicio





..Pagos




1200-21.10 Contrato de Intermediación de Seguros 2 19 X











..Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos



CT E M S







Pagina: 12 de 22



GESTIÓN CENTRAL











..Pagos




1200-21.11 Contratos de Interventoria o Supervisión 2 19 X











..Fotocopia RUT



..Propuesta




CT E M S


..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos



Pagina: 13 de 22



GESTIÓN CENTRAL















..Pagos




1200-21.12 Contratos de Obra 2 19 X











..Fotocopia RUT



CT E M S



..Propuesta




Pagina: 14 de 22



GESTIÓN CENTRAL


..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos















..Pagos




1200-21.13 Contratos Prestación de Servicios 2 19 X










CT E M S




..Fotocopia RUT



Pagina: 15 de 22



GESTIÓN CENTRAL



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos















..Pagos






CT E M S

1200-21.14 Contratos de Suministros 2 19 X










Pagina: 16 de 22



GESTIÓN CENTRAL




..Fotocopia RUT



..Propuesta



..Idoneidad

..Experiencia

..Estudios previos
















CT E M S


..Pagos






Pagina: 17 de 22



GESTIÓN CENTRAL

1200-21.15 Contratos Régimen Contributivo 2 19 X














..Garantías





1200-21.16 Contratos Régimen Subsidiado 2 19 X












CT E M S





..Garantías




Pagina: 18 de 22



GESTIÓN CENTRAL





1200-21.17 Contratos Regímenes Especiales 2 19 X




central los documentos que no pierden su valor legal..Necesidad del servicio









..Garantías






. Otrosí (si hubiere lugar a ello)

1200-26 DEMANDAS



CT E M S

1200-26.01 Demandas Acciones de Repetición 2 10 x




los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final

de la investigación

..Poder

..Demanda



Pagina: 19 de 22



GESTIÓN CENTRAL

..Notificaciones

..Pruebas

..Excepciones


..Sentencia

..Recursos


1200-26.02 Demandas Contractuales 2 10 x






..Poder

..Demanda

..Contrato

..Notificaciones

..Pruebas

..Excepciones

..Sentencia

..Recursos


1200-26.03 Demandas de Reparación Directa 2 10 x






..Conciliación prejudicial

..Poder



CT E M S

..Demanda







Pagina: 20 de 22



GESTIÓN CENTRAL

..Pruebas

..Sentencia

..Recursos


1200-26.04 Demandas Laborales 2 10 x






..Poder

..Demanda


..Notificaciones


..Pruebas

..Sentencia

..Recursos


1200-26.05 Demandas Procesos Ejecutivos Singular 2 10 x






..Poder

..Demanda


..Notificaciones

..Excepciones




CT E M S


..Pruebas

..Sentencia

..Recursos




Pagina: 21 de 22



GESTIÓN CENTRAL

1200-26.06 Demandas Procesos Ordinarios 2 10 x






..Demanda

..Notificaciones

..Pruebas

..Poder

..Excepciones



..Sentencia

..Recursos


1200-26.07Procesos Nulidad y Restablecimiento del

Derecho2 10 x






..Demanda


..Poder

..Notificaciones

..Excepciones

..Sentencia


..Pruebas



CT E M S


..Actos de conciliacion

..Recursos




Pagina: 22 de 22



GESTIÓN CENTRAL

1200-35 INFORMES

1200-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,

están contemplados en otra unidad documental de control interno

1200-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 XNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,


..Informe 2193

..SIGEP

..SECUP

1200-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,


1200-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,

están contemplados en otra unidad documental de planeación


CONTROL


1200-37 INVENTARIOS





1200-41 MANUALES

1200-41.01 Manual de Interventoria y Supervisión 2 5 x Muestran la evolución administrativa y legal de la Empresa

1200-41.06 Manuales Contratación 2 5 x Muestran la evolución administrativa y legal de la Empresa

1200-41.13 Manuales Gestion de Cobro 2 5 x Muestran la evolución administrativa y legal de la Empresa

Fecha: 11/08/2015



CT E M S

CONVENCIONES


E: Eliminación S: Selección



NELSON JIMENEZ DAYANA ALZATE DAVILA

Asesor Jurídico Coordinadora Administrativa



Pagina: 1 de 8

CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO

GESTIÓN CENTRAL

1300-03 ACTAS

1300-03.11 Actas Comité de Farmacovigilancia2 5 x

Se pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se

plasman la decisiones tomadas.

..Convocatoria

.. Asistencia

..Anexos

..Acta

1300-03.14 Actas Comité de Historias Clinicas2 5 X

Estos documentos ameritan su conservación porque se

consideran papeles de trabajo, son necesario demostrar

cumplimiento de decisiones gerenciales

..Convocatoria

.. Asistencia

..Anexos

..Acta

1300-03.16Actas Comité de Infecciones

Intrahospitalarias 2 5 xSe pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se


..Convocatoria

.. Asistencia

..Anexos

..Acta

1300-03.18 Actas Comité de Seguridad del Paciente2 5 x



..Convocatoria

.. Asistencia

..Anexos

..Acta

1300-03.19 Actas Comité Docencia-Servicios2 5 x



..Convocatoria

OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300

M S



CT E



Pagina: 2 de 8


GESTIÓN CENTRAL

.. Asistencia

..Anexos

..Acta

1300-03.23Actas Comité Referencia y

Contrarreferencia2 5

xSe pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se


..Convocatoria

.. Asistencia

..Anexos

..Acta

1300-03.25Actas Comité Vigilancia Epidemiológica

(Cove)2 5

xSe pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se


..Convocatoria

.. Asistencia

..Anexos

..Acta

1300-03.26Actas Disposición Final Componentes

Biológicos2 5 x Se pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se


..Informes

..Acta

1300-22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

1300-22.02 Procesos Asistenciales 2 3 xSe deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su

conservación. Se conserva el resultado en la hoja de vida del

investigado

1300-28 ESTADISTICAS

1300-28.03 Estadísticas Producción Actividades2 5 X

Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su

conservación. Se consolidan en otras series, y unidades

documentales

..Informes




CT E M S



Pagina: 3 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1300-30GUIAS

1300-30.06 Guias de Atención Médica 2 5 X

Se deja una muestra del 30% para conocer los cambios y

versiones del manejo médico. No adquieren valor y su cambio

es constante

1300-30.07 Guías de Enfermeria2 5 X



es constante

..Guías de enfermería

1300-30.10 Guías de Odontología 2 5 X



es constante

..Diseños

1300-30.12Informes Cumplimiento y/o Adherencia a

Guías 2 5 x

No ameritan su conservación porque no adquieren valores a

través de su ciclo vital.

1300-35 INFORMES

1300-35.02 Informes a Entidades Públicas 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,

están contemplados en otra unidad documental

1300-35.23 Informes Grupos de Trabajo Enfermería 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,


1300-35.24 Informes Grupos de Trabajo Farmacia 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,


1300-35.26 Informes Grupos de Trabajo Odontología 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,





CT E M S



Pagina: 4 de 8


GESTIÓN CENTRAL


están contemplados en otra unidad documental de control

interno


están contemplados en otra unidad documental de Planeación




CONTROL

1300-36.06 Registro Diario de Vacunación 2 2 xNo adquieren valor a través del tiempo y no ameritan su

conservación. Queda en historia clínica


1300-37 INVENTARIOS

1300-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 X

Unidad documental que esta contenida en otras series y

unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser

conservada



1300-37.05 Inventarios Material Médico Quirúrgico 2 4 xUnidad documental que esta contenida en otras series y


conservada

1300-37.07 Inventarios Productos Farmacéuticos 2 4 xUnidad documental que esta contenida en otras series y


conservada

1300-37.08 Kárdex de Reactivos para Laboratorio 2 4 x



conservada




CT E M S



Pagina: 5 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1300-38 LIBROS

1300-38.03 Libros de Egresos Hospitalarios2 10 X

Contiene información que generalmente queda consignada en

las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita

su conservación

1300-38.04 Libros de Entregas de Turno2 10 X



su conservación

1300-38.05 Libros de Microbiologia Clinica2 10 X



su conservación

1300-38.06 Libros de Remisiones2 10 X



su conservación

1300-38.11Libros Patologías de Especímenes

Quirúrgicos 2 10 X



su conservación

1300-38.12Libros Procedimientos Quirúrgicos por

Especialidad 2 10 X



su conservación

1300-38.13 Libros Recepcion de Muestras2 10 X



su conservación

1300-38.14 Libros Registro de Autoclaves2 10 X



su conservación

1300-38.22 Libros Reportes de Cirugía Recuperación2 10 X



su conservación

1300-41 MANUALES

1300-41.03 Manuales Colaraciones Básica2 6 x

Los manuales muestran la evolución y transformación de la

empresa y se conservan en su totalidad





CT E M S


Pagina: 6 de 8


GESTIÓN CENTRAL

1300-41.15Manuales Proceso Inmunohematología y

Servicio Transfusional 2 6 X

Los manuales muestran la evolución y transformación de la

empresa y se conservan en su totalidad

1300-46 POLÍTICAS

1300-46.02 Políticas de Seguridad del Paciente 2 3 XSe úede eliminar porque su ambio es constante y no adquiere

valor a través del tiempo

..Indicios de Atención Insegura

..Capacitaciones

..Informes epidemiologicos

..Gestion de eventos adversos

..Rondas de Seguridad

1300-49 PROGRAMACION DE TURNOS

1300-49.01 Agendas2 3 X


conservación. Se consolidan en otras series, como nómina

1300-49.02 Cuadros de Turnos 2 3 X



1300-51 PROTOCOLOS

1300-51.01Informes Cumplimiento y/o Adherencia a

Protocolos 2 5 X


versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su

cambio es constante

1300-51.02Protocolos Control Infecciones

Intrahospitalarias 2 5 X


versiones del manejo de infecciones. No adquieren valor y su

cambio es constante

1300-51.03 Protocolos de Enfermeria2 5 X



cambio es constante

1300-51.06 Protocolos de Manejo Médico 2 5 X



es constante



Pagina: 7 de 8




CT E M S


GESTIÓN CENTRAL

1300-51.07 Protocolos de Odontología

..Diseños

1300-58SISTEMA REFERENCIA Y

CONTRAREFERRENCIA

1300-58.01Autorizaciones Programa de Referencia y

Contrarreferencia2 5 x

Se eliminan por perder valores a través de tiempo, su cambio es

constante y la información queda consignada en otras series

1300-58.02 Listados Red de Servicios

2 5 x



1300-58.03 Requisitos Sistema de Referencia2 5 x

Se deben conservar por el valor legal y administrativo que tienen

del manejo de la red departamental.

1300-62SISTEMAS DE VIGILANCIA

EPIDEMIOLOGICO

1300-62.01 Fichas Epidemiológicas

2 5 x



..Fichas de Notificación

..Informes

1300-62.02 Informes Sistema Vigilancia Epidemiológica

2 5 x



1300-62.03 Informes Sivigila por UPGD2 5 x





Pagina: 8 de 8




CT E M S


GESTIÓN CENTRAL

1300-62.04 Unidades de Análisis2 5 x



..Mapa Epidemiológico

Fecha: 11/08/2015


E: Eliminación


LEONARDO REVELO DAYANA ALZATE DAVILA

Coordinador Médico Coordinadora Administrativa


CONVENCIONES

S: Selección




CT E M S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1310-02 ACREDITACION

1310-02.01 Listas de chequeo 2 5 xEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta

sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su

conservación. Se guardan solo los resultados finales


1310-28.01 Cuadros Estadísticos 2 5 X


conservación. Se consolidan en otras series, y otras series

documentales

1310-30 GUIAS

1310-30.05 Guias de Atención de Urgencias2 5 X



cambio es constante

1310-30.06 Guias de Atención Médica2 5 X



cambio es constante

1310-30.07 Guias de Enfermería2 5 X



cambio es constante

1310-30.12Informes Cumplimiento y/o

Adherencia a Guías 2 5 X

No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través

de su ciclo vital.

1310-31 HABILITACION

1310-31.01 Listas de chequeo 2 5 XEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta



1310-35 INFORMES

1310-35.28Informes Grupos de Trabajo

Urgencias2 8 x

No se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,




OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE URGENCIAS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1310

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


CT E M S

CÓDIGO



Pagina: 2 de 3


GESTIÓN CENTRAL





1310-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

Y CONTROL


1310-37 INVENTARIOS






1310-49.02 Cuadros de Turnos2 3 X



1310-51 PROTOCOLOS


Adherencia a Protocolos 2 5 X


de su ciclo vital.

1310-51.03 Protocolos de Enfermeria 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en

otras series de la subgerencia asistencial

..Listados de asistencia

..Instrumentos evaluación de adherencias


1310-51.06 Protocolos de Manejo Médico 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en




CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 2 de 3


GESTIÓN CENTRAL




E: Eliminación

Fecha: 11/08/2015

S: Selección


CONVENCIONES

LUCY NERY VIVEROS DAYANA ALZATE DAVILA

Coordinación de Enfermería Coordinadora Administrativa


M S



DOCUMENTALES


CT E



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL


1320-02.01 Listas de chequeo 2 5 X

Es una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta



1320-30 GUIAS

1320-30.04Guias de Atención de Servicios

Ambulatorios 2 5 X



cambio es constante

1320-30.06 Guías de Atención Médica2 5 X



cambio es constante

1320-30.07 Guías de Enfermería2 5 X



cambio es constante




de su ciclo vital.





1320-35 INFORMES

1320-35.27

Informes Grupos de Trabajo

Servicios Ambulatorios y

Extramurales

2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,






CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA: SECCION SERVICIOS AMBULATORIOS Y EXTRAMURALES CODIGO DE IDENTIFICACION: 1320


DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 2 de 3


GESTIÓN CENTRAL




Y CONTROL


1320-37 INVENTARIOS






1320-49.02 Cuadros de Turnos 2 3 XSe deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su


1320-50 PROGRAMAS

1320-50.04Programas de Promoción y

Prevención2 8 X

Se deja una muestra del 50% de los programas ejecutados, y sus

resultados

..Programa de promocion Y Prevención

..Listado de Asistencia a talleres, conferencias

y/o reuniones

..Ficha de Inscripción de Participantes

..Carnet de intervencion

..Afiches y Volantes

..Informes avances del Programa

..Guías de atencion

..Listado de inasistentes



DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 3 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1320-51 PROTOCOLOS




de su ciclo vital.












E: Eliminación Coordinación de Enfermería Coordinadora Administrativa S: Selección



Fecha: 11/08/2015CONVENCIONES




DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL





1330-30 GUIAS

1330-30.03Guias de Atención de

Hospitalización 2 5 X



cambio es constante




cambio es constante




cambio es constante




de su ciclo vital.





1330-35 INFORMES

1330-35.25Informes Grupos de Trabajo

Hospitalización2 8 x







OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE INTERNACIÓN (HOSPITALIZACION) CODIGO DE IDENTIFICACION 1330


DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL




Y CONTROL


1330-37 INVENTARIOS





1330-38 LIBROS

1330-38.16 Libros Registro de Ingresos 2 8 X

Contiene información que generalmente queda consignada en las

historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su

conservación





1330-51 PROTOCOLOS




de su ciclo vital.










DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL




Fecha: 11/08/2015


E: Eliminación S: Selección LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO







DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL





1340-30 GUIAS

1340-30.02Guias de Atención de Cirugía y Sala

de Partos 2 5 X



cambio es constante




cambio es constante




cambio es constante




de su ciclo vital.





1340-35 INFORMES

1340-35.22Informes Grupos de Trabajo Cirugía

y Sala de Partos2 8 x







OFICINA PRODUCTORA: SERVICIO DE CIRUGIA Y PARTOS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1340


DOCUMENTALES


CT E M S

CÓDIGO



Pagina: 2 de 3


GESTIÓN CENTRAL




Y CONTROL


1340-37 INVENTARIOS





1340-38 LIBROS

1340-38.15Libros Registro de Control de

Esterilización Paquetes 2 8 X



conservación

1340-38.17 Libros Registro de Procedimientos2 8 X



conservación

1340-38.18Libros Registro Usuarios Sala de

Recuperación 2 8 X



conservación

1340-38.19Libros Relación Central de

Esterilización 2 8 X



conservación

1340-38.20Libros Relación Consecutivos

Certificados Nacidos Vivos 2 8 X



conservación

1340-38.21 Libros Relacion Consecutivos TSH2 8 X



conservación




DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 3 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1340-49.02 Cuadros de Turnos 2 3 X



1340-51 PROTOCOLOS




de su ciclo vital.











Fecha: 11/08/2015


E: Eliminación S: Selección



CONVENCIONES





DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL



Es una serie que no debe ser conservada en su totalidad. .

Esta sujeta a cambio constante y no adquiere valores que

ameriten su conservación. Se guardan solo los resultados

finales


1350-28.02 Estadísticas Transfusiones2 5 X

Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan

su conservación. Se consolidan en otras series, y otras series

documentales

..Informe

1350-30 GUIAS

1350-30.01Guias de Atención de Ayudas

Diiagnósticas 2 5 X



cambio es constante




cambio es constante

1350-30.08 Guias Imagenología2 5 X



cambio es constante

1350-30.09 Guias Laboratorio Clínico2 5 X


versiones del laboratorio clínico. No adquieren valor y su

cambio es constante

1350-30.12Informes Cumplimiento y/o Adherencia

a Guías 2 5 X





Es una serie que no debe ser conservada en su totalidad. .

Esta sujeta a cambio constante y no adquiere valores que

ameriten su conservación. Se guardan solo los resultados

finales

1350-35 INFORMES

1350-35.21Informes Grupos de Trabajo Apoyo

Diagnóstico y Terapéutico2 8 x

No se conservan porque no adquieren valor a través del

tiempo, están contemplados en otra unidad documental

1350-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del

tiempo, están contemplados en otra unidad documental de

control interno

CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA: SECCION AYUDA DIAGNOSTICA Y APOYO TERAPEUTICO CODIGO DE IDENTIFICACION : 1350



CT E M-D S



Pagina: 2 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1350-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del


Planeación

1350-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del


planeación


CONTROL


1350-37 INVENTARIOS

1350-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y


conservada

1350-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda

como herramienta de recuperación de la información de la

Empresa

1350-38 LIBROS

1350-38.02 Libros Control de Radiografías2 8 X



su conservación



Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan

su conservación. Se consolidan en otras series, como nómina

1350-51 PROTOCOLOS

1350-51.01Informes Cumplimiento y/o Adherencia

a Protocolos 2 5 X



1350-51.03 Protocolos de Enfermeria2 5 X

No e necesario su conservación porque quedan consignadas

en otras series de la subgerencia asistencial







CT E M-D S



Pagina: 3 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1350-51.04 Protocolos Imagenología2 5 X



cambio es constante

..Protocolos radioprotección

..Protocolos toma de imágenes diagnósticas

1350-51.05 Protocolos Laboratorio Clínico2 5 X



cambio es constante

..Protocolos de transporte y conservación de

muestras

..Protocolos de toma de toma de muestras

..Protocolos de quimica clínica

..Protocolos de hematología

..Protocolos de bioseguridad

..Protocolos de pruebas especiales

..Protocolos de inmunología

..Protocolos de microscopía

..Protocolos de control interno y externo de calidad

1350-51.06 Protocolos de Manejo Médico2 5 X

No e necesario su conservación porque quedan consignadas

en otras series de la subgerencia asistencial





E: Eliminación

CONVENCIONES

KELLY CAMPO DAYANA ALZATE DAVILA

Coordinadora Laboratorio Coordinadora Administrativa S: Selección



Fecha: 11/08/2015




CT E M-D S



Pagina: 1 de 2

OFICINA PRODUCTORA: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO CODIGO DE IDENTIFICACION: 1360

SERIES , SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO

GESTIÓN CENTRAL

1360-03 ACTAS

1360-03.01 Actas Asociación de Usuarios 2 10 xSe pueden Seleccionar y dejar solo el acta obviando los

documentos soporte

..Invitación

..Asistencia y anexos

..Agenda del día

..Documentos a estudiar

..Informes

..Acta

1360-35 INFORMES







1360-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL


1360-37 INVENTARIOS





1360-43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA

1360-43.01 Derechos y Deberes 2 5 XSe conserva en su totalidad porque muestra las proyecciones

institucionales y responsabilidades con la comunidad y usuarios

de la Empresa

CÓDIGO


CT E M S



Pagina: 2 de 2

OFICINA PRODUCTORA: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO CODIGO DE IDENTIFICACION: 1360

SERIES , SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO

GESTIÓN CENTRAL

..Registro usuarios capacitados

1360-43.02 Encuestas de Satisfacción de los Usuarios 2 5 xNo ameritan su conservación porque la información esta

contenida en otras series y no adquieren valores secundarios

1360-43.03 Peticiones, Quejas Reclamos Y Sugerencias 2 3 xSe eliminan, porque después de concluido el tramite y dada la

respuesta requerida no adquieren ningún valor administrativo ni

institucional

..Registro en Formato de las Quejas, Reclamos, Sugerencias

..Análisis y Clasificación de las Quejas Recibidas

..Tratamiento Estadístico de las Quejas

..Informe Mensual de Quejas por Área Funcional

..Informe Trimestral Consolidado de Quejas

..Remisión de Quejas

..Trámite y Respuesta a las Quejas Recibidas

..Tramite y Respuesta Inmediata a Quejas en Formato


E: Eliminación


CONVENCIONES Fecha: 11/08/2015

NAYIBE ANGARITA DAYANA ALZATE DAVILA

CONVENCIONES Oficina Atención al Usuario Coordinadora Administrativa

S: Selección LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO

CÓDIGO


CT E M S



Pagina: 1 de 4


DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO

GESTIÓN CENTRAL

1400-03 ACTAS

1400-03.06 Actas Comité de Archivo 2 10 x

Estos documentos son de carácter histórico porque

plasman las decisiones de un grupo de personas sobre

el patrimonio documental de la Empresa, pasan al

archivo central para su conservación total

..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

..Informes

1400-03.08 Actas Comité de Compras 2 10 X

Se selecciona la serie y se eliminan los documentos

soportes del acta. Son documentos de carácter histórico

que plasma la decisión de un grupo de personas.

..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

..Informes

1400-22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

1400-22.01 Procesos Administrativos2 3 x

Se deben tener en un plazo precaucional, pero no

ameritan su conservación. Se conserva el resultado en

la hoja de vida del investigado

1400-32 HISTORIAS

1400-32.01 Historias Clínicas 5 15 x

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a

los 20 años. Cumplido estos, no adquiere el carácter de

histórico y podrá ser consultado por cualquier

ciudadano Art. 13 de ley 57 de 1985. Se aplica

resolución 1995 Ministerio de Salud. De pueden dejar

las de carácter cientifico y que ameritan estudio



OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1400

RETENCIÓN EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL

CT E M S

CÓDIGO

Pagina: 2 de 4


DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTOGESTIÓN CENTRAL

..Admisión

..interconsultas

..Epicrisis

..Contraremisiòn

..Atención del parto

..Capurro

..Hojas de evolución

..Ordenes médicas

..Notas de enfermería

..Signos vitales

..Hoja de medicamentos

..Hoja de anestesia

..Ayudas diagnósticas

..Consentimientos informados

..Informe quirúrgico

..Balance de líquidos

..Hoja de gastos

..Documentos de identificación

..Verificadores

..Hoja atención urgencias

..Solicitud copia historia clínica

..Remisión

1400-35 INFORMES

1400-35.05 Informes Administrativos 2 8 x

Son documentos que muestran el manejo gerencial y

que ameritan ser conservados porque adquieren valor

histórico.



Pagina: 3 de 4


CÓDIGO


CT E M S



GESTIÓN CENTRAL

1400-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 x



de control interno

1400-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 X



de control interno

1400-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 x



de control interno

1400-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 x



de planeación

1400-36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y

CONTROL1400-36.03

Control de Salida y Entrada de las Series y

Subseries2 8 x

Ayudan proteger el patrimonioo documental de la

Empresa


..Encuestas documentales

1400-37 INVENTARIOS

1400-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 X



conservada

1400-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 X

Unidad documental que se debe conservar porque

ayuda como herramienta de recuperación de la

información de la Empresa

1400-41 MANUALES

1400-41.02 Manuales Archivo y Correspondencia 2 2 XDocumentos de conservación total muestran el

crecimiento y desarrollo de la Empresa

1400-41.04 Manuales Comunicaciones Oficiales 2 2 XDocumentos de conservación total muestran el

crecimiento y desarrollo de la Empresa

1400-50 PROGRAMAS



Pagina: 4 de 4


CÓDIGO


CT E M S




GESTIÓN CENTRAL

1400-50.03 Programas de Gestión Documental 2 5 xMuestran los cambios y transformaciones de la oficina

se deben conservar

1400-54 REGLAMENTOS

1400-54.01 Reglamento General de Archivos 2 8 XHacen parte del patrimonio documental de la Empresa.

Se conserva el actualizado

1400-54.02 Reglamento Historias Clínicas 2 8 XHacen parte del patrimonio documental de la Empresa.

Se conserva el actualizado

CT: Conservación Total D: DigitalizaciónE: Eliminación S: Selección

DAYANA ALZATE DAVILA LUZ ADRIANA MEJIA


Coordinadora Administrativa Auxiliar Administrativo Archivo

CÓDIGO


CT E M S



Pagina: 1 de 14


GESTIÓN CENTRAL

1410-03 ACTAS

1410-03.24 Actas Comité Sostenibilidad Financiera 2 5 x


plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden

adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar valor para

la cultura

..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

..Informes

1410-06 ARQUEOS

1410-06.01 Arqueos Caja Principal 2 2 x

Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán

ser conservados cuando menos por 10 años contados

desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o

comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su

reproducción exacta.

..Soportes

..Actas de arqueo


1410-06.02 Arqueos Cajas Auxiliares 2 2 x






..Soportes

..Actas de arqueo


1410-09 BOLETINES

1410-09.02 Boletines de Tesorería 2 2 x







SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCT E M S

CÓDIGO

OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410



Pagina: 2 de 14


GESTIÓN CENTRAL

1410-10 CAJA MENOR

1410-10.01 Caja Menor 2 2 X






..Resolución de creación

..Certificado disponibilidad presupuestal


..Formato Reembolso

1410-13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1410-13.02 Certificados de Retención 2 3 X

Se dejaran únicamente dos años en el archivo de gestión y 3

en el archivo central y se eliminan por que se pierden todos

los valores primarios y secundarios. No ameritan su

conservación.El proveedor lo debe conservar. Por los

tiempos establecidos en DIAN como precaucional.

..Listados

..Certificados otras retenciones y deducciones

..Impuesto sobre la renta

..Certificado de retención de estampillas

..Retención en la fuente de IVA

..Retención en la Fuente

1410-17 COMPROBANTES

1410-17.01 Comprobantes de Egreso 2 10 x






..Comprobante de egreso

..Certificado Disponiblilidad Presupuestal


..Orden de compra




CT E M S



Pagina: 3 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Comprobante de entrada o Cuenta por Pagar

..Factura o cuenta de cobro

..Certificaciones o Constancias

..Pago de Seguridad Social

..Cotización

1410-19 CONCILIACIONES

1410-19.01 Conciliaciones Bancarias 2 8 x






..Extractos

..Actas

..Notas

1410-19.02 Conciliaciones Módulos 2 8 x





reproducción exacta.Son documentos electronicos que

quedan en el sistema

..Tesorería

..Contabilidad

..Presupuesto

..Facturación

..Cartera

..Inventarios

..Activos Fijos

1410-20 CONSIGNACIONES

1410-20.01 Consignaciones Bancarias 2 10 x









CT E M S



Pagina: 4 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Consignaciones

..Formato bancario

..Traslados

1410-24 CUENTAS POR COBRAR

1410-24.01 Cuentas por Cobrar ARP 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.02 Cuentas por Cobrar Entes Territoriales 2 10 x






..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito




CT E M S



Pagina: 5 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Radicaciones


..RIPS

1410-24.03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito




CT E M S



Pagina: 6 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.06 Cuentas por Cobrar Medicina Prepaga 2 10 x






..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones




CT E M S



Pagina: 7 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Conciliaciones


1410-24.07 Cuentas por Cobrar otras Entidades 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.08 Cuentas por Cobrar Pólizas 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones




CT E M S



Pagina: 8 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Conciliaciones


1410-24.09 Cuentas por Cobrar Régimen Contributivo 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.10 Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa




CT E M S



Pagina: 9 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.11 Cuentas por Cobrar Regímenes Especiales 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Cuenta de cobro


..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-24.12 Cuentas por Cobrar SOAT 2 10 x






..RIPS

..Factura

..Formularios

..Cuenta de cobro





CT E M S



Pagina: 10 de 14


GESTIÓN CENTRAL

..Desglose

..Tramite de glosa

..Notas debito

..Nota crédito

..Radicaciones

..Conciliaciones


1410-25 DECLARACIONES

1410-25.01 Declaraciones Contribución para la Seguridad 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el

Archivo Central por cuanto los originales son entregados a

los empleados de las diferentes corporaciones.

..Formatos

..Soportes

1410-25.02 Declaraciónes de Estampillas 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el



..Formatos

..Soportes

1410-25.03 Declaraciones de Ingresos y Patrimonio 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el



..Formatos

..Soportes

1410-25.04 Declaraciones de Retención en la Fuente 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el



..Formatos

..Soportes




CT E M S



Pagina: 11 de 14


GESTIÓN CENTRAL

1410-25.05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el



..Formatos

..Soportes

1410-29 ESTADOS FINANCIEROS

1410-29.01 Estados Financieros 2 10 x







..Notas

1410-35 INFORMES

1410-35.01 Información Exógena 2 8 x






1410-35.07 Informes Contables 2 8 x






1410-35.09 Informes Costos 2 8 x






1410-35.12 Informes de Cartera 2 8 x









CT E M S



Pagina: 12 de 14


GESTIÓN CENTRAL

1410-35.16Informes Ejecución Presupuestal de Ingresos y

Gastos2 8 x






1410-35.20 Informes Facturación 2 8 x






1410-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del


control interno

1410-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del


control interno

1410-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del


control interno

1410-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del


control interno

1410-35.36 Informes Presupuesto 2 8 x







1410-36.04 Instrumentos de Costos 2 5 xNo hay necesidad de conservarlos porque se consignan en

todas las unidades documentales de contabilidad

..Mano de obra

..Gastos generales

..Suministros

..Bases de distribución





CT E M S



Pagina: 13 de 14


GESTIÓN CENTRAL

1410-37 INVENTARIOS

1410-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y


conservada

1410-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda

como herramienta de recuperación de la información de la

Empresa

1410-38 LIBROS

1410-38.01 Libros Auxiliares de Contabilidad 2 8 x






1410-38.07 Libro Diario 2 8 x






1410-38.08 Libros Ejecución Presupuestal Gastos 2 8 x






1410-38.09 Libros Ejecución Presupuestal Ingresos 2 8 x






1410-38.10 Libros Mayor y Balance 2 8 x






1410-41 MANUALES

1410-41.10 Manuales de Políticas Contables 2 10 XDocumentos de conservación total muestran el crecimiento y


1410-41.17 Manuales Tarifarios 2 10 XDocumentos de conservación total muestran el crecimiento y





CT E M S



Pagina: 14 de 14


GESTIÓN CENTRAL

1410-53 RECIBOS

1410-53.01 Recibos de Caja 2 8 x







E: Eliminación

DAYANA ALZATE DAVILA LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO

Coordinadora Administrativa Auxiliar Administrativo Archivo S: Selección





CT E M S



Pagina: 1 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-03 ACTAS

1420-03.02 Actas Brigadas de Emergencias 2 5 x



adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar

valor para la cultura

..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

1420-03.03 Actas Comisión de Personal 2 5 x





..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

1420-03.07 Actas Comité de Bienestar Social 2 5 x





..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

1420-03.10 Actas Comité de convivencia 2 5 x





..Convocatoria

..Elecciones

..Notificación

OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL

CT E M-d SSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCÓDIGO



Pagina: 2 de 11


GESTIÓN CENTRAL

.. Informes

.. Acta

1420-03.22Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el

Trabajo2 5 x





. Invitación

. Agenda del día

. Informes

. Acta

1420-03.29 Actas PAMEC 2 5 x





. Invitación

. Agenda del día

. Informes

. Acta

1420-12 CARRERA ADMINISTRATIVA

1420-12.01 Carrera Administrativa 2 5 XSe deben dejar los documentos que conservan valores

administrativos o legales.

..Documentos Convocatoria 001 de 2005

..Documentos Acto legislativo 004 de 2011

..Solicitud autorización nombramiento provisional

..Solicitud autorización encargo

..Autorización solicitud nombramiento

..Autorización Solicitud encargo

1420-13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420



CT E M-d S



Pagina: 3 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-13.01 Certificados 1 XSe puede eliminar por no conservar valores que

justifiquen su archivo. Son temporales y no vinculantes

..Certificados

1420-13.03 Constancias 1 XSe puede eliminar por no conservar valores que

justifiquen su archivo. Son temporales y no vinculantes

..Constancias laborales

1420-16 COMISION DE PERSONAL

1420-16.01 Comisión de Personal 2 5 x

su conservación debe ser total Por el valor que

contienen para la entidad muestran el proceso de

vinculación de los funcionarios y la aplicación de

normas expedidas por el Servicio Civil

..Convocatoria conformación Comisión de Personal

..Inscripción para conformar comisión de personal

..Acta apertura de elecciones

..Acta de cierre y escrutinio

..Acto administrativo conformación comisión de personal

..Notificación integrantes Comisión de Personal

1420-16.02 Comité de Convivencia Laboral 2 5 x

su conservación debe ser total Por el valor que

contienen para la entidad muestran el proceso de

vinculación de los funcionarios y la aplicación de

normas expedidas por el Servicio Civil

1420-30 GUIAS

1420-30.11 Guias para Movilización y Traslado de Pacientes

2 5 X

Se deja una muestra del 20% para conocer los

cambios y versiones del manejo de enfermería. No

adquieren valor y su cambio es constante

..Listado de chequeo




CT E M-d S

..Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Guías y Protocolos



Pagina: 4 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-32 HISTORIAS

1420-32.02 Historias Laborales 2 80 x

Se destinará para conservación permanente en el

Archivo Histórico Se trata de una serie documental de

valores secundarios no predecibles ya que contiene

información sobre personas cuyas trayectorias no son

predecibles, ello unido a la naturaleza las historias

laborales adquirirá valores secundarios que ameriten

su conservación en el Archivo. CST Art.. 488 - 489

prescripción de acciones C.P.C Art. 174 y 175 .

pruebas ley 100* 93 seguridad social Dec.1748/95

Archivos laborales. Dec.1295/94 riesgos

profesionales. Despúes de retirado el funcionario se

conserva dos años en el archivo central

..Nombramiento

..Lista de elegibles Comisión Nacional Servicio Civil

..Acto administrativo de nombramiento

..Acto Administrativo incorporación planta de cargos

..Oficio de notificación del nombramiento

..Aceptación del cargo

..Documento de identificación

..Libreta militar

..Documentos de estudios

..Certificados de experiencia

..Formato único hoja de vida

..Hoja de vida


..Certificado antecedentes judiciales




CT E M-d S

..Certificado de antecedentes disciplinarios

..Certificado antecedentes fiscales



Pagina: 5 de 11


GESTIÓN CENTRAL

..Certificado médico de ingreso

..Afiliaciones a ARP

..Afiliación EPS

..Afiliación fondo cesantías

..Afiliación pensión

..Afiliación caja de compensación familiar

..Acta de posesión

..Evaluación período de prueba

..Solicitud inscripción Carrera Administrativa

..Actos administrativos de reconocimientos y distinciones

..Resoluciones vacaciones

..Inscripción y ascenso en el escalafón de carrera administrativa

..Resoluciones de cesantías parciales

..Encargos

..Comisiones

..Licencias

..Permisos

..Evaluaciones de desempeño

..Sanciones

..Certificados bono pensional

..Renuncias

..Acto Administrativo destitución del cargo

..Acto administrativo declaración vacancia del cargo

..Acto administrativo abandono del cargo

..Acto administrativo comisión




CT E M-d S

..Acto Administrativo aceptación renuncia

..Notificación aceptación renuncia



Pagina: 6 de 11


GESTIÓN CENTRAL

..Paz y salvo entidades bancarias

..Paz y salvo Inventario documental

..Paz y salvo inventario de bienes

..Examen médico de egreso

..Resoluciones prestaciones sociales definitivas

..Acto Administrativo cesantías definitivas

1420-35 INFORMES

1420-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 x

No se conservan porque no adquieren valor a través

del tiempo, están contemplados en otra unidad

documental de control interno

1420-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 x

No se conservan porque no adquieren valor a través



1420-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través



1420-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través




1420-36.02 Control de dosimetrias 2 8 xSe deja una muestra del 50% conservando solo el

instrumento como tal y obviando los soportes


1420-37 INVENTARIOS




CT E M-d S

1420-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series

y unidades documentales. Pierde valores y no amerita

ser conservada



Pagina: 7 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque

ayuda como herramienta de recuperación de la

información de la Empresa

1420-41 MANUALES

1420-41.07 Manuales de Bioseguridad 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación

de la Empresa y se conservan en su totalidad

1420-41.08 Manuales de Desempeño 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación


1420-41.09 Manuales de Funciones y Competencias 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación


1420-41.11 Manuales de Procesos y Procedimientos 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación


1420-41.12 Manuales de Selección 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación


..Manual de Selección

..Convocatorias

..Informes Proceso de Selección

1420-41.14 Manuales Inducción y Reinducción 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación


..Manual de Inducción y Reinducción

..Guías de Inducción o Reinducción




CT E M-d S

..Planillas de Asistencia

..Evaluaciones

..Informes de Actividades



Pagina: 8 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-44 PLANES

1420-44.04 Planes de Bienestar Social e Incentivos 2 8 xSe selecciona y se deja una muestra del 30% de lo

producido para conocer la evolución del componente

organizacional de comunicaciones de la empresa

..Encuestas

..Resultados

..Informes

..Encuesta de Satisfacción

1420-44.08 Planes de Emergencias 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información

esta consignada en otras series documentales

..Cronogramas

..Avances

..Evaluaciones

..Resultados

1420-44.15 Planes Institucionales de Capacitación 2 8 x

Se selecciona y se deja una muestra del 30% de lo

producido para conocer la evolución del componente

organizacional de comunicaciones de la empresa

..Ficha Proyecto de Aprendizaje

..Cronograma anual de capacitaciones

..Notificación capacitaciones

..Necesidades de capacitación

..Planilla de Asistencia

..Evidencias Desarrollo del Proyecto




CT E M-d S

..Informes de Seguimiento

..Informe Final

..Ofertas educativas



Pagina: 9 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-44.16 Planes Operativos Anuales 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información

esta consignada en otras series documentales de

planeación

..Cronogramas

..Avances

..Evaluaciones

.. Resultados

1420-46 POLÍTICAS

1420-46.01 Políticas de Salud y Seguridad en el Trabajo 2 6 x

Las politicas deben quedar consignadas en otras

series documentales y sus resultados en las

evluaciones institucionales . Se puede seleccionar y

dejar una muestra del 30% para conocer cambios

institucionales

1420-46.03 Políticas del Talento Humano 2 6 x

Las politicas deben quedar consignadas en otras

series documentales y sus resultados en las

evluaciones institucionales . Se puede seleccionar y

dejar una muestra del 30% para conocer cambios

institucionales

..Resultados Medición

..Plan de intervención

..Encuestas

..Resultados

..Informes

1420-46.04 Politicas Espacios Libres de Humo 2 6 XPueden mostrar adherencia a las normas, pero estan

sujetos a modificaciones.

..Sensibilización

1420-50 PROGRAMAS




CT E M-d S

1420-50.02 Programas de Elementos de Protección Personal 2 2 XSe dejan los resultados y los informes finales de la

aplicación del programa

..Entega de elementos de protección personal

..Formatos de inspeccion de elementos de proteción personal



Pagina: 10 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-50.05 Programas de Riesgo Quimico 2 2 xSe dejan los resultados y los informes finales de la


..Listas de chequeo

..Hojas de seguridad

1420-50.06 Programas de Seguridad Orden y Limpieza 2 2 xSe dejan los resultados y los informes finales de la


..Formatos de socialización

..Listas de chequeo

..Planes de mejoramiento

..Informes

1420-56 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

1420-56.01 Fondos 5 3 x

Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles

deberán ser conservados cuando menos por 10 años

contados desde el cierre de aquellos o la fecha del

último asiento o comprobante. Y para su destrucción

se debe garantizar su reproducción exacta.

..Cesantias

..Salud

..Pension

..ARL

..Planillas de liquidación ley 50

..Planillas de liquidación régimen retroactivo

..Informes retiros

..Instructivos




CT E M-d S

..Informes

..Actas

..Conciliaciones

..Certificaciones



Pagina: 11 de 11


GESTIÓN CENTRAL

1420-60SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO

1420-60.01 Accidentes de Trabajo 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad

vigente, los demás documentos se eliminan

..Formato único

..Reporte accidentes de trabajo

..Investigaciónn de accidentes de trabajo

1420-60.02 Semana Salud Ocupacional 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad


..Registros fotograficos

..Afiches

..Listas de chequeo

1420-60.03 Simulacros de Evacuación 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad


..Programación y parámetros de los simulacros

..Informes

1420-60.04 Sistema de Vigilancia de los Riesgos Priorizados 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad


CT: Conservación TotalD: Digitalización

E: Eliminación

Humanos



CLAUDIA MARIA RIAÑO DAYANA ALZATE DAVILA

Coordinadora Recursos Cordinadora Administrativa S: Selección




CT E M-d S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1430-17 COMPROBANTES

1430-17.02 Comprobantes de Entrada 2 8 XArt. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán ser

conservados cuando menos por 10 años contados desde el cierre

de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante. Y para

su destrucción se debe garantizar su reproducción exacta.

..Cotización

..CDP

..Cuadros comparativos


..Orden de compra

..Factura

..Comprobante de entrada

1430-17.03 Comprobantes deSalida 2 8 XArt. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán ser

conservados cuando menos por 10 años contados desde el cierre

de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante. Y para

su destrucción se debe garantizar su reproducción exacta.

..Solicitud de insumos

..Orden de despacho

1430-35 INFORMES









OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FISICOS CODIGO DE IDENTIFICACION : 1430


DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 2 de 3


GESTIÓN CENTRAL


CONTROL


1430-37 INVENTARIOS

1430-37.01 Inventarios de Activos Fijos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a

conocer los elementos propiedad de la empresa

..Acta de entrega de bienes

..Inventario de activos

..Inventarios por responsables

..Actas de Traslados

..Solicitudes de Baja

..Actas de baja

..Entrega de los elementos

..Actas de entrega



1430-37.04 Inventarios Elementos Almacén 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a


..Kardex

..Conteo físico

..Ajustes

1430-37.06 Inventarios Particulares 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a


..Ingresos activos

..Ingreso elementos de control



DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 3 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1430-37.07 Inventarios Productos Farmacéuticos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a


..Kardex

..Conteo físico

..Ajustes

1430-37.09 Venta Inservibles 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a

conocer la disposicion final de los elementos de la Empresa

..Acta de baja

..Propuestas

1430-44 PLANES

1430-44.01 Plan Anual de Adquisiciones 2 8 x

1430-44.05 Planes de Compras 2 8 xSe selecciona y se deja una muestra del 20% de lo producido

para conocer la evolución del sistema de compras de la Empresa

..Solicitud de Productos

..Cuadros Comparativos

..Autorizaciones de Compras

..Productos Pendientes

1430-44.14 Planes de Necesidades 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información esta

consignada en otras series documentales el area contable


E: Eliminación

CONVENCIONES


CRISTIAN OSORIO DAYANA ALZATE DAVILA

Coordinador Mantenimiento Coordinadora Administrativa S: Selección


Fecha: 11/08/2015



DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 1 de 3


GESTIÓN CENTRAL

1440-03 ACTAS

1440-03.04Actas Comité Administrativo Gestión

Ambiental2 5 x




..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

..Informes

1440-03.17 Actas Comité de Mantenimiento 2 5 xEstos documentos son de carácter histórico porque plasman las



..Invitación

..Agenda del día

..Informes

..Acta

..Informes

1440-33 HOJAS DE VIDA

1440-33.02Hojas de Vida Equipo Biomédico e

Industrial5 15 x

Conservación total debido a que son los soportes legales de

propiedad de los bienes . Poseen valor legal

1440-33.06 Hojas de Vida Vehículos 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de

propiedad de los bienes . Poseen valor legal

1440-35 INFORMES

1440-35.04Informes Actividades Mantenimiento y

Activos Fijos2 8 x

Son documentos que muestran el manejo gerencial y que

ameritan ser conservados porque adquieren valor histórico.

1440-35.14 Informes de Gestion Ambiental 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que

ameritan ser conservados porque adquieren valor histórico.

1440-35.30 Informes Mantenimiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,


OFICINA PRODUCTORA: SECCION DE MANTENIMIENTO. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1440


DOCUMENTALES


CT E M S

CÓDIGO



Pagina: 2 de 3


GESTIÓN CENTRAL








CONTROL


1440-37 INVENTARIOS





1440-40 MANTENIMIENTO

1440-40.01 Mantenimiento Muebles y Enseres 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la

Empresa, Muestran como ha sido el manejo de los mismos.

..Hoja de vida del equipo

..Ficha técnica de especificaciones

..Controles mantenimiento

1440-41.02 Mantenimiento Planta Física 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la





1440-41.03 Mantenimiento Redes Eléctricas 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la




DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 3 de 3


GESTIÓN CENTRAL




1440-41.04 Mantenimiento Redes Hidráulicas 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la





1440-44 PLANES

1440-44.10 Planes de Gestion de Residuos Sólidos 2 8 xSe selecciona y se deja una muestra del 10% de lo producido

para conocer la evolución del componente organizacional de

comunicaciones de la empresa

1440-44.12 Planes de Mantenimiento 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información esta

consignada en otras series documentales

1440-59 SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL

1440-59.28 Actas Disposicion Final de Residuos 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación de la

Empresa y se conservan en su totalidad


E: Eliminación

CONVENCIONES


CRISTIAN OSORIO DAYANA ALZATE DAVILA

Coordinador Mantenimiento Coordinadora Administrativa S: Selección


Fecha: 11/08/2015



DOCUMENTALES


CT E M S



Pagina: 1 de 4


GESTIÓN CENTRAL

1450-05 ARCHIVOS PLANOS RIPS

1450-05.01 Archivos Planos RIPS 2 8 X

Estos insumos conservan la información sobre facturación. Se entrega

en un DVD o CD el cual debe ser almacenado en un sitio protegido de

polvo, humedad y sol, no se le debe colocar ningún objeto pesado

encima. Se conserva en su totalidad porque sigue con valores primarios

y secundarios.

1450-23 COPIAS DE SEGURIDAD

1450-23.01 Copias de Seguridad 2 10 x

Se entrega en un DVD o CD el cual debe ser almacenado en un sitio

protegido de polvo, humedad y sol, no se le debe colocar ningún objeto

pesado encima. No se pueden eliminar porque conserva valores

primarios y secundarios y contiene el sistema de información del hospital

1450-27DESARROLLO DE SOLUCIONES

INFORMATICAS

1450-27.01 Desarrollo de Software 2 5 x

Decreto 2649 /1993 Los medios magnéticos que contengan la

información, así como los programas respectivos, el comprobante

informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se expidan facturas

por computador o se utilice el sistema POS. Los archivos magnéticos y

el software utilizados para el intercambio de documentos a través de la

red se pueden seleccionar siempre garantizando medios de respaldo y

recuperación, se deja la última versión cada 5 años. .

1450-27.02 helpdesk 2 5 x

Decreto 2649 /1993 Los medios magnéticos que contengan la

información, así como los programas respectivos, el comprobante

informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se expidan facturas

por computador o se utilice el sistema POS. Los archivos magnéticos y

el software utilizados para el intercambio de documentos a través de la

red se pueden seleccionar siempre garantizando medios de respaldo y

recuperación, se deja la última versión cada 5 años. .

1450-33 HOJAS DE VIDA

1450-33.01 Hojas de Vida Cámaras de Seguridad 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad

de los bienes . Poseen valor legal

1450-33.03 Hojas de Vida Equipos 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad


OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN CODIGO DE IDENTIFICACION: 1450RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL

CT ESERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

M- D SCÓDIGO



Pagina: 2 de 4


GESTIÓN CENTRAL

1450-33.04Hojas de Vida Redes

5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad


1450-33.05 Hojas de Vida Sistema de Información 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad


1450-35 INFORMES

1450-35.11 Informes de Actividades 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan ser

conservados porque adquieren valor histórico.

1450-35.18 Informes Estadísticos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están


1450-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están


1450-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están


1450-35.33 Informes PAMEC 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están


1450-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están


1450-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están

contemplados en otra unidad documental de planeación


CONTROL

1450-36.01 Censos 2 2 x Se encuentran consignados en otras series documentales

1450-36.05 Listados Diarios de Consulta 2 2 x Se encuentran consignados en otras series documentales

1450-36.07Relaciones Certificados de

Defunción y Nacimiento2 2 x Pueden demostrar derechos de los usuarios de la salud

..Instructivo

1450-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 x Se conservan en su totalidad por norma

OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN CODIGO DE IDENTIFICACION: 1450



CT E M- D S



Pagina: 3 de 4


GESTIÓN CENTRAL

1450-37 INVENTARIOS

1450-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 xUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades


1450-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 xUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como


1450-39 LICENCIAS

1450-39.01 Licencias Antivirus 2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa

1450-39.02 Licencias Office 2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa

1450-39.03Licencias Sistema de Información

Dinámica2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa

1450-39.04 Licencias Sistema Operativo 2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa

1450-41 MANUALES

1450-41.05 Manuales Conectividad Red 2 6 xLos manuales muestran la evolución y transformación de la Empresa y

se conservan en su totalidad

1450-41.11Manuales de Procesos y

Procedimientos2 6 x

Los manuales muestran la evolución y transformación de la Empresa y


1450-41.16Manuales Seguridad de la

Información2 6 x

Los manuales muestran la evolución y transformación de la Empresa y


1450-44 PLANES

1450-44.09Planes de Gestion de la Tecnologia y

la Comunicación2 8 x


conocer la evolución del componente organizacional de comunicaciones

de la empresa

1450-61 SISTEMAS DE INFORMACION

1450-61.01 Dinámica Gerencial 2 5 xSe deben conservar en su totalidad porque conserva valores primarios,

es la base del sistema de información financiero del Hospital




CT E M- D S



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GESTIÓN CENTRAL

1450-63 USUARIOS

1450-63.01 Usuarios Entidades 2 5 xSu cambio es constante y no adquieren valores que ameriten su

conservacion en el archivo historico

1450-63.02 Usuarios Sistema de Información 2 5 xSu cambio es constante y no adquieren valores que ameriten su

conservacion en el archivo historico


E: Eliminación Coordinador Sistemas Sub-Gerencia Administrativa S: Selección



MAURICIO OSPINA DAYANA ALZATE DAVILA





CT E M- D S

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