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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Código: F26-PA02-GA

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Fecha de emisión: 01/12/2011

EL FORMATO IMPRESO DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700 Página Web http:// www.invima.gov.co Bogotá – Colombia

Bogotá D.C, Junio 27 de 2012

Doctor LUIS MANUEL GARAVITO MEDINA Secretario General INVIMA Ref.: ESTUDIOS PREVIOS PARA Adquirir una herramienta BPM (Business Process Management) para la gestión de procesos y la administración de contenido, que apoye la automatización de los procesos y flujo de documentos, que soporte la operación y el funcionamiento del INVIMA, que incluya el licenciamiento, instalación, parametrización, puesta en funcionamiento, transferencia de conocimiento, capacitación, documentación, soporte tecnológico y la garantía. De igual manera realizar la actualización de los procesos, procedimientos y casos de uso. JUSTIFICACIÓN 1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

El Decreto 1290 de junio de 1994 “ Por el cual se precisan las funciones del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA – y se establece su organización básica ” en su

artículo 4, señala las funciones que le competen al Instituto, para el cumplimiento de sus objetivos, entre las cuales se encuentra la de controlar y vigilar la calidad y seguridad de los productos

establecidos en el artículo 245 de la Ley 100 de 1993 y en las demás normas pertinentes, durante

todas las actividades asociadas con su producción, importación, comercialización y consumo.

Así mismo en el Decreto 211 de enero 27 DE 2004, fija las funciones de las dependencias y en particular el Artículo 5°.Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística, se identifican las siguientes funciones a las cuales se debe dar cumplimiento relacionada específicamente con los sistemas de información como soporte a la plataforma tecnológica: 1. Presentar proyectos tendientes a mejorar la calidad de los servicios y el cumplimiento de las

funciones optimizando el uso de los recursos disponibles para modernizar y tecnificar la entidad. 2. Coordinar con las demás dependencias del Instituto el diseño, rediseño, racionalización y

mejoramiento continuo de procesos, procedimientos y métodos internos de trabajo. 3. Coordinar los proyectos tecnológicos del Instituto, de conformidad con la política y plataforma

tecnológica definida que soporte el sistema de información de la Entidad.

Para dar cumplimiento a lo anterior el INVIMA soporta su quehacer institucional mediante éste proceso.



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Igualmente, por el Decreto 019 de 2012, las Entidades públicas deben atender las necesidades del

ciudadano, mediante mecanismos que contribuyan al desarrollo de metodologías que estén

encaminadas hacia la eficacia y eficiencia administrativa y en particular el artículo 126.

NOTIFICACIÓN SANITARIA, PERMISO SANITARIO O REGISTRO SANITARIO “Parágrafo 3. El

INVIMA contará con un sistema de información que fortalezca las acciones de inspección, vigilancia y

control, que de manera conjunta ejerzan las autoridades sanitarias competentes, que además deberá

permitir a los solicitantes formular, adelantar y hacer seguimiento a sus trámites a través de medio

electrónicos dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha vigencia de este decreto”

Como línea adicional uno de los grandes propósitos Gubernamentales, es poder acercar al ciudadano

a la administración pública, facilitándole el acceso a la misma, mediante la implementación de la Tecnología Informática, el INVIMA no puede ser ajeno a la Directriz Estatal y por ende debe

implementar los sistemas, que permitan el mejoramiento institucional en la prestación del servicio, y

facilitar mediante ellos, el fácil acceso de los usuarios para convertirse en una Entidad eficiente, eficaz y con alto Valor Publico.



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El INVIMA cuenta actualmente con un Sistema de Información que soporta la operación de las unidades misionales. Este sistema de información fue desarrollado e implementado durante los últimos

10 años. Los módulos que se destacan de éste sistema son: Registro Sanitario, Comisión Revisora, Sancionatorios, Correspondencia, Certificado de Inspección Sanitaria, Inspección Vigilancia y Control

(IVC), FarmacoVigilancia, Clínica BPC, SIVICOS y Tramitador. Estas aplicaciones están soportadas

sobre una base de datos (back-end) Sybase 12.5.4, ASE Enterprise Edition 15.0.3, Java TM 2 y el desarrollo es realizado a través del lenguaje de programación Power Builder 9.0 en su gran mayoría.

Su diseño y arquitectura está basada en Cliente / Servidor, aunque se encuentran algunas aplicaciones desarrolladas con PHP 5.0, utilizadas para realizar consultas a través de internet.

Adicionalmente cuenta con una plataforma basada en Windows que soporta la infraestructura del Instituto. Se cuentan con 15 servidores con Sistema Operativo Microsoft Windows Server (2003 y

2008) y Microsoft SQL Server 2005 y 2008. Allí se soportan los sistema de información de apoyo entre los que se encuentran: SE Solución, Microsoft Lync, Microsoft Exchange Server, Kaspersky Antivirus,

Dataprotector y Sistema de firmas digitales entre otros. Asimismo las estaciones de trabajo cuentan

con Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows XP, Microsoft Office Professional, Microsoft Outlook y Microsoft Lync entre otros.

A través de los últimos años desde que se implementó el sistema, se han venido realizando ajustes y modificaciones de acuerdo a las necesidades puntuales que han tenido las diferentes subdirecciones. De igual manera se han complementado la solución a algunos requerimientos no cubiertos por los sistemas existentes, mediante el uso de desarrollos periféricos hechos en Microsoft Access. Entre éstas se encuentran: Laboratorio de Medicamentos, Control de inventario de reactivos, Procedimientos biológicos, Registro de procesos sanitarios, Documentación jurídica, Archivo de retención de documentos, POA, Laboratorio de alimentos, Laboratorio de microbiología y Banco de sangre. Estos desarrollos aunque dan respuesta a algunas necesidades de las subdirecciones, están permitiendo la duplicidad de información, descontrol en las aplicaciones, información no consolidada, copias de seguridad, inexistentes, entre otras. Se ha evidenciado en el sistema actual 2 inconvenientes muy marcados. El primero de ellos - Demora en una adecuada y oportuna respuesta a los nuevos requerimientos tecnológicos soportados en sistemas de información - este proceso tarda mucho tiempo al ser atendido y muchas veces no se da respuesta efectiva, esto ha causado la insatisfacción de los usuarios e ineficiencia en la búsqueda de la efectividad de los procesos. La dependencia de empresas contratistas y de personal especialista en administrar la base de datos Sybase y programar en lenguaje Power Builder, sistemas que ya no suplen las necesidades actuales y futuras del Instituto. El segundo – En la actualidad se ha realizado un esfuerzo en la actualización de los casos de uso que cubren la totalidad de los procesos misionales de la entidad, éstos casos de uso no se encuentran articulados adecuadamente en las tecnologías informáticas existentes, lo cual genera una desactualización de la plataforma tecnología de los procesos que soportan el instituto. Ahora bien, el INVIMA viene en un proceso de reestructuración en el cual necesita estar constantemente adaptando y mejorando sus procesos. Dicha restructuración está basada en la gestión de riesgos sanitarios, proceso transversal que se alimenta de los indicadores de cada uno los procesos misionales del INVIMA. Las aplicaciones y sistemas actuales no están preparados para explorar



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nuevas oportunidades, necesidades y adaptarse a los cambios y transformaciones que ha tenido el Instituto durante los últimos 10 años, esto de forma ágil. Así que se ha determinado elegir el enfoque y la tendencia mundial con una arquitectura de gestión de procesos y gestión de contenido, que ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la “Agilidad” y “Flexibilidad” necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades que se requieren al día de hoy y en el futuro. Con este nuevo enfoque permitirá que el INVIMA migre todos sus sistemas, aplicaciones y plataformas actuales a sistemas basadas en procesos cuyo objetivo es mejorar la eficiencia, a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, con el fin de modelar, automatizar, integrar, monitorear y optimizar de forma continua el Instituto. El sistema de información previsto busca apoyar a las actividades de inspección, vigilancia y control del INVIMA (SIVICOS), analizando el funcionamiento actual de las actividades de IVC a través de los diferentes procesos y procedimientos que actualmente son aplicados por las diferentes subdirecciones del Instituto. Este proyecto constituye tecnológicamente un apoyo integral para la gestión del INVIMA y garantiza la integralidad con el software actual de Registros Sanitarios y de Procesos Sancionatorios, integración que hace posible la consolidación de información útil para todos los procesos de la entidad. En consecuencia y dado que este sistema no responde a todas las necesidades del Instituto se ha venido desarrollando e implementando más de 10 aplicaciones con bases de datos descentralizadas en diferentes subdirecciones, que han servido para subsanar a corto plazo algunas de las necesidades que se han tenido; entre éstas aplicaciones se encuentran: laboratorio de medicamentos, control de inventario de reactivos, procedimientos biológicos, registro de procesos sanitarios, documentación jurídica, archivo de retención de documentos, POA, laboratorio de alimentos, laboratorio de microbiología y banco de sangre. Debemos tener en cuenta que el INVIMA necesita adecuarse a los cambios y transformaciones que ha tenido el Instituto durante los últimos años, por tanto se ha determinado implementar un sistema que ayude a la “Agilidad” y la “Flexibilidad” necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades que se requieren al día de hoy y en el futuro, exigencias establecidas en las nuevas políticas como es el TLC, lineamientos de Gobierno en línea y Ley anti trámites, por lo que se requiere contar con una aplicación que soporte la operatividad y trazabilidad de las actividades y los objetivos Estratégicos, las funciones asignadas por la Normatividad vigente y el mercado Nacional e Internacional, por consiguiente se requiere la adquisición e implementación de una herramienta BPM, transferencia tecnológica y capacitación de la misma, y la actualización de los casos de uso de la entidad bajo la notación BPM y que están determinados por 10 procesos, 56 subprocesos, 596 actividades que involucran 126 perfiles de usuario (Anexo No. 1 - Listado de procesos), 18 servicios de negocio (Anexo No. 2 – Componentes de servicio), 186 casos de uso (Anexo No. 3 – Casos de uso) y 67 tipos de entrada al sistema con este nuevo enfoque, aplicaciones y plataforma actual a sistemas basadas en procesos cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, con el fin de modelar, automatizar, integrar, monitorear y optimizar de forma continua el Instituto.



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2. DEFINICIÓN TÉCNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE SATISFACER SU NECESIDAD

El INVIMA cubrirá la necesidad antes descrita, mediante la adquisición de una solución informática adecuada con las necesidades del Instituto.

3. OBJETO

Adquirir una herramienta BPM (Business Process Management) para la gestión de procesos y la administración de contenido, que apoye la automatización de los procesos y flujo de documentos, que soporte la operación y el funcionamiento del INVIMA, que incluya el licenciamiento, instalación, parametrización, puesta en funcionamiento, transferencia de conocimiento, capacitación, documentación, soporte tecnológico y la garantía. De igual manera realizar la actualización de los procesos, procedimientos y casos de uso. 3.1. DESCRIPCIONES DE LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL OBJETO A CONTRATAR Uso de herramientas y licenciamiento Acorde a los requerimientos establecidos el oferente deberá suministrar una solución que contenga una herramientas BPM que permita la administración de contenido, modelado de procesos, desarrollos integrados, gerenciamiento integrado de los documentos, la automatización de los procesos, administrador de gestión documental, supervisión de actividades y dashboard con indicadores de control con la búsqueda de la excelencia a nivel operativo aportando valor al Instituto. La solución deberá ser licenciada acorde con las necesidades, al igual que todas las herramientas que la acompañen a nombre y propiedad del INVIMA, anexo número 4. Con referencia a licenciamiento, todos los descuentos de los fabricantes aplicados al sector gobierno deberán ser transferidos a la institución contratante. La herramienta BPM debe estar en capacidad de proveer como mínimo las siguientes características:

CAPACIDADES

3.3.1 Modelamiento de procesos

La solución debe proveer nativamente herramientas de modelamiento, simulación, análisis y monitoreo de los procesos de negocio.

La herramienta debe permitir diseñar crear los procesos en forma gráfica e intuitiva.

La solución debe contar con una herramienta de modelado y diagramación de procesos que permita documentar los procesos como parte una iniciativa de Gestión por Procesos posterior.

La herramienta debe integrar reglas de negocio del INVIMA a su motor de Workflow



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La herramienta debe permitir la creación de procesos en varios niveles mediante la creación de sub-flujos que pueden ser invocados por un nivel superior.

La herramienta debe permitir que los subflujos se reutilicen durante la creación de cualquier otro flujo de trabajo (proceso).

La herramienta debe permitir que un proceso principal invoque subprocesos y brinda la posibilidad que el proceso principal sólo continúe cuando haya finalizado cada subproceso.

La herramienta debe permitir la definición de los permisos y accesos que tendrán los participantes del proceso sobre cualquiera de los objetos definidos para el proceso (datos, documentos, respuestas, etc.)

La herramienta debe permitir el versionamiento de un mismo proceso.

La herramienta debe permitir que los documentos de un proceso puedan consultarse por fuera del proceso al que pertenecen.

Los procesos diseñados en la herramienta deben poder consumir Web Services externos, así como también, contar con web services propios.

La herramienta debe administrar tiempos límites asociados a cada paso y al proceso completo mediante el uso de temporizadores que pueden a su vez estar regulados al soporte de calendarios personalizados.

La herramienta debe permitir la configuración de la ejecución de acciones automáticas si se superan los tiempos límites definidos para un proceso o un paso.

La herramienta debe permitir configuración de los pasos para que sólo sean ejecutados una vez se reciba una respuesta de una aplicación externa, un script o un subproceso (terminación asincrónica de tareas)

La herramienta debe permitir la definición de los “dueños de proceso” para cada proceso, con el objetivo que estos funcionarios realicen control de calidad, evaluación y seguimiento en general del proceso.

La herramienta debe permitir la definición de los servicios de notificación especiales en pasos específicos del proceso a usuarios externos.

La herramienta debe permitir la configuración de los mensajes de notificación enviados vía email a los participantes del proceso y supervisores.

La herramienta debe contar con un módulo para el administrador, donde puede revisar los contenidos publicados recientemente y los pendientes de publicar, permitiendo gestionar directamente las aprobaciones correspondientes.

La herramienta debe permitir al administrador realizar filtros por distintas variables asociadas al proceso de publicación, como, estado, colaborador, sección, prioridad de contenido, contenido agendado.

3.3.2 Opciones de ejecución y enrutamiento de procesos

La herramienta debe proveer mecanismos de enrutamiento del proceso que permiten asignar un paso a personas, roles o grupos de usuarios.

La herramienta debe permitir el manejo de la asignación de tareas a través de colas de trabajo.

La herramienta debe permitir la definición de los pasos automáticos para validaciones con bases de datos o aplicaciones externas.

La herramienta debe permitir la definición de los retornos a pasos anteriores de acuerdo a condiciones definidas.



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La herramienta debe permitir la iniciación de los procesos manualmente por acciones específicas de usuarios.

La herramienta debe permitir la iniciación de otros procesos o workflows desde un workflow en ejecución.

La herramienta debe contar con la capacidad de seleccionar grupos de usuarios en tiempo real y no en tiempo de diseño (durante la ejecución del flujo) para hacerlos partícipes de una tarea o evento.

La herramienta debe permitir al usuario incorporar notas o comentarios y recordatorios dentro de cada paso ejecutado en el flujo de trabajo

La herramienta debe permitir que se anexen documentos al proceso en cualquier paso del mismo.

La herramienta debe permitir el procesamiento en paralelo para que varios pasos del proceso se puedan ejecutar simultáneamente por diferentes responsables.

La herramienta debe permitir la administración de los documentos anexados al proceso.

La herramienta debe manejar alertas y notificaciones a los participantes y supervisores del proceso cuando se presentan excesos de tiempo en ejecución de un paso específico o el proceso completo.

La herramienta debe permitir que ciertas tareas dentro de un proceso sean ejecutadas por aplicaciones corporativas y no por personas.

La herramienta debe soportar la cancelación, suspensión o reanudación de un proceso o paso.

La herramienta debe soportar las opciones de “fuera de oficina” para que el sistema automáticamente enrute el proceso a otro usuario si el usuario inicialmente asignado se encuentra “fuera de la oficina”.

La herramienta debe incluir flujos de trabajo para permitir la automatización de los procesos.

La herramienta debe proveer una funcionalidad que permita la automatización de flujos de trabajo para definir, desarrollar e implementar lógica de proceso y pasos de procesamiento sin necesidad de programación (configuración interactiva).

La herramienta debe permitir el agrupamiento lógico de los documentos del flujo de trabajo, incluso durante el paso de los documentos por el proceso del flujo de trabajo.

La herramienta deberá permitir que los documentos hagan referencia a otros documentos relacionados y establezcan relaciones con ellos (mediante enlaces directos) desde un flujo de trabajo y que dichos documentos relacionados residan en el repositorio.

La herramienta deberá incluir una interfaz gráfica intuitiva de usuario donde aparezca un diagrama del flujo de procesos y se representen los pasos e interacciones que se produzcan entre los documentos y los usuarios finales como parte de un proceso.



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La herramienta debe incluir iconos o la capacidad de importar iconos personalizados, que puedan utilizarse en el diseño gráfico de un proceso para representar pasos específicos de un proceso.

Incluir componentes funcionales normalizados (temporizadores, acciones, etc.) de un proceso de flujo de trabajo y debe permite su configuración una vez incluidos en el software. Adicionalmente, se deberá disponer de estos componentes para un uso posterior (en el proceso actual o en otros procesos).

Debe permitir el cambio de nombre de componentes funcionales normalizados (temporizadores, acciones, etc.) sin interrumpir la relación del paso con otros pasos del proceso. Este cambio no debería requerir programación adicional.

La herramienta debe incluir la funcionalidad nativa o las herramientas para que los usuarios finales puedan determinar con facilidad si existen problemas («errores de programación») en la lógica del flujo de trabajo.

Se debe incluir un generador de reglas de negocio para efectuar cambios de configuración en el flujo de trabajo directamente desde una interfaz cliente, de manera que se puedan efectuar cambios en la funcionalidad del flujo de trabajo sin intervención del área de sistemas. Se deberá poder efectuar estos cambios durante la operación del sistema sin necesidad de reiniciar el servidor ni de interrumpir el servicio.

La herramienta deberá permitir añadir documentos a un a flujo de trabajo de maneras diferentes, entre otras, escaneo, procesamiento de informes de texto empresariales, procesamiento de formularios electrónicos, procesos de importación de documentos, arrastre y colocación, o mediante la adición de documentos ya almacenados en el repositorio de la herramienta a un proceso de flujo de trabajo en una hora o fecha específica.

Incluir niveles de seguridad múltiples para que los administradores de la herramienta y grupos de administradores autorizados puedan otorgar niveles de acceso varios a secciones específicas de la funcionalidad del flujo de trabajo.

La herramienta debe permitir asignar privilegios de seguridad por rol a un usuario final o a un grupo de usuarios finales para facilitar la administración de la seguridad.

El diseño de la seguridad debe permitir modular en varios niveles (es decir, los permisos de un grupo de usuarios controlan el acceso a los documentos y a las tareas que puedan realizarse).

La herramienta debe permitir el fácil traslado a otro sistema de un flujo de trabajo desarrollado en un sistema, sin necesidad de reconfigurar la funcionalidad del flujo de trabajo y con la conservación de la funcionalidad del sistema original en el nuevo sistema.



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3.3.3 Generación de aplicaciones

La solución debe permitir la configuración y generación interactiva de diversas aplicaciones personalizadas, sin necesidad de programación o codificación especializada, con el fin de gestionar actividades y procesos. Algunos ejemplos son una herramienta de seguimiento de problemas, un sistema de gestión de relaciones con clientes y soluciones para la gestión de causas judiciales, entre otros.

La herramienta debe incluir una interfaz única, consolidada y visible de toda la información relacionada con los procesos y actividades. Esta vista deberá incluir los datos almacenados en sistemas externos, contenidos y documentos almacenados en el repositorio del sistema. Además, la vista deberá estar al lado de los datos gestionados en la aplicación empresarial generada.

La herramienta deberá facilitar la gestión y el agrupamiento en un registro u «objeto» de todos los datos pertinentes relacionados con los procesos y actividades.

La herramienta debe permitir una vista de interfaz personalizada de la aplicación para usuarios o roles laborales específicos, sin necesidad de desarrollo o programación personalizada.

La herramienta debe incluir una herramienta diseñadora de vistas de interfaz integradas para diagramar y diseñar pantallas y aplicaciones empresariales personalizadas sin necesidad de programación.

La herramienta debe contener embebida el sistema de gestión documental, el cual permite que los datos y documentos relativos a un proceso o actividad comercial aparezcan juntos en la interfaz de la aplicación empresarial.

La herramienta debe permitir adjuntar documentos existentes o importar y adjuntar nuevos documentos a un proceso o actividad comercial relacionada.

La herramienta debe permitir integrarse en la aplicación generadora de cartas modelo, la cual las genera dentro de un objeto y emplea los valores del objeto para llenar los campos de la carta modelo. Por ejemplo, puede usarse el valor número de declaración de daños almacenado en un objeto para llenar automáticamente el campo número de declaración de daños en la carta modelo.

La herramienta debe contar con una aplicación de colaboración para permitir que los objetos de datos sirvan de bases para discusiones encadenadas (discusiones continuas sobre un tema en particular iniciado por un solo usuario y compuestas de mensajes de otros usuarios aprobados).

La herramienta debe permitir en una aplicación de formularios electrónicos para permitir la creación de un formulario electrónico, dentro de un objeto abierto, que pueda guardarse en la base de datos

La herramienta debe tener integración con Microsoft SharePoint para permitir la visualización de objetos e informaciones de aplicaciones en miniportales web como consultas y resúmenes, equipados de vistas múltiples, como vistas tabulares, gráficas circulares y gráficas de barras.

La herramienta debe incluir un método de notificación automática, por correo electrónico, de usuarios sobre un evento nuevo o actualizado de proceso comercial.

La herramienta debe incluir un método de entrega que permita el envío de mensajes de correo electrónico a cada destinatario así como a todos los destinatarios a la vez.



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La solución debe incluir la herramienta notificaciones con enlaces URL estáticos o generados dinámicamente para abrir objetos directamente desde el mensaje de correo electrónico.

La herramienta debe permitir la activación de notificaciones por un temporizador, un evento de objeto o una acción. Además deben configurarse estos temporizadores para operar en un día determinado de la semana, una hora determinada o un intervalo determinado.

La herramienta debe permitir la activación de notificaciones por nuevos eventos (la creación de un objeto), eventos de cambio (cambios efectuados a un objeto existente) y eventos de supresión (la supresión de un objeto).

La herramienta debe permitir el registro de un historial de transacciones o un registro de eventos, completo e inalterable, de todas las interacciones correspondientes a una aplicación dada.

La herramienta debe permitir la configuración de acciones personalizadas, con las que el usuario puede efectuar una acción en contraposición a un objeto de datos individual

La herramienta debe permitir que los usuarios múltiples interactúen al mismo tiempo con el mismo objeto de datos, sin riesgo de sobrescribir los cambios efectuados por otros usuarios.

La herramienta debe permitir la creación de carpetas tanto dinámicas (con extracción automática de documentos relacionados para colocarlos en una carpeta) como estáticas (adición manual de documentos a un objeto).

La herramienta debe incluir opciones tanto flexibles como divisibles de seguridad de grupos de usuarios que puedan configurarse para otorgar o quitar acceso a toda una aplicación y otorgar acceso a clases (tablas), consultas, pantallas y acciones seleccionadas.

3.3.4 Interfaz de programación de aplicaciones

La herramienta debe contar con una interfaz de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés).

La herramienta debe ofrecer un kit de desarrollo informático de interfaces API.

La solución debe permitir la integración de la herramienta el acceso directo a los contenidos y las funciones del producto, directamente desde una aplicación basada en HTML, sin necesidad de programación personalizada, programación de interfaces API, aplicación de secuencias de comandos, o modificaciones en la aplicación existente.

La solución debe permitir la integración de la herramienta, el acceso directo a los contenidos y las funciones del producto, directamente desde una aplicación basada en Windows sin necesidad de programación personalizada, programación de interfaces API, aplicación de secuencias de comandos, o modificaciones en la aplicación existente.

3.3.5 Manejador de Contenido

La solución a implementar debe permitir la edición y publicación de contenido de forma dinámica, en la cual los usuarios de INVIMA con ciertos privilegios podrán modificar el contenido de las áreas, por ejemplo, el área de comunicación y prensa tendría la capacidad de publicar fácilmente los últimos acontecimientos de interés general con un editor de contenido de forma WYSIWYG desde el navegador web. El editor de contenido debe tener la posibilidad mínima de manejar estilos predefinidos por un administrador, insertar imágenes y crear tablas.



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La herramienta deberá ser compatible con el barrido de imágenes y de otros tipos de archivos extraídos de un directorio de red, con inclusión de una interfaz de indexación para ver esos documentos durante su clasificación e indexación.

Deberá permitir un barrido de directorio para importar archivos incluidos en subdirectorios diferentes como lotes por separado. Esta funcionalidad resulta sumamente útil en caso de recibirse documentos de un tercero o si se importan por escaneo documentos a ubicaciones específicas de red mediante copiadoras digitales multifunción.

La herramienta debe incluir la posibilidad de imprimir directamente una imagen no editable de cualquier documento, pantalla o informe desde las aplicaciones que contienen un menú Archivo/Imprimir para luego importar automáticamente dicha imagen como documento al sistema y permitir al usuario la introducción de información de indexación, sin necesidad de programación personalizada.

3.3.6 Gestión de correspondencia electrónica

La herramienta debe permitir captar, almacenar y gestionar toda la correspondencia electrónica del INVIMA

La herramienta debe permitir el mantenimiento del formato nativo de los mensajes de correo electrónico.

La herramienta debe permitir el mantenimiento del formato nativo de los adjuntos de correo electrónico.

La herramienta debe ser compatible con el almacenamiento de una instancia tanto de los mensajes como de los adjuntos de correo electrónico. Por ejemplo, ¿se almacenan los mensajes y los adjuntos de correo electrónico una sola vez en el archivo comprimido de correo electrónico, en los cuales el remitente y todos los destinatarios hacen referencia a un solo registro/archivo?.

La herramienta debe permitir un vínculo entre el mensaje de correo electrónico y los adjuntos correspondientes.

La herramienta debe asegurar que el mensaje de correo electrónico y los adjuntos correspondientes permanezcan en un estado inalterable.

La herramienta debe seguir el encabezamiento, la auditoría y otras informaciones de metadatos relacionadas con el mensaje.

La herramienta debe permitir la indexación automática del mensaje de correo electrónico y los adjuntos correspondientes para su importación al sistema, sin intervención del usuario.

La herramienta debe permitir la indexación de mensajes y adjuntos de correo electrónico para importarlos al sistema valiéndose de las propiedades del mensaje electrónico, tales como el tema, la fecha, el remitente y el destinatario.

La solución debe ser compatible con la gestión y el almacenamiento de los buzones de correo electrónico y con la funcionalidad de la conformidad normativa en materia de correo electrónico en la misma herramienta.

La herramienta debe permitir la exclusión de contenidos de los archivos comprimidos según criterios definidos como remitente, destinatario, tema, texto del mensaje o cuenta de adjuntos.

La herramienta debe incluir la digitalización automática para biblioteca de todos los mensajes de correo electrónico de la empresa, tanto del servidor de correo electrónico como de las estaciones de trabajo cliente.



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La herramienta debe permitir archivar en biblioteca los mensajes de correo electrónico existentes en el servidor de correo (Microsoft Exchange) como parte de la digitalización de documentos para biblioteca.

La herramienta debe permitir una integración completa en las aplicaciones de correo electrónico, como Exchange y Outlook.

La herramienta debe permitir que el usuario pueda acceder a un mensaje de correo electrónico directamente desde el cliente Outlook.

La herramienta debe incluir un archivo del registro de actividad de todos los buzones y mensajes capturados mediante Microsoft Exchange o a través de los rastreadores de estaciones de trabajo.

La herramienta debe incluir un archivo del registro de actividad de todos los buzones y mensajes de correo electrónico que contienen sólo encabezamientos.

La herramienta debe permitir ver un mensaje adjunto de correo electrónico en formato HTML.

La herramienta debe permitir la búsqueda de los metadatos de la correspondencia electrónica.

La herramienta debe permitir la búsqueda en texto completo del mensaje de correo electrónico y de los adjuntos correspondientes.

La herramienta debe permitir la visualización de las palabras o frases resaltadas encontradas como parte de una búsqueda en texto completo en el mensaje o adjunto de correo electrónico.

La herramienta debe permitir la creación de carpetas que contengan indicadores de mensajes de correo electrónico específicos tanto para consultas breves como para obtener un acceso divisible entre grupos de mensajes de correo electrónico preseleccionados o definidos por el usuario.

La herramienta debe permitir exportar copias de mensajes de correo electrónico fuera del sistema en caso de la obtención legal de información y pruebas.

La herramienta debe permitir que el administrador revise la interacción con el archivo comprimido por nombre de usuario o grupo de usuarios.

3.3.7 Formularios electrónicos

La herramienta debe permitir que los procesos sean iniciados a partir de un formulario electrónico, como desde cualquier otro tipo de documento.

La herramienta debe almacenar el formulario electrónico como un documento electrónico más.

La herramienta debe mantener el formulario durante toda la ejecución del proceso hasta que las reglas de retención lo dispongan.

La herramienta debe gestionar formularios electrónicos que soportan múltiples páginas para introducir información relacionada pero con estructuras diferentes.

La herramienta debe permitir validar y enmascarar campos dentro de un formulario electrónico; así como también, definir consultas personalizados dentro de un formulario usando comandos de SQL estándar.

La herramienta debe permitir almacenar los formularios y sus datos juntos o en forma separada.

La herramienta permite convertir los formularios a formato imagen, al final del proceso, para guardarlos como registros del proceso.



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3.3.8 Creación de sitios de manera dinámica dentro

del Instituto

El sistema debe permitir la creación de sitios internos que le den la posibilidad a la organización de crear, editar y manipular dichos sitios de manera consistente con la organización interna, como lo son las diferentes dependencias que componen a INVIMA.

3.3.9 Creación de sitios basados en plantillas

La herramienta debe permitir la creación de sitios cuando se requiera, basándose en plantillas las cuales deben estar pre-configuradas con cierta funcionalidad, por ejemplo, reuniones, sitios de equipo, noticias, centro documental, y plantillas creadas y personalizadas por INVIMA.

3.3.10 Integración con portales

La solución deberá tener una integración con productos de portales según norma WSRP 1.0 para permitir el acceso a los contenidos y funciones de la herramienta desde los sitios de portales.

La herramienta debe permitir la integración según norma WSRP 1.0 con el acceso a las capacidades de búsqueda y recuperación de documentos.

La solución debe permitir la integración según norma WSRP 1.0 con el acceso a las capacidades de flujos de trabajo y de gestión de procesos comerciales de la herramienta.

La herramienta debe permitir la integración según norma WSRP 1.0 con la importación directa de documentos al repositorio del sistema.

La herramienta debe aprovechar los miniportales según norma WSRP 1.0 para ofrecer una amplia gama de contenidos y funciones.

La herramienta deberá poder usar instancias múltiples del mismo elemento web, ya sea en una sola página web o en varias páginas web, habiéndose configurado cada instancia exclusivamente para acceder a contenidos diferentes.

La solución deberá tener integración en Microsoft SharePoint para que en un futuro los usuarios puedan acceder a los contenidos y la funcionalidad de la herramienta desde los sitios web de SharePoint a través de elementos web.

La herramienta deberá incluir la integración en Elementos web de SharePoint acceso al flujo de trabajo y las capacidades para la gestión de procesos comerciales.

La herramienta debe incluir en la integración la opción de indexar automáticamente con valores de metadatos almacenados en SharePoint los documentos transferidos de las bibliotecas documentales de SharePoint al repositorio del sistema.

La herramienta debe permitir la integración que Microsoft SharePoint Search/servidor de búsqueda indexada, busque y recupere los documentos almacenados en el repositorio del sistema.

La herramienta deberá incluir la integración con opciones configurables en un nivel de bibliotecas documentales de Microsoft SharePoint para la transferencia automática y ad hoc de documentos al repositorio del sistema.

3.3.11 Optimización de la infraestructura Tecnológica

Se definirá el plan de implementación de la herramienta y el plan de pruebas que permita verificar el correcto cumplimiento con el alcance de la solución. El plan deberá incluir como mínimo: pruebas de configuración, pruebas de seguridad y control de acceso, pruebas de funcionalidad, pruebas de interfaz de usuario, pruebas de desempeño y pruebas de recuperación a fallas



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3.3.12 Tecnología web

La solución debe permitir el acceso mediante aplicaciones cliente basadas en exploradores web.

La herramienta debe ser compatible con los exploradores Internet Explorer para Windows, Mozilla Firefox para Windows, Safari o Mozilla Firefox para Macintosh.

La herramienta debe incluir las funciones de autodetección de la configuración regional de la aplicación cliente y de compatibilidad con ésta para determinar el idioma predeterminado que se visualizará en la interfaz del cliente.

El cliente web debe incluir capacidades avanzadas de impresión, entre otras, formatos de impresión preconfigurados, selección de intervalos de páginas para imprimir, impresión de anotaciones y notas electrónicas, selección de revisiones, ajuste de escala de imágenes, etc.

El cliente web debe poseer capacidades avanzadas de vista, entre otras, selección de acercamiento, auto desplazamiento y miniaturas de página.

El cliente web debe tener la opción de reorganizar y suprimir páginas dentro de un solo documento de imagen.

El cliente web debe tener la opción de arrastrar y colocar páginas de uno a otro documento de imagen.

El cliente web debe tener la opción de crear un nuevo documento de imagen a partir de un documento existente mientras el usuario ve el documento original. Esta funcionalidad deberá incluir opciones para especificar la inclusión de un intervalo de páginas y la posibilidad de suprimir páginas copiadas del documento de imagen original.

El cliente web debe tener la opción de convertir archivos de texto a imágenes TIFF o archivos en formato PDF, durante la operación del sistema, con el fin de guardar y distribuir archivos fuera del sistema.

El cliente web debe tener la opción de retener la historia de una sesión de búsquedas ad hoc de usuario que puedan volverse a ejecutar sin necesidad de volver a introducir los términos de la búsqueda.

El cliente web debe tener la opción de acceder a las capacidades de mensajería interna de la herramienta. Esta funcionalidad no debería requerir el acceso a clientes o servidores del correo electrónico externo.

El cliente web debe tener la opción de seleccionar y enviar documentos individuales y conjuntos de documentos a través de clientes de correo electrónico externo.

El cliente web debe tener la opción de crear, ver y guardar adaptaciones, notas, anotaciones y correcciones en los documentos.

El cliente web debe tener las capacidades para rotar, voltear e invertir imágenes de documentos mientras el usuario ve el documento, con la opción de guardar esos cambios.

El cliente web debe tener la opción de una interfaz de administración de usuarios con opciones para crear nuevos usuarios, asignar un usuario a grupos, configurar opciones de usuario y restablecer las contraseñas de los usuarios.

La herramienta debe poner a disposición de los usuarios de explorador contenidos específicos mediante sitios y aplicaciones web externas (acceso URL seguro).



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La herramienta debe incluir la opción de generar URL que se refieran a documentos específicos o conjuntos de resultados que puedan enviarse por correo electrónico.

La herramienta debe incluir la opción para que los usuarios ajenos al sistema puedan enviar automáticamente al repositorio formularios electrónicos alojados en sitios web externos.

La herramienta debe permitir la definición de taxonomías y categorización de contenidos; permitiendo además el manejo dinámico de instancias de llaves (índices) y el uso de las mismas como filtros para resultados de búsqueda y agrupación.

3.3.13 Colaboración

La solución a implementar permitirá la colaboración entre los diferentes equipos internos que componen las áreas de INVIMA, sitios en donde los usuarios pueden colocar sus ideas, manejar y compartir sus documentos importantes, etc.

La solución deberá incluir una herramienta de colaboración que permita a los usuarios compartir y gestionar documentos, informaciones, discusiones encadenadas y reuniones en línea en una sola ubicación central con el fin de identificar y resolver problemas y llegar a un consenso.

La herramienta debe incluir espacios para reuniones virtuales de colaboración a fin de gestionar actividades ad hoc iniciadas voluntariamente por los usuarios.

La herramienta debe permitir que los usuarios inviten a otros usuarios a participar en los espacios de reuniones virtuales.

La herramienta debe permitir la definición de permisos de usuarios individuales para agregar, ver, modificar y quitar documentos/contenidos de un espacio de reuniones virtuales.

La herramienta deberá permitir la definición de permisos de usuarios individuales para leer, contestar y colocar hilos de discusión en un espacio de reuniones virtuales.

La herramienta deberá permitir definir las notificaciones de correo electrónico en el nivel de usuario individual para eventos específicos en el espacio de reuniones virtuales. Ejemplos de eventos: Nuevos documentos/contenidos colocados, Modificaciones de documentos existentes, Nuevos mensajes en hilos de discusión.

La herramienta permitirá otorgar permisos de administración a usuarios invitados para dejarles que gestionen el acceso/los derechos de otros usuarios en el espacio de reuniones virtuales.

La herramienta debe permitir agrupar nombrar e indexar los espacios de colaboración para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos.

La herramienta deberá incluir un método normalizado para iniciar nuevos espacios de colaboración con derechos y permisos preconfigurados de usuarios. Esta funcionalidad debe ser un medio eficiente de generación de espacios de colaboración para gestionar tareas y procesos repetitivos que requieren la participación del mismo conjunto de usuarios.



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La herramienta deberá integrarse con productos de automatización de procesos comerciales (flujos de trabajo) para permitir el inicio automático de colaboraciones normalizadas y la vinculación automática de documentos sin necesidad de programación personalizada. Los usuarios deberían recibir una invitación automática para participar en el espacio de reuniones virtuales.

La herramienta debe permitir definir permisos de usuarios individuales para programar y celebrar reuniones en línea (Web) a partir del espacio de reuniones virtuales.

La herramienta debe permitir la colaboración la captura de discusiones encadenadas en un formato jerárquico y cronológico.

La herramienta debe permitir la vinculación de discusiones encadenadas a documentos o contenidos individuales en el sistema.

La herramienta deberá permitir adjuntar o vincular documentos comprobatorios múltiples a las discusiones encadenadas con fines de consulta.

La herramienta debe permitir dar un carácter público a los hilos de discusión para que todos los usuarios del sistema puedan acceder a ellos.

La herramienta debe permitir dar carácter privado a los hilos de discusión para que sólo un grupo selecto de usuarios del sistema pueda acceder a ellos.

El sistema el envío de notificaciones automáticas de correo electrónico para invitar a los usuarios a participar en un hilo de discusión específico sobre un documento o contenido determinado, debe estar contemplado en la herramienta.

El sistema el envío de notificaciones automáticas de correo electrónico a los usuarios invitados para indicarles la publicación de una respuesta a un hilo de discusión sobre un documento o contenido determinado, debe estar contemplado en la herramienta.

La herramienta debe estar en la capacidad de configurar las notificaciones para incluir los documentos añadidos a un espacio de reuniones virtuales como adjunto de correo electrónico.

La herramienta debe estar dispuesta para que el sistema de colaboración retenga un historial completo de la reunión en línea, incluso la hora y fecha de la reunión y una lista de los participantes.

La herramienta debe estar en capacidad de ingresar y participar los usuarios de redes extranet e internas en los mismos espacios de colaboración e hilos de discusión a través de clientes tanto basados en explorador web como los de aplicación de escritorio.

La herramienta debe estar dispuesta a registrar permanentemente en el sistema todas actividades de colaboración con fines de seguimiento y auditoría.

3.3.14 Tareas

Dentro de los sitios de colaboración creados por los equipos internos de trabajo del INVIMA se debe incluir la posibilidad de crear tareas para los miembros de dicho equipo, estas tareas deben poder ser sincronizadas con las herramientas de ofimática que se encuentran actualmente en INVIMA como Microsoft Office Outlook 2003 o superior, estas tareas deben permitir la visualización de información como persona asignada, porcentaje de ejecución, prioridad, etc.



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3.3.15 Calendarios

La solución debe incluir la creación y manipulación de calendarios por parte de los usuarios, éstos deben ser fácilmente editables como: creación de eventos en los mismos, eventos repetitivos, estos calendarios deben ser fácilmente navegables por mes, día, año y deben mostrarse al usuario de manera intuitiva, los eventos de dichos calendarios en algún momento deben poder sincronizarse con Microsoft Office Outlook.

3.3.16 Publicación de formas electrónicas

La herramienta habilitará la publicación de formas electrónicas cuando el proceso lo requiera, en donde los usuarios las puedan diligenciar. Estas formas deben crearse como formularios web los cuales pueden en algún momento conectarse a bases de datos, servicios web etc. Dichos formularios podrán ejecutar o estar dentro de procesos de flujos de trabajo.

3.3.17 Encuestas

La herramienta debe permitir la creación de encuestas fáciles y sencillas sin necesidad de desarrollo o realizar líneas de código. Éstas deberán crearse con condiciones como, tipo de respuestas diferentes, segmentación, exigencia de respuesta de las preguntas cada vez que un usuario responda una encuesta debe hacerse una consolidación automática de la misma.

3.3.18 Navegación y experiencia del usuario

La herramienta permitirá el fácil acceso, organización y navegación dentro de los sitios que la componen, para que los usuarios se ubiquen de una manera sencilla dentro del sistema de información, debe tener características de navegación estándar en todos los sitios. Con la estructura definida anteriormente, debe ubicar al usuario de forma consistente y en todo momento en la ruta actual del sitio que se está visitando.

La herramienta deberá incluir la visualización de instrucciones personalizadas dentro de la aplicación del flujo de trabajo para indicar las funciones que el usuario final puede o debería ejecutar.

La herramienta deberá permitir que los usuarios modifiquen la interfaz de usuario para dar lugar a varios procesos o reflejar los hábitos de trabajo del usuario.

La herramienta debe obligar a los usuarios finales a observar las normas y umbrales de procesamiento para fomentar la responsabilidad individual del usuario final.

La herramienta debe permitir monitorear las cargas de trabajo de los usuarios finales individual y grupalmente.

La herramienta debe permitir que un solo usuario final vea exclusivamente un documento.

La solución debe añadir una firma digital a un documento como parte de un proceso cuando esto así se requiera. El oferente deberá proveer y gestionar las firmas digitales necesarias para la herramienta.

La herramienta debe validar una firma digital que se haya colocado en un documento.

La herramienta debe incluir varias maneras varias de ordenar documentos para que los usuarios finales puedan disponer de ellos.

La herramienta debe permitir el uso de configuraciones múltiples y de teclas de acceso rápido.



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La herramienta debe permitir la generación dinámica de cartas modelo como parte de un proceso documental.

La herramienta debe permitir el agrupamiento lógico de los documentos de un flujo de trabajo.

La herramienta debe permitir la visualización ordenada de los documentos de un flujo de trabajo en variedad de maneras diferentes, entre otras, salida en el orden de adquisición (FIFO), últimas entradas, últimas salidas (LILO), o por orden alfabético.

3.3.19 Integración con herramientas Microsoft

La herramienta debe incluir plantillas configurables para automatizar la generación de documentos y cartas modelo Microsoft Word para normalizar la creación de documentos con el fin de respaldar las iniciativas empresariales y de conformidad normativa.

La solución debe agrupar y fusionar dinámicamente la herramienta los datos provenientes de varias fuentes de datos, incluso las entradas ODBC (Open Database Connectivity), los tipos de campos y las entradas de usuarios, en una sola plantilla configurable de documentos que pueda emplearse para crear cartas modelo.

La herramienta debe permitir la configuración de entradas y campos de plantillas múltiples, entre otros, palabras clave, entradas ODBC, formularios electrónicos, indicaciones para el usuario, imágenes y secuencias de comandos Visual Basic, que puedan personalizarse para cada plantilla, extraerse de fuentes numerosas y llenar automáticamente la carta modelo.

La herramienta debe permitir la configuración de entradas interactivas de usuario, como texto SQL, indicaciones o formularios electrónicos que permitan que el usuario pueda introducir datos junto con la generación de un documento.

La herramienta debe permitir la configuración de entradas ODBC para ser incorporadas a una plantilla, de modo que puedan incluirse en la carta modelo las consultas provenientes de una base de datos específica.

La herramienta debe permitir la configuración de tipos de campos que extraen valores del sistema para depositarlos en la plantilla del documento. Debe permitir la configuración de tipos de campos de marcador en la plantilla del documento.

La herramienta debe permitir el formateo de los valores de campo para normalizar la visualización de fechas, nombres propios y valores de moneda.

La herramienta debe ser compatible con la importación de las plantillas de Microsoft Word al sistema así como con la creación directa de nuevas plantillas en el sistema.

La herramienta debe incluir opciones de seguridad para plantillas que otorguen al usuario el derecho de crear una nueva plantilla o de modificar una ya creada.

La herramienta debe disponer al usuario el acceso a las funciones de vista previa, guarda y envío por correo electrónico de los documentos generados dinámicamente.

La herramienta debe incluir opciones de configuración que obliguen el almacenamiento de un documento en un tipo particular de clasificación de documentos en el sistema luego de su creación.



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La herramienta debe permitir el agrupamiento y la organización de plantillas múltiples en clases o tipos

La herramienta debe incluir plantillas configurables para la automatización de la generación de sobres de correo.

La herramienta debe ser compatible con la generación y el almacenamiento automáticos de (lotes de) cartas modelo en el sistema, sin necesidad de interacción manual.

La herramienta debe incluir el uso de plantillas configurables para automatizar la generación de documentos de imagen con formularios escaneados a partir de un documento impreso.

La herramienta debe agrupar fuentes de datos múltiples, como las entradas ODBC, los tipos de campos y las entradas de usuarios, en un solo documento de imagen.

La herramienta debe permitir la configuración de entradas y campos de plantilla múltiples, tales como palabras clave, entradas ODBC, formularios electrónicos, indicaciones para el usuario y secuencias de comandos Visual Basic, en el documento de imagen.

La herramienta debe permitir la configuración de casillas de verificación, marcas «X», marcas circulares y cuadradas para su uso en la finalización de formularios.

La herramienta debe tener opciones de seguridad para plantillas que otorguen al usuario el derecho de crear una nueva plantilla o de modificar una ya creada.

La herramienta debe ser compatible con las firmas electrónicas colocadas en formularios de imagen.

3.3.20 Integración con el correo electrónico

La herramienta debe permitir la gestión de la correspondencia electrónica en el repositorio.

La herramienta debe permitir el mantenimiento del formato nativo de los mensajes de correo electrónico.

La herramienta debe permitir el mantenimiento del formato nativo de los adjuntos de correo electrónico.

La herramienta debe permitir almacenar un mensaje de correo electrónico y sus adjuntos como dos archivos por separado y mantener automáticamente un vínculo entre el mensaje y los adjuntos correspondientes.

La herramienta debe permitir almacenar un mensaje de correo electrónico y sus adjuntos como un solo archivo, con los adjuntos incluidos en el mensaje.

La herramienta debe permitir la opción de almacenar el mensaje de correo electrónico y los adjuntos correspondientes como un solo archivo, pero almacenando por separado el adjunto.

La herramienta debe permitir la opción de importar mensajes de correo electrónico en varios formatos (texto sin formato, texto enriquecido, HTML y el formato de archivo nativo).

La herramienta debe permitir importar los adjuntos en el formato nativo, como Word y PDF, entre otros.

La herramienta debe permitir importar el mensaje de correo electrónico y los adjuntos correspondientes como un solo archivo.



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La herramienta debe permitir importar el mensaje de correo electrónico y los adjuntos correspondientes como archivos por separado mientras se mantiene un vínculo único entre los dos archivos independientes gracias al identificador del mensaje.

La herramienta debe permitir la importación por arrastre y colocación de mensajes en el sistema valiéndose de carpetas de la aplicación cliente de correo electrónico.

La herramienta debe permitir la importación por arrastre y colocación de mensajes en el sistema valiéndose de carpetas de la aplicación cliente de correo electrónico a fin de que los usuarios puedan ver un cuadro de diálogo para la importación e indexación.

La herramienta debe permitir la importación ad hoc de mensajes de correo electrónico y de los adjuntos correspondientes directamente de la aplicación cliente de correo electrónico.

La herramienta debe permitir la indexación automática de mensajes y adjuntos de correo electrónico para importarlos al sistema sin intervención o indexación manuales.

La herramienta debe permitir la indexación de mensajes de correo electrónico para importarlos al sistema con valores estáticos asignados según la clasificación del mensaje de correo electrónico.

La herramienta debe permitir la indexación de mensajes y adjuntos de correo electrónico para importarlos al sistema valiéndose de la información del encabezamiento que se asigna automáticamente a los valores de metadatos del documento (es decir, las palabras clave).

La herramienta debe permitir la indexación de mensajes y adjuntos de correo electrónico para importarlos al sistema valiéndose de valores extraídos automáticamente de la aplicación esencial especializada sin necesidad de volver a entrar los datos.

La herramienta debe permitir la captura automática de la información de propiedad del encabezamiento del mensaje de correo electrónico que se relaciona con dicho mensaje, por ejemplo, el tema, la fecha, el remitente y el destinatario. Luego deberá asignarse esta información como valores de metadatos contenidos en el mensaje o en el adjunto de correo electrónico, de modo que puedan usarse dichos valores para organizar y buscar correspondencia específica.

La herramienta debe permitir la auto clasificación de mensajes de correo electrónico para aplicar las directivas de retención correctas ya sea en el nivel de documento o en el de registro (carpeta).

La herramienta debe permitir la programación de la retención por período o por evento de los mensajes de correo electrónico según el proceso comercial en el nivel de documento o de carpeta.

La herramienta debe permitir la búsqueda por metadatos y por valores de indexación de texto completo de los mensajes y adjuntos de correo electrónico que formaron parte del sistema una vez.

La herramienta debe permitir que el usuario acceda directamente a los contenidos desde la aplicación de correo electrónico, como Outlook, Lotus Notes y GroupWise.



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La herramienta debe permitir que el usuario recupere directamente los contenidos del sistema desde la interfaz cliente de correo electrónico.

La herramienta debe permitir que el usuario adjunte un documento del sistema a un mensaje de correo electrónico directamente desde la interfaz cliente de correo electrónico.

La herramienta debe permitir que el usuario acceda a los procesos de flujo de trabajo del sistema directamente desde una interfaz cliente de correo electrónico, como Microsoft Outlook.

La herramienta debe permitir relacionar mensajes y adjuntos de correo electrónico con otros contenidos comerciales, de manera automática y contextual.

3.3.21 Imagen institucional de la solución

La solución debe tener en cuenta los elementos que componen las imagen corporativa de INVIMA y tomar las características definidas por la misma en cuanto a presentación (colores, logos, gráficos, menús, etc.) se debe adaptar y modificar a los estándares definidos por la organización y que todos los sitios de que la componen acojan dicho modelo.

3.3.22 Librerías de imágenes

La solución debe incluir la creación de librerías en las cuales los usuarios deben tener la posibilidad de subir y descargar imágenes, estas imágenes, podrán ser clasificadas y en un momento determinado agregar o modificar cierta metadata suscrita a la imagen. Los usuarios deben tener la posibilidad de ver las imágenes de la biblioteca en forma de listas de pequeñas gráficas. Esta librería debe proveer diferentes tipos de vista como explorador de Windows, la librería debe permitir la subscripción a alarmas dependiendo de ciertas condiciones configurables por el usuario, como evento que generaría la alarma y la periodicidad de entrega de dichas alarmas por correo electrónico, también debe permitir el aprovisionamiento de Feeds RSS, los cuales alimentaran cualquier cliente que consuma RSS, la librería también debe manejar las diferentes versiones de los ítems permitiendo ver y configurar por parte del usuario las versiones mayores y menores, mostrando los diferentes cambios en los ítems.

3.3.23 Gestión de la Información

La solución proveerá un manejo documental en donde los usuarios puedan subir documentos, manejar versiones de dichos documentos, adicionar y agrupar metadata para los mismos, creación de documentos basados en plantillas establecidas, auditoria sobre los documentos, generación de alarmas para los usuarios. Estas librerías deben poder ser afectadas y configuradas por flujos de trabajo y procesos que pueden ser adicionados a las condiciones de los documentos, de esta manera generando procesos documentales, por ejemplo de aprobación, tareas sobre los documentos, notificación en forma de flujo de trabajo. También es importante que las bibliotecas de documentos manejen tipos de documentos con metadata asociada y plantillas para cada uno de los tipos documentales. El administrador deberá tener la posibilidad de decidir qué información será indexada para posteriores búsquedas y/o permitir consultar los diferentes documentos a través de filtros.

3.3.24 Búsqueda de contenido

La herramienta incluirá la búsqueda de información que este contenida dentro de la base de datos como documentos y contenido en general. Deberá indexar documentos tipo PDF y Office 2003 o superior.

Facilidad de publicación de contenido desde herramientas de Microsoft Office



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La herramienta permitirá fácilmente la creación y publicación del contenido desde herramientas tales como, Microsoft office versión 2010 o superior, en la cual los usuarios podrán generar tablas, gráficas, tablas dinámicas y otros contenidos web utilizando estas herramientas.

Facilidad para buscar y recuperar un grupo de documentos de texto con una cadena de texto incluida en dichos documentos

La herramienta debe permitir ejecutar la búsqueda de un valor específico en un documento de texto

La herramienta debe permitir buscar un número positivo, negativo o una gama de números (1-10) en un documento de texto específico o en un grupo de documentos de texto.

La herramienta debe permitir buscar un valor en formato de moneda en documentos de texto.

Facilidad para usar caracteres comodín para buscar un número limitado o ilimitado de caracteres en documentos de texto.

Facilidad para efectuar búsquedas con sensibilidad a las mayúsculas en los documentos de texto.

Facilidad para guardar los resultados de búsqueda en un documento de texto en la forma de un informe que incluya un número fijo de líneas por encima y por debajo del término de búsqueda que se haya definido en el momento de ejecutar la búsqueda.

La herramienta debe guardar automáticamente las búsquedas de texto sobre un grupo de documentos para que el usuario las consulte durante otra sesión.

Facilidad para limitar la búsqueda efectuada en un documento de texto a columnas específicas contadas por caracteres en el documento para controlar más estrictamente los criterios de búsqueda y acelerar la búsqueda propiamente dicha.

La herramienta permitirá observar estadísticas de búsqueda, como palabra más buscada, horas y fechas, etc.

3.3.25 Integración con la Infraestructura tecnológica de INVIMA

La solución garantizará la integración con la infraestructura tecnológica de INVIMA como es: Directorio Activo, Microsoft Exchange Server, Servidores de Windows Server, Microsoft Office 2010 o versiones superiores y Microsoft Lync Server.

La herramienta debe contar con módulos que permitan al administrador la asignación de perfiles diferenciados.

3.3.26 Seguridad del sistema

La herramienta permitirá integración de la autenticación con el directorio activo de la organización. El navegador tendrá la posibilidad de autenticar al usuario, según sus credenciales de red, sin necesidad de pedirlas nuevamente cuando ingresa al portal.

La herramienta debe incluir diferentes opciones de seguridad para iniciar sesión en el sistema de modo que el administrador de la plataforma pueda decidir las mejores opciones para el INVIMA.

El administrador del sistema debe tener la facilidad de definir en la herramienta las extensiones mínima y máxima de la contraseña.



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El administrador del sistema debe tener la facilidad de definir en la herramienta la cantidad permitida de intentos incompletos de inicio de sesión antes del bloqueo automático de una cuenta de usuario.

La herramienta debe permitir que el administrador del sistema configure valores de tiempo de inactividad para los grupos de usuarios individuales de modo que la aplicación se cierre luego de un período de inactividad y devuelva la licencia al sistema.

La herramienta debe incluir opciones de complejidad para las contraseñas de los usuarios del sistema, por ejemplo, no permitir el uso del nombre del usuario como contraseña, limitar la repetición de caracteres o permitir/rechazar la reutilización de una contraseña.

Facilidad para que el administrador del sistema configurare en la herramienta una pantalla de presentación personalizada que pueda usarse para visualizar las condiciones de uso del sistema que cada usuario verá con cada intento de inicio de una sesión.

La herramienta permite que el administrador del sistema pueda ver con rapidez y facilidad la lista de todos los usuarios, con el fin identificar datos importantes como la hora del inicio de la última sesión del usuario y la condición de bloqueo de la cuenta del usuario.

El administrador del sistema debe contar con la opción de desbloquear una cuenta de usuario con rapidez y facilidad.

Facilidad para el cambio sencillo de los detalles de una cuenta de usuario (nombre, dirección de correo electrónico o membresía en grupos).

Facilidad para que el administrador del sistema pueda configurar la interfaz de usuario en la herramienta para bloquear los intentos de modificación por parte de los usuarios corrientes.

El administrador del sistema deberá poder definir en la herramienta los permisos de configuración de los componentes diferentes del sistema.

El administrador del sistema deberá contar con la facilidad de modificar los permisos de tal manera que puedan asignarse por separado los valores de configuración de componentes clave del sistema a grupos de soporte técnico clave que no deberían tener derechos administrativos globales.

Entre los componentes clave del sistema se cuentan la configuración de palabras clave, la configuración de la seguridad de usuarios y de grupos de usuarios y la configuración de documentos.

Facilidad para incluir el registro de actividad del sistema el historial completo de un documento, como los usuarios que han visto, copiado, impreso, suprimido o enviado documentos por correo electrónico.

El sistema deberá llevará el registro de actividad de la herramienta la actividad de configuración.

La herramienta debe ofrecer opciones de seguridad a nivel de archivo electrónico, así como también a nivel de carpetas o subcarpetas lógicas.

La herramienta debe ofrecer opciones de seguridad a nivel de contenidos o documentos, de propiedades, anotaciones electrónicas, etc.



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La herramienta debe ofrecer la opción que las consultas retornen sólo los documentos sobre los cuales el usuario tiene permiso.

La herramienta debe ofrecer la opción que las consultas retornen todos los documentos que cumplen con los criterio ingresados así el usuario no tenga permiso para visualizarlos.

La herramienta debe permitir definición de grupos o roles de usuarios; control de acceso por módulos

La herramienta debe tener en cuenta con integración con el Directory Services de Microsoft

La herramienta debe contar un rastro de auditoría sobre las operaciones realizadas en el sistema

La herramienta debe soportar el manejo de Certificados de Firma Electrónica que permita controlar autenticidad e inalterabilidad de los documentos. Las firmas deben poder colocarse en demanda por los usuarios asignados o de forma masiva a lotes de documentos que están siendo procesados.

La herramienta debe proveer al administrador de mecanismos de control, calendarización seguridad y registro de las publicaciones.

3.3.27 Cifrado de los datos

La herramienta debe garantizar la encripción del transporte de los datos a través de protocolos como SSL (Secure Sockets Layer)

La herramienta deberá ser compatible con el cifrado de bases de datos mediante SSL para poder proteger los datos enviados y recibidos por el servidor de la base de datos.

La solución deberá permitir almacenar las contraseñas relacionadas con las cuentas de usuarios de la herramienta en formato cifrado en la base de datos.

El administrador del sistema debe contar con la facilidad de escoger en la herramienta diferentes puertos TCP/IP (además de los puertos predeterminados) para el acceso a la base de datos, al servidor de archivos o al servidor web, de modo que el administrador de seguridad de redes pueda disponer de opciones flexibles de seguridad.

La herramienta debe contar con la facilidad para funcionar en un entorno IPSec.

La herramienta deberá funcionar en un entorno donde se use el cifrado tanto para el tráfico de la red como para los archivos en el disco.

La herramienta deberá facilitar la publicación de contenidos en medios desmontables como discos compactos o DVD en un formato cifrado.

La herramienta deberá ser totalmente compatible la solución con el acceso a través de redes privadas virtuales (VPN, por sus siglas en inglés) para permitir el acceso seguro y cifrado al sistema por Internet mediante el uso de protocolos de tunning establecidos como IPSec, PPTP o L2TP.

La herramienta deberá funcionar en un servidor web a través de un servidor proxy o una traducción de direcciones de red (NAT, por sus siglas en inglés) o traducción de direcciones de puerto (PAT, por sus siglas en inglés).



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3.3.28 Informes pre configurados

La solución debe incluir los informes preconfigurados que puedan utilizarse inmediatamente para monitorear y mejorar el buen estado del sistema, colaborar con iniciativas de conformidad normativa (como HIPAA o Sarbanes-Oxley), o con operaciones y normas comerciales, como ITIL y COBIT. No deberá ser necesaria programación alguna para estos informes.

3.3.29 Capacidades de auditoría

La herramienta debe tener activado la auditoría que incluya las acciones del sistema y del usuario.

La herramienta debe tener los informes preconfigurados y corrientes de auditoría

3.3.30 Monitoreo, reportes y estadísticas de la solución

La herramienta debe permitir la visualización en forma gráfica el estado del proceso durante su ejecución.

La herramienta debe permitir la administración de las versiones y la historia de ejecución del proceso mostrando los usuarios participantes y tiempos.

La herramienta debe ofrecer funcionalidades para monitoreo a nivel de pasos del proceso sin necesidad de codificación.

La herramienta debe generar métricas que ayudan al análisis del desempeño de los funcionarios.

La herramienta debe suministrar reportes históricos del comportamiento de los procesos.

La herramienta debe permitir la construcción informes personalizados.

La herramienta debe permitir la selección de una interface gráfica para los datos del reporte, por ejemplo: barras, pastel, líneas, etc.

La herramienta debe generar informes de usuarios y estado de tareas por cada uno de ellos.

La herramienta debe generar informes por actividades, costos y tiempos

La herramienta debe permitir a portales externos acceder a la información de los procesos vía porlets.

3.3.31 Administración

La herramienta podrá ser administrable desde un browser permitiendo a los administradores, modificar la herramienta en cualquier momento y lugar, debe permitir la auditoria, mostrar vínculos rotos etc.

3.3.32 Backup y Restore

La solución permitirá la creación de backups, en donde esté toda la información de la herramienta y debe permitir la recuperación de dichos backups de manera fácil y rápida.

3.3.33 Gestión electrónica de datos

La herramienta deberá controlar y la modificación de documentos mediante revisiones múltiples.

La herramienta permite que los usuarios vean las revisiones anteriores y sigan la historia de los documentos.

La herramienta deberá distinguir entre el contenido publicado que un público puede ver (versión importante) y el contenido en borrador que aún no está listo para ser publicado (versión de poca importancia).



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La herramienta deberá permitir sellar como versión una revisión específica de un documento para limitar las revisiones del documento que ciertos usuarios puedan ver.

La herramienta deberá proveer una configuración para instruir al usuario a que guarde un documento como revisión de un documento existente o como un documento nuevo.

La herramienta deberá proveer una configuración para suponer que todos los cambios efectuados en un documento crean una nueva revisión, sin necesidad de instruir al usuario

La herramienta deberá proveer el número de revisiones de cada documento en la lista de resultados de la búsqueda.

El sistema deberá limitar el acceso de un usuario o grupo de usuarios para ver las versiones y revisiones de un documento y de esta manera restringir las revisiones del documento que ciertos usuarios puedan ver.

La herramienta debe permitir la asignación de privilegios configurables a un grupo de usuarios para darle la posibilidad de crear o ver revisiones de documentos.

La herramienta debe permitir la asignación de privilegios configurables a un grupo de usuarios para darle la posibilidad de crear o ver revisiones de documentos.

La herramienta debe permitir la agregación de comentarios y guardarlos como una revisión.

La herramienta debe permitir la configuración para poder guardar la primera revisión de un documento sin comentarios pero aplicar éstos a las revisiones subsiguientes.

La herramienta debe permitir la configuración para obligar a los usuarios a introducir un comentario antes de guardar la revisión.

La configuración debe permitir la configuración única como revisable (que permite revisiones múltiples) o no revisable de cada tipo o clase de documento.

La herramienta debe incluir la manera de gestionar los documentos no revisables, de modo que se cree un nuevo documento al guardar el documento o se instruya al usuario a sobrescribir el documento existente.

La herramienta debe permitir la representación de documentos, donde un documento de texto y el documento de imagen asociado e idéntico se consideran un solo documento. (Un ejemplo de representación es un documento de texto creado con software de reconocimiento óptico de caracteres para escanear un documento de imagen).

La herramienta debe permitir el retiro, la corrección o revisión de documentos fuera de línea en la estación de trabajo local de un usuario.

La herramienta debe proveer un mecanismo de protección contra las revisiones superpuestas mediante el acceso de lectura solamente a los documentos retirados del sistema, con lo cual impida que más de un usuario cambie el documento al mismo tiempo (El acceso de lectura solamente permite que el usuario vea el documento sin posibilidad de hacerle cambios).



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Cuando el usuario vuelve a iniciar sesión en el sistema, deberá cargar y sincronizar automáticamente la herramienta los documentos que fueron revisados fuera del sistema.

La próxima vez que el usuario inicia sesión en el sistema, ¿permite la herramienta la importación automática al sistema de los documentos recientemente creados que no están todavía en el sistema?

La herramienta debe permitir el arrastre y la colocación de archivos múltiples desde el escritorio de un usuario hasta la interfaz del sistema para posibilitar la importación sencilla y a la misma vez de dichos archivos y su indexación en el sistema.

La herramienta debe permite realizar rollback de un contenido publicado o de algún elemento de éste.

3.3.34 Proceso de escaneado

La herramienta debe tener la característica integrada de captura de imágenes.

La herramienta de escaneo debe ser compatible con las tres normas principales de escaneo: Kofax, ISIS y TWAIN. Requisito necesario para que la selección de escáneres tenga el grado máximo de flexibilidad

La herramienta debe permitir el almacenamiento de archivos de imágenes en formatos comunes estándar como TIFF, JPEG, PNG y PDF.

La herramienta debe ser compatible con el escaneo de documentos individuales o ad hoc y con el escaneo por lotes en volúmenes mayores.

Es importarte resaltar que no debería ser necesario que los operadores de escáner configuraran manualmente umbrales, ajustaran el brillo de la imagen o definieran otros valores de captura de imágenes cada vez que escanean documentos. Se debe facilitar configurarse las estaciones de escaneo de tal manera que los usuarios seleccionen los valores de configuración predefinidos que hayan sido optimizados para los tipos físicos y diferentes de documentos, como copias al carbón, faxes, fotocopias y formularios en papel de color.

La herramienta debe incluir una herramienta para configurar varias estaciones de escaneo con los mismos valores de configuración de escáner, sin necesidad de configurar manualmente éstos últimos en cada estación de escaneo. Se debe facilitar el copiado de los valores de configuración del escáner de una estación de escaneo a otra para facilitar la administración de las estaciones de escaneo.

Los operadores de escáner deberán tener la facilidad de cambiar los valores de configuración del escáner a mitad de proceso del lote para incluir tanto las imágenes cromáticas como las bitonales en el mismo lote.

La herramienta deberá incluir la funcionalidad de ejecutar un escaneo dúplex de documentos en escáneres simplex económicos. La aplicación deberá permitir la combinación automática del anverso y el reverso de las páginas para obviar su reordenación manual.

La herramienta deberá incluir una simple función para escanear páginas adicionales e importarlas a un documento ya existente en el sistema. La aplicación deberá incluir opciones para agregar páginas nuevas al comienzo, al final o en una posición determinada del documento.



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La herramienta deberá proveer un método para combinar y consolidar las páginas correspondientes recientemente escaneadas con un documento existente. Este proceso deberá ser automático y poder usarse en la indexación manual y en el escaneo de códigos de barras. Gracias a esta función, el operador de escáner no tendrá que buscar los documentos correspondientes y consolidarlos

La herramienta debe ser compatible con la supresión de páginas en blanco como un medio de separación de documentos. La herramienta debe incluir también un valor de configuración de umbral para la identificación de páginas en blanco para evitar la supresión accidental de las páginas con contenido.

La herramienta debe incluir un medio para aprovechar la información comercial existente para indexar documentos si permite al indexador la importación dinámica de datos de otras aplicaciones empresariales sin necesidad de volver a introducir los datos.

Facilidad para que desde una pantalla de indexación por lotes en la cual se muestren tanto los campos de indexación como las imágenes de las páginas de los documentos que se estén indexando. Es necesario que los usuarios puedan ver el documento en indexación y que puedan acercar con facilidad las imágenes o panoramizarlas según sea necesario.

Incluir una ventana de indexación por lotes un medio de inmovilizar los valores durante la indexación de un documento para obviar la necesidad de volver a ingresarlos en los documentos subsiguientes del lote.

La herramienta de incluir la indexación por lotes un medio para acercar un espacio específico de cada página en el lote para que los usuarios no necesiten volver a acercar la misma página del lote. Esta funcionalidad es necesaria para ahorrar tiempo durante la indexación de un lote de documentos semejantes.

La herramienta debe incluir una función de escaneo ad hoc simple e inmediata, que permita el archivo directo del documento en el sistema con la clasificación correcta del documento y la información del índice.

La herramienta debe incluir una estrategia de seguridad grupal y lógica de escaneo diferente por departamento para que los usuarios solamente vean sus propios documentos o lotes.

Debe tener la capacidad de escanear directamente documentos para importarlos a un servidor con conector TCP/IP seguro para mejorar la seguridad operativa.

La herramienta deberá ser compatible con una opción de indexación con doble anonimato para efectuar dos pasos distintos de indexación manual a fin de prevenir errores en la entrada de datos. La aplicación también deberá determinar las discrepancias durante el segundo paso de indexación e incluir una interfaz en la que el segundo indexador pueda seleccionar el valor correcto de indexación.

La herramienta deberá tener un medio optativo para aplicar control de calidad en imágenes e índices de documentos. La solución deberá incluir opciones de control de la calidad tanto de la imagen como de la exactitud del índice. La herramienta deberá incluir además un proceso de reescaneo en el caso de las imágenes que lo necesiten y de reemplazo de las imágenes de mala calidad con las imágenes recientemente escaneadas.



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La herramienta deberá proveer los puntos de integración necesarios para la personalización adicional de la captura de escaneo y de los procesos de indexación mediante secuencias de comandos, de ser necesario.

3.3.35 Captura de datos distribuida

La herramienta debe proveer un medio por el cual los usuarios remotos puedan importar documentos al sistema por escaneo directo mediante la Web a través de un escáner de escritorio compatible según norma TWAIN

Es necesario que la herramienta pueda indexar los lotes de documentos a través de un cliente web desde cualquier parte del mundo, mediante la Internet.

La herramienta deberá proveer una manera sencilla para que muchos usuarios compartan un solo escáner en red para el escaneo espontáneo y ad hoc de documentos. La herramienta deberá incluir la capacidad de clasificar e indexar documentos en el escáner y luego cargarlos directamente al sistema mediante una conexión de Internet.

El sistema deberá ser capaz de cargar desde las estaciones de escaneo documentos al sistema sin necesidad de tener una conexión ODBC local con la base de datos en la estación de trabajo.

La herramienta incluye una herramienta visual en pantalla para separar un lote en documentos individuales. Las miniaturas de imágenes podrán ser suficientes en el caso de la mayoría de los lotes, pero la solución debería también incluir la visualización de páginas en toda la pantalla durante este proceso.

La solución deberá incluir la capacidad de captura remota a nivel de lote desde ubicaciones donde sólo se tiene acceso al sistema por Internet. La solución deberá incluir escaneo por lotes a nivel de producción para las ubicaciones que solamente tienen acceso a Internet, o en el caso de no desearse o no disponerse de una conexión ODBC con la base de datos.

La herramienta deberá seguir escaneando documentos las estaciones de escaneo por lotes de documentos si no se dispone de conexiones de Internet en un entorno de escaneo remoto. Esta funcionalidad es necesaria si las conexiones de Internet no son fiables. Jamás deberán perderse las imágenes y la información de los documentos debido a una interrupción del servicio de Internet. La aplicación de escaneo debe gestionar automáticamente todo el proceso de carga de documentos para que los operadores de escaneo no sean responsables de determinar si los documentos se cargaron satisfactoriamente.

3.3.36 Indexación de documentos

La herramienta deberá separar e identificar automáticamente los documentos lógicos múltiples alojados en un archivo de texto.

La herramienta deberá facilita la indexación automáticamente de documentos de texto según la existencia de un valor de indexación en una ubicación específica en el documento.

La herramienta deberá indexar automáticamente los documentos de texto con la búsqueda de una etiqueta de texto predefinida que indique la ubicación del valor de indexación en el documento. Esta funcionalidad deberá permitir el hallazgo de valores en caso que sus ubicaciones se desplacen por el documento de texto.



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La herramienta deberá proveer una configuración visual de un archivo COLD mediante el resaltado de valores de indexación dentro de un documento de muestra, que luego se usarán para indexar automáticamente los documentos durante el procesamiento de importación al sistema.

La herramienta deberá proveer una herramienta programadora que permita la ejecución automática del proceso COLD según un calendario definido.

La herramienta deberá gestionar la programación de procesos COLD varios como si fueran un solo trabajo para que la programación del sistema y de los recursos sea flexible.

La herramienta deberá tener un mecanismo para detectar la presencia de otro archivo antes de ejecutar un proceso COLD para garantizar que no se procesen los archivos antes de su escritura completa en la ubicación del archivo de procesamiento.

Facilitar la configuración de un proceso COLD para ejecutárselo en varios computadores a fin de procesar grandes volúmenes de documentos en un período más breve.

El proceso COLD deberá proveer un informe cada vez que se ejecuta el proceso. Deberá incluir este informe la indicación de finalización satisfactoria del proceso COLD y los errores que se hayan producido.

3.3.37

Configuración y mantenimiento de metadatos

La herramienta deberá ser compatible con un número ilimitado de tipos y valores de metadatos por documento.

La herramienta deberá ser compatible con varios tipos específicos de metadatos que van a crearse en la base de datos para reducir el consumo de memoria. Entre los tipos de metadatos deberán incluirse entre otros los siguientes: moneda, fecha, hora y fecha, moneda específica, alfanumérico, numérico y punto flotante.

La herramienta debe permitir la creación de longitudes variables de caracteres en la base de datos para reducir el consumo de memoria de los metadatos.

La herramienta debe incluir la configuración interactiva de metadatos, con formatos múltiples preconfigurados (por ejemplo, fecha: dd/mm/aaaa, mes/dd/aa, mm-dd-aa).

La herramienta deberá contemplar la configuración interactiva de metadatos del tipo de moneda, así como formatos preconfigurados de moneda.

La herramienta deberá proveer la configuración interactiva para limitar la entrada de metadatos por parte del usuario final (máscara) a tipos específicos de datos (es decir, sólo números, sólo letras, o el uso de caracteres estáticos).

La herramienta deberá permitir la limitación del uso de mayúsculas o minúsculas de los metadatos (es decir, sólo mayúsculas o mayúsculas y minúsculas).

La herramienta deberá permitir la identificación sencilla de las relaciones entre valores de metadatos si existen grupos múltiples de los mismos tipos de valores en un solo documento. (Por ejemplo, tiene dos cuentas y dos nombres, lo cual permite vincular cada cuenta al nombre apropiado).



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La herramienta deberá incluir la funcionalidad para extraer información de metadatos de los procesadores de importación para que otros sistemas del INVIMA puedan usar los datos (reutilización de metadatos).

La herramienta debe incluir la funcionalidad de validar automáticamente valores de metadatos, incluso los siguientes en su totalidad: punto flotante, numérico, alfanumérico o longitud limitada entre otros.

La herramienta debe incluir la funcionalidad de aplicar instancias múltiples del mismo campo de metadatos a un documento, cuando sea necesario. Por ejemplo, podrían aplicarse dos apellidos, otros cuatro apellidos y otros diez apellidos.

La herramienta deberá permitir el uso del nombre de archivo como metadatos para la indexación del documento, como opción configurada (sin necesidad de escribir el nombre del documento cada vez que aparezca).

La herramienta debe incluir opciones de configuración para los campos obligatorios y para la entrada completa de campos en el nivel de tipo/clase de documentos, de conformidad con los tamaños de campo establecidos o con una máscara predefinida.

La herramienta debe incluir la funcionalidad de almacenar conjuntos de valores de metadatos que puedan usarse más adelante para autoindexar documentos mediante la entrada de un solo valor primario. Esta funcionalidad permite la indexación simplificada y una operación de recuperación más flexible, de modo que los usuarios pueden introducir un solo valor de metadatos para autollenar los campos con todos los valores de metadatos relacionados. Debe permitir la solución la visualización sencilla en el sistema de los conjuntos de valores de metadatos. b) Permitir la búsqueda de conjuntos de valores de metadatos para poder efectuar tareas de mantenimiento en ellos (actualización, modificación o cambio) c) Permitir que la selección de los valores de metadatos empleados en la indexación en un menú desplegable (lo cual limita las selecciones de indexación y acelera el proceso de indexación)

La herramienta debe permitir el ocultamiento de los valores de metadatos (por razones de seguridad, éstos deberán ser definidos por el INVIMA) en un documento cuando se recupera este último.

La herramienta debe permitir la visualización sencilla de los metadatos en el nivel del documento.

La herramienta debe permitir la autovisualización de los valores de metadatos seleccionados en un documento cuando se recupera este último.

La herramienta debe incluir una función que permita al administrador del sistema echar con facilidad un vistazo si se usa un tipo de campo de metadatos dado.

La herramienta debe incluir una nomenclatura automática y configurable para los documentos, que incluya valores de metadatos de indexación, para que los usuarios que vean las listas de documentos puedan seleccionar el documento necesario con facilidad.

Al recuperar un documento, la herramienta debe permitir la selección de los valores de metadatos de un menú desplegable (lo cual limita las selecciones de recuperación y acelera el proceso de recuperación).



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La herramienta debe proveer una manera de purgar, con unas pocas selecciones, aquellos valores de metadatos que ya no se usan (para ahorrar espacio en la base de datos y optimizar su rendimiento).

Permitir la actualización o reemplazo de los valores de metadatos de una sola vez en documentos múltiples, sin necesidad de programación o creación personalizada de secuencias de comandos.

La herramienta debe proveer un mecanismo de validación de los valores de metadatos por cotejo con los orígenes de datos externos (para garantizar la integridad de los valores).

Deberá permitir el uso de los metadatos para indexar carpetas electrónicas.

La herramienta deberá permitir el uso de los valores de metadatos para limitar el acceso a las carpetas electrónicas.

La herramienta deberá permitir la actualización programada de los valores de metadatos en los documentos y las carpetas electrónicas.

La herramienta debe permitir la actualización de los conjuntos de metadatos desde un archivo externo.

La herramienta debe permitir la búsqueda del valor primario de los metadatos para su actualización, modificación o cambio.

La herramienta debe permitir la generación automática de un informe resumido de los valores de metadatos directamente desde la aplicación sin necesidad de programación personalizada.

3.3.38 Implementación de la solución

La herramienta debe permitir el acceso a los contenidos desde la aplicación esencial especializada si se la implementa en un entorno virtual de Citrix Presentation Server, VMware Vsphere, Hyper-V o Cualquiera de los sistemas virtuales que se elija.

3.3.39 Configuración de la solución

La herramienta debe incluir una sola interfaz para la configuración y administración de todos los componentes del sistema.

La herramienta debe separar los componentes principales de la configuración de la aplicación del usuario final de modo que se pueda mantener un nivel adicional de seguridad sin comprometer el acceso de los usuarios finales a los elementos que precisamente necesiten.

La herramienta de software deberá ser configurable, de fácil comprensión, de modo que un recurso interno de la Jefatura de Planeación e Informática y no un tercero experto en el software pueda cumplir la mayoría de las tareas administrativas, como agregar tipos de documentos y tipos de palabras clave nuevas, o llevar a cabo la administración de usuarios.

El administrador del sistema debe tener la posibilidad de cambiar en la herramienta el nombre de los atributos del sistema (tipos de documentos, tipos de palabras clave, etc.)

El administrador del sistema debe tener la posibilidad de configurar en la herramienta de diferentes opciones para los años de dos dígitos, según se aplican a los registros de la compañía

La herramienta debe ser compatible con diferentes formatos de fecha tal como se emplean en el mundo.



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La herramienta debe ser compatible con varios formatos internacionales de moneda en todo el sistema.

La herramienta debe ser compatible con la aplicación en un solo tipo de documento de formatos de moneda múltiples de distintos países.

La herramienta debe ser compatible con diferentes opciones configurables para indicar números negativos (como en el caso del uso de paréntesis o guión), la colocación del indicador y varios símbolos monetarios.

La herramienta debe incluir una manera sencilla de determinar dónde se configurará el uso de los tipos de documentos.

La herramienta debe permitir el uso de iconos personalizados internos que se asemejen a los gráficos e iconos corporativos que ya se emplean en la organización.

La herramienta debe permitir que administrador del sistema configurare fácilmente en la solución vínculos entre los documentos relacionados en el sistema.

La herramienta debe permitir que el administrador del sistema pueda copiar en la solución un tipo de documento para acelerar y facilitar la creación de otro que tenga las mismas características y tipos de palabras clave.

La herramienta debe permitir la aplicación de secuencias de comandos Visual Basic a los documentos en el sistema para realizar funciones altamente especializadas y únicas de nuestro entorno.

La herramienta debe posibilitar la visualización del historial de cambios a medida que se los efectúe a una secuencia de comandos incluida en el sistema.

El administrador de la herramienta debe tener la posibilidad de configurar una interfaz o proceso de flujo de trabajo personalizado en menos de dos días.

La aplicación deberá ejecutarse como servicio en el sistema operativo.

La herramienta debe permitir de manera sencilla de una pantalla personalizada para la recuperación de documentos, con opciones tales como gráficos y logotipos, instrucciones personalizadas para el usuario final y opciones varias de recuperación.

La herramienta debe permitir la configuración de una interfaz para posibilitar la preclasificación de los resultados de una búsqueda en una manera determinada y para que el usuario final pueda modificar el modo de clasificación.

La herramienta debe incluir informes de configuración.

La herramienta debe poder ejecutarse en Microsoft Windows XP, Windows 7 y superiores.

La herramienta deberá estar dimensionada para aceptar hasta 2.500 usuarios concurrentes al mismo tiempo.

3.3.40 Capacitación

Se deberá incluir 24 horas de capacitación de administración de la herramienta, presencial, al personal (mínimo 5 funcionarios) de la Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística; se deberá incluir el material y todo lo necesario para la transferencia de conocimiento. Esta se puede desarrollar en las instalaciones del oferente o donde este designe.



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Se deberá incluir 60 horas de capacitación técnica presencial a los ingenieros encargados de la administración de la plataforma (mínimo 4 funcionarios), se deberá incluir el material y todo lo necesario para la transferencia de conocimiento. Esta se puede desarrollar en las instalaciones del oferente o donde este designe.

Se debe desarrollar una capacitación a usuario final de 32 horas a los lideres y personal de cada una de las áreas implicadas en la operación del sistema (mínimo 50 funcionarios). Esta se puede desarrollar en las instalaciones del oferente o donde este designe.

La herramienta debe ser entregada en las siguientes condiciones:

Afinamiento de los sistemas operativos que soportarán la solución basada en las buenas prácticas del fabricante.

Instalación de la base de datos SQL Server que soportará los procesos, la cual esta licenciada por el INVIMA.

Diseño de los permisos de acceso a la información, asimismo roles y perfiles de los usuarios de la solución.

Diseño y políticas de copias de seguridad del sistema.

Diagrama funcional de la solución con el esquema de seguridad y disponibilidad.

Documentación de las buenas prácticas para la continuidad de la solución.

Instalación, configuración y parametrización de la herramienta de acuerdo a las funcionales descritas en los numerales 3.3.1 al 3.3.40

Verificar el software instalado, configurado y parametrizado que compone la solución integrada, con el fin de garantizar que podrá soportar dicha solución.

Realizar la trasferencia de conocimiento de la solución implementada.

Garantizar que el mantenimiento y operación de la solución pueda ser realizado con total independencia del oferente del presente proceso.

Diseño para propender por no afectar el correcto funcionamiento de los sistemas en producción de la Institución; para esto deberá estimar todas las medidas pertinentes que garanticen su rendimiento como por ejemplo: Desarrollo y pruebas en ambientes controlados, labores de implementación en horario no laboral, entre otras.

Implementación e Instalación de la herramienta con todos los componentes de seguridad y requerimientos expresados en los numerales 3.3.1 al 3.3.40 y basada en las buenas prácticas del fabricante.

Documentación con la trasferencia de conocimiento de la solución implementada.

Documentación del proceso de escaneado de la solución.

Documentación del proceso y las normas de indexación de documentos.

Documentación del proceso de implementación de la solución.

Documentación de la interfaz para la configuración y administración de todos los componentes del sistema.

Manuales técnicos

Documentación de variables de entorno de la base de datos



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Documentación de variables de entorno del sistema operativo

Documentación de variables de entorno de la aplicación

Documentación de las reglas del firewall que fueron adicionadas/modificadas para hacer funcionar la solución

Manual de buenas prácticas para el paso de pruebas a producción

Manual de pistas de auditoría del sistema

Plan de pruebas por cada uno de los procesos firmado por el respectivo líder

Y toda a documentación dispuesta para ésta etapa.

Plan de pruebas y funcionamiento

El oferente debe tener en cuenta los siguientes aspectos para el plan de pruebas y funcionamiento de la solución:

3.4.1 Plan de pruebas

Cada una de las pruebas debe incluir el indicador de satisfacción para aceptar la prueba como aceptada o superada

Cada una de las pruebas debe incluir el propósito, los pasos y el resultado que se espera.

3.4.2 Pruebas de funcionamiento

Las pruebas deben comprobar el funcionamiento correcto del sistema en situaciones anormales.

3.4.3 Plan de puesta en producción de la herramienta

El plan de entrada a producción de la herramienta debe incluir:

a. Acta en aceptación de pruebas integrales que autorizará dar inicio al plan de puesta a producción de la herramienta

b. Acta de capacitación del personal de ingeniería de la Jefatura de Planeación e Informática

c. Acta de capacitación del personal de ingenieros encargados de la administración de la plataforma.

d. Acta de capacitación de los usuarios que harán uso de las herramientas y las aplicaciones embebidas en la solución.

e. Plan detallado de las actividades de la puesta en producción de la herramienta que incluyan la infraestructura y personal involucrado.

Entregables:

Documento de plan de pruebas.

Documento de plan de validación de los manuales.

Documento de plan de pruebas de funcionamiento.

Documento relacionado con el plan de puesta en producción de la herramienta.

Documentación de los resultados de todas las pruebas.



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Y toda la documentación dispuesta para ésta etapa.

Servicio requeridos

La herramienta debe permitir modelar, diseñar, ejecutar y administrar los procesos misionales y futuros procesos administrativos del INVIMA, desde una perspectiva de sencillez y flexibilidad. Adicionalmente, deberá contemplar la administración a través de flujos y múltiples funciones, roles, caminos y tareas en una solución basada en procesos y gestión documental. Todo ello en un esquema de interoperabilidad y reutilización de componentes software. La solución además deberá contemplar:

1. Actualizar 186 casos de uso y las actividades de cada uno de los procesos descritos en el documento, acorde al rediseño y al proceso transversal que se alimenta de los indicadores de cada uno los procesos misionales del INVIMA.

2. Actualización de 18 servicios de negocio, 13 interacciones con diferentes entidades y 67 tipos de entrada al sistema con este nuevo enfoque

3. Verificar y actualizar de ser necesario, con los líderes de las dependencias, los Indicadores de gestión de cada uno de los procesos.

4. La solución debe estar basada en web para ser consultada y operada desde cualquier ubicación geográfica donde tenga presencia el INVIMA, de acuerdo al Anexo No. 5 – Listado de sedes remotas.

5. La solución deberá permitir la interoperabilidad con las entidades del Estado que tiene relación con el Instituto y entidades afines.

6. La solución deberá interrelacionarse e integrarse con otros sistemas de información internos y externos a través de dos tipos de componentes: un componente que no requiera programación y que la integración se realice mediante configuración y otro a través de web services.

7. La solución deberá estar concebida bajo el concepto de la seguridad de la información, utilizando conexiones seguras y confiables basadas en el uso de estándares de intercambio de información, operando a través de internet y en algunos casos de forma desatendida, cumpliendo con los estándares de Gobierno en Línea.

8. La solución debe estar diseñada y construida sobre estándares actuales del mercado, tanto en lo concerniente en su arquitectura de modelamiento de procesos y la gestión documental como su interface de diseño y presentación de páginas en portales Intranet/extranet.

9. La solución debe contemplar el diseño de reportes preestablecidos de acuerdo a las necesidades de cada una de las subdirecciones y la dirección general. Asimismo deberá permitir que el usuario final pueda construir de manera sencilla las consultas que requiera de manera desatendida.

10. Debe tener la capacidad de permitir obtener datos para Data WareHouse y DataMining. 11. Esta solución debe garantizar la disponibilidad, la integridad y la confidencialidad de la

plataforma tecnológica, los sistemas de información y las herramientas tecnológicas que soporten de manera efectiva el normal desarrollo de las funciones propias del instituto



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Análisis de la información y detalles de los procesos El oferente deberá tener en cuenta que la propuesta sea la base para una solución informática integral, que armonice los procesos del instituto. Asimismo, el oferente deberá actualizar los flujos y los procesos de acuerdo a los Anexos No. 1 - Procesos de la entidad, No. 2 - Componentes de servicio y No. 3 - Casos de uso. En los aspectos relacionados con la actualización de la información el oferente deberá realizar las siguientes actividades:

Reuniones con cada uno de las personas designadas por cada subdirección del INVIMA, con el fin revisar y detallar todos y cada uno de los procesos, reunir toda la información necesaria para diseñar y diagramar los flujos de trabajo deseados.

Entregar los procesos revisados y diagramados en notación BPMN (Business Process Modeling Notation) en la herramienta integrada en la misma solución y adicionalmente que permita generar código ejecutable a partir de dicho modelo.

Revisar las pautas que en materia de identidad e imagen institucional ha definido el INVIMA y hacer recomendaciones con el fin de incorporarlas en el diseño del sitio donde será consultada la solución.

Definición de la topología de la solución a partir de reuniones, públicos objetivos y comportamiento deseado de los usuarios sobre el sistema.

Deberá evaluar y clasificar la información - adicional a la que ya existe - recolectada frente a las necesidades y expectativas del Instituto para la implementación de la herramienta de acuerdo con los requerimientos de las correspondientes dependencias del INVIMA.

La actualización de los procesos, así como los casos de uso deberán ser concebidos bajo las siguientes premisas: a. Empoderar a los líderes de los procesos con información para la toma de decisiones de una

manera oportuna y coordinada.

b. Describir los controles de gestión de riesgo y controles de los procesos.

c. Mejorar la previsión con mecanismos de informes y alertas automáticas.

d. Proporcionar cuadros de mando (dashboard) interactivos con indicadores claves de rendimiento (KPI).

e. Implementar informes o reportes consistentes para la toma de decisiones.

f. Contar un análisis integral con las áreas funcionales del INVIMA.

g. Facilitar el cumplimiento de las normas estipuladas para el INVIMA.

h. Análisis de riesgo y regulación: debe mostrar el grado, la adopción y el cumplimiento de las normas reglamentarias, indicadores, respuestas, alarmas y la gestión de las mismas.



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i. Análisis de auditoría interna: debe supervisar los controles internos para prevenir el fraude y el riesgo de exponerse a ellos.

j. Autogestión: análisis de cumplimiento y determinar los estados financieros y el riesgo de informes de carácter reglamentario.

k. Evolución: indicadores de mejoramiento de rendimiento a través de escenarios futuros con modelamiento analítico.

l. Inteligencia de negocios: indicadores para el análisis, para aumentar la productividad operacional y la eficiencia de los procesos.

m. Modelos predictivos: aprovechando los indicadores y la información, deberá crear un modelo predictivo sobre las condiciones actuales y tendencias futuras.

n. Medición del riesgo y cuadros de mando: basado en los indicadores, construir un cuadro de mando.

o. Análisis de riesgo: análisis y correlación de indicadores para toma de decisiones.

Entregables del análisis de la información y detalles de los procesos

Cronograma detallado de actividades y reuniones con las diferentes subdirecciones y personas encargadas por el Instituto.

Actas de reuniones con personal profesional del instituto.

Actualización de los casos de uso.

Actualización de los componentes del servicio.

Actualización de todos los procesos en notación BPMN.

Arquitectura final de la solución.

Diseño de la imagen institucional de la solución.

Topología de la solución y usabilidad del sistema.

Soporte Técnico

El soporte técnico posterior a la implementación deberá ser de (3) tres años para todos y cada uno de los componentes de la herramienta.

El oferente deberá incluir el esquema de gestión de incidentes y requerimiento, así como los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA – Service Level Agreement).

Los acuerdo de niveles de servicio deberá incluir los siguiente elementos:

1. Horario del servicio

2. Tiempo de respuesta

3. Tiempo de resolución



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4. Responsabilidades y obligaciones del área de soporte

5. Lista de aplicaciones y módulos incluidos en el soporte

6. Vigencia de 3 años

7. Descripción del servicio de Mesa de Servicio

8. Modos de contacto y registro de las incidencias y requerimientos

9. Modalidad de soporte fuera del horario de servicio

10. Mediciones de los niveles de servicio

11. Proceso y tiempos de escalamiento

12. Responsabilidades y obligaciones de los usuarios

13. Esquema de reportes

14. Definición de términos utilizados en el Acuerdo de Niveles de Servicio

15. Lista de aplicaciones y módulos no incluidos en el soporte

Soporte técnico del sistema operativo

El oferente deberá describir las pruebas que realizará la compañía con regularidad al software en los sistemas operativos, luego de aplicar las últimas revisiones de seguridad y paquetes de servicio.

El oferente deberá describir la forma y el tiempo en que publica la información relativa a las conclusiones de dichas pruebas.

El oferente deberá describir como logra el funcionamiento del software en los sistemas operativos de Microsoft luego de aplicar las últimas revisiones de seguridad y paquetes de servicio.

El oferente deberá describir como logra el funcionamiento del software en los sistemas operativos de Microsoft luego de aplicar las últimas revisiones de seguridad y paquetes de servicio.

Personal profesional que acompañara el proyecto

Características del personal

El oferente debe garantizar que el gerente de proyectos pertenece a la nómina de la empresa, así como los consultores.



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El siguiente personal descrito, será de carácter obligatorio en el proyecto, por lo cual el oferente lo deberá tener en cuenta y considerar en su totalidad, al momento de elaborar su oferta económica.

o Gerente del proyecto:

Especialización en gerencia de proyectos ó Certificación PMP vigente.

Tarjeta profesional.

Diez (10) años de experiencia general

Cinco (5) años de experiencia certificada como Gerente de Proyectos, que involucren varios de los siguientes aspectos: Planeación estratégica en sistemas de información y comunicaciones – TIC, y/o planeación estratégica de sistemas de información, y/o Arquitectura tecnológica, Responsable por la ejecución correcta del plan de trabajo y comunicación, Administración de Procesos de Negocio, Debe haber participado en mínimo dos (2) y máximo cuatro (4) proyectos terminados donde haya sido Director de Proyecto, relacionados con Tecnologías de la Información, de los cuales al menos dos (2) relacionados como Administrador de Proyectos que involucren el análisis, diseño, construcción e implantación de la solución.

o Arquitecto integrador de software

Tarjeta Profesional.

Especialización en Ingeniería o construcción de Software

Seis (6) o más años de experiencia en general

Mínimo cuatro (4) años de experiencia en el diseño detallado e implantación de los desarrollos de software requeridos por los servicios inherentes a los procesos de negocios. Mínimo cuatro (4) en la implantación de soluciones de software, de los cuales al menos dos (2) deben ser en proyectos de implantación de soluciones con el rol de Arquitecto Integrador de Software o Arquitecto de Software, durante mínimo tres (3) meses por proyecto.

o Consultor Técnico

Ingeniería de sistemas, Ingeniería electrónica o Ingeniería industrial

Tarjeta Profesional

Ocho (8) o más años de experiencia general

Mínimo cinco (5) años de experiencia en implantaciones técnicas de soluciónes utilizando ésta herramienta.

Debe haber participado en mínimo tres (3) proyectos como implantador técnico en soluciones del contrato propuesto.

o Analista de Calidad

Ingeniería de Sistemas, Ingeniero Industria, Profesional e Economía, Administración de Empresas o carreras afines



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Certificación en calidad como auditor interno ISO 9000 y GP 1000

Tarjeta Profesional

Cuatro (4) años de experiencia

Profesional con experiencia mínima de tres (3) años como asegurador de calidad. Encargado del seguimiento y control de calidad a los productos entregables, a fin de verificar su correcta aplicación en el desarrollo de la solución. Debe contar con cursos específicos de aseguramiento de calidad de proyectos, de infraestructura tecnológica y/o arquitectura de software y/o desarrollo de software y conocer la metodología a utilizar en la implantación.

Debe haber participado como mínimo en dos (2) proyectos relacionados con: infraestructura tecnológica, o arquitectura de datos, o arquitectura de integración, o arquitectura tecnológica, o planeación estratégica en sistemas de información TIC o planeación estratégica en sistemas de información, desempeñando el rol de especialista de calidad.

o Analista de procesos

Tarjeta profesional

Experiencia (3) años en levantamiento y actualización de casos de usos, modelamiento en procesos de BPMN

Los títulos se deberán acreditar mediante la copia de los diplomas respectivos o de las actas de grado. Igualmente, podrán ser acreditados mediante certificados en los que conste la obtención del título.

La experiencia general y específica se deben acreditar mediante certificaciones o actas de liquidación o cualquier otro documento proveniente del contratante, el interventor o supervisor en el conste la ejecución del proyecto y que contenga como mínimo, la siguiente información: Nombre del contratante, Nombre del contratista, Objeto del proyecto, Valor del proyecto, Cargo desempeñado, Fechas de inicio y fecha de terminación del proyecto

El número de profesionales por cada uno de los perfiles deberá se dimensionado de acuerdo a los requerimientos y tiempos estipulados en el presente contrato.

Experiencia

El oferente deberá contar con la certificación de distribución de la herramienta, expedida directamente por el fabricante, con el fin de garantizar la mayor calidad en la Instalación y configuración de la solución.

El oferente debe presentar al menos tres (3) certificación de proyectos de instalación, configuración, afinamiento y/o construcción de procesos de negocios arquitecturas orientadas a servicios y automatización de procesos. Con el fin de evaluar la experticia del oferente en procesos de instalación y configuración.

Las certificaciones no podrán ser expedidas por el propio CONTRATISTA.



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Nota No. 1. La certificación deberá ser expedida por la entidad, empresa o persona contratante y contener como mínimo la siguiente información:

o Nombre o razón social de la entidad que certifica. o Nombre o razón social del contratista. o Número y objeto del contrato. o Fecha de iniciación y finalización del contrato (día, mes, año). o Valor del contrato. o Nombre y firma del funcionario competente, quien expide la certificación. o Dirección y teléfono de la entidad que certifica. o Calificación del servicio, bueno o excelente. o Porcentaje de participación en caso de consorcios o uniones temporales. o En caso que la certificación no contenga toda la información requerida podrá

complementarse con el contrato, pero solo serán válidas las certificaciones, si se cumple con la totalidad de la información requerida.

Nota No. 2. Tratándose de Consorcio o Unión Temporal, las certificaciones de cualquiera de sus miembros serán tenidas en cuenta. Nota No. 3. Cuando el proponente certifique contratos en los cuales participó en unión temporal, se considerará dicha experiencia de acuerdo con su participación en la conformación de la unión temporal, para lo cual deberá aportarse copia del respectivo documento de constitución de ese consorcio o unión temporal.

Criterios de Evaluación

La propuesta se evaluará de la siguiente manera con los siguientes factores

Propuesta económica (precio):

DESCRIPCION PUNTAJE

1 Precio de la oferta económica (media geométrica) 450

2 Mayor número de horas adicionales de soporte,

mantenimiento y capacitación, adicional a los mínimos exigidos.

250

3 Numero adicional de licencias de la herramienta BPM,

adicional a las requeridas.

250

4 Posición del oferente como líder en el cuadrante mágico

de Gartner, según el último informe del cuadrante Enterprise Content Management o el cuadrante de

Business Process Management Suites.

50

PUNTAJE TOTAL 1000



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El precio de la propuesta tendrá una asignación de 450 puntos, el cual lo obtendrá la propuesta que presente el valor total más cercano a la media geométrica por exceso o por

defecto, incluido el presupuesto de la Entidad, Así entonces, obtendrá el máximo puntaje la oferta que se acerque más al promedio geométrico y a los demás se les evaluará en

forma proporcional.

Esta evaluación se realizará sobre el valor ofertado por medios tecnológicos para el Grupo 1 Bogotá, por cuanto el valor del servicio de vigilancia y seguridad privada es un

presupuesto fijo acorde con las tarifas mínimas de ley.

La fórmula de la media Geométrica es la siguiente:

Media= P1+P2+P3+P4 / NP

En donde:

P1+P2+P3+P4= corresponde a la sumatoria del valor de cada propuesta hábil. NP= Número de propuestas hábiles.

Horas adicionales de soporte, mantenimiento y capacitación: Se asignará el puntaje respectivo de 25 puntos a las propuestas que ofrezcan el mayor número de horas de soporte, mantenimiento y capacitación adicional al mínimo Número de licencias adicionales de la herramienta BPM a los mínimos requeridos: Se asignará el puntaje respectivo de 25 puntos a las propuestas que ofrezcan el mayor número de

licencias de usuario concurrente adicionales al mínimo requerido. Posicionamiento oferente como líder en el cuadrante mágico de Gartner: Se asignará el puntaje respectivo de 5 puntos a las propuestas que este mejor clasificado en el cuadro mágico de Gartner.

Para todos los casos anteriores se evaluaran los factores usando una relación inversa

4 CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACIÓN A CELEBRARSE

A continuación se describen las obligaciones de parte del contratista.

4.1 OBLIGACIONES ESPECIALES:

Incluir en la documentación aquellas buenas prácticas que permitan al sistema tener los niveles medios para la continuidad del sistema.

Realizar un análisis previo de la infraestructura de INVIMA como lo es: Directorio Activo, Servidores de Windows server, SQL Server y Microsoft Office y entregará un informe que indique los ajustes que se deben realizar sobre la infraestructura tecnológica para así garantizar que la implementación sea completamente exitosa.



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Entregar máximo en ocho (8) días hábiles después de firmada el acta de Inicio, el cronograma detallado de actividades para el análisis, diseño y desarrollo, pruebas e implementación de la solución objeto del presente proceso contractual.

Entregar un documento de políticas y buenas prácticas para administración y gestión de la toma de backup de la herramienta

Entregar una manual de pruebas, de forma clara, con todas las capacidades que se incluyen en los numerales 3.3.1 al 3.3.40. Debe tener en cuenta la sede principal y remotas en el plan y ejecución de pruebas.

Entregar un plan de entrada a producción de la herramienta con las especificaciones del punto 3.4.3 de este documento.

Otorgar a nombre del INVIMA todo el licenciamiento objeto del contrato.

Presentar al supervisor del contrato un cronograma para la ejecución de la solución objeto del mismo.

Presentar un documento donde se especifique la garantía, las condiciones del soporte y mantenimiento durante los tres (3) años posteriores al recibo de la solución.

Realizar las actividades pertinentes con personal calificado y certificado por el fabricante en los productos ofertados, estas certificaciones se deben presentar en la oferta.

Garantizar la integridad y confidencialidad de la información del INVIMA a la cual llegare a tener acceso directamente o por intermedio de terceros durante el proceso de ejecución, para lo cual se deben adoptar las medidas que sean necesarias para impedir su duplicación, sustracción, divulgación, alteración o utilización indebida.

Deberá regirse por el estándar de declaración de variables y objetos de acuerdo al documento Marco interoperabilidad para Gobierno en línea” y GEL-XML, LENGUAJE ESTÁNDAR DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN (Anexo No. 6)

Atender los requerimientos que efectúe el instituto a través del supervisor del contrato.

Entregar La herramienta configurada y operable en los equipos que la institución destine para este fin.

4.2 OTRAS OBLIGACIONES:

Presentar un (1) ingeniero profesional con conocimientos en Arquitectura de Software para entornos empresariales, certificado en el uso de la herramienta ofertada.

Presentar la hoja de vida del personal propuesto para la capacitación, donde conste la experiencia y entrenamiento de los temas propuestos.

Brindar servicio técnico y de soporte, incluido el desplazamiento a las sedes de la Entidad para realizar la evaluación de las posibles fallas que puedan presentarse y proveer una línea de soporte a nivel nacional gratuita para que la Entidad pueda reportar inconvenientes con el sistema y abrir tiquetes de reporte de fallas de los mismos.

El centro de soporte debe estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, durante el tiempo de soporte y mantenimiento del contrato. El grupo de soporte del oferente debe garantizar que los incidente o requerimientos tengan un seguimiento adecuado, se manejen rápida y eficientemente y se lleven a los niveles adecuados hasta su cierre, además, se debe mantener informada al Instituto constantemente de los progresos para solucionar la falla. El INVIMA se reserva el derecho de efectuar visitas de verificación física u lógica a las instalaciones del proveedor.

Indicar claramente en la oferta el procedimiento de Gestión de Incidentes y Requerimientos.



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Asumir el costo de los recursos humanos y logísticos para la realización de las actividades contratadas.

Garantizar la confidencialidad absoluta de la información a la cual tenga acceso dentro de la ejecución del proceso contractual.

Responder por la documentación e información que por razón del servicio el conserve bajo su cuidado o a la cual tengan acceso, sin que pueda reproducirla, divulgarla o publicarla en cualquier medio.

Responder por la conducta de su personal y mantener la supervisión directa sobre el mismo.

Proveer los elementos necesarios para el cabal desarrollo del mismo, de manera segura y eficiente, garantizando el cumplimiento de las condiciones de los actuales pliegos.

Suministrar el software necesario a que haya lugar para el cumplimiento del objeto contractual del contrato dando cumplimiento a la Ley 603 de 2000 sobre materia de derechos de autor.

Realizar las pruebas de estrés necesarias y definir los máximos niveles de desempeño de la herramienta.

4.3 PLAZO DE EJECUCIÓN: El objeto del presente contrato se ejecutará hasta el día 15 de diciembre de 2012 a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución.

4.4 LUGAR DE EJECUCIÓN O ENTREGA:

El lugar de ejecución será la sede principal del INVIMA ubicada en la Carrera 68D No 17- 11/21, Bogotá D.C o en los lugares que el supervisor del contrato designe.

5. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO:

El Presupuesto oficial estimado para el presente Proceso de Selección, de acuerdo a los estudios de mercado se estima en la suma de DOS MIL DOSCIENTOS DOS MILLONES CINCUENTA Y CINCO MIL TRESCIENTOS CINCO PESOS ($2.202.055.305) M/CTE, INCLUIDO EL IVA, con cargo al presupuesto de Inversión – Adquisición de equipos materiales e insumos para los laboratorios y de sistematización, actividad desarrollos informáticos de IVC.

5.1 ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

El análisis que soporta el valor estimado del contrato, se encuentra descrito en los estudios de mercado que se anexa.



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5.2 FORMA DE PAGO El INVIMA cancelará al contratista en tres (3) pagos, el primero por valor del 40% del valor del contrato una vez se hallan entregado la actualización de 10 procesos, 56 subprocesos, un segundo pago, una vez se haya realizado la capacitación, transferencia de conocimiento, documentación y un pago final del 20% una vez se entregue toda la solución en correcto funcionamiento y previa la presentación, aceptación y aprobación de la facturas, acreditación de los pagos parafiscales de ley, certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato para cada uno de los pagos.6.

6. SUPERVISOR DEL CONTRATO

La Supervisión en la ejecución del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo de Informática y tecnología.

Atento saludo, _____________________________ Rafael Darío Forero Rincón Jefe Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística

El suscrito certifica que: El objeto de la contratación solicitada está contemplado dentro de las actividades del proyecto de Inversión respectivo

Rafael Darío Forero Rincón JEFE OFICINA ASESORA DE



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PLANEACIÓN, INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA

El suscrito certifica que: El bien solicitado se encuentra incluido en el Plan de Compras de la Entidad El bien solicitado no se encuentra en existencia en el Almacén General de la Entidad

N/A____________________________ NOMBRE COORDINADOR GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Nota: Este campo debe ser diligenciado según sea el caso

Código: F26-PA02-GA Versión 3 ESTUDIOS Y … · desarrollo es realizado a través del lenguaje de...

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