Codigo de Convivencia Institucional Corveica

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Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas Agropecuarias (CORVEICA) CÓDIGO DE CONVIVENCIA INSTITUCIONAL INDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 3. MISION Y VISION INSTITUCIONALES 4. VALORES CORPORATIVOS 5. PRINCIPIOS QUE SOPORTAN LA CONVIVENCIA 6. NORMAS ETICAS PRINCIPALES 7. PERTINENCIA Y APLICABILIDAD 8. IMAGEN PERSONAL 8.1 Presentación personal 8.2. Presentación Personal Femenina 8.3. Presentación Personal Masculina 9. PRESENTACIÓN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO 10. PRESENTACION DE LOS ESPACIOS INSTITUCIONALES Elaborado por César López Bandera – Consultor Empresarial Bogotá – Octubre de 2014 1

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Código de Convivencia Institucional

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Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas Agropecuarias (CORVEICA)

Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas Agropecuarias (CORVEICA)

CDIGO DE CONVIVENCIA INSTITUCIONALINDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIN2. OBJETIVO3. MISION Y VISION INSTITUCIONALES4. VALORES CORPORATIVOS5. PRINCIPIOS QUE SOPORTAN LA CONVIVENCIA 6. NORMAS ETICAS PRINCIPALES7. PERTINENCIA Y APLICABILIDAD8. IMAGEN PERSONAL 8.1 Presentacin personal8.2. Presentacin Personal Femenina8.3. Presentacin Personal Masculina9. PRESENTACIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO10. PRESENTACION DE LOS ESPACIOS INSTITUCIONALES10.1. Parqueaderos10.2. Baos11.3. Cafetera11.4. Salones y Auditorios12. CORTESIA EN EL TRATO PERSONAL13. GUIA PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO TELEFONICO14. CONCLUSIONES

1. INTRODUCCINElCdigo de Convivencia Institucional en CORVEICA, es un documento que busca organizar de manera uniforme varios aspectos del funcionamiento interno, protocolos, procesos, comportamientos y reglamentacin o normatividad institucional.Brindar un ambiente de compaerismo, respeto, orden y calidad, requiere ante todo de la voluntad y el compromiso de cada uno de los integrantes de la Institucin, cualquiera que sea nuestro lugar de trabajo. Los protocolos de servicio son una herramienta til para mejorar de manera importante la imagen que los funcionarios y visitantes y son una muestra de coherencia y confiabilidad; tienen, adems, la ventaja de convertir las cualidades generales de un buen trato en actos especficos que permiten ofrecer el mismo nivel de servicio hoy, maana y siempre. A este propsito comn, tenemos que ponerle corazn y mstica, para el servicio de los dems.2.OBJETIVOEl Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas Agropecuarias, (CORVEICA) es una institucin establecida de acuerdo a las leyes Colombianas y propende en todo momento por cumplir con la misin para la cual fue creada, en un ambiente de armona laboral, fundamentado en el respeto entre los funcionarios, inspirados en el principio de que la dignidad humana es de los ms elevados principios que conforman a la persona, por tal razn dentro de su entorno, se procurar propiciar un ambiente de trabajo respetuoso, que permita a sus funcionarios sentirse en confianza y exponer sus ideas con claridad, en la seguridad de que sern tomadas en cuenta, para beneficio colectivo e individual. Por tal razn, se establece este Cdigo de Convivencia Institucional que igualmente contiene principios de tica Empresarial, para generar confianza y mejorar la convivencia entre las diferentes instancias de la Institucin y entre sta y la sociedad en general. En este Cdigo se enuncian pautas bsicas de comportamiento y convivencia que deben ser de cumplimiento por cada uno de los miembros que conforman el Fondo, desde directivos y funcionarios, como colaboradores externos que sean contratistas y/o proveedores. 3. MISION Y VISION INSTITUCIONALESMisin: Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los asociados y su ncleo familiar, basados en los principios de la economa solidaria.Visin: Ser una empresa asociativa con respaldo financiero y talento humano idneo en la gestin de alternativas socio-econmicas, para solucionar las demandas y necesidades bsicas de los asociados.4. VALORES CORPORATIVOSValores: Se consideran valores prioritarios de CORVEICASolidaridad: Brindar oportunidades de mejoramiento a los asociados, y que a su vez estos correspondan de igual manera con el patrimonio colectivo.Lealtad: Demostrar la fidelidad con los compromisos adquiridos con uno mismo y con los dems; procurando los medios para mantenerlos firmes a travs del tiempo.Servicio: Tener una actitud de disponibilidad y ayuda; satisfaciendo y superando las expectativas de quienes reciben el resultado de nuestro trabajo o nuestra colaboracin.Autenticidad: Ser uno mismo, transparente y coherente en su conducta.Autogestin: Poseer la capacidad de sacar adelante un trabajo con base en la propia iniciativa, autonoma y creatividad; sin que sea necesario estar recibiendo rdenes o indicaciones de hacerlo.Responsabilidad: Contar con la capacidad de dar respuestas adecuadas a lo que se espera en el cumplimiento de nuestros deberes y obligaciones.Transparencia: Actuar con pulcritud y con una conducta ejemplar.5. PRINCIPIOS QUE SOPORTAN LA CONVIVENCIA.Principio de la Fidelidad: Todo funcionario cualquiera que sea su categora est obligado a observar fidelidad a CORVEICA, es decir que est obligado a mantener tan inviolables los secretos de la Institucin como estaban antes que se le confiaran, estos secretos pueden ser estrategias de mercado, frmulas de elaboracin, planes de desarrollo organizacional, situacin financiera, objetivos a corto, mediano y largo plazo, sistemas de seguridad, datos estadsticos de produccin y ventas, productos publicitarios y de promocin y de todos aquellos aspectos de la vida institucional que forman parte de la estrategia global, que respaldan la estabilidad econmica y social de la institucin y que constituyen sus buenas herramientas para afrontar el futuro y cumplir con su misin.Principio de Honestidad: La calidad del funcionario, implica observar en todo momento firmeza de carcter, templanza, decencia, es decir debe ser sincero consigo y con los dems, decir siempre la verdad por muy contrario que pueda parecer ante sus propios intereses, no incurrir en abuso a la propiedad de la empresa, ni en abuso a la autoridad que se le confiere, esto es: Utilizar los medios que la institucin le ha confiado para realizacin de su trabajo, exclusivamente para ese fin.Principio de Colaboracin: CORVEICA aspira a que todo funcionario se esfuerce por robustecer la idea de trabajar en equipo, pues es permanente preocupacin alcanzar la excelencia laboral del equipo, que es como verdaderamente se logra que las acciones se hagan bien desde la primera vez, evitando repeticiones innecesarias, minimizando desperdicios y elevando el ndice de productividad, con la satisfaccin de todos los que confluyen en la labor. Principio de Iniciativa: En el entorno a la Institucin se favorece la vocacin creativa y el espritu de iniciativa, encaminando a que las cosas se hagan bien ahora, dejando para maana solo lo que es propio del futuro inmediato. Se aceptan las sugerencias de todos y se gratifican las originales realizadas e importantes.Principio de Convivencia: Todo funcionario debe contribuir a mantener un ambiente laboral de convivencia armnica, observando siempre una conducta de respeto a sus semejantes, enmarcando sus acciones dentro de la moral y las buenas costumbres y de acuerdo a las polticas y normas establecidas en la empresa, tales como reglamento interno, contrato de trabajo, Polticas Institucionales y el presente Cdigo de Convivencia Institucional.La mejor conducta de convivencia es aquella en que a cada quin se le da el trato que le corresponde como persona digna, teniendo siempre en cuenta que mandar como ser mandado es una participacin de dos o ms personas para alcanzar un objetivo comn.6. NORMAS TICAS PRINCIPALES6.1. De Contratacin: La contratacin de personal se rige por lo establecido en las Polticas de Personal y Manuales de Contratacin.6.2. De libre administracin: CORVEICA tiene el pleno derecho de administrar sus bienes de capital, con las injerencias de sus directivos y funcionarios contratados para este fin.6.3. De comportamiento ideolgico: CORVEICA se sustenta en la filosofa de libre empresa que deriva del sistema democrtico y no permite dentro de sus entornos laborales ningn tipo de actividades polticas partidistas, religiosas diferentes a las propias, ni de otra ndole. 6.4. De comportamiento religioso: CORVEICA, como persona jurdica, respeta el precepto constitucional de libertad de culto que establece la Constitucin de la Repblica y prohbe terminantemente toda forma de discriminacin o coaccin religiosa en sus entornos.6.5. De presentacin personal: La direccin de CORVEICA exige de sus funcionarios que observen una presentacin personal, tanto en lo que se refiere al vestuario como a los arreglos, maquillajes, perforaciones corporales, bisuteras y dems, que estn de acuerdo con su nivel personal, profesional y acorde con la imagen Institucional, es decir que observen siempre seriedad, decoro, pulcritud y decencia en su presentacin. En captulo posterior se darn normas ms especficas sobre el particular.6.6. De comportamiento social: CORVEICA se enorgullece de que el comportamiento social de sus funcionarios sea ejemplo de honestidad y respeto en la comunidad donde resida, alejado de los vicios y de todo tipo de actividades regidas con la moral y buenas costumbres y que pudieren ser punibles ante la ley, tales como:- Frecuentar lugares pblicos de mala reputacin.- Consumir o vender drogas o alucingenos.- Comprar para su uso personal artculos de dudoso origen, es decir contrabando o robados.-Vender o ayudar en la venta de artculos robados o introducirlos al pas Ilegalmente, es decir contrabando.- Explotar o participar en la explotacin de malos negocios tales como trata de personas, venta de materiales txicos, alucingenos y materiales o equipos prohibidos por la ley. - Prestar vehculos, materiales y equipos de su propiedad para la realizacin de actividades prohibidas por ley.- Practicar y participar directa o indirectamente en actividades que atenten en contra de la tranquilidad social y estabilidad del Estado.7. PERTINENCIA Y APLICABILIDAD.Es en inters del funcionario, admitir que este Cdigo de Convivencia Institucional, forme parte de la relacin contractual, concertada con CORVEICA y que debe ser rigurosamente observado en su comportamiento personal, dentro y fuera de la institucin, tanto en sus relaciones de trabajo como particulares de ndole social y familiar, mientras prevalezca la relacin de trabajo pactada.8. IMAGEN PERSONAL8.1. PRESENTACION PERSONAL: La apariencia personal de los funcionarios en general produce un gran impacto en las personas con quienes compartimos espacios y a quienes servimos. Los uniformes mal tenidos o incompletos o una forma de vestir demasiado osada o descuidada crea una impresin negativa; hace que los compaeros, usuarios o visitantes se formen una impresin de anomala en el funcionamiento institucional.ObjetivoReforzar la imagen integral de CORVEICA a travs de la presentacin personal de los funcionarios adscritos.Qu hacer?Los funcionarios en general estarn siempre bien presentados, uniformados, cuando as se determine, e identificados con su respectivo carn.Los funcionarios a quienes se les otorgue uniforme, debe portarlo siempre, en horas laborales.Los elementos de dotacin sern entregados a los funcionarios de acuerdo con las normas vigentes y segn el esquema que defina cada Dependencia. El uniforme debe estar siempre impecable.

8.2. Presentacin personal femeninaLas siguientes recomendaciones aplican tanto a las funcionarias uniformadas como a las que no lo estn.Vestuario y calzado La chaqueta o saco debe portarse en todo momento. La blusa debe usarse siempre por dentro del pantaln y/o falda. La blusa No debe ser escotada ni transparente. No se le deben hacer modificaciones estratgicas del cuello de las blusas, camisas, camisetas y piezas de ropa de mujer, o soltar los botones, que permita mostrar sus protuberancias. La falda se usar a una altura media, se sugiere como mximo cuatro centmetros arriba de la rodilla y el largo puede variar desde esta altura hasta debajo de la rodilla. El pantaln deber usarse siempre hasta mximo dos y mnimo un centmetro debajo de donde se inicia el tacn del zapato. No deben ser muy ajustados. Los zapatos deben ser de un color que combine con el vestido y estar bien lustrados. El carnet de identificacin se utilizar al lado izquierdo de la chaqueta o blusa y debe portarse siempre que la servidora se encuentre al interior del sitio de trabajo.El uso de Jean solo est permitido para los das viernes (no descaderados, no descoloridos, no rotos) y debidamente portados. Su combinacin no podr ser con tenis, ni baletas, ni sandalias. Su uso ser casual, no deportivo.PeinadoEl cabello debe lucir bien arreglado.Para recoger el cabello se deben utilizar elementos como moos, hebillas o cauchos siempre del color del uniforme o que salgan con el vestido utilizado.MaquillajeEl maquillaje debe ser natural, reflejando una imagen sobria y agradable.Las funcionarias no se deben maquillar en el puesto de trabajo, ni hacer retoques al maquillaje en pblico.Las uas deben estar siempre bien arregladas.OtrosLos accesorios que se vayan a utilizar con el uniforme (collares, pulseras, anillos) deben ser discretos.Si se est uniformado, no debe usar durante las horas de trabajo elementos ajenos a este tales como paoletas, chales, sacos, abrigos, gabardinas, prendedores, etc.8.3. Presentacin personal masculinaVestuario y calzadoLa chaqueta o saco debe portarse en todo momento.La camisa debe usarse completamente abotonada y muy bien planchada.La corbata para personal directivo y de atencin al pblico debe estar siempre bien ajustada al cuello y planchada.Siempre debe usarse correa.Los zapatos siempre sern de cuero y estarn muy bien lustrados.Con el uniforme siempre se deben usar medias oscuras.El carnet de identificacin se utilizar al lado izquierdo de la chaqueta y debe portarse siempre que el funcionario se encuentre al interior del sitio de trabajo. El personal directivo deber portal vestido completo, con saco y corbata, con excepcin de los das en que se autorice otra prenda diferente. El uso de Jean solo est permitido para los das viernes (no descoloridos, no rotos) y debidamente portados. Su combinacin no podr ser con tenis. Su uso ser casual, no deportivo.OtrosEl cabello debe usarse corto o recogido.Los servidores debern afeitarse a diario a menos que usen barba; en tal caso, sta ir siempre bien arreglada.Deben mantener las uas limpias y bien arregladas.Si se est uniformado, no debe usar durante las horas de trabajo elementos ajenos al uniforme tales como chalecos, sacos, abrigos, gabardinas, etc.9. PRESENTACIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJOEl cuidado y apariencia de los espacios fsicos donde trabajamos tiene un impacto inmediato en la demostracin de la cultura personal y corporativa. Un puesto de trabajo sucio, desordenado y lleno de elementos ajenos a la labor que se desarrolla, da la sensacin de desorden, descuido y desorganizacin no solo atribuible al funcionario sino a CORVEICA.Objetivo:Ofrecer a travs del orden y la pulcritud de nuestros puestos de trabajo, una sensacin de armona en el puesto de trabajo y eficiencia en el desempeo de la funcin a nuestro cargo, adems de facilitar nuestra labor individual.Qu hacer?Mantener los puestos individuales de trabajo organizados, en gran medida, se percibir cun organizado y competente es tanto el funcionario como CORVEICA, por el aspecto de los puestos de trabajo.El puesto de trabajo estar siempre bien presentado; para esto se deben seguir las siguientes recomendaciones:Mantenerlo en perfecto orden y aseo.Las carteras y dems elementos personales deben ser guardados fuera de la vista del pblico o compaeros.No se deben tener elementos distractores tales como radios, revistas, fotos, adornos y juegos en el puesto de trabajo.No se consumirn comidas en los puestos de trabajo.La papelera e insumos deben estar guardados en las gavetas del escritorio y solamente una cantidad suficiente en el dispensador de papel (impresora o porta-papel).Los documentos deben ser archivados lo antes posible, cuando se trate de un archivo temporal.La papelera de basura no debe estar desbordada y preferiblemente deber tener una bolsa interior para evitar el contacto directo con la basura.Consejo adicional:Los sellos, esferos, cosedora, entre otros deben ser revisados diariamente antes de iniciar su labor y contar con el soporte o cargue oportuno.10. PRESENTACIN DE LOS ESPACIOS INSTITUCIONALESObjetivoOfrecer a los funcionarios, usuarios y visitantes espacios agradables, limpios y organizados, que puedan ser identificados fcilmente y donde puedan recibir de una manera digna un ptimo servicio.Qu hacer?Los Espacios Institucionales deben ser limpios, ordenados, y en lo posible, cumplir con los parmetros de la imagen corporativa.Espacios InstitucionalesSe consideran Espacios Institucionales, los que de una u otra forma son utilizados por funcionarios, usuarios o visitantes, tales como: portera, parqueaderos, sala de recepcin, pasillos, salones de conferencias, jardines, depsitos, oficinas, auditorios, baos, cocinas, cafeteras, comedores y escaleras. Cada espacio institucional debe ser mantenido, adecuado, administrado, cuidado, organizado por los funcionarios asignados y que pertenezcan al rea implicada.10.1. ParqueaderosLos sitios establecidos para parquear automviles o motocicletas debern ser administrados de acuerdo a la norma que determine el directivo a cargo. Condiciones y manejo del parqueadero: El horario del servicio de parqueadero ser de veinticuatro (24) horas continuas para los funcionarios de COERVEICA. Para los visitantes ser nicamente durante las horas laborales. La velocidad mxima al interior del parqueadero de los vehculos debe ser 5 Km. por hora, con el fin de mantener la integridad fsica de los peatones; se prohbe y se considera falta grave, el ingresar o salir del parqueadero a velocidades que impliquen riesgo para los mismos. El servicio de parqueadero se prestar dando prioridad a los Funcionarios, siempre y cuando la capacidad de los parqueaderos as lo permita. Todos los vehculos y motos deben ser registrados ante la Portera al iniciar el mes, con el propsito de entregar la credencial de uso respectiva. Ningn usuario podr argumentar omisin, olvido o ignorancia de ninguna ndole, para exigir el ingreso de un vehculo o motocicleta que no est debidamente autorizado. Todo vehculo o motocicleta registrado ante la Portera deber portar la credencial de uso, para ingreso y salida, y as lograr una rpida identificacin y revisin por parte del Vigilante de turno, ningn vehculo o motocicleta podr entrar o salir sin la respectiva tarjeta de identificacin, la tarjeta se entrega a la entrada y se retira a la salida. En caso de prdida de la tarjeta el usuario del parqueadero, deber cancelar el valor de la misma. Se debe permitir la requisa de los vehculos que ingresen o salgan del parqueadero de CORVEICA. Prohibiciones para los usuarios: Se prohbe el parqueo de vehculos de ms de tres (3) toneladas de capacidad (buses, camiones, colectivos, busetas)Se prohbe el parqueo de vehculos y motos en zonas o reas que no hayan sido demarcadas o asignadas para tal fin. Los Visitantes del parqueadero no podrn ofrecer dinero o especie para hacer reservas de espacios y su utilizacin se considera opcional de manera diaria, sin compromiso de reservas, dada la ocupacin y disponibilidad en el momento. Queda prohibido a todos los Visitantes y funcionarios, la reparacin, lavado total, limpieza, pintura, uso de pitos, bocinas, radios a alto volumen y cualquier otro medio que perturbe la calma del entorno, y todas aquellas acciones u omisiones que vayan en detrimento de la presentacin, tranquilidad, seguridad de los residentes, funcionarios o visitantes.Se prohbe expresamente utilizar los espacios del parqueadero para cualquier otro fin diferente al establecido, salvo eventos comunitarios de inters general y de carcter transitorio, autorizados por la Direccin de CORVEICA. Se prohbe abandonar vehculos en la zona de parqueo as se pague por el servicio, el parqueadero no es depsito de automviles, daados, estrellados o en situacin de abandono, en caso tal, el Propietario dispondr de treinta (30) das calendario, para hacer el correspondiente retiro del vehculo, o la administracin tomar las medidas legales del caso para proceder a su retiro mediante querella policiva, cuyos costos asumir el infractor de la norma. La direccin de CORVEICA o su representante se abstendrn de prestar el servicio de parqueadero al visitante que infrinja repetitivamente las normas establecidas para su uso. Los vehculos deben ser parqueados dentro de las lneas demarcadas para tal fin, y se deben parquear en reversa en cumplimiento de la norma internacional para facilitar la salida en caso de emergencia. CORVEICA no se responsabiliza por prdida de objetos tales como Maletas, carteras, documentos, dineros, radios extrables, herramientas y otros, dejados en el interior de los vehculos. No se considera este servicio como parqueadero pblico sino privado y regirn normas internas.El propietario del vehculo deber informar cualquier anomala que presente su vehculo, una vez constate el hecho, antes de retirarlo o moverlo del sitio aparcado, dando parte al vigilante inmediatamente, haciendo la anotacin en el libro de portera y comunicando por escrito el hecho a la Direccin de CORVEICA, o su representante. Una vez retirado el vehculo del sitio donde fue aparcado, sin el lleno de los requisitos exigidos para su reclamacin, no dar lugar a atender dicha anomala. Los espacios disponibles para visitantes sern asignados por el vigilante portero, de manera diaria, con ficha y sin obligatoriedad alguna de que al tener espacio anterior se garantice al da. Se permitir el ingreso a los parqueaderos de CORVEICA, a los vehculos de las empresas de servicios pblicos nicamente cuando vengan en ejercicio de sus funciones y que los empleados sean previamente identificados. Se permite el ingreso de taxis para recoger y dejar personas con limitaciones fsicas, adultos mayores, residentes, y personas en delicado estado de salud, siempre y cuando se informe de manera clara y amable al vigilante de turno; dicho ingreso no requiere la autorizacin de la administracin. En las mismas condiciones se permite el ingreso de Vehculos de Emergencia, ambulancias, bomberos, carros de oxgeno, vehculos militares y de la fuerza pblica en caso necesario. Los parqueaderos de visitantes, sern autorizados solo cuando haya disponibilidad de cupo de visitante, el vehculo visitante. Por ningn motivo de debern dejar las llaves del vehculo con el vigilante o portero o en la recepcin del edificio.Causales por las cuales se pierde el derecho a los parqueaderos: No utilizacin del parqueadero sin causa justa. Abandono del vehculo en el parqueadero. Toda violacin al reglamento por parte de los usuarios, dar lugar a sanciones, como suspensin del servicio de parqueo de sesenta (60) a ciento veinte (120) das calendario. Se considera falta grave, el insultar, agredir, agraviar de palabra o hecho, a las personas que por naturaleza de sus funciones Administrativas deban velar por el cumplimiento de este reglamento; Vigilante o Portero. El infractor ser suspendido del servicio de parqueo por sesenta (60) das la primera vez y un (1) ao la segunda, y la tercera vez perdiendo el cupo indefinidamente. El presente reglamento es susceptible de modificacin, segn las necesidades que surjan, realizadas por la Direccin de CORVEICA, o su representante.10.2. BaosEl bao es el lugar donde se manifiesta el grado de cultura que posee el funcionario. Antes de hacer uso de l, asegurarse de que est disponible para su utilizarlo. No se debe ser impaciente y golpear la puerta para anunciar su llegada, simplemente preguntar si est ocupado.No pise el borde de la taza ni de los accesorios que la protegen, estos sirven para sentarse no para subirse.Se debe arrojar el papel usado al vertedero o al lugar especialmente acomodado para este fin, jams fuera de ellos. Verter el agua a la taza accionando la manija, botn pertinente u otro mecanismo similar.No desperdiciar los elementos que se colocan a disposicin de funcionarios, utilizarlos adecuadamente sin botar residuos al piso, ni llevrselos a casa.No salpicar espejos ni paredes con crema dental, jabn o lociones.Al utilizar el bao, aplicar ambientador adecuadoEl escribir y rayar las paredes es seal de bajsima cultura y moralidad. Silbar y cantar en su interior demuestra el poco respeto que tienes para con los dems.No hacer del bao lugar de esparcimiento y lectura, porque no es de uso exclusivo y perjudica a otros usuarios.Una de las imgenes que ms nos molestan al entrar a un bao es la presencia de restos de vello corporal, tanto en el lavado como sobre el suelo, pero no slo resulta antiesttico, sino que esos cabellos pueden servir fcilmente de vehculo de transmisin de dolencias como los piojos, por poner un ejemplo. Es preciso recoger los cabellos que caigan al peinarnos y tirarlos a la papelera.Es conveniente bajar el agua depositada en el inodoro, antes de usarlo para evitar infecciones de anteriores usos. Tras usarlo, es imprescindible retirar todo residuo que pueda quedar, tanto en el inodoro como en el suelo.10.3. Cafetera:Las siguientes son las normas recomendadas para su utilizacin: Respetar el horario establecido para el servicio del consumo de alimentos. Mantener el volumen de voz apropiado. Dar trato cortes y respetuoso a las personas que prestan el servicio. Practicar normas de urbanidad en la mesa. Cuidar los cubiertos, bandejas, mesas, sillas, saleros y dems elementos. Depositar los elementos desechables en los recipientes previstos para tal fin. Organizar la silla y la mesa antes de retirarse. Dejar limpio el horno microondas y dems implementos despus de utilizarlos. Depositar los residuos de acuerdo al tipo en los recipientes provistos para tal fin. Respetar los alimentos dejados en la nevera, a excepcin de los que estn deteriorados. Los tiempos de utilizacin del comedor y cafetera deben ser racionales y solo se debe estar en el este sitio cuando se est ingiriendo alimentos y no haciendo visita. 10.4. Salones y auditorios:Las siguientes con las normas recomendadas para su utilizacin. La utilizacin de los salones y auditorios se ajustarn a las normas y condiciones que se establecen en el presente Cdigo de Convivencia Institucional.Coordinacin: El organismo o persona coordinadora de la utilizacin de estos espacios establecer en cada caso cules sern los baos, cafeteras e instalaciones o recorridos que accesoriamente sern facilitados y accesos habilitados para cada actividad.Prioridades: El orden de prioridades para el caso en que se solicite el uso de alguno de los salones, cuya utilizacin se regula, ser definido por el superior inmediato del organismo o persona coordinadora.Actividades permitidas: Se permitir el uso de los salones y auditorios para la realizacin de actividades institucionales, culturales, de divulgacin cientfica o preparatoria para antedichas, incluyendo proyecciones o exposiciones y filmaciones.Actividades prohibidas: No se permitir el uso de los salones y auditorios cuando el fin sea comercial o de ndole poltica partidista. Tampoco se autorizarn actividades a realizarse los das sbado, domingo o festivos.Coordinacin: La coordinacin de las actividades que se lleven a cabo en los espacios fsicos sealados en este numeral, estarn a cargo de la Sub Direccin de Gestin Humana. Como tal tendr la misin de controlar el efectivo cumplimiento de la presente normativa en las actividades que se desarrollen y tendr el facultamiento suficiente para ordenarle a los requirentes, la realizacin de cualquier cambio o modificacin que considere pertinente, a los efectos de ajustar la realizacin del acto al ordenamiento vigente. La negativa de los requirentes a las instrucciones impartidas por la Sub - Direccin de Gestin Humana, importar la inmediata suspensin del acto, por su exclusiva responsabilidad, sin perjuicio para CORVEICA.Procedimiento para la obtencin de la autorizacin: La solicitud de uso por parte de las personas que se encuentren en la necesidad, debern presentarse, confeccionando el formulario o la solicitud que disee el funcionario a cargo.Requisitos: Los solicitantes debern acompaar al formulario de solicitud, lo siguiente: Listado de asistentes al evento. Declaracin jurada sobre asuncin de los riesgos de responsabilidad en el uso del espacio. Carta del solicitante en la que se asume la entrega del espacio en las condiciones iguales a las que se recibe. Tiempo que va a ser utilizado el espacio y ser precisos en su inicio y culminacin.

Publicidad: Se prohbe todo tipo de publicidad comercial o poltica durante las actividades que se realicen en los espacios fsicos permitidos. De verificarse o comprobarse actos en contra de las condiciones pactadas, el funcionario a cargo podr de manera inmediata cancelar la autorizacin otorgada, en cualquier estado de la actividad, sin perjuicio para CORVEICA.Elementos: Sern previstos por los autorizados, todos los elementos necesarios para la actividad que pretendan desarrollar, con excepcin del mobiliario y equipos que habitualmente se encuentran en cada uno de los espacios permitidos, segn el inventario que realice la Sub - Direccin de Gestin Humana y que estar a disposicin de los interesados.Conformidad: La Sub - Direccin de Gestin Humana extender al finalizar cada actividad autorizada, un certificado de conformidad con el estado en que se devuelven las instalaciones y espacios, de lo que quedar copia firmada por el autorizado en poder de dicha Sub - Direccin. En caso de existir deterioros o faltantes, se dejar debida constancia, a fin de que se establezca el debido resarcimiento por parte del autorizado. 11. CORTESIA EN EL TRATO PERSONAL ObjetivoOfrecer a los compaeros, clientes internos, usuarios y visitantes un trato y un servicio eficiente y oportuno, con la dedicacin, calidad y respeto que ellos y ellas se merecen.Posicionar un protocolo de servicio personalizado en CORVEICA, para que el servicio en cualquiera de las dependencias sea siempre similar.Qu hacer?Los modales hablan por cada uno; stos brindan una imagen positiva o negativa, tanto del individuo como de la Institucin. Se debe tener en cuenta que como funcionarios somos la representacin del mismo.Desde el primer contacto con otra persona hasta que se despide, se debe hacer sentir al otro bien tratado y atendido mientras trabajamos o nos visita; para lograr este propsito los funcionarios seguirn el siguiente protocolo: Hacer contacto visual con el otro, desde el momento en que se les acerque.Saludar de manera sincera, amable y sin esperar a que sea el otro quin salude primero, demostrando entusiasmo y cordialidad. Utilizar siempre las palabras mgicas: Buenos das o tardes, Por favor, Con su permiso y Gracias

Evitar los chismes o comentarios sin fundamento. Prohibidos los Rumores.

Cuando se recibe un visitante, debe ir un funcionario a recepcin para orientar su ingreso y ser anfitrin a su llegada. De igual manera cuando ese visitante abandona la Institucin, debe salir acompaado de su anfitrin.

Los reclamos y llamadas de atencin deben ser en privado y con respeto.

Respetar el conducto regular.

Las conversaciones en trminos respetuosos y sin palabras soeces.Usarn el sentido comn para resolver los inconvenientes que se presenten.Recepcionista:La primera persona que recibe a los funcionarios y visitantes cuando se acercan a CORVEICA, es la recepcionista:Si es del caso, abrir la puerta cuando el funcionario se aproxima, siempre y cuando sea conocido, proceder al saludo protocolario y hacer contacto visual.Para visitantes hacer contacto visual, hacer el saludo protocolario y escuchar su solicitud. Contactar a la persona requerida, registrar su entrada si es admitido y permitir su ingreso, anunciando al anfitrin.

12. GUIA PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO TELEFONICOObjetivoBrindar un contacto telefnico oportuno, clido y amable.Qu hacer?En recepcin se atender el telfono de manera rpida, amable. Recuerde que su actitud tambin puede ser percibida a travs del telfono.Cmo hacerlo?Contestar el telfono antes del tercer timbre, con el saludo protocolario: Buenos das (tardes) CORVEICA.Si debe hacer que el interlocutor espere: Explquele porqu debe pedirle que espere y dele un clculo aproximado del tiempo que tendr que esperar. Pdale permiso antes de hacerlo(a) esperar. Espere a que el interlocutor le conteste. Al volver a tomar la llamada diga: "Gracias por esperar".Nota: Si la espera es de 1 a 3 minutos, d la opcin al interlocutor de esperar en la lnea o devolverle usted la llamada posteriormente; si la espera es de ms de 3 minutos, es mejor que le pida al interlocutor su nmero telefnico y le diga que lo llamar.Nota: Cuando el interlocutor haya aceptado esperar un tiempo largo en la lnea, retome la llamada cada cierto tiempo prudencial y explquele cmo va su gestin.Si se ve en la necesidad de transferir la llamada: Explquele porqu debe transferir la llamada. Pregunte si tiene o no inconveniente en que lo haga. Dgale a la persona a quien le transfiere la llamada el nombre de quien llama y el asunto.Nota: Asegrese de no colgar hasta que alguien conteste la llamada transferida.Termine la llamada adecuadamente: Retroalimente con lo que se va a hacer, si queda alguna tarea pendiente. Pregunte: "Hay algo ms en que le pueda ayudar?" Agradezca el habernos dado la oportunidad de servirle. Permita al interlocutor colgar primero. Deje por escrito las tareas pendientes. Haga seguimiento hasta que se d respuesta al ciudadano(a)Otras recomendaciones generalesSi las llamadas entrantes son personales para algn funcionario, deben recordar que no pueden dejar su puesto de trabajo por ms de cinco minutos y no debern tomar la llamada hasta haber terminado de atender satisfactoriamente al interlocutor que se est atendiendo en ese momento.Las llamadas particulares y de celular se realizarn en los horarios de descanso establecidos.Sonrer al hablar por telfono transmite amabilidad.13. CONCLUSIONESEl carcter normativo reglamentario, prescriben conductas de lo que debe hacerse o no, es decir, lo que est prohibido, raras veces de lo permitido. En ellos se establecen normas de tipo procedimental, administrativo y funcional.Su diseo, socializacin y aplicacin son de dominio de los funcionarios de CORVEICA, quienes proponen y asumen su cumplimiento, dado por las sentidas necesidades individuales y grupales.Al estar dirigidos a reglar la conducta, comportamientos, deberes y derechos de los funcionarios de CORVEICA, evitan la existencia de conflictos ms significativos en la vida laboral con repercusin social.

Elaborado por Csar Lpez Bandera Consultor EmpresarialBogot Octubre de 201421