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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Código: PRO-HUM-02

Grupo: Gestión del Talento Humano Proceso: Reclutamiento, Selección, Contratación, Inducción y Liquidación de Talento Humano

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Índice

1. Propósito del Documento ................................................................................................. 4

2. Objetivo del proceso .......................................................................................................... 4

3. Alcance .................................................................................................................................. 4

4. Terminología y Definiciones ............................................................................................ 4

5. Responsabilidades ............................................................................................................. 5

6. Políticas ................................................................................................................................. 6

7. Procedimiento .................................................................................................................... 15

8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas ........................... 30

9. Referencias ......................................................................................................................... 32

10. Difusión ............................................................................................................................... 32



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1. Propósito del Documento

1.1 Establecer las políticas que regulan el Proceso de Reclutamiento, Selección, Contratación,

Inducción y Liquidación de Talento Humano.

1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el Proceso de Reclutamiento, Selección, Contratación, Inducción y Liquidación de Talento Humano.

2. Objetivo del proceso

2.1 Definir las actividades para el reclutamiento, selección y contratación de talento humano, con

el fin de incorporar personal idóneo conforme a los requerimientos de la Unidad de Negocio.

2.2 Brindar al personal contratado una efectiva orientación sobre la estructura, misión, visión, objetivos, entre otros aspectos de la Unidad de Negocio; asimismo, orientar al nuevo personal sobre las funciones a desempeñar.

2.3 Desvincular a la servidora o servidor de la Unidad de Negocio de acuerdo a la Normativa

vigente.

3. Alcance

3.1 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades relacionadas con los subprocesos de: - Reclutamiento y selección - Contrataciones nuevas - Inducción - Renovaciones - Ingresos en archivo maestro de personal - Modificaciones de datos - Revisión periódica del archivo maestro de personal - Liquidación de haberes

3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las ubicaciones geográficas de la Unidad de Negocio.

3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas

por el Gerente de la Unidad de Negocio.

4. Terminología y Definiciones

Acción de personal

Documento utilizado por el Departamento de Talento Humano para gestionar modificaciones a la información de las servidoras o servidores de la Unidad de Negocio en el Archivo Maestro de Nómina.

Acción laboral

Documento utilizado por el Departamento de Talento Humano para gestionar modificaciones a la información de las trabajadoras y trabajadores de la Unidad de Negocio en el Archivo Maestro de Nómina.



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Archivo maestro de personal

Constituye la base de datos que contiene la información de las servidoras o servidores de la Unidad de Negocio.

Área Requirente

Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que solicita el inicio de una actividad a un tercero.

Distributivo de puestos permanente

Corresponde a la estructura ocupacional aprobada por el Directorio de la Corporación y sujeto a una partida presupuestaria en la Unidad de Negocio.

Sistema Evolution

Se refiere al nombre de la aplicación utilizada para el manejo de todos los procesos de Talento Humano en la Unidad de Negocio.

Inducción general

Lograr que la nueva servidora o servidor identifique la organización como un sistema dinámico de interacciones internas y externas. En este proceso se presentarán temas de historia, filosofía, misión, visión, valores, objetivos, estrategias, organigrama, beneficios, sanciones y obligaciones.

Ministerio de Relaciones Laborales (MRL)

Ejerce la rectoría de las políticas laborales, fomenta la vinculación entre oferta y demanda laboral, protege los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y es el ente rector de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las remuneraciones del Sector Público.

Personal temporal

Corresponde al personal contratado bajo la modalidad de contrato ocasional, eventual, en grupo, de temporada, de jornada parcial, a destajo, por tarea o en equipo.

Política Criterio o directriz elegida que regula un proceso.

Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso.

Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Pruebas psicométricas

Se encargan de medir las cualidades psíquicas del individuo.

Responsable Corresponde a la servidora o servidor que realiza la actividad.

Revisor Corresponde a la servidora o servidor diferente a aquel que realizó la actividad y está designado a examinar su resultado.

Servidora o Servidor

Corresponde a todo el personal que labora en la Unidad de Negocio bajo la LOEP y el Código de Trabajo.

Titular del Área

Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento.

5. Responsabilidades

5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso, realizar sus actividades de

acuerdo a lo que se detalla en el presente documento.

5.2 Es responsabilidad del Titular del Área involucrada en el proceso, establecer y notificar al

Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad, cualquier propuesta de cambio al

presente documento.



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5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad, analizar los

cambios, gestionar la aprobación al presente documento y difundirlo.

6. Políticas

6.1 Generales

6.1.1 Inobservancia de las políticas y procedimientos aprobados por la Gerencia

La inobservancia e incumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en

el presente documento será sancionada conforme lo indicado en el Reglamento

Interno de Trabajo de CELEC EP, Capitulo VII, “De las Sanciones”, Título I y II sin

perjuicio de la responsabilidad civil o penal que esto pueda originar.

6.1.2 Administración del talento humano

Conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Empresas Públicas, la

administración del talento humano de la Unidad de Negocio corresponde al Gerente

General del CELEC EP o a quien este delegue expresamente.

6.1.3 Información actualizada del personal

Conforme a lo establecido en las Normas de Control Interno para las Entidades,

Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que

dispongan de Recursos Públicos; el Departamento de Talento Humano será

responsable del control de los expedientes del personal, de su clasificación y

actualización. Los expedientes del personal deben contener la documentación

general, laboral y profesional de cada una de las servidoras o servidores; la

información relacionada con el ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones,

acciones laborales en general y retiro.

Solo el personal encargado de la administración de talento humano y las servidoras o

servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorización expresa,

tendrán acceso a los expedientes de las servidoras o servidores, los cuales serán

protegidos apropiadamente.

6.2 Reclutamiento y selección

6.2.1 Reclutamiento

El Departamento de Talento Humano es el encargado de administrar el subproceso

de Reclutamiento y Selección. Las convocatorias tendrán carácter público y

procurarán la participación de la mayor cantidad de personas con los perfiles

requeridos para cada puesto sometido al proceso, mediante acciones de difusión que

faciliten la información y mejoren las oportunidades de acceso laboral.

El Responsable de este subproceso, conjuntamente con el Jefe del Departamento de

Talento Humano velará por la transparencia, el cumplimiento y aplicación de estos

parámetros.



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Para todo proceso de reclutamiento y selección la Unidad de Negocio deberá

considerar la participación de personas con capacidades especiales y ecuatorianos

residentes en el exterior, de conformidad con las leyes y normas vigentes.

6.2.2 Competencia personal



dispongan de Recursos Públicos; la máxima autoridad y los directivos de la Unidad de

Negocio reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las

servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.

La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para asegurar una

actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de

las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.

Los Titulares de las Áreas Requirentes especificarán en los requerimientos de

personal, la posición del puesto requerido, en función del Manual de Perfiles de

Puestos por Competencias establecido.

6.2.3 Disponibilidad Presupuestaria

Para los subprocesos de Reclutamiento y selección se deberá contar con la

disponibilidad presupuestaria según sea el caso:

- Quedan eximidos del certificado de disponibilidad presupuestaria los procesos

orientados a llenar partidas vacantes o puestos de reciente creación, dado que la

información económica, para el puesto de trabajo disponible, se halla inmersa y

previamente definida en el presupuesto anual del distributivo permanente.

- Para los requerimientos de personal que consten en el plan anual de recursos

humanos, el certificado de disponibilidad presupuestaria debe ser solicitado por el

Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano.

- En el caso de proyectos, será de responsabilidad de cada jefe de proyecto el

solicitar al Departamento de Presupuesto la certificación correspondiente, sea

ésta de fondos propios o de terceros.

6.2.4 Evaluación de postulantes

Las herramientas que permiten la evaluación de los requerimientos del perfil del

puesto son:

- Pruebas de conocimiento técnico;

- Pruebas psicométricas u otros procedimientos para la evaluación de

competencias conductuales como centros de evaluación o entrevistas de

incidentes críticos, entre otros;

- Entrevista general;

- Examen médico pre ocupacional.



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Evaluación Técnica:

La prueba de conocimientos técnicos debe ser desarrollada y evaluada por el

responsable de cada una de las áreas, departamentos o secciones requirentes;

también podrá realizarse bajo la metodología de un centro de evaluación, simulación

de laboratorio o actividades prácticas de campo, para lo cual el/la responsable de

llevar a cabo ese proceso selectivo deberá entregar evidencias de las actividades

desarrolladas, pudiendo ser videos o fotografías.

Evaluación Psicométrica:

Para la aplicación de pruebas psicométricas, el Departamento de Talento Humano

utilizará un conjunto de baterías de pruebas psicométricas que dispone la Unidad de

Negocio y están bajo la custodia del Responsable del Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano. Las pruebas psicotécnicas deberán ser aplicadas

y calificadas por un profesional con conocimiento en la materia.

La utilización y actualización de las diferentes baterías de pruebas dependerá de las

competencias definidas para el puesto, en el nivel de desarrollo de las mismas

conforme lo requerido en el perfil y se evaluará el Comportamiento, Inteligencia y

Personalidad.

La Entrevista:

La entrevista se realizará conforme al cronograma elaborado en coordinación con el

Jefe del Área, Departamento o Sección requirente, y al formato “Guía de entrevista”.

La entrevista permitirá el análisis y la valoración de los siguientes factores: instrucción

académica, experiencia relevante específica del puesto, capacitación relacionada,

competencias técnicas y conductuales de las o los aspirantes, inherentes al perfil del

puesto de trabajo. La calificación de la entrevista deberá estar detallada en el formato

de “Calificación de la entrevista”

Las entrevistas podrán ser múltiples, esto es con la participación del evaluador

técnico y el evaluador del Departamento de Talento Humano o, se podrán realizar

independientemente. El registro de la información recabada de las entrevistas debe

ser individual, por cada entrevistador y se reflejará en los formularios definidos del

proceso, por cada candidato entrevistado.

Puntajes mínimos

A continuación se incluye la tabla de porcentajes mínimos por factor evaluado:

Tabla de Porcentajes Requeridos en Factores Evaluados

Instrucción 100%

Experiencia 70%

Evaluación Psicotécnica 65%

Evaluación Técnica 70%

Entrevista 70%



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6.2.5 Calificación final

La calificación final de los postulantes será en base a la siguiente ponderación que es

tomada como referencia de la norma técnica de reclutamiento y selección de personal

del sector público:

Evaluación Porcentaje

Conocimientos técnicos

- Instrucción

- Experiencia

- Evaluación técnica)

50%

10

20

20

Pruebas Psicotécnicas 15%

Entrevista 35%

6.2.6 Del Comité de Selección

Cada proceso de selección designará un Comité de Selección, el mismo que estará

conformado por el Subgerente Administrativo o su delegado, el Jefe del Área

Requirente Departamento, el Jefe del Departamento de Talento Humano y el

Responsable de Selección del Departamento de Talento Humano (participa con voz

pero sin voto).

El Comité de Selección, al concluir un proceso selectivo, es responsable de realizar la

evaluación final de los candidatos calificados “elegibles” y emitir el Acta del Proceso

con la recomendación al Gerente de la Unidad de Negocio sobre la/el candidato más

apropiado a los intereses organizacionales. El Acta del Proceso deberá ser avalada

por el Subgerente del Área Requirente.

6.2.7 De la conformidad del puntaje final de los resultados del proceso de selección

El Acta del Proceso deberá contener los antecedentes del proceso, el detalle de las

evaluaciones aplicadas en base a lo establecido en la política 6.2.4, los candidatos

elegibles, el puntaje alcanzado y las justificaciones correspondientes.

6.2.8 Criterios para modificación de resultados del proceso selectivo

Si la o el ganador del proceso selectivo no presentare los documentos establecidos,

no aceptare el nombramiento o contratación, no cuente con las condiciones de salud

exigidas por el puesto de trabajo o no se presentare en la Unidad de Negocio para

posesionarse del cargo en la fecha previamente acordada, el Comité de Selección

realizará una nueva recomendación sobre el siguiente candidato elegible para

aprobación de la Autoridad Nominadora.

6.2.9 Declaratoria de Subproceso de Reclutamiento y Selección desierto.

Se declara desierto un proceso de selección de personal en los siguientes casos:

a) Cuando ninguno de los postulantes cumpla con los requisitos del perfil del

puesto;

b) Cuando no existieran aspirantes que, una vez evaluados, no obtuvieron por lo

menos setenta puntos (70) sobre cien en la prueba de conocimientos;



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c) Cuando ninguno de las o los aspirantes obtenga en el puntaje final una

calificación mínima de setenta por ciento (70%);

En el caso de declararse desierto el proceso para un puesto vacante se deberá

efectuar una nueva convocatoria en máximo dos (2) días hábiles, contados a partir de

la declaratoria de desierto a menos que la Gerencia de la Unidad de Negocio decida

no continuar con el proceso.

En cualquiera de los casos anteriormente descritos será el Jefe del Departamento de

Talento Humano quien declare desierto un proceso selectivo.

6.2.10 Tiempo de ciclo del proceso de reclutamiento y selección

Cada proceso de reclutamiento y selección que se ejecute en la Unidad de Negocio,

tendrá un tiempo de ciclo del proceso de máximo 25 días laborables, contados a partir

de la fecha de recepción de la solicitud de requerimiento de personal aprobado por el

Subgerente Administrativo, hasta la aprobación del Acta de Proceso emitida por el

Comité de Selección.

6.3 Contrataciones nuevas

6.3.1 Tiempo máximo para elaborar los contratos o nombramientos

El Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano deberá

elaborar y registrar el contrato del nuevo servidor o servidora en máximo quince (15)

días laborables en el caso de los contratos bajo Código de Trabajo y 7 días

laborables en el caso de Nombramientos, una vez recibida la información por parte

del Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano.

6.3.2 Nombramiento, contratación y optimización de Talento Humano

Conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Empresas Públicas, la designación y

contratación del personal de la Unidad de Negocio se realizará a través de procesos

de selección que atiendan los requerimientos empresariales de cada cargo y

conforme a los principios y políticas de la mencionada ley.

Una vez emitido el correspondiente nombramiento provisional o contrato de trabajo a

favor de la ganadora o el ganador del proceso de selección y, posesionado este o

ésta en su respectivo puesto, se iniciará el período de prueba de tres meses que será

evaluado para posterior renovación o finalización del contrato.

6.3.3 Ingreso de personal nuevo

Ninguna servidora o servidor ingresará a laborar a la Unidad de Negocio sin contar

con el respectivo contrato o nombramiento suscrito.

6.3.4 Documentos habilitantes para contrataciones

El Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano

deberá entregar los documentos habilitantes al Responsable de Contrataciones,

quince (15) días antes de la incorporación del nuevo servidor o servidora.



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6.3.5 Fecha de ingreso

Toda servidora o servidor ingresará a laborar en la Unidad de Negocio el primer día

hábil del mes o el primer día hábil de la segunda quincena del mes, con excepción del

personal temporal.

6.4 Inducción

6.4.1 Inducción

A fin de facilitar la adecuada vinculación de servidores a su puesto, la inducción debe

considerar los siguientes aspectos, mismos que se desarrollarán durante el primer

mes contado a partir del primer día de incorporación del nuevo personal.

Inducción general – Departamento de Talento Humano

a) Introducción a la Identidad Institucional.

b) Políticas de Gestión del Talento Humano.

c) Introducción y políticas de Seguridad y Salud Laboral

Inducción específica – Jefe de Departamento o Sección

a) Estructura y gestión del área de trabajo a la que pertenece;

b) Actividades e indicadores del puesto de trabajo;

c) Entrenamiento específico técnico, cuyo objetivo es brindar:

- Conocimientos específicos del servicio aplicados en el puesto de trabajo; y,

- Herramientas institucionales aplicadas en el puesto de trabajo.

6.4.2 Inducción específica

Con la finalidad de garantizar que la inducción al puesto de trabajo se realice de

manera adecuada y se cumplan con todos los parámetros determinados en la política

6.4.1 de este documento, el Jefe del Departamento o Sección designará un mentor/a

que acompañará y apoyará al nuevo servidor, durante su periodo de prueba.

6.4.3 Evaluación de la inducción recibida

Es responsabilidad del Departamento de Talento Humano realizar una evaluación a

los servidores nuevos sobre el proceso de inducción recibido, al cumplir el primer mes

de labores del servidor o servidora en la Unidad de Negocio.

Esta evaluación permitirá determinar:

- Cumplimiento del proceso de inducción en alcance y tiempo establecido,

incluyendo el nivel de conocimientos adquiridos en Seguridad y Salud Laboral,

según el puesto de trabajo;

- Apoyo recibido por el mentor asignado al proceso de inducción específica;

- Calidad y oportunidad en la asignación de equipos y materiales;

- Apoyo recibido de su equipo de trabajo y del Jefe del Área Requirente

- Observaciones generales



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6.5 Renovaciones Contractuales

6.5.1 Reporte de evaluación

El Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano deberá

remitir el pedido de evaluación de personal con tres meses de anticipación previo a la

finalización del plazo del contrato de la servidora o servidor a la Subgerencia y

Jefatura correspondiente.

En el memorado se deberá especificar la fecha límite de entrega de la evaluación de

la servidora o servidor.

En el caso del período de prueba o de contratos por menos de un año, la evaluación

deberá ser remitida con un mes de anticipación.

6.5.2 Recepción de evaluación

En los casos en los cuales no se reciba la evaluación por parte de la Jefatura

correspondiente hasta la fecha establecida, es potestad del Departamento de Talento

Humano iniciar el trámite de desahucio de la servidora o servidor, e imponer la

sanción reglamentaria que corresponda.

6.5.3 Resultado de evaluación

Para proceder con la renovación del contrato/nombramiento de la servidora o

servidor, se exigirá que en la evaluación de personal haya obtenido un puntaje igual o

mayor a 70%.

En caso que el puntaje este en el rango de 60 a 69%, se realizará un análisis de

competencias a fin de determinar si continua o no laborando en la Unidad de

Negocio. En caso de que se decida la continuidad de la relación laboral, se definirá un

plan de capacitación para fortalecer las competencias necesarias.

6.5.4 Evaluación de Desempeño



dispongan de Recursos Públicos; el trabajo de las servidoras o servidores serán

evaluados permanentemente, su rendimiento y productividad serán iguales o mayores

a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, actividad o

tarea.

La evaluación de desempeño se efectuará bajo criterios técnicos (cantidad, calidad,

complejidad y herramientas de trabajo) en función de las actividades establecidas

para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la Unidad

de Negocio.

Los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la identificación

de las necesidades de capacitación o entrenamiento del personal o de promoción y

reubicación, para mejorar su rendimiento y productividad.



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6.5.5 Notificación de Desahucio

El Jefe del Departamento de Talento Humano deberá remitir a la Subgerencia

Jurídica, el pedido de desahucio acompañado de los documentos habilitantes

(certificado de cumplimiento de obligaciones con el IESS vigente, original o copia

autenticada del contrato de trabajo, nombramiento, cédula y papeleta de votación del

Gerente de la Unidad de Negocio, RUC y copia de la cédula del trabajador) con dos

meses de anticipación previo a la finalización del plazo del contrato de la servidora o

servidor para que se inicie el proceso de desahucio en atención a lo dispuesto en el

Art. 184 del Código del Trabajo.

6.5.6 Número de Desahucios por mes

Conforme a lo establecido en el Art. 186 del Código del Trabajo, se prohíbe el

desahucio dentro del lapso de treinta días, a más de cinco trabajadores de la misma

localidad. Es obligación del Responsable del Departamento de Talento Humano,

remitir a la Subgerencia Jurídica las solicitudes de desahucio con la antelación

debida, a fin de que esta Subgerencia coordine la notificación con el trámite de

desahucio a los servidores y trabajadores, dentro de los requerimientos establecidos

en la Ley.

6.6 Ingresos en archivo maestro de personal, Modificaciones de datos, Revisión periódica

del archivo maestro de personal

6.6.1 Archivo Maestro de Personal

El Archivo Maestro de Personal de la Unidad de Negocio debe mantener la

confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información.

6.6.2 Responsable Archivo Maestro de Personal

El Jefe del Departamento de Talento Humano es el responsable de administrar y

modificar el Archivo Maestro de Personal de la Unidad de Negocio. Para ello el

sistema deberá identificar y autentificar la identidad del usuario que accede a la

información de la base de datos.

6.6.3 Creación de una posición en el sistema

Para la creación de una posición en el sistema, el Responsable de Ingresos de

Personal del Departamento de Talento Humano debe incluir entre los datos más

importantes los siguientes: localidad, departamento, centro de costo, cargo (asociado

a escala salarial), área, nivel de reporte, asignación de nivel de viáticos según nivel

de instrucción de la servidora o servidor.

6.6.4 Registrar nuevo colaborador en el sistema

El Responsable de Ingreso de Personal del Departamento de Talento Humano

registra en el sistema la información del colaborador incluyendo entre los datos más

importantes los siguientes: datos de posición (localidad, departamento, centro de

costo, unidad de negocio, puesto, jefe inmediato, máximo vacante y partida

presupuestaria), datos personales (nombre, fecha de nacimiento, estado civil,



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dirección, nivel de estudio, lugar de nacimiento, número de teléfono, número de

cédula y número de certificado de votación), cuenta bancaria para el pago de la

remuneración, entre otros ítems.

6.6.5 Modificación Archivo Maestro de Personal

Toda modificación al archivo maestro de personal será aprobada por la Gerencia de

la Unidad de Negocio mediante documento de Acción Laboral o Acción Personal, el

cual deberá ser preparado por el Jefe del Departamento de Talento Humano.

6.7 Liquidación de haberes

6.7.1 Liquidación de haberes

Todos los colaboradores de la Unidad de Negocio con los que se dé por terminado la

relación laboral sea esta, por decisión de la servidora o servidor o del empleador

incluyendo aquellos que se deslinda de la Unidad de Negocio por concepto de

comisión de servicios, recibirán su respectiva liquidación de haberes pendientes de

pago a la fecha de salida del trabajador.

La liquidación de haberes incluirán los valores proporcionales pendientes de pago al

colaborador por concepto de remuneración, vacaciones no gozadas, décimo tercero y

cuarto sueldo y cualquier otro concepto que la servidora o servidor tenga derecho

según normativa laboral vigente.

De igual forma la liquidación de haberes incluirá todos aquellos descuentos de ley e

imputados a la servidora o servidor por concepto de la terminación laboral. Todos los

descuentos que se incluyan en el acta de Finiquito debe ser respaldad con los

documentos de soporte, a fin de presentarlos al inspector de trabajo al momento de

legalizar el acta.

La liquidación de haberes será legalizada en el Ministerio de Relaciones Laborales o

su equivalente por medio de Acta de Finiquito.

6.7.2 Valores a descontar

La servidora o servidor saliente, tiene la obligación de entregar el formulario de salida

debidamente firmado previo a su desvinculación de la Unidad de Negocio. En el

formulario deberá incluir:

- Carta de renuncia

- Acta de entrega recepción de información

- Acta de entrega recepción de activos fijos en tenencia

- Entrega de uniformes y equipo de protección

- Entrega de credenciales y tarjetas

- Chequeo ocupacional



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6.7.3 Inclusión, exclusión de la póliza de vida y accidente

El Departamento de Talento Humano deberá comunicar al Departamento de Seguros,

en máximo tres (3) días laborables, el ingreso o salida de una servidora o servidor

para gestionar la inclusión o exclusión de póliza de vida y accidente, según

corresponda.

7. Procedimiento


Involucrados: Gerente de Unidad de Negocio, Subgerente Administrativo, Jefe del

Departamento de Talento Humano, Jefe del Área Requirente y Responsable del Proceso de

Selección del Departamento de Talento Humano.

7.1.1 Verificar y comunicar requerimientos definidos en el plan anual de talento

humano: El Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento

Humano verifica los requerimientos de personal considerados en el plan anual de

talento humano y con dos de anticipación a la fecha de ingreso programada, notifica a

cada Jefe de Área, el inicio del proceso de reclutamiento y selección respectivo, con

la finalidad de dar cumplimiento a lo programado.

7.1.2 Elaborar requerimiento de contratación de personal: Para proceder con la

contratación de una nueva servidora o servidor, el Subgerente del área requirente

remite el formulario “Requerimiento de Personal” al Jefe del Departamento de Talento

Humano mediante memorando de justificación del requerimiento. Este memorando

deberá establecer si este requerimiento consta o no en el plan anual de talento

humano.

Adicionalmente, para el caso de proyectos, se debe adjuntar la certificación de

disponibilidad presupuestaria.

7.1.3 Analizar requerimiento: El Jefe de Talento Humano analiza la viabilidad del

requerimiento, si está o no considerado en el plan de talento humano y la

disponibilidad de recursos. De estar de acuerdo lo remite al Subgerente

Administrativo para su aprobación.

En el caso que el requerimiento no conste en el plan de talento humano, se solicitará

aprobación por parte de la Gerencia de la Unidad de Negocio.

7.1.4 Elaborar informe para contratación no planificada: En el caso que el

requerimiento del personal no conste en la planificación, el Jefe de Talento Humano

elabora el informe para contratación no planificada y envía a la Subgerencia

Administrativa para su revisión.

7.1.5 Aprobar inicio de proceso de selección: El Subgerente Administrativo revisa y

suscribe el formulario de Requerimiento de Personal y lo remite al Departamento de

Talento Humano para el inicio del proceso de selección.



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En caso que el requerimiento de contratación no conste en el plan, el Subgerente

Administrativo revisa el informe para contratación no planificada y de estar de

acuerdo lo remite a la Gerencia de la Unidad de Negocio para su aprobación

7.1.6 Revisar y aprobar contratación no planificada: El Gerente de Unidad de Negocio

revisa el informe de contratación no planificada y de estar de acuerdo autoriza la

contratación y comunica al Jefe del Departamento de Talento Humano.

7.1.7 Analizar formulario y documentos habilitantes: El Jefe del Departamento de

Talento Humano remite el requerimiento aprobado al Responsable del Proceso de

Selección del Departamento de Talento Humano quien analiza la información incluida

en el formulario “Requerimiento de Personal” y la documentación habilitante para

inicio del proceso.

7.1.8 Comunicar inicio de proceso selectivo: Una vez aprobado el requerimiento, el

Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano

comunica al Jefe del Departamento de Servicios Generales, Jefe de Tecnología de la

Información y Comunicación, Jefe de Seguridad y Salud Laboral, Jefe de Operación y

Mantenimiento de la Subgerencia del SNI y Jefe de Contabilidad el inicio del proceso

selectivo indicando los datos del cargo, ubicación del sitio de trabajo y nombre del jefe

inmediato, con la finalidad que coordine la instalación y entrega de muebles, equipos,

materiales de trabajo, uniformes y habilitación de punto de red y teléfono.

7.1.9 Convocar postulantes al proceso de selección: Una vez que se cuenta con la

información correspondiente al nuevo perfil a contratar y en base a la información del

manual de perfiles por competencias con el que cuenta el Departamento de Talento

Humano, el Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento

Humano realiza la convocatoria del proceso de reclutamiento mediante los medios de

difusión seleccionados por la Unidad de Negocio.

7.1.10 Realizar pre-selección de postulantes: De los candidatos que se postularon al

cargo, el Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento

Humano pre-selecciona los postulantes que cumplen con los requisitos establecidos

en el perfil solicitado y procede a contactarse con los postulantes para comunicarles

que han sido pre-seleccionados y participarán en el proceso de selección.

7.1.11 Realizar evaluación a postulantes: El Responsable del Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano conforme a las políticas establecidas aplica las

pruebas psicométricas y junto al Jefe del Área Requirente aplica las pruebas de

conocimiento y entrevistas.

Posteriormente, las pruebas son calificadas por el Responsable del Proceso de

Selección del Departamento de Talento Humano junto al Jefe de Área Requirente.



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7.1.12 Recomendar candidato/s idóneo a contratar: El Comité de Selección analiza la

calificación realizada y recomienda el candidato más idóneo, para aprobación del

Gerente de la Unidad de Negocio.

7.1.13 Elaborar y suscribir Acta de proceso de selección: Una vez concluida la reunión

del Comité de Selección, el Responsable del Proceso de Selección del Departamento

de Talento Humano elabora el acta de proceso con los resultados obtenidos el cual

es suscrito por los integrantes del Comité de Selección y el Subgerente del Área

Requirente.

7.1.14 Enviar acta de proceso de selección: El Subgerente Administrativo envía el acta

del proceso al Gerente de Unidad de Negocio para su aprobación.

7.1.15 Aprobar acta de resultados de proceso de selección: El Gerente de Unidad de

Negocio revisa el acta con los resultados del proceso de selección, aprueba la

contratación del mismo y lo remite a la Subgerencia Administrativa para continuar con

el subproceso Contrataciones Nuevas.

7.1.16 Coordinar la toma de exámenes médicos con los candidatos seleccionados:

Una vez definido el postulante a ser contratado, el Responsable del Proceso de

Selección del Departamento de Talento Humano se comunica con el postulante

seleccionado para solicitar los exámenes médicos definidos para el puesto por parte

del Departamento de Seguridad y Salud Laboral, a través del formato establecido y

se le concederá al postulante cinco días laborables para presentar los resultados de

los exámenes médicos solicitados.

7.1.17 Análisis de los exámenes: Una vez recibidos los exámenes médicos, el

Responsable del Departamento de Seguridad y Salud Laboral tendrá 2 días

laborables para analizar la información y entregar los resultados al Departamento de

Talento Humano.

En el caso que el postulante seleccionado no cumpla con las condiciones médicas

exigidas por el puesto de trabajo se procederá a aplicar la política 6.2.8 del presente

documento.

7.1.18 Comunicar vinculación: Una vez que los exámenes médicos hayan sido analizados

por el Departamento de Seguridad y Salud Laboral y se cuente con la aceptación, el

Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano

comunica al candidato elegido y al Jefe del Área Requirente, la fecha de vinculación

al puesto de trabajo.

Adicionalmente, el Responsable del Proceso de Selección del Departamento de

Talento Humano envía mediante correo electrónico al postulante seleccionado la

solicitud de documentación habilitante para la contratación.



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7.1.19 Recibir y enviar documentación habilitante: El Responsable del Proceso de

Selección del Departamento de Talento Humano recibe la documentación habilitante

y en el mismo día hábil la envía al Responsable de Contrataciones y de Ingreso de

Personal del Departamento de Talento Humano para la elaboración del contrato o

nombramiento y registro de la información en los sistemas de la Unidad de Negocio.

(Ver subproceso: Contrataciones nuevas y Subproceso Ingresos en archivo maestro

de personal)

En el caso de no contar con la documentación completa, se definirá una fecha límite

de entrega de los documentos.

Adicionalmente, el Responsable del Proceso de Selección del Departamento de

Talento Humano comunica al Jefe del Departamento de Servicios Generales, Jefe de

Tecnología de la Información y Comunicación, Jefe de Seguridad y Salud Laboral,

Jefe de Operación y Mantenimiento de la Subgerencia del SNI y al Jefe de

Contabilidad la fecha exacta de vinculación del nuevo servidor o servidora.


Involucrados: Gerencia de Unidad de Negocio, Subgerencia Administrativa, Jefe del

Departamento de Talento Humano y Responsable de Contrataciones del Departamento de

Talento Humano.

7.2.1 Elaborar contrato de trabajo o nombramiento: El Responsable de Contrataciones

del Departamento de Talento Humano verifica la información y elabora el contrato o

nombramiento según corresponda. Este documento deberá ser elaborado en un

máximo un (1) día laborable a partir de la entrega de la documentación por parte del

Responsable del Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano.

En el caso de elaborar un contrato se continúa con la actividad 7.2.2 y de ser

nombramiento con la actividad 7.2.9.

7.2.2 Ingresar información en el sistema del MRL: El Responsable de Contrataciones del

Departamento de Talento Humano ingresa la información y el contrato en el sistema

en línea del Ministerio de Relaciones Laborales en máximo un (1) día laborable a

partir de la entrega de la documentación por parte del Responsable del Proceso de

Selección del Departamento de Talento Humano.

Paralelamente, mientras se regula la aprobación por el Ministerio de Relaciones

Laborales, se deberá emitir el extracto provisional para la suscripción o firma del

trabajador. El extracto provisional deberá estar suscrito en máximo tres (3) días

laborables partir de la entrega de la documentación por parte del Responsable del

Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano, con la finalidad de que

la Unidad de Negocio cuente con un contrato de trabajo desde el primer día en el que

el trabajador se vincula, a fin de cumplir con las disposiciones legales y ejercer la

defensa en el caso de existir controversias laborales.



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Cuando ya se encuentre ingresada la información y el contrato en el sistema del MRL,

el Responsable de Contrataciones deberá esperar la aprobación u observaciones

emitidas por el Ministerio de Relaciones laborales a fin de proceder a la legalización

del contrato, con la suscripción del correspondiente inspector del trabajo.

7.2.3 Generar aviso de entrada en el sistema del IESS: El Responsable de

Contrataciones del Departamento de Talento Humano registra la entrada de la

servidora o servidor en el sistema de Historia Laboral del Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social (IESS). Posteriormente, el Responsable de Talento Humano

comunica al Departamento de Seguros y Riesgos la vinculación laboral de la

servidora o servidor para su gestión en máximo dos (2) días laborables a partir de la

suscripción del contrato por parte del servidor.

7.2.4 Generar extracto: En el caso de existir observaciones por parte del MRL, el

Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano modifica la

información y genera el extracto en el sistema del MRL y envía al Jefe del

Departamento Talento Humano con toda la documentación soporte para su revisión y

sumilla.

7.2.5 Revisar y sumillar el contrato de trabajo: El Jefe del Departamento de Talento

Humano revisa en máximo de dos (2) días laborables el extracto generado en el

sistema en línea del MRL y el contrato, sumilla y envía la documentación a la

Gerencia de la Unidad de Negocio para su aprobación y firma.

7.2.6 Aprobar y firmar Contrato de trabajo: El Gerente de la Unidad de Negocio firma el

extracto del contrato de trabajo en máximo tres (3) días laborables.

7.2.7 Notificar a la servidora o servidor la firma del contrato: Una vez aprobado el

contrato de trabajo, el Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento

Humano en máximo un (1) día laborable a partir de la aprobación de la Gerencia

notifica a la servidora o servidor contratado para la correspondiente firma.

7.2.8 Registrar y legalizar contrato de trabajo: El Responsable de Contrataciones del

Departamento de Talento Humano asiste con el contrato de trabajo ante la autoridad

del trabajo en el día y hora establecido en el turno correspondiente, para la respectiva

legalización.

7.2.9 Revisar y firmar nombramiento: El Jefe del Departamento de Talento Humano

revisa y firma el nombramiento en máximo dos (2) días laborables a partir de la

elaboración y envía el documento a la Subgerencia Administrativa para su validación.

En el caso de existir alguna observación se notifica al Responsable de Contrataciones

para que realice los cambios correspondientes.

7.2.10 Validar y firmar nombramiento: El Subgerente Administrativo valida y firma el

nombramiento en máximo tres (2) días laborables a partir de la recepción del

documento y lo envía a la Gerencia de la Unidad de Negocio para su aprobación.



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7.2.11 Aprobar y firmar nombramiento: El Gerente de la Unidad de Negocio firma el

nombramiento en máximo de tres (3) días laborables a partir de la recepción del

documento.

7.2.12 Notificar a la servidora o servidor: Una vez aprobado el nombramiento de trabajo,

el Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano notifica en

máximo un (1) día laborable a partir de la aprobación de la Gerencia, a la servidora o

servidor contratado para la correspondiente firma.

Adicionalmente, el Departamento de Talento Humano deberá notificar en máximo tres

(3) días laborables posteriores a la fecha del contrato, el ingreso del nuevo servidor o

servidora al Departamento de Seguros, a fin de que sea incorporado en las pólizas de

seguro respectivas.

7.2.13 Generar aviso de entrada en el sistema del IESS: El Responsable de

Contrataciones del Departamento de Talento Humano registra la entrada de la

servidora o servidor en el sistema de Historia Laboral del Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social (IESS). Posteriormente, el Responsable de Talento Humano

comunica al Departamento de Seguros la vinculación laboral de la servidora o

servidor para su gestión en máximo dos (2) días laborables a partir de la suscripción

del contrato o nombramiento por parte del servidor.

7.2.14 Archivar documentación: Una vez que el contrato de trabajo/nombramiento ha sido

legalizado, el Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano

entrega el contrato de trabajo/nombramiento al Responsable de Expedientes del

Departamento de Talento Humano quien archivará el documento de forma inmediata.

Una copia del contrato de trabajo/nombramiento se entrega a la servidora o servidor.

(Ver subproceso: Ingresos en archivo maestro de personal)

7.3 Ingresos en archivo maestro de personal

Involucrados: Jefe del Departamento de Talento Humano y Responsable de Ingresos de

Personal del Departamento de Talento Humano.

7.3.1 Verificar puesto de plantilla básica o temporal: El Responsable de Ingresos de

Personal del Departamento de Talento Humano verifica en el sistema la existencia del

puesto de plantilla básica o temporal para el nuevo recurso contratado según la

documentación proporcionada.

Si existe el puesto de la nueva servidora o servidor, el Responsable de Ingresos de

Personal del Departamento de Talento Humano procede a ingresar en el sistema la

información de la nueva servidora o servidor. De no existir el puesto se crea en el

sistema la posición para el puesto y registra la información.

7.3.2 Ingresar información del nuevo colaborador en módulo de Recursos Humanos:

Una vez que se ha creado a la servidora o servidor en el sistema, el Responsable de



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Ingresos de Personal del Departamento de Talento Humano crea al nuevo

colaborador en el sistema Evolution, módulo de recursos humanos.

El módulo de recursos humanos asocia automáticamente la información ingresada en

el sistema. Entre los datos que se ingresan manualmente al sistema contable son la

remuneración a percibir y datos de la cuenta bancaria.

7.3.3 Registrar nuevo colaborador como proveedor: Una vez que se ha ingresado la

información del colaborador al sistema, el Responsable de Ingresos de Personal del

Departamento de Talento Humano registra al nuevo colaborador como proveedor en

el sistema IFS.

7.3.4 Generar reporte de creación de colaborador: El Responsable de Ingresos de

Personal del Departamento de Talento Humano genera desde el sistema el reporte

de creación de colaborador con el detalle de la información ingresada del nuevo

recurso contratado. Luego, envía el reporte al Jefe de Departamento de Talento

Humano para su revisión.

7.3.5 Revisar reporte de creación de colaborador: El Jefe de Departamento de Talento

Humano revisa el reporte generado. Si como parte de la actividad de revisión se

identifican observaciones, estas son comunicadas al Responsable de Ingresos de

Personal del Departamento de Talento Humano para que proceda con las

correcciones del caso.

7.3.6 Notificar a los departamentos involucrados: Una vez creada, la nueva servidora o

servidor en los respectivos sistemas, el Responsable de Ingresos de Personal del

Departamento de Talento Humano comunica vía correo electrónico al Departamento

de Contabilidad y demás los departamentos involucrados la fecha de incorporación de

la nueva servidora o servidor para que se proceda a preparar los recursos, accesos y

documentos respectivos.

7.4 Inducción

Involucrados: Jefe del Área Requirente, Responsable de Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano y Responsable del Departamento de Talento Humano.

7.4.1 Verificar programa y tipo de inducción: Semanalmente, el Responsable del

Proceso de Selección del Departamento de Talento Humano verifica y elabora el

listado del personal que ha ingresado a la Unidad de Negocio y debe asistir a la

inducción general.

7.4.2 Inducción al puesto de trabajo: El Jefe del Área Requirente es responsable de

recibir a la nueva servidora o servidor, asignar las funciones, alcance y atribuciones

en el puesto a desempeñar e integrarlo al equipo de trabajo.

Adicionalmente, se asignará a un mentor que apoyará/asesorará a la nueva servidora

o servidor durante el periodo de prueba.



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7.4.3 Coordinar expositores y cronograma para inducción general: Una vez definido el

personal que debe asistir a la inducción, el Responsable del Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano coordina los expositores y elabora el cronograma

de inducción con detalle de la fecha, horarios y actividades.

7.4.4 Preparar logística para inducción general: El Responsable del Proceso de

Selección del Departamento de Talento Humano coordina los recursos necesarios

para desarrollar el evento de inducción.

Se considera parte de la logística: computador, proyector, refrigerios, almuerzos,

transporte, de ser necesario y material de inducción.

7.4.5 Preparar inducción general: El Responsable del Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano junto a los expositores definidos, preparan la

inducción general a presentar a las servidoras o servidores.

7.4.6 Notificar inducción y asistencia del personal: En base al listado del personal que

debe asistir a la inducción, el Responsable del Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano comunica vía correo electrónico al Jefe

Departamental y servidoras o servidores la asistencia a la inducción.

7.4.7 Ejecutar Inducción General: El Responsable del Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano junto a los expositores, ejecutan la inducción. Al

finalizar la inducción general, la servidora o servidor participante firma la planilla de

asistencia.

7.4.8 Evaluar inducción recibida: Al final del primer mes de trabajo del servidor o

servidora en la Unidad de Negocio, el Responsable del Proceso de Selección del

Departamento de Talento Humano realiza una evaluación al personal ingresado sobre

el proceso de inducción recibido, de acuerdo a lo establecido en la política 6.4.3.

7.5 Renovaciones

Involucrados: Gerencia de Unidad de Negocio, Titulares de Área, Responsable del

Departamento de Talento Humano.

7.5.1 Emitir reporte de vencimientos: Mensualmente, el Responsable de Contrataciones

del Departamento de Talento Humano genera un reporte con el detalle de contratos a

prueba, contratos a plazo fijo próximos a vencer y remite un memorando con los

formatos de evaluación de personal a los respectivos Titulares de Área.

7.5.2 Evaluar al personal: El Titular del Área realiza la evaluación del personal en el

formulario enviado y lo remite al Departamento de Talento Humano a través de

memorando con las respectivas justificaciones y recomendaciones cumpliendo con la

fecha máxima exigida.



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7.5.3 Calcular puntaje de la evaluación del personal: El Responsable de Contrataciones

del Departamento de Talento Humano revisa la documentación y procede a calcular

el puntaje en la evaluación.

Cuando la servidora o servidor no cumpla con el puntaje mínimo exigido, pero su

puntaje esté entre el 60% y 69% se realizará un análisis de competencias para

verificar si continúa laborando en la Unidad de Negocio.

7.5.4 Analizar evaluación de personal: El Jefe del Departamento de Talento Humano

junto con el Jefe del Área involucrada analizan las competencias de la servidora o

servidor y concluyen si continúa o no en la Unidad de Negocio. En el caso que se

decida que la servidora o servidor continúe en su puesto de trabajo se definirá un plan

de capacitación para fortalecer sus competencias y alcanzar el puntaje exigido (70%).

7.5.5 Comunicar resultados a la servidora o servidor: El Jefe del Departamento de

Talento Humano comunica los resultados a la servidora o servidor.

7.5.6 Elaborar documentación del proceso de renovación: Una vez que se cuente con

los resultados, el Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento

Humano prepara en máximo dos (2) días laborables el informe con los resultados de

evaluación, la acción laboral o acción personal según aplique.

En el caso que se decida que la servidora o servidor no continúa en la empresa, el

Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano prepara la

documentación y envía a la Subgerencia Jurídica para iniciar el proceso de

desahucio.

Si la servidora o servidor con contrato de trabajo no continúa en la Unidad de Negocio

ver actividad 7.5.7, en caso de existir una renovación del contrato o nombramiento ver

actividad 7.5.12.

7.5.7 Revisar documentación soporte para tramitar el desahucio: El Responsable de la

Subgerencia Jurídica revisa y valida la información soporte del trámite de desahucio

entregada por el Departamento de Talento Humano. Si la documentación esta

correcta se solicita la aprobación y firma del Subgerente Jurídico o su delegado, caso

contrario se solicita correcciones al Departamento de Talento Humano.

Toda la documentación del trámite de desahucio se enviará al Gerente de la Unidad

de Negocio para su firma y autorización.

7.5.8 Autorizar y firmar trámite de desahucio: El Gerente de la Unidad de Negocio

autoriza y firma la documentación soporte para iniciar el trámite de desahucio.

7.5.9 Presentar documentación en el MRL: El Responsable de la Subgerencia Jurídica

presenta la documentación del desahucio al Responsable designado por el Ministerio

de Relaciones Laborales. Si la documentación está completa y correcta, el inspector



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del MRL notifica a la servidora o servidor la finalización del contrato, disponiendo la

práctica de la liquidación correspondiente conforme a la normativa vigente.

La información del desahucio debe ser presentada en el Ministerio de Relaciones

Laborales con al menos 10 días laborables previos a que se cumpla la fecha de

contratos a prueba y contratos a plazo.

7.5.10 Notificación para liquidación de haberes: Una vez que el inspector del MRL notificó

la finalización del contrato a la servidora o servidor, el Responsable de la Subgerencia

Jurídica en máximo un (1) día laborable posterior a la notificación comunica vía correo

electrónico la finalización del trámite de desahucio al Departamento Talento Humano

para que inicie con el proceso de liquidación de haberes. (Ver subproceso:

Liquidación de haberes).

El Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano comunica

al Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación, Departamento de

Seguros y Activos Fijos en Tenencia, la fecha de desvinculación de la servidora o

servidor.

7.5.11 Cambiar registro de la servidora o servidor a estado “Inactivo”: Si la servidora o

servidor no continúa en la Unidad de Negocio, el Responsable de Contrataciones del

Departamento de Talento Humano verifica la fecha de cumplimiento del contrato y

modifica en el sistema el estado de la servidora o servidor a inactivo, de tal forma que

no sea considerado en el procesamiento de nómina.

7.5.12 Revisar renovaciones: El Jefe de Departamento de Talento Humano revisa el

informe, la acción, contrato o nombramiento y sumilla o suscribe los documentos

correspondientes en máximo dos (2) días laborables a partir de la recepción de la

documentación. En caso de observaciones, solicita al Responsable de Contrataciones

del Departamento de Talento Humano la modificación de los mismos.

7.5.13 Firmar renovaciones: El Subgerente Administrativo en máximo dos (2) días

laborables valida la acción, contrato o nombramiento, suscribe los documentos

correspondientes y remite el documento de contratación a la Gerencia de Unidad de

Negocio para su aprobación.

7.5.14 Aprobar renovaciones: El Gerente de la Unidad de Negocio revisa y suscribe la

acción laboral de contratación.

7.5.15 Notificar renovación al servidor o servidora: Una vez recibida la aprobación por

parte de la Gerencia, el Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento

Humano en máximo un (1) día laborable notifica a la servidora o servidor la

renovación del contrato/nombramiento.

7.5.16 Registrar y legalizar contrato de trabajo: Una vez firmado el contrato de trabajo por

la servidora o servidor, el Responsable de Contrataciones del Departamento de

Talento Humano envía el contrato al MRL para su respectiva legalización.



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7.5.17 Archivar documentación: Una vez que el contrato de trabajo ha sido legalizado, el

Responsable de Contrataciones del Departamento de Talento Humano y las

acciones, nombramientos están aprobadas por las autoridades competentes, entrega

la acción, contrato o nombramiento al Responsable de Expedientes del Departamento

de Talento Humano. Una copia de la acción, contrato o nombramiento se entrega a la

servidora o servidor.

7.6 Modificaciones de datos

Involucrados: Gerencia de Unidad de Negocio, Subgerencia Administrativa, Jefe del

Departamento de Talento Humano, Responsable de Movimientos de Personal del

Departamento de Talento Humano y Área o Departamento Requirente.

7.6.1 Solicitar movimiento de personal: El Jefe del Área Requirente solicita el

movimiento de personal por medio de una solicitud enviada al Departamento de

Talento Humano para su respectivo procesamiento.

7.6.2 Elaborar documento Acción Laboral o Acción Personal: El Responsable de

Movimientos de Personal del Departamento de Talento Humano en máximo dos (2)

días laborables a partir de la recepción de la solicitud de movimiento de personal

elabora el documento Acción Laboral o Acción Personal indicando modificaciones a

realizarse en el archivo maestro de personal, y luego envía el documento Acción

Laboral o Acción Personal al Jefe de Departamento de Talento Humano para su

revisión.

7.6.3 Revisar documento Acción Laboral o Acción Personal: El Jefe de Departamento

de Talento Humano revisa y sumilla el documento Acción Laboral o Acción Personal

elaborado por el Responsable de Movimientos de Personal del Departamento de

Talento Humano, en máximo dos (2) días laborables. Posteriormente, lo envía al

Subgerente Administrativo para su aprobación.

De no estar conforme el documento Acción Laboral o Acción Personal, el Jefe de

Departamento de Talento Humano solicita al Responsable de Movimientos de

Personal del Departamento de Talento Humano se realicen las modificaciones

respectivas.

7.6.4 Revisar y firmar documento Acción Laboral o Acción Personal: Una vez que el

Subgerente Administrativo revisa y aprueba el documento Acción Laboral o Acción

Personal, lo envía al Gerente de Unidad de Negocio para su aprobación.

7.6.5 Aprobar documento Acción Laboral o Acción Personal: El Gerente de Unidad de

Negocio aprueba el documento Acción Laboral o Acción Personal con las

modificaciones a realizarse en el archivo maestro de personal.

7.6.6 Modificar archivo maestro de personal: Con la aprobación del Gerente de la

Unidad de Negocio, el Jefe de Departamento de Talento Humano realiza la acción en



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el sistema y modifica la información de la servidora o servidor en base al documento

Acción Laboral o Acción Personal.

Los principales parámetros del sistema, sujetos a modificación son los siguientes:

localidad, departamento, centro de costo, puesto, grado salarial, escala salarial,

Unidad de Negocio, áreas, grupo localidad, grupo centro de costo y partida

presupuestaria.

7.7 Revisión periódica del archivo maestro de personal

Involucrados: Subgerencia Administrativa, Departamento de Talento Humano y

Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación.

7.7.1 Solicitar reporte de permisos de usuarios y modificaciones en archivo maestro

de personal: Anualmente, el Jefe de Departamento de Talento Humano solicita vía

correo electrónico al Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación

el reporte de usuarios y modificaciones sobre el archivo maestro de personal.

7.7.2 Revisar reporte de permisos de usuarios y modificaciones: El Responsable de

Departamento de Talento Humano en base al reporte de permisos de usuarios

emitido por el Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación,

verifica que los usuarios con acceso al archivo maestro de personal, estén de

acuerdo a lo definido por el Jefe de Departamento de Talento Humano.

Adicionalmente, en base al reporte de modificaciones el Responsable de

Departamento de Talento Humano valida que las modificaciones se realizaron de

acuerdo a la solicitudes o documentación que soporte la modificación.

7.7.3 Elaborar informe de gestión del archivo maestro de personal: El Jefe de

Departamento de Talento Humano elabora el informe de gestión del archivo maestro

de personal del periodo bajo análisis, el cual una vez elaborado es enviado vía correo

electrónico al Subgerente Administrativo para su respectivo análisis y procesamiento.

7.7.4 Revisar informe gestión del archivo maestro de personal: Anualmente, el

Subgerente Administrativo revisa el informe de gestión del archivo maestro de

personal. Del análisis realizado a este informe, el Subgerente Administrativo toma las

acciones pertinentes para corregir y/o mejorar la gestión del archivo maestro de

personal.

7.7.5 Eliminar usuarios no autorizados: En el caso que el Responsable de Departamento

de Talento Humano haya identificado a usuarios activos no autorizados, comunica al

Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación para su gestión.

El Responsable de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicación

procede a modificar o eliminar usuarios no autorizados para accesos o modificaciones

al archivo maestro de servidores.



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7.7.6 Validar reporte de permisos y usuarios final: Una vez que el Departamento de

Tecnología de la Información y Comunicación elimina los usuarios no autorizados,

genera desde el sistema el reporte y envía vía correo electrónico al Responsable de

Departamento de Talento Humano para su verificación final.


Involucrados: Subgerencia Administrativa, Subgerencia Financiera, Jefe del Departamento

de Talento Humano, Jefe Departamental, Responsable del Departamento de Talento

Humano, Responsable de la Subgerencia Jurídica, Responsable del Departamento de

Contabilidad, Responsable del Departamento de Tesorería, Revisor del Departamento de

Talento Humano y Revisor del Departamento de Contabilidad.

7.8.1 Registrar terminación laboral: Una vez recibida la renuncia o memorando de

terminación laboral por parte de la servidora o servidor, el Responsable del

Departamento de Talento Humano mediante el documento “Acción Laboral” realiza la

modificación de los registros, dando de baja en el sistema a la servidora o servidor

saliente.

El sistema excluye automáticamente a la servidora o servidor saliente, el cual no es

considerado para los procesamientos de nómina subsecuentes.

Adicionalmente, el Responsable del Departamento de Talento Humano comunica al

Jefe del Departamento de Servicios Generales, Jefe de Tecnología de la Información

y Comunicación, Jefe de Seguridad y Salud Laboral, Jefe del Departamento de

Contabilidad la fecha exacta de desvinculación del servidor o servidora de la Unidad

de Negocio.

7.8.2 Generar aviso de salida en el sistema del IESS: El Responsable del Departamento

de Talento Humano registra la salida de la servidora o servidor en el sistema de

Historia Laboral del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). Posteriormente,

el Responsable de Talento Humano comunica al Departamento de Seguros y Riesgos

la terminación laboral de la servidora o servidor para su gestión.

7.8.3 Realizar exclusión de póliza de vida y accidentes: El Responsable designado del

Departamento de Seguros realiza la exclusión de póliza de vida y accidentes en

máximo dos (2) días laborables a partir de la notificación de desvinculación del

servidor o servidora.

7.8.4 Solicitar detalle de novedades y valores a pagar o descontar: El Responsable del

Departamento de Talento Humano entrega el documento “Formulario de Salida” a la

servidora o servidor saliente; quién debe solicitar a los Jefes de Área, involucrados en

sus funciones laborales, a través del documento “Formulario de Salida” el detalle y

firma de las novedades y valores a descontar a la servidora o servidor.



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La servidora o servidor es responsable de recopilar las firmas de los Jefes de Área

detalladas en el formulario y entregarlo al Responsable del Departamento de Talento

Humano previo a su desvinculación de la Unidad de Negocio.

En el caso de activos fijos en tenencia, la servidora o servidor es responsable de

solicitar el descargo de los activos que se encuentren a su cargo. (PRO-FIN-10

Activos Fijos en Tenencia – Subproceso: Trasferencias)

7.8.5 Entregar Formulario de Salida: Una vez recopilada las novedades y valores a

descontar con las firmas, la servidora o servidor entrega el documento “Formulario de

Salida” al Responsable del Departamento de Talento Humano para continuar con la

gestión de la terminación laboral.

7.8.6 Elaborar liquidación de haberes y generar valores a liquidar: En base a la

información obtenida desde el sistema y el documento “Formulario de Salida”, el

Responsable de Liquidación de haberes del Departamento de Talento Humano en

máximo dos (2) días laborables elabora la liquidación de haberes con el detalle de

ingresos y egresos que correspondan a la servidora o servidor.

7.8.7 Verificar liquidación de haberes: El Responsable del Departamento de Talento

Humano procede a revisar en máximo dos (2) días laborables la conformidad de la

liquidación de haberes. Para ello valida la siguiente documentación:

- Renuncia o Terminación de relación laboral

- Ingresos/descuentos reportados por el sistema y desglose de vacaciones

- Descuentos/ingresos reportados y documentación soporte debidamente aprobada

- Baja de la servidora o servidor en el sistema de Historia Laboral del IESS

En caso de que la documentación es conforme, el Responsable del Departamento de

Talento Humano comunica al Responsable de liquidación de haberes del

Departamento de Talento Humano para su gestión. De no estar conforme la

documentación de la liquidación de haberes, solicita al Responsable de liquidación de

haberes del Departamento de Talento Humano revisar y volver a generar la

liquidación de haberes del colaborador.

7.8.8 Generar Acta de Finiquito y solicitud de pago: El Responsable de liquidación de

haberes del Departamento de Talento Humano genera el documento “Acta de

Finiquito” en el formato establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales en

máximo dos (2) días laborables; el “Acta de Finiquito” contiene la información de la

terminación laboral y los rubros preparados en la liquidación de haberes.

Adicionalmente, el Responsable del Departamento de Talento Humano en base a la

información obtenida en la liquidación de haberes genera la solicitud de pago de la

servidora o servidor.



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7.8.9 Revisar y aprobar Acta de Finiquito y solicitud de pago: Una vez generada el Acta

de Finiquito y solicitud de pago, el Jefe del Departamento de Talento Humano revisa y

firma en máximo dos (2) días laborables la conformidad de la liquidación de haberes y

solicitud de pago.

En caso de que la documentación es conforme, el Jefe del Departamento de Talento

Humano envía el “Acta de Finiquito” y solicitud de pago al Subgerente Administrativo

para su aprobación. De no estar conforme la documentación, el Jefe de Talento

Humano solicita al Responsable del Departamento de Talento Humano realizar las

respectivas correcciones.

7.8.10 Aprobar Acta de Finiquito y solicitud de pago: El Subgerente Administrativo revisa

y aprueba el “Acta de Finiquito” en máximo dos (2) días laborables y lo envía a la

Subgerencia Jurídica para su gestión; asimismo, envía la solicitud de pago al

Subgerente Financiero para su autorización.

7.8.11 Autorizar solicitud de pago de liquidación de haberes: El Subgerente Financiero

revisa y autoriza la solicitud de pago de liquidación de haberes elaborada por el

Departamento de Talento Humano en máximo dos (2) días laborables.

7.8.12 Validar Acta de Finiquito: El Responsable de la Subgerencia Jurídica valida que el

“Acta de Finiquito” cumple con los lineamientos establecidos en la normativa laboral

vigente a la fecha de la terminación de la relación laboral, así como la documentación

que respalda los descuentos constantes en el Acta en máximo dos (2) días

laborables.

7.8.13 Suscribir Acta de Finiquito: El Gerente de Unidad de Negocio revisa y suscribe el

“Acta de Finiquito” validada por el Responsable de la Subgerencia Jurídica como

constancia de su aprobación.

7.8.14 Contabilizar orden de pago de liquidación de haberes: El Responsable del

Departamento de Contabilidad en base a la orden de pago de liquidación de haberes,

registra la cuenta por pagar a las servidoras o servidores en máximo un (1) día

laborable.

7.8.15 Revisar registro orden de pago: Una vez que se ha registrado en el sistema la

orden de pago por concepto de liquidación de haberes, el Revisor del Departamento

de Contabilidad en máximo un (1) día laborable, revisa que las transacciones

manuales se encuentren contabilizadas como corresponde.

7.8.16 Procesar pago de liquidación de haberes: El Responsable del Departamento de

Tesorería procesa el pago de liquidación de haberes conforme a los montos

establecidos en la orden de pago; se realiza descargo de la cuenta por pagar a las

servidoras o servidores.



Versión: 0

Fecha: 31/01/2014

Página: 30 de 32

7.8.17 Generar turno para legalización del Acta de Finiquito: Una vez que el Acta de

Finiquito y el pago de liquidación de haberes son aprobados, el Responsable de

Talento Humano genera turno para la legalización del Acta de Finiquito en el

Ministerio de Relaciones Laborales.

El Responsable del Departamento de Talento Humano controla el estado de los

trámites de finiquitos vigentes y notifica a los interesados la fecha y hora fijadas por el

Ministerio de Relaciones Laborales para la suscripción del Acta de Finiquito, y el

posterior depósito de la liquidación en la cuenta respectiva.

7.8.18 Legalizar finiquito: El Responsable del Departamento de Talento Humano

comparece en el día y hora señalado en el turno correspondiente, a las

dependencias del Ministerio de Relaciones Laborales, con la documentación de

finiquito con la ex servidora o servidor a fin de que el inspector del trabajo, legalice

el acta de finiquito.

La ex servidora o servidor suscribirá el Acta de Finiquito y liquidación de haberes.

El inspector del Trabajo se retiene el Acta de Finiquito, y solicita que se entregue la

constancia de haberse realizado el depósito en la cuenta personal de la ex servidora

o servidor, previa la legalización del acta de finiquito por parte de la autoridad del

trabajo.

7.8.19 Archivar documentación del finiquito: Una vez que se ha finalizado el trámite de

legalización de finiquito, el Responsable del Departamento de Talento Humano

archiva la documentación soporte en el expediente de la servidora o servidor y

entrega el comprobante contable legalizado al Departamento de Tesorería.

8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas

Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación


Formulario –

Requerimiento de

Personal

Memorando de

justificación de

contratación de nuevo

recurso

Acta de resultados

de proceso de

selección

Informe de

contratación no

planificada

N/A


Documentación

habilitante entregada

por candidato

seleccionado

Contrato de

trabajo/nombra-

miento

N/A



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Fecha: 31/01/2014

Página: 31 de 32

7.3 Inducción

Contrato de

trabajo/nombramiento

firmado por candidato

seleccionado

Inducción realizada

a servidoras o

servidores

Evaluación del

proceso de

inducción

N/A

7.4 Renovaciones

Reporte con detalle de

contratos a prueba y

contratos a plazo fijo

próximos a vencer

Estado “inactivo”

de la servidora o

servidor en el

sistema

Informe para

renovación de

contrato/nombra-

miento

Acciones laborales

y personales

Contrato de

trabajo/nombra-

miento legalizado

Evolution

7.5 Ingresos en archivo maestro de personal

Documentación

habilitante recopilada

en el proceso de

selección

Nuevo colaborador

registrado en el

sistema

Nuevo colaborador

registrado en el

módulo de

recursos humanos

Notificación a

departamentos

involucrados la

información de

nuevo colaborador

Evolution

IFS

7.6 Modificaciones de datos

Solicitud de

movimiento de

personal

Acción Laboral o

acción personal

Información de la

servidora o

servidor modificada

en el sistema

Evolution



Versión: 0

Fecha: 31/01/2014

Página: 32 de 32

7.7

Revisión periódica del archivo maestro de personal

Necesidad de revisión

del archivo maestro

de personal

Informe de gestión

del archivo

maestro de

personal

Evolution


Renuncia o

memorando de

terminación laboral

Exclusión de póliza

de vida y

accidentes

Liquidación de

haberes

Acta de finiquito

Orden de pago

Finiquito legalizado

Historia

Laboral

IESS

Evolution

9. Referencias

9.1 Ley Orgánica de Empresas Públicas.

9.2 Código de Trabajo.

9.3 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos.

9.4 Reglamento Interno de Trabajo

9.5 Reglamento de Contrataciones Temporales CELEC EP – Transelectric.

10. Difusión

10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad a través de la intranet de CELEC EP – Unidad de Negocio Transelectric.

10.2 El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso.

10.3 La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién administra las versiones impresas originales de los documentos.

Código - CELEC EP · acciones laborales en general y retiro. ... - Quedan eximidos del certificado...

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