Contingutieslaasuncion.org/departamento/documentos/apuntes/67.pdf · 2018. 10. 26. · Access per...

��

��

��

��

��

��

��

��

��

Contingut

1. L’entorn de treball d’Access ............................................... 71. Bases de dades. Conceptes i terminologia .................................................... 7

Bases de dades Relacionals ....................................................................... 7Què és una Base de Dades? I una Taula? ................................................ 8Què és un Registre? I un Camp? ............................................................... 8

2. Les àrees de treball .......................................................................................... 83. L’ajuda ............................................................................................................. 10

2. Definició del projecte de base de dades ......................... 111. Planificació de la base de dades ................................................................... 112. Proposta de base de dades ........................................................................... 11

3. Creació de la Base de Dades i les seves Taules............. 131. Creació de la Base de Dades ......................................................................... 132. Creació de la Taula ......................................................................................... 153. Creació de camps. Tipus i Propietats ........................................................... 16

Donar noms als camps .............................................................................. 17Propietats dels camps tipus text .............................................................. 17Propietats específiques dels camps tipus Numèric o Moneda .............. 18Propietats específiques dels camps tipus Data / Hora ........................... 19Propietats específiques camps tipus Autonumèric ................................ 19Propietats específiques camps tipus Si/No ............................................. 19Propietats específiques per entrar dades a camps amb Máscara deentrada ........................................................................................................ 20

4. Guardar el disseny de la taula ....................................................................... 21

4. Gestió de les dades de la taula ........................................ 221. Entrar registres a la Taula.............................................................................. 222. Eliminar registres ........................................................................................... 233. Modificar registres ......................................................................................... 234. Classificació dels registres ........................................................................... 235. Buscar / Substituir registres ......................................................................... 236. Filtrar registres ............................................................................................... 24

Filtres per formulari ................................................................................... 24Filtres per selecció ..................................................................................... 25

7. Impressió dels registres de la Taula ............................................................. 258. Relacions entre Taules................................................................................... 26

Tipus de relacions ...................................................................................... 26Propietats de la unió .................................................................................. 27

9. Visualització de les taules vinculades .......................................................... 2710. Altres opcions............................................................................................... 28

��

��

��

5. Creació d’un Formulari...................................................... 291. Creació d’un formulari per a gestionar les dades ....................................... 292. Seccions del formulari. Encapçalament, peus i detall ................................ 303. Els controls. Tipus.......................................................................................... 314. Inserint camps en el formulari ...................................................................... 315. Alinear els camps ........................................................................................... 326. Donar format als camps................................................................................. 337. Agrupar els controls ...................................................................................... 338. Formats condicionals als camps .................................................................. 349. Guardar el formulari ....................................................................................... 348. Ordre de tabulació dels camps ..................................................................... 349. Posant títol i botons al formulari ................................................................... 3510. Propietats dels controls ............................................................................... 36

Propietats del control «Etiqueta» ............................................................. 37Propietats del control «Quadre de text» .................................................. 38Expressions en controls calculats ........................................................... 39Propietats del control «Grup d’opcions» ................................................. 40Propietats del control Botó d’Opció ......................................................... 40Propietats del control Casella de Verificació .......................................... 40Propietats del control Botó d’Alternar ..................................................... 40Propietats del control «Botó d’ordre o comandament» ......................... 41Propietats del control «Quadre combinat» o «Quadre de llista» ........... 42Propietats del control «Imatge» ................................................................ 43Propietats del control «Subformulari / Subinforme» .............................. 43Propietats del control «Marc d’objecte independent» ............................ 44Propietats del control «Marc d’objecte dependent» ............................... 44Propietats del control «Salt de pàgina» ................................................... 45Propietats del control «Línia» ................................................................... 45Propietats del control «Rectangle» .......................................................... 45Botó Més controls ...................................................................................... 45Propietat del control «Control fitxa» ........................................................ 46Propietats d’una pestanya de la fitxa ....................................................... 47Propietats del Formulari ............................................................................ 48Propietats de les seccions del Formulari ... 49

6. Creació d’Informes ............................................................ 501. Creació de l’informe per a la impressora ..................................................... 502. Filtrat bàsic de registres ................................................................................ 523. Propietats de l’Informe................................................................................... 52

7. Creació de Consultes ........................................................ 541. Creació de la Consulta ................................................................................... 542. Tipus de Consulta........................................................................................... 553. Consultes espíciques de SQL ....................................................................... 56

Tipus de consultes SQL ............................................................................ 564. Vincular la Consulta a un Informe ................................................................. 57

Consultes amb varis criteris ..................................................................... 58

��

��

��

Consultes amb quadres de diàleg ............................................................ 585. Propietats de la Consulta............................................................................... 59

8. Creació de Subformularis / Subinformes ........................ 611. Creació del Subformulari ............................................................................... 612. Creació del Subinforme ................................................................................. 62

9 Creació de Macros .............................................................. 651. Creació de la Macro........................................................................................ 652. Accions per a Macros .................................................................................... 66

10. Creació d’una Aplicació .................................................. 67

11. Propietats de la Base de Dades...................................... 68Propietats d’un objecte ............................................................................. 68

12. Opcions de configuració d’Access ................................ 691. Opcions d’inici d’una Base de Dades ........................................................... 692. Opcions generals de configuració d’Access ............................................... 69

13. Utilitats de l’entorn d’Access.......................................... 711. Compactar i Reparar la Base de Dades ........................................................ 712. Convertir una Base de dades ........................................................................ 713. Crear Base de Dades en format MDE ........................................................... 724. Posar una paraula clau a la Base de Dades ................................................. 725. Xifrar la Base de Dades.................................................................................. 726. Autocorrecció dels noms dels camps .......................................................... 737. Assegurar la Base de Dades ......................................................................... 73

14. Crear una rèplica de la Base de Dades ......................... 751. Crear la rèplica................................................................................................ 752. Sincronitzar la rèplica amb la Base de Dades original ............................... 75

15. Límits per a Access ......................................................... 76

��

��

��

És normal que es facin servir varies BdD per a diferents objectius i informació. Sovint, però, en lesBdD hi ha informació que es repeteix i que es podria optimitzar de forma que només relacionant unainformació d’una BdD ja servís per obtenir tota la informació necessària.Pensem en dues BdD, una de dades bàsiques dels nostres Clients, i una altra amb les dades de lesfactures que emetem. Podrien perfectament funcionar les dues BdD de forma independent, la primeraper a les nostres consultes, llistats, etiquetes, etc. i la segona a on hi anirien les dades del client i delsproductes facturats.Si fossin BdD Relacionades, a la BdD de factures emeses en quant a informació del client només higuardaríem el codi de client de la BdD de clients, sent d’aquesta forma una BdD Relacional, la qualemmagatzema informació amb el mínim de repeticions i amb el mínim d’ocupació del nostre disc dur.Access per defecte és un Sistema d’Administració de Bases de Bades Relacionals, -RelationalDatabase Management Systems RDBMS.-

Taula de factures emeses

Taula de Clients

BdD i Taula de Clients

Camps relacionats

BdD de Factures Emeses

Si no fos una BdD Relacional, en laTaula de Factures Emeses s’haurien deguardar tots els camps i registres deClients. Sent relacional, només calguardar el codi del client, que estàreferenciat amb la BdD de Clients.

Una Base de Dades –BdD- és un conjunt d’informació diferent relacionada amb un propòsit particular.Es pot tenir una BdD per tenir la informació de les dades del personal de l’empresa, una BdD percontrolar i imprimir contractes laborals, una BdD de Nòmines, de Clients, de Llibres, Videos,Fotografies, etc.

1. L’entorn de treball d’Access1. Bases de dades. Conceptes i terminologia

Bases de dades Relacionals

��

��

��

Què és una Base de Dades? I una Taula?

Què és un Registre? I un Camp?

Per Access, una Base de Dades és un lloc a on hi ha tots els objectes necessaris per a portar una tascadeterminada. Es a dir, en l’exemple anterior, si relacionem la BdD de Clients amb la BdD de facturesEmeses, i sembla lògic que així sigui, això serà una Base de Dades, i haurà dins d’ella dues Taules, lade Clients i la de Factures Emeses.De forma esquemàtica, una Base de Dades sempre serà el contenidor d’altres bases de dades, que se’ndiran Taules. També pot ser que una BdD només tingui una Taula.De forma física, una BdD és una arxiu que tindrà un nom, que generalment tindrà relació amb la sevafunció, i una extensió MDB ó MDE. Un exemple podria ser “factures.mdb”.Una BdD d’Access no tal sols hi emmagatzema les diferents taules que necessitem, sinó que també hiconté les diferents pantalles d’introducció de dades, els informes per impressora, el disseny de lesetiquetes, els llistats, les macros, la programació en VisualBasic, etc. Hi és tot en un sol arxiu.

Tota la informació d’un sol objecte en una Taula és un Registre.En la Taula de Clients, totes les dades d’un client és un registre.

Cada element individual d’un registre és un Camp.En la Taula Clients, una dada d’un client com pot ser el Carrer se’n diu camp.

CampRegistres

2. Les àrees de treballEn Access hi ha diferents àrees de treball o pantalles.

Barra de menú principal

Barra d’eines

Barra de la base de dades

Elements de la base de dades

Barra d’estat

��

��

��

Objectes:

• Taules: Lloc a on estan definides i emmagatzemades les diferents dades. S’hi pot entrar, modifi-car, eliminar o consultar informació.

• Consultes: A on estan guardades les preguntes o consultes que es fan a una o varies taules per talde recuperar informació seleccionada o filtrada.

• Formularis: Són les pantalles utilitzades per a entrar, modificar, eliminar o consultar informació ales taules. És un disseny de pantalla fet a mida.

• Informes: Són els diferents tipus de llistats, tant per pantalla com per impressora, que es necessitenfer.

• Páginas: Permet crear pàgines Web que contindran connexió a una base de dades, de forma quetenint-la en un servidor d’Internet, els usuaris podran fer-hi consultes.

• Macros: Són un conjunt d’accions que es vol que s’executin en un moment donat.• Mòduls: Són el conjunt de procediments, o petits programes, que estan escrits en llenguatge

VisualBasic, que serveixen per a donar més potencialitat a les aplicacions d’Access.

Grups:

• Favoritos: Permet afegir-hi accessos directes a objectes de bases de dades.

Barra de la base de dades:

• Abrir o Vista Prévia: es mostra en pantalla el contingut de l’objecte que està seleccionat,taula, consulta, formulari, etc. Aquesta opció també s’activa fent doble clic amb el ratolí enl’objecte.

• Diseño: Permet obrir l’estructura de l’element seleccionat per a la seva modificació/consulta.• Nuevo: Permet crear un nou element dins de l’objecte que s’estigui, Taula, Consulta, Formulari,

etc.

��

��

��

3. L’ajuda

L’ajuda bàsicament s’activa amb la tecla defunció F1, a on si està activat l’Ajudant del’Office, sortirà una pantalla en que depenentd’on estigui el cursor, mostrarà informació re-lacionada amb el tema.Si no està activat l’Ajudant de l’Office, esmostra l’ajuda pròpiament dita del programaWord, amb les tres pestanyes clàssiques deWindows per a aconseguir ajuda (Contingut,Assistent i Índex)

Si està activat l’Ajudant de l’Office, es mostra l’ajudant amb algunes propostesd’ajuda i incloent al mateix temps una caixa per a poder-li fer la consulta.

Amb l’opció “?-Qué es esto?” el punter del mouse esconverteix en un interrogant, i apuntant en qualsevol llocdel document o d’algun menú, en dona l’ajuda ocaracterístiques corresponents. També s’activa amb My F1.

A la pantalla de l’Ajudant de l’Office hi ha la possibilitat de canviar la imatgeanimada de l’ajudant i d’altres paràmetres relacionats amb l’ajuda.

��

��

��

2. Definició del projecte de base de dades

Abans de començar a dissenyar una BdD i a entrar informació, cal tenir clar i en ment com ha de serla BdD i què en volem. Quina classe d’informació tenim per entrar, com la volem entrar, quinsresultats necessitem, tant visuals com impresos, i qui la farà servir.Totes aquestes reflexions són importantíssimes abans de començar a treballar. Access és un sistemaobert, podent fer a posteriori retocs, tant en el tipus de dades dels camps, afegir menús, consultes,informes, etc. Però en una BdD Relacional, sovint passa que depèn de com es dissenyi, pot ser quesigui força difícil fer una modificació que no hi havíem pensat anteriorment.Tant mateix, caldria agafar per norma que per a qualsevol BdD fos necessari documentar-la, posantper escrit l’Objecte de la BdD, les Possibilitats que té, les taules de que es composa i per a quèserveixen, els seus diferents camps i propietats, les pantalles i els informes, macros que hi puguihaver, etc.Sembla excessiu, donat que en el moment que l’estem dissenyant ens en recordem de tot.Però quan sigui necessari fer algun retoc al cap d’algun temps, si no està documentada, perdremforça el temps intentant descobrir perquè vàrem fer segons què.

1. Planificació de la base de dades

2. Proposta de base de dadesPer aquest document, els exemples es basaran en una BdD concreta, donat que és més ràpid d’assimilarel funcionament del programa amb exemples visuals i concrets.Ens proposem fer una BdD de gestió de Factures Emeses. Tindrem les següents Taules:

• una de Clients• una de Factures Emeses• una de contingut per cada factura emesa• una de cobraments de factures• una de Bancs i Caixes

• Una taula de Clients perquè és lògic que tinguem una fitxa amb cada client, amb les seves dadesfiscals, etc. D’aquesta forma, a la factura només hi guardarem el codi del client. Si no tinguéssimla taula de clients, hauríem d’entrar les dades de cada client cada vegada que féssim una factura.

• Una taula de Factures emeses, perquè en algun lloc hem de guardar les dades de les factures queemetem, amb el codi del client, la data, el número de factura, etc. Però hi ha una particularitat: acada client, quan li facturem, quants articles hi haurà a cada factura? No ho sabem, tant n’hi podenhaver un com quinze com trenta. En aquest cas és obligat fer una altra taula que relacioni elnúmero de factura i la quantitat d’articles que es facturin, sense límit.

• Amb la taula de contingut de cada factura ens assegurem de que la BdD ocupa el mínim, el necessarinomés per a cada client, tant si en una factura només li facturem un servei com cinquanta.

• Una taula de cobraments de factures, perquè en algun lloc hem d’apuntar el que cobrem i, perdefecte, el que ens deuen. Ho podríem anotar en la taula de factures emeses, però amb unaparticularitat: la factura la cobrarem sencera? Si és així cap problema, és un sol camp i una data;però si el client ens paga en 2, 3, ó 12 cops, com li diem? Com sabem el que ens deu? Ens cal unataula que relacioni el número de factura i l’import que cobrem i la data, sense importar el númerode cobraments parcials que ens facin.

• Una taula de Bancs i Caixes a on s’hi guardarà el codi de l’entitat i el seu nom. D’aquesta formaevitem haver d’entrar a cada client aquestes dades, a on només entrant-hi el codi de l’entitat de lesque hi tenim entrades, ja valdrà, evitant errades en el text i guanyant rapidesa i aconseguint fer laBdD de Clients menor.

��

��

��

L’esquema de les relacions entre les diferents taules és la següent:

D’aquestes taules, se’n generen varies pantalles d’introducció/modificació/eliminació de dades, i almateix temps varies informes per a la impressora/pantalla.

S’han de crear les pantalles d’introducció/modificació/eliminació de dades de la taula de Clients,Bancs i Caixes i una per a les Factures emeses, conjuntament amb el seu contingut i imports cobrats,aquestes dues últimes en forma de subformulari de Factures emeses, perquè les tres estiguin en unamateixa pantalla.

També s’han de crear informes per a la impressora, com poden ser llistat fitxa dels clients que tenim,llistat de factures a enviar, facturació feta per mesos, facturació feta per clients, etc, llistats d’IVA,llistats de factures per cobrar, de factures cobrades en un periode determinat, etiquetes, sobres, etc.Aquesta és una petita definició del que volem fer. A mesura que anem avançant aniran sortint detallsi ampliacions. Al final de tot, i quan tinguem clars tots els conceptes i eines que hi ha en Access, jatindrem una aplicació sencera i l’entendrem.

Al mateix temps, aquesta és una forma de les tantes que hi ha, i que cadascú pot fer de forma diferentper a fer una BdD per a gestionar les Factures Emeses.

��

��

��

3. Creació de la Base de Dades i les seves Taules

Per crear la taula , abans serà necessari crear una Base de Dades per a poder-hi encabir tot el que anemfent.Només d’executar la BdD Access, surt un menú a on podem triar si volem obrir una BdD ja existent(Archivo-Abrir base de datos ó CTRL + O), o bé crear-ne una de nova, en blanc o bé que Accessens ajudi amb el seu assistent (Archivo-Nueva base de datos ó CTRL + U).

1. Creació de la Base de Dades

Si s’agafa l’assistent per a la creació de BdD, Access mostrarà una sèrie de plantilles estàndard,amb uns noms indicatius del seu propòsit, mostrarà els camps que ja porta incorporats per defecte,etc.

Si s’agafa l’opció Obrir un arxiu existent, es mostraràun quadre de diàleg a on haurem se seleccionar la car-peta a on tenim guardada la BdD a obrir.

Si es selecciona amb l’assistent i es tria l’opció d’un Projecte de BdD, Access crearà un arxiu tipus.ADP que és un arxiu que proporciona accés a una BdD de MS SQL Server per mitjà de l’arquitecturade components OLE DB.A l’hora de crear la BdD, Access demana el nom del servidor SQL. La forma de crear formularis,informes, macros, etc, es pràcticament igual al que s’utilitza per a crear una BdD d’Access senseconnexió SQL.

��

��

��

Si es tria l’opció de Crear una base de dades d’Access en blanc, “Blank database” es mostra unquadre de diàleg a on li hem de donar un nom a la BdD i escollir la carpeta a on la volem guardar.

Carpeta a on esguardarà la BdD

Nom de la BdD

A partir d’aquest moment ja podem crear objectes, com poden ser taules, informes, pantalles, etc, iencabir-les en la BdD que hem creat.

��

��

��

2. Creació de la TaulaPer crear la taula, caldrà tenir activat l’objecte “Tablas” i pitjar el botó “Nuevo”.Si en volguéssim modificar una de ja creada, escolliríem l’opció de “Diseño”, i si d’una taula creadaen volguéssim veure el seu contingut, les dades, escolliríem l’opció “Abrir”.

Triem l’opció Tablas-Nuevo i a continuació surtel menú de l’assistent de la creació de taulesque ens indica varies opcions:

Tot i que hem creat una BdD nova, sembla que al’opció Tablas ja hi hagin taules creades. Sónels assistents per a la creació de taules:

• Crear una tabla en vista Diseño: entraen la pantalla de definició dels camps dela taula.

• Crear una tabla utilizando el asisten-te: s’engega un assistent que proposacamps per a la taula.

• Crear una tabla introduciendo datos:entra en una pantalla de caselles a on cadacolumna és un camp.

Aquests assistents es tornen a visualitzar si estria l’opció Nuevo.

• Vista hoja de datos: És la mateixa opció que l’anterior Crear una tabla introduciendo datos.• Vista Diseño: És la mateixa opció que l’anterior Crear una tabla en vista Diseño.• Asistente para tablas: És la mateixa opció que l’anterior Crear una tabla utilizando el asis-

tente.• Importar tabla: És un assistent que permet importar altres BdD o taules externes d’Access o

d’altres fabricants com poden ser Lotus, dBase, Paradox, etc.• Vincular tabla: Crea taules vinculades a d’altres d’externes.

Vista hoja de datos

Vista Diseño

��

��

��

Asistente para tablas Importar o Vincular tabla

Agafarem l’opció de “Vista diseño”.

3. Creació de camps. Tipus i PropietatsHi ha els següents tipus de camps: Text, Memo, Numèric, Data/hora, Moneda, Autonumèric ocomptador, Si/no, Objecte OLE, Hipervincle i Assistent per a búsquedes.

• Text: Permet entrar text, números, combinació de text i números. Si són números, no realitzacàlculs numèrics. És el camp predefinit per Access. El camp té l’amplada fixada a l’hora deldisseny, i com a màxim fins a 255 caràcters.

• Memo: Permet encabir-hi grans quantitat de text, sense definir prèviament la seva grandària. Màximde 65.535 caràcters, unes 27 pàgines.

• Numèric: Dades numèriques utilitzatdes per a càlculs matemàtics. Hi ha varis tipus de campsnumèrics que permeten entrar diferents grandàries de números.

• Data/hora: Permet guardar-hi valors de data i d’hora. Fins l’any 9999.• Moneda: Per a valors numèrics de fins a 4 decimals.• Autonumèric o comptador: Valor numèric que Access s’encarrega d’incrementar automàticament

d’un en un, ó bé aleatòriament.• Si/no: Valors que només admeten una resposta, Si o No, Verdadero o Falso, Activado o Desactivado.• Objecte OLE: Permet contenir objectes com gràfics, sons, altres programes, etc. de tecnologia

OLE, podent estar vinculats o incrustats.• Hipervincle: Dades amb adreça de vincle URL d’Internet incorporada.• Assistent per a búsquedes: Permet elegir un valor d’una altra taula.

Cada línia o fila és un Camp, associat a un tipusde dades.

Propietats dels camp a on està el cursor del ratolí.

��

��

��

Donar noms als camps

Els noms dels camps, controls i objectes tenen les següents característiques:

• Poden tenir fins a 64 caràcters.• Poden incloure qualsevol combinació de lletres, números, espais i caràcters especials, excepte el

punt (.), el signe d’admiració (!), l’accent greu o obert (`) i els claudàtors ([]).• No pot començar cap nom amb un espai en blanc.• No poden tenir caràcters de control (valors ASCII de 0 a 31)• El nom no pot coincidir amb cap altre nom de propietat o altre element o paraula reservada que

utilitzi Access.

Per últim, cal indicar que en qualsevol BdD hi ha d’haver algun camp que sigui definit com a clauprincipal, que el seu contingut no es pugui repetir, i que serveixi a l’hora per fer les relacions ambd’altres taules.Per exemple, en la taula de clients, semblaria que el NIF del client ja ens valdria; i podria ser així. Peròel NIF és un camp força llarg. Potser valdria més incloure un nou camp, que li direm “codiclient” i queserà Autonumèric, començant des de 1.

Mida del camp: Permet indicar el número de caràcters màxim que podrà contenir el camp.Format: Crea una forma personalitzada de presentació visual o impresa de les dades. Només afecta acom es presenten les dades, no a com estan emmagatzemades. Es poden indicar els següents símbols:

@ Es necessita com a mínim un caràcter de text o un espai.& No és necessari un caràcter de text< Converteix tots els caràcters a minúscules> Converteix tots els caràcters a majúscules

Títol: Asigna un nom al camp, que s’utilitzarà en les etiquetes dels controls dels formularis o infor-mes. Si no hi ha camp nom a títol, en les etiquetes s’utilitzarà el nom del camp.Valor predeterminat: Valor per defecte que agafarà el camp en un nou registre, podent-se canviar.Regla de validació: Condicions que ha de complir el valor del camp quan s’introdueixi un nou valor.Alguns exemples poden ser:

<>0 Introduir un valor diferent de zero.>1000 o Es Nulo Valor superior a 1000 o cap valor.Como “A????” El text ha de tenir 5 caràcters, i el primer ha de començar per la

lletra A.>=#1-1-97# Y <=#31-12-97# La data ha d’estar compresa durant l’any 1997.1 o 2 o 3 Introduir un dels 3 valors=”Comptat” o “Targeta” Només es pot introduir un dels dos valors.

Per a cada camp, s’han d’observar les propietats que té. Algunes ja estan predefinides per Access idepenent del tipus de dades, altres estan en blanc.

Propietats dels camps tipus text

��

��

��

Text de validació: Missatge que es vol que apareixi quan sorgeixi un error en la Regla de validació. Sino es defineix cap text, Access en mostra un de propi.Exigit: Fa obligatòria l’entrada de dades en aquest camp.Permetre longitud zero: Permet cadenes de text de longitud zero.Indexat: Determina si Access guardarà un índex d’aquest camp. Si és així, les búsquedes de registresper aquest camp seran més ràpides.

No El camp no estarà indexatSi-amb duplicats Estarà indexat, però en el camp pot haver-hi valors repetits.Si-sense duplicats Estarà indexat, però no hi podrà haver cap valor repetit.

Mida: Fixa la mida màxima que podran tenir els valors camp.

Byte Emmagatzema números entre 0 i 255, sense decimals ni negatius.Entero Per a números entre –32.768 a 32.767, sense decimals.Entero largo Entre –2.147.482.648 a 2.147.482.647, sense decimals.Simple Entre –3,402823E38 i –3.402823E38, amb 7 decimals.Doble Entre –1,79769313486231E308 a 1,79769313486231E308, amb 15 decimals.Id de rèplica S’utilitza per a BdD replicades.

Propietats específiques dels camps tipus Numèric o Moneda

El tipus Entero largo és el predeterminat per Access. Si es pensa fer una relació d’aquest camp amb unaltre d’una Taula de tipus Autonumèric, aquest cal que sigui Entero Largo.Un cop definida la mida del camp i havent entrat dades, es pot canviar la mida. Però si la mida escanvia per una de més petita, es perdran dadesFormat: Crea una forma personalitzada de presentació visual o impresa de les dades. Només afecta acom es presenten les dades, no a com estan emmagatzemades. Valors predefinits:

Número general: Mostra el número tal i com s’introdueix. És el Predeterminat.Moneda: Utilitza el separador de milers, números negatius entre parèntesis.Fix: Es visualitza com a mínim un dígitEstàndard: Utilitza el separador de milers.Percentatge: Multiplica el valor per 100 i afegeix el signe %.Científic: Utilitza la notació científica estàndard.

També es pot definir un format personalitzat:

0 Marcador de dígits. Mostra, com a mínim, un dígit, i si no n’hi ha cap, mostra un 0.000 Acabar d’emplenar per l’esquerra tants zeros com manquin de la sèrie donada.# Marcador de dígits. Mostra, com a mínim, un dígit, i si no n’hi ha cap, no mostra res.#.### Posa separació de milers a un valor.

Decimals: Permet fixar el número de decimals. Si es deixa en Automàtic, el camp agafarà el númerode decimals prefixat en relació al format del camp.

��

��

��

També es pot definir un format personalitzat:

d Dia del mes en 1 o 2 dígits, segons sigui necessari (1 al 31).dd Dia del mes en 2 dígits (01 al 31).ddd Les 3 primeres lletres del dia (Dom, Sab).dddd Nom complert del dia (Domingo, Sábado).e Dia de la setmana (1 al 7).ss Setmana de l’any (1 al 54).m Mes de l’any en 1 o 2 dígits segons sigui necessari (1 al 12).mm Mes de l’any en 2 dígits (01 al 12).mmm Les 3 primeres lletres del mes (Ene-Dic).mmmm Nom complert del mes (Enero-Diciembre).t Data presentada com un trimestre de l’any (1 al 4).a Número del dia de l’any (1 al 366).aa Últims 2 dígits de l’any (01 al 99).aaaa Any complert (100 al 9999).

Propietats específiques dels camps tipus Data / Hora

Format: Crea una forma personalitzada de presentació visual o impresa de les dades. Només afectaa com es presenten les dades, no a com estan emmagatzemades. Valors predefinits: Fecha general,Fecha larga, Fecha mediana, Fecha corta, Hora larga, Hora mediana i Hora corta.

h Hora del dia en 1 o 2 dígits, segons sigui necessari (0 a 23).hh Hora en 2 dígits (00 a 23).n Minut en 1 o 2 dígits (0 a 59).nn Minut en 2 dígits (00 a 59).s Segons en 1 o dos dígits (0 a 59).ss Segons en 2 dígits (00 a 59).

Propietats específiques camps tipus Autonumèric

Nous valors: Permet especificar la forma en que s’incrementaran els camps a l’afegir nous registres.Incrementalment: Els valors s’incrementaran d’un en un correlativament. És el predeterminat.Aleatòriament: Els valors rebran un valor aleatori. Necessàri per a BdD replicades.

Format: Permet especificar aquest format a dades que només sigui vàlida una resposta, de dues. Elsformats per triar són: Si o No, Verdadero o Falso, Activado o Desactivado.

Propietats específiques camps tipus Si/No

��

��

��

Propietats específiques per entrar dades a camps amb Máscara de entrada

Màscara de entrada és un format més complert, amb parèntesi, punts o guions i d’altres símbols queespecifiquen a on s’han d’introduir les dades, de quin tipus han de ser, i quants. Aquests caràctersd’opcions es poden emmagatzemar o no com a dades.La màscara pot tenir 3 parts separades pel signe punt i coma (;) Per exemple: (###) 000-00-00;1;*

1. La primera part (###) 000-00-00 especifica l’entrada de dades en sí.2. La segona part 1 indica si els caràcters de la màscara com parèntesi, etc es guarden juntament amb

les dades entrades per l’usuari. Si és 0 es guarden, si és 1 o res, no es guarden.3. La tercera part * indica el caràcter que s’ha de mostrar a on en la màscara hi hagi espais.

0 Dígit (0 al 9) obligat d’entrar.# Dígit o espai, no obligat (si no s’entra algun dígit, es converteixi en espai). Signes + i - permesos.

9 Dígit o espai no obligat. Signes + i - no permesos.L Lletra (A a Z) obligada d’entrar.? Lletra (A a Z) opcional.A Lletra o dígit obligat.A Lletra o dígit opcional.& Qualsevol caràcter o espai obligat.C Qualsevol caràcter o espai opcional.< Converteix els caràcters que vinguin a continuació a minúscules.> Converteix els caràcters que vinguin a continuació a majúscules.! Fa que s’entrin les dades de dreta a esquerra.\ Fa que el caràcter que vingui a continuació sigui un literal ASCII \)= ).

Exemples:Camp Màscara Entrant els valors Resultat

Telèfon (###)#00.00.00;0;_ (___)___.__.__ (973)765.90.33Nº Seg.Social 00/0000000-00;0;* **/*******-** 08/0321876-98NIF 00000000>L;;* ********* 79823176B

Així doncs, els noms dels camps i el seu tipus de la BdD de cada taula seran:

Taula: ClientsDescripció Camp Tipus Longitud

Codi del client Codiclient Autonumèric Clau

Nom del client Nom Text 30

Carrer Carrer Text 30

Codi postal Cp Text 5

Població Poblacio Text 30

Nif Nif Text (sense duplicats) 15

Telèfon Telefon Text 15

Codi de la Caixa/Banc Codi_caixa_banc Numèric entero largo

Oficina, dc i nº compte Oficina_dc_compte Texto 16

Data d’inici d’operacions Datainicioperacions Data/hora dd-mm-aaaa

El client està en actiu? Esta en actiu? Si/no

Comentaris Comentaris Memo

��

��

��

Taula: Bancs i CaixesDescripció Camp Tipus Longitud

Codi de la caixa/banc Codi caixa/banc Numèric Clau

Nom de la Caixa/Banc Nom caixa/banc Text 30

En l’apartat “Descripción” hi pot anar, optativament, una descripció del camp, per a futures revisionsque sapiguem que es volia dir amb el nom d’un camp en concret, el seu contingut i el seu funcionamento una ajuda per l’usuari. Cal pensar que el text que hi posem es mostrarà en el Formulari en la barrad’estat.

Taula: ContingutDescripció Camp Tipus LongitudIdentificatiu del contingut Id_contingut Autonumèric ClauNúmero de factura Numfac Text 7Unitats que es facturen Unitats Numèric DobleDescripció Descripcio Text 200Preu per unitat Preunitat Numèric DobleTant per cent d’IVA Tpciva Numèric EnteroData de relalitz.de la feina Datafeina Data dd-mm-aaaa

Taula: Factures cobradesDescripció Camp Tipus LongitudIdentificatiu de fact.cobrades Id_fact_cobrades Autonumèric ClauNúmero de factura Numerofact Text 7Import que es cobra Importcobrat Numèric DobleData del cobrament Data Data/hora dd-mm-aaaa

Taula: Factures emesesDescripció Camp Tipus LongitudIdentificatiu de cada factura Id_fact_emeses Autonumèric ClauNúmero de factura Numfactura Text 7Data de la factura Datafactura Data/hora dd-mm-aaaaCodi del client Client Numèric Entero largoData de venciment Venciment Data/hora dd-mm-aaaaConcepte general Conceptegral Memo

4. Guardar el disseny de la taula

Un cop acabat el disseny, s’ha de guardar en la BdD, amb l’opció“ARCHIVO-Guardar” o bé fent clic amb el ratolí en el botó detancar la finestra de definició de campsEns proposarà el nom per defecte de “Tabla1” i li canviem pel deClients.

Hi ha altres opcions de guardar una taula, com són guardar la taula amb un altre nom dins de la mateixaBdD, o bé guardar-la en una BdD nova d’Access o d’un altre format, com FoxPro, dBase, HTML, etc.Caldrà anar al menú “Guardar como o exportar”.

��

��

��

Un cop a taula està dissenyada, ja s’hi pot treballar, amb la pantalla quadriculada de la taula. Caldràtenir activada la pestanya “Tablas” i pitjar el botó “Abrir”, o bé fer doble clic en el nom de la taula.La pantalla que apareix és similar a la d’un full de càlcul, amb files que són els registres, i ambcolumnes, que són els camps.

Si la taula és extensa en quant a camps, segurament no es podran visualitzar tots de cop en la pantalla,apareixent una barra de desplaçament horitzontal per tal de poder-hi arribar.L’amplada de les columnes es pot modificar amb el mouse, cosa que no afecta a la informació quecontenen, ni a l’amplada del camp.La barra de desplaçament vertical serà per quan tinguem més registres dels que puguem visualitzaren la pantalla de cop.

��Més camps.

4. Gestió de les dades de la taula1. Entrar registres a la Taula

Per entrar dades, només cal anar passant de camp en camp amb les tecles de moviment de fletxa, oamb ENTER o amb la tecla TAB i entrar la informació necessària.Un cop entrats els registres, no hi ha l’opció de guardar registres, sinó que ja es va gravant cada canvique es fa en cada camp de forma automàtica.

Selector de registres

Número de registre a on està elcursor

Número total de registres de la TaulaBarres de desplaçamentvertical i horitzontal

Registre a on està elcursor

Registre preparat per aser creat

L’última fila és la que es fa servir per entrar un nou registre, estant sempre en blanc, i si té un campAutonumèric, en comptes de visualitzar el número, apareix la paraula (Autonumérico). Això voldràdir que la fila encara no és cap registre.El triangle negre que surt a l’esquerra de tot en alguna fila, en el selector de registres, indica la fila a onestà el punt d’inserció i que el registre està guardat tal i com apareix en pantalla.La barra d’estat mostra el número de registre a on està el punt d’inserció, i també indica la quantitattotal de registres de la taula actual.

��

��

��

També es pot eliminar, un o més d’un, seleccionant les files en el selector de registres, i pitjant latecla SUPR, o amb l’opció del botó dret del mouse “Eliminar registros”, o amb la seva icona de labarra d’eines corresponent.

Registres seleccionats per a ser esborrats

Per eliminar registres caldrà tenir el cursor en algun camp del registre a eliminar, i activar el menú“EDICION-Eliminar registro”, o bé pitjar la icona de la barra d’eines “Eliminar registro”.

2. Eliminar registres

Per afegir nous registres només caldrà anar a l’última fila i entrar el nou registre, o bé anar al menú“INSERTAR-Nuevo registro”, o bé el botó de la barra d’eines “Nuevo registro”.En el selector de registres, es mostra un asterisc, que indica que la fila encara no és cap registre, iestà disponible per a un de nou.

Si sortís aquest símbol en el selector de registres, voldria dir que el aquest registre no es potmodificar, que ho està sent per un altre usuari.

3. Modificar registresEls registres es poden modificar senzillament anant a la fila i casella corresponent i fer la modificacióoportuna.En la barra del selector de registres, quan s’està introduint o modificant un registre, apareix la iconad’un llapis.

En el menú EDICION hi ha l’opció de “Eliminar columna”. Això farà que s’eliminin completamenttotes les dades del camp en qüestió.

4. Classificació dels registres

Els registres de la taula poden ser ordenat de forma alfabètica per algun camp, tant de forma ascendent,de la A a la Z, com de forma descendent, de la Z a la A.Caldrà tenir el punt d’inserció del mouse en el camp a ordenar, i activar l’opció “REGISTROS-Orde-nar-ascendente o descendente” o bé amb les seves icones o bé amb el botó dret del mouse.

5. Buscar / Substituir registresPer buscar registres s’entén buscar una paraula per tota la taula. A mesura que la paraula o paraules lesva trobant, va mostrant el registre a on es troba. Es pot buscar només en el camp a on està el cursor obé per tota la taula. Cal anar al menú “EDICION-Buscar”, o bé Ctrl + B, o bé pitjar la icona “Buscar”.

��

��

��

Per a reemplaçar continguts en la taula, cal entrar la paraulaa canviar i la paraula que es vol deixar. Cal menú “EDI-CION-Reemplazar”, o bé Ctrl + L.

6. Filtrar registresEl filtrar registres permet visualitzar en pantalla aquells que compleixen alguna condició donada pernosaltres. El no mostrar els registres que no compleixen la condició, no implica per a res la modificaciódel contingut de la taula.

Filtres per formulariPer accedir-hi, cal anar al menú “REGISTROS-Filtro-Filtro por formulario”o bé la icona “Filtro por formulario”.

Aplicar o treure filtre

Filtre per FormulariFiltre per selecció

Access mostra una quadrícula buida, i en la primera fila, a cada camp hi ha un quadre desplegable, a ones mostra pot triar quin valor de quin camp es vol mostrar. Els valors que es mostren, estan senserepetir. És una utilitat similar als filtres de dades d’Excel.En l’exemple es vol mostrar tots els clients que tinguin per codi postal: “08600”. Un cop s’ha introduïtla informació, per a visualitzar els registres resultants, cal aplicar el filtre amb la icona “Aplicar filtre”o amb el menú “REGISTROS-Filtro-Aplicar filtro u ordenar”.

De tots els codis postals, es volen mostrar els registresque tinguin el 08600

Registres resultat del filtre

Per a eliminar el filtre, no les dades, cal pitjar la icona “Quitar filtro” o bé anar al menú “REGISTROS-Filtro-Quitar filtro u ordenar”.

��

��

��

Filtres per seleccióPermet mostrar només els registres que tinguin en comú el mateix que està seleccionat.Per activar aquesta opció, cal seleccionar la informació a filtrar, i anar al menú “REGISTROS-Fil-tro-Filtro por selección”, o bé a la icona, “Filtro por selección”.

Es seleccionen les lletres «CO» del camp carrer, per a mostrartots els registres en que el carrer comenci per «CO»

Es selecciona la paraula «BERG» per a mostrar tots els regis-tres en que el camp Població comenci per «BERG»



La taula, filtrada o no, es pot imprimir, ocultant si és necessari les columnes, seleccionant una colum-na, i amb el botó dret del mouse escollir “Ocultar columna”.Es pot fer una visualització prèvia per pantalla per a veure si realment el que volem imprimir és el quesortirà, amb l’opció “ARCHIVO-Vista preliminar” o bé amb la icona “Vista preliminar”.

Si la taula és més ample que l’amplada del paper, la part que no es pugui imprimir, s’imprimirà ensegons fulls.També es poden seleccionar uns registres concrets a imprimir, no tota la taula, en el selector deregistres, i activar l’opció “Registros seleccionados”.

Vista preliminarImprimir

7. Impressió dels registres de la Taula

��

��

��

8. Relacions entre Taules

Sovint no només treballem amb una sola taula, sinó amb varies. Necessitarem dades de les taules, peròdades amb una certa relació. Sempre hi haurà com a mínim un camp de les taules que estaran vinculatsentre sí.

En l’exemple de la BdD de Factures emeses, tenim:• La taula Clients que es relaciona amb la taula Factures emeses. No podrem fer cap factura si no

tenim el client a qui volem facturar entrat. La taula Clients, hi ha les dades dels nostres clientssense repetir-ne cap. En canvi, a la taula Factures emeses, es pot repetir les vegades que es vulguila facturació a un mateix client. És una relació Un a Varis.

• El mateix passa amb la taula Bancs i Caixes amb clients.• També igual amb la taula Contingut, que no podrem facturar articles o serveis si no tenim la

factura feta a la taula factures emeses.• I igual també amb la taula Factures cobrades, que no en podrem cobrar cap si no tenim la factura

feta a la taula Factures emeses.

Un cop dissenyades les taules, es ja es poden relacionar.Per a veure quines relacions hi en la BdD, o per modifi-car-les o per afegir-ne de noves, caldrà anar al menú“HERRAMIENTAS-Relaciones”, a on es mostrarà unapantalla amb les relacions existents.

Relació Un a Un: Un registre d’una taula només es pot relacionar amb un registre d’una altre taula.Exemple: El NIF de la taula Personal relacionat amb el Nº de pòlissa d’assegurança personal. (unmateix NIF només el pot tenir una persona, i les dades del nº de pòlissa d’assegurança personal és únicper persona).No es sol donar massa, donat que aquesta relació de taules generalment es pot incloure en una de sola.

Un a varis: Un registre d’una taula es pot relacionar amb varis d’una altre. Exemple: El NIF de la taulapersonal, amb les dades mensuales de la nòmina, amb identificador personal del NIF. (un mateix NIFnomés el pot tenir una persona, i en l’altre taula, el NIF de la mateixa persona surt repetit tants copscom mesos estigui treballant en l’empresa). Aquesta relació és la més usual.

Varis a varis: Varis registres d’una taula poden estar també en l’altre, i al revés.Exemple. Una persona pot estar associada a varis centres de cost, i cada centre de cost te variespersones.Joan: 50% Administració, 50% MagatzemPere: 25% Magatzem, 75% CompresMagatzem: Pere i Joan.

No es sol donar massa sovint. Per fer-la cal una consulta provenint d’altres consultes.

Tipus de relacions

La relació Un a Varis es visualitza de forma:Un amb el signe 1Varis amb el signe infinit

��

��

��

Propietats de la unióPer a poder mostrar les propietats de la unió, cal anar al menú “RELACIONES-Modificar relación” obé fer doble clic amb el ratolí en la línia d’unió de les dues taules.

Tabla/Consulta: Mostra els noms de les dues taules relacionades, així com també els camps que esrelacionen.

Exigir integridad referencial: Si s’activa aquesta opció, s’assegura que:-no es puguin afegir registres en una taula relacionada si no existeix cap registre principal.-no es puguin canviar valors a registres que donés com a resultat registres orfes en la taula relacionada.-no es puguin eliminar registres quan n’hi ha de relacionats.Caldria sempre tenir activat Exigir integritat referencial.

Uno a Uno o Uno a Varios: Seleccionar el tipus de relació que es vol.

Actualizar en cascada los campos relacionados: Permet que si es canvia el valor d’un registre claude relació de la taula principal, automàticament es canviïn els valors dels registres relacionats en lataula relacionada.Si aquesta opció està desactivada, al canviar el valor d’un camp relacionat, donarà error.

Eliminar en cascada los campos relacionados: Permet que quan s’eliminen registres a la taula prin-cipal, si n’hi ha a la taula relacionada, també s’eliminin automàticament.Si aquesta opció està desactivada, a l’intentar eliminar registres relacionats, donarà error.

9. Visualització de les taules vinculadesQuan s’han creat les relacions entre Taules i s’han entrat registres, en la mateixa Taula o Consulta espoden visualitzar els registres relacionats, tot i que en la pràctica, és més senzill crear-se un formulariper a poder treballar conjuntament amb les taules i registres relacionats.Si la Taula no té caprelació, aquesta columnano apareix.

Si apareix aquesta columna, vol dir que a la taula se li han creat relacions amb d’altres taules. Pitjant amb el ratolí elsigne (+), es visualitzen els registres relacionats amb aquell registre de la taula principal, tant si n’hi han com si no.Des d’aquí mateix aquests registres també es poden modificar, afegir o eliminar.

Taula de Clients

Taula de Facturesemeses

��

��

��

10. Altres opcions

Per mitjà de la barra d’eines al menú FORMATO o amb el botó dret del ratolí, es permeten activaraltres opcions, com canviar l’amplada de les columnes, ocultar-les, immobilitzar-les, eliminar-les,canviar el tipus de lletra, etc.

��

��

��

5. Creació d’un Formulari

Tot i que en la taula es poden afegir, modificar i eliminar registres, la forma de fer-ho no és massa fàcil,i, fins i tot per segons quines tasques, impossible.Amb el Formularis, es poden crear pantalles per a gestionar les dades, afegir, modificar eliminar iconsultar els registres d’una forma més intuïtiva.L’objectiu és arribar a poder fer una pantalla similar a la següent:

El primer que s’ha de fer és estar en l’objectede “Formularios” i pitjar el botó “Nuevo”.

1. Creació d’un formulari per a gestionar les dades

D’entrada en la pantalla d’elements de Formularis ja n’hitenim un parell de creats. Són els assistents per a la creacióde formularis:

• Crear formulario en vista diseño: Crea unformulari en blanc per a que l’usuari el dissenyi.

• Crear un formulario utilizando el asistente:S’engega un assistent en el qual es seleccionen elscamps que es necessiten en el formulari i Accessautomàticament en crea un.

Un cop es pitja el botó de Nuevo, es mostra un assistentper a la creació de formularis, a on hi ha varies opcionsa triar, i molt important, el formulari que anem a crear,d’on agafarà les dades? Li hem de dir de quina taulafer la pantalla de gestió de clients. En aquest cas és dela taula “Clients”.

��

��

��

Les diverses opcions que ens mostra per a crear el formulari són:

• Vista diseño: Mostra una pantalla buida a on es podrà crear el nou formulari amb el disseny que esvulgui.

• Asistente para formularios: Crea un formulari en base als camps seleccionats, el tipus de formulari,columnes, tabular, full de dades, i amb un fons gràfic.

• Autoformulario: columnas: Crea automàticament un formulari en columnes, tots els camps un asota de l’altre, i una pantalla per cada registre.

• Autoformulario: tabla: Crea automàticament un formulari en format tabular, tots els camps enuna fila. Similar que “hoja de datos”, però amb format.

• Autoformulario: hoja de datos: Crea automàticament un formulari en format similar a la taula,amb tots els camps.

• Asistente para gráfico: Crea un formulari contenint un gràfic amb els camps seleccionats.• Asistente para tablas dinàmicas: Crea un formulari amb sortida d’una taula dinàmica d’Excel i

un formulari d’Access de referències creuades.

Seleccionarem l’opció de “Vista diseño” enbase a les dades de la taula “Clients”.A continuació es mostra una pantalla buidallesta per a posar-hi els camps amb el dissenyvolgut. I també es mostra la barra d’eines, aon hi ha els controls per a fer servir.

Àrea de treball del Formulari

Barra d’eines

2. Seccions del formulari. Encapçalament, peus i detallA continuació es mostra el formulari anterior, però en estat de disseny. La majoria d’informació quees mostra en aquest apartat de Formularis, també és vàlida per a l’apartat de creació d’Informes.

Secció de l’Encapçalament

Secció del Detall

Secció del Peu

��

��

��

3. Els controls. Tipus

En el Formulari, a més a més de la secció del Detall, hi pot haver la secció de l’encapçalament i/o peu.

Encapçalament i peu del formulari: Mostra el títol del formulari. Pot contenir botons de comandamentper a executar accions com sortir, registre següent, nou, etc. En aquest apartat hi van els objectes ocontrols que en cas de que el formulari sigui massa gran i no n’hi hagi prou amb una pantalla, aquestssempre estaran visibles.Secció Detall: Es a on estan i es mostren els registres de la taula.

L’amplada màxima d’un formulari o informe és de 55,87 centímetres.L’altura màxima d’una secció és de 55,87 centímetres.L’altura màxima de totes les seccions és de 5,08 metres.

Tota la informació d’un formulari (o informe) la contenen els controls, que són objectes que mostrenla informació, realitzen accions o decoren el formulari o informe.Són controls: els títols del formulari, els objectes que mostren els camps, els botons, les imatges, leslínies, les llistes desplegables, els botons d’opció, etc.Per a poder dissenyar el formulari necessitem de controls, que a dins d’ells hi hagin els diferentscamps i informació que es mostraran per pantalla. Per això necessitem de la barra d’eines.

Selector d’objectes Assistent per a controls

Etiqueta Quadre de text

Grup d’Opcions Botó d’alternar

Botó d’Opció Casella de verificació

Quadre Combinat Quadre de Llista

Botó d’ordre Imatge

Marc d’Objecte Independent Marc d’objecte depenent

Salt de Pàgina Coltrol fitxa

Subformulari/Subinforme Línia

Rectangle Més controls

4. Inserint camps en el formulari

Per a posar els camp de la taula en el formulari, caldrà activar l’opció “VER-Lista cam-pos”, a on en una finestra sortiran tots els camps de la taula.

��

��

��

Amb el mouse podem seleccionar un camp amb el botó esquerre, isense deixar de pitjar amb el ratolí, arrossegar-lo fins al lloc de lapantalla aproximat d’on el volem deixar.

Un cop el deixem anar, ja es mostren dos controls: un queés el títol del camp (control etiqueta), i l’altre que és elcamp en sí (control quadre de text).

Per moure els controls només cal seleccionar-los amb el mouse i arrossegar-los per la pantalla, iserà quan amb el mouse a sobre d’ell, apareixi una mà.

Ratolí arrossegant el camp «nom»

Etiqueta

Quadre de text

Per canviar la mida dels controls, cal pitjar el control o els controls iposicionar-se amb el mouse sobre dels punts quadrats que tenen elscontrols fins que apareixi una doble fletxa. Llavors es podran canviar demida.Per a moure el control, sense que es mogui l’altre, caldrà agafar el con-trol per l’extrem superior esquerra, i el ratolí es canviarà per un dit d’unamà.

Per a canviar-li el tipus de lletra i mida, caldrà se-leccionar els controls a fer els canvis, i anar a laicona de Font, mida, negreta, itàlica, etc.

5. Alinear els camps

Per canviar l’alineació dels text a dins del control, caldrà caldrà seleccionar els controls a fer elscanvis, i anar a la icona de Alineació esquerra, dreta o centrat.

Quan ja es tenen més d’un camp a sota de l’altre o de costat, si es vol que estiguin ben alineats, un enrelació als altres, caldrà seleccionar-los i activar l’opció de menú o les seves icones “FORMATO-Alinear-Izquierda, derecha, arriba, abajo”

Alinear a la part inferiorAlinear a l’esquerra

Alinear a la part superior

Alinear a la dreta

��

��

��

6. Donar format als camps

Els controls també es poden alinear a la quadrícula que hi ha en el fons del formulari, que és unaguia per a posar la informació, però que no s’imprimirà.

Es poden ajustar completament a la quadrícula amb l’opció de menú o las seva icona “FORMATO-Tamaño-a la cuadrícula”.O bé es pot alinear el control, per la part superior i esquerra a la quadrícula, amb l’opció de menú oles seves icones “FORMATO-Tamaño-Ajustar».

Alinear a la quadrículaAjustar mida a la quadrícula

També es pot modificar el color de la Font, del fons i si es vol que s’imprimeixi el requadre del controli l’efecte visual del control, amb les icones de Color de la font o primer pla, color de fons o d’emplenat,color de vorera o de línia i l’efecte especial corresponent.

Efectes especialsColor de fons

Color de la vorera

Color de la font

Després de posar a dins del formulari tots els camps necessaris i d’haver el disseny corresponent acada control, el formulari podria tenir un aspecte visual similar al següent:

A mesura que es va dissenyant el formulari, també es pot anar veient com quedaria en pantalla.Només cal anar alternant les icones de “Vista”.

Icona «Vista»

7. Agrupar els controls

Per a poder agrupar quadres de text o d’altres controls en un formulari o informe, cal seleccionar elscontrols a agrupar pitjant la tecla MY; d’aquesta forma queda més d’un control seleccionat. Un copestan seleccionats, es poden donar propietats a tots els a l’hora, en les propietats que siguin comuns.Però si pel futur es vol conservar aquesta agrupació múltiple a efectes d’agrupació o definició depropietats, es poden agrupar i mantenir aquesta selecció en el menú “FORMATO-Agrupar”. Per adesfer l’agrupació cal anar al menú “FORMATO-Desagrupar”.

��

��

��

9. Guardar el formulari

A mesura que es va treballant en el disseny del formulari es pot anar guardant, per a evitar possiblespèrdues d’informació en cas de tall elèctric, etc.Es pot anar al menú “ARCHIVO-Guardar” o bé CTRL + G o bé pitjant la icona de Guardar.

8. Formats condicionals als campsEs pot definir un format de tipus de lletra, color, mida, etc. pel contingut d’un camp depenent del seuvalor. Cal seleccionar el control a donar el format condicional, i anar al menú “FORMATO-Formatocondicional”, entrar-hi la condició i el valor associat i a continuació, canviar el format de lletra i color.

8. Ordre de tabulació dels campsQuan estem en la pantalla de treball d’un Formulari, vistaformulari, per anar passant d’un camp a un altre fem servir latecla ENTER. I el lògic és que vagi saltant per ordre correlatiu.Si els camps, a l’hora del disseny, també s’han posat així, aixíserà també a l’hora de moure’ns per la pantalla.Però pot passar que a mesura que anem insertant camps, algund’ells no el posem a continuació, sinó en mig d’altres.Visualment els camps estaran correctes, però a l’hora d’anarsaltant, no seguirà l’ordre correlatiu. Llavors s’ha de canviarel que se’n diu l’ordre de tabulació.Per a veure quin ordre de tabulació hi ha en el formulari calanar al menú “VER-Orden de tabulación”.

Per a canviar-ne l’ordre, cal seleccionar el control i amb elmouse, fer-lo pujar a munt o avall.

Camp «telefon» movent-se de lloc

L’opció ordre automàtic, canvia l’ordre del controls, anant,segons la seva posició, d’esquerra a dreta, i d’amunt cap avall.

��

��

��

9. Posant títol i botons al formulariEl títol del Formulari el posarem al cap de munt de tot, dins de l’apartat de l’encapçalament de formulari.Si no és visible en la pantalla, caldrà anar al menú “VER-Encabezado o pie de formulario”.Si el formulari és petit, com el que tenim, aquests objectes també els podríem posar al capdamunt dela secció de Detall, però millor tenir el costum de posar-ho a l‘encapçalament o peu.Per a fer el títol, caldrà pitjar l’eina de la barra d’eines “Etiqueta” i dibuixar un rectangle a la secció del’Encapçalament. Un cop dibuixada, ja s’hi pot posar el text i donar-li el format adequat.Per a fer els botons, i que facin alguna cosa, caldrà tenir pitjada l’eina de la barra d’eines “Asistentepara controles”, i a continuació pitjar l’eina de la barra d’eines “Botón de comando”, i dibuixar unrectangle en l’àrea de l’Encapçalament. Automàticament s’engegarà l’assistent per a controls.Les diferents opcions per als botons són:

El que volem fer amb aquest primer botó éspoder visualitzar el següent client del que ensestà mostrant la pantalla. Hem d’escollir l’opció“Desplazamiento de registro-Ir al siguiente re-gistro”, i pitjar el botó “Siguiente”.A continuació ens proposa un text o imatge enel botó que el pugui identificar ràpidament. Enaquest cas, podent escollir entre diferents tipusde fletxes cap a la dreta, o incloure un text propien el botó. Un cop triada l’opció, fer “Siguien-te”.

Seguidament ens proposa un nom pel botó, però d’ús intern. Generalment, acceptarem els que ensproposi. Finalment, pitjar el botó “Terminar”.Automàticament ens apareix el botó, el qual el podem situar en el lloc adequant i el podem estirar perdonar-li la forma adequada.Els altres botons que s’han de fer:• Botó per anar un registre anterior.• Botó per afegir un nou registre o client.• Botó per eliminar un registre, el que tenim en pantalla.• Botó al peu del formulari per tancar el formulari actual sense sortir d’Access.

��

��

��

Els control que fem servir, per defecte, tenen unes propietats que en la majoria dels casos ni les hauremde tocar. Però sovint, haurem de modificar-ne algunes.Algunes propietats les modifiquem sense entrar en la pantalla de propietats del control, com són eltipus de lletra, la grandària, l’alineació, etc. Això també són propietats.Per accedir a les propietats d’un control, cal seleccionar el control amb el ratolí anar al menú “VER-propiedades” o bé activar la icona “Propiedades, o bé activar-la amb el menú dret del mouse.Les propietats dels controls són les mateixes per als Informes.La majoria de controls tenen unes propietats comuns entre sí. Només s’explicarà la primerapropietat que surti, sent la descripció igual per a la resta.Formulari d’exemple a on es mostren els diferents controls:

10. Propietats dels controls

Quadre combinat

Quadre de text (Memo)

Quadre d’etiqueta Botó d’ordres

Casella de verificacióGràfic

Quadre de text

Quadre de textQuadre d’etiqueta

Quadre de text

Botó d’ordres

��

��

��

Propietats del control «Etiqueta»

Nombre: Nom intern del control, que l’identifica de forma única. No n’hi pot haver dos amb el mateix nom.Título: Nom que l’usuari veurà en pantalla (màxim 2048 caràcters).Visible: Mostra o no l’objecte en pantalla. Opcions: si/noMostrar cuando: Siempre: L’objecte es veu sempre. Sólo al imprimir: Apareix només a l’hora d’imprimir-se. Sólo enpantalla: L’objecte es veu, però no s’imprimeix.Vertical: Mostra el text en posició vertical; per defecte està en horitzontal.Izquierda: Posició, en centímetres, de l’inici de l’objecte (part esquerra) en relació al regle.Superior: Posició de l’objecte de la part superior en relació al regle.Ancho: Amplada de l’objecte, en centímetres.Alto: Altura de l’objecte, en centímetres.Estilo del fondo: Normal o Transparent.Color del fondo: Permet especificar el color dels fons de l’objecte, no del text.Efecto especial: Normal, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado, cincelado.Estilo de los bordes: Permet seleccionar el tipus de vorera, com transparent, sòlid, ratlles, punts, etc.Color de los bordes: Color del requadre de l’objecte.Ancho de los bordes: Trazo fino, 1pt, 2 pt, etc. Amplada de la línia del requadre.Color del texto: Permet especificar el color que tindrà el text.Nombre de fuente: Permet especificar el nom de la font del text.Tamaño de fuente: Permet seleccionar la mida de la font del text.Espesor de la fuente: Permet seleccionar el gruix de la font, amb normal, negreta, gruixuda, etc.Fuente en cursiva: Permet seleccionar si el text estarà en cursiva o no.Fuente subrayada: Activa o no el subratllat.Alineación del texto: Permet seleccionar el tipus d’alineació, com a l’esquerra, centre, dreta o general (text a l’esquerra,números i dates a la dreta).Texto de Ayuda del control: Permet introduir un text de fins a 255 que servirà com ajuda del control quan el cursorestigui a sobre d’ell. Apareixerà al constat del ratolí en un rectangle.Id. Del contexto de Ayuda: És un valor entre 0 i 2.147.483.647 que representa l’identificador del context del tema del’arxiu d’ajuda que es vol mostrar. L’arxiu d’ajuda ha d’haver estat creat amb el compilador d’Ajudes de Windows.Información adicional: Text vari, fins a 2048 caràcters (opcional), que només serveix com a informació interna.Margen izquierdo: Marge esquerra del text en relació a la posició del control.Margen derecho: Marge dret del text en relació a la posició del control.Margen inferior: Marge inferior del text en relació a la posició del control.Espaciado interlineal: Interlineat del text dins del control.

��

��

��

Propietats del control «Quadre de text»Origen del control: Indica d’on el control obté el seu valor. Tant pot ser com elnom d’un camp com d’una expressió o camp calculat.Formato: Format de visualització impressió de text, dates, números.Lugares decimales: Número de decimals en camps numèrics.Máscara de entrada: Model personalitzat d’entrada de dades.Valor predeterminado: Cadena de caràcters o valors que es vol que tingui perdefecte.Regla de validación: Regla que han de complir les dades introduïdes en el camp.Texto de validación: Text que es visualitzarà si no compleix la regla devalidació.Texto de la barra de estado: Text que es visualitzarà en la barra d’estat (partinferior) quan el control rebi l’enfocament.Comportamiento de la tecla entrar: Predeterminado: Fa que al prémer Enter,el cursor passi al següent camp o control. Nueva línea en campo: Fa que alprémer Enter, en aquest camp es creï una nova línia per a introduir més text.Permitir Autocorreccción: Especifica si es corregiran automàticament lesentrades fetes per l’usuari o no.Activado: Activa o no el control. Si està desactivat, apareixerà en gris tènue, ambel seu valor, però no rebrà mai l’enfocament per a ser modificat.Bloqueado: Permet o no editar el camp i/o modificar les seves dades.Tabulación automática: Si: Permet que després d’introduir un valor en el camp(amb màscara d’introducció creada), quan s’entra l’últim caràcter permès de lamàscara, el cursor passi al següent control automàticament, sense haver deprémer Enter. No: Encara que s’hagin entrat tots els caràcters permesos a lamàscara, s’haurà de prémer Enter per a saltar al següent camp o control.Punto de tabulación: Permet o no la utilització de la tecla TAB per a passar d’uncamp a un altre.Índice de tabulación: Permet introduir un número, entre 0 i un menys del nºmàxim de controls en el formulari. Donat que l’ordre de tabulació es fixa d’acordamb l’ordre en que s’han anat creant els camps, amb aquest nº permet posicionarquan rebrà l’enfoc encara que estigui en un altre lloc.Barras de desplazamiento: Permet definir si es vol que apareixin en aquestcontrol, si el text no hi cap, barres de desplaçament vertical, horitzontal, ambdueso cap.Auto extensible: No: Si les dades en el camp no hi caben, s’imprimiranretallades. Si: Si les dades no hi caben, el control s’estendrà fins a poder-seimprimir tot el contingut.Auto comprimible: Si: El control es contrau verticalment per a no deixar líniesen blanc a l’hora d’imprimir-se. No: No es contrau.Antes de actualizar: Macro o funció que s’executarà abans d’actualitzar elregistre, amb el generador de macros, el generador de codi o el generadord’expressions.Después de actualizar: Macro o funció que s’executarà després d’actualitzar elregistre.Al cambiar: Macro o funció que s’executarà quan canviïn les dades d’un control.Al entrar: Macro o funció que s’executarà quan el control tingui l’enfoc.Al salir: Macro o funció que s’executarà quan el control perdi l’enfoc.Al recibir enfoque: Macro o funció que s’executarà quan el control rebi l’enfoc.Al perder el enfoque: Macro o funció que s’executarà quan el control perdil’enfocAl hacer click: Macro o funció que s’executarà quan al control se li faci clic ambel ratolí.Al hacer doble click: Macro o funció que s’executarà quan al control se li facidoble clic amb el ratolí.Al bajar mouse: Macro o funció que s’executarà quan al control es pitgi el botódel ratolí.Al mover mouse: Macro o funció que s’executarà quan al control es mogui elratolí.Al subir mouse: Macro o funció que s’executarà quan al control es deixi depitjar el botó del ratolí.Al bajar tecla: Macro o funció que s’executarà quan al control es pitgi unatecla.Al subir tecla: Macro o funció que s’executarà quan al control es deixi de pitjaruna tecla.Al presionar tecla: Macro o funció que s’executarà quan al control s’hagi pitjatuna tecla.Es Hipervínculo: Permet especificar si les dades que contenen són Hipervinclesd’Internet o no.

��

��

��

origen del control =[nom] & " " & [cognoms] Combina dos camps en un, eliminat espais en blanc enmig (només un entre el nom i el cognom).

origen del control =[base] * [cm] * 1,1666 Especifica que el valor del control serà la multiplicaciódels valors dels camps Base * Cm * 1,1666.

regla de validació >3 Especifica que només es puguin introduir valor superiorsa 3.

regla de validació >#31-12-60# Especifica que la data que s'ha d'introduir sigui superioral 31-desembre-1960.

valor predeterminat =fecha() El valor per defecte serà la data actual.

valor predeterminat =DatePart("m",Fecha()) El valor predeterminat serà el nº de mes actual.

valor predeterminat =fecha()+90 El valor predeterminat serà la data actual + 90 dies.

origen del control ="Pàgina " & Página El control te el valor del nº de pàgina, i al davant el textPàgina.

origen del control =suma([base]) Fa la suma del valor del camp Base de tots els registres.

origen del control =Silnm(EsNulo([base]);10;[base]*2) Comprova si és nul el camp Base. Si ho és, mostra elvalor 10; si no ho és (conté alguna cosa), mostra el valordel camp Base * 2.

origen del control =Elegir ([gr];"Alt";"Mig";"Baix") Depenent del valor que contingui el camp GR, mostrarà:si gr=1 mostrarà Alt, si gr=2 mostrarà Mig, sigr=3 mostrarà Baix.

origen del control =Silnm([data]>fecha(); "vençut en data";"pròxim venciment el dia")

El control mostrarà: si el camp data > a la data actual"vençut en data": Si data < a la data actual, mostrarà"pròxim venciment el dia".

Expressions en controls calculats

��

��

��

Propietats del control «Grup d’opcions»

Origen del control: Nom del camp a on s'emmagatzemarà el valordel botó o casella triada.

Valor predeterminado: Valor que tindrà, per defecte, quan agafil'enfoc, el quadre, el botó o la casella.

Propietats del control Botó d’Opció

Propietats del control Casella de Verificació

Propietats del control Botó d’AlternarTítulo: Text que es vol que apareixi a sobre del botó.Imagen: Nom de la imatge que es vol incorporar a sobre del botó.Valor de la opción: És el valor que tindrà cada botó o casella, en el moment deser pitjat. Per defecte, a l’hora de crear els botons o caselles, el valor que tenenés seqüencial a partir de 1 a mesura que es van creant dins d’un mateix grupd’opcions.Tipo de imagen: permet especificar si la imatge serà Incrustada, guardada enla pròpia BdD, o bé Vinculada, que guarda només una referència a on estàrealment guardada.

��

��

��

Propietats del control «Botó d’ordre o comandament»

��

��

��

Propietats del control «Quadre combinat» o «Quadre de llista»

Per desplegar i desplegat.

Quadre combinat: És un requadre dividit en varies columnes i files que permetvisualitzar diversos camps d’una altre taula. Cada columna serien els camps, icada fila serien els registres. Del registre seleccionat, permet guardar el valord’un camp d’una taula en un camp d’una altre taula. El rectangle està tancat finsque rep l’enfoc i amb la fletxa avall s’obre.Per exemple, en el formulari “Factures Emeses” no s’entren els noms dels clients,sinó els codis de client. Per a saber el codi de cada client, es crea un quadrecombinat que agafa les dades de la taula Clients amb el camps codi i nom. Alseleccionar el nom adequat, es guarda el valor del codi d’aquell client en el campCodi de la Taula Factures Emeses.

Quadre de llista: Igual que el Quadre combinat, llevat que en comptes de po-der-se obrir, el requadre amb els diferents camps està obert sempre.

Tipo de origen de la fila: Especifica el tipus d’origen de les dades. Tabla/Con-sulta: indica que les dades seran d’una taula o be d’una consulta. Lista de valo-res: indica que les dades les agafarà dels elements introduïts a Origen de la fila.Lista de campos: indica que les dades les agafarà de la llista de noms de campsde la taula o de la consulta introduïts a Origen de la filaOrigen de la fila: Especifica l’origen de les dades.Número de columnas: Número de columnes, camps, a mostrar.Encabezados de columna: Per si es vol que a cada camp a mostrar, al’encapçalament hi hagi el nom del camp per a més informació del que és cadacamp.Ancho de columnas: Amplada, en centímetres, que tindrà cada columna. Per a lacorrecta visualització dependrà de la llargada del contingut de cada camp, aixícom també de la grandaria del tipus de lletra.Columna dependiente: En l’ordre que s’han posat els camps a mostrar, nº decolumna que guardarà el valor.Filas en lista: Número de files, registres, a mostrar quan s’obri el requadre.Anchura de la lista: Amplada total del requadre a extendre.Limitar a lista: Si: Només permet entrar un valor que coincideixi amb un de lallista desplegada. No: Es poden entrar altres valors encara que no estiguin a lallista, a condició de que siguin vàlids amb la Regla de Validación.Expansión automática: Permet que a mesura que es va introduint el valor alcamp, si els primers caràcters coincideixen amb algun dels que ja té, mostra laresta de caràcters.

En Quadres de llista:Altura: Altura del requadre. Depenent de l’altura i de la grandària del tipus delletra, hi podran cabre més o menys línies o registres en ell.

Combinacions vàlides a:

Tipo de origende la fila Origen de la fila.Tabla/Consulta Nom d’una Taula.Tabla/Consulta Nom d’una ConsultaTabla/Consulta Llenguatge SQL Per exemple: Select [codi], [Nom] from Clients Order By [Nom]Lista de valores 1;Visa;2;MasterCard;3;Amex (Nº columnes=2, Columna dependent=1).Lista de valores Codi;Tageta;Pais;1;Visa;España;2;Visa;Europa (Nº columnes=3,Columna dependent=1,encabezados

columna=si).Lista de campos Nom de la Taula o Consulta. Es visualitzen els noms del camps que conté l’objecte.

��

��

��

Propietats del control «Imatge»

Imagen: Mostra el camí d’on agafarà la imatge.Tipo de imagen: Incrustada o vinculada.Modo de cambiar el tamaño: Indica de quina forma es mostrarà l’objecte a dinsdel control. Amb Recortar mostra l’objecte amb la mida real, i es queda retallat sil’objecte és major que el control. Opció Predeterminada. Amb Extender es canviaautomàticament de mida per fer-lo encabir en el control. Pot fer distorsionar lesproporcions de l’objecte. Amb Zoom mostra tot l’objecte a dins del control, canviantde mida si és necessari, però sense distorsionar-la, quedant espai buit pels laterals.Distribución de la imagen: permet indicar a on es posicionarà la imatge que serviràde fons pel Formulari o Informe. Hi ha les opcions de: Parte superior Izquierda,Parte superior derecha, Centro (Opció predeterminada), Parte inferior izquierda,Parte inferior derecha, Centro del formulario.Mosaico de imágenes: Per repetir o no la imatge en el formulari o informe fins aemplenar-lo tot.Dirección de hipervínculo: Permet indicar una adreça d’Internet.Subdirección de hipervínculo: Permet indicar la posició a mostrar de la pàginaWeb d’Internet donada anteriorment.

Propietats del control «Subformulari / Subinforme»

Un subformulari/subinforme és un formulari o informenormal que s'incrusta dins d'un altre, i que tenen alguncamp en comú per a mostrar o imprimir dades de duestaules o consultes. L'informe que es vincula, se'n diusecundari.

Exemple de subformulari: Podem tenir un formulari pera visualitzar/modificar la fitxa base de les dades del per-sonal de l'empresa. També podem tenir un formulari pera visualitzar/introduir les baixes per ILT dels treballadors.Aquests dos formularis els podríiem tenir junts en un desol, podent mostrar/modificar la fitxa base del personalde l'empresa, i al mateix temps, mostrar/introduir lesbaixes per ILT del treballador. En un sol formularitreballem amb dues taules a la vegada.

Objecto origen: Nom del formulari o informe a vincular (el secundari).Vincular campos secundarios: Nom del camp secundari a vincular.Vincular campos principales: Nom del camp principal a vincular.

Si s'ha definit anteriorment una Relació entre les dues taules, automàticament apareixeran els nomsdel camp principal i secundari. Si no, cal seleccionar els camps apropiats manualment.

��

��

��

Propietats del control «Marc d’objecte independent»

Els marcs d’objectes independents o dependents serveixen per a mostrar imatges,fulls de càlcul, documents del processador de text, etc. L’objecte ha d’haverestat creat amb un programa que admeti tecnologia OLE.

Els objectes poden estar vinculats, incrustats o ambdues coses. Vinculació és latècnica que agafa l’objecte i el mostra, però no el guarda en el propi programa,en aquest cas Access, sinó que només es guarda quin nom te i a on està guardat(Per exemple: c:\fotos\foto001.gif). Te l’avantatge de que no duplica espai. Pottenir el problema de que si l’objecte (l’arxiu) canvia de nom, o s’esborra, aquestobjecte en l’aplicació vinculada no el podrà mostrar. En cas de que aquest objectees modifiqui, a la vinculació també apareixerà modificat.Incrustació és la tècnica que agafa l’objecte i en guarda una copia (s’incrusta).Un cop incrustat, passi el que passi amb l’objecte origen, l’incrustat no l’afectaràper a res. Te la desavantatge de que al fer-ne una copia, duplica l’espai.

Objecte independent: és com un control d’etiqueta. Mostra un objecte semprefix (com logos, etc.).Objecte dependent: és com un control de text. Varia segons cada registre, quepot contenir informació diferent (com les fotografies de les persones a la taulaPersonal, una per cada registre).

Modo cambiar tamaño: Forma que es visualitzarà l’objecte: Recortar: Mostraen el requadre, el que hi cap. (la resta, no ho mostra -ho retalla-). Extender:Ajusta l’objecte al requadre. Pot ser freqüent que l’objecte quedi distorsionat.Zoom: Ajusta l’objecte al requadre, però sense canviar les proporcions.Clase OLE: Mostra el nom del tipus d’objecte OLE que és (l’agafaautomàticament al dir-li l’objecte que hi volem). P.ex.: Paintbrush Picture,CorelDraw! 6.0, Media Clip, Ulead, Micrografx, etc.Tipo de presentación: Determina si el que es mostrarà serà el contingut del’objecte, o be una icona.Opciones de actualización: Determina com s’actualitzarà l’objecte vinculat.De forma automàtica o de forma manual.Verbo: Operacions que es poden fer quan es mostra l’objecte en pantalla: mos-trar, editar, ocultar aplicació de la vinculació, etc.Tipo OLE: Especifica quin tipus d’objecte hi ha actualment. (Vinculat, Incrustato Cap).Tipo OLE permitido: Determina quin tipus de relació amb l’objecte hi podràhaver: Incrustat, Vinculat o Ambdós.Clase: Especifica el nom de classe d’objecte OLE. Igual que classe OLE, peròmés detallat.

Objecte dependent:

Activación automática: Indica com s’activarà l’objecte. De forma manual oquan l’usuari faci doble clic.Origen del control: Nom del camp a on es guardarà l’objecte en cada registre.

Propietats del control«Marc d’objectedependent»

��

��

��

Propietats del control «Salt de pàgina»

Propietats del control «Línia»

Inclinación: Permet indicar si la línia està inclinadades de la part superior esquerra cap a la inferior dreta,amb el signe \, que és el predeterminat, o bé de la partsuperior dreta cap a la inferior esquerra amb el signe /.

Propietats del control «Rectangle»

Botó Més controls

Permet incorporar altres controls procedents de programes anteriormentinstal.lats en l’ordinador.

��

��

��

Propietat del control «Control fitxa»

Aquest control permet contenir en varies pantalles, els camps necessaris, accessibles per mitjà de lespestanyes.Pot passar que els número de camps sigui elevant, i no hi tinguin cabuda en una sola pantalla, o bé esvolen separar els camps per grups.Per dissenyar un formulari amb aquest camp, cal afegir al nou formulari aquest control, i engrandir-lofins a quedar en una sola pantalla, en la zona de treball. A dins de la pantalla que quedi de cadapestanya, s’hi poden posar els camps de forma normal.

Seleccionant el control, amb el botó dret del mouse, es poden insertarmés pestanyes, amb “Insertar página” o eliminar amb “Eliminar pági-nas”Es pot canviar l’ordre de les pestanyes o pàgines amb l’opció del botódret del mouse “Orden de las páginas”.

Control Fitxa amb la pestanya«Dades bancaries» seleccionada

Control Fitxa amb la pestanya «DadesBàsiques Clients» seleccionada

��

��

��

Título: Nom que visualment rep la pestanya o pan-talla.Indice de páginas: ordre en que estan les pestanyes,començant des de la número 0.

Varias filas: Especifica si un control fitxa pot tenirmés d’una fila de fitxes. Si el número de pestanyeso el seus títols fan que no tinguin pro espai enl’amplada de la pantalla, si aquesta opció està a NO,es mostrarà una barra de desplaçament en l’extremesquerra per a poder veure la resta de pestanyes. Sil’opció està a SI, la resta de les pestanyes es mos-traran en la fila inferior a sota de l’actual.Estilo: És l’estil de les pestanyes. Amb “Fitxes”, esmostren les pestanyes tipus subcarpeta, amb “Bo-tones”, es mostren les pestanyes en forma derectangles independents, i amb “Ninguno”, no esmostra cap pestanya.Alto fijo de la ficha: És l’altura de les fitxes queestan a dins del control Fitxa. Si el valor es deixa a0 centímetres, la fitxa s’adaptarà automàticamentper que s’hi pugui visualitzar el seu contingut.Ancho fijo de la ficha: És l’amplada de les fitxesque estan a dins del control Fitxa. Si el valor esdeixa a 0 centímetres, la fitxa s’adaptaràautomàticament per que s’hi pugui visualitzar el seucontingut.

Propietats d’una pestanya de la fitxa

��

��

��

Propietats del FormulariOrigen del registro: Nom de la taula o consulta en que es basa el formulari o informe.Permitir filtros: Permet o no filtrar els registres.Título: Títol del formulari o informe.Presentación predeterminada: Especifica el mode de presentació de les dades: Formulariosimple: mostra un registre cada cop. Formularios continuos: Mostra un registre cada cop,però en el disseny de pantalla, un a sota de l’altre. Hoja de datos: Mostra la informació en filesi columnes, com en un full de càlcul.Presentaciones permitidas: Determina si els usuaris poden canviar entre presentació Hoja dedatos i Formularios. Ambas: Els usuaris ho podran fer. Formulario: Els usuaris no poden canviaral mode Hoja de datos. Hoja de datos: Els usuaris no poden canviar a Formulario.Edición predeterminada: Determina si un formulari s’obrirà amb autorització per a edició,només a lectura o per a entrada de dades. Permitir edición: Tots els registres estan disponiblesper a editar, modificar, esborrar o afegir. Sólo lectura: Els registres només es poden llegir, nomodificar. Entrada de datos: Els registres no estan disponibles. Només se’n poden afegir.Permitir ediciónes: Permet o no l’edició de registres.Permitir eliminación: Permet decidir si l’usuari pot eliminar registres o no.Permitir agregar: Permet decidir si l’usuari pot afegir registres o no.Entrada de datos: Permet decidir si el formulari serà exclusivament d’entrada de dades o no.Bloqueos del registro: Bloqueja o no els registres quan s’està treballant en mode multiusuari.Barras de desplazamiento: Mostra o no les barres de desplaçament: Cap barra, la vertical, lahoritzontal o ambdues.Selectores de registro: Mostra o no els selectors de registre (el triangle petit que està a l’esquerradel començament del registre).Botones de desplazamiento:Mostra o no els botons de desplaçament dels registres. (per anarendavant o endarrera dels registres).Ajuste de tamaño automático: El formulari s’ajusta automàticament per a presentar un regis-tre, o es mostra tal i com es va gravar.Centrado automático: Centra o no el formulari en la pantalla cada cop que s’obri.Emergente: Defineix si el formulari serà emergent o no (emergent: que està per sobre d’altresformularis en pantalla).Modal: Defineix si el formulari serà modal o no (modal: quan el formulari te l’enfoc, no es potanar a un altre formulari si prèviament no es tanca [generalment quadre de diàleg, d’error,etc]).Estilo de los bordes: Defineix el tipus de bordes que tindrà el formulari: Ninguno: el formularino te bordes. Delgado: Té una vorera prima, no es pot canviar la mida, el menú de Control noestà disponible. Dimensionable: És la configuració predeterminada, pot incloure qualsevolelement de bordes. Diálogo: Te una vorera doble i només inclou la barra de títol i el menú decontrol, sense poder-se maximitzar ni minimitzar ni canviar de mida.Cuadro de control: Mostra o no el quadre de control (part esquerra-superior del formulari quepermet Mover, Cerrar, Tamaño, etc.).Botón Maximizar i Minimizar:Mostra o no els botons de Maximitzar i Minimitzar, que estana la part dreta-superior del formulari.Botón Cerrar: Permet mostrar o no el botó de Tancar.Botón Qué es esto: Permet mostrar o no el botó “Qué és esto”Ancho: Amplada de totes les seccions.Imagen: permet incorporar una imatge al fons del formulari o informe.Línea X: Número de subdivisions verticals per unitat de mesura en la quadrícula de dissenydel formulari/informe.Línea Y: Número de subdivisions horitzontals per unitat de mesura en la quadrícula de dissenydel formulari/informe.Diseño a imprimir: Fa servir les fonts d’impressora o no per a imprimir (llavors seran les fontsde pantalla).Impresión laser rápida: Accelera o no la impressió en Laser fent determinats canvis en elmode d’imprimir línies i quadres.Alto de hoja secundaria: Permet determinar l’altura en centímetres en que es mostra un fullsecundari de dades quan s’expandeix, aplicable només a taules i consultes.Hoja secundaria expandida:Permitir cambios en el diseño: Permet indicar a on es poden permetre canvis en el Formulari,en Todas las vistas, o només en Sólo vista diseño.

��

��

��

Propietats de les seccions del Formulari

Encapçalament i peu del formulari: Mostra el títol del formulari. Pot contenirbotons de comandament per a executar accions com Sortir, registre següent, etc.

Encapçalament i peu de pàgina (Només per impressora): Mostra el text que es volque es repeteixi en cada pàgina, com pot ser un títol, la data, els encapçalaments decolumna, etc.

Secció Detall: Mostra els registres

Propietats Encapçalament de pàgina del Formulari

Propietats Peu del Formulari

Propietats Peu de Pàgina del Formulari

Propietats Detall

Propietats Encapçalament del Formulari

��

��

��

6. Creació d’Informes

Sovint necessitarem treure la informació de la BdD per impressora. En aquest cas necessitarem fer undisseny amb els camps que necessitem en l’apartat Informes, pitjant el botó de “Nuevo”.La forma de funcionament dels Informes és similar als de Formularis, la pantalla de disseny és similari el funcionament dels controls és igual.Un cop pitjat “Nuevo” ens surt l’assistent per a Informes, i triarem “Vista diseño”. En el nou Infor-me també li hem de dir d’on agafarem les dades, que serà de “Clients.”

Els camps que necessitem per fer el llistat són: nom del client, carrer, codi postal, població, nif itelèfon. Potser millor de fer el disseny per a un full horitzontal, perquè en vertical no hi cabran tots elscamps. (amplada màxima: 29,7 cms), hi anirà un títol a la secció encapçalament de l’informe, i elsnoms dels camps aniran a la secció encapçalament de pàgina, així sortirà la descripció dels camps encada full. També a la secció peu de pàgina cal posar-hi la data del llistat i el número de pàgina.Cal fer dos controls calculats amb el control quadre de text. En la data, a origen del control: =ahora()i a format: dd-mm-aaaa. En la pàgina, a origen del control: =»Pàgina « & [Página]Aquests dos camps també es poden insertar automàticament amb l’opció “INSERTAR-Número depágina” i “Fecha i hora”. El número de pàgina es pot decidir a on s’inserta, però la data, no.Els camps es poden seleccionar i moure entre seccions.

1. Creació de l’informe per a la impressora

��

��

��

L’informe hauria de tenir una forma similar a la següent:

Les dades de l’informe surten en l’ordre que estan en la taula. Si es volen ordenar per algun camp,cal anar al menú “VER-Ordenar i agrupar” i posar els camps pels que es vulguin ordenar i de quinaforma, ascendent o descendent.

��

��

��

3. Propietats de l’Informe

Propietats de l’Informe

A mesura que es va polint l’Informe, es pot anar veient com quedaria per impressora, amb la icona“Ver”.També caldria anar-lo guardant, amb l’opció de menú o icona “ARCHIVO-Guardar” o bé Ctrl + G.

Durant el disseny es pot canviar el l’aspecte visual quetindrà l’informe, amb l’opció de menú ”FORMATO-Autoformato”.

2. Filtrat bàsic de registresEls registres que es mostren en l’Informe, a l’igual que en el Formulari, són tots els que hi ha. Si es volaplicar alguna restricció o condició, de ferma bàsica, si pot aplicar un filtre en el propi Formulari oInforme, anant a les propietats de Disseny i en la propietat Filtro posant-t’hi la condició que ha decomplir un o més camps i Activar Filtro posar-lo a Sí.

��

��

��

Propietats Detall de l’Informe

Propietats Peu de Pàgina de l’Informe

Propietats Peu de l’Informe

Propietats Encapçalament de l’Informe

Propietats Encapçalament de Pàgina del’Informe

��

��

��

7. Creació de Consultes

En els informes i formularis, les dades si s’agafen de la Taula, es mostren o s’imprimeixen tots elsregistres. També pot ser necessari voler només la impressió d’algun grup de registres que compleixinamb alguna condició, per exemple, tots els clients que siguin d’una població determinada, etc.També pot ser necessari unir les dades de dues o més taules per a poder visualitzar tots els registres,com pot ser el cas la Taula Clients i la Taula Bancs i Caixes, que s’han d’unir per a poder visualitzar lesdades bancàries dels clients.Llavors caldrà dir-li a l’Informe (o formulari) que en l’origen del registre, de les dades, no posar-hi elnom de la Taula, sinó el nom de la consulta que haurem fet. D’aquesta forma només mostrarà imprimiràels registres resultants de la consulta.

Per fer un consulta cal estar en la pestanya“Consultas” i pitjar el botó “Nuevo”, per afer-ne una de nova.

Vista diseño: Creació d’una consulta de forma manual.Asistente para consultas sencillas: Creació d’una consulta sense condicionsAsistente para consultas de referéncias cruzadas: Crea una consulta relacionant tres camps, un perla columna, un per la fila, i en mig, el tercer camp, una expressió. És similar a les Taules Dinàmiquesd’Excel.Asistente para consultas de buscar duplicados: Crea una consulta que busca, dels camps donats, elsque estiguin repetits.Asistente para consultas de buscar no-coincidentes: Crea una consulta que busca, dels camps donats,els que siguin diferents (generalment es farà servir amb camps de dues taules)

En el nostre cas, agafarem l’opció “Vista Diseño”.

Automàticament ens mostra l’assistent per a con-sultes, amb els següents apartats:

1. Creació de la Consulta

��

��

��

A continuació es mostra una pantalla a on hem de seleccionarde quina Taula o Taules, Consulta o Consultes agafarem lesdades. Poden ser de varies a l’hora.Seleccionarem la taula de Clients. Un cop hem fet “Agregar”,ja podem tancar la pantalla amb el botó Cerrar.A continuació ens mostra la pantalla típica de la consulta, ambles taules o consultes anteriorment escollides en la part supe-rior, i en la inferior a on es posaran els camps i les condicions.

Tot i que tinguem la taula sencera de clients en la part superior, no necessàriament hem de seleccionartots els camps, sinó només els que vulguem, els farem aparèixer en la part inferior.Aquesta part inferior, la quadriculada, se’n diu quadrícula QBE (Query by example – consulta segonsexemple).Els diferents apartats de la quadrícula QBE són:

Campo: Nom del camp de la taula o consulta.Tabla: Nom de la taula o consulta d’on prové el camp anterior.Orden: Ordre en que es visualitzarà.Mostrar: Indica si es visualitzarà o no el camp, tot i que pugui tenir criteris.Criterios: Lloc a on aniran les especificacions que ha de complir el camp per a visualitzar els regis-tres.O: Altres criteris.

Taules o Consultes seleccionades

Quadrícula QBE

2. Tipus de Consulta

Consulta de selecció: Selecciona els registres que compleixin les condicions. Opció per defecte.Consulta de referències creuades: Crea una consulta relacionant tres camps, un per la columna, unper la fila, i en mig, el tercer camp, una expressió. És similar a les Taules Dinàmiques d’Excel.Consulta de creació de taula: Amb els registres resultants de la consulta, en crea una nova taula.Consulta d’actualització: Amb els registres que compleixin les condicions de la consulta, actualitzael contingut d’algun camp pel valor que se li dona.Consulta de dades afegides: Amb els registres resultants de la consulta, els afegeix a la pròpia taula.Consulta d’eliminació: Amb els registres resultants de la consulta, els elimina.

��

��

��

SQL (Structured Query Language o Llenguatge estructurat de consultes) és un llenguatge per a consul-tar, actualitzar i administrar BdD relacionals. Quan es crea una consulta en la quadrícula QBE, Access,en segon pla, genera automàticament les instruccions en llenguatge SQL.Es poden veure o modificar accedint al menú “VER-Consulta SQL”. Un cop es fan modificacions enllenguatge SQL, no es pot tornar a la quadrícula QBEAlgunes consultes no es poden crear fent servir la quadrícula QBE, i en aquest cas s’han de ferobligatòriament en instruccions SQL

3. Consultes espíciques de SQL

Tipus de consultes SQL

Consultes d’unió: Uneixen els registres de dues taules. Si es fa la consulta en la quadrícula QBE, nohi ha forma d’unir dues taules que compleixin alguna condició, en una de sola, a no ser que es faci envaris passos separats.Consultes de pas a través: S’utilitza per a enviar ordres directament a un servidor de BdD SQL enformat ODBC.Consultes de definició de dades: Crea o modifica objectes de la base de dades, com taules de MicrosoftAccess o Microsoft SQL Server.

Un cop definits els diferents tipus de Consultes, ja sabem que la nostra consulta a crear és la predefinidaper Access, la de Consulta de selecció.En la quadrícula QBE han d’aparèixer tots els camps que necessitem en l’Informe. Si n’hi ha més delcompte, no passa res.

Per afegir els camps a la quadrícula QBE, es pot fer de varies formes:

Fent doble click amb el mouse en el nom de la taula o consulta, els camps automàticament es seleccio-nen tots. Pitjant en els camps seleccionats, s’arrosseguen cap a la primera columna de la quadrícula ies deixa. Apareixeran tots els camps.

Pitjant un camp i arrossegant-lo cap a una columna de la quadrícula QBE. I així amb tots els campsque siguin necessaris.En la taula, pitjant el camp amb l’indicador d’asterisc (*), i arrossegant-lo cap a una columna de laquadrícula QBE. L’asterisc indica tots els camps. Al costat s’hauran de posar els camps que es vulguindonar criteris, sense mostrar.Posicionar-se en una columna, pitjar el botó desplegable, i triar el camp.

Fent doble clic al títol de la taula, ...

es seleccionen tots els registres.

cap a la primera columna, a on es deixen.

Amb el ratolí s’arrosseguen ...

��

��

��

Les columnes de la quadrícula QBE es poden eixamplar o estrènyer per a una major visualització, peròno tenen conseqüències en l’execució de la consulta.Si s’omplen una a una les columnes amb els camps, es poden obtenir més columnes buides amb labarra de desplaçament.

Un cop posats tots els camps, també es podria posar el criteri de visualització dels registres, posant enel camp desitjat el criteria de selecció.

Podem veure si ha fet bé la consulta amb la icona “VER”, que mostrarà el resultat de la consulta. Pertornar a la quadrícula QBE, tornar a prémer “VER”.

Es pot indicar l’ordre a visualitzar el registres, amb l’opció de la quadrícula “Orden” en el camp que esvulgui ordenar. Si se’n volen ordenar per més d’un, l’ordre en que estan posats els camps en la quadrículaés important. Primer s’ordenarà el primer camp que estigui més a l’esquerra, i així successivament.Per a canviar l’ordre dels camps en les columnes, es pot seleccionar la columna amb el mouse, iarrossegar-la fins al lloc adient.

Tot i podent-se ordenar els registres en les Consultes, si es vinculen a un Informe, l’ordre d’ordenaciódonat en l’Informe prevaldrà sobre el que tingui la Consulta.

Un cop es veu que la Consulta funciona perfectament, a vegades és difícil veure-ho, cal guardar laConsulta, amb l’opció de menú o icona, “ARCHIVO-Guardar”. Cal no donar-li un nom igual al d’algunataula, donat que si fos així, esborraríem la Taula.

Ara només caldria modificar l’Informe “Clients”, anar a propietats de l’informe, i a la propietat ori-gen del registre, posar-hi el nom de la consulta i afegir els camps de les dades bancàries.

4. Vincular la Consulta a un Informe

��

��

��

En l’exemple anterior s’ha fet una consulta sense cap. Però n’hi poden haver més d’un a l’hora.

Es podrien voler visualitzar els registres que complissin les següents condicions:• Clients de berga ó de barcelona

• Clients de berga i el seu nom comenci amb la lletra a

• Clients de berga i el seu nom comenci amb la lletra a , o clients de barcelona que el seu telèfoncomenci amb 410.

A tall d’informació, aquesta última consulta es mostra en format SQL:SELECT Clients.nom, Clients.cp, Clients.carrer, Clients.poblacio, Clients.nif, Clients.telefonFROM Clients

WHERE (((Clients.nom) Like «a*») AND ((Clients.poblacio)=»berga»)) OR (((Clients.poblacio)=»barcelona») AND ((Clients.telefon) Like «410*»));

o bé

Segurament seria més fàcil si quan volem llistar els clients d’una determinada població, en comptesd’anar-li posant cada cop la població, fos la pròpia consulta que ens demanés la població a llistar.D’això se’n diu una consulta amb paràmetres.En el camp a posar el criteri, cal posar-hi el text que ens demanarà en el quadre de diàleg, entreclaudàtors.

Seguidament anar al menú “CONSULTA-Parámetros” i entrar exactamentel mateix text, però sense els claudàtors, i especificant el tipus de camp queés.

Consultes amb varis criteris

Consultes amb quadres de diàleg

A l’hora d’executar laConsulta o Informe esmostraria el següentquadre de diàleg:

��

��

��

5. Propietats de la Consulta

Es torna a guardar la consulta. Aquest quadre de diàleg tant sortirà quan executem la consulta, comquan s’imprimeixi un Informe vinculat a aquesta consulta.

Es poden incloure tants paràmetres com camps filtrar siguin necessaris. Cada paràmetre generarà unquadre de diàleg diferent.

Descripción: Nom de referència a l’objecte que s’està creant. (opcional).Mostrar todos los campos: Si: Mostra tots els camps. No: Mostra només els camps a on en la quadrículaQBE la casella mostrar estigui seleccionada. L’opció per defecte és No. QBE: Query by example -Consultes segons mostraValores superiores: Número de registres superiors que tornarà a l’executar la Consulta.Valores únicos: Si: Dels registres que tots els camps de sortida siguin iguals, en mostra només un. No:Mostra tots els registres.Registros únicos: Si: No mostra els registres duplicats. No: Mostra tots els registres.Permisos de ejecución: Defineix qui pot executar la Consulta: Del usuario o del Propietario.Base de datos de origen: Especifica el nom de la BdD que extraurà les dades.Cadena de conexión del origen: Especifica la cadena de connexió a la BdD externa.Bloqueos del registro: Especifica com es bloquejaran els registres quan dos o més usuaris accedeixina la consulta o formulari.Tipo recordset: Especifica el tipus del conjunt de registres que es fa disponible per a un formulari:Tipus Dynaset: (Predeterminat) Es poden modificar controls dependents basats en una única taula oen taules amb una relació un a un. Tipus Dynaset (Actualitzacions no coherents): Es poden editartotes les taules i els controls vinculats als seus camps. Tipus Arxiu Snapshot: No es poden modificarcap taula o els controls dependents dels seus camps.Intervalo ODBC: Nº de segons que s’esperarà abans de donar error en la interconnexió de bases dedades ODBC en forma de SQL. (Open DataBase Connectivity - Conectivitat Oberta de Bases deDades-).

Les Consultes també tenen propietats, que es poden mostrar amb l’opció «VER-Propiedades» o béfer doble clic amb el ratolí en la pantalla de la Consulta

��

��

��

Filtro: Permet especificar un filtre als registres.Ordenar por: Permet especificar com es volen ordenar els registres en un formulari, consulta, infor-me o taula.Número máximo de registros. Permet especificar el número màxim de registres que seran retornatspor una Consulta.Hoja secundaria de datos: Identifica una subtaula o una subconsulta.Vincular campos principales: Permet determinar l’altura amb la que es mostraran un full secundaride dades quan s’expandeix en una Taula o Consulta.Hoja secundaria expandida: Permet determinar l’estat en que estan guardades tots els fulls secundarisde dades dins d’una taula o consulta. Si el valor es Sí, els fulls secundaris de dades en la taula estanguardats en forma expandida; si el valor es NO, estan guardats de forma tancada.

��

��

��

8. Creació de Subformularis / Subinformes

La creació de subformularis funciona de la mateixa forma que en els subinformes: primer cal havercreat el formulari/subformulari i també el formulari/informe que haurà de servir de subformulari/subinforme. Fins aquí els formularis/informes si són normals. A continuació cal agafar el formulari/informe i afegir-hi el control Subformulari/Subinforme i dir-li quin formulari/informe es farà servircom a Sub. del principal.

L’origen del registre, de les dades, és la taula «Factures Emeses». S’ha deixat un espai en blanc per apoder-hi encabir a dins el formulari Contingut.

El formulari de factures emeses tindria undisseny semblant al següent:

Espai buit per al subformulari.

I el formulari Contingut, tindria elsegüent aspecte:

L’origen del registre, de les dades, és de la taula «Contingut».L’única diferencia entre els dos formularis, a part del disseny, està en la propietat del formulari “Vistapredeterminada”, que en el cas del de Factures Emeses té valor “Formulari simple” i en el de contingutsté valor: “Formularis continuos”.Així mentre que amb el valor Formulari simple només es veu un registre, una factura, en el de Formulariscontinus es veuen els registres un a sota de l’altre, els productes que compra un client.

Per a incloure un formulari a dins de l’altre, cal activardes de la barra d’eines, la icona “Subformularios/Subinformes” i dibuixar un rectangle que ocupi tota l’àreaque hem deixat buida. Si estava activada la icona de labarra d’eines “Asistente para controles”, automàticaments’engegarà l’assistent per a subformularis/subinformes.

Quan s’han de fer càlculs en la taula, no és convenient crear el camp a la taula, sinó que seran campscalculats, camps que realitzen càlculs d’altres camps. Així, en el formulari, i informe, els camps deBase Imposable, Base Imposable + IVA, suma de la Base imposable, suma de l’iva i suma del total dela factura no son camps específics de la taula, sinó que provenen de càlculs amb d’altres camps.Base Imposable =[preunitat]*[unitats]

Total Base + IVA =([unitats]*[preunitat])+(([unitats]*[preunitat])*[tpciva]/100)

Suma Base Imposable =Suma(([unitats]*[preunitat]))

Suma IVA =Suma((([unitats]*[preunitat])*[tpciva]/100))

Suma Base + Iva (Total factura) =Suma(([unitats]*[preunitat])+(([unitats]*[preunitat])*[tpciva]/100))

1. Creació del Subformulari

��

��

��

Li diem que volem agafar com asubformulari, el que ja hem creat, el deContinguts.

Seleccionarem l’opció de mostrar“contingut” per a cada registre del camp“numfactura”.

I finalment li donem un nom al control del subformulari/subinforme.

En aquest moment ja ens torna aparèixer el formulari Factures Emeses, amb el control de subformulari/subinforme a dins, i amb el nom que li hem donat.Només caldrà gravar el formulari, i provar-lo.

Si no haguéssim tingut l’assistent per a subformulari/subinforme,un cop haguéssim dibuixat el control a dins del formulari, aniríem aveure les propietats d’aquest i entraríem la informació de cadapropietat a mà:

Un cop fets els formularis de gestió de factures emeses, serà necessarifer un Informe per que imprimeixi les factures.En l’Informe han d’aparèixer les dades del client, les dades de lafactura i tot el seu contingut. I a l’hora d’imprimir, ens ha de demanarquina factura volem imprimir, perquè sinó ens imprimirà totes lesfactures fetes fins a la data cada cop que en vulguem imprimir una desola.

2. Creació del Subinforme

��

��

��

L’única forma de poder imprimir la factura amb totes les dades de les tres taules i que ens permeticrear un quadre de diàleg amb la factura a imprimir és fent una Consulta relacionant les tres taules.

En la consulta hi posarem tots els camps que siguin necessaris per a la impressió de la factura, hientrarem el paràmetre al camp “numfactura” i la guardarem amb un nom similar a “Impressió factu-res”.

A l’hora de fer el disseny del que serà l’informe de la factura emesa, l’origen de les dades el relacionaremamb la consulta que acabem de fer.

També fora possible fer un subinforme per al contingut, i posar-lo al detall, però en un Informe tambépot funcionar sense subinforme. Per una banda, tenim les dades del client, i les dades de la factura.Això només és un registre, que pot anar a l’encapçalament. I les dades del contingut, poden anar a lasecció Detall.

Nombre: Texto65Origen del control: =Suma([UNITATS]*[PREUNITAT])

Nombre:Texto 66Origen del control: =Suma([UNITATS]*[PREUNITAT]*[TPCIVA]/100)

Nombre: Texto67Origen del control:=Suma([UNITATS]*[PREUNITAT])+Suma([UNITATS]*[PREUNITAT]*[TPCIVA]/100)

Controls invisibles al’hora d’imprimir

��

��

��

Exemple de model d’informe de factura emesa impresa

��

��

��

9 Creació de Macros

Les macros són funcions afegides a la funcionalitat de la BdD. Un cop feta la macro, es pot cridardes de un formulari, informe, botons, etc. També es pot incorporar a un nou botó en la barra d’einesestàndard.Per fer una Macro, cal estar en l’objecte “Macros” i pitjar el botó “Nuevo”.

A continuació surt la pantalla de creació de macros. En la columna de “Acción”es van posant perordre seqüencial els passos que s’han de fer, i en la columna “Comentario”, una petita descripcióper a revisions futures.

La macro que es defineix és per amaximitzar un Formulari.

Un cop acabada la macro, es guarda donant-li un nom.

Quan entrem a la pantalla de Clients o Factures Emeses,la pantalla no ocupa tota la pantalla, havent de moure-lacada cop. Es pot per que cada cop que vulguem veure lespantalles, a l’arrencar executin una marco que maximitziautomàticament la pantalla.La macro es dirà “maxi”.Per que funcioni, cal dir-li al formulari, que l’executi quans’iniciï. Caldrà modificar el disseny del formulari, anar apropietats del formulari, i en la propietat “Al abrir”, po-sar-li el nom de la macro, “Maxi”.

1. Creació de la Macro

��

��

��

2. Accions per a MacrosEn la taula següent s’agrupen accions per categories basant-se en la seva utilització:

Categoría Tarea Acción Datos en formularios e informes Limitar dato AplicarFiltro

Desplazarse por los dato BuscarSiguienIrARegistro

Ejecución Ejecutar un comando EjecutarComa

Salir de Microsoft Access Salir

Ejecutar una macro, procedimiento o consulta

AbrirConsultaEjecutarSQL

Ejecutar otra aplicación EjecutarAplic

Detener la ejecución CancelarEvenDetenerMacro

Importación/exportación Enviar objetos de Microsoft Access a otras aplicaciones

SalidaHacia, E

Transferir datos entre Microsoft Access y otros formatos de dato

TransferirBasTransferirTex

Manipulación de objeto Copiar, cambiar de nombre o guardar un objeto

CopiarObjeto

Eliminar un objeto EliminarObje

Desplazar o cambiar de tamaño una ventana

Maximizar, M

Abrir o cerrar un objeto Cerrar, AbrirFAbrirInforme,AbrirDiagramAbrirVista

Imprimir un objeto AbrirFormulaAbrirProcedim

Seleccionar un objeto SeleccionarOb

Establecer el valor de un campo, control o propiedad

EstablecerVal

Actualizar datos o la pantalla RepintarObjet

��

��

��

10. Creació d’una AplicacióCrear una senzilla aplicació per la Base de dades creada, pot ajudar molt a fer que la seva utilitzaciósigui comprensible per tothom, fins i tot pels que no saben res d’Access.Les tasques típiques de la BdD creada es poden posar en forma de botons en una pantalla, que seràel formulari d’arrancada de l’aplicació.Les tasquen podrien ser:• Veure pantalla clients, per a entrar/modificar/visualitzar.• Imprimir o visualitzar llistat de clients.• Veure pantalla de factures Emeses, per a entrar/modificar/visualitzar.• Imprimir o visualitzar una factura emesa concreta.• Sortir.

Primer cal crear un nou formulari, però sense que depengui de cap taula ni consulta, ni agafant capassistent per a formularis, sinó amb l’opció de “Vista diseño”.Això crea un formulari buit sense dependre de res.Cal modificar les propietats del Formulari, perquè sembli més que és realment una pantallad’opcions.Les propietats a modificar són:

·Barras de desplazamiento Ninguna·Selectores de registro No·Botones de desplazamiento No·Centrado automático Si

Introduir-hi un títol i modificar el seu format.Afegir-hi els botons que facin les tasques anteriors.

Maximitzar el formulari i estirar l’àrea dedisseny del formulari fins que ocupi tota la pan-talla.

Un cop dissenyats els botons, caldrà gravar-lo. També caldria modificar l’opció d’inici de la BdD,anant a “HERRAMIENTAS-Inicio”.Cada cop que s’executi la BdD, que ja surti el formulari-menú. Caldrà posar el nom del formulari enl’apartat: Mostrar el formulari. I a títol de l’aplicació, posar-hi un títol adient.

Definir una macro quemaximitzi, a aplicar-lo a aquestformulari, en la propietat “Alabrir”.

��

��

��

11. Propietats de la Base de DadesMostra les propietats de la Base de Dades. Cal anar al menú “ARCHIVO-Propiedades de la base dedatos”

Mostra el full de propietats de l’element o objecte seleccionat, com pot ser un camp, un control, unformulari, etc. Cal anar al menú “VER-propiedades”.

Propietats d’un objecte

��

��

��

12. Opcions de configuració d’Access

Controla i personalitza varies propietats i accions a l’iniciar una Base de Dades, com pot ser el títol del’aplicació, la icona, el formulari a iniciar automàticament, etc.Cal anar al menú “HERRAMIENTAS-Inicio”.

1. Opcions d’inici d’una Base de Dades

2. Opcions generals de configuració d’Access

��

��

��

��

��

��

13. Utilitats de l’entorn d’Access

1. Compactar i Reparar la Base de DadesAquesta opció torna a Compactar o organitzar la forma en que està organitzada la informació en laBdD en el disc. Després de freqüents modificacions en registres o sovint en el temps és aconsellableel seu ús. La Compactació tant es pot fer un cop oberta la mateixa BdD a compactar o des de fora.Si es fa des de fora, Access demanarà el nom de la BdD a compactar, i el nom de la nova BdDcompactada. Si és el mateix nom, la gravarà a sobre.Em quant a la Reparació, Repara, o intenta reparar, una BdD espatllada pel algun motiu, com pot serun tall elèctric, fallada de l’ordinador, del disc dur, etcCal anar al menú “HERRAMIENTAS-Utilidades de la base de datos-Compactar y Reparar Base dedatos”.

2. Convertir una Base de dadesConverteix una BdD d’Access a versions anteriors o posteriors de l’actual.Si es té una BdD creada amb Access 2000, el menú serà el de guardar la BdD en format anterior(Access 97 ó 8.9).Si la base de dades creada en una versió anterior a l’Access 2000, el menú serà el de convertir la BdDal format actual, o bé conservar la versió original, però sense poder fer cap modificació en el dissenyde cap objecte.

En el menú “HERRAMIENTAS-Opciones-General-Compactar al cerrar” permet fixar si cada cop quees tanca una BdD, Access automàticament la compacti.

��

��

��

3. Crear Base de Dades en format MDELes BdD d’Access tenen com extensió .MDB. Es pot crear una aplicació de BdD compilada icompactada, incorporant el codi que pogués tenir de VBA a la mateixa compilació, no podent-semodificar ni crear nous objectes com Formularis, Informes o Moduls. Per això cal anar al menú “HE-RRAMIENTAS-Utilidades de la base de datos-Crear archivo MDE”.

4. Posar una paraula clau a la Base de DadesA l’hora d’iniciar la Base de Dades, es pot fer que ens demani una paraula clau, permetent entrar a ellanomés a les persones que la saben. Cal anar al menú “HERRAMIENTAS-Seguridad-Establecer con-traseña para la base de datos”.

Realitza una còpia codificada o descodificada de la BdD. La codificació protegeix la informació al fer-la no visible per als programes d’utilitats o els processadors de text que intenten llegir la BdD enformat text. Tot i que a efectes pràctics, aquest procediment no serveix per a treballar-hi, si la BdDconté dades crítiques, sí que serveix per a que algú pugui dedicar-se a recollir informació. La codificacióenlenteix un xic la BdD.Cal anar al menú “HERRAMIENTAS-Seguridad-Cifrar o descrifar Base de datos”.

5. Xifrar la Base de Dades

Base de Dades de Facturesvisualitzades amb el processador detext Word.

·Sense xifrar (es poden llegir, intrelínies,les dades que hi ha.

·Xifrada (no es pot llegir res)

��

��

��

6. Autocorrecció dels noms dels campsAccess permet reparar automàticament errors provocats pel canvi de nom de camps

En el menú “HERRAMIENTAS-Opciones-General-Autocorrección de nombres” permet que Accesscanviï de forma automàtica la resta dels noms dels camps que hi puguin haver quan l’usuari en canviaun.• Activar “Realizar seguimiento de Autocorrección de nombres” per a que Access mantingui la

informació necessària per a executar Autocorrección de nombres però sense realitzar cap acció.• Activar “Realizar Autocorrección de nombres” per a que Access executi Autocorrecció i canviï

els noms dels camps a mesura que aquests es produeixin.• Activar “Registrar cambios de Autocorrección de nombres” per a que Access guardi un registre

en forma de Taula dels canvis que es fan cada cop que s’executa Autocorrecció.

Hi ha alguns casos en que Autocorrecció no funciona. Entre d’altres, al canviar referències en unainstrucció SQL no vàlida, al corregir referències en el codi de Visual Basic, etc.

7. Assegurar la Base de DadesAmb el menú “HERRAMIENTAS-Seguridad-Asistente para seguridad por usuarios” s’inicia l’assistentd’Access per a la seguretat de la BdD pels usuaris, que crea una nova còpia protegida de la BdD activa.

��

��

��

��

��

��

La creació de rèpliques de bases de dades s’utilitza per fer copies especials d’una BdD, de forma quela copia, la rèplica, pugui ser utilitzada per usuaris situats en diferents ubicacions, com poden sercomercials, situats en d’altres llocs, treballs amb diferents centres, etc., i un cop arriben les rèpliquesal centre de treball, fer la sincronització de les dades, es a dir, l’actualització de tots els canvis detothom.

Es poden utilitzar quatre eines per a la creació de rèpliques i la seva sincronització:

• Les eines de creació i sincronització de rèpliques del menú “Herramientas-Replica”, d’Access 97.• La maleta, arrossegant un arxiu de la BdD de l’ordinador central, cap a la icona de Mi Maletin de

l’equip remot o portàtil, creant-se una rèplica.• Els objectes d’accés a dades (DAO) que permeten crear rèpliques i sincronitzacions per mitjà de la

programació.• Usuaris de MS Office 97, edició Developer, tenen disponible l’opció “Microsoft Replication Ma-

nager”, que és una eina per administrar rèpliques i establir sincronitzacions.

La sincronització és el procés pel que s’actualitzen les dades de la BdD replicada i l’original. Els dosobjectes estan sincronitzats quan els canvis de cada BdD han estat aplicats entre sí.Cal obrir una BdD, replicada o original, i anar al menú “menú “HERRAMIENTAS-Replica-Sincronizar”.Automàticament es mostrarà una pantalla amb el camí per trobar l’altra BdD. Si no és correcte, calcanviar-lo.

14. Crear una rèplica de la Base de Dades

1. Crear la rèplica

2. Sincronitzar la rèplica amb la Base de Dades original

Les rèpliques són les copies de la BdD que s’entreguen al usuaris que no poden fer servir la BdD en laxarxa o de l’ordinador central.Cal tenir oberta la BdD a replicar, i anar al menú “HERRAMIENTAS-Replica-Crear rèplica”, i donar-li un nom.Pensar sempre que una cosa és la BdD original, la que està a l’oficina, i que es podrà modificar totaella, i una altra són les copies replicades de l’original, que no es podran modificar els objectes, nomésentrar/esborrar/modificar informació de registres. Les BdD replicades actualitzen la BdD original, a símateixes, i a les altres replicades.

��

��

��

15. Límits per a AccessEspecificacions generals sobre de la base de dades Microsoft Access

Atribut Màxim

Mida de l’arxiu d’una BdD d’Access (.mdb) 2 gigabytes. Però, degut a que la BdD pot incloure taules d’altres arxius, laseva mida total només està limitada a la capacitat d’emmagatzemar del’ordinador.

Número d’objectes en una base de dades 32.768Mòduls (incloent formularis i informes ambla propietat TieneUnMóduloAsociado (HasModule) establerta a True) 1.000Número de caràcters en un nom d’objecte 64Número de caràcters en una contrasenya 14Número de caràcters en un nom d’usuario de grup 20Número de usuaris que poden tenir accésa la vegada 255

Especificacions generals d’un projecte de Microsoft Access

Atribut Màxim

Número de objectes en un projecte deMSAccess (.ADP) 32.768Mòduls (incloent formularis i informes amb la propietat TieneUnMóduloAsociado(HasModule) establerta a True) 1.000Número de caràcters en un nom d’objecte 64

Especificacions de formularis i informes

Atribut Màxim

Número de caràcters en una etiqueta 2.048Número de caràcters en un quadre de text 65.535Amplada de formulari o informe 55,87 cm, (22 polzades)Alt de secció 55,87 cm, (22 polzades)Alt de totes les seccions més elsencapçalaments de secció (en la vistaDiseño) 508 cm, (200 polzades)Número de nivells de formularis o informesanellats 3Número de camps o expressions que espoden ordenar o agrupar en un informe 10Número d’encapçalaments i peus en uninforme 1 encapçalament/peu d’informe; 1 encapçalament/peu de pàgina; 10

encapçalaments/peus de grupNúmero de pàgines impreses en un informe 65.536Número de controls i seccions que podenafegir en la vida del formulari o de l’informe 754

��

��

��

Especificacions sobre la taula de base de dades de Microsoft Access

Atribut Màxim

Número de caràcters en un nom de taula 64Número de caràcters en un nom de camp 64Número de camps en una taula 255Número de taules obertes 2.048. El número real pot ser menor degut a taules que obre MicrosoftAccess internament.Mida de taula 1 gigabyteNúmero de caràcters en un camp de text 255Número de caràcters en un camp memo 65.535 quan s’introdueixen dades des de la interfície d’usuari;

1 gigabyte quan s’introdueixen dades per mitjà de codi.Mida d’un camp objecte OLE 1 gigabyteNúmero d’índexs en una taula 32Número de camps en un índex 10Número de caràcters en un missatge devalidació 255Número de caràcters en una regla devalidació 2.048Número de caràcters en una descripció detaula o camp 255Número de caràcters en un registre (senseincloure els camps memo i objete OLE) 2.000Número de caràcters en la configuraciód’una propietat 255

Especificacions sobre la consulta de base de dades de Microsoft Access

Atribut Màxim

Número de relacions forçades 32 per taula menys el número d’índexs que hi ha en la taula per a camps ocombinacions de camps que no formen part de les relacions

Número de taules en una consulta 32Número de camps en un conjunt de registres 255Mida d’un conjunt de registres 1 gigabyteLímit per a ordenar 255 caràcters en un o més campsNúmero de nivells de consultes anellades 50Número de caràcters en una casella de laquadrícula de disseny de consulta 1.024Número de caràcters per a un paràmetre enuna consulta de paràmetres 255Número de AND en una clàusula WHEREo HAVING 40Número de caràcters en una instrucció SQL Aproximadament 64.000

Especificacions de macros

Atribut Màxim

Número d’accions en una macro 999Número de caràcters en una condició 255Número de caràcters en un comentari 255Número de caràcters en un argument d’acció 255

��

��

��

��

��

��

��

��

��

�� !!!��

Contingutieslaasuncion.org/departamento/documentos/apuntes/67.pdf · 2018. 10. 26. · Access per...

Documents

Transcript of Contingutieslaasuncion.org/departamento/documentos/apuntes/67.pdf · 2018. 10. 26. · Access per...