¿CÓMO MEDIR LAS MEJORAS EN LA APLICACIÓN DE KAIZÉN?

A. Indicadores de Gestión

B. KPI: key performance indicator (factores claves

de éxito)

C. Gap (diferencias) entre el objetivo y el

resultado.

A. INDICADORES DE

GESTIÓN

Usando la definición aritmética, es elcociente entre el resultado de un proceso(productos, clientes satisfechos, ventas) y lacantidad de recursos utilizados.

Define que tanto nos acercamos o alejamosdel objetivo principal de un proceso.

Permiten tomar decisiones.

Determina si un proceso están siendoexitosos o si cumple los objetivos.

INDICADORES DE GESTIÓN

CATEGORÍAS DE INDICADORES

A. Indicadores de cumplimiento

Indican el grado de consecución de la tarea.

Ejemplo: Cumplimiento de las entregas programadas (al 100%, al 90%, etc.)

B. Indicadores de evaluación

La evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene en el proceso.

Ejemplos: Evaluación del proceso de gestión de reclamos, valorado en una escaladel 1 al 5.

Nota obtenida en un examen.

C. Indicadores de eficacia:

Mide la capacidad para cumplir una tarea o trabajo.

Ejemplo: Grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.Pedidos atendidos en el mes.

D. Indicadores de eficiencia

Miden la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos.

Ejemplos: Tiempo fabricación de un productoCantidad de piezas producidas / horaRotación de inventarios (ventas del mes/inventario promedio del mes)

(*): La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que elinventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventariose convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).https://www.gerencie.com/rotacion-de-inventarios.html

E. Indicadores de gestión:

Son lo que sirven para tomar decisiones y administrar o establecer accionesconcretas para conseguir los objetivos propuestos.

Los indicadores de gestión permiten administrar realmente un proceso.

Ejemplo: gestión de los almacenes de productos en proceso y de los cuellos debotella.

Pasos para construir un indicador

1. Definir el objetivo que debemos lograr.

2. Identificar los aspectos relevantes a medir.

PROBLEMA / OPORTUNIDAD DE MEJORA

OBJETIVOS FACTORES RELEVANTES

INDICADORES COMPARACIÓN

Baja participación en el mercado.

Incrementar la participación de mercado.

Participación actual de la empresa en el mercado.

- La competitividad en elmercado.

- Porcentaje de clientessatisfechos.

Variación entre el nivel departicipación de laempresa luego de aplicarlas mejoras versus lasituación inicial.

Oportunidad de incrementar las ventas, por lo que se requiere mayor producción.

Incrementar la producción de la empresa.

- Nivel de producción de la líneas.- Nivel de merma queafecta la producción.

- Producción por hora.- Nivel de merma.

Variación entre el nivel deproducción de la empresaluego de aplicar lasmejoras versus lasituación inicial.

3. Formular el indicador

3.1 Definir el nombre. Debe ser auto explicativo.

3.2 Definir la fórmula de cálculo. Todo indicador expresa una relación entre dos o más variables.

Porcentaje.

Ejemplo:

Promedio.

Ejemplo:Tiempos promedio de atención, costos promedio, etc.

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠

Índices

- Ejemplo:

Promedio anual de ventas del año 2015: US$ 5000 Millones

Promedio anual de ventas del año 2016: US$ 5350 Millones

Índice anua de crecimiento de las ventas= (5350 / 5000)*100 = 107%

Tasa de variación.

- Ejemplo:

- Del ejemplo anterior (ventas 2016-2017):

(𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝐹𝑒𝑏𝑟𝑒𝑟𝑜 − 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝐸𝑛𝑒𝑟𝑜)

𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝐸𝑛𝑒𝑟𝑜

(5350−5000)5000

= 0.07 = 7 %

4. Establecer la fuente de datos.

Verificar la existencia de la información y el cumplimiento de las metas. Por ejemplo:

Registros Públicos de la institución trimestrales, Mayo-Diciembre 2016.

Estadísticas de un sitio web oficial (INEI, …)

Informes de Análisis de Encuestas del año 2016.

5. Validar el indicador.

6. Establecer frecuencia de cálculo, medición base (medición inicial) y metas.

KPI: Key Performance Indicators(Factores claves del éxito)

Son los indicadores clave del desempeño.

Los KPI miden “inductores” (factores) del éxito,nunca “resultados”.

Por ejemplo, el número de reuniones con nuevosclientes que haya tenido esta semana nuestrodepartamento de ventas (inductor) es diferente albeneficio neto obtenido con las ventas dedeterminado producto (resultado).

B.KPI: Key Performance

Indicators

(Factores claves del éxito)

Características fundamentales de todo KPI

1. Son métricas números, nunca referidos adinero.

2. Los medimos muy frecuentemente (a diferenciade los indicadores de resultado que estánasociados al ciclo de los cierres contables).Normalmente se suele medir los KPI diaria osemanal.

3. Se toman decisiones en función de los KPI.También se hace preguntas a los equipos apartir de ellos.

Características fundamentales que debe tener todo KPI (2)

4. Los KPI exigen un claro compromiso y responsabilidad.

5. Los KPI determinan qué es lo que deben hacer los equipos (todo el personalinvolucrado debe entender claramente el indicador en cuestión).

6. Tienen un impacto significativo en los Factores Clave de Éxito de la empresa.

7. Los KPI siempre promueven acciones que supongan un impacto positivo en eldesempeño de la empresa.

C.GAP: Diferencias

entre el valor resultado y el objetivo

GAP: diferencias entre el valor resultado y el objetivo

Gap (en inglés significa “diferencia”), hace referencia a una “brecha”, unaapertura o un espacio vacío comprendido entre la medición y el objetivoplanteado.

Estas diferencias pueden ser percibidas por los clientes (internos o externos)o bien producirse internamente en los procesos u organizacionesproveedoras de productos o servicios.

MEDICIONES EN LOS PROCESOS:1. Mejorar la calidad de los productos y satisfacción del cliente

(Quality).

2. Reducir los costos de producción (Cost).

3. Mejorar los tiempos de entrega de los productos (Delivery).

4. Seguridad en las operaciones.

5. Flexibilidad para adecuarse a los cambios del mercado.

6. Mejorar la rentabilidad del negocio (Profitability).

1. Mejorar la calidad de los productos y satisfacción del cliente (Quality)

Rendimiento de Calidad = 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑐𝑖ó𝑛 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒

𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑐𝑖ó𝑛

Solución de reclamos = 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑙𝑎𝑚𝑜𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑑𝑜𝑠

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑙𝑎𝑚𝑜𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠

Tiempo medio de espera = 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑜 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠

Cantidad de reclamos mensuales = 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑙𝑎𝑚𝑜𝑠

𝑀𝑒𝑠

% de pedidos entregados a tiempo = 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑎 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠

Lead Time de entrega al cliente = 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑑𝑒𝑠𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎 ( ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠)

𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒

2. Reducir los costos de producción (costs)

Costo unitario = 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑆𝑜𝑙𝑒𝑠

𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑎

𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑝𝑟𝑖𝑚𝑎 =𝐾𝑔. 𝐼𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜𝑠

𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑎

Consumo unitario de gas = 𝑀3𝑑𝑒 𝑔𝑎𝑠

𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑎

Consumo de energía eléctrica = 𝐾𝑊

𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑎

Horas MOD por unidad de producción = 𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝐻𝑜𝑚𝑏𝑟𝑒

𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑎

Tiempo de paradas de máquina = 𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑

𝑑í𝑎 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜

Horas de MOD sin producir = 𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙

𝑑í𝑎 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜

Tiempo de espera para traslado al área productiva = 𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑡𝑟𝑎𝑠𝑙𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛 𝑙𝑜𝑡𝑒 𝑑𝑒 𝑀𝑃

ó𝑟𝑑𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑎𝑏𝑎𝑠𝑡𝑒𝑐𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜

Tiempo de espera para traslado al APT = 𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑡𝑟𝑎𝑠𝑙𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑙 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐é𝑛 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑.𝑡𝑒𝑟𝑚.

𝐿𝑜𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑜

Tiempos de espera: máquinas, personas, materiales

3. Mejorar los tiempos de entrega de los productos (delivery)

Lead Time de entrega al cliente = 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑑𝑒𝑠𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎 ( ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠)

𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒

Delivery Time (tiempo de entrega promedio) = 𝑆𝑢𝑚𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠

4. Seguridad en las operaciones

Tasa de cumplimiento de capacitación mensual = 𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠−ℎ𝑜𝑚𝑏𝑟𝑒 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑛𝑎𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑒𝑛 𝑠𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑

𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠

Indicador de siniestros = 𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑐𝑖𝑑𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠

𝑎ñ𝑜

% de mitigación de riesgos = 𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 ℎ𝑎𝑙𝑙𝑎𝑧𝑔𝑜𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑑𝑜𝑠

𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 ℎ𝑎𝑙𝑙𝑎𝑧𝑔𝑜𝑠 𝑜𝑏𝑠𝑒𝑟𝑣𝑎𝑑𝑜𝑠

Tareas de mantenimiento preventivo realizadas oportunamente = 𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑡𝑎𝑟𝑒𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜

𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑡𝑎𝑟𝑒𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠

5. Flexibilidad para adecuarse a los cambios del mercado

Ventas mensuales = 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑐𝑖ó𝑛 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑚𝑒𝑠

Inventario promedio = 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝐼𝑛𝑖𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 +𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝐹𝑖𝑛𝑎𝑙(𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠)

2

Lead Time de fabricación = 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑐𝑖ó𝑛

𝐿𝑜𝑡𝑒

Lead Time de entrega al cliente = 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑠𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 ó𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎 ℎ𝑎𝑠𝑡𝑎 𝑙𝑎 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑝𝑐𝑖ó𝑛

𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒

6. Mejorar la rentabilidad del negocio

Margen Bruto = 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 − 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠

Rentabilidad Neta = 𝐵𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑁𝑒𝑡𝑜

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙

Rentabilidad Neta de ventas (margen neto) = 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎

MEDICIONES EN LOS PROCESOS:

Hojas de trabajo para gestión de indicadores.

HOJAS DE TRABAJO PARA GESTIÓN DE INDICADORES

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Gestión

Desempeño

Operacional

CRITERIO DE ANÁLISIS

CONDICIÓN CRITICA CONDICIÓN NORMAL CONDICIÓN SATISFACTORIA

RESPONSABLE DEL ANÁLISIS

DATOS REQUERIDOS PARA EL CALCULO ORIGEN DE LOS DATOS

TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA

META ESTABLECIDA

RESPONSABLE DE LA RECOPILACIÓN DE DATOS

TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA

TECNICA ESTADISTICA APLICADA

NIVEL

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR

FÓRMULA

UNIDAD DE MEDIDA FRECUENCIA DE MEDICIÓN

OBJETIVO DEL INDICADOR

HISTÓRICOEne-08 Feb-08 Mar-08 Abr-08 May-08 Jun-08 Jul-08 Ago-08 Sep-08 Oct-08

Código: CI-GC-I-01-F01

Versión:01

Fecha: 05/05/2006

Dic-08Nov-08

HOJA DE VIDA DE INDICADOR

SUBPROCESO

PROCESO

Ministerio de Minas y Energía República de Colombia

HOJAS DE TRABAJO PARA GESTIÓN DE INDICADORES