Guía de experto & Checklist

Cómo mantener la cercanía entre colaboradores y la cultura corporativa durante el trabajo remoto

Índice

Introducción1La cercanía entre colaboradores y la cultura corporativa en el trabajo remoto2

Los 4 pilares de la cercanía y la confianza3

Motivación4

Conexión5

Comunicación6

Gestión de necesidades7

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Introducción

Tras meses de incertidumbre, miles de empresas de toda Latinoamérica han trasladado sus operaciones hacia la virtualidad por medio del trabajo remoto. Este proceso de transición aceleró lo que ya se venía haciendo en otros países del mundo. Sin embargo, el hecho de que más de 30% de empresas no estuviesen preparadas para este cambio fortuito confirma que aún se sigue trabajando en protocolos para mejorar la eficiencia del trabajo remoto.

Según la investigación de LENOVO, esta nueva confianza en el trabajo remoto ha aumentado la necesidad de las organizaciones de contar con soluciones de TI modernas y personalizables para implementar a escala. Sin embargo, proveer infraestructura, seguridad, flexibilidad y movilidad a los colaboradores para que puedan continuar con un alto nivel productivo es solo una parte del proceso.

En CanopyLAB, creemos que las relaciones que se establecen entre colaboradores y la empresa son parte de la base firme del capital humano. Ciertas dinámicas dentro de las organizaciones con una cultura corporativa sólida ayudan a construir los cimientos de una compañía

Trasladar todas estas actividades presenciales a la virtualidad y convertirlas en aprendizaje social es parte del reto que invitamos a las empresas a asumir. Es por ello que con la ayuda de expertos de Gestión de Talento Humano tanto en pequeñas empresas como grandes y transnacionales hemos creado esta guía de experto y un checklist para apoyar a aquellos equipos que buscan esta transición.

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La cercanía entre colaboradores y la cultura corporativa durante el trabajo remoto

Para determinar la productividad de un equipo también son necesarias medidas que contemplen la comunicación en diferentes niveles entre el colaborador y la cultura organizacional de las empresas para evitar la pérdida de identidad del equipo, mantener la confianza y generar cercanía interpersonal a distancia.

Hasta el día de hoy, el 80% de las compañías, encuestadas por Pwc Perú, han concentrado sus esfuerzos solo en determinar qué puestos requerían de la presencialidad y cuáles no. En CanopyLAB, entendemos que esta estrategia es una de las más importantes pero no debería ser la única. Por otro lado, la importancia del fomento de la cultura organizacional solo fue resaltado por el 54% de aquellas dedicadas a los servicios.

Las áreas de Recursos Humanos y Gestión del Talento están trabajando para derribar las barreras que impone el trabajo remoto pues ellos son considerados línea de resiliencia en tiempos de crisis e incertidumbre. El foco de estas nuevas estrategias se encuentra en el bienestar de los colaboradores en tiempos de COVID: el autodesarrollo y el aprendizaje, manteniendo la conectividad con sus colegas y trabajando en equipo.

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4 pilares para generar y mantener la cercanía entre colaboradores y la cultura organizacional

Según Forbes, “las compañías tendrán que encontrar nuevas maneras de atraer, retener y manejar el talento. La colaboración, la flexibilidad y la cultura deberán ser los tres pilares”. De esta manera, la consultora Mckinsey añade que los líderes también deben tener en cuenta las interacciones, prácticas y rituales que promueven esa cultura. “Una empresa que se centra en el desarrollo de talentos, por ejemplo, debería preguntarse si los pequeños momentos de tutoría que se dan en una oficina pueden continuar espontáneamente en un mundo digital.”.

Existen otras prácticas y/o dinámicas que pueden reconstruirse en el trabajo remoto. Por ello, expertos de la Gestión de Talento Humano de Latinoamérica nos han compartido sus recomendaciones, y de paso, actividades para sostener la comunidad de colaboradores que se construye dentro de las empresas. Estas actividades se basan en cuatro pilares que hemos identificado y con las que hemos podido construir este documento:

• Motivación

• Conexión

• Comunicación

• Gestión de necesidades

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Motivación

Gamifica las actividades más simples y otorga premios pequeños para quienes logren nuevos objetivos. Por ejemplo: Premio al primero en conectarse a la reunión, premio a la persona con más participación, etc.

Si eres líder de área, envía agradecimientos y felicitaciones por correo electrónico cada cierto tiempo. Si es posible, copia a todos para que también feliciten a ese colaborador.

Celebra los hitos personales de los colaboradores. Por ejemplo: aniversarios de trabajo, cumpleaños, nuevos miembros de familia.

Expresa tu empatía hacia los colaboradores: envía una tarjeta de felicitación, pide un almuerzo o incluso pastelitos a domicilio.

Realiza cafés virtuales al final de la jornada en el que se pueda hablar de todo menos del trabajo.

Comparte una “happy hour”

Organiza eventos especiales de desconexión para evitar el burnout de las redes sociales hacia tu equipo de trabajo.

Dé crédito a quien le corresponda.

Puedes realizar “Welcome party” para aquellos colaboradores nuevos que recién se integran al equipo.

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Conexión

Organiza un juego de trivialidades en grupos, de esta manera, podrán conocer datos divertidos de cada uno de ellos.

Reformula las relaciones de trabajo e invita a los colaboradores a compartir sus intereses y pasatiempos para conocerlos fuera del ámbito laboral.

Desarrolla ejercicios y juegos que fomenten la interacción entre los miembros de toda la empresa.

Coordina entre todos los compañeros el “Día de…”, e invítalos a presentar ideas divertidas como “Día del sombrero divertido”, “día de vestir de rosado”, etc.

Invita a tus colaboradores a participar en un brainstorming con las ideas más extraordinarias de cómo cambiar el mundo.

Utiliza la última hora del último día laboral para pactar una videollamada y crear espacios para compartir.

Establece un muro virtual (ej. Miro) para que los colaboradores compartan de manera anónima sus inquietudes.

Instaura la metodología “Start-Stop-Continue” para la retroalimentación entre todos los colaboradores.

Establece sesiones remotas dedicadas a familiarizar a todos los miembros del equipo. Si el servicio de videollamada te lo permite, formula una pregunta libre y crea grupos de tres personas para que debatan.

En las sesiones de conexión plantea el siguiente juego: “Dos verdades, una mentira”, para que los demás traten de reconocer las cualidades de sus compañeros de trabajo.

Realiza preguntas personales en sesiones privadas de esta manera podrás averiguar cuáles son sus motivaciones, deseos y planes a futuro de cada uno de tus colaboradores.

En las sesiones de videollamada, empareja a los miembros del equipo para que se conozcan. En este ejercicio, que cada colaborador presente a su pareja de equipo.

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Comunicación

Inicie las reuniones pidiendo a todos los colaboradores que respondan la misma pregunta para hacerlos presentes.

Habilita canales bidireccionales de comunicación para todos los colaboradores en casos de emergencia y ayuda. Intenta que estos canales no sean Whatsapp ni Slack, sino otro tipo de servicios.

Crea espacios de confraternidad en donde los colaboradores se sientan seguros de compartir sus dudas, necesidades y emociones.

Para que todos participen en la reunión o contribuyan en las reuniones, permite el micrófono abierto para todos.

Designa nuevos y diferentes canales a aquellos colaboradores que tienen dificultades para comunicarse en los canales comunes.

Diseña un protocolo de comunicación para reconocer las situaciones difíciles y otorga un espacio para que los colaboradores puedan dialogar.

Crea un protocolo de comunicaciones y comunícaselo a tu equipo: Estas son las reglas comunicacionales entre colaboradores.

Entrene a sus colaboradores a través del conflicto potencial, aprendiendo a sentirse cómodos con el hecho de “no tener la razón”.Dependiendo del tamaño de la

organización, los líderes deben comunicar los comunicados importantes para dejar de lado la incertidumbre.

Si la compañía tiene una gran cantidad de colaboradores, selecciona a personas de distintos equipos para que puedan ayudar con la comunicación.

Si la compañía tiene una gran cantidad de colaboradores, selecciona a personas de distintos equipos para que puedan ayudar con la comunicación.

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Gestión de necesidades

Realiza encuestas sustanciales para reconocer y medir las necesidades de los colaboradores. Se debe recoger información pertinente como: bienestar, salud, planes de nutrición, seguros de salud, apoyo psicológico, entre otros.

Organiza un plan de acción para mantener y retener al talento humano de la compañía.

Identifica a los colaboradores que tengan niños en casa y establece flexibilidad con respecto a sus horarios.

Modifica la gestión de control de acuerdo a cada realidad del colaborador.

Mantén una lista continua de los colaboradores y sus objetivos personales, intereses a futuro y las intenciones de desarrollo profesional.

Reduce la duración de las reuniones a 5 o 10 minutos y establece objetivos para cada una de ellas.

Elaborar rúbricas de necesidades y retos y pide a los líderes de área que lo compartan con sus colaboradores.

Establece “la hora de la empatía”.

Asigna tiempo a la semana para realizar un chequeo emocional a los colaboradores de cada área. Puedes pedir ayuda a los líderes de área.

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¿BUSCAS CONSTRUIR UNA COMUNIDAD CORPORATIVA EN TU EMPRESA?

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Plataforma de aprendizaje social que integra una red social corporativa

Desarrollo de personal

Potencia el desarrollo de tus colaboradores en nuevas áreas y mantenlos comprometidos con tus objetivos, a través de materiales de capacitación de primer nivel y experiencias de aprendizaje que los ayuden a crecer.

Red social corporativa

Fomenta la interacción y comunicación entre los colaboradores de tu empresa. Incentiva la comunicación y el intercambio de información de manera sencilla y efectiva.

Onboarding de Colaboradores

Ayuda a tus nuevos colaboradores en la incorporación a tu empresa, a través de capacitaciones virtuales que dan resultados reales. Reduce el tiempo dedicado a la capacitación de tus nuevos colaboradores.

CanopyLAB

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Sobre los colaboradoresde esta guía

Profesional con amplia experiencia en Recursos Humanos. Acumula más de 20 años de experiencia con resultados comprobados en procesos de Clima y Cultura, Desarrollo Organizacional, Cambios Culturales (M&A), Gestión del Talento, Negociación con Sindicatos y Metodologías ÁGiles . Cuenta larga trayectoria en empresas con facturaciones mayores a $50MM en sectores tanto industrial, comercial, consumo masivo, banca y seguros. Especializado en la creación de áreas de Recursos Humanos desde cero y en la consolidación de éstas asociadas a las directrices organizacionales. Ha logrado mejoras consistentes en todos los Sub Sistemas de Recursos Humanos, consolidación de culturas en diversas geografías, y análisis de eficiencia con un impacto directo en los resultados de la compañía.

Juan Carlos Rojas - Perú

Líder participativo, propositivo e integrador, con gusto por los retos laborales de transformación que generan valor. Psicólogo, especialista en gerencia de recursos humanos, estudios en alta dirección de empresas, finanzas, metodologías ágiles, gestión del cambio, cultura organizacional, coaching y automatización de procesos; con más de diez (10) años de experiencia en gestión del talento humano, en empresas nacionales y globales. He ejercido el rol de director de talento humano en empresas de tecnología y BPO; y consultor de talento humano en más de 20 organizaciones. Mis competencias técnicas se evidencian en: estructura organizacional, cultura, gestión del cambio, engagement, planes de carrera, evaluación de desarrollo (BSCI, OKR, 360 grados), gestión de conocimiento, compensación, beneficios, bienestar, relaciones laborales, seguridad y salud en el trabajo, selección, contratación de personal y administración de presupuesto. Manejo de indicadores de gestión operativos y estratégicos.

Crhistian Araoz - Colombia

Coach grupal en Liderazgo, desarrollo de Habilidades Blandas, Consultora en Cultura, Clima y Cambio Organizacional. Más de 25 años de experiencia como Gerente de Recursos Humanos y Capacitadora. Experiencia internacional en Sudamérica y Asia. Por 15 años ocupó posiciones de gerencia en recursos humanos, en ExxonMobil, Oxfam Gran Bretaña e Hipermercados Tottus. Asimismo, ha sido docente en Centrum Católica y Pontificia Universidad Católica del Perú de cursos en habilidades directivas. Los últimos 10 años ha sido Consultora en cultura, clima y cambio organizacional, Directora de 3C Consultores en Cultura Corporativa y Consultora Asociada de Real Time Management RTM. En cuanto a su formación es Bachiller en Psicóloga con Maestría en Dirección de Empresas por la Universidad de Piura - IESE y Maestría en Ciencia Política y Relaciones Internacionales por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Lean Six Sigma Black Belt del Centro de Calidad de la PUCP y Especialista en Cultura Organizacional curso de Stanford University. Cuenta con inglés y español fluidos, portugués intermedio y francés básico.

Iris Reryna - Perú

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Fuentes

Deloitte Insights, Generar confianza en los tiempos del COVID-19

Great Place to Work, ¿Por qué es importante encuestar a tus colaboradores en tiempos de COVID-19?

La Universidad en Internet, La cercanía, una habilidad estratégica para llevar a cabo un buen liderazgo

McKinsey & Company, Sustaining and strengthening inclusion in our new remote environment

McKinsey & Company, A blueprint for remote working: Lessons from China

Forbes, Puntos clave para construir cultura organizacional en Covid-19

Gillespie Associates, Why Onboarding That New Hire Will Increase Your Bottom Line

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