CMMS Odoo. Manual de usuario, Sistema de gestión de mantenimiento

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MT-CMMS-V1.0-001-2015 / Quito, 23 de junio de 2015

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Índice Introducción 4

Mantenimiento base 5

1. Descripción del flujo de trabajo e información 5

2. Reglas del Negocio. 6

3. Nomencladores. 6

4. Funcionalidades. 8

4.1 Gestionar Objetivos de mantenimiento 8 4.2 Gestionar Órdenes de Trabajo 11

5. Reportes 18

5.1 Análisis de Gastos de Mantenimiento 18 5.2 Análisis de Trabajos de Mantenimiento 18 5.3 Análisis de Tiempos de Paro 19 5.4 Análisis de Tiempo Trabajado 19 5.5 Análisis de Uso de Materiales 20

6. Tablero Informativo. 20

Mantenimiento imprevisto 21

1. Descripción del flujo de trabajo e información 21

2. Reglas del Negocio. 22

3. Nomencladores. 22

4. Funcionalidades. 23

4.1 Gestionar Solicitud de Trabajo 23 4.2 Gestionar Orden de Trabajo 26

5. Reportes 27

5.1 Análisis de falla 27 5.2 Análisis de Causas de Falla. 27

Mantenimiento preventivo 27

1. Descripción del flujo de trabajo e información 27

2. Reglas del Negocio. 29

3. Nomencladores. 29

3.1 Intervenciones de Mantenimiento 30

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3.2 Matrices de Mantenimiento 32

4. Funcionalidades. 35

4.1 Registro de Lecturas de Medidores. 35 4.2 Inicializar Programaciones 38 4.3 Programaciones de Mantenimiento 40 4.4 Gestionar Orden de Trabajo 42

Plan de Mantenimiento 42

1. Descripción del flujo de trabajo e información 42

2. Reglas del Negocio. 43

3. Nomencladores. 44

4. Funcionalidades. 45

4.1 Planes de Mantenimiento 45 Glosario de Términos. 54

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Introducción

El presente Manual tiene como objetivo guiar al usuario en la explotación del producto Mantenimiento (MTTO), de la línea de Gestión (GES), específicamente Mantenimiento Base (MTTB), la cual ha sido desarrollada por y permite gestionar el mantenimiento de los recursos de la empresa, buscando optimizar el desempeño y la competitividad de la entidad, así como apoyar al personal de mantenimiento en organizar, planificar y controlar la actividad.

Este Manual corresponde a la versión 1.0-DFT y describe cómo iniciar el trabajo con la aplicación y los aspectos generales presentes en la misma, recomienda la mejor forma de trabajar con la aplicación, relaciona las reglas que verifica y, finalmente, describe cada una de las funcionalidades a las que se tiene acceso.

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Mantenimiento base

1. Descripción del flujo de trabajo e información

El proceso de mantenimiento parte de una etapa inicial donde se identifican los recursos de la empresa que se consideren objetivos de mantenimiento. Este concepto abarca tanto equipos, como instalaciones vinculados o no al ciclo productivo. Ejemplo: compresores, máquinas, herramientas, bombas, motores eléctricos, entre otros.

Para cada objetivo de mantenimiento es necesario confeccionar un expediente técnico donde se recoja toda la información necesaria para una correcta explotación y ejecución del mantenimiento.

Antes de definir los expedientes técnicos de los objetivos de mantenimiento se debe realizar una recopilación de información, la cual debe estar definida también con el objetivo de utilizarla desde diferentes funcionalidades, para más detalles refiérase al epígrafe 6: Nomencladores.

Luego de definido cada uno de los expedientes técnicos de los objetivos de mantenimiento, se pueden gestionar los trabajos de mantenimiento a través de órdenes de trabajo (OT), que incluyen las tareas que se realizan, así como los recursos materiales y humanos utilizados. Son también la base para confeccionar informes y salidas gráficas con el objetivo de facilitar el análisis y la toma de decisiones de los técnicos en la actividad de mantenimiento.

Las órdenes de trabajo son creadas en estado Borrador, pasan a Abierta durante su ejecución y finaliza su flujo de trabajo en Cerrada o Cancelada.

Para mayor comprensión se muestra a continuación imágenes del flujo de proceso explicado anteriormente:

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Imagen 1. Flujo de proceso Expediente Técnico

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Imagen 2. Flujo de proceso Orden de Trabajo

2. Reglas del Negocio.

1. Una orden de trabajo será emitida para ejecutar actividades referidas a un solo objetivo de mantenimiento.

3. Nomencladores.

Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las

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opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Mantenimiento/Configuración y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.

Entre los nomencladores asociados al objetivo de mantenimiento están:

∙ Categorías de objetivos ∙ Causas de Fallas

La operación con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuación se muestra uno de los nomencladores más representativo.

Vista Lista

En esta vista aparecerá un listado de todas las categorías de los recursos identificados como objetivo de mantenimiento que han sido definidas mediante el botón Crear o a partir de alguna de las funcionalidades asociadas a dicho Nomenclador.

Imagen 3. Vista Lista Categorías de objetivo.

Vista Formulario

En esta vista se mostrará el elemento que en este caso sería la Categoría de objetivo con todos los campos asociados a él, que se desee crear o editar. Los campos que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.

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Imagen 4. Vista Formulario Categoría de Objetivo.

4. Funcionalidades.

4.1 Gestionar Objetivos de mantenimiento

Para gestionar los expedientes técnicos de los objetivos de mantenimiento seleccionar el menú Mantenimiento/Fuente/Objetivos que mostrará un listado de los objetivos de mantenimientos existentes, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar y ver detalles.

Imagen 5. Vista Lista Objetivos de mantenimiento.

Entre los campos más importantes del objetivos de mantenimiento están:

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Objetivo: Se refiere al recurso de la empresa que se considera un objetivo de mantenimiento.

Categoría de objetivo: se refiere a la categoría del objetivo.

Código: Campo por el que es posible identificar al objetivo de mantenimiento. Los campos que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.

También puede introducir otros datos como información general, donde se recogerán la localización del objetivo. Información adicional en donde se definirán algunos atributos asociados al objetivo y tipos de fallas asociadas al mismo.

Imagen 6. Pestaña Información General

El espacio dentro de Información general referido a la programación del mantenimiento permite asignar una matriz de mantenimiento al objetivo en cuestión. La matriz permitirá programar el mantenimiento que se le realizara a un objetivo, para inicializarla se usa el botón Inicializar.

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Imagen 7: Ventana de inicializar programaciones

Para escoger una matriz de mantenimiento e inicializarla esta debe estar en estado confirmado. A partir de esta vista se puede crear, modificar, escoger y buscar una matriz de mantenimiento que una vez inicializada muestra en el objetivo de mantenimiento las intervenciones contenidas en dicha matriz para que puedan ser gestionadas (adelantar, retrasar, dar por hecha, generar orden de trabajo, etc)

La pestaña Documentos adjuntos permite adjuntar documentos relacionados con los objetivos de mantenimiento y señalar atributos asociados a estos.

Imagen 8. Pestaña Documentos adjuntos

La pestaña tipos de fallas permite listar las fallas mas comunes que suceden al objetivo de mantenimiento.

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Imagen 9. Pestaña Tipos de Fallas

El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:

Si se selecciona un recurso que tiene definido un objetivo de mantenimiento, el sistema mostrará un mensaje de error dando cumplimiento a la regla de negocio que solo se puede confeccionar un objetivo de mantenimiento por cada recurso.

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Imagen 10. Mensaje de error

Si se crea un objetivo de mantenimiento sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crear el objetivo.

Imagen 11. Mensaje de error

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4.2 Gestionar Órdenes de Trabajo

Para gestionar las órdenes de trabajo de los objetivos de mantenimiento seleccionar el menú Mantenimiento/Trabajos/Órdenes de Trabajo que mostrará un listado de las órdenes de trabajo, incluyendo inicialmente solo las que están en estado borrador, abiertas y pendiente a cierre, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar (siempre que la orden de trabajo no tenga asociado Número de Orden) y ver detalles. Las órdenes de mantenimiento también pueden ser generadas desde las funcionalidades de los intervalos descritos en los objetivos de mantenimiento.

Imagen 12. Vista Lista Órdenes de Trabajo

Al crear una orden de trabajo esta tendrá estado borrador y se introducirá el objetivo de mantenimiento: recurso identificado al cual se le realiza mantenimiento, este objetivo debe estar definido, para más detalles refiérase al epígrafe 4.1: Gestionar Objetivo de mantenimiento.

Tipo de trabajo: tipo de trabajo a realizar en el mantenimiento (Preventivo, correctivo, soporte, mejora)

Responsable: se refiere a la persona responsable de la orden de trabajo

Verificado por: se refiere a la persona que verifica la orden de trabajo como parte de la gestión de calidad

Fecha de inicio: se refiere a la fecha en que se crea la orden de trabajo.

Fecha de emisión: se refiere a la fecha que se abre la orden de trabajo.

Fecha de terminación: fecha en que se termina la orden de trabajo.

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Prioridad: nivel de prioridad con que se ejecute el trabajo de mantenimiento. Terminación: se refiere al nivel de terminación de la orden de trabajo (Terminado, Incompleta, Sin solución)

La pestaña información general también ofrece información sobre los gastos y otros elementos asociados a la orden de trabajo como son importe de mano de obra, tiempo de paro, etc.

Actividades a realizar: conjunto de actividades a ejecutar en el mantenimiento, se debe tener en cuenta que el campo Secuencia asociado a cada una de estas actividades debe ser mayor que cero.

Requerimientos: recursos humanos a utilizar en el mantenimiento y productos necesarios.

Calidad: campo que refleja el estado de calidad alcanzado en el cierre de la orden de trabajo. Los campos que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.

Imagen 13. Pestaña Información General

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Imagen 14. Pestaña Actividades

Imagen 15. Pestaña requerimientos

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Imagen 16. Pestaña Observaciones

Una vez creada la orden de trabajo en estado Borrador se puede iniciar su ejecución pasando a estado Abierta.

Una vez concluida la orden de trabajo puede pasar a estado pendiente a cierre o cerrada. Para pasar la orden de trabajo ha estado cerrada se debe escoger una de las opciones de terminación (Terminada, incompleta, Sin solución). Esta funcionalidad advierte de que la orden de trabajo tomará el estado Pendiente a aprobación.

Imagen 17. Advertencia sobre cambio de estado Pendiente a aprobación.

Al determinar cerrarse la orden de trabajo el sistema muestra un wizard que permite realizar una inspección de calidad a dicha orden de trabajo. Señalando para esa orden

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el posible resultado (Satisfactorio, Rechazado, No revisado, No operativo), la fecha y notas. Debe tenerse en cuenta que para cerrar una orden de trabajo debe haberse definido en esta la fecha de inicio y la fecha de fin.

Imagen 18. Wizard inserción de calidad.

Una orden de trabajo puede ser cancelada mientras se encuentra en estado borrador o abierta.

También se podrá ver una vista gráfico desde la orden de trabajo donde se agrupan las órdenes de trabajo por tipo de trabajo, mostrando qué por ciento representa cada uno de estos trabajos del total, a continuación una imagen de lo explicado anteriormente:

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Imagen 19. Vista Gráfico de Orden de Trabajo

El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:

En caso de insertar una fecha de inicio menor que la fecha de emisión que no es más que la fecha actual, el sistema mostrará un mensaje de error para que vuelva a insertar la fecha de inicio.

Imagen 20. Mensaje de error

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En caso de insertar una fecha de terminación menor que la fecha de inicio de la orden, el sistema mostrará un mensaje de error para que vuelva a insertar la fecha de terminación.

Imagen 21. Mensaje de error

Si se desea cerrar una Orden de Trabajo y no se han especificado los campos Fecha de Terminación y Terminación, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios para poder cerrar la Orden.

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Imagen 22. Mensaje de error

Si se genera una Orden de Trabajo sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crear la orden.

Imagen 23. Mensaje de error

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5. Reportes

Un mantenimiento eficiente y bien organizado debe garantizar la disponibilidad de los recursos de una empresa a un costo competitivo, pero... ¿cuál es el gasto que hemos realizado? ¿cuánto trabajo hemos realizado?. Las respuestas a estas preguntas puede obtenerlas al evaluar a través de los informes de análisis incluidos en este sistema.

5.1 Análisis de Gastos de Mantenimiento

Para acceder a este reporte debe seleccionar el menú Mantenimiento/Reportes/Análisis de Gastos de Mantenimiento que mostrará un listado con los gastos de mantenimiento por recursos, materiales y total, dando posibilidades de búsquedas y agrupamiento por diferentes campos, entre ellos se encuentra: objetivo de Mantenimiento, Tipo de Trabajo, Día, Mes, Año, entre otros.

Imagen 24. Reporte Análisis de Gastos de Mantenimiento

5.2 Análisis de Trabajos de Mantenimiento

Para acceder a este reporte debe seleccionar el menú Mantenimiento/Reportes/Análisis de Trabajos de Mantenimiento que mostrará un listado de la cantidad de trabajos de mantenimiento realizados (completado, incompleto, sin solución y total), dando posibilidades de búsquedas y agrupamiento por diferentes campos, entre ellos se encuentra: objetivo de Mantenimiento, Tipo de Trabajo, Día, Mes, Año, entre otros.

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Imagen 25. Reporte Análisis de Trabajos de Mantenimiento

5.3 Análisis de Tiempos de Paro

Para acceder a este reporte debe seleccionar el menú Mantenimiento/Reportes/Análisis de Tiempos de Paro que mostrará un listado de los tiempos de paro que se han necesitado para realizar el mantenimiento, dando posibilidades de búsquedas y agrupamiento por diferentes campos, entre ellos se encuentra: objetivo de Mantenimiento, Día, Mes, Año, entre otros.

Imagen 26. Reporte Análisis de Tiempos de Paro

5.4 Análisis de Tiempo Trabajado

Para acceder a este reporte debe seleccionar el menú Mantenimiento/Reportes/Análisis de Tiempo Trabajado que mostrará un listado del tiempo utilizado para poder ejecutar el mantenimiento realizado, dando posibilidades de búsquedas y agrupamiento por diferentes campos, entre ellos se encuentra: Empleado, Día, Mes, Año, entre otros.

Imagen 27. Reporte Análisis de Tiempo Trabajado

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5.5 Análisis de Uso de Materiales

Para acceder a este reporte debe seleccionar el menú Mantenimiento/Reportes/Análisis de Uso de Materiales que mostrará un listado de la cantidad de materiales que se utilizó para poder ejecutar el mantenimiento realizado, dando posibilidades de búsquedas y agrupamiento por diferentes campos, entre ellos se encuentra: Producto, objetivo de Mantenimiento, Día, Mes, Año, entre otros.

Imagen 28. Reporte Análisis de Uso de Materiales

6. Tablero Informativo.

Para ver el tablero informativo que brinda la aplicación seleccionar el menú Mantenimiento o Mantenimiento/Reportes/Tablero de Mantenimiento, en él se muestran diferentes informaciones entre ellas se encuentra:

Listado de todas las órdenes de trabajo en estado borrador y abierta, dando la posibilidad de editarlas desde dicho listado.

Resumen por cada trabajador, dando a conocer la carga de trabajo de cada uno de ellos y a qué órdenes de trabajo está asociado.

Gráfica donde se analiza por Tipo de Trabajo de las órdenes de trabajo el por­ciento que representa cada uno de ellos del total.

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Imagen 29. Tablero Informativo

Mantenimiento imprevisto

1. Descripción del flujo de trabajo e información

El proceso de mantenimiento imprevisto parte de una etapa inicial donde se genera una solicitud de trabajo para un objetivo de mantenimiento, al cual se le desea realizar un trabajo de mantenimiento no planificado o generado por algún tipo de falla.

Antes de generar una solicitud de trabajo se debe definir el expediente técnico del objetivo de mantenimiento al que se le quiere generar la solicitud, para más detalles refiérase al epígrafe 7.1: Gestionar Expediente Técnico de los objetivos de mantenimiento del manual de usuario del módulo Mantenimiento.

La solicitud de trabajo incluye la descripción del por qué se genera la solicitud y la persona responsable que emite la misma. Esta persona debe estar definida, para más detalles refiérase al epígrafe 6: Nomencladores del manual de usuario del módulo Mantenimiento.

Las solicitudes de trabajo son creadas en estado Pendiente, y pueden pasar a estado Asignada, Atendida, Cancelada o Sin Solución.

Pasan a estado Asignada cuando se genera una Orden de Trabajo para dar respuesta a la solicitud. Esta orden de trabajo incluirá una nueva pestaña con los datos insertados en la solicitud de trabajo asociada, además incluirá en su

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información general la información referente a la falla del objetivo de mantenimiento.

Pasan a estado Atendida, si se satisfacen los requerimientos de la solicitud (esto puede lograrse al terminar la Orden de Trabajo asociada a la solicitud o sin necesidad de generar una orden y desde la misma solicitud realizar el cambio de estado).

Pasan a estado Cancelada si no se ha satisfecho los requerimientos de la solicitud y no es necesario satisfacerla; y a estado Sin Solución si la misma no tiene solución.

También pueden volver a estado pendiente desde los estados Atendida, Cancelada y Sin solución.

Para mayor comprensión se muestra a continuación una imagen del flujo de proceso explicado anteriormente:

Imagen 1. Flujo de Proceso Mantenimiento Imprevisto

2. Reglas del Negocio.

1. Se debe emitir una solicitud de trabajo por cada trabajo imprevisto que se le realiza a un objetivo de mantenimiento.

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3. Nomencladores.

Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Mantenimiento/Configuración y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.

Entre los nomencladores asociados al objetivo de mantenimiento están:

∙ Categorías del Recurso y sus Tipos de Fallas ∙ Causas de Fallas

La operación con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuación se muestra uno de los nomencladores más representativo.

Vista Lista

En esta vista aparecerá un listado de todas las causas de fallas que pueden ser visualizadas en los Objetivos de mantenimiento.

Imagen 2. Vista Lista Causas de fallas

Vista Formulario

En esta vista se mostrará el elemento que en este caso sería la Causa de fallas con todos los campos asociados a él, que se desee crear o editar. Los campos

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que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.

Imagen 3. Vista Formulario Causas de fallas

4. Funcionalidades.

4.1 Gestionar Solicitud de Trabajo

Para gestionar las solicitudes de trabajo de los objetivos de mantenimiento seleccione el menú Mantenimiento/Trabajos de Mantenimiento/Solicitudes de Trabajo que mostrará un listado de las solicitudes de trabajo, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, crear, editar y ver detalles.

Imagen 4. Vista Lista Solicitudes de Trabajo

Al crear una solicitud de trabajo esta tendrá estado pendiente y se introducirá:

Objetivo de mantenimiento: se refiere al objetivo de mantenimiento que se refiere en la solicitud.

Prioridad: nivel de importancia en donde ponderan los criterios Baja, normal y alta.

Tipo de trabajo: que por defecto debe ser correctivo, pero pueden escogerse además los elementos preventivo, soporte y mejora.

Solicitado por: persona que realiza la solicitud.

Descripción.

Otros campos se toman por defecto como son: fecha de emisión, numero de solicitud y local.

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Una vez creada la solicitud se puede asignar a una Orden de Trabajo para que dé respuesta a sus requerimientos, esta orden se crea en estado abierta. Para más detalle ver epígrafe Gestionar Orden de Trabajo. También puede pasar la solicitud a estado atendida, cancelada o sin solución.

Una solicitud puede pasar nuevamente a estado pendiente mientras se encuentra en estado atendida, cancelada o sin solución. Los campos que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.

Imagen 5. Vista Formulario Solicitud de Trabajo

Cuando decida generar la orden de trabajo el sistema advertirá sobre esta funcionalidad que aparecerá en la vista Lista y Formulario de la Solicitud, en donde se muestra un mensaje informando que la orden ha sido creada satisfactoriamente y en la parte inferior derecha del mensaje aparece un botón Abrir Orden de Trabajo donde se podrá acceder a la Orden.

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Imagen 6.Confirma orden de trabajo.

Imagen 7.Confirma orden de trabajo.

El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:

Si se genera una Solicitud sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crear la solicitud.

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Imagen 8. Mensaje de error

4.2 Gestionar Orden de Trabajo

Para gestionar las órdenes de trabajo generadas a partir de las solicitudes seleccione el menú Mantenimiento/Trabajos de Mantenimiento/Órdenes de Trabajo que mostrará un listado de las órdenes de trabajo, busque las órdenes que están asociadas al objetivo de mantenimiento que usted desee y que dé respuesta a la solicitud.

Estas órdenes de trabajo incluirán una nueva pestaña con los datos insertados en la solicitud de trabajo asociada, además incluirá en su información general la información referente a la falla del objetivo de mantenimiento.

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Imagen 9. Pestaña Solicitud de Trabajo en la Orden de Trabajo

Imagen 10. Pestaña Información General

5. Reportes

Este manual añade nuevos reportes a la aplicación para ver detalles de los

reportes mostrados en la aplicación referente a las fallas y sus causas.

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5.1 Análisis de falla

Para acceder a este reporte debe seleccionar el menú Mantenimiento/Reportes/Análisis de Fallas que mostrará un listado de las fallas ocurridas a los objetivos de mantenimiento, y por cada una de ellas la cantidad de ocurrencia de esta y el por ciento que representa del total, dando posibilidades de búsquedas y agrupamiento por diferentes campos, entre ellos se encuentran: objetivo de Mantenimiento, Tipo de Falla, Año, Mes, Mes anterior, entre otros.

Imagen 11. Reporte Análisis de Fallas

5.2 Análisis de Causas de Falla.

Para acceder a este reporte debe seleccionar el menú Mantenimiento/Reportes/Análisis de Causas de Falla que mostrará un listado con las causas de falla de los objetivos de mantenimiento, dando posibilidades de búsquedas y agrupamiento por diferentes campos, entre ellos se encuentra: objetivo de Mantenimiento, Categorías, Día, Mes, Año, entre otros. También se puede ver este reporte desde la vista gráfico.

Imagen 12. Reporte Análisis de Causas de Falla

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Mantenimiento preventivo

1. Descripción del flujo de trabajo e información

El proceso de mantenimiento preventivo parte de una etapa inicial donde se generan un conjunto de intervenciones de mantenimiento que serán agrupadas dentro de matrices de mantenimiento, las cuales se asociarán independientemente a cada uno de los objetivos de mantenimiento para determinar la programación de mantenimiento de los mismos.

La frecuencia con que se realice dicho mantenimiento programado la define la propia matriz de mantenimiento, la cual puede ser por calendario, por lectura o por ambos, esto se define en el Régimen de la matriz. En caso de que el régimen sea por calendario, los intervalos de programación sería por la frecuencia de calendario y la unidad de medida de calendario. Si el régimen de la matriz es por lectura se debe establecer la frecuencia de lectura y la unidad de medida del medidor. Por último si el régimen es por ambos, se deben establecer tanto los intervalos por calendario como por lectura.

La matriz de mantenimiento puede estar en tres estados: Borrador, Confirmada (qué es cuando único puede ser asociada a los objetivos de mantenimiento) y Caducada.

Una vez definidas las matrices de mantenimiento con las intervenciones asociadas a las mismas se puede inicializar la programación de los objetivos de mantenimiento de dos maneras: La primera de ellas es a través del propio expediente técnico del objetivo de mantenimiento (para definir el expediente técnico del objetivo de mantenimiento al que se le quiere inicializar la programación refiérase al epígrafe 7.1: Gestionar Objetivos de mantenimiento del manual de usuario del módulo Mantenimiento) en la sesión Programación de Mantenimiento donde luego de seleccionar la matriz de mantenimiento se inicializan los datos del medidor en caso que el régimen de la matriz seleccionada sea por lectura; la otra manera de inicializar la programación es a través del menú Trabajos/Inicializar Programación en donde se deberá seleccionar la matriz de mantenimiento y el objetivo de mantenimiento. Una vez inicializada la programación en el expediente técnico del objetivo de mantenimiento aparecerán las intervenciones de mantenimiento asociadas al

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objetivo, así como la frecuencia, la última ejecución, la próxima ejecución y si se desea generar la orden de trabajo referente a dicho mantenimiento.

Por otra parte se podrán consultar los mantenimientos programados a través de la vista de calendario de programación de mantenimiento y el menú Trabajos/programaciones.

Para mayor comprensión se muestra a continuación imágenes del flujo de proceso explicado anteriormente:

Imagen 1. Flujo de proceso Registrar Lectura

Imagen 2. Flujo de proceso Programación de Mantenimiento

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2. Reglas del Negocio.

1. La frecuencia de la programación de las intervenciones de mantenimiento preventivo está dada por la frecuencia de la matriz, la cual puede ser por Fecha, Lectura o Ambas.

2. Para programar mantenimiento preventivo a un objetivo de mantenimiento debe existir una matriz.

3. Solo se pueden asociar matrices de mantenimiento en estado confirmada a objetivos de mantenimiento.

4. Todos los objetivos de mantenimiento que tengan características comunes pueden estar asociados a una misma matriz de mantenimiento.

3. Nomencladores.

Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Mantenimiento/Configuración y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.

Entre los nomencladores asociados al mantenimiento preventivo están:

∙ Intervenciones de mantenimiento ∙ Matrices de mantenimiento

La operación con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuación se muestra dos de los nomencladores más representativo.

3.1 Intervenciones de Mantenimiento

Para gestionar las intervenciones de mantenimiento seleccionar el menú Mantenimiento/ Configuración/ Mantenimiento Preventivo/ Intervenciones que mostrará un listado de las intervenciones existentes, dando posibilidades de crear, editar, eliminar y ver detalles.

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Imagen 3. Vista Lista Intervenciones de Mantenimiento

Algunos de los datos más significativos son:

Duración: El tiempo estimado para que se ejecute la intervención.

Tiempo de Paro: Tiempo de paro que se necesita para ejecutar la intervención.

Inclusión: Permite incluir otra intervención a la actual.

En la intervención se le pueden incorporar un conjunto de secuencias de actividades, puestos de trabajo y productos que intervienen en la misma.

La pestaña actividades permite describir las actividades asociadas a la intervención y su secuencia

Imagen 4. Pestaña Actividades

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La pestaña puestos de trabajo permite asignarle puestos de trabajo a las intervenciones. La definición de puestos de trabajo pertenecen al área de recursos humanos y contiene definición de empleados, departamentos, entre otros datos.

Imagen 5. Pestaña Puestos de Trabajo

La pestaña productos permite definir los productos que se van a utilizar en la intervención. Las definición de los productos están relacionas con las áreas de almacén y producción. En dicha definición se manejan datos relacionados con el abastecimientos, el stock, los precios, los proveedores, etc.

Imagen 6. Pestaña Productos

El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:

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Si se genera una intervención sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crear la intervención.

Imagen 7. Mensaje de error

Si se genera una intervención sin al menos definir una actividad y un puesto de trabajo, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios definir para poder crear la intervención.

Imagen 8. Mensaje de error si no está definida la actividad y el puesto de trabajo

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3.2 Matrices de Mantenimiento

Para gestionar las matrices de mantenimiento seleccionar el menú Mantenimiento/ Configuración/ Mantenimiento Preventivo/ Matrices de Mantenimiento que mostrará un listado de las matrices de mantenimiento existentes, dando posibilidades de búsquedas, crear, editar y ver detalles. En esta vista aparecerá un listado de todas las matrices de mantenimiento identificadas que han sido definidas mediante el botón Crear o a partir de alguna de las funcionalidades asociadas a dicho Nomenclador, ejemplo: inicializar matriz de mantenimiento dentro de la definición de un objetivo de mantenimiento.

Imagen 9. Vista Lista Matrices de Mantenimiento

Las matrices de mantenimiento son creadas en estado Borrador y pueden pasar a estado Confirmada y Caducada.

Pasan a estado confirmada cuando se verifica que todos los datos de la matriz están correctos y que al menos tiene definida una intervención. En este estado la matriz no se puede modificar. Entre los campos más importantes tenemos:

Nombre: nombre de la matriz.

Régimen: que es la manera por la cual se va a regir la matriz, esta puede ser “Calendario” (días, semanas, meses, años), “Lectura” (km, m, unidades de medida) o por “Ambas”.

UDM de Calendario: se refiere a la frecuencia con que se va a medir la matriz (días, semanas, meses o años)

Intervenciones: se refiere a las intervenciones de mantenimiento que van a estar asociadas a la misma.

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Pasan a estado caducada cuando la matriz no satisface los requerimientos necesarios para asociarla con un objetivo de mantenimiento. En cada uno de estos estados puede volver a estado Borrador.

Imagen 10. Vista Formulario Matriz de Mantenimiento

El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:

Si se crea una matriz de mantenimiento sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crear la matriz.

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Imagen 11. Mensaje de error

Cuando se intenta caducar o pasar a borrador una matriz asociada a un objetivo de mantenimiento, el sistema mostrará un mensaje que no se puede cambiar el estado de la matriz.

Imagen 12. Mensaje de error

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4. Funcionalidades.

4.1 Registro de Lecturas de Medidores.

Para gestionar el registro de lecturas de medidores seleccionar el menú Mantenimiento/Fuente/Registro de Lecturas de Medidores que mostrará un listado de las lecturas de medidores asociados a los objetivos de mantenimiento, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, editar y ver detalles.

Imagen 13. Vista Lista Registro de Lecturas de Medidores

En la vista lista y de formulario, cada elemento brinda cinco opciones:

• Actualizar medidor, donde se actualiza el valor actual de la lectura. • Reiniciar medidor, donde el valor base toma el valor de la ecuación

formada por: valor base + valor al reiniciar – valor después del reinicio. • Calcular uso: Calcula el uso promedio diaria dado un intervalo de fechas. • Eliminar ultima lectura: Esta acción eliminará el último registro de lectura

y establecerá la lectura anterior a la última como el último registro de lectura.

• Mostrar historial, que no es más que todas las lecturas registradas para un objetivo con un medidor determinado. La relación recurso­medidor debe ser única.

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Imagen 14. Vista Actualizar Medidor

Imagen 15. Vista Reiniciar Medidor

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Imagen 16. Vista Calcular uso.

Imagen 17. Vista Historial de Lecturas

Entre los campos más importantes del registro de lectura están:

El uso promedio diario (el cual debe ser mayor que cero), datos del medidor y de la lectura.

Valor acumulado: es la suma del valor base más el valor de lectura.

Valor de lectura: es el consumo diario del medidor.

El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:

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Solo se puede actualizar la lectura del medidor una vez al día, en caso contrario el sistema mostrará un mensaje.

Imagen 18. Mensaje de error

Cuando se introduce un valor de lectura que es inferior al valor de última lectura, el sistema mostrará un mensaje.

Imagen 19. Mensaje de error

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4.2 Inicializar Programaciones

Para inicializar las programaciones se puede hacer de la siguiente manera: accedemos al menú Mantenimiento/Trabajos de Mantenimiento/Inicializar Programaciones donde se mostrará una vista para asociar a los objetivos de mantenimiento que no tienen programación, una matriz de mantenimiento que se encuentre en estado confirmada. En caso que el régimen de la matriz sea por Lectura o por Ambos debe inicializar también los valores del medidor.

Imagen 20. Inicializar Programaciones desde el menú

Imagen 21. Inicializar Lectura de Medidores

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Imagen 22. Mensaje informativo

Otra forma de inicializar la programación, es una vez dentro del objetivo de mantenimiento, (ver epígrafe Gestionar objetivos de mantenimientos) en la sesión Programación de Mantenimiento, accedemos a una vista para asociar una matriz de mantenimiento.

Imagen 23. Inicializar Programación desde el objetivo de mantenimiento

4.3 Programaciones de Mantenimiento

Para gestionar las programaciones de mantenimiento seleccionar el menú Mantenimiento/Trabajos de Mantenimiento/Programaciones que mostrará un listado de las programaciones de mantenimiento, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento y ver detalles.

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Imagen 24. Vista Lista Programaciones de Mantenimiento

En cada elemento de la lista permite tres opciones:

• Adelantar o retrasar la intervención, que brinda la posibilidad de ajustar la programación de mantenimiento para la intervención. Si el régimen de la matriz a la que está asociada la intervención es por Calendario solo se podrá actualizar los datos de la fecha de próxima ejecución, si es por Lectura solo se podrá actualizar los datos del valor de próxima ejecución y si es por Ambos se podrá actualizar ambos datos.

Imagen 24. Adelantar/Retrasar calendario.

• Dar por ejecutada la intervención, en donde se definirá en que fecha se desea ejecutar la intervención.

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Imagen 25. Ejecutar Intervención

• Generar la orden de trabajo, en donde se genera una orden de trabajo asociada a la intervención. Siempre aparecerá un mensaje de confirmación para realizar esta acción.

Imagen 26. Mensaje de confirmación

4.4 Gestionar Orden de Trabajo

Para gestionar las órdenes de trabajo generadas a partir de la programación de mantenimiento seleccione el menú Mantenimiento/Trabajos de Mantenimiento/Ordenes de Trabajo que mostrará un listado de las órdenes de trabajo, busque las órdenes que están asociadas al objetivo de mantenimiento que usted desee y que tenga la intervención de la programación que asoció a la orden.

También podrá tener acceso a la Orden de Trabajo luego de generar por el botón de acción Generar Orden de Trabajo que aparecerá en en el listado de las Programaciones y en la sesión de Programación de Mantenimiento del

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objetivo, en donde se muestra un mensaje informando que la orden ha sido creada satisfactoriamente y en la parte inferior derecha del mensaje aparece un botón Abrir Orden de Trabajo donde se podrá acceder a la Orden.

Imagen 27. Mensaje informativo

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Plan de Mantenimiento

1. Descripción del flujo de trabajo e información

El proceso de planificación parte de una etapa inicial donde se identifican los Tipos de Planes al que puede estar asociado un plan de mantenimiento. Estos Tipos de Planes abarcan varias Categorías de Recurso (ver epígrafe 6: Nomencladores del manual de usuario del módulo de Mantenimiento), por lo que cuando se genere un plan asociado a un tipo de plan determinado, se planificará mantenimiento a todos los objetivos de mantenimiento que incluyen las categorías seleccionadas, siempre que esos objetivos tengan definida su programación de mantenimiento (ver epígrafe Inicializar Programaciones del manual de usuario del módulo de Mantenimiento Preventivo).

Estos planes de mantenimiento se definen para un período determinado, este puede ser Anual o Mensual en caso de ser Mensual debe especificar el mes que desea generar el plan.

Además el plan de mantenimiento incluye los materiales y recursos humanos necesarios para ejecutar el mantenimiento, dando una muestra de cuándo dar mantenimiento, qué intervenciones de mantenimiento se deben ejecutar, así como los materiales y recursos humanos que intervienen.

Los planes de mantenimiento son creados en estado Borrador pueden pasar a Pendiente de Aprobación y finalizar su flujo de trabajo en Aprobado o Cancelado.

Para mayor comprensión se muestra a continuación una imagen del flujo de proceso explicado anteriormente:

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Imagen 1. Flujo de Proceso Plan de Mantenimiento

2. Reglas del Negocio.

1. Para poder asociar objetivos de mantenimiento al plan debe estar definida la Programación de Mantenimiento para cada uno de ellos.

3. Nomencladores.

Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Mantenimiento/Configuración y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.

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El nomenclador asociado al plan de mantenimiento es:

∙ Tipos de Planes de Mantenimiento.

Para cada tipo de plan de mantenimiento se deben seleccionar las categorías de recursos que están asociadas al mismo.

Para gestionar los tipos de planes de mantenimiento seleccionar el menú Mantenimiento/Configuración/Planificación/Tipos de Planes de Mantenimiento que mostrará un listado de los tipos de planes existentes, dando posibilidades de crear, editar y ver detalles.

La operación con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuación se muestra uno de los nomencladores más representativo.

Vista Lista

En esta vista aparecerá un listado de todas los Tipos de Planes de Mantenimiento que han sido definidos mediante el botón Crear o a partir de alguna de las funcionalidades asociadas a dicho Nomenclador.

Imagen 2. Vista Lista Tipos de Planes de Mantenimiento

Vista Formulario

En esta vista se seleccionan las diferentes categorías de objetivos de mantenimiento asociadas al tipo de plan de mantenimiento mediante el botón Añadir.

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Imagen 3. Vista Formulario Tipo de Plan de Mantenimiento

4. Funcionalidades.

4.1 Planes de Mantenimiento

Para realizar la planificación de mantenimiento accedemos al menú Mantenimiento/Planificación/Planes de Mantenimiento que mostrará un listado de los planes de mantenimiento existentes, dando posibilidades de búsquedas, crear, editar siempre que se encuentre el Plan de Mantenimiento en estado Borrador, eliminar solo cuando el Plan de Mantenimiento se encuentra en estado Borrador y Cancelado, y ver detalles.

Imagen 4. Vista Planes de Mantenimiento

Al crear un plan de mantenimiento este tendrá estado Borrador, seleccionando:

Nombre del plan: especifica un nombre para el plan.

Tipo de plan: se refiere al tipo de plan al que va a estar asociado. Este es un nomenclador definido en configuraciones.

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Período: se refiere al periodos en que se va a generar el plan, el cual puede ser Anual, Mensual o Seleccionar fechas.

Compañía: se refiere a la compañía que es responsable del plan.

Imagen 5. Vista Formulario Plan de Mantenimiento

A través del botón Seleccione objetivos puede seleccionar los objetivos a planificar de diferentes formas:

Puede seleccionar la opción Todos y se planificará para todos los objetivos que tengan definido programación de mantenimiento (para conocer si un objetivo de mantenimiento tiene definido programación de mantenimiento, debe dirigirse al objetivo y en la pestaña Programación de Mantenimiento aparecerá la programación definida para dicho objetivo) y que estén asociados a las categorías que incluyen el tipo de plan.

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Imagen 6. Vista para seleccionar todos los objetivos a planificar

Puede seleccionar la opción Seleccionar y se planificará para los objetivos que se adicionen mediante el botón Añadir, solo saldrán los objetivos de mantenimiento que tengan definido programación de mantenimiento y que estén asociados a las categorías que incluyen el tipo de plan.

Imagen 7. Vista para seleccionar los objetivos a planificar

Puede seleccionar la opción Excluir Seleccionados y se planificará para todo los objetivos excepto los objetivos que se seleccionen mediante el botón Añadir, solo saldrán los objetivos de mantenimiento que tengan definido programación de mantenimiento y que estén asociados a las categorías que incluyen el tipo de plan.

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Imagen 8. Vista para excluir los objetivos, de los objetivos a planificar

Una vez creado el plan puede pasar a estado Pendiente de aprobación siempre que se haya planificado plan de mantenimiento para al menos un objetivo de mantenimiento. Mientras esta condición no se cumpla, el botón asociado a esta acción, estará deshabilitado.

Una vez revisado el plan y verificado que todos sus datos estén correctos pasa a estado Aprobado.

Un plan de mantenimiento puede ser cancelado mientras se encuentra en estado borrador.

En la pestaña Calendario se muestra la planificación de los objetivos de mantenimiento seleccionados, mostrando en cada mes la intervención que se debe ejecutar y el día de ejecución. También aparecerá el botón Imprimir Plan dando la posibilidad de imprimir los datos del plan seleccionado.

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Imagen 9. Pestaña Calendario

En la pestaña Necesidad de Materiales se muestra los productos a utilizar para ejecutar la actividad de mantenimiento planificada, así como un detalle del consumo del producto en el período a través del botón que se encuentra a la derecha del nombre del producto. Esta información es generada a partir de los datos insertados en las intervenciones de mantenimiento que están asociadas al plan.

Imagen 10. Pestaña Necesidad de Materiales

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Imagen 11. Vista Detalles de materiales planificados

En la pestaña Necesidad de Trabajo se muestra los puestos de trabajo a utilizar para ejecutar la actividad de mantenimiento planificada, así como un detalle del consumo de recursos humanos en el período, a través del botón que se encuentra a la derecha del nombre del puesto de trabajo. Esta información es generada a partir de los datos insertados en las intervenciones de mantenimiento que están asociadas al plan.

Imagen 12. Pestaña Necesidad de Trabajo

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Imagen 13. Vista Detalles de los trabajos planificados

En la pestaña Ordenes de trabajo se podrán visualizar todas las ordenes de trabajo asociadas a las Programaciones de mantenimiento siempre que estas estén terminadas.

Imagen 14. Vista Detalles Ordenes de trabajo terminadas de los trabajos planificados

El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:

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Si se inserta un año menor o igual que el año actual, el sistema mostrará un mensaje de error, para que vuelva a insertar el campo Año.

Imagen 14. Mensaje de error

Si se crea un plan de mantenimiento sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crear el plan.

Imagen 15. Mensaje de error

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Si se escoge un tipo de plan en el que el objetivo de mantenimiento no tiene intervenciones planificadas se produce la siguiente advertencia:

Imagen 16. Mensaje de advertencia

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Glosario de Términos.

Objetivo de mantenimiento: Recurso de la empresa al cual se le realizarán trabajos de mantenimiento.

Orden de Trabajo: Documento donde se refleja el mantenimiento realizado al objetivo, así como los recursos utilizados durante su ejecución.

Recurso: Se refiere al recurso de la empresa que se considera un objetivo de mantenimiento.

Código: Campo por el que es posible identificar al objetivo de mantenimiento.

Categoría de recurso : Se refiere a la categoría que está asociada el recurso.

Atributo: Son atributos que forman parte del objetivo de mantenimiento.

Solicitud de Trabajo: Documento donde se refleja la solicitud de mantenimiento imprevisto al objetivo.

Programaciones de Mantenimiento: Programaciones realizadas a cada intervención de los objetivos de mantenimiento.

Intervenciones: Conjunto de actividades, productos y puestos de trabajo que intervienen en un mantenimiento.

Matrices de Mantenimiento: Conjunto de intervenciones que están regidas por un régimen determinado.

Inicializar Programación: Asociación de la matriz de mantenimiento al objetivo de mantenimiento.

Registro de Lectura de Medidores: Información vinculada con la lectura del medidor por cada objetivo de mantenimiento.

Régimen: Forma por la cual se va a regir la matriz, esta puede ser “Calendario” (días, semanas, meses, años), “Lectura” (Km, m, unidades de medida) o por “Ambas”.

Número de Intervalo: Las veces que se ejecuta la intervención tomando como base los intervalos de programación definida para la matriz.

Tiempo de Paro: Tiempo de paro que se necesita para ejecutar la intervención.

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Inclusión: Permite incluir otra intervención a la actual.

Eliminar Última Lectura: Permite borrar la última lectura del medidor.

Reiniciar Medidor: Reinicia la lectura del medidor.

Calcular Uso: Permite calcular el uso promedio diario en base a un intervalo de tiempo. Tipo de Trabajo: Se refiere al tipo de trabajo que se va a realizar.

Tipo de Plan de Mantenimiento: Nomenclador donde se define el tipo de plan al que puede estar asociado un plan de mantenimiento.

Planes de Mantenimiento: Planes que se realizan para planificar el mantenimiento de objetivos de mantenimiento de acuerdo a un período determinado, incluyendo materiales y recursos humanos necesarios para su ejecución.

Tipo de Plan: El tipo de plan al que va a estar asociado el plan de

mantenimiento.

Período: Período en el cual se desea planificar el mantenimiento.

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