Club secretary workbook 2016-2017

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Libro de trabajo Capacitación en línea del secretario de club

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Libro de trabajo

Capacitación en línea del

secretario de club

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Lions Clubs International

Bienvenido a la capacitación del secretario de club

Le felicitamos por haber sido elegido al cargo de secretario de club. Este curso de capacitación en línea ha sido diseñado para proporcionarle la información y los recursos básicos que necesita para desempeñar su cargo.

Al final de esta sesión, usted podrá:

Reconocer el propósito de un club de Leones y su lugar dentro de la estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

Resumir las responsabilidades del secretario del club Acceder a recursos adicionales según sea necesario

Este libro de trabajo, que contiene información suplementaria, le ayudará a entender la importancia de los conceptos relacionados con su cargo de secretario de club. El libro de trabajo se ha organizado en secciones que corresponden a las secciones de la presentación de PowerPoint. Secciones del libro de trabajo: Sección 1: Introducción Página 1 Sección 2: El equipo de liderato del club Página 3 Sección 3: Responsabilidades del secretario de club Página 5 Sección 4: Planificar la gestión Página 11 Sección 5: Recursos Página 14

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Sección 1: Introducción

Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones (Rellene los espacios en blanco)

*

1. ____________ clubes constituyen una zona.

2. ____________ clubes constituyen una región*.

3. Un distrito está compuesto de ________ clubes con __________ socios activos.

4. Los diferentes distritos de un área determinada componen el

_________________________________.

5. Cada club de Leones está en una de las siete _______________________________. *Las regiones son opcionales

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Como club de la gran Asociación Internacional de Clubes de Leones, su misión es: DAR PODER a los voluntarios para que sirvan a su comunidad, atiendan las necesidades humanitarias, alienten la paz y promuevan el entendimiento internacional a través de los clubes de Leones. Los propósitos de los clubes de Leones serán:

• Crear y promover un espíritu de entendimiento entre los pueblos del mundo.

• Promover los principios de buen gobierno y buena ciudadanía.

• Tomar un interés activo en el bienestar cívico, cultural y moral de la comunidad.

• Unir a los socios en vínculos de amistad, buen compañerismo y entendimiento mutuo.

• Proporcionar un medio de discusión para el amplio libre estudio de todos los asuntos de interés público, con la excepción de los asuntos de política partidista y sectarismo religioso que se prohíbe sean debatidos por los socios de los clubes.

• Alentar a personas con voluntad de servicio a servir en la comunidad sin buscar

recompensa financiera personal, alentar la eficiencia y fomentar la uniformidad de una ética en el comercio, la industria, las profesiones, obras públicas y proyectos privados.

Como dirigente recientemente elegido, ¿cómo puede ayudar usted a promover la misión y los propósitos de los clubes de Leones?

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Sección 2: El equipo de liderato del club

Organigrama del club (Rellene la tabla)

Como secretario, usted es el director comercial del club.

• El secretario del club actúa bajo la supervisión y dirección del presidente y la junta directiva, y es el dirigente enlace entre el club y el distrito (único, subdistrito y múltiple) en el cual está situado el club, y con la asociación.

• Las responsabilidades del secretario del club son muchas y variadas y requieren un alto grado de dedicación. El secretario tiene que ver más con el funcionamiento práctico del club que cualquier otro dirigente, y debe ser buen organizador, metódico y sobre todo digno de confianza. Sus obligaciones se corresponden con los del presidente y es esencial que ambos dirigentes trabajen en equipo. Aunque se espera que el presidente sea el líder del club, el éxito de su gestión depende en gran manera del secretario.

La junta directiva incluye:

• el presidente el expresidente inmediato

• vicepresidentes • secretario • tesorero

• León domador (opcional) • tuercerrabos (opcional) • presidente del comité de afiliación • otros vocales elegidos

*El Manual del Equipo de Dirigentes de Club contiene las descripciones de cada cargo

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La junta directiva tiene los deberes y poderes siguientes:

a. Constituye el comité ejecutivo del club y es responsable de ejecutar, a través de los dirigentes del club, las políticas aprobadas por el club. Todos los nuevos asuntos y normas serán considerados por la directiva para luego presentarlos para la aprobación de los socios del club en una reunión ordinaria o extraordinaria.

b. Autoriza todos los gastos y no debe contraer deudas que excedan de los ingresos

actuales del club, ni debe autorizar el desembolso de los fondos del club para propósitos que no concuerden con las operaciones y políticas autorizadas por los socios del club.

c. Tiene el poder de modificar, invalidar o rescindir las acciones de cualquier dirigente

del club. d. Auditará anualmente o, a su discreción, con más frecuencia, los libros contables,

cuentas y operaciones del club y podrá exigir la rendición de cuentas o realizar una auditoría del manejo de fondos del club por parte de cualquier dirigente, comité o socio del club. Los socios en pleno goce de derechos y privilegios del club pueden inspeccionar la auditoría o contabilidad, si lo solicitan en lugar y tiempo razonables.

e. Determina, con la recomendación del comité de finanzas, el banco o bancos para

depositar los fondos del club.

f. Determina el monto de la caución de los dirigentes del club.

g. No autorizará ni permitirá que se utilicen para fines administrativos los ingresos netos provenientes de proyectos o actividades del club con los que se recaudan fondos del público.

h. Presenta todos los nuevos asuntos y políticas a los correspondientes comités

ordinarios o especiales del club para que los estudien y hagan recomendaciones a la junta directiva.

i. Mantiene por lo menos dos (2) cuentas separadas de los fondos, que se regirán por

prácticas generales de contabilidad aceptadas. La primera para ingresar los fondos administrativos, tales como cuotas de afiliación, multas impuestas por el tuercerrabos y otros fondos recaudados internamente en el club. La segunda cuenta se establecerá para ingresar los fondos provenientes de actividades o fondos recaudados del público. El desembolso de dichos fondos se hará en cumplimiento estricto de la Sección (g) de este artículo.

¿Cuáles son algunas de las cosas que usted puede hacer como secretario para ayudar al equipo de líderes del club a trabajar juntos en equipo?

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Sección 3: Responsabilidades del secretario de club Como secretario del club, sus responsabilidades principales incluyen…

• Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

• Organizar las reuniones del club

• Mantener los archivos del club

• Recibir y responder la correspondencia del club

• Completar y presentar los informes del club a la asociación

• Cooperar como miembro activo del comité consultivo del gobernador de distrito de la zona

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva Notas: Organizar las reuniones del club ¿Cuáles son las responsabilidades del secretario:

antes de una reunión del club?

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durante una reunión del club? después de una reunión del club?

Para prepararse para las reuniones de la junta directiva, el secretario debe:

• A solicitud del presidente, coordinar los temas a cubrir y preparar el orden del día

• Notificar a los miembros de la junta directiva y presidentes de los comités la hora y lugar de la reunión

• Estar listo para registrar en detalle las actas de la reunión y así tener un historial del club

• Estas responsabilidades variarán de un club a otro; por lo tanto es recomendable que el secretario fije unas reglas básicas con el presidente para evitar confusiones en las reuniones de la junta directiva

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Registrar las actas de las reuniones Notas:

Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que dicen los socios. Por lo tanto:

• El debate se considera informal y no se registra.

• Generalmente se anota el nombre del socio que presenta una moción; el nombre de quien la apoya es opcional. También debe registrarse si se ha aprobado o rechazado la moción.

• Cuando un asunto se somete a votación por papeleta, debe registrarse el

número de votos a favor y en contra

• Cuando la votación es nominal, debe registrarse la lista de nombres que voten a favor y en contra

Al registrar y reportar las actas, es importante utilizar la terminología correcta.

• Las mociones que por votación pasan a ser política se "aprueban, aceptan o

admiten”. Debe evitarse usar “pasó la moción”.

• Las mociones no se llevan sino que se “pierden o derrotan”. Debe evitarse usar “fracasó la moción”.

• Los informes que el club respalda se “adoptan o aceptan”. Debe evitarse usar

“recibido”, que significa leerlo a la asamblea.

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Tomar asistencia:

• El secretario debe mantener un registro preciso de la asistencia durante el año

• La asistencia se toma diciendo en voz alta la lista de nombres de los socios, y anotando los nombres en un registro o pidiendo a los socios que registren su nombre en la hoja de asistencia

• El quórum es el número mínimo de socios necesarios en una reunión para

llevar a cabo los negocios. Por lo general, el quórum es la mayoría de los socios. El secretario debe anunciar si hay o no hay quórum.

• El club debería tener como norma que en caso necesario los socios

compensen las reuniones a las que no asistieron Mantener los archivos del club ¿Qué deben incluir los archivos?

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Recibir y responder la correspondencia del club Notas: Completar y presentar todos los informes del club Notas:

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Servir como miembro del comité consultivo del GD

¿Quiénes son los miembros del Comité Consultivo del Gobernador de Distrito?

Como miembro del Comité Consultivo del Gobernador de Distrito, se espera que usted…

• Trabaje con el jefe de zona para asegurar que cada club de la zona opere

eficazmente y siga los Estatutos y Reglamentos de la Asociación

• Promueva la asistencia a las convenciones de distrito, distrito múltiple e internacional

• Promueva la asistencia a las ceremonias de entrega de carta constitutiva de clubes nuevos

• Encuentre métodos para ayudar a los clubes a aumentar los socios y a formar sus líderes

• Promueva diferentes funciones y eventos, incluyendo reuniones conjuntas de varios clubes, investidura de dirigentes de club y juramentación de socios nuevos o ceremonias de reconocimiento a los patrocinadores de nuevos socios

Además, es posible que se le pida que:

• Ayude a compilar los informes para las reuniones del comité consultivo

• Ayude con los preparativos si el club es elegido sede de una reunión de zona

¿Cuáles son los beneficios de asistir a las reuniones del Comité Consultivo del Gobernador de Distrito?

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Sección 4: Planificar el equipo

Preparación para la gestión

Mensualmente

Trimestralmente

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Semestralmente

Según sea necesario

Tiempo de elecciones

Fin de la gestión

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¿Cuáles son algunas de las metas que espera lograr durante su gestión como secretario de club?

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Sección 5: Recursos

Cómo acceder a los cursos en línea:

*Nota: El Centro Leonístico de Aprendizaje es un sistema separado de MyLCI. Para crear una cuenta y acceder a este centro tendrá que usar su número de ID de socio y crear su propia contraseña.

Para acceder a los cursos en línea vaya a www.lionsclubs.org.

1. Haga clic en Centro para socios

2. Haga clic en Capacitación de líderes

3. Haga clic en Centro Leonístico de Aprendizaje

Cursos que se recomiendan para el secretario de club:

Introducción al liderato

Leonístico

Escuchar eficazmente

Equipos eficaces

Oratoria pública

Relaciones Públicas

Manejo de reuniones

Declaración personal de

principios

Fijación de metas

Dirigir el cambio

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Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos y material de capacitación en las páginas web siguientes.

Páginas web:

• MyLCI https://mylci.lionsclubs.org/

• Orientación de dirigentes de club http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/leadership-development/news-train-club-officers.php

• El Centro de Recursos de Liderato http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/leadership-development/index.php

• Recursos para socios del club de Leones http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/resources/index.php

• Administración de Distritos y Clubes http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/managing-a-club/index.php

• Webinars http://www.lionsclubs.org/EN/member-center/leadership-development/development-programs/webinars.php

Cursillos en MyLCI:

• Introducción a MyLCI https://www.youtube.com/watch?v=v-SQEj4wieI

• Usar el sitio web de MyLCI https://www.youtube.com/watch?v=VhegiWA6HPA

Si no ha accedido a estas publicaciones durante la presentación, puede hacerlo ahora usando los enlaces que se proporcionan.

Publicaciones:

• Estatutos y Reglamentos http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/resources/publications/resources-pub-legal.php

• Manual de los Dirigentes de Club http://www.lionsclubs.org/SP/common/pdfs/la15.pdf

• El Arte del reconocimiento http://www.lionsclubs.org/SP/common/pdfs/ldsp003.pdf