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ÍNDICE
Página
1 Base normativa
3
2 Objetivo
3
3 Ámbito de aplicación
3
4 Definiciones
3
5 Políticas
5
6 Descripción de actividades
12
7 Diagrama de flujo
39
Anexos
Anexo 1 Reporte de conciliación bancaria Clave 6210-014-016
62
Anexo 2 Cédulas con el resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de la Coordinación de Tesorería
64
Anexo 3 Cédulas con el resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de pago a proveedores con cheque en delegaciones (incluye Delegaciones, AGD’s, UMAE’s y Centros Vacacionales)
66
Anexo 4 Oficio para aclaración de movimientos bancarios Clave 6210-010-024
68
Anexo 5 Oficio del Instituto Clave 6210-010-023
72
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1 Base normativa
Artículo 42 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la federación el 31 de diciembre de 2008 y sus reformas.
Numeral 8.1.2.3.4, párrafos del 1 y 3 al 5 del Manual de Organización de la Dirección de Finanzas validado y registrado el 07 de mayo de 2018. 2 Objetivo Llevar a cabo la aclaración y depuración de las partidas bancarias pendientes de conciliar, como resultado del proceso automático de conciliación masiva así como las conciliaciones manuales en el “Sistema PREI-Millenium”, para detectar cualquier cargo bancario no reconocido que afecte la disponibilidad de los recursos así como depósitos no reconocidos para su inmediata aclaración con las instituciones financieras y reflejar las afectaciones contables que correspondan a las operaciones bancarias del Instituto con la finalidad de mantener las cuentas bancarias conciliadas correctamente. 3 Ámbito de aplicación
El presente procedimiento es de carácter obligatorio para las Divisiones de Evaluación y Control de Operaciones, de Dispersión de Fondos, de Marco Financiero y de Recursos Financieros dependientes de la Coordinación de Tesorería; en Delegaciones las Jefaturas de Servicios de Finanzas, Departamentos de Tesorería y sus Oficinas de Control del Ingreso dependiente de estos; en las Unidades Médicas de Alta Especialidad, el Departamento de Finanzas, Oficina de Tesorería y las Áreas de Gestión Desconcentrada y en Centros Vacacionales la Gerencia General que tienen bajo su responsabilidad la administración de las cuentas bancarias que emiten “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) a través del “Sistema PREI-Millenium”. 4 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 4.1 AGD’s: Áreas de Gestión Desconcentrada de las delegaciones en los estados de Coahuila y Sonora que por su dispersión geográfica requieren de una representación de las funciones de operación de Tesorería. 4.2 cédula con el resumen de conciliaciones bancarias: Documento en el cual se hace el vaciado de cada reporte de conciliación bancaria por importe y número de partidas para: cargos banco, créditos banco, cargos IMSS y créditos IMSS, de las cuentas bancarias en la Coordinación de Tesorería y de pago a proveedores con cheque en Delegación, AGD’s, UMAE’s y Centros Vacacionales.
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4.3 compensación por SPEI: Depósito que realiza la institución bancaria como penalización al incumplir los plazos y horarios para depositar los recursos recaudados por Cuotas Obrero Patronales (Entidades Receptoras) importes retirados de Banco de México y no depositados en las cuentas Dispersoras (se quedan en cuentas propias del banco) y/o importes que proceden de las devoluciones de recursos generadas por Delegaciones, AGD, UMAE’s y Centros Vacacionales, que el banco deposita fuera de horario en las cuentas dispersoras y no pueden enviarse a Banco de México para su respectiva Inversión. NOTA: SPEI son las siglas del Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios, diseñado por Banco de México y la banca comercial, con el cual puedes enviar y recibir pagos electrónicos en segundos a cualquier cuenta, sin necesidad de desplazarte y sin importar que las cuentas estén en bancos diferentes.
4.4 conciliación manual: Es el proceso manual en el que se concilian los movimientos bancarios en la página “Introducción Extracto Bancario” con los contables en la página “Conciliación Manual” en el “Sistema PREI-Millenium”. 4.5 conciliación masiva: Es el proceso automático que concilia los movimientos bancarios con los contables en el “Sistema PREI-Millenium”. 4.6 conciliación semimanual: Es el proceso semi-automático en el que se concilia uno a uno los movimientos bancarios con los contables en el “Sistema PREI-Millenium”, que por la naturaleza real de la operación bancaria y su respectivo registro, difieren en fecha. 4.7 consulta de movimientos: Es una herramienta que se obtiene de la banca electrónica y permite ver los movimientos de una cuenta en una fecha o periodos determinados. 4.8 DDF: División de Dispersión de Fondos 4.9 DECO: División de Evaluación y Control de Operaciones. 4.10 DMF: División de Marco Financiero. 4.11 DRF: División de Recursos Financieros. 4.12 IMSS o Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social. 4.13 partidas pendientes por conciliar: Importes a depurar en las cuentas bancarias (cargos banco, créditos banco, cargos IMSS y créditos IMSS). 4.14 plantilla contable: Es una herramienta en el “Sistema PREI-Millenium” que permite generar registros de cargo y abono predeterminados por operaciones en las cuentas bancarias. 4.15 reporte de conciliación bancaria: Resumen automático del “Sistema PREI-Millenium” de la operación bancaria y contable de una cuenta, en un período determinado.
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4.16 responsables de la conciliación bancaria: Es la persona autorizada para vigilar, aclarar y depurar las partidas pendientes de conciliar. 4.17 responsable de la cuenta bancaria: Es la persona facultada legalmente para administrar la cuenta y supervisar el reporte de conciliación bancaria. 4.18 SCRIPT: En término informático es un documento que contiene instrucciones escritas en código de programación que ejecuta diversas funciones (borrado, inserción y/o modificación de datos) en el interior de un programa o de tablas para la modificación de información. 4.19 Sistema PREI-Millenium: Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resource Planning - Planeación de los Recursos Empresariales). 4.20 TR: Traspasos automáticos de cargo y abono generados en el “Sistema PREI-Millenium” en el Módulo de Tesorería que dan origen a un “Registro contable”. 4.21 transacción externa (Trns Ext) con plantilla: Registro manual o semi-manual (por archivo de “Interfaz de carga masiva”) realizado en el “Sistema PREI-Millenium” asociado a una plantilla contable, que genera un “Registro contable”. 4.22 transacción externa (Trns Ext) sin plantilla: Registro manual o semi-manual (por archivo de “Interfaz de carga masiva”) realizado en el “Sistema PREI-Millenium” que no genera un “Registro contable”.
4.23 UMAE’s: Unidades Médicas de Alta Especialidad. 5 Políticas 5.1 Generales 5.1.1. La entrada en vigor del presente documento actualiza y deja sin efecto al “Procedimiento para conciliar partidas pendientes en las cuentas del Instituto que emiten reporte de conciliación bancaria a través del “Sistema PREI-Millenium”, clave 6210-003-031, registrado el 10 de septiembre del 2015. 5.1.2. La Coordinación de Tesorería tendrá la facultad para actualizar y modificar el presente procedimiento, con base en las propuestas realizadas por el Área de Conciliaciones y Registros en la División de Evaluación y Control de Operaciones. 5.1.3. Corresponderá a la Coordinación de Tesorería a través del Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones, interpretar para efectos administrativos el presente procedimiento y resolver los casos no previstos en el mismo.
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5.1.4. El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas y demás disposiciones aplicables al respecto. 5.1.5. El lenguaje empleado en el presente documento, en los anexos y formatos, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos, salvo en aquellos casos en que por la naturaleza del tema, resulte necesaria la precisión de algún género en particular. 5.2 Específicas 5.2.1. El Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Gestión de Evaluación, los Titulares de las Jefaturas de Servicios de Finanzas en Delegaciones, El Titular de la Administración en el Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura del Departamento de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad y el Titular de la Gerencia General en Centros Vacacionales, podrá autorizar el rol con el atributo para conciliar partidas pendientes en la página de conciliación semimanual, en el Módulo de Tesorería en el “Sistema PREI-Millenium”, siempre y cuando el usuario no realice actividades de glosa, aprobación de cuentas por pagar y pago. En caso de ausencia por plaza vacante, comisiones o incapacidad, deberán solicitar la asignación de permisos para conciliar. 5.2.2. El Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones e integrantes del Área de Conciliaciones y Registros, tendrán el rol con el atributo para realizar la conciliación manual en el Módulo de Tesorería del “Sistema PREI-Millenium”; dicha solicitud deberá realizarse invariablemente por “Correo electrónico”, a petición del Responsable de la conciliación bancaria y/o Responsable de la cuenta bancaria, dirigido al personal encargado de la conciliación de la cuenta en el Área con copia al Titular de la Jefatura de Área y de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros. 5.2.3. La División de Evaluación y Control de Operaciones hará la conciliación manual en los casos plenamente justificados y con el visto bueno del Titular de la División y/o el Jefe de Área solicitante, en ausencia del Titular de la División y deberá ser enviado por “Correo electrónico”; sin embargo las partidas pendientes de conciliar resultantes de transacciones externas y/o traspasos que elaboren las Áreas responsables de la conciliación bancaria en las Divisiones de Dispersión de Fondos, de Marco Financiero y de Recursos Financieros que presenten diferencias en fecha, importe y tipo, deberán ser corregidas por las áreas que originaron la discrepancia; la finalidad es que las partidas se concilien automáticamente con los procesos masivos. 5.2.4. La División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Gestión de Evaluación, vigilará y verificará diariamente en el “Sistema PREI-Millenium”, la carga de los movimientos y saldos que se reflejan; únicamente en las cuentas bancarias que emiten “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) a través del “Sistema PREI-Millenium”.
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5.2.5. La División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Conciliaciones y Registros, enviará vía “Correo electrónico” a los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, de Marco Financiero y de Recursos Financieros, el Titular del Departamento de Tesorería y/o de la Jefatura de Oficina de Control del Ingreso en Delegaciones, la persona encargada de la conciliación en Áreas de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería en Unidades Médicas de Alta Especialidad y el Titular de la Gerencia General en Centros Vacacionales, el oficio de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones que deberá tener como anexo el calendario oficial de cierres mensuales de cada ejercicio fiscal, para garantizar que las fechas y horarios de cierres mensuales se cumplan debidamente. Por lo anterior y considerando los horarios para cada cierre mensual de Nivel Central y la ejecución de procesos mediante la autorización de ventanas de tiempo en el “Sistema PREI-Millenium”, las Divisiones de Dispersión de Fondos, de Marco Financiero y de Recursos Financieros; tendrán como horario máximo para procesar cualquier requerimiento de corrección y/o reclasificación en sus cuentas bancarias con fecha del cierre mensual en curso, a las 10:00 a.m. sin excepción. 5.2.6. La División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Conciliaciones y Registros ingresará, ejecutará o programará según corresponda, en el “Sistema PREI-Millenium”, diariamente los siguientes procesos:
TABLA 1: Procesos programados
Proceso Régimen Horario
Conciliación Masiva IMSSR IMSSP
09:40 am y 20:30 pm
Contabilización Automática
IMSSR 12:01 a.m.
IMSSP 12:30 a.m.
Generación de Asientos IMSSR IMSSP
07:01 a.m.
Marcación de Asientos para Contabilización
IMSSR IMSSP
08:00 am a 20:00 pm
NOTA: IMSSR: Ordinario; IMSSP: Bienestar (antes Prospera)
5.2.7. El Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones previo al cierre contable (72 horas hábiles antes), enviará mediante “Correo electrónico” a las Divisiones de Marco Financiero y de Recursos Financieros, el cálculo de la fluctuación cambiaria: saldo bancario final al cierre de mes por el tipo de cambio publicado por Banco de México del último día hábil de ese mes versus el saldo contable de las cuentas en dólares que en el “Sistema PREI-Millenium” está expresado en moneda nacional, para que verifiquen que todas las operaciones bancarias se encuentran debidamente registradas en el mayor auxiliar contable y/o en la consulta “Identificar_Asiento_x_Deleg”; la diferencia que resulte (ganancia o pérdida), deberá ser registrada mediante volante contable manual, por lo que las Divisiones deberán dar el visto bueno para el registro de la misma.
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5.2.8. El Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones por medio del Titular de la Jefatura del Área y de Oficina de Conciliaciones y Registros, vigilarán mensualmente la ejecución del proceso para generar el “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) en el “Sistema PREI-Millenium”, de acuerdo al calendario de cierres mensuales emitido por la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones para el ejercicio en curso. 5.2.9. El Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones, a través del Área de Gestión de Evaluación, al día siguiente del envío de los “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) de las cuentas, reanudará los procesos de carga de estados de cuenta bancarios y el Área de Conciliaciones y Registros reanudará el proceso de conciliación masiva y contabilización de las operaciones bancarias y contables, a fin de que se actualice la conciliación del mes vigente. 5.2.10. El Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones, a través del Área de Conciliaciones y Registros generará cédulas con el Resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de la Coordinación de Tesorería (Anexo 2) y Cédulas con el resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de pago a proveedores con cheque en delegaciones
(incluye Delegaciones, AGD’s, UMAE’s y Centros Vacacionales) (Anexo 3) al cierre contable
de cada mes, en cuanto se reciban los reportes a través de “Correo electrónico”; dichas Cédulas serán rubricadas y firmadas por el personal que interviene en su elaboración y/o revisión. 5.2.11. El Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones, a través del Área de Conciliaciones y Registros, vigilará que se atiendan las solicitudes de aclaración y depuración remitidas a través de oficios y correos electrónicos, por Nivel Central, Delegaciones, Áreas de Gestión Desconcentradas, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Centros Vacacionales en un plazo máximo de 48 horas hábiles contadas a partir de la fecha y hora de la recepción de la solicitud, siempre y cuando cumplan con los requisitos del trámite y en el caso de la fecha del cierre de nivel central según el calendario del oficio de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, estas solicitudes deberán ser con una anticipación de 24 horas hábiles, de lo contrario las solicitudes quedarán fuera del cierre contable. 5.2.12. Los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero, Recursos Financieros y de los Departamentos de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Áreas de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General, vigilarán que mensualmente se reciba vía “Correo electrónico” el “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) de las cuentas a su cargo el día siguiente al cierre, de acuerdo al calendario de cierres mensuales emitido por la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones para el ejercicio en curso; en caso contrario, deberán reportarlo por la misma vía a los Titulares de las Jefaturas del Área y de Oficina de Conciliaciones y Registros. Los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero, Recursos Financieros o los Titulares de las Jefaturas de Área en dichas Divisiones; el Jefe de
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Servicios de Finanzas o el Tesorero en Delegaciones, el Jefe del Departamento de Finanzas o el Jefe de Oficina de Tesorería en UMAE’s y el Gerente General o el Gerente de Administración y Finanzas en Centros Vacacionales (en todos los casos, a falta de alguno de ellos), deberán mantener actualizado el usuario registrado (de acuerdo a la “Guía funcional No. 43 “Actualización del usuario en el “Sistema PREI-Millenium” para recepción del “Reporte de Conciliación Bancaria” publicada en el “Sistema PREI-Millenium” en el Módulo de Tesorería) por medio del cual se envía el “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) a través del “Sistema PREI-Millenium”. NOTA: La Guía funcional No. 43 se puede consultar en la siguiente liga http://prei.imss.gob.mx/manualusr/PREI/manual/Tesoreria/guias8.8/Guía%2043%20Actualización%20usuarios%20Reporte%20de%20Conciliación%20Bancaria.docx
5.2.13. Los Titulares de las Divisiones de Marco Financiero y de Recursos Financieros, deberán enviar mediante “Correo electrónico” el visto bueno del “Registro contable” manual a que hace referencia la política 5.2.7., al Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones para su registro con copia a los Titulares de la Jefatura de Área, de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros y al personal encargado de la conciliación de la cuenta. 5.2.14. Los Titulares de las Divisiones y Jefes de Área de Dispersión de Fondos, Marco Financiero y Recursos Financieros, el Titular del Departamento de Tesorería y de la Jefatura de Oficina de Control del Ingreso, la persona encargada de la conciliación en Áreas de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina y el Titular de la Gerencia General, serán responsables de integrar y justificar los saldos contables y conciliado final que se presenten en su “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) y deberán depositar archivos en formato PDF y EXCEL, en la carpeta compartida que administra la División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Conciliaciones y Registros a más tardar dos días hábiles posteriores a que reciban los reportes a través de “Correo electrónico”. Los usuarios autorizados en la carpeta compartida, también deberán ser actualizados cuando los mismos sean modificados, debiendo enviar por lo menos el nombre completo de dos usuarios vigentes, vía “Correo electrónico” a la conciliadora responsable de su cuenta, con copia a los Titulares de las Jefaturas del Área y/o de Oficina de Conciliaciones y Registros. 5.2.15. Los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, de Marco Financiero y de Recursos Financieros, el Titular de la Jefatura de Oficina de Control del Ingreso en Delegaciones, la persona encargada de la conciliación en Áreas de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería en Unidades Médicas de Alta Especialidad y el Titular de la Gerencia General en Centros Vacacionales, deberán conservar el “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1), así como el soporte documental que sustenta las acciones y/o depuraciones, por un periodo de 5 años contados a partir del término del ejercicio contable en que se genera esta información.
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5.2.16. Las personas autorizadas por los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, de Marco Financiero y de Recursos Financieros, Titular del Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Áreas de Gestión Desconcentrada, Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y Titular de la Gerencia General, llevarán a cabo lo siguiente:
Verificarán diariamente en el “Sistema PREI-Millenium” mediante la consulta pública “Página Introducción Extracto Bancario” y/o “IMCM_SALDOS_BANCARIOS”, que los saldos registrados en el Módulo de Tesorería, coincidan con los consultados en la banca electrónica, tomando en cuenta que la carga bancaria del día corresponde a los movimientos del día anterior.
Vigilarán que las cuentas bancarias registren única y exclusivamente cargos y
créditos banco, generados por su operación, por lo que cualquier movimiento bancario no identificado se deberá solicitar la aclaración con la institución bancaria, en un plazo no mayor a 24 horas.
Deberán dar el seguimiento para aclarar, depurar y documentar máximo en 48
horas hábiles antes del cierre de mes del calendario emitido por la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, las partidas con estatus “sin conciliar” que se muestran en la “Conciliación Semimanual”, en el “Sistema PREI-Millenium”; en el caso de las personas autorizadas por los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, de Marco Financiero y de Recursos Financieros recibirán martes y viernes (en caso de que por algún motivo no se puedan obtener del “Sistema PREI-Millenium” se enviarán al siguiente día hábil) los archivos en Excel con las partidas en conciliación, resultado de la verificación en la “Conciliación Semimanual, del Titular de la Jefatura de Área o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros en la División de Evaluación y Control de Operaciones.
Revisarán el primer día hábil del mes posterior al cierre, que las cifras de los saldos
bancarios y contables coincidan con el “Estado de cuenta bancario” y mayor auxiliar contable o consulta pública “RIOS_SDOS_CTAS_UI_CC_TS”, al mes de cierre.
En caso de que existiera diferencia en el saldo bancario, deberán solicitar su corrección vía “Correo electrónico” al Área de Gestión de Evaluación el mismo día; si la diferencia fuera contable, deberán gestionar las acciones necesarias para su corrección con el Área de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en Delegaciones o Áreas de Gestión Desconcentrada, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Centros Vacacionales; para las Divisiones adscritas a la Coordinación de Tesorería con el Área de Conciliaciones y Registros.
5.2.17. Los responsables de la conciliación bancaria validarán que las cifras del “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1), referente al saldo contable y bancario, coincidan con las del mayor auxiliar contable o consulta pública
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“RIOS_SDOS_CTAS_UI_CC_TS” y el “Estado de cuenta bancario”; en caso contrario deberán enviar vía “Correo electrónico” la evidencia documental necesaria a los Titulares de las Jefaturas del Área y/o de Oficina de Conciliaciones y Registros para su revisión, y se responda por la misma vía, indicando las acciones a realizar para la corrección a la brevedad y antes del siguiente cierre mensual. 5.2.18. El siguiente personal firmará de forma mancomunada el “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1), a fin de solventar las partidas pendientes de conciliar de las cuentas bancarias que presenten una antigüedad de 3 a 30 días naturales en los rubros de Cargos y Créditos Banco y de 3 a 60 días naturales para Cargos y Créditos IMSS, de acuerdo a lo establecido por su propia operación:
● El Titular de la División de Evaluación y
Control de Operaciones o el Titular de
la Jefatura de Área de Conciliaciones y
Registros
● Los Titulares de las Jefaturas de Área de las
Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco
Financiero y Recursos Financieros
● Los Titulares de las Divisiones de Dispersión
de Fondos, Marco Financiero y Recursos
Financieros
TABLA 2: Firmantes responsables en las Divisiones pertenecientes a la Coordinación de Tesorería, del “Reporte de Conciliación
Bancaria”
Revisión y aceptación de cifras: Supervisión y seguimiento:Programó a través del sistema PREI la
ejecución de los Reportes
● El Titular de la Jefatura del Departamento de
Tesorería
● El Titular de la Jefatura de Servicios de
Finanzas
● El personal encargado de la Conciliación de la
cuenta en el Área de Gestión Desconcentrada
● El Titular de la Administración en el Área de
Gestión Desconcentrada
● El Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería
en la Unidad Médica de Alta Especialidad
● El Titular de la Jefatura del Departamento de
Finanzas en la Unidad Médica de Alta
Especialidad
● El Titular de la Gerencia de Administración y
Finanzas en Centros Vacacionales
● El Titular de la Gerencia General en Centros
Vacacionales
TABLA 3: Firmantes responsables en Delegaciones, UMAE's y Centros Vacacionales, del
“Reporte de Conciliación Bancaria”
Revisión y aceptación de cifras: Supervisión y seguimiento:
Responsable Descripción de actividades
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6. Descripción de Actividades DD Etapa I Conciliación semimanual
División de Evaluación y Control de Operaciones, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
1. Ingresa diariamente al “Sistema PREI-Millenium” a la “Página de Conciliación Semimanual” e identifica las partidas pendientes de conciliar de acuerdo con lo siguiente:
Modalidad A. Cargos Banco
Continúa en la actividad 2.
Modalidad B. Créditos Banco
Continúa en la actividad 13.
Modalidad C. Cargos IMSS
Continúa en la actividad 50.
Modalidad D. Créditos IMSS
Continúa en la actividad 73.
NOTA 1: La DECO envía dos veces por semana mediante “Cor reo electrónico” a r ch ivo en Exce l con las “pantallas de la Conciliación Semimanual” de las partidas pendientes de conciliar, para la DDF, DMF Y DRF.
NOTA 2: Ingresará en el “Sistema PREI-Millenium” a la “Página de Conciliación Semimanual” de acuerdo a las instrucciones contenidas en la “Guía funcional No. 35 “Manual de Conciliaciones” (páginas 5 y 6) La “Guía funcional No. 35 “Manual de Conciliaciones” se encuentra publicada en el “Sistema PREI-Millenium” en el Módulo de Tesorería en la liga: http://prei.imss.gob.mx/manualusr/PREI/manual/Tesoreria/guias8.8/Guía%20Funcional%2035%20Manual%20de%20Conciliación.doc.
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Modalidad A Cargos Banco
2. Prepara el “Oficio para aclaración de movimientos bancarios”, clave 6210-010-024 (Anexo 4) o “Correo electrónico” y le anexa la “Consulta de movimientos” o copia del “Estado de cuenta bancario” y lo envía a la institución bancaria para que identifique si los cargos pendientes de conciliar se originaron por alguno de los siguientes conceptos:
Responsable Descripción de actividades
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División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
A.1. Comisiones bancarias por cheques certificados, incluyendo los cheques por embargos.
Continúa en la actividad 3.
A.2. Cargos por autos de ejecución de sentencias y laudos laborales emitidos por las autoridades jurisdiccionales competentes (embargos).
Continúa en la actividad 8.
A.3. Cargos indebidos.
Continúa en la actividad 10.
TABLA 4: Ejemplo de cargos (retiros) bancarios
Código de Transacción
Tipo Descripción
F Comisiones e I.V.A.
EFT Transferencia Electrónica, embargos y cargos no identificados
CHK Cheques
A.1. Comisiones bancarias por cheques certificados,
incluyendo los cheques por embargos
3. Recibe respuesta de la institución bancaria a través de “Correo electrónico” y verifica si la comisión bancaria es procedente.
Sí es procedente la comisión
División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
4. Solicita la emisión de la cuenta por pagar para reembolso mediante “Oficio del Instituto” clave 6210-010-023, (Anexo 5) y/o “Memorándum interno” a la División de Trámite de Erogaciones y/o al Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones, según corresponda.
NOTA 1: La cuenta por pagar se clasifica de acuerdo al “Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos”, clave 6130-003-002.
Responsable Descripción de actividades
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División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
NOTA 2: La División de Recursos Financieros en Nivel Central, gestionará la cuenta por pagar con la División de Trámite de Erogaciones; mientras que en Delegaciones, AGD’s, UMAE’s y Centros Vacacionales se gestionará en el Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones.
5. Da seguimiento a la generación de la cuenta por
pagar mediante el “Contra-recibo” clave 6130-009-001.
NOTA: El “Contra-recibo” clave 6130-009-001 es el Anexo 1 del “Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos”, clave 6130-003-002.
Continúa en la actividad 11.
No procede la comisión
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
6. Solicita la bonificación inmediata a la institución bancaria mediante “Oficio para aclaración de movimientos bancarios” clave 6210-010-024 (Anexo 4), al cual le anexa la “Consulta de movimientos” o copia del “Estado de cuenta bancario”, en donde se refleja el cargo.
7. Da seguimiento a la solicitud de bonificación con la
institución bancaria hasta su recuperación. NOTA: La bonificación, se verá reflejada en la “Consulta de movimientos”.
Continúa en la actividad 11.
A.2. Cargos por autos de ejecución de sentencias y
laudos laborales emitidos por las autoridades jurisdiccionales competentes (embargos)
8. Recibe mediante “Correo electrónico” respuesta de la institución bancaria en un lapso no mayor a 24 horas, con la información siguiente:
• El número de Junta Federal o Especial de
Conciliación y Arbitraje. • Número de expediente • Nombre del Actor
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• Importe • “Oficio” donde el Presidente de la Junta Federal o
Especial de Conciliación y Arbitraje ordena a la institución bancaria la expedición del título de crédito por el monto embargado del juicio de referencia.
9. Elabora el “Oficio del Instituto”, clave 6210-010-023, (Anexo 5) dirigido a la Coordinación Laboral o a la Jefatura de Servicios Jurídicos según corresponda, con el cual le solicita realicen las gestiones conducentes para restituir a la brevedad el cargo aplicado y le anexa de manera impresa la “Respuesta de la institución bancaria”.
Continúa en la actividad 11.
A.3. Cargos Indebidos
10. Envía el “Oficio para aclaración de movimientos bancarios” clave 6210-010-024 (Anexo 4), junto con la “Consulta de movimientos” o la copia del “Estado de cuenta bancario” en donde se refleja el cargo a la institución bancaria, en el cual le solicita la bonificación inmediata y recibe respuesta a través de “Correo electrónico”.
11. Identifica en la “Consulta de movimientos”, el depósito por los cargos banco realizados en la cuenta, elabora con la misma fecha del depósito las transacciones externas por el cargo y abono y las concilia en el “Sistema PREI-Millenium”.
12. Ratifica que las partidas pendientes de conciliar no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” del “Sistema PREI-Millenium” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería en la “Pantalla de Conciliación Semimanual” del “Sistema PREI-Millenium”. NOTA: Se envía la “Pantalla de Conciliación Semimanual” del “Sistema PREI-Millenium” a los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero y Recursos Financieros o personas autorizadas para ello, dos veces por semana vía “Correo electrónico”, de acuerdo a la “Guía funcional No. 35 Manual de Conciliación” (página 14).
Continúa en la actividad 83.
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Modalidad B Créditos Banco
13. Identifica si los Créditos pendientes de conciliar se
originaron por alguno de los siguientes conceptos:
B.1. Intereses devengados y pagados por el saldo diario y/o promedio de la cuenta.
Continúa en la actividad 14.
B.2. Importe depositado por comisiones pagadas.
Continúa en la actividad 16.
B.3. Depósito no identificado.
Continúa en la actividad 17.
B.4. Depósito por cheque devuelto.
Continúa en la actividad 28.
B.5. Depósito por cheque devuelto y que el beneficiario al volverlo a presentar en ventanilla, finalmente es pagado por el banco.
Continúa en la actividad 39.
B.6. Compensaciones por SPEI.
Continúa en la actividad 47.
TABLA 5:
Ejemplos de créditos (depósitos) bancarios
Código de Transacción
Tipo Descripción
D Depósito
I Intereses
V Pago anulado
B.1. Intereses devengados y pagados por el saldo
diario y/o promedio de la cuenta
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14. Efectúa “Transacción externa” con “Plantilla contable” en el “Sistema PREI-Millenium”, en nivel central se utiliza “INTERESES_BANCA” y en delegaciones (incluye AGD, UMAE’s y Centros Vacacionales) “INTERES_DELG_XX”, para generar el “Registro contable” correspondiente.
NOTA: Como complemento para el registro de los Intereses en las cuentas del régimen de IMSS Bienestar (IMSSP), la División responsable de las cuentas bancarias, deberá invariablemente solicitar por “Correo electrónico” al Jefe de Área y de Oficina de Conciliaciones y Registros con copia al personal encargado de la conciliación de la cuenta, la “Entrada contable” manual indicando cuenta de cargo, abono y anexa la consulta del movimiento que refleje el importe de los intereses; ya que el módulo de Tesorería no permite la combinación del Régimen Ordinario y de Bienestar en un mismo “Entrada contable”.
15. Envía mediante el “Sistema PREI-Millenium” la “Solicitud de devolución de recursos” al flujo institucional.
NOTA: Para el caso particular de las cuentas a cargo de la División de Marco Financiero (ingresos), los intereses se envían al flujo Institucional a través del proceso de “Concentración de Recursos”.
Continúa en la actividad 49.
B.2. Importe depositado por comisiones pagadas
16. Realiza la “Transacción externa” en el “Sistema
PREI-Millenium”, por el (los) importe(s).
Continúa en la actividad 49.
B.3. Depósito no identificado
17. Envía a la institución bancaria “Oficio para aclaración de movimientos bancarios”, clave 6210-010-024, (Anexo 4) solicitando la aclaración del depósito no identificado, junto con la “Consulta de movimientos” o copia del “Estado de cuenta bancario”, en donde se refleja el mismo y recibe respuesta de la institución bancaria en un plazo máximo de 48 horas.
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NOTA: Únicamente se recibirá la respuesta de la institución bancaria al requerimiento del Instituto, cuando esta sea mediante oficio debidamente firmado.
18. Recibe respuesta mediante “Correo electrónico” de la institución bancaria y verifica si el depósito se identificó o no.
NOTA: En el caso de la División de Marco Financiero, NO espera respuesta del Banco y envía al flujo institucional el importe a través de la “Concentración de Recursos”.
La institución bancaria identifica que el depósito es erróneo
19. Autoriza a la institución bancaria mediante “Oficio para aclaración de movimientos bancarios”, clave 6210-010-024, (Anexo 4), el retiro del importe identificado.
20. Identifica el importe retirado en la “Consulta de movimientos”, realiza en el “Sistema PREI-Millenium” “Transacción externa” por el cargo y abono y las concilia.
Continúa en la actividad 49.
La institución bancaria identifica el depósito (que será concentrado al flujo institucional)
División de Marco Financiero 21. Elabora “Transacción externa” con la “Plantilla contable” “DIVERSOS_D” en el “Sistema PREI-Millenium”, por el importe del depósito en la cuenta de Ingresos, para generar el “Registro contable” correspondiente.
22. Envía al flujo institucional a través del “Sistema PREI-Millenium”, el importe del depósito a través del proceso de “Concentración de Recursos”.
23. Solicita vía “Correo electrónico” al Titular de la DECO, de la Jefatura de Área y de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros la “Entrada contable” manual, para reclasificar de la cuenta contable de Ingresos Diversos a Acreedores Diversos, el importe depositado que la institución bancaria identifica como improcedente para el IMSS; y le adjunta el “Oficio del banco”, con el cual solicita la devolución de dicho recurso.
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División de Marco Financiero
NOTA: Se marcará copia al personal encargado de la conciliación de la cuenta, del “Correo electrónico” con el cual se realiza la solicitud al Titular de la DECO, de la Jefatura de Área y de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros.
División de Evaluación y Control de Operaciones
24. Elabora y envía vía “Correo electrónico” a la DMF “Entrada contable” manual con la reclasificación contable realizada en el “Sistema PREI-Millenium”.
NOTA: La respuesta vía “Correo electrónico” puede ser directamente del Titular de la DECO o a través de la Jefatura de Área y/o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros.
División de Marco Financiero 25. Solicita a la División de Trámite de Erogaciones la generación de la cuenta por pagar correspondiente, para reintegrar el recurso improcedente para el IMSS, a la institución bancaria.
NOTA: La DMF notificará a la institución bancaria la fecha en que se reintegrará el recurso y solicitará e ésta, le confirme cuando el mismo haya sido devuelto; con lo cual se concluye esta parte del proceso.
La institución bancaria no identifica el depósito
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26. Elabora “Transacción externa” con la “Plantilla contable” “DIVERSOS_D”, en el “Sistema PREI-Millenium” por el importe del depósito NO identificado, para generar el “Registro contable” correspondiente.
27. Envía mediante el “Sistema PREI-Millenium” la “Solicitud de devolución de recursos” al flujo institucional por el depósito no identificado.
NOTA: Para el caso particular de las cuentas a cargo de la División de Marco Financiero (ingresos), los intereses se envían al flujo Institucional a través del proceso de “Concentración de Recursos”.
Continúa en la actividad 49.
B.4. Depósito por cheque devuelto
28. Envía a la institución bancaria “Oficio para aclaración de movimientos bancarios”, clave 6210-010-024, (Anexo 4), junto con la “Consulta de movimientos” o copia del “Estado de cuenta bancario”, en donde se refleja el crédito pendiente y recibe respuesta de la institución bancaria en un plazo máximo de 48 horas”.
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División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
29. Tramita y confirma el cambio de estatus del cheque devuelto en el “Sistema PREI-Millenium” con la DRF. NOTA: Cuando la DRF confirme a la Delegación, AGD, UMAE o Centro Vacacional el cambio de estatus solicitado, enviará copia vía “Correo electrónico” al Jefe de Área y Oficina de Conciliaciones y Registros.
30. Tilda en el “Sistema PREI-Millenium” el folio del
cheque devuelto (cuenta por pagar) para su cancelación.
31. Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” que el folio del cheque devuelto para su cancelación, se encuentre tildado.
NOTA 1: Cuando no se tilde el cheque en el “Sistema PREI-Millenium”, se conciliará erróneamente con los procesos diarios de la Conciliación Masiva que se ejecutan 9:40 a.m. y 8:30 p.m.
NOTA 2: Para la cancelación de los cheques (cuentas por pagar) de Pago a proveedores, la DRF ejecuta el proceso diario CANC_PAY a las 7:00 a.m. y 7:00 p.m.; por lo que se deberán considerar los horarios de cancelación y conciliación.
No se encuentra tildado en el “Sistema PREI-
Millenium” el cheque devuelto, para su cancelación
32. Solicita la desconciliación del cheque devuelto (cuenta por pagar) al Titular de la DECO, con copia al Titular de la Jefatura de Área o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros; a través de “Correo electrónico”, con el cual la DRF confirma el cambio de estatus (como antecedente), argumenta la razón por la cual, no se tildo inmediatamente el cheque para su cancelación con visto bueno del jefe inmediato superior.
NOTA: En caso de ser reincidentes en la omisión de tildar los cheques devueltos en el “Sistema PREI-Millenium”, la DECO confirmará vía “Correo electrónico” que el siguiente trámite se tendrá que gestionar a través de un SCRIPT con el Área de Sistemas a través de oficio mancomunado con el Titular de la Coordinación de Tesorería.
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División de Evaluación y Control de Operaciones
33. Recibe “Correo electrónico” con la solicitud y a través del Titular de la Jefatura de Área o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros, realiza la desconciliación en el “Sistema PREI-Millenium” del cheque devuelto.
34. Notifica a través de “Correo electrónico” a la División de Recursos Financieros, al Departamento de Tesorería, a la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, al Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y al Titular de la Gerencia General que se realizó la desconciliación del cheque devuelto en el “Sistema PREI-Millenium”.
División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
35. Tilda inmediatamente en el “Sistema PREI-Millenium” el folio del cheque devuelto (cuenta por pagar) para su cancelación.
Continúa en las actividades 36.
Sí se encuentra tildado en el “Sistema PREI-Millenium” el cheque devuelto, para su cancelación
36. Elabora la transacción externa en el “Sistema PREI-Millenium” por el depósito y el cheque, envía “Correo electrónico” con el cual solicita la conciliación manual dirigido a la DECO, con copia al personal encargado de la conciliación de la cuenta y al Titular de la Jefatura de Área o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros.
NOTA: En el caso de las cuentas de Nivel Central, deberá venir con visto bueno del Titular de la División correspondiente.
División de Evaluación y Control de Operaciones
37. Efectúa la conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium”, a través del personal encargado de la conciliación de la cuenta o del Titular de la Jefatura de Área o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros quienes reciben “Correo electrónico” con solicitud de conciliación manual.
38. Notifica vía “Correo electrónico” a la División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, a la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, al Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y al Titular de la
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División de Evaluación y Control de Operaciones
Gerencia General, que se realizó la conciliación manual.
Continúa en la actividad 49.
División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
B.5 Depósito por cheque devuelto y que el beneficiario al volverlo a presentar en ventanilla
finalmente es pagado por el banco
39. Detecta, documenta y gestiona de manera inmediata de acuerdo a la Política 5.2.16 primer párrafo, las actividades siguientes ante la DECO, a través de “Correo electrónico”:
Desconciliación del cheque devuelto (1ª vez que fue presentado el cheque en ventanilla bancaria), para lo cual deberán adjuntar “Consulta de movimientos” o “Estado de cuenta bancario” identificando el cargo (pago) y crédito (depósito) bancario, así como “Consulta de movimientos” o “Estado de cuenta bancario” identificando el segundo cargo por el pago real del cheque al beneficiario (2ª vez que fue presentado el cheque en ventanilla bancaria).
Cambio de “Tipo” del primer cargo bancario por cheque devuelto, de “CHK” a “EFT”.
Solicitar la carga del extracto bancario, del segundo cargo bancario por el pago real del cheque al beneficiario “CHK”.
Solicitar la corrección del saldo bancario en el “Sistema PREI-Millenium” desde la fecha del cheque devuelto hasta la fecha en que se detecte el incidente, para lo cual deberán adjuntar la “Consulta de movimientos” o “Estado de cuenta bancario” por el periodo de referencia (fecha devolución de cheque hasta fecha actual).
NOTA: El “Correo electrónico” a la DECO deberá ser enviado a los Titulares de la Jefatura de Área, de Oficina y a la conciliadora responsable de la cuenta en el Área de Conciliaciones y Registros y a los Titulares de la Jefatura del Área y Oficina en el Área de Gestión de Evaluación.
División de Evaluación y Control de Operaciones
40. Recibe “Correo electrónico” y verifica que toda la documentación requerida se encuentre completa.
Responsable Descripción de actividades
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División de Evaluación y Control de Operaciones
La documentación requerida está incompleta
41. Notifica vía “Correo electrónico” a la División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General, indicando el motivo por el cual la documentación está incompleta.
Continúa actividad 39.
La documentación requerida está completa
42. Efectúa la desconciliación del cheque devuelto en el “Sistema PREI-Millenium” a través del Titular de la Jefatura de Área o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros, quienes notifican vía “Correo electrónico” al Área de Gestión de Evaluación que fue realizada la desconciliación de la partida por cheque devuelto.
43. Efectúa a través del Área de Gestión de Evaluación, las siguientes actividades en el “Sistema PREI-Millenium”, una vez que el Titular de la Jefatura de Área o de la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros notifica la desconciliación da la partida por cheque devuelto:
Cambia el “Tipo” del primer cargo bancario por cheque devuelto, de “CHK” a “EFT”.
Actualiza el saldo bancario en el “Sistema PREI-Millenium” desde la fecha del cheque devuelto hasta la fecha en que se detectó el incidente, utilizando la “Consulta de movimientos” o “Estado de cuenta bancario” por el periodo de referencia (a partir de la fecha devolución de cheque hasta la fecha en la que se va a hacer la actualización).
Notifica el cambio de “Tipo” y la actualización del saldo vía “Correo electrónico” a la División de Dispersión de Fondos o División de Marco Financiero o División de Recursos Financieros o Departamento de Tesorería o Área de Gestión Desconcentrada, Unidad Médica de Alta Especialidad o Centro Vacacional, con copia al personal encargado de la conciliación de la cuenta, al Titular de la Jefatura de Área y a la Jefatura de Oficina de Conciliaciones y Registros.
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División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
44. Elabora la “Transacción externa” en el “Sistema PREI-Millenium” por el depósito y el cargo bancario, y de ser el caso por la diferencia en fecha de los movimientos bancarios y las transacciones externas, envía “Correo electrónico” a la DECO con la solicitud de conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium”, como lo indica la Política 5.2.2.
División de Evaluación y Control de Operaciones
45. Efectúa la conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium”.
46. Notifica vía “Correo electrónico” a la División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General, que se realizó la conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium” y concluye esta parte del proceso.
B.6. Compensación por SPEI
División de Dispersión de Fondos y División de Marco Financiero
47. Elabora “Transacción externa” con la plantilla “DIVERSOS_D” por el importe del depósito NO identificado, para generar el “Registro contable” correspondiente.
48. Envían mediante el “Sistema PREI-Millenium” la
“Solicitud de devolución de recursos” (DDF) y la “Concentración de recursos” (DMF) al flujo institucional, el importe depositado como Compensación por SPEI.
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
49. Ratifica que las partidas pendientes de conciliar no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”. Continúa en la actividad 83.
Modalidad C Cargos IMSS
Responsable Descripción de actividades
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División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
50. Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería con la “Pantalla de Conciliación Semimanual”, si los cargos pendientes de conciliar, se originaron por alguno de los siguientes conceptos:
C.1. El “Registro contable”, derivado del proceso de dispersión de fondos (DDF) o del proceso de concentración de recursos (DMF), no efectuado bancariamente.
Continúa en la actividad 51. C.2. Traspasos de Tesorería (TR) y/o Trns Ext. con o sin afectación contable por error en captura. Continúa en la actividad 60.
C.1. El “Registro contable”, derivado del proceso de dispersión de fondos (DDF) o del proceso de
concentración de recursos (DMF), no efectuado bancariamente.
51. Solicita la “Cancelación del registro” mediante “Correo electrónico” a la DECO, anexa “Consulta de movimientos o copia del “Estado de cuenta bancario” (para validar que el movimiento no fue efectuado) y “Registro contable” a cancelar, obtenido mediante la consulta Entradas Contables IMSS en el “Sistema PREI-Millenium”.
NOTA 1: Para realizar la consulta en el “Sistema PREI-Millenium”, seguir la ruta: Gestión de Caja>Contabilidad de Tesorería>Entradas Contables IMSS.
NOTA 2: La información anexa al “Correo electrónico”, deberá estar correcta y completa, de lo contrario se regresara solicitud.
TABLA 6:
Origen Descripción Tipo Descripción
D Depósitos
V Pago anulado
D Depósitos
I Gastos Intereses
Cargos IMSS
Ejemplos de Cargos IMSS
TR
Trns Ext
Traspasos de
Tesorería
Transacción
Externa
Responsable Descripción de actividades
Página 26 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Evaluación y Control de Operaciones
52. Recibe “Correo electrónico” con la solicitud de “Cancelación del registro”, analiza y valida la información para su gestión.
53. Realiza en el “Sistema PREI-Millenium”, la “Entrada contable” para la cancelación.
54. Envía mediante “Correo electrónico” a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, al Departamento de Tesorería, a la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, al Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y al Titular de la Gerencia General, la pantalla de la “Entrada contable” que indica:
ID Contable
Estatus Final
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55. Realiza “Transacción externa” sin plantilla en el “Sistema PREI-Millenium” con tipo contrario al registro original (cancelado), es decir si el registro es tipo “D”, elabora una transacción tipo “EFT” y viceversa, para depurar la partida pendiente en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería con la “Pantalla de Conciliación Semimanual”.
56. Envía a la DECO mediante “Correo electrónico”, la
solicitud de conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium” de dichos movimientos; como lo indica la Política 5.2.2.
57. Recibe vía “Correo electrónico” respuesta de la
DECO, quien confirma haber efectuado la conciliación manual de las partidas.
Continúa en la actividad 72.
División de Evaluación y Control de Operaciones
58. Efectúa en el “Sistema PREI-Millenium” la conciliación manual de las partidas.
59. Notifica vía “Correo electrónico” a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros,
Responsable Descripción de actividades
Página 27 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Evaluación y Control de Operaciones
Departamento de Tesorería, a la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, al Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General; que se realizó la conciliación manual y concluye esta parte del proceso.
C.2. Traspasos de Tesorería (TR) y/o Trns Ext. con o
sin afectación contable por error en captura
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60. Visualiza en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería con la “Pantalla de Conciliación Semimanual” las partidas pendientes de conciliar y revisa si se refiere a Trns Ext. con o sin afectación contable o a Traspasos de Tesorería (TR) por error en captura.
Se refiere a Trns Ext. con o sin afectación contable
61. Efectúa la corrección por error en importe, fecha y/o tipo de la “Transacción Externa” en el “Sistema PREI-Millenium”, para que pueda conciliarse con los procesos automáticos.
Continúa en la actividad 72.
Se refiere a Traspasos de Tesorería (TR) por error en captura
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62. Analiza en el “Sistema PREI-Millenium”, si el error en la captura del traspaso (TR) refiere a la fecha y/o al importe (de más o de menos), para solicitar a la DECO la corrección a través de “Entrada contable” manual o conciliación manual. NOTA 1: En el caso de Traspasos de Tesorería (TR) una vez que han sido aprobados y aplicados, NO pueden ser modificados; si el error en captura refiere al importe, sólo puede ser corregido a través de una “Entrada contable” manual que se solicitara a la DECO. NOTA 2: Si el error en captura refiere a la fecha, envía a la DECO mediante “Correo electrónico”, la solicitud de conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium” de dichos movimientos; como lo indica la Política 5.2.2., con lo cual se concluye esta parte del proceso.
Responsable Descripción de actividades
Página 28 de 75 Clave: 6210-003-031
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63. Solicita la “Entrada contable” manual mediante “Correo electrónico” a la DECO, debiendo anexar:
“Consulta de movimientos” o copia del “Estado de cuenta bancario” (para validar el importe real del traspaso efectuado entre las cuentas bancarias afectadas).
“Registro contable” del traspaso (por el cual se solicitará la cancelación parcial por la diferencia de más o de menos), obtenido mediante la consulta Entradas Contables IMSS en el “Sistema PREI-Millenium”.
El importe y la cuenta contable en la cual se realizará el cargo y abono de la “Entrada contable” manual, para la cancelación parcial por la diferencia en el importe.
NOTA 1: Para realizar la consulta en el “Sistema PREI-Millenium”, seguir la ruta: Gestión de Caja>Contabilidad de Tesorería>Entradas Contables IMSS. NOTA 2: La información anexa al “Correo electrónico”, deberá estar correcta y completa, de lo contrario se regresara solicitud.
División de Evaluación y Control de Operaciones
64. Recibe “Correo electrónico” con la solicitud de “Entrada contable” manual, analiza y valida la información para su gestión.
65. Realiza en el “Sistema PREI-Millenium”, la “Entrada contable” manual para cancelar el registro contable del traspaso efectuado, con error en el importe.
66. Envía mediante “Correo electrónico” a la División de Dispersión de Fondos y/o a la División de Marco Financiero, la pantalla de la “Entrada contable” manual que indica:
ID Contable
Estatus Final
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67. Realiza “Transacción externa” sin plantilla en el “Sistema PREI-Millenium” con tipo contrario al registro original (parcialmente cancelado), es decir si el registro es tipo “D”, elabora una transacción tipo “EFT” y viceversa, para depurar la partida pendiente
Responsable Descripción de actividades
Página 29 de 75 Clave: 6210-003-031
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en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería con la “Pantalla de Conciliación Semimanual”.
68. Envía a la DECO mediante “Correo electrónico”, la solicitud de conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium” de dichos movimientos (el traspaso y la “Transacción Externa que indica la actividad anterior); como lo indica la Política 5.2.2.
69. Recibe vía “Correo electrónico” respuesta de la DECO, quien confirma haber efectuado la conciliación manual de las partidas.
División de Evaluación y Control de Operaciones
70. Efectúa en el “Sistema PREI-Millenium” la conciliación manual de las partidas.
71. Notifica vía “Correo electrónico” a la División de Dispersión de Fondos y/o a la División de Marco Financiero, que se realizó la conciliación.
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
72. Ratifica que las partidas pendientes de conciliar no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”.
Continúa en la actividad 83.
Modalidad D
Créditos IMSS
73. Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería con la “Pantalla de Conciliación Semimanual,” si los créditos IMSS pendientes de conciliar, se originaron por alguno de los siguientes conceptos:
D.1. Cheques en circulación pendientes de cobro, mayores a 60 días naturales.
Continúa en la actividad 74. D.2. Cheques pagados por importe diferente al emitido.
Responsable Descripción de actividades
Página 30 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
Continúa en la actividad 78. D.3. Registro con o sin afectación contable por error en captura de un TR y/o Trns Ext. Continúa en la actividad 82.
D.1. Cheques en circulación pendientes de cobro, mayores a 60 días naturales
División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
74. Valida en el “Sistema PREI-Millenium” y en la “Consulta de movimientos” que los cheques mayores a 60 días naturales, que se muestran en el “Reporte de cheques revocados en proceso de cancelación” no se encuentren pagados para proceder a su cancelación.
NOTA 1: Realiza la cancelación de los cheques, en apego a la Guía funcional No. 5 “Estatus de los Cheques” y con base al “Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios”, clave 6B24-003-009
NOTA 2: En caso que los cheques con antigüedad mayor a 60 días naturales estén pagados, no deberán realizar la cancelación de éstos, ni la devolución de recursos en el “Sistema PREI-Millenium”, en apego al “Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios”, clave 6B24-003-009, en la sección de “Cheques Revocados”.
75. Cancela en el “Sistema PREI-Millenium”, los cheques que procedan (que no hayan sido pagados en el banco), conforme a la actividad anterior.
NOTA: Los cheques cancelados, deben destruirse en apego al “Procedimiento para la recepción, guarda y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados”, clave 6B21-003-033”.
TABLA 7:
Origen Descripción Tipo Descripción
TRTraspasos de
TesoreríaEFT
Transferencia
Electrónica de
Fnd
APCuenta por
pagarCHK Cheque
EFT
Transferencia
Electrónica de
Fnd
FGastos
Comisiones (IVA)
Trns ExtTransacción
Externa
Créditos IMSS
Ejemplos de Créditos IMSS
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Página 31 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
76. Envía mediante el “Sistema PREI-Millenium” la “Solicitud de devolución de recursos” al flujo Institucional, por los cheques cancelados mayores a 60 días naturales.
NOTA: Se sugiere que por cada cheque cancelado, se realice la solicitud de devolución de recursos correspondiente, o en caso de una devolución global, tener un documento con el detalle de cómo se integra dicha devolución (número de cheques, importes, devolución de recursos y fecha).
77. Ratifica que las partidas pendientes de conciliar no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”.
Continúa en la actividad 83.
D.2. Cheques pagados por importe diferente al emitido
78. Identifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería con la “Pantalla de Conciliación Semimanual” la diferencia entre el cargo bancario (cheque pagado) y la cuenta por pagar (CHK).
79. Solicita a la institución bancaria con “Oficio para aclaración de movimientos bancarios”, clave 6210-010-024, (Anexo 4), la aclaración de la diferencia en el pago del (los) cheque(s).
80. Verifica en la “Consulta de movimientos” hasta que
la institución bancaria realice la corrección correspondiente.
81. Hecha la corrección por la institución bancaria, elabora la “Transacción externa” correspondiente y envía a la DECO por “Correo electrónico”, la solicitud de conciliación manual.
NOTA: La solicitud de conciliación manual será necesaria, dependiendo de la forma en que la institución bancaria realice la corrección.
Continúa en la actividad 83.
D.3. Registro con o sin afectación contable por error en captura de un TR y/o Trns Ext.
Responsable Descripción de actividades
Página 32 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
82. Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y para las Divisiones de la Coordinación de Tesorería con la “Pantalla de Conciliación Semimanual” las partidas pendientes de conciliar y revisa si se refiere a Trns Ext. con o sin afectación contable o a Traspasos de Tesorería (TR) por error en captura.
Se refiere a Trns Ext. con o sin afectación contable
Continúa en la actividad 61.
Se refiere a Traspasos de Tesorería (TR) por error en captura
Continúa en la actividad 62.
Etapa II Revisión de Saldo Bancario y Contable
83. Ingresa el primer día hábil del siguiente mes al del cierre al “Sistema PREI-Millenium”, para validar lo siguiente:
Saldo Bancario en moneda nacional y extranjera
Continúa en la actividad 84.
“Registro contable” de fluctuación cambiaria para cuentas en moneda extranjera
Continúa en la actividad 91.
Saldo Contable
Continúa en la actividad 103.
Saldo Bancario en moneda nacional y extranjera
84. Valida que el saldo bancario que muestra la “Página Introducción Extracto Bancario” y/o la consulta pública “IMCM_Saldos_Bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”, sea igual al obtenido en la “Consulta de la banca electrónica”.
NOTA 1: La consulta pública IMCM_Saldos_Bancarios y “Página Introducción Extracto Bancario”, muestran la última fecha del saldo bancario registrado en el “Sistema PREI-Millenium”, que debe ser igual al último día hábil.
Responsable Descripción de actividades
Página 33 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
NOTA 2: La consulta en “Sistema PREI-Millenium” “Página Introducción Extracto Bancario” no aplica a las Divisiones de la Coordinación de Tesorería, por lo que lo deberán hacer a través de la consulta pública IMCM_Saldos_Bancarios.
Es Igual el saldo en moneda nacional
85. Confirma a la DECO al Área de Gestión de Evaluación que el “Saldo es igual”, vía “Correo electrónico”.
Continúa en la actividad 103.
No es Igual el saldo en moneda nacional
86. Solicita vía “Correo electrónico” al Área de Gestión de Evaluación, “La corrección del saldo bancario” que se muestra en la “Página Introducción Extracto Bancario” y/o la consulta pública “IMCM_Saldos_bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”, para lo cual adjunta “Consulta de movimientos”.
87. Da seguimiento en la “Página Introducción Extracto Bancario” y/o la consulta pública “IMCM_Saldos_bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”, hasta que sea corregido, verifica que el saldo bancario sea correcto y concluye esta parte del procedimiento.
Es Igual el saldo en moneda extranjera
88. Confirma a la DECO al Área de Gestión de Evaluación que el “Saldo es igual”, vía “Correo electrónico.
Continúa en la actividad 91.
No es Igual el saldo en moneda extranjera
89. Solicita vía “Correo electrónico” al Área de Gestión de Evaluación, “La corrección del saldo bancario” que se muestra en la “Página Introducción Extracto Bancario” y/o la consulta pública “IMCM_Saldos_bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”, para lo cual adjunta “Consulta de movimientos”.
Responsable Descripción de actividades
Página 34 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
90. Da seguimiento en la “Página Introducción Extracto Bancario” y/o la consulta pública “IMCM_Saldos_bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”, hasta que sea corregido, verifica que el saldo bancario sea correcto. Continúa en la actividad 91.
“Registro contable” de fluctuación cambiaria en las
cuentas bancarias en moneda extranjera
División de Evaluación y Control de Operaciones
91. Revisa a través del Área de Conciliaciones y Registros que los registros contables de las cuentas destinadas para pago con Dólares, no muestren diferencias. NOTA: La revisión se lleva a cabo en el “Sistema PREI-Millenium” a través del “Mayor Auxiliar Contable” y/o en la consulta “Identificar_Asiento_x_Deleg”, el primer día hábil del mes siguiente al de cierre o en el momento en que los registros bancarios de las cuentas en dólares, estén completamente registrados en la contabilidad.
Si hay diferencia
92. Verifica en el “Sistema PREI-Millenium”, en la
“Página de Conciliación Semimanual”; que las cuentas en dólares no tengan ninguna partida pendiente de conciliar que pueda afectar el saldo contable y por consiguiente el importe de la fluctuación cambiaria.
Si existen partidas pendientes de conciliar
93. Solicita vía “Correo electrónico” a la DMF y/o DRF,
envíen solicitud de conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium”, para dichos movimientos como lo indica la Política 5.2.2.
94. Revisa a través del Área de Conciliaciones y Registros que los registros contables de las cuentas destinadas para pago con Dólares, no muestren diferencias. NOTA: La revisión se lleva a cabo en el “Sistema PREI-Millenium” a través del “Mayor Auxiliar Contable” y/o en la
Responsable Descripción de actividades
Página 35 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Evaluación y Control de Operaciones
consulta “Identificar_Asiento_x_Deleg”, el primer día hábil del mes siguiente al de cierre o en el momento en que los registros bancarios de las cuentas en dólares, estén completamente registrados en la contabilidad.
Continúa en la actividad 95.
No existen partidas pendientes de conciliar
95. Realiza el cálculo de la fluctuación cambiaria:
Saldo bancario del mes por tipo de cambio del último día hábil del mes es igual al saldo bancario convertido en pesos, al cual se le resta el saldo contable, dando como resultado la Pérdida o Ganancia Cambiaria.
SBCP = SB x TC FC = SBCP - SC
Dónde:
SBCP = Saldo Bancario Convertido en Pesos SB= Saldo Bancario TC= Tipo de Cambio FC= Fluctuación Cambiaria SC= Saldo Contable
NOTA 1: El tipo de cambio del último día hábil del mes es obtenido de la página oficial de Banco de México.
NOTA 2: En caso de que el resultado sea negativo se tratará de una pérdida y positivo una ganancia cambiaria.
96. Envía “Correo electrónico” a la División de Marco Financiero o Recursos Financieros según corresponda, con el cual solicita el visto bueno para realizar un “Registro contable” manual y adjunta el cálculo de la fluctuación cambiaria realizado en archivo de Excel.
División de Marco Financiero y/o División de Recursos Financieros
97. Valida que el cálculo de la fluctuación cambiaria sea correcto.
No es correcto
División de Marco Financiero y/o División de Recursos Financieros
98. Notifica mediante “Correo electrónico” a la DECO la diferencia.
Continúa en la actividad 95.
Responsable Descripción de actividades
Página 36 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Marco Financiero y/o División de Recursos Financieros
Es correcto
99. Envía “Correo electrónico” a la DECO con el visto bueno.
División de Evaluación y Control de Operaciones
100. Recibe “Correo electrónico” de la División de Marco Financiero y/o Recursos Financieros con el visto bueno para efectuar el “Registro contable” manual de la fluctuación cambiaria, ingresa al “Sistema PREI-Millenium” para su captura, revisión y posteo (contabilización).
101. Envía el número de “Registro contable” manual con el que quedó atendida la solicitud.
Continúa en la actividad 103.
No hay diferencia
102. Envía “Correo electrónico” a la División de Marco Financiero y/o Recursos Financieros según corresponda, con archivo de Excel donde se muestre que el saldo bancario y el saldo contable son iguales.
Continúa en la actividad 103.
Saldo Contable
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
103. Verifica en el “Mayor Auxiliar Contable” y/o en la consulta “RIOS_SDOS_CTAS_UI_CC_TS” a través del “Sistema PREI-Millenium”, que la operación bancaria del mes de cierre esté debidamente registrada contablemente. NOTA 1: La DDF, DMF y DRF gestionan con la DECO, en caso de existir diferencia, la corrección inmediata mediante “Entrada contable” manual. NOTA 2: Departamento de Tesorería la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General gestiona con el Área contable de su unidad, en caso de existir diferencia, la corrección inmediata mediante “Volante contable”. NOTA 3: Cuando la diferencia tenga su origen en una cancelación sin devolución de recursos o viceversa, no es necesario gestionar la corrección.
Responsable Descripción de actividades
Página 37 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Evaluación y Control de Operaciones
Etapa III Reporte de Conciliación Bancaria al cierre de mes
104. Ingresa a la “Página Conciliación Masiva Banco CT (IMCOBAMA)” en el “Sistema PREI-Millenium” y programa el envío automático (mediante “Correo electrónico”) del “Reporte de Conciliación Bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1), una vez concluido el cierre mensual establecido en el calendario de cierre emitido por la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones.
NOTA: Dependiendo del número de cuentas bancarias, será la cantidad de formatos con el “Reporte de Conciliación Bancaria”, clave 6210-014-016 (Anexo 1) que las Áreas, Delegaciones, Divisiones o Unidades reciban.
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería, la persona encargada de la conciliación en Área de Gestión Desconcentrada, el Titular de la Jefatura de Oficina de Tesorería y el Titular de la Gerencia General
105. Recibe “Correo electrónico automático” del “Sistema PREI-Millenium” con el “Reporte de Conciliación Bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1).
106. Imprime, firma y digitaliza el “Reporte de Conciliación Bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1), de acuerdo a lo establecido en las políticas 5.2.15 y 5.2.18.
107. Integra el saldo contable y conciliado final, en caso de existir diferencias justifica las mismas, (esto lo realiza en el “Archivo electrónico” con formato Excel.
108. Deposita el “Reporte de conciliación bancaria”, clave 6210-014-016, (Anexo 1) digitalizado en formato PDF y el “Archivo electrónico” con formato Excel donde realizó la justificación de las diferencias entre el saldo contable y conciliado final, en la carpeta compartida por el Área de Conciliaciones y Registros denominada “Expediente mensual de cierres”.
NOTA 1: Conforme a la política 5.2.14., los responsables de las cuentas bancarias enviarán vía “Correo electrónico”, dos usuarios con los que se compartirá la carpeta.
NOTA 2: En el caso de Nivel Central, los responsables de las Divisiones deberán enviar por “Correo electrónico” a la DECO al Área de Conciliaciones y Registros los “Archivos electrónicos”.
NOTA 3: La nomenclatura para cada “Reporte de Conciliación Bancaria” deberá ser la siguiente: cuenta corta, banco y últimos 5 dígitos de la cuenta bancaria, mes y año, ejemplo: 09PC_AFIRME 05302_Noviembre 2019.
Responsable Descripción de actividades
Página 38 de 75 Clave: 6210-003-031
División de Evaluación y Control de Operaciones
109. Integra y solventa los requerimientos de información que realicen los Órganos revisores internos o externos al Instituto; con base en la documentación descrita en la actividad anterior y en las “Cédulas con el resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de la Coordinación de Tesorería” (Anexo 2) y de las “Cédulas con el resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de pago a proveedores con cheque en delegaciones (incluye Delegaciones, AGD’s, UMAE’s y Centros Vacacionales)” (Anexo 3). NOTA: En caso de no encontrarse integrada en la carpeta compartida, se hará el requerimiento correspondiente, vía “Correo electrónico”.
Fin del procedimiento
Página 39 de 75 Clave: 6210-003-031
7. Diagrama de flujo
Guía
funcional
35
Pantallas de la conciliación semimanual
Pantallas de la conciliación semimanual
PREI-
Millenium/
Página de
Conciliación
Semimanual
INICIO
Etapa I
Conciliación semimanual
Ingresa al “Sistema PREI-
Millenium” “Página de Conciliación
Semimanual” e identifica las
partidas pendientes de conciliar
2 NOTAS
1
¿Partidas pendientes de conciliar?
Modalidad A.
Cargos Banco
Modalidad B.
Créditos Banco
Modalidad C.
Cargos IMSS
Modalidad D.
Créditos IMSS
AA AE AN AR
DECO, DT, AGD, JOT y GG
Página 40 de 75 Clave: 6210-003-031
Consulta de movimientos
Consulta de movimientos
Consulta de movimientos
6210-010-024(Anexo 4)
Prepara “Oficio para aclaración de movimientos
bancarios” o “Correo electrónico” y le anexa la
“Consulta de movimientos” o copia del “Estado de cuenta
bancario” y lo envía a institución bancaria para que
identifique si los cargos pendientes se originaron por
alguno de los conceptos
2
A
A
Modalidad A.
Cargos Banco
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
¿Supuestos?
A. 1 Comisiones bancarias
por cheques certificados,
incluyendo los cheques por
embargos
A.2 Cargos por autos de
ejecución de sentencias y
laudos laborales emitidos
por las autoridades
jurisdiccionales competentes
(embargos)
A.3 Cargos indebidos
AB AC AD
Página 41 de 75 Clave: 6210-003-031
Consulta de movimientos
6210-010-024(Anexo 4)
Memorándum interno
6210-010-023(Anexo 5)
RespuestaRespuesta
NO
SI
Recibe respuesta de la institución bancaria y verifica
si la comisión bancaria es procedente
3
A
B
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
A. 1 Comisiones bancarias
por cheques certificados,
incluyendo los cheques por
embargos
¿Es procedente la comisión bancaria?
Solicita la emisión de la cuenta por pagar mediante
“Oficio del Instituto” y/o “Memorándum interno”
2 NOTAS
4
Contra-recibo 6130-009-001
Da seguimiento mediante el “Contra-recibo”
NOTA
5
11
a
a
Solicita la bonificación inmediata a la institución bancaria mediante “Oficio
para aclaración de movimientos bancarios” le
anexa la “Consulta de movimientos” o copia del
“Estado de cuenta bancario”
6
Contra-recibo 6130-009-001
Da seguimiento a la solicitud de bonificación con la
institución bancaria hasta su recuperación
NOTA
7
11
Página 42 de 75 Clave: 6210-003-031
Guía
funcional
35
Pantalla de conciliación
Pantalla de conciliación
PREI-
Millenium
/Pág.
Conciliación
simimanual
PREI-
Millenium
Consulta de movimientos
1C
Estado de cuenta bancario
Consulta de movimientos
6210-010-024(Anexo 4)
Respuesta de la institución
bancaria
6210-010-023(Anexo 5)
RespuestaRespuesta
Recibe mediante “Correo electrónico” respuesta de la institución bancaria con la
información
8
A
C
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
A.2 Cargos por autos de
ejecución de sentencias y laudos
laborales emitidos por las
autoridades jurisdiccionales
competentes (embargos)
Elabora el “Oficio del Instituto”, dirigido a la Coordinación Laboral o a la Jefatura de Servicios Jurídicos según corresponda, y le anexa la “Respuesta de la institución
bancaria”
9
11
Envía el “Oficio para aclaración de movimientos
bancarios”, con la “Consulta de movimientos” o la copia del “Estado de cuenta bancario”
a la institución bancaria.
10
A
D
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
A.3 Cargos Indebidos
Identifica en la “Consulta de movimientos”, los cargos
banco realizados en la cuenta, elabora con la misma fecha
del depósito las transacciones externas por el cargo y abono,
y las Concilia en PREI-Millenium
11
5 7
9
Ratifica que las partidas pendientes no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” y en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”
NOTA
12
83
PREI-
Millenium
/Pant.
Conciliación
simimanual
Página 43 de 75 Clave: 6210-003-031
Identifica si los Créditos pendientes de conciliar se
originaron por alguno de los siguientes conceptos
13
A
E
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Modalidad B
Créditos bancarios
¿Supuestos?
B.1. Intereses devengados y
pagados por el saldo diario
y/o promedio de la cuenta
B.2. Importe depositado por
comisiones pagadas
B.4 Depósito por cheque
devuelto
AF
AG
AJ
B.5. Depósito por cheque devuelto y que el beneficiario
al volverlo a presentar en ventanilla, finalmente es
pagado por el banco
AL
B.3. Depósito no identificado
AH
B.6. Compensaciones por
SPEI
AM
Página 44 de 75 Clave: 6210-003-031
Solicitud de entrada contable
Solicitud de entrada contable
PREI-
Millenium/
Transacción
externa/
Plantilla
contable
B.1. Intereses devengados y
pagados por el saldo diario
y/o promedio de la cuenta
Efectúa “Transacción externa” con “Plantilla contable” en el
“Sistema PREI-Millenium”
NOTA
14
A
F
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
PREI-
Millenium/
solicitud de
devolución
de recursos
Envía mediante el “Sistema PREI-Millenium” la “Solicitud de devolución de recursos” al
flujo institucionalNOTA
15
49
PREI-
Millenium
/Transacción
externa
B.2. Importe depositado por
comisiones pagadas
Realiza la “Transacción externa” en el “Sistema PREI-
Millenium”, por el (los) importe(s)
16
A
G
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
49
Página 45 de 75 Clave: 6210-003-031
RespuestaRespuesta
PREI-
Millenium/
Entrada
contable
manual
PREI-
Millenium
/Transacción
externa
Consulta de movimientos
Solicitud de entrada contable y Oficio del banco
Solicitud de entrada contable y Oficio del banco
6210-010-024(Anexo 4)
1C
Estado de cuenta bancario
Consulta de movimientos
B.3. Depósito no identificado
6210-010-024(Anexo 4)
Envía a la institución bancaria “Oficio para aclaración de
movimientos bancarios” con la “Consulta de movimientos” o copia del “Estado de cuenta
bancario”NOTA
17
A
H
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Recibe respuesta de la institución bancaria y verifica
si el depósito se identificó o no
NOTA
18
¿Se identificó el depósito?
Autoriza a la institución bancaria mediante “Oficio
para aclaración de movimientos bancarios”, el
retiro del importe identificado
19
b
Identifica que el depósito es erróneo
Identifica el depósito que será concnetrado
No identifica el depósito
Identifica el importe retirado en la “Consulta de
movimientos”, realiza en el “Sistema PREI-Millenium”
“Transacción externa” por el cargo y abono y las concilia
20
49
b
DMF
PREI-
Millenium/
Transacción
externa/
Plantilla
contable
Elabora “Transacción externa” con “Plantilla contable” en el
“Sistema PREI-Millenium”
21
PREI-
Millenium/
Concentración
de recursos
Envía al flujo institucional a través del “Sistema PREI-Millenium”, el importe del
depósito
22
Solicita vía “Correo electrónico” al Titular de la
DECO, la “Entrada contable” manual, para reclasificar el
importe depositado y le adjunta el “Oficio del banco”
NOTA
Elabora y envía vía “Correo electrónico” a la DMF “Entrada
contable” manual con la reclasificación contable
realizada en el “Sistema PREI-Millenium”
NOTA
24
23
DECO
DMF
Solicita a la División de Trámite de Erogaciones la
generación de la cuenta por pagar correspondiente, para
reintegrar el recurso improcedente para el IMSS, a
la institución bancariaNOTA
25
AI
Página 46 de 75 Clave: 6210-003-031
Notificación cambio de estatus
Notificación cambio de estatus
PREI-
Millenium
PREI-
Millenium
PREI-
Millenium
1C
Estado de cuenta bancario
Consulta de movimientos
6210-010-024(Anexo 4)
PREI-
Millenium/
Transacción
externa/
Plantilla
contable
Elabora “Transacción externa” con “Plantilla contable” en el
“Sistema PREI-Millenium”
26
A
I
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
No identifica el depósito
PREI-
Millenium/
solicitud de
devolución de
recursos
Envía mediante el “Sistema PREI-Millenium” la “Solicitud de devolución de recursos” al
flujo institucional por el depósito no identificado
NOTA
27
49
A
J
Envía a la institución bancaria “Oficio para aclaración de
movimientos bancarios”, junto con la “Consulta de
movimientos” o copia del “Estado de cuenta bancario”
28
DRF, DT, AGD, JOT y GG
B.4 Depósito por
cheque devuelto
Tramita y confirma el cambio de estatus del cheque
devuelto en el “Sistema PREI_Millenium” con la DRF
NOTA
29
Tilda en el “Sistema PREI-Millenium” el folio del cheque devuelto (cuenta por pagar)
para su cancelación
30
Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” que el folio del cheque devuelto para su
cancelación, se encuentre tildado
2 NOTAS
31
¿Se encuentra tildado en PREI-Millenium?
AK
SI
NO
36
Página 47 de 75 Clave: 6210-003-031
PREI-
Millenium/
Desconcilia
ción
NotificaciónNotificación
PREI-
Millenium/
Desconcilia
ción
Solicitud de desconciliación
Solicitud de desconciliación
PREI-
Millenium/
Conciliación
manual
Solicitud de desconciliación
Solicitud de desconciliación
A
K
Solicita la desconciliación del cheque devuelto (cuenta por pagar) al Titular de la DECO,
a través de “Correo electrónico”
NOTA
32
DRF, DT, AGD, JOT y GG
Recibe “Correo electrónico” con la solicitud y realiza la
desconciliación en el “Sistema PREI-Millenium” del cheque
devuelto
33
Notifica a través de “Correo electrónico "que se realizó la desconciliación del cheque
devuelto en el “Sistema PREI-Millenium”
34
DECO
DRF, DT, AGD, JOT y GG
PREI-
Millenium
PREI-
Millenium/
Transacción
externa
Tilda inmediatamente en el “Sistema PREI-Millenium” el
folio del cheque devuelto (cuenta por pagar) para su
cancelación
35
Elabora la transacción externa en el “Sistema PREI-
Millenium”, envía “Correo electrónico”
NOTA
36
c
c
Efectúa la conciliación manual en el “Sistema PREI-
Millenium”
37
DECO
Notificación de conciliación
manual
Notificación de conciliación
manual
Notifica vía “Correo electrónico” que se realizó la
conciliación manual
38
49
31
Página 48 de 75 Clave: 6210-003-031
Solicitud de conciliación
manual
Solicitud de conciliación
manual
PREI-
Millenium/
Desconcilia
ción
Documentación requerida
Documentación requerida
Gestión de actividades
Gestión de actividades
A
L
Detecta, documenta y gestiona las actividades ante
la DECO
NOTA
39
DRF, DT, AGD, JOT y GG
Recibe “Correo electrónico” y verifica documentación
40
DECO
¿Documentación completa? d
SI
NO
Notificación documentación
incompleta
Notificación documentación
incompleta
Notifica vía “Correo electrónico” el motivo por el cual la documentación está
incompleta
41
39
41
d
Efectúa la desconciliación del cheque devuelto en el
“Sistema PREI-Millenium” y notifican vía “Correo electrónico” al Área de Gestión de Evaluación
42
DECO
PREI-
Millenium
Efectúa las actividades en el “Sistema PREI-Millenium”
43
PREI-
Millenium/
Transacción
externa
Elabora la transacción externa en el “Sistema PREI-
Millenium” y envía “Correo electrónico” solicitando la
conciliación manual
44
DRF, DT, AGD, JOT y GG
PREI-
Millenium/
Conciliación
manual
Efectúa la conciliación manual
45
DECO
Notifica vía “Correo electrónico” que se realizó la
conciliación manual y concluye proceso
46
Notificación de conciliación
manual
Notificación de conciliación
manual
B.5. Depósito por cheque devuelto y que el beneficiario
al volverlo a presentar en ventanilla, finalmente es
pagado por el banco
Página 49 de 75 Clave: 6210-003-031
Plantillas de conciliación
manual
PREI-
Millenium/
Página
conciliación
semimanual
PREI-
Millenium/
Concentraci
ón de
recursos
Pantallas de la conciliación semimanual
Pantallas de la conciliación semimanual
PREI-
Millenium
/Transacción
externa/
plantilla
contable
Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y
en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”, si los cargos pendientes de conciliar, se
originaron por alguno de los siguientes conceptos
50
A
N
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
¿Supuestos?
C.2. Traspasos de Tesorería (TR)
y/o Trns Ext. Con o sin afectación
contable por error en captura
AO AP
PREI-
Millenium/
Solicitud
devolución
recursos
PREI-
Millenium/
Página
conciliación
semimanual
A
M
Elabora “Transacción externa” con “Plantilla contable” en el
“Sistema PREI-Millenium”
47
DDF, DMF
Envían mediante el “Sistema PREI-Millenium” la “Solicitud y
la “Concentración
48
Ratifica que las partidas no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” y
en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”
49
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT, GG
83
B.6. Compensaciones por
SPEIModalidad C.
Cargos IMSS
C.1. El “Registro contable”,
derivado del proceso de
dispersión de fondos (DDF) o del
proceso de concentración de
recursos (DMF), no efectuado
bancariamente
15 16
27 38
20
Página 50 de 75 Clave: 6210-003-031
Pantallas de la conciliación semimanual
Consulta de movimientos/Edo de
cta./Reg cont a cancelar
Consulta de movimientos/Edo de
cta./Reg cont a cancelar
Respuesta confirmando conciliación
manual
Respuesta confirmando conciliación
manual
Solicitud de conciliación
manual
Solicitud de conciliación
manual
PREI-
Millenium/
Página
conciliación
semimanual
PREI-
Millenium/
Transacción
externa
Consulta de movimientos/Edo de
cta./Reg cont a cancelar
Consulta de movimientos/Edo de
cta./Reg cont a cancelar
A
O
Solicita la “Cancelación del registro” mediante “Correo
electrónico”, anexa “Consulta de movimientos o copia del
“Estado de cuenta bancario” y “Registro contable” a cancelar
2 NOTAS
51
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
C.1. El “Registro contable”,
derivado del proceso de
dispersión de fondos (DDF) o del
proceso de concentración de
recursos (DMF), no efectuado
bancariamente
Recibe “Correo electrónico” con la solicitud de
“Cancelación del registro”, analiza y valida la información
para su gestión
52
DECO
PREI-
Millenium/
Entrada
Contable
53
Realiza en el “Sistema PREI-Millenium”, la “Entrada
contable” para la cancelación
Entrada contable manual, por la
cancelación del registro
Entrada contable manual, por la
cancelación del registro
Envía mediante “Correo electrónico” la pantalla de la
“Entrada contable”
54
e
e
Realiza “Transacción externa” sin plantilla en el “Sistema
PREI-Millenium”, para depurar la partida pendiente en la “Página de Conciliación
Semimanual” y“Pantalla de Conciliación
Semimanual”
55
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Envía a la DECO mediante “Correo electrónico”, la solicitud de conciliación
manual
56
57
72
DECO
PREI-
Millenium/
Conciliación
manuall
58
Efectúa en el “Sistema PREI-Millenium” la conciliación
manual
Confirmación de conciliación
manual
Confirmación de conciliación
manual
Notifica vía “Correo electrónico” que se realizó la
conciliación manual y concluye esta parte del
proceso
59
Recibe vía “Correo electrónico” respuesta de la DECO, quien confirma haber
efectuado la conciliación manual de las partidas
Página 51 de 75 Clave: 6210-003-031
Pantallas de la conciliación semimanual
Registro contable del traspaso
PREI-
Millenium
PREI-
Millenium/
Conciliación
automática
PREI-
Millenium/
Transacción
externa/ con o
sin plantilla
PREI-
Millenium/
Página
conciliación
semimanual
A
P
Visualiza en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y
en la “Pantalla de Conciliación Semimanual” las partidas pendientes y revisa a que
refieren
60
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Analiza en el “Sistema PREI-Millenium”, si el error en la captura del traspaso (TR)
refiere a la fecha y/o al importe, para solicitar la corrección a través de
“Entrada contable” manual o conciliación manual
2 NOTA
62
72
C.2. Traspasos de Tesorería (TR) y/o Trns Ext. Con o sin
afectación contable por error en captura
¿A que refieren las partidas pendientes?
Se refiere a Traspasos de Tesorería (TR) por
error en captura
Se refiere a Trns Ext. con o sin afectación
contable
Efectúa la correcciónde la “Transacción Externa”
en el “Sistema PREI-Millenium”, para su
conciliación con los procesos automáticos
61
f
f
DDF, DMF
Solicitud de “Entrada contable”
manual
Solicitud de “Entrada contable”
manual
1C
Estado de cuenta bancario
Consulta de movimientos
Solicitud “Entrada contable” manual
Solicitud “Entrada contable” manual
Solicita la “Entrada contable” manual mediante “Correo
electrónico” y anexa documentación
2 NOTAS
63
Recibe “Correo electrónico” con la solicitud de “Entrada contable” manual, analiza y
valida la información
64
DECO
PREI-
Millenium/
Entradas
Contables
manual
65
Realiza en el “Sistema PREI-Millenium”, la “Entrada contable” manual para
cancelar el registro con error en el importe
AQ
82
82
Página 52 de 75 Clave: 6210-003-031
Pantallas de la conciliación semimanual
Confirmación de conciliación
manual
Confirmación de conciliación
manual
PREI-
Millenium/
Transacción
externa/sin
plantilla
Pantalla de la “Entrada contable”
manual
Pantalla de la “Entrada contable”
manual
A
Q
Envía mediante “Correo electrónico” la pantalla de la “Entrada contable” manual
66
DECO
DDF, DMF
Realiza “Transacción externa” sin plantilla en el “Sistema
PREI-Millenium, para depurar la partida pendiente
67
Solicitud de conciliación
manual
Solicitud de conciliación
manual
Envía mediante “Correo electrónico” solicitud de
conciliación manual
68
Confirmación de conciliación
manual
Confirmación de conciliación
manual
Recibe vía “Correo electrónico” confirmación de
conciliación manual
69
Efectúa en el “Sistema PREI-Millenium” la conciliación manual de las partidas
70
DECO
DECO
Notifica vía “Correo electrónico”, que se realizó la
conciliación
71
g
g
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
PREI-
Millenium/
Página de
conciliación
semimanual
Ratifica que las partidas no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” y
en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”
72
83
57
61
Página 53 de 75 Clave: 6210-003-031
Pantallas de la conciliación semimanual
PREI-
Millenium/
Página
conciliación
semimanual
Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y la “Pantalla de Conciliación Semimanual,” si los créditos
IMSS pendientes de conciliar, se originaron por alguno de
los siguientes conceptos
73
A
R
DDF,DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
¿Supuestos?
AS AU
Modalidad D
Créditos IMSS
D.1. Cheques en circulación
pendientes de cobro,
mayores a 60 días naturales
AT
D.2. Cheques pagados por
importe diferente al emitido
D.3. Registro con o sin
afectación contable por error
en captura de un TR y/o Trns
Ext
Página 54 de 75 Clave: 6210-003-031
Pantallas de la conciliación semimanual
Pantallas de la conciliación semimanual
Consulta de movimientos
6210-010-024(Anexo 4)
PREI-
Millenium/
Página de
conciliación
semimanual
Consulta de movimientos
PREI-
Millenium
A
S
Valida en el “Sistema PREI-Millenium” y en la “Consulta
de movimientos” que los cheques mayores a 60 días naturales, no se encuentren pagados para proceder a su
cancelación 2 NOTAS
74
DRF, DT, AGD, JOT y GG
D.1. Cheques en circulación
pendientes de cobro,
mayores a 60 días naturales
PREI-
Millenium
Cancela en el “Sistema PREI-Millenium”, los cheques
(que no hayan sido pagados en el banco)
NOTA
75
PREI-
Millenium/
Solicitud de
devolución de
recursos
Envía mediante el “Sistema PREI-Millenium” la “Solicitud de devolución de recursos”
, por los cheques cancelados mayores a 60 días naturales
NOTA
76
PREI-
Millenium/
Página de
conciliación
semimanual
Ratifica que las partidas no se encuentren en la “Página de Conciliación Semimanual” y
en la “Pantalla de Conciliación Semimanual”
77
83
A
T
Identifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de
Conciliación Semimanual” y la “Pantalla de COnciliación Semimanual” la diferencia entre el cargo bancario y la
cuenta por pagar
78
DRF, DT, AGD, JOT y GG
Solicita a la institución bancaria con “Oficio para
aclaración de movimientos bancarios”, la aclaración de la
diferencia
79
Verifica en la “Consulta de movimientos” hasta que la
institución bancaria realice la corrección
80
PREI-
Millenium/
Transacción
externa
Hecha la corrección por la institución bancaria, elabora la
“Transacción externa” correspondiente y envía a la
DECO por “Correo electrónico”, la solicitud de
conciliación manualNOTA
81
D.2. Cheques pagados por
importe diferente al emitido
Solicitud de conciliación
manual
Solicitud de conciliación
manual
AV
Página 55 de 75 Clave: 6210-003-031
Pantallas de la conciliación semimanual
PREI-
Millenium/
Página
conciliación
semimanual
A
U
Verifica en el “Sistema PREI-Millenium” en la “Página de Conciliación Semimanual” y
en la “Pantalla de Conciliación Semimanual” las partidas pendientes y revisa a que
refieren
82
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
¿A que refieren las partidas pendientes?
Se refiere a Traspasos de Tesorería (TR) por
error en captura
Se refiere a Trns Ext. con o sin afectación
contable
62
D.3. Registro con o sin afectación contable por error en captura de
un TR y/o Trns Ext
61
Página 56 de 75 Clave: 6210-003-031
PREI-
Millenium
Etapa II
Revisión de saldo bancario y
contable
Ingresa el primer día hábil del
siguiente mes al del cierre al
“Sistema PREI-Millenium”,
para validar lo siguiente
83
¿Saldos?
Saldo Bancario en moneda
nacional y extranjera
“Registro contable” de
fluctuación cambiaria para
cuentas en moneda
extranjera
AW
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Saldo Contable
12 49
77 81
72
91 103A
V
Página 57 de 75 Clave: 6210-003-031
PREI-
Millenium/
IMCM_Saldos
_Bancarios
PREI-
Millenium/
Introducción
Extracto
bancario
Consulta de movimientos
Consulta de movimientos
PREI-
Millenium/
IMCM_Saldos
_Bancarios
PREI-
Millenium/
Introducción
Extracto
bancario
A
W
84
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Saldo Bancario en moneda
nacional y extranjera
Valida que el saldo bancario que muestra la “Página Introducción Extracto
Bancario” y/o la consulta pública
“IMCM_Saldos_Bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”,
sea igual al obtenido en la “Consulta de la banca
electrónica”2 NOTAS
h
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Confirma que el “Saldo es igual”
Confirma que el “Saldo es igual”
Solicita vía “Correo electrónico” al Área de
Gestión de Evaluación, “La corrección del saldo bancario”
en el “Sistema PREI-Millenium”, para lo cual adjunta “Consulta de
movimientos”
86
Da seguimiento en la “Página Introducción Extracto
Bancario” y/o la consulta pública
“IMCM_Saldos_bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”,
hasta que sea corregido, verifica que el saldo bancario sea correcto y concluye esta
parte del procedimiento
87
¿Es igual el saldo?
Confirma que el “Saldo es igual”
Confirma que el “Saldo es igual”
Confirma que el “Saldo es igual”, vía “Correo electrónico”
85
103
AX
No es igual el saldo en
moneda nacional
Es igual el saldo en
moneda extranjera
No es igual el saldo en
moneda extranjera
Es igual el saldo en
moneda nacional
h
AY
Página 58 de 75 Clave: 6210-003-031
Confirma que el “Saldo es igual”
Confirma que el “Saldo es igual”
Confirma que el “Saldo es igual”, vía “Correo electrónico”
91
PREI-
Millenium/
IMCM_Saldos
_Bancarios
PREI-
Millenium/
Introducción
Extracto
bancario
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Consulta de movimientos
Consulta de movimientos
Solicita vía “Correo electrónico” al Área de
Gestión de Evaluación, “La corrección del saldo bancario”
en el “Sistema PREI-Millenium”, para lo cual adjunta “Consulta de
movimientos”
A
X
DECO
“Registro contable” de
fluctuación cambiaria en las
cuentas bancarias en
moneda extranjera
PREI-
Millenium/
“Identificar_As
iento_x_Deleg
”
PREI-
Millenium/
Mayor
auxiliar
contable
91
Revisa a través del Área de Conciliaciones y Registros
que los registros contables de las cuentas destinadas para
pago con Dólares, no muestren diferencias”
NOTA
Da seguimiento en la “Página Introducción Extracto
Bancario” y/o la consulta pública
“IMCM_Saldos_bancarios” en el “Sistema PREI-Millenium”, verifica que el saldo bancario
sea correcto
88
89
90
83
88
A
Y
AZ
Página 59 de 75 Clave: 6210-003-031
Excel/Cálculo de
la fluctuación cambiaria
PREI-
Millenium/
“Identificar_As
iento_x_Deleg
”
PREI-
Millenium/
Mayor
auxiliar
contable
VoBo para realizar “Registros contable”
manual
VoBo para realizar “Registros contable”
manual
Solicitud de conciliación
manual
Solicitud de conciliación
manual
Solicita vía “Correo electrónico” a la DMF y/o DRF, envíen solicitud de conciliación manual en el “Sistema PREI-Millenium”
93
SI
NO
¿Hay diferencia?
PREI-
Millenium/
“Identificar_As
iento_x_Deleg
”
PREI-
Millenium/
pagina de
conciliación
semimanual
92
Verifica en el “Sistema PREI-Millenium”, en la “Página de Conciliación Semimanual”;
que las cuentas en dólares no tengan ninguna partida
pendiente de conciliar que pueda afectar el saldo
contable y por consiguiente el importe de la fluctuación
cambiaria”NOTA
¿Existen partidas pendientes de
conciliar?
94
Revisa a través del Área de Conciliaciones y Registros
que los registros contables de las cuentas destinadas para
pago con Dólares, no muestren diferencias”
NOTA
96
Envía “Correo electrónico”, con el cual solicita el visto
bueno para realizar un “Registro contable” manual y
adjunta el cálculo de la fluctuación cambiaria
realizado en archivo de excel
DMF, DRF
97
Valida que el cálculo de la fluctuación cambiaria sea
correcto
¿Es correcto?
NO
Notifica diferencia en el cálculo de la
fluctuación cambiaria
Notifica diferencia en el cálculo de la
fluctuación cambiaria
Notifica mediante “Correo electrónico” a la DECO la
diferencia
98
95
SI
AAB
SI
NO
DECO
95
Realiza el cálculo de la fluctuación cambiaria” como
se indica2 NOTAS
j
98
A
Z
j
95
92
AAA
Página 60 de 75 Clave: 6210-003-031
Archivo de
Excel
PREI-
Millenium/
”Página
Conciliación
Masiva Banco
CT”
PREI-
Millenium/
“Identificar_As
iento_x_Deleg
”
PREI-
Millenium/
Mayor
auxiliar
contable
Número de “Entrada contable” manual
PREI-
Millenium/
Entrada
contable
manual/
Visto bueno para “Registro contable”
manual
Visto bueno para “Registro contable”
manual
Envía “Correo electrónico” a la DECO con el visto bueno
99
100
Recibe “Correo electrónico” con el visto bueno para
efectuar el “Registro contable” manual de la fluctuación
cambiaria, ingresa al “Sistema PREI-Millenium” para su
captura, revisión y posteo
A
AB
DECO
DMF, DRF
Visto bueno para “Registro contable”
manual
Visto bueno para “Registro contable”
manual
Visto bueno para “Registro contable”
manual
Visto bueno para “Registro contable”
manual
101
Envía el número de “Registro contable” manual con el que quedó atendida la solicitud
103
Envía “Correo electrónico” con archivo de Excel donde se
muestre que el saldo bancario y el saldo contable son iguales
102
A
AA
Saldo bancario y contable iguales
Saldo bancario y contable iguales
DECO
Verifica en el “Mayor Auxiliar Contable” y/o en la consulta
“RIOS_SDOS_CTAS_UI_CC_TS” a través del “Sistema PREI-Millenium”, que la
operación bancaria del mes de cierre esté debidamente registrada contablemente
3 NOTA
103
Saldo Contable
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Etapa II
Revisión de saldo bancario y
contable
Ingresa a la “Página Conciliación Masiva Banco CT (IMCOBAMA)” en el “Sistema PREI-Millenium” y programa el
envío automático (mediante “Correo electrónico”) del “Reporte de Conciliación
Bancaria”NOTA
104
DECO
85 101
102
AAC
Página 61 de 75 Clave: 6210-003-031
Cédulas con el resumen de
conciliaciones bancarias de las
cuentas de pago a proveedores con
cheque en delegaciones
(Anexo 3)
Cédulas con el resumen de
conciliaciones bancarias de las cuentas de la CT
(Anexo 2)
6210-010-016(Anexo 1)
Carpeta
compartida
Excel/Justificación diferencias
Excel/
”Reporte de
conciliación
bancaria”
Excel/
Justificación
diferencias
6210-010-016(Anexo 1)
Correo automático con “Reporte de
Conciliación Bancaria”
Correo automático con “Reporte de
Conciliación Bancaria”
105
Recibe “Correo electrónico automático” del “Sistema PREI-Millenium” con el
“Reporte de Conciliación Bancaria”
106
Imprime, firma y digitaliza el “Reporte de Conciliación
Bancaria”
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
6210-010-016(Anexo 1)
107
Integra el saldo contable y conciliado final, en caso de
existir diferencias justifica las mismas, (esto lo realiza en el
archivo electrónico” con formato Excel”
k
PDF/”Reporte de conciliación bancaria”
Carpeta
compartida
Deposita el “Reporte de conciliación bancaria”
digitalizado y la justificación de las diferencias entre el
saldo contable y conciliado final, en la carpeta compartida
3 NOTAS
108
DDF, DMF, DRF, DT, AGD,
JOT y GG
Integra y solventa los requerimientos de información
que realicen los Órganos revisores internos o externos
al Instituto como se indica
NOTA
109
DECO
FIN
A
AC
k
Página 62 de 75 Clave: 6210-003-031
ANEXO 1
Reporte de conciliación bancaria
6210-014-016
Página 63 de 75 Clave: 6210-003-031
Reporte de conciliación bancaria
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL REPORTE DE CONCILIACIÓN BANCARIA
DEL 1 DE Julio DE 2003 AL 31 DE Agosto DE 2018 DELEGACIÓN: _______________________________________
BANCO: AFIRM 40062 CUENTA BANCARIA:_______________ CUENTA CONTABLE: 1102XXXX
CUENTA CONAC: 1112XXXX
Saldo Bancario 263.57 Cargos del IMSS no correspondidos con el Banco
No se encontraron Transacciones Total 0.00
Créditos del IMSS no correspondidos con el Banco No se encontraron Transacciones
Total 0.00 Créditos del Banco no correspondidos con el IMSS
No se encontraron Transacciones Total 0.00
Cargos del Banco no correspondidos con el IMSS No se encontraron Transacciones
Total 0.00 Saldo Financiero 263.57 Saldo Contable 263.57 Saldo Conciliado Final 0.00 Saldo Bancario 263.57 Cargos del IMSS no correspondidos con el Banco
No se encontraron Transacciones Total 0.00
Créditos del IMSS no correspondidos con el Banco No se encontraron Transacciones
Total 0.00 Créditos del Banco no correspondidos con el IMSS
No se encontraron Transacciones Total 0.00
Cargos del Banco no correspondidos con el IMSS No se encontraron Transacciones
Total 0.00
Revisión y aceptación de cifras
Supervisión y seguimiento
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo:
6210-014-016
Página 64 de 75 Clave: 6210-003-031
Anexo 2
Cédulas con el resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de la Coordinación de Tesorería
Página 65 de 75 Clave: 6210-003-031
INS
TIT
UT
O M
EX
ICA
NO
DE
L S
EG
UR
O S
OC
IAL
DIR
EC
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ta
Co
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Ca
rgo
s
IMS
S
Nú
me
ro d
e
pa
rtid
as
pe
nd
ien
tes e
n
Ca
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Anexo 3
Cédulas con el resumen de conciliaciones bancarias de las cuentas de pago a proveedores con cheque en delegaciones
(incluye Delegaciones, AGD, UMAE’s y Centros Vacacionales)
Página 67 de 75 Clave: 6210-003-031
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Página 68 de 75 Clave: 6210-003-031
ANEXO 4
Oficio para aclaración de movimientos bancarios 6210-010-024
Página 69 de 75 Clave: 6210-003-031
Página 70 de 75 Clave: 6210-003-031
ANEXO 4
Oficio para aclaración de movimientos bancarios
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Unidad
Unidad de operación financiera que emite el documento.
2 Leyenda
Leyenda publicada en el Diario Oficial de la Federación, en función a la conmemoración del año.
3 de de 20XX Día, mes y año en que se elabora oficio
4
Oficio
Unidad operativa y clave PREI (unidad de información y centro de costos) Ejemplo: Of. N° 09 9001 6B2 000
5
Título, nombre, cargo e institución bancaria
Título académico, nombre, cargo e institución bancaria (sólo el nombre se pondrá en negritas)
6
No. de cuenta bancaria
Número de cuenta completo (verificar que esté bien escrito y que sea la cuenta de la que se requiere aclaración)
7
Nombre de la cuenta bancaria
Denominación completa de la cuenta bancaria
8 Depósito o cargo Depósitos o cargos no identificados
9
por un monto de
Importe completo (pesos y centavos) Ejemplo: $512,201.90
10
Remiten a la brevedad
Antecedente documental que se requiera para la aclaración de la cuenta
11
Agradeceré de lleve a cabo
Indicar las acciones que deberán realizar para corregir el saldo en la cuenta bancaria (bonificación o cargo, según sea el caso).
12
Título, nombre del funcionario y cargo
Título, nombre y firma del funcionario con firma autorizada
6210-010-024
Página 71 de 75 Clave: 6210-003-031
ANEXO 4
Oficio para aclaración de movimientos bancarios
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
13
Anexo
Los documentos que se anexan para la aclaración de la cuenta (Tipo de letra que indique la tipografía, en tamaño 8).
14
Con copia
Título, nombre y cargo de las personas a quien se marca copia del oficio (Tipo de letra que indique la tipografía, en tamaño 8).
15
Iniciales
Iniciales del nombre de los funcionarios que elaboraron y revisaron el oficio (Tipo de letra que indique la tipografía, en tamaño 6).
6210-010-024
Página 72 de 75 Clave: 6210-003-031
ANEXO 5
Oficio del Instituto 6210-010-023
Página 73 de 75 Clave: 6210-003-031
Página 74 de 75 Clave: 6210-003-031
ANEXO 5
Oficio del Instituto
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Unidad Unidad de operación financiera que emite el documento
2 Leyenda Leyenda publicada en el Diario Oficial de la Federación, en función a la conmemoración del año.
3 Fecha Día, mes y año en que se elabora oficio
4
Oficio
Unidad operativa y clave PREI (unidad de información y centro de costos) Ejemplo: Of. N° 09 9001 6B2 000
5
Título, nombre, cargo e institución bancaria
Título académico, nombre, cargo e institución bancaria (sólo el nombre se pondrá en negritas)
6 Trámite Para la emisión de la cuenta por pagar Gestiones para restituir embargos
7
Motivos del oficio
Causas por la que se genera la cuenta por pagar o el embargo
8
No. de cuenta bancaria
Número de cuenta completo (verificar que esté bien escrito y que sea la cuenta de la que se requiere aclaración)
9
Nombre de cuenta bancaria
Denominación completa de la cuenta bancaria
10
Montos
Importe en pesos y centavos exactos Ejemplo: $512,201.90
11
Para que a la brevedad posible se lleve a cabo
Indicar las acciones que deberán llevarse a cabo para corregir la diferencia (bonificación o cargo, según sea el caso).
6210-010-023
Página 75 de 75 Clave: 6210-003-031
ANEXO 5
Oficio del Instituto
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
12 Título, nombre y cargo Título, nombre y firma del funcionario
13
Anexo
Los documentos que se anexan para la aclaración de la cuenta (Tipo de letra que indique la tipografía, en tamaño 8).
14
Con copia
Título, nombre y cargo de las personas a quien se marca copia del oficio (Tipo de letra que indique la tipografía, en tamaño 8).
15
Iniciales
Iniciales del nombre de los funcionarios que elaboraron y revisaron el oficio (Tipo de letra que indique la tipografía, en tamaño 6).
6210-010-023