Clasificacion documental

16
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL RICARDO ANDRÉS BECERRA A

description

Clasificacion documental

Transcript of Clasificacion documental

Page 1: Clasificacion documental

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

RICARDO ANDRÉS BECERRA A

Page 2: Clasificacion documental

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

SOPORTE: Se refiere a la parte material o física del documento (papel, microfilme, memoria USB, entre otros)

TÉCNICA: Es el medio que fija y transmite el contenido: texto escrito, imágenes, códigos, jeroglíficos, dibujos, diagramas, entre otros

ESTRUCTURA: Consiste en la ordenación y presentación formal del texto, característica del tipo de documento de archivo de que se trate, por ejemplo, la estructura formal que caracteriza el acta de una reunión: la fecha, los asistentes, el orden del día, el desarrollo de la reunión, las firmas, entre otros.

CONTENIDO O ASUNTO: Hace referencia al mensaje o información concreta que transmite el documento.

Page 3: Clasificacion documental

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Existen diversas formar de clasificar los documentos de archivos; si por ejemplo optamos por clasificar los documentos de archivo según una determinada característica o punto de vista, se habla de una clasificación facetada. Éste sistema de clasificación consiste en ordenar un determinado documento según un enfoque u orientación que se hace explícito al momento de clasificar. De esta forma bajo una clasificación facetada podemos encontrar diversas formas de organizar un determinado elemento, por ejemplo:

Tenemos un libro de Gabriel García Márquez denominado “La mala hora”. Si quisiéramos asignarle una clasificación facetada, podríamos clasificarlo de la siguiente manera:

Por materia: literatura

Por color: negro

Por tamaño: mediano

Por país de origen: Colombia

Por género: novela

Page 4: Clasificacion documental

CLASIFICACIÓN POR EL TIPO DOCUMENTAL

Es la clasificación por el atributo o característica ligado a la actividad administrativa a la que sirve el documento en cuestión.

Dicho atributo se manifiesta en un formato, diagramación y contenido que son particulares y distintivos de dicho trámite. Así pues, cada trámite puede generar su propio tipo documental, más no resulta adecuado ni deseable que un mismo trámite tenga diversos tipos documentales.

Page 5: Clasificacion documental

Precisamente la labor de un buen archivista o de un secretario con esta función, consiste en estandarizar u homogeneizar los tipos documentales que se refieran a un mismo trámite, pues de esta forma se agilizan los procesos de carácter interdepartamental (si se trata de una misma organización) o interinstitucional si se trata de organizaciones independientes.

Pensemos por ejemplo en los esfuerzos de varias entidades públicas de nuestro país por unificar en un mismo tipo documental la información que deben reportar al Estado diversas organizaciones públicas y privadas, por ejemplo en los documentos mediante los cuales se efectúa el pago de impuestos. Si el formato en que esto se realiza fuera diferente según cada departamento, sería mucho más engorroso poder comparar, unificar y consolidar la información recogida a nivel nacional.

Page 6: Clasificacion documental

Dentro de la clasificación por tipo documental podemos identificar tres grandes categorías:

Documentos dispositivos o imperativos: Son aquellos en que una autoridad manifiesta la intención de generar una orden o directriz. Por ejemplo un acuerdo, un decreto, una ordenanza, una sentencia, una resolución, entre otros.

Page 7: Clasificacion documental

Documentos testimoniales o probatorios: Son aquellos en los que se hace constar la realización de un determinado proceso, en tal sentido que su registro sirva como posterior prueba con efectos legales. En esta categoría se encuentran documentos como registros, actas, contratos, declaraciones, certificados.

Page 8: Clasificacion documental

Documentos informativos o noticiosos: Son aquellos en los que se asienta información o noticias relacionadas con un determinado proceso, pero que no tienen el alcance legal de la primer y segunda categoría. Este tipo de documentos son emitidos por cualquier nivel o persona dentro de una organización. Ejemplos: cartas, notas, aclaraciones, memorandos, cotizaciones, circulares, etc.

Page 9: Clasificacion documental

Documento de

archivo

Dispositivos o

imperativos

Testimoniales o

probatorios

Informativos o

noticiosos

Page 10: Clasificacion documental

CLASIFICACIÓN POR LA TRADICIÓN DOCUMENTAL

Por tradición documental aludimos al carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares, es decir, la finalidad que se le dio en tanto documento original, copia, borrador o minuta.

Page 11: Clasificacion documental

Original: Es el ejemplar de un documento auténtico; puede haber originales múltiples (los que producen varios ejemplares de igual valor, como en los contratos) y originales únicos.

Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo del documento original y normalmente lleva la advertencia “es copia”. Pueden ser copias facsímiles (como las que se sacan con una fotocopiadora, cámara o escáner) que reproducen con exactitud el texto original o copias simples u oculares (es decir, transcripciones del texto original como las que expiden los archivos parroquiales).

Page 12: Clasificacion documental

Borrador: Es un documento provisional y preparatorio, previo a la elaboración del documento original. No tiene, salvo excepciones, la validez del documento original y sólo cumple la función de contener el texto antes de su fijación definitiva. Minuta: proviene de un vocablo que

significa “reducida” o “cosas reducidas”. Es un boceto o esquema en el que se enuncian los principales asuntos que contendrá el documento original. Es muy utilizado en los procesos notariales que anteceden la expedición de una escritura pública.

Page 13: Clasificacion documental

Documento original

Copia

Borrador

Minuta

Page 14: Clasificacion documental

Por la función a la que sirven los documentos: documentos sustantivos (los más importantes para una determinada organización, por ejemplo los reportes de calificaciones y las actas de grado para un colegio) y documentos comunes o facilitativos (los que son de apoyo para los trámites administrativos y son comunes a casi todas las instituciones, por ejemplo los libros de contabilidad)

OTRAS FORMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Page 15: Clasificacion documental

Por el grado de accesibilidad de los usuarios: documentos que deben ser difundidos (por ejemplo una ley, acuerdo, decreto o resolución), documentos de libre acceso, documentos no clasificados con grado de confidencialidad, documentos secretos o confidenciales, documentos muy secretos o ultraconfidenciales (definidos así por criterio muchos estados en el mundo) y documentos posteriores al hecho.

OTRAS FORMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Page 16: Clasificacion documental

Por el soporte del texto: de soportes antiguos (papiros, pergaminos, vitelas), de soportes actuales (papel, películas, soporte magnético, fotográficos, etc)

OTRAS FORMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL