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Clases de Documentos
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CLASES DE CLASES DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
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SE CLASIFICAN SEGÚN SU SE CLASIFICAN SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONOMICAACTIVIDAD ECONOMICA
PERSONALESPERSONALES
COMERCIALESCOMERCIALES
JUDICIALESJUDICIALESRELIGIOSASRELIGIOSAS
MILITARES MILITARES
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PERSONALESPERSONALES
CARTAS CARTAS
DISCURSOS DISCURSOS
ENSAYOSENSAYOS
DIARIODIARIO
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COMERCIALESCOMERCIALES
- - PARTE ADMINISTRATIVA - PARTE CONTABLE PARTE ADMINISTRATIVA - PARTE CONTABLE ACUERDOS HOJAS DE VIDA FACTURAS RECIBOS ACUERDOS HOJAS DE VIDA FACTURAS RECIBOS
INFORMES LEYES BALANCES INFORMES LEYES BALANCES
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JUDICIALESJUDICIALES
SENTENCIAS SENTENCIAS JUICIOSJUICIOS
DEMANDAS CAUSAS
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RELIGIOSASRELIGIOSAS
ESCRITOS PAPALESESCRITOS PAPALES BULA
ACTAS
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MILITARES
MINUTA
AUTOS
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REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION•Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de lacomunicación.
•Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue emitida
•Número de origen: Código y número de registro de origen
•Emisor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento.
•Institución: Es el nombre o la razón social del emisor.
•Grado de reserva: Ordinaria o reservada
•Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de petición.
•Medio de recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, mensaje de datos, correo, mensajero, telefax, telegrama, otros.
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•Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial
•Responsable: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable de la gestión de la comunicación.
•Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción.
•Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada completa, en caso contrario se digitalizarán las dos primeras páginas y lahoja que contiene la firma del remitente.
•Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por correo electrónico o archivo magnético.
•Clasificación: Esta acción se requiere para articular las comunicaciones con los temas y T.R.D
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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
CONCEPTO
Gestiona de manera centralizada y normalizada, losservicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
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MISION
Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad
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OBJETIVOS
Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
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En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Recepción
Distribución
Trámite
Conservación .
Consulta de documentos.
FUNCIONES
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SERVICIO QUE PRESTA
Dar información adecuada y oportuna
Conservar la información
Digitalizar
Cambio de soporte
Implementar manuales de procedimientos
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PRESENTADO POR
AIDEE ALRCON
BLANCA CHAPARRO
63200