Clases de Documentos

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CLASES DE CLASES DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS

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CLASES DE CLASES DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

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SE CLASIFICAN SEGÚN SU SE CLASIFICAN SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONOMICAACTIVIDAD ECONOMICA

PERSONALESPERSONALES

COMERCIALESCOMERCIALES

JUDICIALESJUDICIALESRELIGIOSASRELIGIOSAS

MILITARES MILITARES

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PERSONALESPERSONALES

CARTAS CARTAS

DISCURSOS DISCURSOS

ENSAYOSENSAYOS

DIARIODIARIO

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COMERCIALESCOMERCIALES

- - PARTE ADMINISTRATIVA - PARTE CONTABLE PARTE ADMINISTRATIVA - PARTE CONTABLE ACUERDOS HOJAS DE VIDA FACTURAS RECIBOS ACUERDOS HOJAS DE VIDA FACTURAS RECIBOS

INFORMES LEYES BALANCES INFORMES LEYES BALANCES

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JUDICIALESJUDICIALES

SENTENCIAS SENTENCIAS JUICIOSJUICIOS

DEMANDAS CAUSAS

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RELIGIOSASRELIGIOSAS

ESCRITOS PAPALESESCRITOS PAPALES BULA

ACTAS

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MILITARES

MINUTA

AUTOS

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REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION•Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de lacomunicación.

•Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue emitida

•Número de origen: Código y número de registro de origen

•Emisor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento.

•Institución: Es el nombre o la razón social del emisor.

•Grado de reserva: Ordinaria o reservada

•Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de petición.

•Medio de recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, mensaje de datos, correo, mensajero, telefax, telegrama, otros.

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•Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial

•Responsable: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable de la gestión de la comunicación.

•Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción.

•Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada completa, en caso contrario se digitalizarán las dos primeras páginas y lahoja que contiene la firma del remitente.

•Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por correo electrónico o archivo magnético.

•Clasificación: Esta acción se requiere para articular las comunicaciones con los temas y T.R.D

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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

CONCEPTO

Gestiona de manera centralizada y normalizada, losservicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

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MISION

Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad

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OBJETIVOS

Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

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En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Recepción

Distribución

Trámite

Conservación .

Consulta de documentos.

FUNCIONES

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SERVICIO QUE PRESTA

Dar información adecuada y oportuna

Conservar la información

Digitalizar

Cambio de soporte

Implementar manuales de procedimientos

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PRESENTADO POR

AIDEE ALRCON

BLANCA CHAPARRO

63200