Fundamentos de Fundamentos de PlanificaciónPlanificación

Lic. Milliccenth JiménezLic. Milliccenth JiménezEspecialista en Comunicaciones IntegradasEspecialista en Comunicaciones Integradas Universidad Humboldt, 2010Universidad Humboldt, 2010

Proceso AdministrativoPlanificaciónPasos de la PlanificaciónEstrategiasEstrategas

Proceso AdministrativoPlaneación

Organización Dirección

Control

•Definir la Misión

•Formular Objetivos

•Definir Planes alcanzables

•Programar actividades

•Dividir el trabajo

•Asignar actividades

•Agrupar las actividades en órganos y cargos

•Asignar recursos

•Definir autoridad y responsabilidad

•Designar las personas

•Coordinar esfuerzos

•Comunicar

•Motivar

•Liderar

•Orientar

•Definir los estándares

•Monitorear el desempeño

•Evaluar el desempeño

•Emprender acciones correctivas

¿Por qué planificar?

Planificación

Evita la improvisación

Proporciona direccionalidad

Maximizar recursos

Es la base para el control

Reduce el trabajo

improductivo

Ayuda a visualizar nuevas

oportunidades

Naturaleza de la Planificación

El PlanEl Plan

Objetivos y como Objetivos y como lograrloslograrlos

Toma de decisionesToma de decisiones

Criterios de controlCriterios de controlDirigir con eficacia a las Dirigir con eficacia a las

personaspersonasTipo de personas que Tipo de personas que

necesitannecesitanTipo de Estructura Tipo de Estructura

OrganizacionalOrganizacional

RacionalidadRacionalidad:: DecidirDecidir

inteligentementeinteligentemente

Eficiencia y EficaciaEficiencia y Eficacia

Planeación

• La Planeación es la función administrativa que determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos.

• Prevenir, Definir, Verificar, Prevenir, Definir, Verificar, Desarrollar, Identificar, ImplementarDesarrollar, Identificar, Implementar

Fuente; I. Chiavenato, pág.143

Planeación Eficiente

Requisitos Requisitos de la de la

planeaciónplaneación

DiagnósticoDiagnóstico

PrioridadesPrioridades

DireccionalidadDireccionalidad

Determinación de Determinación de objetivosobjetivos

ViabilidadViabilidad

EjecuciónEjecución

EvaluaciónEvaluación

ReplanteamientoReplanteamiento

Principios de la Planificación

• 1.-Racionalidad: (Objetivos claros y precisos).

• 2.-Previsión: (lapsos definidos)• 3.-Utilidad: ( coherente)• 4.-Flexibilidad: (adaptabilidad)• 5.-Continuidad: (deben cumplirse, nunca

abandonarlas).

Planeación

Presente

Dónde estamos?

Situación Actual

Planeación

Planes

Futuro

A dónde pretenderemos llegar

Objetivos por conseguir

Fuente; I. Chiavenato, pág.143

Desglose de los objetivos

Fuente; I. Chiavenato, pág.145

Amplitud

Mayor

Menor

MayorMenor Especificación

OBJETIVOS ORGANIZACIONALESEstablecimiento de objetivos de la organización

POLITICASDisposición de los objetivos como guías para la acción

DIRECTRICESLíneas básicas y genéricas de

acciónMETASObjetivos por alcanzar a corto plazo por C/Depto

PROGRAMASActividades necesarias para lograr cada meta

PROCEDIMIENTOSMétodos de ejecución de cada programa

MÉTODOSPlanes para la ejecución de tareas

NORMASReglas para cada procedimiento

Planificación EmpresarialPlanificación Empresarial

• Diseño del futuro deseable de la empresa y selección de la forma de hacerlo factible.

• Toma de decisiones anticipada:

• Estratégica Largo plazo

• Táctica Corto plazo

Pasos de la Planeación

• 1.-Análisis situacional:– Ambiente interno:

•Fortalezas•Debilidades

– Ambiente externo:•Oportunidades•Amenazas

Auditoria OrganizacionalAuditoria Organizacional

FortalezasSon elementos internos que

permitirá sustentar la ejecución de un plan. Son

aquellos aspectos en las que es posible observar niveles óptimos de desempeño

OportunidadesSon elementos externos

que pueden influir positivamente al éxito del

plan de negocio.

AmenazasSon elementos externos

que pueden influir negativamente al éxito del

plan de negocio.

DebilidadesSon elementos internos donde se presentan áreas

con niveles insatisfactorios o

inexistente de trabajo.

Pasos de la planeación• 2. Establecimiento de objetivos y metas:

– Responder a preguntas como:• Dónde se quiere estar?• Qué se desea hacer y cuándo?• Etc.

• Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave• Objetivos por jerarquía organizacional:

estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.

Pasos de la planeación

• 3. Desarrollo de premisas:• Pronosticar condiciones internas y Pronosticar condiciones internas y

externas en que se operará:externas en que se operará:• Volumen de ventas? Precios?

Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

Pasos de la Planeación

• 4. Identificación de cursos de acción alternativos:

• Es necesario identificar las mejores alternativas de acción

• Examinar sus ventajas y desventajas

Pasos de la Planeación

• 5. Evaluación de las alternativas:• (Selección de estrategias)• Evaluar los distintos cursos

alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

Pasos de la Planeación

• 6. Selección de un curso de acción:

• Se toma una decisión

• Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

Pasos de la Planeación

• 7. Formulación de planes de apoyo:

• Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico

• Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

Pasos de la Planeación

• . Presupuestación:• Los planes se trasladan a cifras a

través de los presupuestos:• Presupuestos de ventas, de Presupuestos de ventas, de

gastos de operación, de efectivo, gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones estados financieros, inversiones de capital, entre otrosde capital, entre otros

Tipos de Planes Todos los planes tienen un propósito en común: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos que deberán conducir a la consecución o concreción de los objetivos organizacionales.

Fuente; I. Chiavenato, pág.146

Tipos de Planes

Fuente; I. Chiavenato, pág.147

Tipo de

Planes

RelacionadoCon

métodos

RelacionadoCon

dinero

RelacionadoCon

comportamiento

RelacionadoCon

métodos

Procedimientos

Presupuestos

Programas ó

Programaciones

Reglamentos

Métodos de Trabajoó ejecución representadosPor flujo gramas

Ingresos/gastosEn determinado período

Correlación tiempoActividades (agendas)

Representado por cronogramasDe trabajo

Comportamiento de las personas

Tipos de Planes

• Planes Normativos: Responden a las normas en los cuales se establecen los propósitos que deben cumplirse.

• Planes Estratégicos: Enfoque multidireccional (fuerzas contrarias, amplia visión y perspectivas)

• Planes Operativos: Contienen el detalle para poner en práctica las actividades diarias.

Los tres niveles de Planeación

Planeación Contenido Periodo Amplitud

Estratégica Genérico, sintético, global.

Largo Plazo La empresa como totalidad

Táctica Menos genérico y más detallado

Mediano Plazo

Aborda por separado cada

unidad de la empresa.

OperacionalDetallado,

específico yanalítico

Corto PlazoIncluye sólo cada tarea u operación.

Fuente; I. Chiavenato, pág.147

Ventajas de la Planeación

• 1.-Evita la improvisación• 2.-Se reduce al mínimo el trabajo improductivo.• 3.-Ayuda a visualizar las futuras posibilidades

(oportunidades)• 4.-Es una base para el control• 5.-Maximiza la utilización de los recursos• 6.-Dirección clara de lo que se quiere hacer

Estrategias

• La estrategia de una empresa es el modelo que es el modelo que determina y manifiesta sus objetivos, fines y determina y manifiesta sus objetivos, fines y metas, las líneas de actuación y los planes para metas, las líneas de actuación y los planes para lograr los objetivoslograr los objetivos, la variedad de negocios a los que se dedicará, el tipo de organización económica y humana que es o pretende ser y la naturaleza de su contribución a la sociedad.

Estrategias• Usualmente la estrategia se expresa mediante una declaración

resumida en la que se caracteriza la línea de productos o servicios que ofrece o va a ofrecer la empresa, los segmentos del mercado en los cuales se proyecta comercializar esos productos y los canales a través de los cuales se llegará a estos mercados. Se explican las formas mediante las cuales se financiará el esfuerzo, así como los beneficios esperados; se enuncian las políticas relativas a las diferentes funciones y el tamaño previsto para la organización.

• “Las estrategias son un medio para alcanzar los objetivos a largo plazo. Algunas estrategias empresariales serían la expansión geográfica, la diversificación, la adquisición, el desarrollo de productos, la penetración en el mercado, el encogimiento, la desinversión, la liquidación y las empresas en riesgo compartido”

Estrategas

• Son las personas responsables, en mayor grado, del éxito o el fracaso de la organización.

• Los estrategas trabajan con diversos nombramientos: directores, gerentes, ejecutivos, entre otros.