Clase dieciseis 2011

Tecnología de la Tecnología de la InformaciónInformación

Análisis de Análisis de SistemaSistema

Tecnología de la Información 2011 Prof. Tecnología de la Información 2011 Prof. Norma MoralesNorma Morales

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El desarrollo de un sistema de El desarrollo de un sistema de información requiere de muchas información requiere de muchas actividades coordinadas y el actividades coordinadas y el empleo de una diversidad de empleo de una diversidad de herramientas y modelos. La herramientas y modelos. La metodología del desarrollo de metodología del desarrollo de sistemas es una forma de organizar sistemas es una forma de organizar y coordinar estas actividades.y coordinar estas actividades.


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Se debe realizar en primer lugar una Se debe realizar en primer lugar una planeación estratégica de sistemas de planeación estratégica de sistemas de información para que el analista la use información para que el analista la use como guía.como guía.

El análisis de sistemas llega a la raíz del El análisis de sistemas llega a la raíz del problema y define los requerimientos de problema y define los requerimientos de los usuarios. Cuando el analista se reúne los usuarios. Cuando el analista se reúne con los usuarios, van surgiendo nuevos con los usuarios, van surgiendo nuevos requerimientos que antes no eran muy requerimientos que antes no eran muy evidentes.evidentes.


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Análisis preliminar de Análisis preliminar de sistemassistemas

Una vez que el analista inicia un Una vez que el analista inicia un proyecto de sistemas trata de proyecto de sistemas trata de definir su alcance y desarrolla un definir su alcance y desarrolla un enfoque en los requerimientos de enfoque en los requerimientos de los usuarios. Realiza luego un los usuarios. Realiza luego un reporte que demuestra que se ha reporte que demuestra que se ha llegado a un acuerdo con las ideas llegado a un acuerdo con las ideas que tenían tanto los usuarios como que tenían tanto los usuarios como el analista.el analista.


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Razones para iniciar un Razones para iniciar un análisisanálisis

Las razones para iniciar un análisis Las razones para iniciar un análisis pueden ser:pueden ser:

1.1. Mejorar los sistemas de Mejorar los sistemas de información estratégica (mayor información estratégica (mayor productividad, mejorar la productividad, mejorar la diferencia entre productos y diferencia entre productos y servicios, mejorar el desempeño servicios, mejorar el desempeño gerencial, reducción de costos)gerencial, reducción de costos)


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2.2. Nuevo requerimiento (nuevo Nuevo requerimiento (nuevo reglamento, nuevas leyes de reglamento, nuevas leyes de impuestos, nuevos procedimientos impuestos, nuevos procedimientos contables)contables)

3.3. Aplicación de una idea o tecnología Aplicación de una idea o tecnología (nuevos componentes tecnológicos (nuevos componentes tecnológicos para mejorar o reducir costos)para mejorar o reducir costos)

4.4. Solución y mantenimiento de Solución y mantenimiento de problemas no planeados (anticipar y problemas no planeados (anticipar y coordinar proyectos de sistemas)coordinar proyectos de sistemas)


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Solicitud de un análisisSolicitud de un análisis Además de la razón para iniciar un análisis, Además de la razón para iniciar un análisis,

los proyectos de sistemas deberán los proyectos de sistemas deberán presentarse en una solicitud donde presentarse en una solicitud donde informe sobre los objetivos y beneficios del informe sobre los objetivos y beneficios del proyecto. Es también una especie de proyecto. Es también una especie de contrato entre el analista y el usuario contrato entre el analista y el usuario potencial.potencial.

Los usuarios y los analistas deberán Los usuarios y los analistas deberán trabajar en forma conjunta para definir trabajar en forma conjunta para definir ideas y analizar las entradas necesarias y ideas y analizar las entradas necesarias y salidas requeridas. El analista ayudará a salidas requeridas. El analista ayudará a pulir y sintetizar ideas.pulir y sintetizar ideas.


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Fuentes de hechos de Fuentes de hechos de estudioestudio

El analista cuenta con distintos El analista cuenta con distintos recursos para analizar la situación recursos para analizar la situación del sistema:del sistema:

1.1. Estudio del sistema actualEstudio del sistema actual

2.2. Fuentes internasFuentes internas

3.3. Fuentes externasFuentes externas


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Estudio del sistema Estudio del sistema actualactual

En casi todos los casos el analista se En casi todos los casos el analista se encuentra con un sistema que ya está encuentra con un sistema que ya está prestando un servicio a la organización.prestando un servicio a la organización.

Algunos opinan que se debe analizar el Algunos opinan que se debe analizar el sistema preexistente, hay quienes sistema preexistente, hay quienes consideran que es un gasto que podría consideran que es un gasto que podría evitarse ya que lo ideal es cambiar el evitarse ya que lo ideal es cambiar el sistema actual y otros se oponen a sistema actual y otros se oponen a implementar un nuevo sistema.implementar un nuevo sistema.


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Existen ventajas y desventajas en cuanto Existen ventajas y desventajas en cuanto al estudio del sistema anterior.al estudio del sistema anterior.

VentajasVentajasEficacia del sistema actualEficacia del sistema actual: determinar : determinar

si el sistema es satisfactorio, si requiere si el sistema es satisfactorio, si requiere algún pequeño cambio o mantenimiento algún pequeño cambio o mantenimiento o si debe ser totalmente reemplazado;o si debe ser totalmente reemplazado;

Idea de diseño:Idea de diseño: el sistema anterior el sistema anterior puede dar idea de diseño que incluye las puede dar idea de diseño que incluye las necesidades o capacidades que han sido necesidades o capacidades que han sido solicitadas;solicitadas;


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Reconocimiento de recursosReconocimiento de recursos: el analista puede : el analista puede identificar los recursos disponibles para el nuevo identificar los recursos disponibles para el nuevo sistema, talento del personal y tecnología;sistema, talento del personal y tecnología;

Conocimiento de conversiónConocimiento de conversión: el analista debe : el analista debe determinar que actividades se irán abandonando determinar que actividades se irán abandonando y cuales del nuevo sistema se irán incorporando;y cuales del nuevo sistema se irán incorporando;

Punto de partida comúnPunto de partida común: con frecuencia el : con frecuencia el analista se encuentra con quienes se oponen a lo analista se encuentra con quienes se oponen a lo nuevo, para evitar estos conflictos deberá nuevo, para evitar estos conflictos deberá demostrar que el nuevo sistema no es tan distinto demostrar que el nuevo sistema no es tan distinto al anterior, solo mejor. al anterior, solo mejor.


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Desventajas Desventajas Gastos: el estudio del sistema actual Gastos: el estudio del sistema actual

requiere tiempo y dinerorequiere tiempo y dineroBarreras innecesarias: restricciones en Barreras innecesarias: restricciones en

el diseño del nuevo sistema, cuanto el diseño del nuevo sistema, cuanto más se familiariza el analista con el más se familiariza el analista con el sistema, pierde objetividad.sistema, pierde objetividad.


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Fuentes internasFuentes internasLa fuente interna más importante es La fuente interna más importante es

la gente, la gerencia, los la gente, la gerencia, los trabajadores de oficina y de trabajadores de oficina y de producción.producción.

El analista puede ayudar a los El analista puede ayudar a los usuarios a definir sus requerimientos.usuarios a definir sus requerimientos.

Otra fuente interna es el papeleo, Otra fuente interna es el papeleo, describe lo que la organización está describe lo que la organización está haciendo o ha hecho y lo que planea haciendo o ha hecho y lo que planea hacer.hacer.


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Pero estos papeles no siempre Pero estos papeles no siempre reflejan la realidad, sólo sirven reflejan la realidad, sólo sirven para que el analista tenga una idea para que el analista tenga una idea de la estructura organizacional.de la estructura organizacional.

Otra fuente de estudio interna, es Otra fuente de estudio interna, es la de las relaciones entre las la de las relaciones entre las personas, los departamentos y las personas, los departamentos y las funciones compartidas.funciones compartidas.


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Fuentes externasFuentes externasLa revisión de otros sistemas La revisión de otros sistemas

permite al analista recopilar datos, permite al analista recopilar datos, ideas o técnicas, identificar puntos ideas o técnicas, identificar puntos de interfaz potenciales.de interfaz potenciales.

Revisión de sistemas de Revisión de sistemas de información similares en otras información similares en otras organizaciones: permiten ver al organizaciones: permiten ver al analista el funcionamiento real del analista el funcionamiento real del sistema.sistema.


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Cuando el analista no tiene idea de Cuando el analista no tiene idea de las operaciones de la organización las operaciones de la organización deberá asesorarse con libros o deberá asesorarse con libros o revistas profesionales, asistiendo a revistas profesionales, asistiendo a cursos, seminarios o talleres que se cursos, seminarios o talleres que se presenten.presenten.

Los folletos de ventas de los Los folletos de ventas de los proveedores de equipo y de software proveedores de equipo y de software son otra fuente de conceptos e ideas.son otra fuente de conceptos e ideas.


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Técnicas para la Técnicas para la recopilación de hechos de recopilación de hechos de

estudioestudioPara recopilar estos hechos existen Para recopilar estos hechos existen

distintas y variadas técnicas, las distintas y variadas técnicas, las más usadas son:más usadas son:La entrevistaLa entrevistaEl cuestionarioEl cuestionarioLa observaciónLa observación


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La entrevistaLa entrevista: permiten a quienes : permiten a quienes responden contribuir al análisis. Es responden contribuir al análisis. Es importante que cada persona que importante que cada persona que responde entienda que le objetivo final responde entienda que le objetivo final del trabajo en sistemas es hacer que el del trabajo en sistemas es hacer que el nuevo sistema sea más útil. Los nuevo sistema sea más útil. Los analistas deben escuchar a quienes analistas deben escuchar a quienes responden. Los tonos pueden ser tan responden. Los tonos pueden ser tan significativos como las respuestas.significativos como las respuestas.


2020

La entrevista es la técnica más La entrevista es la técnica más significativa y productiva. Es un significativa y productiva. Es un intercambio cara a cara de información. intercambio cara a cara de información. Se emplea para obtener información Se emplea para obtener información con relación a lo que se requiere y la con relación a lo que se requiere y la forma en que estos requerimientos forma en que estos requerimientos pueden cubrirse. Da una oportunidad pueden cubrirse. Da una oportunidad para que el analista establezca para que el analista establezca relaciones con el usuario.relaciones con el usuario.


2121

Las entrevistas se realizan a todos Las entrevistas se realizan a todos los niveles desde el más alto al los niveles desde el más alto al más bajo. más bajo.

Los procedimientos para hacerlas Los procedimientos para hacerlas pueden ser formales o casuales. El pueden ser formales o casuales. El éxito de la entrevista depende de éxito de la entrevista depende de lo bien que el analista se adapte.lo bien que el analista se adapte.


2222

Preparación para la entrevistaPreparación para la entrevista: : antes de iniciar la entrevista, el analista antes de iniciar la entrevista, el analista deberá consultar y obtener la deberá consultar y obtener la cooperación de todos los gerentes y cooperación de todos los gerentes y deberá explicar el alcance y naturaleza deberá explicar el alcance y naturaleza del análisis. Deberá acordar un a cita del análisis. Deberá acordar un a cita previa con el entrevistado y conocer previa con el entrevistado y conocer cuáles son las actividades que realiza y cuáles son las actividades que realiza y cuáles sus responsabilidades.cuáles sus responsabilidades.


2323

Realización de la entrevista: Realización de la entrevista: el el analista deberá tener idea de que analista deberá tener idea de que clases de respuestas busca. Es clases de respuestas busca. Es conveniente que explique cuál es el conveniente que explique cuál es el propósito de la entrevista. propósito de la entrevista. Asegurarse de conocer bien las Asegurarse de conocer bien las responsabilidades y deberes del responsabilidades y deberes del trabajo del entrevistado. Hacer trabajo del entrevistado. Hacer preguntas específicas que permitan preguntas específicas que permitan respuestas cuantitativas. respuestas cuantitativas.


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Evitar impresionar con el lenguaje Evitar impresionar con el lenguaje usado. Aprender a escuchar y no usado. Aprender a escuchar y no anticipar respuestas. Evitar anticipar respuestas. Evitar comentarios fuera de lugar o comentarios fuera de lugar o vaguedades. Aclarar las repuestas vaguedades. Aclarar las repuestas dudosas. Invitar al entrevistado a dudosas. Invitar al entrevistado a realizar sugerencias. Tomar notas realizar sugerencias. Tomar notas durante la entrevista y agradecer durante la entrevista y agradecer finalmente al entrevistadofinalmente al entrevistado


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Las preguntas tienen dos tipos básicos:Las preguntas tienen dos tipos básicos:

abiertas y cerradasabiertas y cerradas. Las preguntas. Las preguntas

abiertasabiertas dejan abiertas todas las dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el opciones de respuesta para el entrevistado. Las preguntas entrevistado. Las preguntas cerradascerradas limitan las opciones posibles de la limitan las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta más al interlocutor una respuesta más detallada.detallada.


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Las entrevistas pueden estar Las entrevistas pueden estar estructuradas en tres formas básicas, estructuradas en tres formas básicas, estructura de pirámide, de embudo o estructura de pirámide, de embudo o de rombo.de rombo.Las estructuras piramidales comienzan Las estructuras piramidales comienzan

con preguntas cerradas y detalladas y con preguntas cerradas y detalladas y se amplían a preguntas más generales.se amplían a preguntas más generales.

Las estructuras de embudo comienzan Las estructuras de embudo comienzan con preguntas abiertas generales y con preguntas abiertas generales y luego se estrechan a preguntas cerradas luego se estrechan a preguntas cerradas más específicas.más específicas.


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Las estructuras de rombo Las estructuras de rombo combinan las fuerzas de las otras combinan las fuerzas de las otras dos estructuras pero se llevan más dos estructuras pero se llevan más tiempo para realizarse. Hay tiempo para realizarse. Hay compromisos involucrados sobre la compromisos involucrados sobre la decisión de cómo estructurar para decisión de cómo estructurar para realizar las preguntas y secuencias realizar las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista.de preguntas de la entrevista.


2828

Peligros en las entrevistasPeligros en las entrevistas: : las personas reaccionan a las las personas reaccionan a las entrevistas de formas entrevistas de formas diferentes, algunas diferentes, algunas favorablemente y otras no favorablemente y otras no tanto. tanto.


2929

Algunas actitudes que se pueden Algunas actitudes que se pueden presentar: el entrevistado parece presentar: el entrevistado parece adivinar la respuesta, dice lo que el adivinar la respuesta, dice lo que el analista espera escuchar, proporciona analista espera escuchar, proporciona información irrelevante, acelera le información irrelevante, acelera le entrevista, muestra resentimiento entrevista, muestra resentimiento hacia el analista, retiene datos, no hacia el analista, retiene datos, no coopera, se queja de su trabajo, coopera, se queja de su trabajo, muestra entusiasmo exagerado.muestra entusiasmo exagerado.


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El cuestionarioEl cuestionario: puede ser : puede ser utilizado en el trabajo de utilizado en el trabajo de sistemas para obtener un sistemas para obtener un consenso para un estudio más consenso para un estudio más profundo, para una auditoría profundo, para una auditoría posterior a la implementación posterior a la implementación del sistema o para identificar del sistema o para identificar requerimientos específicos.requerimientos específicos.


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Una vez que han sido articulados los Una vez que han sido articulados los objetivos del cuestionario, el analista objetivos del cuestionario, el analista puede comenzar a escribir preguntas puede comenzar a escribir preguntas abiertas o cerradas. La selección de la abiertas o cerradas. La selección de la redacción es importante y debe reflejar redacción es importante y debe reflejar el lenguaje de los miembros de la el lenguaje de los miembros de la organización. Las preguntas deben ser organización. Las preguntas deben ser simples, específicas, sin menosprecio, simples, específicas, sin menosprecio, técnicamente precisas y dirigidas a técnicamente precisas y dirigidas a aquellos que tienen el conocimiento.aquellos que tienen el conocimiento.


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Uso del cuestionario: deberá emplearse Uso del cuestionario: deberá emplearse con cuidado. Los analistas deben con cuidado. Los analistas deben identificar lo que desean saber, preparar y identificar lo que desean saber, preparar y entregar el cuestionario a la persona que entregar el cuestionario a la persona que lo va a contestar. El cuestionario no tiene lo va a contestar. El cuestionario no tiene una oportunidad inmediata para volver a una oportunidad inmediata para volver a considerar comentarios vagos o poco considerar comentarios vagos o poco claros. Puede utilizase como una claros. Puede utilizase como una herramienta para descubrir hechos cuando herramienta para descubrir hechos cuando el receptor está lejos físicamente o donde el receptor está lejos físicamente o donde hay muchos receptores potenciales.hay muchos receptores potenciales.


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Limitaciones del cuestionario: es Limitaciones del cuestionario: es difícil estructurar preguntas difícil estructurar preguntas significativas sin anticipar una significativas sin anticipar una cierta respuesta. La incapacidad de cierta respuesta. La incapacidad de un seguimiento inmediato tiende a un seguimiento inmediato tiende a limitar el valor real de este tipo de limitar el valor real de este tipo de comunicación. A veces se les resta comunicación. A veces se les resta importancia a este tipo de importancia a este tipo de documentodocumento


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Guías para elaborar un Guías para elaborar un cuestionario:cuestionario:

Explicar el propósito, el uso, la Explicar el propósito, el uso, la seguridad y el destino de las seguridad y el destino de las respuestas,respuestas,

Proporcionar instrucciones sobre la Proporcionar instrucciones sobre la forma en que se desea que se forma en que se desea que se contesten las preguntas,contesten las preguntas,

Indicar una fecha límite para la Indicar una fecha límite para la devolución,devolución,

Hacer preguntas concisas y concretas,Hacer preguntas concisas y concretas,


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Dar espacio suficiente para una Dar espacio suficiente para una respuesta,respuesta,

Expresar claramente las preguntas,Expresar claramente las preguntas,Proporcionar la oportunidad de Proporcionar la oportunidad de

agregar comentarios,agregar comentarios,Identificar cada cuestionario con el Identificar cada cuestionario con el

nombre del que contestanombre del que contesta


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La observaciónLa observación: consiste en observar a : consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación tiene Como técnica de investigación tiene amplia aceptación científica. Los amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan ésta técnica con el fin industriales utilizan ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al organización es múltiple: permite al analista determinar qué se está haciendo, analista determinar qué se está haciendo, cómo se está haciendo, quién lo hace, cómo se está haciendo, quién lo hace, cuándo se lleva a cabo, cuánto tiempo cuándo se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, dónde se hace y por qué se hace.toma, dónde se hace y por qué se hace.


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Tipos de ObservaciónTipos de Observación

El analista de sistemas puede El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona Primero, puede observar a una persona

o actitud sin que el observado se dé o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones imposible reunir las condiciones necesarias. necesarias.


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Segundo, el analista puede observar una Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada estando la persona observada enteramente consciente de la enteramente consciente de la observación. observación.

Por último, puede observar y a la vez Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas que estar en contacto con las personas que observa. La interacción puede consistir observa. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una una tarea específica, pedir una explicación.explicación.


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Preparación para la Preparación para la observaciónobservación

1.1. Determinar y definir a quién se va a Determinar y definir a quién se va a observar. observar.

2.2. Estimular el tiempo necesario de Estimular el tiempo necesario de observación. observación.

3.3. Obtener la autorización de la gerencia Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación. para llevar a cabo la observación.

4.4. Explicar a las personas que van a ser Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las observadas lo que se va a hacer y las razones para ello. razones para ello.


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Conducción de la Conducción de la observaciónobservación

1.1. Familiarizarse con los componentes físicos Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación. del área inmediata de observación.

2.2. Mientras se observa, medir el tiempo en Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica. forma periódica.

3.3. Anotar lo que se observa lo más Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas. generalidades y las descripciones vagas.

4.4. Si se está en contacto con las personas Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores. impliquen un juicio de valores.

5.5. Observar las reglas de cortesía y Observar las reglas de cortesía y seguridad. seguridad.


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VentajasVentajas Veracidad de los datos obtenidos, debido Veracidad de los datos obtenidos, debido

a que se originan en una sola fuente y al a que se originan en una sola fuente y al hecho de que esto sea ajeno a los hecho de que esto sea ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo.intereses de quien ejecuta el trabajo.

No requiere que el ocupante deje de No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores.realizar sus labores.

Método ideal para aplicarlo en cargos Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos de correspondencia simples y repetitivos de correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos.fórmula básica del análisis de cargos.


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DesventajasDesventajas

Costo elevado, porque para que el Costo elevado, porque para que el método sea completo el analista requiere método sea completo el analista requiere invertir bastante tiempo.invertir bastante tiempo.

La simple observación, sin el contacto La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no directo y verbal con el ocupante, no permite obtener datos realmente permite obtener datos realmente importantes para el análisis.importantes para el análisis.

No se recomienda que se aplique en No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples o repetitivos.cargos que no sean simples o repetitivos.


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