La   contabilidad  es una herramienta que nos ayuda a conocer la situación financiera de una empresa. Se elaboran diversos documentos, pero inicialmente nos vamos a centrar en los dos principales:

el Balance y la Cuenta de Resultados.

Balance:El Balance nos permite conocer la situación financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.El Balance se compone de dos columnas: el Activo (columna de la izquierda) y el Pasivo (columna de la derecha).

En el Activo se recogen los destinos de los fondos y en el Pasivo los orígenes.Vamos a explicarnos: si una empresa pide un crédito a un banco para comprar un camión, el crédito del banco irá en el Pasivo (es el origen de los fondos que entran en la empresa), mientras que el camión irá en el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha entrado en la empresa).

Las términos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusión, ya que pudiera pensarse que el Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe. Esto no es correcto, ya que por ejemplo los fondos propios van en el Pasivo.

¿Y por qué van los fondos propios en el Pasivo?La respuesta es porque son orígenes de fondos.

Si, por ejemplo, en el caso anterior se hubiera financiado la compra del camión con aportaciones de los socios: ¿cuál sería el origen de los fondos que entran en la empresa? los fondos propios aportados por los accionistas.

Vamos a distinguir entre varios Balances, según el momento en que se obtengan:

Balance de apertura: al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con que recuros cuenta la empresa para iniciar su ejercicio económico.

Balances parciales: a cierre del mes, trimestre, semestre, o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situación de la empresa en esos momentos determinados.

Balance final: al cierre del ejercicio; nos permite conocer como queda la situación financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio económico (normalmente el 31 de diciembre, aunque podría ser otra fecha del año).

1. BALANCE Y CUENTA DE RESULTADOSVamos a ver dos ejemplos.

Ejemplo 1:Vamos a suponer que queremos montar una empresa de transporte y que para ello necesitamos un camión que cuesta 1.000.000 pesetas (no es que sea el último grito en camión). Para financiar este camión vamos al banco y solicitamos un crédito.

¿Cuál sería el Balance Inicial de esta empresa?

En su Activo (columna de la izquierda) se recogería el camión (destino de los fondos), mientras que en su Pasivo (columna de la derecha) se recogería el crédito (origen de los fondos). 

ACTIVO PASIVO

Camión ...............................  1.000.000 Créditos ...........................  1.000.000

Si nos fijamos en este Balance podemos observar uno de los principios básicos de contabilidad: el Activo siempre tiene que ser igual al Pasivo; en todo Balance de una

empresa, obligatoriamente, el Activo tiene que coincidir con el Pasivo.

Ejemplo 2:Vamos a suponer que en el caso anterior la empresa financia la compra del camión

con recursos propios (capital). Su Balance Inicial sería: 

ACTIVO PASIVO

Camión ...............................  1.000.000 Capital ..............................  1.000.000

Comparando los dos ejemplos anteriores se puede ver Como el Pasivo recoge el origen de los fondos de la empresa, sean propios (capital) o ajenos (créditos); por lo tanto, y como ya hemos comentado, es incorrecto considerar que el Pasivo representa lo que debe la empresa.

¿Cuentas acreedoras y deudoras?Las deudoras son las que aumentan con un cargo y disminuyen con un abono y las acreedoras viceversa un tip para saber que estas bien los cargos siempre deen ser iguales a los abonos

Cuenta de ResultadosLa Cuenta de Resultados recoge el beneficio o pérdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio económico (normalmente de un año).

La Cuenta de Resultados viene a ser Como un contador que se pone a cero a principios de cada ejercicio y que se cierra a final del mismo.

Mientras que el Balance es una "foto" de la empresa en un momento determinado, la Cuenta de Resultados es una "película" de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio.

Balance y Cuenta de Resultados están interrelacionados, su nexo principal consiste en la última línea de la Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o pérdida), que también se refleja en el Balance, incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyéndolos (si fueron pérdidas).

Ejemplo 3:

Presentamos a continuación un modelo de cuenta de resultados: 

Ventas 1.000

Coste de la mercancía -400

Gastos de personal -200

Gastos financieros -100

Impuestos -50

Resultado final (beneficio) 250

Esta cuenta de resultados nos dice que la empresa, en su ejercicio económico, ha vendido 1.000 pesetas y que ha incurrido en unos costes de 400 pesetas de materia prima, 200 pesetas de mano de obra,  100 pesetas de gastos financieros (intereses de los créditos) y 50 pesetas de impuestos.

En definitiva, la empresa en este ejercicio ha obtenido un beneficio de 250 pesetasY estas 250 pesetas se reflejarán también en el Balance de la empresa.

La pregunta es ¿en el Activo o en el Pasivo? (50% de posibilidades de acertar).Quien haya contestado que en el Activo que levante la mano: estos alumnos, por favor, salgan de Internet, cierren el ordenador, paseen un poco y dentro de un ratito vuelvan y empiecen de nuevo por la Introducción.

Quien haya contestado que en el Pasivo, enhorabuena, la contabilidad empieza a estar dominada.

La respuesta, evidentemente, es en el Pasivo, ya que este beneficio de 250 ptas es un origen de fondos para la empresa, con los que podrá financiar nuevas adquisiciones (destino de los fondos).

Libro   Diario y Libro Mayor

2.1. Introducción.En esta lección trataremos sobre otros dos documentos básicos en contabilidad: el Libro Diario y el Libro Mayor.

En la lección anterior vimos el Balance y la Cuenta de Resultados, que son dos documentos que nos interesarán en momentos determinados: apertura del ejercicio, cierre del primer trimestre, cierre del ejercicio...etc.

Pero la empresa va generando operaciones diarias (compras, ventas, pago de nóminas, facturas varias, etc.) que hay que ir contabilizando.

El Libro Mayor y el Libro Diario son los documentos donde se recogen estos movimientos diarios, y nos permitirán tener toda la información contable ordenada y disponible para cuando necesitemos elaborar el Balance y la Cuenta de Resultados.

2.2. Libro DiarioEl Libro Diario recoge por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa.

Cada operación contable origina un apunte que denominamos asiento y que se caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos.

Ejemplo 1:Veamos como se contabiliza la compra del camión que vimos en la lección anterior (adquisición de un camión de 1.000.000 pesetas financiada con un crédito). En primer lugar, la empresa recibe del banco el crédito de 1.000.000 pesetas Este será el primer asiento en el Libro Diario:.

1.000.000.......... Cajaa

Bancos .......... 1.000.000 

En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crédito se ha ingresado en  la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los

mismos (el dinero proviene de un crédito del banco).

En segundo lugar, compramos el camión con el dinero que tenemos en la caja:

1.000.000 ........ Camióna

Caja ........ 1.000.000 

Como hemos indicado, todas las operaciones económicas que vaya realizando la empresa se irán recogiendo por orden cronológico en este Libro Diario.

Ejemplo 2:Veamos como se registran en el Libro Diario las siguientes operaciones:1. - Se funda la empresa con una aportación de los socios de 1.000.000 pesetas2.- La empresa pide un crédito de 500.000 pesetas3.- Se adquiere una oficina por 750.000 pesetas (una ganga).4. - Se devuelve el crédito de 500.000 pesetas al Banco.  

1.000.000...... Cajaa

Capital ...... 1.000.000 

50.000...... Cajaa

Bancos ...... 500.000 

750.000...... Inmuebles (oficina)a

Caja ...... 750.000 

500.000...... Bancosa

Caja ...... 500.000 

Una vez visto el funcionamiento del Libro Diario, pasemos a ver el del Libro Mayor.

Libro Mayor:

El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc.

El Libro Mayor Recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario.

Cada página del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge también en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor.

Ejemplo 3: Veamos como se contabiliza en el Libro Mayor un crédito de 1.000.000 pesetas que solicita la empresa.

La contabilización empezaría por el Libro Diario:

1.000.000...... Cajaa

Bancos ...... 1.000.000 

Y de aquí pasaríamos al Libro Mayor, a la página correspondiente a la cuenta "Caja", donde haríamos el siguiente apunte:

DEBE HABER

1.000.000  

Y en la página del Libro Mayor correspondiente a "Bancos" (créditos), haríamos el apunte:

.

DEBE HABER

  1.000.000

Cuando necesitemos elaborar el Balance de la empresa, calcularemos el saldo de cada cuenta del Libro Mayor y ese saldo es el que aparecerá asignado a cada cuenta

en el Balance.

Ejemplo 4:Tenemos las siguientes cuentas del Libro Mayor y vamos a calcular sus saldos:

Caja

DEBE HABER

1.000.000 400.000

500.000 700.000

250.000  

SALDO ...... 650.000  

Bancos (créditos)

DEBE HABER

500.000 500.000

  1.000.000

  1.500.000

  SALDO ...... 2.500.000

Al elaborar el Balance, nos aparecerá en el Activo, en la cuenta de "Caja", 650.000 pesetas, y en el Pasivo, en la cuenta de "Bancos", 2.500.000 pesetas

Fondos PropiosLos fondos propios representan la parte del Pasivo del Balance que pertenece a los propietarios de la sociedad; se le denomina pasivo no exigible, frente al resto del Pasivo que llamamos pasivo exigible.

Los fondos propios se recogen en el Pasivo del Balance, ya que son orígenes de financiación, es decir, los fondos propios permiten a la empresa adquirir, por ejemplo, un inmueble, un camión, adquirir existencias, etc. (destino de la financiación).

En este ciclo introductorio, distinguiremos, dentro de los fondos propios, 3 cuentas:

 Capital: recoge la aportación inicial de los socios a la sociedad, así como aportaciones posteriores que puedan realizar. Reservas: recoge principalmente aquella parte del beneficio generado por la empresa y que los socios deciden dejar en ella.

 Beneficios: es el resultado del ejercicio, antes de que los socios decidan que parte se va a repartir como dividendos y que parte se va a traspasar a reservas. Veamos su funcionamiento:

a) Unos socios fundan una sociedad, aportando un capital de 1.000.000 pesetas El asiento en el Libro Diario sería:

1.000.000 Cajaa

Capital 1.000.000 

Y el Balance inicial de la sociedad quedaría:

ACTIVO PASIVO

Caja................................  1.000.000 Capital .................................  1.000.000

En la empresa han entrado 1.000.000 pesetas que se encuentran en su caja (destino de los fondos), y esta entrada se ha financiado con un aporte de capital de los socios

(origen de los recursos).

b) Un año más tarde, al cierre de su primer ejercicio, la empresa ha obtenido un beneficio de 500.000 pesetas

El apunte en el Libro Diario sería:

500.000 Caja

aBeneficios 500 

 Y su Balance quedaría:

ACTIVO PASIVO

Caja................................  1.500.000 Capital .................................  1.000.000

  Beneficios ...........................    500.000

El Beneficio también aparece en el Pasivo, ya que es un origen de fondo: este beneficio permite a la empresa incrementar su caja (destino de los fondos).

c) Posteriormente, la empresa decide repartir el 50% de estos beneficios como dividendos y dejar el otro 50% como reservas.

El Libro Diario recogería en primer lugar la decisión de dedicar parte del beneficio a dividendos y parte a reservas.

Beneficios 500.000a

250.000 Dividendos250.000 Reservas 

Con lo que el Balance quedaría:

ACTIVO PASIVO

Caja................................  1.500.000 Capital .................................  1.000.000

  Dividendos..........................    250.000

  Reservas.............................    250.000

Como se ha podido ver, los beneficios, una vez que se decide su destino, desaparecen del Balance: 250.000 pesetas pasan a dividendos y 250.000 pesetas pasan a reservas.

Posteriormente, la empresa procede al pago de los dividendos acordados.El apunte en el Libro Diario sería:

250.000 Dividendosa

Caja 250.000 

Y el Balance quedaría:

ACTIVO PASIVO

Caja ...............................  1.250.000 Capital .................................  1.000.000

  Reservas.............................    250.000

Práctica

Usted fue contratado para la compañía MPC, para instalar un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.¿Qué hace?¿Cómo lo hace?¿De qué forma usted controla el efectivo?Establezca control de ventas y facturación (formularios y esquemas).Clasifique los activos fijos. Establezca controles.Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma.Prepare Estado de Situación proforma.

Definiciones de Sistema de Contabilidad

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitiran a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el esquema gral de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.Procedimientos para instalar un Sistema de Contabilidad

1-  Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) 2-  Preparar una lista de chequeo. 3-  Elaborar informes. 4-  Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento 5-  Diseñar formularios para todas las operaciones. 6-  Diseñar reportes 7-  Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por: 1-  El Balance General 2-  Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: 1-  Estado de Costo Estimado 2- Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.Cualidades.

Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. Contiene los parametros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema.

Objetivos. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación

de un catalogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o

entidad.Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número indice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General 1-  Activo 2-  Pasivo 3-  Capital

Estado de Resultado 4-  Ingreso 5-  Costos 6-  Gastos

7- Otro ingresos8- Otros egresosEn las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para ubtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acrredoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario: 1)  Numeración 2)  Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. 3)  Redacción clara, sin errores. 4)  Además del original, emitir las copias necesarias 5)  Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:FacturasReciboConduceOrdenes de compraOtros, etc.

La factura   es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado.El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo   es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la conpia es conservada por el que lo recibe.

El conduce   es elaborado por el   almacén  el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacen previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

La nota de débito   se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crédito   es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.

El cheque   es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja   es un formulario que sellena cuando hay un egredo de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.

Entre los reportes podemos mencionar:NominaVentasComprasCheques emitidosLos reportes se haran de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.

La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.

Los   estados financieros  resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipó de beneficio o fracaso durante un período determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e intrepreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financieraPromover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:

Todo sistema de control interno debe contener las siguiente características:Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el controlEficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en cajaCuentas bancariasTodo aquello disponible para pagos sin restricción.Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:Operaciones en el mostrador (ventas)Ingresos ejecutados por cobradoresRemesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:

1)  Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.

2)  La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al area de caja.

3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso. 4)  El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:

1)  Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro. 2)  Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes

mencionada. 3)  Que estos documentos esten bajo la reponsabilidad de una sola persona o preferiblemente

por el departamento de cobrosy créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendad a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.Podemos establecer que el área de efectivo comprende:Caja y Banco

#1 Defina contabilidad:

Consiste en una técnica que se utiliza para registral todos los acontecimientos económicos producidos en una empresa de una manera sistemática y en un orden cronológico expresados en términos monetario, para controlar sus recursos y consecuentemente informar adecuadamente a sus diferente interesados cuya finalidad es facilitar las formas de decisiones.

#2 Señale cuatros objetivo básico de la contabilidad:

 Promover la eficiencia administrativa..Evaluación de política interna..Desarrollar planes de acción y proyección de sus resultados .evaluar la aplicación de los controles administrativo previamente establecidos.

# 3) LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

Es toda entidad económica para lograr de manera eficiente y concisa los fines que se persiguen debe imperar un buen sistema de organización.

1-El Principio de la Entidad

2-El Principio del Período en Marcha

3-El Principio del Período Contable

4-El Principio de Enfrentamiento

5-El Principio del Conservatismo

6-El Principio del Costo

7-El Principio de Relevación Suficiente

8-El Principio de la Unidad Monetaria

9-El Principio de la Consistencia

1-EL PRINCIPIO DE LA CONSISTENCIAConforme a este principio, se parte del supuesto, de que una empresa tiene una personalidad jurídica distinta a los de los miembros que la integran. La empresa es un ente jurídico. La Contabilidad versará sobre los bienes, derechos y obligaciones de la empresa y no sobre los correspondientes a sus propietarios.

2-PRINCIPIO DE CONTABILIDAD DEL NEGOCIO EN MARCHASe supone que un negocio habrá de durar un tiempo indefinido. Al establecer en la escritura constitutiva de una empresa que su vida o duración será de 100 años, prácticamente se está considerando de vida ilimitada para cualquier socio de ella.

Con base en este principio contable se justifica la existencia de activos fijos, cuyo costo no se cargará a los gastos del período de adquisición, a los distintos ejercicios en que preste este servicio.

3-PRINCIPIO PERIODO CONTABLEPuesto que las verdaderas utilidades de una empresa tan sólo se podrá determinar al concluir su vida, y ésta es ilimitada, artificialmente se habrá de dividir la vida de la empresa en períodos contables con el fin de informar acerca de los resultados de operación de dicha empresa y de su situación financiera.

4-EL PRINCIPIO DE ENTRENAMIENTOSegún la opinión de muchos contadores prominentes, éste es el más importante. Conforme a este principio contable se pretende que se casen los ingresos de un ejercicio contable con los gastos incurridos para la obtención de aquellos.

-Consideramos que es allí en donde radica la principal diferencia entre Contabilidad Fiscal y la Financiera. Los contadores deben hacer el mejor intento para determinar las utilidades correctas respetando el principio de enfrentamiento. Al fisco no le preocupa tal enfrentamiento pues su objetivo es otro, el recaudar los mayores impuestos posibles.

5-EL PRINCIPIO DE CONSERVATISMO O CRITERIO PRUDENCIALSe señala conforme a este principio, que antes diversas alternativas, contables el contador deberá elegir aquella que sea optimista. Implica el reconocimiento de pérdidas tan luego se conozcan, y por el contrario los ingresos no se contabilizan sino hasta que se realicen.

Una recomendación útil para los contadores es que eviten el ultra conservatismo, que también es dañino, pues la meta es determinar los verdaderos resultados de las operaciones y la verdadera situación financiera, y no necesariamente los resultados y situación financiera más conservadora.

6-EL PRINCIPIO DE COSTOSe refiere este principio a la objetivad en el registro de las transacciones . Esta objetividad nacida del comprobante o documento contabilizador de validez a muchas deducciones y

también facilita la aplicación de las técnicas de auditoría, que de lo contrario convertirán al auditor actual en un profesional muy distinto: en un perito valuador.

El costo histórico ha sido defendido a toda costa por el profesional contable, haciendo caso omiso de los costos de reemplazo o de los costos de oportunidad que tan importantes son dentro de la microeconomía o dentro de la contabilidad administrativa.

7-EL PRINCIPIO DE REVELACIÓN SUFICIENTECon base en el principio de revelación suficiente se ha pensado en la necesidad de ajustar los estados financieros con motivo de los cambios en el poder adquisitivo de la moneda. El contador público está obligado a proporcionar información fidedigna que permita al usuario de tal información tomar decisiones acertadas.

Ha sido una buena costumbre entre contadores el incluir notas aclaratorias que pueda tener una empresa y demás información que pueda ser útil para el lector de dichos estados financieros.

8-EL PRINCIPIO DE LA UNIDAD MONETARIAEs el principio más discutido en años recientes. ¿será válido el supuesto de que el adquisitivo de la moneda no cambia? Un Contador Público que se oponga a una reevaluación de activos fijos (cuando en realidad proceda) apoyándose en el principio de la unidad monetaria, no estará de acuerdo con que se paguen los mismos honorarios por igual trabajo que realizó tres años.

9-EL PRINCIPIO DE CONSISTENCIAEste principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables de valuación de partidas y demás criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc.)

# 4) Disciplinas Relacionadas Con La Contabilidad: La administración 

La economía

La sociología

La informática

1) Con la economía, las relaciones son tan estrechas, que no se puede suponer la una sin

la otra: Se complementan. La economía estudia la riqueza de un país o de una

organización cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de ella.

2) Con la estadística, podemos afirmar que la contabilidad se vale de los métodos

estadísticos de investigación, para alcanzar mejor sus objetivos; y que, a su vez, la

estadística se nutre de los datos que aporta la contabilidad.

3) Con la ingeniería, determina y controla los costos. Ayuda a evaluar la factibilidad

financiera de los proyectos.

El Derecho: Las leyes o decretos pueden influir en la contabilidad, ya que cualquier

entidad está sujeta a un marco legal.

4) Por ejemplo el derecho laboral, regula las obligaciones de una empresa con los

trabajadores, dichas obligaciones se deben registrar en la contabilidad, de manera

periódica. (un ejemplo las cotizaciones a la seguridad social)

5) También está relacionada con el derecho tributario, el cual regula las obligaciones de la

empresa por los tributos que se asignan según las leyes en vigor (un ejemplo el IVA)

#5) Sectores interesados en los servicios del contador:

En la empresaen el sector públicolabores profesionales con carácter de independencia

#6) Funciones que pueden desempeñar los contadores en cada uno de los sectores:

En la empresa: controlar, auditoria interna, auditoria externa y gerente financieroEn el sector público: contabilidad gubernamental encargado de presupuesto, contabilidad gubernamental. Labores profesionales con carácter de independencia: catedrático universitario, funcionario de instituciones docentes auditoría independiente.

#7) Funciones de un contador puede desempeñar sus ejercicios profesionales:

De manera independiente o en la dependencia de una empresa.

#8) Defina que es un contador público independiente y uno público

dependiente:  

-Contador público independiente: El Contador Público independiente es el profesional de la contabilidad que presta un servicio de forma independiente a una institución o empresa para certificar previo examen de las cuentas que intervienen en los estados financieros, que dichos estados financieros presentan la situación real y razonable de la institución o empresa de acuerdo con los principios de la contabilidad generalmente aceptados.

-Contador público dependiente: es el que trabaja para una institución o empresa en calidad de empleado. Este tiene la responsabilidad de preparar los estados financieros, llámese estado de situación y estado de resultado, estado de flujo de efectivo con el fin de rendirle informe a la gerencia o administración

# 9) Señales tres formas de organizaciones mercantiles:

Empresa de un único dueño o individualesEmpresa de persona o en nombre colectivo.Compañía por acciones.

#10) señale la clasificación de las actividades mercantiles:

La actividad comercial de los fenicios dio nacimiento a las modalidades sociales de los puertos y a un gran avance en el derecho mercantil marítimo. 

-Comercio. Mercado. Mercadeo. Marca. Etiqueta. Logística mercadológica. Funciones logísticas. Canales de distribución. Consumidor. Servicios técnicos 

Los romanos crearon figuras de derecho mercantil que se mantienen hasta nuestros días, como la actio institoria, por medio de la cual se permitía reclamar al dueño de un negocio mercantil el cumplimiento de las obligaciones contraídas por la persona que se había encargado de administrarla. 

En la Edad Media el Derecho mercantil fue regulado por varios fueros y ordenanzas sin tener un carácter especial, pero en el siglo XI, en Italia, algunos juristas comenzaron a estudiarlo de manera autónoma, creándose así un incipiente.

#3) Que es un diario general y sus características:

El Diario contable es el libro donde se registran diariamente todas las transacciones económicas que realiza un comerciante o una empresa comercial o industrial.

En la actualidad por la diversidad de operaciones comerciales que realizan los actores económicos y por las exigencias fiscales de los Estados para poder aplicar sus impuestos, el libro Diario original se ha ido desdoblando en diversos "Subdiarios" que se destinan a registrar operaciones específicas en cada uno de ellos, cuando antes con el Diario contable original se anotaban todas juntas y mezcladas.

#4) Que es mayor general y mayores auxiliares:

--El Libro Mayor es el que recoge los movimientos que cada una de las cuentas desarrolla en el Libro Diario. En el Libro Mayor anotamos los movimientos del Debe (a la izquierda) y los del Haber (a la derecha). A la diferencia entre la suma de movimientos del Debe y los del Haber se le denomina 'Saldo', que puede ser deudor (si el Debe es superior al Haber), o acreedor (caso contrario).

--Concepto: Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza en análisis o detalle de las cuentas colectivas.Finalidad: El análisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor.Los asientos plasmados en el Libro Diario son el origen del registro en loso mayores auxiliares.

Tipos de auxiliares:

* Libro u Hoja Tabular: se utiliza generalmenta para el analisis de las cuentas de gastos de administración o de venta.

* Tarjetas Auxiliares: Son los documentos en los que se asisntan los registros en forma analítica, se utilizan en las cuentas corrientes como: bancos, deudores diversos, clientes, proveedores, acreedores, etc. a estas cuentas se les denomina como colectivas o personales

#9 COMPONENTES DEL SISTEMA CONTABLE

La contabilidad de costos actúa como una conexión entre la contabilidad financiera yla contabilidad gerencial. Esto indica que los conceptos y técnicas de contabilidad decostos se utilizan para la contabilidad financiera y la contabilidad gerencial.

Cuentas Reales y Nominales

Las  diferentes  clases  de  operaciones  comerciales  que  realiza  una  empresa  deben  ser  anotadas  en  forma  organizada,  tomando  en  consideración  el  orden  cronológico  y  la  naturaleza  de  su  concepto.

          En  Contabilidad  se  emplean  vocablos  especiales  para  representar  los  bienes,  derechos, deudas,  ingresos  y  egresos  los  cuales  reciben  el  nombre  de  CUENTA,  que se  define  como  un  auxiliar  contable  donde  se  registran  los  aumentos  y  disminuciones  que  representan  conceptos  o  situaciones  similares  producto  de  las  actividades realizadas por  la  empresa.

          Las  cuentas  son  el  resultado  de  la  agrupación  de  las  diferentes  operaciones comerciales  con  características  afines.   Por  ejemplo:  todas  aquellas  operaciones  que involucren  entradas  o  salidas  de  dinero  efectivo,  se  registrarán  en  una  cuenta  que suele llamarse  “CAJA”,  pero  si  la  operación  se  realiza  con  cheque,  entonces  se denominará  “BANCO”.   Muchas  operaciones  comerciales  se  efectúan  a  crédito.  

Otra  situación  frecuente  se  presenta  cuando  una  empresa  vende  a  crédito  y  en  la  fecha  que  hace  la  venta  no  recibe  dinero  sino  una  garantía  de  pago  que  puede  ser  una  factura  (CUENTAS  POR  COBRAR)  o  una  letra  de  cambio  (EFECTOS  POR  COBRAR).   Es  importante  señalar  que  al  asignarle  nombre  a  una  cuenta  no  se  le  debe cambiar.

CLASIFICACIÓN. (*)

          Las  cuentas  se  clasifican  en:

1.       Reales   (MENOS: Cuentas  valorativas)

2.       Nominales

3.       De  orden

4.       De  orden  per  contra 

1.         CUENTAS  REALES

Estas  cuentas  representan  valores  de  Activo,  Pasivo  y  Capital.   Aparecen  en  el  Balance  General  o  Estado  de  Situación.

ACTIVO.   Está  compuesto  por  todos  los  bienes  y  derechos  de  la  empresa,  es  decir, las propiedades  y  lo  que  adeudan  los  clientes.

01 Caja 10Seguros pagados por anticipado

19

Derechos  de  autor

02 Caja  chica 11. . .  pagado  por  anticipado

20

Gastos  de  organización

03 Banco 12 Terreno21

Gastos  de  instalación

04 Cuentas  por  cobrar 13 Edificio22

Mejoras propiedades ajenas

05 Efectos  por  cobrar 14 Mobiliario23

Publicidad  promocional

06 . . .  por  cobrar 15 Vehículo24

Inversiones

07Inventario de mercancía

16 Plusvalía25

Maquinaria  en  desuso

08 Inventario  de  . . . 17 Patentes26

 . . .  en  desuso

09 Seguros  vigentes 18 Marcas  de  fábrica

PASIVO.   Se  refiere  a  las  deudas  u  obligaciones  contraídas  por  la  empresa.

01

Sobregiro  bancario 10Efectos  por  pagar

19Anticipo  de  clientes

02

Sueldos y salarios por pagar

11.  .  .   por  pagar

20Alquileres cobrados por anticipado

03

Cuentas  por  pagar 12Retenciones: IVSS, INCE

21. . .   cobrado  por  anticipado

CAPITAL.   Representa  el  patrimonio  de  la  empresa  donde  se  incluyen  los  bienes  y  derechos  (Activos)  menos  las  deudas  u  obligaciones  (Pasivos).

01 XXXXX,  Capital 03 Utilidad  del  ejercicio   ( C )

02 Xxx dueño xxx,  cuenta  personal  (— C)

04 Pérdida  del   ejercicio  (— C)

CUENTAS  VALORATIVAS. (A)   Estas  cuentas  se  presentan  en  los  grupos  del  activo  restándose  de  la  cuenta  a  la  cual  corresponda.

01 Provisión  para  incobrables 02 Efectos  por  cobrar  descontados

03 Depreciación  acumulada . . .

§ edificio

§ mobiliario

§ vehículo

04 Amortización  acumulada . . .

§ patentes

§ gastos  de  organización

§ derechos  de  autor

§ maquinaria § mejoras  en  propiedades  ajenas

05 Agotamiento  acumulado  de . . .     mina,  cantera,  yacimiento,  bosque

1.   CUENTAS  NOMINALES

Son  las  que  sirven  para  registrar  los  Ingresos  y  Egresos.   Se  cancelan  al  final  del  ejercicio  económico  con  el  Estado  de  Resultados  o  Ganancias  y  Pérdidas.

INGRESOS.   Son  las  entradas  de  dinero,  producto  de las operaciones comerciales  realizadas  por  la  empresa.

01

Ventas 04 Intereses  ganados

02

Ingresos  por  alquileres 05 . . .  ganados

03

Ingresos  por  . . . 06 Utilidad  en  venta  de  activo

EGRESOS.   Son  todas  las  salidas de dinero,  es  decir,  los  gastos  que  resultan  como consecuencia  de  las  actividades

llevadas  a  cabo  por  la  empresa.

01 Compras 06 Contribuciones  . . .

02 Sueldos  y  salarios  gastos 07 Donaciones  . . .

03 . . . gastos 08 Mantenimiento  . . .

04 Gastos  de  . . . 09 Reparaciones  . . .

05 Servicios  públicos 10 Pérdida  en  venta  de  activo

PARTES  DE  UNA  CUENTA.

(1)  NOMBRE  DE  LA  CUENTA

(2)

FECHA

(3)

DESCRIPCIÓN

(4)

DEBE(5)  HABER (6)  SALDO

Los tres elementos básicos de un sistema de contabilidad:Según la Asociación Americana de la Contabilidad de los Estados Unidos, contabilidad es el "proceso de identificar, medir y comunicar la información económica para permitir el conocimiento de la causa y las decisiones de los usuarios de la información".

Hay cinco tipos de sistemas de contabilidad, costos, financiera, nacional, fiscal y contabilidad de gestión, todos estos con diferentes elementos contables diferentes, objetivos y funciones.

Sin embargo, los tres elementos básicos de todos los sistemas de contabilidad establecen un marco estandarizado en cuanto a la finalidad para la información que se identifica, mide (analiza) y se comunica.

Propósitos de los tres elementos básicos de contabilidad

Esencialmente, los tres elementos básicos de todos los sistemas de contabilidad proporcionan

un marco estandarizado para identificar los factores económicos y financieros y tendencias,

para proporcionar una medición estándar empírica basada, para comunicar la salud financiera y

la fiscalidad de las empresas y las economías.

Por ejemplo, la contabilidad de gestión identifica un determinado periodo de tiempo para

analizar contra otro periodo similar de tiempo. Mediante la medición de los resultados

financieros de un periodo determinado directamente con un período similar, tal como un mes o

un año, los contadores son capaces de proporcionar un análisis de la salud financiera de la

empresa basada en datos empíricos relevantes.

. IntroducciónLa estructura e implementación de un informe diario de operaciones le permitirá a las pequeñas y medianas empresas recopilar la información de todas las transacciones diarias que realice la empresa; clasificar las operaciones en diferentes secciones para una mayor claridad; acumular

diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio para así tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las metas establecidas por sus propietarios.

El informe diario de operaciones nos proporcionará la información necesaria para preparar el resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener el acumulado de los ingresos recibidos, los cheques girados, compras al crédito y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego esta información es registrada en los libros de contabilidad para posteriormente elaborar los estados financieros.

Esta información podrá registrarse de manera fácil y rápida y con el mínimo margen de error. Esta estructura será diseñada según las necesidades de la empresa y después podrá ser ajustada a las nuevas perspectiva.El informe diario de operaciones está orientado principalmente a la administración: Para la toma de decisiones en las funciones de planeación y control de las diferentes actividades que realice la empresa.

Con la implementación del informe diario de operaciones es recolectada, registrada y resumida de manera útil y adecuada, para posteriormente la administración y demás usuarios puedan evaluarla e interpretarla, formular planes e iniciar la acción mientras los datos son todavía apropiados para alcanzar los objetivos y metas financieras.

2. Definición Del Informe Diario De OperacionesEl informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como son: ingresos, cheques girados, compras al crédito y otros. Bayton, 1995, p. 93

El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de cheques girados y compras al crédito. Además secciones de control como son: sección de control de inventario, sección de control de saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección de fecha y de numero.

Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán ser agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que contienen un original y una copia desprendible para cada día. El original permanece archivada en la libreta y la copia se archivará en orden cronológico; conjuntamente con los documentos que sustentan la información registrada en cada sección.

Todas las secciones tienen espacio para anotar la información del día y otro adicional para llevar el acumulado de cada renglón a la fecha. También existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos y créditos de cada una de las secciones.Este informe será confeccionado de acuerdo a la naturaleza de las actividades y necesidades de las empresas y el mismo podrá modificarse a medida que surjan cambios o nuevas operaciones.

Para registrar la información se requiere de la utilización de un catálogo de cuentas que permitirá codificar las cuentas y subcuentas que así

lo requieran. En el informe diario se usa en la subcuentas de los gastos de operaciones y en las cuentas que se agrupan en la columna "varias

3. Objetivos y propósitos de la implementación de un informe diario de operaciones dentro de la empresaEl objetivo primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al empresario y demás usuarios, un método rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los recursos económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas.anthony, 1994, pág. 60

El informe diario de operaciones es una herramienta de control que durante la toma de decisiones de la administración permite que se descubra síntomas sobre las áreas problemas o áreas débiles, para determinar las acciones que se deberán realizar a fin de corregir una situación.

Otro control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la empresa. Guajardo, 1995, pág. 94El registro completo de todas las actividades comerciales de las empresas implican comúnmente un gran volumen de datos.

Los sistemas tradicionales requieren del manejo de varios libros e informes para recopilar la información financiera de un negocio como son diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de venta y otros. Es por ello que el informe diario de operaciones se recomienda como una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos unidades para atender el departamento de contabilidad. Cordera, 1994, pág. 394

Quienes toman decisiones administrativas en las empresas necesitan información financiera, oportuna para ayudar en la planeación y el control de las actividades que llevan a cabo, así como para ejecutar nuevos proyectos y expansiones.

Con un buen sistema de recopilación de información podemos evaluar las diferentes áreas de la empresa de manera que el propietario o los accionistas estén informados sobre los resultados de la gestión y pueda aplicar oportunamente las medidas que consideren convenientes. Por otro lado, la administración debe tener una base de apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr mayor eficiencia y efectividad de los recursos con que cuenta la empresa.

Los propósitos fundamentales de la contabilidad en una empresa con ánimo de lucro, es proporcionar información financiera detallada sobre la rentabilidad o ganancia de las operaciones y la solvencia económica con que cuenta; es por ello la necesidad de diseñar un informe que nos brinde datos útiles para toma de decisión. Finney y Herbert, 1990, pág. 418

Beneficios inmediatos los usuarios de la informaciónLos beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar información cuantitativa, de carácter financiero primordialmente, como uno de los elementos del proceso para la toma de decisiones de los diferentes usuarios como lo son: los propietarios, administradores, contadores y de esta forma la administración puede decidir ante los acreedores, clientes, entidades gubernamentales y otros.

Con el informe diario de operaciones se podrá medir la capacidad que tiene la información contable para representar con palabras y cantidades, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.

Esta información debe permitir al usuario obtener resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines particulares.

Los datos contables deben incluir eventos realmente sucedidos y deben contabilizarse de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y ésta debe llegar a manos del usuario correcta y oportunamente para tomar decisiones a tiempo y así lograr sus metas.

PropietariosLos propietarios de un negocio necesitan información contable para determinar el éxito de sus actividades comerciales. El informe diario de operaciones le facilitará datos reales y oportunos sobre sus ingresos, costos, gastos, inventarios, saldo de las diferentes cuentas bancarias, saldos de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar; lo que permitirá evaluar la efectividad de la administración y salvaguardar los recursos puesto bajo su control. Con esta información, los propietarios pueden tomar decisiones con respecto a incrementar, disminuir o conservar su inversión actual en la empresa. Holmes, 1990, pág. 94

AdministradoresLa administración utilizará los datos registrados en este informe para estimar el resultado de las operaciones, para determinar las necesidades de efectivo, para evaluar la recuperación de las cuentas por cobrar y el inventario disponible que tiene para la venta.

Se puede comparar con meses anteriores los ingresos, costos y gastos para tomar las medidas y controles adecuados para mejorar cada día la actividad a su cargo. Este informe ayuda enormemente a los administradores en las funciones de planeación y control de las actividades.

ContadorEl informe diario es el medio más eficaz para brindar información financiera al contador ya que el mismo es preparado por las personas que conocen realmente como se dieron las transacciones del negocio y podrán codificar correctamente cada una de ellas.

De esta manera el contador cuenta con más tiempo para emplearlo en otras áreas de interés para el propietario como la supervisión del control interno,análisis de estados financieros, asesoría financiera y administrativa y otros. Ballesteros, 1992, pág. 318

4. Ventajas Del Informe Diario De Operaciones Y Desventajas De Los Diarios EspecialesEl informe diario de operaciones presenta una serie de ventajas.Si se compara con lo diarios especiales. A continuación de describen las mencionadas ventajas.

VentajasDiariamente se acumulan cuentas importantes como son ingresos, costos y gastos de una compañía.Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes bancos, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

La documentación que sustenta la información registrada puede verificarse en forma sencilla y eficaz.

Los asientos que se van a contabilizar en el diario general, muestran la exactitud de débitos y créditos diariamente.Este informe controla el manejo de los ingresos ya que permite observar si éstos se depositan íntegramente al banco y se hacen los cargos correctos a cuentas por cobrar. Blanes, 1989, pág. 125

Desventajas de los diarios especiales

La información de contabilidad se encuentra separadamente en los diferentes diarios.No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como son ingresos, compras y gastos hasta final del mes.

En los diarios especiales no tenemos control de cuentas importantes como son banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.

Los documentos archivados no se pueden localizar rápidamente.Que el manejo y registro de las operaciones es mucho.El registro es más costoso porque necesita más informes y más personal.

Esquema Del Informe Diario De OperacionesEl esquema del informe diario de operaciones tiene como objetivo primordial observar, medir, registrar, clasificar y revisar las transacciones comerciales de una entidad, expresadas en términos monetarios.

Además permite a la administración interpretar la información contenida y lograr oportunamente los avances requeridos en la búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos contables constituyen el material clave para la toma de decisiones económicas fundamentales sobre la asignación del recursos productivos de la empresa.

Con este informe diario tendremos la oportunidad de registrar las transacciones diarias de la empresa y contar con el acumulado de los datos más importantes, los que se constituyen en una fuente de información oportuna. Uno de los problemas que confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro medio es la falta de un sistema de contabilidad sencillo que ofrezca información constante y sin incurrir en costos elevados de personal y de operación.

El informe recomendado contiene diferentes secciones que permiten mayor facilidad de registro y control de las operaciones comerciales de los negocios.

Las secciones básicas referidas se detallan a continuación.Sección de ingresos y sus respectivos cargos.Sección de cheques girados y compras al crédito

Además existen secciones de control como:.Sección de control de inventario de mercancía. Sección de controles de saldos de cuentas.Sección de observaciones. Sección de firma, de fecha y número

Para una mejor comprensión del procedimiento que debe seguirse en el registro de cada una de las secciones enunciadas en el párrafo anterior, describimos a continuación, las secciones básicas:Sección de ingresos y sus respectivos cargosEsta sección se divide en tres partes:- Registro de los créditos- Registro de los débitos- Registro de totales de débito y crédito

Registro de los créditosEl registro de los créditos incluye todos los ingresos ya sean en efectivo o al crédito que obtenga la empresa. También se anotarán los abonos recibidos de clientes, las cuotas de club de mercancía pagadas por los socios o dueños de los clubes de mercancía, depósitos recibidos de clientes en concepto de apartados de mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al crédito, otros ingresos recibidos y cualquiera otra entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la empresa. A cada crédito se le asignará una línea y una columna para anotar la suma que corresponda del día que ocurre la transacción y una columna para el correspondiente acumulado.

Registro de los débitosEl registro de los débitos incluye todos los cargos que corresponden contabilizar por el efecto de los créditos registrados. Es decir, si se obtiene ingresos en efectivo el cargo corresponde a una cuenta bancaria o de caja; si se obtiene registro al crédito el cargo será cuentas por cobrar o cualquiera otra que sea aplicable o que este de acuerdo con el catálogo de cuentas.

Los documentos que originan los   registros   de la sección de ingresos son : facturas por ventas y recibos. Estos documentos deben preveer todos los controles que permita el cumplimiento de los aspectos legales y de control interno. Los controles mínimos recomendados son: nombre de la empresa, registro único del contribuyente, numeración pre-impresa, copias y cualquier otro que sea requerido.

Estos documentos deben revisarse diariamente y resumirse en un informe previo que se denomina "arqueo de caja".

El informe de arqueo de caja se explica por sí sólo y únicamente cabe señalar que es de gran importancia para evaluar el control interno de las operaciones de ingreso.

Registro de totales de débito y créditoEl registro de totales se refiere al balance diario que debe existir entre las partidas que componen la sumatoria de los créditos y débitos que componen la sección de ingresos.Las cuentas más importantes que se utilizan normalmente en la recopilación de la sección de ingresos para las pequeñas y medianas empresas son:

Línea de ventasSe anotará la suma de todas las ventas al contado, crédito, apartadas y de club, realizadas en el día sin incluir el 1. T. B. M.

5. Línea de cuentas por cobrar (abonos)Se registran la suma de los recibos por abonos de clientes que se facturaron en el día.Línea de club de mercancíaIncluye todos los recibos emitidos a clientes en concepto las cuotas de club de mercancías recibidas en el día.

Línea de depósitos de clientesDeben anotarse la suma de los recibos emitidos a clientes, por mercancías apartadas.

Línea de Tesoro Nacional I.T.B.M.En este renglón se anota la suma del I.T.B.M. contenido en todas las facturas de ventas realizadas.

Línea otros ingresosEn este renglón se anotarán los recibos emitidos en concepto de ingresos que no forman parte de la actividad principal de la empresa (fotocopias, intereses y cualquier otro).

Línea de bancoSe anotará la suma de todos los depósitos realizados y se utilizará un renglón para cada cuenta de banco que existe.

Línea de cuentas por cobrar (Ventas)En este renglón se anotará la suma de todas las facturas por venta de mercancía al crédito a clientes, incluyendo el I.T.B.M.Línea de club de mercancía

Se anotará la suma de las facturas emitidas en concepto de retiros de mercancías por los socios tenedores de club de mercancía. Incluye el I.T.B.M.

Línea de depósito de clientesSe anotan la suma de las facturas emitidas a clientes en concepto de ventas de mercancía apartadas.En cada informe diario de operaciones existe una columna para registrar los ingresos del día y una columna de acumulado que contendrá la suma de los ingresos recibidos durante los días operaciones que han transcurrido en el mes.

Es importante la verificación de la exactitud en el balance de los totales de débito y crédito, tanto de las partidas diarias como las del acumulado.

A continuación se presenta un ejemplo de dos días de operaciones registradas en la sección de ingresos y sus cargos respectivos del informe sugerido:Cuadro 1Sección de ingresos y sus respectivos cargosModelo para el día 1

INGRESOS

CREDITOS HOY ACUMULADO

Ventas 1920 83 1920 83

Cuentas por Cobrar (abonos) 313 80 313 80

Club de mercancías 31 00 31 00

Depósitos de clientes 272 70 272 70

Tesoro Nacional I.T.B.M. 96 07 96 07

Otros Ingresos 71 20 71 20

         

Total de Créditos B/. 2705 60 2705 60

DEBITOS

Banco General, S.A. 1288 08 1288 08

Cuentas por Cobrar (Ventas) 596 63 596 63

Club de mercancías 446 19 446 19

Depósito de clientes 374 70 374 70

         

         

Total de Débitos: B/. 2705 60 2705 60

6. Sección de los cheques girados y las compras al créditoEsta sección esta compuesta en dos partes:Cheques girados

Se refiere a la información que corresponde acumular para todos los cheques girados cada día. En él se realiza la anotación de los débitos a afectar por cheque girado y el valor total de los mismos, que se tomará como crédito del banco.

Compras al créditoSe refiere a la información correspondiente a las compras realizadas al crédito. Se anota el débito de la cuenta que corresponde afectar y el dato del total que corresponde la monto a pagar a los proveedores.

Ambas secciones contienen columnas para diversas anotaciones, que se explican continuación:Columna de númeroEn esta columna debe anotarse el número del cheque emitido o factura al crédito según el caso.

Columna de descripciónSe incluirá el nombre a quien se giró el cheque o del proveedor, si se refiere a una factura al crédito.Columna de cuentas por pagarDeberá anotarse el valor abonado a los proveedores, a través de cheques girados.

Columna de comprasEn esta columna anotaremos todas las compras de mercancía que se efectuaron ya sea al contado, mediante cheque o al crédito mediante factura. Esta cifra no incluye el I. T. B. M.

Columna de I. T. B. MEl valor del Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles (I.T.B.M.) que incluye cada compra o gasto gravado con este impuesto.Columna de gastos de operacionesCorresponde anotar el valor por gastos realizados ya sea a través de cheques girados o compras al crédito.

Columna de CódigoAl lado de cada gasto registrado debe anotarse el código que corresponde afectar según el catálogo de cuentas.

Ejemplo1. Se gira un cheque por B/. 100.00 para pago de salarios.2. Se registrará en el informe diario así:

En la columna gastos de operaciones se anota el valor de B/. 100.00 y seguidamente en la columna de código se anotará "01" que corresponde al número asignado a este gasto, en el código de cuentas.

Columna de VariasEn esta columna se anotará el valor que corresponde a cualquiera otra cuenta que no se ha asignado columna especial y que deba afectarse por un cheque girado o compras al crédito.

Columna de códigoSe refiere al código asignado, según la codificación de cuentas, a la cuenta anotada en la columna varias:Ejemplo

1. Se gira un cheque por B/. 10,000.00 para la compra de equipo de oficina.2. En la columna varias el valor de B/.10,000.00 y seguidamente se anotará en la columna de código el número 123.

Línea de totales de hoyEl dato contenido en los renglones de "totales de hoy", no es más que la suma de todas las columnas "débito", afectadas en cada día, cuya sumatoria debe coincidir con el valor resultante en la suma "totales de hoy" de la "totales". Este balance debe verificarse en cada informe emitido.

Línea de totales acumuladoSe refiere a la suma de los "totales de hoy" más el acumulado del día anterior de cada uno de las columnas que contiene el informe. Igualmente que lo expresado en el punto anterior debe existir balance entre la sumatoría del acumulado de todas las columnas "débitos" y la suma de la columna "totales".

Además la sección de cheques girados y compras al crédito debe contar con un anexo donde acumule los créditos del banco y cuentas por pagar que se explican a continuación.

Creditos "hoy" y "acumulado"Como el informe de cheques girados y compras al crédito se prepara en una sola sección se hace necesario desglosar diariamente los créditos a afectar. Por lo tanto debe acumularse individualmente el valor de los cheques girados y de las compras al crédito realizadas durante el día para anotar dichos valores en los renglones asignados a bancos y cuentas por pagar.

Columna de hoyEn esta columna se anotará la suma de los cheques girados y la suma de las compras al crédito del día.

Columna de acumuladoEn esta columna se sumará el acumulado del día anterior más el día de hoy de la cuenta de banco y cuentas por pagar.

Este informe diario contiene además secciones de control, que servirá de gran ayuda para verificar que la información anotada en esta estructura es correcta y la misma se ha registrado igualmente en el libro de banco, en los auxiliares de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y en el de los préstamos por pagar bancos.

Existe también una sección para el control de inventario en la cualSe obtiene diariamente el costo de la mercancía vendida y el acumulado a la fecha y el saldo de un inventario estimado que podrá verificarse en cualquier momento con el inventario físico con que cuenta la empresa.

Tal como se ha mostrado en las secciones anteriores, se muestra a continuación la forma práctica, que se sugiere para la sección de cheques girados y compras al crédito.

7. Sección de control de inventario de mercancíasEsta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial.

Línea de inventario inicialDiariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomará del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente anterior.

El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.

El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del día anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en ambas columnas.

Línea de comprasEn la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en totales de "hoy"

de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la columna de "hoy".

Línea de costo de la mercancía vendidaEl renglón del costo de la mercancía vendida, se obtiene transformando diariamente el código de costo que fue anotado a cada artículo en la factura de venta a valores en dólares (B/.).

Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la columna del acumulado del día anterior.

Línea de inventario finalEl renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual (=) inventario final.