Clase 1 Introducción

Microsoft ExcelIntroducción

Profesor: Camilo Reyes SierraMail: [email protected]

Material Elaborado con fines educativos para la UDD. Camilo Reyes Sierra 2015-2016

CONTENIDO

•¿Qué es Excel? ¿Para que funciona?

•Configuración

•El Entorno de Excel 2010 / 2013

– Navegabilidad– Movimientos– Errores– Insertar- Modificar Datos

Tecnología de la Información- Ingeniería Comercial UDD Semestre I- 2015

Material Elaborado con fines educativos para la UDD. Camilo Reyes Sierra MGP , PMP®

2015-2016 Contacto: [email protected]

Es una aplicación diseñada por la empresa Microsoft tipo hoja de calculo que le permite al usuario realizar cálculos matemáticos, administrar bases de datos, elaborar gráficos, hacer uso de lenguaje de programación y generación de macros.

Excel es una herramienta de gran ayuda para aquellos que trabajamos con funciones y fórmulas matemáticas, administramos datos numéricos y presentamos gráficos para explicación de datos.

¿Qué es Excel?




Escenarios para el uso de Excel

Por su uso generalizado en el mundo de los negocios su aplicación puede ser desde tareas comunes (Elaborar una lista) hasta la elaboración de modelos de calculo complejos.

Gestión Financiera: Ej: Presupuestos Anuales por periodos, análisis financiero, evaluación oportunidades de Mercado.

Gestión Contable: Ej: Registro de operaciones financieras y comerciales.

Gestión Administrativa: Ej..: Planeación, Dirección, Control. ( Gerencia Estratégica, HR,SAC etc.)

Gestión Comercial: Ej: Datos de ventas, Facturación, reportes de ventas y presupuestos.

Gestión Operativa: Ej: Value chain reports, Indicadores, informes de rendimiento, reportes estadísticos.

Gestión de Proyectos: Ej: Pre factibilidad , modelos de inversión, proyecciones financieras.

Gestión de Información: Ej: Resúmenes, análisis de datos, gestión de bases de datos, etc…




XL es la abreviatura del programa.La extensión de archivo por defecto puede ser: .xls (Para versiones anteriores e iguales a Excel 2003) .xlsx (Para versiones posteriores e iguales a Excel 2007) .xlsm (Para versiones posteriores e iguales a Excel 2007 con macros) .xlsb – Hoja de cálculo binario de Excel (Para versiones posteriores e iguales

a Excel 2007 )

¿Como Ingresar a Excel ?




Vista inicial de la Hoja de Cálculo




Fichas del Menú de Excel(Archivo)

• Haciendo clic en la pestaña Archivo, se despliega un menú con las acciones que se pueden realizar con el documento. (Guardar, Imprimir, crear uno Nuevo, opción de ayuda, guardar y enviar, opciones, salir)

Contiene dos tipos básicos de elementos:• Los que muestran un panel justo a la derecha con

más opciones, ocupando toda la superfície de la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo se observa que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que saber qué panel está activo

• Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo se observa que tienen un efecto verde claro

• Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento puede usar ESC o hacer clic en otra pestaña.




Fichas del Menú de Excel(Archivo)

Haciendo clic en la pestaña Archivo, en el menú esta la acción guardar y enviar la cual permite al usuario hacer uso eficiente de sus archivos al compartirlos de manera inmediata por mail. Los puede compartir como datos adjuntos ó en formato PDF ó XPS.

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La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer Imprimir o Rehacer Deshacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que el usuario más utilice. Hacer clic en la opción que se requiera y aparecerá marcada. Si no se encuentra la opción en la lista propuesta, se puede buscar seleccionando “Más comandos.”

Barra de Herramientas de acceso rápido

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• La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, se acceden a las diferentes opciones

• Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos paneles de tareas con las opciones disponibles.

• Pero además, cuando se trabaja con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las mini barras de herramientas. Por ejemplo, cuando se selecciona un gráfico, dispondremos de las mini barra de Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

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Cinta de Opciones en Excel




• Pulsando la tecla ALT se entra en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

• Haciendo doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que se vuelva a hacer clic en cualquier pestaña.

Formas abreviadas de acceder a los comandos con el teclado




• Pulsando CTRL + F1 se puede ocultar la cinta de opciones, realizando la misma secuencia se puede volver a mostrar. También la flecha indicada en la parte derecha de la pantalla realiza la misma acción.

• Pulsando la tecla ALT + F4 se cierra las ventanas activas. Esta acción es igual a la que se realiza pulsando el botón de la parte superior derecha de la pantalla.

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Formas abreviadas de acceder a los comandos con

el teclado




• Haciendo clic derecho sobre alguno de estos botones, se despliega el menú que facilita la navegación entre las hojas.

• Si no se encuentra en este menú la hoja que se busca, se puede ubicar en “Más Hojas”.

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MOVIMIENTO TECLADOHoja Siguiente CTRL+AVPAGHoja Anterior CTRL+REPAG

Movimientos rápido por Teclado sobre las Hojas

Menú Hojas de Calculo




• Haciendo clic derecho sobre la pestaña de hoja, se despliega el menú que facilita la organización entre las hojas.

• Este menú también se puede encontrar en la cinta de opciones de Inicio-Celdas-Formato.

• Desde aquí también se pueden proteger hojas o celdas.

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• Desde este menú se pueden insertar hojas de cálculo, gráficos o plantillas predeterminadas por Excel.

• Tip: SHIFT+ F11 para insertar una hoja de calculo

Menú Hojas de Calculo




Empezar a trabajar con Excel

Mismo Menú de Word y Power Point

Crear Libro en Blanco




Filas, Columnas y CeldasColumnas

Filas

Celdas

B4

Celda es el espacio delimitado por la intersección una fila y una columna




Rangos

B3:C6

Un rango es un conjunto rectangular de celdas agrupadas que se identifican con la celda superior izquierda e inferior derecha.




Introducir DatosSituar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas:

Para introducir el valor en la celda se puedes utilizar:• INTRO: Se valida el valor introducido y se activa la celda inferior.• TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido y se activa dependiendo

de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

• CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón en la barra de fórmulas.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla ESC del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar botón cancelar de la barra de fórmulas.




Introducir DatosEn ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO (ENTER)




Modificar Datos• Se puede modificar el contenido de una celda al

mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

• Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

• Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.




Modificar Datos• Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO

(ENTER) o haremos clic sobre el botón Introducir botón correcto.

• Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

• La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuación introducir en ella los datos -texto, números, fórmulas,...- mediante el teclado o haciendo Pegar de una selección previamente almacenada en la Barra de Documentos.

• Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Filas del menú Insertar. De esta misma forma se pueden insertar N columnas




La barra de hojasforma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Movimiento rápido en la hoja

Movimientos por Teclado

MOVIMIENTO TECLADOCelda Abajo FLECHA ABAJOCelda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHACelda Izquierda FLECHA IZQUIERDAPantalla Abajo AVPAGPantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIOPrimera celda de la

columna activa CTRL + FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa

CTRL + FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

CTRL + FLECHA IZQUIERDA

Última celda de la fila activa

CTRL + FLECHA DERECHA




Tipos de datos, Operadores de Comparación

• Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen.

• Son:• COMPARACIÓN

• Igualdad (=) • Desigualdad (<>) • Menor que (<) • Mayor que (>) • Menor o igual que (<=) • Mayor o igual que (>=)




Tipos de datos, Operadores Lógicos

• Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha.

• Del mismo modo, cuando se presentan adiciones (sumas) y sustracciones (restas) en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha

• El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación




Tipos de datos, Funciones

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis (forma de escribirse) y si ésta no se respeta, Excel nos mostrará un mensaje de error.

• 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios antes o después de cada paréntesis.

• 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

• 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a

=A1+A2+A3+B1+B2+B3




Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves abajo:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

Errores en los Datos




Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacenteEjemplo

Se presentan valores numéricos y la formula detecta un valor diferente….

Errores en los Datos




Errores en los DatosPuede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una

fórmula o función.#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:




Configuración de Macros 1

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Configuración Asistente Tablas y Gráficos Dinámicos

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Configuración para importar Datos Dinámicos

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