8/20/2019 Circular No. 001 Dirección de Gestión Logistica y de Infraestructura (1)

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DIRECCIÓN DE GESTIÓN LOGÍSTIC Y DE

INFR ESTRUCTUR

UNIVERSIDAD

DE ANTIOQUIA

8O3

CIRCULAR N ° 001 DE 2016

FECHA:

8 de enero de 2016

DE:

irección de Gestión Logística y de Infraestructura —Coordinación de

Complementadores Logísticos—

PARA

ompetentes, delegados, integrantes del comité técnico de contratación y personal de

apoyo en contratación.

ASUNTO

Trámite de solicitudes al Comité Técnico de Contratación y Cronograma de reuniones

año 2016.

La Dirección de Gestión Logística y de Infraestructura —Coordinación de Complementadores

Logísticos—, en aplicación del Estatuto de Contratación, Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de

2014 y su Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre del mismo año, da a conocer el

cronograma de actividades del Comité Técnico de Contratación para el año 2016, y el trámite de las

solicitudes ante el mismo, para lo cual solicitamos seguir rigurosamente las siguientes instrucciones:

1

Planee con suficiente tiempo sus necesidades contractuales, de tal manera que el trámite

del contrato hasta su legalización sea el óptimo y se inicie la ejecución en el tiempo que su

unidad lo necesita, tenga en cuenta tanto el cronograma de reuniones del Comité Técnico

de Contratación, como el cronograma de reuniones del Consejo Supeior.

2.

Al momento de suscribir convenios o contratos interadministrativos, de los cuales se derive

para la Universidad, la obligación o necesidad de suscribir otros contratos, tenga en cuenta

que dependiendo de su cuantía mediana o mayor), éstos requerirán un trámite interno

tanto presupuestal como contractual, antes de poder iniciar su ejecución y por tanto,

empezar a dar cumplimiento a las obligaciones pactadas en el convenio o contrato

interadministrativo, de tal manera que no de¡e a la Universidad en posición de tener que

agotar los trámites contractuales en cortos tiempos en contra del principio de la planeación

e inclusive, en riesgos de incumplimientos contractuales, recuerde que esto le puede

acarrear sanciones de tipo económico y de inhabilidades a la Universidad y a sus

funcionarios.

3.

Verifique siempre que los documentos soporte de la contratación a solicitar, estén

completos, tales como: precotizaciones, estudios de mercado, CDP, comunicaciones,

autorizaciones de arquitectura de procesos cuando a ello hubiere lugar, etc, claros,

coherentes, cronológicamente, sin tachones ni enmendaduras, con los nombres y apellidos

completos y firmas de los responsables en todos los documentos que la requieran. No se

dará trámite ante el Comité Técnico de Contratación, a las solicitudes que no cumplan con

todos los requisitos.

Ciudad Universitaria: Calle 67 N° 53-108, bloque 29, Recepción de Correspondencia: Calle 70 N° 52-27 • Nit:

890.980.040-8 Teléfono: 219 53 00, Fax: 233 26 61 « Portal Universitario www.udea.edu.co

Medellín, Colombia

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4.

Para las sesiones ordinarias del Comité, entregue con una antelación de tres días hábiles

antes de la reunión, la documentación completa y ordenada de forma impresa en Ciudad

Universitaria bloque 29 segundo piso y de forma digital al correo electrónico

ntcon n

o

En este último evento, favor remitir archivos en formato

Microsoft Word. Cuando se trate de reuniones virtuales, deberá hacer la solicitud

remitiendo los documentos completos y claros, con un día hábil de antelación a la misma.

Tenga siempre en cuenta estos términos, ya que no se atenderán las solicitudes por fuera

de los mismos.

5.

Si a su Unidad no le son aprobados el o los contratos solicitados por fallas de tipo sustancial,

es decir de fondo, deberán ser ingresados al Comité nuevamente por la dependencia una

vez subsanadas las falencias de fondo detectadas.

6.

Si el o los contratos solicitados por su unidad son aprobados por el Comité Técnico de

Contratación, bajo la condición de hacer correcciones de tipo meramente formal, éstas

deberán ser subsanadas y reportadas al Comité Técnico de Contratación, dentro de los dos

2) días hábiles siguientes al que se les haya informado las observaciones, de no hacerlo

dentro de éste término, deberá ingresar nuevamente el o los contratos nuevamente para

su aprobación por parte del Comité Técnico de Contratación en una nueva reunión.

7.

Recuerde diligenciar todos los pasos que en contratación permite el Sistema Integrado de

Información Financiera y Logística —SAP— a través del cual se gestiona el soporte financiero

de cada contrato; en el que además se deberá subir toda la documentación soporte de la

gestión contractual que se adelante. Recuerde que esa será la herramienta a través de la

cual realizará su ejercicio de control los diferentes órganos de control.

8.

Los equipos de apoyo administrativo para la gestión contractual de su dependencia, deben

apoyar su gestión antes de ser remitidos al Comité Técnico de Contratación, siempre puede

contar con el apoyo del equipo de abogados y demás profesionales de la Coordinación de

Complementadores Logísticos para asesoría, solucionar dudas jurídicas, técnicas o

administrativas, sin importar la cuantía, a quienes puede ubicar en las extensiones 5310 ó

5311, o en Ciudad Universitaria, en el Bloque 29, piso 2, o hacerlo a través de los servicios

de complementadores logístico por la plataforma Solucionesudea

9.

Las prórrogas y adiciones a los contratos de menor cuantía no requieren ser autorizados por

el C.T.C., cuando se trate de adiciones a contratos de mediana cuantía que lo conviertan en

uno de mayor cuantía, este si deberá ser enviado al C.T.0 para su aprobación.

De todas formas, se recomienda a las diferentes unidades bien sea en los procesos de

contratación, sus adiciones, prorrogas, modificaciones o suspensiones de contratos,

independientemente de la cuantía, hacer revisar o resolver las dudas que se les presenten

para lo cual podrán acudir al equipo de abogados y demás profesionales de la Coordinación

de Complementadores Logísticos, bien sea a través de las extensiones 5310 ó 5311, o en

Ciudad Universitaria, en el Bloque 29, piso 2, o hacerlo a través de los servicios de

complementadores logístico por la plataforma Solucionesudea

Ciudad Universitaria: Calle 67 N° 53-108, bloque 29, Recepción de Correspondencia: Calle 70 N° 52- 27 • Nit:

890.980.040-8 Teléfono: 219 53 00, Fax: 233 26 61 • Portal Universitario www.udea.edu.co

Medellín, Colombia

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10.

Si para la vigencia de 2016, su dependencia aún tiene vigentes contratos o convenios

iniciados en el año 2014, y requiere hacerles adiciones o prórrogas tenga en cuenta el

régimen de transición que para estos efectos se estableció en la Resolución Rectoral 39475

del 14 de noviembre de 2014, artículo 65.

11.

Cuando la respectiva Unidad requiera la inscripción o actualización de un proveedor

nacional en el registro de proveedores de la Universidad, recuerde siempre solicitarlo

mediante tiket a traVés de soluciones udea, diligenciando le formato GL-CL-F0-010, que

se

uede

escargar

el

ortal

niversitario

n

a

uta:

http://www.udea.e clu.coMps/portaliudea/web/inicio/contratacion-

convocatorias/inscripcion-proveed

Estos servicios también serán solicitados a través de por la plataforma Solucionesudea

12.

Planee su gestión contractual, teniendo en cuenta los periodos de vacaciones ya que

durante estos tiempos no se reúne el Comité Técnico de Contratación, tenga en cuenta

también los cortes contables ya que en esa situación no se expiden CDP.

13.

Recuerde que el Comité Técnico de Contratación tiene un rol de autorizar y es de carácter

vinculante, es decir, imparte instrucciones de obligatorio cumplimiento, por tanto, las

unidades académicas y administrativas que en sus procesos contractuales no acojan sus

instrucciones no les serán autorizados sus procesos.

CRONOGRAMA DE REUNIONES COMITÉ TÉCNICO DE CONTRATACIÓN AÑO 2 16

HORA ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

Lugar

8:00

19 2

1

5

3

1

12 2

6 4 1

6 Ciudad

A.M.

26

9 8

12

11

8

19 9 13 11

9

13

universitaria,

16

15

19

17

26 17 20 19

16

Dirección

e

23 29 26

24

23

27

25 22

Logística

e

30

29

Infraestructura,

bloque

9;

segundo piso

NOTA

este cronograma es de carácter general y está sujeto a modificaciones necesarias en sus

fechas y horas, acordes con el cale ario de la institución.

A

ARÍA UTIERREZ GIRALDO

D ector

a

ADOLFO L 5N

V

OÑO ZAPATA

Coordinador roceso de Complementadores Logísticos

Ciudad Universitaria: Calle 67 N° 53-108, bloque 29. Recepción de Correspondencia: Calle 70 N° 52-27 • Nit:

890.980.040-8 Teléfono: 219 53 00, Fax: 233 26 61 « Portal Universitario www.udea.edu.coMedellín, Colombia