UNIDAD 3CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

RUDY ANDREA GONZALEZEMILSEN LUNA MUÑOZ

ROSA ELENA GONZALEZ

GRUPO 3

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2015

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UNIDAD 3 CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

RUDY ANDREA GONZALEZEMILSEN LUNA MUÑOZ

ROSA ELENA GONZALEZ

GRUPO 3

TUTORA:LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

GESTION DOCUMENTAL

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2015

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INTRODUCCIÓN

Lo que se pretende con este trabajo es identificar como se clasifican los archivos teniendo en cuenta el Ciclo Vital de los documentos y los procesos de un programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada una de las etapas.

Para el desarrollo de esta actividad nos apoyaremos en las investigaciones hechas con antelación, además de tener en cuenta las lecturas complementarias dejadas por la docente en la plataforma.

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1. ¿Que son las agrupaciones documentales?

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.

FONDO DOCUMENTAL

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades.

SECCIÓN DOCUMENTAL

Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

SUBSECCIÓN DOCUMENTAL

Es una subdivisión de la sección documental. En algunos casos la subsección recibe el nombre de oficina, división o sección.

La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.

SERIE DOCUMENTAL

Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.

SUBSERIE DOCUMENTAL

Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas.

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2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción

CLASIFICACIÓN: Es la labor mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA: Conlleva alinear, distribuir dentro de cada uno de los subconjuntos de los grupos.

DESCRIPCIÓN:

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Por medio de instrumentos de descripción y búsqueda, teniendo un archivo organizado perdura la documentación y facilita la búsqueda y acceso a la documentación, disminuyendo las perdidas y favoreciendo la conservación de la documentación.

ORDENACIÓN DE ARCHIVOS: Consiste en unir y relacionar los distintos elementos de cada clase o grupo de acuerdo al orden establecido.

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?

Debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.

5. ¿Qué implica la  clasificación?Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por la institución a lo largo de su gestión.

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?

Principio de orden original:

Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto.

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Aplicación del principio de orden original: Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite. Al clasificar conviene restablecer, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo. Esto solo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y su participación en los diferentes trámites administrativos.

El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con las unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trámite determinado. Así, cada unidad documental deberá estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo con el lugar que ocupe un trámite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la que fueron creados.

Principio de procedencia:

En el proceso de clasificación, la procedencia (productos) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser:

Institucionales: (fondos documentales) que están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad.

Administrativos: (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

Aplicación del principio de procedencia:

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.- Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

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- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.- Ventajas de la aplicación del principio de procedencia:- Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales.- Permite ubicar correctamente el documento en el fondo que le corresponde

de acuerdo con la actividad o función que lo genera.- Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivístico.

En conclusión el principio de procedencia permite saber quién produce los documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por asignación de funciones), el principio de orden original permite saber cuáles son los pasos a seguir en tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia y cuales le siguen a éste, hasta finalizar.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la Clasificación?

COMUN ESPECIFICO

PROCEDENCIA Fondo documentalFecha de creación Fecha de supresión Disposiciones que han modificado la estructuraOrganismos que hereden competencias

ESTRUCTURA SECCIONE,SUBSECCIONES,DOCUMENTELSOrganigramas Creación y supresión de dependencias Manual de funciones Manual de procedimientos Reglamentos internos

FUNCIONES SERIES DOCUMENTALESFunciones y actividades desarrollas por las dependencias.

Cuadros de clasificación documentalTablas de retención documental.

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8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

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9. ¿Qué es una unidad documental?

Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solodocumento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.

10.Unidad documental compuesta: se refiere a la unión de varias piezas documentalesde forma organizada que tratan un mismo tema o asunto y que no puede ser dividida

- Contrato: contienen documentos de todo tipo como hojas de vida, certificados de estudio, certificado de antecedentes disciplinarios, certificados de salud, los cuales todos deben ir en un mismo expediente.

- Licitaciones: contiene contratos, facturas, pólizas, pliegos, adendas, audiencia, actas, etcétera

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Unidad documental simple:conformada por una sola tipología documental Resoluciones: ya que está compuesta por una tipología documental.

- Actas de comité:son utilizados en repetidas ocasiones y solo basta con actualizar la fecha.

- Listados de asistencia: son utilizados en repetidas ocasiones y solo basta con actualizar la fecha.

- Formatos de entrega: se utilizan en las áreas administrativas, tienen una misma forma y su uso es constante.

11.defina tipo documentales y de 3 ejemplos.Son los documentos específicos que conforman la serie o subserieEjemplos:

SERIE: Procesos SUBSERIE: Procesos jurisdiccionalesTIPOS DOCUMENTALES: conciliaciones, recursos, actas informes

SERIE: programasSUBSERIE: programas de mantenimiento y malla vial.TIPO DOCUMENTAL: Proyectos, contratos de obras, actas, pólizas, informes, estudios, planos etcétera

SERIE: InformesSUBSERIE: informes de gestión

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TIPO DOCUMENTAL: Informes de entes fiscalizadores, planes de obra

12.Ciclo vital de los documentos

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Fases o etapas:

Inactiva: Esta fase comprende documentos de consulta frecuente ubicados en cada oficina productora responsable de los procesos. (Archivo de gestión)

SEMIACTIVA: En esta fase los documentos son consultados de forma esporádica, se refiere a expedientes que terminaron su trámite los cuales son trasladados a un sitio apropiado (archivo central) para que sean administrados con las condiciones adecuadas que garanticen su preservación y consulta.

Inactiva: son aquellos documentos que no son requeridos para consulta los cuales cumplieron con los tiempos establecidos por la TRD de la entidad y conforme al procedimiento deben ser eliminados o transferidos al archivo histórico en virtud de sus valores secundarios, en cuanto al proceso de eliminación es necesario solicitar autorización al comité de archivo de la entidad, el cual aprobara o no la solicitud, teniendo en cuenta la sustentación por parte del responsable del proceso que soporta estas unidades documentales.

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13. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración.Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías.

Visita realizada a la entidad pública Alcaldía Municipal de Santiago de Cali

- PLANEACIÓN

La alcaldía municipal de Santiago de Cali en la necesidad de cumplir con efectividad y eficacia sus funciones administrativas ha implementado sistemas y estrategias que contribuyan con el buen funcionamiento y el tratamiento efectivo de la documentación y sus requerimientos, implementando metodologías orientadas en fortalecer el desempeño institucional, formatos, plantillas, tablas de retención documental, y el sistema de gestión documental Orfeo.

- PRODUCCIÓN

Se refiere a la generación de documentos la entidad, en cumplimiento de sus funciones administrativas.

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, que pueden ser adoptados y adaptados por cada Entidad, sin perjuicio de aquellos que se deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

El Municipio ha estandarizado los modelos de documentos a fin de fortalecer la imagen corporativa que se desarrolla en el artículo 9º del decreto 2609 de 2012.

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La producción documental es generada conforme a las necesidades administrativas las cuales se realiza haciendo uso de las plantillas adecuadas, en este caso hablamos de las comunicaciones oficiales, internas, circulares, decretos, resoluciones. Lo cual es indispensable al momento de su selección e identificación. Este tipo de plantillas cuentan con información de la entidad como teléfono dirección fax, correo institucional, el logo y un espacio en el cual, mediante el uso de la herramienta de gestión documental ORFEO es posible insertar los siguientes datos No. De radicado, fecha de la producción, TRD y radicado padre si es el caso, estas plantillas están disponibles en la intranet de la alcaldía con el fin de que los funcionarios puedan descargarlas y hacer uso de ellas.

- Gestión y trámite

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

En el desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normativa vigente en el País, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

Un punto muy importante es que al dar contestación a una comunicación oficial a usuarios externos e internos se sugiere aplicar una redacción clara, con lenguaje claro de tal modo que la respuesta del requerimiento no genere confusión al solicitante

Mediante la herramienta de gestión documental ORFEO se realiza el proceso de distribución al área competente para el trámite pertinente dentro de los términos de ley establecidos, el documento físico es trasladado a la subsecretaria encargada del archivo documental a la espera de los documentos producidos en el trámite o gestión para posteriormente conformar el expediente.

- ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es el Conjunto de acciones orientadas a la Clasificación, Ordenación y Descripción de los documentos de la institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,

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sección, Subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respetivas series en el orden previamente acordado.

Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

El área encargada de recibir la documentación se encarga de clasificarla, identificando a la sección (secretaria) subsección (subsecretarias) y series documentalesa la que pertenece,teniendo en cuenta la tabla de retención documental para posteriormente conformar el expediente con todos documentos que hagan parte de él(series documentales con sus tipos documentales) por ejemplo, si se trata de un derecho de petición (serie) se debe agrupar con sus respectivos tipos documentales(solicitud, respuesta, aplazamiento, traslados por competencia funcional cuando el caso lo requiere),ya que lo realmente importante es que la petición este conformado por los documentos que hicieron parte del tramite o gestión. Después de clasificada se procede a ordenar mediante un orden cronológico y consecutivo, finalmente se describe en la caratula su contenido del expediente, el cual cuenta con los siguientes datos: sección, subsección, código de TRD, fechas extremas, No. de folios, No. De carpeta, No. estante, Nivel, y nombre de la carpeta, datos que hacen posible su ubicación y localización. Además de aplicar los procesos archivísticos como retiro de grapas y elementos que puedan deteriorar los documentos, foliación, referencias cruzadas etc.

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- Transferencia:Proceso de transferir los expedientes al archivo central gestión al archivo central para Las transferencias documentales se realizan mediante un formato el cual indica el TRD asignado según como este conformado el expediente, numero de carpeta, fechas extremas, numero de folios, sección, subsección, y responsables de la entrega y recibo de la transferencia.

Formato de transferencia

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- Disposición de documentos.

Este procedimiento es realizado teniendo en cuenta las tablas de retención documental y consiste en seleccionar documentación que no requiere de su conservación y puede ser eliminada o por el contario documentación que debe ser conservada a largo plazo o de manera permanente, para este tipo de actividad es necesario contar con personal con conocimiento y dominio del tema con el fin de evitar pérdidas documentales.

- Preservación a largo plazo:

La alcaldía municipal de Cali cuenta con grandes cantidades de documentos administrativos los cuales requieren de preservación a largo plazo, razón por la cual ha implementado estrategias que permitan la conservación documental y de la información, para lo cual menciono algunas de las políticas establecidas.

Digitalización de documentos Las carpetas empastadas se desempastan y se archivan en carpetas desacificadasx 200 folios con ganchos plásticos con el fin de evitar manchas y deterioros en los documentos y son remitidas a depósitos externos que cumplan con criterios que garanticen laconservación y protección del archivo como condiciones adecuadas de espacio almacenamiento, ambiente, seguridad y de mantenimiento

Valoración: La Valoración Documental se debe realizar con un grupo interdisciplinario de productores de documentos para que exista objetividad y responsabilidad en esta actividad.

Los Valores Primarios son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. (Valor Administrativo, Contable, Fiscal, Legal)

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Los Valores Secundarios son los que le interesan a los investigadores de información retrospectiva (valor Históricos, Científicos, Culturales). Surgen una vez agotado el valor primario. Los documentos que conservan este valor son de conservación permanente.

14.identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son  los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

Archivo de gestión: es el proceso mediante el cual se la documentación conservada durante un tiempo prudente ya que es consultada continuamente y además está a la espera de conformación de expedientes.

Procesos: producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, disposición final.

Archivo central: es el proceso en el cual la documentación es transferida después decumplir con las técnicas archivísticas establecidas por la entidad para su conservación y consulta teniendo en cuenta que esta es menor a la del archivo de gestión.

Procesos: organización, consulta, conservación y disposición final Archivo histórico: se refiere a la conservación permanente de los archivos

son trasladados a lugares específicos y adecuados para su conservación ya que no requiere de medio de consulta pero su valor histórico no permite eliminarlos.

Procesos: organización adecuada, consulta, conservación y disposición final.

15.Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción.

FORMATO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

INCIA

Se diligencia el documento semanalmente chequeando toda la planta con las actividades de limpieza y desinfección.

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Una vez recolectada la información, se lleva al archivo de producción, se almacenan en carpetas de propalcote semanalmente.

FINALIZA

Finalmente después de 3 años se le da disposición final al documento según control de registros.

16. identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

Valores primarios:Se refiere a los documentos producidos o recibido en cualquier tipo de soporte y que son útiles por la entidad administradora como medio probatorio, y cuentan un valor contable, técnico, jurídico, legal y fiscal

Valores secundarios: Son aquellos valiosos para la historia y cuentan con un valor de tipo histórico, científico,investigación, histórico y cultural.

17. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo15 de 2013.

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Formato de limpieza y desinfección

H006

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CONLCLUSIONES

Conocer la fases del ciclo de vida del documentos nos ayudan a identificar dentro de una empresa la mejora continua que debemos de tener aterrizar y armonizarla con los procesos que se llevan en la empresa mejorando su eficiencia en la producción,tramite, y consulta.

Nos permiten una visión de los archivos desde su procedencia velar para que ellos estén salvados y organizados ya que tenemos identificadas las etapas por las que debe de pasar un documento.

Nos permite aclarar algunas dudas ya que es un tema muy extenso y que requiere de conocimiento, para un buen desempeño laboral,para lo cual es indispensable conocer cada una de sus definiciones y norma establecidas.

Tener claridad y conocimiento de las nuevas tecnologías de la información que nos permiten la integridad y confiabilidad en las diferentes etapas del ciclo vital del documento de conformidad con el programa de gestión documental.

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BIBLIOGRAFÍA

Circular 001 de 2015, alcance de la expresión: “cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”

Recuperado el 16 de marzo de 2015

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_2013.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE%202013.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2013.pdf

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395

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Recuperad el 16 de marzo de 2015Guía unidad 3 archivos

Recuperad el 16 de marzo de 2015Tema 3: el ciclo vital de los documentos archivo

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