Ciclo Vital de Los Documentos

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS CAROLINA MÁRQUEZ MARULANDA ANDAP - SENA MANIZALES 2015

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Para una empresa el manejo de la documentación se vuelve un proceso de vital importancia ya que genera calidad y precisión en el manejo de los mismos.

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CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

CAROLINA MÁRQUEZ MARULANDAANDAP - SENA

MANIZALES2015

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1. MOMENTO DE GESTIÓN

En este momento el documento va desde su creación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó.

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El momento de gestión comprende tres momentos que son:

1.1. PLANEACIÓN: Planear, idear, diseñar el tipo de documento con los siguientes criterios:

1.1.1. INFORMACIÓN: Qué debe decir el documento.

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1.1.2. SOPORTE: Medio por el cual se transmite la información.

1.1.3. RECORRIDO: Proceso que se va a llevar a cabo para entregar el documento al destinatario final.

1.2. ELABORACIÓN: Es hacer el documento siguiendo lo siguiente:

1.2.1. Normatización: En nuestro caso debemos tener en cuenta la GTC 185

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1.2.2. Normalización: Son las normas que tenga la empresa.

1.3. TRÁMITE: Es el proceso que tiene el documento para que sea válido.

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2. MOMENTO INTERMEDIO

En este momento el documento cumple la función para lo cual fue creado (informar, testimoniar o disponer).

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En este momento el documento empieza a tener vigencia y el plazo precaucional.

2.1. VIGENCIA: Es el momento central en la vida de un documento.

2.2. PLAZO PRECAUCIONAL: Es el tiempo prudente que se debe guardar el documento por posibles reclamaciones, antes de decidir su destino final.

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3. MOMENTO PERMANENTE

Es el momento de la conservación permanente del documento.

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MOMENTO DE GESTIÓN

MOMENTO INTERMEDIO

MOMENTO PERMANENTEHISTÓRICO –

INSTITUCIONALHISTÓRICO

1 EDAD 2 EDAD 3 EDAD

MOMENTO DE LA PLANEACIÓN

MOMENTO DE LA ELABORACIÓN

MOMENTO DE LA TRAMITACIÓN

MOMENTO DE VIGENCIA

MOMENTO DEL PLAZO PRECAUCIONAL

FASE PERMANENTE O HISTÓRICA

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Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.

AGRUPACIONES

DOCUMENTALES

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FONDO

• Nombre del archivo o de la empresa

SECCIÓN

• Cada una de las áreas de la empresa• En empresas grandes existen sub-secciones

SERIE

• Es la forma en que yo divido la sección

SUBSERIE

• Son las divisiones que tiene la serie

TIPO DOCUMENT

AL

• Son los documentos que integran la serie

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¡MUCHAS GRACIAS!