Ciclo Vital de Los Documentos
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CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
CAROLINA MÁRQUEZ MARULANDAANDAP - SENA
MANIZALES2015
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1. MOMENTO DE GESTIÓN
En este momento el documento va desde su creación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó.
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El momento de gestión comprende tres momentos que son:
1.1. PLANEACIÓN: Planear, idear, diseñar el tipo de documento con los siguientes criterios:
1.1.1. INFORMACIÓN: Qué debe decir el documento.
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1.1.2. SOPORTE: Medio por el cual se transmite la información.
1.1.3. RECORRIDO: Proceso que se va a llevar a cabo para entregar el documento al destinatario final.
1.2. ELABORACIÓN: Es hacer el documento siguiendo lo siguiente:
1.2.1. Normatización: En nuestro caso debemos tener en cuenta la GTC 185
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1.2.2. Normalización: Son las normas que tenga la empresa.
1.3. TRÁMITE: Es el proceso que tiene el documento para que sea válido.
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2. MOMENTO INTERMEDIO
En este momento el documento cumple la función para lo cual fue creado (informar, testimoniar o disponer).
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En este momento el documento empieza a tener vigencia y el plazo precaucional.
2.1. VIGENCIA: Es el momento central en la vida de un documento.
2.2. PLAZO PRECAUCIONAL: Es el tiempo prudente que se debe guardar el documento por posibles reclamaciones, antes de decidir su destino final.
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3. MOMENTO PERMANENTE
Es el momento de la conservación permanente del documento.
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MOMENTO DE GESTIÓN
MOMENTO INTERMEDIO
MOMENTO PERMANENTEHISTÓRICO –
INSTITUCIONALHISTÓRICO
1 EDAD 2 EDAD 3 EDAD
MOMENTO DE LA PLANEACIÓN
MOMENTO DE LA ELABORACIÓN
MOMENTO DE LA TRAMITACIÓN
MOMENTO DE VIGENCIA
MOMENTO DEL PLAZO PRECAUCIONAL
FASE PERMANENTE O HISTÓRICA
![Page 10: Ciclo Vital de Los Documentos](https://reader036.fdocuments.ec/reader036/viewer/2022062420/563db9c4550346aa9a9fbb0e/html5/thumbnails/10.jpg)
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
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FONDO
• Nombre del archivo o de la empresa
SECCIÓN
• Cada una de las áreas de la empresa• En empresas grandes existen sub-secciones
SERIE
• Es la forma en que yo divido la sección
SUBSERIE
• Son las divisiones que tiene la serie
TIPO DOCUMENT
AL
• Son los documentos que integran la serie
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¡MUCHAS GRACIAS!