CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.

El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber como se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; el sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe que medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminarlos. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: 1. Creación o recibo. 2. Archivo y protección 3. Utilización 4. Transferencia 5. Eliminación

1. CREACIÓN O RECIBO El numero de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa. Ejemplo: Cartas Avisos de publicidad Estados de cuenta Ordenes de compra Cheques Facturas Recibos, etc. 2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida útil. Se recomienda: * Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde. * Usar sistemas cruzados, el cronológico con el alfabético, el geográfico con el numérico, etcétera. * Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad

3. UTILIZACION. Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos. Para saber que documentos serán utilizados posteriormente y cuales no, se necesita conocer muy bien el giro de la empresa. Las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.

4. TRANSFERENCIA A medida de que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivadores activos. Los archivadores de documentación transferida son de cartón y se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos accesibles. * Ejemplo: Sótanos de depósitos especiales

5. ELIMINACION En el ciclo de manejo de documentación es su eliminación. Es evidente que todos los documentos que dejan de ser útiles deben destruirse, de acuerdo con la administración de cada empresa, según el giro que pertenezca y regidos por las normas determinadas de la ley