CES Felipe II. Campus de Aranjuez (UCM) Programa LLP ... · En el CES Felipe II y desde el curso...

CES Felipe II. Campus de Aranjuez (UCM)

Programa LLP/Erasmus

Guía para estudiantes Erasmus OUT

Versión 1.0. Mayo de 2011

Diego Martín

M.ª Victoria Rivas

Programa LLP/Erasmus. Guía para estudiantes Versión 1.0. Mayo 2011

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Tabla de contenidos

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3

¡YA HAS SIDO SELECCIONADO! ANTES DE TU PARTIDA…................................................... 3

IMPRESO DE ACEPTACIÓN DE PLAZA (APPLICATION FORM)............................................................... 3 EXPEDIENTE ACADÉMICO (TRANSCRIPT OF RECORDS). ..................................................................... 3 REGISTRO EN LA UNIVERSIDAD DE DESTINO. ...................................................................................... 3 DOCUMENTACIÓN NECESARIA ANTES DEL VIAJE ................................................................................ 4

Elaboración del Acuerdo o Contrato de Estudios (Learning Agreement) ..................................... 4 La Propuesta de Reconocimiento................................................................................................... 4 Beca Erasmus. Firma del Convenio Financiero. ........................................................................... 5 Credencial LLP/Erasmus. Carta del estudiante. Certificados de llegada y fin de estancia. ......... 5 Otras becas para estudiantes Erasmus .......................................................................................... 6 Matriculación de estudiantes Erasmus OUT. ................................................................................ 6

COBERTURA MÉDICA EN LA UNIVERSIDAD DE DESTINO ...................................................................... 6

TRAMITES Y PROCEDIMIENTOS DURANTE LA ESTANCIA ERASMUS .............................. 7

COMUNICACIÓN DE ASIGNATURAS NO ERASMUS A LA SECRETARÍA DE ALUMNOS ............................ 7 FIRMA Y CAMBIOS EN EL LEARNING AGREEMENT. MODIFICACIÓN DE LA MATRÍCULA EN ORIGEN .... 7

TRAMITES AL REGRESO DE LA ESTANCIA ERASMUS ........................................................... 8

RECEPCIÓN DE CALIFICACIONES, ACUERDO DE RECONOCIMIENTO Y ACTA DE EQUIVALENCIA ......... 8 SOLICITUD DE EXAMEN EN SEGUNDA CONVOCATORIA ....................................................................... 8

ESTANCIAS SUBSIGUIENTES A ERASMUS .................................................................................. 9

¿QUÉ ES UNA ESTANCIA SUBSIGUIENTE? ........................................................................................... 9

ANEXO. DOCUMENTACIÓN OFICIAL ......................................................................................... 10

I. CONVOCATORIA GENERAL PARA LA MOVILIDAD DE ESTUDIANTES DE LA UCM (2011-12)... 10 II. GUÍA ANEXO. PRUEBAS DE IDIOMA. CURSO 2011-2012. ....................................................... 16 III. IMPRESO UCM DE ACEPTACIÓN DE PLAZA (APPLICATION FORM). ....................................... 22 IV. IMPRESO UCM PARA EL EXPEDIENTE ACADÉMICO (TRANSCRIPT OF RECORDS). .................. 25 V. MODELO UCM PARA EL CONTRATO DE ESTUDIOS (LEARNING AGREEMENT). VÁLIDO DESDE

EL CURSO 2010-11. ................................................................................................................ 28 VI. MODELO DE PROPUESTA DE RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS ERASMUS COMPLEMENTARIO AL

LEARNING AGREEMENT......................................................................................................... 31 VII. IMPRESO PARA LA TRAMITACIÓN DE ASIGNATURAS NO ERASMUS........................................ 32 VIII. MODELO DE SOLICITUD DE EXAMEN EN SEGUNDA CONVOCATORIA....................................... 34


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Introducción ¡Enhorabuena! Has sido seleccionado para realizar una estancia Erasmus el

próximo curso académico. Te recomendamos que leas detenidamente la Convocatoria Oficial Erasmus de la UCM que te habrá proporcionado el Coordinador Erasmus, ya que en ella encontrarás información sobre los procedimientos que hay que realizar a partir de este momento y sobre los documentos que necesitarás antes de tu partida. Encontrarás una copia de dicha convocatoria y de la Guía Anexo para las pruebas de idioma al final de este documento (Anexos I y II, respectivamente).

Esta breve guía se ha elaborado con la idea de ampliar y complementar dicha Convocatoria Oficial Erasmus en lo que respecta, fundamentalmente, a los trámites y documentos que necesitas y a la gestión de tus asignaturas antes y durante tu estancia Erasmus.

¡Ya has sido seleccionado! Antes de tu partida…

Impreso de Aceptación de Plaza (Application Form)

Una vez que el Listado definitivo de plazas Erasmus adjudicadas se publica en los tablones de cada titulación y en la página web destinada a tal efecto (http://www.cesfelipesegundo.com/relaciones/index.htm), dispones de un plazo de 10 días para dar tu confirmación, por escrito, a la plaza adjudicada. Para ello se utiliza el Impreso de Aceptación de Plaza (Application Form) que se adjunta en el Anexo III, que además contiene tus datos bancarios, necesarios para elaborar el Convenio Financiero, del que te hablaremos más adelante.

Generalmente dicho impreso se firmará y entregará en la oficina Erasmus del CES Felipe II, situada en el edifico de Pavía (y gestionada por Maribel Fernández, [email protected]). Es importante recordar que si no entregas el impreso de aceptación de plaza, se considerará que renuncias a la plaza adjudicada.

Expediente Académico (Transcript of Records).

En determinadas ocasiones resulta también necesario que rellenes un segundo impreso con tu Expediente Académico (Transcript of Records, anexo IV) hasta la fecha, documento que exigen algunas universidades de destino al realizar el registro en las mismas de los estudiantes Erasmus seleccionados. Será tu coordinador Erasmus el que, conocedor de los requisitos de cada universidad, te informará de si necesitas preparar y entregar dicho Expediente Académico.

Registro en la universidad de destino.

Tras la selección de estudiantes Erasmus en el CES Felipe II, el siguiente trámite que debe hacer el coordinador Erasmus suele consistir en el registro de cada estudiante en su universidad de destino. El coordinador estará atento a los plazos y procedimientos de registro de cada universidad a la que envía a cada estudiante.

La mayor parte de las universidades de destino tienen sus propios impresos y formularios de registro, a veces online. Sólo en los casos en que no exista un procedimiento específico, se enviará a la universidad de destino el Impreso de Aceptación de la Plaza LLP/Erasmus que firmó el estudiante, y que contiene todos sus datos de interés.


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Aunque no suele haber problemas en este sentido, la adjudicación definitiva de una plaza Erasmus a un estudiante queda supeditada a la aceptación del estudiante por parte de la universidad de destino.

Documentación necesaria antes del viaje

Todos los estudiantes Erasmus deben tener en su poder antes de su partida la siguiente documentación:

Impreso de Aceptación de Plaza LLP-Erasmus

Carta del Estudiante LLP-Erasmus.

Credencial o Certificado LLP-Erasmus.

Certificados de Llegada y Fin de Estancia.

Contrato de Estudios (Learning Agreement).

Convenio Financiero y Anexo.

Todos los documentos anteriores (excepto el Impreso de Aceptación de Plaza y el Contrato de Estudios) los elabora la Oficina de Relaciones Internacionales de la UCM, y una vez listos se los hará llegar a la Oficina Erasmus del CES Felipe II (habitualmente a finales de mayo o principios de junio).

Como norma general, la oficina Erasmus avisará a los coordinadores Erasmus de que los documentos están listos para su recogida, y los coordinadores avisarán a los estudiantes seleccionados, que deberán pasar por dicha oficina Erasmus del CES Felipe II para firmar el Convenio Financiero y recoger el resto de documentos.

Elaboración del Acuerdo o Contrato de Estudios (Learning Agreement)

La universidad de origen y la de destino deben suscribir con cada estudiante, antes de su partida, un Acuerdo o Contrato de Estudios (Learning Agreement, modelo oficial en el anexo V) que establezca el programa de estudios previsto para el estudiante, incluyendo los créditos que se obtendrán en la universidad de destino y sus equivalencias con los créditos en la universidad de origen.

Cada estudiante deberá cursar en la universidad de destino estudios equivalentes a 60 créditos ECTS para un año académico completo o 30 créditos ECTS por semestre. Esta condición resulta de la implantación del sistema ECTS (Sistema Europeo de Transferencia de Créditos) en cuanto a la movilidad de estudiantes.

La Propuesta de Reconocimiento.

En el CES Felipe II y desde el curso 2010-2011 se han establecido unas normas adicionales de obligado cumplimiento para la gestión del Contrato de Estudios de los estudiantes Erasmus OUT. Estas normas son:

Además del Learning Agreement, el coordinador Erasmus elaborará en colaboración con cada estudiante Erasmus un documento complementario (denominado Propuesta de Reconocimiento, adjunto en el anexo VI) que recogerá una por una (o en bloques, si es necesario) la equivalencia de asignaturas entre la universidad de origen y la universidad de destino.

Como norma general para poder aceptar la Propuesta de Reconocimiento de créditos de las asignaturas matriculadas en el CES Felipe II (ACES) por asignaturas cursadas en la universidad de destino (AD), se deben cumplir los requisitos siguientes:

1. El número de créditos de las AD deben ser al menos el 90% del número de créditos de la ACES.


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2. Al tratarse de un sistema de reconocimiento de créditos, cuando las AD supongan un mayor número de créditos que las ACES, el coordinador Erasmus no está obligado a compensar esos créditos como de libre configuración.

3. Los programas de las AD deben cubrir al menos el 80% de los contenidos de las ACES si ésta es una asignatura obligatoria o troncal.

4. Los programas de las AD deben cubrir al menos el 50% de los contenidos de las ACES si ésta es una asignatura optativa.

2. Los alumnos OUT de las Diplomaturas y Licenciaturas del centro que están en proceso de extinción se podrán matricular únicamente y como regla general de las asignaturas con docencia. Sólo podrán matricular asignaturas ofertadas sin docencia si ya la han matriculado previamente.

Una vez elaborados dichos documentos, y estando firmados por el estudiante, el coordinador los enviará a la oficina Erasmus para proceder a su firma por el Secretario General del CES Felipe II. Una vez firmados se entregará una copia al estudiante y quedará otra copia en la citada oficina Erasmus.

Beca Erasmus. Firma del Convenio Financiero.

Todos los estudiantes que hayan sido seleccionados para ocupar una plaza Erasmus contarán con una ayuda económica: la beca Erasmus. Esta beca es compatible con las Becas del Ministerio de Educación.

Será obligatorio para cada estudiante Erasmus firmar un Convenio Financiero antes de su partida en el que se fijará la cuantía inicial (estimada) de la beca. Estos importes serán ingresados por transferencia bancaria a cada estudiante a partir de diciembre del año de la estancia, a condición de que hayan enviado a la Oficina Central de Relaciones Internacionales de la UCM su Certificado de Llegada a la universidad de destino.

Esta ayuda económica se compone de varias cantidades, cuyo valor suele variar de año en año:

1. Prestación de movilidad de la Comisión Europea. Como referencia, en el curso 2010-2011 fue de 120 €/mes.

2. Ayuda UCM para gastos de viaje. En el entorno de los 400€.

3. Subvención lineal del Ministerio de Educación. En el curso 2010-2011 osciló entre 170 y 215 €/mes. La máxima duración financiada fue de 8 meses.

4. Subvención extra del Ministerio de Educación: Para estudiantes Erasmus que hayan obtenido en el curso anterior la beca del Ministerio de Educación para ayudas generales al estudio. Al igual que la anterior subvención la tendrá que fijar el Ministerio de Educación, aunque en el curso 2010-2011 osciló entre 375 y 420 €/mes. La máxima duración financiada fue de 8 meses.

En el CES Felipe II la gestión del Convenio Financiero ha pasado a realizarse directamente en la oficina Erasmus, que recibe los convenios directamente de la Oficina de Relaciones Internacionales de la UCM

Credencial LLP/Erasmus. Carta del estudiante. Certificados de llegada y fin de estancia.

Se trata de varios documentos que recibe el estudiante al firmar el Convenio Financiero. En el CES Felipe II han pasado a gestionarse también desde la oficina Erasmus.


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Cabe recordar que los estudiantes, al llegar a la universidad de destino, tienen la obligación de acudir a la oficina Erasmus para solicitar que envíen (por fax) a la Oficina de Relaciones Internacionales de la UCM el Certificado de llegada, convenientemente firmado y sellado.

El mismo trámite ha de realizarse a la finalización del periodo de estudios, con el Certificado de fin de estancia. El abono de la beca Erasmus queda supeditado a la recepción de ambos documentos.

Otras becas para estudiantes Erasmus

Existen otras ayudas económicas para los estudiantes Erasmus, como son:

Ayuda Erasmus de la Comunidad de Madrid. Se convocan generalmente en mayo-junio.

Ayuda para estudiantes Erasmus con discapacidad. Convocadas por la Agencia Nacional Erasmus.

La solicitud de este tipo de ayudas adicionales es responsabilidad íntegra de los estudiantes seleccionados.

Matriculación de estudiantes Erasmus OUT.

Será obligatorio para todos los estudiantes ERASMUS matricularse en el CES Felipe II y matricularse o registrarse en la Universidad de destino a su llegada según las reglas de la misma. Deben abonar las tasas de matrícula en el CES Felipe II, pero tendrán exención de pago de matrícula en la Universidad de destino (excepto seguros de accidentes o equivalentes).

La matrícula se realizará en la Secretaría del CES Felipe II en las fechas establecidas (pueden consultarse en http://www.cesfelipesegundo.com/secretaria.php), preferiblemente online (única opción si el estudiante ya se encuentra en la universidad de destino). Será matrícula ordinaria y el pago de la misma podrá hacerse aplazado.

Al realizar la matrícula, el estudiante deberá especificar en la misma que es estudiante Erasmus, en la opción destinada a tal efecto.

Cobertura médica en la universidad de destino

Antes de su partida, para tener cobertura médica en el país de destino durante todo el periodo de la estancia Erasmus, cada estudiante deberá solicitar la Tarjeta Sanitaria Europea en la agencia urbana del INSS más cercana a su domicilio, presentando la Credencial de Becario/a LLP-Erasmus, y Tarjeta Sanitaria de la Seguridad Social/MUFACE del estudiante o como beneficiario/a a cargo de otro titular.

Más información en www.seg-social.es o en el teléfono 900 16 65 65.


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Tramites y procedimientos durante la estancia Erasmus Tal y como especifica la Convocatoria General, los estudiantes Erasmus

permanecerán en contacto con sus coordinadores Erasmus en el CES Felipe II con objeto de solucionar cualquier incidencia que pueda presentarse en el ámbito académico. Asimismo se recuerda que deberán enviar a la UCM los Certificados de Llegada y de Fin de Estancia necesarios para realizar el cálculo del importe total de su beca.

Las comunicaciones con estudiantes Erasmus se realizarán preferentemente por correo electrónico.

El estudiante está obligado a inscribirse en el Consulado de España correspondiente. Más información en www.mae.es.

Comunicación de asignaturas no Erasmus a la Secretaría de Alumnos

¿Qué debo hacer si voy a matricularme de asignaturas que no cursaré en la universidad de destino? Una vez realizada la matrícula en el CES, el alumno deberá comunicar a su coordinador Erasmus las asignaturas que ha matriculado pero que no cursará en la universidad de destino (y que por ello no aparecen en su Learning Agreement)

Con dicha información, el coordinador Erasmus elaborará un documento (Asignaturas no Erasmus, modelo en el anexo VII) que entregará en la Secretaría de Alumnos durante el mes de diciembre del año en curso.

Si no se realiza este trámite el estudiante no aparecerá en las actas de dichas asignaturas en el CES Felipe II y, por ello, no podrá examinarse de las mismas.

Firma y cambios en el Learning Agreement. Modificación de la matrícula en origen

Todos los estudiantes Erasmus entregarán su copia del Learning Agreement al coordinador Erasmus de la universidad de destino para que proceda a su firma.

Los estudiantes Erasmus que necesiten modificar su matricula en origen por circunstancias sobrevenidas o modificaciones ulteriores de la universidad de destino deberán ponerse en contacto con su coordinador Erasmus, quien deberá autorizar el cambio.

Una vez autorizado, el coordinador Erasmus deberá informar de dicho cambio a la Secretaría de Alumnos, que procederá a realizar la modificación de matrícula correspondiente. En ningún caso será el alumno quien se dirija a la Secretaría de Alumnos.

Además, cualquier cambio en una asignatura en la universidad de origen o de destino deberá quedar recogido en el Learning Agreement (existe un apartado específico para ello) y en la Propuesta de Reconocimiento.


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Tramites al regreso de la estancia Erasmus

Recepción de calificaciones, Acuerdo de Reconocimiento y Acta de Equivalencia

Una vez finalizada la estancia Erasmus, los estudiantes entregarán a su coordinador Erasmus el documento oficial de calificaciones elaborado por la universidad de destino (a veces la universidad de destino envía directamente este documento al coordinador Erasmus).

El coordinador elaborará un Acuerdo de Reconocimiento con dichas calificaciones, utilizando para ello la Propuesta de Reconocimiento existente desde la partida del estudiante, y enviará dicho acuerdo al estudiante. El coordinador Erasmus comunicará a la Secretaría del centro el resultado de dicho acuerdo mediante la elaboración de un Acta de Equivalencia.

Solicitud de examen en segunda convocatoria

Para todas aquellas asignaturas con calificación de Suspenso o No Presentado, el estudiante Erasmus tiene derecho a un examen en segunda convocatoria en la universidad de origen, es decir, en el CES Felipe II

Dicho examen se realizará siempre en la convocatoria de septiembre, independientemente de que la asignatura sea cuatrimestral o anual y de si el estudiante ha regresado al centro en el segundo cuatrimestre.

Para que el estudiante aparezca en las actas del profesor de dicha asignatura en el CES, resulta necesario realizar una modificación de matrícula. Para ello el estudiante debe entregar una solicitud según el modelo que se adjunta en el anexo VIII, que el coordinador Erasmus deberá firmar y entregar en la Secretaría de Alumnos antes del 15 de julio del año académico en curso.


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Estancias Subsiguientes a Erasmus

¿Qué es una Estancia Subsiguiente?

El Consejo de Gobierno de la UCM aprobó en 2003 la posibilidad de que los estudiantes Erasmus pudiesen repetir su estancia al año siguiente, siempre que se cumplan determinadas condiciones:

La continuación de la estancia Erasmus como Estancia Subsiguiente deberá estar justificada por la Comisión de Reconocimiento LLP/Erasmus o por los Coordinadores Erasmus, en su defecto.

Se concederá a aquellos alumnos Erasmus para los que la prolongación de su estancia en la Universidad de Destino sea de especial interés o relevancia.

El estudiante en Estancia Subsiguiente tendrá un estatus académico diferente al del estudiante Erasmus, ya que no obtendrá beca Erasmus ni ocupará una plaza Erasmus en la universidad de destino.

Si estás interesado en realizar una estancia Subsiguiente, ponte en contacto con tu coordinador y él te dará más información al respecto.


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Anexo. Documentación oficial

I. Convocatoria General para la movilidad de estudiantes de la UCM (2011-12).


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II. Guía Anexo. Pruebas de idioma. Curso 2011-2012.


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III. Impreso UCM de Aceptación de Plaza (Application Form).


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IV. Impreso UCM para el Expediente Académico (Transcript of Records).


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V. Modelo UCM para el contrato de estudios (Learning Agreement). Válido desde el curso 2010-11.


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VI. Modelo de Propuesta de Reconocimiento de créditos Erasmus complementario al Learning Agreement.


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VII. Impreso para la tramitación de asignaturas NO Erasmus


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VIII. Modelo de solicitud de examen en segunda convocatoria


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