Certimail 4-72

Certim@il - 4-72

1.Antencedentes Jurídicos y Validez

2.Por qué Certim@il?

3.El Producto

4.Opciones Avanzadas

Agenda

1. Principios

• Equivalencia Funcional – 4 manifestaciones (i) Escrito; (ii) Original; (iii) Firma; (iv) Archivo y conservación ;

• Inalterabilidad del Derecho; • Neutralidad Tecnológica; • Buena Fe; • Libertad Contractual;

2. Estructura

• Definiciones y Principios; • Validez Jurídica y Probatoria del mensaje de

datos; • Reglas de la comunicación electrónica; • Contrato de Transporte por medios electrónicos; • Firma Digital y entidades de certificación.

Ley 527

1. Riesgos

• Suplantación de Identidad;

• Alteración de los mensajes de datos;

• Repudio del mensaje de datos;

• Ausencia de confidencialidad.

2. Atributos

• Autenticidad;

• Integridad

• No Repudio;

• Confidencialidad.

Ley 527 de 1999

1. Aplicación de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones

2. Esta ley hace una habilitación directa a la prestación de este servicio en su artículo 30

numeral 6 el cual determina que las entidades de certificación podrán “Ofrecer los

servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.”

Por otro lado los artículos 12 y 13 de esta misma especifican que este servicio se puede

prestar, incluso a través de un tercero, siempre y cuando se logre cumplir los siguientes

requisitos en cuanto a la información que se archiva:

a. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

b. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato

en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita

demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada

o recibida.

c. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita

determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue

enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL

Determinación del Origen – Autenticidad

Establecimiento de cualquier tipo de alteración del archivo electrónico

– Integridad

Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservación –

Extremos de conservación temporal

Posterior consulta de la información electrónica – Disponibilidad

Instrumentos Normativos

a. Habilitantes

1. Decreto 2150 de 1995

2. Ley 527 de 1999

3. Ley 962 de 2005

4. Ley 1437 de 2011

b. De Aplicación

1. Ley 794 de 2003

2. Ley 1150 de 2007

3. Decreto 2474 de 2008

4. Decreto 4444 de 2008

5. Decreto 1151 de 2008

Conclusiones en la Administración pública electrónica

En todo procedimiento administrativo llevado a cabo de forma

telemática deben asegurarse condiciones de seguridad requeridas

en las transacciones electrónicas:

- La autenticidad del emisor y del receptor: que la información

sea enviada realmente por quien aparece como emisor y

recibida por aquel a quien va dirigida,

- La integridad: que la información no pueda ser manipulada en

el proceso de envío,

- La confidencialidad: que se asegure el secreto de las

comunicaciones contenidas en los mensajes,

- El no repudio: asegurar que no se pueda negar la autoría del

mensaje enviado.

El nuevo Código

Aspectos de aclaración, ya definidos en otras

disposiciones

• Articulo 53. Procedimientos y trámites administrativos a

través de medios electrónicos.

• Artículo 55. Documento público en medio electrónico.

• Artículo 57. Acto administrativo electrónico.

• Artículo 58. Archivo electrónico de documentos.

• Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de

datos por la autoridad.

• Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por

parte de las autoridades

Nuevo Codigo

Temas Novedosos

• Artículo 54. Registro para el uso de medios

electrónicos.

• Artículo 56. Notificación electrónica.

• Artículo 59. Expediente electrónico.

• Artículo 60. Sede electrónica.

• Artículo 63. Sesiones virtuales.

Temas Propuestos Expediente electrónico.

1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

2. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda.

Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

La sede electrónica.

1. La sede electrónica es aquella dirección electrónica o página web disponible para los ciudadanos a través de la red Internet cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Entidad Pública o autoridad administrativa en el ejercicio de sus competencias.

2. El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, autenticidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.

3. Cada entidad pública o autoridad administrativa determinará las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la página web que le corresponda. En todo caso deberá garantizarse la identificación del titular de la página web, y las condiciones de seguridad en la navegación de la respectiva página, así como los medios disponibles para la formulación de peticiones y quejas.

4. Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.

5. A través de la sede electrónica, la autoridad administrativa podrá comunicar y/o notificar por aviso y edicto sus actuaciones administrativas a los administrados, y de igual forma el ciudadano podrá interponer los recursos y comunicarse ante la administración a través de este medio y conforme lo establezca cada entidad, dependiendo de los medios técnicos de los cuales disponga.

Temas propuestos

Notificación de los actos administrativos.

Las autoridades administrativas podrán notificar a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación, y que se pueda tener constancia de dicha notificación, el contenido del acto, la autenticidad e integridad de la comunicación electrónica, así como la fecha en que se surte la notificación.

NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO

• Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y

conservación en varios servicios complementarios entre sí, entre los cuales encontramos los servicios de: custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo

• Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite que el archivo sea llevado por terceros. Esto está estipulado en el artículo 14 el cual determina que “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”

• Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas tecnologías para la archivística, sino que también da las pautas básicas para el uso de estas.

• El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y conservación de los documentos siempre y cuando se garantice:

a) Que permita la organización archivística de los documentos.

b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad.

c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes.

d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.

Alternativas

1. Nacimiento electrónico del archivo – Aplicación de la

Equivalencia Funcional – Ley 527

2. Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos

reprográficos – Digitalización

3. Posibilidades de destrucción

DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIAS

Existen cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentro

del proceso archivístico:

• En primer lugar, la preparación física;

• La segunda es la etapa reprográfica;

• La tercera, el control de calidad con su respectivo documento,

analizando el tema de la encriptación;

• En cuarto lugar, la indización ó Descripción;

• La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de

• La consulta.

DIGITALIZACION

La Primera Etapa que es la preparación física deberá desarrollarse con

forme a lo estipulado en el acuerdo 048 de 2000 para procesos físicos que

se transforman a ambientes electrónicos.

A partir de la Segunda Etapa (digitalización) se comienza la gestión del

documento electrónico, que para el caso de la legislación colombiana se

conoce como mensaje de datos que es aquella información generada,

creada o recibida por medios electrónicos. En este caso, cuando se

digitaliza un documentos o se escanea el documento, esa imagen que es

consecuencia ö resultado de la digitalización, se debe tener en cuenta

desde el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se deben

comenzar a satisfacer ciertos atributos de seguridad jurídica y técnica

establecidos en la legislación colombiana. En ese orden de ideas, será

necesario tener en cuenta la satisfacción de los equivalentes funcionales

descritos en la Ley 527 de 1999. (Equivalente Funcional de escrito,

original, firma y Archivo y conservación).

DIGITALIZACION

La Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos y del procedimiento archivístico, se resalta y verifica la originalidad del documento en medio electrónico, es decir, que se pueda cotejar efectivamente el documento electrónico mediante un procedimiento que asegure la autenticidad e integridad del documento electrónico de conformidad en el artículo 8 de la ley 527 de 1999. La integridad presupone que en el proceso de digitalización de un archivo y su posterior conservación, éste no se debe modificar, no se debe alterar ninguna de las partes del respectivo documento electrónico, es decir, debe permanecer inalterado.

De igual modo, el atributo de autenticidad corresponde a esta etapa al referirse a si el documento electrónico es realmente legítimo, es decir, si tiene valor legal y valor probatorio según lo ha dispuesto la legislación colombiana.

Un mecanismo que garantiza los atributos de autenticidad, integridad y no repudio es la firma digital desarrollada en el artículo 28 de la ley 527 de 1999 y reconocida en su utilidad en el desarrollo de actuaciones administrativas por medios electrónicos en el artículo 6 de la ley 962.

DIGITALIZACION

La Cuarta Etapa que es la indización o Descripción, corresponde directamente a la labor que según la Ley 527 se denomina archivo de conservación electrónica, cuyo equivalente funcional se encuentra en el artículo 12 de la ley. En esta etapa se debe garantizar la accesibilidad del documento electrónico, su posterior consulta, su recuperación en formato digital, la reproducción del mismo documento que fue técnicamente procesado cuando se refiere a documentos que tienen un origen físico como el papel y son documentos que han sido digitalizados, así como el establecimiento de las fechas extremas para efectos del proceso de conservación y disposición final de los documentos electrónicos.

En cuanto al establecimiento de fechas extremas existe el sello de tiempo o estampado cronológico certificado, desarrollado en el artículo 30 de la ley 527 de 1999, el cual es un servicio que presta entidades de certificación digital que tiene una directa conexión con los servicios de cronología digital. El estampado cronológico es un sello digital compuesto por la firma digital de una entidad de certificación digital, que incorpora la fecha y hora de la República de Colombia al mensaje de datos.

La siguiente etapa, almacenamiento, se denomina teóricamente bodegaje electrónico. Allí se deben cumplir diferentes criterios: Los que se encuentran contenidos en el equivalente funcional de archivo y conservación del artículo 12 de la ley 527 de 1999 expuesto anteriormente y los requisitos de la Ley 1266.

DIGITALIZACION

Con la expedición reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como “Ley Antitrámites” , se hizo expresa mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Es así que el Artículo 28 de esta Ley dispuso que:

“Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta .

De suerte que, con base en lo expuesto se colige que, por virtud del Artículo 28 de la Ley 962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el Artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las normas transcritas de la comentada Ley 962, resultó modificado el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciéndolo de veinte (20) a diez (10) años; y, además, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción fidedigna.

DESTRUCCION

Se han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios 220-069768 y 096824 de 2006 y de Industria y Comercio, organismo que, al analizar las consecuencias derivadas de la mencionada Ley 962, manifestó a través del Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005, lo siguiente:

“…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.

DESTRUCCION

Entidades de Certificación Digital como terceros de

confianza

23

SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL

LEY 527 DECRETO 1747

CIRCULAR UNICA No 10 SIC

CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLÓGICO ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE

DATOS

SEGURIDAD JURÍDICA GARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS

ARCHIVO Y CONSERVACIÓN

POSTERIOR CONSULTA

CERTIM@IL CERTIFACTURA

AU

TEN

TIC

IDA

D

INTE

GR

IDA

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NO

REP

UD

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CERTISUBASTA CERTISORTEO

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DID

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PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES

Valor Probatorio de los

mensajes de datos

Los Mensajes de Datos y Documentos electrónicos, tienen plena

validez jurídica. La información electrónica puede cumplir con:

• Escrito

• Original

• Firma

• Archivo y Conservación

Equivalencia Funcional

Valor Probatorio de los

mensajes de datos

Artículo 11 de la Ley 527 de 1999

“Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza

probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana

crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente

habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o

comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la

información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”.

• Autenticidad

• Integridad

• No repudio

• Confidencialidad

• Trazabilidad

Lo que debe saber es que…

SERVICIOS AUTORIZADOS

ENTIDAD DE CERTIFICACION

DIGITAL

LEY 527

DECRETO 1747

CIRCULAR UNICA No 10 SIC

CERTIFICACIÓN DE FIRMA

DIGITAL

ESTAMPADO

CRONOLÓGICO

ARCHIVO CONFIABLE DE

MENSAJE DE DATOS

SEGURIDAD JURÍDICA

GARANTÍA DE FECHA Y

HORA ENVIO Y RECEPCIÓN

DE MENSAJES DE DATOS

ARCHIVO Y

CONSERVACIÓ

N

POSTERIOR

CONSULTA

AUTENTICIDAD INTEGRIDAD NO REPUDIO

Valor Probatorio de los mensajes de datos

Acuse de Recibo –

Comunicación Electrónica

ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de

datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del

mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método

determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:

a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o

b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha

recibido el mensaje de datos.

Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo

del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del

mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo,

se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se

haya recepcionado el acuse de recibo.

Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico

Acuse de Recibo – Comunicación

Electrónica

ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS.

Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que

éste ha recibido el mensaje de datos. …..

ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen

los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas

del mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o

negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos.

Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico

Problemas del E-mail Estándar

Mito: Recibo de Lectura

Mito: Fallas de Entrega

Mito: Interno vs. Externo

Mito: Correo Impreso equivale a Prueba

Problema Resuelto con Certim@il

“A través de esta nueva plataforma se apoyará la incorporación de las tecnologías de la

información en los procesos de Gobierno en Línea y comercio electrónico. Es así como 4-

72 está a la vanguardia tecnológica integrando el canal transaccional electrónico como

uno de los pilares del desarrollo de las comunicaciones, haciendo posible que las

actuaciones administrativas y judiciales se surtan por medios modernos con plena validez

probatoria y que la correspondencia empresarial electrónica cuente con canales

confiables”.

“ello sin duda, aportará al crecimiento del comercio electrónico en el país, así como a la

competitividad y simplificación de trámites que persigue el Gobierno Nacional. Esta

alianza significa para Colombia y para 4-72 contar con una plataforma probada

mundialmente que proporcionará la certeza, seguridad jurídica y técnica, protección,

eficiencia y economía a las transacciones y comunicaciones electrónicas, haciendo

posible los contratos comerciales, de seguros, bancarios, estatales y en general la

desmaterialización de las comunicaciones como nunca antes”. -- Juan Ernesto Vargas

Uribe, Presidente de 4-72, la Red Postal de Colombia.

Servicio Customizado

La evolución también ha trascendido al campo de comunicaciones importantes …

- Uso de medios impresos y físicos: Funcionario, Correo Certificado, Courier, con

archivo de recibos impresos de entrega conservados junto al original.

- Uso de medios telemáticos: Telegrama, Fax con archivo de registro junto a la

copia de archivo.

Hoy en día…

- Uso de medios electrónicos: Cartas y Archivos

PDF por e-mail.

- Aun sin contar con prueba de la entrega o de

transmisión.

Certim@il es el eslabón requerido para poder proporcionar un canal de

comunicación universal para mejorar los procesos existentes y reducir la huella de

carbono.

Oportunidad de Mejora

EMAIL CERTIFICADO® PARA EVIDENCIA DIGITAL®

Utilizado en Sector Público y Privado para: Notificaciones, Estados de Cuenta, Quejas, Reclamos, Facturas, Contratos y Seguridad por Email

Registro verificable del contenido, entrega, hora y fecha oficial del email.

Nuevo Estándar de Comunicación


2.El Producto


Agenda

Premios

Sistema Patentado a

Nivel Global

Permite llenar

distintas necesidades

Usuarios a nivel global

(A) Desde cualquier aplicación:

Agregue la extensión “.rpost.org” a la

dirección de destinatario en la base de

datos o manual para envío.

(B) Desde su plataforma de correo:

El remitente instala el plug-in y envía a

través del botón con 1 solo click.

(C) Por políticas o contenido:

Automatizado basado en parámetros

pre-establecidos del mensaje.

Enviando Certim@il

• Para nuevos maximizar nuevas herramientas.

• Simple de enviar, simple de recordar.

Escriba .rpost.org y estará protegido.

Agendas Electrónicas Móviles Web Mail

Enviando Certim@il

Destinatario: No necesita instalar programa alguno

Recibiendo Certim@il

Diagrama de Usuario & Destinatario

Acuse de Recibo Certificado

[email protected]

[email protected]

[email protected]

A

D

E

C

B

A. Status de Entrega

B. Detalles del Mensaje

C. Rastro (Tracking) de Auditoría de

Entrega

D. Hora y Fecha Oficial Mundial y Local

E. Copia cifrada del mensaje original


2.El Producto


Agenda

Enviando Certim@il

Usuario: Un solo Click; Servicio Estándar y Opciones Avanzadas

Opciones Avanzadas

Opciones Avanzadas .rpost.org

Servicio de eContratos

Destinatario Remitente Internet

2. Lectura & Firma

3. Copia Firmada

1. Redacción y

Envío

3. Copia Firmada

El contrato en PDF adjunto

en la Copia Firmada

contiene la firma digital del

Remitente y el Destinatario

Firmado y estampado

cronológico del e-mail

original y archivos

adjuntos Carpeta de

Recibos del

Remitente

Firma del Destinatario Firma del Remitente

Certim@il para eContratos


2. Lectura & Respuesta 1. Redacción y Envío

Firmado y estampado


original y respuesta del

Destinatario Carpeta de

Recibos del

Remitente

RPOST PERMITE HABILITAR AL

DESTINATARIO PARA RESPONDER Y

GENERAR LA SALVAGUARDA DOBLE VIA

NO REQUIERE QUE EL DESTINARIO

ESTE SUSCRITO AL SISTEMA RPOST

PERMITE REGISTRAR LA EVOLUCION Y

LOS DIFERENTES NIVELES DE UNA

NEGOCIACION DESDE SU INICIO

Respuesta Certificada

Servicio de Correo Seguro


2. Lectura 1. Redacción y Envío

Firmado y estampado


original y archivos

adjuntos

Carpeta de

Recibos del

Remitente

El Destinatario

necesita la clave

establecida por el

Remitente para abrir

el Email Seguro

Certim@il Seguro

Servicio de Nota Confidencial Adjunta

Destinatario A: Remitente Internet

1. Redacción y Envío

Firmado y estampado

cronológico del e-mail original

y archivos adjuntos

Carpeta de Recibos

del Remitente

Sólo los Destinatarios

CC y BCC podrán ver

la Nota Confidencial

Adjunta

Destinatario CC:

Destinatario BCC:

Certim@il con Nota Adjunta



Firmado y estampado


original y archivos

adjuntos

Carpeta de

Recibos del

Remitente

El Remitente adjunta

archivos de MS Office, y

selecciona la opción de

conversión a PDF.

El Destinatario recibe el

archivo ya convertido a

PDF.

Opcionalmente, el

usuario puede requerir

una clave para abir el

archivo.

Conversión PDF



Firmado y estampado


original y archivos

adjuntos

Carpeta de

Recibos del

Remitente

El Remitente adjunta

archivos de cualquier

tipo, y el Destinatario los

recibe en un archivo ZIP

(comprimidos)

Compresión Zip

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