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FUNDACIÓN C.I.D.E.C. Diplomatura Superior en Logística Organizativa, Imagen y Ceremonial – UNIDAD 2. UNIDAD TEMATICA 2. LOGÍSTICA ORGANIZATIVA GENERAL. “NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES” NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES: LA LOGISTICA PROTOCOLAR. I. FINALIDAD . En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro cuál es la finalidad de la reunión, acto, ceremonia o recepción que debe organizar. Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que éstos le comuniquen con toda claridad y
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FUNDACIN C.I.D.E.C.Diplomatura Superior en Logstica Organizativa, Imagen y Ceremonial UNIDAD 2.

UNIDAD TEMATICA 2.LOGSTICA ORGANIZATIVAGENERAL.NORMAS PARA LA ORGANIZACIN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONESNORMAS PARA LA ORGANIZACIN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES: LA LOGISTICA PROTOCOLAR.I.FINALIDAD.

En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro cul es la finalidad de la reunin, acto, ceremonia o recepcin que debe organizar. Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que stos le comuniquen con toda claridad y sinceridad el efecto que desea causar la institucin o reparticin sobre sus invitados y la opinin pblica. Al delimitar claramente el objetivo del acto o recepcin, el organizador puede establecer con precisin el tipo de exigencias, instalaciones especiales, programas y dems elementos que su organizacin requiere. Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial no alcanza a comprender o no es participado del verdadero y concreto objetivo perseguido por sus superiores , el acto, recepcin o ceremonia que organiza no habr de obtener otro resultado que el ms rotundo de los fracasos. En nuestra actividad profesional, hemos llegado a distinguir hasta cinco tipos diferentes de finalidades perseguidas por instituciones o reparticiones al momento de encargar la organizacin de un acto, ceremonia o recepcin. Dichas finalidades son las siguientes: conmemorar, homenajear, celebrar, atraer y simular.a) CONMEMORACION. El acto, ceremonia o recepcin se organiza para celebrar una fecha patria o un hecho de trascendental importancia en la vida de la institucin o reparticin .b) HOMENAJE. El acto, ceremonia o recepcin se organiza para homenejear a un directivo o funcionario de la institucin o la reparticin, vivo o muerto, o una personalidad de la vida poltica, social, cientfica o artstica del pas o del extranjero.c) CELEBRACION. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para dar mayor realce a la incorporacin de un directivo a la reparticin o institucin, o para solemnizar la firma de un acuerdo, un convenio, la concesin o la finalizacin de una obra, etc.d) ATRACCION. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para presentar un nuevo programa de gobierno, un candidato poltico, etc.; con el de exaltar caractersticas personales, profesionales o tcnicas, y para convencer acerca de beneficios financieros o polticos. e) SIMULACION. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para ocultar una bancarrota, disimular un revs poltico o financiero, el fracaso de un programa lanzado con un gran operativo de atraccin, o el disgusto causado por la renuncia de un funcionario exitoso captado hbilmente por la oposicin o una lnea partidaria distinta a la del titular de la reparticin.II.INVITADOS.

Una vez que conoce y delimita el objetivo perseguido por sus superiores, el funcionario de Ceremonial debe confeccionar el repertorio de invitados de acuerdo a la trascendencia y magnitud que deba alcanzar el acto, recepcin o ceremonia que organiza. Nuestra experiencia profesional y la prctica que hemos observado en algunos colegas extranjeros, nos permiten aconsejar la confeccin de hasta cuatro listas distintas de invitados. A estas cuatroListas le hemos dado los nombres siguientes:Lista de Invitados Naturales,Lista de Invitados Ocasionales,Lista de Invitados Generales yLista de Invitados de Reserva.

a) LISTA DE INVITADOS NATURALES: En ella debern ubicarse a todos aquellos directivos o funcionarios de la institucin o reparticin anfitriona que deben obligatoriamente concurrir al acto, ceremonia o recepcin que se organiza. En estas listas habrn de anotarse los nombres de la plana mayor y de los mandos intermedios e inferiores de la institucin o reparticin; es decir, los de aquellas personas que concurren a todas las manifestaciones pblicas de estas ltimas. b) LISTA DE INVITADOS OCASIONALES: En ella deben ubicarse a todas aquellas personas que son especialmente invitadas para el acto que se organiza y que hacen la razn o esencia de este ltimo. Por ejemplo, si se firma un convenio entre instituciones o reparticiones de otra rea, losinvitados ocasionaleshabrn de ser los directivos y funcionarios de la reparticin o institucin con la que la anfitriona celebra dicho convenio.

c) LISTA DE INVITADOS GENERALES: En ella se ubican las personalidades de la vida poltica, cultural, cientfica o diplomtica cuya concurrencia no hace a la esencia del acto. Vale decir, que son aquellas personas que son invitadas por cortesa o para dar mayor repercucin o realce al acto, recepcin o ceremonia que se organiza. d) LISTA DE INVITADOS DE RESERVA: En ella deben colocarse a aquellos empleados de la reparticin o institucin que el funcionario de Ceremonial habr de tener en cuenta para rellenar espacios que queden libres en asientos, tarimas, mesas, etc. ; tanto por disparidad entre la cantidad de caballeros y damas, como por ausencias imprevistas de alguno o varios de los invitados comprendidos en las listas anteriores. En esta lista deben consignarse los nombres de todos los empleados de cierta jerarqua o cultura ( o cercanos al funcionario de Ceremonial ) que se encontrarn dispuestos y libres el da de la recepcin o acto que se organiza, y que por su relacin de dependencia subordinada al Cuerpo Directivo, no pueden negarse a concurrir al ser convocados por el organizador. Tambin pueden ser considerados como invitados de reserva (o de relleno ) a todos aquellos funcionarios de menor jerarqua a los que el organizador se ve obligado a in vitar para compensar la ausencia de otros de jerarqua mayor. Debe recurrirse a invitados de reserva de cierto rango cuando el lugar que debe cubrirse es demasiado cercano a la presidencia del acto; ya que la presencia de un subordinado en dicho sitio puede provocar la queja de alguno de los funcionarios de jerarqua mayor. Por ejemplo, cuando falla uno de varios secretarios de estado, su lugar debe cubrirse con otro secretario, subsecretario o director, pero nunca con un empleado administrativo; ya que su presencia entre invitados de tal jerarqua sera notada de inmediato. Una vez que ha preparado los cuatro repertorios, el funcionario de Ceremonial deber reunir a todos los invitados en un listado nico, estableciendo entre ellos una correlativa ordenacin de precedencias, de acuerdo a su jerarqua poltica, empresaria o institucional. Cuando los invitados ya fueron reunidos en una lista nica y de acuerdo a su orden de precedencia, el funcionario de Ceremonial debe consultar, o en su defecto decidir de acuerdo a la finalidad o magnitud de la ceremonia, si aqullos deben concurrir con o sin la compaa de sus cnyuges. En caso afirmativo, el organizador deber confeccionar paralelamente a la lista de caballeros invitados, otra lista en la que habrn de consignarse los nombres de todas las esposas de aqullos, a los efectos de asignarles el orden de precedencia que les corresponde de acuerdo a la jerarqua de sus maridos. Finalizado el ordenamiento de damas y caballeros invitados el funcionario de Ceremonial deber chequear toda la lista a los efectos de detectar lo que nosotros hemos dado en llamar focos conflictivos . Llamamos focos conflictivos a aquellos lugares en los que, en virtud de la aplicacin estricta de un orden de precedencia, nos quedan ubicadas dos o ms personas con caractersticas polticas, raciales, religiosas o sociales que resultan antagnicas. De resultar as, es aconsejable alterar ligeramente el orden de sus precedencias, a los efectos de distanciarlas en su futura ubicacin. Asimismo, el funcionario de Ceremonial debe realizar un segundo control de la lista con el objeto de detectar a aquellos invitados que revisten peculiares caractersticas culturales, religiosas o gastronmicas. Entre los mltiples beneficios que produce la deteccin de particularidades idiosincrsicas, debemos destacar los siguientes:- Nos permite fijar una fecha para nuestra recepcin o ceremonia que no coincida con fiestas nacionales o religiosas de alguna personalidad o diplomtico extranjeros.- Nos evita futuros trastornos al permitirnos eliminar de nuestro programa todos aquellos actos que resulten ofensivos o lesionen la armona intercultural que debe reinar entre todos los invitados.III.FECHAYHORARIOS.

Si la eleccin de la fecha y del horario definitivos del acto, ceremonia o recepcin se encuentra dentro de sus facultades, el funcionario de Ceremonial debe buscar en el calendario el da ms apto para que aqullos se lleven a cabo. El mtodo para proceder a la eleccin de la fecha de un acto o ceremonia es el siguiente: 1. El da no debe coincidir con ninguna celebracin religiosa de los invitados, ya que stos sin duda optarn por cumplir con sus deberes msticos. 2. El da no debe coincidir con ninguna fecha patria extranjera; pues nuestra experiencia nos dice que los invitados a dos recepciones, terminan decidindose por la diplomtica. 3. El da no debe coincidir con ninguna fecha patria local, ya que resulta sumamente difcil solucionar contratiempos en das feriados. En efecto, el organizador debe tener en cuenta que muchos proveedores no trabajarn ese da, que los hospitales slo mantienen una guardia mnima, etc. 4. El da no debe coincidir tampoco con vsperas de feriado, ya que muchos de nuestros invitados optarn por mantener sus planes minitursticos de fin de semana largo. Si en cambio se encuentran obligados a concurrir al acto o recepcin que organizamos y, en consecuencia, a deshacer sus proyectos de esparcimiento, nuestra experiencia nos dice que dichos invitados asisten sumamente contrariados. 5. Por ltimo, el funcionario de Ceremonial debe tratar de ubicar el acto en un horario que resulte a la totalidad, o al menos a la mayor parte, de sus invitados. El horario que, por lo general, resulta ms apropiado y exitoso para llevar a cabo cualquier manifestacin pblica de carcter social, es aqul que corre a partir de las 17 horas, es decir, la hora en que la mayora de los ejecutivos, funcionarios y personalidades suelen abandonar sus tareas habituales. Sin embargo, si el organizador quiere o debe dar a su recepcin una cierta repercucin y brillantez, debe permitir a sus invitados que vuelvan a sus casas para asearse y cambiarse la ropa que llevaron durante todo el da, mudndola por algo ms apropiado a la ocasin. Un funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que, si estos intermedios temporales entre actividades son aconsejables para cualquier ceremonia o recepcin; resultan obligatorios cuandola manifestacin que se organiza se encuentra conformada por una serie de actos concatenados. Por ejemplo, si se organiza la clausura de un seminario, no puede programarse una recepcin luego de una jornada de labor acadmica de seis o siete horas, ms una sesin plenaria final de una hora u hora y media, seguida de una recepcin de otras dos horas. Nuestra experiencia profesional nos dice que, quienes desean conocer las conclusiones acadmicas finales no concurren luego a la recepcin y por lo contrario, quienes asisten a esta ltima, no estuvieron presentes en la sesin de clausura para poder asearse y cambiar sus ropas de diario por otras ms acordes con el horario de la comida. En estos casos, conviene reducir el turno acadmico vespertino e incluir en l una sesin final breve, separada con un intervalo mnimo de dos horas de la recepcin de clausura.IV.SALONADECUADO.

La eleccin de un saln adecuado para llevar a cabo una reunin, acto o ceremonia de cualquier tipo, no es una cuestin que se limita a una valoracin de tipo meramente esttico.Muchas veces, un mbito es elegido por lo bonito de su decoracin, el lujo de sus luminarias, el dorado a la hoja de sus molduras o el costo y belleza de sus tapices y gobelinos.Nada ms errado que ello. La eleccin de un saln para llevar a cabo cualquier tipo de reunin debe llevarse a cabo teniendo en cuanta algunas necesidades bsicas de comodidad fsica, funcionalidad protocolar y facilidad de evacuacin.Comodidad fsica. Esta caracterstica se refiere a la necesidad de que nuestros invitados se encuentren cmodos, que no tratemos de reunir a 250 personas en un saln de actos en el que slo entran 100. Para hacer los clculos de capacidad y comodidad fsica de un saln, debemos recurrir al auxilio de conocimientos de Arquitectura o bien, preguntar la cuestin a un arquitecto, quien har buen uso seguramente- de sus conocimientos de Ergonoma.Funcionalidad protocolar. Que sea accesible, que no se encuentre plagado de aberturas que dificulten la obtencin de fotografas, que permita la instalacin del equipo de reproduccin de sonido, de cabinas de interpretacin, que cuente con varias entradas (una para el pblico, otra para autoridades, otra para periodistas, etc.) y sobre todo, que permita a las personas de reas tcnicas de apoyo moverse con comodidad.Facilidad de evacuacin. No elegir salones de actos o reunin en pisos altos sin salida rpida al exterior o sin salida de emergencia. Lo ideal es que dichos salones se encuentren en la planta ms cercana a la planta baja o en la planta baja misma. Adems, debemos observar que cuente con suficientes aberturas para el caso de evacuacin y adems- con matafuegos y cualquier otro tipo de elemento necesario para sofocar incendios. Debemos estudiar las vas de evacuacin, porque seremos los encargados de la organizacin, quienes llegado el momento- deberemos ser los guas de las personas que deben abandonar el mbito por va ms segura.V. INVITACIONES.

Acerca de la confeccin, texto y concepcin grfica de la invitacin habremos de referirnos ms adelante, en el Captulo correspondiente a la Comunicacin Ejecutiva y Protocolar . En ste, en cambio, hemos de consignar algunas consideraciones tcnicas referentes a los plazos y vas de emisin y contestacin de invitaciones en el mbito oficial e institucional. a) PLAZOS DE EMISION Y CONTESTACION. Las invitaciones a cualquier tipo de ceremonia o recepcin, tanto en el mbito oficial como en el institucional, deben emitirse con una antelacin ideal de treinta o sesenta das corridos; ya que funcionarios y ejecutivos suelen completar sus agendas con dicha anticipacin. Al cumplir con estos plazos, nuestras invitaciones sern siempre las primeras en llegar; y por ello, difcilmente rechazadas con motivo de compromisos anteriores Bajo ningn concepto deben cursarse invitaciones con una anticipacin menor a los quince das, ya que ello denota improvisacin en la organizacin, o que el organizador remedia un olvido o invita por relleno o descarte. En cuanto al plazo de contestacin, diremos que los invitados deben comunicar su ausencia o confirmar su asistencia al invitante en forma inmediata. No contestar las invitaciones o hacerlo sobre o en la fecha de la recepcin o ceremonia, demuestra no slo un absoluto desconocimiento de las reglas ms elementales de la urbanidad; sino que adems, denota una profunda desconsideracin hacia la deferencia del invitante y hacia el esfuerzo y tensin que entraa toda organizacin protocolar. El funcionario de Ceremonial deber evitar cualquier tipo de invitacin telefnica. Esta ltima slo se reserva para el mbito social y para reuniones ntimas o celebradas entre personas de cierta confianza. De todos modos, si debe invitarse a una reunin o acto organizado con urgencia, es decir, sin que medie tiempo para invitaciones formales, puede recurrirse a la invitacin telefnica, aunque luego debe recordarse al invitado la inminencia de la reunin o acto por medio de un fax, esquela o tarjeta recordatoria enviada en mano. Dicha tarjeta o esquela recordatoria, que algunos colegas de la vieja escuela protocolar como invitacin pour mmoire , debe contener todas las especificaciones de una invitacin formal, aunque sin los telfonos y el ruego de contestacin, que deben omitirse o tacharse por cuanto la asistencia ha sido convenida de antemano.b) VIAS DE EMISION Y CONTESTACION. Existen tres vias de emisin de invitaciones: Correo Oficial, Correo Privado y Personal Dependiente. El funcionario de Ceremonial deber elegir la va de emisin teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la utilizacin de los sistemas enunciados. Nuestra experiencia profesional nos hace inclinar por la va que llamamos del Personal Dependiente . Esta resulta ms segura por cuanto los mensajeros, que tienen relacin de dependencia laboral directa con la institucin o reparticin invitante, tienen la responsabilidad de repartir las invitaciones con constancia cierta de recepcin, so pena de sancin disciplinaria. En cuanto a la va ms apropiada y veloz para contestar las invitaciones es la telefnica. Para ello se recurre a consignar en uno de los ngulos inferiores de la invitacin o esquela, el nmero de telfono de la oficina de Protocolo, Relaciones Pblicas o Secretara Privada de la institucin o reparticin invitante.VI.PROGRAMACIONDEUNACTO O REUNION.

El ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tratar de efectuar la programacin de su acto, ceremonia o recepcin, tratando de malgamar todos aquellos elementos y secuencias que tiendan a la consecucin del fin pretendido por el cuerpo directivo de la institucin o reparticin. Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de programar cualquier manifestacin protocolar, es la de discernir claramente los mbitos, funciones, acciones y elementos que habrn de configurarla, de acuerdo a una planificacin gradual de organizacin, seguimiento y chequeo. a) PRIMER PASO: El primero de los pasos de dicha planificacin, consiste en delimitar los distintos mbitos en los que habrn de desarrollarse los diferentes pasos de una manifestacin protocolar. Bsicamente, todo acto, recepcin o ceremonia se desarrolla en tres mbitos o fases claramente diferenciados: 1. Fase Exterior ( o de entrada ) .....Recepcin de Exterior. 2. Fase Interior ( o de permanencia )..Recepcin de Interior. ..Atencin de Interior. ..Despedida de Interior. 3. Fase Exterior ( o de salida )............Despedida de Exterior. En la primera de las fases exteriores ( FeI ) , el organizador habr de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y correcta atencin de todos los asistentes al acto; es decir, desde el arribo y estacionamiento de sus automviles, hasta la trasposicin de la puerta de entrada al edificio donde habr de desarrollarse la manifestacin protocolar que se organiza. En la Fase Interior ( Fi ) , el organizador habr de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la fomal y correcta recepcin, atencin y despedida de los asistentes al acto. Es decir, que esta fase abarca desde la recepcin del invitado por parte del personal de recepcin de interior que solicita y chequea las tarjetas de invitacin, hasta el momento de la devolucin de los abrigos y la despedida de los asistentes en la puerta del edificio una vez finalizada la recepcin o ceremonia. En la segunda Fase Exterior ( FeII ) , el organizador habr de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y correcta despedida exterior de los asistentes en el acto, recepcin o ceremonia; es decir, desde que los invitados trasponen la puerta de entrada del edificio hacia el exterior, hasta la partida de aqullos en sus automviles. b) SEGUNDO PASO: El segundo de los pasos de la planificacin consiste en asignar las funciones al personal que habr de actuar en cada una de las fases anteriormente delimitadas. Las funciones que deben asignarse en toda manifestacin protocolar son las siguientes: 1- de Direccin o Conduccin; 2- Operativas; y 3- Auxiliares. b.1- Funcin de Direccin o Conduccin: Llamamos Funcin de Direccin o Conduccin a la que desarrolla el funcionario de Ceremonial que concibe, planifica y organiza el acto, recepcin o ceremonia. Esta Conduccin o Direccin debe ser nica y centralizada, evitndose en todo momento la intromisin de otros funcionarios de Ceremonial en la programacin del acto o la asignacin de tareas o sitios de los asistentes. Es muy comn, sobre todo en la vida oficial, que un funcionario de Ceremonial que acompaa a un directivo invitado, apele la ubicacin de este ltimo, y hasta discuta con los dems funcionarios protocolares presentes, hasta el punto de modificar en su totalidad los dispositivos protocolares organizados por el funcionario de Ceremonial de la repaticin anfitriona. Las intromisiones y discusiones de ltimo momento sobre precedencias y ubicaciones, no hacen ms que provocar caos y deslucimiento organizativo. b.2- Funcin Operativa: Llamamos Funcin Operativa a la que desarrolla el personal que secunda y acompaa habitualmente al funcionario o ejecutivo de Ceremonial en la organizacin de todos los actos, ceremonias y recepciones que tienen lugar en su institucin o reparticin. Los asistentes operativos son, por ejemplo, las secretarias privadas, las secretarias protocolares, los coordinadores de Protocolo o Relaciones Pblicas, etc.; que trabajan en el rea de Ceremonial y conocen los criterios y exigencias de su titular. La funcin de los asistentes operativos consiste en ejercer, por delegacin del funcionario de Ceremonial, la supervisin de los distintos aspectos de las tareas organizativas y el seguimiento del personal auxiliar, proveedores y contratistas que intervienen en la organizacin o desarrollo del acto o recepcin que se programa. b.3- Funcin Auxiliar: Llamamos funciones auxiliares a las que desarrollan todas aquellas personas que colaboran en el servicio, acompaamiento, aseo, alimentacin, sanidad y acomodacin de todos los asistentes al acto, recepcin o ceremonia. Cabe sealar que, a los efectos de la organizacin protocolar, incluimos dentro de esta categora tanto al personal auxiliar dependiente de la reparticin o institucin organizadora, como al que estas ltimas contratan como proveedores habituales u ocasionales. c) TERCER PASO: Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de programar y amalgamar todos los elementos, es recurriendo a la confeccin de una planificacin logstica estndar, es decir, una LISTA DE CHEQUEO Y SEGUIMIENTO DE ACTO, que permita realizar el seguimiento paulatino y el chequeo final de todos los pasos y requerimientos organizativos.La Listade Chequeo y seguimiento de Acto consiste en una relacin detallada de todos los elementos, actos y personas que son generalmente necesarios para la organizacin de cualquier acto, recepcin o ceremonia.

En la primera columna se consignan todos los elementos, actos y personas referidas en el prrafo anterior. En la segunda, se asienta el nombre del asistente operativo que se har responsable de cada uno de los pasos organizativos. En la tercera, se deja asentado si la tarea fue derivada a personal auxiliar o contratada a terceros, y en caso afirmativo, el nombre de la persona o empresa que se har cargo del servicio, y en lo posible con sus direcciones y telfonos. En la cuarta, se consignar si la tarea fue concluda en la etapa organizativa. En la quinta, se asentar la verificacin por parte del funcionario de Ceremonial de cada uno de los elementos que fueron consignados como realizados o concludos por los asistentes operativos. No debemos olvidar que el responsable de la organizacin general del acto, recepcin o ceremonia, ante los invitados y el cuerpo directivo de la institucin o reparticin, es el funcionario de Ceremonial, por lo que la verificacin o chequeo final en forma personal se impone como una obligacin ineludible de su funcin.VII.ORADORES.

El ejecutivo o funcionamiento de Ceremonial debe conocer, o procurar que un asistente operativo responsable visite y conozca, a cada uno de los oradores que habrn de conferenciar o pronunciar un discurso en el acto que se organiza. Ello tiene por objeto : a) Instruir al orador acerca de la finalidad del acto , recepcin o ceremonia. b) Instrurse acerca de las ideas del orador y del tema de la conferencia o disertacin, para verificar que las mismas coincidan con la finalidad del acto o ceremonia, y que no ofendan la idiosincracia de ninguno de los invitados. c) Instruir al orador acerca del tiempo con que contar para pronunciar su conferencia o discurso. d) Solicitarle una copia de su curriculum vitae, o al menos, una breve descripcin de su desempeo acadmico y profesional, a los efectos de su correcta presentacin al auditorio. Sobre el tema de los oradores debemos realizar algunas consideraciones. En primer lugar, debemos procurar que el discurso no dure ms de diez minutos. Los estudiosos de la comunicacin oral aconsejan que ningn discurso exeda dicha duracin, con el objeto de no fatigar al auditorio. El organizador debe tener en cuenta aqu que la duracin de los discursos debe regularse en base a la cantidad de oradores que habrn de hacer uso de la palabra. Lo mismo habr de tenerse en cuenta cuando en un mismo acto acadmico deba pronunciarse ms de una conferencia. Aqu tambin los estudiosos de la comunicacin oral y la didctica coinciden en afirmar que ningn orador o catedrtico consigne captar la atencin de su auditorio por ms de 45 minutos. Piense el lector que 45 minutos es la duracin establecida comnmente para la hora ctedra. Otro de los temas que debemos tratar aqu es el del curriculum vitae del orador. El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que los intelectuales y acadmicos son muy celosos de su curriculum, conseguido con mucha dedicacin y esfuerzo, y muchas veces jalonado con numerosas menciones honorficas internacionales. En los casos en que debe presentarse a intelectuales o acadmicos a un auditorio, el encargado del Ceremonial habr de instruir al asistente operativo encargado de confeccionar las presentaciones, que trate de respetar lo ms fielmente posible la relacin curricular de los oradores; aunque cuidando que lectura de dichos antecedentes no sea demasiado larga y tediosa para el pblico. En los casos en que el encargado del Ceremonial observe disparidad entre el curriculum de un orador y otro, deber optar por llevar todas las relaciones curriculares a la expresin o medida de la menor. Esto quiere decir, que los oradores debern ser presentados dicindose por ejemplo: que son tal cosa, que pertenecen a numerosas instituciones nacionales y extranjeras, que son autores de numerosos trabajos, etc. ; sin hacerse la mencin pormenorizada de tales cargos, instituciones, escritos, libros, etc. Ello es as, para no herir la susceptibilidad del orador cuyo curriculum es inferior, y dejndolo en evidencia frente al auditorio y a los dems oradores. Si por el contrario, deben presentarse personajes pblicos sin curriculum vitae o con un curriculum nfimo, el funcionario de Ceremonial debe optar por presentar a los oradores haciendo tan slo la mencin de su nombre y cargo. En la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto debe consignarse tambin el telfono de los oradores y el nombre de sus secretarias, con el objeto de comunicar cualquier cambio en el programa de la manifestacin que organiza o modificaciones de ltimo momento en los trminos pactados. Dentro de este rubro colocamos todos aquellos elementos que son necesarios para adaptar el recinto elegido para el acto o recepcin, cuando este ltimo carece naturalmente de aquellos. Consideramos instalaciones especiales, por ejemplo, a las tarimas, estrados, amplificacin, microfona, iluminacin complementaria, etc.a) ESTRADOS Y TARIMAS. Respecto de los estrados y tarimas diremos que si el acto no se lleva a cabo en un auditorio pero incluye la celebracin de una conferencia, la pronunciacin de discursos, la entrega de premios o algn nmero de carcter artstico, debe preverse un estrado o entarimado de por lo menos unos 20 o 30 centmetros de altura como mnimo, ya que con ello se logra reforzar la atencin del auditorio en el foco del acto y permite que todos puedan seguirlo con abstraccin de la altura corporal de la persona que se encuentra en la primera fila. En todos los casos, el entarimado o estrado debe estar alfombrado o cubierto por algn revestimiento. Ello no slo obedece a una razn esttica, sino que adems coaduva a elevar la jerarqua del foco de atencin y a disimular la vejez, suciedad o roturas de la madera. Asimismo, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso muletn o molleton de pao o terciopelo, con el objeto de evitarle al auditorio la antiesttica visin de los pies de los conferenciantes; los cuales, humenos al fin, suelen quitarse el calzado y hasta jugar con l de una manera escandalosa. b) MICROFONIA: Respecto de la Microfona, diremos que el funcionario de Ceremonial debe prever al menos dos micrfonos por estrado. Esto es as, ya que debe evitarse aquello tan comn en muchos de los estrados que nos h tocado ver, y que consiste en la existencia de un solo micrfono para cuatro, cinco, seis o ms conferenciantes, con la consiguiente molestia para estos ltimos, que deben pasarse contnuamente el micrfono, tratando de que el cable del mismo no tire las copas, tarjetas, anteojos y lapiceras, o que no se enganche en el arreglo floral que suele ornamentar el centro de la mesa. En consecuencia, aconsejamos la utilizacin de al menos dos micrfonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado, y el otro vaya al centro desde la izquierda. Por la misma razn, cuando el acto incluye preguntas de los asistentes, nuestra experiencia nos aconseja prever al menos dos micrfonos ambulantes por auditorio, uno que deber correr de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Con ello se evitan las tpicas molestias que acarrean los cables de los micrfonos pasando sobre las cabezas o enroscndose en el cuello de los asistentes. De hecho, si el auditorio cuenta adems con un pasillo central, lo ideal es que sean utilizados cuatro micrfonos, es decir, dos para cada ala: de izquierda, derecha y centro a medio de la sillera. Por ltimo, diremos que, si el presupuesto lo permite o si ste slo alcanza para dos micrfonos ambulantes, debe tenderse a utilizar instalaciones microfnicas inalmbricas. c) ILUMINACION: En cuanto a la iluminacin del mbito del acto, diremos que debe procurarse que este ltimo se encuentre perfectamente alumbrado, sin zonas de oscuridad o penumbra. Ello facilita, no slo la visin del acto por el pblico, sino adems el trabajo de camargrafos y reporteros grficos, que no debern conectar sus equipos complementarios, evitndose as la consiguiente molestia para el pblico, la conexin de cableados extras, y la sobrecarga de la instalacin elctrica que ha llegado a provocar algunos apagones en ms de una recepcin o conferencia De todos modos, habr de tenerse en cuenta que, si bien el mbito del acto debe hallarse perfectamente iluminado, el organizador debe procurar que las luces no se encuentren dirigidas a los asistentes o a los conferenciantes en forma directa, al estilo de los reflectores teatrales. El funcionario de Ceremonial debe reparar muy especialmente respecto de este asunto, ya que la exposicin prolongada de los ojos a la luz directa, acarrea una sensacin de ceguera, dolor de cabeza y nuseas, que terminan generalmente por perturbar el carcter tanto de los oradores como del pblico, con el consiguiente peligro para el xito final del acto. Asimismo, deber preverse un equipo generador de emergencia en caso de que se corte la electricidad, o que la ceremonia organizada sea victima de un boicot o de un atentado. Este equipo generador de emergencia, no slo permite continuar con el acto si es preciso, sino que adems facilita el retiro de los invitados del recinto en caso de alguna eventualidad que requiera su urgente evacuacn.d) AMPLIFICACION: Otro de los aspectos que debe prever el funcionario de Ceremonial, es el correcto funcionamiento de los equipos de amplificacin de sonido. Lo ideal es que previo a iniciarse el acto, el funcionario de Ceremonial o uno de sus auxiliares, se asegure en forma personal de la emisin del sonido proveniente de los micrfonos o de los equipos de reproduccin musical. De esta manera, se evita el tan difundido 1, 2, 3 ; probando que suele decirse al momento de iniciarse muchas ceremonias, y que no slo provoca la hilaridad de los asistentes, sino que adems denota una manifiesta imprevisin por parte de los organizadores. e) PODIOS: El Podio es una instalacin especial de uso comn en grandes banquetes, seminarios, actos acadmicos y polticos, discursos, etc. El funcionario de Ceremonial deber elegir el modelo de podio, de acuerdo al tipo de acto que organiza, a su programa y a la jerarqua de los personajes que habrn de utilizarlo. Bsicamente hay tres tipos de podios: 1) Independiente; 2) Incorporado; 3) Mvil.1)PodioIndependiente. Este es el tipo de podio ms difundido. Se coloca, como ya hemos dicho cuando estudiamos los auditoros, a la derecha del estrado o de la mesa presidencial del acto, recepcin o ceremonia. Puede colocarse al ras del piso o bien sobreelevarlo algunos centmetros sobre una tarima.Por cuanto el podio tiene la funcin de apoyo del conferenciante, habr de tenerse en cuenta que sea lo suficientemente ancho como para que aqul no slo pueda ubicar las pginas del discurso, sino adems un vaso de agua, o un par de anteojos.No debe colocarse jams el podio del orador detrs de la mesa principal de un acto o comida, como tan comnmente sucede en nuestro medio. Esta disposicin del podio provoca que los comensales o invitados de la mesa principal den permanentemente la espalda al disertante.2)PodioIncorporado. Este tipo de podio es muy corriente en los grandes banquetes empresarios que se celebran en los Estados Unidos de Norteamrica.Se trata de un podio fijo que se coloca en el centro mtrico de la mesa principal. En este tipo de mesa, el anfitrin se coloca a la derecha del podio, dndole a su vez la derecha a su primer invitado de honor ( I1 ). De haber un segundo invitado de honor( I2 ), ste toma asiento a la izquierda del podio. El podio fijo tiene un inconveniente: si bien presenta ciertas ventajas en aquellos actos que requieren intervenciones sucesivas de los asistentes con mnimos desplazamientos de estos ltimos; sin embargo establecen una especie de gran muralla que divide en dos la mesa presidencial, e impide el contacto entre las autoridades que se encuentran a uno y a otro lado de la mesa.Un tipo especial de podio incorporado es el que podemos observar en algunos parlamentos extranjeros, y sobre todo en el gran saln de la Asamblea General de la Organizacin de las Naciones Unidas, en Nueva York Es el tipo de podio que se encuentra en el centro mtrico del estrado presidencial, pero en un nivel inferior al que se encuentra el sitio del presidente. De esta manera, el presidente de la reunin no slo ve lo que ocurre en el auditorio, sino que adems puede controlar la conducta y los tiempos en la intervencin de los oradores. 3)PodioMvil. Este tipo de podio se utiliza cuando la jerarqua de los invitados es tal, que no puede exigrseles que se desplacen hasta un podio fijo.Es el caso de los monarcas, a quienes se les alcanza el micrfono donde se encuentren sentados.

Tambin se utiliza cuando se reunen a comer en una recepcin de gala varios jefes de estado, y a los postres todos deben pronunciar discursos. De esta manera, no se hace desplazar a los comensales, sino que lo que va trasladndose es el podio, de un jefe de estado al otro.VIII. TARJETEO.Acerca de la confeccin, texto y concepcin grfica de la tarjeta de ubicacin, habremos de referirnos ms adelante, en el captulo correspondiente a la Cominucacin Ejecutiva y Protocolar .En ste, en cambio, hemos de formular algunas reglas de carcter tcnico referentes al modo de colocar y controlar las tarjetas de ubicacin de una mesa, palco o estrado; y a la forma ms eficaz de disimular una ausencia en una sillera tarjeteada.

En primer, lugar diremos que el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que, la organizacin de todo acto protocolar, conlleva inevitablemente el tarjeteo del estrado y de todos los sitios del auditorio que deben ser ocupados por aquellos asistentes que han sido especialmente invitados. Nuestra experiencia nos dice que jams debe librarse la ocupacin de los asientos al azar, a la buena educacin o al sentido comn de los asistentes. De no tarjetear, habrn de producirse desagradables incidentes entre funcionarios por disputas protocolares, o entre los invitados comunes por la posesin de una mejor ubicacin. Por ello, el funcionario de Ceremonial no slo debe prever la confeccin y colocacin de tarjetas, sino adems su permanente control una vez que aqullas han sido ubicadas en su sitio. Esto se aconseja por cuanto no resulta extrao que alguno de los comensales o invitados cambie de lugar su tarjeta para conseguir una mejor ubicacin. El tarjeteo de estrados, mesas y auditorios conlleva la necesaria disposicin de asistentes operativos o auxiliares dentro del mbito en el que se desarrolle el acto, recepcin o ceremonia. Cada uno de dichos asistentes deber tener en su poder una copia del plano general del dispositivo de ubicacin de los invitados, con el objeto de que puedan acompaar a estos ltimos hasta su sitio, o bien, orientarlos si han olvidado o no se encuentran seguros del nmero de su asiento, o del rea donde este ltimo se localiza. Por el mismo motivo, el funcionario de Ceremonial debe destacar un asistente operativo en el estrado o mesa principal del recinto, el cual habr de encargarse, en forma exclusiva, de acompaar a las autoridades presidenciales del acto hasta el estrado. Este asistente ser tambin el encargado de ubicar a dichas autoridades de manera indubitable, y de asistirlas y complacerlas ante cualquier tipo de requerimiento especial. En todos los casos, el asistente protocolar de estrado debe ser un agente operativo de cortesa y cultura sobresalientes, y que debe dominar uno o ms idiomas extranjeros. Tales requisitos son necesarios, ya que aqul debe estar en contacto permanente con personalidades y altas autoridades nacionales y extranjeras; y por lo tanto, debe encargarse dicha misin a la persona ms afable, servicial y cultivada que forme parte del equipo protocolar de la reparticin o institucin anfitriona. Otro de los temas referentes al tarjeteo que debemos mencionar, es el modo en que debe solucionarse y disimularse la ausencia imprevista de un funcionario que deba tomar asiento en un estrado. De acuerdo a las rgidas normas del Protocolo clsico, ante la ausencia de un invitado en un estrado, deben retirarse todas las tarjetas, quitar la tarjeta y la silla del ausente, y volver a retarjetear la totalidad de los asientos, de acuerdo a las reglas de derecha y proximidad. Sin embargo, nuestra experiencia nos dice que este sistema puede utilizarse siempre y cuando tengamos aviso de la inasistencia del funcionario con cierto tiempo de anticipacin. De lo contrario, si el funcionario confirm previamente su asistencia y a ltimo momento avisa que no puede llegar al acto que se organiza, el retarjeteo debe realizarse a la vista del pblico que ya ha comenzado a ocupar sus asientos. Retarjetear a la vista del pblico ya sentado, no slo denota la imprevisin de los organizadores, sino que los asistentes pueden pensar que aquel alto funcionario ausente ha quitado su respaldo a la reparticin organizadora o a su titular; o bien que el acto no es tan importante como para merecer su presencia. Qu hacer entonces ?. Nuestra experiencia profesional nos dice que debemos tarjetear el estrado de la forma clsica ( Derecha y Proximidad ) ; pero que ante la ausencia imprevista de un funcionario, debemos quitar la tarjeta de ste, y correr luego toda el ala de tarjetas un lugar, hasta cubrir el sitio del ausente. Es decir, que si tenemos tarjeteado un estrado de la siguiente forma: 5 3 1 A 2 4 6------------------------ x -----------------------

cm cm: centro mtrico y el funcionario nro. 1 avisa que no puede llegar al acto, debemos sacar su tarjeta y correr las restantes de tal modo y con tal rapidez, que el pblico no alcance a notar la ausencia de aqul. Por ejemplo: 5 3 A 2 4 6 ---------------------- x --------------------- cm cm: centro mtrico Como vemos, el Anfitrin ( A ) se ha desplazado, pero recibe la derecha del invitado nro. 2, con el que comparte el centro mtrico. De este modo, el Anfitrin conserva su derecha, comparte por cortesa y por emergencia el centro mtrico con su primer subalterno; y adems se logra una disposicin armnica de todas las personalidades del estrado.IX. SEGURIDAD.

La Seguridad es uno de los ingredientes ms importantes de un acto protocolar; sobre todo, de aqullos que se organizan en el mbito oficial. En efecto, el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que siempre que organice un acto, recepcin o ceremonia, a los que deban concurrir autoridades pblicas nacionales o extranjeras, debe ofrecer a sus invitados las mximas garantas de seguridad. Para ello debe contar con el auxilio de efectivos de seguridad, que pueden ser tanto de la Polica de su zona, como de empresa privada o de la propia reparticin. Por lo general, cualquier acto al que asisten altas autoridades nacionales, recibe proteccin de la seccional o destacamento policial de la zona en la que aqul tenga lugar. Por ello, el funcionario de Ceremonial debe incluir este tema en su Lista de Chequeo, por cuanto debe comunicar a la autoridad policial el motivo, el lugar, la fecha y el horario del acto que se organiza. No obstante, cuando los invitados al acto revisten una jerarqua menor, y su presencia no justifica el desplazamiento de efectivos policiales, el funcionario de Ceremonial debe contratar los servicios de una empresa privada de seguridad; ya que, pese a no pertenecer al mbito oficial, los asistentes - grandes empresarios, por ejemplo - no pueden quedar expuestos a atentados, asaltos, secuestros o sus automviles o enseres personales a su sustraccin o deterioro. Ahora bien, sea oficial o privada, la seguridad especialmente requerida para el acontecimiento debe ser puesta en contacto con el personal de seguridad permanente de la reparticin si lo hay -, o bien, con el mayordomo del edificio, con el objeto de estudiar todas las entradas, salidas y caminos que permitan el control absoluto del mbito del acto, y la ms rpida evacuacin del recinto en caso de producirse alguna emergencia. De todo ello, el funcionario de Ceremonial debe estar al corriente, y por lo tanto, debe exigir ser impuesto del plan general de seguridad y evacuacin. De este modo, l podr instruir a sus asistentes operativos y auxiliares acerca de los procedimientos que prevee dicho plan para los casos de emergencia. Desde el punto de vista protocolar, los lugares que deben ser obligatoriamente cubiertos por personal de seguridad son los siguientes: el recinto del acto, el guardarropas y el estacionamiento.X. VEHICULOS.

Otros de los tems que debe consignar el funcionario de Ceremonial en su Lista de Chequeo y Seguimiento es el referido al estacionamiento, cuidado y desplazamiento de los vehculos con que llegan y se retiran los invitados al acto, recepcin o ceremonia.Como regla general diremos que el organizador debe asegurar el establecimiento vehicular para la totalidad de los automviles de los funcionarios y personalidades de primer nivel que hayan sido invitados.La mejor forma de lograrlo, es organizando dicho estacionamiento de la siguiente forma:1) Al igual que se disponen asientos para los funcionarios y personalidades, debe reservarse un lugar en el estacionamiento para todos los automviles de cada uno de ellos.La reserva se realiza mediante la asignacin de un sitio para el automvil, el que habr de ser visiblemente demarcado.El estacionamiento puede ser dispuesto, sobre la explanada de acceso, dentro del parking de la reparticin, en espacios reservados de la va pblica, o en estacionamientos o garages privados cercanos especialmente contratados para la ocasin.El sitio de cada vehculo se seala con nmeros o letras, y debe ser asignado de acuerdo a la jerarqua de su propietario; tenindose siempre en cuenta que los lugares ms cercanos a la entrada y salida del garage, deben ser asignados a los invitados de rango protocolar mayor.Esto debe hacerse de ese modo, por cuanto el funcionario de mayor jerarqua no puede permanecer en la puerta del edificio donde acaba de asistir a un acto, a merced de cualquier eventualidad, mientras espera su vehculo que se encuentra encajonado entre los automviles de los invitados que llegaron retrasados a la ceremonia.2) El dispositivo de ubicacin de automviles debe ser puesto en conocimiento de los asistentes. Para ello, puede remitirse al funcionario invitado un tarjetn en el que se encuentre graficada la ubicacin del estacionamiento, sus accesos ( uno directo y otro alternativo ), su entrada, su salida y el lugar que ha sido asignado a su automvil.Asimismo, debe remitirse un tarjetn en el que se encuentre visiblemente impreso el nmero o letra de ubicacin, con el objeto de ser colocado en el parabrisas delantero y facilitar, por ejemplo, el rpido armado de cortejos o desplazamientos de los vehculos, de acuerdo al rango protocolar de sus ocupantes.Si por falta de garage propio o cercano, el establecimiento debe llevarse a cabo en la va pblica, deben gestionarse y remitirse a los invitados los correspondientes permisos de libre trnsito y estacionamiento.3) El garage o zona de establecimiento de los invitados debe hallarse necesariamente bajo custodia policial, sea sta privada u oficial, con el objeto de evitar la sustraccin o deterioro de los vehculos.4) Asimismo, tanto la explanada como el garage o zona de estacionamiento, deben contar con personal auxiliar de playa. Las tareas de dicho personal consisten en llevar y traer los automviles hacia o desde su lugar de estacionamiento, sobre todo en aquellos casos en que los invitados arriban conduciendo.5) El desplazamiento de los automviles de los invitados, tanto dentro del garage como frente al edificio anfitrin, debe realizarse de manera veloz, y por lo tanto, sus vas de entrada, salida y circulacin deben hallarse en todo momento libres de obstculos y embotellamientos.6) De ser posible, no debe preverse uno sino varios garages o zonas de estacionamiento. Dicha multiplicidad permite dividir la lista de los invitados, formar grupos por identidad jerrquica, y luego asignar cada rango protocolar a un garage distinto.7) El funcionario de Ceremonial debe procurar que el personal auxiliar de garage, de la explanada, de la puerta de acceso a la reparticin y del recinto del acto, se encuentren en permanente comunicacin ( p. Ej. con transmisores ).Por intermedio de sus aparatos de intercomunicacin, el personal auxiliar de playa comunica a los asistentes operativos que se encuentran dentro del edificio, el momento en que arriban las principales autoridades del acto, permitindole al funcionario de Ceremonial acudir al encuentro de las mismas en forma personal.De todos modos, por ms sincronizado, complejo o sostificado que sea el dispositivo de estacionamiento, siempre ser mejor restringir a su mnima expresin la cantidad de vehculos que deben ir hacia la puerta de la reparticin en busca de sus pasajeros; reservndose tal beneficio slo para los funcionarios de mayor jerarqua.Los restantes invitados deben desplazarse hacia los garages correspondientes, o bien, aborda sus automviles en puntos de desconcetracin alternativos.8) El tema del estacionamiento requiere un minucioso estudio previo por parte del funcionario de Ceremonial, su equipo y los funcionarios de seguridad involucrados; sobre todo, cuando se organizan concurrencias oficiales de varios centenares de invitados. En estos casos, ms que en ningn ptro, deben preverse itinerarios de arribo y partida generales y alternativos, horarios escalonados de llegada de los automviles, y contratacin de microbuses que lleven y traigan a los invitados hacia y desde las zonas de estacionamiento.9)Por ltimo, diremos que en la organizacin del estacionamiento, el funcionario de Ceremonial debe trabajar en estrecha colaboracin con los agentes de seguridad y con las autoridades municipales de trnsito; ya que sin el concurso armnico y permanente de estas ltimas, resulta imposible estacionar y movilizar centenares de vehculos que convergen hacia ( o parten desde ) un mismo punto y al mismo tiempo.XI.ASEO.

En lo personal, creemos que la limpieza es una de las expresiones ms exquisitas de la cortesa; y por lo tanto, uno de los requisitos indispensables de todo acto protocolar. De all, que nosotros consideramos el aseo de los mbitos protocolares, como una responsabilidad ineludible del funcionario de Ceremonial. No pocos colegas consideran que ocuparse de la limpieza del mbito y servicios de una ceremonia es una actividad menor; y en consecuencia, la derivan al mayordomo de la reparticin o se confan en los servicio habituales de maestranza. Por el contrario, entendemos que el funcionario de Ceremonial debe supervisar en forma personal o delegada la limpieza de todos los recintos y elementos que habrn de ser utilizados en el acto, recepcin o ceremonia que se organiza. En ms de una oportunidad, una recepcin se ha visto malograda por falta de aseo. En lo personal, ha ocurrido que hemos sido invitados a ceremonias de muy alto nivel protocolar, ornamental y gastronmico, pero los baos y pasillos cercanos al saln en las que aqullas tenan lugar, se encontraban en un estado de abandono y suciedad francamente lamentables. De nada sirve, pues, que el recinto del acto se encuentre impecable, si los baos estn inundados, las escaleras de honor no estn enceradas o las alfombras de los pasillos de acceso se encuentran sembradas de colillas de cigarrilos. De tanta suciedad, no hay sino un solo responsable: el funcionario de Ceremonial. Respecto de los baos, diremos que, no slo deben estar limpios, con todos sus servicios en perfecto estado de funcionamiento. Adems, deben contar con aquellos elementos de tocador, de costura y de lustrado que puedan llegar a necesitar los invitados ante cualquier contingencia. En efecto, en el bao de hombres debe destacarse un seor y en el de mujeres una seora, quienes, en una mesa y prolijamente dispuestos, habrn de tener todos y cada uno de aquellos elementos: analgsicos, antidiarreicos, algodn, gasa hidrfila, papel higinico, jabones, toallas, talco, quitamanchas, agujas, hilo de varios colores, pomada para zapatos, cepillos, peines, y un largo etctera.XII.ASCENSORES.

Cuando el recinto en el que debe llevarse a cabo una ceremonia se encuentra en uno de los pisos superiores de la reparticin, el funcionario de Ceremonial debe prever que uno de los ascensores sea destinado exclusivamente al ascenso y descenso de las principales personalidades invitadas.

La necesidad de reservar un ascensor es fundamental en dos premisas protocolares bsicas:1) Las principales autoridades no deben aguardar el ascensor en la fila comn de los asistentes, por cuanto no pueden ser expuestas al asedio de sus admiradores, ni a las agresiones de sus detractores.2) En segundo lugar, tampoco deben ser invitadas a colarse por el funcionario de Ceremonial, ya que ello las expone a los agravios de quienes van a abordar el ascensor mansamente enfilados.Del mismo modo, el funcionario de Ceremonial debe procurar que una vez que las principales autoridades se encuentren en el piso del saln de actos, el ascensor permanezca en este ltimo. Ello obedece a dos razones, una de orden prctico y otra de seguridad.La razn de orden prctico es que el ascensor debe encontrarse preparado por si alguna de las personalidades presidenciales debe abandonar intempestivamente la ceremonia.La de seguridad radica en que, de producirse algn motivo de alarma, el ascensor debe hallarse listo para permitir el urgente descenso de las autoridades.XIII. ORNAMENTACION.

Dentro de este rubro, colocamos todos aquellos elementos que son necesarios para adornar o decorar el recinto en que va a desarrollarse cualquier manifestacin protocolar; como asimismo, todos aquellos elementos que pueden utilizarse para atraer la atencin de un auditorio hacia el rea presidencial de un acto, recepcin o ceremonia.Por lo general, los principales elementos de ornamentacin protocolar son los siguientes: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte.a)ARREGLOS FLORALES:El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que en el mbito protocolar los arreglos florales deben ser sencillos y moderados, y sobre todo armnicos; es decir, que no sean tan pequeos que parezcan salpicaduras de colores, ni tan grandes que confieran al recinto el aspecto de un funeral de ministro. Debe pensarse, como antes lo decamos de las luces, en que el exceso de flores - por su aroma y por su polen - suele acarrear a los invitados alrgicos no pocos trastornos; y que ello acaba por malograr toda la brillantez protocolar pretendida por los organizadores. Lo ideal es que se recurra a los arreglos florales con extremada moderacin, y slo en aquellos casos en que, por la opacidad del recinto, se hagan absolutamente necesarios. De todos modos, sean de la medida y en la cantidad que sean, debe procurarse que tales arreglos sean confeccionados con flores absolutamente inodoras, o al menos- tratadas qumicamente para neutralizar su perfume. Otra de las premisas que debe tenerse en cuenta es que los arreglos deben ser naturales, evitndose la utilizacin de flores artificiales. Sobre el particular hemos de destacar que la utilizacin de flores artificiales, tanto de plstico como papel o similar, se encuntra especialmente vedada, no slo por las reglas organizativas del Protocolo oficial, sino adems, por los principios ms elementales del buen tono social. Tampoco deben utilizarse flores teidas de una tonalidad original, y menos an de los colores nacionales del pas del que proviene nuestro invitado de honor. Debemos tener en cuenta que las flores teidas no slo adquieren un sospechoso aspecto de artificialidad, sino que adems, por haber sido intoxicadas, duran mucho menos que las flores conservadas en su estado natural. Por ltimo, diremos que en ningn caso debe recurrirse a la ornamentacin con guas, cataratas o guirnaldas de flores; ya que ello no slo no es correcto desde el punto de vista protocolar, sino que adems denota en el organizador ena excentricidad y una cursilera francamente lamentables.

b)CENTROS DE MESA:Sobre las caractersticas de los centros florales en las recepciones, habremos de tratar ms adelante, cuando estudiemos el servicio y el arreglo de las mesas protocolares.En este punto, en cambio, diremos algunas palabras acerca de los centros florales de los estrados y las mesas de trabajo. En primer lugar diremos que, como regla general, no es protocolarmente correcto colocar centros florales sobre los estrados, las mesas de trabajo y los escritorios de juramentos o firma de documentos. En estos casos, debe ornamentarse con elementos ms acordes con la ocasin y que son adorno habitual de los escritorios. Alguno de los elementos a los que puede recurrirse son : los tinteros antiguos, los pequeos bustos, las escribanas completas en plata o bronce y otros objetos similares. Los estrados, las mesas de trabajo y los escritorios de juramento o firma, no deben ser decorados con candelabros. Recordamos aqu que en caso de tratarse de estrados, la mesa presidencial del mismo debe ser recubierta por un pao o tela similar, con el objeto de ocultar las piernas y los pies de los disertantes. Por ltimo, y aunque nosotros en particular no lo aconsejamos, pueden colocarse sobre tales mesas o estrados las banderas representativas de cada firmante o disertante en tamao de escritorio. Decimos que no somos partidarios de ellas, pues no slo consideramos que privan a las mesas y estrados de trabajo de toda elegancia; sino que adems, adscribimos a la teora que prohbe ornamentar con smbolos nacionales de cualquier tipo. Sin embargo, no podemos dejar de reconocer que el uso de las banderas de escritorio es bastante comn en congresos, reuniones, simposios o encuentros de carcter internacional. En estos casos, y haciendo abstraccin de su contextura simbolgica, tales banderitas resultan de cierta utilidad, ya que permiten identificar la ubicacin de las diferentes delegaciones en un estrado o conjunto de mesas.

c)ARBOLES Y PLANTAS ORNAMENTALES:Los rboles y plantas resultan de gran utilidad para la ornamnetacin de cualquier tipo de acto, recepcin o ceremonia de carcter protocolar. En efecto, algn detalle de decoracin verde permite aminorar la adultez de la que comnmente adolecen los salones auditorios de las reparticiones pblicas. Al igual que los arreglos y centros florales, tambin los rboles y plantas ornamentales deben ser armnicamente concebidos son sencillez y moderacin. En lo posible, estos arreglos deben ser naturales; aunque hoy en da pueden adquirirse o alquilarse excelentes conjuntos ornamentales de vegetacin artificial. Sean naturales o artificiales, debe tenerse en cuenta que los arreglos vegetales ornamentales para uso protocolar, deben ser muy sencillos y moderados, de proporciones armnicas, y ubicados en aquellos lugares del mbito en los que no entorpezcan el paso o asientos de los invitados. Tambin pueden ser ubicados enmarcando el estrado presidencial o jalonando los peldaos de una escalera de honor. En todos los casos, se desaconsejan especficamente las cataratas vegetales que suelen pender algunas veces de las galeras superiores de algunos salones de fiesta, como as tambin las plantas colgantes de cualquier tipo; ya que, tal como suele decir un colega nuestro, dichos arreglos confieren a los recintos protocolares el aspecto de un invernadero tropical alergnicos y chabacano.

d)ALFOMBRAS:Como primera regla general, diremos que existen tres maneras de ornamentar con alfombras un acto protocolar.1) Disposicin de camino exterior ( o perpendicular ) : En este caso, la alfombra se coloca desde el punto de desembarco del avin o descenso del automvil hasta la puerta de la aeroestacin o de la reparticin.2) Disposicin de camino interior: En este otro caso, la alfombra se coloca desde la puerta de la reparticin hasta la entrada del saln donde se realice el acto, recepcin o ceremonia.3) Disposicin de fachada o estrado: En este ltimo caso, la alfombra se coloca: 3.1.) En disposicin paralela a la fachada del edificio de la reparticin, con el objeto de que sobre ella esperen las autoridades para entrar todas juntas a la ceremonia o bien, 3.2.) Cubriendo toda la superficie de un estrado, palco o tarima, con el objeto de que sobre ella sean dispuestos los asientos de las autoridades presidenciales del acto. Como segunda regla general, diremos que las alfombras protocolares deben ser perfectamente de color rojo, ya que este ltimo ha sido siempre representativo de la autoridad. En efecto, ya los antiguos emperadores romanos solan cubrirse con mantos teidos de color prpura, sustancia sta que se obtena costosamente de un rarsimo molusco bivalvo del Mar Rojo. Desde entonces, el prpura primero, y el rojo despus, fueron los colores caractersticos de los mantos y tocados de emperadores, reyes y cardenales. Recordemos aqu a la llamada prpura cardenalcia . De todos modos, el alfombrado protocolar debe reservarse para aquellas manifestaciones ceremoniales a las que asistan nicamente el Presidente de la Nacin o los Gobernadores de provincia. Debe tenerse en cuenta que el camino alfombrado tena por objeto que el monarca no pisara el suelo, tal como lo hacan los simples sbditos. De all, que carece de todo objeto protocolar el alfombrar caminos o recintos de reparticiones menores en las que presiden sus titulares, funcionarios de jerarqua sumamente lejana a la de la jefatura del estado.

e)TAPICES:Los tapices son los elementos ornamentales por excelencia de todo acto protocolar del ms alto nivel; ya que confiere a la decoracin una terminacin de gran elegancia y sobriedad.Suelen ser utilizados de dos maneras: 1) Colgados sobre el centro mtrico de la pares principal del saln, detrs de las autoridades presidenciales del acto.2)Colgados de la varanda del balcn desde donde ha de presidir una manifestacin protocolar el Presidente de la Nacin o el gobernador de una Provincia. Este uso, todava poco comn en nuestro pas, ya ha sido practicamente adoptado por casi todos los pases europeos, tanto republicanos como monrquicos. En ambos casos, los tapices pueden representar un motivo artstico o bien el escudo nacional del pas anfitrin o cualquier otro diseo herldico. Este ltimo tipo de tapiz el que comnmente se conoce como tapiz repostero .

f)PIEZAS DE ARTE:Tambin las piezas de arte pueden ser utilizadas para ornamentar el recinto de una ceremonia protocolar. Como regla general, diremos que deben ser de tamao moderado y de motivos que no resulten ofensivos al auditorio, o lesivos a la jerarqua o solemnidad del acto. Las piezas de arte resultan de gran utilidad para realzar la presidencia de una ceremonia. Por ejemplo, el sitio de la autoridad presidencial puede ser dispuesto entre dos columnas, dos estatuas, dos nforas, o debajo de un gran leo o de un busto alegrico.

XIV. SANIDAD. Otro de los aspectos organizativos que no debe descuidar jams el funcionario de Ceremonial, es la cobertura sanitaria del acto, recepcin o ceremonia que organiza.

El hacinamiento, el cansancio, las esperas y las tensiones que conlleva toda manifestacin protocolar, suelen acarrear a algunos asistentes una serie de malestares tpicos de las concurrencias pblicas, destacndose entre ellos las lipotimias y los ahoguos, por ser los ms comunes.En consecuencia, todo acto protocolar debe contar con la presencia de un mdico, cuya funcin ser la de asistir cualquier percance de salud que pueda sufrir alguno de los invitados o de las autoridades presidenciales. Algunos colegas suelen sostener que para ellos resulta suficiente contar con la presencia de una enfermera, ya que stas poseen todos los conocimientos profesionales para encarar una rpida asistencia de primeros auxilios.Por el contrario, nosotros somos partidarios de la contratacin de un mdico, ya que hay malestares que pueden ir ms all de una lipotimia o de un ahoguo, y por lo tanto, la primera atencin mdica de aqullos puede exceder los conocimientos de una enfermera.Pensemos que, si cualquier fallecimiento o infarto, por ejemplo, es lamentable; el fallecimiento o infarto de un alto funcionario nacional resulta - adems de lamentable - polticamente comprometedor.El ejecutivo o funcionario de Ceremonial - nico responsable de la organizacin general de un acto - no puede ser culpable de la falta de atencin mdica de uno de tales personajes. No existe otra manera de eludir dicha responsabilidad que no sea contando en el mbito de la ceremonia con la presencia permanente de un mdico; ya que ser este ltimo quien - llegado el momento - habr de hacerse profesionalmente responsable de la asistencia, traslado o defuncin del funcionario.Asimismo, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe contar en su poder con una nmina de direcciones y telfonos de los hospitales ms cercanos y de los centros de urgencia especializados ( quemados, intoxicaciones, etc. ). En dicho listado, no deben faltar tampoco los nmeros telefnicos de empresas de ambulancias que cuenten con unidades coronarias y con unidades de asistencia intensiva compleja.Por ltimo, tal como ya lo hemos dicho al referirnos al equipamiento de los baos, el funcionario de Ceremonial debe procurarse todos aquellos medicamentos de venta libre y de uso corriente para el tratamiento de malestares y accidentes menores, tales como analgsicos, antidiarreicos, gasas hidrfila, etc.XV.INCENDIOSYEXPLOSIVOS. Una de las primeras actitudes que debe adoptar el funcionario de Ceremonial ni bien se hace cargo de sus funciones, es la de recorrer personalmente la reparticn con el objeto de estudiar todas las vas de entrada, salida y evacuacin de su edificio.

Tal recorrida tiene por objeto el trazar los distintos tipos de itenerarios que deben ser previstos en todo acto protocolar para llevar a cabo la evacuacin inmediata de su mbito ante cualquier principio de incendio o ante la amenaza de detonacin de un artefacto explosivo.Para tener controlado este tipo de contingencias, es preciso afectar a la realizacin del acto no una, sino varias entradas , destinando cada una de ellas a un espectro jerrquico en particular.Por ejemplo, el funcionario de Ceremonial puede dividir la lista de invitados en segmentos de cantidades iguales de personas. Luego asignar a cada uno de dichos segmentos una letra en particular; de manera tal que la personas del segmento A evacen el saln por la puerta A, los del B por la puerta B , y as sucesivamente.Lo dicho, tiene por objeto evitar los peligrosos amontonamientos que suelen producirse en las manifestaciones pblicas al declararse un incendio o al anunciarse la inminencia de la detonacin de un artefacto explosivo.Lo ideal, es que el funcionario de Ceremonial se sesore previamente por personal de bomberos y explosivos, con el objeto de que pueda estudiar los recorridos desde una perspectiva tcnica; ya que ello permitir que, de producirse una emergencia, sus criterios de evacuacin resulten compatibes y complementarios con los aplicados por los bomberos y los agentes de la brigada de explosivos. Asimismo, el funcionario de Ceremonial debe efectuar la peridica supervisin de los extinguidores y dems elementos con que cuenta la reparticin para combatir las llamas, ya que aqullos pueden tener distintas fechas de vencimientos, o necesidad de efectuarles algn recambio o recarga.Tambin resulta conveniente que tanto el funcionario de Ceremonial como los miembros de su equipo, realicen algn tipo de curso, o al menos se asesoren, acerca de las tcnicas de control y evacuacin de auditorios para los casos de incendio y explosin. Por ltimo, diremos que el funcionario de Ceremonial no debe olvidar de incluir en su direccionario de urgencia, los nmeros telefnicos del departamento de bomberos de su zona y de la brigada de explosivos ms cercana a la reparticin.XVI.PRENSA Por lo general, la Prensa suele ser uno de los ingredientes ms conflictivos de cualquier manifestacin protocolar. En efecto. Ms pendientes de las posibles primicias que de las cuestiones protocolares, los periodistas y fotgrafos suelen no respetar ni los vallados ni los sitios que especialmente se les reserva. Por el contrario, se desbandan, se cuelgan de los palcos, se suben a los estrados, invaden los alfombrados, se escabullen a los salones V. I. P., obtaculizan el desplazamiento de caravanas y cortejos; y sobre todo - e invariablemente - acusan de autoritario y antidemocrtico al funcionario de Ceremonial que intenta - en vano - reencausarlo hacia su vallado o tarima reservada.

Cmo solucionar este problema?. Por el momento, en nuestro pas resulta imposible trabajar con cronista o fotgrafo oficial, tal como lo hacen los Protocolos ms antiguos y afianzados. En muchos pases slo se permite la entrada a los actos protocolares de cronistas y fotgrafos de los departamentos de Prensa o Comunicacin de sus gobiernos. Con ello, los funcionarios de Ceremonial se aseguran el orden dentro de los recintos, la obediencia funcional de fotgrafos y cronistas, as como tambin el acatamiento de estos ltimos a las normas vestimentarias dispuestas para la ceremonia. Recordemos aqu que en muchas naciones del mundo se conserva todava la vestimenta de gran gala para los actos protocolares, y no se permite la entrada de ningn periodista que asista vestido de sport. De acuerdo a este sistema, los cronistas y fotgrafos oficiales hacen su trabajo durante toda la ceremonia, lo procesan o revelan, y luego el departamento de Prensa o Cominucaciones reparte el material a los medios y agencias noticiosas. Esto tiene excelente resultado en aquellos pases, porque el periodismo entiende que la noche de la ceremonia o de la gala no es para las primicias, sino para agasajar o celebrar a alguna personalidad o fasto nacional desde una perspectiva absolutamente formal y protocolar. Gracias al sistema de cronistas y fotgrafos oficiales, pases como Espaa o Francia organizan actos protocolares pulqurrimos, en los que las autoridades no son agredidas a golpe de micrfono, o asediadas a preguntas en aquellos momentos en los que slo deben pensar en las secuencias protocolares que deben cumplir, y las que trataron de memorizar concienzudamente durante varias de las horas previas a la ceremonia. Quienes se manifiestan contrarios a este sistema, sostienen que ste atenta contra la libertad de trabajo de la prensa, y se coarta la posibilidad de obtener alguna primicia periodstica. Pero a aqullos les decimos lo siguiente: Qu primicia periodstica puede descubrirse en una funcin pblica estatal que se celebra de la misma manera, todos los aos, desde la poca de los virreyes?. Ninguna, ciertamente; ya que las mismas autoridades salen del mismo sitio, caminan por la misma calle, realizando las mismas acciones, y llegando al mismo lugar, tal como lo vienen haciendo desde doscientos aos. Ahora bien. Si no puede trabajarse en nuestro medio con cronistas y fotgrafos oficiales, de qu manera puede encausarse a la prensa sin padecer sus ineluctables acusaciones de autoritarismo?. Desde el punto de vista de nuestra experiencia, hemos llegado a formular una suerte de hexlogo, a travs de cuyo respeto, hemos alcanzado algunos logros en el plano del mejoramiento de las difciles relaciones entre el Protocolo y prensa.1)RELACIONES PERMANENTES CON LA PRENSA. Elfuncionario de Ceremonial debe comprender que no debe recurrir a la prensa slo cuando necesita de ella. Muchos de nuestros colegas se acuerdan de aquel periodista que conocieron alguna vez en alguna ceremonia, y comienzan a fingirle aprecio y a molestarlo telefnicamente o a enviarle gacetillas desde el mismo momento en que principian la organizacin de una ceremonia. Este ardid, tan comn por desgracia, es siempre descubierto y por lo general la cobertura periodstica no se logra. Otras veces, cuando el acto que se organiza tiene - de suyo ingredientes sumamente atractivos para la prensa, el funcionario de Ceremonial consigue la concurrencia masiva de periodistas y fotgrafos, pero al no conocerlos ni entenderlos, no les brinda ni siquiera las mismas facilidades para que puedan trabajar con comodidad.

De all, que nuestra primera norma sea la siguiente: El departamento de Ceremonial debe mantener relaciones constantes con la prensa. Antes, durante y despus de cada acto, y an en el tiempo inactivo que corre entre ceremonia y ceremonia. Tanto como el periodista debe entender que no existe primicia en el protocolo; el funcionario de Ceremonial debe comprender que ninguna ceremonia consigue la debida difusin y brillantez sin el concurso de la prensa. Ceremonial, seguridad y prensa son los tres ingredientes inescindibles de toda manifestacin protocolar en el seno de la Administracn Pblica. Antes de cada acto, mucho tiempo antes, y an en el tiempo entre- actos, el funcionario de Ceremonial debe reunirse con el departamento de prensa de la reparticin -si existe-, o bien con los periodistas o medios acreditados en la misma con el objeto de comunicarles los lineamientos generales de trabajo de su departamento de Protocolo, de las caractersticas y secuencias de los actos oficiales consuetudinarios y de las normas bsicas del Protocolo oficial y del respeto formal debido a las mximas autoridades estatales que presiden o asisten a una ceremonia. Nadie es necio de por s, ni irremediablemente necio. Quienes sostienen que la prensa no entiende razones, y que encara su labor con prepotencia, se equivocan. Nosotros creemos que cuando la prensa se desbanda y arremete contra custodios, vallados y cortejos, es porque no han sido debidamente impuestos de sus lmites, o bien no han tenido las suficientes instrucciones previas como para asegurarse de que tal o cual funcionario no har declaraciones en un acto protocolar, ni an amenazado a punta de micrfono. Repetimos: la solucin es mantener relaciones permanentes con la prensa, especializando a algn miembro del equipo protocolar en tales relaciones. Qu debe entenderse por especializar?. Puede hacerle estudiar redaccin informativa, tcnicas de acreditacin y de organizacin de salas, conferencias y visitas de prensa, entre otras tcnicas aplicadas a las relaciones periodstico protocolares. El encargado de prensa del rea protocolar debe examinar diarios y semanarios, as como reunirse permanentemente con los medios y con los periodistas a ttulo personal; todo ello, con el objeto de conocer la impresin que causa en tales medios y profesionales el accionar tcnico que lleva adelante el departamento de Ceremonial. Con ello, podrn descubrirse errores, desprolijidades, desbordes y faltas de coordinacin entre las distintas reas que interactan en toda ceremonia protocolar. Tambin resultan necesarias las peridicas reuniones de trabajo con fotgrafos y tcnicos televisivos, con el objeto de conocer sus necesidades profesionales y requisitos tcnicos que requiere su labor. De estas charlas deben salir precisiones acerca de cules son los mejores ngulos de fotografa o filmacin de una ceremonia, sobre todo aqullas que se repiten peridicamente en la Administracin. De esta manera, ubicados en el lugar que les resulta ms cmodo para trabajar, difcilmente los fotgrafos y camargrafos entorpecern una ceremonia. Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial reserva para los reporteros y camargrafos un lugar distante del foco presidencial del acto, o ubicado detrs del pblico, o dispuesto frente a la luz directa del sol, no puede quejarse luego si aquellos camargrafos o fotgrafos no respetan el lugar asignado y se desplazan por todo el mbito de la ceremonia, hormigueando desordenadamente entre los funcionarios o el pblico asistente. La prensa acreditada en una ceremonia debe ser provista inevitablemente del programa de la misma, de planos de ubicacin y de orientacin, en los que figuren los sitios y vas de desplazamiento reservados a cronistas y fotgrafos por el departamento de Ceremonial. Si es necesario, el departamento de Protocolo debe distribuir entre la prensa acreditada alguna suerte de folleto que contenga un repertorio elemental de normas protocolares y de tratamientos con todo tipo de autoridades nacionales y extranjeras. Este pequeo folleto ahorrara no pocos dolores de cabeza a los funcionarios de Ceremonial, quienes por lo general se violentan cuando un periodista se dirige a un funcionario de manera impropia, sin comprender o no queriendo asumir que es su propio departamento de protocolo el que ha descuidado sus relaciones con la prensa. El Protocolo es imagen, y el funcionario de Ceremonial debe entender que no existe otro modo de proyectar esa imagen a la opinin pblica que no sea a travs de los medios masivos de comunicacin.2)GACETILLA DE PRENSA.El segundo de los tema que contiene nuestro hexlogo es el referido a las gacetillas de prensa.

El funcionario de Ceremonial debe tener muy en claro que la gacetilla es, especficamente, un informe objetivo, claro y escueto en el que se participa del objeto y programa de una ceremonia, ni ms ni menos que eso. Quienes redactan gacetillas de prensa de varias pginas, relatando de manera pormenorizada todos los detalles del acto que organizan, no pueden quejarse luego si la misma aparece en los peridicos ostensiblemente mutilada, o lo que es peor, si lisa y llanamente no resulta publicada. El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que una gacetilla de prensa se publica sin cargo, y gracias a la buena voluntad o amistad de un periodista, en aquellos espacios que quedan libres de publicidad o que el diario o revista destinan a las miscelneas locales. El funcionario de Ceremonial, pues, no puede pretender que la gacetilla de cualquier acto menor sea respetada ntegramente, como si se tratase de una publicidad paga o de algn fasto de alcance nacional. Para que una gacetilla no fracase, entonces, debe radactrsela respetndose las siguientes caractersticas:a)Como ya hemos dicho al introducir el tema, una gacetilla de prensa debe ser escrita con precisin y exactitud, utilizndose un lenguaje llano y sencillo sin giros literarios ni tecnicismo.

b) Debe ser visualmente atractiva, es decir, que su presentacin debe ser prolija, bien mecanografiada y plasmada sobre un papel de excelente calidad.

c) La gacetilla de prensa debe contener respuesta clara y directa a cinco interrogantes bsico: quin?, qu?, por qu?, dnde? y cundo?.

d) Como su texto es escueto, debe ser escrita en una sola carilla, a dos espacios y dejando un margen lo bastante ancho como para que un jefe de redaccin pueda mecanografiar las instrucciones de publicacin al impresor.

e) En cuanto al modo de hacer llegar las gacetillas a semanarios y peridicos, diremos que nunca ser por correo, siendo lo ideal apersonarse en las redacciones, para entregarla en mano de una persona perfectamente individualizada y con la que podamos efectuar las posteriores confirmaciones de publicacin.

Por ltimo, y acerca de la mejor manera de redactar y presentar las gacetillas, diremos que sera conveniente que el encargado de prensa del equipo protocolar tome clases de redaccin informativa. En su defecto, un buen entrenamiento para que una persona del staff protocolar aprenda a escribir para la prensa, es leer las coberturas que hacen los peridicos y semanarios de los distintos actos que se celebran en nuestro medio, con el objeto de analizar el modo en que fueron escritas dichas noticias, y las caractersticas de aquellos actos que suelen ser remarcadas por resultar de mayor inters para los lectores.3)CONFERENCIA DE PRENSA. Si bien una conferencia de prensa no es un asunto propio del Ceremonial, el concurso en ella del departamento de Protocolo resulta siempre de un valor inestimable.

Ello quiere decir que el funcionario de Ceremonial no decide acerca de la necesidad u oportunidad de una conferencia de prensa, ni delimita su temario, ni establece los mecanismos de preguntas y respuestas.

La funcin del Ceremonial en estos casos, consiste en procurar que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarqua, y que los cronistas y fotgrafos cuenten con todos aquellos elementos suplementarios que les permitan desarrollar su labor con absoluta comodidad. El departamento de Protocolo interviene, por ejemplo, en los siguientes aspectos organizativos de una conferencia de prensa:a) INVITACIONES.Supervisa la redaccin y se encarga del envo y posterior chequeo de las invitaciones que el departamento de prensa desee cursar a los medios de comunicacin.b)SALON ADECUADO.El departamento de Protocolo debe procurar que la conferencia de prensa se lleve a cabo en el saln ms cmodo, amplio, claro y acogedor de la reparticin; ya que es de suponer que dicho departamento tiene estudiada y debedamente fichada la capacidad y la posibilidad de cada uno de los salones pblicos del edificio. Recordemos que la eleccin del saln adecuado de cualquier acto, recepcin o ceremonia es responsabilidad y tarea exclusiva del funcionario de Ceremonial.c)ELEMENTOS SUPLEMENTARIOS. El departamento de Protocolo debe procurar que el saln elegido cuente con el debido acondicionamiento acstico, amplificadores, altavoces, micrfonos, asientos confortables para los cronistas, podio para los conferencistas, interpretacin, telfonos, fax, etc.d)LUNCH.Tambin compete al departamento de Protocolo la organizacin y servicio de lunch que aconsejamos siempre ofrecer luego de toda conferencia de prensa. Recordemos que los periodistas son personajes muy ocupados, que salen de sus casas a la madrugada, y que no suelen volver a ellas hasta bien entrada la noche, luego de entregar el material del da en sus redacciones. Ello hace que a veces no coman nada en toda la jornada.Si servimos un lunch luego de una conferencia de prensa, demostraremos hacia esos atareados y siempre apurados personajes, un respeto y comprensin que siempre habr de ser bien recordado y apreciado.

De este modo, cronistas y fotgrafos sabrn que siempre que nuestra reparticin ofrezca una conferencia de prensa, podrn sentarse tranquila y confortablemente a reponer fuerzas.e)ENTREGA DEL MATERIAL. El departamento de Protocolo tambin puede participar en la entrega de material informativo complementario a los medios de prensa.Por material informativo complementario entendemos por ejemplo: folletos explicativos, planos, croquis, resmenes de los temas que habrn de tocarse, curriculum del conferenciante, material fotogrfico, desgrabacin de la conferencia, etc.Para finalizar, diremos una palabras acerca del horario ms conveniente para ofrecer una conferencia de prensa.El funcionario de Ceremonial debe concertar con el de prensa la realizacin de la conferencia en un horario que no coincida con la hora de cierre que tengan la mayora de los medios invitados.De esta manera la conferencia de prensa habr de contar con la presencia de -si no todos- al menos de la mayor parte de los cronistas y fotgrafos que han sido convocados.4)VISITAS DE PRENSA.

Otra de las formas de estrechar las relaciones de la reparticin con los medios de comunicacin es a travs de una visita de prensa.Por ejemplo, una institucin u organismo inaugura instalaciones, o alguna obra de inters pblico, y desea participar de ello a la comunidad por medio de la prensa.En este caso, quiza ms que en ningn otro, el concurso del departamento de Protocolo resulta imprescindible.En la organizacin, desarrollo y atencin de una visita de prensa, el funcionario de Ceremonial debe ser consultado ineludiblemente en los siguientes temas:a)ELECCION DE LA FECHA.Yahemos visto que este es un asunto que atae especficamente al Ceremonial. En este caso debe chequearse que el da o serie de das elegidos para la visita no coincidan con un hecho periodstico que resulte de mayor inters para la prensa que el organizado por nuestra reparticin.

Asimismo, debe tenerse en cuenta el flujo y reflujo de las tareas en las redacciones de revistas semanales o mensuales para no invitar a los periodistas en aquellos das cercanos al cierre de una edicin.b)LUGAR DE REUNION.En este tipo de desplazamiento, sobre todo si la visita tiene lugar en algn sitio lejano a las ciudades donde los medios tienen sus sedes, es conveniente que los cronistas y fotgrafos sean convocados en un punto de reunin comn, en el que el servicio de Protocolo habr de chequear sus credenciales, entregarle el material que haya sido publicado para circulacin y del nmero de asiento que le corresponde a cada pasajero en el autocar que sea dispuesto para un posible transporte conjunto. c)INVITADOS.El servicio de Protocolo tambin participa en la confeccin de las listas de invitados, de las invitaciones, y del posterior envo y chequeo de estas ltimas. El departamento de Protocolo debe procurar que en la invitacin figuren algunos detalles sobre la visita de prensa que se organiza, con el objeto de despertar el inters del invitado y asegurarse gracias a ello, la asistencia de la mayor cantidad posible de medios. Resulta ideal que al recibir la confirmacin de las asistencias, el departamento de Protocolo remita al invitado un programa completo de la jornada o jornadas de la visita de prensa, las reservas de asientos, las cartulinas de libre trnsito y de identificacin para el automvil, y cualquier otro dato preciso que pueda resultar de utilidad para los asistentes. d)DISCURSOS, CONFERENCIAS Y CHARLAS. Como ya hemos dicho, compete al funcionario de Ceremonial el asesorar a los conferenciantes acerca del temario, duracin, orientacin, etc, de su conferencia o discurso.Debe tenerse en cuenta que una visita de prensa se organiza para causar la mejor de las impresiones a los asistentes. Por ello, el funcionario de Ceremonial encargado de la imagen formal de la reparticin- debe orientar al conferencista para que al preparar su conferencia o discurso trate de imaginar las preguntas que pueden surgir en el auditorio, con el objeto de que se encuentre preparado para contestarlas sin titubeos y con absoluta solvencia, ya que de lo contrario se malogra el objetivo pensado por el departamento de prensa para la visita, y lo que es peor, la imagen general de la organizacin de la visita y de la reparticin misma.e)TRANSPORTE.Cuando la visita de prensa debe llevarse a cabo fuera de la ciudad en la que se encuentra la sede de la reparticin, compete al departamento de Protocolo la reserva de pasajes y la posterior asignacin de lugares para cada uno de los invitados, siempre y cuando no se haya contratado un microbs para efectuar el traslado.Tambin compete al departamento de Protocolo el chequeo del aprovisionamiento del refrigerio que debe servirse en viaje, sobre todo si este ltimo es de larga o media distancia; como as tambin el estudio de las vas ms rpidas de desplazamiento, con el objeto de que puedan cumplirse los horarios fijados para cada una de las actividades de la visita. Diremos que tambin sera conveniente contar en el transporte a utilizarse con un gua que pueda sealar los lugares ms notables del trayecto; sobre todo si se atraviesan lugares de gran inters histrico, cultural o econmico, ya que tales precisiones pueden servir a los cronistas invitados para armar una o varias crnicas complementarias, que sirvan para dar mayor realce o contorno a la cobertura periodstica de la visita que se organiza.f)DISTINTIVOS Y CREDENCIALES. Tambin compete al departamento de Protocolo la confeccin y distribucin tanto de las credenciales para cronistas y fotgrafos, como de los distintivos para el personal de la reparticin que habr de colaborar en la atencin de los invitados.Debe tenerse en cuenta, que siempre es conveniente que las credenciales de los invitados sean diferentes a las de los asistentes operativos y auxiliares de la reparticin. Esto tiene por objeto que los invitados puedan distinguir facil y rpidamente a los miembros de la organizacin, y dirigirse a ellos cuando necesiten alguna cosa o deseen expresar alguna inquietud particular.Asimismo, debe tenerse en cuenta que tanto las credenciales como los distintivos tienen que ser de tamao razonable, para que los nombres de invitados y asistentes puedan leerse con absoluta comodidad.g)ALOJAMIENTO.Cuando una visita se organiza lejos de la ciudad donde la reparticin tiene su sede y los invitados deben pasar una o varias noches en la localidad de la reunin, la eleccin, reserva y supervisin del alojamiento corresponde al departamento de Protocolo.En estos casos, debe tenerse especialmente en cuenta no slo la cantidad de habitaciones que sern necesarias, sino adems los servicios extraordinarios que requiere el tipo especial de husped que sern nuestros invitados. Por ejemplo, resulta indispensable que el alojamiento cuente con telfono en cada uno de los cuartos, y por lo menos con un servicio de fax en conserjera, para que los cronistas y fotgrafos se encuentren permanentemente comunicados con sus redacciones.h)OBSEQUIOS. Tambin compete al departamento de Protocolo la eleccin y entrega de obsequios para los invitados. El obsequio puede consistir -por ejemplo- en algn producto o elemento tpico de la regin en la que se celebra la visita. Resulta siempre de buen gusto obsequiar algo para que los invitados puedan llevar a sus esposas.5)ACREDITACION.

En los actos protocolares deben actuar tan slo aquellos cronistas y fotgrafos que hayan sido previamente acreditados ante el departamento de Protocolo.En efecto, no cualquier individuo que exhiba una credencial de prensa puede acceder al mbito de una ceremonia, o a un palco reservado a los medios.Muchas veces sucede que el personal de seguridad, al serle exhibida una credencial de prensa, y por temor a ocasionar fricciones con los medios de comunicacin, dejan pasar a sus portadores con el consiguiente perjuicio para la organizacin general del acto.Debido a ello, resulta que en un lugar en el que cabe, y en el que slo puede trabajar con comodidad, una cantidad limitada de periodistas, termina hacindolo un nmero incalculable e incontrolable de cronistas y fotgrafos que acaban por diseminarse anmicamente por todo el mbito de la ceremonia, entorpeciendo su desarrollo e importunando a sus invitados y autoridades.Debe hacerse entender al personal de seguridad y de Protocolo que no es lo mismo la credencial de prensa que la credencial de acreditacin.La primera es la constancia de la pertenencia de un periodista a un medio de comunicacin determinado. La segunda, es decir de la de acreditacin, es el comprobante de que dicho periodista ha sido destacado por el medio de comunicacin en el que presta tareas para realizar la cobertura periodstica especfica del acto protocolar que organiza la reparticin.La credencial de acreditacin de prensa puede ser entregada a su beneficiario de dos maneras:a) La credencial puede hacerse llegar con anticipacin, una vez que el medio de comunicacin ha hecho saber el nombre de la persona que ha decidido destacar en el acto que se organiza. En este caso, la credencial puede enviarse acompaada de material informativo sobre los motivos, caractersticas y programa de la ceremonia. b) O bien, la credencial puede ser entregada minutos antes de comenzar el acto, en una oficina especialmente destinada al efecto, y contra exhibicin de la correspondiente credencial de prensa del periodista que ha sido acreditado. Debe tenerse en cuenta aqu que la nota de acreditacin ya fue recibida por el departamento de prensa o Protocolo con anticipacin. En este caso en particular, los organizadores deben cuidarse de que el apuro y los nervios previos a toda ceremonia no les lleve a extender credenciales de acreditacin contra la sola exhibicin del carnet de periodista.6)SALA DE PRENSA. Otra de las maneras de encausar y mejorar las relaciones protocolares de la reparticin con los medios de comunicacin, es a travs del arreglo de una sala de prensa dentro del edificio de aqulla. Ello permite el contac