equipos&talento 48

Este escenario se ve fundamentalmente en lo que se refiere a su incorporación al puesto de trabajo, y con frecuencia estamos formalizando varios contratos con la misma persona, repitiendo una y otra vez un ritual burocrático absurdo. Esto tiene un doble impacto. Por un lado, en el candidato se-leccionado, que ha de desplazarse a una oficina,

en ocasiones distinta a la de su centro de trabajo, y proceder al “ritual burocrático” de firmar por “Xplicado” multitud de documentos que pocas veces se leen. Y, por otro lado, también se ve afec-tado el personal de administración que genera todo el papeleo. Papeleo, qué palabra tan actual todavía.

Se puede decir que la Administración ha ganado la partida a la empresa privada, pues es mucho más electrónica que la mayoría de las compañías en este apartado, y no es poco frecuente ver cómo las empresas registran a mano en las páginas de la Administración como en el sistema RED, Con-trat@, Delta… sin utilizar el interface que sin duda tiene el ERP con el que operan.

¿Por qué pasa esto? No hay solo una causa, sino que pueden ser va-rias y estar relacionadas: falta de planificación, desconocimiento del uso de las herramientas y/o desconfianza en ellas, hábitos de cultura de empresa mal entendida, el clásico “siempre se hizo así”, miedo a que la innovación choque con la legalidad, creer que la imagen que se da es de me-nor rigor si no se formaliza en papel... Como digo, lo habitual es que sean varias las causas que pro-vocan esta situación.

¿Cómo afrontar el cambio? Dependerá del estado del que partamos, pero lo primero siempre es que la planificación ha de ser adecuada. Además, estos serían otros aspectos fundamentales para conseguirlo:

Debemos tener formalizados los contratos antes de que se incorpore nuestro candidato. Parece ob-vio, pero no siempre es así, a veces por la premu-ra con la surge la necesidad o por la falta de recur-sos; la cuestión es que nos lanzamos a dar de alta

al trabajador en Sistema RED de la SS y apunta-mos en un cuaderno que tenemos pendiente re-gistrar el contrato en el ERP.

Es fundamental conocer en profundidad nues-tro ERP en general y en particular su interface con las webs de la Administración.

Incorporar formación a distancia para resolver las exigencias de PRL

Incorporar soluciones de firma electrónica.Utilizar un Portal de Empleado vinculado al ges-

tor documental como opción más óptima.Y, lo más importante, cambiar la forma de pen-

sar en el área responsable. Menos papel nunca es menos control, es todo lo contrario, eliminar el papel nos permite mejorar la gestión y, evidente-mente, su control

El reto de evitar el papel en la gestión de personal

El pasado 21 de octubre de 2015 era la fecha en que McFly llegaba al futuro con su DeLorean. Un año más tarde los monopatines siguen sin volar…, pero ese no es el único motivo de nuestra frustración. Si hay algo en el ámbito de los RRHH que apenas evoluciona es la administración de la gestión de personas. Son habituales los artículos en los que se habla de los millenials y su forma de interactuar en el trabajo, ya tenemos a muchos de ellos incorporados en nuestras empresas, pero aunque le damos muchas vueltas a cómo aprovechar sus conocimientos y habilidades, les seguimos inundando de papel para casi todo lo que se refiera a administración de personal.

Menos papel nunca es menos control, es todo lo contrario, eliminar el papel nos permite

mejorar la gestión y, evidentemente, su control

Armando Peralta, CEO de Estagiranet

PR ESTAGIRANET.indd 48 28/9/16 10:29