Por: María de la S. Crespí Jaume

Un Centro de Información y Documentación es un lugar en el cual se almacenan, conservan y difunden documentos de diferente índole, comerciales, históricos y otros, previo examen y evaluación minuciosa de las fuentes primarias y secundarias de información técnica y científica.

Nacieron como respuesta a la explosión documental de contenido científico-técnico, como secciones de bibliotecas especializadas y más tarde se independizaron como organismos. (Calatrava y otros) La Biblioteca y museo de Alejandría (siglo III), y la Casa de la Sabiduría de Bagdad (Edad de Oro del islam), están consideradas los centros de documentación más importantes de la Historia.

• «Recopilar información de todo lo investigado sobre un área temática en particular y bien definida. Analizar y evaluar la información investigada o recopilada.

• Condensar y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de datos y revisiones.

• Transmitir la información obtenida a los usuarios interesados por medio de servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.» (Calatrava y otros)

• «Estructurar, mantener y operar una red de relaciones y comunicaciones a nivel nacional e internacional para aprovechar las colecciones que hay en todo el mundo y proporcionar al usuario la documentación que ser requiere en el grado conveniente para el caso.» (Bernales, E.)

División de Biblioteca: se encarga de todas las colecciones del Centro de Documentación (adquisiciones, catalogación, almacenamiento, conservación). División de Documentación: es la encargada de procesar las informaciones recopiladas o por propia iniciativa, previendo los requisitos nacionales o a largo plazo de documentación e información científica y técnica. División de publicación: permite agrupar, editar y reproducir por impresión, fotocopia, duplicación u otros procedimientos, cualquier número de copias que serán facilitadas a los científicos o divulgadas a través del país y cambiadas con centros extranjeros de documentación.

«Consiste en escoger entre los documentos que se producen mundialmente (publicado o inédito), aquellos que cubran el campo definido por el Centro, Servicio o Sistema Documental y que por su utilidad merezcan registrarse en el fondo». (Bernales, E.)

«Comprende el conjunto de operaciones realizadas por el documentalista con el fin de transformar las informaciones contenidas en los documentos. Esta transformación y tratamiento de los documentos se fundamenta en una serie de procedimientos de elaboración documental que sirven para identificar un documento y su contenido de los otros existentes en la colección documental y de este modo permitir la búsqueda de la información seleccionada.» (Bernales, E.)

Es el conjunto de operaciones que tienden a representar el contenido de un documento de una forma distinta a la original. Provoca la elaboración de un documento secundario. Las operaciones de análisis las dividiremos en cuatro grupos: descripción bibliográfica, catalogación, indización y resumen. (Bernales, E.)

Una vez analizados los documentos con el fin de disponer de la información contenida en ellos, éstos se organizan en la memoria documental a partir de la cual se llevarán a cabo los procedimientos de búsqueda o recuperación de la información elaborada. (Bernales, E.)

Son los procedimientos y métodos para llevar a cabo la difusión general o específica de documentos, pertenecen a la última fase de la cadena documental y también a la que más concretamente responde al interés del utilizador. Difundir la información es responder a las preocupaciones informativas del utilizador. (Bernales, E.)

Consiste en la distribución global de la información a un conjunto de personas interesadas. Se efectúa en diversas formas que requieren un tratamiento sencillo, bastante económico y en cierto modo superficial debido a que está basada en una simple distribución de la información recopilada: revistas, boletines de sumarios, ficheros tradicionales, préstamos, archivos de Dossier, impresos de difusión, otros (Bernales, E.)

Es la distribución de la información profundamente tratada y elaborada por el sistema: nombres de autores, título del documento o su traducción, datos bibliográficos del documento y su lugar de edición, un resumen corto o largo, palabras claves que caracterizan el contenido del documento. Se difunden mediante: boletines de resúmenes, boletines bibliográficos, boletines de índices y búsquedas bibliográficas retrospectivas. (Bernales, E.)

Distribución parcial de la información preparada para cada necesidad de un usuario o grupos de usuarios. Consiste en el método de difundir periódicamente las referencias bibliográficas a los usuarios que previamente definieron su perfil de interés. Por perfil documental entenderemos el conjunto de palabras claves que describen las necesidades documentales de un utilizador.

• Nacionales: suelen depender de organismos estatales y ser especialistas técnico-científicos.

• Internacionales: Grandes centros documentales que trabajan en campos definidos, intentando unificar la documentación que se genera universalmente en este campo. Están automatizadas y financiadas por organismos oficiales. Proporcionan listas de referencia pero no documentos originales.

• Especializados: Trabajan a escala nacional en campos muy concretos. Proporcionan documentos pertinentes y servicios de calidad casi exclusivamente a técnicos y científicos. Sus productos suelen estar a la venta a precios no siempre asequibles.

• Servicios de documentación: Sin existencia autónoma, dependen de organismos públicos y privados. Poseen un excelente conocimiento de sus usuarios, así como de sus necesidades. Proporcionan documentos originales y desarrollan funciones de formación documental (tema periodístico y medios de comunicación). (Tomado de Calatrava y otros)

Calatrave y otros. (2010). «Las bibliotecas especializadas, centros de documentación y bibliotecas escolares» [en línea]. http://www.slideshare.net/acalatra/las-bibliotecas-especializadas-centros-de-documentacin-y-bibliotecas-escolares [Consulta: 10 de Octubre del 2013]

Bernales, Emilio. (s/f) «Los centros de documentación» [en línea]. hcentroamerica.fcs.ucr.ac.cr<www.hcentroamerica.fcs.ucr.ac.cr/Contenidos/hca/…/ebern.doc >[Consulta: 10 de Octubre del 2013] Luventicus “La biblioteca de Alejandria. Pasado y presente” [en línea ]. luventicus.org<http://www.luventicus.org/articulos/02Tr001/index.html> [Consulta 10 de Octubre del 2013] Wikipedia. “Casa de la Sabiduría” [en línea]. wikipedia.org<http://es.wikipedia.org/wiki/Casa_de_la_sabidur%C3%Ada> [Consulta: 10 de Octubre del 2013]