CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ESTADO DE SONORA...

CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ESTADO DE SONORA

INDICE

I. Introducción 1 II. Objetivo del Manual 2 III. Red de Procesos 3

IV. Lista Maestra 13

V. Presentación de los procedimientos por unidad administrativa

1. Dirección General Procedimiento de Control de Documentos 21

Procedimiento de Control de Registros 30

Procedimiento de Auditorias Internas 38

Procedimiento de Servicio No Conforme 48

Procedimiento de Acciones Correctivas 59

Procedimiento de Acciones Preventivas 69

2. Secretaría General Académica Procedimiento de Servicio Social 79

Procedimiento de Trámites de Titulación 90

Procedimiento de Autorización de cargas Académicas de Profesores 99

3. Secretaría General Administrativa

Procedimiento de Adquisiciones 107

Procedimiento de Elaboración de Estados Financieros 118

Procedimiento de Administración del Presupuesto 125

Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal 131

Procedimiento de Contratación de Personal 137

Procedimiento de Capacitación 143

Procedimiento de Elaboración de Nómina 150

3. Secretaría General de Planeación y Vinculación Procedimiento de Elaboración del Programa Operativo Anual 158

Procedimiento de Evaluación del Programa Operativo Anual 166

Procedimiento de Generación de Estadística Básica 173

4. Dirección de programas Especiales Procedimiento de Apoyos a Profesores para realizar Estudios de Posgrado 180

Glosario 189 Bibliografía 191

LD

C-2006

1


IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

Toda organización académica y administrativa define su importancia según lleve a cabo el

cumplimiento de sus objetivos institucionales. Y para ello, es imperativo disponer de un

Manual de Procedimientos lo suficientemente claro que permite conducir la actividad

institucional.

El Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora, consciente de su papel de

formador de profesionales, y de la importancia de consolidar su organización académica y

administrativa, ha emprendido la tarea de adecuar y dar mayor congruencia tanto a su

estructura interna como a su desarrollo funcional.

Con el presente Manual de Procedimientos se pretende disponer de información básica

que permita la planeación y reorganización académico administrativa facilite la toma de

decisiones ante cualquier eventualidad y propicie la comunicación clara y el mejor

aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Evidentemente este Manual de Procedimientos forma parte de un proceso de revisión,

actualización y renovación constante, paralelo al que las Instituciones de Educación

Superior en los tiempos actuales no se pueden sustraer. Para la integración de su

contenido, se tuvieron en cuenta los criterios e indicaciones de la Guía Técnica para la

Elaboración de Manuales de Procedimientos (2005), publicada por la Secretaría de la

Contraloría General del Estado. Por tal motivo en septiembre del 2006 se realiza una

revisión y actualización por medio de la cual, se ajusta la responsabilidad directa de los

procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad a Dirección General. De la misma

manera, el procedimiento de Apoyo a Profesores para realizar Estudios de Posgrado,

pasa a formar parte de la responsabilidad directa de la Dirección de Programas

Especiales.

Finalmente hay que decir que este documento es producto del esfuerzo colectivo del

personal de coordinación académica y administrativa, personal administrativo y directivo

del Centro, quienes con espíritu de renovación y compromiso contribuyeron en su

elaboración.

2


OBJETIVO DEL MANUAL

Proporcionar un documento básico como herramienta de trabajo para

sistematizar las actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas

unidades administrativas de la institución y contribuir en el apoyo al

cumplimiento de los fines sustantivos de la misma; coordinando la

información eficiente e integral de la operación funcional y organizacional,

permitiendo un optimo aprovechamiento de los recursos de la institución.

3

RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora

Dirección General

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas

04-SGC 19/12/05 1-2

Macroproceso No. de revisión Código de la Red 1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo

4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios Especiales.

00

76-RP-01DG/Rev.01

DIR. FACULTAD

MACRO PROCESO

RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR

03-03-23 C

01 Lic. LuzMercedes Ruiz García

Apoyo 1 01 Administración deGestión de la Calidad

Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.

Cumplimiento del 100%/Cumplimiento logrado.

01 Control deDocumentos

-Documento actualizado.

Dirección General y Unidades Académicas

Número de documentos controlados/Número de documentos no controlados

Apoyo 02 Control deRegistros

-Documento Controlado

Dirección General y Unidades Académicas.

Número de documentos registrados/Número de documentos no registrados.

Apoyo 03 AuditoriasInternas -Conformidad en el

funcionamiento de los procesos académicos y administrativos.


Número de auditorias realizadas / Número de auditorias programadas

No PRIORIDAD

1

Alta

2

Normal

3

Baja

CATALOGO DE FACULTADES

A

Desarrollo Administrativo y Organizacional

B

Control Funcional Técnico.

C

Administración de la Calidad

Elaboró Revisó Validó

Lic. Luis Diego Castellanos Castillo

Lic. Luz Mercedes Ruiz García

Lic. Francisco Carlos Silva Toledo

06-SIP-P01-F01/REV. 00

4


Dirección General

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas 04-SGC 19/12/05 2-2



00

76-RP-01DG/Rev01

DIR. FACULTAD

MACRO PROCESO


03-03-23 C

01 Lic. LuzMercedes Ruiz García

Apoyo 1 01 Administración deGestión de la Calidad

Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.


04 Servicio NoConforme

-Satisfacción del usuario al otorgar el servicio.


Cero servicio no conforme

Apoyo 05 AccionesCorrectivas -Satisfacción en el

otorgamiento eficaz y eficiente del servicio.

Dirección General y Unidades Académicas.

Número de acciones atendidas /Número de acciones finiquitadas.

Apoyo 06 AccionesPreventivas -Satisfacción del cliente

en el otorgamiento del servicio.


Número de reuniones realizadas por año / Número de reuniones programadas

No PRIORIDAD

1

Alta

2

Normal

3

Baja


A


B


C

Administración del la Calidad



Lic. Luz Mercedes Ruiz García


06-SIP-P01-F01/REV. 00

5


Secretaría General Académica

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas 01-SGA 19/12/05 1-2



00

76-RP-02SGA/Rev.01

DIR. FACULT

AD MACRO

PROCESO RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR

03-03-23 A-B 02 Ing. ArturoSandoval Mariscal

Alta Direcci

ón

1 01 Desarrollo Académico Satisfaccióndel

cumplimiento en los

procedimientos de Servicio Social y

Trámites de Titulación.

Cumplimiento del

100%/Cumplimiento logrado.

07 Servicio Social -Acuerdos de Servicio Social. -Proyectos de Servicio Social aprobados. -Constancias de Servicio Social.

Unidades Académicas

-Tiempo de respuesta programado en la revisión y aprobación de acuerdos de servicio social/Tiempo de respuesta. -Tiempo de respuesta programado en la revisión y aprobación de proyectos de servicio social/Tiempo de respuesta.

08 Tramites deTitulación

-Títulos -Cédulas Profesionales

Unidades Académicas y Secretaría de Educación y

Cultura.

Número de reuniones programadas con los Jefes de Departamento de Registro y Control Escolar de cada Unidad Académica/Número de reuniones realizadas.

No

PRIORIDAD

1

Alta

2

Normal

3

Baja


A

Desarrollo Administrativo y Org.

B


C




Ing. Arturo Sandoval Mariscal


06-SIP-P02-F01/REV.00

6

RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora Secretaría General Académica


01-SGA 19/12/05 2-2 Macroproceso No. de revisión Código de la Red

1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo


00

76-RP-02SGA/Rev.01

DIR. FACULTAD

MACRO PROCESO


03-03-23 A-B 02 Lic. ArturoSandoval Mariscal

Alta Direcci

ón

1 02 AdministraciónEscolar

Satisfacción del

cumplimiento en los

procedimientos de Servicio Social y

Trámites de Titulación.

Cumplimiento del

100%/Cumplimiento logrado.

09 Autorización deCargas

Académicas

-Grupo con profesores al inicio del período escolar.

Unidades Académicas

Número de grupos con profesores al inicio de clases/Número total de grupos.


A


B


C




Ing. Arturo Sandoval Mariscal


No PRIORIDAD

1

Alta

2

Normal

3

Baja

06-SIP-P02-F01/REV. 00

7


Secretaría General Administrativa


02-SGA 19/12/05 1-1Macroproceso No. de revisión Código de la Red

1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo


00

76-RP-03SGA/Rev.01

DIR. FACULTAD

MACRO PROCESO


03-03-23 A-B 03 Lic. MarioQuiroz Alcantar

Operativo

1 01 Adquisiciones Satisfacción del Cliente en función de lo requerido

Número de requisiciones recibidas / Número de requisiciones surtidas

10 Adquisiciones -Satisfacción del Cliente en función de lo requerido

Dirección General y Unidades

Académicas

Número de requisiciones recibidas / Número de requisiciones surtidas

Operativo

1 02 Contabilidad Entrega entiempo y forma de los estados financieros de la Institución

Tiempo de respuesta en laelaboración de los estados financieros/Tiempo de respuesta programado.

11 Elaboración deEstados Financieros

-Entrega en tiempo y forma de los estados financieros de la Institución

Unidades Académicas Secretaría de Educación y Cultura Secretaría de la Contraloría General del Estado

Tiempo de respuesta en la elaboración de los estados financieros/Tiempo de respuesta programado.

Operativo

03 Finanzas Satisfacciónde las Unidades Académicas en la ministración del presupuesto

Cumplimiento anual al 100 % del programa de dispersiones/Cumplimiento anual del programa de dispersiones

12 Administracióndel Presupuesto

-Satisfacción de las Unidades Académicas en la ministración del presupuesto


Cumplimiento anual del 100 % del programa de dispersiones /Cumplimiento anual del programa de dispersiones.



Lic. Mario Quiroz Alcantar


06-SIP-P03-F01/REV. 00

No PRIORIDAD

1

Alta

2

Normal

3

Baja


A


B


C


8






00

76-RP-03SGA/Rev.01

DIR. FACULTAD

MACRO PROCESO



Operativo

1 04 Recursos Humanos Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.


13 Reclutamiento ySelección de

Personal

-El resultado de la evaluación en 15 días. -Satisfacción del resultado de la evaluación.

Secretarías Generales, Dirección de Programas Especiales y Unidades Académicas.

Tiempo de respuesta de 15 días al reclutamiento y selección del personal/Tiempo de respuesta logrado.

Operativo

14 Contratación dePersonal

-Contrato autorizado del personal.


Tiempo de contratación de 30 días/ Tiempo de contratación.

Operativo

15 Capacitación -Cumplimiento alPrograma de Capacitación. -Constancias.

Dirección General, Secretarías Generales y Dirección de Programas Especiales.

Cumplimiento del 100% con el Programa de Capacitación/Cumplimiento logrado. Número de constancias a elaborar/Número de constancias a entregar




Lic. Francisco Carlos Silva Toledo No PRIORIDAD

1

Alta

2

Normal

3

Baja


A


B


C


06-SIP-P03-F01/REV. 00

9





4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios

Especiales.

00

76-RP-03SGA/Rev.01

DIR. FACULTAD

MACRO PROCESO



Operativo

1 04 Recurso Humanos Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.


16 Elaboración deNómina

Nómina elaborada en tiempo y forma.


Tiempo programado de entrega/Tiempo de entrega.

No PRIORIDAD

1

Alta

2

Normal

3

Baja


A


B


C






06-SIP-P03-F01/REV. 00

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