Código: FT-GD-07-18 CONTROL DE REGISTROS Versión: 2 ... de Registros IDEP 1-2016.pdfProcedimiento...

CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP

Código: FT-GD-07-18

Versión: 2

Fecha de Aprobación: 30/06/2015

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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma

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clasificaciónSÍ / NO

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Custodio de lainformación

Estado de lainformación

Publicada en(link página

web)

Dependencia Responsable

Escrito que registra las orientaciones institucionales

Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de

Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte

Norma, función o proceso

Código del Procedimiento

Código del Formato

Tipo de OrigenTipo Documental

Localización del documento o registro

DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN

PRO-DIC-01-09Acta de Comité de

Publicaciones

orientaciones institucionales en relación con la producción de publicaciones. FT-GD-07-08

Español X Papel XCiudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.

No X

Secretaria Subdirección Académica Disponible

Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica


PRO-DIC-01-09

Estudios Previos, Estudio de Mercado, Convocatoria, Evaluación de Propuestas, Contrato para la adquisición de

Documentos precontractuales y contractuales que reposan en la carpeta del proceso para la

Español X Papel XEl expediente del proceso y contrato

No XProfesional Especializado 222-COMUNICACIÓN

Contrato para la adquisición de insumos de impresión.

la carpeta del proceso para la adquisición de insumos de impresión.

proceso y contrato reposan en la Oficina Asesora Jurídica

Oficina Asesora Jurídica Disponible

Especializado 222-05 Subdirección Académica


PRO-DIC-01-09

Factura, Ingreso a Almacén, Egreso de Almacén, Cetificación de recibo de insumos por parte de la Imprenta Distrital

Documentos mediante los cuales se evidencia la recepción e ingreso al Almacén General del IDEP de Insumos para impresión de publicaciones, así mismo a través de los cuales se certifica la entrega a la

Español X Papel XCarpeta del contrato para el suministro de insumos de impresión que reposa en la Oficina Asesora

No X

Oficina Asesora

Especializado 222-05 Subdirección AcadémicaProfesional de la SubdirecciónAdministrativa Financiera y deControl Disciplinariocertifica la entrega a la

Imprenta Distrital, Alcaldía Oficina Asesora Juríridica


Control Disciplinario


PRO-DIC-01-09

Formulario de solicitud ya sea de la Cámara Colombiana del Libro para el ISBN o a la Biblioteca Nacional de Colombia para el ISSN

Documento mediante el cual se solicita y/o asigna ISBN o ISNN a publicaciones del IDEP.

Español X Papel XCarpeta Trámites ISBN publicaciones IDEP - Centro de Documentación

No X

Centro de Documentación Disponible

Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica Profesional Especializada 222-03 Subdirección AcadémicaDocumentación Documentación Disponible Académica


PRO-DIC-01-09Correo electrónico de entrega de documentos para diseño

Se realiza la entrega de archivos para diseño de publicaciones IDEP , a diseñador institucional o contratista

Español X Computador X XCorreo electrónico Profesional Especializada 222-05 de comunicación

No X

Disponible


Computador

Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección


PRO-DIC-01-09Publicación terminadaen formato digital

Archivo finalizado de la publicación diseñada

Español X Computador X

Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica Computador Operario Centro de Documentación Página WEB IDEP

No X

Subdirección Académica Computador Operario Centro de Documentación Página WEB IDEPCarpeta contractual Disponible

http://www.idep.edu.co/?q=libroshttp://www.idep.edu.co/?q=revista-educaci%C3%B3n-ciudadhttp://www.idep.edu.co/?q=magazin-aula-urbana


30 DE FEBRERO DE 2016 1 DE 62



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Código del Formato



Documento con el cual el IDEP en cumplimiento de los dispuesto por la Alcaldìa

Carpeta Serie Publicaciones, Asunto


PRO-DIC-01-09Comunicación oficial preguntando a la Imprenta la disponibilidad para la impresión

dispuesto por la Alcaldìa Mayor de Bgootá, solicita a la Imprenta Distrital informar la disponibilidad de impresión de publicaciones, y de reportarla positivamente cuantificar los insumos de impresión requeridos.

Español X Papel X

Publicaciones, Asunto Solicitud de impresos - Imprenta Distrital Carpeta del contrato para el suministro de insumos de impresión que reposa en la Oficina Asesora Juríridica

No X

Secretaria Subdirección Académica Oficina Asesora Jurídica Disponible


Documentos


PRO-DIC-01-09

Solicitud de Contratación a la Oficina Jurídica (impresión, cuando ha negativa de Imprenta Distrital)

Documentos precontractuales y contractuales que reposan en la carpeta del proceso para la adquisición de insumos de impresión.

Español X Papel X

Carpeta del contrato para el suministro de insumos de impresión que reposa en la Oficina Asesora Juríridica

No X




PRO-DIC-01-09

Formato de Solicitudde Impresos ArtesGráficas EntidadesDistritales de la

Documento de la Imprenta Distrital mediante el cual el IDEP solicita la impresión de Español X Papel X

Carpeta Serie Publicaciones, Asunto

No XSecretaria

Profesional Especializado 222-COMUNICACIÓN

PRO-DIC-01-09Distritales de laImprenta Distrital

IDEP solicita la impresión de publicaciones y/o piezas de comunicación.

Español X Papel XPublicaciones, Asunto Solicitud de impresos - Imprenta Distrital

No XSecretaria Subdirección Académica Disponible



PRO-DIC-01-09

Memorando desolicitud de ingreso aalmacén de laspublicaciones

Documento mediante el cual el supervisor solicita el ingreso de publicaciones, informando nombre, cantidad, costo unitario.

Español X Papel X Carpeta correspondencia Interna componente

No X Secretaria Subdirección Académica Disponible


Resolución para Distribución de Carpeta Serie Profesional


PRO-DIC-01-09

Resolución para Distribución de Publicacionesde dar de baja dealmacén

Documento que determina la forma de distribución de publicaciones IDEP.

Español Papel X

Carpeta Serie Distribución de publicaciones, Asunto Resoluciones de dsitribución

No X




PRO-DIC-01-09

Memorando solicitud de dar de baja dealmacén

Documento con el que se solicita al Almacén del IDEP la entrega de publicaciones para proceder a su disitribución, conforme parámetros

Español Papel X No XProfesional Especializado 222-03 Subdirección

conforme parámetros señalados en resolución.

Centro de Documentación


03 Subdirección Académica


PRO-DIC-01-09Cartas y planillas de entrega de publicaciones

Documentos mediantes los cuales se evidencia la distribución de publicaciones.

Español Papel XCarpetas Distribución de publicaciones Centro de Documentación

No XCentro de Documentación Disponible





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PRO-DIC-01-09Página web IDEP, Redes Sociales, Boletines de Comunicación

Informacion ubicada en medios y canales de comunicación institucional, con la que se difunde la puesta en circulación de publicaciones.

Español Computador X

Página Web del IDEP

No XSubdirección Académica Profesional Especialzada 222-05Profesional Especialzada 222-03 Disponible

http://www.idep.edu.co/https://www.facebook.com/idep.bogotahttps://twitter.com/idepbogotadc

AcadémicaProfesional Especializado 222-05 Subdirección AcadémicaProfesional Unviersitario Subdirección Académica (Periodista)Página Web del IDEP 03 Disponible (Periodista)


PRO-DIC-01-09Directrices de la Imprenta Distrital

Documento externo de la Imprenta Distrital que orienta los mecanismos de impresión.

Español Papel XArchivo Profesional Especialzada 222-05

No X

Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible



PRO-DIC-01-09

Política de comunicaciones PO-DIC-01-01Estrategia de Comunicaciones MN-DIC-01-02Lineamientos Editoriales

Documentos institucionales que orientan la gestión en torno al desarrollo del Componente de Comunicación, socialización y

Español Papel X

Página Web del IDEP Carepta: Computador Profesional Especializada 222-05

No X

Subdirección Académica Archivo Profesional

Profesional Especializado 222-Lineamientos Editoriales Comunicación, socialización y

divulgación. Especializada 222-05 Subdirección Académica

Profesional Especialzada 222-05 Disponible http://www.idep.edu.co/?q=content/sistema-integrado-de-gesti%C3%B3n



PRO-DIC-01-10Actas de Reunión del Comité de Publicaciones FT-GD-07-08

Escrito que registra las orientaciones institucionales en relación con la producción de publicaciones. FT-GD-07-08

Español X Papel X

Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación,

No X

Secretaria

Profesional Especializado 222-05 Subdirección FT-GD-07-08 Comunicación,

socialización y divulgación.




PRO-DIC-01-10

Correos Electrónicos o Textos en físico recibidos para revisión - Textos corregidos, y preparación editorial (según medio o canal de comunicación)en formato

Documentos que se recepcionan para revisión y preparación institucional de medios y canales de comunicación

Español X X Computador X X

Computador Profesional Especializada 222-05 y Subdirector Académico Carpeta Contratos Priofesional

No XComputador Profesional Especializada 222-05 y

Profesional Especializado 222- 05 Subdirector Académicoen formato

electrónico o físicocomunicación Priofesional

Universitario (periodista)

222-05 y Subdirección Académica Disponible

AcadémicoDirector(a) Genera


PRO-DIC-01-10Correo electrónico con textos para el diseño de piezas comunicativas

Documento con piezas o medios de comunicación institucional diseñado.

Español X X Computador Computador Profesional de DiseñoGráfico

No X

Computador Profesional de DiseñoGráfico Disponible

Profesional de DiseñoGráfico




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PRO-DIC-01-10Programa Radial Aula Urbana Libretos radiales

Producción radial del IDEP, así como documento escaleta con base en el cual se

Español X Paple y Digital XPrograma Aula Urbana en página WEB IDEP Libreto Carpeta

No XSubdirección Académica Oficina Aseosra

Profesional Especializado 222-05 Subdirección

produce cada programa. Libreto Carpeta contractual

Oficina Aseosra Jurídica Disponible www.idep.edu.co



PRO-DIC-01-10 Página Web

La publicación de cualquier texto, imagen o vídeo debera estar revisado y aprobado por la Dirección General y/o Jefe de Área responsable de la publicación

Español X Digital X X

Página WEB IDEP

No X

Subdirección Académicay dependencias IDEP que gestionan contenidos Disponible www.idep.ed.co Funcionario responsable

Contenidos que se publican


PRO-DIC-01-10Redes Sociales

Contenidos que se publican en las redes sociales del IDEP, que son entregados a través de correo electrónico al periodista o comunicador social (Community Manager) para su revisión y difusión en Facebook y Twitter.

Español X X Digital X X Correo electrónico profesional encargado de gestión de redes sociales Redes sociales

No X

Subdirección Académica Disponible www.idep.edu.co

Subdirector Académico

Carpeta de Actas de Comité Editorial


PRO-DIC-01-10Acta de Reunión de Seguimiento FT-GD-07-08 a la estrategia de Comunicación

Escrito que registra el seguimiento institucional en relación con el desarrollo de la estrategiaFT-GD-07-08

Español X Papel X

Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.

No X


Subdirector Académico

Documentos externos de la Alcaldía Mayor de Bogotá que


PRO-DIC-01-10Manual de Imagen Corporativa de la Alcaldía Mayor Guia web 3.0 (Alta consejería para las TIC)

Alcaldía Mayor de Bogotá que orienta el manejo de la imagen institucional, así como de contenidos y demás disposiciones de la página WEB

Español X Digital XComputador Archivo Profesional Especialzada 222-05

No X Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible


DIVULGACIÓN Y PRO-DIC-01-10

Política de comunicaciones PO-DIC-01-01Estrategia de Comunicaciones

Documentos institucionales que orientan la gestión en torno al desarrollo del

Español X Digital X

Página Web del IDEP Carepta: Computador

No X

Subdirección Académica DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓNPRO-DIC-01-10 Estrategia de Comunicaciones

MN-DIC-01-02

torno al desarrollo del Componente de Comunicación, socialización y

divulgación.

Español X Digital XCarepta: Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica

No XAcadémica Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible http://www.idep.edu.co/?q=content/sistema-integrado-de-gesti%C3%B3n





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Actas de reunión delComponente

Escrito que registra la definición de lineamientos para medios institucionales



PRO-DIC-01-11ComponenteEstrategia decomunicacionesFT-GD-07-08

para medios institucionales que mejoren la comunicación, clima y cultura organizacional.FT-GD-07-08


No X


Lideres de Proceso o jefes deoficina

DIVULGACIÓN Y


Diseñar e implementar acciones de comunicación

Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Profesional



acciones de comunicación interna y externa


No X


Profesional especializada 222-05 o delegado de laSubdirección Académica

DIVULGACIÓN Y


Recibir, revisar y producirinformación de las dependencias

Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y

Profesional especializada 222-05 o delegado de laSubdirección DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓNPRO-DIC-01-11

ComponenteEstrategia decomunicacionesFT-GD-07-08

dependenciasdel IDEP a publicar en losmedios internos.

Español X Papel X Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.

No X


Subdirección Académica olíder de proceso o jefe de área


Actas de reunión delComponenteEstrategia de

Recibir y revisar la información de las dependencias del IDEP a

Español X Papel X

Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y No X


PRO-DIC-01-11 Estrategia decomunicacionesFT-GD-07-08

dependencias del IDEP a publicar en los medios externos.

Español X Papel X Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.

No X


Subdireccion Academica


Actas de reunión delComponenteEstrategia de

Evaluar la ges ón de lacomunicación externa Español X Papel X

Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y No X


PRO-DIC-01-11 Estrategia decomunicacionesFT-GD-07-08

comunicación externa Español X Papel X Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.

No X






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Apoyar la elaboración deeventos de divulgación.


No X




Política de comunicaciones PO-DIC-01-01Estrategia de Comunicaciones

Documentos institucionales que orientan la gestión en torno al desarrollo del

Español X Papel X

Página Web del IDEP Carepta: Computador

No X

Subdirección Académica DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓNPRO-DIC-01-11

Estrategia de Comunicaciones MN-DIC-01-02Lineamientos Editoriales

torno al desarrollo del Componente de Comunicación, socialización y

divulgación.

Español X Papel XCarepta: Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica

No XAcadémica Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible http://www.idep.edu.co/?q=content/sistema-integrado-de-gesti%C3%B3n


DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-12 Comunicación de entrega de la

publicación

Es una comunicación por la cual se hacen entregas de los documentos al Centro de Documentación

Español X Papel X X Carpeta de publicaciones recibidas

No X Operario Centro de Documentación Disponible

Centro de Documentación - Subdirección Académica

DIVULGACIÓN Y

Documento que permite conocer los lineamientos o Centro de DIVULGACIÓN Y

COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-12 MN-DIC-01-01 Manual de Procesos Técnicosconocer los lineamientos o políticas para el manejo de colecciones y publicaciones del Centro de Documentación

Español X Papel XExpediente Manual de Procesos Técnicos


Documentación - Subdirección Académica

DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-12 Resgistro bibliográfico de

publicaciones

El registro bibliográfico de cada publicación es almacenado en el catálogo bibliográfico del centro de documentación el cual se maneja a través de un software


Catálogo del Centro de Documentación

No X

Técnico en Sistemas

Disponible y publicado

http://186.154.205.235/

Oficina Asesora de Planeación

Es la comunicación de un

DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-13 Solicitud de información

Es la comunicación de un usuario tanto interno como externo solicitando información del Centro de documentación

Español X Computador X Correo Electrónico del Centro de documentación



DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-13 Registro de solicitudes

realizadas

Las solicitudes que se realizan de manera presencial se lleva un registro en excel para generar la estadística de consulta del Centro de Documentación

Español X Computador X Computador del Operario del Centro de Documentación



Las solicitudes que se

DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-13

FT-AU-10-03

Encuesta de satisfacción de usuarios

Las solicitudes que se realizan de manera presencial se lleva un registro en excel para generar la estadística de consulta del Centro de Documentación


Archivo electrótino de tabulación de encuestas que genera el área de sistemas del IDEP

No X

Técnico en Sistemas Disponible


DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-09 Cartas de entrega de libros

Se remiten los libros a entregar de acuerdo a la resolución de publicaciones a través de comunicación oficial

Español X Papel X Distribución de Publicaciones (Código TRD 27)

Si

DISTRIBUCIÓN DE PUBLICA

X Operario Centro de Documentación Disponible





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DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-09 Cartas de entrega de libros en

canje

Se remiten los libros a entregar por canje de acuerdo a la resolución de publicaciones a través de comunicación oficial

Español X Papel X Canje de Material Bibliográfico (Código TRD 11)

Si

CANJE DE MATERIAL BIBLIOG

X Operario Centro de Documentación Disponible

Centro de Documentación - Subdirección Académicacomunicación oficial TRD 11) BIBLIOG Documentación Disponible Académica

DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-09

Planillas deentrega depublicaciones

En los eventos en los que particioa u organiza el IDEP y que se hacen entrega de publicaciones, se lleva un registro de quienes las reciben como control y evidencia

Español X Papel XDistribución de Publicaciones (Código TRD 27)

SiDISTRIBUCIÓN DE PUBLICACIONES

XOperario Centro de Documentación Disponible


DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 Memorando Interno Español

DIRECCIÓN Y PRO-DIP-02-08 Informe de Revisión por la EspañolPLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 Dirección Español

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 FT-GD-07-08 Acta de reunión Español

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 FT-MIC-03-03 Plan de Mejoramiento Español

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-01 FT-GD-07-08 Plan Estratégico de Desarrollo

InstitucionalAlineación estratégica del

Instituto. Español x Papel x Carpeta PEDI NO N/A N/A x

Profesional Especializado



http://www.idep.edu.co/wp-

content/uploads/2014/10/PL-

DIP-02-01PEDI-

Oficina Asesora de Planeación.

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-02 FT-GD-07-08 Acta de comité directivo

Acta que incluye la identificación del problema, los antecedentes y situación actual para la formulación del

proyecto.

Español x Papel x Carpeta actas de comité de Dirección NO N/A N/A x Dirección

General Disponible N/A Dirección General

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-02 FT-GD-07-09 Documento proyecto

Documento del proyecto donde se describe el

problema o necesidad, solución al problema y se

describe todo lo que se va a realizar el IDEP en inversión

Español x Papel x Carpeta documento proyecto NO N/A N/A x





content/uploads/2014/03/FICHA-EBI-702-

2015.pdf


realizar el IDEP en inversión durante el Plan de Desarrollo 2015.pdf

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-03 N/A Documento Propuesta del

Anteproyecto de Presupuesto

Documento donde se programa lo que va a realizar el IDEP para el siguiente año

Español x Papel x Carpeta Anteproyecto NO N/A N/A x



Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-04 FT-DIP-02-01 Plan de Acción

Herramienta gerencial que permite efectuar el

seguimiento sectorial a la planeación estratégica a

través del cumplimiento de las metas establecidas en sus

Español x Papel x Carpeta Plan de Acción Si 45 45,4 x





content/uploads/2014/10/plan

_de-_acci%C3%B3


metas establecidas en sus objetivos estratégicos.

_acci%C3%B3n_2015_v5.pdf

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-05 FT-DIP-02-08 Plan Operativo Anual POA

Instrumento en el que cada dependencia establece los objetivos y las metas que

pretende alcanzar en el plazo de un año

Español x Papel x Carpeta POA NO N/A N/A x




http://www.idep.edu.co/?page_

id=453


DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-06 FT-DIP-02-05 Fichas

Documento interno donde se especifica que se va a realizar en cada actividad del Plan de

acción

Español x Papel x Carpeta electrónica NO N/A N/A x







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DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-07 FT-DIP-02-02 Plan de Adquisiciones

Instrumento que consolida los objetos contractuales para el desarrollo de los proyectos de

inversión

Español x Papel x Carpeta Plan de Adquisiciones NO N/A N/A x




Memorando remitido a los

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A

Memorando interno de solicitud de información para la Revisión por la Dirección

Memorando remitido a los Líderes de Proceso por parte

de la Oficina Asesora de Planeación, para la solicitud

de la información que sustenta el informe de

revisión por la Dirección.

Español x Papel xCarpeta Electrónica

"Revisión por la Dirección"

NO N/A N/A x

Profesional Universitario


Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A

Memorando interno de entrega en medio magnético de información para la Revisión

Memorando remitido a la Oficina Asesora de

Planeación por parte de los Líderes de Proceso, para la Español x Papel x Carpeta "Revisión por

la Dirección" NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónPLANEACIÓN información para la Revisión

por la Dirección entrega de la información que sustenta el informe de

revisión por la Dirección.

la Dirección" Oficina Asesora de Planeación

Planeación

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A Informe de Revisión por la

Dirección

Informe consolidado por la Oficina Asesora de

Planeación, que contiene la información a ser presentada para el proceso de revisión

por la Dirección.

Español x PDF xCarpeta Electrónica

"Revisión por la Dirección"

NO N/A N/A x




Define el objetivo y las acciones a desarrollar en las Profesional

DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 PL-DIP-02-02 Plan Institucional de

Participación

temáticas priorizadas para la participación ciudadana, definiendo los espacios o instancias de participación

más convenientes.

Español x PDF x http://www.idep.edu.co/?page_id=17252 NO N/A N/A x





id=17252


DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A Informe de Participación

Ciudadana

Informe que evidencia los avances de las actividades

planteadas en el Plan Institucional de Participación

Ciudadana


"Participación Ciudadana"

NO N/A N/A x




Solicitud por parte del líder del Carpeta "Solicitudes Profesional MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO

PRO-MIC-03-01 FT-MIC-03-04Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos

Solicitud por parte del líder del proceso y el referente técnico para crear, modificar, o anular

un documento en el SIG

Español x Papel x

Carpeta "Solicitudes de modificación,

creación o anulación de documentos"

NO N/A N/A x




MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO

PRO-MIC-03-01 FT-MIC-03-08 Listado maestro de documentos

Formato que relaciona todos la documentación existente en

el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad

Español x Excel x http://www.idep.edu.co/?page_id=5530 NO N/A N/A x





id=5530



PRO-MIC-03-01 N/A Aprobaciones de la documentación vigente.

Impresión de las firmas de la primera hoja de los

documentos controlados Español x Papel x

Carpeta "Documentación del

Sistema Integrado de NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO documentación vigente. documentos controlados

como soporte físico.Sistema Integrado de

Gestión"Oficina Asesora de Planeación

Planeación


PRO-MIC-03-01 N/A Documento Controlado

Documento original que ha sido distribuido, difundido ,

divulgado, revisado y actualizado, según el

procedimiento de control de documentos, sobre este documento no se debe realizar ningún tipo de

enmendadura

Español x Word / Excel / PDF x http://www.idep.edu.co/

?page_id=5568 NO N/A N/A x





id=5568





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PRO-MIC-03-01 N/A Documento Obsoleto

Documentos que ya no tienen vigencia porque se han

generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto

deben ser claramente Español x Word / Excel /

PDF x Carpeta "Obsoletos" NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO deben ser claramente

identificados como tal en el SGC.

PDF Oficina Asesora de Planeación

Planeación


PRO-MIC-03-01 N/ACorreo electrónico de socialización de cambios en la documentación del SIG

Comunicación electrónica enviada a todos los servidores de la entidad de socialización

de cambios en la documentación del SIG


"Correos de Socialización SIG"

NO N/A N/A x




MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-02 FT-GD-07-08 Acta de reunión - Grupo de

trabajo ambiental

Acta generada en reunión con el grupo de trabajo ambiental para identificar los aspectos Español x Papel x NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO trabajo ambiental para identificar los aspectos

ambientales de la entidad.Oficina Asesora de Planeación

Planeación

MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-02 N/A

Formato de matriz deidentificación deaspectos y valoración

Instrumento diseñado por la autoridad ambiental para

identificar los elementos de una actividad y producto (bien

y/o servicio) que realiza la entidad u organismo distrital

endiferentes escenarios,

relacionadas a la interacción Español x Excel x NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO de impactos

ambientales con el ambiente, permitiendo

valorar el daño que potencialmente se deriva de

dicha actividado producto y la identificación

apropiada del control operacional.


Planeación

MEJORAMIENTO

Se envía mediante correo electrónico la matriz de

identificación de aspectos y Mensaje de Profesional Universitario Oficina Asesora de MEJORAMIENTO

INTEGRAL Y CONTINUO

PRO-MIC-03-02 N/A Correo Electrónicoidentificación de aspectos y

valoración de impactos ambientales para su revisión por parte del grupo de trabajo

ambiental.

Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x Universitario



MEJORAMIENTO FT-MIC-03- Plan de Mejoramiento por

Elementos de control que contienen los planes

administrativos con las acciones de mejoramiento

que a nivel de los procesos y de las áreas responsables

dentro de la entidad pública, http://www.idep.edu.co/Profesional Universitario Disponible y http://www.idep Oficina Asesora de MEJORAMIENTO

INTEGRAL Y CONTINUO

PRO-MIC-03-03 FT-MIC-03-03

Plan de Mejoramiento por procesos

dentro de la entidad pública, deben adelantarse para

fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de

las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en

su conjunto.

Español x Excel x http://www.idep.edu.co/?p=17699 NO N/A N/A x Universitario



http://www.idep.edu.co/?p=176

99





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Código del Formato



MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-03 N/A Seguimiento al Plan de

Mejoramiento por procesos

Actividades a través de las cuales se verifica el

cumplimiento de la ejecución de las acciones propuestas en Español x PDF x http://www.idep.edu.co/

?p=17699 NO N/A N/A x Jefe Oficina de Control Interno


http://www.idep.edu.co/?p=176 Oficina Asesora de

PlaneaciónINTEGRAL Y CONTINUO

PRO-MIC-03-03 N/A Mejoramiento por procesos de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento por procesos y se consolida de manera mensual por la OCI.

Español x PDF x ?p=17699 NO N/A N/A x Control Interno publicado .edu.co/?p=17699 Planeación


PRO-MIC-03-03 N/AInforme trimestral de estado de acciones del plan de mejoramiento

Informe que consolida la Oficina Asesora de

Planeación en las que se evidencia el estado de las acciones formuladas por

proceso en el Plan de Mejoramiento por procesos.

Español x Power Point / PDF x

Carpeta electrónica "Informe plan de

mejoramiento"NO N/A N/A x





PRO-MIC-03-03 N/ACorreo electrónico con solicitud de información para la Autoevaluación a la gestión

Comunicación electrónica enviada a todos los Líderes

de Proceso en el que se solicita el seguimiento a las

herramientas que sustentan el procedimiento de

autoevaluación a la gestión

Español x PDF xCarpeta Electrónica "Autoevaluación a la

gestión"NO N/A N/A x





PRO-MIC-03-03 FT-MIC-03-05 Hoja de vida deindicadores

Formato que facilita la definición de criterios

comunes y coordinados para la formulación y seguimiento a Español x Excel / PDF x http://www.idep.edu.co/

?page_id=5530 NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible y

publicado


id=5530

Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO los indicadores de gestión de

la entidadde Planeación id=5530


PRO-MIC-03-03 FT-MIC-03-06 Mapa de riesgos por proceso

Herramienta que permite organizar la información sobre

los riesgos de la entidad y visualizar su magnitud, con el

fin de establecer las estrategias adecuadas para

su manejo

Español x Excel x http://www.idep.edu.co/?page_id=5530 SI 41 41,1 x





id=5530


Informe que consolida la Oficina Asesora de


PRO-MIC-03-03 N/A Informe Anual de Autoevaluación a la Gestión

Oficina Asesora de Planeación en las que se

evidencia los avances obtenidos por proceso

respecto a las herramientas que soportan la

Autoevaluación a la Gestión

Español x PDF xCarpeta Electrónica "Autoevaluación a la

gestión"NO N/A N/A x





PRO-MIC-03-04 FT-GD-07-08 Acta de reunión

Acta generada en reunión realizada entre gestor ambiental y director(a)

general para aprobar la matriz de identificación de aspectos

Español x Papel x Expediente PIGA NO N/A N/A x



Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO de identificación de aspectos

y valoración de impactos ambientales

de Planeación


PRO-MIC-03-05 N/A

Certificado de informede Planificacióngenerado por laplataforma Storm User

Generado por el aplicativo STORM WEB de la SDA Español x PDF x Computadro del PIGA NO N/A N/A x





PRO-MIC-03-05 FT-GD-07-11

Listas de asistenciasy/o correoselectrónicos y/oregistro fotográfico

Listado de asistencia a talleres de socialización de la

matriz de identificación de aspectos y valoración de

impactos ambientales.

Español x Papel x NO N/A N/A x







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Código del Formato



MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-05 N/A

Formato Informe deseguimiento Plan de

Formulario a cargar en el STORM diseñado por la

Secretaría Distrital de Ambiente en donde se

registran los avances del plan Español x Excel x NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónINTEGRAL Y

CONTINUOPRO-MIC-03-05 N/A seguimiento Plan de

acción de la vigencia registran los avances del plan de acción con la

implementación de los controles definidos.

Español x Excel x NO N/A N/A x Oficina Asesora de Planeación

Disponible N/A Planeación


PRO-MIC-03-05 N/A

Formato01_0000002019Formulación Anual Plande Acción PIGA.

Formulario a cargar en el STORM diseñado por la

Secretaría Distrital de Ambiente en donde se registran los programas

ambientales del PIGA, susobjetivos, metas, indicadores,

Español x Excel xhttps://www.secretariadeambiente.gov.co/stor

mWeb/NO N/A N/A x




responsables, presupuesto y actividades a desarrollar

durante la vigencia.


PRO-MIC-03-05 N/A

Correo electrónicoenviado a losintegrantes del Grupo deTrabajo Ambiental conel Plan de Acción del PIGA de la vigencia

Remisión del plan de acción PIGA de la vigencia corriente al grupo de trabajo ambiental

para revisión y solicitud de ajustes.

Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x




MEJORAMIENTO Correo electrónicoenviado al Gestor Remisión del plan de acción

PIGA de la vigencia corriente Mensaje de Profesional Universitario Oficina Asesora de INTEGRAL Y

CONTINUOPRO-MIC-03-05 N/A Ambiental del Instituto

con el Plan de Accióndel PIGA de la vigencia

PIGA de la vigencia corriente al gestor ambiental del IDEP

para su aprobación.

Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x Universitario




PRO-MIC-03-05 N/A

Correos electrónicos,carteles, avisos, folletos,etc., por medio de loscuales se realice lasocialización de losmensajes.

Mensajes de correo electrónico y material impreso

de socialización de programas, campañas,

estrategias y actividades de gestión ambiental.

Español x Mensaje de correo electrónico x Correo del PIGA NO N/A N/A x




Listado y fotografías en donde se registra la asistencia de los


PRO-MIC-03-05 FT-GD-07-11

Listado de asistencia acapacitaciones y/oregistro Fotográfico

se registra la asistencia de los servidores públicos a los

talleres y jornadas de capacitación/sensibilización

realizadas de cada programa del PIGA.

Español x Papel, fotografías NO N/A N/A x





PRO-MIC-03-05 N/AFormato deInspeccionesHidrosanitarias del PIGA

Formato en donde se registran las inspecciones mensuales realizadas a las instalaciones hidrosanitarias

de la entidad.

Español x Papel NO N/A N/A x




de la entidad.


PRO-MIC-03-05 N/A

Correos electrónicosenviados a laAdministración deledificio informandofugas o goteos en lasinstalacioneshidrosanitarias comunesdel edificio

Mensajes de correo electrónico remitidos a la administración del centro

empresarial arrecife informado fugas, daños o

goteos en las instalaciones hidrosanitarias con que

cuenta la entidad.

Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x







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Código del Formato




PRO-MIC-03-05 FT-GT-12-08

Registro demantenimiento deequipos de cómputo,impresoras y escáneres

Registro de mantenimiento de equipos de cómputo,

escáneres e impresoras realizados por la OAP a los

equipos de la entidad.





equipos de la entidad. de Planeación


PRO-MIC-03-05 N/AConvenio deCorresponsabilidadfirmado

Acuerdo de corresponsabilidad suscrito

entre el IDEP y una organización de recicladores

habilitada por la UAESP






PRO-MIC-03-05 GU-GC-08-01Fichas de CriteriosAmbientales aprobadaspor el Gestor Ambiental

Guía de criterios ambientales para las compras y la gestión

contractual del IDEPEspañol x PDF x


content/uploads/2015/04/GU-GC-08-01-Guias- NO N/A N/A x


Oficina Asesora Disponible y

publicado


content/uploads/2015/04/GU-

GC-08-01-Oficina Asesora de

PlaneaciónCONTINUO por el Gestor Ambiental contractual del IDEP para-criterios-Ambientales.pdf

de Planeación Guias-para-criterios-

Ambientales.pd

ESTUDIOS PRO-EST-04-01 Ficha del estudio, Diseño, Estrategia

Se cuenta con la información más relevante de los estudios entre los que cabe resaltar alcance,justificación, objetivos, resultados e impacto, población beneficiaria, territorialización, cronograma, indicadores,

Español Documentos word

profesional -

si

FT- DIP-02-05 presupuesto y plan de adquisiciones. x x

Carpeta Oficina Asesora de Planeación NO X

Especializado 222-3 OAP Disponible


ESTUDIOS PRO-EST-04-02

FT-GD-07-08

Acta de Reunión

Los resultados de lasreuniones de loscomponentes para laformulación, seguimiento yevaluación de los estudios seevidencian en las actas dereuniones.

español

x

Actas de reuniones

xCarpetas de los componentes NO X

Profesionales Subdirección académica Disponible

no subdirección Académica

Presentan la ejecución de las actividades

ESTUDIOS PRO-EST-04-02

N/A

Productos de los estudiosactividades de acuerdo con los compromisospactados en el plan de trabajo

español

x

Productos

xCarpetas de Supervisión NO X OAJ Disponible

no OAJ

ESTUDIOS PRO-EST-04-02N/A

sEstablece las fechas y productos que se tienen previsto

españolx

Cronogramas de actividades x

Carpeta de los expedientes NO X OAJ Disponible no OAJ

DISEÑOS PRO-EST-04-03N/A

Proyecto institucional Documento diagnóstico del problema

Previa concertación de la estructura del diseño se reciben los productos

españolx

Documento diagnóstico x

Carpetas de los componentes NO X



DISEÑOS PRO-DIS-05-01 Documento Marco referencial del Diseño

El equipo del componente hace una construcción español Documento Carpetas de

Profesionales Subdirección no subdirección

AcadémicaDISEÑOS PRO-DIS-05-01N/A del Diseño hace una construcción

colectiva del marco referencialespañol

xDocumento

xCarpetas de los componentes NO X

Subdirección académica Disponible

no Académica

DISEÑOS PRO-DIS-05-03

N/A

Documento de orientaciones para validación de Productos

A través de la retroalimentación, progresiva se acompañan los estudios y se alimenta el diseño de cada componente.

español

x

Documento

x Carpeta NO X



ESTRATEGIA PRO-ETT-06-03

N/A

Informes de seguimiento

En estos documentos se informa la relación de cumplimiento de las actividades de acuerdo a lo programado.

español

x

Documento

x Carpeta NO X






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Código del Formato



ESTRATEGIA PRO-ETT-06-01

FT-GD-07-08

Acta de reunión

En Comité académico se divulga el resultado del estudio del componente y se priorizan las acciones a realizar.

español

x

Documento

x Carpeta NO X

Profesional Subdirección Académica 222-3 Disponible


realizar. x x Carpeta NO X Académica 222-3 Disponible

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-01

FT-GD-07-08

Acta Reunión Comité Interno de Gestión Documental

A través del una reunión se aprueba el Programa de Gestión documental y su evidencia de aprobación es el acta del comité

Español X Papel XExpediente de Actas (Código TRD 2.9)

Si

ACTAS

Actas del Comité de Gestión Documental

X

Profesional Especializado 222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-01 Boletín Informativo Interno

A través del Boletín Interno el cual se envía por correo electrónico a todos y todas las funcionarias del IDEP se divulga el PGD

Español

X

Computador X Archivo virtual de Boletín Interno en Google Drive

Si BOLETINES DE PRENSA

X

Profesional Especializado 222-05, Subdirección Académica


http://www.idep.edu.co/?cat=11

Componente de Comunicaciones


Informe de gestiónsemestral del procesode Gestión Documental

Cada tres (3) meses se entrega a la Subdirección Administrativa el informe de las actividades realizadas en Gestión Documental

Español X Papel X Archivo de la Subdirección Académica

No XSecretaria Ejecutiva de la Subdirección Académica Disponible

Subdirección Académica


PG-GD-07-01

Programa de Gestión Documental

Documento que consolida la Política deGestión Documental del IDEP.

Español X Papel X

Expediente del SIGA

No X



http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#GestionDocumental Gestión Documental

A través de memorando el INSTRU Profesional

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-02 Memorando

A través de memorando el líder de área solicita la modificación de la tabla de retención documental

Español X Papel XExpediente Tablas de Retención Documental

SiMENTOS DE CONTROL

Tablas de Retención Documental

XEspecializado 222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental


FT-GD-07-02

Tabla de Retención DocumentalFormato controlado por el cual se elabora la TRD del IDEP

Español X Papel X Tabla de Retención Documental (Código TRD 36.1)

Si

INSTRUMENTOS DE CONTROL

Tablas de Retención Documental

X




GESTIÓN PRO-GD-07-02 ResoluciónActo administrativo por la cual se adopta y se difunde la TRD Español X Papel X

Expediente de Resoluciones de Si

Resoluciones de la X

Secretaria Ejecutiva de la GESTIÓN

DOCUMENTAL PRO-GD-07-02

FT-GJ-09-02

Resolución se adopta y se difunde la TRD del IDEP

Español X Papel X Dirección General (Código TRD 51.2)

Si RESOLUCIONES

Dirección General

X Dirección General Disponible Dirección General

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-03 Comunicación externa recibida Documento informativo que

llega al IDEP para su gestión Español X X Computador X

Digitaliza y almacena en correspondencia recibida del programa de Gestión Documental del IDEP (SIAFI)

No X

Técnico de Sistemas Disponible

Oficina Asesora de Planeación - Sistemas

GESTIÓN Planilla de reparto de

La planilla se genera a través del programa de gestión documental del IDEP y se GESTIÓN

DOCUMENTAL PRO-GD-07-03Planilla de reparto decomunicacionesexpedida por SIAFI

documental del IDEP y se imprime para colocar firma de entrega y recibido de la comunicación a la persona responsable de su trámite

Español X X Computador X

Carpeta de entrega de documentos recibidos

No XAuxiliar Administrativo de la SAFYCD Disponible

Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario


MN-GD-07-02

Manual de Archivo y Correspondencia

El manual contiene los lineamientos para el manejo de la correspondencia en el IDEP

Español X Papel X

Expediente del SIGA

No X







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GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-04 Comunicación del IDEP a envíar

Son las comunicaciones que se emiten desde el IDEP hacía una entidad o persona externa

Español X X Computador X

Digitaliza y almacena en correspondencia recibida del programa de Gestión Documental del IDEP

No X

Técnico de Oficina Asesora de Planeación - externa Documental del IDEP

(SIAFI)Técnico de Sistemas Disponible

Planeación - Sistemas

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-04 Guías de la empresa de

mensajería

Las comunicaciones son entregadas a la empresa de mensajería para su correspondiente entrega al destinatario. Para ello se entrega cada comunicación con una guía diligenciada para su control

Español X X Computador X La empresa de envíos digilaza la guía y la coloca en la web para su control

No X

Auxiliar Administrativo de la SAFYCD Disponible


Se elabora una planilla en

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-04 Planilla de despacho de

comunicaciones

excel para el control de envío de documentos donde se le coloca el número de guía con que se envío el documento y el enlace a la guía de entrega firmada de recibida la comunicación


Google Drive

No X

Auxiliar Administrativo de la SAFYCD Disponible


GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Cronograma de Transferencias

Documentales

A través de una planeación para recibir los archivos de gestión como transferencia documental primaria, se Español X Papel X Expediente de Si

INSTRUMENTOS DE CONTRO Transferenci X

Profesional Especializado DOCUMENTAL Documentales elabora el cronograma para

entrega y recepción de expedientes

Transferencias Documentales (Código TRD 36.2)

L DOCUMENTAL

as Documentales

222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Circular

Documento por el cual se adopta y se difunde el Cronograma de Transferencias Documentales del IDEP

Español X Papel XExpediente de Circulares de la OAJ

No XSecretaria Ejecutiva de la Oficina Asesora Jurídica Disponible

Oficina Asesora Jurídica

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Formulario Único de Inventario

Documental

Herramienta a través de las cuales se listan los expedientes a transferir con Español X Papel X

Expediente de Transferencias Si

INSTRUMENTOS DE

Transferencias X

Profesional Especializado 222-03, DOCUMENTAL PRO-GD-07-05

FT-GD-07-06

Documental expedientes a transferir con su correspondiente información

Español X Papel XDocumentales (Código TRD 36.2)

SiCONTROL

Documentales

XSubdirección Académica Disponible Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Memorando

Documento a través se hace entrega formal de la transferencia documental al Archivo Central del IDEP y en dado caso se puede devolver la Transferencia para sus ajustes

Español X Papel X Expediente de Transferencias Documentales (Código TRD 36.2)

Si

INSTRUMENTOS DE CONTROL DOCUMENTAL

Transferencias Documentales

XProfesional Especializado 222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental

GESTIÓN PRO-GD-07-06 Solicitud de expediente por Soporte por el cual se recibe la solicitud de préstamo de un Español X Correo X No X

Correo de Secretario GESTIÓN

DOCUMENTAL PRO-GD-07-06 Solicitud de expediente por correo electrónico la solicitud de préstamo de un

expedienteEspañol X Correo

Electrónico X

Correo Electrónico

No X Secretario Ejecutivo del Archivo Central Disponible Gestión Documental


FT-GD-07-06

Formulario Único de Inventario Documental del Archivo Central

Base de Datos en excel a través de las cuales se listan los expedientes que reposan en el Archivo Central.

Español X Computador X CD (Código TRD 37.2) y Computador el Archivo Central

Si INVENTARIOS

Inventario Único Documental

X Secretario Ejecutivo del Archivo Central Disponible Gestión Documental


FT-GD-07-03

Préstamo deExpedientes

Formato por el cual se relacionan y controlan los expedientes en préstamo

Español X Papel X

CD (Código TRD 37.2)

Si INVENTARIOS


X

Correo de Secretario Ejecutivo del Archivo Central Disponible Gestión Documental




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FT-GD-07-18

Control de Registros

Herramienta por la cual se registran todos los documentos que manejan los procesos y procedimientos del SIG del IDEP.

Español X Computador XComputador del Profesional a cargo de la Gestión Documental del IDEP

SiINVENTARIOS


X

Profesional Especializado 222-03, Subdirección Académica Disponible y publicado

http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#GestionDocumental Gestión Documental FT-GD-07-18 SIG del IDEP. del IDEP RIOS Documental Académica Disponible y publicadoonDocumental Gestión Documental

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-01 Acta de inicio

Acta suscrita por el supervisordel contrato y el contratistaque da cuenta de la fecha deinicio del contrato, el objeto,plazo y valor.

Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica

SI

Contratos y

Convenios

Contratos de Prestación de servicios X

SecretariaOficina AsesoraJurídica

Disponible NO Oficina AsesoraJurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 Programación PAC

Correo dirigido al Tesoreroprogramando el pago alcontratista, de acuerdo con Español X Correo

Electrónico X Correo del Tesorero NO N/A N/A X Tesorero Disponible NO

SubdirecciónAdministrativafinanciera y deCONTRACTUAL las condiciones pactadas en

el contrato.

Electrónico Control Disciplinario- Tesorería

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-24 Informe de avance y/o

actividades

Registro de las actividadesdesarrolladas por elcontratista y los productosentregados.


SI

Contratos y

Convenios




Registro de las generalidadesdel contrato, pago de aportes Contratos

Contratos de Prestación

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-04 Certificado de Supervisión o

interventoría

del contrato, pago de aportesa seguridad social, periodofacturado, valor a pagar yvalor pendiente por cancelaral contratista.


SI

Contratos y

Convenios

Prestación de servicios X



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-44

Concepto del supervisor sobre el informe de avance del contrato

Manifestación escrita delsupervisor sobre el desarrollodel objeto del contrato, segúncondciones pactadas.


SI

Contratos y

Convenios




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 Memorando de autorización de

pago

Memorando dirigido altesorero autorizando el pagoal contratista.


SI

Contratos y

Convenios




GESTIÓN Documento que da cuenta de Aplicativo SIAFI y Aplicativo SIAFI yContratos

y

Contratos de Prestación de servicios Secretaria Oficina AsesoraGESTIÓN

CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 Acta de ejecución SIAFIDocumento que da cuenta dela ejecución del contrato,periodo y valor a pagar.

Español X X Aplicativo SIAFI y papel X Aplicativo SIAFI y

Expediente Contractual SI y Convenio

s

de servicios XSecretariaOficina AsesoraJurídica


GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GF-14-15 Liquidación de salud, pensión y

fondo de solidaridad contratistas

Obligación de ley, queestablece que el contratistadebe estar asegurado ensalud, pensión y ARL.


SI Contratos







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GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-02 Acta de liquidación

Acta suscrita por la partes alfinalizar el contrato quepermite el balance de larelación contractual, Español X Papel X

Archivo de GestiónOficina Asesora SI

Contratos y

Convenio


SecretariaOficina Asesora Disponible

https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada

noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-02 Acta de liquidación relación contractual,

cumplimiento por parte delcontratista y los pagosefectuados por la entidad.

Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica

SI Convenios

X Oficina AsesoraJurídica

Disponible no

https://www.contratos.gov.co/

Jurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-28 Certificación de terminación de

contrato

Acta suscrita por el supervisordel contrato que que permiteestablecer en que condcionestermino el contrato, elcumplimiento por parte delcontratista y los pagosefectuados por la entidad.


SI Contratos



Disponible


no

https://www.co

Oficina AsesoraJurídica

efectuados por la entidad. ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-35 Certificación contrato

Constancia que expide ladirección general, respectodel contrato celebrado.


SI

Contratos y

Convenios




Requisito de ley paracontratos de prestación deservicios profesionales o de Archivo de Gestión

Contratos de Prestación SecretariaGESTIÓN

CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GTH-13-24 Solicitud de certificación existencia personal disponible

apoyo a la gestión conpersona natural, quedesvirtua la existencia denóminas paralelas en laentidad.


SI Contratos de servicios XSecretariaOficina AsesoraJurídica


GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GTH-13-25 Certificación de Talento

Humano

Requisito de ley paracontratos de prestación deservicios profesionales o deapoyo a la gestión conpersona natural, quedesvirtua la existencia de


SI Contratos




desvirtua la existencia denóminas paralelas en laentidad.

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09

Documento que acredite que el contratista es único oferente en el mercado o RUP que acredite tal situación

Documento que acredita queel contratista es únicooferente en el mercado (Parael caso de la CAUSAL:Cuando no exista pluralidadde oferentes en el mercado).


SI Contratos




Requisito de ley para Contratos de Prestación Profesional

SubdirecciónAdministrativa,

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GRF-11-09 Solicitud de certificación de

existencia de bienes

Requisito de ley paraestablecer que en la entidadexisiten o no bienes que sevan a adquirir, con el fin decontrolar los inventarios.

Español X Papel X Archivo de GestiónServicios Generales SI Contratos


ProfesionalUniversitarioServiciosGenerales

Disponible NO

Administrativa,Financiera y deControl Disciplinario- ServiciosGenerales

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GRF-11-13

Certificación de la almacenista sobre la existencia de bienes, cuando se trata de bienes muebles

Documento que establece laexistencia o no en inventariosde los bienes que se van aadquirir para la entidad.


SI Contratos







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Código del Formato



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-10 Estudios previos contratación

directa

Documento de altaimportancia, donde seplasma la necesidad de lacontratación, el objeto acontratar y las demás Español X Papel X


Contratos y

Convenio




noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-10 directa contratar y las demás

condciones para la futuracontratación del bien oservicio.


SI Convenios


Disponible no


Jurídica


Evaluación jurídica a los estudios previos y de conveniencia

Documento interno expedidopor la OAJ, donde consta quelos estudios previos para lacontratación de prestación deservicios profesionales y deapoyo a la gestión conpersona natural estan


SI Contratos




persona natural estanajustados a la ley y resolucióninterna de honoraios.

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-DIP-02-06 Solicitud de Viabilidad de

Inversión

Requerimiento interno antela OA de Planeación, comoprerequisito para laexpedición del CDP.


SI

Contratos y

Convenios




Documento expedicio por la

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-DIP-02-07 Viabilidad Inversión

Documento expedicio por laOA de Planeación en dondehace constar qu el objeto estáen plan de adquisiciones, ylos recursos oficilespertenecen a un determinadocomponente, meta para lavigencia y actividad.


SI

Contratos y

Convenios




El referente técnico de lacontratación debe verificar enel aplicativo SAIFI, que el Archivo de Gestión Contratos

Contratos de Prestación SecretariaGESTIÓN

CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Solicitud de contratación SIAFI

el aplicativo SAIFI, que elobjeto de la contratación quese requiere y el valorpresupuestados estanpreviamente registrados enesta plataforma.

Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica

SI

Contratos y

Convenios




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GF-14-17 Solicitud de Disponibilidad

Presupuestal

Requerimiento de ley yobedece al principio deplaneación en la contrataciónestatal.


NO

Contratos y

Convenios


ProfesionalEspecializado depresupuesto

Disponible NO

SubdirecciónAdministrativa,Financiera y deControl Disciplinario- Presupuesto- Presupuesto

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

Documento Oficial dedisponibilidad presupuestalde los recursos.


SI

Contratos y

Convenios







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Código del Formato



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Oferta suscrita por el contratista

Documento mediante el cualel contratista de prestación deservicios profesionales y deapoyo a la gestión conpersona natural y/o jurídica, Español X X Papel X


Contratos y

Convenio


SecretariaOficina Asesora Disponible NO Oficina Asesora

JurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Oferta suscrita por el contratista persona natural y/o jurídica,manifiesta su ofrecimiento ycondiciones para contratarcon la entidad.

Español X X Papel X Oficina AsesoraJurídica

SI Convenios


Disponible NO Jurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Hoja de vida de la función

públicaFormato oficial de Hoja deVida para entidades públicas. Español X X Papel X

Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica

SI

Contratos y

Convenios





Certificación expedida por el representante legal de no encontrarse ni él ni la entidad que representa inhabilidad para contratar.

Documento donde consta lamanifestacion clara y precisadel futuro contratista de noencontrarse incurso eninhabilidad o incompatibilidadpara celebrar el contrato.


SI

Contratos y

Convenios





Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la cámara de comercio o

Documento legitimo paraestablecer la naturaleza ypersoneria jurídica de una Español X X Papel X


Contratos y

Convenio



JurídicaCONTRACTUAL por la cámara de comercio o por la entidad competente

personeria jurídica de unaente comercial. Jurídica Convenio

s Jurídica Jurídica


Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o de quien haga sus veces.

Fotocopia del documento deidentidad. Español X X Papel X


SI

Contratos y

Convenios




Autorización de la Junta de Contratos de


Autorización de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios, al Representante Legal para celebrar el contrato respectivo, cuando hubiere lugar.

Documento que faculta alrepresentante legal de unente comercial para celebrarcontratos, cuando la mismajunta lo ha limitado.


SI

Contratos y

Convenios





Certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Procuraduría General de la Nación

Documento exigido por ley,donde consta las sancionesdisciplinarias del contratista.


SI

Contratos y

Convenios




Nación disciplinarias del contratista. Jurídica s Jurídica


Certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Personería de Bogotá

Documento exigido por ley,donde consta las sancionesdisciplinarias del contratista.


SI

Contratos y

Convenios







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Código del Formato




Certificación del boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la

Documento exigido por ley,donde consta laresponsabilidad fiscal del Español X X Papel X


SI

Contratos y

Convenio



Disponible NO Oficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL Contraloría General de la

Naciónresponsabilidad fiscal delcontratista. Jurídica Convenio

s Jurídica Jurídica


Certificado de antecedentes judiciales, expedido por la Policía Nacional

Documento exigido por ley,donde consta las condenasjudiciales o de policia delcontratista.


SI

Contratos y

Convenios




Certificación del Revisor Fiscal Contratos de


Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal y/o contador público que acredite el cumplimiento del pago de aportes a la seguridad social integral y parafiscales

Documento exigido por ley,para garantizar los pagos delcontratista o sus empleados ala seguridad social.


SI

Contratos y

Convenios




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 RUT Documento tributario. Español X X Papel X


SI

Contratos y

Convenios




s

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 RIT Documento tributario. Español X X Papel X


SI

Contratos y

Convenios




Contratos Contratos de Prestación

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Certificación Bancaria

Documento que indica que elcontratista es titular de unacuenta bancaria.


SI

Contratos y

Convenios





Formulario único declaración juramentada de Bienes y Rentas Persona Natural

Formato oficial para ladeclaración de bienes yrentas del contratista.


SI

Contratos y

Convenios




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Balance general Persona

Jurídica

Documento que da cuentasobre el estado financiero deuna empresa, en una fechaespecífica.


SI

Contratos y

Convenios







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Código del Formato



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Fotocopia de la Libreta Militar Fotocopia de la Libreta Militar. Español X X Papel X


SI Contratos



Disponible NO Oficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL Jurídica Jurídica Jurídica


Pago de planilla o certificación en los aportes al sistema de seguridad social integral, en calidad de cotizante

Documento en donde severifica el pago de laseguridad social delcontratista.


SI Contratos




Contratos de

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Examen médico de Salud

Ocupacional de ingreso

Documento de ley que dacuenta del estado de saludfísica y mental del contratista.


SI Contratos




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Certificado de afiliación o

vinculación a ARL

Documento expedido por laARL que certifica la afiliacióndel contratista.


SI Contratos




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Autorización al IDEP para que

afiliar al contratista a la ARL

Documento mediante el cualel contratista autoriza al IDEPpara afiliarlo a la ARL.


SI Contratos




Idoneidad, experiencia y capacidad para ejecutar

Contratos de Prestación


capacidad para ejecutar contrato de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos

Documento que da cuenta delperfil y experiencia delcontratista


SI Contratos




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-09 Memorando de solicitud de

contratación directa

Memorando dirigido al jefe dela oficina asesora jurídicasolicitando la contratación yremitiendo los documentospre-contractuales.


SI

Contratos y

Convenios




pre-contractuales.

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Acto administrativo de

justificación de la contratación

Documento de ley, en dondeconsta la justificación de lacausal de la contratacióndirecta.


SI

Contratos y

Convenios



Disponible


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GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-16 Minuta de contrato

Documento oficial quecontiene las especificacionesde las partes contractuales y Español X Papel X

Archivo de GestiónOficina Asesora SI Contratos




noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-16 Minuta de contrato de las partes contractuales y

las cláusulas a las que secompromenten.


SI Contratos X Oficina AsesoraJurídica

Disponible no


Jurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-47 Minuta Convenio

Documento oficial quecontiene las especificacionesde las partes y las cláusulas alas que se compromenten.


SI Convenios X


Disponible


no

https://www.co


ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Registro presupuestal Compromiso presupuestal. Español X X Aplicativo SIAFI y

papel X Aplicativo SIAFI yExpediente Contractual SI

Contratos y

Convenios


ProfesionalEspecializado depresupuesto


Disponible NOOficina AsesoraJurídica -Presupuesto

GESTIÓN Documento que garantiza elcumplimiento del contrato, Archivo de Gestión Contratos

y

Contratos de Prestación de servicios Secretaria Oficina AsesoraGESTIÓN

CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Póliza cumplimiento del contrato,debe ser expedida poraseguradora.


NO y Convenio

s

de servicios X Oficina AsesoraJurídica


GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Aprobación de la póliza

Documento que expide SIAFI,donde consta la aprobaciónde las garantía en lostérminos exigidos en elcontrato.

Español X X Aplicativo SIAFI y papel X Aplicativo SIAFI y

Expediente Contractual SI

Contratos y

Convenios




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Memorando de designación de

supervisión

Memorando expedido por ladirección general y dirigido alsupervisor del contrato endonde se le asigna lasupervisión del contrato.


SI

Contratos y

Convenios




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-18 Solicitud de modificación

contractual

Documento de sustentotécnico que elabora elsupervisor del contrato, para Español X Papel X


Contratos y

Convenio



JurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-18 contractual supervisor del contrato, paramodificarlo ya sea en plazo,valor o en alguna obligación.


SI Convenios



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-40 Minuta de modificación

contractual

Documento oficial quecontiene la modificacióncontractual, debe ser firmadopor las partes.


SI

Contratos y

Convenios



Disponible


no






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Código del Formato



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-27 Acta de terminación anticipada

de contrato

Documento mediante el cuallas partes contractualesmanifiestan su voluntad de Español X Papel X





noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-27 de contrato manifiestan su voluntad de

terminar el contrato antes deplazo pactado.



Disponible no


Jurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-48 Certificación de cierre del

expediente contractual

Documento mediante el cualel supervisor del contratocertifica que los amparos delcontrato han vencido y secierra el expedientecontractual.


SI Contratos



Disponible


no

https://www.co


ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-30 Estudios previos convocatorias

públicas

Documento de altaimportancia, donde seplasma la necesidad de lacontratación, el objeto acontratar y las demáscondciones para la futuracontratación del bien oservicio.


SI Contratos



Disponible


no



Documento mediante el cualContratos de Prestación

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-17 Solicitud de cotizaciones

Documento mediante el cualel referente técnico sondealos precios del mercado delbien o servicio a contratar.


SI Contratos




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Cotizaciones

Documento mediante el cualel comerciante presenta elvalor de mercado de losbienes o productos cotizados.


SI Contratos




GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-11 Estudio de mercado

Análisis del sondeo de losprecios del mercado del bieno servicio a contratar.


SI Contratos




Documento de ley mediante Archivo de Gestión

Contratos de Prestación Secretaria

https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/we

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-32 Aviso convocatoria pública

Documento de ley medianteel cual se públican lasgeneralidades de un procesode convocatoria pública.


SI Contratos



Disponible

a.gov.co/es/web/cav3/ciudada

no






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Código del Formato



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Resolución que ordena la

apertura del proceso

Acto administrativo medianteel cual se oficiliza el proceso Español X Papel X



SecretariaDirección Disponible


no Dirección General CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 apertura del proceso el cual se oficiliza el procesode convocatoria pública.


SI Contratos X DirecciónGeneral

Disponible no


Dirección General

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-34 Pliego de condiciones licitación

pública

Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas departicipacion de laconvocatoria pública


SI Contratos



Disponible


no

https://www.co


ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-42 Formulario de respuestas

Documento mediante el cualla entidad presenta respuestaa las observacionespresentadas a los pliegos decondiciones.


SI Contratos



Disponible


no



Contratos de https://www.contrataciónbogot

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-43 Adenda

Documento oficial mendianteel cual se modifica el pliegode condciones.


SI Contratos



Disponible


no



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-36 Acta de cierre

Documento que se levantapara hacer constar la entregade las propuestaspresentadas por los oferentes Español X Papel X


SI Contratos



Disponible


noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL presentadas por los oferentes

en la fecha y hora prevista enel cronograma del proceso.

Jurídica Jurídica no


Jurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-20 Planilla convocatorias públicas

Documento de control depresentación de ofertas y laasistencia a las audienciasque se desarrollen en elproceso de convocatoriapública.


SI Contratos



Disponible


no



ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Memorando designado

evaluadores

Documento oficial quedetermina la consolidación del

comité evalaudor de laspropuestas allegadas alproceso.


SI Contratos







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Código del Formato




Informe verificación de los requisitos habilitantes de carácter jurídico

Documento donde consta laverificación de los requisitosjurídicos de cada una de las Español X Papel X





noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-39 carácter jurídico

convocatorias públicasjurídicos de cada una de laspropuestas allegadas alproceso.



Disponible no


Jurídica


Informe verificación de los requisitos habilitantes de carácter técnico

Documento donde consta averificación de los requisitostécnicos de cada una de laspropuestas allegadas alproceso.


SI Contratos



Disponible


no

https://www.co


ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Acta de audiencia de

adjudicación

Documento que se levantapara hacer constar eldesarrollo de la diligencia deadjudicación en la fecha yhora prevista en elcronograma del proceso.


SI Contratos


SecretariaDirecciónGeneral

Disponible


no


Dirección General

Acto administrativo donde se Contratos de https://www.contrataciónbogot

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Resolución de adjudicación

Acto administrativo donde seresuelve la adjudiciación delproceso de convocatoriapública al proponentefavorecido.


SI Contratos



Disponible


no


Dirección General

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Resolución declaratoria de

desierto

Acto administrativo donde seresuelve la declaratoria dedesierta del proceso de Español X Papel X


SI Contratos



Disponible


no Dirección General CONTRACTUAL desierto desierta del proceso deconvocatoria. Jurídica General no


GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-18 FT-GC-08-33 Pliego de condiciones concurso

de méritos



SI Contratos XSecretariaOficina AsesoraJurídica

Disponible


no



ntratos.gov.co/


Acta audiencia de tipificación, estimación y asignación de riesgos

Documento que se levantapara hacer constar que laentidad propició un espacio alos interesados en el procesocon fecha y hora determinadaen los pliegos de condiciones,

para que presentenobservaciones o aclaracionesal pliego de condciones yrevisar los riegos asignados.


SI Contratos XSecretariaOficina AsesoraJurídica

Disponible


no

https://www.contratos.gov.co/puc/buscador.h

tml





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GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-14 Pliego de condiciones subasta

inversa

Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas de Español X Papel X





noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-14 inversa condciones y reglas de

participacion de laconvocatoria pública



Disponible no


Jurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-41 Acta audiencia de adjudicación

(Subasta Inversa)

Acto administrativo donde seresuelve la adjudiciación delproceso de convocatoriapública al proponentefavorecido.


SI Contratos



Disponible


no

https://www.co


ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-45 Lances

Documento oficial quepermite a los oferenteshabilitados presentar suspropuestas económicas ensede de la subasta inversa.


SI Contratos



Disponible


no



Documento oficial mediante el Contratos de https://www.contrataciónbogot

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-13 Pliego de condiciones selección

abreviada de menor cuantía



SI Contratos



Disponible


no



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 Listado manifestaciones de

interés

Documento formal del CAV,que establece los interesadosen participar en el proceso, Español X X Papel X


SI Contratos



Disponible


noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL interés en participar en el proceso,

debidamente registardos. Jurídica Jurídica no


Jurídica

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 Acta de Sorteo de interesados

en participar en el proceso

Documento formal del CAV,que establece a lo sumo 10participantes debidamenteregistardos para quepresenten propuesta en elproceso de convocatoriapública.


SI Contratos



Disponible


no



ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-22 Estudios previos mínima cuantía

Documento de altaimportancia, donde seplasma la necesidad de lacontratación, el objeto acontratar y las demáscondciones para la futuracontratación del bien oservicio.


SI Contratos



Disponible


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Código del Formato



GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-15 Invitación pública mínima

cuantía

Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas de Español X X Papel X





noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-15 cuantía condciones y reglas de

participacion de laconvocatoria pública.

Español X X Papel X Oficina AsesoraJurídica


Disponible no


Jurídica


Informe verificación de los requisitos habilitantes de carácter jurídico mínima cuantía

Documento donde consta laverificación de los requisitosjurídicos de cada una de laspropuestas allegadas alproceso.


SI Contratos



Disponible


no

https://www.co


ntratos.gov.co/

GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-37 Carta de aceptación de la oferta

Documento oficial mediante elcual la ordenadora del gastoacepta la oferta de bienes oservicios habilitada de menorprecio y que contiene enterminos generales lascondiones de cumplimientodel objeto contratual.


SI Contratos



Disponible


no

https://www.contratos.gov.co/puc/buscador.h


Asesoría Jurídica a las Formato donde se registran Oficina Asesora Secretaria Oficina AsesoraGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-01 FT-GJ-09-03 Asesoría Jurídica a las dependencias del IDEP las consultas y conceptos por

parte de la OAJ.Español X Papel X Oficina Asesora

Jurídica NO N/A N/A X Oficina AsesoraJurídica


GETIÓN JURÍDICA

PRO-GJ-09-01 Solicitud de Concepto Memorando interno o correoeletectrónico solicitando laconsulta jurídica.

Español X X Papel - correo electrónico X Oficina Asesora

Jurídica NO N/A N/A XSecretariaOficina AsesoraJurídica


GETIÓN JURÍDICA

PRO-GJ-09-01 Concepto JurídicoMemorando interno o correoeletectrónico dando respuestaa la consulta jurídica.

Español X X Papel - correo electrónico X Oficina Asesora

Jurídica NO N/A N/A XSecretariaOficina AsesoraJurídica


GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 Memorando de solicitud elaboración acto administrativo

Escrito en donde se recibe lasolicitud de elaboración del Español X Papel x Depedencia Solicitante NO N/A N/A X Todas las

dependencias Disponible NO Todas lasdependenciasGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 elaboración acto administrativo solicitud de elaboración del

acto administrativo.Español X Papel x Depedencia Solicitante NO N/A N/A X dependencias Disponible NO dependencias

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 FT-GJ-09-02 Resolución

Declaración unilateral de lavoluntad por parte de la laDirectora del IDEP en elejercicio de la funciónadministrativa, produciendoefectos jurídicos de formainmediata.

Español X Papel X Dirección General SI Resoluciones

Resoluciones de la Dirección General

XSecretariaDirecciónGeneral

Disponible NO Dirección General

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 Circular Documento en donde senotifican las directrices de laDirectora al interior del IDEP .

Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica NO N/A N/A X


Disponiblehttp://www.idep.edu.co/?page_

id=23017

Oficina AsesoraJurídicaDirectora al interior del IDEP . Jurídica id=23017

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 Directiva

Documento que permite a laDirección General dictarnormas, disposicones yórdenes de carácter general.Asi como la de facilitar ladifusion y orientación de laaplicación de leyes, decretos,reglamentos, estatutos, etc.

Español X Papel X Dirección General NO N/A N/A XSecretariaOficina AsesoraJurídica





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GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Escrito de Demanda

Escrito en el quedemandante o peticionantesolicita la apertura delproceso y formula una

Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI

- Acciones Constituci

onales-

Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones

XSecretariaOficina AsesoraJurídica

Disponible NO Oficina AsesoraJurídicaproceso y formula una

pretensión.

Jurídica - Procesos Judiciales

Acciones populares

Jurídica Jurídica

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Memorando de solicitud escrita de información

Solicitud mediantememorando a la dependenciaresponsable el suministro dela información necesaria parainiciar el estudio en defensadel interés de la entidad. Unavez recibida la informaciónpor parte de la dependencia



onales-

Procesos

Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares



responsable la OficinaAsesora Jurídica iniciará laargumentación legal deacuerdo al caso presentado.

Procesos Judiciales

populares

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Acta del comité de conciliaciónDocumento del comité que loentrega al apoderado judicial.(en caso que se requiera).

Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI Actas

Acta del comité de conciliación



Copia con constancia de Documento que consta lacontestacion de la demanda Oficina Asesora


Acciones de grupoAcciones de Secretaria Oficina AsesoraGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Copia con constancia de

recibido en el despacho judicialcontestacion de la demandaen la autoridad judicialcorrespondiente.

Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI onales

- Procesos Judiciales

tutelaAcciones populares



GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Resolución Proyectada

Resolución dandocumplimiento a la sentenciaaprobatoria de la conciliaciónpara firma del Director.



onales-

Procesos Judiciales




Judiciales

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Documentación del trámite procesal

Documentación que soportael registro de la base de datosen la pagina de SIPROJ en lacual se debe registrar cadaactuación judicial..



onales-

Procesos Judiciales




GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Documentos de los recursos interpuestos

Documento en donde seproyecta los recursos contralos autos o sentenciasproferidos cuando haya lugar Español X Papel X Oficina Asesora

Jurídica SI


onales

Acciones de grupoAcciones de tutela X


JurídicaGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 interpuestos proferidos cuando haya lugary objeciones de acuerdo a lasactuaciones o decisionesjudiciales.

Español X Papel X Jurídica SI onales-

Procesos Judiciales




GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 AlegatosPresentar alegatos deconclusión dentro del terminode la Ley.



onales-

Procesos Judiciales







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GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Notificación de la Sentencia

La notificación se hace por elmedio legal dispuesto, de locual se debe expedir la copiacorrespondiente en eldespacho judicial para que Español X Papel X Oficina Asesora

Jurídica SI


onales



JurídicaGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Notificación de la Sentencia despacho judicial para quesea anexado al expedientedel proceso que reposa en laEntidad.

Español X Papel X Jurídica SI onales-

Procesos Judiciales




GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 FalloVerifica y controla elcumplimiento de la ordenjudicial.



onales-

Procesos Judiciales




GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Informe del fallo a contabilidad

Reportar a contabilidad sobreel resultado del proceso queterminan, siempre y cuandoafecten el contingente judicial,informando la respectivacuantía en cada proceso.



onales-

Procesos Judiciales




GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Respuesta de la acción de Tutela

Documento que correspondea la contestación de tutela conlos argumentos técnicos y Español X Papel X Oficina Asesora

Jurídica SI


onales



JurídicaTutela los argumentos técnicos yjurídicos

Jurídica - Procesos Judiciales

Acciones populares

Jurídica Jurídica

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Documento de Impugnación

Si el fallo es favorable deberáestarse atento a que se enviéla revisión de la tutela a lacorte constitucional.



onales-

Procesos Judiciales




Con la asesoría de la gestión

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-04 Matriz de cumplimiento legal (Normograma)

Con la asesoría de la gestiónjurídica, el responsable decada proceso identifica lasdisposiciones legales y/onormativas aplicables y lasconsigna en la matriz decumplimiento legal(Normograma), de acuerdo ala jerarquía de la norma. Losrequisitos legales y/onormativos aplicables a laentidad u organismo, se

Español X X Papel X Oficina AsesoraJurídica NO N/A N/A X


Disponiblehttp://www.idep.edu.co/?page_

id=5530


entidad u organismo, sedeterminan según losservicios, procesos yactividades que la entidaddesarrolle.




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Los requisitos legales y/onormativos deben sercomunicados a loscolaboradores de la entidad y

GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-04 FT-GD-07-11 Registro de asistencia

colaboradores de la entidad ydemás partes interesadas, através de inducciones,charlas, capacitaciones ocomunicaciones internas oexternas y los demásmecanismos de comunicaciónestablecidos por el procesode comunicaciones de laEntidad.

Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica NO N/A N/A X


Disponible Oficina AsesoraJurídica

ATENCION AL Base de datos de correos La base de datos recopila los Periodista de Subdirección ATENCION AL

USUARIO PRO-AU-10-01 Base de datos de correos electrónicos correos electrónicos de los

usuarias y usuarios del IDEP.Español X Excel X

Computador periodista NoX Periodista de

Comunicaciones DisponibleSubdirección Académica

ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Correos Electrónicos

Soporte por el cual se le envía la encuesta al usuario o usuaria del IDEP

Español X Correo Electrónico X

Correo [email protected] No

X Periodista de Comunicaciones Disponible


ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Encuestas Aplicadas

Es una herramienta que puede aplicarse de forma digital o en papel

Español X X Cuestionario X Carpeta Atención al Ciudadano No

X Auxiliar Administrativo Disponible


ATENCION AL PRO-AU-10-01 Información tabulada Permite mantener las datos Español X Excel X X

Profesional Especializada

USUARIO PRO-AU-10-01 en excel ordenados y actualizados Español X Excel X

Profesional de la subdirección académicaNo

X Centro de Documentación Disponible


ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01

Informe de identificación de necesidades y expectativas de las usuarias y los usuarios

Permite medir las expectativas de usuarias y usuarios

Español X Excel X

Profesional de la subdirección académicaNo

X

Profesional Especializada Centro de Documentación Disponible http://www.idep.edu.co/?page_id=477


ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Comunicación interna

Documentos mediante los cuales se informa sobre las decisiones tomadas sobre un asunto determinado

Español X Word

x Profesional de la subdirección académicaNo

X Profesional Especializada


Documento de carácter oficial ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Acta de comité

Documento de carácter oficial que se emplea en las reuniones con los usuarios y usuarias

Español X Word

x Profesional de la subdirección académicaNo




Informe de identificación de necesidades y expectativas de las usuarias y los usuarios en Comunicación interna

Español X Word

X Profesional de la subdirección académicaNo




FT-AU-10-03Encuesta deSatisfacción deUsuarias y Usuarios

Español XProfesional Subdirección Usuarias y Usuarios

del IDEP SiProfesional Especializada



Informaciónrecopilada a travésdel portal utilizadopara aplicar laevaluación desatisfacción de lasusuarias y losusuarios

Español X

Profesional Especializada www.idep.edu.co





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Código del Formato




Informe de AnálisisSatisfacción deUsuarios

EspañolSi

X Profesional Especializada http://www.idep.edu.co/?page_id=477


ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-02 Acta de comité Español X Profesional

Especializada Subdirección AcadémicaUSUARIO PRO-AU-10-02 Acta de comité Español X Especializada Académica


Informe de AnálisisSatisfacción deUsuariosPlan de Mejoramiento

Español

Si

X Profesional Especializada http://www.idep.edu.co/?page_id=477



Documento la consulta,petición, felicitación,queja, oportunidad,reclamo, requerimiento osugerencia

Permiten identificar las necesidades de los usuarios y usuarias

Español

x Si

XAuxiliar Administrativo


ATENCION AL Es un aplicativo que permite acercar a los ciudadanos y

Subdirección Administrativa, ATENCION AL

USUARIO PRO-AU-10-03 SDQS acercar a los ciudadanos y ciudadanas a la administración Pública

Español

x Si

X Auxiliar Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/

Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario


Documento la consulta,petición, felicitación,queja, oportunidad,reclamo, requerimiento osugerencia

Permiten identificar las necesidades de los usuarios y usuarias

Español

x Si

X

Auxiliar Administrativo


ATENCION AL PRO-AU-10-03Documento radicadoSoftware SIAFI - Módulo Radicado que permite la Español X

Subdirección Administrativa,

USUARIO PRO-AU-10-03 Software SIAFI - Módulode Gestión Documental consulta de la solicitud Español

x Si

X Auxiliar Administrativo

Financiera y de Control Disciplinario

ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Software SIAFI - Módulo

de Gestión DocumentalPermite la consulta del documento Español

x Si



ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Aplicativo SDQS Permite registrar y hacer

seguimiento a las solicitudes Español

x Si



Planilla de Soporte que permite verificar Subdirección ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03

Planilla decorrespondencia - SIAFI

Soporte que permite verificar la entrega de la correspondencia recibida

Español

x Si


Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario


Documento de respuestaPlanilla de Envío deCorrespondencia - SIAFI

Soporte que permite verificar la entrega de la correspondencia enviada

Español

x Si




Documento de respuestaPlanilla de Envío deCorrespondencia - SIAFI

Copia que soporta el recibido de la correspondencia Español

x Si


Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinariox Si Administrativo Control Disciplinario

ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Aplicativo SDQS Ingresar las respuestas a las

solicitudes en al aplicativo Español

Si



ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Aplicativo SDQS Seguimiento a las solicitudes

recibidas y cierre en el aplicativo

Español

x Si



ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Correo electrónico Se recuerdan los tiempos de

respuesta por este medio Español

x Si






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ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Informe de seguimiento Reporte de SDQS

mensualizado. Español

x Si

X Auxiliar Administrativo www.idep.edu.co, http://www.mejorgestion.gov.co/redciudadania/index.php?option=com_jdownloads&Itemid=1270&view=viewcategory&catid=82


Descripción de bienes yGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 FT-GRF-11-03 Solicitud de Bienes o Recursos

Descripción de bienes yelementos de consumo quesolicitan las áreas através delos funcionarios del IDEP.

ESPAÑOL X PAPELFormato en Excell X AREA DE SERVICIOS

GENERALES XSALIDA

DE BIENES

XAREA DE

SERVICIOS GENERALES

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 ALMACEN - SALIDAS

(APLICATIVO SIAFI)

Comprobante de salida debienes y/o elementos,generado por el aplicativoSIAFI con lo descrito en elFormato FT-GRF-11-03 oMemorandos de Solicitud

ESPAÑOL X

PAPELDocumento

generado por SIAFI

X AREA DE SERVICIOS GENERALES X

SALIDA DE

BIENESX

AREA DE SERVICIOS GENERALES

Formato que se diligencia

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 FT-GRF-11-08 Autorización salida de vehículos

institucionales fuera de Bogotá

cada vez que se requiera quelos vehículos institucionalesrequieran salir del perimetrourbano fuera de la ciudad deBogotá, Formato firmado porel Ordenador del Gasto.


GENERALES XSALIDA

DE BIENES

XAREA DE

SERVICIOS GENERALES

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 FT-GRF-11-10 Solicitud de Movimientos de

Almacén

Descripción de bienes que serequieren trasalada de unfuncionario a otro.


GENERALES XSALIDA

DE BIENES

XAREA DE

SERVICIOS GENERALES

Comprobante de traslado debienes entre funcionarios

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01

ALMACEN - TRASLADO POR CUENTADANTE(APLICATIVO SIAFI)

generado por el aplicativoSIAFI con lo descrito en elFormato FT-GRF-11-11, elcual permite manteneractualizados los inventariosdel IDEP.

ESPAÑOL X

PAPELDocumento

generado por SIAFI

X AREA DE SERVICIOS GENERALES X

SALIDA DE

BIENESX

AREA DE SERVICIOS GENERALES

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-02 Memorando Interno

Documento en el que serecibe la solicitud de ingreso alAlmacén, los bienes yrecursospara ingresar. Debe ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS

GENERALES XSALIDA

DE X Servicios GeneralesRECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-02 Memorando Interno para ingresar. Debesoportarse con Factura, Actade ejecucion, Contrato entreotros

ESPAÑOL X PAPEL X GENERALES X DE BIENES

X Servicios Generales

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-02 Comprobante de Alta

Documento generado por elaplicativo SIAFI, en donde sedan de alta los el ingreso delos recursos y bienes en laentidad.

ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X

SALIDA DE

BIENESX Servicios Generales

Este documento incluye losfuncionarios encargados,

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 Plan anual de inventarios

funcionarios encargados,grupos de trabajo y susresponsabilidades, lasfechas de las actividades depreinventario, la toma física yelInforme y Acta Final. Sesocializa ante el Comité deInventarios de la entidad.


SALIDA DE





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GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GD-07-08 Acta de Comité

Este formato muestra como elcomité revisa y aprueba elPlan Anual de Inventariosdejando constancia en el acta.


SALIDA DE


dejando constancia en el acta.

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GRF-11-11 Recolección de información de

inventarios

Mediante este formato seefectúa la verificación físicade los bienes y recursos acargo de las dependencias dela entidad y funcionarios quese desempeñen en ellas,teniendo en cuenta laRESOLUCIÓN 001 DE 2001.


SALIDA DE


GESTIÓN DE PRO-GRF-11-03

FT-GD-07-08FT-GRF-11-10

Efectuar los ajustes respectivos

Mediante la plicacion de losformatos establecidos según ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS X

SALIDA DE X Servicios GeneralesGESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GRF-11-10FT-GRF-11-15FT-GRF-11-03

Efectuar los ajustes respectivos formatos establecidos segúnel caso, se efectuan losajustes de ser requerido

ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X DE


GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GD-07-08 Acta de aprobación, Informe

Final y emitir Inventario definitivo

En este formato de Acta sedebe incluir la aprobación delos listados de bienesregistrados en SIAFI


SALIDA DE


GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-04 Memorando necesidades de

mantenimiento

Este documento refleja lanecesidad o tipo demantenimiento a solicitar yasea preventivo o correctivo


SALIDA DE


GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-04

Estudios previos para los mantenimientos preventivos y correctivos.

Se planean losmantenimientos deprevención de los bienes deoficina e instalaciones conbase en el presupuestoasignado para estasactividades en la vigencia.Dentro del documento de planse establecen los criterios,periodicidad y aspectosnecesarios según los equipos

ESPAÑOL X PAPEL X JURIDICA XSALIDA

DE BIENES

X Oficina Asesora Juridica

necesarios según los equiposo las instalaciones querequieren mantenimientospreventivos.

GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-01 FT-GT-12-16 Formato Control de Backup y

revisión de servidores

Registrar y supervisar el correcto funcionamiento de cada uno de los servidores.

Español X Papel X Carpeta control de backups NO N/A N/A X

Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación


GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-01 FT-GT-12-08 Reporte de fallas en aplicativos

y/o servidores

Registrar las fallas que se presente en los servidores y/o

aplicativos que posee el Instituto

Español X Papel X Carpeta control de backups NO N/A N/A X



Instituto de Planeación

GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-02 N/A Solicitud creación de cuentas

Recibir la solicitud de creación de cuenta de usuario para el dominio idep.edu.co, correo institucional, SIAFI y algún

otro permiso de acuerdo a los requerimientos.

Español X Correo electrónico X N/A NO N/A N/A X



GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-02 N/A Respuesta a la creación de

cuentasEntrega de las cuentas al

solicitante Español X Correo electrónico X N/A NO N/A N/A X






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GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-04 FT-GT-12-16 Formato Control de Backup y

revisión de servidores

Registrar y llevar el control de los backups que se realizan

en el InstitutoEspañol X Papel X Carpeta control de

backups NO N/A N/A X



Técnico GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-05 N/A Solicitudes asistencia técnica Recibir solicitudes asistencia

técnica Español X Mesa de ayuda X www.idep.edu.co/mesadeayuda/scp NO N/A N/A X



GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-05 FT-GT-12-06

Reporte para empresa de mantenimiento de Computadores

Se deja un reporte del equipo al que se realizó el

mantenimiento preventivoEspañol X Papel X

Carpeta de mantenimiento

preventivo de equiposNO N/A N/A X



GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-07 FT-GT-12-09 Hoja de Vida de Computador -

Actualización de Datos

Registrar el inventario de partes y los programas

instalados de los equipos de Español X Papel X Hoja de vida de equipo de computo NO N/A N/A X

Técnico Operativo de la Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de

Planeación.cómputo de Planeación

GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-07 FT-GT-12-12 Hoja de vida de Impresoras Registrar el estado de las

impresoras del Instituto Español X Papel X Hoja de vida de impresora NO N/A N/A X



GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-07 N/A PETIC

Plan Estratégico de Tecnologías de la Información

y las ComunicacionesEspañol X PDF X http://www.idep.edu.co/

?page_id=17146 NO N/A N/A X

Profesional de Apoyo Oficina

Asesora de Planeación

Publicadohttp://www.idep.edu.co/?page_

id=17146


GESTIÓN PRO-GT-12-08 N/A Informe del PETIC Informe anual de evaluación Español X PDF Xhttp://www.idep.edu.co/?page_id=5553#Seguri NO N/A N/A X

Profesional de Apoyo Oficina Publicado

http://www.idep.edu.co/?page_ Oficina Asesora de

TECNOLÓGICA PRO-GT-12-08 N/A Informe del PETIC del PETIC Español X PDF X ?page_id=5553#SeguridadInformacion

NO N/A N/A X Asesora de Planeación

Publicado id=5553#SeguridadInformacio

Planeación.

GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-09 N/A Plan de monitoreo anual

Se establecen las fechas y actividades para ejecutar el monitoreo de aplicaciones

instaladas en las estaciones de trabajo y los parámetros de revisión teniendo en cuenta el

PETIC

Español X PDF X NO N/A N/A X

Profesional de Apoyo Oficina

Asesora de Planeación


Documentos que presentanlas Novedades de Nomina

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 FT-GTH-13-02 Novedades de Nómina

las Novedades de Nominaredicadas para la vigencia y elmes reportado, dentro de lasposibles novedades seencuentran las siguientestipologias documentales:Vinculación de Servidores,Horas extras, Encargos,Incapacidades, licencias,vacaciones, Descuentos aterceros y embargos, Aportesvoluntarios a fondos de

ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.

SI Nomina X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento

Humano

voluntarios a fondos depensiones, Aportes a AFC,Desvinculación de Servidoresproveniente del PRO-GTH-13-11Desvinculación de Servidores




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Código del Formato



GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A

Autorización de las Novedades de Nomina (No genera registros)

Todas las novedades serevisan por conceptos dedescuentos a terceros, sonrevisadas y aprobadas por elSubdirector Administrativo y

ESPAÑOL N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento

Humano(No genera registros) Subdirector Administrativo yFinanciero

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Ingreso de Novedades de

Nomina en aplicativo

Se registran todas lasnovedades de nomina en elaplicativo de "Humano"

ESPAÑOL XElectrónico

(Aplicativo de Humano)

XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Prenomina

Listado de la nomina, emitidopor el aplicativo "HUMANO",para ser revisado por el áreade contabilidad y talentoHumano.

ESPAÑOL X papel X N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Oficina de talento Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Nomina Impresa

Listado de la nomina porfuncionario, emitido por el

aplicativo "HUMANO". ESPAÑOL X papel X

Expediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Nomina Impresa firmada

Listado de la nomina porfuncionario, emitido por elaplicativo "HUMANO".Firmado por las áreas deContabilidad, Presupuesto, laDirección y Talento Humano

ESPAÑOL X papelExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Integracion de Nomina

liquidada al aplicativo SIAFI.

Operación que realiza el áreade Sistemas, en la cual seintegra la información delaplicativo "HUMANO" alSistema Administrativo yFinanciero "SIAFI".

ESPAÑOL X

Electrónico (Aplicativo de

Sistema Administrativo y

Financiero "SIAFI").

X X SI N/A X ÁREA DE SISTEMAS Disponible ÁREA DE

SISTEMAS

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 FT-GF-14-17 Formato de Solicitud de

Disponibilidad Presupuestal

Formato diligenciado, en elcual se avala la solicitud delpreupuesto para el Pago de laNomina, debe estar firmadopor Dirección General,

ESPAÑOL X papel SI Nomina X Presupuesto Disponible Oficina de talento Humano

por Dirección General,Subdirección Administrativa.

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06

FT-GTH-13-16 FT-GTH-13-17 FT-GTH-13-18 FT-GTH-13-19

Acta de Reunión

Documento que muestra lasnecesidades de Formación yCapacitacion dentro del IDEP,tanto en las areastransversales comomisionales.


SI

Gestión de

Capacitaciones

X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento

Humano


PL-GTH-13-02FT-GTH-13-19 Documento Plan Institucional

de Capacitación

Revisadas las necesidades deCapacitacion se construye elPIC, que es aprobado por la ESPAÑOL X papel X

Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI

Gestión de

Capacitac X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento

HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 FT-GTH-13-19 de Capacitación PIC, que es aprobado por laComisión de Personal.

ESPAÑOL X papel X Gestión Oficina de Talento Humano.

SI Capacitaciones

X Talento Humano Disponible Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 IN-GTH-13-03 Acto Administrativo de

Adopcion del PIC

El PIC es aprobado yadoptado siguiendo elInstructivo Solicitudes y ActosAdministrativos TalentoHumano


SI

Gestión de

Capacitaciones


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 Socialización del PIC

Mediante correo electrónico ya través de la Maloca AulaSIG se hace la socializacióndel PIC.

ESPAÑOL X Electrónico X X




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GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 FT-GD-07-11 Formato de Capacitación Toda capacitación externa

deberá ser reportada al áreade Talento Humano.


SIGestión

de Capacitac


Humano

anualmente se consolidará elinforme de ejecución al Plan

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 Informe anual de

ejecución del PIC

informe de ejecución al PlanInstitucional de Capacitación,que presenta los resultados delPIC y hace lasrecomendaciones pertinentespara el plan de la siguientevigencia.


SI

Gestión de

Capacitaciones


Humano

GESTIÓN DE

Documento que generado porla ARL, mediante el cual se Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 Estudio de Necesidades determionan las necesidadesque presenta el IDEP enmateria de Seguridadocupacional y Seguridad.


SI SYSO X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento

Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 Plan de Acción SYSO

Se realiza el Plan de Accionde Acerdo a las necesidadesdel estudio y se presenta alCOPASO



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 FT-GD-07-08 Acta de Comité

Se realiza la aprobación delPlan de Accion, porintermedio del SIG, con visto ESPAÑOL X papel X



Humanobueno del COPASO. Talento Humano.

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 Correo Electronico

Mediante correo electrónico ya través de la Maloca AulaSIG se hace la socializacióndel PLAN.

ESPAÑOL X Electrónico X X

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 FT-GD-07-11 Registro de Asistencia

Registro de las actividadesdescritas en el PLAN,(capacitaciones)



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Proyecto Acto Administrativo

Documento que es elaboradopor la SAF y CD y revisadopor la oficina Asesora Juridica ESPAÑOL X papel X


VINCULACIÓN DE SERVIDO X Oficina de

Talento Humano Disponible Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Proyecto Acto Administrativo por la oficina Asesora Juridica

y Firmado por la DirecciónGeneral del IDEP


SI SERVIDORES


GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 FT-GTH-13-26 Comunicación Oficial Externa

Talento Humano, comunicamediante oficio a la personanombrada allegando elFormato lista de chequeo derequisitos de posesión y copiadel acto administrativo denombramiento.


SI

VINCULACIÓN DE SERVIDO

RES


Humano

GESTIÓN DE

Documento que permiteverificar que se hayan Expediente Archivo de VINCULA

CIÓN DE Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 FT-GTH-13-26 Lista de Chequeo

verificar que se hayansuministrado los documentosrequeridos para tomarposesión del cargo.


SI CIÓN DE SERVIDO

RES


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Acta de

Posesión ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.

SI


RES


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Novedad de ingreso

Se reportan las novedad conlos soportes a Nómina, parala inclusión en el aplicativo.


SI


RES


Humano




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Código del Formato



GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Formularios de afiliación

Afiliaciones al Sistema deSeguridad Social Salud,Pensión y ARL así como laafiliación a Caja deCompensación Familiar, el


SI


RES


HumanoCompensación Familiar, elFondo de Cesantías.

Talento Humano. RES

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Copia Manual de Funciones ESPAÑOL X papel X


SI


RES


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Formato de inscripción y/o

actualización CNSC

Documento en el cual una vezsuperado el periodo deprueba se procede a realizarla solicitud de inscripción en elregistro público de carrera


SI


RES


Humano

administrativa

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Plataforma de cargue de hojas

de vida.

En esta plataforma losfuncionarios deberánactualizar la informacióncorrespondiente a la Hoja deVida en la plataformadispuesta para tal fin.

ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


RES

Oficina de talento Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Formato del DASCD

Mediante este formato sereporta la información de losservidores vincilados al ESPAÑOL

Expediente Archivo de Gestión Oficina de


Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO Instituto en el formato

dispuesto por el DASCDTalento Humano. SERVIDO

RESHumano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 FT-GTH-13-23

Informe Diagnóstico denecesidades debienestar

Mediante la aplicación delformato de encuestas, setabula y analiza lainformación fuente, para laelaboracion del informe deDiagnóstico.


SI

BIENESTAR E

INCENTIVOS


Humano

Documento para analizis de laAlta Dirección, elaborado de Expediente Archivo de BIENEST

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 Plan de Bienestar e Incentivos

Alta Dirección, elaborado deacuerdo con el informe denecesidades de bienestar,para previamnte presentar ala Comisión de Personal.


SI

BIENESTAR E

INCENTIVOS


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 Acto administrativo

Documento por el cual esaprobado y adoptado el Plande Bienestar


SI

BIENESTAR E

INCENTIVOS


Humano

GESTIÓN DE PRO-GTH-13-09 Correo Electrónico

Mediante correo electrónico ya través de la Maloca AulaSIG se hace la socialización ESPAÑOL X

BIENESTAR E X Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 Correo Electrónico SIG se hace la socializacióndel Plan y el actoadminsitrativo de suaprobación y adopción.

ESPAÑOL X AR E INCENTI

VOS

X Oficina de Talento Humano

Oficina de talento Humano


Permite controlar de maneraadecuada, el seguimiento alas actividades realizadas


SI

BIENESTAR E

INCENTIVOS


Humano


Informe Anual deEjecución del Plan deBienestar e Incentivos

Documento que presenta losresultados del Plan y hace lasrecomendaciones pertinentespara formular el plan de lasiguiente vigencia.


SI

BIENESTAR E

INCENTIVOS


Humano




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Código del Formato



GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acto Administrativo de

Desvinculación

Documento generado porintermedio de la DirecciónGeneral en donde seestablece la desvincualcionde un funcionario de planta y


SI

DESVINCUALCIÓN

DE FUNCIO


Humanode un funcionario de planta ylas razones establecidas.

Talento Humano. FUNCIONARIOS

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Comunicación Oficial Externa

Talento Humano, comunicamediante Oficio a y/o cita paraque se notifique el Actoadministrativo dedesvinculación del servicio alfuncionario del Instituto.


SI

DESVINCUALCIÓN

DE FUNCIONARIOS


Humano

Talento Humano deberáproyectar la resolución del Expediente Archivo de

DESVINCUALCIÓN GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Oficio de respuesta a Recurso de Resposición.

recurso de reposición ynotificar la resolución queresuelve el recurso dereposición y apelación.


SIUALCIÓN

DE FUNCIONARIOS


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acta de entrega del cargo

Este documento determina laaprobación de los soportessolicitados por Talentohumano en el memorandointerno que determinan laentrega del cargo.


SI

DESVINCUALCIÓN

DE FUNCIONARIOS


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 FT-GTH-13-22 Paz y Salvo

El formato de Paz y Salvo,solicita las firmas de lasdependenciascorrespondientes


SI

DESVINCUALCIÓN

DE FUNCIO


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Memorando radicado con

Soportes de entrega del cargo.

Documento generado yentregado por parte delFuncionario desvinculado conlos respectivos soportes


SI

DESVINCUALCIÓN

DE FUNCIO


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acto Administrativo y

Notificacion

Documento que reconoce ypaga las prestacionessociales y otros emolumentos ESPAÑOL X papel X


DESVINCUALCIÓN

DE X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento

HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Notificacion sociales y otros emolumentosal ex funcionario


SI DE FUNCIONARIOS


GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acta de diligencia de

notificación personal

Documento de notificaciónpersonal para renunciar atérminos de ejecutoria.


SI

DESVINCUALCIÓN

DE FUNCIO


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Comprobante de Pago

Despues de realizar la gestionde retiro o desvinculación segenera este Documento

ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Tesoreria.

X Tesoreria Disponible Tesoreria

GESTIÓN DE Por intermedio de este correo Expediente Archivo de GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 Correo Electrónico

Por intermedio de este correose convoca a conformar elequipo de Inducción.

ESPAÑOL X Electrónico XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Registro de asistencia de losfuncionarios a la Inducción,recorrido por la entidad,presentacion de sus labores ofunciones, y presentación alequipo de trabajo


SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento

Humano


Formato de EvaluaciónSatisfacción deCapacitación

Documento que mide lasatisfacción del funcionario enlas inducciones recibidas



Humano




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Código del Formato



Este Documento se generacuando existan cambiosestratégicos, nuevas norma o,nuevos proceso internos deimpacto institucional, los

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 Memorando interno PIC de la

vigencia

impacto institucional, losservidores responsablesinforman los cambios aTalento Humano a través dememorando internoexplicando dichos cambios ylas necesidadespara la re-inducción sobre eltema.



Humano

GESTIÓN DE Registro de asistencia de los Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 FT-GD-07-11 Registro de Asistencia Registro de asistencia de los

funcionarios a la Re-inducción ESPAÑOL Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano


Formato de EvaluaciónSatisfacción deCapacitación

Documento que mide lasatisfacción del funcionario enlas Re-inducciones recibidas



Humano

GESTIÓN DE Informe de actividades de

Documento que muestra losresultados de lasevaluaciones de satisfacciónde las jornadas de inducción yre-inducción se elabora un Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 Informe de actividades de inducción y reinducción informe que incluye las

recomendaciones yobservaciones con el fin deretomarlas en la planeacióndel programa de la siguientevigencia.



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Solicitud de Diligenciamiento de

Encuestas

Este documento se genera apartir de evaluación de climaorganizacional y ambientelaboral, que mediante correolectrónico se solicita su ESPAÑOL X Electrónico X

Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI X Oficina de

Talento Humano Disponible Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Encuestas lectrónico se solicita su

diligenciamiento y seestablecen las fechas para ladevolución del formato.

ESPAÑOL X Electrónico X Gestión Oficina de Talento Humano.

SI X Talento Humano Disponible Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Encuestas diligenciadas Encuestas Diligenciadas por

los funcionarios ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Matriz excel tabulación Informacion Consolidada de

las encuestas aplicadas ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano

A partir de la información


Informe diagnóstico de clima organizacional y ambiente laboral

A partir de la informaciónrecopilada, se elabora uninforme diagnóstico del climaorganizacional y ambientelaboral dentro del Institutodentro de la vigencia.



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Memorando Remisión informe

a la OAP

Este informe se tiene encuenta para la identificaciónde necesidades entrada delos planes y programas delproceso de gestión de talentohumano.



Humano




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Código del Formato



GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Formulario Integrado de

Aportes FIA

El formulario FIA se imprime ymuestra el reporte a Caja decompensación, ICBF, SENA yreporte mensual de cesantias ESPAÑOL X papel X

Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI X Oficina de

Talento Humano Disponible Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Aportes FIA reporte mensual de cesantias

al Fondo Nacional del Ahorroy el recibo de consignación deaporte de cesantias del FNA.


SI X Talento Humano Disponible Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Formato de Solicitud de

Disponibilidad Presupuestal

Formato diligenciado, en elcual se avala la solicitud delpreupuesto para el pagorespectivo, debe estar firmadopor Dirección General,Subdirección Administrativa.



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Aplicativo SIAFI Se genera el registro de

parafiscales en SIAFI ESPAÑOL X Electrónico(SIAFI) X

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Soportes de Pago Documento que soporta el

pago de la seguridad social ESPAÑOL X PAPEL X X

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-15 X Oficina de

Talento Humano Disponible Oficina de talento Humano





Mediante este correo se Expediente Archivo de GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16 Correo Electrónico suministran los formatos de

evaluacion de desempeño ydocumentos soporte



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16 Memorando Interno

Mediante este documento sesolicita a cada superiorevaluar eldesempeño de los servidoresa su cargo,dentro del término establecidopor laComisión Nacional del



Humano

Comisión Nacional delServicio Civil CNSC


FT-GTH-13-06 FT-GTH-13-07 FT-GTH-13-08 FT-GTH-13-09 FT-GTH-13-10 FT-GTH-13-11 FT-GTH-13-12 FT-GTH-13-13

Evaluacion de Desempeño

Los Formatos de evaluaciónse realizaran semestralmente:Primer periodo 1 de febrero al31 de Julio, segundo periodo1 de Agosto al 31 de Enero.Los resultados deben serentregados 15 días despuésde cumplidoslos periodos correspondientes.



Humano

los periodos correspondientes.


FT-GTH-13-06 FT-GTH-13-07 FT-GTH-13-08 FT-GTH-13-09 FT-GTH-13-10 FT-GTH-13-11 FT-GTH-13-12 FT-GTH-13-13

Comunicación de la Evaluación

Los resultados definitivos deldesempeño laboral deben sernotificadas a cada funcionarioantes de ser reportados aTalento Humano.



Humano




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GESTIÓN DE PRO-GTH-13-16 Informe anual de resultados de

Documento consolidado ygenerado por TalentoHumano, para ser enviado ala Dirección General para ESPAÑOL X

Expediente Archivo de Gestión Oficina de X Oficina de Disponible Oficina de talento GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16 Informe anual de resultados de evaluaciones de desempeño

la Dirección General paraemitir las Resoluciones deincentivos y reconocimientos yser socilizados los resultadosante la Comisión de Personal.

ESPAÑOL X Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano


Comunicación interna, correo electrónico y sus documentos adjuntos.

Se realiza esta comunicaciónreportando el Accidente ESPAÑOL X X



Humano

En este informe se revisaestadísticas, relacionadas,reincidencias del trabajador

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Informe previo de

contextualización del accidente

y/o dependencia,cumplimiento de accionespreventivas, correctivas o demejora, funciones uobligaciones contractuales delservidor público relacionadascon elcumplimiento



Humano

Se informa mediante estecomunicado la ocurrencia deun accidente laboral,

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Comunicación interna o correo

electrónico

convocando al jefe deinmediato del accidentado, lostestigos y el accidentadocuando las condiciones desalud se los permita y arepresentante COPASST.

ESPAÑOL X XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Acta de Reunion

Se conforma el equipoinvestigador de los incidentesy accidentes que debe serintegrado de acuerdo acolumna responsable.



Humano

columna responsable.

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Acta de Reunion

Se planea el tiempo, la fechade la visita el sitio de loshechos y distribuyendo lasresponsabilidades.



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Formato de Investigación de

Accidentes e incidentes IDEP

Contiene información, la visitay la examinacion del sitio, asicomo tambien los testigos. sedebe preservar evidencia(Mantener condiciones lugaraccidente). Tomar fotografíasdel lugar Realizar un croquis



Humanodel lugar Realizar un croquisde la escena del accidente oincidente. En el mismo día delos hechos.

Talento Humano.


Informe de investigación del accidente Plan de Mejoramiento Institucional

en este documento informe seplasma la clasificación de lascausas identificadas deacuerdo al listado codificadosde la clasificación deaccidentes



Humano




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Comunicación interna (Memorando, correo electrónico o circular)

Mediante esta Comunicaciónse pretende socializar en ladependencia (O a la entidadsegún aplique) la "lecciónaprendida"



Humanoo circular) aprendida" Talento Humano.

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Comunicación enviada por el

IDEP.

Se debe radicar a la ARL losresultados de investigación,junto con sus anexos (Sólopara accidentes graves ymortales no incidentes)

ESPAÑOLExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.


Humano

Informe de investigación del

Este documento debe serRecibido dentro de los 15días, con las observaciones ovisita de seguimiento por Expediente Archivo de GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 accidente Plan de Mejoramiento Institucional ajustado

parte de la ARL, comoresultado de la verificación delcontenido del informe, lasrecomendaciones de mejora ylas fechas de seguimiento a laintervención



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Comunicación Externa Oficio radicado ARL o correo

electrónico ESPAÑOL X X X

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Actas de visita y registros de la

visita

Se deberá realizar dentro delos 180 días de ocurrido elaccidente o según lo ESPAÑOL X X XTALENTO HUMANO visita planteado en informe deinvestigación.


Informe de seguimiento a la intervención, indicadores de gestión y análisis.

Documento que permiterealizar seguimiento a lasmedidas de intervención

ESPAÑOL X X X

Se debe mediante esta Actainformar a la alta dirección(Comité SIG) y en ejerciciosderevisión por la dirección eldesempeño de SS&T, los Expediente Archivo de GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Actas comité SIGdesempeño de SS&T, losresultados de la investigaciónde los accidentes e incidentesde trabajo, el seguimiento alasmedidas de intervenciónimplementadas y el análisis deindicadores de proceso.



Humano

Mediante la recolección deinformación en esteinstrumento, se permitira


Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo

instrumento, se permitiradeterminar dentro del IDEP,los procesos a tener encuenta, como tambien lasactividades a desarrollar enmateria de Clasificacion,identificación, evaluación,definición de los riesgos.



Humano

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-18 Plan de Acción

En este documento se podradecidir si se requieren mejorarlos controles y el plazo para laacción.



Humano




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Código del Formato



GESTIÓN DE

Este docuemnto se elaboracon personal experto interno oexterno, o ambos,estogarantizaría que el proceso devaloración de los riesgos y de Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-18 FT-GD-07-08 Acta de Reunión valoración de los riesgos y deestablecimiento de criterios escorrecto y la ejecución delproceso es eficaz. Conasesoría de la ARL contratadapor el IDEP.



Humano

GESTIÓN DE PRO-GTH-13-18 Informe

En este documento se plasmael seguimiento a laimplementación de loscontroles establecidos en elplan de acción que incluya ESPAÑOL X

Expediente Archivo de Gestión Oficina de X Oficina de Disponible Oficina de talento

TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-18 Informe responsables, fechas deprogramación, ejecución yestado actual, como parte dela trazabilidad de la gestión enS y ST

ESPAÑOL X Gestión Oficina de Talento Humano.


GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01 FT-GF-14-17 Solicitud de disponibilidad presupuestal

Documento tramitado por el(la) responsable de ejecuciónde los recursos y firmado porla Representante Legal, quegarantiza la ordenación delgasto y detalla información

Español

x

Papel

x Archivo de GestiónPresupuesto

SI Certificados deDisponibilidadPresupuestal

N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto

Disponible SAFy CDPresupuesto

gasto y detalla informaciónque permite a presupuesto uncontrol previo de los recursosejecutados.

GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01

N/A

Solicitud de adición o Solicitud de contratación

Documento tramitado por elsupervisor del contrato, en elsistema de información SIAFI,que se requiere para expedirel Certtificado deDisponibilidad Presupuestal.

Español

x

Papel yMagnético





N/A Es un documento expedido x x Archivo de Gestión SI Certificad N/A x Profesional Disponible SAFy CD


N/A

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Es un documento expedidopor Presupuesto con el cualse garantiza la existencia deapropiación presupuestaldisponible y libre deafectación para la asunciónde compromisos con cargo alpresupuesto de la respectivavigencia fiscal.

Español

x

Papel yMagnético





N/A Es la operación mediante lacual se perfecciona elcompromiso y se afecta en

x x Archivo de GestiónPresupuesto

SI Certificados deRegistro



GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01 Certificado de Registro Presupuestal

compromiso y se afecta enforma definitiva laapropiación, garantizando queésta no será desviada aningún otro fin. En estaoperación se debe indicarclaramente el valor y el plazode las prestaciones a las quehaya lugar.

Español Papel yMagnético

RegistroPresupuestal

Presupuesto




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N/A

Comprobante de Egreso

Documento remitido viacorreo por el TesoreroGeneral de la entidad, con elcual se realizan los girospresupuestales en el sistema

Español

x

Magnético


SI Informes Informes deEjecuciónPresupuestal

x ProfesionalEspecializado -Presupuesto


presupuestales en el sistemade información PREDIS


N/A

Ejecución de Gastos

Informe mensual que dacuenta de la ejecución derecursos en disponibilidades,compromisos y girospresupuestales detallada porcada rubro o proyectoaprobado a la entidad.

Español

x

Papel yMagnético




Disponible SI SAFy CDPresupuesto

GESTIÓN

N/A Informe mensual que dacuenta de la ejecución de

x

Papel y


SI Informes Informes deEjecución

x ProfesionalEspecializado -

Disponible SI SAFy CDPresupuestoGESTIÓN

FINANCIERA PRO-GF-14-01 Ejecución de Ingresos ingresos por fuente para cadarubro o proyecto aprobado ala entidad.

Español Papel yMagnético Presupuestal Presupuesto


N/A

Ejecución de Reservas

Informe mensual que dacuenta de la ejecución dereservas, en lo atinente agiros presupuestalesdetallada por cada rubro oproyecto aprobado a laentidad.

Español

x

Papel yMagnético




Disponible SI SAFy CDPresupuesto

N/A Documento formalizado por x x Archivo de Gestión SI Certificad N/A x Profesional Disponible SAFy CD

GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01 Contrato

las partes que soporta elregistro y expedición delCertificado de RegistroPresupuestal, con el cual seafecta en forma definitiva laapropiación, garantizando queésta no será desviada aningún otro fin.

Español Papel

Presupuesto os deRegistroPresupuestal

Especializado -Presupuesto

Presupuesto

N/A Oficio tramitado por el área depresupuesto, firmado por la


SI Modificaciones

N/A x ProfesionalEspecializado -


GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-02 Solicitud de modificación presupuestal

presupuesto, firmado por laRepresentante Legal yremitido a la Dirección Distritalde Presupuesto, donde sesolicita estudio y aprobacióndel traslado requerido y seadjuntan los soportes exigidoscomo requisitos de untraslado presupuestal.

Español Papel

Presupuesto onesPresupuestales


Presupuesto

N/A Documento expedido entrepresupuesto y el área que


SI Modificaciones

N/A x ProfesionalEspecializado -


GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-02 Justificación Técnica y Legal

presupuesto y el área quetiene a cargo la necesidad detraslado donde se justifica demanera detallada lanecesidad de trasladarrecursos para garantizar elpago de una obligación.


Presupuesto onesPresupuestales


Presupuesto


N/A

Cuadro demostrativo

Documento tramitado porpresupuesto donde se detallade donde salen y a dondellegan los recursos trasladospor la entidad.

Español

x

Papel yMagnético


SI ModificacionesPresupuestales






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Código del Formato




N/A

Concepto de viabilidad presupuestal

Documento expedido por laDirección Distrital dePresupuesto donde aprueba odeniega el traslado solicitadopor la entidad

Español

x

Papel yMagnético





por la entidad


N/A

Resolución

Acto Administrativo firmadopor el Secretario deEducación como presidentedel Consejo Directivo de laentidad donde aprueba parasu incoporación el trasladopresupuestal gestionado porla entidad,

Español

x

Papel yMagnético





N/A Documento proyectado porpresupuesto y firmado por la


SI CierrePresupue



GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03 Circular interna de cierre presupuestal

Representante Legal, dondese establecen fechas yparametros a tener en cuentapor los responsables deejecución y supervición de losrecursos, teniendo en cuentalos parámetros y fechasestablecidas en la circularenviada por la DirecciónDistrital de Presupuesto de laSHD.


stal Presupuesto


N/A

Reservas Presupuestales

Informe donde se detalla loscompromisos que no han sidocancelados en la vigencia enque se constituyeron y por lotanto deben registrarse en lasiguiente vigencia afectandoel rubro de reservapresupuestal correspondiente.

Español

x

Papel yMagnético


SI CierrePresupuestal



N/A Informe donde se detalla lasobligaciones constituidas para


SI CierrePresupue



GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03 Cuentas por Pagar

obligaciones constituidas paraamparar los compromisos que se hayan derivado de laentrega de los bienes, obras yservicios y de su recibo asatisfacción antes del 31 dediciembre de cada vigencia; yde anticipos y sumasanticipadas pactadas en loscontratos que cuenten conorden de pago y demássoportes legales, y que al


Presupuesto Presupuestal


Presupuesto

soportes legales, y que alcierre del período no han sidocanceladas




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Código del Formato



GESTIÓN

N/A Informe soportado en actasde liquidación de saldos deacuerdo con la informaciónenviada por el responsable dela ejecución, donde se

x

Papel y





GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03 Actas de fenecimiento la ejecución, donde se

detallan los recursos quefueron programados comoreservas presupuestal y nofueron girados al cierre de lavigencia siguiente.


GESTIÓN PRO-GF-14-03

N/A

Actas de liquidación de saldos

Informe soportado en actasde liquidación de saldos deacuerdo con la informaciónenviada por el responsable dela ejecución, donde se Español

x

Papel y





FINANCIERA PRO-GF-14-03 Actas de liquidación de saldos detallan los recursos quefueron programados comoreservas presupuestal y nofueron girados al cierre de lavigencia siguiente.

Español Magnético


N/AEstado de liquidación de excedentes financieros.

Informe que detalla lasituación presupuestal a 31diciembre de cada vigencia

Españolx Papel y

Magnético





GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-06 Extractos bancarios

Es el documento por el cual se refleja los movimientos bancarios del IDEP

Español X Papel X

Expediente de Conciliaciones Bancarias (Código Si CONCILI Conciliacione X Profesional

Especializado - bancarios del IDEP TRD 19.2) ACIONES s Contables Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD


Libros de Caja yBancos y Libro auxiliarde Contabilidad

Documento que refleja la causación de los documentos en el sistema SIAFI

Español X Papel X Expediente de Libros de contabilidad (Código TRD 39)

Si

LIBROS DE CONTABILIDAD

X Técnico - Contabilidad Disponible

Contabilidad - SAFYCD

GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-06 Reporte de partidas

El soporte de la diferencia que existe entre los extractos bancarios y el sistema contable del IDEP

Español X Papel X

Expediente de Conciliaciones Bancarias (Código TRD 15)

Si

CONCILIACIONES BANCARI



GESTIÓN PRO-GF-14-06 Formato deEs el seguimiento que se le hace a los movimientos Español X Papel X

Expediente de Conciliaciones Si

CONCILIACIONES XGESTIÓN

FINANCIERA PRO-GF-14-06

FT-GF-14-16

Formato deConciliación

hace a los movimientos bancarios y contables del IDEP

Español X Papel X Bancarias (Código TRD 15)

Si BANCARI



GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Orden de pago

Documento digital que se maneja a través del sistema financiero para procesar los pagos

Español X Computador X Software financiero del IDEP - SIAFI

No X

Técnico Sistemas DisponibleOficina Asesora de Planeación


Memorando deautorización dedesembolso con VistoBueno.

Documento donde el supervisor autoriza el pago a realizar

Español X Papel X

Expedientes de comprobantes de egreso (Código TRD 17.1)

Si COMPROBANTES

Comprobantes de egreso

X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD

Orden de Tesorería creado en INGRESGESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Planillas OTs tramitadas y

firmadas digitalmente.

Orden de Tesorería creado en el sistema OPGET, aplicativo de la Secretaría de Hacienda Distrital

Español X Papel X Expediente Ingresos de Tesorería (Códgo TRD 35)

Si

INGRESOS DE TESORERIA


GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Transferencias bancarias Soporte de los pagos o

transferencias realizadas Español X Papel X


Si COMPROBANTES



GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Comprobantes de Egreso Documento donde se refleja

el pago realizado Español X Papel X


Si COMPROBANTES






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Código del Formato



GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-15 Correo Electrónico

programación de PAC

A través de correo cada supervisor de contrato o convenio programa el pago a realizar a un tercero durante un periódo.


Computador Tesorero

No X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCDun periódo. Computador Tesorero Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD


Reportes de saldosde cuentasAnexo CB-116

Formato de la contraloria para reportar los saldos de cierre de cada mes

Español X X PapelComputador X

Expediente de Informes a Entes de Control y vigilancia (Códgo TRD 33.4)

Si INFORMES

Informes a Entes de Control y Vigilancia



Reporte de saldos decuentas deestablecimientospúblicosCBN-1002




SiINFORMES



GESTIÓN Formato de la contraloria para

PapelExpediente de Informes a Entes de

Informes a Entes de Profesional GESTIÓN

FINANCIERA PRO-GF-14-15 Anexo - formato 5 reportar los saldos de cierre de cada mes - refleja los saldos

Español X X PapelComputador X Informes a Entes de

Control y vigilancia (Códgo TRD 33.4)

Si INFORMES

Entes de Control y Vigilancia


GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-15 Anexo CBN1092




Si INFORMES



CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO

PRO-CID-15-01 Documento Radicado Español x X NO

INVESTIGACIONES DISCIPLI

CONTROL DISCIPLINARIO

x

Subdirección Administrativa, Financiera y de Control

Subdirección Administrativa, Financiera y de

N.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario


PRO-CID-15-01

N.A

Memorando Interno Español x X NO

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS


x

Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario



PRO-CID-15-01

N.A

Auto Inhibitorio Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Apertura Indagación Preliminar Implicado Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Apertura Indagación Preliminar Averiguación Español x X NO



x



INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO

PRO-CID-15-01

N.A

Auto de Apertura Investigación Disciplinaria Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Auto Inhibitorio Español x X NO



x






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Serie Subserie

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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Apertura de indagación preliminar Notificación Personal Edicto

Español x X NO



x


Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario


PRO-CID-15-01

N.A

Auto Decreta Pruebas en indagación o investigación Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Auto de Pruebas a sujeto procesal. Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Citación Testigo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Citación Quejoso Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

ratificación y Ampliación. Testimonio Español x X NO

GACIONES DISCIPLINARIAS


xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario



PRO-CID-15-01

N.A

Ratificación y Ampliación de la Queja. Español x X NO



x



CONTROL INVESTIGACION CONTROL

Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL

DISCIPLINARIO ORDINARIO

PRO-CID-15-01

N.A

Versión Libre Español x X NO ES DISCIPLINARIAS


x Financiera y de Control Disicplinario

Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario


PRO-CID-15-01

N.A

Acta Visita Administrativa Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación Auto Archivo

Implicado Español x X NO

INVESTIGACIONES

CONTROL DISCIPLINA x


Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO

ORDINARIOPRO-CID-15-01

N.A

Implicado Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Auto Archivo Quejoso Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Notificación Persona Español x X NO



x






Versión: 2


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Serie Subserie

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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Notificación Estado Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Constancia de ejecutoria Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Concediendo Recurso Apelación Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Rechazando Recurso por Improcedente Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Rechazando Recurso Apelación Extemporáneo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Declarando Desierto Recurso Español x X NO






PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Auto Concede Apelación Español x X NO



x



CONTROL Comunicación Auto rechaza

INVESTIGACION CONTROL



PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Auto rechaza Recurso Español x X NO ES

DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Auto Concede Apelación Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación Auto rechaza

Recurso Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

Recurso Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Apelación Comunicación Implicado no Apelante Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Notificación Personal Español x X NO



x






Versión: 2


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Serie Subserie

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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Notificación Estado Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Remisión Expediente Segunda Instancia Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Concediendo Recurso Queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Declarando Desierto el Recurso Queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Declarando Prelucido el Recurso Queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Rechazando Recurso Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Queja Extemporáneo Español x X NO



x






PRO-CID-15-01

N.A

Auto firmado Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Trámite Recurso Queja Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación Remisión

Expediente Segunda Instancia Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

Expediente Segunda Instancia Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Auto de Apertura de Investigación Disciplinari Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Apertura Investigación Implicado Español x X NO



x






Versión: 2


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Serie Subserie

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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Apertura Investigación, Personería Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Apertura Investigación Procuraduría Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Notificación Personal. Edicto Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

ratificación y ampliación Testimonio Español x X NO






PRO-CID-15-01

N.A

Ratificación y Ampliación de queja Español x X NO



x






PRO-CID-15-01

N.A

Versión Libre Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Acta Visita Administrativa Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Solicitud Documentos Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

Solicitud Documentos Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Pliego de Cargos Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Archivo Español x X NO



x






Versión: 2


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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Testimonio Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Ratificación y Ampliación de queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Versión Libre Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Acta Visita Administrativa Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Solicitud Documentos Español x X NO



x






PRO-CID-15-01

N.A

Pliego de Cargos Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Auto Archivo Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto que decreta pruebas en

indagación o investigación Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

indagación o investigación Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación auto de pruebas a sujeto procesal Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Citación al testigo Español x X NO



x






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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Citación quejoso ratificación y ampliación Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Ratificación y ampliación de queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Versión libre Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Acta visita administrativa Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Solicitud de documentos Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Prórroga Apertura de Investigación Implicado

Español x X NO



x



CONTROL Comunicación Prórroga INVESTIGACION CONTROL



PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación Prórroga Apertura Investigación Investigado

Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A




x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Edicto Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

Edicto Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Citación al testigo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Citación quejoso ratificación y ampliación Español x X NO



x






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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Versión libre Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Solicitud de documentos Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Pliego de cargos Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto archivo Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A




x



CONTROL Auto de cierre de investigación




PRO-CID-15-01

N.A

Auto de cierre de investigación disciplinaria Español x X NO ES

DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Estado Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto resolviendo recurso de

reposición Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

reposición Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Auto concediendo recurso apelació Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto rechazando el recurso por improcedente Español x X NO



x






Versión: 2


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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Rechazo de recurso de apelación por extemporáneo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Declarando Desierto un Recurso Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Rechazo Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Disciplinario Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Estado Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Pliego de cargos Español x X NO



x






PRO-CID-15-01

N.A

Auto archivo Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Auto de nombramiento defensor Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto decreta pruebas después

de los descargos Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

de los descargos Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Auto negando pruebas después de descargos Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A




x






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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Rechazo Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto resolviendo recurso de reposición Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto concediendo recurso apelación Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto rechazando el recurso por improcedente Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Rechazo de recurso de apelación por extemporáneo Español x X NO






PRO-CID-15-01

N.A

Auto Declarando Desierto un Recurso Español x X NO



x



CONTROL Comunicación auto concede




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación auto concede apelación Español x X NO ES

DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación auto rechaza el recurso de apelación Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación implicado no

apelante Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

apelante Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación remisión expediente segunda instancia Español x X NO



x






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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto concediendo recurso de queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto declarando precluido el recurso queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto rechazando recurso de queja por extemporáneo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación traslado para alegar conclusión Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación remisión expediente segunda instancia Español x X NO






PRO-CID-15-01

N.A

Auto Obedézcase y Cúmplase Español x X NO



x






PRO-CID-15-01

N.A

Testimonio Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A




x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Versión libre Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

Versión libre Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Solicitud de documentos Español x X NO



x






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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación tramite recurso queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Fallo primera instancia Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación fallo absolutorio quejoso Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Notificación Personal Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Edicto Español x X NO



x






PRO-CID-15-01

N.A

Auto Rechazo Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto resolviendo recurso de

reposición Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

reposición Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Auto concediendo Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación auto concede apelación Español x X NO



x






Versión: 2


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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación auto rechaza el recurso de apelación Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación implicado no apelante Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A




x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto concediendo recurso de queja Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto declarando desierto el recurso de queja Español x X NO






PRO-CID-15-01

N.A

Auto declarando precluido el recurso queja Español x X NO



x



CONTROL Auto Rechazo Recurso de




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Rechazo Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO ES

DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación traslado para alegar conclusión Español x X NO



x



CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación remisión Español x X NO

INVESTIGACIONES





N.A

Comunicación remisión Español x X NO ES DISCIPLINARIAS





PRO-CID-15-01

N.A

Expediente segunda instancia Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Auto Obedézcase y Cúmplase Español x X NO



x






Versión: 2


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Código del Formato




PRO-CID-15-01

N.A

Constancia de ejecutoria Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación registro sanción personería Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación registro sanción procuraduría Español x X NO



x




PRO-CID-15-01

N.A

Comunicación al nominador para ejecución Español x X NO



x



EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

PRO-ESE-16-01Versión 5 N.A.

Formato Instrumento de priorización deauditorías

Instrumento en donde seidentifica y priorizan lasnecesidades de evaluación yseguimiento del IDEP.

ESPAÑOL X Papel X

Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartidade la Oficina de Control

SI AUDITORIAS

Auditorias Internas X Oficina Control

InternoDisponible ypublicado

http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-

Oficina de Control Interno

control-interno


PRO-ESE-16-01Versión 5

FT-ESE-16-01 Formato Programa de Auditorías

Corresponde a laprogramación para la vigenciade las evaluaciones (calidad,gestión y/o integrales) delSistema Integrado de Gestión.

ESPAÑOL X Papel X


SI AUDITORIAS


InternoDisponible ypublicado

http://www.idep.edu.co/?page_id=17682

http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-


ormes-de-control-interno


PRO-ESE-16-01Versión 5 N.A. MEMORANDO CITACIÓN

COMITÉ

Documento en donde se citaa los integrantes del Comitédel SIG - Control Interno

ESPAÑOL X Papel X

- Documento originalen archivo de gestiónde la OAP- Copia en expediente

de Gestión de laOficina de ControlInterno

SI AUDITORIAS

Auditorias Internas X Oficina Asesora

de Planeación Disponible NO Oficina de Control Interno

EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 Acta de reunión del SIG - Documento escrito que

registra los temas tratados y

- Documento originalen archivo de gestiónde la OAP AUDITO Auditorias Oficina Asesora

http://www.secretariageneralalcaldiamayor.go Oficina de Control EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTOPRO-ESE-16-01

Versión 5 FT-GD-07-08 Acta de reunión del SIG - Control Interno

registra los temas tratados ylos acuerdos adoptados enuna determinada reunión

ESPAÑOL X Papelde la OAP- Copia en expediente

de Gestión de laOficina de ControlInterno

SI AUDITORIAS

Auditorias Internas

Oficina Asesora de Planeación Disponible

caldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno




FT-GD-07-08 Acta de reunión (Apertura de auditoria)

Documento que da apertura acada una de las auditoriasprogramadas para la vigencia,la cual debe ser suscrita porlos participantes de dichareunión.

ESPAÑOL X X papel y en archivo digital X


SI AUDITORIAS

Auditorias Internas X Oficina de

Control Interno Disponible

http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno





Versión: 2


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Código del Formato



FT-ESE-16-02 Descripción de las actividades Expediente de gestión

http://www.idep.edu.co/?page_id=17682

http://www.secrEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO


FT-ESE-16-02Formato Plan de Auditoria

Descripción de las actividadesin situ y los preparativos deuna auditoria

ESPAÑOL X X Papel y en archivo digital X


SI AUDITORIAS

Auditorias Internas X Oficina de

Control Interno Disponiblehttp://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno


Instrumentos aplicados en losque se deben debenestablecer los parametros queserán tenidos en cuenta para



Instrumentos deverificación de auditoría

la verificación delcumplimiento de: normas,documentos, sistemas deinformación, entre otras.

Los instrumentosresponderán a la naturalezadel proceso por lo que son dediseño adaptado a cada unode ellos.

ESPAÑOL X Archivo digital en formato excel X

Carpeta electrónicacompartida de laOficina de Control (porsu tamaño no seimprime)

SI AUDITORIAS


Interno Disponible NO Oficina de Control Interno



Papeles de trabajo y/o instrumentos diligenciados

Instrumentos aplicados en losque se deben debenestablecer los parametros queserán tenidos en cuenta parala verificación delcumplimiento de: normas,documentos, sistemas deinformación, entre otras.

Los instrumentosresponderán a la naturaleza

ESPAÑOL X Archivo digital en formato excel X

Carpeta electrónicacompartida de laOficina de Control (porsu tamaño no seimprime)

SI AUDITORIAS



responderán a la naturalezadel proceso por lo que son dediseño adaptado a cada unode ellos.



Memorando remisión informe preliminar de auditoria

Documento con el cual sehace entrega oficial delinforme preliminar de auditoria al líder del proceso

ESPAÑOL X Papel X Expediente de gestión SI AUDITORIAS



EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 FT-ESE-16-05

Resultado de una auditoríaque proporciona el equipoauditor tras considerar los papel y en

Expediente de gestióny en carpeta AUDITO Auditorias Oficina Control Oficina de Control EVALUACIÓN Y


Versión 5FT-ESE-16-05 Informe de Auditoría (preliminar)

auditor tras considerar losobjetivos de la auditoría, elalcance, fortalezas, hallazgos,observaciones y conclusionesde la auditoría.

ESPAÑOL X X papel y en archivo digital X y en carpeta

electrónica compartidade la Oficina de Control

SI AUDITORIAS






Versión: 2


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Código del Formato



EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 Comunicado en medio

Con el propósito de precisar oaclarar el contenido delinforme preliminar, el líder deproceso y/o auditados, podránsolicitar Mesas de Trabajo papel y en

Expediente de gestióny en carpeta AUDITO Auditorias Oficina Control Oficina de Control EVALUACIÓN Y


Versión 5 N.A.Comunicado en medio magnético y/o físico solicitar Mesas de Trabajo

frente al mismo, siempre ycuando se encuntre dentro deltérminoestablecido.

ESPAÑOL X papel y en archivo digital X y en carpeta

electrónica compartidade la Oficina de Control

SI AUDITORIAS




PRO-ESE-16-01Versión 5 N.A. Memorando remisorio

Documento con el cual sehace entrega oficial delinforme final de auditoria allíder del proceso

ESPAÑOL X papel X Expediente de gestión SI AUDITORIAS



http://www.idep



FT-ESE-16-05 Informe de Auditoría (Final)

Resultado de una auditoríaque proporciona el equipoauditor tras considerar losobjetivos de la auditoría, elalcance, fortalezas, hallazgos,observaciones y conclusionesde la auditoría.

ESPAÑOL X X papel y en archivo digital X


SI AUDITORIAS


Interno Disponible

.edu.co/?page_id=17682

http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno


EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO PRO-ESE-16-03 FT-ESE-16-06 Cronograma anual de

informes a entidadesexternas

Documento en donde sereflejan los informes que elIDEP debe presentar aentidades externas

ESPAÑOL X Archivo digital Xen carpeta electrónicacompartida de laOficina de Control

SI INFORMES

* Informes a Entes de Control y Vigilancia

* Informes a otras

entidades

X

Oficina Control Interno

Disponible NO Oficina de Control Interno


PRO-ESE-16-03Versión 2 N.A.

Documentos soporte deverificación

Documentos soportes endonde se llevarán a caboverificaciones aleatorias a la ESPAÑOL X papel y en

archivo digital X

Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartida SI INFORMES

Informes a Entes de X Disponible NO Oficina Control

InternoSEGUIMIENTO Versión 2 N.A. verificación verificaciones aleatorias a laveracidad de la informaciónreportada

ESPAÑOL X archivo digital X electrónica compartidade la Oficina de Control

SI INFORMES Entes de Control

XOficina Control Interno

Disponible NO Interno


PRO-ESE-16-03Versión 2 FT-GD-07-08 Acta de reunión

Documento donde sepresentan los resultados delInforme a la Alta Dirección y /oComité del Sistema IntegradodeGestión y/o Comité deSostenibilidad Contable (encasode ser necesario).

ESPAÑOL X papel y en archivo digital X

Expediente deGestión de la Oficinade Control Interno

SI INFORMES

Informes a otras

entidadesX Oficina Control

Interno Disponible no Oficina de Control Interno

de ser necesario).



SIG

Documento en donde sepresentarán las estrategías restrategias para promover lasactividades de autocontrol enla gestión de procesos delIDEP en el marco del SIG

ESPAÑOL X papel XExpediente de gestiónde la Oficina Asesorade Planeación

NO X Oficina Asesora de Planeación Disponible NO Oficina de Control

Interno




Versión: 2


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Código del Formato



EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-04 Registros de las actividades

Para definir el tipo de documento que servirá como registro de las actividades, se hace necesario coordinar las Oficina de Oficina de Control EVALUACIÓN Y


Versión 3 N.A. Registros de las actividades realizadas (Actas, documentos)

hace necesario coordinar lasactividades a realizar con los líderes de los subsistemas que componen el Sistema Integradode Gestión.

ESPAÑOL X papel X Expediente de gestión NO X Oficina de Control Interno Disponible NO Oficina de Control

Interno



SIG y de Control Interno

Documento en el cual se presentarán la Evaluación de la efectividad delas actividades desarrolladas en

ESPAÑOL X papel XExpediente de gestiónde la Oficina Asesorade Planeación

NO X Oficina Asesora de Planeación Disponible NO Oficina de Control

Interno

la vigencia


Código: FT-GD-07-18 CONTROL DE REGISTROS Versión: 2 ... de Registros IDEP 1-2016.pdfProcedimiento...

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