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Código de Proveedores y TerCeros de UPM

Guía práctica para tomar decisiones cotidianas

2 Código de Proveedores y Terceros de UPM2

COMPROMISOPrólogo del director ejecutivo 3 introducción 41. Compromiso con la integridad 5

PERSONAS Y OPERACIONES 2. respeto por las personas y los derechos humanos 63. Prestar atención al impacto medioambiental y 10 a la seguridad de los productos

INTEGRIDAD EMPRESARIAL 4. Tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno 125. Transparencia empresarial 146. Cumplimiento de la legislación en materia 16 de competencia

ACTIVOS 7. Protección de información y activos 18

CADENA DE SUMINISTRO Y OTRAS PARTES IMPLICADAS8. Abastecimiento responsable 209. Compromiso con las partes interesadas 24 y la sociedad

MANIFIESTE SUS INQUIETUDES 10. Cumplimiento universal 26

Tabla de contenidos

Código de Proveedores y Terceros de UPM 3

COMPROMISOPrólogo del director ejecutivo 3 introducción 41. Compromiso con la integridad 5

PERSONAS Y OPERACIONES 2. respeto por las personas y los derechos humanos 63. Prestar atención al impacto medioambiental y 10 a la seguridad de los productos

INTEGRIDAD EMPRESARIAL 4. Tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno 125. Transparencia empresarial 146. Cumplimiento de la legislación en materia 16 de competencia

ACTIVOS 7. Protección de información y activos 18

CADENA DE SUMINISTRO Y OTRAS PARTES IMPLICADAS8. Abastecimiento responsable 209. Compromiso con las partes interesadas 24 y la sociedad

MANIFIESTE SUS INQUIETUDES 10. Cumplimiento universal 26

estimado socio:UPM aspira a ser un socio de negocios confiable y cree que las prácticas responsables y éticas crean valor a largo plazo tanto para UPM como para las demás partes interesadas. Hemos expresado nuestro compromiso con la integridad en nuestro Código de Conducta. Nos regimos por el principio de no comprometer nuestros estándares de integridad bajo ninguna circunstancia y esperamos lo mismo de nuestros proveedores y terceros intermediarios.

El cumplimiento de leyes y regulaciones por parte de UPM, en especial de las leyes de competencia y anticorrupción, establece una base sólida para nuestro compromiso de ser un socio de negocios confiable. El Código de Proveedores y Terceros de UPM define el nivel mínimo de desempeño que UPM exige a todos sus proveedores y terceros intermediarios.

Todos desempeñamos un papel fundamental a la hora de poner en práctica los criterios de integridad. Sin excepción, espero que usted y su compañía cumplan con el Código de Proveedores y Terceros de UPM y tomen las decisiones correctas en su trabajo cotidiano.

Atentamente,

Jussi Pesonen Presidente y CEO, UPM

PRÓLOGO DEL PRESIDENTE Y DIRECTOR EJECUTIVO

Código de Proveedores y Terceros de UPM4

Introducción

La responsabilidad es una parte integral de la labor diaria de UPM y también es vista como un buen negocio. Lograr más con menos es una de las estrategias centrales de la eficiencia de recursos de UPM, además de representar una importante fuente de rentabilidad y competitividad. Mediante un enfoque ecológico, desarrollamos nuevos e innovadores productos y empresas sostenibles. Todo esto es llevado a cabo por personas y equipos de alto rendimiento. Es esencial que ofrezcamos un entorno de trabajo seguro y estimulante en el que las personas puedan participar y disfrutar de la igualdad de oportunidades. Por medio de estas acciones estratégicas y de la garantía de la transparencia en todas las operaciones, mostramos a nuestros accionistas y financistas que la responsabilidad brinda ventajas empresariales.

Aplicamos los principios y requisitos del Código de Proveedores y Terceros de UPM a todos nuestros proveedores y terceros intermediarios. Cuando hablamos de terceros intermediarios, nos referimos, por ejemplo, a nuestros agentes, consultores, consejeros, socios de empresas conjuntas, distribuidores y socios locales que actúan en representación de UPM. El Código de Proveedores y Terceros de UPM no se aplica a nuestros clientes, accionistas ni a propietarios de bosques privados.

El compromiso entre el proveedor y el tercero intermediario no solo implica una obligación general de adherirse a los principios y requisitos del Código de Proveedores y Terceros, sino que también permite a UPM verificar el cumplimiento de dichos principios y requisitos, por ejemplo, mediante auditorías de proveedores.

En caso de que no se cumpla el Código de Proveedores y Terceros, UPM tiene derecho a implementar las acciones legales correspondientes, como el derecho a poner fin al contrato en caso de un incumplimiento sustancial o de una situación en la cual se han acordado medidas correctivas, pero no se han implementado.

Confiar y ser confiable

Logros en conjunto

valores de UPM:

innovar con coraje


La integridad significa hacer

lo correcto.

1. COMPROMISO

Un proveedor o tercero de UPM debe:

•Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables.

•Informar a UPM inmediatamente si el proveedor o tercero no puede cumplir con el Código de Proveedores y Terceros.

Compromiso con la integridad

•Estar en constante conocimiento de las leyes y regulaciones que son aplicables a su negocio según su naturaleza, el área de actividad y el ámbito geográfico, y cumplir con ellas.

•Implementar un programa de cumplimiento para toda la empresa que, como mínimo, aborde el tema de cómo asegurar el cumplimiento legal, evitar la corrupción y el soborno, y los medios por los cuales se involucra a los empleados en este programa.

•Validar el programa de cumplimiento regularmente y actualizarlo cuando sea necesario.

•Demostrar el compromiso de los altos directivos con el programa de cumplimiento, incluida la gestión de ejecución práctica y las reacciones tempranas cuando sea necesario.

ejemplos y buenas prácticas

•Proporcionar capacitaciones periódicas a sus empleados acerca de importantes temas de cumplimiento.

•Establecer y mantener un sistema de gestión basado en las políticas, los procesos y los procedimientos necesarios que dirijan la toma de decisiones, el liderazgo, la administración de riesgos, los controles y el flujo de información, y que haga que sus objetivos sean alcanzables. Un sistema ideal de gestión está elaborado según el tamaño, área de actividad y ámbito geográfico de su negocio.

•Informar inmediatamente a UPM en caso de que exista cualquier contradicción entre los requisitos del Código de Proveedores y Terceros de UPM y la legislación, el reglamento u otras fuentes aplicables, a fin de garantizar que podamos considerar juntos la manera de vencer dichos obstáculos.

Posición de UPMCumplimos con las leyes y regulaciones correspondientes en todas nuestras operaciones. El cumplimiento legal y el comportamiento responsable y ético son la base de todas las operaciones de UPM.

6 Código de Proveedores y Terceros de UPM

PERSONAS Y OPERACIONES


Posición de UPM UPM mantiene un firme compromiso con la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas. UPM promueve la salud y el bienestar de los empleados. UPM pretende capacitar e involucrar a los empleados de todos los niveles a través de un liderazgo responsable.


Respeto por las personas y los derechos humanos2.


•Cumplir con la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas, las convenciones fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y los 10 principios del Pacto Global de las Naciones Unidas.

•Respetar los derechos humanos universales como la libertad de pensamiento, opinión, expresión y religión, además del derecho a reunirse de manera pacífica, así como la ausencia de discriminación basada en la raza, la edad, la nacionalidad, el género o la orientación sexual de una persona.

•Respetar las convenciones fundamentales de la ILO y la legislación local con respecto a las horas de trabajo y las compensaciones, a fin de garantizar que no se utilice ninguna forma de trabajo forzado o infantil en ninguna de sus operaciones o actividades y que no se contraten empleados menores de 15 años. Si se descubre que existe trabajo infantil en cualquiera de las operaciones, el proveedor o tercero debe informar a UPM de manera inmediata y tomar las medidas correspondientes para solucionar la situación según los principios aceptables de UPM.

•Garantizar la salud, la seguridad y la protección de los empleados, visitantes y de otras personas que se vean afectadas por nuestras operaciones.

•Cumplir con los requisitos de seguridad si trabaja o está de visita en las instalaciones de UPM y realizar las capacitaciones de seguridad necesarias.

Aprenda más• Los10PrincipiosdelPactoGlobaldelasNaciones

Unidas• ProgramadedesarrollosostenibledelasNaciones

Unidas



•Tratar al personal de la misma manera en todas las situaciones (por ejemplo, en términos de contratación y promoción, y con respecto a las compensaciones y beneficios) y no discriminarlos en términos de raza, edad, nacionalidad, género, orientación sexual, idioma, religión, opinión política o de otra índole, origen social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición (convenios de la OIT n.° 100 y n.° 111).

•Garantizar que los empleados tienen derecho a la libertad de asociación y de negociación colectiva (Convenio de la OIT n.° 98).

•Poner atención a las condiciones y los horarios laborales a fin de proteger a los empleados para que no se enfermen ni lesionen a causa de su empleo (Convención de la OIT n.° 155).

•Proporcionar siempre a sus empleados el equipo de protección y seguridad ocupacional y personal de manera gratuita y garantizar que dicho equipo sea utilizado de manera apropiada (Convención de la OIT n.° 155).

•No dar trabajo a niños menores de 15 años. Si existe un trabajo acorde en su empresa, definir tareas y horarios laborales que se puedan asignar a los trabajadores entre 15 y 18 años (Convenciones de la OIT n.° 138 y n.° 182).


•No involucrarse en prácticas de trabajo forzoso en cualquier medida (Convenios de la OIT n.° 29 y n.° 105). Se puede considerar que una persona está esclavizada si es:– Obligada a trabajar por medio de

amenazas físicas o mentales.– Forzada a trabajar a modo de

compensación por un préstamo o por bienes decomisados, como un pasaporte, una tarjeta de identificación, etc.

– Poseída o controlada por un empleador, normalmente a través de abuso mental o físico o de amenazas de abuso.

– Deshumanizada, tratada como un bien, o comprada y vendida como propiedad.

– Restringida físicamente o si su libertad de movimiento se encuentra sometida a restricciones.

– Forzada a trabajar horas excesivas de forma diaria, semanal o mensual, sin descansos de acuerdo a las leyes aplicables o los contratos colectivos de trabajo.

Contribuya con su ejemplo e involucre

a los demás.




Para obtener más información, consulte los siguientes convenios y declaraciones internacionales y las instrucciones de UPM.

•Garantizar que los empleados que trabajan o visitan las instalaciones de UPM conocen los procedimientos de seguridad de UPM y que, además, reciben capacitaciones concretas y específicas de seguridad de las instalaciones y de su puesto de trabajo correspondientes. La herramienta Inducción de Seguridad de UPM presenta y demuestra los requisitos básicos de seguridad; según el puesto de trabajo, los módulos necesarios se deben completar antes de ingresar a las instalaciones de UPM.

Convenios fundamentales de la oiT • Convenio sobre la libertad sindical y la protección del derecho de sindicación (N.° 87)• Convenio sobre el derecho de sindicación y de negociación colectiva (N.° 98)• Convenio sobre el trabajo forzoso (N.° 29)• Convenio sobre la abolición del trabajo forzoso (N.° 105)• Convenio sobre la edad mínima (N.° 138)• Convenio sobre las peores formas de trabajo infantil (N.° 182)• Convenio sobre igualdad de remuneración (N.° 100)• Convenio sobre la discriminación (empleo y ocupación) (N.° 111)

Conveniosobreseguridadysaluddelostrabajadores(N.°155)

Los10PrincipiosdelPactoGlobaldelasNacionesUnidas

DeclaraciónUniversaldeDerechosHumanosdelasNacionesUnidas

inducción de seguridad de UPM


•Minimizar el impacto medioambiental negativo en la tierra, el agua, la biodiversidad y el aire.

•Gestionar todos los residuos generados por sus operaciones, productos o activos de los clientes en su posesión, incluidos los tratamientos de residuos peligrosos según la legislación y las instrucciones del fabricante.

Prestar atención al impacto medioambiental y a la seguridad de los productos

3.

Posición de UPM UPM cumple con las legislaciones aplicables en materia medioambiental y reconoce su impacto en el aire, el agua, la tierra y la biodiversidad. UPM tiene como objetivo reducir al mínimo los efectos nocivos de sus actividades. Tanto las consecuencias directas e indirectas de la carga ambiental y el impacto de las operaciones de UPM se miden y evalúan continuamente.




Reduzca, reutilice y

recicle.

•Determinar y evaluar los aspectos ambientales de su empresa. Gestionar el impacto ambiental significativo en condiciones normales y situaciones excepcionales.

•Obtener y mantener los permisos ambientales relativos a los residuos, el aire, el agua y los productos químicos, y asegurar que los contratistas también tengan los permisos necesarios.

•Medir y registrar las emisiones y los residuos que afecten al aire, el suelo y el agua.

•Asegurarse de que sus productos cumplan los requisitos de seguridad de los productos de UPM.

•Cumplir con las restricciones materiales establecidas por las leyes aplicables y por UPM.

•Mantener un registro de datos completo acerca del contenido de materias primas, tales como los químicos y compuestos en uso.

•Asegurarse de que todos los materiales provengan de fuentes legales.

•Evitar que se produzcan filtraciones de productos químicos y otras sustancias peligrosas mediante la implementación de procesos apropiados y la administración de estas sustancias e informar sobre fugas o desviaciones relevantes a UPM.

•Administrar todos los residuos generados por sus operaciones o productos, o por los activos de los clientes en su posesión de forma sostenible y en conformidad con las leyes aplicables a su actividad. Este compromiso también incluye todos

los productos que llegan al final de su ciclo de vida útil y aquellos clasificados como residuos.

•Establecer y mantener procedimientos que garanticen el cumplimiento de sus obligaciones de administración de residuos. Busque siempre oportunidades para reducir y reutilizar los residuos.

•Asegúrese de aplicar el sistema de gestión medioambiental (EMS) apropiado para sus operaciones. UPM prefiere un EMS certificado que esté en concordancia con un estándar medioambiental adecuado como la norma ISO 14001.




INTEGRIDAD EMPRESARIAL

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Tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno4.

•No dar, ofrecer, solicitar o recibir cualquier artículo de valor con el fin de influenciar indebidamente una decisión empresarial u otro ofrecimiento, o la obtención de una ventaja comercial indebida. Este comportamiento está prohibido, tanto directa como indirectamente; es decir, a través de un tercero que actúe en su nombre. El término “artículos de valor” se emplea en sentido amplio e incluye, sin limitación, cualquier clase de pago, préstamo, descuento, aportación de carácter político, donación a obras benéficas, reembolso, obsequio, tarjeta de regalo, comida, actividad de ocio, contrato laboral, pasantías, oportunidad de negocio, servicio o cualquier otro beneficio.


•Evitar bajo cualquier circunstancia directa o indirectamente dar, recibir, ofrecer o aprobar sobornos a oficiales de gobierno o individuos privados.

•Evitar, bajo cualquier circunstancia directa o indirecta, recibir, solicitar o aceptar sobornos de cualquier parte.

•Abstenerse de realizar cualquier actividad que pueda incluso dar la impresión de estar realizando soborno, corrupción u otras irregularidades.

•Mantener los procedimientos adecuados para evitar que se produzcan situaciones de corrupción y sobornos en sus operaciones.

•Informar a UPM de manera inmediata si observa alguna situación de corrupción o soborno entre los empleados de UPM.

Posición de UPM Tenemos un principio rector muy claro: tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno en cualquiera de sus formas. Jamás ofrecemos ni pagamos sobornos a funcionarios ni a particulares. Tampoco exigimos ni aceptamos sobornos.



Sin concesiones. Sin excusas.

Sin excepciones.


•Absténgase de ofrecer, dar o aceptar obsequios, atenciones de cortesía, comidas, viajes o actividades de ocio que sean exorbitantes, que pretendan influir en decisiones empresariales o garantizar un trato preferente o incluso que puedan dar cierta impresión de irregularidad.

•Mantener registros de los gastos relativos a todos los regalos, atenciones de cortesía, comida, viajes o entretenimiento.

•Demostrar el pleno compromiso de los altos directivos y la comunicación interna y externa de tolerancia cero para la corrupción y el soborno.

•Mantener los procedimientos para la prevención de la corrupción y el soborno (por ejemplo, políticas, capacitación y motivación a informar acerca de malas conductas) que son proporcionales a los riesgos de soborno y de corrupción que afectan a su organización.

•Evaluar y documentar periódicamente los riesgos de corrupción y soborno externos e internos a los que está expuesta su organización.

•Realizar las diligencias necesarias sobre los proveedores y terceros que lo representan e imponerles una obligación contractual para cumplir con las disposiciones que regulan la corrupción y el soborno, y supervisar el cumplimiento de esta obligación.

•Garantizar por medio de capacitaciones y comunicación que los empleados son conscientes de su política de tolerancia cero respecto de la corrupción y el soborno, y están comprometidos con ella.

•Supervisar y revisar los procedimientos diseñados para prevenir la corrupción y el soborno y hacer mejoras en caso de que sea necesario.

•Tenga en cuenta que, para los funcionarios del gobierno, las reglas relativas a la corrupción y el soborno son incluso más estrictas y que incluso un beneficio menor ofrecido o dado a un funcionario gubernamental se puede considerar como soborno. El término ”funcionario del gobierno” posee un sentido amplio en algunas leyes anticorrupción y, con frecuencia, alude a cualquier funcionario, empleado, representante, aspirante o candidato de cualquier departamento, organismo o agencia de gobierno, empresa de dominio o control público, partido, municipio, partido político u organización pública internacional.


14



Transparencia empresarial5.

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•Ser una entidad legal debidamente organizada y que exista legítimamente bajo las leyes correspondientes.

•Tener el derecho de dirigir sus negocios, celebrar un contrato con UPM y cumplir con sus obligaciones a este respecto.

•Mantener un seguro de responsabilidad civil válido y una póliza de seguros adecuada con una aseguradora de renombre para las responsabilidades que pudieran afectar a UPM.

•Tomar conciencia de los riesgos a los cuales está sujeto, contar con los procesos de mitigación de riesgos adecuados y notificar a UPM inmediatamente si los riesgos podrían tener un impacto en los negocios de UPM.

•Cumplir plenamente con todas las leyes fiscales y pagar todos los impuestos y otros pagos oficiales establecidos por las autoridades.

•Cumplir plenamente con todas las leyes antilavado de dinero y los regímenes sancionatorios del comercio.

Conozca sus riesgos y obligaciones.


Posición de UPM Al conocer a sus socios de negocio, UPM puede mitigar el riesgo de involucrarse en actividades comerciales ilegales. Con esto en consideración, los socios de negocio se seleccionan cuidadosamente y esperamos que realicen las actividades comerciales según las leyes aplicables y de conformidad con este Código de Proveedores y Terceros. Cumpla sin reservas todas las leyes de lucha contra el lavado de dinero y todos los regímenes de sanciones comerciales aplicables a nuestra actividad. En la práctica, esto significa que monitoreamos periódicamente a nuestros socios de negocios, a fin de evitar operaciones con partes sancionadas, así como ejercer la diligencia debida para identificar y subsanar cualquier otra posibilidad de incumplimiento normativo.

•Completar los requisitos de registro correspondiente para su entidad jurídica.

•Obtener y mantener todas las licencias y permisos necesarios para llevar a cabo sus negocios y concertar acuerdos.

•Obtener y mantener un seguro de responsabilidad civil y una póliza de seguro proporcionado por una aseguradora que sea bien conocida y capaz de cubrir sus pasivos.

•Realizar periódicamente una evaluación efectiva de los riesgos con el fin de identificar los riesgos a los que está expuesto su negocio.

•Abordar sistemáticamente los riesgos y establecer controles para administrarlos.

•Supervisar continuamente los riesgos y controles, y tomar acciones si es necesario.

•Informar a UPM si percibe un riesgo que podría tener un impacto en los negocios de UPM. Al hacer esto, se asegura de que podemos considerar en conjunto cómo controlar proactiva y eficazmente el riesgo.

•Ser consciente de la legislación fiscal aplicable a su empresa y de cualquier impuesto u otro tipo de pagos a los cuales está sujeto su negocio. Prevenir las actividades de evasión de impuestos en sus operaciones; por ejemplo, mediante una supervisión adecuada.

•Evitar que se produzcan situaciones de lavado de dinero en sus operaciones; por ejemplo, mediante la realización de comprobaciones de antecedentes de sus socios de negocios.

•Observar y aplicar las restricciones sobre el comercio, producto de los regímenes de sanciones internacionales. En la práctica, monitorear a sus clientes y otros socios comerciales; por ejemplo, mediante la investigación de las listas de sanciones para evitar posibles transacciones con partes sancionadas. Realizar supervisiones adicionales cuando sea necesario; por ejemplo, en determinadas zonas geográficas, a fin de identificar y mitigar los riesgos de cumplimiento.




El éxito empresarial se basa en el

cumplimiento normativo.


•Cumplir con todas las leyes de competencia aplicables y no concertar ni involucrarse en acuerdos competitivamente prohibidos, prácticas comerciales o reuniones con clientes, distribuidores, proveedores u otros socios de negocios, ni participar en prácticas anticompetitivas.

Cumplimiento de la legislación en materia de competencia6.

Posición de UPMNuestras acciones y nuestro comportamiento siempre deben cumplir con todas las leyes aplicables que se utilicen para regular a la competencia. El cumplimiento de las leyes de competencia nos impide hacer acuerdos o establecer otras prácticas que restringen la competencia.

•Queda prohibido acordar con la competencia precios, cuotas de mercado o clientes, ofertas fraudulentas, acciones de boicoteo o limitación de la producción.

•Queda prohibido discutir o intercambiar información confidencial con la competencia de forma que vulnere las leyes aplicables en materia de competencia.

•Cualquier contacto o acuerdo comercial con los competidores, así como su participación en el comercio y las asociaciones profesionales, deben tener lugar según las leyes de competencia.

•Tenga en cuenta que ciertas condiciones contractuales; por ejemplo las restricciones de reventa, el mantenimiento del precio de reventa y los acuerdos de exclusividad, pueden requerir una revisión jurídica.

•Si usted tiene una posición dominante dentro del mercado, no debe abusar de ella.




ACTIVOS


•Manejar los activos de UPM con cuidado.

•Proteger la información confidencial de UPM contra uso no autorizado o divulgación.

•No publicar ningún anuncio, nota de prensa ni otro tipo de declaración pública relacionada con UPM, sin una autorización previa de UPM.

•Respetar la propiedad intelectual de otros.

•Evitar todos los conflictos de interés con UPM y notificar inmediatamente si se presenta alguna de estas instancias.

Protección de información y activos7.

Posición de UPM En nuestro trabajo diario, se nos confían activos e información confidencial tanto de UPM como de nuestros socios empresariales, quienes esperan que se manipulen con cuidado. Por consiguiente, no utilizaremos nuestros bienes o servicios de otros empleados para nuestro propio beneficio en conflicto con los intereses de UPM. Asimismo, adoptaremos las medidas adecuadas para salvaguardar la confidencialidad y la seguridad de la información y los datos, y manejaremos y conservaremos los datos de carácter personal de acuerdo con la legislación aplicable.

Por tratarse de una sociedad que cotiza en bolsa, cualquier divulgación pública de información de UPM debe cumplir tanto la legislación aplicable como el reglamento del mercado de valores. A fin de evitar abusos del mercado, hemos fijado limitaciones a la comercialización, la divulgación y cualquier otro uso de la información interna.


Prevenga, proteja y preste

atención.

ACTIVOS

•No utilizar los activos de UPM, incluida la información, para su propio beneficio.

•Tomar las medidas adecuadas para salvaguardar la confidencialidad y seguridad de los datos, incluidos los secretos comerciales de UPM (tales como precios, volúmenes, fórmulas, etc.); por ejemplo, mediante acuerdos de no divulgación y otros sistemas de protección y mediante la restricción al acceso solo a aquellas personas que necesitan la información confidencial para los fines para los cuales se reveló dicha información confidencial.

•No tratar asuntos confidenciales en zonas públicas ni redes sociales.

•Asegurarse de que sus empleados y socios de negocio conocen su política y las directrices de confidencialidad y están comprometidos con ellas, además de tener disponible la documentación pertinente; por ejemplo, para comprobar que la comunicación y la capacitación se hayan entregado al personal.

•Utilizar las herramientas informáticas apropiadas para elaborar y cumplir con las políticas de seguridad de la información, a fin de garantizar la confidencialidad de la información y proteger los datos frente a riesgos cibernéticos.

•Administrar y mantener los datos personales según las leyes aplicables a su negocio.

•Proteger la propiedad intelectual de UPM en forma de, por ejemplo, inventos, patentes, marcas y nombres de dominio mediante la mantención de la confidencialidad o protección jurídica adecuada.

•Asegurarse de que los productos y servicios no infrinjan los derechos de propiedad intelectual de terceros.

•Los conflictos de intereses con UPM se producen cuando los intereses del proveedor o de los terceros entran en conflicto con los intereses de UPM. Evite este tipo de situaciones y notifique a UPM inmediatamente si se produce cualquier situación de esta naturaleza. Este enfoque garantiza que podamos considerar en conjunto cómo superar el problema.



CADENA DE SUMINISTRO Y OTRAS PARTES IMPLICADAS


¿Conoce a su socio empresarial?



•Conocer y seleccionar a sus socios comerciales cuidadosamente, a fin de identificar y mitigar los riesgos de involucrarse en actividades comerciales ilegales o violaciones de cualquiera de los requisitos de este Código de Proveedores y Terceros.

•Conservar registros completos y precisos de todas las operaciones comerciales.

•Promover los requisitos descritos en este Código de Proveedores y Terceros a las etapas adicionales en su cadena de suministro.

•Declarar abiertamente su compromiso con la integridad de los negocios.

•Establecer requisitos para sus socios comerciales pertinentes a su relación de negocios con UPM que cubran el ámbito de este Código de Proveedores y Terceros. Comunicar estos requisitos de manera transparente a sus socios de negocios.

Abastecimiento responsable 8.

Posición de UPM UPM mantiene el compromiso de aplicar prácticas de abastecimiento responsable y espera que sus socios comerciales cumplan con las legislaciones aplicables y compartan los principios descritos en el Código de Conducta de UPM. En este Código de Proveedores y Terceros se establecen requisitos para nuestros proveedores y terceros intermediarios, y se espera que faciliten el cumplimiento de estos requisitos dentro de su cadena de suministro.




•Evaluar los riesgos de su socio de negocios en términos de empleados y derechos humanos, antisoborno y anticorrupción, calidad del material o del servicio, emisiones ambientales y otros riesgos de cumplimiento. Esto se puede hacer, por ejemplo, mediante la realización de las diligencias debidas antes de entablar una relación de negocios y mediante la realización de auditorías durante el transcurso de la relación comercial.

•Revisar las listas de sanciones para asegurarse de que sus socios de negocios no se encuentran incluidos en ellas.

•Mantener registros completos y exactos de todas las transacciones empresariales, de modo que pueda demostrar la legalidad de sus transacciones. Es posible que las autoridades soliciten estos documentos en relación a, por ejemplo, investigaciones antilavado de dinero o anticorrupción.

•Imponer una obligación contractual a sus socios comerciales para cumplir con la ley, en particular las disposiciones relativas a la corrupción y el soborno. Vigilar el cumplimiento de dicha obligación y reservar el derecho de realizar auditorías periódicamente a sus proveedores, además de realizar auditorías basadas en el riesgo.





•Apoyar activamente a sus socios comerciales para que mejoren sus prácticas comerciales responsables de forma continua.

•Supervisar el rendimiento de sus socios comerciales en relación a, por ejemplo, el impacto ambiental y la prevención del trabajo infantil y el trabajo forzoso. Esto puede hacerse, por ejemplo, mediante un programa de auditorías basada en riesgos. Tomar medidas en caso de mala conducta.

•Realizar regularmente comprobaciones de crédito y financieras dentro de su cadena de suministro.

•Absténgase de aceptar pagos en efectivo o equivalentes si no se cumplen los procedimientos internos aplicables.

•Prestar atención a las señales de alerta, como estructuras de pago complejas o inusuales, múltiples pagos de diversas partes y solicitudes de pagos a una cuenta no vinculada o a terceros. Reaccionar a grandes aumentos en los volúmenes de pedidos que no sean consistentes con la secuencia normal de pedidos y que carezcan de una razón de negocio clara.


Compromiso con las partes interesadas y la sociedad9. CADENA DE SUMINISTRO Y OTRAS PARTES IMPLICADAS


•Comunicarse de forma abierta y transparente y promover el diálogo con las partes interesadas.

•Hacer una contribución positiva al bienestar y al desarrollo de sus comunidades locales, siempre que sea posible.

•En los casos en que el negocio se lleva a cabo con los gobiernos locales, velar para que no se violen las leyes contra la corrupción y se cumpla con la cooperación en conformidad con los principios de este Código de Proveedores y Terceros.


El diálogo con las partes implicadas empieza

por la confianza.

Posición de UPM UPM aspira a comprender sus expectativas particulares y a intervenir en un diálogo con diversos interlocutores con el fin de debatir los objetivos de UPM, sus principios operativos y los desafíos que afrontamos. Respetamos la diferencia de opinión, puesto que favorece el diálogo con las partes implicadas y con el resto de la sociedad. Participamos en el desarrollo de las comunidades locales por medio de diferentes proyectos e iniciativas. Cuando UPM colabora con los gobiernos locales en tales proyectos e iniciativas, garantiza la integridad de sus actuaciones y el pleno cumplimiento tanto de las leyes anticorrupción aplicables como de las políticas corporativas de la empresa.


•Identificar a los interesados y escuchar sus opiniones. Hacer uso de los sistemas adecuados para documentar posibles reclamos.

•Colaborar con las diferentes partes interesadas y estar abiertos al diálogo.

•Establecer un entorno empresarial imperturbable y a largo plazo mediante el fomento de la estabilidad en sus comunidades vecinas. No cabe duda de que esto también beneficia a su empresa si elige los medios y canales apropiados.




•Permitir que UPM verifique el cumplimiento de este Código de Proveedores y Terceros, mediante auditorías en terreno realizadas por recursos internos o externos.

•Responder las encuestas de UPM en forma oportuna.

•Comprender que UPM considera que la violación de las leyes o de este Código de Proveedores y Terceros, o la incapacidad de tomar medidas correctivas, es un incumplimiento del contrato y puede habilitar a UPM a poner fin a la relación comercial con el proveedor o tercero.

•Brindar a los empleados los medios para plantear sus inquietudes de manera anónima sobre mala conducta o para sugerir mejoras o dar opiniones generales.

26

Cumplimiento universal10.

Posición de UPM Todos en UPM nos consideramos responsables de defender nuestra integridad y ética. La importancia de una conducta que siga las reglas se transmite periódicamente a todos nuestros empleados y otras partes que representan a UPM. Frente a la mínima sospecha de conducta inapropiada, debemos comunicarlo de inmediato. Este proceder nos brinda la ocasión de abordar el problema y corregirlo a tiempo.

•Informar inmediatamente a UPM acerca de cualquier sospecha o incumplimiento observado de este Código de Proveedores y Terceros. Puede realizar un informe anónimo a través de:

Web: www.upm.com/reportmisconduct

Correo electrónico: [email protected]

Correo: UPM-Kymmene Corporation Jefe de auditorías internas/reclamos P.O. Box 380 FI-00101 Helsinki Finlandia

•UPM examinará cuidadosamente los informes acerca de malas conductas y los mantendrá estrictamente confidenciales, en la medida de lo posible.

denuncia de conductas inapropiadas

MANIFIESTE SUS INQUIETUDES

http://www.upm.com/reportmisconduct

mailto:[email protected]


MANIFIESTE SUS INQUIETUDES

tanto, se necesita un canal para transmitir mensajes de forma anónima. Sus empleados representan una gran fuente de talento en la que pueden nacer ideas brillantes.

•Asegúrese de que su negocio cuenta con un proceso para administrar la retroalimentación y de que sus empleados están familiarizados con dicho proceso.

•Garantice que se tomen medidas correctivas en el caso de las faltas informadas y comunique las soluciones a todas las partes interesadas. A veces es necesario tomar medidas rápidas para evitar nuevos accidentes o situaciones de cuasi incidente. Sin embargo, asegúrese de planificar e implementar una solución a largo plazo para el problema planteado de manera simultánea.

•Conceder a UPM el derecho a realizar auditorías en terreno, a fin de confirmar la transparencia y el cumplimiento. Las auditorías son beneficiosas para todas las partes: por una parte, UPM garantiza el cumplimiento del Código de Proveedores y Terceros por parte del socio comercial, y este, a su vez, recibe comentarios y la oportunidad de desarrollar sus operaciones.

•Establezca sistemas para permitir la generación sencilla y bien estructurada de informes, tanto internos como externos, especialmente en lo relativo a los permisos ambientales y las emisiones, las consultas relacionadas con recursos humanos y sus acciones contra el soborno.

•Cree un canal accesible y fiable que esté disponible para sus empleados y los interesados externos, que les permita denunciar las faltas y las observaciones, por ejemplo, sobre la seguridad o los derechos humanos, o simplemente compartir sus ideas de desarrollo. En algunos casos, los empleados tienen un acceso limitado o nulo a los espacios donde pueden dar su opinión y, por lo

•Los informes de cualquier sospecha o falta observada relativas a los empleados de UPM o este Código de Proveedores y Terceros pueden ser emitidos directamente a su persona de contacto o mediante el canal anónimo de informe de faltas de UPM.


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