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Código de Conducta Ética en los Negocios
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Código de Conducta Ética en los Negocios
100 Crystal A Drive Hershey, Pennsylvania 17033
United States www.hersheys.com
Recuerde que no se tolerará ningún tipo de represalia contra quienes levanten reportes de
buena fe.
Gracias por su dedicación continua a La Compañía Hershey y por su compromiso
hacia el respeto de las normas establecidas en nuestro Código.
Mensaje del
Presidente de la Junta Directiva y del Director Ejecutivo
Estimados colegas de Hershey:En los últimos años hemos sido testigos de numerosos cambios en La Compañía Hershey. Sin embargo, a medida que nuestra Empresa crece en el negocio global y evoluciona para satisfacer las necesidades del mercado actual, lo que jamás cambia es nuestro compromiso de operar de acuerdo con las más estrictas normas éticas y de liderar con integridad. Este compromiso, que se remonta a la fundación de la Empresa por parte de Milton Hershey, le ha otorgado a Hershey una reputación de equidad y honestidad en todo el mundo.
El Código de Conducta Ética en los Negocios de Hershey establece las normas con las cuales guiamos nuestro accionar corporativo. Se aplica a todos los directores, gerentes y empleados en general, y detalla claramente la expectativa con respecto a las normas que debemos seguir en cada actividad relacionada con el trabajo. Nuestro Código se pondrá en práctica de manera imparcial y coherente, independientemente de nuestro puesto en la Empresa.
Este Código no sustituye al sentido común ni puede cubrir todas las situaciones a las que puede enfrentarse en su trabajo diario. Los principios y normas básicos de nuestra Empresa se enumeran aquí para que los comprenda y aplique. Cuando dude, consulte con su gerente o cualquiera de las personas mencionadas en estas páginas como contacto para solicitar asesoría. También puede hacer un reporte anónimo al contactarse telefónicamente o a través de la Web con nuestra Línea de consulta. La información de contacto se indica en el reverso de este Código. Si realiza un reporte de buena fe, se lo protegerá contra cualquier tipo de represalias.
Gracias por su dedicación continua a La Compañía Hershey y por su compromiso hacia el respeto de las normas establecidas en nuestro Código.
Saludos Sinceros
John P. Bilbrey James E. NevelsPresidente y Director Ejecutivo Presidente de la Junta Directiva
I
Hemos asumido el compromiso de actuar de manera ética y
liderar con integridad.
II
Nuestro compromiso hacia los empleadosNos tratamos unos a otros con equidad y respeto, valoramos el talento, las experiencias y las fortalezas de nuestra diversa fuerza de trabajo.
Nuestro compromiso hacia los coNsumidoresMantenemos la confianza que los consumidores depositan en nuestras marcas, al ofrecer los mejores productos del mercado mediante prácticas de comercialización honestas.
Nuestro compromiso hacia el mercado Negociamos de manera justa con nuestros socios comerciales, competidores y proveedores, y actuamos con ética y respeto por la ley en todo lo que hacemos.
Nuestros compromisosHemos asumido el compromiso de actuar de manera ética y liderar con integridad. Este compromiso está incorporado en los valores de Hershey. Nuestro Código de Conducta Ética en los Negocios (“Código”) nos muestra cómo sostener este compromiso al interactuar con los distintos grupos que participan del éxito de nuestra Empresa.
Nuestro compromiso hacia los accioNistasActuamos con honestidad y transparencia en todo momento para mantener la confianza que nuestros accionistas depositaron en nosotros.
Nuestro compromiso hacia la comuNidad globalCumplimos con todas las leyes internacionales de comercio, protegemos nuestros recursos naturales y apoyamos a las comunidades donde vivimos, trabajamos y realizamos negocios.
III
Cada día nos brinda una nueva oportunidad de hacer lo correcto.
Permita que este Código y su buen criterio sean su guía.
IV
Índice
Mensaje del Presidente de la junta directiva y del director ejecutivo i
nuestros coMProMisos iii
introducción 1
nuestro coMProMiso hacia los eMPleados 7Respetar y promover la diversidad 7
Mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable 8
Proteger la información del empleado 8
nuestro coMProMiso hacia los consuMidores 9Elaborar productos en los que los consumidores puedan confiar 9
Comercializar nuestros productos de manera ética 10
nuestro coMProMiso hacia el Mercado 11Negociar de manera justa 11
Cumplir con las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia 12
Recopilar y mantener de manera adecuada la información de terceros 13
nuestro coMProMiso hacia los accionistas 14Mantener registros financieros precisos 14
Gestionar correctamente los registros 16
Proteger los recursos de nuestra Empresa 17
Evitar los conflictos de intereses 18
Obedecer las leyes contra el abuso de la información privilegiada 22
Responder a las solicitudes externas de manera adecuada 24
nuestro coMProMiso hacia la coMunidad global 25Respetar las leyes internacionales de comercio 25
Proteger el medio ambiente 28
Apoyar a nuestras comunidades 29
Desarrollar cadenas de suministro sostenibles 30
enMiendas y exenciones del código 31
Índice alfabético 32
Índice de inforMación de contacto 34
V
El Código detalla la conducta que debemos adoptar para respetar las normas éticas de nuestra Empresa.
VI
¿por qué teNemos uN código?El Código detalla la conducta que debemos adoptar para respetar las normas éticas de nuestra Empresa. Nos muestra cómo resolver los dilemas éticos y nos brinda información de contacto que podemos utilizar cuando tenemos dudas o inquietudes.
Para los fines de este Código, los términos “Empresa” o “Hershey” incluyen a todas las entidades y filiales en propiedad absoluta de La Compañía Hershey.
¿quiéNes debeN seguir el código?Todos los empleados, ejecutivos y directores deben actuar de conformidad con los principios establecidos en el Código. Esperamos que todos los que trabajan en representación de la Empresa, incluidos los consultores, agentes, proveedores y socios comerciales, cumplan con nuestras normas éticas. Nunca debemos solicitar a terceros que participen en ninguna actividad que viole estas normas.
Introducción
1
¿cuáles soN Nuestras respoNsabilidades?Como empleados, ejecutivos y directores de Hershey, asumimos el compromiso de comprender y respetar los principios establecidos en este Código. A su vez, se nos exige lo siguiente:
Familiarizarnos con todas las políticas, leyes y reglamentaciones que se apliquen a nuestro trabajo, y respetarlas
Desempeñar nuestra actividad de acuerdo con las normas éticas y legales más elevadas
Comunicar de manera inmediata las inquietudes o las conductas inapropiadas conocidas o presuntas
Certificamos anualmente nuestro compromiso hacia estos principios. A partir de este mo-mento, declaramos que daremos a conocer cualquier conducta inapropiada que conoz-camos y que no hayamos notificado anterior-mente, o que no tenemos conocimiento de ninguna violación a este Código.
Los gerentes de Hershey enfrentan responsabilidades adicionales. Específicamente, se les exige a los gerentes lo siguiente:
Actuar como modelos de conducta, al acatar ellos mismos las normas más el evadas de comportamiento empresarial ético
Reforzar el Código y asegurarse de que los empleados comprendan el comportamiento que se espera de ellos
Crear un entorno laboral positivo en el que los empleados se sientan cómodos para realizar preguntas y presentar inquietudes
Supervisar la conducta empresarial de los empleados para garantizar el cumplimiento del Código
Asegurarse de que los empleados reciban capacitación en relación con el Código
Los gerentes deben notificar inmediatamente sobre cualquier conducta ética o legal inapropiada que conozcan o de la cual sospechen, y jamás deben tomar medidas en represalia ni ignorar actos de represalia contra otras personas. Los gerentes que no informen sobre una violación que conozcan, o que deberían conocer, quedarán sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir la terminación de la relación laboral.
Los directivos de la empresa deben respetar las responsabilidades gerenciales anteriores, además de los principios establecidos en el Código. Además, son responsables de conocer y cumplir con las obligaciones adicionales derivadas de su puesto en Hershey.
InTROdUCCIÓn
Debemos informar inmediatamente sobre cualquier conducta ética o legal inapropiada
conocida o presunta.
2
¿cómo sabré si existe uN problema?El Código intenta abarcar los problemas éticos y legales más comunes que podemos enfrentar. Sin embargo, no es posible cubrir todas las preguntas que podrían surgir. Cuando enfrente un dilema ético, analice el problema y consulte los recursos disponibles, tales como las políticas y los procedimientos de la Empresa. Puede evaluar la situación al formularse las siguientes preguntas:
¿Creo que mi acción respeta la ley?
¿Me parece que es lo correcto?
¿Respeta el Código y todas las demás políticas de Hershey?
¿Me sentiría cómodo si otras personas se enteraran de ello?
Si no puede responder “sí” a todas estas preguntas, no realice la acción. Busque asesoría si tiene preguntas adicionales sobre la situación.
Al realizar negocios a nivel internacional, quizá puede atravesar situaciones que supongan dilemas éticos. Si la ley, costumbre o práctica local de otro país contradice a la ley de los EE. UU., la política de la Empresa o el Código, solicite asesoría del Departamento de Asuntos Jurídicos. En tal situación, siempre debemos acatar la ley, costumbre o práctica más estricta.
InTROdUCCIÓn
Cuando enfrente un dilema ético,
analice el problema y consulte
los recursos disponibles, tales
como las políticas y los procedimientos
de la Empresa.
3
¿cómo debo solicitar asesoría e iNformar mis iNquietudes?Si conoce o sospecha de una conducta poco ética o ilegal, tiene el deber de notificar el hecho o solicitar asesoría. Primero puede hablar con algún gerente con el que se sienta cómodo o con el representante local de Recursos Humanos. También puede formular preguntas o plantear problemas de cualquiera de las siguientes maneras:
Comunicarse con el Departamento de Asuntos Jurídicos
Comunicarse con la Línea de consulta (de forma anónima si lo prefiere)
Enviar una nota al Comité de Prácticas Empresariales Éticas
Enviar un mensaje por correo electrónico al Comité de Auditoría de la Junta Directiva
En general, los directivos deben comunicarse con la presidencia del Comité de Administración de la Junta Directiva para solicitar asesoría o presentar un reporte. Sin embargo, si el conflicto involucra un asunto contable o financiero, los directivos deben comunicarse con la presidencia del Comité de Auditoría.
Hershey investigará puntualmente todos los reportes de manera exhaustiva e imparcial, y tomará las medidas apropiadas cuando fuera necesario. Se espera que participe en las investigaciones cuando se le solicite, y se llevarán a cabo todos los esfuerzos necesarios para proteger su confidencialidad tanto durante como después de la investigación.
InTROdUCCIÓn
Consulte el reverso del Código para
obtener la información de contacto que
necesitará para presentar un reporte. Si
se encuentra en los Estados Unidos, sus
territorios o en Canadá, puede reportar
la situación comunicandose con la Línea
de consulta, llamando al 800-362-8321.
Si se encuentra en otro país, hallará los
números de acceso local de la Línea
de consulta en el reverso del Código.
También puede contactarse con la Línea
de consulta a través de Internet, en
www.HersheysConcern.com.
4
Recientemente, Thomas escuchó por casualidad a su
gerente hablando por teléfono sobre un producto de Hershey
que aún no se ha lanzado públicamente. Thomas cree que
la conversación puede haber sido inapropiada. Desea informar sobre el comportamiento de su gerente, pero teme que, si está equivocado, su gerente no lo
tenga en cuenta para el ascenso o lo despida. ¿Qué debería hacer
Thomas?
Thomas debe informar lo que escuchó. Ya sea que su inquietud resulte cierta o no,
habrá reportado la situación de buena fe y se le protegerá contra las represalias.
Debe dar a conocer el problema a través de otro gerente o de cualquiera de las personas
enumeradas en el reverso de este Código. Thomas también puede notificar su inquietud de manera anónima a través de la Línea de
consulta.
Pregunta
¿qué debo hacer para levaNtar uN reporte aNóNimo?Puede levantar un reporte anónimo al comunicarse con la Línea de consulta a cargo de una empresa independiente y disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana. Si decide realizar un reporte anónimo, su identidad se mantendrá en la más estricta confidencialidad posible. Sin embargo, tenga en cuenta que dicho anonimato puede limitar la capacidad de la Empresa para investigar su inquietud.
¿Y si me preocupaN las posibles represalias?Nuestra Empresa no tolera ningún tipo de medida en represalia contra nadie que informe de buena fe sobre una conducta ética o legal inapropiada conocida o presunta. Un informe “de buena fe” significa que ha proporcionado toda la información que posee y que cree verdadera. Además, la Empresa prohíbe las represalias contra las personas que participan en investigaciones de buena fe.
Los actos de represalia pueden generar medidas disciplinarias contra la persona responsable de la represalia, lo cual puede incluir el despido. Si considera que ha experimentado una represalia, debe notificarlo de inmediato.
¿cuáles soN las coNsecueNcias de violar el código?Las violaciones del Código pueden acarrear consecuencias graves, incluidas medidas disciplinarias que pueden llegar hasta la terminación de la relación laboral y responsabilidades civiles o penales. Si bien ciertas secciones del Código hacen referencia a las posibles consecuencias de una mala conducta ética o legal, tenga en cuenta que la Empresa se reserva el derecho de aplicar medidas disciplinarias en respuesta a dichas conductas inapropiadas.
InTROdUCCIÓn
Nuestra Empresa no tolera ningún tipo de
medida en represalia contra nadie que informe
de buena fe sobre una conducta ética o legal
inapropiada conocida o presunta.
5
6
Miranda se siente acosada por su colega, Gary. Gary
constantemente hace comentarios sobre su aspecto, de una manera que le hace sentirse
avergonzada e incómoda. Ha llegado al punto de odiar tener que ir a trabajar. ¿Qué debería
hacer?
Miranda debe notificarle la situación a un gerente con el que se sienta cómoda o a
cualquiera de las personas que figuran en el reverso de este Código. El comportamiento de Gary crea un entorno intimidante y ofensivo
para Miranda que incluso puede llegar a afectar el desempeño de su trabajo.
Pregunta
Nuestro compromiso hacia los empleados
Al trabajar para Hershey, hemos asumido el compromiso de tratarnos con equidad y respeto. Esto significa que no debemos tomar decisiones relacionadas a los empleados sobre la base de la raza, del color, del género, de la nacionalidad, de la edad, de la religión, de la ciudadanía, de una discapacidad, de una enfermedad, de la orientación sexual, de la identidad de género, de la condición de veterano de guerra ni del estado civil de las personas, ni sobre ninguna otra base amparada por la ley.
También debemos asegurarnos de que en nuestro lugar de trabajo no exista el acoso. Si bien las definiciones de acoso y acoso sexual pueden variar según el país, en nuestra Empresa el acoso incluye cualquier tipo de conducta inoportuna que tiene el
fin o produce el efecto de crear un entorno laboral intimidante, ofensivo u hostil. Puede manifestarse de diversas maneras, incluidas acciones físicas, comentarios orales o escritos, y vídeos o imágenes. El acoso sexual puede incluir insinuaciones sexuales inoportunas, pedidos de favores sexuales u otras conductas físicas o verbales de naturaleza sexual. Independientemente de la manifestación, el caso afecta negativamente el desempeño laboral individual y a nuestro lugar de trabajo en general, por lo cual no se tolerará.
Si experimenta algún acto de discriminación o acoso, o se entera de un acto de tal naturaleza, tiene el deber de notificarlo. No sufrirá ningún tipo de represalia por realizar un reporte de buena fe.
respetar Y promover la diversidad
Todos debemos trabajar para crear un lugar de trabajo positivo y abierto a la diversidad, libre de discriminaciones y maltratos.
7
Durante el transcurso de nuestro empleo, le proporcionamos a la Empresa información personal, médica y financiera de carácter confidencial. La Empresa se ha comprometido a proteger esta información, ya sea que se encuentre en formato impreso o electrónico.
Algunos ejemplos comunes de información confidencial del empleado incluyen los siguientes:
Información sobre beneficios
Información sobre compensación
Historiales médicos
Información de contacto, como la dirección y el teléfono particulares
No debemos acceder a la información confidencial de nuestros colegas sin una autorización específica basada en una necesidad relacionada con la Empresa. Si posee acceso a esta información debido a la naturaleza de su trabajo, debe tener especial cuidado para protegerla y utilizarla únicamente en la medida que resulte necesaria para desempeñar sus tareas conforme a la ley.
proteger la iNformacióN del empleado
Debemos proteger entre todos los datos personales privados de los empleados.
Todos debemos esforzarnos por mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable. Esto significa que debemos cumplir las leyes y los procedimientos de seguridad, respetar los avisos relacionados con la seguridad y utilizar el equipo de seguridad exigido. Debe informar inmediatamente sobre cualquier estado o actividad peligrosa.
Los actos o las amenazas de violencia afectan nuestro compromiso con la salud y la seguridad, y por tal motivo no se tolerarán. Toda conducta amenazante, incluso si se realizara con un fin de aparente comicidad, debe notificarse de inmediato. Si usted o alguien que conoce se encuentra en peligro inminente, llame a las autoridades policiales locales antes de informar el incidente a través de los canales habituales.
Las drogas y el alcohol en el lugar de trabajo afectan la seguridad de todos. Trabajar bajo los efectos de alguno de ellos puede afectar negativamente el rendimiento y ocasionar riesgos graves. No puede poseer, distribuir ni encontrarse bajo los efectos de drogas ilegales mientras permanece en las instalaciones de Hershey ni mientras realiza actividades relacionadas con la Empresa. Por otra parte, siempre debe actuar conforme a la Política sobre el Abuso de Sustancias, especialmente con respecto a la posesión o al consumo de alcohol, medicamentos recetados y otras sustancias reguladas.
maNteNer uN ambieNte de trabajo seguro Y saludable
Debemos seguir todos los procedimientos de seguridad e informar sobre cualquier riesgo o comportamiento peligroso.
nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs eMpleadOs
Los actos o las amenazas de violencia
afectan nuestro compromiso con la
salud y la seguridad, y por tal motivo no se
tolerarán.
8
elaborar productos eN los que los coNsumidores puedaN coNfiar
Debemos garantizar que los productos que fabricamos son seguros y que cumplen con las leyes aplicables y nuestras normas.
Nuestro compromiso hacia los consumidores
Los consumidores confían en que brindemos productos de alta calidad, y el éxito de la Empresa depende de saber conservar esa confianza. Debemos asegurarnos de que los productos que vendemos son seguros, cumplen con las leyes y reglamentaciones aplicables, y alcanzan o superan sistemáticamente las normas establecidas por la Empresa. Si participa en la fabricación de nuestros productos o tiene contacto con el equipo o los materiales que los producen, debe seguir todos los procedimientos de calidad que se aplican a su trabajo. Debe informar inmediatamente sobre cualquier inquietud referida a la seguridad de los productos.
Un aspecto importante para mantener la confianza del consumidor es lograr que los proveedores sean responsables de la calidad y seguridad de los productos y servicios que nos proporcionan. Si sabe o sospecha que un proveedor no está respetando su compromiso de calidad y seguridad, su responsabilidad es notificar la situación.
Durante un descanso, Rosa observa a un inspector trabajar sobre un tanque. Le parece ver que algo cae dentro del tanque, pero el inspector no realiza ningún intento por recuperar el objeto. Más tarde, Rosa escucha un ruido extraño que sale del tanque y le preocupa que el objeto caído pueda tratarse de la linterna.
¿Qué debería hacer?
Rosa debe informar inmediatamente sobre el incidente a un gerente de la planta. Si considera que la gerencia de la planta no resolvió correctamente el problema, debe
comunicarse con alguna de las personas que figuran en el reverso del Código. De esta manera, los productos afectados podrán ponerse en espera inmediatamente mientras se
investiga el incidente.
Pregunta
9
Comercializamos, promocionamos y publicitamos nuestros productos de manera justa. Esta conducta es coherente con nuestro compromiso de actuar de manera honesta en todas nuestras actividades comerciales. Todas las descripciones de nuestros productos, servicios y precios deben ser verdaderas y exactas, lo cual significa que debemos efectuar lo siguiente:
Realizar sólo comparaciones basadas en hechos entre nuestros productos y los de nuestros competidores
No exponer indebidamente los hechos ni engañar a los consumidores a través de la publicidad, las etiquetas, los envases o las promociones de la Empresa
Por otra parte, debemos asegurarnos de que la mercadotecnia sea adecuada para la audiencia que va dirigida.
comercializar Nuestros productos de maNera ética
Nunca debemos formular declaraciones engañosas o falsas sobre nuestros productos o los de nuestros competidores.
nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs COnsUMIdORes
Comercializamos, promocionamos y
publicitamos nuestros productos de manera
justa.
10
Negociar de maNera justa
Debemos negociar de manera equitativa con nuestros socios comerciales, proveedores y competidores en todo momento.
Nuestro compromiso hacia el mercado
Nuestra Empresa se ha transformado en un líder de la industria gracias a la calidad de nuestra gente, nuestros productos y nuestros servicios. Nuestro compromiso de negocio justo implica lo siguiente:
Proporcionamos sólo información verdadera y exacta a nuestros socios comerciales, proveedores y competidores
No tergiversamos los hechos con el fin de obtener una ventaja competitiva
No participamos en ningún tipo de actividad ilegal o poco ética al competir
Nick está negociando con un proveedor e intenta conseguir
el precio más bajo posible para Hershey. Piensa en mencionarle al proveedor que ofrecer un precio muy bajo hoy puede favorecer el crecimiento de los negocios con Hershey en el futuro. Nick sabe que las posibilidades de
que esto suceda son muy bajas, pero cree que este comentario
es verdadero en cierta medida y desea colaborar con la Empresa.
¿Sería correcto hacerlo?
No. Nick sólo debe hacer comentarios que sean totalmente verdaderos y exactos al negociar con los proveedores. Incluso si el comentario que Nick piensa realizar
puede beneficiar a la Empresa en el corto plazo, sacar una ventaja injusta de nuestros
proveedores no es ético y, en última instancia, no reportará beneficios para nadie..
Pregunta
11
cumplir coN las leYes aNtimoNopolio Y de defeNsa de la competeNcia
Debemos competir de acuerdo con la letra y el espíritu de las leyes relativas a la competencia cada vez que realicemos negocios.Para competir de manera justa, debemos respetar las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia al realizar negocios en representación de Hershey. Las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia se han diseñado para proteger la competencia a través de la prohibición de acuerdos y prácticas formales e informales que restrinjan el comercio.
En virtud de estas leyes, debemos evitar las siguientes prácticas:
Discutir con los competidores o clientes la división o la asignación de mercados, territorios o clientes
nUesTRO COMpROMIsO haCIa el MeRCadO
Discutir con los competidores los precios o la información relacionada con los precios, tales como los gastos o las condiciones de las promociones, los costos, el abastecimiento de productos, la comercialización, los territorios o cualquier otro tipo de información comercial confidencial
Discutir con los competidores o clientes el boicot a un tercero
Si un competidor menciona alguno de estos temas, incluso de manera informal, finalice la conversación e informe inmediatamente sobre el incidente al Departamento de Asuntos Jurídicos. Sea especialmente cuidadoso en las reuniones o los eventos de las asociaciones del sector para evitar el surgimiento de prácticas comerciales injustas.
Además, no debe cobrar un precio diferente por el mismo producto a distintos clientes, participar en ninguna actividad que pueda afectar el precio de venta minorista de nuestros productos ni limitar el derecho de un cliente para comprar nuestros productos sin consultar previamente al Departamento de Asuntos Jurídicos.
Las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia son muy complejas y las violaciones pueden acarrear consecuencias graves para las personas involucradas y para la Empresa. Ciertas violaciones a las leyes antimonopolio constituyen delitos y las personas involucradas pueden ser condenadas a prisión. Si posee responsabilidades en las áreas de comercialización, ventas o compras, o si tiene contacto con los competidores, debe familiarizarse con las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia que se aplican a su trabajo. Si necesita orientación adicional, consulte al Departamento de Asuntos Jurídicos.
Lucy asistió recientemente a una conferencia empresarial. Durante
el acontecimiento, se encontró con su amiga Ana, que trabaja para un competidor. Durante el almuerzo,
Ana sugirió que si Lucy podía lograr que Hershey cobrara más caro un
determinado producto, ella se aseguraría de que su empresa cobrara el mismo precio por un producto similar. ¿Cómo
debería responder Lucy?
Lucy debería decirle a su amiga que ésa no es una discusión de negocios adecuada,
disculparse y abandonar la mesa, e informar inmediatamente sobre la conversación al
Departamento de Asuntos Jurídicos. La fijación de precios viola las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia y puede acarrear
consecuencias graves para las personas implicadas y para la Empresa.
Pregunta
12
nUesTRO COMpROMIsO haCIa el MeRCadO
recopilar Y maNteNer de maNera adecuada la iNformacióN de terceros
Debemos obtener información competitiva de manera legal y ética. También debemos proteger la información que nos suministran los socios comerciales y los proveedores.
La recopilación de información sobre las categorías de nuestros productos es fundamental para proteger nuestra posición en el mercado, pero debemos ser cuidadosos de adquirir información sólo de manera legal, ética y respetuosa. Si un colega, cliente o socio comercial posee información competitiva que está obligado a mantener en confidencialidad, no debemos incitarlo a que la divulgue. Tenga muy en cuenta esta restricción al hablar con empleados nuevos de Hershey sobre sus empleadores anteriores.
Al realizar negocios en nombre de Hershey, si toma conocimiento de información confidencial sobre otra empresa que se divulgó inadvertidamente, solicite el asesoría del Departamento de Asuntos Jurídicos antes de utilizar o actuar en virtud de esta información. No podemos sacar provecho de ningún tipo de información si no tenemos derecho ético sobre ella.
Además, es posible que recibamos información confidencial de socios comerciales y proveedores de la Empresa en el transcurso de nuestras actividades. Tenemos la obligación de proteger esta información y cumplir con todos los compromisos contractuales. Esto significa que también debemos proteger la propiedad intelectual de terceros, tales como las invenciones y el software, contra la divulgación o el uso indebido. Esta obligación se mantiene incluso después de la finalización de nuestro empleo, según lo establece el Acuerdo de Confidencialidad que firmó.
Linda recibe un mensaje de correo electrónico de su amigo Oscar, que trabaja para un competidor
de Hershey. El mensaje de Oscar contiene información
confidencial sobre las estrategias promocionales de su empresa, la cual podría resultar útil para
el proceso de planificación de la comercialización de Hershey. Ella sabe que él no tuvo intención de enviarla, pero considera que ya
que tiene esa información, puede usarla. ¿Es correcto?
Probablemente no. Obviamente, Oscar divulgó esta información de manera involuntaria y, por lo tanto, Linda no debería utilizarla sin solicitar
el asesoría del Departamento de Asuntos Jurídicos.
Pregunta
13
Nuestro compromiso hacia los accionistasmaNteNer registros fiNaNcieros precisos
Debemos asegurarnos de que la información de nuestros registros financieros es completa, imparcial, precisa, oportuna y comprensible. Cada uno de nosotros tiene la obligación de garantizar que todas las entradas de los registros financieros de la Empresa reflejen una imagen verdadera de los resultados de nuestras operaciones y nuestra posición financiera. Para lograrlo, cumplimos no sólo con las políticas de la Empresa, sino también con las leyes, normas y reglamentaciones que rigen la elaboración de informes financieros y contables. Específicamente, esto significa que debemos realizar lo siguiente:
Registrar de manera exacta todos los activos, pasivos, ingresos y gastos
Seguir todos los procedimientos de control interno
No incluir entradas falsas o engañosas en el registro
No establecer reservas sin respaldo ni deudas
Jean posee acceso a los sistemas de la Empresa que le permiten actualizar la información de pedidos del cliente. Jean está pensando en
adelantar las fechas de envío del cliente en el sistema para que se realicen en diciembre en lugar de enero, y así aumentar las cifras de diciembre.
¿Es correcto este proceder?
No. El ingreso de fechas de envío exactas es un componente fundamental para garantizar la exactitud de los estados financieros de la Empresa en cada trimestre y a fin de año. No se deben incluir
entradas falsas en los registros de la Empresa, inclusive si al hacerlo se pudieran mejorar nuestros resultados financieros.
Pregunta
14
La unidad de negocio de Lee no alcanzó sus objetivos financieros. El gerente de Lee se acerca hasta él mientras cierra los registros del
trimestre y le pide que no incluya las facturas que se acaban de recibir de determinado proveedor, a pesar de que el trabajo del proveedor finalizó hace semanas. Lee sabe que esto no se debe hacer y que exageraría
el ingreso operativo de su unidad de negocio. ¿Qué debería hacer?
Lee no debe responder al pedido de su gerente. El gerente está violando las políticas contables de Hershey, ya que todos los gastos
conocidos deben incluirse en los registros financieros de la Empresa al final del periodo
registrable. Lee debe informar sobre este asunto al Departamento de Asuntos Jurídicos, al Comité de Divulgación o a cualquiera de los
contactos que figuran en el reverso de este Código.
Pregunta
nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
Los altos cargos de directores financieros, incluidos, entre otros, el director ejecutivo, el director financiero y el director de contabilidad, tienen mayores responsabili-dades. Deben garantizar que la información financiera que se divulga en los comunicados públicos y que se archiva en los informes periódicos de la Empresa con la Comisión del Mercado de Valores (“SEC”) sea completa, imparcial, precisa, oportuna y comprensible. A su vez, se exige a los altos cargos de directores financieros lo siguiente:
Ayudar a mantener controles internos confiables, evaluar la calidad y la eficacia, implementar mejoras, y notificar o resolver las debilidades que podrían afectar sustancialmente o volver inexactos los informes o las ivulgaciones financieras
Informar al Comité de Divulgación sobre los eventos de transacciones o las situaciones que podrían afectar notablemente los registros financieros de la Empresa.
Presentar hechos o situaciones imparciales y precisas al interactuar con los encargados de elaborar los estados financieros o las auditorías de la Empresa
Asegurarse de que aquellas personas que desempeñan funciones contables o financieras conozcan y respeten estos principios
Cada uno de nosotros, incluidos los directores financieros, debe informar inmediatamente sobre cualquier irregularidad contable o de auditoría. Además, debemos informar lo siguiente:
Cualquier violación importante de una ley, norma o reglamentación
Casos de fraude, de cualquier magnitud y por parte de cualquier persona, incluidas aquellas con responsabilidades contables o financieras en relación con divulgaciones o informes financieros
Información importante, incluida la deficiencia de nuestros controles internos que podría afectar o restarle veracidad a la información contenida en los comunicados públicos o a los informes periódicos archivados en el SEC u otro organismo regulador
Estas cuestiones se informarán al Comité de Auditoría de conformidad con las políticas, los procedimientos, los requisitos legales y las normas de cotización bursátil de la Empresa.
15
nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
gestioNar correctameNte los registros
Debemos seguir las pautas de retención de registros y colaborar con las auditorías, las investigaciones internas y las investigaciones gubernamentales.
Es fundamental que conservemos correctamente nuestros registros, de conformidad con las pautas establecidas en nuestra Política de Retención de Registros. Esta política trata sobre el periodo durante el cual debemos conservar los registros corporativos y cómo debemos destruirlos.
Si se le informa que sus documentos se relacionan con un litigio, una investigación o una auditoría anticipada o pendiente, siga las pautas establecidas en la notificación. No debe destruir ningún documento que se mencione en la notificación, a menos que el Departamento de Asuntos Jurídicos le indique que el aviso ya se ha retirado. Solicite asesoría si tiene dudas o inquietudes con respecto a la retención o la destrucción de documentos.
Si la gerencia, nuestros auditores o investigadores del gobierno nos solicitan información o documentación, debemos prestar nuestra colaboración. Esto significa que no debemos ocultar, alterar ni destruir dicha información. Falsificar los registros corporativos, destruir documentos o mentir a los auditores, investigadores o funcionarios gubernamentales es una infracción grave. Este comportamiento puede conducir al despido, además de posibles acciones judiciales para las personas involucradas y para la Empresa. Si cree que existen documentos que se están ocultando, alterando o destruyendo indebidamente, tiene la obligación de realizar un reporte. Por otra parte, si considera que una investigación externa que involucra a la Empresa puede llevarse a cabo o ya se encuentra en curso, informe inmediatamente al Departamento de Asuntos Jurídicos.
16
nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
proteger los recursos de Nuestra empresa
Debemos proteger la propiedad de la Empresa y utilizarla de manera adecuada para fines corporativos legítimos. Protección de los bienes materiales
Los recursos de la Empresa pertenecen a nuestros accionistas. Por lo tanto, debemos ser muy cuidadosos al utilizar estos bienes y protegerlos en todo momento contra pérdidas, daños, robo, uso indebido o deterioro. Además, sólo debemos usar los bienes de la Empresa para fines corporativos legítimos, excepto que la política de la Empresa permita el uso personal limitado.
Protección de la información confidencial y patentada
La información es uno de los recursos más valiosos de la Empresa. Debemos adoptar todas las medidas necesarias para proteger la información confidencial y patentada de la Empresa contra la divulgación. Dicha información puede incluir secretos comerciales, tales como planes de fijación de precios, información de costos, cifras de ventas, resultados financieros e información sobre el producto, además de la propiedad intelectual, incluidas las invenciones.
Su obligación de proteger esta información se mantiene incluso después de la finalización de su empleo, según lo establece el Acuerdo de Confidencialidad que firmó.
Uso de los sistemas de red y computadoras
Debemos usar nuestros sistemas de red y computadoras de manera adecuada en todo momento. Esto significa que debemos ser cuidadosos para redactar mensajes de correo electrónico, de texto y otros comunicados electrónicos con el mismo profesionalismo que utilizamos para la correspondencia escrita.
Si bien se permite el uso personal limitado de los sistemas de red y computadoras, debemos asegurarnos de que nuestro uso personal no afecte nuestro trabajo. Además, nunca debemos usar las computadoras, los teléfonos celulares de la Empresa ni los sistemas de red para usos indebidos, tales como los siguientes:
Realizar declaraciones inadecuadas, de carácter sexual u ofensivas.
Ver material sexual explícito u ofensivo
Difundir comentarios vulgares, despectivos, discriminatorios u hostiles, amenazar o insultar
Para obtener más información, consulte nuestra Política de Uso Aceptable de Internet.
No espere tener privacidad en los recursos tecnológicos de la Empresa
Al utilizar los recursos tecnológicos de la Empresa, tales como computadoras, teléfonos celulares y correo de voz, debe ser consciente de que la información que envía o recibe no es privada. Hershey puede supervisar las actividades para asegurarse de que los recursos se utilicen de manera adecuada y puede revisar la información que recopila al realizar dicho control. La Empresa también se reserva el derecho de bloquear el acceso a los sitios web inapropiados, además de la transmisión de mensajes de correo electrónico o archivos inadecuados. Para obtener más información, consulte nuestra Política de Control y Auditoría o solicite asesoría.
PreguntaArnie a menudo trabaja horas
extra en la oficina. En ocasiones, cuando está solo por la noche, lee
mensajes de correo electrónico personales que algunos podrían
considerar obscenos y los reenvía a sus amigos. Arnie considera que no molesta a nadie y no cree estar dañando a la Empresa, ya que no se encuentra dentro del horario de
trabajo. ¿Tiene razón?
No. Nunca es correcto utilizar las computadoras o los sistemas de red de la Empresa para ver o reenviar mensajes de correo electrónico inadecuados, incluso si
estuviera solo en la oficina, en casa o en un viaje de negocios. Por otra parte, Arnie no
debería esperar ningún tipo de privacidad al usar Internet o enviar mensajes de correo electrónico a través de los equipos y los
sistemas de la Empresa.
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nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
evitar los coNflictos de iNtereses
Nunca debemos permitir que nuestros intereses personales interfieran en nuestra capacidad para tomar decisiones laborales sensatas e imparciales.
Los conflictos de intereses surgen de diferentes maneras. En general, un “conflicto de intereses” se produce cuando un interés familiar o personal afecta nuestra capacidad para tomar decisiones laborales sensatas y objetivas en representación de la Empresa. Debemos evitar cualquier situación que pudiera ponernos en esa posición o incluso crear una aparente situación de parcialidad. Si tiene conocimiento de un posible conflicto de intereses, debe notificarlo de inmediato.
Si bien resulta imposible cubrir todas las situaciones en las que podría surgir un conflicto de intereses, las siguientes secciones brindan orientación sobre algunas de las situaciones más comunes.
Joan desea mostrar su gratitud hacia algunos de sus clientes
mediante el envío de una canasta de frutas y vino a
cada uno por un valor de 75 dólares estadounidenses, como obsequio de Año Nuevo. ¿Esto
está bien?
Joan debería hablar con su gerente antes de hacer los obsequios. Si bien las canastas de regalo son una buena manera de agradecer
y fortalecer las relaciones con nuestros socios comerciales, éste es un obsequio
bastante costoso. Un obsequio tan generoso podría dar la impresión de que Joan intenta
influenciar una decisión comercial o crearles una obligación a sus clientes, y podría violar
sus políticas de ética.
Pregunta
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Ofrecer y aceptar obsequios y entretenimiento
El entretenimiento y los obsequios empresariales a menudo son gestos apropiados que fortalecen la buena voluntad corporativa entre nuestra Empresa y aquellos con quienes realizamos negocios. Sin embargo, puede surgir un conflicto de intereses si estos gestos se utilizan para influenciar una decisión comercial. No debe aceptar entretenimientos u obsequios empresariales si:
al hacerlo afectáramos o parecería que afectamos la posibilidad de tomar una decisión justa e imparcial
el artículo excede un valor simbólico
excede las prácticas comerciales comúnmente aceptadas
Los ejemplos comunes de obsequios empresariales que poseen un valor simbólico incluyen gorras, tazas, almohadillas para mouse y muestras de productos de Hershey de precios módicos. Almorzar en un restaurante de precios moderados con el fin de hablar de negocios por lo general constituye una forma aceptable de entretenimiento.
Si le ofrecen entretenimiento o un obsequio que no cumple con las pautas establecidas en esta sección, deberá obtener la autorización del Departamento de Asuntos Jurídicos antes de aceptarlo. Los directivos deben obtener la autorización por escrito del presidente del Comité de Auditoría.
También debemos asegurarnos de que no surja un conflicto de intereses al entregar obsequios, realizar favores u otorgar cualquier tipo de consideración o descuento especial. No debe ofrecer obsequios ni entretenimiento:
para influenciar una decisión comercial
con la expectativa de recibir algo de valor a cambio
si excede las prácticas comerciales aceptadas
A menos que obtenga una autorización específica, no debe entregar ni aceptar un obsequio empresarial en efectivo ni su equivalente sin la aprobación expresa del Departamento de Asuntos Jurídicos. Además, existen normas estrictas que regulan la entrega de obsequios o entretenimiento a funcionarios gubernamentales. Para obtener más información, consulte la sección “Cumplimiento de las leyes anticorrupción” de este Código.
nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
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nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
Realizar negocios con familiares y supervisar a familiares
Debemos evitar las relaciones personales que podrían influenciar o parecer que influencian de manera inadecuada las decisiones comerciales. Por lo tanto, no se permite tener responsabilidad laboral directa sobre un familiar directo (“familiar”), es decir, cónyuge, pareja, padres, hijos, hermanos, suegros, cuñados, yernos, nueras ni nadie que resida en su hogar. También debe evitar las relaciones de subordinación indirecta. Asimismo, no debe poner a otros empleados en la posición de responsabilidad laboral directa o indirecta sobre sus familiares. Si surgiera dicha situación, informe a su gerente. También debe comunicarle a su gerente cualquier relación personal que tenga con
una persona directa o indirectamente a su cargo. Si ocupa un cargo ejecutivo y toma conocimiento de dicha situación, debe notificarlo a la alta gerencia, junto con su plan para resolverlo.
No debe involucrar directa ni indirectamente a la Empresa en una relación comercial con un familiar, ni en un negocio en el que un familiar sea socio, ejecutivo o directivo. Una “relación comercial” incluye cualquier situación que involucre el desembolso de dinero que no sea para los fines de empleo.
Directors and officers must familiarize themselves with and follow our Política de Transacciones entre Partes Relacionadas.
La empresa de mi hermano desea convertirse en proveedor de
Hershey. ¿Esto crea un conflicto de intereses?
Si tiene autoridad para tomar decisiones en el proceso de selección del proveedor o con respecto a la empresa de su hermano, entonces existe un conflicto de intereses. Incluso si no tuviera dicha autoridad, esta relación puede tener la apariencia de un
conflicto de intereses. Debe informar sobre la situación y abandonar el proceso de la toma de decisiones si está involucrado de alguna
manera.
Pregunta
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nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
Participación en intereses comerciales y empleo externos
Invertir o, de alguna manera, participar en otro negocio o mantener un empleo adicional también puede crear un conflicto de intereses. Nunca debemos usar los recursos de la Empresa, incluido el tiempo o los bienes de la Empresa, para llevar a cabo tareas en representación de otra empresa o para beneficio personal.
En general, tampoco debemos realizar lo siguiente:
Participar en negocios que ofrezcan, fabriquen o vendan productos o servicios que compitan con los productos o servicios de la Empresa, o se asemejen a ellos
Involucrarnos en transacciones personales con nuestros proveedores o clientes que no estén abarcadas en los términos y las condiciones generalmente disponibles al público o a los empleados de la Empresa, a menos que se obtenga la autorización previa del Comité de Auditoría
Actuar como directivo o socio colectivo o gerente de una empresa que realiza transacciones con la nuestra, sin obtener la autorización previa del Comité de Administración de la Junta Directiva
Invertir en clientes, proveedores o competidores si no se comercializan públicamente en un mercado de valores nacional o si se comercializan en un mercado extrabursátil
Los directivos y los ejecutivos de la Empresa están sujetos a limitaciones adicionales además de las especificadas anteriormente, las cuales se detallan en nuestra Política de Transacciones entre Partes Relacionadas. A su vez, los directivos deben evitar cualquier relación que pudiera interferir en su condición de directivos independientes, de conformidad con nuestras Directrices de Administración Corporativa.
Podemos invertir en clientes, proveedores o competidores que comercializan públicamente sus acciones si el título que poseemos es inferior al uno por ciento del total de acciones emitidas y en circulación para dicha empresa. Sin embargo, si tenemos acciones en la empresa de un cliente, proveedor o competidor, no debemos participar en la selección, la contratación ni el proceso de toma de decisiones sin antes comunicar nuestro interés al Director Jurídico. Estas limitaciones no se aplican si el interés financiero se realiza a través de la inversión en un fondo común de inversión, siempre y cuando no influyamos en las decisiones de inversión del fondo.
Participación como Miembro de una Junta Directiva
La participación en la junta directiva de una empresa externa, especialmente aquellas que proveen bienes o servicios a Hershey, o aquellas que compran bienes o servicios, requiere la autorización previa del Director Jurídico de Hershey. Nuestros directivos y ejecutivos deben obtener la aprobación previa del Comité de Administración. Si bien se alienta la participación en juntas directivas de organizaciones sin fines de lucro sin que ello requiera autorización previa, sólo debemos aceptar dicha posición si no interfiere en el desempeño de nuestras tareas.
Aceptación de oportunidades corporativas
Nunca debemos sacar ventaja personal de una oportunidad de negocio o inversión de la que tomemos conocimiento a través de nuestro trabajo en Hershey, a menos y hasta que la Empresa haya tenido oportunidad de evaluarla y haya optado por no concretarla.
Nunca debemos usar los recursos de la Empresa, incluido el tiempo o los bienes de la Empresa, para llevar a cabo tareas
en representación de otra empresa o para beneficio personal.
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nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
obedecer las leYes coNtra el abuso de la iNformacióN privilegiada
No debemos tratar de obtener, ni ayudar a otros a que obtengan, una ventaja financiera a través de información privada valiosa a la que accedimos a través de nuestro empleo en Hershey.
Debemos evitar el abuso de información privilegiada, lo cual significa que no debemos comercializar los valores de Hershey mientras estamos en posesión de información privada valiosa sobre la Empresa. La misma prohibición se aplica a la comercialización de valores de otra empresa con la cual Hershey realiza transacciones, tales como las de nuestros proveedores o socios comerciales, cuando posee información privada valiosa sobre tal empresa. La información es “valiosa” si un inversionista razonable podría considerar dicha información al decidir sobre la compra, la venta o la conservación de las acciones de tal empresa. La información es “privada” hasta que se divulga y transcurre un periodo adecuado para que los mercados de valores digieran dicha información. Algunos ejemplos de información privada valiosa incluyen los siguientes:
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Aviso anticipado de cambios en la alta gerencia
Fusiones o adquisiciones no anunciadas
Litigios posibles o pendientes
Resultados financieros confidenciales
Desarrollo de un producto considerablemente innovador
Un fraccionamiento accionario no anunciado
Además, debemos evitar comercializar los valores de Hershey si la Empresa ha impuesto limitaciones internas a las operaciones bursátiles. Si se le informa que está sujeto a negociaciones abiertas o a algún bloqueo especial, no comercialice las acciones de la Empresa hasta que se levante la restricción.
El “soplo” también constituye una violación al Código. Esta situación surge cuando se revela información privada valiosa sobre una empresa a otra persona, y dicha persona comercializa una acción de la empresa mientras se encuentra en posesión de la información que se le suministró. No
divulgue información privada valiosa sobre una empresa a ninguna persona fuera de Hershey, incluidos familiares o amigos. Debe evitar divulgar información privada valiosa a los empleados de la Empresa, a menos que tengan la necesidad legítima de conocerla. Recuerde que lo pueden responsabilizar por violar las leyes contra el abuso de información privilegiada, incluso si usted no realizó una transacción sobre la base de la información que proporcionó.
“Soplar” y abusar de la información privilegiada no sólo constituyen violaciones del Código, sino que también son infracciones graves de la ley del mercado de valores de los EE. UU. y por ello expondrán a las personas involucradas al despido inmediato, además de posibles acciones judiciales civiles o penales. Si tiene preguntas sobre la información que posee o sobre el uso de la información privilegiada en general, comuníquese con el Departamento de Asuntos Jurídicos.
Sara desea ayudar a su hermano con su cartera
de acciones en baja. Sara trabaja para Hershey y tiene conocimiento de la nueva
campaña de un producto que seguramente aumentará el precio de las acciones de la Empresa. ¿Puede darle esta
información?
No. Eso sería “soplar” y es ilegal. Si bien Sara tiene buenas intenciones, no puede
compartir esta información privada valiosa. Si lo hace y su hermano realiza una
operación sobre la base de esta información, ambos pueden resultar acusados de violar las leyes contra el abuso de información
privilegiada.
Pregunta
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nUesTRO COMpROMIsO haCIa lOs aCCIOnIsTas
respoNder a las solicitudes exterNas de maNera adecuada
No debemos realizar declaraciones públicas sobre la Empresa, a menos que tengamos autorización para ello.Es importante que hablemos sobre la Empresa con un discurso coherente. Por lo tanto, no debe realizar declaraciones públicas en nombre de la Empresa, a menos que se lo haya designado como vocero. Si un analista de activos financieros le solicita información, incluso mediante un pedido informal, no responda a la solicitud a menos que esté seguro de que tiene autorización para hacerlo. Por el contrario, envíe a esa persona a nuestro Departamento de Relaciones con Inversionistas. Envíe las solicitudes de los medios de comunicación al Departamento de Comunicación Corporativa y las solicitudes de cualquier otra persona, incluidos los funcionarios gubernamentales, al Departamento de Asuntos Jurídicos.
Joe recibe una llamada de un periodista que le solicita
información sobre un supuesto rumor de adquisición. Joe ha
escuchado muchísima información en la oficina sobre el negocio y, consciente de que seguramente
las noticias impulsarían un aumento en el precio de las
acciones de la Empresa, cree que podría ayudar a Hershey al dar
la información que oyó. ¿Debería hablar con el periodista?
No. Joe no debería comunicarle lo que escuchó al periodista. La información que posee puede ser incorrecta o incompleta. Incluso si fuera
correcta, al compartirla con el periodista podría afectar a la Empresa y al público. Joe debería
solicitarle al periodista que se comunique con el Departamento de Comunicaciones
Corporativas.
Pregunta
24
respetar las leYes iNterNacioNales de comercio
Debemos cumplir con las leyes locales de los países con los que realizamos negocios y también con todas las leyes estadounidenses que se aplican a las transacciones que realizamos en el extranjero.
Siempre debemos respetar las leyes de las jurisdicciones donde desempeñamos nuestra actividad. En caso de que una ley, costumbre o práctica local se contradiga con el Código o una política de la Empresa, comuníquese con el Departamento de Asuntos Jurídicos. En tal situación, siempre debemos acatar la ley, costumbre o práctica más estricta.
Acatamiento de los controles de exportación
Hershey distribuye sus productos, servicios y tecnología en países de todo el mundo. Por lo tanto, debemos ajustarnos a las restricciones comerciales que se aplican en el comercio internacional. La exportación de un producto o una tecnología de un país a otro dependen de varios factores, tales como la naturaleza del artículo, los países de origen y de destino, y el uso y usuario final.
Nuestro compromiso hacia la comunidad global
Debemos obtener las licencias necesarias y comprobar la elegibilidad del destinatario para recibir cualquier producto enviado fuera del país de origen. Así como nosotros no podemos comerciar con personas, entidades o países que no sean elegibles, tampoco debemos solicitarles a terceros que realicen esta actividad en nuestro nombre.
La exportación de bienes o tecnología sin la aprobación gubernamental adecuada puede dar lugar a la pérdida de privilegios de exportación, así como a sanciones civiles y penales para las personas involucradas y para la Empresa. Comuníquese con el Departamento de Asuntos Jurídicos para obtener asesoría sobre los controles de exportación.
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Cumplimiento de las leyes antiboicot
Respetamos en todo momento las leyes antiboicot estadounidenses que prohíben participar en boicots no sancionados. Un “boicot” se produce cuando una persona, grupo o país se niega a realizar negocios con determinadas personas o países.
Las peticiones para participar en un boicot pueden ser difíciles de identificar. Pueden ser orales o escritas, y aparecen normalmente incluidas en propuestas realizadas por los países que apoyan el boicot que se solicita. Dada la gravedad que supone la violación de las leyes antiboicot estadounidenses, lo cual puede incluir sanciones penales y civiles, debe informar al Departamento de Asuntos Jurídicos sobre cualquier solicitud sospechosa para participar en un boicot ilegal. Ignorar o rechazar la solicitud no es suficiente, y a menudo se considera y se trata como una violación a las leyes antiboicot. Si tiene preguntas adicionales, comuníquese con el Departamento de Asuntos Jurídicos para obtener asesoría.
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Cumplimiento de las leyes anticorrupción
Las leyes anticorrupción se aplican a todas nuestras actividades comerciales en todo el mundo. Respetamos las leyes de los países con los que realizamos negocios y, como empresa estadounidense, también cumplimos con las leyes de los EE. UU. que regulan nuestras actividades en todo el mundo. Para ello, no debemos sobornar ni intentar sobornar a ningún funcionario de un gobierno extranjero. Un “soborno” es cualquier elemento de valor (puede incluir dinero, obsequios, favores o entretenimiento) que pueda considerarse como un intento por influenciar las acciones o las decisiones de un funcionario, obtener o mantener un negocio, o ganar cualquier tipo de ventaja indebida. Los “funcionarios de gobiernos extranjeros” incluyen empleados del gobierno local, estatal o federal, candidatos políticos o incluso empleados de empresas que son propiedad de un gobierno extranjero.
De la misma manera, nunca debemos ofrecer ni aceptar una “compensación”. Esto significa que no podemos devolver ni aceptar la devolución de una cantidad de dinero ya pagada (o que debe pagarse) a modo de recompensa por realizar o promover acuerdos comerciales. Nuestra Empresa también prohíbe cualquier acto de soborno comercial. El “soborno comercial” se refiere al ofrecimiento de un soborno a nuestros clientes, proveedores o a cualquier persona que trabaje en su nombre, con la intención de obtener o mantener un negocio. No debemos involucrar a terceros en ninguna actividad en la que nosotros tengamos prohibido participar.
Las leyes anticorrupción son complejas, y las consecuencias de su violación son graves. Recuerde que nunca debe ofrecer nada de valor, ni siquiera si se considera de valor escaso, a un funcionario del gobierno sin antes obtener el permiso del Departamento de Asuntos Jurídicos. Debe informar sobre cualquier solicitud de dinero o elementos de valor por parte de un funcionario de un gobierno extranjero.
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nUesTRO COMpROMIsO haCIa la COMUnIdad glObal
Lawrence viaja a menudo al extranjero por negocios. Necesita hacer cuadrar las cuentas a final de mes y la única manera de conseguirlo es mediante un pequeño
pago a un funcionario de un gobierno extranjero para que acelere la aprobación de su proyecto. ¿Puede realizar el pago?
Sólo en situaciones muy específicas y sólo si recibe la autorización previa por parte del Departamento de Asuntos Jurídicos.
Si tiene preguntas sobre sobornos o leyes anticorrupción, solicite la asesoría del Departamento de Asuntos Jurídicos.
Pregunta
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nUesTRO COMpROMIsO haCIa la COMUnIdad glObal
proteger el medio ambieNte
Debemos cumplir o superar las leyes y las normas ambientales que nos atañen.
Hemos asumido el compromiso de implementar prácticas ambientalmente seguras. Por lo tanto, debemos cumplir o superar los requisitos expuestos por las leyes, las normas y los reglamentos ambientales que regulan nuestra actividad comercial. También debemos evaluar y empeñarnos de manera continua para mejorar los procesos con el fin de preservar nuestro legado de responsabilidad ambiental. Si toma conocimiento de alguna práctica que resulta nociva para el medio ambiente o que no cumple con las políticas de la Empresa o con las leyes, normas o reglamentos vigentes, tiene la obligación de notificarlo.
Debemos evaluar y empeñarnos de manera continua para mejorar
los procesos con el fin de preservar nuestro legado de responsabilidad
ambiental.
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apoYar a Nuestras comuNidades
Nuestros valores y normas éticas nos guían para marcar una diferencia de manera positiva en nuestras comunidades.
Marcamos la diferencia de manera positiva en las comunidades donde vivimos y trabajamos a través de nuestras actividades políticas y de voluntariado. Nuestra empresa apoya a las comunidades mediante la asociación con organizaciones sin fines lucrativos y a través de iniciativas especiales como United Way (Fondo Unido), Children’s Miracle Network y Milton Hershey School. Nuestra empresa no realiza contribuciones políticas y sólo participa en actividades políticas corporativas a través del Comité de Acción Política (PAC, Political Action Committee) de Hershey.
Podemos apoyar a nuestras comunidades de manera similar. Siempre podemos realizar contribuciones caritativas de carácter personal. Si lo deseamos, podemos participar en actividades caritativas durante las horas de trabajo, siempre que obtengamos previamente la autorización administrativa correspondiente.
Si bien podemos realizar contribuciones políticas en nuestro nombre o a través del PAC, nunca debemos hacerlo con la intención o expectativa de que la Empresa obtenga o retenga un negocio como resultado de ello. Además, no debemos participar en actividades políticas durante las horas de trabajo ni mediante el uso de los recursos de Hershey.
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desarrollar cadeNas de sumiNistro sosteNibles
Debemos aplicar normas elevadas con nuestros proveedores para que ellos traten de manera justa a los demás e incorporen prácticas sostenibles en sus operaciones. Esperamos que nuestros proveedores adopten los mismos valores que nosotros defendemos. Tal como se refleja en nuestro Código de Conducta de Proveedores, los proveedores deben respetar los derechos humanos básicos dondequiera que trabajen. Además, esperamos que los proveedores se sumen al compromiso de la Empresa hacia la libertad de asociación y los salarios y la carga horaria adecuada para todos los trabajadores.
Optamos por trabajar con proveedores que apoyan el compromiso de Hershey hacia el cultivo sostenible del cacao y el desarrollo ambiental, social y económico que ayude a los productores de cacao, a sus familias y a sus comunidades. Si sospecha o sabe que alguno de los proveedores de Hershey no está actuando de conformidad con nuestro Código de Conducta de Proveedores, tiene la obligación de notificarlo.
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Enmiendas y exenciones del Código
Nuestra Junta Directiva debe aprobar las modificaciones de este Código. También debe aprobar cualquier exención del Código para nuestros directivos y cargos ejecutivos, incluido el director ejecutivo y los altos cargos de directores financieros. Todas las modificaciones o exenciones del Código deben notificarse al Comité de Divulgación de la Empresa y deben darse a conocer públicamente tal como lo especifica la ley o la normativa del mercado de valores.
31
AAcoso 7Acoso sexual 7Actividades caritativas 29Actividades políticas 29Acuerdo de Confidencialidad 13, 17Alcohol 8Altos cargos de directores financieros 15, 31Asesoría 4, 34Auditores 15-16Ayuda 4, 34
BBienes materiales 17Boicot 26
CCadena de suministro 30Certificaciones 2Clientes, leyes antimonopolio 12Clientes, soborno 26-27Clientes, transacciones personales con 21Código de Conducta para Proveedores 30Comercialización 10Comité de Administración 4, 21Comité de Auditoría 4, 15, 19, 21, 34Comité de Divulgación 15, 31, 34Comité de Prácticas Empresariales Éticas 4, 34Compensaciones 26Competidores, comercialización 10Competidores, invertir en 21Competidores, Leyes de defensa de la competencia 12Competidores, negociación justa con 11Conflictos de intereses 18-21Contratación externa 21Controles de exportación 25Controles internos, finanzas 14-16Correo electrónico, uso adecuado 17
D Declaraciones públicas 24Departamento de Asuntos Jurídicos 4, 34Director Jurídico 21, 34Directores, asesoría 4Discriminación 7Drogas 8Drogas, receta 8
EEntretenimiento 19, 26Entretenimiento, funcionarios gubernamentales 19, 26Exenciones del Código 31
F Familiares, información privilegiada 23Familiares, realizar negocios con 20Fondos comunes de inversión 21Funcionarios gubernamentales 16, 19, 24, 26-27Funcionarios gubernamentales, soborno a 26-27Funcionarios gubernamentales, solicitudes externas 24
I Información confidencial, competidor 12Información confidencial, empleado 8Información confidencial, Empresa 17Información importante 22-23Información patentada, Empresa 17Información privada 22-23Información privilegiada 22-23Información privilegiada, “soplo” 23Información privilegiada, bloqueo 23Información privilegiada, negociaciones abiertas 23Información sobre la competencia 13Informes anónimos i, 5, 34Inversiones 21Investigaciones 4, 5, 16
Índice alfabético
32
J Junta Directiva, trabajando para 21
L Leyes antiboicot 26Leyes anticorrupción 26-27Leyes antimonopolio 12Leyes de defensa de la competencia 12Libertad de asociación 30Línea de consulta i, 4, 5, 34Litigios 16, 22
M Medidas contra represalias i, 2, 5, 7, 35Medio ambiente 28
N Negociación justa 11Números de acceso, llamadas internacionales, 4, 34
O Obsequios 18-19, 26Obsequios, funcionarios gubernamentales 19, 26-27Obsequios, soborno 26
P PAC de Hershey 29Política de Control y Auditoría 17Política de Retención de Registros 16Política de Transacciones entre Partes Relacionadas 21Política de Uso Aceptable de Internet 17Política sobre el Abuso de Sustancias 8Presentar inquietudes i, 2-4, 34Procedimientos de calidad 9Propiedad intelectual de terceros 13Propiedad intelectual, Empresa 17Propiedad intelectual, terceros 13Proveedores, derechos humanos 30Proveedores, información confidencial 13Proveedores, información privilegiada 22Proveedores, informar 30Proveedores, invertir en 21Proveedores, negociación justa con 11Proveedores, seguridad del producto 9Proveedores, soborno 26Proveedores, transacciones personales con 21
R
Registros financieros 14-16Registros financieros, entradas falsas 14-15Registros financieros, irregularidades 14-15Registros financieros, retención 16Relaciones personales 21Responsabilidades, directivos 2Responsabilidades, gerentes 2Retención de registros 16Reuniones del sector 12
S Salarios y carga horaria adecuada 30SEC 15Secretos comerciales 17Seguridad 8Seguridad del producto 9Sistemas de red y computadoras 17Soborno 26-27Soborno comercial 26-27Socios comerciales, información 13Socios comerciales, información privilegiada 22Socios comerciales, negociación justa con 11Socios comerciales, obsequios 18-19Solicitudes de medios de comunicación 24Solicitudes externas 24“Soplar”, información privilegiada 23
UUso de Internet 17
VVentaja empresarial 21Violaciones del Código 2, 5Violaciones, divulgación 4 ,34Violencia 8
33
líNea de coNsultaSi lo desea, puede optar por no revelar su identidad al contactarse con la Línea de consulta.
Llamada sin cargo
Desde los Estados Unidos, territorios de los EE. UU. y Canadá: 800-362-8321
Desde otros países: marque el número de acceso directo de AT&T* (se indica a continuación) correspondiente al país desde el cual llama. A continuación, llame al 800-362-8321.
* Estos números de acceso directo de AT&T cambian periódicamente. Para obtener información actualizada sobre los números de acceso internacional, consulte la página web de AT&T en www.att.com/traveler.
oLevante un reporte por Internet
Vaya a www.HersheysConcern.com y siga las instrucciones para completar el reporte. Tenga en cuenta que las políticas y los procedimientos a los que se hace referencia en este Código se encuentran disponibles en nuestra Intranet o a través del Centro de Asistencia MyHR llamando al número. 800-878-0440 ó 534-8170 (en Hershey, PA).
Índice de información de contacto
Brasil: 0800-890-0288
China: 108-11
India: 000-117
Japón (Softbank Telecom): 00-663-5111
Japón (KDDI): 00-539-111
Japón (NTT): 0034-811-001
Corea (Dacom): 0030-911
Corea (Telecom): 0072-911
Corea (ONSE): 0036-911
México: 01-800-288-2872
Filipinas: 105-11
Taiwán: 00-801-10-288-0
Emiratos Árabes Unidos: 8000-021
departameNto de asuNtos jurídicos:Envíe un mensaje al Departamento de Asuntos JurídicosLaw Department La Compañía Hershey100 Crystal A DriveHershey, PA 17033EE. UU.—o—Llame al 717-534-4068 comité de prácticas empresariales éticas:Envíe un mensaje dirigido al director jurídicoThe Hershey Company c/o General Counsel100 Crystal A DriveHershey, PA 17033EE. UU. comité de divulgacióN:Llame al 717-534-7581
comité de auditoría:Correo electrónico: [email protected]
departameNto de relacioNes coN iNversioNistas:Llame al 717-534-7556
departameNto de comuNicacioNes corporativas: Llame al 717-508-3238
34
Recuerde que no se tolerará ningún tipo de represalia contra quienes levanten reportes de
buena fe.
Código de Conducta Ética en los Negocios
100 Crystal A Drive Hershey, Pennsylvania 17033
United States www.hersheys.com
