1 Conducta responsable en los negocios

2 Defendiendo “El Código” 2.1 Desde el manual de ética al Código de conducta 2.2 Objetivo del Código de conducta 2.3 ¿A quiénes se aplica el Código de conducta? 2.4 Justicia organizacional 2.5 Cumplimiento de leyes, reglas y regulaciones 2.6 Responsabilidades del empleado 2.7 Responsabilidades adicionales para los gerentes 2.8 Responsabilidades de Hanka

3 Nuestros empleados y el lugar de trabajo 3.1 Un lugar de trabajo incluyente y responsable 3.2 Safe by Choice 3.3 Derechos humanos 3.4 Apoyando a nuestras comunidades 3.5 Sostenibilidad

4 Conflictos de interés

5 Nuestra política de anticorrupción 5.1 Pagos de facilitación

6 Hospitalidad, regalos y gastos 6.1 Hospitalidad 6.2 Regalos 6.3 Funcionarios públicos 6.4 Gastos

7 Trabajando con nuestros socios denegocios 7.1 Intermediarios: trabajando en nombre de Hanka 7.2 Debida diligencia de integridad

8 Ley antimonopolio y de competencia 8.1 Restricciones verticales 8.2 Colusión 8.3 Posición dominante 8.4 Fusiones y adquisiciones

9 Responsabilidad financiera 9.1 Responsabilidad y transparencia financieras 9.2 Tráfico de información privilegiada 9.3 Lavado de dinero

10 Protegiendo los activos de la empresa 10.1 Información confidencial 10.2 Propiedad intelectual 10.3 Datos personales 10.4 Tecnología de la información 10.5 Fondos

11 Comunicándonos con nuestros gruposde interés 11.1 Actividad política y contribuciones 11.2 Comunicando acerca de Hanka al público 11.3 Conducta personal en los medios sociales

12 Buscando orientación y reportando un problema 12.1 Cómo solicitar orientación 12.2 Cómo reportar un problema12.3 Prohibición de retribución o represalia12.4 El proceso para tomar buenas decisiones

13 Herramientas adicionales de ética y cumplimiento 13.1 Página de ética y cumplimiento 13.2 Participar en las sesiones de capacitación de ética y cumplimiento

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1 Hanka

Junto con nuestros grupos de interés, hace-mos crecer el conocimiento para proteger la vida. Nuestro conocimiento, los productos y las soluciones ayudan a aumentar la renta-bilidad y responsabilidad de los negocios de nuestros clientes industriales y distribuidores, a la vez que cuidamos y protegemos los re-cursos, los alimentos y el medioambiente de nuestro planeta.

Hacer crecer el conocimiento es la parte principal de esta tarea. Más que solo una creencia, es una parte fundamental de quié-nes somos, qué hacemos y por qué lo hace-mos. Alimenta nuestra ambición, capacidad y determinación para contribuir con solucio-nes de sostenibilidad a algunos de los princi-pales desafíos globales de nuestros tiempos.

Nuestro programa de cumplimiento es un elemento importante para lograrlo. El éxito constante de Yara depende de mantener y promover nuestra reputación y confianza pública.

Hacer crecer el conocimiento: conducta responsable en los negocios. Nuestro pro-grama de cumplimiento fomenta esto…

• Facilita el flujo de información a través de un extenso programa de capacitación y do-cumentos, como el Código de conducta.

• Promueve la transparencia y la respon-sabilidad mediante nuestro trabajo. Estos elementos aumentan la confianza, que es lo principal en todas nuestras relaciones. Creemos que la conducta responsable en los negocios protege el rendimiento a largo

plazo que surge de estas relaciones.

Este Código de conducta expresa nuestro compromiso a ser una fuerza positiva para soluciones innovadoras, a la vez que man-tenemos una conducta responsable en los negocios.

1 Conducta responsableen los negocios

2Hanka

2.1 Desde el manual de ética al Código de conducta El Código de conducta es el nuevo nombre para nuestro manual de ética. Sin embargo, no solo hemos cambiado el nombre del do-cumento; también hay cambios significativos en nuestras políticas.

Los cambios más importantes se encuentran en las políticas relacionadas con la hospitali-dad, los regalos, los gastos y los pagos de facilitación. Solicitamos a todos que lean cui-dadosamente las siguientes secciones. Se han realizado algunos cambios en la política de apoyo a nuestras comunidades y se ha elaborado una nueva política para las rela-ciones amorosas entre empleados.

El Código de conducta está disponible, en las páginas de ética y cumplimiento. Espera-mos que esta nueva versión actualizada sea fácil de usar y que lo ayude a llevar a cabo los negocios cotidianos con ambición, tra-bajo en equipo, confianza y responsabilidad como los valores principales.

2.2 Objetivo del Código de conductaEste documento, el Código de conducta, es una herramienta cotidiana práctica que ayuda a interpretar y aplicar los principios de Hanka.

El objetivo de la política del Código de conducta es establecer y facilitar los com-promisos en firme de hanka para una con-ducta empresarial responsable y acorde con nuestros valores. Cada uno de nosotros so-mos responsables de que nuestras decisio-nes de negocio y nuestra conducta cumplan

plenamente con el contenido y el espíritu del Código de conducta.

2.3 ¿A quiénes se aplica el Código de conducta?El Código de conducta se aplica a todos los empleados de Hanka, ya sean a tiempo completo, a tiempo parcial, permanentes o temporales.

Hanka espera que todos sus socios de nego-cio cumplan con principios similares en sus propias operaciones a las que se exponen en el Código de conducta. Se aplican otros requisitos a los socios de negocio que fun-cionan como intermediarios en nombre de Hanka; consulte la sección Intermediarios: trabajando en nombre de Hanka para mayor información.

2.4 Justicia OrganizacionalHanka no tolerará violaciones al contenido o el espíritu del Código de conducta, los pro-cedimientos y políticas, o las leyes y regula-ciones de Hanka. Cualquier violación de ese tipo probablemente causará medidas dis-ciplinarias, incluida la terminación del con-trato laboral. Todas las medidas disciplinar-ias serán razonables y proporcionadas, y de conformidad con las políticas y leyes locales.

Si la violación incluye infracción de los derechos locales o las regulaciones, o si Hanka tiene una reclamación de daños y perjuicios, las violaciones de ese tipo pueden hacer también que las personas estén suje-tas a juicios civiles y/o penales.

Negarse a seguir una instrucción de un jefe

2 Defendiendo“El código”

3 Hanka

inmediato o supervisor que viola el Código de conducta, los procedimientos y políti-cas, o las leyes y regulaciones de Hanka, no conducirá a ninguna forma de retribución, represalia o medida de disciplina, incluso si esa negativa puede provocar pérdidas finan-cieras a Hanka.

Para obtener más información acerca de cómo solicitar orientación o cómo reportar un problema, consulte la sección sobre Bus-cando orientación y reportando un problema.

2.5 Cumplimiento de leyes, reglas y regulacionesHanka se compromete a cumplir con todas las leyes, reglas y regulaciones aplicables en los países donde operamos. También es conveniente recordar que el mero hecho de que es legal no significa automáticamente que es ético.

2.6 Responsabilidades del empleadoComo empleados de Hanka, todos com-parten las siguientes responsabilidades: Cumplir con todas las políticas y los procedi-mientos de Hanka, incluidas investigaciones internas, así como las leyes y regulaciones locales. • Leer y acatar el Código de conducta, e inte-grar los principios que establece en su con-ducta personal y en la forma en que realiza negocios en nombre de Hanka. • Tiene el derecho y la responsabilidad de buscar orientación si tiene alguna duda acerca de una decisión de la empresa. • Tiene la obligación de reportar lo que con-sidera violaciones o posibles violaciones del Código de conducta, de las políticas y los procedimientos de Hanka, así como de los derechos y las regulaciones lo antes posi-ble. Esto incluye los procesos y las prácticas existentes que parecen violar cualquiera de los anteriores. • Asistir y participar activamente en en-trenamientos e iniciativas de ética y cumplimiento.

2.7 Responsabilidades adicionales para los gerentes Si es gerente o supervisor, tiene responsabi-

lidades adicionales que van más allá de los requisitos básicos de todos los empleados: • Dar el ejemplo en todo momento y de-fender la versión más alta de los principios establecidos en el Código de conducta, pro-moviéndolos siempre que sea posible. • Proporcionar apoyo y orientación en el pro-ceso de integración del Código de conducta en el trabajo diario de quienes se reportan a usted. • Alentar a que sus subordinados inmedia-tos planteen preguntas y preocupaciones, y creen una cultura de apertura y confianza.• Apoyar y proteger a las personas que, de buena fe, reporten preocupaciones o viola-ciones. Todos los casos de este tipo deben ser manejados con el más alto grado de in-tegridad y profesionalismo. También tiene el derecho y la responsabilidad de buscar o-rientación sobre cómo tratan esos reportes si es necesario. • Nunca tomar o permitir medidas de repre-salia contra cualquier persona que reporte preocupaciones de buena fe. • Supervisar el cumplimiento del Código de conducta y asegurar que sus subordinados inmediatos realicen todo el entrenamiento necesario.

2.8 Responsabilidades de HankaComo entidad corporativa, Hanka tiene laresponsabilidad de: • Establecer las normas más altas de integri-dad en sus operaciones y comunicarlas a sus empleados a través del Código de con-ducta. • Proporcionar a todos los empleados el en-trenamiento y las herramientas necesarias para hacer frente a cualquier problema de ética o de cumplimiento que pueden en-frentar en su trabajo. • Asegurar que los reportes de violaciones se traten de forma confidencial y respon-sable, y que las revisiones de los reportes sean imparciales y diligentes. • Asegurarse de que nadie enfrente repre-salias por los reportes realizados de buena fe. • Esforzarse continuamente para mejorar nuestra gestión corporativa.

4Hanka

3.1 Un lugar de trabajo incluyente yresponsableLa diversidad en nuestro personal nos ayuda a atraer y retener empleados valiosos, lo que es fundamental para el éxito de Hanka.

Estamos firmemente comprometidos con la promoción de un entorno de trabajo di-verso, incluyente y productivo que se define mediante el respeto mutuo. Para lograrlo, se espera que todas las personas, en todo mo-mento, muestren un comportamientorespetuoso hacia sus colegas y sus ideas, así como hacia nuestros socios de negocio.

También debe ser sensible y respetuoso de las diferencias culturales.

Tiene el derecho y la responsabilidad de ob-tener orientación sobre estos asuntos si es necesario; su primer punto de contacto debe ser siempre el gerente de línea. Consulte Buscando orientación y reportando un pro-blema para obtener más información.

Igualdad de oportunidadesEn Hanka, estamos comprometidos a crear un lugar de trabajo con igualdad de oportun-idades, donde la contratación y el desarro-llo se basan en los logros, las calificaciones y habilidades de cada persona.

No se permite discriminación negativa donde una persona o un grupo de personas se considere menos idónea con base en su origen nacional, pertenencia a un sindicato, raza, religión, edad, sexo (incluido el embara-zo), orientación sexual, identidad de género, estado civil, , estatus de VIH, discapacidad

mental o física, etc., sin considerar esta lista exhaustiva.

Cuando se cumplen o cuando lo exigen los derechos locales o las normas internaciona-les, se pueden proporcionar medidas espe-ciales de protección, asistencia y promoción a los grupos desfavorecidos.

AcosoHanka no tolerará ninguna forma de acoso.

Hanka se compromete a proporcionar un en-torno laboral libre de acoso. Si bien las defini-ciones legales pueden variar de un lugar a otro, el acoso en Hanka incluye cualquier forma de comportamiento no deseado hacia otra persona que:• Crea un entorno laboral hostil, intimida-torio, humillante, degradante u ofensivo, lo que afecta a la dignidad o el bienestar fisio-lógico o psicológico de otra persona. • Interfiere o perturba injustificadamente el rendimiento en el trabajo o las oportuni-dades de empleo de otra persona.El acoso puede ser un gesto o ser de natu-raleza verbal, física, visual, escrita o sexual. Puede ser una acción única o repetida.

Conducta personal Al representar a Hanka, siempre se espera que se comporte de forma profesional yresponsable hacia sus colegas, los socios de negocio de Hanka y hacia otras personas con quienes interactúa en nombre de Hanka.

No puede visitar algún establecimiento o participar en alguna actividad que pueda repercutir negativamente en Hanka. Esto se

3 Nuestros empleadosy el lugar de trabajo

5 Hanka

aplica especialmente a negocios con orien-tación sexual y a la compra de servicios sexuales para sí mismo o para otros mientras representa a Hanka. Todas sus acciones de-ben estar siempre en cumplimiento con el derecho local.

Recuerde que aún representa a Hanka después del horario de trabajo normal cuan-do viaja para hacer negocios de Hanka.

Acoso sexualHanka no tolerará ninguna forma de acoso sexual. El acoso sexual incluye insinuaciones sexuales indeseables, solicitudes de favores sexuales y cualquier otro acoso verbal, físico, escrito o visual de naturaleza sexual.

ViolenciaHanka no tolerará ninguna forma de violen-cia.

Política de drogas y alcoholPara garantizar la seguridad del lugar de tra-bajo, aplican las reglas siguientes:

La regla principal es que no puede estar bajo la influencia de sustancias tóxicas, incluido el alcohol, durante las horas de trabajo, mien-tras se encuentre en instalaciones de Hanka o mientras realice negocios en nombre de Hanka.

3.2 Seguro por elecciónNadie nunca debe comprometer la salud o la seguridad de un empleado o socio de ne-gocio de Hanka.

SeguridadTodos debemos comprometernos a hacer que las condiciones de trabajo seguras y saludables sean nuestra principal prioridad. Como tal, llevamos a cabo nuestros nego-cios en conformidad con todas las leyes aplicables concernientes a la salud y seguri-dad y las regulaciones, así como a las políti-cas y procedimientos de Hanka. Además, tenemos que trabajar continuamente para mejorar nuestros sistemas de salud y seguri-dad ocupacional, la capacitación y los pro-cedimientos para que cumplan o superen

los estándares del sector y las regulaciones locales.

Hanka espera que todas las personas en nuestros sitios, incluidos contratistas y visi-tantes, acaten nuestras políticas y procedi-mientos de salud y seguridad. Se espera que los contratistas proporcionen a los tra-bajadores formación suficiente y habitual sobre temas de salud y seguridad, y que ac-túen de conformidad con las normas inter-nacionalmente reconocidas. Se requiere que todos en las instalaciones de Hanka utilicen el equipo de protección personal apropiado.

Los accidentes, incidentes o cuasiacciden-tes, así como las posibles condiciones de riesgo deben informarse inmediatamente para que se puedan tomar medidas ade-cuadas para resolver el problema y evitar lesiones futuras. A fin de promover la trans-parencia, Hanka seguirá reportando nuestra estadística de salud y seguridad al público. Nuestra capacidad de trabajar diligente-mente según el requisito mencionado es lo que llamamos una forma de trabajo seguro por eleccion.

Todos los empleados de Hanka deben tra-bajar en equipo para identificar los riesgos de seguridad. El objetivo de Hanka es que entendamos los riesgos de seguridad y los mitiguemos para proteger a nuestros em-pleados, la infraestructura, la información, el medioambiente y la reputación. Los supervi-sores son particularmente responsables de proteger a nuestras personas y nuestro ne-gocio, para lo cual constantemente deben identificar, comprender y actuar para reducir los riesgos de seguridad.

Si no se cumplen las expectativas de se-guridad, nuestros empleados pueden sufrir lesiones, en nuestras instalaciones se pue-den producir daños, pérdida de producción o de información, y en el peor de los casos, muerte. La seguridad es nuestra licencia para operar. Se trata de las amenazas de seguridad y los riesgos de seguridad que existen más allá de nuestra experiencia y do-minio que son los más difíciles de aceptar y

6Hanka

reconocer.El plan de seguridad perfecto no existe, puede haber factores y variables fuera de nuestro control que afectan a nuestro nego-cio, y finalmente, se deberán aplicar procedi-mientos de respuesta a emergencias.

Respuesta a emergenciasEl objetivo de la respuesta a emergencias es reducir el impacto de la crisis para nuestro personal, el medioambiente, nuestros bienes y nuestra reputación. Se espera que en Hanka se sigan, a nivel mundial, los siguien-tes principios en materia de respuesta a emergencias: • Responsabilidad: quien sea el responsable de una actividad deberá retener la respon-sabilidad durante una crisis. • Paridad: la organización de respuesta a emergencias debe parecerse a la orga-nización empresarial normal en la medida de lo posible. La persona que realiza una tarea durante las actividades de negocios normales debe hacer frente a la tarea en una crisis. • Proximidad: todas las situaciones de emergencia serán tratadas en el nivel orga-nizacional más bajo posible. • Cooperación: cada equipo de gestión de incidentes tiene una responsabilidad inde-pendiente para garantizar la máxima co-laboración con los actores pertinentes, con-siderando las posibilidades de cooperación en relación con la planificación, la prepara-ción, el combate y el manejo de crisis.

3.3 Derechos humanos Hanka se ha comprometido a respetar los derechos humanos internacionalmente

reconocidos en todas nuestras operaciones, así como en nuestra cadena de suministro.

Estamos continuamente trabajando para apoyar y hacer cumplir los principios antes mencionados en toda nuestra organización.

Trabajo infantilHanka no permite que los niños menores de 15 años trabajen en nuestras operacio-nes. No estamos dispuestos a permitir que los niños menores de 18 años realicen tra-bajos que pongan en peligro su salud, su seguridad o la moralidad. En cualquier caso, el empleo de un menor nunca debe ser en perjuicio de la educación, el desarrollo o el bienestar general del niño.

Trabajo forzosoNo utilizaremos cualquier forma de trabajo forzoso en nuestras operaciones. Hanka cree que una relación de trabajo debería ser elegida libremente y sin amenazas.

DiscriminaciónEste tema se trata en el capítulo acerca de la igualdad de oportunidades

Tráfico de personasComo el tráfico de personas es una violación de los derechos humanos básicos, Hanka condena cualquier actividad relacionada con tráfico de personas.

Nuestros socios de negocioEn el Código de conducta para los socios de negocio de Hanka, establecemos las expec-tativas que tenemos para nuestros socios de negocio en las áreas de los derechos

7 Hanka

humanos y la ética en los negocios. En este documento se menciona explícitamente el cumplimiento de las normas internacionales y las leyes nacionales, lo que se espera de un lugar de trabajo seguro y sano, la igualdad de oportunidades sin discriminación ilegal, una postura firme contra el trabajo forzoso y el trabajo infantil, así como el respeto a la libertad de asociación de los trabajadores y el derecho de negociación colectiva.

Estamos comprometidos a trabajar solo con entidades responsables que abarcan los más altos estándares de conducta ética tal como se establece en el Código de conduc-ta para los socios de negocio de Hanka. El incumplimiento de esta norma puede causar la suspensión de las relaciones de negocio.

3.4 Apoyando a nuestras comunidadesLas actividades caritativas deben apoyar la función de Hanka como un socio a la hora de resolver los desafíos globales dentro de las tres áreas de enfoque: alimentación, re-cursos y medioambiente. Además, cualquier inversión en la comunidad, donación, patro-cinio o beca debe darse de manera abierta y transparente, completamente documentada con precisión, y sobre la base de criterios im-parciales y objetivos.

Hanka ofrece patrocinios a tres niveles dife-rentes: empresariales, nacionales y locales.

Las actividades a nivel de empresa y a nivel nacional estarán más estrechamente rela-cionadas con el núcleo de negocio de Hanka, mientras que las actividades a nivel local no estarán necesariamente relacionadas con el mundo empresarial, sino que reflejarán más bien nuestro papel como una valiosa contri-bución a la comunidad local.

• Los patrocinios a nivel corporativo los de-cide el equipo directivo.• Los patrocinios a nivel nacional los decide el equipo directivo.• Los patrocinios a nivel local los decide el gerente administrativo.La persona o grupo que toma decisiones de inversión en la comunidad, donación,

patrocinio o becas es responsable de la in-tegridad del proceso y del resultado. Esto incluye la responsabilidad de lo siguiente: • Asegurar que la contribución no constituye soborno o corrupción, ni da la apariencia de tal. • Asegurar que no hay conflictos de intere-ses reales, potenciales o percibidos. • Asegurar la responsabilidad y la transpa-rencia, y que los fondos se utilizan como se pretende, mediante la gestión y supervisión habitual de las contribuciones. • Asegurar que las contribuciones no se hagan bajo direcciones de un funcionario público o en beneficio de este (o de un pa-riente cercano) que tenga control o influen-cia sobre Hanka. • Asegurar que la contribución es totalmente compatible con el proceso de debida dili-gencia de integridad.

Para obtener orientación sobre el apoyo a nuestras comunidades, póngase en contacto con el Departamento de recursos humanos.

Como individuo, se le anima a apoyar causas benéficas locales, ya sea mediante el apoyo en efectivo, donaciones en especie, trabajo voluntario o asistencia técnica. Sin embargo, es fundamental que se asegure de que sus contribuciones personales no se consideran como procedentes o respaldadas por Hanka.

3.5 SostenibilidadHanka ha adoptado un enfoque global de valor compartido y desarrollo sostenible de las empresas, con una estrategia basada en vincular su negocio principal a tres grandes retos mundiales o formulación de los asun-tos: la seguridad alimentaria, el medioam-biente y la escasez de recursos.

En el núcleo de la estrategia global de Hanka reside el concepto de desarrollo sostenible de las empresas, como una forma de llevar a cabo actividades de negocios basándose en una buena gestión, el éxito en los nego-cios, la sensibilidad por el medioambiente y las relaciones con los principales grupos de interés. Como organización, nos esforza-mos por identificar y medir el impacto que

8Hanka

nuestras operaciones y productos tienen so-bre el medioambiente local y mundial, como el cambio climático.

Continuaremos haciendo seguimiento y es-tableciendo objetivos para reducir los im-pactos ambientales.

Hanka requiere que nos esforcemos por proteger el medioambiente y que nos de-safiemos a nosotros mismos para crear so-luciones respetuosas con el medioambiente en nuestro propio trabajo. Tenemos que vigilar, cumplir y esforzarnos por superar los estándares del sector y las leyes y regulacio-nes ambientales aplicables.

9 Hanka

Los conflictos de interés surgen cuando sus intereses personales interfieren o parecen interferir con los intereses de negocios de Hanka. La apertura y la transparencia son fundamentales al tratar conflictos de interés reales, potenciales o percibidos; en los tres casos deberían ser tratados de forma simi-lar. Es posible que se espere que se excuse de cualquier proceso de toma de decisiones relacionado con un conflicto de interés real o potencial.

Hay muchas formas de conflictos de interés. Las siguientes son algunas situaciones en las que es común que se presenten conflic-tos de interés reales, potenciales o percibi-dos. Los conflictos de interés pueden estar relacionados con miembros de la familia o amigos cercanos (un “miembro de la familia” incluye cónyuge, pareja, padres, hijos, her-manos, primos, sobrinos, sobrinas, tías, tíos, abuelos, nietos y suegros).

• Si gestiona o contrata a familiares o amigos cercanos. • Si se pretende llevar a cabo una separación de funciones entre usted y un miembro de la familia o un amigo cercano. Se considera una separación de funciones cuando una tarea se divide entre dos o más personas con el fin de aumentar el control; por ejem-plo, cuando una persona autoriza un pago y otra lo realiza. • Si los miembros de su familia o amigos cer-canos prestan servicios a un socio de nego-cios o a la competencia. • Si los miembros de su familia o amigos cer-canos poseen, o tienen un interés financiero, ya sea directa o indirectamente, en alguno

de los socios de negocios o competidores de Hanka • Si presta servicios en la junta de directores de una empresa con fines de lucro sin auto-rización por escrito de Hanka• Si tiene un empleo externo, en el cual los intereses de ese trabajo interfieren con su capacidad de realizar sus labores profesio-nales en Hanka

Tiene el derecho y la responsabilidad de obtener orientación sobre estos asuntos si es necesario y su primer punto de contacto debe ser siempre el jefe inmediato

Relaciones entre los empleados Hanka entiende que pueden surgir relacio-nes amorosas entre los empleados. Sin em-bargo, también reconocemos que este tipo de relaciones puede afectar el entorno labo-ral para los demás, y que pueden aumentar el riesgo de malentendidos, conflictos de interés e incluso fraude. Si está en una rela-ción amorosa con un colega, preste especial atención a las reglas sobre conflictos de in-terés. Si tiene alguna preocupación acerca de una relación amorosa, le animamos a que busque el consejo de su jefe inmediato.

Para las relaciones amorosas en una línea jerárquica o entre colegas dentro del mismo equipo, la persona de rango más alto debe informar la relación a su jefe inmediato y se deben realizar ajustes amistosos.

Todos los reportes relativos a las relaciones amorosas serán manejados con la mayor discreción.

4 Conflictos de interés

10Hanka

Hanka tiene una política de tolerancia cero para cualquier forma de corrupción.La transparencia internacional define la cor-rupción como “el abuso de poder público para el beneficio privado”; otra forma de describir lo que es simplemente “la elec-ción del interés personal por sobre el interés profesional”. De acuerdo con la legislación Noruega se define como la obtención de ventaja indebida en virtud de su cargo.

Por lo general, una ventaja se considera in-adecuada si puede influir o ser percibida como influencia, en la capacidad del recep-tor de tomar decisiones de negocio de forma objetiva. Realmente, no existe ninguna evi-dencia de que la ventaja indebida haga que el destinatario actúe de una forma determi-nada, sino que es suficiente el solo hecho de que esta pueda percibirse como que influye en el destinatario. También vale la pena se-ñalar que dar una ventaja indebida se trata de la misma manera que recibirla.Ejemplos de ventajas indebidas incluyen dinero en efectivo, regalos valiosos o fre-cuentes, viajes extensos y lujosos y hospitali-dad, como eventos deportivos o culturales. El receptor de tales ventajas indebidas pue-de ser uno mismo, un amigo o un familiar. Otros ejemplos son más indirectos, como por ejemplo, un préstamo a bajo interés, la promesa de un puesto de trabajo a futuro, “enganchar a alguien” o “hacer favores”, etc.

Los pagos de soborno y facilitación son tipos de corrupción, mientras que los conflictos de intereses, los regalos, la hospitalidad y los gastos podrán constituir o dar lugar a corrup-ción en función de las circunstancias.

Como empresa, Hanka puede ser procesado por violaciones de la ley, incluso si no se cas-tiga a alguien por el delito. Otras consecuen-cias para Hanka pueden incluir la responsa-bilidad civil, la pérdida de negocios y daños a su reputación. Las personas que participan en actos de corrupción pueden estar ex-puestas a la responsabilidad civil y penal.Tiene el derecho y la responsabilidad de obtener orientación sobre estos asuntos si es necesario y su primer punto de contacto debe ser siempre el jefe inmediato.

5.1 Pagos de facilitaciónLos pagos, en efectivo o en especie, por la finalización oportuna de una acción de ru-tinaria a menudo se conocen como pagos de facilitación o “pagos de compensación”. Estas son acciones que el destinatario está obligado a realizar y pueden incluir docu-mentos de procesamiento y emisión de per-misos. El pago es de un valor nominal rela-cionado con la economía local.Nunca deberá efectuar pagos de facilita-ción en nombre de Hanka. Esto se aplica in-dependientemente de si el pago se realiza directa o indirectamente a través de socios de negocio, y si el pago es en efectivo o en especie.

Si se encuentra con solicitudes de pagos de facilitación, se espera que pueda cuestionar-los con determinación. Hanka está dispuesto a enfrentar el tiempo extra, los costos extras y los esfuerzos para evitar este tipo de pa-gos. Todas las solicitudes de los pagos de fa-cilitación se deben reportar inmediatamente al departamento de recursos humanos y al

5 Nuestra políticade anticorrupción

11 Hanka

jefe inmediato. Queda prohibida la hospitalidad, los regalos y los gastos que pueden afectar o percibirse que afectan el resultado de las transaccio-nes de negocios, ya que pueden ser utiliza-dos para encubrir el soborno. Siempre debe basar sus decisiones de negocio en la obje-tividad y lealtad a Hanka, y no en la lealtad o preferencias personales.

Siempre debe utilizar el juicio prudente y considerar la reputación de integridad de Hanka como la última directriz. Además, debe haber apertura y transparencia en re-lación con la hospitalidad, los gastos y los regalos.

Hanka prohíbe dar y recibir hospitalidad, re-galos y gastos que:• Crean o parecen crear influencia indebida entre las partes. • Son excesivos o frecuentes; deben reflejar los valores de Hanka, el propósito de nego-cio y la ocasión. • Se les da a las partes que participan en un concurso o proceso de licitación pública. • Se ofrece algo a cambio• Paga personalmente para evitar la presen-tación de reportes. • No están de acuerdo con las leyes, las regulaciones, la cultura o las costumbres locales. • Se consideran inapropiados. • Son de carácter monetario, como dinero en efectivo, préstamos, tarjetas de regalo, tarjetas Visa de prepago, etc.Tiene el derecho y la responsabilidad de obtener orientación sobre estos asuntos si es necesario y su primer punto de contacto

debe ser siempre el jefe inmediato. 6.1 HospitalidadEn Hanka, podemos distinguir entre las siguientes formas de hospitalidad: • Comidas de negocios y recepciones • Hospitalidad de negocios • Hospitalidad que no es de negocios • Viaje de negocios

Comidas de negocios y recepcionesLas comidas y recepciones (eventos solo con bebidas) con un socio de negocios o una parte externa que sirve para crear o fortale-cer una relación de negocios, por lo general se consideran relevantes para el negocio y aceptables; por lo general no requieren la aprobación del jefe inmediato.

Hospitalidad de negocios Toda la hospitalidad de negocios debe ser relevante para el negocio. Las actividades relevantes para el negocio incluyen, por ejemplo, las siguientes: asistir a una feria comercial, conferencias, sesiones de capaci-tación, intercambio de información o una inspección de la central. El jefe inmediato siempre debe aprobar la hospitalidad de ne-gocios, no hay límite financiero; las mismas reglas se aplican al dar y recibir esa hospi-talidad.

Hospitalidad que no es de negocios La hospitalidad que tal vez no se considere relevante para su negocio incluye eventos deportivos, conciertos y otros eventos cul-turales. No es suficiente hablar de negocios en tales ocasiones para que una actividad sea relevante para el negocio. Hanka reco-noce que los eventos a menudo incluyen

6 Hospitalidad, regalos y gastos

12Hanka

una combinación de hospitalidad de nego-cios, así como aquella que no es de nego-cios. Puede ser un reto separar las distintas partes de tales eventos, por lo que debería buscar orientación de su jefe inmediato y de sus colegas.

Dicha hospitalidad se trata como un regalo, también cuando es parte de un evento com-binado. Consulte la sección sobre Regalos para obtener orientación adicional.

Viaje de negociosLos viajes de negocios nunca deben crear o parecer que crean influencia indebida entre las partes. Se deben utilizar las interpretacio-nes más estrictas posibles y nunca debe ser excesivo o frecuente.

Recibiendo En Hanka, pagamos siempre por nuestros propios gastos de viaje y alojamiento durante un viaje de negocios de Hanka.

DandoHanka no se hace cargo de los gastos de viaje o alojamiento para sus socios de ne-gocio u otras partes externas. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstan-cias verdaderamente extraordinarias donde se justifica pagar esos gastos debido a nece-sidades de negocios urgentes o sensibili-dades culturales.

En estos casos, se deberá presentar el “For-mulario de declaración de regalos y hospi-talidad” del Departamento de recursos hu-manos antes de ofrecer pagar dichos gastos.

Dividiendo los costosReconocemos que, en algunas ocasiones, compartir transporte tiene sentido, como un viaje en taxi o el transporte a una ubicación remota. En estos casos, se aconseja una dis-tribución uniforme de los costos.

CónyugesLos cónyuges pueden acompañar a los em-pleados de Hanka en los viaje de negocios en la medida en que todos los costos asocia-dos se cubran de forma privada (no los de-

sembolsa Hanka ni otra parte externa) y no interfieran con las actividades de negocios. Se debe informar por escrito al jefe inmedia-to.

Hanka no pagará por los cónyuges incluso en el caso extraordinario de que se cubran los gastos de viaje y alojamiento para un so-cio de negocios o cualquier otra parte.

6.2 RegalosLa regla principal de Hanka es que preferi-mos no dar ni recibir regalos.

Debe informar por adelantado esta política a sus socios de negocios para evitar encon-trarse en la incómoda situación de no poder aceptar un regalo o no haber traído un regalo cuando se esperaba. Hanka alienta a todas las personas a enviar recordatorios periódi-cos sobre la política de regalos a los socios de negocios relevantes, sobre todo antes de las temporadas de fiestas locales.

Sin embargo, Hanka entiende que en algunas culturas, y en algunas ocasiones especiales, dar regalos es una parte natural y legítima de la cultura de negocios. En los casos en que las circunstancias justifiquen intercambiar regalos, se aplicarán las siguientes reglas:

Límites financieros para regalosLibre decisión USD 0 a 75Declaración especial > USD 75Se aplican límites numéricos al valor de cada regalo, por persona.

Límite para tomar decisionesPuede aceptar o dar regalos (incluida la hos-pitalidad que no es de negocios) por debajo de los USD 75 sin la autorización previa del jefe inmediato. Recuerde que este monto está siempre sujeto al límite menor del país y a los límites sobre los regalos prohibidos.

Declaración especial Los regalos y la hospitalidad que no es de negocios por un valor superior a USD 75 no se deben dar ni aceptar de los socios de ne-gocios o de cualquier otra parte externa.

13 Hanka

Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias verdaderamente extraordinari-as donde se justifica pagar esos gastos debido a necesidades de negocios urgentes o sensi-bilidades culturales.

En estos casos excepcionales, necesita la aprobación escrita de su jefe inmediato y se deberá presentar el “Formulario de declara-ción de regalos y hospitalidad” del Departa-mento de recursos humanos.

Tenga en cuenta que al destinatario de los re-galos, cuyo valor supera los USD 75, nunca se le permitirá conservar los regalos, aunque los haya aceptado debido a necesidades de ne-gocios o sensibilidades culturales. Los regalos se deberán compartir con los colegas o, si no es posible, se deberán donar para caridad.

Tipos especiales de regalos• Los premios que se obtienen en sorteos realizados por los socios de negocio consti-tuyen regalos. • Los regalos que da Hanka a sus empleados no están cubiertos por esta política. • Los regalos entre los empleados no están cubiertos por esta política; en esos casos se alienta firmemente tener mucho cuidado, ac-tuar con transparencia y buscar asesoramien-to en materia de gestión.

6.3 Funcionarios públicosDebe poner especial cuidado cuando ofrece regalos, hospitalidad y gastos, como por ejem-plo el pago de viáticos a funcionarios públicos o sus asociados. Nunca debe dar u ofrecer regalos u hospitalidad a los funcionarios pú-blicos para obtener una licencia, un permiso u otros beneficios. Sin embargo, es legítimo cu-brir los gastos de viajes y otros de un funciona-rio en determinadas situaciones. Por ejemplo, en ocasiones Hanka puede pagar a un funcio-nario para visitar una planta o un laboratorio para fines legítimos de aprobación.

Por lo tanto, debe buscar orientación previa del Departamento de recursos humanos antes de ofrecer regalos, hospitalidad, gastos o via-jes a los funcionarios públicos.

6.4 GastosTodos los gastos de negocios deben ser trans-parentes, aprobados, razonables y de confor-

14Hanka

midad con las políticas aplicables.Realizar nuestras propias operaciones de forma ética y conforme a la normativa no es suficiente. Como empresa global, también se juzga a Hanka por la conducta de sus so-cios de negocios, y es responsable de lo que razonablemente podemos influir en nuestra cadena de suministro. Hanka está firme-mente comprometida a ser parte de una ca-dena de suministro responsable y sustenta-ble, y continuará trabajando en la mejora de los sistemas y procesos para alcanzar este objetivo.

Nuestros socios de negocios son cualquier persona con quien hacemos negocios, es decir, proveedores, clientes, distribuidores, agentes, intermediarios, revendedores, con-sultores, contratistas, socios, grupos de pre-sión. Esperamos que todos nuestros socios de negocio cumplan con todas las leyes y regulaciones pertinentes, así como con el Código de conducta para los socios de ne-gocios de Hanka. Esto significa que tienen que llevar a cabo su negocio en línea con las normas reconocidas y aprobadas internacio-nalmente en áreas clave como los derechos humanos, las condiciones laborales, la sostenibilidad, la ética en los negocios y el cumplimiento de las normas. Hanka se ha comprometido a trabajar solo con los socios que cumplan con estos requisitos, y de no hacerlo puede causar la suspensión de la relación de negocios.

Hanka tiene la responsabilidad de asegurar-se de que nuestros socios de negocios estén explícitamente conscientes de nuestro Códi-go de conducta para los socios de negocios

de Hanka y usted debe alentar a sus socios de negocios para que lean y comprendan nuestras normas.

Además, esperamos que nuestros socios de negocios compartan nuestra dedicación a la transparencia financiera. Por ello, animamos a nuestros socios de negocios para revelar información sobre sus actividades de nego-cios, estructura, situación financiera y ren-dimiento de acuerdo con las leyes y regula-ciones aplicables, y las prácticas vigentes de la industria.

Tiene el derecho y la responsabilidad de ob-tener orientación sobre estos asuntos si es necesario, su primer punto de contacto debe ser siempre el jefe inmediato.

7.1 Intermediarios:trabajando en nombre de Hanka Dentro del grupo más grande de las em-presas que componen nuestros socios de negocios, hay un pequeño grupo de empre-sas que operan en nombre de Hanka; las lla-mamos intermediarios de los socios de ne-gocios. Sin embargo, puede haber muchos otros nombres, como consultores, contratis-tas, agentes, distribuidores, intermediarios, etc. La lista completa de nombres posibles y una definición de los intermediarios sepuede encontrar en el proceso de debida diligencia de integridad, que se encuentra en las páginas de ética y cumplimiento. El crite-rio principal es que un intermediario actúa en nombre de Hanka.

7.2 Debida diligencia de integridad El proceso de debida inteligencia de integri-

7 Trabajando connuestros socios de negocios

15 Hanka

dad (IDD) requiere que antes de que se firme un acuerdo con un nuevo socio de negocio, se realice una evaluación inicial del socio de negocio.En la evaluación inicial, se debe evaluar si el socio de negocio está expuesto a alguno de los cuatro criterios de riesgo. Si uno o más de ellos están presentes, el socio de negocio debe completar un formulario de revisión de IDD.

Si el formulario de revisión de IDD revela riesgos inaceptables, puede ser necesario un IDD detallado. Si es o no necesario, será objeto de un acuerdo entre la unidad de ne-gocio y el Departamento de recursos huma-nos.

Tenga en cuenta que la supervisión cons-tante de los socios de negocios también es parte del proceso de IDD.

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Hanka tiene una política muy estricta en la conducción de negocios en pleno cumplimiento de todas las reglas y regula-ciones antimonopolio aplicables. Las leyes de “competencia” o “antimonopolio” tienen como objetivo lograr una competencia leal en las transacciones de negocios diarias entre empresas y particulares. Es su respon-sabilidad familiarizarse con las directrices establecidas por estas leyes y realizar sus actividades de negocios cotidianas en pleno cumplimiento. La falta de conocimiento no se considerará una excusa aceptable por las autoridades de competencia.

Para asegurarse de que está siguiendo la ley antimonopolio y de competencia, asegúrese de hacer lo siguiente: • Esté atento cuando los competidores hablen de temas internos; si surge una con-versación de este tipo, retírese inmediata-mente y reporte el asunto a su jefe inmedia-to.• Nunca participe de comunicaciones ina-propiadas, ya sea de forma escrita, elec-trónica o verbal.

8.1 Restricciones verticalesLas restricciones verticales son un tipo de restricción del comercio entre las empre-sas que operan en distintos niveles de las cadenas de producción o distribución. Por lo general, estos acuerdos restringen las condiciones en que estas empresas pueden comprar, vender o revender productos y ser-vicios. Algunos ejemplos comunes de lasrestricciones verticales incluyen:• Mantenimiento del precio de reventa: definición de los precios mínimos a los que

un distribuidor puede vender un producto adquirido. • Restricciones territoriales: limitar el territo-rio geográfico en el que un distribuidor pue-de vender lo que se ha adquirido. • Acuerdos de exclusividad: inducir a un comprador para que negocio solo en los productos de un vendedor . • Condicionar contratos o agrupar: hacer que la disponibilidad de un producto dependa de la compra de otros productos o servicios.

Estos son solo algunos ejemplos. Mientras que en determinadas circunstancias se per-miten algunas formas de exclusividad, mu-chas formas de restricciones verticales es-tán prohibidas, especialmente si una de las partes tiene la llamada cuota dominante de mercado.

8.2 ColusiónLa colusión es un acuerdo que se realiza entre dos o más competidores de limitar la competencia con el fin de obtener una ven-taja injusta. A menudo, se trata de un acuerdo entre empresas, también conocido como un “cartel”, para dividir el mercado, fijar precios o limitar la producción. Algunos ejemplos in-cluyen:• Fijación de precios y estrategias de fijación de precios: venta de los mismos productos o servicios al mismo precio y en condiciones similares. • Volumen de ventas o de producción: pro-ducir o vender solo una determinada (limi-tada) cantidad del producto en el mercado. • Dividir territorios: acordar permanecer fuera de los mercados de uno y otro para reducir la competencia en el territorio o con

8 Ley antimonopolioy de competencia

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respecto a ciertas categorías de clientes. • Licitaciones públicas: participar en una forma de fraude por el cual las partes pre-sentes falsas ofertan en una subasta.

La colusión no se limita a comunicación o acuerdos directos. Simplemente escuchar las discusiones de otros competidores pue-de implicar haber tomado parte en una colusión ilegal. Sin embargo, reunir y utilizar información sobre el mercado de fuentes públicas, tales como medios de comuni-cación, proveedores de investigación del mercado o clientes (“inteligencia de mer-cado”) no es colusión. Esto es cierto incluso cuando se refiere a los competidores.

Debe asegurarse de no participar en colu-sión, ya sea expresa o implícita. Incluso dis-cutir informalmente cualquiera de los asun-tos anteriores es una infracción de las leyes de competencia. Hanka puede ser multado severamente como consecuencia de esta acción y las personas que participan también pueden ser sancionadas con multas, penas de cárcel y sanciones disciplinarias.

8.3 Posición dominanteHanka tiene una cuota dominante de mer-cado en algunos países en los que opera-mos. Cuando este es el caso, existen normas más estrictas que debemos seguir respecto a evitar actividades como descuentos de fi-delidad y precios abusivos. Si trabaja en un mercado en el que Hanka es el actor domi-nante y su trabajo incluye actividades de venta, comercialización o adquisición, debe familiarizarse con estas reglas.

8.4 Fusiones y adquisicionesEl Departamento legal siempre debe estar involucrado si está tratando con fusiones y adquisiciones, con el fin de prevenir las prác-ticas no competitivas.

9.1 Responsabilidad y transparen

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9.1 Responsabilidad y transparenciafinancierasComo líder de la industria y empresa que co-tiza en bolsa, Hanka tiene la responsabilidad de comunicarse de forma oportuna, comple-ta y con precisión con nuestros accionistas, así como con los reguladores del gobierno y el público en general. Los registros financie-ros de Hanka estarán completos, serán justo, exactos, oportunos y comprensibles.

Todos nuestros registros serán preparados de conformidad con las leyes y regulacio-nes aplicables, las normas de contabilidad pertinentes y los procedimientos internos de Hanka. Los procedimientos de control interno adecuados, eficaces y eficientes re-lacionados con todas las necesidades de los informes financieros tienen que aplicarse de conformidad con los requisitos centrales, entre ellos una adecuada separación de fun-ciones y delegación de autoridad.

Todos son responsables de asegurar que los informes financieros y las comunicaciones que presentan estén completos, sean justos, precisos, oportunos y comprensibles.

Todos los registros de negocios (facturas, cuentas, informes de gastos de viajes y ocio, nóminas, registros de mantenimiento, informes, etc.) deben prepararse con pre-cisión. Los informes financieros son un reflejo de lo que sucede en la empresa, nuestros li-bros y registros deben reflejar de forma pre-cisa y completa todas las transacciones de negocios en las que ha participado. Ninguno de nosotros puede crear o participar en la creación de los registros engañosos, o inclu-

ir, por ejemplo, los ingresos no registrados o no divulgables, gastos, activos o pasivos. Esto es particularmente importante cuando los juicios sobre la gestión y los supuestos influyen en las cifras comunicadas y cuando los indicadores clave de rendimiento se ba-san en los resultados financieros.Hanka requiere que todos los empleados que participan en la responsabilidad finan-ciera contable y en la presentación de in-formes muestren la objetividad y el escepti-cismo profesionales necesarios.

La comunicación y cooperación de Hanka con las auditorias internas y externas serán abiertas, honestas y completas. Los proble-mas o las preocupaciones expresadas du-rante las auditorías deberán atenderse y re-solverse debidamente.

Debe reportar inmediatamente cualquier caso de falsedad o tergiversación financiera u operacional presuntas o reales. Cualquier acto deliberado de influir en los registros fi-nancieros o ajustarlos para lograr un resul-tado deseado será tratado como fraude.

9.2 Tráfico de información privilegiadaLa información de material no revelada públicamente puede ser positiva o negativa. Entre los ejemplos de información que po-dría clasificarse como información interna se encuentran los estados financieros que aún no se han publicado, información sobre las fusiones o adquisiciones, grandes desinver-siones, cambios en las políticas de dividen-dos o cambios en el equipo directivo.

Nunca debe revelar información interna a

9 Responsabilidad financiera

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ninguna persona fuera de Hanka, incluidos los miembros de su familia o amigos. También debe abstenerse de analizar esta información con colegas que no tengan una necesidad de negocio de conocerla.

Participar en tráfico de información privilegiada es ilegal de acuerdo con las leyes. La violación de estas leyes puede acarrear sanciones civiles o penales para los involucrados.

9.3 Lavado de dineroEl objetivo de un gran número de actos delictivos es generar un beneficio para la persona o grupo que lleva a cabo el acto. El lavado de dinero es el procesamiento de estas actividades delictivas para encubrir su origen ilegal.

El lavado de dinero es ilegal en Mexico.Hanka no permite el lavado de dinero y toma medidas pre-ventivas para evitar participar involuntariamente en tales ac-tos.

20Hanka

Nuestra empresa, los socios de negocios y los accionistas cuentan con nosotros para proteger los activos de Hanka. Somos res-ponsables de proteger estos activos en todo momento, incluidas la propiedad física (como suministros, productos, equipos y fon-dos) y la propiedad intelectual.

10.1 Información confidencialTodos debemos trabajar para impedir que personas no autorizadas internas y externas tengan acceso a información confidencial de Hanka. En términos generales, la “infor-mación confidencial” incluye información que no es conocida por el público. Ejemplos de ello son planes de negocios, programas y datos de marketing y ventas, contratos, planes de desarrollo de productos, infor-mación sobre fusiones y adquisiciones, y especificaciones de diseño e ingeniería. La divulgación de esa información puede perju-dicar los negocios o la reputación de Hanka. Por lo tanto, debemos cumplir con los requi-sitos para mantener el carácter confidencial de todo tipo de información, salvo cuando se autorice su divulgación o lo exija la ley.

Para impedir que personas no autorizadas tengan acceso a la información interna de Hanka: • Esté consciente de donde se encuentra y de quienes pueden escucharlo. • Tenga cuidado al hablar de esta infor-mación en lugares públicos, como en avio-nes, trenes o ascensores. • Mantenga un adecuado control de los do-cumentos. • Entienda que el reenvío de correos elec-trónicos puede ser una infracción de la con-

fidencialidad. • Asegúrese de que se establezca un acuer-do de confidencialidad antes de compartir información confidencial.

También tenemos la obligación de proteger la información confidencial que nos han en-comendado nuestros clientes y socios de negocios. Nunca debe compartir externa-mente la información de los socios o clientes a menos que tenga autorización o lo exija la ley.

10.2 Propiedad intelectualLa propiedad intelectual (PI) de Hanka es uno de nuestros activos más valiosos. La PI de Hanka consta de las ideas de negocio o información que posee Hanka, como por ejemplo, productos o metodologías únicos e información de propiedad. Esto incluye nuestros secretos comerciales, , las patentes, las marcas registradas y los materiales pro-tegidos por copyright. Tenga en cuenta que Hanka conserva la propiedad exclusiva de cualquier propiedad intelectual concebida o desarrollada durante su empleo, cuando esta actividad se realiza en relación con el trabajo realizado con Hanka.

También debe respetar los derechos de PI de Hanka y de los demás. Esto significa que debe cumplir con todas las leyes aplicables que rigen la IP de Hanka, así como las de nuestros socios de negocios. Además, debe respetar los derechos relacionados con el uso de software o shareware gratuitos.

10 Protegiendo los activosde la empresa

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10.3 Datos personalesTodos debemos estar comprometidos a proteger la privacidad de nuestros colegas mediante la protección de sus datos perso-nales. También debemos tratar de proteger los datos personales que nos encomendado nuestros clientes y socios de negocios. Es nuestra responsabilidad y la responsabilidad de la empresa en su conjunto proteger esta información de mal uso, robo, divulgación in-debida o ilegal.

Al recopilar los datos personales de otros, siempre hay que trabajar para proteger su privacidad mediante tu recopilación, acce-so y retención de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables. También debemos trabajar para proteger y limitar el acceso no autorizado a los datos personales, siguiendo los procedimientos de control interno y evi-tando su divulgación accidental. A menos que se autorice lo contrario, solo aquellos de nosotros que estamos trabajando en opera-ciones de la empresa, atención al cliente y recursos humanos debemos procesar datos personales.

10.4 Tecnología de la información Debemos ejercer buen juicio cuando uti-lizamos la tecnología de la información (TI). Esto requiere que trabaje para proteger la información delicada y confidencial alma-cenada en los sistemas de TI de Hanka. De esta manera, debe proteger con contraseña todos los dispositivos informáticos de la empresa y nunca revelar sus contraseñas a nadie, ni siquiera a sus compañeros. Por otra parte, nunca debe dejar sin atención equi-pos de TI de la empresa que contienen in-formación delicada o confidencial acerca de Hanka. Esto incluye no solo las computado-ras y equipos portátiles, sino también memo-rias USB, CD/DVD y teléfonos inteligentes.

Al utilizar nuestros sistemas de TI, no puede crear, acceder, almacenar, imprimir, solicitar o enviar cualquier material que sea ofensivo o inapropiado. TI de Hanka ha establecido políticas y procedimientos de prevención para asegurar que este tipo de conducta no se produzca y se mantiene informado de las

infracciones. Las infracciones se abordarán a través del proceso disciplinario. Consulte las normas estándar de operación para las reglas de usuario final de seguridad de TI, así como la política de manejo de información para obtener más información.

Aunque Hanka reconoce que las computa-doras que son propiedad de la empresa y otros equipos de TI ocasionalmente se pue-den utilizar para fines privados, tales como búsquedas en Internet y acceso a servicios de noticias, este equipo se suministra para uso profesional. Se debe ser especialmente cauteloso al usar los medios sociales y otros foros públicos (como blogs y chats) en los equipos de la empresa y sus sistemas de TI.

Recuerde, cualquier cosa que envíe puede ser atribuida a Hanka.

También deberíamos limitar el uso de las aplicaciones que consumen excesiva capa-cidad de la red, como videos y programas interactivos, para proteger las operaciones de actividades críticas para el negocio de TI.

10.5 FondosSi está haciendo negocios, se encuentra en viaje de negocios o está en un evento de entretenimiento con sus socios de negocios, tiene la obligación de actuar con prudencia al utilizar los fondos de Hanka. Debe utilizar estos fondos de manera responsable y sola-mente con fines de negocios. Cada uno de nosotros es responsable de asegurar que los fondos de Hanka se registren y controlen para evitar el mal uso y el robo.

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11.1 Actividad y contribuciones políticasHanka anima a todas las personas para que ejerzan voluntariamente su derecho indi-vidual a participar en el proceso político. Sin embargo, deberá realizar sus actividades políticas personales dentro de su propio tiempo y con sus propios recursos. También debe asegurarse de que las contribuciones y los intereses políticos personales no creen conflictos de interés.

Nunca debe contribuir con los fondos o los bienes de la empresa directamente a ningún partido político, ni a ninguna otra persona que es o busca ser funcionario público, o a cualquier otra entidad política, religiosa o ideológica. Además, no puede comunicarse con los funcionarios públicos acerca de cuestiones de política o participar en activi-dades políticas en nombre de Hanka.

11.2 Comunicando acerca de Hanka al públicoEs de vital importancia que Hanka hable al público con coherencia y autoridad. Por lo tanto, solo los portavoces autorizados y aquellos a quienes se designen como autori-dad de portavoz podrán hablar con cualquier medio de comunicación o analista de inver-sión en nombre de Hanka. Este proceso se describe en detalle en las directivas y en las normas estándar de operación paraorientar a los empleados de Hanka que hablan en nombre de la empresa en even-tos, ferias, conferencias, etc.

11.3 Conducta personal en los medios socialesEl uso personal que hacen los empleados

de los medios sociales también se describe en las normas estándar de operación: me-dios sociales, disponibles en las páginas de comunicaciones.

11 Comunicándonoscon nuestros grupos de interés

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12.1 Cómo solicitar orientaciónTiene el derecho y la responsabilidad de ob-tener orientación en cuanto a una decisión de negocio de la que no está seguro. “Yo no sabía” no se considera una defensa válida para tomar una decisión que no está en con-formidad con el Código de conducta.

El primer punto de contacto para la orienta-ción debe ser siempre el jefe inmediato.

Además, puede ponerse en contacto con las siguientes funciones de apoyo: • Para cuestiones relacionadas con ética y cumplimiento, póngase en contacto con el Departamento de recursos humanos di-rectamente en rh@hanka.com.mx o a través del portal de etica. • Para asuntos relacionados con las perso-nas, debe ponerse en contacto con el De-partamento de recursos humanos. • Para cuestiones relacionadas con salud, medioambiente, seguridad y calidad, debe ponerse en contacto con el Departamento de HESQ.

Tenga en cuenta que el Departamento de recursos humanos no puede tomar decisio-nes de negocio por usted. Todas las decisio-nes de negocio en última instancia pertene-cen a la línea de negocio. El Departamento de recursos humanos puede apoyarlo y lo apoyará en el proceso de la toma de de-cisión, proporcionando orientación y recur-sos adicionales cuando sea necesario.

12.2 Cómo reportar un problemaTiene la obligación de reportar lo que con-sidera violaciones o posibles violaciones del

Código de conducta, de las políticas y los procedimientos de Hanka, así como de las leyes y regulaciones.

Hanka tiene la obligación de investigar to-das las denuncias presentadas. Si cree que su reporte no se trató adecuadamente, le recomendamos ponerse en contacto con el Departamento de recursos humanos. Gene-ralmente, el primer punto de contacto para reportar una infracción debe ser el jefe inme-diato. Los reportes deben hacerse tan pronto como sea posible.

Tenga en cuenta que también puede repor-tar posibles violaciones, lo que significa que no es necesario tener todos los hechos o es-tar completamente seguros de las faltas. Si razonablemente cree que se ha producido una mala conducta, esto es suficiente para reportar el problema. Las únicas condiciones para reportar un problema son que lo haga de buena fe y que sea completamente ho-nesto acerca de lo que sabe o sospecha.

Si tiene alguna preocupación por mala con-ducta, pero cree que la empresa ya conoce la situación, le recomendamos aclarar esto antes de decidir no reportar el asunto.

Dependiendo de la naturaleza del problema, puede ponerse en contacto directo con el Departamento de recursos humanos. Los siguientes son algunos ejemplos de cuándo proceder de esta manera: si se sospecha de mala conducta del jefe inmediato, si el jefe inmediato no investiga adecuadamente so-bre un asunto que se le ha informado, si la mala conducta implica a la administración

12 Buscando orientacióny reportando un problema

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superior o al equipo directivo, si tiene dudas sobre represalias, o si el problema es la for-ma en que otra función de apoyo ha mane-jado su reporte.

Puede reportar un problema anónimamente a través del portal de ética en nuestra pagina http://comentarios.hanka.com.mx/ o en el buzon de comentarios que se encuentra en cada área de trabajo.

No obstante, exhortamos a toda persona que elabora un reporte que comparta su información de contacto. Esto permitirá un manejo más rápido y más preciso de los problemas informados y todos los reportes son tratados con total confidencialidad.Si desea hacer un reporte a su nombre, pón-gase en contacto con el Departamento de recursos humanos en rh@hanka.com.mx. El reporte se tratará confidencialmente.

Dependiendo de la naturaleza de la infrac-ción, también puede reportar un problema directamente al Departamento de recursos humanos, o HESQ.

Busque orientación rh@hanka.com.mx

12.3 Prohibición de retribución o repre-saliaHanka no tolerará retribución o represalia contra quien ha informado de una infrac-ción real o presunta de buena fe. Lo mismo se aplica a una persona que se niega a se-guir una instrucción que viola el Código de conducta, las políticas y procedimientos de Hanka o las leyes y regulaciones. La ley esta-blece que la represalia contra el informante es ilegal y censurable.

La retribución o la represalia es un asunto muy serio y prevenir es una prioridad del Departamento recursos humanos. Seguimos las situaciones en que alguien ha hecho un reporte para asegurarnos de que no haya casos de retribución o venganza formal o informal. Si le preocupa la retribución o re-taliación, le sugerimos que reporte directa-mente al Departamento de recursos huma-nos o de forma anónima mediante la línea

directa de ética. Todos deben sentirse segu-ros de compartir sus inquietudes.

Informar de “buena fe” significa que propor-ciona toda la información que tenga y que cree que es verdadera, incluso si permanece en el anonimato. Puede reportar algo que sospecha y aún así será de buena fe, incluso si su sospecha resulta ser injustificada. Si alguien deliberadamente hace un reporte falso (es decir, reclama algo que sabe que no es cierto), esa persona será objeto de me-didas disciplinarias.

12.4 El proceso para tomar buenas de-cisionesSi se encuentra ante una decisión difícil o un dilema ético, debe hacerse las siguientes preguntas acerca de la acción que está con-siderando:• ¿Está de acuerdo con los derechos y las regulaciones locales y con la ley de anticor-rupción de Mexico? • ¿Está de acuerdo con las políticas y los procedimientos de Hanka, incluido el Có-digo de conducta? • ¿Es justo y ético? ¿Cree que las consecuen-cias de la decisión son “buenas”? • ¿Ha buscado consejo y apoyo de su jefe inmediato u otro recurso de Hanka?La respuesta a todas estas preguntas debe ser sí. Si este no es el caso, o tiene alguna duda, no participe en la actividad. En lugar de ello, debe buscar orientación como se describe en la sección Cómo buscar orien-tación.

Todaslas respuestas deben ser SÍ

¿Esjusto yético?

¿Busquéorientación?

¿Eslegal?

¿Respetalas polìticasde Hanka?

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13 Herramientas adicionalesde ética y cumplimiento

Hay varias herramientas adicionales dis-ponibles para ayudarle a tomar las decisio-nes correctas.

13.1 Páginas de ética y cumplimiento en PulseVisite las páginas de ética y cumplimiento para obtener información detallada sobre la mayoría de los temas tratados en este docu-mento.

13.2 Participar en las sesiones de ca-pacitación de ética y cumplimientoEl Departamento de recursos humanos tiene un programa de capacitación hecho a la me-dida, interactivo, en persona, considere la asistencia obligatoria y haga el esfuerzo de asistir.

Lo invitamos a solicitar dichas sesiones de capacitación a su jefe inmediato, o al depar-tamento de recursos humanos.

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