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PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS EMPRESAS PRODUCTIVAS SUBSIDIARIAS

Catálogo de Disposición Documental 2018

Dirección Corporativa de Administración y Servicios

Subdirección de Servicios Corporativos

Área Coordinadora de Archivos

Gerencia de Servicios Generales

Subgerencia de Archivística y Gestión Documental

Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.


Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2



Índice

1. Introducción ................................................................................................................................................... 5

2. Objetivo general ............................................................................................................................................ 9

Objetivos específicos .......................................................................................................................................................................... 9

3. Ámbito de aplicación ................................................................................................................................. 11

4. Marco jurídico .............................................................................................................................................. 13

En materia de transparencia, administración de archivos y gestión documental .............................................. 13

Normativa Básica de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias ................................... 13

5. Metodología de elaboración ..................................................................................................................... 23

Etapas de elaboración ...................................................................................................................................................................... 23

Acerca de Pemex ................................................................................................................................................................................ 27

5.1 Elementos del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) ........................................................... 29

5.2 Criterios de identificación de los niveles de clasificación archivística ...................................................... 30

5.3 Esquema de codificación ................................................................................................................................................. 34

5.4 Criterios de disposición documental .......................................................................................................................... 35

5.5 Tipos de documentos que se producen o reciben en Pemex y sus EPS ................................................. 39

5.6 Políticas para el uso y aplicación del Catálogo de disposición documental (CADIDO) ................ 42

6. Formato e instructivo de uso del CADIDO ......................................................................................... 47

7. Registro general del CADIDO ................................................................................................................ 55

7.1 Listado general de documentos de comprobación administrativa inmediata (DCAI) ..................... 83

7.2 Hoja de cierre ......................................................................................................................................................................... 85

8. Control ............................................................................................................................................................ 89

8.1 Aprobación de Pemex y sus EPS ................................................................................................................................ 89

8.2 Validación y dictaminación del AGN ....................................................................................................................... 89

8.3 Difusión .................................................................................................................................................................................... 90

8.4 Implementación del CADIDO a través del Sistema de administración

archivística institucional e-Archivo ............................................................................................................................... 90



9. Anexos ............................................................................................................................................................ 93

9.1 Definiciones y conceptos en materia de archivística y gestión documental........................................... 93

9.2 Fichas técnicas de valoración documental de los grupos documentales sustantivos ........................ 99

9.3 Evidencias representativas para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental 2018.



1. Introducción La documentación que generó Pemex como Entidad Paraestatal de 2004 a 2014 fue clasificada y organizada a partir de cinco instrumentos de control archivístico con enfo-ques clasificatorios y vigencias documentales distintos, con base en las disposiciones legales emitidas a nivel federal para la administración de los archivos gubernamentales.

En el marco de la Reforma Energética y de acuerdo con la nueva Ley de Petróleos Mexicanos, vigente a partir de 2014, Pemex inició un proceso de transformación que implicó la emisión y modificación de leyes para regular las nuevas actividades de la industria energética, que permitieron dar los pasos para su constitución como Empresa Productiva del Estado, cuyo objeto es la creación de valor económico y el incremento de los ingresos de la nación, con sentido de equidad y responsabilidad social y ambiental.

Este proceso de transformación para la empresa y para el país, permite a Pemex enfrentar con éxito la competencia en toda la cadena de valor. Para este proceso de transformaciones, Petróleos Mexicanos integró los siguientes ejes de acción:

- Enfocar el portafolio de negocios a las actividades sustantivas y de alta rentabilidad;

- Implementar un modelo de negocios basado en la gestión por procesos;

- Establecer un sistema para la administración de la excelencia operativa y, finalmente,

- Crear una cultura de alto desempeño.

En este contexto, en términos de la modificación de la naturaleza jurídica de Pemex

como una empresa productiva del Estado1, en el mes de noviembre de 2014 el Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos (CAPEMEX) aprobó la reorganización de Pemex y la transformación de los cuatro organismos subsidiarios en las EPS de Exploración y

1 Artículo 2 del Estatuto Orgánico de Pemex: “Petróleos Mexicanos es una empresa productiva del Estado, de propiedad exclusiva del Gobierno

Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que goza de autonomía técnica, operativa y de gestión, conforme a lo dispuesto en la Ley”.



Producción, y Transformación Industrial, así como la creación de cinco EPS que eventualmente se transformaran en empresas filiales:

1. Perforación y Servicios

2. Logística

3. Fertilizantes

4. Etileno

5. Cogeneración y Servicios

En 2015, el CAPEMEX aprobó los acuerdos de creación de las nuevas empresas productivas subsidiarias, así como el Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos2, tratándose de la reestructura más importante en décadas para Pemex, con la más reciente actualización publicada en el Diario Oficial de la Federación el pasado 5 de diciembre de 2017.

Las nuevas EPS tienen personalidad jurídica, patrimonio propio y autonomía técnica y operativa, y están sujetas a la conducción central, dirección estratégica y coordinación de Pemex. Su finalidad es la creación de valor económico y rentabilidad para el Estado mexicano, por lo que están habilitadas para llevar a cabo actividades en el país o en el

extranjero.

En octubre de 2017, como parte del cambio de estrategia en las líneas de negocio, el Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos autorizó la reorganización corporativa de Pemex y sus EPS y la transferencia de funciones y documentación de Pemex Cogeneración y Servicios a Pemex Transformación Industrial.

El Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos vigente, estipula la estructura y organización básicas, así como las funciones que corresponden a las distintas áreas y líneas de negocio; con su expedición se evita la duplicidad de funciones y se asegura su alineación y congruencia con la nueva organización de Pemex.

Lo anterior implica la modificación de la estructura archivística de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, y por consiguiente la reorientación de su organización actual hacia una estructura archivística integral y flexible que busque la interrelación entre procesos, con capacidad de adaptación a cambios futuros dentro de la empresa.

2 Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de abril de 2015.



Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, reconocen que la información es un activo estratégico institucional, toda vez que los archivos constituyen la memoria de su actuación y el testimonio de las actividades diarias en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

Con la finalidad de cumplir con los principios rectores de la normatividad vigente en materia de Archivos y Transparencia, en particular con el artículo 12, fracción III de la Ley Federal de Archivos, y de contar con los instrumentos descriptivos y de control archivístico que permitan realizar el manejo adecuado de la documentación, su correcta disposición y accesibilidad, la Subdirección de Servicios Corporativos, como Área Coordinadora de Archivos por designación de la Dirección General de Pemex y con la aprobación del Comité de Transparencia, pone a disposición de las áreas administrativas el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2018.

El Catálogo es el instrumento de control archivístico actualizado y constituido por las diversas unidades productoras que establecieron los valores documentales primarios (administrativo, legal, fiscal o contable) que por su naturaleza poseen los documentos; las vigencias documentales (plazos de conservación); así como el destino final de los documentos conforme al ciclo vital de la documentación y en su caso, a los valores secundarios (informativo, evidencial o testimonial), mediante la determinación de los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación, a partir de la valoración primaria y secundaria para establecer los parámetros de utilidad, de transferencia, de depuración y en su caso, de conservación de la documentación, de acuerdo con sus usos específicos.

El presente CADIDO, permitirá regular de manera general y sistemática el tratamiento, gestión y conservación documental de Pemex y sus EPS, ya que es un instrumento de carácter normativo que tiene como finalidad unificar de manera eficaz el adecuado manejo de la información de la que somos depositarios y que servirá como una herramienta de apoyo para que el personal involucrado en la producción, organización y conservación de los documentos de archivo, los organice, conserve y custodie de manera controlada en las etapas en que se encuentren dentro del ciclo vital del documento: trámite, concentración

o histórico.

El presente Catálogo de disposición documental anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éste.



2. Objetivo general Regular y unificar la disposición de los documentos conforme a su ciclo vital a través de un instrumento de control archivístico que consolide el valor documental, los plazos de conservación, las técnicas de selección y el destino final de cada una de las series documentales producidas por las áreas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias para garantizar su organización, conservación y custodia; así como propiciar la adecuada, fundada y oportuna toma de decisiones en apego a la normatividad vigente aplicable.

Objetivos específicos

- Precisar las directrices para los flujos de información de los procesos de Pemex, mediante la elaboración de una herramienta de trabajo en materia de disposición documental basada en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información.

- Definir los valores y las vigencias de las series documentales con el objeto de evitar la acumulación excesiva de documentos y expedientes en las áreas de archivo, estableciendo niveles de pertenencia, uso, autorización y disposición final, mejorando en forma continua el aprovechamiento de la información.

- Establecer el ciclo de vida de la documentación promoviendo su guarda, uso, custodia, seguridad, disponibilidad y manejo transparente de forma homologada.

- Proveer información administrada institucionalmente que satisfaga los requerimientos normativos y del negocio, mediante el uso de un instrumento que permita ubicar la documentación útil para el trámite, las gestiones institucionales e intercambio de información de manera confiable y oportuna, como activo estratégico que agrega valor y permite obtener ventajas comparativas.

- Facilitar la circulación de los archivos durante el ciclo de vida de la documentación, su transferencia sistemática y controlada al archivo de concentración, así como su destino final.



3. Ámbito de aplicación El Catálogo de Disposición Documental y los criterios previstos en el presente documento son de observancia y aplicación general para el personal involucrado en la producción, organización y conservación de los documentos de archivo en cualquier soporte dentro del ciclo vital del documento (trámite, concentración o histórico), en las áreas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, en el ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades, las cuales deberán administrar sus archivos con base en los siguientes principios3:

Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos;

Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por Pemex y sus EPS en el desarrollo de sus actividades institucionales y del negocio, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y

Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

3 Artículo 5 de la Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero de 2012.



4. Marco jurídico

En materia de transparencia, administración de archivos y gestión documental

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, establece en su Artículo sexto4 que, para el ejercicio del derecho de acceso a la información, los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados, por lo que en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias este mandato se realiza cumpliendo con el siguiente marco jurídico:

- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública - Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos

Obligados - Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su

Reglamento - Ley Federal de Archivos - Reglamento de la Ley Federal de Archivos - Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos - Lineamientos Generales para la Organización y Conservación del Poder

Ejecutivo Federal - Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto

para la Administración Pública Federal y su Anexo Único

Normativa Básica de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias5

a) Normativa externa

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

4 CPEUM, Artículo 6, apartado A, fracción V. 5 Fuente: Marco Normativo www.pemex.com

http://www.pemex.com/



Códigos:

- Código Civil Federal - Código de Comercio - Código Penal Federal

Leyes:

- Ley de Asociaciones Público-Privadas - Ley de Comercio Exterior - Ley de Desarrollo Social - Ley de Energía para el Campo - Ley de Expropiación - Ley de Hidrocarburos - Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda - Ley de Ingresos sobre Hidrocarburos - Ley de Inversión Extranjera - Ley de la Agencia Nacional, Seguridad Industrial y de Protección al Medio

Ambiente del Sector Hidrocarburos - Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas - Ley de la Propiedad Industrial - Ley de los Órganos Reguladores Coordinados en Materia Energética - Ley de Navegación y Comercio Marítimos - Ley de Petróleos Mexicanos - Ley de Planeación - Ley de Transición Energética - Ley de Vertimientos en las Zonas Marinas Mexicanas - Ley del Fondo Mexicano del Petróleo para la Estabilización y el Desarrollo - Ley del Impuesto al Valor Agregado - Ley del Impuesto sobre la Renta - Ley del Mercado de Valores - Ley Federal de Competencia Económica - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria - Ley Federal de Procedimiento Administrativo - Ley Federal de Responsabilidad Ambiental - Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial del Estado - Ley Federal del Trabajo - Ley Federal sobre Metrología y Normalización - Ley General de Bienes Nacionales - Ley General de Cambio Climático



- Ley General de Deuda Pública - Ley General de Responsabilidades Administrativas - Ley General de Sociedades Mercantiles - Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente - Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción - Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos - Ley Minera - Ley Orgánica de la Administración Pública Federal - Ley para el Aprovechamiento de Energías Renovables y el Financiamiento de la

Transición Energética - Ley para el Aprovechamiento Sustentable de la Energía - Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional en el Ramo del Petróleo

Reglamentos:

- Reglamento de Gas Licuado de Petróleo - Reglamento de Gas Natural - Reglamento de la Ley de Asociaciones Público-Privadas - Reglamento de la Ley de Comercio Exterior - Reglamento de la Ley de Hidrocarburos - Reglamento de la Ley de Ingresos sobre Hidrocarburos - Reglamento de la Ley de Inversión Extranjera y del Registro Nacional de

Inversiones Extranjeras - Reglamento de la Ley de la Propiedad Industrial - Reglamento de la Ley de Navegación y Comercio Marítimos - Reglamento de la Ley de Petróleos Mexicanos - Reglamento de la Ley de Transición Energética - Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado - Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta - Reglamento de la Ley Federal de Competencia Económica - Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria - Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización - Reglamento de la Ley General de Cambio Climático en Materia del Registro

Nacional de Emisiones - Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al

Ambiente en Materia de Áreas Naturales Protegidas - Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al

Ambiente en Materia de Autorregulación y Auditorías Ambientales - Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al

Ambiente en Materia de Evaluación del Impacto Ambiental



- Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Ordenamiento Ecológico

- Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Prevención y Control de la Contaminación de la Atmósfera

- Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Registro de Emisiones y Transferencia de Contaminantes

- Reglamento de la Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos

- Reglamento de la Ley Minera - Reglamento de la Ley para el Aprovechamiento de Energías Renovables y el

Financiamiento de la Transición Energética - Reglamento de la Ley para el Aprovechamiento Sustentable de la Energía - Reglamento de la Secretaría de la Función Pública - Reglamento de las actividades a que se refiere el Título Tercero de la Ley de

Hidrocarburos - Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales - Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo - Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo - Reglamento Interior de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de

Protección al Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos - Reglamento Interior de la Secretaría de Energía - Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público - Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública - Reglamento Interno de la Comisión Nacional de Hidrocarburos - Reglamento Interno de la Comisión Reguladora de Energía - Reglamento para el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos - Reglamento para Prevenir y Controlar la Contaminación del Mar por

Vertimiento de Desechos y otras Materias

Normatividad Internacional:

- Acuerdo entre los Estados Unidos Mexicanos y los Estados Unidos de América Relativo a los Yacimientos Transfronterizos de Hidrocarburos en el Golfo de México

- Convenio Internacional para la Seguridad de la Vida Humana en el Mar, 1974 - Convenio Internacional para Prevenir la Contaminación de las Aguas del Mar

por Hidrocarburos, 1969



- Convenio Internacional para Prevenir la Contaminación por los Buques 1973 y su Protocolo de 1978 (MARPOL 1973/1978)

- Convenio Internacional sobre Cooperación, Preparación y Lucha contra la Contaminación por Hidrocarburos, 1990 (OPRC/1990)

- Convenio sobre la Prevención de la Contaminación del Mar por Vertimiento de Desechos y Otras Materias, 1972

- Protocolo Correspondiente al Convenio Internacional sobre la Constitución de un Fondo Internacional de Indemnización de Daños causados por la Contaminación de Hidrocarburos, 1971

- Protocolo correspondiente al Convenio Internacional sobre Responsabilidad Civil por Daños Causados por la Contaminación de las Aguas del Mar por Hidrocarburos, 1969

- Protocolo de 1978 Relativo al Convenio Internacional para la Seguridad de la Vida Humana en el Mar, 1974 (SOLAS/PROT 1978)

- Protocolo de 1988 para la Represión de Actos Ilícitos contra la Seguridad de las Plataformas Fijas Emplazadas en la Plataforma Continental (SUA/PROT 1988)

- Protocolo de 1992 que enmienda el Convenio Internacional sobre la Constitución de un Fondo Internacional de Indemnización de Daños Debidos a la Contaminación por Hidrocarburos, 1971 (FUND/PROT)

- Protocolo de 1992 que enmienda el Convenio Internacional sobre Responsabilidad Civil Nacida de Daños debidos a la Contaminación por Hidrocarburos, 1969 (CLC/PROT 1992)

- Protocolo de 1996 Relativo al Convenio sobre la Prevención de la Contaminación del Mar por Vertimiento de Desechos y Otras Materias de 1972, en su Forma Enmendada (PROT/LC/1996)

- Protocolo de Kyoto de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático

- Protocolo de Montreal Relativo a las Sustancias que agotan la Capa de Ozono - Tratado de Libre Comercio de América del Norte, Capítulo X Compras del

Sector Público

De la Administración Pública Federal, políticas, disposiciones y manuales:

- Acuerdo que tiene por Objeto Emitir las Políticas y Disposiciones para la Estrategia Digital Nacional, en Materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y en la de Seguridad de la Información, así como Establecer el Manual Administrativo de Aplicación General en Dichas Materias, Emitido por la Secretaría de la Función Pública y Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de mayo de 2014



Decretos:

- Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, emitido por el Ejecutivo Federal y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de mayo de 2013

- Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial de Energía 2013-2018

Lineamientos:

- Lineamientos de Protección de Datos Personales - Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de Información

de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal - Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal en el Envío, Recepción y Trámite de las Consultas, Informes, Resoluciones, Criterios, Notificaciones y Cualquier otra Comunicación que Establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

- Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en la Recepción, Procesamiento y Trámite de las Solicitudes de Acceso a la Información Gubernamental que Formulen los Particulares, así como en su Resolución y Notificación, y la Entrega de la Información en su Caso, con Exclusión de las Solicitudes de Acceso a Datos Personales y su Corrección

- Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en la Recepción, Procesamiento, Trámite, Resolución y Notificación de las Solicitudes de Acceso a Datos Personales que Formulen los Particulares, con Exclusión de las Solicitudes de Corrección de Dichos Datos

- Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para Notificar al Instituto de Acceso a la Información Pública los Índices de Expedientes Reservados

- Lineamientos que Habrán de Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para la Publicación de las Obligaciones de Transparencia Señaladas en el artículo 7 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública



Otras normativas:

- Presupuesto de Egresos de la Federación, para el Ejercicio Fiscal corriente - Plan Nacional de Desarrollo y Programas Sectoriales

b) Normativa interna

La Normativa Interna se actualiza de manera permanente, por lo que las que a continuación se enuncian son sólo una referencia general.

Políticas:

- Políticas y Procedimientos de Administración de Recursos Humanos y Relaciones Laborales

- Políticas y Lineamientos del Proceso Regulatorio en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Políticas Generales en Materia de Presupuesto para Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

- Políticas Generales de Administración de Riesgos Financieros en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Políticas Generales de Comercialización en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Políticas Generales de Administración y Disposición de Bienes Muebles e Inmuebles de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

- Políticas y Lineamientos para el Ejercicio de la Función Jurídica Institucional en Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y en su caso, Empresas Filiales

- Políticas y Lineamientos para la Gestión de la Licencia Social para Operar de Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y, en su caso, Empresas Filiales

Lineamientos:

- Lineamientos de Crédito para Venta de Productos y Servicios - Lineamientos Generales de Administración de Riesgos Financieros en

Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios - Lineamientos para la Programación, Planeación, Ejecución y Control de los

Simulacros de los Planes de Respuesta a Emergencias - Lineamientos que regulan el Sistema de Control Interno de Petróleos

Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y Empresas Filiales



- Lineamientos Generales de Tesorería para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para Estimar los costos derivados de los Accidentes e Incidentes en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para la Administración Vehicular en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para la Emisión, Uso, Registro y Control de Certificados Digitales para Firma Electrónica PEMEX en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para la Medición Anual del Valor Económico de Petróleos Mexicanos y de los Proyectos que ejecute

- Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de los Servicios Multidisciplinarios de Salud en el Trabajo en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

- Lineamientos para realizar Análisis de Riesgos de Proceso, Análisis de Riesgos de Seguridad Física, en Instalaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

Criterios:

- Criterios y Lineamientos en Materia de Donativos y Donaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios

Contratos:

- Contrato Colectivo del Trabajo celebrado entre el Sindicato de Trabajadores Petroleros de la República Mexicana y Petróleos Mexicanos por sí y en representación de sus Empresas Productivas Subsidiarias

Reglamento:

- Reglamento de Trabajo del Personal de Confianza de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Disposiciones:

- Disposiciones sobre las características generales y políticas para la contratación de obligaciones constitutivas de deuda pública de Petróleos Mexicanos y Empresas Productivas Subsidiarias

- Disposiciones de austeridad en el gasto y uso de recursos, para Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias



Reglas:

- Reglas para fijar y ajustar los Precios y Tarifas de los Bienes y Servicios que Comercializa Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

- Reglas para la operación del sistema de información de proveedores y contratistas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Acuerdos de Creación (Publicados en el DOF el 28 de abril de 2015):

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Exploración y Producción

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Transformación Industrial

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Etileno

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Fertilizantes

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Logística

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Perforación y Servicios

- Acuerdo de Creación de la Empresa Productiva Subsidiaria de Petróleos Mexicanos, denominada Pemex Cogeneración y Servicios

Estatutos:

- Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos - Estatuto Orgánico de Pemex Exploración y Producción - Estatuto Orgánico de Pemex Transformación Industrial - Estatuto Orgánico de Pemex Etileno - Estatuto Orgánico de Pemex Fertilizantes - Estatuto Orgánico de Pemex Logística - Estatuto Orgánico de Pemex Perforación y Servicios - Estatuto Orgánico de Pemex Cogeneración y Servicios6

6 Acuerdo No. CA-098/2017 de Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos, I.7 Reorganización Corporativa por cambio de la estrategia institucional de Pemex y sus EPS para la transferencia de funciones y documentación de Pemex Cogeneración y Servicios a Pemex Transformación Industrial.



5. Metodología de elaboración La elaboración del Catálogo de Disposición Documental 2018 se realizó con base en la metodología archivística establecida por el Archivo General de la Nación7 y las disposiciones aplicables en la materia, su desarrollo se llevó a cabo en cuatro etapas.

Etapas de elaboración Primera etapa: Identificación. En esta etapa se realizó la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el área productora y el documento de archivo, vinculando los procesos institucionales a la estructura archivística; proceso que permitió elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), que es el primer instrumento básico de control archivístico que refleja la producción documental con base en las atribuciones y funciones de cada empresa productiva del Estado. Los resultados de este proceso permitieron:

- Compilar las normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa, así como la información institucional, es decir, reunir las disposiciones legales, actos administrativos y demás disposiciones relativas a la creación y a los cambios estructurales de las empresas productivas del Estado.

- Identificar la estructura interna y analizar más de 4,300 funciones de la empresa productiva del Estado Pemex y de sus Empresas Productivas Subsidiarias, mediante la revisión de manuales de procedimientos, organigramas y estatutos orgánicos.

- Entrevistar a los titulares de área responsables de la información en el ámbito institucional, a los responsables de archivo de trámite y personal de las áreas productoras, quienes en conjunto conocen y utilizan la documentación, con la finalidad de analizar las disposiciones legales y establecer los valores, vigencias y el destino final de cada una de las series documentales, a través de las fichas técnicas de valoración documental.

7 Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental. Archivo General de la Nación, 2004, fecha de actualización: 16 de abril 2012. Acuerdo: 2.3/10



- Ubicar la procedencia institucional de la documentación mediante el examen del Modelo Operativo Basado en Administración por Procesos8 (MOBAP) para identificar el ente que generó la documentación y, en consecuencia, de la función de la cual deriva en relación directa.

- Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo, la relación entre serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información y la relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines.

Por la dimensión de la empresa, los trabajos se desarrollaron con la valiosa colaboración y

apoyo de los titulares de las áreas de Pemex y sus EPS, mediante la realización de mesas de trabajo a nivel nacional a través de videoconferencias y visitas a los centros de trabajo ubicados en todo el país.

Segunda etapa: Valoración. En esta etapa, el equipo de trabajo interdisciplinario y las áreas productoras de la documentación realizaron el análisis e identificación de los valores primarios (administrativo, legal, fiscal y contable) y los valores secundarios (informativo, evidencial o testimonial), a través de la aplicación de los principios y criterios establecidos en materia archivística para fijar los parámetros de utilidad de los documentos, y se establecieron la vigencias documentales (plazos de permanencia en los archivos de trámite y de concentración), los procesos de transferencia y disposición final.

Asimismo, con base en las necesidades institucionales y del negocio se identificaron con claridad los documentos con valor permanente que serán trasladados de manera sistemática y controlada, mediante transferencia secundaria y definitiva al Archivo Histórico de Pemex.

Como resultado, en esta etapa se elaboró un repertorio de Fichas Técnicas de Valoración Documental que permitieron identificar y establecer el contexto de cada una de las series documentales que integran el CADIDO y contar con el análisis comparativo de series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas áreas administrativas, ubicando su procedencia.

Tercera etapa: Regulación. En esta etapa se integró el Catálogo de Disposición Documental de Pemex y sus EPS 2018 en el formato determinado, precisando la descripción del área de contexto (identificación) establecida en las Fichas técnicas de valoración documental que reflejan los plazos de conservación y las técnicas de selección

8 El MOBAP coordina los procesos de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias con un enfoque transversal, a fin de alinearlos a

los objetivos, misión y visión institucionales.



Acerca de Pemex Somos la empresa más importante de México, una de las más grandes de América Latina y el mayor contribuyente fiscal para el país. Somos una de las pocas compañías que desarrolla toda la cadena productiva: exploración, producción, transformación industrial, logística y comercialización.

Para realizar nuestras operaciones contamos con experiencia y personal capacitado, lo cual ha permitido sacar adelante proyectos de exploración y extracción de hidrocarburos, así como producir diariamente cerca de 2.1 millones de barriles de petróleo y más de 6 millones de pies cúbicos de gas natural.

En materia de transformación industrial contamos con 6 refinerías, 8 complejos petro-químicos y 9 complejos procesadores de gas, que nos permiten producir derivados de petróleo para hacerlos llegar a los distintos sectores económicos e industriales.

En logística contamos con 83 terminales terrestres y marítimas (así como poliductos, buques, carros tanque y autos tanque) para abastecer a las más de 10 mil estaciones de servicio a lo largo del país.

Somos una empresa socialmente responsable que trabaja con estrictos estándares de seguridad, salud en el trabajo y protección del medio ambiente; por lo que nuestros centros de trabajo y procesos cuentan con certificaciones y reconocimientos. Asimismo, efectuamos importantes donaciones en las comunidades en las que operamos. Todos estos hechos nos posicionan como una empresa petrolera competitiva a nivel mundial.



Filosofía y negocio

Misión

Ser la empresa más competitiva de la industria petrolera mexicana y referente internacional.

Visión

Ser reconocida por los mexicanos como un organismo socialmente responsable, que permanentemente aumenta el valor de sus activos y de los hidrocarburos de la nación, que es ágil, transparente y con alto nivel de innovación en su estrategia y sus operaciones.

Valores

1. Decisiones en función del valor que aportan a Petróleos Mexicanos

2. Excelencia operativa y simplicidad administrativa

3. Innovación y agilidad

4. Satisfacción al cliente

5. Honestidad y rendición de cuentas

6. Trabajo en equipo para lograr las metas de Petróleos Mexicanos

7. Orgullo de pertenecer a Petróleos Mexicanos

Fuente: /www.pemex.com



5.1 Elementos del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)

Estructura Archivística de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias

Como resultado de la primera etapa de elaboración del CADIDO y del análisis realizado a las funciones y atribuciones establecidas en los estatutos orgánicos vigentes de cada empresa productiva, siguiendo el principio de procedencia y orden original, se elaboró el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), instrumento básico de control archivístico que permitió sentar las bases de la estructura de los archivos de Pemex y sus EPS.

El Cuadro general de clasificación archivística tiene una estructura jerárquica que atiende tres niveles básicos de Fondo, Sección y Serie documental, que refleja la diferenciación y estratificación de los grupos documentales de las empresas productivas.



5.2 Criterios de identificación de los niveles de clasificación archivística

Con base en la metodología del AGN, se elaboraron categorías de agrupamiento únicas, delimitadas, universales y flexibles, y se estableció un código de clasificación archivística, vinculado y funcional con el sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo, implementado para la administración de los archivos de Pemex y sus EPS.

Con la finalidad de implementar un lenguaje común e introducir a los usuarios del Catálogo en los conceptos técnico-archivísticos que se utilizan para la administración y disposición documental, a continuación se definen los niveles de clasificación que conforman la estructura archivística. En el Anexo 9.1 se describen algunas definiciones y conceptos en materia de archivística y gestión documental útiles que servirán como referencia para el uso y aplicación del CADIDO.

Primer nivel. Fondo documental.

Es el conjunto de documentos de archivo y expedientes producidos (generados y recibidos) orgánicamente por Pemex y sus EPS en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

Derivado de la personalidad jurídica y patrimonio propio9 que por su naturaleza tiene Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, se integraron siete (7) fondos documentales de archivo por cada una de las empresas productivas en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Únicamente para fines de identificar de manera integral el CADIDO, en el Apartado 6. Registro General se identifica el fondo como Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, sin incluir codificación alguna.

La codificación del Fondo documental, está integrada por seis (6) caracteres alfabéticos compuestos por la nomenclatura que las identifica: los tres (3) caracteres iniciales indican la primera letra de las palabras que conforman el nombre de cada empresa (Ej. Pemex Exploración y Producción: PEP) y los tres (3) caracteres siguientes representan la primera letra de las palabras del conforman su naturaleza jurídica, ya sea empresa productiva del Estado (EPE) o empresa productiva Subsidiaria (EPS).

9 Con base en los acuerdos de creación de las siete Empresas Productivas del Estado Subsidiarias de Pemex, publicados en el Diario Oficial

de la Federación el 28 de abril de 2015 y conforme a lo dispuesto en el Artículo 60 de la Ley de Petróleos Mexicanos.



Pemex Petróleos Mexicanos (PMXEPE). Es una Empresa Productiva del Estado con régimen especial, de propiedad exclusiva del Gobierno Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que goza de autonomía técnica, operativa y de gestión, cuyo objeto consiste en llevar a cabo la exploración y extracción del petróleo y los carburos de hidrógeno sólidos, líquidos o gaseosos, así como su recolección, venta y comercialización, y tiene como fin el desarrollo de actividades empresariales, económicas, industriales y comerciales en términos de dicho objeto.

Pemex Exploración y Producción (PEPEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto exclusivo la exploración y extracción del petróleo y de los carburos de hidrógeno sólidos, líquidos o gaseosos, en el territorio nacional, en la zona económica exclusiva del país y en el extranjero.

Pemex Transformación Industrial (PTIEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto principal las actividades de refinación, transformación, procesamiento, importación, exportación, comercialización, expendio al público, elaboración y venta de hidrocarburos, petrolíferos, gas natural y petroquímicos.

Pemex Logística (PLGEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto, entre otros, prestar el servicio de transporte y almacenamiento de hidrocarburos, petrolíferos y petroquímicos y otros servicios relacionados, a Petróleos Mexicanos, empresas productivas subsidiarias, empresas filiales y terceros, mediante estrategias de movimiento por ducto y por medios marítimos y terrestres; así como la venta de capacidad para su guarda y manejo.

Pemex Perforación y Servicios (PPSEPS). Es una empresa productiva del Estado

subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto, entre otros, proveer servicios de perforación, terminación y reparación de pozos, así como la ejecución de los servicios a pozos, y prestar servicios a terceros relacionados con las actividades vinculadas a su objeto.



Pemex Etileno (PETEPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto, entre otros, la producción, distribución y comercialización de derivados del metano, etano y del propileno, por cuenta propia o de terceros, y prestar servicios a terceros relacionados con las actividades vinculadas a su objeto.

Pemex Fertilizantes (PFREPS). Es una empresa productiva del Estado subsidiaria de Petróleos Mexicanos, con personalidad jurídica y patrimonio propios, que tiene como finalidad generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano y tiene por objeto, entre otros, la producción, distribución y comercialización de amoniaco, fertilizantes y sus derivados, así como la prestación de servicios relacionados.

Segundo nivel. Secciones documentales

Son las divisiones del Fondo que a su vez integran un conjunto de series documentales agrupadas por las funciones y/o actividades.

En este nivel, se identificaron un total de 39 secciones documentales, 11 secciones comunes y 28 secciones sustantivas.

Secciones Comunes (C)

Se refieren a las funciones que dan soporte y aseguran que la organización cuente con los recursos necesarios para la operación de los procesos sustantivos con el objeto de cumplir con los fines de las empresas productivas, en apego al modelo de negocios basado en la gestión por procesos.

Secciones Sustantivas (S)

Se refieren a las funciones que reflejan la razón de ser de Pemex y sus EPS para llevar a cabo la exploración y extracción del petróleo y de los carburos de hidrógeno sólidos, líquidos o gaseosos, así como su recolección, venta y comercialización, teniendo como fin

el desarrollo de actividades empresariales, económicas, industriales y comerciales, para generar valor económico y rentabilidad para el Estado Mexicano.

La codificación de las secciones comunes está integrada con tres (3) caracteres alfanuméricos, iniciando con dos (2) dígitos que se refieren al número consecutivo seguido de la letra “C” (común); las secciones sustantivas atienden la misma lógica de la clave, reiniciando la numeración con dos (2) dígitos que se refieren al número consecutivo seguido de la letra “S” (sustantiva).



Las agrupaciones documentales en este nivel se estructuraron con base en el análisis de los procesos10 de negocio de Pemex y sus EPS, con un enfoque transversal toda vez que son de utilidad para todos los fondos documentales y mantienen una estrecha relación entre los objetivos, misión y visión institucionales y los documentos que se producen en el desarrollo de sus actividades.

Siete de soporte: Cuatro sustantivos: 1. Dirección del Negocio

2. Administración de Recursos Humanos

3. Administración de Activos Físicos

4. Administración de Activos Tecnológicos

5. Administración de la Información

6. Financiero

7. Procura y Abastecimiento

1. Upstream 2. Downstream

3. Logística

4. Comercialización.

10 Conforme lo dispuesto en el Lineamiento Sexto, Fracción V de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

Secciones Comunes Secciones Sustantivas

01C Legislación 01S Gobierno y negocio

02C Asuntos jurídicos 02S Programación y coordinación de procesos productivos

03C Programación, organización y presupuestación 03S Planeación, organización y análisis estratégico del negocio

04C Recursos humanos 04S Administración del portafolio y la cartera de inversiones del negocio

05C Recursos financieros 05S Administración de riesgos financieros y de negocio

06C Recursos materiales y obra pública 06S Análisis de precios y desempeño económico del negocio

07C Servicios generales 07S Desarrollo y regulación del negocio

08C Tecnologías y servicios de la información 08S Desempeño del negocio

09C Comunicación social 09S Exploración y reserva de hidrocarburos

10C Control y auditoría de actividades públicas 10S Producción

12C Transparencia y acceso a la información 11S Explotación

12S Desarrollo de ingeniería de proyectos

13S Aseguramiento tecnológico especializado

14S Ingeniería de pozos y formación técnica

15S Perforación, reparación y servicios a pozos

16S Petrolíferos, procesos de gas y petroquímicos

17S Hidrocarburos insaturados

18S Producción de fertilizantes

19S Servicios de logística

20S Comercialización y distribución

21S Confiabilidad operacional y gestión del mantenimiento

22S Desarrollo sustentable, seguridad, salud y protección ambiental

23S Salvaguardia estratégica

24S Servicios de salud

25S Administración de bienes patrimoniales

26S Servicios del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos

27S Servicios de auditoría interna

28S Prestaciones de vivienda

Procesos de Negocio Institucionales de Pemex y sus EPS



Tercer nivel. Series documentales

Son las divisiones de cada Sección documental y corresponden al conjunto de expedientes organizados que constituyen una unidad; es decir, la serie documental, resultado de una misma función, actividad o asunto específico de Pemex y sus EPS y su codificación se identifica con dos (2) dígitos numéricos.

Expediente. Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

5.3 Esquema de codificación La clasificación archivística es el proceso mediante el cual se identifican y agrupan los expedientes. Para ello, se utiliza un código de clasificación integrado por una combinación de letras, números y signos que muestran, por un lado, la agrupación homogénea de expedientes, y por otro, el orden y distribución de los grupos documentales. Este código permite identificar al expediente del grupo documental. El número único de expediente quedó integrado por 32 caracteres. A continuación, se muestra un ejemplo:

Se utiliza el símbolo punto (.) para identificar las divisiones del código de clasificación archivística. Además de la clasificación archivística (fondo, sección y serie), lo integran los siguientes elementos:

Centro Gestor. Esta clave está integrada por nueve (9) dígitos que sirven para identificar la ubicación física específica de los expedientes de archivo, los primeros cuatro (4) se refieren al Centro de Trabajo y los siguientes cinco (5) a la clave del departamento del área productora de la documentación.

Número consecutivo del expediente. Se refiere al número consecutivo de cada expediente que integra la serie documental y está conformado por seis (6) dígitos, reiniciándose la numeración anualmente.



Año de apertura del expediente. Está conformado por cuatro (4) dígitos y hace referencia al año en el que se integra el primer documento al expediente (fecha de apertura).

Nota: Se eliminaron las series documentales comunes que las áreas productoras no reconocieron como parte de sus funciones o atribuciones.

5.4 Criterios de disposición documental

Una vez identificada la clasificación archivística mediante la cual serán agrupados e identificados los expedientes, es necesario establecer la disposición de las series documentales; es decir, las vigencias y las técnicas de selección para controlar su destino final, respetando cada una de las fases de su ciclo vital, promoviendo su guarda, uso, custodia, seguridad, disponibilidad, confiabilidad y manejo transparente de forma homologada.

A cada fase del ciclo vital de la documentación le corresponde un tratamiento especializado y la conservación de los documentos en un archivo específico.



Identificación y análisis de valores documentales

La valoración documental es uno de los procesos más delicados de la tarea archivística, toda vez que a través de este análisis se define el destino final de la documentación y permite delimitar su uso institucional y administrar el ciclo vital, con los siguientes beneficios:

Vigencias documentales Disposición final

- Identificar valores primarios (administrativo, legal, fiscal o contable) conforme a su utilidad en el archivo de trámite o asunto que le dio origen.

- Determinar las vigencias en las etapas de archivo de trámite y archivo de concentración.

- Respetar las vigencias de conservación establecidas.

- Establecer acciones de transferencia primaria al archivo de concentración.

- Identificar posibles valores secundarios (informativo, evidencial o testimonial).

- Determinar las técnicas de selección documental (eliminación, conservación completa o por muestreo).

- Establecer acciones de transferencia secundaria al archivo histórico y/o baja documental ante el Archivo General de la Nación.

Para determinar los valores documentales (primarios y secundarios) se analizaron los documentos por su importancia institucional y social, privilegiando el principio de procedencia (Los documentos deben conservarse inviolablemente dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen) y el respeto al orden original (La ordenación interna de un fondo documental debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activo).

Determinación de vigencias, plazos de conservación y disposición final

La determinación de las vigencias, plazos de conservación y el destino final de las series documentales requirió del análisis de las funciones institucionales y de los procesos de trabajo asociados a éstas, así como del estudio de la normatividad y las necesidades operativas aplicables a los documentos que se producen como evidencia y registro de las actividades de las empresas productivas, con la finalidad de establecer su nivel de utilidad e importancia en la gestión administrativa y los vínculos existentes entre los distintos

grupos documentales. Para realizar estos trabajos de valoración documental se consideraron los siguientes criterios11:

- Procedencia. Se refiere a considerar que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades administrativas en el ejercicio de sus funciones, desde el

11 Criterios establecidos en el numeral 14, fracción II de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la

Administración Pública Federal y su Anexo Único.



más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;

- Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes;

- Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas, y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la documentación;

- Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación de la organización, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, así como los documentos con información resumida, y

- Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los mismos.

Además de los criterios anteriores, se identificó la relación directa de los productores, las funciones y los documentos, así como las características propias de los documentos en cuanto a tipo de usuarios internos y externos, investigadores, especialistas, para determinar el valor que en un futuro pueden tener los documentos tanto para las empresas productivas, la industria petrolera y el sector energético del país; como en otros ámbitos sociales o culturales.

El análisis riguroso de las características documentales, la normatividad y las necesidades de uso de la información, realizado por el Área Coordinadora de Archivos a través del equipo de trabajo interdisciplinario y los responsables de los archivos (trámite, concentración e histórico), permitirán normar los flujos de la documentación de los

procesos de negocio institucionales, los niveles de autorización y disposición final, mejorando en forma continua el aprovechamiento de la información.



Fichas técnicas de valoración documental

El equipo interdisciplinario de especialistas del Área Coordinadora de Archivos, los titulares y los responsables de archivo de trámite de las áreas productoras de la documentación, elaboraron y formalizaron de manera conjunta las fichas técnicas de valoración documental (FTVD), mediante las cuales se logró identificar y establecer el contexto y valoración de cada una de las series documentales que integran el CADIDO.

Las fichas técnicas de valoración documental en su conjunto constituyen el soporte documental del Catálogo de Disposición Documental como herramienta archivística que permitirá llevar a cabo un registro y control de los cambios que pueda tener el mismo, ya sea por la modificación de las funciones de las empresas, como de una posible y fundada reconsideración en la identificación y valoración de alguna serie documental; permite también dar seguimiento a la trazabilidad de la información y su documentación.

El diseño y contenido de las FTVD, consideró los elementos del formato establecido por el AGN, precisando la descripción del área de contexto (identificación), establecida en el “Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental”, que permitirá normar los flujos de la documentación de los procesos de negocio institucionales, los niveles de autorización y la disposición final.



5.5 Tipos de documentos que se producen o reciben en Pemex y sus EPS

En los archivos de trámite de Pemex y sus EPS, al mismo tiempo que producen o reciben documentos de archivo, también se generan documentos de comprobación administrativa y de apoyo informativo, materiales que son útiles, pero requieren de tratamientos distintos12, por lo que a continuación se describen sus definiciones, características, diferencias y vigencias en oficinas administrativas.

DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS

VIGENCIA ADMINISTRATIVA

EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE

Documento de archivo: es aquel que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad, es decir, son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.

- Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto, se trata de documentación única.

- Está estructurado en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan.

- Son o pueden ser patrimonio documental.

- Cumplida su vigencia administrativa en Archivo de trámite se transfieren al Archivo de Concentración para su conservación precautoria de acuerdo con las vigencias documentales establecidas en el CADIDO; posteriormente, previa valoración documental pasa al Archivo Histórico de la dependencia, para su conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial, testimonial o informativo para la empresa.

Todos aquellos documentos que son identificados con alguna codificación del Cuadro General de Clasificación Archivística de Pemex y sus EPS; es decir, que pertenecen a alguna serie documental, tienen vigencias y poseen valores documentales.

La establecida en el Catálogo de Disposición Documental de Pemex y sus EPS.

Documento de comprobación administrativa inmediata (DCAI): son creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y amparan la realización de un acto administrativo inmediato.

- Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.

- Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato.

- No son documentos estructurados con relación a un asunto.

- No se clasifican conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística.

- Su vigencia administrativa es inmediata y/o puede rebasar un año.

- No son transferidos al Archivo de Concentración.

- Están incluidos en un Listado General como un apartado del Catálogo de Disposición Documental de Pemex y sus EPS, indicando su vigencia con base en su utilidad en la oficina generadora.

- Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad o una vez concluida su vigencia, eliminándose mediante el procedimiento establecido por el Área Coordinadora de Archivos y bajo supervisión de la Auditoria Interna.

Vales de servicio de fotocopiado, minutarios en copias, registros de visitantes, facturas de correspondencia, tarjetas de asistencia, etcétera. Apartado 7.1 Listado General

Máximo 1 año, mínimo 6 meses.

12 Archivo General de la Nación. Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental. Fecha de actualización: 16 de abril 2012. Acuerdo: 2.3/10



DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS

VIGENCIA ADMINISTRATIVA

EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE

Documento de apoyo informativo: está constituido por ejemplares múltiples de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas.

▪ Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control.

▪ Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.

▪ Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.

▪ No se clasifican conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística ni se transfieren al Archivo de Concentración.

▪ No se consideran documentos de archivo, solo se conservan en la oficina generadora mientras tienen valor informativo como material de apoyo; terminada su utilidad se pueden reutilizan como papel reciclado y se eliminan en el área de origen.

Fotocopias de libros, revistas o documentos de otros acervos documentales. Fotocopias de material gráfico. Originales y fotocopias de Información impresa localizada en páginas de internet.

Eliminación inmediata al término de su utilidad.

Tratamiento de los tipos de documentos

Documentos de archivo. Una vez cumplida su vigencia documental en su Archivo de Trámite se envían mediante transferencia primaria al Archivo de Concentración para su conservación precautoria de acuerdo con los plazos de conservación establecidos en el CADIDO; posteriormente, una vez que el plazo de conservación de los expedientes ha prescrito en los archivos de trámite o concentración se procede a gestionar su destino final mediante la selección sistemática y previa valoración del archivo histórico con el fin de darlos de baja (tramitar el Dictamen de Baja Documental ante el AGN) por carecer de valores secundarios o transferirlos a un archivo histórico de Pemex con el objeto de determinar su conservación permanente. La gestión de baja documental de archivos se deberá realizar ante el AGN a través del Archivo de Concentración, en apego a las disposiciones aplicables y con la autorización del Coordinador de Archivos. Documentos de comprobación administrativa inmediata (DCAI). Una vez concluida su vigencia seguirán el procedimiento de eliminación mediante la elaboración de una

relación de los documentos y un acta administrativa firmada por el área generadora de los documentos, el Responsable del Archivo de Trámite y los representantes nombrados por el Área Coordinadora de Archivos y la Auditoria Interna de Pemex, conforme a las disposiciones aplicables. Cuando se trata de documentación de comprobación administrativa inmediata, el Archivo General de la Nación no emitirá dictamen, únicamente será necesario informar de esta situación, anexando copia del acta administrativa que debe contar con el nombre, cargo y firma del representante de Auditoría Interna; dichos comunicados no eximen de la responsabilidad de los servidores públicos



que custodian, conservan y resguardan dicha documentación y/o de los efectos que pudieran derivarse de esa acción conforme al marco jurídico aplicable. Documentos de apoyo informativo. Son papeles de trabajo o ejemplares de origen y características diversas cuya única utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas administrativas, se refieren a información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y se conserva en oficina. No forman parte de un expediente en los archivos de trámite. Los papeles de trabajo al igual que otros, no considerados como documentos de archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos, es decir no refieren la elaboración de inventarios, transferencias primarias o secundarias ni autorizaciones de baja por parte del AGN.

Los papeles de trabajo que se encuentren ubicados en las oficinas administrativas de los distintos centros administrativos deberán ser recolectados como “materiales para reciclar” por los servicios que presta la Gerencia de Servicios Generales, a través de su página: http://serviciosgenerales.pemex.com.

Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localiza otro tipo de

documentos de interés institucional como libros o publicaciones, se enviarán a la Biblioteca Central de Petróleos Mexicanos, previo análisis y autorización de su titular.

Las fotografías, videos o películas producidas por Pemex y sus EPS, deberán ser

sometidas a la valoración del archivo histórico de Pemex para gestionar su rescate e incorporación al acervo documental institucional en el AHP, donde se les dará un tratamiento especial.

http://serviciosgenerales.pemex.com/



5.6 Políticas para el uso y aplicación del Catálogo de disposición documental (CADIDO)

El Área Coordinadora de Archivos emitirá las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”, con el objeto de establecer disposiciones internas que permitan regular y homologar los procesos de gestión documental de acuerdo con la dimensión y dispersión de Pemex, para administrar de manera sistemática y controlada la actividad archivística en cada una de las fases de su ciclo vital del documento: trámite, concentración o histórico, en apego a la normatividad aplicable.

En estas Políticas y Procedimientos, se establecerán claramente los pasos a seguir en la identificación y valoración documental, las vigencias documentales y las transferencias de expedientes de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y al archivo histórico (transferencia secundaria); así como el destino final de cada una de las series documentales.

En tanto es emitida y autorizada la normatividad interna, con fundamento en las disposiciones aplicables establecidas por el Archivo General de la Nación, los procesos de valoración y disposición final del Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 2018, estarán regulados por las siguientes políticas:

5.6.1 Como parte del Sistema institucional de archivos de Pemex y sus EPS, todo documento generado en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos deberá:

a. Ser tratado conforme a los principios y procesos archivísticos, independientemente del soporte en que se encuentren,

b. Integrarse a expedientes con base en la lógica administrativa en la que se genera un asunto, en forma cronológica para dar la trazabilidad al trámite que se originó, evitando la creación de minutarios,

c. Los expedientes en soporte papel que por su tamaño lo requieran, deben ser integrados en tomos o legajos para facilitar su manipulación y consulta,

d. Los documentos que integran los expedientes de los archivos de trámite y de concentración deberán foliarse para evitar la pérdida o sustracción de la información.



5.6.2 Es responsabilidad de todo servidor público registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 49, fracción V de la Ley General de Responsabilidades Administrativas.

5.6.3 Los archivos de trámite deberán respetar los tiempos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental; por tal motivo se requiere la apertura de expedientes al inicio de cada año y por serie documental —salvo aquellos que justificadamente sean multianuales—, con el objeto de mantener debido control sobre las vigencias de las series documentales.

5.6.4 Los Responsables de Archivo de Trámite de cada área administrativa de Pemex y sus EPS deberán solicitar las transferencias primarias de sus expedientes al Archivo de Concentración, una vez que hayan cumplido su vigencia documental en archivo de trámite, a través del sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo. Los expedientes deberán ser entregados debidamente integrados, depurados, clasificados, foliados, rotulados e inventariados, conforme a los requisitos establecidos por el Archivo de Concentración.

5.6.5 El destino final de los documentos registrados en el Catálogo de Pemex y sus EPS estará sujeto a la valoración secundaria, Dictamen de destino final y Acta de baja documental emitida por el Archivo General de la Nación para la autorización de la baja o de la conservación de los documentos con valor histórico en el Archivo Histórico de Pemex (AHP).

5.6.6 El Archivo de Concentración y la Coordinación de Archivos serán las únicas instancias autorizadas para tramitar de manera sistemática y controlada los dictámenes de bajas documentales o de transferencias secundarias al AHP ante el Archivo General de la Nación.

5.6.7 Todos los procesos de transferencia (primarias y secundarias), así como la baja de documentos físicos o electrónicos, deberán estar debidamente documentados, observando las disposiciones aplicables en cada caso.

5.6.8 En cumplimiento de las disposiciones en materia de organización y conservación de archivos, los dictámenes, actas e inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el Archivo de concentración por



un periodo de siete años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente.

5.6.9 Los expedientes con documentación que ha sido clasificada como reservada se conservarán en el Archivo de trámite mientras conserven tal carácter. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, al plazo de conservación se adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero. Los documentos que han sido clasificados como confidenciales o reservados deberán permanecer en el expediente que le corresponde.

5.6.10 Los responsables de archivo de trámite deberán señalar en la portada y en los inventarios generales los expedientes que hayan sido objeto de una solicitud de acceso a la información, el responsable de archivo de concentración adicionará un periodo de dos años al plazo de conservación.

5.6.11 Al promover una baja documental o transferencia secundaria, el Archivo de Concentración se deberá asegurar que los plazos de conservación hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial.

5.6.12 En el caso de documentos electrónicos se llevará un plan de transferencia o eliminación de la información; de conversión, migración o cambio de formato, de conformidad con las políticas de uso y aplicación del sistema institucional automatizado de administración de archivos y gestión documental e-Archivo.

5.6.13 Los documentos digitalizados deberán estar administrados en el sistema institucional automatizado e-Archivo con la finalidad de registrar, resguardar y controlar los documentos de archivo electrónicos, vinculándolos con los de soporte papel y asegurar que los documentos digitales corresponden fielmente con el documento en soporte papel.

5.6.14 Los expedientes en soporte papel deberán ser conservados aun cuando hayan sido digitalizados conforme a las vigencias documentales establecidas en el presente instrumento, a menos que exista disposición legal, contable o administrativa que determine la eliminación o baja, la cual deberá estar señalada en el presente Catálogo.

5.6.15 La digitalización de documentos de archivo podrá tener varias finalidades de acuerdo con el ciclo vital del documento y con las necesidades de cada empresa productiva, por lo que se podrá implementar, entre otros, para la migración de información de soporte físico a digital, con la finalidad de integrar expedientes



electrónicos y optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específico, así como para la consulta de documentación semiactiva con la finalidad de tener disponibles y accesibles los documentos e información; para servir de apoyo a los programas de evaluación y calidad, y para facilitar y soportar la toma de decisiones. En este tipo de proyectos deberán considerar lo dispuesto en los numerales 26, 27 y 28 de las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único vigentes.

5.6.16 Los diferentes tipos de documentos que se producen o se reciben en Pemex y sus EPS, están descritos en el Apartado 5.5 del presente documento normativo, así como el tratamiento que se deberá dar a los mismos para su eliminación de manera controlada.

5.6.17 Los documentos que sirven para la comprobación de actos administrativos inmediatos y que no forman parte de una serie documental, son descritos en el Listado general del Apartado 7.1 del presente Catálogo y su vigencia documental en archivo de trámite no deberá exceder de un año, estos documentos se eliminarán bajo la supervisión del Responsable el Archivo de Concentración y el levantamiento de un acta administrativa firmada por el área generadora de los documentos, el Responsable del Archivo de Trámite y los representantes nombrados por el Área Coordinadora de Archivos y la Auditoria Interna de Pemex, con base en el procedimiento establecido para notificar al Archivo

General de la Nación mediante oficio, dentro de los 45 días posteriores al evento, por lo que deberán transferirse al archivo de concentración. 5.6.18 En los casos de documentación de archivo producida con anterioridad a 2015, que no se encuentre registrada en ningún Catálogo anterior al presente, es decir que no haya sido objeto de valoración alguna, se deberá garantizar la aplicación de este proceso técnico archivístico. El responsable de archivo de trámite o de concentración que custodie este tipo de documentación deberá identificar el contenido y carácter de la información y solicitar a la Subgerencia de Archivística y Gestión Documental la valoración documental para determinar en conjunto su destino final de conformidad con la normatividad aplicable a los trámites o asuntos de que dan testimonio los documentos, la frecuencia de uso y utilidad institucional de los documentos, y el orden en que fueron producidos los documentos, respetando la secuencia de la atención del trámite o asunto del que deriven.

5.6.19 La actualización del Catálogo de disposición documental deberá estar alineada a los cambios en los procesos de negocio institucionales, modificaciones en objetivos y/o directrices estratégicas del negocio y; en su caso, en la reconsideración de la identificación



y valoración documental debidamente fundada y motivada. De esta manera se mantendrá el ciclo de mejora continua del instrumento de control.

5.6.20 Los responsables de archivo de trámite de cada área de Pemex y sus EPS, trabajarán en conjunto con la Coordinación de Archivos para actualizar el Catálogo de Disposición Documental, el cual será revisado durante el mes de noviembre para analizar si al inicio de cada año siguiente se actualiza o se conserva como vigente; con el objeto de cumplir con las obligaciones en materia de transparencia y archivos.

5.6.21 Los responsables de los archivos de trámite de Pemex y sus EPS a través del titular de cada área, deberán informar a la Coordinación de archivos mediante oficio durante el mes de noviembre de cada año, si alguna serie requiere ser revalorada y en su caso modificar sus datos de prevaloración, vigencias y destino final.

5.6.22 Los valores y vigencias documentales, así como la disposición final se asignarán en apego a la normatividad aplicable a cada una de las series documentales, en caso de no existir algún ordenamiento legal, se tomará el criterio del área generadora a través de la identificación de las características específicas (contenido/uso) de los documentos. En cualquiera de los dos casos se deberá documentar la justificación (legal y/o administrativa) en la Ficha técnica de valoración documental correspondiente.

5.6.23 El Área Coordinadora de Archivos deberá integrar la información remitida por los Titulares de las áreas productoras de la documentación y actualizar en febrero de cada año el presente CADIDO para solicitar su validación y registro ante el Archivo General de la Nación.



6. Formato e instructivo de uso del CADIDO

El Catálogo de Disposición Documental aplica en todas las áreas de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, con la finalidad de regular las series documentales que correspondan a sus funciones comunes o sustantivas.

El formato del CADIDO está diseñado con base en la estructura establecida por el Archivo General de la Nación y contiene los elementos necesarios para describir los datos de valoración y disposición documental para facilitar su aplicación.

Formato

Elementos

1 Fondo Registrar la clave y el nombre del fondo documental conforme al CGCA. La clave está integrada por 6 caracteres alfabéticos compuestos por la nomenclatura que los identifica.

2 Sección Registrar la clave y el nombre de la sección documental conforme al CGCA. La clave está compuesta por 2 caracteres numéricos y la letra S: Sustantiva o C: Común, según el caso.

3 Código Clasificador con el que se identifican las categorías del agrupamiento documental, es decir las secciones y series que conforman el CGCA. El código de clasificación consta de un total de 5 caracteres alfanuméricos, 3 corresponden a la clave de la Sección y 2 a la serie documental.

4 Niveles Anotar el nivel y nombre de la serie documental

Las series documentales son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a una empresa productiva.



Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conform

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