Aprenda cómoDynamics NAV 2009le ayuda a:

Efi ciencia > página 4

Cumplimientos > página 8

Retos Internacionales > página 10

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COLUMBUS IT magazineFoco en Dynamics NAV 2009

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Dynamics NAV módulos

Pedidos Producción

Producción Lista de Materiales

Programación Producción

Gestión de Versiones

Fabricación Ágil

Planifi cación Suministro

Previsión Demanda

Centros Máquina

Carga Finita

Fabricación

Recursos

Gestión capacidad

Costes Múltiples

Tareas

Gestión Proyectos

Recepciones

Facturación ventas

Gestión de Pedidos de venta

Descuentos Factura Venta

Descuentos Línea Venta

Precio Líneas Venta

Impuestos de Ventas

Pagos

Facturación Compras

Gestión Pedidos Compra

Descuentos Factura Compra

Descuentos Línea Compra

Precios Línea Compra

Vendedores / Compradores

Inventario

Listas de Materiales

Múltiples Ubicaciones

Direcciones de envío alternativas

Agentes de Envío

Proveedores Alternativos

Referencias Cruzadas

Cargos Artículo

Informes de Análisis

Presupuestos

Cumplimiento de Pedidos

Gestión de Devoluciones Venta

Envíos Directos

Referencias

Traspasos Ubicaciones

Substituciones artículos

Artículos sin stock

Seguimiento de Artículos

Recuentos cíclicos

Ubicaciones

Hoja de trabajo coste estándar

Recogidas

Recepciones de Almacén

Pick

Envíos de Almacén

Sistemas de gestión de almacén

Picking interno y recogidas

Confi guración Ubicación

Planifi cación Demanda Base

Planifi cación Demanda

Colaborativa

Cadena Suministro

Recursos Humanos Base

GestiónRecursos Humanos

Contabilidad

XBRL Básico

Log de Cambios

Activos Fijos

Períodos Contables

Asignaciones

Presupuestos

Consolidación

Gestión de cuentas bancarias

Conciliación Bancaria

Cheques

Registros Inter-company

Asignaciones Activos Fijos

Reclasifi cación Activos Fijos

Centros de Responsabilidad

Seguros

Mantenimientos

Múltiples divisas

Gestión Financiera

Gestión Campañas

Clasifi cación Contactos

Gestión Contactos

Búsqueda Contactos

Interacción / Gestión de

Documentos

Cola trabajos

Mail logging para Microsoft

Exchange

Gestión de Oportunidades

Integración con Cliente Outlook

Planifi cación y expediciones

Gestión de Contratos de Servicio

Gestión de Casos de Servicio

Gestión de Pedidos de Servicio

Gestión de Tarifas de Servicio

Gestión Tareas

Ventas, Marketing y Gestión Servicio

Funcionalidad de Análisis de

Negocio Base

Análisis de Negocio Avanzado

Business Intelligencey Reporting

Dynamics NAV 2009En este magazine nos enfocamos en la solución ERP Microsoft Dynamics NAV 2009, la cual salió al mercado en Noviembre de 2008.

Los tres artículos principales en este número le darán una visión general muy amplia de algunos de los aspectos más importantes de la nueva Dynamics NAV 2009.

Efi cienciaUna mejora en la efi ciencia implica que los usuarios no pierden tiempo innecesario en encontrar datos o buscar funciones. Dynamics NAV 2009 incorpora un enfoque por roles, el cual revolucionará el uso del sistema ERP. Según un estudio se produce un 22% de mejora en el rendimiento de los trabajadores que usan la solución. > página 4

CumplimientoLos requerimientos de las compañías en cuanto a cumplimiento de leyes, regulaciones y estándares crecen constantemente. Veremos cómo Dynamics NAV 2009 puede contribuir a reducir esta carga, por ejemplo cómo los estándares como Sarbanes-Oxley Act y Basel II son cubiertos.> página 8

Organizaciones internacionalesLas compañías internacionales o compañías que tienen diferentes sedes tienen un reto especial a la hora de incorporar una solución de negocio: Una solución difícilmente encaja con las necesidades de todas las sedes. En este artículo investigaremos cómo podemos gestionar este tema con Dynamics NAV 2009 sin necesidad de comprometer las necesidades individuales de las sedes.> página 10

Si quiere más información acerca de Microsoft Dynamics NAV, por favor visite nuestra página web: www.columbusit.es/navmag

¡Disfrute la lectura!

Atentamente,Columbus IT

Tema del magazine

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Efi cienciaMicrosoft Dynamics NAV ha desarrollado un gran reto en los últimos 20 años; de ser un sistema orientado a fi nanzas a ser un sistema empresarial completo. Con 1.25 millones de usuarios en todo el mundo y 42 versiones específi cas de país, Dynamics NAV está mucho más extendido que antes.

En Noviembre de 2008, Microsoft lanzó la última versión y con ello, las posibilidades de mejora y efi ciencia han aumentado.

A medida que Dynamics NAV cubre gradualmente más áreas, la efi ciencia se convierte en más importante. Cuanto más tiempo emplean los usuarios en Dynamics NAV, más importante es para ellos que emplee con efi ciencia su tiempo – lo cual es un gran reto hoy en día.

Un estudio mostró recientemente que una semana laboral empieza a ser efi ciente a partir del Martes a la 1 p.m. Empleamos en la actualidad el 30% de nuestro tiempo buscando datos e información. Es más, sólo utilizamos el 40-60% de la funcionalidad de nuestros sistemas informáticos.

La revolución de los roles a medidaUno de los cambios más signifi cativos de Microsoft Dynamics NAV 2009 es el interfaz de usuario basado en roles, el cual representa una innovación radical en la manera de utilizar el sistema. El objetivo es dar a los usuarios la información y herramientas necesarias para sus roles - y dónde los necesiten - con el objetivo de mejorar su efi ciencia.

El nuevo cliente basado en roles guía al usuario a través de las mejores prácticas en cómo las tareas se resuelven escondiendo el 90% de las funciones en Dynamics NAV de manera que usuario se puede concentrar en el 10% que es relevante para su trabajo.

Englobar las funciones que el usuario utiliza más, ayuda a aumentar su efi ciencia considerablemente – al mismo tiempo.

El Centro de Rol más detalladoEl centro de rol es un portal personal dentro de Dynamics NAV 2009, proporciona al usuario acceso a las áreas seleccionadas de Dynamics NAV basándose en la función, derechos y confi guraciones personales de cada usuario.

El centro de rol muestra datos específi cos, informes, notifi caciones, documentos, resultados clave y tareas, según el rol del usuario en la organización. De esta manera, los procesos de negocio están más integrados con las tareas diarias de los empleados. La solución asegura que los empleados recuerdan cada paso en los

Con un enfoque innovador basado en roles, los usuarios pueden optimizar sus tareas diarias hasta un 22%.

Ejemplos de Centros de Rol

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procesos según su rol individual.

La usabilidad promociona la efi cienciaEl centro de rol no es sólo un nuevo aspecto. En toda la aplicación, los usuarios tienen la posibilidad de optimizar su trabajo diario, por ejemplo confi gurando accesos directos en el menú superior de la pantalla, también familiar en Offi ce 2007 en cuanto apariencia y funcionalidad. La familiaridad y los métodos de trabajo comunes en la paleta de Microsoft aumentan la efi ciencia.

Microsoft también ha escuchado los requerimientos de los usuarios de Dynamics NAV y se han realizado algunas mejoras para facilitar el trabajo diario de los usuarios.

Las pestañas permiten ver la información más importante en una página. Cuando están cerradas la información más importante se sigue mostrando.

BI para todosOtra parte esencial del centro de roles es la manera de pensar personalizada proporcionando la información que los usuarios necesitan para tomar decisiones competentes. BI no es sólo para managers y analistas. Cada persona en la organización debe tener acceso a los informes y análisis que son relevantes para sus roles.

Por lo tanto, el self-service de Business Intelligence (BI) es una parte esencial de los nuevos centros de rol. Los elementos

de informe gráfi cos pueden ser insertados en los centros de rol de manera que el empleado recibe proactivamente informes que son relevantes para su rol en cuestión. Si el empleado desea indagar más en los resultados, sólo necesitará hacer un clic en el gráfi co.

Dynamics NAV utiliza tecnología de SQL Server, SharePoint y PerformancePoint services, y juntos son una herramienta fuerte y fl exible creada para Business Intelligence y reporting.

Resultados concretosEn el estándar, Dynamics NAV 2009 contiene 21 centros de rol que pueden ser ajustados por el usuario individual y por el cliente clásico. Los estudios de Microsoft muestran una mejora del 22 por ciento en la capacidad del usuario ejecutar sus tareas diarias en comparación con la

versión cliente básica.

En 10 de las 12 tareas diarias del estudio, el cliente basado en roles era mucho más efi ciente en relación con la versión cliente clásica. Y el grado de satisfacción expresado por los usuarios fue de 69 puntos con el cliente clásico y 93 puntos con la versión basada en roles.

En un estudio similar de tareas periódicas más complejas, las tareas periódicas muestran una mejora de 14 puntos de porcentaje en la capacidad para ejecutar tareas y la satisfacción aumentó de 67 puntos con el cliente clásico a 80 puntos con el cliente basado en roles.

Más informaciónVisite www.columbusit.es/navmag

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La familiaridad y métodos comunes de trabajo aumentan la efi ciencia.

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Cada rol,sus necesidades

El día empiezacon una reunión

En el trabajocon Mary, Director Financiera

El día de Mary empieza con una reunión

con gerencia para hablar de los resultados

del mes pasado. Mary abre una vista de

ventas desde el centro de rol, hace un

despliegue de los resultados y exporta los

datos a una hoja de cálculo Excel.

Una llamada del auditor

Mary responde a una pregunta del

auditor sobre unas transacciones de

varios departamentos para poder

realizar la auditoría. Mary encuentra los

departamentos y utiliza el rastreo de

auditoría para crear un informe con las

transacciones. 6

Mis datos: Gráfi cos y estadísticas que me proporcionan la vista necesaria para tomar decisiones bien informadas.

Mi comunicación: Outlook está incluído en el centro de rol, y me proporciona una visión general de los mails, citas y tareas sin salir de Dynamics NAV.

Mis accesos directos: la pantalla de navegación me muestra las funciones y vistas en Dynamics NAV que más utilizo.

Mis listas: Aquí, puedo encontrar los listados de datos que utilizo más frecuentemente en mi trabajo y así puedo encontrar rápidamente lo que necesito.

Mis actividades: Las pilas de papeles que me proporcionan una visión general y acceso directo a las tareas pendientes en las que debo trabajar.

Mi día con mi centro de rol

Mis notifi caciones: Mensajes acerca de eventos y notifi caciones que me permiten actuar proactivamente.

Monitorizacióndel estado

Entre reuniones, Mary comprueba

su centro de rol y ve que uno de sus

resultados clave ”Deudor, vencido 30+

días” está en rojo y excede la norma.

Coordina una reunión para hablar con el

jefe contable sobre el asunto.

Una últimatarea

En el centro de rol, Mary ve una

notifi cación de que debe aprobar una

orden de compra que está por encima de

la cantidad aprobada. Desde su centro de

rol, abre la orden de compra, la comprueba

y la aprueba.

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3

Reunión de Seguimiento con el Director

En el trabajocon John, Director Comercial

John se prepara para tener una reunión

con el CEO sobre los resultados de ventas

de este mes. Directamente en su centro

de rol ve un gráfi co con los resultados

distribuidos por grupos de productos.

Despliega los resultados y los exporta a

una hoja Excel.

Una pregunta desde producción

John responde a una duda del director de

producción, que solicita una explicación

sobre algunas previsiones de ventas, de

la cual él personalmente puede realizar

el seguimiento de su desarrollo desde su

propio centro de rol. John mira el mismo

gráfi co y indaga más en los resultados.

En un clima económico en constante cambio, las exigencias de las compañías aumentan.

Es necesario cumplir con los estándares comunes en más y más áreas. Leyes e iniciativas como Sarbanes-Oxley Act y Basel II así como un foco mayor en cumplir con las legislaciones existentes han creado nuevos retos que las compañías deben tener presentes.

Incluso si una compañía no está directamente sujeta a los estándares y regulaciones, puede que tenga requerimientos de partners para

cumplirlos.

Los costes para cumplir con esos estándares pueden ser un gran reto para las pymes. Los estándares pueden ser una oportunidad de negocio real para cualquier compañía ya que contribuyen a proporcionar un mejor control sobre los procesos de negocio de la compañía y gestión del cliente.

Información AccesibleLas compañías trabajan para cumplir con los estándares y son soportados por Dynamics NAV 2009 a medida que el sistema asegura que la información

es válida y con procesos de trabajo e información transparente.

Dynamics NAV proporciona información fi nanciera de toda la organización. Todos los informes y análisis de Dynamics NAV se basan en los mismos datos.

Esto hace posible que los empleados encuentren fácilmente detalles, desde la planifi cación de la producción hasta el estado del stock y pedidos de venta - en una misma base de datos segura. La estructura basada en roles única en Dynamics NAV 2009 contribuye a

Cumplimiento

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Los costes por cumplir con los estándares puede ser un reto para las pequeñas y medianas empresas, pero seguir los estándares puede ser también una oportunidad de negocio real.

Reacciónrápida

Por la tarde, John comprueba su centro de

rol y ve que los resultados de “valor ratio

del pipeline” está en rojo para uno de

los consultores de ventas. Organiza una

reunión con el consultor para hablar sobre

lo que ha sucedido y cómo el consultor

puede conseguir más leads en el pipeline.

Una simple tareaadministrativa

En el centro de rol John ve una notifi cación

de que debe responder al recibo de gastos

de un consultor que ha excedido el límite.

John abre el recibo directamente desde el

centro de rol, comprueba los detalles y los

aprueba electrónicamente.

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asegurar un alto nivel de precisión, ya que la seguridad de los roles previene la información incorrecta y redundante.

Seguir los DatosEl objetivo clave cuando hay un gran número de estandarizaciones, es la capacidad para realizar el seguimiento de los datos a través de los procesos contables hasta los documentos originales.

Dynamics NAV 2009 proporciona una amplia funcionalidad de navegación, la cual permite rastrear con facilidad los datos a través de todo el sistema.

Dynamics NAV 2009 también hace posible ver con precisión cómo, cuándo y quién ha editado o creado datos en las diferentes cuentas.

Informes EfectivosDynamics NAV 2009 contiene un gran número de funciones de Business Intelligence que pueden ser utilizadas para crear informes más detallados como los requeridos por ejemplo, por el banco o los estándares de Basel II.

Dynamics NAV 2009 también contiene más de 300 informes estándar y así, Dynamics NAV 2009 contribuye a hacer que el cumplimiento de los estándares sea una oportunidad directa de negocio en vez de un gasto innecesario.

Más informaciónVisite www.columbusit.es/navmag

Acerca de los estándares

El acta Sarbanes-Oxley es una ley

americana aprobada en el 2002, para

responder a un gran número de escándalos

fi nancieros en el sector privado. El

acta Sarbanes-Oxley establece los

estándares para todas las compañías que

proporcionan servicios públicos y cuya

intención es mejorar la auditoría estándar

y mantener la responsabilidad de aquellas

personas que informan la contabilidad y la

información fi nanciera.

Otro estándar es Basel II, el cual establece

un número de estandarizaciones

internacionales para el portafolio del

capital mínimo de los bancos, procesos

de auditoría y disciplina del mercado.

Esto conlleva una gran demanda en las

compañías que desean pedir prestado

dinero en esos bancos.

Es necesario cumplir con los estándares comunes en más y más áreas.

Las compañías que son internacionales o que tienen más de una sede tienen un reto especial cuando incorporan una solución de negocio: obtener una solución de negocio que cubra las diferentes necesidades de cada sede.

Habitualmente, las diversas sedes en la organización no tienen el mismo grado de complejidad.

La sede central normalmente tiene unos requerimientos muy especiales y las sedes más pequeñas normalmente no tienen recursos para incorporar y mantener el sistema central de la empresa.

Estructura Multi-SitioLa solución a este reto es dejar que la sede central utilice su propia solución corporativa y las otras sedes una solución menos compleja.

Esto requiere que las soluciones implicadas sean idóneas para el intercambio de datos entre varias estructuras. Aquí es dónde Dynamics NAV encaja, ya que es la solución perfecta para todas las sedes.

Dynamics NAV en subsidiariasEn la práctica, el procedimiento es preparar una versión común para Dynamics NAV, la cual contendrá todas las funciones generales para todas las sedes. Además

podrá añadir las soluciones verticales o las funciones específi cas para su sector y que sean importantes para cada sede.

Dynamics NAV asegura el intercambio de datos con la solución de negocio de la sede central tanto si es una solución ERP Dynamics NAV, Dynamics AX u otra solución empresarial.

VentajasEste acceso a Dynamics NAV de las sedes, se integra con la solución de la sede central, y proporciona las siguientes ventajas:

Cubrir las necesidades locales Cada sede individual obtiene una solución que encaja con sus necesidades porque Dynamics NAV está diseñada para pequeña y mediana empresa y cubre toda la legislación local y procesos de negocio.

Consolidación fi nanciera efectiva Dynamics NAV mejora los procesos para la consolidación fi nanciera de las

subsidiarias a la empresa central. Dynamics NAV puede transferir datos entre varias estructuras de cuentas, gestionar el recálculo entre divisas y crear informes fi nancieros entre diferentes software y tecnologías.

Visión interna y Business Intelligence La visión interna del negocio se mejora gracias a las herramientas de análisis en Dynamics NAV. Podrá crear cubos OLAP basados en los datos del sistema y el empleado no necesitará soporte avanzado en TI.

Los empleados de fi nanzas pueden ver los informes con herramientas familiares como SharePoint y Excel. También podrá confi gurar notifi caciones que se lancen cuando una situación crítica aparezca en una sede y así la sede central puede reaccionar proactivamente a la situación actual en las subsidiarias.

OrganizacionesInternacionales

El reto es obtener una sola solución que cubra las diferentes necesidades de las

sedes.

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Integración sencillaDynamics NAV gestiona la integración

de datos entre la sede central, las soluciones de TI y las sedes con Dynamics NAV. Esto tiene lugar gracias a los estándares familiares: XML documentos, el servicio Web estándar y la integración del software, Microsoft BizTalk.

Cadena de Suministro efectivaLas transacciones entre las compañías

son más sencillas de gestionar. Las

funciones de intercompañía en Dynamics NAV le ayudan a crear todos los documentos de ventas y compras necesarios así como las entradas fi nancieras - a través de todas las compañías. Las transacciones entre compañías se procesan como ventas y compras comunes; no hay necesidad de dobles entradas y no hay necesidad de enviar, recibir o imprimir documentos.

El resultadoLas sedes centrales y subsidiarias tienen diferentes necesidades de negocio y

deberían por lo tanto tener diferentes soluciones de negocio. Una misma medida puede no encajar igual para todos.

Dynamics NAV le asegura el cumplimiento de las necesidades informáticas de cada sede e intercambia de manera efectiva los datos de los procedimientos fi nancieros y de la cadena de suministro entre sedes.

Más informaciónVisite www.columbusit.es/navmag

Dynamics NAV integra a la compañía central con el sistema TI, mientras cubre las necesidades de cada subsidiaria según el tipo de negocio o tamaño de la sede.

SedeDynamics NAV

SedeDynamics NAV

SedeDynamics NAV

Sede Central AX, NAV u otra solución empresarial

Un único enfoque no encaja a todos

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