4.1.- CATALOGO DE CUENTAS: Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo mas práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario. 4.1.1.- CONCEPTO, CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA: CONCEPTO Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas". Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo. La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control. CARACTERISTICAS El catalogo de cuentas debe ser claro y preciso, pero primordialmente debe de tener un orden en su clasificación, es decir, que las cuentas que se manejen deben de clasificarse de manera ordenada y precisa, asignándoles números ordenados para facilitar su manejo y control. Cuando el catalogo cuenta con el debido orden es mas fácil su comprensión, ya sea que la persona que lo utilice pertenezca a la empresa o esta persona sea ajena a la misma, pues será fácil su manejo y lograran comprender claramente el contenido del catalogo. Este catalogo debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. 

IMPORTANCIA El tener elaborado un catalogo de cuentas es importante ya que nos facilita le elaboración de estados financieros, estructura analíticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio, agrupa operaciones homogéneas y facilitar su contabilización, en caso de auditoria aligera al auditor su labor, contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad, facilita y satisface la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. 4.1.2.- ELABORACION DEL CATALOGO DE CUENTAS: La elaboración del catalogo de cuentas puede ser: Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros. Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10

conceptos como máximo, y así sucesivamente. Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros. Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores. En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma: Balance: 1.1. Activo 2.2. Pasivo 3. 3. Capital Estado de Pérdidas y Ganancias: 4. 4. Productos 5.5. Costos 6. 6. Gastos de operación 7. 7. Otros gastos y productos 8.8. …… 9. 9. Cuentas de Orden 0. 0. Cuentas "puente". Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente. Vienen después las sub clasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría: 1.1. Activo 1.0 1. 0 Circulante 11 1.1 Fijo 1.2 1. 2 Diferido Y a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue: 1. Activo 10. Circulante 100 Caja y Bancos 101 Cuentas por cobrar 102 Inventarios Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una sub clasificación máxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir más de diez cuentas en un grupo, es decir, más de diez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberá ampliar la clasificación haciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma: 1. Activo 10. Circulante 100. Caja y Bancos 1000 Caja General 1001 Caja chica 1002 Banco x 1003 Etc. 

De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de las cuentas constarán de cinco o más cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas. Para fines prácticos, en la mayoría de las empresas comerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el entendido de que no existe un catálogo de cuentas universal, cada empresa deberá elaborar el propio en base a sus necesidades y características particulares. 4.2.- SISTEMA DE POLIZAS: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. las pólizas es una evolución de los métodos de registromanual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo: a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa. b. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades. c. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros. Rayado de la poliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes: 1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate. 2. El nombre de la póliza. 3. El numero de la misma. 4. Columna para la fecha de operación. 5. Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento. 6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos. 7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes: A. La persona que la hizo, B. La persona que la reviso, y C. La que autorizo. REGISTRO DE POLIZAS: Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberan anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de

valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro. La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada. Con respecto al numero de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo. 

4.3.- REGISTROS ELECTRONICOS: Es un mecanismo electrónico por medio del cual el contribuyente lleva un registro del tipo, monto y fecha de sus operaciones para poder comprobar sus ingresos o egresos asi como también lleva un inventario de sus activos y pasivos. Cuando se utiliza un sistema electrónico el catálogo de cuentas es indispensable, ya que es el único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deberá ingresar primeramente el número de cuenta que según el catálogo adoptado le corresponda