Catalina Noreña (1)

7/17/2019 Catalina Norea (1)

1/87

1

EVALUACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS FLUJOS DE COMUNICACININTERNOS DE LA EMPRESA FLOTA OCCIDENTAL S.A.

CATALINA NOREA PUERTA

UNIVERSIDAD CATLICA DE PEREIRAFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS, SOCIALES Y DE LA EDUCACIN

PROGRAMA DE COMUNICACIN SOCIAL - PERIODISMOPRCTICAS ACADMICAS

PEREIRA2012


2/87

2


CATALINA NOREA PUERTA

INFORME DE PRCTICA ACADMICA

TUTORORLANDO RODRGUEZ

Comunicador Social - Periodista

UNIVERSIDAD CATLICA DE PEREIRAFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS, SOCIALES Y DE LA EDUCACIN

PROGRAMA DE COMUNICACIN SOCIAL - PERIODISMOPRCTICAS ACADMICAS

PEREIRA2012


3/87

3

AGRADECIMIENTOS

Nada ser suficiente para demostrar a mis padres lo agradecida que estoy con

ellos, por apoyarme desde el inicio hasta el final de cada etapa de mi vida, poraconsejarme, explicarme e incluso acompaarme das y noches para que lascosas me fueran ms fcil. A ellos debo todo y a ellos principalmente dedico mistriunfos en la vida.

Agradezco a Orlando Rodrguez, tutor de prctica, por ensearme y guiarme enlos momentos difciles de mi tiempo en las prcticas y a Flota Occidental porabrirme sus puertas como si furamos una familia desde el inicio.


4/87

4

TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN O SITIO DE PRCTICA ............... 10

1.1. Anlisis del microambiente............................................................................. 10

1.1.1. Resea histrica. ............................................................................... 10

1.1.2. Misin ................................................................................................ 10

1.1.3. Visin ................................................................................................. 11

1.1.4. Poltica de calidad. ............................................................................. 111.1.5. Valores corporativos. ......................................................................... 11

1.1.6. Servicios que presta. ......................................................................... 11

1.1.7. Nmero de empleados. ..................................................................... 11

1.1.8.Estructura organizacional ..................................................................... 12

1.1.9 rea a la que pertenece la prctica en comunicaciones. ....................... 12

1.2 Anlisis del macroambiente ............................................................................. 13

1.2.1 Anlisis econmico y poltico. ................................................................ 14

1.2.2 Anlisis sociocultural. ............................................................................. 17

2. PAPEL DEL COMUNICADOR .......................................................................... 19

3. DIAGNSTICO DEL REA DE INTERVENCIN O IDENTIFICACIN DE LASNECESIDADES ..................................................................................................... 20

3.1 Matriz DOFA Esttica. ..................................................................................... 20

3.2 Matriz D.O.F.A dinmica. ................................................................................ 26

4. EJE DE INTERVENCIN .................................................................................. 28

5. JUSTIFICACIN DEL EJE DE INTERVENCIN .............................................. 29

6. OBJETIVOS ...................................................................................................... 30

6.1 Objetivo general .............................................................................................. 30

6.2 Objetivos especficos ...................................................................................... 30

7. MARCO TERICO ............................................................................................ 31


5/87

5

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS .......................................... 37

9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS .......................................... 39

9.1 Metodologa para el desarrollo del eje de intervencin ................................... 39

9.2 Desarrollo del eje de intervencin ................................................................... 399.2.1. Tabulacin, resultados encuesta realizada para elaborarmapa de flujos. ............................................................................................... 41

9.3 Plan estratgico y operativo de comunicacin. ............................................... 62

9.3.1 Ilustracin 7. Cronograma ...................................................................... 67

9.3.2 Ilustracin 8. Presupuesto ..................................................................... 68


6/87

6

TABLA DE APNDICES.

Apndice A. Encuesta a Jefes de proceso ............................................................ 75

Apndice B.Encuesta a colaboradores de la empresa, oficina principal,encomiendas y agencias ....................................................................................... 79

Apndice C: Actualizacin quincenal de las carteleras, Pereira, RodamiendoPereira, Medelln y Armenia. ................................................................................. 81

Apndice D: Boletines mensuales para Afiliados ................................................... 82

Apndice E: Boletines para Conductores .............................................................. 83

ApndiceF

: Segunda edicin revista institucional, Flota Occidental en movimiento............................................................................................................................... 84

Apndice G: Continuacin y finalizacin de pgina web. ....................................... 85

Apndice H: Buen uso del Auditorio (acompaado de una cua radial) ................ 86

Apndice I: Tarjetas de presentacin a agencias ................................................. 86

Apndice J: Propuesta de fondo de pantalla, actualizacin semanal. ................. 87


7/87

7

Sntesis

Este trabajo recoge el inicio de una etapa de comunicacin organizacional dentrode la empresa Flota Occidental S.A, su evaluacin, continuacin y actualizacin,

fomentando el buen uso de los flujos de comunicacin y el sentido de pertenencia.

Summary

This document covers de beginning of a period of organizational communicationinside of the company Flota Occidental S.A, its evaluation, continuance andupdating, promoting the proper use of communication flows and sense ofbelonging.

Palabras clave:

Comunicacin, organizacional, continuacin, flujos, sentido de pertenencia,actualizar, fomentar.

Key words:

Communication, organizational, continuance, flows, sense of belonging, updating,promoting.


8/87

8



9/87

9

INTRODUCCIN

El principal inters de este trabajo es evidenciar el seguimiento realizado a losflujos de comunicacin que se empezaron a implementar en la empresa FlotaOccidental S.A desde los primeros meses del ao 2012. Contando con undiagnstico inicial en el que se muestra un cuadro DOFA y mapa de flujos, secontina el proceso, haciendo una encuesta de seguimiento a estos medios consus respectivas conclusiones y propuestas de refuerzo.

El trabajo aunque buscaba traer nuevas respuestas y propuestas para la empresa,tuvo como prioridad darle continuidad a los medios establecidos para la mejora deflujos, se decidi esto porque resultaba pertinente darle un desarrollo a estos yaque llevaban poco tiempo de ser implementados y terminarlos sera prdida tantopara la empresa como para el trabajo de prctica.

Este documento permitir identificar cmo evolucionan los medios que se hanutilizado en la empresa, cules han sido sus cambios ms evidentes y culesdeben ser modificados o reforzados con nuevas actividades, haciendo de esteejercicio una evolucin constante


10/87

10

1. PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN O SITIO DE PRCTICA

1.1. Anlisis del microambiente.

Nombre de la empresa: Flota Occidental S.A.

1.1.1. Resea histrica.

La empresa fue fundada en 1957, en la ciudad de Pereira, capital deldepartamento de Risaralda, zona cafetera de Colombia.

Ha tenido varias reformas estatutarias donde ha cambiado la composicin de sussocios y su razn social, siendo la ltima y vigente: FLOTA OCCIDENTAL S.A.

comercialmente se conoce como Flota Occidental, una empresa de origen familiar,dedicada al servicio de transporte terrestre de pasajeros que cubre rutas talescomo Risaralda, Caldas, Quindo, Antioquia, Choc y Norte de Valle; mediante losdiversos servicios, Corriente, Platino, Emperador, Sper Emperador y en procesode lanzamiento de un nuevo servicio, los cuales pertenecen en su mayora aparticulares que los afilian a la empresa y firman un contrato de vinculacin. Eldomicilio principal de Flota Occidental es en la ciudad de Pereira (Risaralda) ytiene agencias en 38 puntos geogrficos, dentro de los que podemos destacar,Medelln, Armenia, Manizales, Quibd, Riosucio, Anserma, istmina, Chinchin y LaVirginia. Su lema Mejor para Viajar implica una diferenciacin clara de sus

servicios frente la competencia.

Con la resolucin No. 0096 del 18 de septiembre de 2001, el Ministerio deTransporte habilita legalmente a Flota Occidental por tiempo indefinido para operaren el territorio nacional, gracias a que ha satisfecho los requisitos exigidos por elestatuto de transporte y sus decretos reglamentarios.

Certificada con la norma de calidad Icontec ISO 9001 desde el ao 2005 hasta lafecha sigue cumpliendo con los parmetros de calidad exigidos.

1.1.2. MisinOfrecemos servicios de transporte de pasajeros por carretera y actividadesconexas con personal competente y altos estndares tecnolgicos, siendoreconocidos como Mejor para viajar y Mejor para enviar


11/87

11

1.1.3. Visin

En 2017 seremos una organizacin lder en transporte pblico de pasajeros queparticipa en negocios conexos, de excelencia en servicios, financieramenterentable y socialmente responsable.

1.1.4. Poltica de calidad.

Prestar servicios de transporte de pasajeros por carretera con altos estndares decalidad, comodidad, seguridad y oportunidad, para satisfacer las necesidades yexpectativas de todas las partes interesadas.

1.1.5. Valores corporativos.

Responsabilidad: cumplimos los compromisos con nuestros clientes internos yexternos, somos responsables de nuestros actos. Realizamos las tareas dentro delos plazos establecidos y con los niveles de calidad acordados.

Calidad: somos Mejor para viajar gracias al excelente servicio, a la mejoracontinua y a la competencia de nuestra gente.

Respeto: nos preocupamos por el respeto al cliente, a nuestra gente, a lasociedad, a las leyes y al medio ambiente.

Compromiso: el compromiso es con nuestra misin, por eso estimulamos laparticipacin, fomentamos un ambiente creativo y cordial, nos sentimos orgullososde pertenecer a Flota Occidental.

1.1.6. Servicios que presta.

La empresa Flota Occidental ofrece los servicios de transporte terrestre depasajeros, encomiendas y mensajera especializada, adems, tiene un nuevoservicio de giros nacionales en convenio con RedServi.

1.1.7. Nmero de empleados.

La empresa cuenta con 451 colaboradores separados en 2 sectores.

Administrativos.

Operativos.


12/87

12

1.1.8.Estructura organizacional

Fuente: Flota Occidental S.A

1.1.9 rea a la que pertenece la prctica en comunicaciones.Flota Occidental en el ao 2012 abre las puertas a los practicantes deComunicacin Social Periodismo al reconocer su necesidad de mejorar elmovimiento de flujos comunicacionales de manera interna. Es por esto, quecomunicaciones no cuenta todava como un rea especfica de ubicacin. De estamanera, se explica como un proceso que puede alimentar a las dems reas de la


13/87

13

empresa ayudndolos con la comunicacin interna, externa, elaboracin yejecucin de nuevas propuestas. Mientras el rea se estructura en debida forma,la empresa determin que la prctica de comunicaciones depende del AsesorFinanciero.

1.2 Anlisis del macroambiente

La ciudad de Pereira, se encuentra ubicada en el conocido tringulo de oro deColombia, situacin que ha merecido una posicin estratgica en trminoseconmicos y sociales, igualmente apalancado su desarrollo histrico en el sectorcafetero como estandarte del crecimiento econmico y social.

Segn proyecciones de poblacin del DANE para el ao 2011, se estima que enel Municipio de Pereira residen 459.690 habitantes de los cuales el 84% seconcentran en el rea urbana, adems residen en Pereira cerca del 49.40% de lapoblacin del Departamento de Risaralda y el 1% con respecto a los 46.043.696habitantes del pas, experimentando el Municipio un incremento poblacional del10.62% entre el censo de 1993 y 2.005, mostrndose con una dinmica crecientede poblacin asociado con su posicin estratgica dentro del occidenteColombiano.

Se encuentra el Municipio conformado por 19 comunas en la zona urbana y 12corregimientos en el rea rural, existiendo importantes niveles de concentracin depoblacin el sector sur occidental conocido popularmente como la Ciudadela

Cuba, lugar donde reside aproximadamente el 30% de la poblacin.Alcalda de Pereira, 2011

Flota Occidental transporta en toda Risaralda, exceptuando Marsella y ademstiene presencia en los departamentos de Antioquia, Caldas, Quindo, Norte delValle y Choc, la cual la hace una empresa prestadora de servicios extensa perovulnerable a diferentes climas y contextos sociales en los que debe adaptarse dela mejor manera. La forma en que la empresa podra verse afectada positiva onegativamente de manera econmica, social, poltico e incluso tecnolgicamente,corresponde al sector transportador terrestre el cual empieza a reconocer ciertas

amenazas como su competencia, sistemas de transporte masivo o vuelos aprecios econmicos, pero tambin cuenta con la ventaja del reconocimiento a nivelnacional y la actual renovacin de vehculos, dndole un aire de credibilidad a laempresa y a quienes trabajan all.


14/87

14

1.2.1 Anlisis econmico y poltico.

El sector transportador en Colombia juega un papel primordial en la economa y el

sector social del pas, ya que, ste es el motor que facilita el intercambio cultural,comercial e industrial. Por otra parte, desde 1999 el sector transportador ha venidoen ascenso aumentando su demanda de pasajeros, calidad en servicios ycobertura de rutas

Fuente: Ministerio de Transporte oficina de planeacin

El transporte carretero de pasajeros es uno de los pilares del sector transportadory este ha sido encomendado por parte del estado a los particulares o sectorprivado, aunque bajo una constante regulacin, control y vigilancia por parte delMinisterio de Transporte y la Superintendencia de Puertos y Transporte, los cualesdefinen los parmetros con los que las empresas transportadoras operan, es decir,rutas, cantidad de parque automotor, piso de tarifas de pasajes y tipos detransporte, estos ltimos identificados como Bsico y de Lujo, definidos segnespecificaciones del servicio, cantidad de paradas en una misma ruta,caractersticas fsicas del vehculo y atencin o servicios extra que reciben losusuarios.

Evolucin del transporte de pasajerosterrestres.

AO PASAJEROS

1999 94,654,074

2000 98,448,963

2001 99,009,731

2002 99,570,498

2003 120,201,516

2004 129,996,182

2005 156,350,937


15/87

15

En Colombia hasta el ao 2006, ltima estadstica registrada por el Ministerio deTransporte, se contaba con un parque automotor de 42.008 vehculos disponiblespara el transporte formal de pasajeros.

FUENTE: Subdireccin de Transporte, 2006Grupo de Informtica.

Por otra parte este sector empresarial es altamente competitivo entre empresastransportadoras, debido a que las empresas existentes se disputan por medio deconcesiones el derecho de uso de ruta para operar de un lugar a otro, haciendo deeste un limitante para el crecimiento interno de las empresas, pero a su vez es unmecanismo de control para que no exista una sobreoferta de empresas operandolas mismas rutas, y se creen problemas de competencia.

Analizando todos estos parmetros vemos que este tipo de negocio es fcilmentepermeado por factores polticos, sociales y econmicos, lo cual hace que FlotaOccidental sea susceptible a cambios inesperados y posiblemente a no avanzarcon la rapidez que se deseara ya que est sujeta a reglamentos nacionales quefrenan su visin empresarial.

Distribucin del Parque de Automotorpor Configuracin

TIPO VEHICULO CANTIDAD

BUS 12.714

BUSETA 6.700

MICROBUS 7.565

AUTOMOVIL 7.683

CAMIONETA 1.790

CAMPERO 5.539

MIXTO 17

TOTAL 42.008


16/87

16

Pese a todos estos factores tanto el sector como la organizacin, da a damuestran un progreso social y econmico que se ve reflejado nacionalmente en elaumento del PIB en la rama del transporte y las comunicaciones cifras del DANEmuestran que el PIB en este sector creci con referencia al primer trimestre de

2010 lo cual nos deja un aumento de 6.1%(DANE, 2011)2011 No tuvo grandes sobresaltos en la economa a excepcin de la temporadainvernal que afect generalmente a todos los sectores de la economa y enconcreto la actividad transportadora; no obstante, Flota Occidental se vio bienlibrada toda vez que las vas por las cuales transita no colapsaron como otras delterritorio nacional y se pudo sostener una normal operacin.

Por otra parte, la empresa vio un buen desempeo dentro de sus indicadoresmacro. La inflacin cerr en 3.73% y estuvo dentro de lo esperado; la DTF tuvoaumentos graduales pasando de 3.47% efectivo anual hasta el 4.98%, situacinque no afecta a la organizacin porque no tiene endeudamiento financiero niespera tenerlo a corto plazo, pero s puede desestimular la inversin y elconsumo, aun conociendo que son tasas atractivas frente a las el pas tuvo quesoportar en dcadas pasadas donde el costo oscil entre el 24% y 36%.

En 2012 se espera un comportamiento similar, con un IPC que no ir ms all del4.0% y tasas de inters a la alza como control monetario para desestimular elconsumo y mantener la inflacin dentro de las previsiones del Banco de laRepblica.

Respecto al nuevo tratado de libre comercial con estados unidos TLC EE.UU laorganizacin refleja grandes interrogantes, respecto a las iniciativas, aportes yacciones de impulso que ofrecer el gobierno y el ministerio al sectortransportador especialmente al transporte terrestre de pasajeros, puesto que setiene el supuesto que habr oferta de parque automotor a menores costos, lo cualestimular la compra, sin tener claridad de que opciones se dan para renovarparque o chatarrizar, entre otros.

Perspectivas del sector transporte

Competencia area. Le estamos apostando a los 34 millones de colombianosque an no han podido disfrutar de un viaje areo y que viajan por carretera pordistancias de ms de seis horas. Slo el 6 % de la poblacin colombiana viaja enavin, debido a las altas tarifas del mercado domstico.Este fue el anuncio queemiti la nueva aerolnea de bajo costo que tendr un avin dispuesto para la


17/87

17

operacin en la ruta Medelln Pereira, esto genera inquietudes dado el bajocosto y el segmento de mercado q piensan atender. Es de anotar que la nuevaaerolnea suspendi recientemente la ruta PereiraMedellnPereira.

Proyectos normativos. No se conoce mucho sobre modificaciones a las normasde transporte intermunicipal de pasajeros, pero el proyecto sobre modificacin delservicio de transporte especial, hace que la empresa est atenta ya que esteproyecto contempla aumento del capital a 1.000 smlv, propiedad del parqueautomotor de la empresa: 30% del parque automotor por clase de vehculo, conmnimo de 5, prohibicin de vincular vehculos usados, entre otros. Lo incluidoaqu puede ser un efecto reflejo de lo que seguramente tambin ocurrir en elsubsector.

Ruta Pereira Quibd. INVAS abri licitacin para culminar la pavimentacinde la transversal del pacfico, permitiendo conectar en buenas condiciones a Tad

MumbuSanta Cecilia y Santa Cecilia - Pueblo Rico, adems la rehabilitacin dela va ApaLa Virginia, en 16 kms.

En un panorama regional y local Flota occidental es una de las empresas pionerasdel sector transporte de pasajeros; aporta al crecimiento y al desarrollo econmicodesde las perspectivas de generacin de empleo indirecto y directo, redistribucindel ingreso (impuestos localesindustria y comercio, entre otros), movilizacin dela poblacin entre las diferentes localidades y fomento a la inversin en cuanto

que resulta atractiva para pequeos empresarios a invertir en vehculos que ponenal servicio de la empresa en una actividad de gana gana.

Informacin extrada de Optimizacin de los flujos de comunicacin internosde la empresa Flota Occidental S.A, Alejandra Montoya Pinto - 2012

1.2.2 Anlisis sociocultural.

Continuando con el inters de la empresa de prestar servicios conresponsabilidad social empresarial, se dej propuesto desde el primer

semestre del ao el plan de comunicaciones de RSE, en el cual se cuenta conuna estrategia de difusin y recordacin compuesta por un logo, un personajerepresentativo, elaboracin de publicidad, apoyo interno y externo, en el que sebusca educar y acompaar a todas las partes que se vean implicadas.


18/87

18

Aunque la propuesta de comunicaciones existe, esta no se ha llevado a caboan, ya que el inters de la empresa es que empiece a funcionar en el ao2013, fecha tentativa en la que se tiene como meta dejar bases slidas para suelaboracin y difusin


19/87

19

2. PAPEL DEL COMUNICADOR

Se entiende al Comunicador Social como aquella persona que quiere dejar o deciralgo en comn. Esto, a travs de los aos, se ha convertido en una estrategiaclave para cualquier institucin que necesite organizarse, ser puntual en ideas ydireccionar su empresa no solo a un mejor ambiente laboral, sino a lograr expresaresto hacia el exterior.

En una empresa como Flota Occidental, en la que se encuentra variedad depblicos internos y externos que van desde colaboradores, jefes de proceso,auxiliares de viaje y operativos, colaboradores en agencias, usuarios del servicio,

Afiliados y clientes potenciales que varan desde una escolaridad baja hasta lams alta, puede llegar a verse afectada por cmo se estn utilizando los canalesde comunicacin y qu le estn haciendo entender a las personas.

Como practicante de Comunicacin Social, el ideal es dar un apoyo para queestos flujos de comunicacin se empiecen a utilizar ptimamente, generando unacultura de la comunicacin, en la que se empiece a establecer cierto ordenempezando desde adentro (Oficina principal en Pereira), para poder continuarhacia fuera. De esta manera, haciendo uso adecuado y reforzando los canalesque existen actualmente, se busca que desde el lugar de trabajo se genere un

ambiente familiar, como lo ha querido mostrar Flota Occidental, donde las brechasde comunicacin puedan disminuir.


20/87

20

3. DIAGNSTICO DEL REA DE INTERVENCIN O IDENTIFICACIN DE LASNECESIDADES

La gestin de la comunicacin organizacional cuando se elabora desde sus inicioscomo es en el caso de Flota Occidental, necesita pasar primero por algunosprocesos que sern la base para tiempos futuros que fortalecern la comunicacininterna. Dentro de este tiempo se realiza un diagnstico inicial que fue realizadoen el primer semestre de 2012 por la practicante anterior, consolidacin de losmedios de comunicacin y trazado de los flujos de comunicacin correspondienteal tema a tratar actualmente y despus de este se impulsa de manera asertiva losflujos internos de comunicacin, que sera pertinente realizarse para un tercer

semestre.

Teniendo en cuenta lo anterior, no resulta saludable para la empresa realizar denuevo un diagnstico a intervenir, ya que en vez de agilizar procesos, estararetrasando lo ya analizado. La comunicacin organizacional de la empresa seencuentra actualmente en una segunda fase, la cual tuvo su respectivo anlisis yse presenta anexo en el desarrollo del eje de intervencin. Se adjuntar comodiagnstico de intervencin, el anlisis DOFA y mapa de flujos de comunicacinrealizado por Alejandra Montoya Pinto a inicios del ao actual, sobre el que seest trabajando en este semestre buscando la continuacin de este proyecto de la

manera ms precisa posible:

3.1 Matriz DOFA Esttica.

OPORTUNIDADES.

1. Crecimiento Empresarial.

Debido al crecimiento del pas, a los nuevos tratados de libre comercio y nuevainfraestructura vial, la empresa est en la capacidad de mirar hacia adelante ygenerar nuevas metas y proyectos que hagan de Flota Occidental una de las

empresas de transporte con ms proyeccin a nivel nacional.2. Reputacin de la empresa.

La empresa cuenta con una buena reputacin ante su pblico externo que laayudar en determinado momento a recibir el apoyo adecuado de la


21/87

21

comunidad para generar nuevos servicios, nuevas rutas y nuevos canales decomunicacin.

3. Nuevas tecnologas de la informacin (TICS).

Las nuevas Tecnologas de la informacin son una gran oportunidad paracualquier sector empresarial, ya que permiten facilitar la operacin y difusinde procesos comunicativos, comerciales y administrativos. En Flota Occidentallas tics pueden ofrecer gran crecimiento tanto interno como externo sobre todoen las reas comercial y comunicaciones; ayudando as a generar una mejorimagen corporativa, facilidad de acceso a los servicios, dinamismo einnovacin.

4. Conocimiento ajeno. (comunicacin Corporativa.)

Conocimiento ajeno se le denomina al Know how de otras compaas que sededican a la misma actividad. Una oportunidad que tiene la empresa es realizarbenchmarking a otras compaas de este tipo (transporte de pasajeros) queestn posicionadas fuertemente en el mercado nacional.

AMENAZAS.

1. Seguridad virtual de la informacin.

As como la empresa puede obtener informacin de la competencia fcilmente,los competidores tambin. Por lo que hay que ir adelante, innovando en

servicios, en tecnologa y en procesos efectivos, para no tener que copiarle a lacompetencia si no que ellos nos copien nosotros.

2. Polticas de estado.

Las polticas de estado afectan a la empresa en general, ya que al tener elsector transportador libertad en tarifas, en horarios y en parque automotor, lacompetencia es difcil de manejar, y por esta razn se debe combatir contecnologa, servicios de calidad e innovacin.

DEBILIDADES.

1. Poca difusin de nuevos servicios. (mercadeo)

La falta de publicidad de nuevos programas y servicios hace que los usuariosno se informen correctamente de los avances de la empresa y de las nuevasofertas que esta les ofrece.


22/87

22

2. Dar una imagen de atraso ante la competencia. (reputacin)

El poco uso de las TICS, genera que los usuarios al comparar a FlotaOccidental con otras empresas importantes del sector transportador, creen unimaginario errneo de la empresa, "que est atrasada o que tiene pocodinamismo y visin empresarial". Adems, esto se convierte en una amenazano solo por este motivo sino que a medida que aumentan los mercado en elpas crece la competencia y esto requiere de grandes esfuerzos como lapublicidad, las promociones, las alianzas y el crecimiento de rutas entre otrospara contrarrestar dichas amenazas.

4. Poco sentido de Pertenencia. (Cultura)

Esta debilidad se identifica en el manejo que le dan los conductores a lasencomiendas, Por ejemplo: se pierden envos por descuido del conductor oauxiliar, se pasan del destino que llevaba un paquete y por ende se incumplecon la entrega de estos. Esto se debe a que los conductores no se apropian dela responsabilidad de entregar a tiempo y en perfecto estado los envos, nodimensionan los problemas que esto puede generarle a la empresa y nosienten como suya la mercanca.

5. Agilidad y fluidez de comunicacin para la toma de decisiones.

Buena recepcin de ideas entre las reas y la gerencia, pero entrega derespuesta poco gil o muchos canales antes de tomar una decisin acerca dedichas propuestas. Redefinir el proceso de la recepcin y toma de decisiones,para hacer que este sea gil y as genere mayor satisfaccin entre losdirectivos ya que sus ideas sern analizadas oportuna y eficazmente,buscando siempre el mejoramiento de la empresa.

6. Flujo de informacin. (Clima)

Se est visualizando un problema con los flujos de comunicacin descendente

y ascendente ya que en ocasiones no se informan cambios o solo setransmiten las decisiones y no se comunican, es decir, solo se hace pblico unhecho sin especificar a qu se debe o el porqu de las decisiones establecidas.


23/87

23

7. Direccionamiento estratgico debidamente establecido. (Com.Estratgica)

Es importante establecer un direccionamiento estratgico de la empresa en elque se tengan definidos unos objetivos estratgicos, un plan de accin conmetas definidas y encaminadas al logro de la visin corporativa, que sumadosa la buena comunicacin de dicho plan hacen que la empresa ejerza un buencontrol sobre su destino, sus procesos y tenga claras las tcticas y cmo influiren el entorno que lo rodea.

8. Plan competencias comportamentales. (Clima y cultura)

Es tanto una debilidad como una fortaleza, ya que la empresa es consciente

que se necesita trabajar en el tema y lo est desarrollando, pero faltacompromiso, sentido de pertenencia e informacin por parte de loscolaboradores con el programa. Ya que solo se ve como algo que cumplir enlos momentos de capacitacin.

9. Integracin del personal en la toma de decisiones. (Clima)

Hay una incomodidad generalizada en los colaboradores en la necesidad desentirse incluidos en la toma de algunas decisiones que los afectan directa oindirectamente.

10. Falta de difusin del programa viajero. (Mercadeo)

Este programa se lanz en agosto de 2011, y se esperan de l grandesresultados. Pero la poca difusin, el desconocimiento de los usuarios hacia elprograma, sus beneficios y prximas bondades hacen que a la fecha elprograma tenga 264 clientes con tarjeta de 432, que tenan derecho a este en2011. Actualmente se realiza el mximo de difusin de este programaaprovechando las redes sociales, especialmente Facebook, donde es evidentela buena reputacin y acogida por parte de sus seguidores.

11. No hay manual de marca corporativa definido. (Identidad corp.)

Actualmente existe la necesidad de crear un manual de marca, en el que sedefina estrictamente como se debe manejar la marca en general y los usospublicitarios de la imagen, sus significados y diseos exactos para cadaocasin, papelera, Stands, buses, oficinas, entre otros.


24/87

24

13. Definir usos y diseos de los medios de comunicacin interna yexterna.

Especificar los usos apropiados y diseo que la empresa desea darle a losdiferentes medios de comunicacin interna y externa que existen, como lapgina Web, el correo institucional, Facebook, carteleras, intranet, magazn ycomunicados. Todo esto por medio de manuales de uso de cada herramientapara que as se implemente una cultura sobre los mismos. En la segunda fasede intervencin, son estos los medios que se han reforzado, buscando quedesde el diseo hasta la informacin sean las estrategias ms adecuadas.

14. Comunicar a los usuarios las polticas internas de la empresa.(Reputacin)

Disear estrategias de difusin complementarias a las actuales para que losusuarios identifiquen y conozcan claramente las polticas internas de laempresa que los afectan directamente, por ejemplo: qu es permitido enviar enencomiendas, prdida de equipaje, seguros, fichas de equipaje perdidas, quepasa si no se afora un envo, entre otras. Para evitar as el desconocimiento delos usuarios en este sentido y reducir el nmero de quejas y reclamos sobre elservicio.

FORTALEZAS.

1. Buen trato entre reas.

Existe buena comunicacin entre los jefes de rea, lo que facilita el trabajo enequipo.

2. Nuevos programas y servicios con grandes expectativas. (mercadeo)

La empresa ha generado un nuevo programa como lo es viajero especial, en

el cual el objetivo principal es fidelizar a los usuarios de Flota Occidental,ofrecindoles beneficios econmicos; adems, se lanz el nuevo servicio

Platino del cual se esperan buenos resultados. Todo esto es Pro de mejorar yseguir creciendo.

3. Medios internos eficaces como el Spark y el Atlas.

La empresa cuenta con estos 2 software de informacin que hacen que lacomunicacin y la operacin interna de la empresa sea ms eficaz, ya que no


25/87

25

hay que trasladarse de un lugar a otro para obtener informacin de otras reaso sedes, optimizando el tiempo.

4. Motivacin al personal. (clima y cultura)

La empresa tiene programas que motivan a los colaboradores a mejorar lascompetencias laborales y las ventas, tales como plan de competenciascomportamentales y el plan padrino. Con los que se ha visto una mayorproductividad.

5. Cumplimiento en servicios. (reputacin)

El cumplir adecuadamente con los servicios que se ofrecen al cliente hace quela reputacin y el posicionamiento de la empresa se mantengan en nivelesptimos, y esto ayuda a que los nuevos programas y servicios que genere la

empresa sean bien recibidos.

6. Puntualidad. (reputacin y clima)

Una de las fortalezas de la empresa es su puntualidad, vista desde losservicios que ofrece, y los pagos a colaboradores, lo cual hace que tantoclientes como trabajadores se sientan satisfechos.

7. Cultura de Puertas abiertas. (flujo de comunicacin)

Desde la gerencia se est empezando a crear una cultura de puertas abiertas

en la que se quiere flexibilizar las comunicaciones entre los empleados yafiliados, para as fomentar el dilogo y general inclusin en los colaboradores.


26/87

26

3.2 Matriz D.O.F.A dinmica.

Oportunidades. Amenazas.

Fortale

zas

FOF1 O1: Trazar objetivos estratgicosbasndose en el apoyo de las diferentesreas y el trabajo grupal al logro deresultados.

F2 O2: implementar nuevosprogramas y servicios aprovechando elbuen momento por el que pasa laempresa.

Ventas en lnea

reservas

por telfono y en lnea cine en flotarutas, entre otros.

F3 O3: Aprovechar las nuevastecnologas para disear e implementarmejor los medios de comunicacininterna y externa. Pgina Web - FB Magazn. Y aumentar ventas y clientelaa travs de estos medios.

F6 O2: Apertura nuevos servicios ycanales de comunicacin.

FAF2 A2 y A1: Disear campaaspublicitarias con mayor impacto yapoyar estas usando los medios decomunicacin internos y externosque posee la empresa.

Debilid

ades

DOD2O3: Disear un canal (medio) en elque se reciba, analice y se tomendecisiones sobre ideas y propuestasrealizadas por las diferentes reas, conun tiempo lmite de respuesta.

D4 O1: Establecer y plasmar en undocumento el direccionamientoestratgico. Que impulse el crecimientode la empresa.

D5 O2: Crear una Campaa interna

DAD2A1: trabajar en la pro-actividady la eficiencia + la eficacia paragenerar = efectividad. Crearconciencia de la importancia deavanzar en tecnologas, comoventas en lnea, entre otras pero sin

dejar estndares de seguridadestablecidos.


27/87

27

que promueva el compromiso y fidelidadde los colaboradores con el plan decompetencias, usando la Webcorporativa, Carteleras, magazn.

D6 O2: Integrar a los colaboradorespor medio de buzn de sugerencias yreuniones mensuales, a las decisionesque la empresa deba tomar y que losafecten o de las que sea importante supunto de vista.

D7 O3 y O4: Aprovechar las Tic y elconocimiento ajeno, para disear unacampaa publicitaria y beneficiosllamativos para impulsar el programaViajero Especial.

D11 O2: Publicar en carteles,pendones, FB y pgina Web laspolticas internas para usuarios,respecto a los servicios encomiendas,giros, mensajera, transporte pasajeros

y seguros de equipaje.

D12 O1: definir derroteros y agendasa tratar en cada comit y hacerlosextensivos a todos los asistentes, paraaprovechar estos espacios al mximo.

Optimizacin de los flujos de comunicacin internos de la empresa FlotaOccidental S.A, Alejandra Montoya Pinto2012.


28/87

28

4. EJE DE INTERVENCIN

Despus de recoger los resultados anteriores, se da una nueva visin del

funcionamiento de los canales actuales y cules necesitan cambiar o reforzarse. Paraesto, se estarn presentando las respectivas propuestas que ayuden como intersprincipal a fomentar una cultura comunicacional y de ahorro del tiempo, en la que estano se vuelva una carga para las personas sino un medio pertinente y con un buen uso.

Se debe tener en cuenta tambin que se trabajar principalmente en la oficina dePereira, encomiendas y Rodamiento siendo estas quienes conforman uno del mayorflujo de personal interno, se trabajar tambin en paralelo con las dems agenciasaunque estas necesiten de mucho ms tiempo para poder ver los resultados.

Teniendo en cuenta tambin que el foco fundamental actualmente es continuar con lamejora de flujos de comunicacin, las estrategias planteadas buscan dar un mejoracercamiento a la comunicacin ascendente, descendente y circular.

En las encuestas realizadas para evidenciar este desarrollo, se dej ver que aunqueestos medios han facilitado algunos procesos, el sentido de pertenencia a estos todavano es suficiente y este se puede justificar con el poco tiempo de implementacin quetienen en funcionamiento, es por esto, que lo ms adecuado es dar continuacin yconstante supervisin a estos.


29/87

29

5. JUSTIFICACIN DEL EJE DE INTERVENCIN

Resulta pertinente continuar con el proceso anterior debido a su poco tiempo de

implementacin, esta es una fase que necesita tiempo para que empiece amostrar frutos positivos y poder superar los negativos, que se irn corrigiendo conel tiempo pero no deben ser anulados por completo ya que no tendra sentidoterminar proyectos recin empezados y sera saturado implementar ms proyectosen cada oportunidad que haya un practicante nuevo.

Es por esto, que con las herramientas ya aplicadas y con propuestas que buscanreforzar los flujos de comunicacin ascendente, descendente y circular, el ideal esque aunque los resultados no se muestren en su totalidad, se empiece aimplementar una cultura de comunicacin dentro de la cultura actual de la

empresa (comportamientos en la rutina de trabajo). Con esto se decide que no esadecuado multiplicar las herramientas, sino consolidar las existentes.

Adems de esto, se empiezan a desarrollar algunas estrategias indirectas decomunicacin entre las agencias que conforman la empresa con el uso decarteleras, sistematizacin de estas, capacitaciones y comunicacin telefnica.


30/87

30

6. OBJETIVOS

6.1 Objetivo general

Continuar la aplicacin de las tcticas de comunicacin que se utilizan en FlotaOccidental incentivando y guiando a las personas a que generen una cultura decomunicacin y lo apliquen a su ambiente laboral.

6.2 Objetivos especficos

- Continuar y mejorar canales de difusin internos.

- Proponer nuevos proyectos que ayuden a la mejora constante de lacomunicacin.

- Ser apoyo para promocionar y difundir nuevos proyectos o promociones dela empresa.


31/87

31

7. MARCO TERICO

Desde una primera mirada del ambiente laboral que tiene Flota Occidental y las

intenciones de la empresa al buscar apoyo desde la parte de comunicaciones, esclaro para directivos que su mayor necesidad actualmente, aplica directamente amejorar los flujos de informacin.

Para esto, como introduccin al tema, se da como soporte a Daniel Katz y RobertKahn con su libro Psicologa Social de las Organizaciones (1997) y a Cees VanRiel refirindose a Comunicacin Corporativa (1997). Desde estos autores, se dauna introduccin al contexto organizacional por el que cruzan las empresas en elque se puede ver un inters puntual por definir y clasificar estos flujos decomunicacin, tema de principal inters para la empresa.

Los primeros autores mencionados, se refieren especficamente a los flujos decomunicacin en el que buscan explicar a las organizaciones como sistemasinformativos y energticos y que cada una ha de recibir informacin y aceptarla.(p. 249)Con esto dicho, se entiende que las empresas estn siempre sometidas ala comunicacin en la cual se desarrolla un intercambio de informacin ytransmisin de significados que satisface necesidades de sus colaboradores.

Por otro lado, Van Riel (1997) divide la comunicacin en tres tipos; lacomunicacin de direccin, la comunicacin de marketing y la comunicacin

organizativa y con estas, llega a definir una buena comunicacin empresarial apartir de dems factores como el tamao y carcter de las personas.

Pero aunque las empresas estn sometidas a la comunicacin aunque esta seainvoluntaria, muchas de estas, incluyendo a Flota Occidental, encuentrannecesario tener una influencia de la comunicacin para el buen uso y ambientelaboral. Cuando la comunicacin se hace de manera intencional, Katz y Kahn(1997) resumen las formas de interaccin grupal en cuatro bases que deberan serel motor de esta; la influencia, cooperacin, contagio o imitacin social y liderazgo,situadas desde la base motivacional son quienes dan paso a una interaccin con

ideas libres. De esta forma, dentro de la teora se lograron identificar varios pasosya tomados desde inicio del 2012 en el cual es fcil identificar que se ha sujeto adiferentes canales el proceso de comunicacin pero, el paso a seguir se puededefinir en cmo se est codificando e iterpretando esta informacin.


32/87

32

Primero definimos y despus vemos. Elegimos en la enorme confusinfloresciente y bullente del mundo externo lo que nuestra cultura ha definido ya pornosotros y tendemos a percibir lo que hemos elegido en la forma que nuestracultura estereotip para nosotros () En su base, stos dependen de las pautas

totales que constituyen nuestra filosofa de la vida. sta nos permite asumir que elmundo se encuentra clasificado de acuerdo a un cdigo que nosotros poseemos(Katz y Kahn, 1997, p 254)

Con este extracto, lo que se quiere explicar es que las empresas ya tienen unacultura estructurada que se va formando a medida que las neesidades y formas decomunicacin se empiezan a hacer evidentes, aunque no se hagan con un usointencional, la cultura existe en cualquier comunidad y esta empieza a constituirnuestra filosofa de vida, nuestras preferencias sobre qu ver o reconocer y cmohacerlo. Es clave reconocer esto porque de esa manera se empieza a aplicar en

Flota Occidental un proceso de identificacin de contenido Qu es lo que todosquieren saber? Cmo hacerlo saber? Se debe utilizar de la misma manera paratodos?, segn los autores, todo depende de la posicin que las personas ocupenen el espacio de trabajo, es decir, los subsistemas, ellos son los que definirncmo perciben e interpretan la informacin y cada uno buscar su inters especial.

Los subsistemas existen en cualquier comunidad, es fcil identificar que estamossometidos a jerarquas y cada persona empieza a reconocer sus lmites, suposicin y puntos de libertades. Desde la observacin y con base en las repuestasarrojadas previamente por la matriz DOFA y el seguimiento a medios que se

realiz dentro de la empresa, es notable la brecha que existe entre colaboradoresy jefes de proceso, llamndolos como los de arriba y los de abajo, imaginarios

que empiezan a crearse desde el mismo ingreso a la empresa y que se vafortaleciendo desde las actitudes y actividades que se empiezan a vivir en el da ada. Es por esto que es de vital importancia identificar de qu manera se llega acada subsistema, cmo se trabaja con ellos, y qu nuevas actitudes se debenempezar a fomentar para que la brecha disminuya.

Nuevamente, con este proceso identificado se empieza a direccionar el flujo decomunicacin en la que se busca mostrar quin se comunica con quin, cmo se

estructura la comunicacin y qu contenidos utilizar.


33/87

33

Katz y Kahn (1997) caracterizan este direccionamiento de flujos de la siguientemanera:

- El tamao del circuito, el espacio organizacional abarcado por tipos deinformacin dados.

- Naturaleza del circuito, trtese de una pauta repetitiva sencilla o de un tipode modificacin en cadena.

- Carcter abierto o cerrado del circuito.

- Cun eficiente es el circuito para la tarea.

- Relacin entre el circuito y la funcin sistemtica a la que sirve.

Si se aplican estas caractersticas a Flota Occidental, se puede empezar aconocer ms a profundidad cmo se debe trabajar internamente con jefes ycolaboradores y como primer ventaja para la empresa es el tamao y cantidad depersonas que trabajan de manera interna en la oficina principal ya que cuantomayor el sistema, mayores los problemas de comunicacin, en especial si en ellose incluye penetrar los lmites de los subsistemas(p. 260) , es fcil reconocer quela informacin directa es la ms efectiva y dentro de la empresa en Pereira puedelograrse, adems con los canales que existen se empieza a desarrollar una formasimple y uniforme de contar las cosas, lo que tambin se muestra como ventaja

para la empresa.

Pero aunque el espacio sea ventaja, el carcter cerrado del circuito vuelve lento elproceso; idealmente los actos comunicativos deberan presentar un carctercircular, con retroalimentacin constante as sea de manera mnima (que lapersona confirme que ha recibido el mensaje), y es aqu donde se debe trabajar,las personas todava toman el papel de receptor ms no de emisor, efectos de latimidez y el poco sentido de pertenencia, resultados arrojados por las encuestas aseguimiento.

A este tipo de retroalimentacin, los autores le dan el nombre de retroalimentacinoperativa (p. 276), en el que los dispositivos de circulacin funcionan por medio dealgunas reglas ya establecidas, el que permite un control rutinario de funcionespero no ofrece nuevas propuestas.


34/87

34

Con base en esto, en las conclusiones arrojadas por anlisis anteriores y laimplementacin de herramientas de comunicacin, se identifica que es necesariodar continuidad y reforzar estos medios desde tres flujos diferentes:

Flujo descendente: tericamente, este tipo de flujos parece algo limitado a lahora de brindar informacin, estas pueden ser descritas en 5 tipos decomunicacin: a) rdenes para hacer una tarea especfica, b) Informacindiseada para que se comprenda la tarea (), c) Informacin sobre

procedimientos y prcticas organizacionales, d) Retroalimentacin al subordinadorespecto a la ejecucin e) Informacin de carcter ideolgico, para inculcar lanocin de una misin por cumplir (p. 266 267). Aunque con el cumplimiento deestos puntos se pueda definir una comunicacin descendente, de manerapersonal se hace el enfoque de este flujo a algo ms interpersonal ya que se tomacomo base la frase Primero somos personas y despus jefes o empleados

Uno de los mayores intereses de trabajar con este flujo es que se pase de loinstitucional a lo coloquial, definiendo este como la interaccin entre la Gerenciade la empresa con sus colaboradores, interaccin refirindose al contacto msdirecto entre ellos, la prdida de timidez y la construccin del sentido depertenencia. Actualmente en Flota Occidental existen medios que permitenevidenciar el inters por parte de Gerencia de ser apoyo para sus colaboradores,pero hasta el momento, estos medios no dejan de ser netamente oficiales yformales, haciendo que la retroalimentacin no sea fcil de identificar.

Flujo ascendente:sin restarle importancia a los dems flujos, se identifica que loscolaboradores de la empresa quieren espacios para tener la libertad de expresar ycontar preocupaciones y soluciones a diferentes situaciones que se presentan daa da, la cual encaja en casi toda su totalidad con los parmetros establecidos conla teora: a) La persona comunica sobre s misma, su ejecuscin y sus problemas,b) Acerca de otras personas y sus problemas, c) Acerca de las prcticas y las

polticas organizacionales d) Acerca de lo que es necesario hacer y cmo hacerlo(p. 273).Agregndole a esto, las estrategias realizadas para la aplicacin de estosflujos incluyen la solucin a problemas, esto, para que la participacin del personalno sea nicamente sobre conocimiento de problemas sino que sean apoyo para el

mejoramiento de estos.

En la comunicacin ascendente, el problema principal est en la naturaleza de laestructura jerrquica gerencial () Los subordinados tambin caen en esta pauta

del papel y terminan escuchando a sus jefes, acostumbrndose a no ser odos.Adems, a menudo se utiliza la informacin en la lnea para controlar, po lo que la


35/87

35

libre comunicacin encuentra muchos impedimentos(p. 273274), este procesono se define nicamente por Gerencia sino por los jefes de proceso dentro deesta, la cual har que este desarrollo se haga fcil o complicado; la mucha o pocaflexibilidad por parte de jefes de proceso con sus colaboradores ser factor clave

para provocar cambios de comportamientos entre los empleados y el apoyo y elcambio de actitud de algunos sern quienes verdaderamente definan elfuncionamiento de este flujo.

Comunicacin circular: esta busca principalmente la retroalimentacin entreempleados y jefes. Las personas no son solamente emisoras o receptoras sinoque toman ambos papeles y son aprovechados para ir modificando paso a paso lacultura de comunicacin organizacional.

Comunicacin horizontal: Este tipo de comunicacin la explica Van Riel (1997)

como una comunicacin complicada, porque se presta para que exista ladesconfianza, distancias o mucho acercamiento entre las personas y que segenere una actitud de competencia entre colaboradores. Es por esto, que no setoma como ejemplo este tipo de flujo y se busca solucionar las brechas desde lacomunicacin circular.

Adems porque el autor define que La comunicacin es demasiado importantepara el xito organizativo como para dejarla exclusivamente en manos de ladireccin Van Riel (1997), por eso en sus tres fases de comunicacin explica porqu cada una se complementa con la otra.

Una comunicacin empresarial exitosa, la define el autor en varios factores, estosse tomarn como ejemplo para aplicarse dentro de Flota Occidental, tratando depenetrar la cultura ya existente y que la comunicacin se haga de formaconsciente:

1. Aumentar la motivacin entre sus empleados: para esto se hace especialimportancia en la identidad corporativa. Esta es pertinente recomendarse en laempresa para ser trabajada, para que haya un acuerdo entre lo interno y externo anivel de imagen.

2. Inspirar confianza entre los grupos objetivos de la empresa: conociendo elamplio universo de pblicos con los que cuenta la empresa, es adecuado actuarprimero internamente, sin descuidad los externos, pero que en un futuro se podrntrabajar no desde la parte mecnica sino con un sentido y una intencin.


36/87

36

3. Tener conciencia del papel vital de los pblicos objetivos financieros: en estepunto se hizo gran nfasis en el periodo de prctica; se elabor una edicin deboletines mensuales para los Afiliados objetivo financiero-, se actualiz base dedatos y fueron invitados a diferentes charlas con la intencin de escucharlos y

traer soluciones conjuntas, adems desde Gerencia se abren las puertas para queestos sean atendidos en un horario fijo semanal.

Para cada uno de estos flujos de comunicacin se desarroll una propuesta o sereforz la estrategia ya existente, estas sern presentadas en el cuadro deestrategias.


37/87

37

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS

Con el siguiente cronograma se presentar brevemente los pasos realizados paralograr un anlisis, continuacin y proposicin de nuevas actividades que buscabanadministrar de manera asertiva los flujos de comunicacin interna de la empresa.

Semana Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

1

2

3

4

Observacin

Diagnstico

Planeacin

Ejecucin y elaboracin de documentos

Presentacin

Aprobacin

Implementacin


38/87

38

Junto a este cronograma, es pertinente aclarar que desde el inicio hasta el final delproceso de prctica, se hizo actualizacin continua de los medios de comunicacin

existentes y adems diferentes actividades que iban apareciendo.El cronograma muestra vacos en cuanto se refiere a aprobacin eimplementacin de estrategias no porque no se hayan propuesto y expuestonuevas ideas, sino porque en un acuerdo hecho desde el comit decomunicaciones, se concluye que no es adecuado implementar nuevas estrategiassino hay una persona encargada de darles seguimiento y continuidad. Las ideaspropuestas fueron revisadas con un visto bueno y sern aprobadas siempre ycuando haya una persona encargada de su actualizacin.


39/87

39

9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS

9.1 Metodologa para el desarrollo del eje de intervencin

Para la continuacin del eje de intervencin se realiz una encuesta a todo elpersonal de Flota Occidental, esta se divida en dos partes (una para Jefes deproceso y otra para empleados). Como se contaba con un diagnstico DOFAactual y una identificacin a los pblicos, esta encuesta se aplic para identificar laevolucin de las estrategias implementadas y evidenciar qu procesos debenmejorarse.

Poblacin objeto:

Directivos y colaboradores de Flota Occidental S.A

Muestra:

Oficina principal Pereira (Gerencia, Jefes de proceso ycolaboradores)

Rodamiento Pereira (Operativos, auxiliares operativos, de viaje yconductores)

38 Agencias (Con respuesta de Medelln, Armenia, Balboa, Beln deUmbra, Remolinos, Chinchin, Cerritos, Quibd, Andes, Belalcazar,

Anserma, La Virginia, Irra, La Celia, Santuario, Supa, Mistrat,Bolivar, La Felisa, Bolombolo y Riosucio)

9.2 Desarrollo del eje de intervencin

El ao 2012 comenz con avances significativos para la implementacin de unabuena comunicacin interna en la empresa, haciendo un repaso por lo logrado, sehicieron canales de mejora que eran necesarias para que la informacin fluyera.Dentro de estas se elabor una cartelera institucional que se actualiza

quincenalmente (Oficina de Pereira, Rodamiento Pereira, agencia Armenia yagencia Medelln), boletines para Afiliados (Actualizacin mensual), Usuarios ySocios y tambin una revista institucional con actualizacin trimestral.

La elaboracin de estos medios se defini despus de un anlisis DOFA y unaencuesta a colaboradores y jefes de proceso realizados por la practicante anterior

Primer semestre de 2012- y ya que llevan un corto tiempo, no es posible definir


40/87


41/87

41

9.2.1. Tabulacin, resultados encuesta realizada para elaborar mapade flujos.

Anlisis a Oficina principal, encomiendas y Rodamiento Pereira:

1. Cree que hasta el momento se ve un cambio de cmo se daba antes lainformacin y ahora?

Por qu? (Las respuestas ms comunes fueron:)

- Porque est sistematizado (Correos, chat interno, redes sociales)- Informacin ms oportuna, antes era por comentarios.- Se hace de forma ms directa.-

Quien respondi no, afirma que sigue siendo muy mecanizada.2. Lo motivan o invitan para que haga parte de estos medios?

92%

4% 4%

S N o N o r e s p on d e


42/87

42

*Las respuestas de No y No responde fueron dadas por jefes de proceso a

quienes la pregunta deca Participa en la actualizacin y fomentacin de estosmedios?

Por qu?- Porque se percibe mayor organizacin y oportunidad de participacin para

todos los empleados de la empresa.- Participo en la actualizacin ms no en la fomentacin de que el resto de

personal la lea.

3. Si su participacin en poca Por qu no lo hace?

- No tienen en cuenta las cosas que uno dice.- S participo pero slo lo necesario.- Falta que nos den ms herramientas.- Siempre se redunda en lo mismo y la gente no lo toma para s.- Porque no soy tenida en cuenta para muchas cosas.- Falta de confianza.- Falta de tiempo. Demasiadas responsabilidades.- Fue poca anteriormente por la falta de organizacin, pero actualmente hayestmulo para empezar con la participacin e impulsar por estos medios.- No por falta de intereses, sino por tiempo para destinarle.

4. Los medios utilizados hasta ahora son atractivos para usted? Cules lesllamara ms la atencin?

- Debera ser todo ms tecnolgico (Spark, informacin al correo personal, unapgina web ms flexible y llamativa, carteleras digitales)


43/87

43

- La mayora de personas respondieron que las que hay en el momento sonsuficientes.- Hay una mayor atraccin por la cartelera y la revista.- Que la informacin se d directamente.

- Que las fechas especiales se tengan en cuenta para sentir un ambiente familiar.- Dos personas no respondieron y una dijo que ningn medio utilizado hasta ahorale atraa.

5. Le gustara tener un espacio de libertad y confianza para expresar susopiniones y comentarios?

6. Se siente obligado a participar de algunas actividades?


44/87

44

Por qu?

- Aqu todo se hace de manera voluntaria.- Lo hago a conciencia.

- Son actos comunes que se hacen dentro de los lineamientos laborales.- Aunque parezcan actividades ldicas, son actividades que aportan a la armonadel clima organizacional y permiten la difusin de los aportes en los diferentesprocesos de la organizacin.- No tanto obligado sino deberamos estar interesados todos en realizar aportes.- Es maluco cuando nos toca venir en vacaciones o da de descanso.- Hay cosas que se hacen pero no se ve compromiso.-Aqu existe el Qu dirn y Me toca hacerlo

*A los jefes de proceso se realiz la siguiente pregunta:

Motiva usted a las personas para que sean partcipes de estos medios? Porqu?

Todos respondieron No y sus razones fueron las siguientes:- Inicialmente no era tan atractivo participar de estos medios por la falta deorganizacin.- No s qu mecanismo utilizar para motivar a que lean las carteleras.- Tambin se debe motivar por todo el personal y debe partir de un lder quemaneje el proceso.

Qu nuevas alternativas propondra usted para aprovechar estos flujoscomunicativos?

- Otra alternativa que podra dar mayor impacto sera publicar informacin enformato BTL, analizando los costos que podra traer esta nueva tendencia.- Hacer reuniones cortas de lluvia de ideas con grupos diferentes para aprovecharlos medios que existen.- Pgina web es un medio poco atractivo para el personal me parece convenienteque en el espacio de mural tambin se tenga en cuenta la misma informacin queen las carteleras


45/87

45

7. Cree que es importante la informacin que se publica en la cartelera?

Por qu?

-Es visible y nos ayuda a captar la informacin.-Es oportuno.-Nos deja saber qu sucede en la empresa.-Se actualiza muy seguido con cosas que debemos saber.- Es bsica operativa.- Porque no solamente nos damos por enterados la parte administrativa si notambin operativos, afiliados, visitantes y clientes- Porque es un medio de informacin que todos miran porque est donde todospasan. Motiva a que la gente sea ms organizada.- Porque ah nos damos cuenta qu se celebra, qu estn haciendo o qu piensanhacer.- Porque hay sinergia en todas las agencias al estar enterados simultneamentede las nuevas noticias.- Cinco personas no respondieron.


46/87

46

8. Qu fue lo ltimo que ley en la cartelera?

9. Le parece llamativa la ubicacin de la cartelera?


47/87

47

Por qu?

-Es central.-Est en un lugar estratgico.

-Todos pasan por ese lugar-No, considero que muchos de nuestros visitantes (conductores, empleados)siguen para Gestin Humana, seria ms llamativo si se viera de frente como elcartn que tienen publicado de las 5S.

10. Qu espacios de tiempo usara usted para leerla?

11. Le parece importante que haya una cartelera?


48/87

48

Por qu?

-Es una divulgacin ms directa.-Porque los conductores no tienen tiempo y esta es la mejor forma para

actualizarse.- Es recibir la informacin de una forma organizada.-Me gusta ms que la informacin sea cara a cara.-Nos enteramos de lo que antes no sabamos.- Porque esta se constituye como un canal de comunicacin y difusin masivaentre la parte administrativa y nuestros colaboradores para dar a conocerinformacin de inters o cualquier tipo de opinin respecto a determinado tema.- Porque las agencias se habla el mismo idioma en cuanto a la informacin que sepublica.- Es la manera en que la organizacin comunica pero tambin considero que no

todos saben cada cunto hay informacin nueva.

12 Qu temas o secciones le gustara encontrar en la revista?

-Tcnicos o de salud.-Paisajes o ancdotas de los conductores.-Cumpleaos o aniversarios importantes para la empresa.-Polticas y cambios de la empresa.-Deportes-Entretenimiento

- Clima organizacional y teoras.-Cumplimiento de metas, logros, eventos.-Economa.-Personal destacado por ser msicos, por algn deporte, por participar en latelevisin.-Informacin sobre vacantes.


49/87

49

13. Siente que es un espacio para ser tenido en cuenta?

14. S lee la revista?

- Una de las personas que afirm no leer la revista explica que le parece muyextensa en contenido y poco llamativa.


50/87

50

15 Cul fue el tema que ms le llam la atencin de la primera edicin de larevista?

Conclusiones principales:

Los resultados arrojados por la encuesta dejan ver que aunque los mediosutilizados actualmente estn siendo bienvenidos, la falla est en la falta de tiempoque las personas pueden prestarle a estos, es por eso que las soluciones que sepresenten deben enfocarse a una mejora (tal vez lenta) pero inclusiva donde laspersonas empiecen a ver como una herramienta necesaria, la implementacin ydifusin de estos canales. Se presentan a continuacin un resumen de lasrespuestas dichas en las encuestas:

- El medio ms rpido, fcil y atractivo son los digitales, por eso serapreferible que el uso del Spark pudiera expandirse a todas las agencias,

adems la renovacin de la pgina web ayudar tanto a pblicos internoscomo externos y como refuerzo de la cartelera que ya se tiene, seentregar una propuesta de carteleras digitales que pueden irevolucionando con el tiempo.

- La informacin cara a cara siempre ser oportuna y tendr un mejorrecibimiento.


51/87

51

- Aunque la mayora de personas afirman que se les invita a que participen,el factor tiempo es quien limita la inclusin de las personas con estosprocesos.

- Se siente entre algunos colaboradores que existe una brecha entre roles,

definindose como Los de arriba y los de abajo haciendo que la

confianza sea limitada.- Ms que traer nuevos canales de difusin, lo ideal es reforzar los que ya

existen, identificar las reas ms afectadas y empezar a crear una culturade comunicacin.

- La mayora de personas respondieron que les gustara encontrar unespacio para poder expresar sus ideas, para esto podra proponerse unbuzn de sugerencias positivas (mientras las personas pierden la timidez) yadems reuniones mensuales (desayunos) que fomenten la unin entre

colaboradores.- Las personas propusieron nuevas estrategias de comunicacin comoutilizar medios BTL o reuniones de mejora (lluvia de ideas) por reas.

- Aunque la cartelera es importante, no se le presta mucha atencin, lo ideales publicar ms grficos que textos y reforzarse con la cartelera digitalinterna que se presentara en los fondos de pantalla de cada computador(Empezando por la oficina principal y encomiendas y en casos necesarios,Rodamiento).


52/87

52

Anlisis realizado en las Agencias, conductores y Auxiliares de viaje:

A continuacin se presentar la percepcin de los dems colaboradores de laempresa desde las diferentes agencias y algunos conductores encuestados:

1. Cree que hasta el momento se ve un cambio de cmo se daba antes lainformacin y ahora?

88%

12%

S No

Por qu?

Respondieron que s:

- Gracias a la tecnologa la informacin llega a tiempo.- Hay ms difusin entre agencias.- Hay ms recursos y creatividad para contar las cosas (Carteleras, revistas)- Es ms rpida y avisan con tiempo.- La informacin es ms clara.

Respondieron que no:

- A Choc la informacin llega tarde.- Siguen enviando por medio de circulares.- No hay respuestas.- La informacin llega por parte de terceros.- No se est bien informado.


53/87

53

2. Lo (a) motivan a que haga parte de estos medios?

90%

6% 4%

S No No respond e

3. Si su participacin es poca Por qu no lo hace?

- La mayora de personas respondieron que no participan por falta de tiempo.- Siempre hay disposicin.- Falta de voluntad.- Falta de inters.- Timidez.- A medida que pasa el tiempo se le va dando ms importancia.-

Participa solo cuando lo piden.- Participa cuando toca hacerlo.- No hay medios para participar.- No son tenidos en cuenta.


54/87

54

- Desde la agencia de Riosucio se propone que las tareas se distribuyan poragencias, por ejemplo, que entre ellas se encarguen de las diferentessecciones de la revista.

4. Los medios utilizados hasta ahora son atractivos para usted? Cules lellamaran ms la atencin?

- Todos los encuestados dieron una afirmacin positiva en cuanto a que losmedios utilizados actualmente son llamativos y pertinentes.

- El medio ms atractivo fue la sistematizacin (Spark, pgina web y redessociales) adems proponen que con la sistematizacin de todas lasagencias la comunicacin ser ms fluida y oportuna.

- Los siguientes medios ms llamativos son la revista y la cartelera a color.-

El telfono y las charlas.- Cinco personas no respondieron.

5. Le gustara tener un espacio de libertad y confianza para expresar susopiniones y comentarios?

- Desde algunas agencias como Anserma expresan que s son tenidos encuenta por parte de su jefe.

- Otros expresan que s existen los medios pero no los utilizan.


55/87

55

6. Se siente obligado (a) a participar de algunas actividades?

Por qu?

Quienes respondieron que no:

- Todo se hace por voluntad.- Es para un bien.- Me gusta y es entretenido.- Para aprender hay que participar.

Quienes respondieron que s:

- A veces algunas capacitaciones se entienden como rdenes.- Se hacen en das de descanso.- Se establecen fechas obligatorias.


56/87

56

7. Cree que es importante la informacin que se publica en la cartelera?

Por qu?- La mayora de las agencias respondieron que los mantienen

constantemente actualizados.- Se enteran de eventos y cambios internos de la empresa.- Les genera motivacin.- Hay mayor interaccin.- Las agencias de Cerritos, Remolinos, Mistrat, Bolivar y Bolombolo

expresaron que no tienen conocimiento de la cartelera.

8. Qu fue lo ltimo que ley en la cartelera?


57/87

57

9. Le parece llamativa la ubicacin de la cartelera?

Por qu?

- La mayora de personas explican que la cartelera est ubicada en un lugarvisible y de fcil ubicacin.

- Es ordenada y llamativa.- Quienes respondieron que no, o no respondieron, explican que no tienen

conocimiento de la cartelera o en su agencia no hay.

10. Qu espacios de tiempo usara usted para leerla?


58/87

58

11. Le parece importante que haya una cartelera?

Por qu?

- Tenemos conocimiento de lo que pasa en la empresa de manera interna.- Hay informacin nueva.- Hay ms claridad en la informacin.- Es ms instructivo.

12. Qu temas o secciones le gustara encontrar en la revista?

- Eventos (homenajes, logros de compaeros, felicitaciones, empleado del mes)- Mejora del puesto de trabajo.- Entretenimiento (humor, caricaturas, juegos)- Superacin y meditacin.- Turismo.-Automotor.- Proyectos a futuro.- Historia de la empresa.- Salud y atencin al cliente.

- Qu pasa en las agencias.


59/87

59

13. Siente que es un espacio para ser tenido (a) en cuenta?

14. S lee la revista?


60/87

60

15. Cul fue el tema que ms le llam la atencin de la primera edicin de larevista?

Conclusiones:

Con las respuestas arrojadas por la anterior encuesta, se nota una mayorpercepcin por parte de las agencias de informacin nueva, pero tambin una faltade medios para comunicarles; la falta de cartelera en la mayora de las agencias,

les ha causado una brecha de conocimiento e igualdad entre las que tienencartelera o estn sistematizadas. Se resaltan las siguientes conclusiones:

- La sistematizacin de todas las agencias ser efectiva para lacomunicacin.


61/87

61

- La implementacin de videoconferencias desde la oficina principal para lasdems agencias sera un medio oportuno para el ahorro de dinero y tiempo.

- Nueva imagen informativa para las agencias, para que estn al tanto de loscambios internos y para que los usuarios estn actualizados en precios,

horarios y promociones.- El tiempo y los pocos medios son los factores ms relevantes para que las

personas no participen.- La revista fue el medio ms llamativo para las personas en el que adems

proponen que se pongan tareas por agencias para que haya una mayorparticipacin en las nuevas ediciones.


62/87

62

9.3 Plan estratgico y operativo de comunicacin.

ESTRATEGIATCTICA OACTIVIDAD

INDICADORDE GESTIN

RESPONSABLE

PRESUPUESTORECURSOSHUMANOS

RECURSOSFSICOS

RECURSOSECONMICOS

Descripcin Descripcin Descripcin

Darmantenimientoa los medios

decomunicacin

iniciadosdesde elprimer

semestre de2012

-Actualizacin decartelerasinstitucionales cada15 das.-Entrega de revistainstitucional cada 4meses.-Rediseo depgina Web.- Chequeo redessociales- Entrega de boletna Afiliados con

actualizacinmensual.- Entrega de boletna Socios cuandoGerencia lo sugiera.

- Porcentajede mediosconmantenimiento

Practicantecomunicacinsocial.

Practicante oencargado degestionar la com.en la empresa.

Papelera,carteleras,computador yprogramas de

edicin

Costos deimpresion yreproduccin.

Incentivar eluso de losmedios de

Promover el usoactivo de loscanales de difusin

- Porcentajede personasque utilizaron

Practicantecomunica

Practicante oencargado de

gestionar la com.

Papelera,aplicativo dechat

Costos deimpresin y

reproduccin


63/87

63

comunicacincorporativainternos.

de informacin. Pormedio de exposicindel pblico amaterial BTL,mensajes por chatinterno u otrasactividades querequieran laatencin delpersonal.

el medio cinsocial.

en la empresa.

Evaluar yhacer unseguimiento alos medios decomunicacinutilizadosactualmente

Elaboracin deencuesta cuyoobjetivo es conocerel nivel de uso delos medios decomunicacinimplementadosactualmente

- Porcentajede personasque hacen usodel canal,identifica porqu o por quno lo hacen.

Practicantecomunicacinsocial

Practicante oencargado degestionar la com.

Papelera Costos deimpresin yreproduccin

Ajustar laestrategia demedios segnlos resultadosde lasevaluaciones yproponereventuales

Fortalecer losmedios actualesque resulten bienevaluados y corregiraquellos quepresenten falencias.- Presentacin depropuesta de

- Porcentajede mediosevaluados.

- Resultado delasevaluaciones

Practicantecomunicacinsocial. Practicante o

encargado decomunicacin.

N.A N.A

A2

A3


64/87

64

nuevosmedios

cambio semanal defondo de pantallapara fortalecer lacomunicacincircular.- Presentacin depropuesta de buznde sugerencias conactualizacinquincenal parafortalecer lacomunicacinascendente.-Propuestaalternativa paraenviar lainformacin aAfiliados, desde unaagenda anual con

actualizacinmensual.

Dar soporte anuevaspromociones yprogramascreados por laempresa.

-Ser apoyo comodifusora depromociones demanera interior yexterior (redessociales, cara a

Porcentaje depromociones alas cuales sedio apoyo encomunicaciones


Practicante oencargado degestionar lacomunicacin

Papelera,publicidad.

Gastos enpublicidad

A4


65/87

65

cara, etc)-Soporte decomunicacin en lapromocin El

madrugn del mes

de septiembre(volantes y cuasradiales emitidas enPereira, Armenia yMedelln)

Estructurarprotocolosparaactividadescomunicativasclave.

Establecer normas yrutas aplicables areuniones y gestinde diversassolicitudes dentrode la empresa.- Presentacin deprotocolo para

comits.- Elaboracin depropuesta decampaa para elbuen uso delauditorio de laempresa,acompaada de un

Nmero deprotocolosestablecidos


Practicante oencargado de lacomunicacin Papelera

Impresin yreproduccin.

Gastos dealimentacin y

logstica.

A6

A5


66/87

66

audio e imgenesalusivas.

Ser apoyo parala difusin yelaboracin dematerial decomunicacinsugerida porjefes deproceso ypersonal de laempresa.

- Actualizacinconstante deinformacin desdeGestin de Calidad.

- Actualizacin deinformacin desdeGestin Humana.

- Elaboracin detarjetas depresentacin paraalgunas agencias.

- Apoyo de difusin,envo de tarjetas yrecordacinreferentes al

programa viajeroespecial

-Capacitacin apersonal de taquillasde todas lasagenciassistematizadasviajero especial

Actualidad dela informacin

Practicantecomunicacin social

Personal quesolicita sea enviadala informacin.

Practicante de

comunicacin social.

Papelera,computador

Gastos deimpresin yreproduccin delcontenido.

A7


67/87

67

9.3.1 Ilustracin 7. Cronograma

Planeacin y presentacin:Reglamentacin:

Ejecucin:

Entrega:

Evaluacin:

CRONOGRAMA

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5

A1

A2

A3

A4

A5

A6


68/87

68

9.3.2 Ilustracin 8. Presupuesto

Bolet ines a Afi l iados

cantidad Valor

Valor

porunidad Recursoshumanos Recursosmateriales Total

BoletnSeptiembre 200 $180.000 $ 900

Gerente,Asesor

Financiero,practicante

ComunicacinComputador,impresiones $180.000

Boletn Octubre 200 $180.000 $900

Gerente,Asesor

Financiero,

practicanteComunicacin

Computador,impresiones $180.000

BoletnNoviembre 200 $180.000 $900

Gerente,Asesor



BoletnDiciembre 200 $180.000 $900

Gerente,Asesor



Total $720.000


69/87

69

Bolet ines a Socios

cantidad Valor

Valorpor

unidadRecursoshumanos

Recursosmateriales Total

BoletnSeptiembre 10 $0 $0

Asesorfinanciero,practicante

comunicacin

Computador,va correoelectrnico

BoletnOctubre 10 $0 $0

Asesorfinanciero,practicante

comunicacin

Computador,va correoelectrnico

Total

Bolet in a cond uctores

cantidad Valor

Valorpor



BoletnNoviembre 350 $280.000 $800

Jefe GestinHumana,

practicanteComunicacin Computador,impresiones $280.000

Total $280.000


70/87

70

Segunda edic in revista inst i tucion al

cantidad valor

Valorpor



RevistaSeptiembre 500

$540.000+ 16%de Iva $1.240

Gerente,Asesor


Comunicacin,

Computador,programa de

edicin,impresiones,

transportede

Manizales aPereira $620.000

Transporte 4 $11.000 $11.000

Practicante

Comunicacin

Pereira -

Manizales $44.000Total $664.000

Ac tual izacin a Carteleras

cantidad Valor

Valorpor



Actualizacionesperidicas 20 $0 $ 0

practicanteComunicacin

Computador,impresiones $0

Total $0


71/87

71

Pgina Web

cantidad Valor

Valorpor



Diseo ydiagramacin 1 $950.000 N.A Diseador

Computador,programasde edicin $950.000

Generador decontenido 200 $0 $0

PracticanteComunicacin Computador $0.000

Plataforma eninternet 200 $0 $0

Jefe desistemas Computador $0.000

Total $950.000

Total final $2.614.000

*Adems de las estrategias oficiales, comunicacin fue apoyo tambin paradiferentes actividades como la promocin El madrugn, actualizacin de lascarteleras en Medelln y Armenia, implementacin de carteleras en Choc yRiosucio, tarjetas de presentacin para diferentes agencias, elaboracin dependones para promocionar el nuevo servicio Gran Emperador, difusin de cuasradiales en Caracol, entre otras.

9.3.3 Observaciones

Las actividades realizadas, muestran que se empieza a construir la necesidad enlas personas para contar las actividades internas de la empresa. Conociendo queel primer limitante importante para desarrollar las actividades es el tiempo, se debeempezar un proceso con mucho tiempo de anticipacin para la elaboracin,revisin y aprobacin de cada una de las actividades.

Debido a que desde comunicacin no se tiene la libertad de elegir, se debe pasarpor muchos filtros para que se puedan elaborar estas actividades, esto complica

un poco el trabajo del practicante, ya que depende de los tiempos de las demspersonas para poder elaborar y cumplir a tiempo con las suyas.


72/87

72

CONCLUSIONES

Las organizaciones con el pasar del tiempo empiezan a conocer la importancia deuna buena comunicacin organizacional. Una empresa como Flota Occidental, dealto recorrido a nivel de transporte y con una buena reputacin, se empieza apreocupar por una organizacin en lo que se dice y lo que se hace.

En el proceso, se encontraron diferentes problemticas y sus posibles soluciones.Tambin queda claro que esta es una actividad a la que se le debe darcontinuidad; si bien los resultados an no se ven, es un proceso lento pero queempieza a generar recordacin entre las personas que la reciben ya sea de

manera directa o indirecta.

Los implementos utilizados en este ao 2012, incluyendo un acercamiento mayora las redes sociales y a los diferentes pblicos, fueron clave no tanto para laimagen corporativa, sino para su organizacin e inclusin de los diferentespblicos que maneja la empresa.


73/87

73

RECOMENDACIONES

Ya que la comunicacin organizacional es un proceso nuevo en Flota Occidental,se recomienda dar continuidad a las actividades implementadas, a nuevaspropuestas que quedan pendientes y a las que vayan surgiendo. Es importantetambin que haya una persona que se pueda encargar exclusivamente en estembito lo que har que disminuya la carga laboral del colaborador o jefe que debaquedar a cargo de esto.

Se recomienda que se puedan terminar los boletines mensuales y mejorarlos conuna distinta estrategia, que se sistematice e implemente cartelera en la mayor

cantidad de agencias posibles, que haya una persona encargada para lacomunicacin externa (promociones, publicidad), y una para la comunicacininterna directamente.

Se dej tambin en el proceso diferentes propuestas que podran serimplementadas en el futuro si se encuentra quien pueda administrarlas y darseguimiento. La empresa cuenta con un gran potencial en cuanto a sus pblicos ysu posicionamiento social le facilita muchos procesos, lo que se necesita ahora, esun orden de ideas que pueda empezar a dejar una recordacin ms profunda ysentido de pertenencia hacia la empresa.


74/87

74

REFERENCIAS

Katz Daniel & Kahn RobertPsicologa Social de las Organizaciones, captulo 9: Comunicacin: el flujo deinformacin: Trillas, c1997

Riel, Cees B.M. vanComunicacin corporativa/ Cees B.M. van Riel.Madrid: Prentice Hall, c1997.

Montoya Pinto, AlejandraOptimizacin de los flujos de comunicacin internos de la empresa FlotaOccidental S.AInforme de prctica. Pereira, 2012.


75/87

75

APNDICES

Apndice 1. Encuesta a Jefes de proceso

ENCUESTA A DIRECTIVOS EMPRESA FLOTA OCCIDENTAL S.A.

Con la intencin de hacer un seguimiento a los diferentes flujos y canales dedifusin que se vienen utilizando en la empresa y conocer si estos s son efectivos,se realiza un breve cuestionario que busca conocer qu se debe reforzar omejorar de estos medios y cules estn siendo efectivos.

Por tal razn, solicitamos de su colaboracin para diligenciar esta encuesta siendo

lo ms objetivo (a) y sincero (a) posible, para que los resultados arrojados, seanen pro de mejorar tales medios y continuar con estrategias para fomentar el buenclima organizacional.

La informacin que proporcione tiene fines investigativos y sus respuestas serntratadas de forma confidencial.

La siguiente es una encuesta semi-estructurada con preguntas abiertas.

Proceso al que pertenece:

_____________________________________________1. Cree que hasta el momento se ve un cambio de cmo se daba antes lainformacin y ahora?

S _______ No _______

Por qu?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Participa en la actualizacin y fomentacin de estos medios? S ______ No_______

Por qu?_______________________________________________________________________


76/87

76

3. Si su participacin es poca Por qu no lo hace?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Los medios utilizados hasta ahora son atractivos para usted? Cules lellamaran ms la atencin?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Se siente obligado (a) a participar de algunas actividades? Por qu?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Motiva usted a las personas para que sean partcipes de estos medios? S_____ No ________

Por qu?____________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________7. Qu nuevas alternativas propondra usted para aprovechar estos flujoscomunicativos?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cartelera:

8. Cree que es importante la informacin que se publica en la cartelera? S

_____ No ______

9. Qu fue lo ltimo que ley en la cartelera?________________________________________________________________________________


77/87

77

10. Le parece llamativa la ubicacin de la cartelera?________________________________________________________________________________

11. Qu espacios de tiempo usara usted para leerla?________________________________________________________________________________

12. Le parece importante que haya una cartelera? S ____ No _____

Por qu?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Revista:

13. Qu temas o secciones le gustara encontrar en la revista?________________________________________________________________________________

14. Siente que es un espacio para ser tenido (a) en cuenta? S _____ No _____

Por qu?________________________________________________________________________________

S lee la revista? S ____ No _____ Por qu?___________________________________________

15. Cul fue el tema que ms le llam la atencin de la primera edicin de larevista?

________________________________________________________________________________

Boletines:

16. Conoce usted cul es la diferencia entre la informacin que se da en losboletines, revista y cartelera? S _____ No ______


78/87

78

17. Para quin cree que es importante el boletn?________________________________________________________________________________

AGRADECEMOS SU COLABORACIN


79/87

79

Apndice 2: Encuesta a colaboradores de la empresa, oficina principal,encomiendas y agencias

ENCUESTA A COLABORAD

Catalina Noreña (1)

Documents

Transcript of Catalina Noreña (1)