CASO PRÁCTICO LAMOSA

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALIFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

PROFESIONALIZACION ADMINISTRACION DE EMPRESASSANTIAGO DE CALI NOVIEMBRE 20 2010

Para hacer una análisis ha este caso se debe tener presente y claro cuál es el concepto de reingeniería, Es un proceso de cambio y reestructuración en la organización donde se hace una revisión y cambios radicales en los procesos, para crear un nuevo y más productivo proceso que ayude realizar funciones para ofrecer un mejor servicio al cliente elevando la calidad mejorar en costos, rapidez y elevando la competitividad.

Reingeniería es comenzar de cero, es un cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de los procesos. La reingeniería requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfacción del cliente.

No es una solución de rápida aplicación que promesa aumentar la calidad del producto o el servicio o reducir los porcentajes de los costos, tampoco es un programa que va a levantar la motivación de los trabajadores y no obliga o fuerza a los sistemas a trabajar más rápidamente, ni significa que la empresa va a ser más automatizada. También no debe considerarse como rediseñar una empresa o reducir el número de niveles en una organización.

Desde otro punto de vista la reingeniería "Es el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado - y de los sistemas, las políticas y las estructuras organizaciones que los sustentan - para optimizar los flujos del trabajo y la productividad de una organización". (Manganelli, 1995) En su forma más sencilla la reingeniería cambia el proceso para corregir el ajuste entre el trabajo, el trabajador, la organización y su cultura para maximizar la rentabilidad del negocio.

Metodología de la reingeniería La empresa determino estudiar las labores y funciones de cada departamento de manera que pudieran conformar en una sola y así optimizar el tiempo y esfuerzo.

También se vio la manera de no contar con equipo obsoleto, otorgando solo la tecnología que realmente se necesita, de igual manera se realizo este proceso con los inventarios de la empresa.

La metodología se basa en 5 etapas que permiten resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos estratégicos de valor agregado.

✓ Preparación: Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería.

✓ Identificación: El desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y que agregan valor. Además requiere un conocimiento profundo de toda la empresa y sus procesos.

✓ Visión: Debe ser comprensible para todo el personal, describir las características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora.

✓ Solución: En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa.

✓ Transformación: El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando en la anterior etapa.

Aplicación de la reingeniería

Lamosa para aplicar la reingeniería en su organización decidió contratar a una persona especializada para que se encargara de esto y que tuviera experiencia. A esta persona se le entrego el problema que se quería resolver, esta entonces se encargo de poner en marcha el proceso de investigación.

Su investigación se baso en el siguiente análisis:

✓ Manejo de la información de la empresa, muchos de los trabajadores se sintieron sorprendidos pero reaccionaron favorablemente, porque el beneficio para todos, utilizando como herramienta los servicios informáticos.

✓ Uso de la tecnología en la información, No se necesito utilizar tecnología ya que era una reingeniería administrativa y no operacional.

✓ Automatización del trabajo, Los grupos de trabajo están determinados por determinados, los mismos que se automatizaban.

✓ Manejo de recursos humanos, en este proceso existe la intervención de un sindicato que tiene una relación industrial con el encargado de este departamento, quienes evalúan prestaciones y eventos deportivos.

¿Podría aplicarse este caso a nuestra realidad? ¿Por qué no? ¿Por qué si?

Si podría aplicarse de esta manera y muchas organizaciones lo realizan de esta manera, porque solo se plantean un problema y buscan la solución solo para ello, en lugar de buscar una oportunidad en él y generar así la solución a muchos otros problemas, que se necesitarían una reingeniería en una organización.

No sería conveniente que se aplicara como el caso mencionado, ya que LAMOSA solo busco mejorar y reubicar funciones, realizando solo un sondeo de algunos puestos, siendo deficiente en la realización adecuada del proceso, ya que el cambio es total y no parcial. Además de ello la empresa no realizo un real proceso de Reingeniería, ya que se considero como un punto de

transición en la vida de la empresa y no como un factor total de cambio en su forma de llevar las cosas.

El objeto de la reingeniería lo constituyen aquellos procesos que son a la vez estratégicos y de valor agregado.

En general solo el 50% de los procesos son estratégicos y agregan valor.

La optimización que la reingeniería pide se mide en términos de resultados del negocio, incremento de rentabilidad, participación del mercado, ingresos y rendimiento sobre la inversión. Sin la relación entre la reingeniería y mejorar los resultados del negocio la reingeniería esta condena al fracaso. Otra característica de la reingeniería es que en general debe ser rápida porque los ejecutivos esperan resultados en tiempos muy cortos.

Además los resultados deben ser radicales para que logren resultados notables y sorprendentes. Además debe rediseñar los procesos que agreguen valor y desechar los demás

CUANDO APLICAR LA REINGENIERIA

Es necesario aplicar el proceso de reingeniería en los siguientes casos:

• Cuando el rendimiento de la organización está por detrás de la competencia.

• Cuando la organización está en crisis; como una caída en el mercado.

• Cuando las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo tecnología.

• Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado.

• Cuando hay que responder a una competencia agresiva.

• Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para mantener el liderazgo.

Ventajas de la Reingeniería

• Mentalidad revolucionaria: Induce a pensar en grande en la organización.

• Mejoramiento decisivo. Cambios notables en tiempos cortos para responder a la satisfacción del cliente.

• Estructura de la organización. Enfocarse a las verdaderas necesidades del cliente.

• Renovación de la organización: Aumenta participación en el mercado, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia.

• Cultura corporativa. Ayuda a evolucionar la cultura de la organización.

• Rediseño de puestos. Crea empleos más incitantes y satisfactorios.

Factores necesarios para una reingeniería efectiva

• Orientación hacia el proceso

• Ambición

• Rompimiento de reglas

• Creatividad en el uso de la tecnología.

Características comunes después de realizar una reingeniería :

• Varios trabajos se comprimen en uno solo

• Se comprimen verticalmente los procesos

• Los pasos del proceso siguen un orden natural

• Existen procesos en múltiples versiones

• Se realiza el trabajo donde tiene sentido

• Se reducen chequeos y controles

• Se da la administración por casos

• Opera de forma centralizada y descentralizada

Análisis y desventajas

La empresa tomó en cuenta que al implantar este proceso se iba partir de otro punto de vista, aunque no a partir de cero porque como no fue en toda la compañía los únicos que resintieron el cambio fueron los departamentos que se conjuntaron.Las modificaciones que se hicieron más que nada fueron en el área de contaduría que hora es contraloría, a demás de otros departamentos que conjuntaron sus funciones que tenían en común para formar una sola.En cuanto a la preparación de los trabajadores para la nueva forma de trabajo y para el desempeño de su puesto la empresa los capacita para que se desenvuelvan mejor en su área de trabajo. Como hubo empleados que cambiaron sus funciones por otras en realidad no están haciendo cosas muy diferentes sino que cambiaron solo de departamento y ahora dependen de otra

persona pero si los preparan para que lleven a cabo sus nuevas funciones eficientemente.

CONCLUSIONESUna vez analizado el proceso de reingeniería en la empresa LAMOSA y después de habernos informado sobre la importancia de la realización de este tipo de proyectos y haber estudiado la forma de llevarse a cabo, hemos llegado a las siguientes conclusiones: Rediseñar una empresa no es lo mismo que reorganizar, reducir el número de niveles o hacer más plana su estructura organizacional no implica que dentro de la empresa se haya realizado un proceso de reingeniería; aunque es preciso mencionar que la reingeniería sí puede producir una organización más plana pero el hecho de que la empresa haya modificado total o parcialmente su estructura no implica que con esos únicos cambios haya realizado un proceso completo de reingeniería.

Para llevar a cabo el proceso es preciso realizar un análisis, el cuál, después de terminada la investigación servirá a la empresa o más bien a los altos directivos a tomar decisiones sobre el tipo de cambio que se deben llevar a cabo dentro de la empresa. LAMOSA en su necesidad de mejorar y reubicar funciones, realizó un sondeo solamente en algunos de sus puestos, lo cual provocó una deficiencia en la realización adecuada del proceso, decidido al que muchas funciones fueran reubicadas y los empleados no supieran el motivo de su cambio.

Como podemos apreciar, la empresa, a pesar de buscar una mejora en sus procesos, tuvo muchas deficiencias para la realización correcta del proyecto. Nosotras al haber estudiado detenidamente el verdadero significado de un Proceso de Reingeniería y al compararlo con lo realizado dentro de esta empresa encontramos muchas diferencias.

A demás de las ya mencionadas pudimos descubrir que un proceso de reingeniería después de que se hace la integración de procesos y no de funciones, como lo hizo esta empresa, se deben establecer elementos de integración como son políticas, nuevos formatos, sistemas de información, entre otros; desgraciadamente esta empresa no realizó nada de lo antes mencionado, pues solamente se limitó a mover personas en el organigrama, es decir reubicó funciones simplemente y no implantó nueva tecnología ni políticas.

También tuvo deficiencias en cuanto a comunicación, pues solamente algunos elementos de altos puestos fueron los enterados del proceso que se llevaría a cabo y provocó gran confusión entre los empleados.

Otro punto importante es que el proyecto fue observado como un lapso en la

vida de esta empresa, en vez de ser tomado como una nueva forma de vida, una nueva identidad que debe llevar, el proyecto se realizó simplemente y no se le ha dado seguimiento, se limitaron como dijimos a hacer simples cambios de funciones y no se han preocupado por llevar un seguimiento en los resultados ni las apreciaciones de cada una de las partes que formara parte del cambio.

Finalmente y como punto más crítico pudimos descubrir que la empresa no tomó en cuenta el factor “respuesta al cambio”, es decir, no tomó en cuenta el proceso productivo desde la elaboración de sus productos, pues desde antes ya contaba con métodos de manufactura flexible en la cuál ya contaba con la ventaja de adaptación rápida al cambio en las necesidades del mercado.

Recomendaciones

Después de haber realizado el rediseño dentro de la empresa no se han realizado análisis de los resultados, es decir, no se ha evaluado la efectividad del proceso. Es necesario que la empresa realice una evaluación para saber si efectivamente el cambio ha dado los resultados que la empresa planteó al iniciar el proyecto.

Uno de los puntos claves la empresa no hizo ningún cambio considerado esencial en el proceso de reingeniería fue en la tecnología de información. Nosotras consideramos que el aprovechar al máximo el potencial de la tecnología y buscarle una utilidad a lo que la informática puede ofrecer, es uno de los puntos de parida más relevantes para reediseñar adecuadamente una empresa.Sugerencia:La empresa no realizó cambios en el proceso productivo en sí, debido a que considera que se mantiene dentro de sus programas de producción, y por lo tanto no encontró la razón por la cual, tenga que modificar su sistema productivo; pero nosotras consideramos que si esta se profundiza en este aspecto, podría ser que en realidad esté produciendo con algunos niveles de desperdicio, que entre otros factores, influye dentro de las deficiencias de la empresa.

Otro punto en los que podemos realizar una crítica es que antes, durante y después del Proceso de Reingeniería muchas de los elementos de la empresa han ignorado completamente el significado y todo lo que implica un proceso de esta magnitud. Es fundamental el conocimiento y estudio del tema para que a la hora de ser implantado se realice adecuadamente.

El proceso de reingeniería no es un proyecto de una sola ejecución a éste una vez aplicado se le debe de dar continuidad y seguimiento y quien mejor calificado para realizar esto que un experto en reingeniería; por tal motivo ha

sido un gran error para la empresa el carecer de los servicios de la persona que realizó el cambio en la empresa, aunque no necesariamente tiene que ser él, pero sería conveniente que tuviera en su equipo a una persona que pueda darle continuidad y crearlo como un estilo de vida.