Caso RP-SPORTS

El caso que aquí se describe trata sobre la creación de una tienda electrónica (eCommerce)

para explotar un nuevo canal de venta de productos: Internet.

La empresa familiar RP DEPORTES, SA, con 55 años de antigüedad, ha pasado por diversos

momentos de crisis y este año, uno de los miembros de la familia decide vender por internet.

Para ello, recurre a un grupo de trabajo que le ayuda a conceptualizar la idea y realizar las

primeras suposiciones y restricciones así como a cerrar el alcance inicial del proyecto y fijar la

meta y objetivos.

1. Oportunidad del proyecto El negocio de RP DEPORTES, SA, iniciado por Ramon Puiggros en 1957, consistía en la

distribución de ropa deportiva de primeras marcas a tiendas y cadenas de tiendas de deportes,

quienes a su vez venden al cliente final en sus locales de las calles más céntricas y concurridas

de cada ciudad y población.

RP DEPORTES, SA, que dispone de acuerdos y contratos, con marcas de primer nivel, muy

favorables tanto en precio como en exclusividades de producto y zona, factura 50Millones de

Euros, tiene una plantilla media de 24 trabajadores y basa sus operaciones en su almacén

principal de Manresa y almacenes satélites repartidos por toda la geografía nacional.

Ramon Puiggros, empresario de éxito y adelantado en su tiempo, creó el concepto y la

empresa y consiguió consolidarla en pocos años. Desde entonces las ventas de RP DEPORTES,

SA se mantuvieron con un ligero crecimiento residual cada año hasta que Carles Puiggros (hijo

de Ramon) tomó el mando en 1.992.

Carles, al que su padre le había procurado una formación impecable en Suiza, estaba

convencido de sacar a la empresa de su “ciclo de madurez” y estancamiento de ventas. Por

ello decidió apostar por la innovación y la flexibilidad. Para ello, concluyó centrarse en el

cliente: observar y estudiar sus gustos, necesidades así como las tendencias de cada

temporada. Carles, no dudó en recorrer todas las ferias y congresos deportivos que pudo,

buscando las últimas tendencias y novedades, siendo el primero en hacer acuerdos de

distribución exclusiva con empresas fabricantes y marcas incipientes pero de alto potencial

que en muy poco tiempo dieron sus frutos. Carles consiguió doblar la facturación de la

empresa en 5 años.

RP DEPORTES, SA iba “viento en popa” e inevitablemente la competencia, que siempre acecha,

se percató y enseguida aparecieron nuevos competidores con gran capacidad de inversión,

algunos eran incluso internacionales líderes en sus países que buscaban el crecimiento en

otros mercados. Carles, con su fórmula de innovación y flexibilidad, defendía bien su negocio

que seguía siendo rentable pero los crecimientos volvían a ser casi nulos y durante los últimos

ejercicios, año tras año, a duras penas facturaba lo mismo que el año anterior.

El nieto del fundador, Ernest, que es un gran experto en tecnología y conocedor del negocio

familiar ya que, sacrificando sus vacaciones escolares había estado ayudando a su padre Carles

en RP DEPORTES, SA todos los veranos desde que empezó el Bachillerato, tras mucho pensar

pros y contras formuló la siguiente pregunta a su padre mientras Miranda, su madre, cortaba

el pavo en la cena de Noche Buena:

– Papá, ¿por qué no vendemos nuestros productos al consumidor final en vez de a

las cadenas y tiendas como hacemos actualmente?

Carles, en seguida atisbó problemas en la propuesta y le respondió:

– Ernest, eso que propones es un negocio distinto, no tenemos experiencia ni

comerciales formados en trato a cliente final y además aunque los precios de los

alquileres están bajando, no tenemos capacidad de inversión en nuevos locales y

tiendas a pie de calle para llegar a ellos…

Ernest, viendo que su padre no había entendido el enfoque que tenía en mente, le interrumpió

y le dijo:

– Papá, el negocio necesita una transformación. Para llegar a los clientes no hace

falta usar métodos tradicionales, podemos llegar de manera muy efectiva, directa y

económica a través de Internet mediante un eCommerce (tienda electrónica) bien

trabajado, usable y seguro, completado con buenas técnicas de Márquetin Online y

dinamizando bien a nuestros seguidores con estrategias en Redes Sociales.

Carles y Miranda se miraron mutuamente durante unos segundos sin entender muy bien de

qué estaba hablado su hijo; pero conscientes de que Ernest era inteligente, serio, trabajador y

de que conocía perfectamente el negocio finalmente asintieron complacidos.

– ¡Vamos allá!. Exclamaron al unísono y encargaron a Ernest que realizara un

Project Plan completo que incluyera los 5 procesos de la gestión de proyectos:

Inicialización, Planificación, Ejecución, Monitorización y Control, y Cierre.

– Sin embargo….

continuó Miranda, quien además de esposa y madre era la directora financiera

que había conseguido optimizar los niveles de stock e implementar una política

financiera envidiable que les había permitido superar momentos de profunda

crisis en diversas ocasiones

…. hay que ser consciente de que se ha de tener mucho cuidado con las políticas de

producto, precio, servicio y envío para que la distribución actual no se vea

perjudicada.

Antes de acabar el postre de macedonia de frutas y los turrones típicos de tan señalada fecha,

ya tenían repartido el trabajo: Carles, se encargaría de la gestión del negocio tradicional con su

cadena de distribución y Ernest definiría, fijaría objetivos, crearía y gestionaría el nuevo

proyecto de venta a cliente final Bussines-To-Consumer (B2C), apoyado en técnicas de

Marketing Online y Social Media que él mismo propuso.

El “cling” de las copas durante el brindis con cava al final de la cena, sirvió como tinta invisible

para rubricar el más efectivo de los compromisos de llevar a cabo el proyecto.

2. Descripción del proyecto Ernest con el encargo firme de crear y gestionar el nuevo proyecto de venta por internet se

erige a sí mismo con Jefe de Proyectos ya que conoce perfectamente la cultura de la compañía

familiar existente y decide recluirse durante 1 semana en la casa que la familia posee en un

bonito pueblo de la Cerdaña con un triple objetivo:

1.- Recopilar los procesos, procedimientos e información histórica.

2.- Documentar las necesidades de negocio (Business Case).

3.- Dividir el proyecto total en grandes fases.

Transcurridos los 7 días previstos, y habiendo pasado trabajando incluso la Noche Vieja que

años pasados tanto le había gustado celebrar con sus amigos, dispone ya de las primeras

conclusiones, entre otras que hay que acometer el proyecto cuanto antes para intentar tener

la plataforma disponible para la temporada de ventas previas a las vacaciones de verano y

obtener unos primeros resultados sobre los que evaluar la previsión del negocio. Así que sin

perder más tiempo decide reunir, en un restaurante japonés, a su grupo de amigos de la

Universidad que, aunque de carreras diferentes, habían ido coincidiendo en diversas

asignaturas comunes y de libre elección:

• Juan Sastre, estudiante del grado de Informática y experto en software Opensource.

• Carlos Caro, estudiante del grado de informática y experto en infraestructuras y

sistemas.

• Carolina Torner, estudiante de multimedia, experta en usabilidad y diseño.

• Sandra Martí, estudiante de posgrado en marketing online y Redes Sociales.

Al inicio del segundo plato, después de haber utilizado sabiamente el tiempo disponible del

primer plato para ponerse al día de las vacaciones y hablar de temas más sociales, decide

explicar el proyecto a sus amigos.

La argumentación inicia con la explicación de los antecedentes de la empresa y continua con

las conclusiones más importantes obtenidas de la recopilación de procesos, procedimientos e

información histórica tales como principales referencias de productos que se venden, precios y

márgenes medios de venta, competencia, mercados, productos similares, diagrama de valor

del producto y demás.

Después del preámbulo donde, a primera vista, efectivamente parece viable el negocio, Ernest

entra en el detalle del proyecto:

- El proyecto consiste en la creación de un eCommerce (Tienda Electrónica), para vender los

productos de deporte actuales de RP DEPORTES, SA y los nuevos que se consideren adecuados

por sinergias o canal.

Sobre la plataforma deja clara las siguientes restricciones iniciales que podrán ser completadas

en fases siguientes según se avance en la conceptualización:

- La plataforma debe ser basada en un software de mercado (preferiblemente Open

Source) y se descartará automáticamente cualquier propuesta relativa a la

programación From Scratch de la misma.

- Deberá proveer de serie diferentes herramientas de Marketing Online como Cupones

descuento, categorización de clientes, múltiples tarifas, capacidad de comunicación

con herramientas de eMail Marketing,… que se detallarán más adelante.

- La infraestructura deberá ser capaz de adaptarse a picos con anchos de banda

suficientes para aguantar hasta 2.000 transacciones por hora y garantizar un SLA

mínimo de 99,98 % UP.

- Se deberá conectar fácilmente a un software CRM (Customer Relationship

Management) que también debe ser preferiblemente (Open Source) y ha de estar

instalado, a poder ser, en la misma infraestructura para la creación de campañas

segmentadas.

- Deberá tener facilidad para conectarse con software externos, en concreto el ERP que

RP DEPORTES, SA dispone para gestionar los Stocks y realizar la facturación y

contabilidad.

- Deberá tener capacidad de generar albaranes y enviar correos de notificación al

cliente cada vez que cambie el estado del pedido, como mínimo los 4 estados

siguientes: pedido realizado, pedido cancelado, pedido enviado y pedido completado.

- Debe tener integración con Redes Sociales.

- Debe tener integración con un sistema de Chat para soporte a usuario y ticketing para

resolución de dudas y de esta manera ahorrar en servicios de Call Center.

- Debe ser correctamente visible en los navegadores más usados y disponer de

versiones para dispositivos móviles (BB, iPhone,…)

- Conectividad con Agregadores, Outlets y con Google Shop

- La propia construcción y carga de contenidos ha de ser considerada SEO Friendly y

contener métodos para generar “URL amigables” para facilitar el posicionamiento

orgánico en buscadores.

- Antes de hacer una propuesta de diseño se deben realizar al menos 3 mock-ups

(Wireframes) para garantizar una correcta arquitectura de la información.

- El diseño tiene que ser “limpio”, “atractivo”, moderno y con una área focalizada

directamente a la mujer ejecutiva y moderna que hace deporte para estar bien consigo

misma, ya que según un informe de Forrester (http://www.forrester.com), éste es el

mercado más interesante para este tipo de productos.

- Debe incluir un Blog donde periódicamente se publiquen Post del sector, de los

productos comercializados o sobre la propia compañía para dar más notoriedad,

publicidad y contribuir al posicionamiento orgánico en buscadores.

Para desarrollar este proyecto, ya han detectado determinadas necesidades de colaboración

externas que se detallan a continuación:

- Entidad financiera para proveer de medios de pago electrónicos y garantizar, en la

medida de lo posible la seguridad de la transacción.

- Empresa o ISP con Data Center propio con servicios optimizados para la plataforma

seleccionada y que garantice las restricciones enunciadas. Asimismo a través de ella

adquiriremos las DNS y encargaremos los servicios de gestión de correo.

- Empresa de email marketing para realizar las acciones de envío de correos y

Newsletters.

- Requeriremos, para ser más formales y evitar problemas a futuro, un acuerdo de

colaboración con RP DEPORTES, SA para el suministro de productos, almacenamiento

e interconexión con su sistema informático para obtener información sobre el

inventario disponible para la venta.

- Empresa logística encargada de la paquetería y entregas a cliente final.

Internamente, se plantea un proyecto con 1 JP y 4 equipos de trabajo multidisciplinares

que incluyen perfiles heterogéneos que van desde los geeks más técnicos en programación

hasta los comunicadores que usan la tecnología (sin comprenderla en profundidad),

community managers, arquitectos de información, expertos en usabilidad y los creativos

más transgresores y disruptivos.

Todos se quedaron complacidos de las explicaciones de Ernest, se repartieron el trabajo de

preparación de los primeros datos para poder analizar viabilidad del proyecto y se emplazaron

para hacer una reunión justo después del día de Reyes.

3. Proceso de Iniciación y planificación del Proyecto Por fin ha llegado el día 7 de enero, el equipo inicial de proyecto está muy excitado y todos

acuden con los “deberes” hechos a la reunión agendada en un reservado de una conocida

cafetería del centro de Barcelona.

Ernest, como no podía ser de otra manera, inicia la reunión.

Primero comenta, muy optimista, los contactos realizados, a través de sus padres, para

solventar las necesidades de colaboración externa identificadas:

• Por un lado, el gestor del banco con el que usualmente trabaja RP ESPORTS (Banco

Privado) le ha puesto en contacto con Jordi Herranz, responsable del área de medios

de pago electrónico de la entidad, y de las charla mantenida ha concluido que no

habrá problemas en llegar a un acurdo para su implicación como pasarela de pago

electrónico preferente para el portal, lo que incluirá el tratamiento para las principales

tarjetas de crédito y otros medios de pago por internet como PayPal. Cabe mencionar

que su interés es puramente “monetario” y que no se ha pronunciado sobre si el

negocio puede ser un éxito o no.

• Por otro lado, el responsable de la empresa de logística PACEX con la que trabaja RP

ESPORTS, Joan Carrión, se ha mostrado muy colaborador y está muy interesado en

poder participar como distribuidor único de las compras que se realicen a través del

portal, y nos ofrece unos precios muy competitivos con un nivel de servicio de primera

línea.

A continuación pasa a exponer su visión de cómo el proyecto completo podría ser desgranado

en sus principales fases, ya que sabe perfectamente que éste es uno de los puntos más

importantes en el proceso de inicialización de un proyecto. Concluye que hay 2 Bloques bien

diferenciados:

- Diseño, construcción y puesta en marcha del eCommerce.

- Explotación del eCommerce y optimización de ventas durante los 3 primeros años.

Para Bloque 1, llamado “Diseño, construcción y puesta en marcha del eCommerce”, reparte

entre su equipo un folio cuya información agrupada mediante un diagrama mental (Mind Map)

se adjunta a continuación:

Fig 1. Descomposición inicial del Bloque 1, según Ernest Puiggros.

Reorganizando toda la información suministrada de este bloque y usando el material e

informaciones que el equipo de trabajo, en especial por Juan y Carlos, había preparado unido

con los conocimientos adquiridos en la Universidad, concluyen que este bloque podría ser

organizado 5 fases con un calendario similar al siguiente:

A esa planificación hay que añadir una fase de pruebas de calidad y ajustes finales de unas dos

semanas y a continuación una prueba piloto de no más de un mes y que estaría muy

relacionada con las campañas de marketing on-line y posicionamiento en las redes sociales.

Valorando las horas de dedicación de cada uno de ellos concluyen que el presupuesto que

necesitan para este primer Bloque de Diseño, construcción y puesta en marcha del

eCommerce es de 22.960 €, a los que habría que añadir 1.977 € correspondientes a las

compras de servicios y productos externos, que, aunque lo más seguro es que se opte por una

plataforma OpenSource y que la licencia es sin coste, hay que considerar para ser eficientes en

su implantación (servicios profesionales expertos i add-ons que sí son de pago). En total el

presupuesto a prever, previendo una partida de contingencias del 15%, será de 28.678 € (han

confeccionado la tabla de costes del anexo I)

En cuanto al Bloque 2, llamado “Explotación del eCommerce y optimización de ventas durante

los 3 primeros años” y, con la idea de hacer un pequeño estudio de viabilidad inicial Ernest

expone lo siguiente:

- Las Ventas de productos de deporte en el eCommerce dependerá directament e de la

cantidad de Visitas (tráfico) que tenga el Site, del total de visitas sólo habrá un

porcentaje de gente que acabe comprando (% conversión en clientes) y en cada una

de las compras el cliente se gasta como media una cantidad de dinero (Cesta Media).

Ernest quiso ilustrar su intervención con el siguiente ejemplo:

Suponemos que tenemos 250 visitas directas al día con una tasa de conversión del 2%

y 300 visitas al día vía Addwords de Google con una tasa de conversión del 1,5%. Si

cada compra como media se gasta 50 €, podremos obtener la siguiente previsión de

ingresos diaria:

250 visitas directas/día x 2% compra/visitas x 50 €/compra = 250 €/día (por vía directa)

300 visitas addwords/día x 1,5% compra/vistas x 50€/compra = 225 €/día (por

Addwords)

Por tanto, si sumamos las dos, tendríamos una previsión de facturación de 475 €/día

Carolina y Sandra tomaron protagonismo en este punto y entre una y otra fueron aportando

las siguientes conclusiones:

- Contamos inicialmente que el tráfico nos vendrá de 2 maneras principales:

o Tráfico orgánico por el buen posicionamiento que nuestro eCommerce pueda

tener en los buscadores (y en concreto Google pues dispone de una cuota de

mercado aproximada del 95 % en España).

o Tráfico inorgánico derivado de por la compra de palabras Adwords y PPC.

- Creemos que por el trabajo inicial y viendo las tendencias de búsqueda de los términos

que nos interesan podríamos tener un tráfico inicial de:

o Tráfico orgánico: 4.500 visitas/mes (aproximadamente 150 visitas/día) que

podrá irse incrementando en un 7% mes a mes gracias a un buen trabajo de

SEO (Search Engine Optimization)

o Tráfico inorgánico: 4.850 visitas/mes que podrá verse incrementado en un 2%

mensual gracias a una buena analítica y trabajo de palabras clave (Keywords).

Sandra abrió su carpeta y mostró el siguiente gráfico a sus compañeros:

Fig 2. % de conversión de tráfico orgánico e inorgánico

La figura mostraba la comparativa entre los % de conversión a clientes del tráfico Orgánico e

inorgánico fijándolos, según una media del sector en 1,30% el orgánico y un 0,68% el

inorgánico. Con esto, Sandra quería hacer mostrar a sus compañeros que de cada 1.000 visitas

a la tienda Online, sólo 13 personas acaban comprado si la visita es orgánica y 6,8 si la visita es

inorgánica.

Justo en este punto, Carolina interrumpió y dijo:

- En cualquier caso, haciendo un buen trabajo de usabilidad, persuabilidad y

arquitectura de la información podemos estar rápidamente por encima de esas cifras

y se aventuró en dar las siguientes:

o El % de Conversión orgánico que inicialmente está fijado en 1,30 % podrá

mejorar mes a mes en un 0,03% hasta alcanzar la cifra de 1,63 % para

mantenerse estable en ella.

o El % de Conversión inorgánico que inicialmente está fijado en 0,68%, haciendo

unas buenas páginas de aterrizaje (landing pages), podría incrementar en un

0,05% mes a mes hasta alcanzar la cifra de 1,43% para mantenerse estable en

ella.

Sandra, después de asentir con la cabeza aprobando el comentario de Carolina dijo:

- Finalmente hemos hecho un estudio de mercado y hemos visto que la cesta media de

productos en cada compra se acerca a los 90 €. En cualquier caso, existen estrategias

de marketing para intentar subir esta cifra como regalar el transporte a partir de 100 €

de compra, hacer kitts, ventas cruzadas, añadir productos más caros al catálogo, …

Con todas estas estrategias y más que se definirán en su momento, la cesta media se

incrementará mes a mes en 4€/compra hasta alcanzar la cifra de 130 €.

¡OJO!, hay que tener en cuenta, que hay una media de devolución de la mercancía de

un 3% sobre las ventas totales, por diversos factores: errores en el envío, ejecución de

la garantía de devolución y otros. Este 3% se ha de restar a la ventas, tiene un coste

(por logística inversa y reclasificación) de un 5% del valor de las mercancías devueltas.

Ernest, emocionado exclamó:

- ¡Ajá! Entonces ya podemos tener nuestra propia previsión de ventas. Además,

podemos saber el margen bruto de las operaciones sabiendo que:

o Tenemos pactado, como media, un 30% de margen en los productos que

vendemos y nos suministra RP DEPORTES, SA con gastos de manipulación y

almacenaje incluídos.

o El coste de las visitas inorgánicas es aproximadamente un 2% de las ventas

generadas por ellas mismas.

o El Banco se queda un 1% de las ventas totales por el uso de su TPV y garantizar

la transacción.

o La empresa logística cobra 5 € por cada envío realizado a cliente.

Carlos y Juan, intervinieron para hacer constar que se debería tener en cuenta adicionalmente

que mes a mes se tendrían que hacer las intervenciones:

- Mantenimiento Plataforma: valorada en 150€/mes garantizaría que está en optimas

condiciones, se hacen copias de seguridad, se revisan procedimientos e incluso se

hacen ciertas mejoras.

- Product Management: valorado en 450 €/mes, para buscar nuevos productos, intentar

aumentar la cesta media, ampliar el catálogo, introducir textos, fotos, comentarios,…

- Marketing Online: valorado en 700 €/mes, para realizar last areas de SEO y gestión de

los Adwords.

- Community Management: valorado en 650 €/mes para dinamizar las redes sociales.

- Hosting: para alojar la aplicación, valorado en 200 €/mes.

- Gestión del Servicio: valorado en 560 €/mes hasta el momento de conseguir el break-

even del servicio. A partir de esta fecha se fijara la remuneración en función de los

objetivos de ventas, pero que no será inferior a este coste.

Ernest finalmente consideró que si se quería hacer un proyecto profesional, se debería acudir a

un vivero de empresas como que alquilaban despachos suficientemente grandes para sus

necesidades por un precio de 650 €/mes y además reservaba una partida del 2% sobre las

ventas netas (una vez ejecutadas las devoluciones).

Antes de finalizar la reunión Carlos y Juan, que habían estudiado Gestión de Proyectos en la

Universidad, con buen acierto dijeron:

- Compañeros, después de esta sesión tan provechosa y con el fin de finalizar el proceso

de iniciación del proyecto, se debería redactar formalmente:

o El Acta de constitución (o Project Charter)

o La declaración preliminar de alcance de proyecto (o Preliminary Scope

Statement)

Ernest asintió pero de repente le vino a la cabeza un punto importante que había a aprendido

en la asignatura de Gestión de Proyectos Avanzada (GAP) y dijo:

- Si bien es cierto lo que comentáis, es necesario hacer un análisis de viabilidad del

proyecto antes de seguir adelante y completar los entregables del Proceso de Inicio del

proyecto, ya que si no es viable, se debe replantear y explorar otras vías.

Así pues, Ernest acomete de inmediato la elaboración de este estudio, para lo que estudia los

datos económicos establecidos y evalúa la situación del mercado y en quince días lo tiene

disponible. Convoca una reunión para su discusión el día 6 de febrero, en al que incluye a sus

compañeros e invita a Carlos y Miranda, ya que ellos como responsables de RP ESPORTS son

parte importante en la viabilidad del proyecto (suministro de productos y brazo financiero).

En la reunión del día 6, Ernest explica los resultados de su estudio (anexo II) el cual, después de

responder a algunas precisiones solicitadas por Carlos sobre las relaciones entre visitas

orgánicas, inorgánicas y ventas, es aprobado por todos los asistentes.

Ernest cierra la reunión con:

– Compañeros, esto va en serio, pongámonos manos a la obra ya que el tiempo apremia.

Preparemos la documentación para la formalización del proyecto que ya hemos

hablado y empecemos el proceso de Planificación.

Al día siguiente Ernest se pone a trabajar en la confección del Acta de constitución y en el

receso que hace para el almuerzo con sus padres les comenta:

– Papa, he estado trabajando los documentos para que el proyecto quede perfectamente

delimitado y creo que sería conveniente que con el fin de poder evaluar claramente el

resultado del proyecto, hagamos que su ejecución se realice por una entidad diferente

de RP DEPORTES, que te parece?

– Totalmente de acuerdo, Ernest, contesta Carlos. Yo también había pensado en ello en

el momento que empezamos hablar del proyecto y lo había comentado con tu madre.

Para ello había pensado que definiéramos a nivel de negocio una filial de la empresa

que llamaremos “RP DEPORTES on-line” de la cual tú serás el director general, y

nosotros aportaremos el capital necesario para que puedas financiar el proyecto. En

esta filial, si lo crees conveniente podemos dar cabida a tus compañeros que te han

ayudado en la definición del proyecto, para que se impliquen plenamente en él, y

además de poderles pagar los dedicaciones que vayan de realizar (de acuerdo con los

precios que has establecido en el estudio de viabilidad), podemos asignarles una

participación minoritaria en el negocio, y una vez concluido el proyecto involucrarlos en

la operación de la filial

Con esta idea Ernest , cita a sus compañeros para la tarde del día siguiente en la misma cafería

que lo hicieron a principios de enero. Y les plantea la situación. Todos ellos, aunque algunos

todavía están liados con exámenes y en trabajar algunas asignaturas que les quedan

pendientes, aceptan la propuesta. Cada uno de ellos asumirá una responsabilidad dentro del

proyecto y posterior negocio de acuerdo con sus experiencias, quedando por tanto la siguiente

organización para RP ESPORTS on-line:

• Presidente, el padre de Ernest, Carlos Puiggros, que también lo es de RP DEPORTES, SA

• Director general, Ernest Puiggros

• Director financiero, Miranda, la madre de Ernest

• Responsable de operaciones Joan Sastre

• Responsable de sistemas, Carlos Caro

• Responsable de imagen, Sandra Martí

• Responsable de usabilidad, Carolina Torner

Ya con la ideas claras, Ernest avanza con el Acta de constitución del proyecto que concluye y e

envía a todos los implicados el viernes de la misma semana. En un plazo de cuatro días todos

han ido respondiendo sobre el contenido del acta que finalmente se aprueba el día 14.

A partir de este momento el equipo del proyecto, liderado por Ernest, empieza a profundizar

en los distintos aspectos del proyecto para poder realizar una planificación adecuada del

mismo y poderla presentar en el kick-off del proyecto que ha de realizarse lo más pronto

posible.

Cada tarde se reúnen en un almacén de RP DEPORTES, para poner en común sus avances,

compartir dudas, cerrar temas, contactar con proveedores e identificar riesgos. Al cabo de una

semana de trabajo, con la información recopilada, Ernest elabora la siguiente tabla de tareas:

Actividad / Tarea duración

Definición Solución eComm

Definición requerimientos 10 días

Selección infraestructura y productos 5 días

Contratación componentes seleccionados 10 días

Implantación solución eComm

Instalación y parametrización productos 4 días

Construcción adaptaciones e interfaces 15 días

Integración y pruebas funcionales 7 días

Creación Catálogo eComm RP DEPORTES

Selección del catálogo 8 días

Carga y validación de datos 5 días

Márquetin eComm RP DEPORTES

Creación campañas de lanzamiento 4 días

Activación canales sociales 2 días

Posicionamiento on-line 2 días

Puesta en marcha

Disponibilidad infraestructura

Pruebas en entorno de producción y control de calidad 5 días

Prueba piloto 3 semanas de

calendario

Cierre del proyecto 5 días

En la cual la duraciones están expresadas en días laborables (un dia = 8 horas).

Esta tabla es revisada por todos y consideran que está lo suficientemente trabajada para, en

base a ella estructurar el proyecto y hacer su planificación. En esta misma reunión acuerdan

que la planificación resultante ha de ser ya la definitiva y aprovechar la presentación del

resultado para realizar el kick-off del proyecto, cuya celebración fijan para el día 24 de

febrero.

.

ANEXO I

Tabla de costes inicial

Para los costes de las dedicaciones se ha asumido un coste medio/hora de 35€.

Fase/Actividad Horas Coste

FASE 1

Selección Software Base 32 1.120 €

Selección Infraestructura 40 1.400 €

Selección Dominios (SEO, trends,…) 8 280 €

FASE 2

Especificaciones (Técnicas, Marketing) 16 560 €

Diseño de la Solución 32 1.120 €

Construcción de la Solución

Arquitectura de la información 40 1.400 €

Diseño gràfico y Temas 32 1.120 €

Parametrización 40 1.400 €

Programación de módulos 40 1.400 €

Test y QA 32 1.120 €

FASE 3

Selección de catálogo 16 560 €

Carga de Datos 40 1.400 €

SEO Friendly 16 560 €

FASE 4

Conexión ERP 40 1.400 €

Instalación CRM 24 840 €

Conexión CRM 16 560 €

FASE 5

Creación de campaña Lanzamiento 32 1.120 €

Activación Canales Sociales 16 560 €

Activación Marketing online 16 560 €

Pruebas Aceptación y calidad 40 1.400 €

Prueba Piloto 40 1.400 €

GESTION DEL PROYECTO 48 1.680 €

Subtotal costes dedicaciones 22.960 €

SERVICIOS PLATAFORMA Y ADD-ONs 1.977 €

CONTINGENCIAS 15% 3.741 €

TOTAL IMPLANTACIÓN PROYECTO 28.678 €