Caso de Éxito en La Implementación de Un Sistema ERP

8/17/2019 Caso de Éxito en La Implementación de Un Sistema ERP

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Caso de Éxito en la Implementación de unSistema ERP

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Cisco Systems Corporate Inc.

Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de launiversidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha encargado

de dominar y eplotar el mercado de las redes de datos. !ctualmente se dedica

principalmente a la fa"ricaci#n$ venta$ mantenimiento y consultor%a de una amplia gama deequipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el l%der mundial en soluciones de

red e infraestructuras para Internet. Cisco comen en el mercado dando una lucha en tres

diferentes frentes con sus productos' (edes de telefon%a para transmisi#n de vo&$ redes )realocal para la transmisi#n de datos y redes de "roadcast para la transmisi#n de video. *a idea

de Cisco se "asa en que la digitali&aci#n permitir%a la transmisi#n de audio$ video y datos a

trav+s de una sola red conocida como Internet$ haciendo que el proceso sea mucho m)seficiente y "arato.

ESTRATEGIAS DE NEGOCIO DE CISCO


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,ohn -orgridge. /C de CISC

n 1988 fue contratado ,ohn -orgridge como C de la compa%a de"ido a su eperiencia

en la industria de la computaci#n. Inmediatamente comen a construir inmediatamente un

equipo de administraci#n profesional. -orgridge implant# un sistema "asado en la idea de

un control centrali&ado general y tres ramas descentrali&adas en el )rea de Investigaci#n y

2esarrollo$ una para cada l%nea de negocio' 3egocios pequeo$ medianos y proveedores de

servicios.

n 1991 -orgridge contrat# a ,ohn Cham"ers$ quien asumi# el rol de C en 199. n

1995$ -orgridge y Cham"ers$ 6unto a d 7o&el quien era el C en el momento$

generaron un plan de estrategia constituido por elementos$ que se eplican a

continuaci#n.

TENER UNA LINEA E PR!UCT! A"PLIA PARA REESE"PRESARIALESCisco quer%a tener una l%nea de productos "astante amplia que le permitieran servir como un

:nico punto de venta para todas las redes empresariales$ que le permit%an a la empresa

mane6ar el tr)fico de datos desde la oficina principal hasta cada uno de los terminales de la

empresa. sta estrategia se muestra finalmente en el ofrecimiento de productos en laactualidad que satisfacen todas las necesidades de un cliente. Con el tiempo Cisco se

consolid# tanto en el )m"ito de grandes proveedores de servicios y am"ientes empresariales

como los pequeos nichos con requerimientos espec%ficos como pequeos comercios o

consumidores finales.


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A#UICISCI$N SISTE"%TICA C!"! UN PR!CES! ENE&!CI! E'ECTI(!Cisco ten%a en mente la adquisici#n de varias compa%as y la reali&aci#n de importantes

alian&as estrat+gicas con el fin de lograr completar sus l%neas de productos. Cada uno de

estos procesos de"%a ser sistemati&ado para reducir los tiempos y costos para aumentar laventa6a competitiva de la compa%a. n la actualidad el proceso de ;-erge and

!cquisitions< se ha conertido en una innovaci#n interna. *a capacidad de innovaci#n es el

marco seguro para +ito y la sosteni"ilidad de la empresa$ algo que Cisco ha logrado

mantener con la integraci#n de nuevas$ pequeas y medianas empresas que tienen las ideas

innovadoras pero no necesariamente los recursos$ los medios o el conocimiento para poner

en marcha estas ideas.

ESTA)LECI"IENT! E EST%NARES E S!'T*ARE PARAT!A LA INUSTRIACisco implemento un sistema operativo para redes conocido como IS =Internet>or?

perating System@$ que fue licenciado a compa%as como !lcatel$ ric?son$ 3orthen

elecom$ Compaq$ Ae>lett/Bac?ard$ ay 3et>or?s$ 5Com$ -icrosoft$ Intel y otras 1D

compa%as 6aponesas. n la actualidad Cisco logr# hacer que cada hogar en el planeta$

como lo digo su C alg:n tiempo atr)s$ contara con el equipo para conectarse a cualquier

red "asada en el protocolo IB.

ESC!&ENCIA EL ALIA! ESTRATÉ&IC! AECUA!Cisco esta"a empeado en reali&ar alian&as estrat+gicas con las compa%as m)s adecuadas

de la industria. Como e6emplo tenemos el tra"a6o reali&ado con -icrosoft en la creaci#n deun est)ndar de seguridad en redes o con AB para el desarrollo y venta de sistemas de

computaci#n corporativa "asada en internet. n la actualidad Cisco cuenta con tres focos

para la escogencia de aliados$ con los que algunos terminan tam"i+n en adquisiciones o

compras de la compa%a por parte de Cisco' !celeraci#n de mercados$ epansi#n del

mercado y la entrada a nuevos mercados.

Necesidades de Implementación de un Nue+o Sistema de In,ormación-Implementación de un ERP

n 1995 entr# a la organi&aci#n Bete Solvi? como CI =Chief Information fficer@. n este

momento la compa%a se encontra"a soportado en sistemas E3IF que le permit%an mane6ar

todos sus procesos transaccionales a trav+s de una amplia gama de paquetes$ uno para cada)rea como finan&as$ recursos humanos$ ventas$ etc. *a eperiencia de Solvi? y 6unto al

crecimiento de la compa%a$ lograron determinar la necesidad de un cam"io urgente en

todos los sistemas de informaci#n. Se sa"%a que los actuales sistemas no dar%an a"asto paralas nuevas necesidades y empe&ar%an a traer pro"lemas al desarrollo diario de la compa%a.


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!lgunos an)lisis reali&ados$ mostraron que eist%an varias demoras en los procesos de

negocio de"ido al proceso de sincroni&aci#n de la informaci#n que de"%a hacerse en cadauno de los pasos. sto se refle6a"a en gasto innecesario de recursos y tiempo de los

empleados e incluso algunos procesos como investigaci#n y desarrollo de"%an iterar entre

y ciclos. Como se muestra m)s adelante$ con un (B esto se redu6o a D. ciclos.

Ginalmente$ en el mes de fe"rero de 1994 se comen&aron a materiali&ar los pro"lemas en la

infraestructura con un dao en la "ase de datos de la aplicaci#n principal. ste ao llevo a

que la compa%a estuviera sin sistemas por dos d%as$ generando millonarias p+rdidas. ltiempo se ha"%a agotado y todo el equipo de I esta"a de acuerdo en la necesidad de un

cam"io pronto.

Proceso de Selección del ERP Implementado

2esde un comien&o se tom# en cuenta la importancia del tiempo ya que la situaci#n no permit%a la implementaci#n en fases y fue necesario un plan para un cam"io total. n este

momento se entr# en el proceso de selecci#n del sistema (B que se i"a a implementar en

la compa%a. 2ada la estrategia dela compa%a de escoger a la alian&a estrat+gica correcta$se tuvo a 7B-H con sus amplias ha"ilidades t+cnicas y conocimiento del negocio. ,unto a

7B-H se esta"leci# la tarea de especificar las necesidades de Cisco respecto al

soft>are=(GB – (equest Gor Broposals@ que se les entregar%a a todos los vendedores con el

fin de que cada uno mostrara su me6or opci#n. Ginali&ado este proceso$ se le dio a cada unode los vendedores dos semanas para presentar su propuesta$ mientras Cisco continua"a la

investigaci#n de cada una de las empresas vendedoras. Ginalmente$ a cada empresa se le dio

un con6unto de datos de e6emplo y un espacio de tres d%as para que pudieran presentar comosu soluci#n$ cumpliera o no$ con los requerimientos especificados. Ginalmente se escog%a a

racle como la compa%a vencedora. !dem)s de las caracter%sticas de la soluci#n

presentada$ Cisco compart%a conracle en gran parte su visi#n$ adem)s de tener lacapacidad tanto econ#mica como de negocio para estar a la misma altura de Cisco. ste

proceso demor# un total de d%as .Ginalmente se acord# el negocio entre racle y Cisco

por un valor de 1millones de d#lares. l quipo prepar# la presentaci#n del proyecto al

C=Chief 6ecutive fficer@$ el seor -orgridge. ra un valor considera"le paracualquier proyecto$ as% que era importante mostrar no solo las necesidades de una

migraci#n a nuevos sistemas sino tam"i+n la generaci#n de valor que este i"a a dar a los

procesos de negocio y como se alinea"a con el plan estrat+gico de la empresa. 2urante estareuni#n con C se presentaron nuevos pro"lemas con los sistemas$ casi impidiendo que

se pudiera mostrar la informaci#n$ lo que aceler# la apro"aci#n del mismo y catalogaci#n

de prioritario.

Implementación del ERP por parte de !racle

Bara la implementaci#n del (B se utili una t+cnica conocida como ;(apidIterativeBrototyping


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y su funcionalidad para el am"iente del negocio. ! continuaci#n se muestra el resultado de

cada C(B.

CRP/

n el primer C(B se implement# el equipo de tra"a6o y am"iente t+cnico en las

aplicaciones racle. ! cada grupo se le imparti# clases de entrenamiento de 1horas diariasdurante d%as. Ginali&ado el entrenamiento cada grupo se encarg# de la configuraci#n de

cada uno de los miles de par)metros de la aplicaci#n. !l finali&ar la semana y el C(B/0 se

demostr# la capacidad del soft>are para procesar las #rdenes de Cisco a trav+s de todos

procesos de negocio de la compa%a =Juote/to/Cash@.

CRP0

Ginali&ado C(B/0 se pas# a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de las )reas

de la compa%a. Se generaron scripts de la respectiva documentaci#n del proceso que se

esta"a llevando$ incluyendo los pro"lemas encontrados. stos eran tratados en reuniones de5 horas semanales$ en donde los l%deres de cada grupo encontra"an las soluciones de cada

uno. !dicionalmente se tuvo un arduo proceso de modelamiento$ ya que muchos procesos

de negocio no eran soportados por la aplicaci#n y de"%an ser implementados. En equipo deimplementaci#n se encarg# de llenar cada uno de los vac%os del (B.

CRP1 2 CRP3

2urante los dos siguientes ciclos se entr# al proceso m)s dif%cil de la implementaci#n con

la inclusi#n del paquete adicional de ventas que de"%a ser desarrollado a medida paracumplir con el proceso de Cisco$ que no era soportado originalmente por el soft>are de

racle. am"i+n se presentaron algunos pro"lemas t+cnicos con las comunicaciones$

pasando de un modelo punto/a/punto que originalmente se ten%a a un modelo donde toda lainformaci#n pasa"a a trav+s de un data >harehouse$ que adicionalmente ofrec%a venta6as ala recopilaci#n de informaci#n para Cisco. !l finali&ar el C(B.D se entr# en una fase de

prue"as del sistemas$ tanto hard>are como soft>are$ determinando que la capacidad de

carga y vol:menes de transacciones generados por Cisco eran soportados correctamente yque adem)s el sistema soporta"a el crecimiento esperado y que ha"%a generado

originalmente la necesidad del cam"io de los sistemas de informaci#n. C(B/5 se dedic#


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finalmente a la generaci#n de prue"as totales del sistema y la preparaci#n de la puesta en

marcha de este.

Puesta en marc4a del Sistema

Eno de los grandes logros para racle fue la puesta en marcha del funcionamiento del

sistema$ sin em"argo se tuvieron grandes pro"lemas en un comien&o. *os usuarios de"%anadaptarse a un sistema que ten%a graves pro"lemas de esta"ilidad$ sufriendo ca%das casi adiario. l principal pro"lema se encontr# en el dimensionamiento del hard>are$ donde se

de"%an reali&ar cam"io de equipo en los puntos donde no se cumpl%an con las necesidades.

*a venta6a en este punto fue el contrato con el vendedor de hard>are$ ya que estese reali

por una promesa de funcionamiento y no en una especificaci#n dada$ por lo que fue este elque de"%a rempla&ar el equipo sin aumentar el costo. l segundo pro"lema encontrado fue

la deficiencia en la capacidad del soft>are para mane6ar la carga de transacciones generada.

l pro"lema se atri"uy# a que las prue"as reali&adas anteriormente no tuvieron vol:menesde informaci#n similar a la que mane6a Cisco en su negocio. 2urante los siguientes 0 d%as

se cont# con un equipo especiali&ado que se encarg# de encontrar soluciones tanto de

soft>are como hard>are$ logrando finalmente una esta"ili&aci#n y el +ito de laimplementaci#n de todo el sistema de (B.

C!NLUSI!NES

n el presente tra"a6# se logr# mostrar como la empresa Cisco$ despu+s de reali&ar unan)lisis y contando con la eperiencia de su CI y su CI se lleg# a la conclusi#n de la

necesidad de la implementaci#n de un nuevos sistema de informaci#n que soportara todo

los proceso de negocio de la compa%a. 2entro del plan estrat+gico de la misma se ten%a previsto un gran crecimiento$ como ocurrir%a con la adici#n de nuevos productos para poder

ofrecer una soluci#n a todas las necesidades de redes de un cliente. ste crecimiento no

esta"a siendo soportado por los sistemas actuales$ quienes no ten%an una coordinaci#n o una

integraci#n completo$ lo que incluso lleva"a un desperdicio de horas hom"re y" de grandescantidades de dinero en la reali&aci#n de procesos que no esta"an optimi&ados.

*a implementaci#n de un (B en una empresa tan grande como estas lleva grandes riesgos

y muchas complicaciones tanto t+cnicas como de negocio. s importante que el procesoest+ soportado directamente por toda la empresa para poder culminarlo de manera

satisfactoria.

ntre las venta6as de un (B encontramos le centrali&aci#n de la informaci#n. s muy

importante que toda la organi&aci#n o compa%a funcionen como una sola unidad y nocomo varias dependencias que parecen incluso compa%as diferentes. Con la centrali&aci#n

es posi"le reali&ar an)lisis del estado de todos los procesos de negocio$ permitiendo

optimi&arlos al encontrar los defectos de estos. !l tener una sola fuente de informaci#n se

logra tam"i+n me6orar la eperiencia del usuario$ ya que la empresa responde como unaunidad ante todas sus solicitudes o inconformidades$ pudiendo encontrar la fuente del

pro"lema en caso de presentarse. !dicionalmente$ cuando se tiene la informaci#n suficiente

es posi"le anticipar situaciones.


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Cisco$ con la implementaci#n de este (B logr# entrar en nuevos negocios y cam"iar de

manera radical del modelo de negocio. En claro e6emplo est) en la nueva forma de reali&ar el soporte de los clientes$ con sitios >e" interactivos en donde cada cliente puede encontrar

toda la informaci#n necesaria para solucionar sus inconvenientes. sto no hu"iera sido

posi"le si no se ten%a un sistema centrali&ado como el (B.

*a reducci#n de costos y tiempos es lo que finalmente m)s valor le da a la cadena de valor y sus procesos de negocio$ siempre manteni+ndolos alineados como la estrategia de la

compa%a. Con un (B es posi"le reducir costos eliminando los procesos iterativos y

repetitivos que de"%an hacerse anteriormente para el mane6o de la informaci#n de cada uno

de los sistemas por aparte.

)I)LI!&RA'5A

!ustin$ (o"ert$ * (ichard 3olan$ y -ar? Cooteleer. KCisco Systems$ Inc' Implementing

(B.L Aardvard usineess School$ 3oviem"re 0$ D001.

Inc$ CiscoSystems. Cisco' Corporate vervie>. s.f.

http'MMne>sroom.cisco.comMdllsMcorpinfoMcorporateNovervie>.html =:ltimo acceso' D5 de

-ar&o de D011@.

Intervie>$ he A(. Khe A( Intervie>. Cisco sees the future.L Aardvard usiness

(evie>$ 3oviem"re D008' D – 9.

3olan$ l (ichard. ;Cisco Systmes !rchitecture' (B and Oe"/na"led I.< Aarvard

usiness School$ ,ulio 1$ D001

B(HE3!S

06. 7#u8 +enta9as o:ser+a en el uso de internet para atraer a loscandidatos a un puesto;A4orro detiempo-los curr%culos se reci"en de manera autom)tica y sealmacenan como una "ase de datos permitiendo reali&ar

":squedas porpala"ras claves.

)a9o costo-

los peri#dicos co"ran m)s por incluir los respectivos anunciosclasificados.(ida


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1. 7#ue pro:lemas potenciales es preciso considerar;*a relativa facilidad para contestar los anuncios v%a internet estimula a querespondan solicitantes de empleo

poco calificados.*a naturale&a del internet provoca que lleguen solicitudes de &onas geogr)ficastan distantes

que sus posi"ilidades se vuelven irreales.3. 7Un sistema de este tipo podr=a ,uncionar para una amplia +ariedad deempresas de distintostama>os y en di,erentes industrias;

3o$ de"ido a que no es recomenda"le utili&ar el Internet para puestos dedirecci#n o gerenciales as% como para

posiciones de "a6a cualificaci#n =tal ve&no utili&an Internet o no sa"en usarlo@. *a industria de la construcci#nyfa"ricaci#n por e6emplo recluta mucho personal o"rero que en la mayor%a delos casos no est) familiari&ado

con el internet.2e la misma manera para una empresa de n:mero de empleados pequeo leresultar%a muy

costoso implantar un sistema como el descrito en el casode"ido a que la frecuencia con la que reclutan

personal es muy "a6a al igualque el n:mero de ofertas la"orales.

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