Elaborado por:

MANUAL DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

2

Índice

Comunicaciones Internas 3

Estándar para mensajes de correo electrónico 4

Creación y administración de grupos 4

Spams y Correos masivos 5

Social Media 6

Canales de Comunicación 6

Comunicaciones externas 7

El mensaje correcto 7

El mensaje visual correcto 8

Social Media y Web 2.0 13

Correos y correspondencia 15

3

Toda la comunicación que se haga tanto interna como externa debe cumplir

con los artículos que están contemplados en las secciones II y III del título IX

en el compendio del LC UTP.

Comunicaciones Internas

La comunicación interna juega un papel decisivo en cada organización y en

AIESEC no es lo de menos, debido a que esta es el instrumento en el cual

todos los miembros pueden comunicarse y estar informados con cada una de

las personas que se encuentran en AIESEC.

Las comunicaciones internas tienen dentro del LC UTP tienen como objetivo:

1. Transmitir la información específica de la organización a todos

los miembros del LC UTP.

Debido a que una organización no funciona sin que sus miembros

sepan lo que tienen que hacer, el límite de tiempo para cumplir

las tareas y más importante conocer que es lo que está pasando

tanto a nivel del comité local como de AIESEC Internacional.

2. Fomentar y proyectar los valores AIESEC a cada miembro.

La misión, visión y los valores que cada AIESECo debe tener

deben ser no solo conocidos sino apoyados y puestos en práctica

por todos, sino ¿qué valor tiene haberlos redactado? La mejor

manera de inculcar y recordar estos valores es transmitirlos

diariamente, a través de la comunicación interna.

3. Motivar y conocer la opinión de sus miembros en algunos

aspectos.

Tanto la motivación como la opinión de cada miembro de AIESEC

es sumamente importante debido a esto las comunicaciones

internas se vuelven la forma más rápida y factible de llegar a

todos los miembros, conocer sus opiniones y mantenerlos

motivados con posiciones de liderazgo, nuevas oportunidades,

etc…

A continuación capitulamos los puntos que todo miembro debe seguir:

4

Estándar para Mensaje en correo electrónico

Se deben utilizar solo cuentas de Gmail o de mail.aiesec.net para enviar los correos relacionados con las actividades del comité.

Para cualquier mensaje que se envié a través de los canales de correo electrónico es importante que se tenga una firma electrónica con motivo

de AIESEC. La firma debe llevar la siguiente información: Nombre

El nombre de la persona debe estar escrito en un mismo tipo de letra en tamaño 12 y debe mostrar el primer nombre y el primer

apellido Números de contacto

Se recomienda clocar máximo 2 números de contacto se parados

por un “/” en la misma letra utilizada para el nombre, en tamaño 10

Cargo que desempeña El cargo debe estar en un mismo tipo de letra tamaño 10 y debe tener el nombre completo del cargo o posición que el miembro

posea. Si el miembro posee más de un cargo cada cargo se clocara en

líneas individuales cada cargo que se posea. Logo de AIESEC

El logo de AIESEC debe seguir las normas de Branding y correcto

uso del logo. Puede utilizarse el logo corto en colores blanco/azul o blanco/negro.

Creación y administración de Grupos

La responsabilidad de la creación y administración de los grupos corresponde al líder (LCVP, LCP, OCP etc.) del equipo.

Si algún miembro posee los poderes administrativos de un grupo, debe

ser bajo el consentimiento del líder de equipo.

Es responsabilidad de los administradores de cada grupo hacer revisión periódica de la membresía en los miembros del grupo, para evitar que

llegue innecesariamente información a otros miembros, y que si llegue a quienes debería.

5

Spam y correos masivos

Los correos masivos o SPAMS deben contener información relacionada a actividades del comité solamente.

El título del asunto debe comenzar con “[LCUTP]”. Seguido el título del asunto debe ser descriptivo haciendo referencia a la información que

contiene. Ejemplo:

[LCUTP] Feliz Cumpleaños Ana

[LCUTP] Invitación a la conferencia internacional [LCUTP] Horario para stands de la semana

En cuanto al contenido de los correos masivos se deben utilizar dos formatos:

1. Texto enriquecido con imágenes

Tanto Gmail, como mail.aiesec.net permiten incluir texto enriquecido con colores, diversos emoticones, colores y tamaños

de letra; además de la opción para insertar imágenes. Los mensajes enviados en este formato no deben superar el largo de una página 8.5” x 11”.

2. Una imagen única en el mensaje

Si el mensaje del correo masivo se enviara en formato de una

sola imagen el diseño no debe ser mayor a 8.5” de ancho y 11” de alto. El diseño debe poseer una orientación vertical. Los diseños

horizontales son más difíciles de presentar en el correo.

6

Social Media

La comunicación interna a través de las redes sociales es responsabilidad de las personas encargadas en el área de manejo de Información (IM) en conjunto con el LCVP COMM.

Se deben establecer de la manera más clara posible los canales específicos para manejar la comunicación interna (grupos de Facebook, cuenta de Twitter, canal de Youtube, etc.) en los cuales sería transmitida

la información.

Debe procurarse que al ser información sólo para miembros actuales de AIESEC, ésta no se mezcle con información a externos; ya que podría

confundirlos, tener información que no deberían o no comprenderían.

Debe procurarse una revisión periódica de los canales de comunicación para evaluar qué información sigue vigente, por parte de quienes tienen acceso a ella y administrar y mantener estas cuentas.

Canales de Comunicación

Cuando canales de comunicación se refiere debe mantenerse el flujo correcto de información.

Si el contenido del mensaje es para todos los miembros de un área

específica el mensaje debe enviarse solamente a través de los correos directos o utilizando el correo del grupo al que pertenece el área.

El correo del grupo del LC UTP solo se utilizara para mensajes que contengan información dirigida a todo el comité.

Cuando algún miembro tenga un mensaje que enviar para invitaciones,

o la participación del LC UTP en cualquier actividad no organizada por el propio LC UTP, el miembro que envié este mensaje deberá tener la autorización de su leader directo o de algún miembro del EB.

Todos los mensajes deben poseer un lenguaje sencillo de entender y no

ser ofensivos ni contener imágenes inapropiadas.

7

Comunicaciones Externas

La comunicación externa es la base que establece el enlace de conexión entre

nuestros stakeholders y nuestros objetivos, metas y visiones. Se puede hablar

de nosotros a partir de nuestros logros y actividades pero si no son

promocionadas, poco van a impactar en el público que nos interesa llegar. Para

poder llegar a impactar como positivamente a la sociedad con nuestro mensaje

necesitamos primeramente ser cónsonos con nuestras acciones, tener un pleno

conocimiento de nuestros valores y sobre todo demostrar que vivimos lo que

hacemos, por ende para ello debemos ser uniformes en nuestra manera de

transmitir el mensaje.

La uniformidad no implica cuartar la creatividad, es solo una manera de

establecer las bases del mensaje central que queremos enviar, además

demuestra madurez y confianza al público receptor.

A continuación detallamos los detalles de los procesos y políticas de

comunicación externa que se recomiendan seguir para el comité local de

AIESEC en la Universidad Tecnológica de Panamá

El mensaje correcto

Cada vez que se habla sobre AIESEC se recomiendan ciertas pautas

claves para evitar confusiones acerca de nosotros:

- Nuestro producto es liderazgo: Esa es nuestra principal característica

y lo que nos hace diferentes de muchas otras ONG alrededor del

mundo y tiene que ponderarse. Se recomienda que al comenzar

algún escrito o charla se comience mencionando ese tópico para

enfocar la atención.

- Nuestras oportunidades no son solo intercambios: Un punto clave

que todos usamos para llamar la atención es enfatizar en los

intercambios, pero hay que saber usar este tema porque se nos

puede confundir con alguna “agencia de viajes” o alguna

organización que solo ejecuta intercambios culturales lo cual no es

así, siempre se debe recalcar que el proceso de intercambio es uno

de los pasos importantes en el engranaje de la industria de liderazgo

que ofrece AIESEC.

8

- Nuestra Visión y Valores: Algo que debe quedar claro es por qué

hacemos esto, no hay mejor manera de capturar la confianza del

público es demostrando nuestro interés de cambiar al mundo

mediante la creación de líderes que hagan un impacto positivo a la

sociedad, además de esto tenemos los valores AIESECos que son la

espina dorsal del perfil de cada uno de nuestros miembros.

En general con estas pautas el público que lee un artículo o escucha una

entrevista queda claro sobre nosotros, sin embargo estos mismos

valores tiene que hacerse visibles cuando presentamos la imagen de la

organización mediante nuestros logos, banners y cualquier otro tipo de

comunicación visual.

El mensaje visual correcto

El logo de AIESEC, el nombre y todo lo que define en una palabra o en

una imagen lo que somos es un punto delicado a la hora de comunicar.

No importa lo mucho que te esfuerces intentando escribir un excelente

comunicado o una grandiosa entrevista si cuando el público entra a tu

página web o ve algún banner encuentra algunas cosas que distraen o

confunden al público. Hay ciertos parámetros que definen la marca de

AIESEC y que transmiten visualmente nuestros valores. La unificación de

este mensaje a nivel mundial crea una tendencia y define de mejor

manera lo que somos y crea una solidad que da confianza a la persona

que recibe el mensaje. Por ende a continuación resumiremos lo

principales dogmas a la hora de utilizar la imagen de AIESEC en

cualquier lado del mundo

-Logo: El logo nunca debe ser modificado, solamente se pueden usar

las tres variantes que AIESEC Internacional permite que son el logo

corto, el logo con el descriptor y el logo sin el descriptor.

Logo con descriptor

Logo sin descriptor

Logo corto

9

El logo solo puede ser usado con tres combinaciones de colores el azul,

naranja y el negro. Las especificaciones de qué tipo de azul exacto se

designan mejor con códigos tipo RGB u otros. El siguiente diagrama

muestras los códigos de los colores establecidos por regla general.

Estos colores solo pueden usarse con cada tipo de logo de la siguiente

manera, ninguna combinación que no salga a continuación puede ser

usada o añadida:

Logo corto

10

Logo con descriptor

Logo sin descriptor

Para proteger la fortaleza y la integridad del logotipo se debe usar el

espacio libre que se encuentra al lado derecho del logo. Este espacio

no se debe utilizar para añadir ningún tipo de texto, imagen, sombra,

efecto o cualquier otra cosa. La única excepción es el logo con el

descriptor global. En el ejemplo siguiente, la unidad de medida para el

espacio libre es igual a la altura de la gente. El espacio libre en el lado

derecho e de 1 unidad. El espacio libre en la parte inferior izquierda y

la parte superior es de 0.5 unidades.

El lugar recomendado para colocar el logotipo es al lado izquierdo de la

página en el lado superior o inferior. El logo debe cubrir al menos el

11

80% de la página de manera horizontal. El logotipo debe ser colocado

en un lugar destacado, no se debe colocar como fondo texto o debajo

de imágenes.

- El logo del comité local: El logo del comité es el que designa la

identidad de nuestro grupo de trabajo y por ende debe usarse de

manera acorde. A continuación unos tips de uso del logo:

El logo debe usarse tal de manera tal que sea total o

parcialmente observable. Puede usarse como fondo de texto de

un escrito pero se prefiere que en caso tal el documento ocupe

imágenes que bloqueen total o parcialmente la apreciación del

logo, este no se use.

El logo puede colocarse en el centro de la página ocupando gran

parte de ella o puede colocarse en una esquina de la página. En

una página solo puede observarse un logo del comité local no

se debe permitir que salgan dos logos en forma paralela o

longitudinal en una misma página.

En caso tal que se usen logos de otros comités locales o el logo

del comité miembro, se recomienda organizarlos de acuerdo al

orden por jerarquía.

Preferiblemente el logo debe usarse únicamente en las

versiones de uso común que establece la junta directiva con la

vicepresidencia de comunicaciones. Las versiones validas del

logo del comité local son las siguientes

12

El logo se recomienda para el uso de material de promoción

como sweaters, t-shirts, pulseras u otros. Es preferible para él

envió de material de comunicación como cartas, correos u otros

al público externo solo se utilice el logo de AIESEC, para evitar

confundir a las personas sobre si la organización esta

fraccionada o son cosas distintas. El logo del comité local

preferiblemente debe usarse para acercarse al público de la

universidad para hacer sentir cierto tipo de propiedad en lo que

respecta la organización con la institución donde estudian o

trabajan.

13

Social Media y Web 2.0

Las redes sociales son la herramienta más importante para comunicar

algo hoy en día. Todos comunicamos un mensaje, hasta con nuestras

actividades personales, por ende tenemos que tener claro que como

miembros de la organización el público va a mirar con demasiado cuidado

todas nuestras publicaciones que relacionemos con la organización por

medio de alguna etiqueta, nombre o aparición de la imagen de la

organización.

A continuación algunas políticas del uso de las paginas oficiales de la

organización y el uso de etiquetas o del nombre de la organización en

nuestras cuentas personales

- Etiqueta a AIESEC en actividades AIESECas: Charlas,

congresos, trabajos en equipo, apariciones en medios, posters

promocionales, testimonios de liderazgo; esas son actividades

que realizamos como AIESEC y en nombre de la visión que

tenemos, alguna actividad que no sea relacionada con eso en la

que miembros participen preferiblemente debe obviar

totalmente el nombre de la organización o cualquiera cosa que

la vincule a ella. Sin embargo es cierto que uno quiere

compartir algunos momentos divertidos que se viven al

compartir con la comunidad AIESECa, para eso te

recomendamos que utilices filtros de seguridad para fotos,

videos o menciones.

- Usa un lenguaje entendible: Las redes sociales deben ser la

mejor manera para informar de tus actividades, pero claro está

que en la organización usamos muchas siglas para acortar

algunas frases. Sin embargo recuerda que tu perfil no solo lo

observan personas de la organización, así que recomendamos

obviar el uso de siglas al referirte algún tipo de actividad en la

que participes, las personas se pueden interesar más en lo que

haces dentro de la organización si entienden a groso modo tu

actuación dentro de ella, más si no lo comprenden debido al

uso de siglas pueden confundir a la persona.

- Cada comunicación tiene su vía: Las redes sociales son

prácticas para el uso de la comunicación interna, pero en

realidad no son diseñadas para ello. Hay otras vías para la

comunicación interna como el correo electrónico, myaiesec.net

y otros. Así que evita usar cuentas de la organización para

14

comunicar detalles internos y mucho más si son informaciones

delicadas o sensibles que solo deben ser manejadas por los

miembros de la organización.

- Comparte únicamente material importante: Si vas a compartir

alguna información en el muro de la página del comité en

Facebook, en la cuenta de twitter del comité o en alguna otra

red social, asegúrate que sea solo material que este alineado

con la misión y visión de AIESEC.

- Actualización constante: Si quieres mantener a un público

atento a lo que hacemos, mantén constantemente

actualizaciones de tus actividades en la página de tu comité e

invita a tus miembros a compartir este tipo de información en

sus muros.

15

Correos y correspondencia

Una manera sencilla de comunicar externamente a la organización

es mediante el uso del posicionamiento mediante el correo. Cada

email que envíes asegúrate que tenga una firma corporativa en la

que sea visible tu nombre y tu posición dentro de la organización,

de esta manera captaras la atención del público cercano a ti y de

las personas cercanas a ellos.

Un ejemplo de una firma institucional puede ser la siguiente:

Fulano Sulano Detal

Marketing & Communications

Local Committee in UTP

AIESEC in Central America South – Panama

E-mail: fulano.detal@aiesec.net

Mobile: (507) 268-98-23