Cartilla
15
Manual de buenas acciones [1] En este manual, que pretende convertirse en una herramienta de apoyo a la ges- tión institucional, se recogen los principales instrumentos presentes en el sector de minas y energía, o aquellos que una entidad puede implementar como mejores prácticas para la política de moralización y transparencia en el sector público. Código de Ética Consenso sobre el conjunto de “valores mínimos” e irrenunciables que se deben profesar en la entidad, al igual que los “principios y directrices” que, junto con el Código de Buen Gobierno, deben observar quienes presten sus servicios a la en- tidad; establece pautas de comportamiento tanto a nivel interno y externo, y los parámetros para la solución de conflictos, el respeto por la dignidad humana y el espíritu democrático. Dicho código se debe difundir a todos los directivos, fun- cionarios y contratistas vinculados a la entidad; así mismo, como un mecanismo de transparencia, el Código de Ética se publica en la página web de la entidad. La actitud para cumplir con la ley y el reglamento es la ética. En otras palabras, la ética nace dentro de la persona como un deseo de vivir el mundo de una cierta manera, como una autorregulación, y la ley establece el “deber ser”, pero la ética especifica el “querer ser” y el “querer hacer”. Entendemos, entonces, que la ética pública se sitúa en el campo de la ideología, esto es, del mundo que se quiere vivir, y no en el dominio jurídico del mundo que se debe vivir, al cual sí pertenece la ley. Por ello, ley y ética son dos cam- pos complementarios para el correcto desempeño de la función pública. En este contexto, la ética pública se refiere a las pautas éticas que rigen la actuación de quienes desempeñan una función pública. Más concretamente, la ética pública consiste en la disposición interna (auto- rregulación) de quienes desempeñan funciones públicas para cumplir a cabali- dad con los postulados y mandatos de la Constitución y la ley acerca de cómo debe ejercitarse dicha función en cuanto a eficiencia, integridad, transparencia y orientación hacia el bien común. Comité de Ética Instancia encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la ges- tión ética, orientado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública;
-
Upload
euphorianet -
Category
Documents
-
view
212 -
download
0
description
manual buenas acciones
Transcript of Cartilla
Manual de buenas acciones [1]
Enestemanual,quepretendeconvertirseenunaherramientadeapoyoalages-tióninstitucional,serecogenlosprincipalesinstrumentospresentesenelsectordeminasyenergía,oaquellosqueunaentidadpuedeimplementarcomomejoresprácticasparalapolíticademoralizaciónytransparenciaenelsectorpúblico.
Código de Ética
Consensosobreelconjuntode“valoresmínimos”eirrenunciablesquesedebenprofesarenlaentidad,aligualquelos“principiosydirectrices”que,juntoconelCódigodeBuenGobierno,debenobservarquienesprestensusserviciosalaen-tidad;establecepautasdecomportamientotantoanivelinternoyexterno,ylosparámetrosparalasolucióndeconflictos,elrespetoporladignidadhumanayelespíritudemocrático.Dichocódigosedebedifundiratodoslosdirectivos,fun-cionariosycontratistasvinculadosalaentidad;asímismo,comounmecanismodetransparencia,elCódigodeÉticasepublicaenlapáginawebdelaentidad.
Laactitudparacumplirconlaleyyelreglamentoeslaética.Enotraspalabras,laéticanacedentrodelapersonacomoundeseodevivirelmundodeunaciertamanera,comounaautorregulación,ylaleyestableceel“deberser”,perolaéticaespecificael“quererser”yel“quererhacer”.
Entendemos,entonces,quelaéticapúblicasesitúaenelcampodelaideología,estoes,delmundoquesequierevivir,ynoeneldominiojurídicodelmundoquesedebevivir,alcualsípertenecelaley.Porello,leyyéticasondoscam-poscomplementariosparaelcorrectodesempeñodelafunciónpública.Enestecontexto,laéticapúblicaserefierealaspautaséticasquerigenlaactuacióndequienesdesempeñanunafunciónpública.
Más concretamente, la ética pública consiste en la disposición interna (auto-rregulación)dequienesdesempeñanfuncionespúblicasparacumpliracabali-dadconlospostuladosymandatosdelaConstituciónylaleyacercadecómodebeejercitarsedichafunciónencuantoaeficiencia,integridad,transparenciayorientaciónhaciaelbiencomún.
Comité de Ética
Instanciaencargadadepromoveryliderarelprocesodeimplantacióndelages-tiónética,orientadohacialaconsolidacióndelejerciciodelafunciónpública;
[2] Manual de buenas acciones
partedelosservidorespúblicosdelaentidad.
Declaracióndeprincipiosorganizacionalesqueestablecelasnormasyvaloresquesedebenobservardentrodecadaentidad;enalgunoscasosestáincluidadentrodelCódigodeÉtica.
Código de Buen Gobierno
Integralosprincipios,valoresyprácticasdebuenagobernabilidadfundamenta-dosenlasleyes,losestatutosdelaentidad,losestándareséticos,laadministra-ciónyelcontroldelosriesgos,conelpropósitodeobtenerlaconfianzaempre-sarialyciudadanaenelcumplimientodelosobjetivosmisionalesyestratégicosparaloscualessecreólaentidad.
ElCódigodeBuenGobiernofijaademáslosprincipiosdegobernabilidadqueasegurenlaadecuadaadministracióndelosasuntosencomendadosporlosac-cionistasdeacuerdoconsusderechos,ypromuevelatransparenciadelagestiónyladivulgacióndelainformaciónhaciaéstos,losinversionistasyelmercadoengeneral.
Guía antifraude
Esunmarcodereferenciaqueestableceloslineamientosenmateriadepreven-ción,deteccióneinvestigacióndefraudes,yseñalalasconductasinaceptables,inapropiadasoprohibidas,deacuerdoconlanormatividadlegalvigenteylasnormasinternas.Igualmente,deberáconsiderartodoslosfactoresderiesgodefraudepresentesanivelinstitucionalydeprocesos,asícomolosescenariosdefraudequepuedenpresentarse,conelfindediseñarloscontrolesquelosmiti-guendemaneraadecuada.Tienecomoobjetivoevitarcualquieractouomisión intencionalonegligentequegenerepérdidasalaentidadoaterceros,yqueelperpetradorobtengaunaganancia.
Pacto de transparencia
Esteconsensoorganizacionaldeaplicarbuenasprácticasymanejosalasrela-cionescon losgruposde interésreflejaunacuerdovoluntario,enmarcadoen
Manual de buenas acciones [3]
principioséticosdecomportamiento,entrelosactoresque,deunouotromodo,intervienenenelsector.Esunaherramientaparaprevenirlacorrupción.
Elacuerdopuedecontenerlossiguienteslineamientos,quepodríanconsiderarsepautasdebuenasconductasaplicadasporlosservidorespúblicosdelsectormi-neroenergético:
1. Soyconscientedequecomofuncionariorepresentoalaentidadentodomomento,porloquesiempremeesfuerzopormantenerunapresentaciónper-sonaladecuadayproyectarunaimagenintachable,evitandocualquiercon-ductalaboralopersonalquedeterioreelbuennombreylareputacióndelainstitución.
2. Todosmisactosrespondenaladignidadyresponsabilidaddemicargo,yestándeacuerdoconéstas.
3. Conozco,cumployhagoquesecumplanlosdeberesyprohibicionescons-titucionales, legales,normativosquemerigenydecontrol internoque laentidadestablece.
4. Siempreestoydispuestoacolaborardemaneraactivaypositivaenlosgru-posdetrabajoenlosqueparticipo.
5. Misactuacionessonunejemploparalosdemásfuncionariosyparalasper-sonasquemerodean.
6. Soyrecursivoenlabúsquedadesolucionesyenlacreacióndeoportunida-desdemejoramiento.
7. Estoyenlabúsquedaconstantedelconocimientoylarealización,porlocualaprendodemiserroresytrabajosobresuscausasparaevitarqueserepitan.
8. Compartomisconocimientosyexperienciasconmiscompañeros,facilitolaadaptaciónyayudoasuperarlosobstáculosanuevosmiembrosdelequipo.
9. Acojoypromuevounambientecordialypositivo,al tiempoqueexpresorespetuosamentemisdesacuerdos.
10.Siempremantengounaactitudderespetofrentealasopinionesdelosdemás.
11.Soytoleranteconlasdiferenciasideológicas,losusos,costumbresytradicio-nesdelaspersonasconlasqueinteractúo.
12.Mantengoypromuevo el respeto por los derechoshumanosy el derechointernacionalhumanitario.
[4] Manual de buenas acciones
13.Soycordialycortésconmiscompañerosdetrabajo,respetoalosclientesy,engeneral,mantengomuybuenasrelacionescontodaslaspersonasdemientornolaboral.
14.Doybuenejemploalosdemásconuntrabajoexcelenteycomprometidoconlaentidad.
15.Misactuacionesypalabrassonunejemploparalosdemás.
16.Mepreocupopormejorarlacomunicacióninterpersonalyelambientela-boral,yevitoaceptarogenerarcomentariosmalintencionadosoimprecisos,queatentencontraelbuennombredelaentidad.
17.Prevengolafugadeinformaciónestratégicaodecarácterconfidencialfo-mentandolaseguridaddelainformación.
18.Mepreocupoporcontarconlascompetenciasrequeridasparaquetodosmisprocesos respondan con lamejor calidadposible a lasnecesidades de losclientesydemásgruposdeinterés.
19.Promuevoytrabajoporelcuidadopersonalyelcuidadodelosdemás,evi-tando situaciones que afecten o pongan en peligro la salud, la vida y elentorno.
20.Cumployhagocumplirlasreglasfundamentalesdeseguridad.
21.Procuroquemisactosnoatentencontralamoraldelosdemás,demiscom-pañerosydelaspersonasconlasqueinteractúo.
22.Procuroquemisactuacionespreservenymejorenelmedioambienteyelentornosocialquemerodea.
23.Misdecisionesyaccioneslasrealizoconobjetividad,lealtad,justicia,hones-tidad,rectitudytransparencia.
24.Pienso,habloyactúoenformacoherente.
25.Educoconelejemployestoysiempredispuestoacolaborar,compartirydarcréditoenmislogrosyrealizaciones.
26.Miactuarrespondealosimperativosdelbiencomúnporencimadelosin-teresesparticulares.
27.Medeclaroimpedidocuandomeveoinvolucradoenunadecisiónenlaquesegenereunconflictodeinteréspersonalofamiliar.
28.Soypuntualenelcumplimientodemisdeberes.
Manual de buenas acciones [5]
29.Respetotantoeltiempodelosdemás,quesoypuntualconlasreunionesdetrabajo,citasyentrevistas.
30.Prestoelservicioconexcelencia.
31.Respetoyacatolosreglamentosypolíticasqueestablecelaentidad.
Manual de riesgo
ElSistemadeAdministracióndelRiesgoOperativoeselconjuntodeelementoscomopolíticas,procedimientos,documentación,estructuraorganizacional, re-gistrodeeventosderiesgooperativo,órganosdecontrol,plataformatecnológi-ca,divulgacióndelainformaciónycapacitación,medianteloscualeslaentidadidentifica,mide,controlaymonitorealoseventosderiesgoencadaunodelosprocesos,paraluegoestablecerymonitorearloscontrolesyelperfilderiesgodelaentidad,hastaelmantenimientodelsistema,lamitigacióndeloseventosylaimplementacióndelplandecontinuidaddelnegocio.
Mapa de riesgo
Comoresultadodelavaloracióndelosriesgosencuantoaprobabilidadymag-nitud,yloscontrolesenmateriadeefectividadygradodeimplementación,seobtieneelmapaderiesgosdelaentidad.
Lasmatricesderiesgosresultantes,contenidasenelmapaderiesgos,lasevalúaelComitéIntegraldeRiesgos,conlafinalidaddedeterminarcómoseadminis-traráelriesgoyenquécasossedeberánestablecertratamientos.
DelasdecisionesqueadoptaelComitéIntegraldeRiesgossedebendesprenderaccionescorrectivasdirigidasalasdiferentesáreasdelaentidad,deacuerdoconsuscompetenciasyconlosresponsablesdecadaproceso,paraqueloseventosmásimpactantesderiesgoresidualseubiquenenlugaresdebajoimpacto.
Registro de eventos de riesgo
Cadaunodelosresponsablesdelprocesoreportaloseventosderiesgoquesepudierenpresentareneldesarrollodesusoperaciones,independientementedequeafectenonoelestadoderesultadosdelaentidad.Conestereportesecons-
[6] Manual de buenas acciones
truyelabasededatospararegistrar,medir,evaluarymonitorearloseventosderiesgoquesepresentenenlaentidad,conelfindelograrqueelperfilderiesgooperativodelaentidadseaadministradodemaneraadecuada.
Manual de lavado de activos
Hadeconsagrartodasaquellasmedidasyprocedimientosquesedeberíanob-servarparapreveniryevitarquelosemisoresdevaloresseanutilizadoscomoinstrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, encualquierforma,dedinerouotrosbienesprovenientesdelasactividadesilícitasseñaladasenelartículo323delCódigoPenal,oparadaraparienciadelegalidadaéstasoalastransaccionesyfondosvinculadoscontalesactividades,oparafinanciaraccionesterroristasencontradelaestabilidaddelEstado.Ellavadoinvolucraactivosdeorigenilícito,esdecir,aquellosqueprovienendecualquieradelosdelitosseñaladosenlasnormasaplicablesaldelitodelavadodeactivosylafinanciacióndelterrorismo.
Ellavadodeactivosylafinanciacióndelterrorismosevinculanalriesgoope-racional, legalyreputacionalaqueseexpone laentidad,conelconsecuenteefectolegalyeconómicoanteeleventualincumplimientonormativo,oanteelocultamiento,manejo,inversiónoaprovechamiento,encualquierforma,dedi-nerouotrosbienesprovenientesdeactividadesdelictivas,oparadaraparienciadelegalidadalasoperacionesvinculadasconlasoperacionesrealizadasconlosclientes.
Sistema Integrado de Gestión
Enelcasoespecíficodelaadministraciónpúblicacolombiana,haytresherra-mientas,principalmente,queorientaneldesarrollodelagestiónpúblicadelasentidadesestatales:elSistemadeControlInterno,elSistemadeDesarrolloAd-ministrativoyelSistemadeGestióndelaCalidad,delcualseocupalaNormaTécnicadeCalidadparalaGestiónPúblicaNTCGP1000:2009,específicamente.
ElSistema IntegradodeGestiónde laCalidadsepuede integrar tambiénconotrossistemasenlaentidad,comolosrelacionadosconlagestiónambiental,lasaludylaseguridadocupacional.TantolosSistemasdeGestióncomolosdeControlInternosonherramientasquetienencomopropósitoprincipalcontribuiralfortalecimientodelaaccióndelas
Manual de buenas acciones [7]
organizacionesquelosimplementen.Porlogeneral,dichossistemasseapoyanenelementoscomunes,loscualesdeberíanidentificarseenetapastempranasdelaimplementación,conelobjetodenoduplicaresfuerzos.
LostressistemaspermitenfortalecerlosprocesosyoptimizarlosrecursosdentrodelcontextodelasentidadesdelEstado.Porloanterior,laplaneaciónylafor-mulaciónarticuladahandesercoherentesconelusodeherramientasparaevitarladuplicidaddeaccionesorientadasalograrlosobjetivoscomunes.
ElSistemadeDesarrolloAdministrativocentrasupropósitoenlaplaneacióndelagestiónestataldelordennacional,elSistemadeControlInternoseorientaalaconfiguracióndeestructurasdecontroldelagestión,yelSistemadeGestióndelaCalidadseenfocaenlaadministraciónydefinicióndeaccionesparamejorareldesempeñodelasentidades.
Asímismo,cabedestacarquelaarticulaciónentreestostressistemasestáca-racterizadaporlaadopcióndeunmodelobasadoenlagestiónporprocesosylamejoracontinuadeéstosmediantelaaplicacióndelcicloPHVA.
Lineamientos de participación ciudadana
Lapolítica sepuedeplasmarenundocumentoguía enelque se señalen loslineamientosmetodológicos,asícomolosprocedimientosyprotocolosquesedebenadoptaryaplicarenformapermanenteconmirasaprestarunservicioyunaatencióndecalidadenlaentidad.
En la guía se fijan, además, las normas, procedimientos y protocolos funda-mentales que se deben adoptar en la entidad, para garantizar integralmentelageneracióndeadecuadoscanalesdeservicioparalaatenciónpersonalizada,telefónicayvirtualalciudadano,aligualqueelapropiadotratamientodelasquejas,reclamosysugerenciasrecibidosenlaentidad.
Manual de buenas prácticas
Lasbuenasprácticasseentiendencomo“aquelloquefunciona”,esdecir,quelograloqueseesperayqueresultabien.Sonaccionesdestacables,innovado-rasydignasdeserimitadasporquesehanevaluado,probadoyofrecenbuenosresultados.
[8] Manual de buenas acciones
Publicación de procesos online
Publicaciónenpáginaoficialdelaentidadosistemadeinformaciónalcualsepuedeacceder,atravésdeinternet,alosprocesosdecontratacióndeadquisicióndebienesoservicios,odecontratacióndepersonal.
Rendición de cuentas
Lasaudienciaspúblicassonespaciosdeencuentroyreflexiónconlaciudadanía,dondesesocializanlosresultadosdelagestióndecadaentidadduranteunpe-riododeterminado.ElsectormineroenergéticohadesarrolladounaMetodologíadeRendicióndeCuentas Internasen laque sefijaron losparámetrospara larealizacióndeestasaudiencias.
Enelinteriordelasinstitucionesdelsector.
Moralización y transparencia en la administración pública
Agencia Minminas Ecopetrol FEN Ipse UpmeServicio
GeológicoColombiano
Creg ANH
Código de Ética X X X X X X X X
Comité de Ética X X
Valores éticos X X X X X X X
Código de Buen Gobierno X X X X X X
Guía antifraude X X
Pacto de transparencia X X X X
Manual de riesgos X X X X X X X X
Manual de lavado de activos X X
Sistema Integrado de Gestión X X X X X X X X
Lineamientos de partici-pación ciudadana X X X X X X X X
Manual de buenas prácticas X
Publicación de procesos online
X X X X X X X X
Manual de buenas acciones [9]
Política N.o 4
Moralidadytransparenciaenlaadministraciónpública
Rendición de cuentas internas
1. Antecedentes
Elsectormineroenergéticocolombiano,porintermediodelMinisteriodeMinasyEnergía,haestablecidoelPlandeDesarrolloAdministrativo(PDA)sectorial,elcual“esuninstrumentoenelquesedeterminanlosprogramas,proyectos,accio-nes,actividades,responsableseindicadoresparaelmejoramientodelagestióndelosorganismosyentidadesdelaadministraciónpública”.ElcomitésectorialdelsectorestáconformadoporelMinisteriodeMinasyEnergíaylasentidadesadscritasyvinculadas: laUnidaddePlaneaciónMineroEnergética(Upme), laComisión deRegulación de Energía yGas (Creg), el Instituto Colombiano deGeologíayMinería(Ingeominas),elInstitutodePlanificaciónyPromocióndeSolucionesEnergéticasparalasZonasnoInterconectadas(Ipse),laEmpresaCo-lombianadePetróleos (EcopetrolS.A.), laAgenciaNacionaldeHidrocarburos(ANH)ylaFinancieraEnergéticaNacional(FEN).
Estecomitéesun“instrumentodeapoyogerencial,quebrindaordenycohe-renciaalagestiónyfacilitaelcumplimientodelosobjetivosmisionales” quepermiteneldesarrollodelsectorendiversostemasparaelmejoramientodelasentidadesqueloconforman.
EntrelasaccionesendesarrollodelPDAsectorialparaelaño2011seencuentralapolíticaN.º4,quecorrespondealatemáticade“Moralidadytransparenciaenlaadministraciónpública”,enlacualseacordó,anivelsectorial,establecerlametodologíaparalarendicióndecuentasinterna,delossuperioresalosservido-respúblicossubordinados,encumplimientoconloestablecidoeneldocumentoConpes3654del12deabrilde2010,enelquesepresentanloslineamientosdepolíticaparaconsolidar larendicióndecuentascomounprocesopermanenteentrelaramaejecutivaylosciudadanos.
Paraelcumplimientodeestasacciones,yconelobjetivodecontarconloslinea-mientosbásicos,estructuradosycoordinados,sepresentalasiguientemetodolo-gía:Decreto3622de2005,DepartamentoAdministrativodelaFunciónPública,
[10] Manual de buenas acciones
PlanSectorialdeDesarrolloAdministrativo,SectorMinasyEnergía2011.
2. Justificación LaLey152de1994,delPlanNacionaldeDesarrollo,establecelaobligacióndeproducciónypresentacióndeinformacióndelaramaejecutiva,enespecialparafinesderendicióndecuentasinternas,planeaciónyseguimiento.Igualmente,deacuerdoconlodispuestoeneldocumentoConpes3654del12deabrilde2010,sedeterminanlostiposderendicióndecuentas,entrelosqueseencuentralarendicióndecuentasinterna,enelqueseimplantaunesquemaderendicióndecuentasdelossuperioresalosservidorespúblicossubordinados,segúnlaescalajerárquica.Losfuncionarios(nombradosodecarrera)ylosservidorespúblicosengeneral informanyexplicansusactos,ypuedenexponersea sancionesopremiosdediversanaturaleza:laborales,incentivoseconómicos,sancionesdis-ciplinarias.
Encumplimientodelasnormasanteriormentecitadas,elsectordeminasyener-gíahaevidenciadolanecesidaddecrearunametodologíaquepermitabrindarunoslineamientosclarosyprecisosalahoradedesarrollarunasrendicionesdecuentasinternassatisfactorias,ofreciéndolesalosfuncionariosyalaadminis-traciónlaposibilidaddecrearespaciosdeinteracción,socializaciónydecons-trucciónparalainstitución,quepermitanefectuarelcontrolsocialdelagestiónpública.
Enconsecuencia,serequiereestableceranivelsectorialunprocesopermanentequecomprendatantolaofertadeinformaciónpresencialclaraycomprensiblecomoespaciosinstitucionalizadosdeexplicaciónyjustificacióndelasdecisio-nes,accionesyresultadosenelciclodelagestiónpública(planeación,presu-puestación,ejecución,seguimientoyevaluación).Conestosebuscacrearsiste-masefectivosdecoordinacióninteradministrativaydefiniciónderesponsablesenlasentidadesparagestionarlosprocesosderendicióndecuentas.
3. Definición
3.1 ¿Qué es una rendición de cuentas interna?
Lasaudienciaspúblicasderendicióndecuentasseestablecierondesdeelaño1998,conelartículo33delaLey489,enconcordanciaconelartículo74dela
Manual de buenas acciones [11]
ConstituciónPolíticadeColombia,dondeseinstituyelaobligacióndelasentida-despúblicasdecrearescenariosparainformaralaciudadaníasobresugestión.
Lasaudienciaspúblicassonespaciosdeencuentroyreflexiónconlaciudadanía,dondesesocializanlosresultadosdelagestióndecadaentidad,duranteunpe-riododeterminado.
Estosespaciospermiteninformarlosavancesyresultadosdemetasdegestión,losobstáculos,debilidadesyjustificacionesdelosactosydecisionestomadas,dondeesnecesarioasegurarelaccesopreviodelaciudadaníaalainformación.
Paraelcasode lasaudienciasde rendicióndecuentas internase requiereunprocesopermanentedeinformación,atravésdevariosespaciosdeinterlocución,deliberaciónycomunicación,enelquelosdirectivosinformanyexplicanalosfuncionariossobrelosresultadosdelagestiónencomendada.
Además,brindalaposibilidadalaadministraciónpúblicadeinformarycomu-nicarseconlosfuncionariosdemaneradirecta,clarayoportuna.
4. Metodología
Elprimerpasoparaeldesarrollodeunametodologíaeshacerundiagnósticoquepermitadeterminarconquéinformaciónsecuentaanivelsectorialyquéaccio-nessehanllevadoacaboalrespecto,porlocualtalmetodologíaestásoportadaporundiagnósticoefectuadoacadaunadelasentidadesinvolucradasenestapolítica,quearrojócomoresultadoquelasinstitucionescuentancondiferentesprocedimientosdesocializaciónydeinteracciónentrelaadministraciónylosfuncionarios(nombradosodecarrera).
Peroestosprocedimientosaplicadosporlasentidadesnocuentanconlineamien-tosyparámetrosuniformes,porlocualseestablecieronlossiguientesprincipiosfundamentalesparalarealizacióndedichaaudiencia.
4.1 Claridad Sibienseentiendequelosfuncionario(nombradosodecarrera)delasentida-desconoceensumayoríalatecnicidaddelsector,larendicióndecuentasinternasedeberealizardeunamaneraclarayeficienteconargumentosorazonesdefácilcomprensión,paragarantizarlatransparenciadelevento.
[12] Manual de buenas acciones
4.2 OportunidadLasrendicionesdecuentasdebenrealizarsecomoresultadodeunagestiónoencasoscoyunturalesdonderesulteindispensablequelaadministraciónsocialiceuntemadeinterésparasusfuncionarios.
4.3 TransparenciaLa administración deberá rendir cuentas ante sus funcionarios, guardando elprincipiodelatransparenciaylaclaridadensusactuaciones.
4.4 DivulgaciónLaadministracióndeberáconvocarestosespaciosporaquellosmediosquees-timepertinentes,conlosquelogreinformaralatotalidaddesusfuncionariossobrelarealizacióndetalesencuentros.
4.5 Periodicidad Larendicióndecuentasinternadeberáhacersecomomínimounavezcadaaño,conelfindegarantizarlahabilitacióndeestosespaciosdeinteracción.
5. Momento de la rendición de cuentas
Lasrendicionesdecuentasinternasdebentenercomomínimotrespartesomo-mentos:
• Presentacióndelinformederendicióndecuentasporlaentidad,asícomoelplanypresupuestoparalasiguientevigencia.
• Presentacióndelasevaluacionesopropuestasdeacciones,realizadasporlasorganizacionesenprodelbienestardesusfuncionarios.
• Intervencionesengeneralyaclaraciones.
6. ¿Cómo se debe organizar la audiencia?
Paralaorganizacióndelarendicióndecuentasinternasedebentenerpresenteslossiguientespasos:
6.1 Alistamiento institucionalLaadministracióndebeconformarungrupodeapoyoqueseencarguedeprepa-rarlainformacióndemanerasencilla,clarayconcisaparalamejorcomprensiónporpartedesusfuncionarios.
Manual de buenas acciones [13]
6.2 Identificación de temáticasLaentidaddeberádisponerdeunespaciooprocedimientodefácilacceso,enelquelosfuncionariosproponganlostemasdesuinterésquedeberíantratarseenlarendicióndecuentas.
6.3 Divulgación y capacitaciónLaadministracióndebeabrirespaciosquepermitanprepararalosfuncionariossobrelosalcancesdelarendicióndecuentas:cómofunciona,cuálessonloslí-mitesylasherramientasquepuedenutilizarparaelcontrolsocial.
6.4 Organización logísticaParaorganizarlarendicióndecuentashayqueconsiderarlossiguientesaspec-tos:
Lugar: Identificarun lugarpara llevaracabo la rendicióndecuentas.Debeseramplio,querespondaalasnecesidadesdelaentidadydefácilaccesoparalosfuncionarios.Fecha: Establecerla con la suficiente anticipación, e informar a quie-nesdebanasistirparaqueigualmenteconeldebidotiempo,reservensuagenda.Duración: Puedeserdeunaodevariasjornadassegúnlascondicionesdecadaentidad.Convocatoria: Serealizaráunasemanaantesdelarealización,atravésdelosmediosquelaentidaddisponga,siempreycuandogaranticenquelatotalidaddelosfuncionariosseanconvocadosaparticipar.
6.5 Compromisos de la administraciónEnaquellasoportunidadesenquelaadministraciónmanifiestelaintenciónderealizar alguna actividad concreta, ésta deberá consignarse en el informe deevaluación.
6.6 EvaluaciónLaentidaddeberárealizaruninformeenelqueserecopilenlosmomentosmásimportantesdeestarendicióndecuentas,lasinquietudesmanifestadasporlosfuncionarios,asícomoloscompromisosdelaadministraciónconsusfunciona-rios,elcualservirádebaseparaladeterminacióndelastemáticasquesetrataránenlasiguienterendicióndecuentasinterna,conelfindehacersurespectivoseguimiento.
[14] Manual de buenas acciones
7. Herramientas de apoyo
Lasentidadespodránapoyarsusrendicionesdecuentasconlosprocedimientosdecomunicaciónquedisponganparatalfin,comoeselcasodelossiguientes:
• Reunioneseventualesoperiódicasdelosdirectivosconlosfuncionariosdelaentidad.
• Correointernoinstitucional.• Portalwebdelaentidad.• Cartelerasinstitucionales.• Comitésdedirecciónyequivalentes.• Protectoresdepantalla(fondosdepantalla).• Comitésdegruposinternosdetrabajo.• Publicacionesen revistas,boletinesopublicaciones seriadasdecirculación
interna.• Jornadasdeinducciónyreinducción
Guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía (2005, marzo). Departamento Administrativo de la Función Pública, pp. 9-10.
8. Recomendaciones
Lasentidadespodránimplementarestosmecanismosestratégicosparagaranti-zareléxitodesurendicióndecuentasinterna.
• Mantenerinformadoalrepresentantedelosempleados(oalapersonaquehagasusveces)sobrelosavancesylametodologíaquesevaadesarrollardurantelarendicióndecuentasinterna.
• Hacerundiagnósticoparamedirlapercepcióndelosfuncionariosendife-rentesfrentesdegestióninterna(comunicaciones,relacionesconlaaltadi-rección,participaciónyserviciosinternos).Esteprocedimientolebrindaráalaadministraciónelementosdediagnósticoeinformaciónparaimplementaraccionesdemejora.
Serecomiendaquelasrendicionesdecuentasinternasseandecarácterpresen-cial.
Manual de las buenas acciones
Política N.° 4
Plan de desarrollo administrativoModalidad y transparencia en la Administración Pública
Versión 1
Metodología
Rendición de cuentas internas
Sector Minero Energético Colombiano
